panduan lengkap kew 320 2015

8/20/2019 Panduan Lengkap Kew 320 2015

1/98

GARIS PANDUANPENYEDIAAN BORANG PERUBAHAN GAJI

KEW.320 (SG20)

BAGI SEMUA PUSAT TANGGUNGJAWAB

DI LEMBAH KLANG

DI BAWAH SELIAAN BAHAGIAN AKAUN,

KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIAKKM.BA/SBG/UGJ/GP-01 PIND. 00

(KELUARAN : 01 )

BAHAGIAN AKAUNKEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA


2/98

1

BAHAGIAN AKAUNKEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN BORANG PERUBAHAN GAJI KEW.320 (SG20)BAGI SEMUA PUSAT TANGGUNGJAWAB DI LEMBAH KLANG DI BAWAH

BAHAGIAN AKAUN, KEMENTERIAN KESIHATAN MALAYSIA4

Assalamualaikum Dan Salam Sejahtera.

Alhamdulillah, Syukur ke hadrat Ilahi dan KurniaNya membolehkan Bahagian inimenerbitkan sebuah buku Garis Panduan Penyediaan Borang Perubahan Gaji Kew.320(SG20) untuk digunakan oleh semua Bahagian/ Jabatan/ Hospital di Lembah Klang di

bawah seliaan Bahagian Akaun, Kementerian Kesihatan Malaysia.

Dengan adanya panduan ini, semua pegawai yang menyediakan Borang PerubahanGaji Kew.320 (SG20) dapat menyediakannya dengan cepat, lengkap, seragam danteratur.

Langkah ini juga sebagai usaha meningkatkan kecekapan pengurusan sesuatu urusanperkhidmatan dan kewangan yang berkaitan dengan pegawai dan kakitangan.Keseragaman penyediaan Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) ini diharapkandapat meminimumkan kesilapan semasa menyediakan dan merekodkan perkara-perkara tertentu ke dalam sistem gaji berkomputer.

Ketua Jabatan bagi semua Pusat Pembayaran Gaji yang terlibat dalam penyediaanBorang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) adalah dipohon agar sentiasa prihatin dengancatatan yang dibuat supaya pegawai dan kakitangan yang ditadbir akan dapatmenerima semua faedah dari segi perkhidmatan dan kewangan yang sewajarnya.

Akhir kata, saya bagi pihak warga Bahagian Akaun merakamkan ucapan ribuan terimakasih kepada semua pegawai yang telah memberi kerjasama sepenuhnya untukmenerbitkan Garis Panduan Penyediaan Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) ini.Semoga usaha ini dapat meningkatkan kecemerlangan dalam melaksanakan tugas diJabatan/Bahagian/Hospital masing-masing.

Wassalam.

Setiausaha BahagianBahagian AkaunKementerian Kesihatan Malaysia7 Januari 2013


3/98


4/98

3

BAHAGIAN PERTAMA

PENDAHULUANTUJUAN

SKOP APLIKASIPENGENALAN BORANG PERUBAHAN GAJI (SG20@ KEW.320)


5/98

4

1. PENDAHULUAN

Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) adalah satu daripada dokumen yang perludisediakan untuk mengemaskini maklumat peribadi dan emolumen seseorang pegawaidi dalam sistem gaji berkomputer apabila terdapat sebarang perubahan ke atas

perkhidmatan dan emolumen seseorang pegawai tersebut. Setelah Penyata Perubahan(Kew.8) dikeluarkan, segala maklumat berkenaan perubahan tersebut direkodkan kedalam Buku Perkhidmatan pegawai berkenaan dan Borang Perubahan Gaji Kew.320(SG20) akan disediakan dan disahkan untuk tujuan pengemaskinian dan pembayarangaji melalui sistem gaji berkomputer.

Semua catatan yang dibuat di dalam Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) tidakboleh dipinda tanpa kelulusan dan kebenaran pegawai yang telah diberi kuasa.Menyedari akan pentingnya pengetahuan dan kefahaman dalam menyedia BorangPerubahan Gaji Kew.320 (SG20) yang mana boleh memberi kesan kepada maklumatindividu dan bayaran emolumen seseorang pegawai maka diwujudkan garis panduan

ini.

Diharapkan garis panduan ini dapat memberi panduan dalam menyediakan BorangPerubahan Gaji Kew.320 (SG20) supaya pembayaran gaji adalah teratur, tepat danbetul.

2. TUJUAN

Garis panduan ini diwujudkan adalah bertujuan untuk memberi pengetahuan dankefahaman dalam penyediaan Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) yang lengkap,seragam dan teratur.

Di samping itu, dengan wujudnya garis panduan ini diharap dapat meningkatkanproduktiviti dalam proses penyediaan Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) yanglengkap, seragam dan teratur.

3. SKOP APLIKASI

Penggunaan garis panduan ini adalah meliputi semua Pusat Bayar di semua PusatTanggungjawab di Lembah Klang di bawah seliaan Bahagian Akaun, KementerianKesihatan Malaysia di mana Bahagian Akaun KKM berperanan sebagai PejabatPerakaunan.

Pusat Bayar di semua Pusat Tanggungjawab di Lembah Klang di bawah seliaanBahagian Akaun, Kementerian Kesihatan Malaysia hendaklah mematuhi perkara-perkara yang terkandung di dalam Garis Panduan ini selagi mana ia tidak bercanggahdengan Arahan, Pekeliling, Prosedur dan Peraturan yang berkuatkuasa dari semasa kesemasa.


6/98

5

3. PENGENALAN BORANG PERUBAHAN GAJI KEW. 320 (SG20)

Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) perlu disediakan oleh Pusat Tanggungjawabapabila terdapat sebarang pewujudan/perubahan ke atas maklumat peribadi dan

emolumen seseorang pegawai. Penyedia dan pengesah perlu memastikan BorangPerubahan Gaji Kew.320 (SG20) ini adalah betul dari sebarang kesilapan semasamenyediakannya.

Setiap Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) perlu dilengkapi dengan nombor siri,kod pejabat perakaunan, jenis tindakan, sebab tindakan, tarikh mula tindakan, namadan no gaji individu. Walaubagaimanapun bagi maklumat pegawai baru yang tidakpernah dimasukkan dalam sistem, no gaji akan dilengkapkan oleh Pejabat Perakaunansetelah pewujudan no.gaji dilakukan dalam sistem gaji berkomputer. Terdapat 53medan (ruangan) di SG20 yang perlu diisi mengikut keadaan dan perubahan yanghendak dilakukan. Terdapat 11 medan di SG20 yang wajib diisi bagi setiap pewujudan

dan perubahan tanpa mengira jenis tindakan:

a. Ruangan Kod Pejabat Perakaunan (No.1)b. Nombor Siri (No.2)c. Jenis Tindakan (No.3)d. Sebab Tindakan (No.4)e. Tarikh Mula Tindakan (No.5)f. Ruangan No.Gaji (No.7)g. Ruangan Nama (No.8)h. Ruangan Pusat Pembayaran (No.18)i. Ruangan Disediakan Oleh (No.51)

j. Ruangan Disahkan Oleh (No.52)

k. Ruangan Diluluskan Oleh (No.53)

Tiada sebarang pindaan boleh dibuat ke atas Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20).

Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) yang betul dan lengkap beserta Kew.8 dandokumen sokongan berkaitan hendaklah dikemukakan kepada Pejabat Perakaunansebelum tarikh tutup penghantaran setiap bulan. Kegagalan penghantaran dalamtempoh masa yang ditetapkan akan mengakibatkan Borang Perubahan Gaji Kew.320(SG20) dikuiri dan tidak diproses.

Diisi oleh Pusat Tanggungjawab

(Pusat Bayar Gaji)

Diisi oleh Pe abat Perakaunan


7/98

6

CONTOH BORANG PERUBAHAN GAJI KEW.320 (SG20)

(Kew. 320 - Pind. 2/2006)KERAJAAN MALAYSIA

SISTEM GAJI BERKOMPUTER

BORANG PERUBAHAN GAJI1

Pejabat Perakaunan 11042

No Siri

3 Jenis Tindakan B / T

6Maklumat Pejabat Perakaunan Baru (Bagi Pegawai Berpindah ke PP lain)

4 Sebab Tindakan 10 Kod Pjbt Perakaunan Baru

5 Tkh Mula Tindakan 01.06.2013 Nama Pusat Pbyr Baru

7 No. Gaji 20025125

8 Nama Ali Bin Ahmad

9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan 025120

Jenis Kad Pengenalan30

Cara Bayaran

Kump Pekerja / SubKump Pekerja

A 0121

No. Kad Pengenalan 820101-01-512331

Kod Bank / No. Akaun Bank

IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP

13

Tarikh Lahir23

Taraf Pencen33

Amaun Caruman4 Status Perkahwinan /

Agama24

Warganegara34

% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot B4225

Sbb Perubahan Gaji35

No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ 251020501

26 Tkh Naik Gaji Berikut

Kategori PCB / BilTanggungan

17 Aktiviti / Amanah /

Projek SetiaB42040301 27 Kump Tangga Gaji

IT004137

Tkh Lantikan Pertama

18 Pusat Pembayaran 7001

28 Tanggagaji

38 Tkh Lantikan Skrg

19 Cawangan

29 Skim Perkhidmatan

39 Tkh Plrsan Imbuhan

Pendapatan (IT0008 / IT0014 / IT0015 / IT2010)40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun

** bagi Kod 0006 - Masukkan "Unit" (jika bukan amaun) disebelah kadar. Cth:20 unit

Potongan (IT0014 / IT0015 / IT2010)

44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50

Nama Penerima Bayaran

01.06.2013 30.06.2013 6018 1,000.00

51 Disediakan oleh

52 Disahkan oleh UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PERAKAUNAN SAHAJA

Diluluskan olehTandatangan

Nama

Jawatan

Tarikh

No. Kelulusan Perb.:BNPK(8.15)248-10(SK.6)JD.31(27) Sila lihat keterangan di Panduan Mengisi Borang Perubahan Gaji - SG20


8/98

7

Petunjuk:

Bil Medan SG20 Keterangan

1 PejabatPerakaunan

Kod Pejabat Perakaunan yang ditetapkan adalah 1104. PTJKKM di Lembah Klang di bawah selian Bahagian Akaun, KKMsebagai pejabat perakaunan hendaklah mengisi kod 1104sahaja.

2 No siri Kegunaan Pusat Pembayaran bagi mengisi nombor bersiriyang diuntukkan secara manual bagi setiap SG20 bulanberkenaan.

3 JenisTindakan

Medan WAJIB bagi setiap SG20. Potong yang tidak berkenaan.

Kod Jenis Tindakan:B - kemasukan data kakitangan baru sahaja. T - data yang perlu lain-lain tindakan selain

tindakan untuk kakitangan baru.

4 SebabTindakan

Sila isi mengikut jenis tindakan di medan 3. Hanya 2 aksarasahaja dibenarkan dalam medan ini.

Bagi Jenis Tindakan "B":

01 - Kakitangan Baru

02 - Pindah (Dari Pejabat Perakaunan Lain)

03 - Kembali dari cuti tanpa gaji

04 - Aktif Semula Selepas Tahan Gaji

05 – Pindah (dari Agensi Kerajaan Lain)

Bagi Jenis Tindakan "T":

42 - Pindah (ke Pejabat Perakaunan lain)

43 - Cuti Tanpa Gaji

44 - Keluar sistem Sementara (Tahan Gaji)

45 - Pindah (ke Agensi Kerajaan Lain)49 - Tamat Perkhidmatan

10 - Perubahan Data Gaji di Pejabat Perakaunan yang sama

Contoh: 1) Bagi pegawai baru, PTJ hendaklah mengisi B01

2) Bagi pegawai bersara, PTJ hendaklah mengisi T49


9/98

8


5 Tkh MulaTindakan

Medan WAJIB bagi setiap SG20 menggunakan formatHH.BB.TTTT ( Contoh: 01.01.2013)

Tarikh ini merujuk kepada tarikh mula tindakan B/T hendakdilaksanakan dalam sistem gaji berkomputer.

(Contoh: Pegawai bersara mulai pada 05.01.2013.Pembayaran gaji dan elaun hanya perlu dibuatsehingga 04.01.2013.Oleh yang demikian, Tkh Mula Tindakan adalah05.01.2013. Ini bermakna, mulai 05.01.2013 namapegawai tersebut akan ditamatkan dalam sistem gajiberkomputer daripada diproses untuk pembayaran

gaji bagi bulan Januari tersebut.)

6 Kod PjbtPerakaunanBaru / NamaPusat PbyrBaru

Medan ini hanya khusus untuk kakitangan berpindah keluar kePejabat Perakaunan lain sahaja.

Masukkan Kod Pejabat Perakaunan Baru (4 aksara) sepertiLampiran A dan Nama Pusat Pembayar Baru.

7 No. Gaji Medan WAJIB bagi setiap SG20 untuk setiap kakitangan yangtelah ada nombor gaji. Kosongkan bagi kakitangan baru yangbelum ada nombor gaji.

8 Nama Medan WAJIB bagi setiap SG20

Nama hendaklah seperti yang tertera dalam kad pengenalanpegawai.

9 PerubahanNama

Medan ini diisi jika perubahan perlu di buat dari yang tercatat dimedan 8.

Jika ruangan ini diisi, sila pastikan medan 8 juga diisi namayang asal (nama sebelum pindaan).

10 Jabatan Kod Jabatan yang ditetapkan bagi PTJ KKM di Lembah Klangdi bawah selian Bahagian Akaun, KKM sebagai pejabatperakaunan adalah 251. PTJ hendaklah mengisi kod 251sahaja.


10/98

9


11 Kump

Pekerja

Kumpulan Pekerja:

A - Jawatan TetapB - Jawatan Bukan TetapC - Lain-Lain

Sub KumpPekerja

Sila isi medan ini mengikut Kumpulan Pekerja.

Bagi Kumpulan Pekerja "A":01 - Kakitangan Awam02 - Kakitangan Awam Luar Negeri10 - Pasukan Keselamatan20 - Anggota Pentadbiran

21 - Anggota Parlimen

Bagi Kumpulan Pekerja "B":40 - Sambilan/Sementara-KBB41 - Sambilan/Sementara -KBH

Bagi Kumpulan Pekerja "C":80- Pelatih90- Kumpulan Khas (cth. DYMM Agong, Imam, Guru KEMAS)

12 Jantina Masukkan salah satu pilihan berikut:

L - LelakiP – Perempuan

13 Tkh Lahir Sila isi di medan ini menggunakan format HH.BB.TTTT

Contoh: Tarikh lahir pegawai adalah pada 10 Julai 1984.PTJ hendaklah mengisi format berikut: 10.07.1984

14 Status Status perkahwinan. Masukkan salah satu status berikut:B - BujangK - Kahwin

Agama Agama:

A - Islam

B - Buddha

C - Hindu

D - Kristian

E - Lain-Lain


11/98

10


15 Vot Vot yang ditetapkan adalah B42 atau P42. PTJ hendaklahmengisi salah satu kod ini sahaja.

16 Jab/PTJ PTJ hendaklah mengisi Kod Jabatan 251 diikuti kod PTJ/PKbagi pegawai tersebut.

Contoh: 251010103

17 Akt / Amnh /Proj. Setia

PTJ hendaklah mengisi Kod Vot B42/P42 diikuti kod Aktiviti/ Amanah/Projek Setia

Aktiviti/Amanah --> 6 Aksara

Proj.Setia ---> 5 Aksara

Contoh: Aktiviti/Amanah --> B42010499Proj.Setia --> P4200500

18 PusatPembayaran

Masukkan Kod Pusat Pembayar (4 Aksara) masing-masing.Bagi P Sistem, sila masukkan kod Pusat Pembayar baru (Silarujuk di Jabatan Baru pegawai yang bertukar.)

19 Cawangan Cawangan Pusat Pembayaran (jika ada). Kosongkan jika perlu.

20 Jenis KadPengenalan

Masukkan salah satu pilihan berikut:

01 - IC

02 - Passport

03 - No KP Alternatif 90 - Tentera/Polis

21 No KadPengenalan

Masukkan salah satu pilihan berikut:01 - No Kad Pengenalan02 - Passport 03 - No KP Alternatif 90 - Tentera/Polis

22 Bangsa Kod Bangsa:

B - Bajau

C - Cina

H - Bidayuh

I - IndiaK - Kadazan

L - MelanauM - Melayu

N - Iban

O - Lain-LainR – Murut


12/98

11


23 Taraf Pencen Kod Taraf Pencen:1- Tidak berpencen & tiada caruman KWSP

2- Berpencen & tiada caruman KWSP3- Tidak berpencen & ada caruman KWSP

4- Berpencen & ada caruman KWSP

24 Warganegara Potong mana yang tidak berkenaan.

25 SbbPerubahanGaji

Kod Sebab Perubahan Gaji:00- Lantikan Baru01 - Kenaikan Gaji Tahunan02 - Cuti Separuh Gaji03 – Kakitangan Awam Bergaji Hari99 - Lain-lain

26 Tkh Naik GajiBerikut

Sila isi menggunakan format HH.BB.TTTT.Hanya 4 tarikh sahaja dibenarkan sama ada 01.01.2012,01.04.2012, 01.07.2012 atau 01.10.2012.

27 KumpTanggagaji

Kod Kump Tanggagaji:01 - JKK02 - SSB03 – SSM04 – SSM (B)90 - Tiada Skala

28 Tanggagaji Sila isikan tanggagaji mengikut tanggagaji yang di tetapkanoleh JPA. Kod di sini akan menjadi penentu jumlah amaun gajipokok bagi kakitangan di bawah skim SSM (B). Isikan GredJawatan diikuti dengan P1/P2.

Contoh: W41P2

29 Kod SkimPkdmatan

Kod Skim Perkhidmatan seperti yang di tetapkan oleh JPA. Silarujuk Lampiran B. PTJ dinasihatkan merujuk kod skim diLaman Sesawang JPA (www.jpa.gov.my) dari semasa kesemasa untuk mendapatkan kod skim yang terkini.

30 CaraBayaran

Kod Cara Bayaran:

T - Pembayaran melalui Pindahan BankC - Pembayaran melalui CekTunai - Pembayaran Secara Tunai

Bagi PTJ KKM di Lembah Klang di bawah selian Bahagian Akaun KKM, hanya kaedah T sahaja yang digunakan. Silaisikan T di medan ini.


13/98

12


31 Kod Bank Sila isikan kod bank yang betul . Sila rujuk Jadual Kod Bank diLampiran G.

No AkaunBank

Sila isikan nombor akaun yang betul mengikut Penyata Bank /Buku Bank pegawai.

32 No. KWSP Sila isikan nombor KWSP yang telah didaftarkan di PejabatKWSP. Jika tiada, sila kemaskini setelah Penyata KWSP/SuratPengesahan Nombor KWSP diperolehi.

33 AmaunCaruman

Sila isikan ruangan ini jika pegawai yang telah memilih skimpencen tetapi ingin mencarum KWSP. Amaun mestilah dalam 2titik perpuluhan. Contoh: 500.00

Kosongkan medan ini jika pegawai wajib mencarum KWSP(cukup sekadar mengisi % caruman di medan 34)

34 % Caruman Sila isikan 11% atau % yang diwajibkan oleh KWSP.

35 No.CukaiPdptan

Sila isikan no.cukai pendapatan yang telah didaftarkan diLembaga Hasil Dalam Negeri.

36 Kategori PCB/ BilTanggungan

Medan ini perlu bagi kiraan cukai pendapatan secara PCByang tepat. Sila rujuk Lampiran D. PTJ dinasihatkan untuksentiasa melayari Laman Sesawang Lembaga Hasil DalamNegeri untuk memastikan kategori yang ditetapkan oleh LHDNadalah yang terkini.

37 Tkh LantikanPertama

Sila gunakan format HH.BB.TTTT. Sila isikan tarikh lantikanpertama pegawai dalam skim lantikan tersebut.

38 Tkh LantikanSkrg

Sila gunakan format HH.BB.TTTT. Sila isikan tarikh lantikansekarang pegawai pada tanggagaji skim lantikan tersebut.

39 Tkh PlrsanImbuhan

Sila gunakan format HH.BB.TTTT. Sila kosongkan jika tarikhlayak menerima bonus belum dikenalpasti. Medan ini di isi jikaperlu sahaja.

Sila masukkan tarikh dimana imbuhan (bonus) yang akanditerima oleh kakitangan perlu diambilkira untuk tahunpembayaran imbuhan (jika ada). Tarikh ini perlu diwujudkan

jika pelarasan perlu.


14/98

13


Contohnya: Kakitangan mengambil Cuti Tanpa Gaji daripada01 Januari 2009 sehingga 30 Jun 2013. Jikakakitangan layak mendapat imbuhan dalam tahun

bonus 2013, untuk mendapatkan pengiraan yangbetul, tarikh pelarasan hendaklah diletakkansebagai 01.07.2013.

Jika tarikh ini wujud, bonus tidak lagi dikiraberdasarkan Tarikh Lantikan Pertama tetapiberdasarkan tarikh pelarasan imbuhan ini. Jikatarikh ini tidak wujud, bonus akan dikiraberdasarkan Tarikh Lantikan Pertama kakitangan.

40 Tkh Mula

(Pendapatan)

Sila isikan 01.BB.TTTT. Sila pastikan tarikh ini adalah 1hb

bulan tindakan.Contoh: Elaun layak dibayar bermula 5 April 2013.

Sila isi di medan ini : 01.04.2013 walaupun Elaunlayak dibayar bermula 5 April 2013 (Bagi kes sepertiini, sila masukkan di medan 41 amaun sebenar yangtelah dikira bermula 5 April 2013 hingga 30 April 2013(atau sehingga tarikh terakhir tempoh sesuatu elauntersebut layak diterima oleh pegawai)

41 Tkh Akhir(Pendapatan)

Sila isikan HH.BB.TTTT. Sila pastikan tarikh ini adalah tarikhterakhir bulan tindakan. Sila isikan 31.12.9999 jika pendapatantersebut adalah pendapatan bulanan yang berterusan.

Contoh: Elaun Sara Hidup akan dibayar setiap bulan.Sila isi di medan ini : 31.12.9999

42 Kod(Pendapatan)

Sila isikan kod Potongan yang tepat. Sila rujuk Jadual KodElaun dan Potongan (Lampiran E).

43 Amaun(Pendapatan)

Sila isikan amaun bagi Kod (Pendapatan) yang telah ditetapkandi medan 42. Amaun mestilah dalam 2 titik perpuluhan.

Contoh: 3,501.99

44 Tkh Mula(Potongan)

Sila isikan 01.BB.TTTT. Sila pastikan tarikh ini adalah 1hbbulan tindakan.

Contoh: Potongan bermula bulan Februari 2013.Sila isi di medan ini : 01.02.2013.


15/98

14


45 Tkh Akhir(Potongan)

Sila isikan HH.BB.TTTT. Sila pastikan tarikh ini adalah tarikhterakhir bulan tindakan. Sila isikan 31.12.9999 jika potongantersebut adalah potongan bulanan yang berterusan.

Contoh: Potongan berakhir sehingga bulan Mac 2013 sahaja.Sila isikan arikh terakhir bulan tersebut di medan ini :31.03.2013

46 Kod(Potongan)

Sila isikan kod Potongan yang tepat. Sila rujuk Jadual KodElaun dan Potongan (Lampiran E).

47 Amaun(Potongan)

Sila isikan amaun bagi Kod (Potongan) yang telah ditetapkan dimedan 46. Amaun mestilah dalam 2 titik perpuluhan.

Contoh: 400.05

48 No Rujukan(Potongan)

Nombor rujukan bagi Kod (Potongan) di catat di medan 46yang diberi oleh agensi penerima potongan bagi kakitanganberkenaan

49 KodPenerimaBayaran(Potongan)

Kod dan Nama Penerima Bayaran bagi Kod (Potongan) yang dicatat di medan 46 yang di beri oleh Pejabat Perakaunan untukpenerima berkenaan

50 NamaPenerima

Bayaran(Potongan)

Nama Penerima Bayaran (potongan)

51 DisediakanOleh

Medan WAJIB bagi setiap SG20

52 DisahkanOleh

Medan WAJIB bagi setiap SG20

53 DiluluskanOleh

Di isi oleh Pejabat Perakaunan. Sila kosongkan mkedan ini(Jangan tulis/garis di medan ini)

NOTA:

Format tarikh HH.BB.TTTT adalah merujuk kepada:

HH – bermakna haribulan

BB – bermakna bulan

TTTT – bermakna tahun


16/98

15

BAHAGIAN KEDUA

PANDUAN PENYEDIAAN BORANG PERUBAHAN GAJI KEW.320 (SG20)

MENGIKUT JENIS TINDAKAN B


17/98

16

1) TINDAKAN B01 : KAKITANGAN BARU

1.1 TAFSIRAN

Kakitangan Baru – merujuk kepada Penjawat Awam yang baru dilantik keperkhidmatan awam untuk skim tersebut (terutamanya Penjawat Awam yang tidak

mempunyai nombor gaji). Kakitangan baru juga adalah termasuk pegawai lantikan baru.

Penjawat Awam- bermaksud sesorang individu yang dilantik ke dalam perkhidmatan

awam oleh Suruhanjaya Perkhidmatan Awam/Jabatan Perkhidmatan Awam/

Kementerian secara tetap, sementara atau kontrak.

1.2 DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KEPADA PEJABAT PERAKAUNANBERSAMA SG20:

1. Borang Kawalan Kelompok sebagai muka surat hadapan SG20 mengikut format

yang ditetapkan seperti di Lampiran F.

2. Borang SG20 yang diisi lengkap seperti para 1.3.

3. Dokumen sokongan yang diperlukan untuk tindakan B01 ialah:

i. Salinan Surat Tawaran Pelantikan yang diakui sah

ii. Salinan Surat Setuju Terima Pelantikan yang diakui sah

iii. Salinan surat penempatan yang diakui sahiv. Salinan Surat Penangguhan (sekiranya ada penangguhan)

v. Salinan Kad Pengenalan yang diakui sah

vi. Penyata Perubahan (Kew.8) yang asal

vii. Salinan Penyata/Buku Bank/Akaun Bank yang aktif yang diakui sah

viii. Salinan Pengesahan No. KWSP/Penyata KWSP

ix. Borang Mengemas Kini Maklumat Peribadi Bagi Tujuan Pengiraan

Potongan Cukai Berjadual (PCB) seperti di Lampiran C / Borang JANM07

(Sila rujuk Lampiran H)

x. Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti Lampiran I)


18/98

17

1.3 CONTOH PENGISIAN MAKLUMAT DI SG20:

(Kew. 320 - Pind. 2/200

KERAJAAN MALAYSIA



Pejabat Perakaunan 11042 No Siri





7 No. Gaji 90002999

8 Nama Alysa Binti Abuya

9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan 025120

Jenis Kad Pengenalan 0130

Cara Bayaran T


A 0121


Kod Bank / No. Akaun BankMBBEMYKL

12345678910

IT0002 IT0077 IT019612

Jantina P22

Bangsa O32

No. KWSP 12345678

13 Tarikh Lahir 10.07.1984

23 Taraf Pencen 3

33 Amaun Caruman

4 Status Perkahwinan /

AgamaK A

24Warganegara YA / TIDAK

34 % Caruman 11%

IT0001 IT0008 IT019815

Vot B4225

Sbb Perubahan Gaji 0035

No. Cukai Pdptan SG 98778556-01(0)

16 Jabatan / PTJ 251020501

26 Tkh Naik Gaji Berikut 01.01.2014


3 1


Projek SetiaB42040301

27 Kump Tangga Gaji 04

IT004137

Tkh Lantikan Pertama 15.01.2013


28 Tanggagaji UD41P1

38 Tkh Lantikan Skrg 15.01.2013

19 Cawangan

29 Skim Perkhidmatan 1604

39 Tkh Plrsan Imbuhan 15.01.2013


Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun

01.02.2013 31.12.9999 0001 2777.00

01.02.2013 31.12.9999 1052 300.00

01.02.2013 31.12.9999 1055 250.00

01.02.2013 31.12.9999 1362 300.00 ** bagi Kod 0006 - Masukkan "Unit" (jika bukan amaun) disebelah kadar. Cth:20 unit


44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50


01.02.2013 31.12.9999 4547 250.00

01.02.2013 31.12.9999 4548 150.00

01.02.2013 31.12.9999 4018 2.00 BPH/1102/IX

Disediakan oleh Disahkan olehUNTUK KEGUNAAN PEJABAT PERAKAUNAN SAHAJA


NamaJoeyta Binti Salman

JawatanPembantu Tadbir (Kew.) W17

Tarikh25.12.2012

No. Kelulusan Perb.:BNPK(8.15)248-10(SK.6)JD.31(27) Sila lihat keterangan di Panduan Mengisi Borang Perubahan Gaji - SG

Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012


19/98

18

2) TINDAKAN B02 : PINDAH DARI PEJABAT PERAKAUNAN (AO) LAIN

2.1 TAFSIRAN

Pindah Masuk Dari AO Lain – merujuk kepada tindakan memasukkan maklumatperibadi dan emolumen seseorang Penjawat Awam yang berpindah masuk dari Pejabat

Perakaunan lain dan telah mempunyai nombor gaji ke sistem gaji berkomputer.

Pejabat Perakaunan – merujuk kepada Bahagian/Jabatan yang memproseskemasukan maklumat gaji ke sistem GFMAS dan membuat pembayaran gaji ke bank.

2.2 DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KEPADA PEJABAT PERAKAUNAN

BERSAMA SG20:





i. Salinan Surat Pertukaran yang diakui sah

ii. Salinan surat penempatan di pejabat baru yang diakui sah

iii. Salinan Kad Pengenalan diakui sah

iv. Penyata Perubahan (Kew.8) yang asalv. Salinan Penyata/Buku Bank/Akaun Bank yang aktif yang diakui sah

vi. Salinan Pengesahan No. KWSP/Penyata KWSP (sekiranya masih

mencarum KWSP) yang diakui sah

vii. Borang Mengemas Kini Maklumat Peribadi Bagi Tujuan Pengiraan

Potongan Cukai Berjadual (PCB) seperti di Lampiran C.

viii. Sijil Gaji Akhir dari pejabat perakaunan lama

ix. Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti di

Lampiran I)

x. Jika terdapat potongan nafkah, dokumen tambahan adalah seperti

berikut:

1. Borang SG12 (jika untuk memulakan potongan)

2. Salinan No. Akaun Bank Penerima diakui sah

3. Salinan Kad pengenalan penerima nafkah (diakui sah)

4. Salinan Surat Arahan Mahkamah diakui sah


20/98

19


(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri





7 No. Gaji 90002999


9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan 025120


Cara Bayaran T


A 0121



123456789101

IT0002 IT0077 IT019612

Jantina P22

Bangsa O32

No. KWSP 1234567813

Tarikh Lahir 10.07.198423

Taraf Pencen 233


AgamaK A


34 % Caruman 11%

IT0001 IT0008 IT019815

Vot B4225

Sbb Perubahan Gaji 9935


16 Jabatan / PTJ 251020501


36 Kategori PCB / Bil

Tanggungan3 1




IT004137





19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun

01.02.2013 31.12.9999 0001 2777.00

01.02.2013 31.12.9999 1052 300.00

01.02.2013 31.12.9999 1055 250.00



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50


01.02.2013 31.12.9999 4547 250.00

01.02.2013 31.12.9999 4548 150.00

01.02.2013 31.12.9999 4018 2.00 BPH/1102/IX

51 Disediakan oleh Disahkan oleh UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PERAKAUNAN SAHAJA




Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012


21/98

20

3).TINDAKAN B03 : KEMBALI DARI CUTI TANPA GAJI

3.1 TAFSIRAN

Kembali dari Cuti Tanpa Gaji – merujuk kepada tindakan mengaktifkan semulapembayaran gaji penjawat awam yang telah dihentikan gaji dalam sistem gaji

berkomputer sebelum ini kerana telah kembali bertugas selepas bercuti tanpa gaji.


BERSAMA SG20:


yang ditetapkan seperti di Lampiran F. 2. Borang SG20 yang diisi lengkap seperti para 3.3.


i. Pengesahan Jabatan/Bahagian bahawa pegawai telah kembali dari

Cuti Tanpa Gaji beserta surat-menyurat sokongan

ii. Penyata Perubahan (Kew.8) yang asal

iii. Salinan Penyata/Buku Bank/Akaun Bank yang aktif yang diakui sah

iv. Salinan Pengesahan No. KWSP/Penyata KWSP (sekiranya masih

mencarum KWSP)

v. Borang Mengemas Kini Maklumat Peribadi Bagi Tujuan PengiraanPotongan Cukai Berjadual (PCB) seperti di Lampiran C (jika

terdapat perubahan maklumat cukai dan bilangan tanggungan).

vi. Sijil Gaji Akhir manual (Kew.101) daripada Pejabat Lama seperti di

Lampiran J (Jika bertukar Jabatan/Bahagian)

vii. Salinan Payroll Master Listing bagi pembayaran gaji pegawai yang

terakhir dibayar sebelum Cuti Tanpa Gaji

viii. Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti di

Lampiran I)


22/98

21


(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri





7 No. Gaji 90002999


9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan 025120


Cara Bayaran T


A 0121



123456789101

IT0002 IT0077 IT019612

Jantina P22

Bangsa O32

No. KWSP 1234567813


Taraf Pencen 233


AgamaK A


34 % Caruman 11%

IT0001 IT0008 IT019815

Vot B4225



16 Jabatan / PTJ 251020501



Tanggungan3 1




IT004137





19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun

01.02.2013 31.12.9999 0001 2777.00

01.02.2013 31.12.9999 1052 300.00

01.02.2013 31.12.9999 1055 250.00



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50


01.02.2013 31.12.9999 4547 250.00

01.02.2013 31.12.9999 4548 150.00

01.02.2013 31.12.9999 4018 2.00





Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012


23/98

22

4) TINDAKAN B04 : AKTIF SEMULA SELEPAS TAHAN GAJI

4.1 TAFSIRAN

Aktif Semula Selepas Tahan Gaji – merujuk kepada tindakan mengaktifkan semulapembayaran gaji penjawat awam yang telah dihentikan dalam sistem gaji berkomputer

sebelum ini atas sebab-sebab tertentu contohnya pegawai tidak hadir bertugas.


BERSAMA SG20:

1. Borang Kawalan Kelompok sebagai muka surat hadapan SG20 mengikut formatyang ditetapkan seperti di Lampiran F.



i. Penyata Perubahan (Kew.8) yang asal mengenai gaji dan elaun

yang layak dibayar.

ii. Payroll Master Listing bagi pembayaran emolumen pegawai yang

terakhir dibayar sebelum tahan gaji.

iii. Memo atau Surat Pengesahan Jabatan untuk mengaktifkan semula

gaji pegawai beserta surat-menyurat sokongan.iv. Salinan Penyata/Buku Bank/Akaun Bank yang aktif (diakui sah).

v. Salinan Pengesahan No. KWSP/Penyata KWSP (sekiranya masih

mencarum KWSP).

vi. Borang Mengemas Kini Maklumat Peribadi Bagi Tujuan Pengiraan

Potongan Cukai Berjadual (PCB) seperti di Lampiran C (jika

terdapat perubahan maklumat cukai dan bilangan tanggungan).

vii. Sijil Gaji Akhir manual (Kew.101) daripada Pejabat Lama seperti di

Lampiran J (Jika bertukar Jabatan/Bahagian)

viii. Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti di

Lampiran I)


24/98

23


(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri





7 No. Gaji 90002999


9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan 025120


Cara Bayaran T


A 0121



123456789101

IT0002 IT0077 IT019612

Jantina P22

Bangsa O32

No. KWSP 1234567813


Taraf Pencen 233


AgamaK A


34 % Caruman 11%

IT0001 IT0008 IT019815

Vot B4225



16 Jabatan / PTJ 251020501



Tanggungan3 1




IT004137





19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun

01.02.2013 31.12.9999 0001 2777.00

01.02.2013 31.12.9999 1052 300.00

01.02.2013 31.12.9999 1055 250.00



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50


01.02.2013 31.12.9999 4547 250.00

01.02.2013 31.12.9999 4548 150.00

01.02.2013 31.12.9999 4018 2.00





Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012


25/98

24

5) TINDAKAN B05 : PINDAH MASUK AGENSI KERAJAAN LAIN

5.1 TAFSIRAN

Pindah masuk dari agensi kerajaan lain – merujuk kepada tindakan untukmemasukkan gaji pertama ke dalam sistem payroll bagi penjawat awam yang

berpindah masuk ke Pusat Tanggungjawab (PTJ) dari Agensi.


BERSAMA SG20:




i) Sijil Gaji Akhir (SGA) dari agensi lama (jika ada)/ Penyata Gaji

Terakhir dibayar di Agensi lama/ Payroll Master Listing (jika ada)

ii) Surat Tawaran Pertukaran / Arahan perpindahan yang diakui sah

iii) Salinan surat penempatan di pejabat baru yang diakui sah

iv) Salinan Kad Pengenalan diakui sah

v) Penyata Perubahan (Kew.8) yang asal

vi) Salinan Penyata/Buku Bank/Akaun Bank yang aktif yang diakui sahvii) Salinan Pengesahan No. KWSP/Penyata KWSP (sekiranya masih

mencarum KWSP) yang diakui sah

viii) Borang Mengemas Kini Maklumat Peribadi Bagi Tujuan Pengiraan

Potongan Cukai Berjadual (PCB) seperti di Lampiran C.

ix) Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti di

Lampiran I)


26/98

25


(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri





7 No. Gaji 90002999


9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan 025120


Cara Bayaran T


A 0121



123456789101

IT0002 IT0077 IT019612

Jantina P22

Bangsa O32

No. KWSP 1234567813


Taraf Pencen 233


AgamaK A


34 % Caruman 11%

IT0001 IT0008 IT019815

Vot B4225



16 Jabatan / PTJ 251020501



Tanggungan3 1




IT004137





19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun

01.02.2013 31.12.9999 0001 2777.00

01.02.2013 31.12.9999 1052 300.00

01.02.2013 31.12.9999 1055 250.00



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50


01.02.2013 31.12.9999 4547 250.00

01.02.2013 31.12.9999 4548 150.00

01.02.2013 31.12.9999 4018 2.00





Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012


27/98

26

BAHAGIAN KETIGA

PANDUAN PENYEDIAAN BORANG PERUBAHAN GAJI KEW.320 (SG20)

MENGIKUT JENIS TINDAKAN T


28/98

27

1) TINDAKAN T42 : PINDAH KELUAR KE PEJABAT PERAKAUNAN (AO) LAIN

1.1 TAFSIRAN

Pindah Keluar Ke AO Lain – merujuk kepada tindakan memindahkan data peribadidan emolumen pegawai di dalam sistem gaji berkomputer bagi seseorang Penjawat

Awam yang berpindah keluar ke Bahagian/Jabatan/Hospital lain yang melibatkan

Pejabat Perakaunan lain.

Pejabat Perakaunan – merujuk kepada Bahagian/Jabatan yang memproseskemasukan maklumat gaji ke sistem GFMAS dan membuat pembayaran gaji ke bank.

1.2 DOKUMEN YANG PERLU DIHANTAR KEPADA PEJABAT PERAKAUNANBERSAMA SG20:




3. Dokumen sokongan yang diperlukan untuk tindakan T42 ialah:

i) Penyata Perubahan (Kew.8) yang asal

ii) Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti

Lampiran I)

iii) Salinan surat Arahan/Tawaran Pertukaran / Arahan perpindahanyang diakui sah

iv) Salinan surat pengesahan lapor diri di Bahagian//Hospital/Jabatan

baru


29/98

28


(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri



4 Sebab Tindakan 42 Kod Pjbt Perakaunan Baru 1105

5 Tkh Mula Tindakan 01.03.2013 Nama Pusat Pbyr Baru Bahagian Kewangan, Kementerian Dalam Negeri

7 No. Gaji 29990011

8 Nama Derick Lim Woo Jin

9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20


Cara Bayaran


21 No. Kad Pengenalan

31 Kod Bank / No. Akaun Bank

IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP13

Tarikh Lahir23

Taraf Pencen33


Agama24

Warganegara YA / TIDAK34

% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ



Tanggungan


Projek Setia27

Kump Tangga GajiIT004137


18 Pusat Pembayaran

28 Tanggagaji


19 Cawangan 7001




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50






Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012


30/98

29

2) TINDAKAN T43 : CUTI TANPA GAJI

2.1 TAFSIRAN

Cuti Tanpa Gaji – merujuk kepada tindakan untuk menghentikan proses pembayarangaji secara auto di sistem payroll bagi bulan tindakan T43 ke atas pegawai yang bercuti

tanpa gaji.


BERSAMA SG20:

1. Borang Kawalan Kelompok sebagai muka surat hadapan SG20 mengikut formatyang ditetapkan seperti di Lampiran F.


3. Sijil Gaji Akhir (Kew.101) diisi lengkap sebanyak 4 salinan seperti format di

Lampiran J.




Lampiran I)

iii) Surat Kelulusan/Kebenaran Cuti Tanpa Gaji


31/98

30


CONTOH 1: CUTI TANPA GAJI MULAI 07.02.2013:

(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri





7 No. Gaji 12345678

8 Nama Aman bin Amin

9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20

Jenis Kad Pengenalan 30 Cara Bayaran11


21

No. Kad Pengenalan31

Kod Bank / No. Akaun Bank

IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP

13 Tarikh Lahir

23 Taraf Pencen

33 Amaun Caruman


Agama24


% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ



Tanggungan


Projek Setia

Kump Tangga Gaji IT004137



28 Tanggagaji


19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun

01.02.2013 06.02.2013 0001 537.48

01.02.2013 06.02.2013 1052 58.06

01.02.2013 06.02.2013 1055 48.39



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

49 Kod Penerima

Bayaran50






Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012

Ini bermaksud mulai07.02.2013, emolumen

tidak lagi dibayar.

Ini bermaksud dalam tempoh 01.02.2013

hingga 06.02.2013 emolumen masih dibayar

secara prorata kerana mula bercuti tanpa gaji

pada 07.02.2013. Jika tidak direkodkan,

emolumen terakhir yang telah dibayar

sepertimana bulan sebelum tidak dihentikan

di sistem dan boleh menyebabkan terlebih

dibayar pada bulan tindakan.


32/98

31

CONTOH 2: CUTI TANPA GAJI MULAI 01.02.2013:

(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA



Pejabat Perakaunan 11042 No Siri





7 No. Gaji 12345678

8 Nama Aman bin Amin

9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20


Cara Bayaran11




IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP

13 Tarikh Lahir

23 Taraf Pencen

33 Amaun Caruman


Agama24


% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ



Tanggungan


Projek Setia27




28 Tanggagaji


19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

49 Kod Penerima

Bayaran50


51

Disediakan oleh

Disahkan oleh

UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PERAKAUNAN SAHAJADiluluskan oleh

Tandatangan



Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012


33/98

32

3) TINDAKAN T44 : KELUAR SISTEM SEMENTARA (TAHAN GAJI)

3.1 TAFSIRAN

Keluar Sistem Sementara – merujuk kepada tindakan untuk menghentikan prosespembayaran gaji secara auto di sistem payroll bagi bulan tindakan T44 tersebut ke atas

pegawai yang tidak perlu dibayar gaji. Contoh: pegawai tidak hadir

bertugas/mempunyai masalah kehadiran.


BERSAMA SG20:




3. Sijil Gaji Akhir (Kew.101) diisi lengkap sebanyak 4 salinan seperti format di

Lampiran J.




Lampiran I) iii) Memo/surat Ketua Jabatan mengenai sebab dan tempoh

penahanan gaji pegawai


34/98

33


(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri





7 No. Gaji 98765432

8 Nama Si Kuntum A/P Mojoko

9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20


Cara Bayaran




IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP13

Tarikh Lahir23

Taraf Pencen33


Agama24


% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ



Tanggungan


Projek Setia27




28 Tanggagaji


19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50






Tarikh25.02.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.02.2012


35/98

34

4) TINDAKAN T45 : PINDAH KELUAR KE AGENSI KERAJAAN LAIN

4.1 TAFSIRAN

Pindah keluar ke agensi kerajaan lain – merujuk kepada tindakan untukmenghentikan pembayaran gaji pegawai di dalam sistem payroll bagi penjawat awam

yang berpindah keluar dari Pusat Tanggungjawab (PTJ) ke Agensi.


BERSAMA SG20:





ii) Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti di

Lampiran I)

iii) Surat Tawaran Pertukaran / Arahan perpindahan yang diakui sah.

iv) Salinan surat pengesahan lapor diri di Agensi


36/98

35


(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA

SISTEM GAJI BERKOMPUTERBORANG PERUBAHAN GAJI

1Pejabat Perakaunan 1104

2No Siri





7 No. Gaji 87654321


9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20


Cara Bayaran




IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP

13 Tarikh Lahir

23 Taraf Pencen

33 Amaun Caruman


Agama24


% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ




Projek Setia27




28 Tanggagaji


19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50


Disediakan oleh52

Disahkan oleh UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PERAKAUNAN SAHAJA




Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012


37/98

36

5) TINDAKAN T49 : TAMAT PERKHIDMATAN

5.1 TAFSIRAN

Tamat Perkhidmatan – merujuk kepada tindakan untuk menghentikan pembayarangaji di dalam sistem payroll bagi penjawat awam yang tamat perkhidmatan. Contoh:

bersara, meletak jawatan, dibuang kerja dan lain-lain.


BERSAMA SG20:



2. Borang SG20 yang diisi lengkap seperti para 5.3.3. Dokumen sokongan yang diperlukan untuk tindakan T49 ialah:



Lampiran I)

iii) Salinan Surat Perletakan Jawatan/Kelulusan Bersara/Diberhentikan

Kerja (yang diakui sah)


38/98

37


CONTOH TAMAT PERKHIDMATAN MULAI 01.02.2013:





No Siri





7 No. Gaji 20025125


9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT0009

10 Jabatan 20 Jenis Kad Pengenalan 30 Cara Bayaran11




IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP

13 Tarikh Lahir

23 Taraf Pencen

33 Amaun Caruman


Agama24


% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ




Projek Setia27



18

Pusat Pembayaran 700128

Tanggagaji38

Tkh Lantikan Skrg19

Cawangan29

Skim Perkhidmatan39

Tkh Plrsan Imbuhan


Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50


51

Disediakan oleh

52

Disahkan oleh UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PERAKAUNAN SAHAJA53




Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012


39/98

38

CONTOH TAMAT PERKHIDMATAN MULAI 20.02.2013:

(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA



2No Siri




5 Tkh Mula Tindakan

20.02.2013Nama Pusat Pbyr Baru

7 No. Gaji 34567891

8 Nama Manis binti Jelita

9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20


Cara Bayaran




IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP

13 Tarikh Lahir

23 Taraf Pencen

33 Amaun Caruman


Agama24


% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ




Projek Setia27




28 Tanggagaji


19 Cawangan



Pendapatan (IT0008 / IT0014 / IT0015 / IT2010)40Tarikh Mula

41 Tarikh Akhir

42 Kod

43 Amaun

40Tarikh Mula

41 Tarikh Akhir

42 Kod

43 Amaun

01.02.2013 19.02.2013 0001 1884.39

01.02.2013 19.02.2013 1052 203.57

01.02.2013 19.02.2013 1055 169.64



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50


51 Disediakan oleh

52 Disahkan oleh UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PERAKAUNAN SAHAJA

53




Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012

Ini bermaksud mulai

20.02.2013, emolumen

tidak lagi dibayar.

Ini bermaksud dalam tempoh 01.02.2013

hingga 19.02.2013 emolumen masih dibayar

secara prorata kerana mula berhenti /

bersara / tamat perkhidmatan pada

20.02.2013. Jika tidak direkodkan, emolumenterakhir yang telah dibayar sepertimana

bulan sebelum tidak dihentikan di sistem dan

boleh menyebabkan terlebih dibayar pada

bulan tindakan.


40/98

39

6) TINDAKAN T10 : PERUBAHAN MAKLUMAT PERIBADI, PTJ/PK DAN

EMOLUMEN

6.1 TAFSIRAN

Perubahan Maklumat Peribadi, PTJ/PK Dan Emolumen – merujuk kepada tindakanuntuk mengemaskini maklumat berikut:

Maklumat Peribadi:

nama (seperti di Kad Pengenalan)

nombor kad pengenalan (seperti di Kad Pengenalan)

Tarikh lahir (seperti di Kad Pengenalan/sijil kelahiran)

Agama (seperti di Kew.8) / Borang Maklumat Peribadi (JANM 07) Bangsa (seperti di Kew.8) / Borang Maklumat Peribadi (JANM 07)

Jantina (seperti di Kew.8) / Borang Maklumat Peribadi (JANM 07)/Sijil Kelahiran

Nombor Kumpulan Wang Simpanan Nasional (KWSP) (seperti di penyata

KWSP/ Borang Maklumat Peribadi (JANM 07))

Nombor Cukai Pendapatan (Seperti di Lampiran C / Borang Maklumat Peribadi

(JANM 07) seperti di Lampiran H.

Kategori Potongan Cukai Berjadual (PCB) seperti di Lampiran D dan G

Bilangan Tanggungan (mengikut pengiraan LHDN) seperti di Lampiran D dan G

Maklumat Kuarters (seperti di surat tawaran dan Sijil Akuan masuk kuarters)

Maklumat PTJ/PK:

Kod PTJ/PK

Kod Vot/Aktiviti

Kod Pusat Bayar

Maklumat Emolumen:

Taraf Berpencen

Gred Jawatan

Tangga Gaji

Gaji pokok

Elaun

Potongan


41/98

40


BERSAMA SG20 (BAGI TINDAKAN MENGEMASKINI MAKLUMAT PERIBADI)

1. Borang Kawalan Kelompok sebagai muka surat hadapan SG20 mengikut

format yang ditetapkan seperti di Lampiran F.


3. Dokumen sokongan yang diperlukan untuk tindakan 10 adalah

bergantung kepada perubahan maklumat yang akan dilakukan ke atas

maklumat peribadi/emolumen pegawai dalam sistem gaji berkomputer

mengikut keadaan berikut:

a. Pembetulan/Perubahan Nama Atau Nombor Kad Pengenalan

Salinan kad pengenalan yang diakui sah

b. Pembetulan/Perubahan Tarikh Lahir Atau Warganegara

Salinan Sijil Kelahiran/Kad Pengenalan yang diakui sah

c. Pengemaskinian Bangsa/Agama

Kew.8/ Borang JANM07 (Sila rujuk Lampiran H)

d. Pengemaskinian Taraf Perkahwinan Atau Kategori PCB Dan

Maklumat Tanggungan

Borang JANM07 seperti di Lampiran H atau Borang Mengemas

Kini Maklumat Peribadi Bagi Tujuan Pengiraan Potongan Cukai

Berjadual (PCB) seperti di Lampiran I.

e. Pegawai Menduduki Asrama / Kuarters / Perumahan Khas

Surat Tawaran Menduduki Kuarters

Kew. 8 untuk kelayakan Elaun seperti Imbuhan Tetap Perumahan,

Bantuan Sara Hidup, Elaun Perumahan Wilayah atau Bantuan

Insentif Wilayah.

Sijil Akuan Keluar Rumah/Asrama Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti di

Lampiran I)

Borang SG20A (jika baru mula menduduki kuarters) seperti di

Lampiran K

Surat rasmi dari Jabatan (jika menduduki perumahan khas)


42/98

41

f. Pegawai Keluar Asrama / Kuarters / Perumahan Khas

Sijil Akuan Keluar Rumah

Surat Arahan Keluar Rumah

Kew. 8 untuk kelayakan Elaun seperti Imbuhan Tetap Perumahan,

Bantuan Sara Hidup, Elaun Perumahan Wilayah atau Bantuan

Insentif Wilayah.

Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti di

Lampiran I)


g. Pegawai Bertukar Asrama / Kuarters / Perumahan Khas

Sijil Akuan Keluar Rumah/Asrama

Sijil Akuan Masuk Rumah/Asrama

Surat Pertukaran Rumah

Kew. 8 untuk kelayakan Elaun seperti Imbuhan Tetap Perumahan,Bantuan Sara Hidup, Elaun Perumahan Wilayah atau Bantuan

Insentif Wilayah.


Lampiran I)


h. Pegawai Menerima Kenaikan Pangkat / Memangku

Surat penyiaran dari Jabatan Perkhidmatan Awam (gred 41 dan ke

atas) Surat penyiaran dari Jabatan (gred 40 dan ke bawah)

Kew. 8 untuk perubahan kelayakan gaji pokok, elaun seperti Elaun

Memangku, Bayaran Imbuhan Tahunan, Bantuan Sara Hidup dan

sebagainya


Lampiran I)

Jadual B dan C (mengikut Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil 9

tahun 2008)

i. Pegawai Diberi Elaun Tanggung Kerja (ETK)

Surat kelulusan Elaun Tanggung Kerja

Kew. 8 menyatakan pengiraan elaun tanggung kerja dan tempoh

tanggung kerja


Lampiran I)


43/98

42

j. Pegawai Menerima Pergerakan Gaji Tahunan (PGT) /Cuti Separuh

Gaji

Surat keputusan pergerakan gaji tahunan / Surat Kelulusan Cuti

Separuh Gaji beserta surat-menyurat sokongan

Kew. 8 mengenai perubahan kelayakan gaji pokok / Kew.8 Cuti

Separuh Gaji


Lampiran I)

k. Pegawai Diberi Taraf Berpencen

Surat kelulusan pemberian taraf berpencen daripada SPA

Kew. 8 mengenai kelulusan pemberian taraf berpencen dan tarikh

mula diberi taraf berpencen.

l. Pegawai Menukar Akaun Bank

Salinan buku bank yang disahkan

m. Pegawai Memulakan/Meminda/Menamatkan Arahan Potongan Gaji

(APG) Daripada Agensi

Amanah Saham Bumiputera (ASB) , Tabung Haji, SSPN

Borang daripada Agensi

Salinan Penyata/Buku Bank

Zakat, YAPEIM

Borang daripada Agensi/Surat Pemberhentian

Syarikat Takaful/Mni, Etiqa, LHDN, Coshare, Angkasa, Pinjaman

Kenderaan, Pinjaman Perumahan, Pinjaman Komputer, Pinjaman

Pelajaran

Surat daripada Agensi

Arahan Potongan untuk bayaran Nafkah

Borang SG12 (jika untuk memulakan potongan)

Salinan No. Akaun Bank Penerima diakui sah

Salinan Kad pengenalan penerima nafkah (diakui sah)

Salinan Surat Arahan Mahkamah diakui sah


44/98

43

n. Tarik Balik Gaji & Elaun

Kew. 8 mengenai amaun gaji/elaun yang telah diterima dan patut

terima

Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti

Lampiran E)

Salinan Surat tarik balik gaji/elaun kepada individu/Surat kebenaran

melalui potongan gaji.

Dokumen pembayaran yang telah dilakukan (Salinan Payroll

Master Listing/Penyata Gaji/SG20/Baucar Bayaran/Surat

Pemberhentian Emolumen dan sebagainya yang diakui sah)

o. Pertukaran Bahagian /Jabatan/Hospital Di Bawah Selian Bahagian

Akaun, KKM sebagai Pejabat Perakaunan (Sistem P)

Kew. 8 mengenai pertukaran Bahagian/Jabatan/Hospital Pengesahan daripada Pusat Bayar baru mengenai kod PTK/PK

dan Program/Aktiviti yang perlu dicaj.

p. Pegawai Menerima Elaun Pos Basik

Kew. 8 mengenai kelayakan Elaun Pos Basik

Sijil Kursus (Specifik) yang melayakkan pegawai mendapat Elaun

Pos Basik

Surat melayakkan pegawai mendapat Elaun Pos Basik

q. Lain-Lain Perkara (termasuk lain-lain elaun dan potongan)

Dokumen sokongan adalah sekurang-kurangnya seperti berikut:

Kew.8 asal atau borang/ surat daripada agensi (mengikut

keadaan dan jenis perubahan/ pembetulan/penamatan) atau

untuk tujuan pembetulan semula kesilapan: kew.8 (salinan

diakui sah) / payroll master listing (diakui sah) / penyata gaji

(diakui sah) bagi sebelum kesilapan/pindaan dan selepas

kesilapan / pindaan beserta 1 set SG20 dan dokumen sokonganSG20 (termasuk salinan kew.8 diakui sah) yang terlibat dalam

kesilapan / pindaan.

Borang Pengiraan mengikut format yang ditetapkan (seperti

Lampiran E)

Surat/Memo berkaitan

Lain-lain dokumen yang berkaitan


45/98

44


Maklumat yang perlu diisi dalam Borang Perubahan Gaji Kew.320 (SG20) adalah

mengikut keadaan seperti berikut:

A) PEMBETULAN/PERUBAHAN NAMA ATAU NOMBOR KAD PENGENALAN




2No Siri




Tkh Mula Tindakan 01.02.2013 Nama Pusat Pbyr Baru

7 No. Gaji 90002999


9 Perubahan Nama Aleysa Binti Abuya’

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20

Jenis Kad Pengenalan 30 Cara Bayaran


21 No. Kad Pengenalan 840710-00-5000


IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP

13 Tarikh Lahir

23 Taraf Pencen

33 Amaun Caruman


Agama24


% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ



Tanggungan

17

Aktiviti / Amanah /Projek Setia

27 Kump Tangga Gaji IT004137 Tkh Lantikan Pertama


28 Tanggagaji


19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

49 Kod Penerima

Bayaran50


Disediakan oleh 52 Disahkan oleh UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PERAKAUNAN SAHAJA




Tarikh25.12.2012


Masukkan No. Kad

Pengenalan yang betul

bagi pembetulan no.

kad pengenalan.

Pastikan medan 1

hingga 8, 18, 51 dan 52

diisi lengkap.

Masukkan nama yang

belum dipinda / namayang ada kesilapan

Masukkan nombor gaji dan

nama yang betul. Pastikan

medan 1 hingga 8, 18, 51 dan

52 diisi lengkap.

Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012


46/98

45

B) PEMBETULAN/PERUBAHAN TARIKH LAHIR ATAU WARGANEGARA

(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri





7 No. Gaji 90002999

8 Nama Aleysa Binti Abuya’

9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20


Cara Bayaran


21 No. Kad Pengenalan 840710-00-5000


IT0002 IT0077 IT019612

Jantina 22 Bangsa

32

No. KWSP13


Taraf Pencen33


Agama24


% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ



Tanggungan


Projek Setia27




28 Tanggagaji


19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50






Tarikh25.12.2012


Potong yang mana

tidak berkenaan.

Pastikan status yang

betul tidak dipotong.

Jika YA warganegara,

sila potong TIDAK.

Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012

Masukkan tarikh lahir

yang betul di medan

13. Pastikan medan 1

hingga 8, 18, 51 dan 52

diisi lengkap.


47/98

46

C) PENGEMASKINIAN BANGSA/AGAMA

(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri





7 No. Gaji 90002999


9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20


Cara Bayaran




IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa M32

No. KWSP13

Tarikh Lahir23

Taraf Pencen33


AgamaA


34 % Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ



Tanggungan


Projek Setia27




28 Tanggagaji


19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

4 Kod Penerima

Bayaran50






Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012

Masukkan kod yang betul di

medan 14 (sebelah kanan)

bagi pengemaskinian

Agama. Pastikan medan 1

hingga 8, 18, 51 dan 52 diisilengkap.

Masukkan kod yang betul

di medan 22 bagi

pengemaskinian Bangsa.

Pastikan medan 1 hingga 8,

18, 51 dan 52 diisi lengkap.


48/98

47

D) PENGEMASKINIAN TARAF PERKAHWINAN ATAU KATEGORI PCB DAN

MAKLUMAT TANGGUNGAN

(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri





7 No. Gaji 90002999


9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20


Cara Bayaran




IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP13

Tarikh Lahir 23 Taraf Pencen33

Amaun Caruman14

Status Perkahwinan / Agama

B24


% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25

Sbb Perubahan Gaji No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ



Tanggungan1 0


Projek Setia27




28 Tanggagaji


19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir4

Kod 43 Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

49 Kod Penerima

Bayaran50


51 Disediakan oleh 52 Disahkan oleh UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PERAKAUNAN SAHAJA

53




Tarikh25.12.2012


Zul bin Zaman

Akauntan W41

26.12.2012

Masukkan kod yang betul di medan

14 (sebelah kiri) bagi

pengemaskinian Status Perkahwinan

sejajar dengan kategori

PCB/Bil.Tanggungan. Pastikan

medan 1 hingga 8, 18, 51 dan 52

diisi lengkap.


49/98

48

E) PEGAWAI MENDUDUKI ASRAMA / KUARTERS / PERUMAHAN KHAS

(Kew. 320 - Pind. 2/2006)

KERAJAAN MALAYSIA




No Siri





7 No. Gaji 90002999


9 Perubahan Nama

IT0000 IT0185 IT000910

Jabatan20


Cara Bayaran




IT0002 IT0077 IT019612

Jantina22

Bangsa32

No. KWSP13

Tarikh Lahir23

Taraf Pencen33


Agama24


% Caruman

IT0001 IT0008 IT019815

Vot25


No. Cukai Pdptan

16 Jabatan / PTJ



Tanggungan


Projek Setia27




28 Tanggagaji


19 Cawangan




Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun40

Tarikh Mula41

Tarikh Akhir42

Kod43

Amaun



44Tarikh Mula

45 Tarikh Akhir

46 Kod

47 Amaun

48No. Rujukan

49 Kod Penerima

Bayaran50


01.02.2013 31.12.9999 4547 XXX.XX

01.02.2013 31.12.9999 4548 XXX.XX

01.02.2013 31.12.9999 4018 XXX.XXNo Ruj Surat

Kuarters

51 Disediakan oleh 52 Disahkan oleh UNTUK KEGUNAAN PEJABAT PERAKAUNAN SAHAJA

53 Diluluskan olehTandatangan



Tarikh25.12.2012

No. Kelulusan Perb.:BNPK(8.15)248-10(SK.6)JD.31(27) Sila lihat keterangan di Panduan Mengisi

panduan lengkap kew 320 2015

Documents