Hakcipta: Icreatsoft Computer / Zulkifli Bakar 019 5606066 /0134910010 / 012 5504455 Email:zulsystem@yahoo.com Blog:Http://panduanspaks.blogspot.com

0

PANDUAN MUDAH PENGGUNAAN SPAKSKlik pasang SPAKS untuk memasang aplikasi tersebut ke dalam komputer. Selesai pemasangan, sila buat tetapan seperti berikut: Klik START, MICROSOFT OFFICE, MICROSOFT ACCESS 2003 Klik File, New, Blank Database, isikan sebarang nama dalam kotak filenama atau biarkan, klik CREATE Klil TOOL,OPTION,EDIT / FIND Buang kesemua tanda pangkah dalam kotak ACTION QUERRIES,DOCUMENT DELETION,RECORD CHANGES. Klik APPLY, OK.

BUKA SPAKSSelepas klik butang TERUS, apabila diminta untuk mengisi katalaluan, klik CONTROL +M

IMPORT DATA SMM ( SISTEM MAKLUMAT MURID )Dapatkan fail bernama SMMDATA dari guru yang menjaga data SMM Copy daan paste fail tersebut dalam C:/Koku. Replace fail SMMDATA sedia ada. Buka SPAKS ( UNTUK IMPORT DATA PELAJAR ) Dari Menu Utama klik CONTROL +I (INDIA ) Klik IMPORT MAKLUMAT DARI SMMVER4.

SEMAK NAMA PELAJAR/GURUKlik REKOD PELAJAR Anda boleh tambah, edit dan hapuskan nama pelajar melalui bahagian ini. Semua maklumat akan disimpan ( save ) secara auto.

EDIT / TAMBAH NAMA-NAMA PERSATUAN /UNIT BERUNIFORM / SUKANKlik MAKLUMAT PERSATUAN,Persatuan dan Kelab, Sukan Dan Permainan,Pakaian Seragam Untuk tambah nama-nama persatuan, unit uniform, sukan yang baru wujud, sila gunakan kod bermula dengan T, contoh T001,T002..dsb.

SEMAK REKOD PENYERTAAN PELAJAR DALAM PERSATUAN, UNIT BERUNIFORM DAN SUKANKlik REKOD PENYERTAAN, klik SEMAK REKOD IKUT TINGKATAN. MENGISI MARKAH KOKURIKULUM Dari Menu Utama klik CONTROL + Z Klik GABUNG REKOD /PENGISIAN,Klik ISI 1 KELAS SAHAJA. Pengisian REKOD MENGIKUT KELAS adakah berdasarkan tahun semasa Contoh pengisian kali adalah seperti berikut:

1

TAHUN KALI

2006 1

2007 2

2008 3

2009 4

2010 5

PENGISIAN MARKAH SECARA EKSPRESSPengisian melalui kaedah ini hanyalah untuk markah kokurikulum yang telah diperolehi melalui pengiraan secara manual dan untuk tahun tahun sebelum sahaja. Ini untuk memudahkan pengisian markah. Caranya, klik GABUNG REKOD / PENGISIAN. Klik ISI REKOD TAHUN SEBELUM Samada selesai separuh ataupun semua, anda hendaklah klik SIMPAN REKOD Jangan terkejut jika selepas klik SIMPAN REKOD, maklumat tersebut telah didelete kerana maklumat tersebut sebenarnya telah dibawa kebahagian lain untuk simpanan dan pengiraan cgpa.

MELIHAT MARKAH YANG TELAH DIISI. ( MARKAH SEMASA )Untuk pengiraan markah semasa ( yang belum digabung ), klik SEMAK-PAPAR-CETAK-ANALISIS Klik PAPAR MARTKAH SEMASA

MELIHAT LAPORAN DAN SIJIL SIJILUntuk markah yang telah digabung dari tahun-tahun sebelum dan mencetak sijil,dan rumusan Klik CETAK BORANG / LAMPIRAN / RUMUSAN

EDIT TETAPAN MARKAH / TAMBAH TETAPAN MARKAH / SETTING TAHUNKlik EDIT MARKAH INDUK / KEMASKINI Katalaluan, sila hubungi 019 5606066 / 012 5504455

SIMPAN DATA KE THUMBDRIVEDari Desktop, klik icon SISTEM KOKU ( SPAKS )..gunakan butang sebelah kanan Klik PROPERTIES Klik FIND TARGET / OPEN LOCATION Fail bernama KOKU9.0 akan dihighligt, klik butang mouse sebelah kanan, klik SEND TO.. pilih THUMBDRIVE.

NAIK KELAS / PERTUKARAN KELAS ( KESELURUHAN )Proses ini selalu dilakukan pada setiap awal tahun. Untuk melaksanakan proses ini,klik MAKLUMAT PELAJAR / GURU.Klik NAIK KELAS SEMUA. PENGGUNA: KOKURIKULUM KATALALUAN:TUKAR Klik NAIK KELAS, klik HAPUS BEKAS PELAJAR

2

PERTUKARAN KELAS SECARA INDIVIDU / MENGIKUT KELASKlik MAKLUMAT PELAJAR / GURU Klik PERTUKARAN KELAS.

BAGAIMANA UNTUK MENCETAK KAD KOKURIKULUM YANG MEMPUNYAI BARKOD

DARI MENU UTAMA, KLIK REKOD PENYERTAAN, KLIK DAFTAR HADIR BERKOMPUTER, KLIK KAD KOKURIKULUM

3

BAGAIMANA UNTUK MENCETAK PELEKAT BARKOD ( KECIL )Pelekat barkod yang kecil sangat berguna dan memudahkan tugas pengisian maklumat pelajar. Barkod ini boleh ditampal di buku rekod kegiatan pelajar. Semasa guru hendak mengisi pemarkahan kokurikulum pelajar, guru hanya perlu scan pada barkod pelajar, secara automatik nama pelajar akan terpapar. Dari Menu Utama, klik MAKLUMAT PELAJAR / GURU. Klik Rekod Pelajar.

Klik CETAK

Klik PAPAR BARKOD

4

BAGAIMANA HENDAK MASUKAN LOGO SEKOLAH ?

Scan logo sekolah. Save atas nama logo dalam format JPEG dengan saiz 121 X 128 Pindahkan ( Copy and paste ) fail tersebut dalam folder KOKU dalam direktori C Sila dapatkan bantuan guru komputer atau guru yang berpengalaman dalam pengurusan grafik jika kurang mahir.

Logo yang terdapat sekarang ini ialah Kementerian Pelajaran Malaysia

SEBARANG PERTANYAAN: ZULKIFLI ABU BAKAR 0134910010 / 0195606066 / 013 54910010 Email:zulsystem@yahoo.com

5

PENGISIAN REKOD TAHUN SEMASA Dari Menu Utama KLIK CONTROL + Z Untuk masuk ke pemarkahan

KLIK 1 KELAS SAHAJA

SUSUNAN KALI Cikgu diminta mengisi susunan kali dengan betul kerana ini akan menentukan formula dan susuan pengiraan markah yang betul. Contoh seperti berikut: TAHUN 2006 KALI 1 TAHUN 2007 KALI 2 TAHUN 2008 - KALI 3 TAHUN2009 - KALI 4 TAHUN 2010 - KALI 5

6

PENGISIAN REKOD TAHUN SEMASA ( SAMBUNGAN ) BAHAGIAN A ( PERSATUAN ) Isikan jumlah kehadiran ( Jangan biarkan kosong .Minimum adalah 1 hari. Selesai pengisian Bahagian A, Klik UNIFORM (B )

BAHAGIAN B ( UNIT BERUNIFORM ) Isikan jumlah kehadiran ( Jangan biarkan kosong .Minimum adalah 1 hari. Selesai pengisian Bahagia B klik SUKAN (BAHAGIAN C )

BAHAGIAN C ( SUKAN DAN PERMAINAN ) Isikan jumlah kehadiran ( Jangan biarkan kosong .Minimum adalah 1 hari. Selesai pengisian Bahagia C klik BAHAGIAN A

PENGISIAN REKOD SETERUSNYA ISIKAN KAD PENGENALAN DI KOTAK UNTUK MASUKKAN MARKAH DAN EDIT.

7

UNTUK MENCETAK / SEMAK PENGISIANUntuk mencetak / menyemak pengisian ( untuk rekod semasa ),di menu atas, klik SEMAK-PAPAR-CETAKANALISIS. Untuk mencetak Laporan Persatuan, mengikut persatuan ataupun kelas, sila klik mengikut pilihan yang disediakan.

Untuk melihat paparan pengisian untuk kesemua kelas, klik di sini. ( PAPAR MARKAH SEMASA )

Mencetak sijil serta rumusanUntuk mencetak sijil serta rumusan, semua maklumat hendaklah digabungkan terlebih dulu. Maksud pengabungan bererti semua rekod akan digabungkan dengan rekod rekod di tahun sebelum untuk mendapatkan cgpa. Tugas pengabungan rekod ini biarlah selepas semua rekod telah dipastikan betul supaya tidak mendatangkan masalah untuk membuat pembetulan.

Sebaiknya tugas pengabungan rekod ini dilakukan oleh Setiausaha KokurikulumKlik GABUNG / SIMPAN ( JANGAN LAKUKAN.HANYA UNTUK DILAKUKAN OLEH SU KOKURIKULUM. JIKA PENGISIAN DILAKUKAN DI PC YANG BERLAINAN, CIKGU DINASIHATKAN TIDAK MENGGUNAKAN GABUNG / SIMPAN Jika kesemua data antara pc telah disatukan, dan maklumat yang dikehendaki telah disemak dan dicetak,barulah boleh klik GABUNG / SIMPAN Cetakan Sijil dan Rumusan ( untuk diberikan kepada pelajar )8

APA YANG PERLU DILAKUKAN SELEPAS SEMUA DATA LENGKAP DIISI Selepas semua data telah disi, guru hendaklah menyemak dan membuat cetakan, jika ada mana mana data yang tidak lengkap atau salah guru boleh membuat pembetulan. Setelah berpuashati, tutup SPAKS. Klik My Computer Klik C Klik folder KOKU, Cari fail Koku9.0 ( yang ada ikon kunci ) klik pada mouse di sebelah kanan. Klik Send to..pilih thumbdrive cikgu.

Data tersebut diserahkan kepada SU KOKU. Kemudian, guru hendaklah klik GABUNG / SIMPAN.

JANGAN KLIK GABUNG / SIMPAN jika data belum lagi disimpan ke dalam thumbdrive untuk diserahkan kepada SU KOKURIKULUM.!!!

APAKAH YANG PERLU DILAKUKAN OLEH SU KOKURIKULUM SELEPAS GURU MENYERAHKAN THUMBDRIVE YANG MENGANDUNGI MARKAH KOKURIKULUM Dari MENU UTAMA, SU KOKU klik IMPORT MARKAH / DATA Klik IMPORT MARKAH DARI USB HANDRIVE. Untuk mempastikan thumbdrive berada di lokasi mana, cikgu klik MY COMPUTER, dan lihat thumbdrive cikgu berada di lokasi mana. Pastikan dalam thumbdrive tersebut mengandungi fail Koku9.0. Fail tersebut tidak boleh berada didalam folder. Kemudian buat pilihan.

Jika komputer cikgu mengesan

thumbdrive berada di F, klik IMPORT DARI F,begitulah caranya.9

ISI REKOD TAHUN SEBELUM Kaedah ini digunakan untuk mengisi markah kokurikum yang telah sedia ada. Maksudnya, guru telah membuat pengiraan secara manual. Kaedah ini tidak sesuai untuk pengisian di pelbagai PC. Ini kerana dibimbangi akan mencetuskan data berganda jika guru membuat proses import berulang kali. Kaedah ini TIDAK SESUAI DIGUNAKAN untuk pengisian tahun semasa. Ini kerana maklumat untuk tahun semasa menghendaki guru membuat pengisian secara lengkap kerana maklumat tersebut akan dipaparkan dalam bentuk sijil.

Caranya

Klik GABUNG PENGISIAN Klik ISI REKOD TAHUN SEBELUM

Isikan maklumat seperti yang dikehendaki.

Isikan P untuk PERSATUAN U untuk UNIFORM S untuk SUKAN Selesai membuat pengisan, klik SIMPAN. Data secara automatik akan dipadam dan dipindahkan ke bahagian lain. Bagaimana jika guru belum lagi menyudahkan keseluruhan pengisian dan ingin menyambung pengisian pada masa lain? Guru hanya perlu klik SIMPAN, bila guru datang untuk menyudahkan pengisian seterusnya, ulanglangkah seperti diatas, dan buat pengisian untuk baki pelajar yang belum lagi diisi. Bila cikgu klik SIMPAN markah yang telah diisi akan disatukan dengan pengisian sebelumnya. SPAKS akan mengambil maklumat yang lengkap sahaja. Jika cikgu meninggalkan kolum P kosong, SPAKS tidak akan gabungkan rekod tersebut. Katakan dalam kelas T5A ada 40 orang pelajar, dan guru sempat

10

menyudahkan Cuma 10 orang sahaja, apa yang perlu dibuat cikgu klik SIMPAN dan boleh sudahkan baki seterusnya di masa lain. Cuma isikan maklumat pelajar yg belum lagi diisi sahaja. Abaikan maklumat yang telah disi,tetapi masih dibairkan kosong.

BAGAIMANA UNTUK MELIHAT MARKAH YANG TELAH DIISI MENGGUNAKAN KAEDAH INI.

Klik CETAK RUMUSAN

BAGAIMANA JIKA ADA PELAJAR YANG BARU BERTUKAR MASUK DARI SEKOLAH LAIN. APAKAH LANGKAH YANG PERLU DILAKUKAN. LANGKAH 1 Dari Menu Utama, klik MAKLUMAT PELAJAR / GURU Klik REKOD PELAJAR, klik TAMBAH Isikan nama pelajar. Alamat tidak perlu diisi. LANGKAH 2 Klik REKOD PENYERTAAN Klik Persatuan,Sukan dan P Seragam Klik TAMBAH REKOD Taipkan no kad pengenalan dalam kotak UNTUK PENGISIAN TAIPKAN NO KAD PENGENALAN Isikan maklumat penyertaan

11

LANGKAH KE3 Dari MENU UTAMA, Klik CONTROL + Z Klik GABUNG REKOD / PENGISIAN,Klik PELAJAR BARU Katakan pelajar tersebut mempunyai markah kokurikulum dari sekolah sebelumnya selama 3 tahun, iaitu dari 2007 2008. Isikan no kp pelajar Isikan tahun Isikan kali ke.. Isikan markah persatuan,uniform,sukan dan bonus ( jika ada) .Markah minimum utk persatuan, uniform dan sukan adalah 1,dan tidak boleh dibiarkan kosong. Selesai pengisian untuk tahun 2006 (contoh), klik TAMBAH REKOD, dan ulang langkah di atas untuk tahun berikutnya,2007 ( contoh ). Selesai pengisian utk kesemua tahun, Klik KEMASKINI REKOD, GABUNG REKOD. Panduan ada di tulis di form tersebut.

12

MENGAMBIL SEMULA FAIL YANG TELAH DI GABUNG

Seringkali terjadi guru guru terlupa menyemak pengisian data dan terus mengabungkan rekod. Bila guru mengabungkan rekod, kesemua data Akan disimpan dibahagian lain untuk tujuan pengiraan cgpa antara tahun. Untuk mengembalikan Data kepada kedudukan asal, sila ikut panduan yang diberikan Klik RESTORE SEMULA FAIL GABUNG.

LANGKAH SETERUSNYA

Isikan tahun ( Tahun Pengiraan ) Kemudian klik AMBIL SEMULA Semua maklumat akan kembali ke kedudukan asal.

Isikan no kad pengenalan pelajar di sini jika cikgu ingin membuat perubahan ke atas data.

Jika cikgu tidak ingin meminda sebarang data dan ingin mencetak maklumat,klik SEMAK PAPAR-CETAK-ANALISIS

Setelah selesai cetak, dan berpuashati,klik GABUNG REKOD /PENGISIAN, klik GABUNG / SIMPAN

13

MENGHAPUS REKOD BERGANDAPerkara ini terjadi disebabkan terdapat kesilapan teknikal semasa kerja kerja pengisian data. Kesilapan tersebut berpunca daripada rekod penyertaan pelajar yang berganda. Ini disebabkan guru tidak menyemak rekod penyertaan pelajar ( Dalam Menu Utama ). Guru mengisi rekod penyertaan dalam persatuan.unit beruniform dan sukan tanpa mengetahui bahawa rekod tersebut telah sedia ada. Apabila rekod ini dibawa ke pemarkahan, data di bahagian pemarkahan juga turut berganda. KLIK DI SINI.KLIK DITIGA BAHAGIAN IAITU PERSATUAN, UNIT BERUNIFORM DAN SUKAN SISTEM AKAN SAVE DATA SECARA AUTOMATIK

Untuk menghapuskan rekod berganda ( untuk data semasa ), klik pada menu yang ditunjukkan dibawah ini. Hapuskan untuk 3 bahagian tersebut iaitu persatuan, unit beruniform dan sukan. Kerja hapus ini dilakukan secara manual. Apabila cikgu nampak ada no kad pengenalan lebih dari 1, letakkan kursor di rekod tersebut dan klik PADAM 1 REKOD.

MENGHAPUSKAN REKOD BERGANDA YANG TELAH DIGABUNG

Klik Papar Markah ( Telah Gabung ) Masukkan tahun penilaian dan tingkatan Klik PAPAR

Jika terdapat rekod yang tidak diingini, letakkan kursor di nama / kp, kemudian klik HAPUS

14

HAPUS REKOD PEMARKAHAN 1 KELAS ( UNTUK DATA YANG TELAH DIGABUNG )

LANGKAH 1Klik

LANGKAH KE 2

Isikan tahun, tingkatan

KLIK HAPUS 1 KELAS

UNTUK MENCETAK PENGISIAN REKOD SEMASA MENGIKUT KELAS Untuk cetak pengisian semasa mengikut kelas, Klik seperti yang ditunjukkan dalam grafik

( PAPAR IKUT KELAS )

15

IMPORT DATA DARI FOLDER UPGRADESetiap kali cikgu Tutup SPAKS mengikut saluran tanpa klik X,maklumat akan disimpan dalam folder yang bernama DKOKU. Folder tersebut berada dalam direktori C:\Koku. Cikgu boleh import semua data dari folder tersebut jika terdapat kesilapan yang cikgu rasa susah untuk dibaiki. Harus diingat, rekod yang disimpan di folder tersebut adalah rekod terakhir semasa cikgu menutup SPAKS. Kadang,untuk sesuatu peningkatan aplikasi, sekolah akan diberikan aplikasi terbaru. Aplikasi terbaru sememangnya kosong selepas diinstall. Untuk install sebarang aplikasi baru yang diterima, cikgu hendaklah terlebih dulu rename fail Koku9.0 kepada sebarang nama. Ini bertujuan untuk menyedut kesemua data masuk ke aplikasi terbaru. Untuk menyedut data dari folder DKOKU, cikgu perlu masuk ke Mode Pemarkahan dan klik seperti berikut.

16

BAGAIMANA MEMASANG SPAKS DI PELBAGAI KOMPUTERLangkah 1Install SPAKS dan juga Analisis di semua PC dari DVD / CD yang diberikan

Langkah ke 2Buat tetapan database seperti yang diterangkan dalam muka 1

Langkah 3Jika komputer menggunakan Ms Access 2007, sila install Ms Access ( Ms Office 2003 )

Langkah 4Salin ( copy ) fail Koku9.0 dari komputer utama ( yang telah diimport SMM dan telah buat tetapan pemarkahan,nama-nama persatuan,unit beruniform dan sukan dan paste ke dalam folder Koku. )Replace fail Koku yang telah ada kerana fail tersebut tidak mengandungi data. Untuk pengabungan data, sila ikut panduan yang diberikan.

BAGAIMANA UNTUK MENGISI MARKAH UNTUK 1 NAMA PELAJAR SAHAJA ( KES TERCICIR )Pastikan pelajar tersebut mempunyai nama di data pelajar. Sila semak di maklumat pelajar. Jika ada sila semak Rekod Penyertaan Pelajar untuk mempastikan pelajar tersebut mempunyai rekod penyertaan. Caranya, dari Menu Utama, Klik SEMAK PENYERTAAAN

Jika terdapat nama pelajar dengan rekod penyertaan untuk ketigatiga bahagian, masuk ke mode pemrkahan. Klik GABUNG REKOD / PENGISIAN, Klik ISI MARKAH INDIVIDU Kaedah pengisian sama seperti pengisian mengikut kelas

17

BAGAIMANA UNTUK IMPORT DATA ANTARA KOMPUTERUntuk SPAKS Versi 10 di sediakan kemudahan di Menu Pemarkahan. Data PEMARKAHAN KOKURIKULUM SPAKS terbahagi kepada 2 iaitu MARKAH YANG TELAH DIGABUNG dan MARKAH SEMASA. MARKAH YANG TELAH DIGABUNG itu ialah markah yang telah diisi menggunakan kemudahan ISI REKOD TAHUN SEBELUM dan juga MARKAH SEMASA yang telah digabungkan. Untuk IMPORT dan juga EKSPORT,cikgu hendaklah plug thumbdrive ke port di komputer. IMPORT bermaksud data diambil dari thumbdrive EKSPORT bermaksud data dihantar ke thumbdrive. PERINGATAN!!!!

JANGAN LAKUKAN IMPORT DATA DARI PC YANG SAMA LEBIH DARI SEKALI.JADI,PASTIKAN CIKGU TELAH BERPUAS HATI DENGAN DATA YANG TELAH DIISI SEBELUM DIIEKSPORT . INI KERANA JIKA CIKGU MELAKUKAN LEBIH DARI SEKALI DATA TERSEBUT AKAN MENJADI BERGANDA. JIKA SELEPAS IMPORT DATA CIKGU INGIN MEMBUAT PERUBAHAN,SILA LAKUKAN DI KOMPUTER YANG MENERIMA DATA TERSEBUT. (KOMPUTER UTAMA )

IMPORT MARKAH TELAH GABUNG IMPORT MARKAH SEMASA ( TAHUN SEMASA )

Apabila cikgu klik ,sila baca arahan yang diberikan sebelum meneruskan operasi seterusnya.

Kemudahan Import Data Telah Gabung Antara Komputer

18

INDEKSITEM MS

Tetapan (setting ) database, Import sistem Maklumat Murid, Semak Nama pelajar, Semak nama pelajar, Edit / tambah nama persatuan. Pengisian markah secara ekspress Melihat markah yang telah diisi ( semasa ) Cetakan Sijil Edit tetapan markah Simpan data ke thumbdrive Naik kelas,pertukaran kelas. Pertukaran kelas secara individu Pertukaran kelas keseluruhan Mencetak kad kokurikulum yang mempunyai barkod Mencetak pelekat barkod kecil ( untuk SPKAS versi Advance ) Bagaimana hendak memasukkan logo sekolah Cara pengisian rekod tahun semasa Mencetak / Semak pengisian/Mencetak sijil & rumusan Mencetak lampiran JPN Mencetak rumusan individu Apa yang perlu dilakukan selepas data lengkap diisi Pengisian rekod tahun tahun sebelum ( markah ) Bagaimana mengisi maklumat pelajar baru masuk ke sekolah ( nama /penyertaan ) Bagaimana membuat pengisian markah pelajar baru masuk ke sekolah Mengambil semula fail telah gabung untuk diedit semula Menghapuskan rekod berganda Hapus rekod yang telah digabung mengikut kelas Mencetak rekod semasa mengikut kelas Import data dari folder / upgrade Bagaimana memasang SPAKS di pelbagai pc Pengisian markah untuk 1 orang pelajar sahaja / ikut individu Bagaimana mengambil data dari komputer dan mengabungkan dengan komputer lain.

1

2

3 4 5 6-7 8 9 10 11 12 13 14 15 15 16 17 18

19

20