panduan e-formasi

PANDUAN PENGISIAN

E-FORMASI

TAHUN 2015

BKD Kota Salatiga Halaman 1

Panduan e-FORMASI

Berdasarkan Surat Menteri Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi

Birokrasi Nomor B.5548/M.PAN-RB/12/2014 tanggal 17 Desember 2014 tentang

Optimalisasi Kebutuhan ASN Sistem E- Formasi dan Surat Kepala Badan Kepegawaian

Negara Nomor K.26-30/V256-5/99 tanggal 11 Desember 2014 tentang Penyusunan

Perencanaan Kebutuhan Pegawai ASN TA 2015 maka dalam menyusun Formasi PNS

Tahun 2015 seluruh daerah harus menggunakan aplikasi e-Formasi.

Adapun aplikasi e-Formasi adalah aplikasi yang dibuat oleh Tim IT Kementrian

Pendayagunaan Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi yang dapat diakses secara

Online. Pada tahun 2015, setiap Kementerian / Lembaga / Pemerintah Daerah harus

menggunakan aplikasi ini dalam menyusun Formasi, jika tidak maka kebutuhan

formasi CPNS 2015 tidak diberikan.

Untuk menyusun e-Formasi, maka dibutuhkan admin lokal (Dalam Daerah) yang

mempunyai tugas mengisi :

1. Analisis Jabatan tiap-tiap Pegawai dengan Jabatan Struktural (Eselon),

Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional Tertentu (JFU dan JFT).

2. Analisis Beban Kerja (ABK).

3. Jumlah PNS yang akan pensiun dari Tahun 2015 s/d 2019.

4. Syarat Jabatan.

Berikut tata cara penggunaan Aplikasi E-Formasi.

1. Buka aplikasi e-Formasi dengan mengunjungi alamat

http://formasi.menpan.go.id maka akan muncul tampilan awal e-Formasi.

Tampilan Awal e-Formasi

Klik pada peta Jawa Tengah kemudian akan muncul tampilan seperti di

bawah ini :

http://formasi.menpan.go.id/


2. Setelah itu pilih Login Disini seperti gambar di atas.

3. Maka akan muncul menu login seperti gambar bawah ini :

Menu Login Aplikasi

4. Masukkan ID Pengguna dan Sandi admin lokal yang telah diberikan oleh

BKD. Admin lokal mempunyai wewenang untuk menambah JFU dan JFT

pada Satuan Kerja masing-masing.

5. Setelah itu, maka pengguna akan memasuki menu utama aplikasi. Dalam

menu utama, kita akan menemukan menu-menu di bagian atas, yaitu Profil,

Struktur Organisasi, Pengajuan, dan Manajemen Pengguna, Daftar JFU,

sebagaimana gambar di bawah


Menu Utama Aplikasi

6. Pilih menu Struktur Organisasi seperti gambar, maka akan

muncul Peta Jabatan pada Satuan Kerja. Jika ingin melihat bawahan

(membuka struktur organisasi keseluruhan, klik pada ikon pada jabatan

yang ingin dilihat bawahannya).

7. Setelah itu, pengguna dapat menambahkan, mengubah, dan menghapus

pegawai-pegawai yang ada di dalamnya. Penambahan pegawai pada JFT

dan JFU diharuskan sesuai dengan keadaan yang sebenarnya (riil).

8. Untuk menambah pegawai pada JFU dan JFT adalah sebagai berikut :

a. Pilih Pimpinan JFT / JFU yang akan ditambah.

b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up

c. Pilih Tambah Bawahan Baru.


9. Untuk mengubah pegawai pada JFU dan JFT yang sudah ada adalah

sebagai berikut :

a. Pilih JFT / JFU yang akan dirubah.

b. Lalu klik kanan hingga muncul menu pop-up

c. Pilih Edit.

d. Akan muncul form pengisian jabatan baru, isilah jabatan sesuai yang akan

dibuat.

e. Pengisian jabatan harus sesuai dengan Daftar Jabatan yang ada pada

database Kementerian Pendayagunaan Aparatur Negara & Reformasi

Birokrasi.

f. Jika nama jabatan tidak terdapat pada Daftar Jabatan yang ada, maka

dimasukkan nama jabatan yang mendekati, misalnya nama jabatan

adalah Bendahara Pengeluaran, dan di Daftar Jabatan yang ada hanya

nama jabatan Bendahara. Maka pemangku jabatan tersebut diberikan

jabatan Bendahara.

g. Daftar Jabatan dapat diunduh pada menu Daftar JFU

h. Setelah data disimpan, maka akan muncul data jabatan baru, (jika data

tidak tampil, maka pilih lagi menu Struktur Organisasi

untuk merefresh data. Selanjutnya pada jabatan baru tersebut, klik kanan,

kemudian pilih analisa jabatan.

i. Analisa Jabatan wajib diisi, sebab dalam pengisian e-formasi,

Kementerian PAN & RB dapat menganalisa apakah kebutuhan pegawai

tersebut memang dibutuhkan atau tidak.


Tampilan Memilih Analisa Jabatan

Tampilan Pengisian Analisa Jabatan

Setelah memasukkan seluruh Jabatan Fungsional Umum dan Jabatan Fungsional

Tertentu pada aplikasi ini, maka tugas Admin Lokal adalah menginput kebutuhan yang

ada. Untuk melakukan hal ini, pengguna dapat masuk kedalam menu Pengajuan

dan memilih formasi. Maka akan muncul tampilan kebutuhan formasi.

Masukkan data formasi sesuai dengan data riil yang ada. Pengentryan data pada form

formasi ini, sesuai dengan data yang diminta BKD sebelumnya (Bentuk Excel), namun

saat ini memasukkannya melalui aplikasi e-Formasi.


Berikut tampilan form kebutuhan formasi :

Pada tampilan e-Formasi ini untuk membuka hingga ke JFU / JFT tekan tombol pada

jabatan yang dikehendaki. Setelah tertuju pada JFU / JFT yang dikehendaki, pilih ABK

pada baris data tersebut, seperti ini


Klik dua kali untuk memasukkan data ABK, lalu tekan enter untuk mengkonfirmasi,

sehingga data akan berubah seperti ini:

Selanjutnya kolom yang ada akan menyesuaikan, isilah kolom dengan keadaan riil JFU

/ JFU/JFT yang ada misalnya data sebagai berikut:

JFU Kepala Sub Bagian Tata Usaha

ABK 1

PNS 1

PPPK 0

CPNS 0

RIIL 1

BUP 2015 0 Kekurangan 2015 0





Usul Formasi PNS 0

Usul Formasi PPPK 0

Total ASN 0

Maka data yang dientry adalah sebagai berikut :

Untuk data kekurangan/kebutuhan tidak perlu diisi, sebab secara otomatis data

tersebut akan berubah jika kita mengisi data BUP/Pindah.


Masukkan seluruh data JFT/JFU pada Instansi Anda, meskipun saat ini belum ada yang

mengisi jabatan tersebut, sehingga kebutuhan seluruh jabatan dapat dilihat. Misalkan

data sebagai berikut :

JFT Pranata Komputer

ABK 1

PNS 0

PPPK 0

CPNS 0

RIIL 0






Usul Formasi PNS 1

Usul Formasi PPPK 0

Total ASN 1

Sehingga data yang terentry adalah seperti ini :

panduan e-formasi

Education