panduan borang pentadbiran pengguna 1speks/set... · pdf filepengekosan berasaskan...

Click here to load reader

Post on 07-Feb-2018

281 views

Category:

Documents

17 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • PENTADBIRAN PENGGUNA 1SPEKS

    25

    Polisi dan Prosedur Pentadbiran Pengguna 1SPEKS V1.0 | TERHAD

    LAMPIRAN 2

    PANDUAN BORANG PENTADBIRAN

    PENGGUNA 1SPEKS

    1.0 PENGENALAN 1.1 Tujuan Dokumen

    Dokumen ini bertujuan untuk memberi panduan kepada pengguna berkaitan dengan tatacara pentadbiran pengguna dalam pelaksanaan Sistem Perakaunan Akruan Kerajaan Negeri (1SPEKS).

    1.2 Terma Rujukan Penerangan terma-terma yang digunakan dalam dokumen ini adalah seperti berikut:

    1.2.1 1SPEKS Merujuk kepada Sistem Perakaunan Akruan Kerajaan Negeri yang digunakan untuk menguruskan kewangan dan perakauan Kerajaan Negeri.

    1.2.2 Pegawai

    Pengawal Ketua atau Jawatan tertinggi di sesebuah Jabatan atau pegawai yang diturunkan kuasa untuk meluluskan pentadbiran pengguna.

    1.2.3 PKN Pegawai Kewangan Negeri 1.2.4 BN Bendahari Negeri atau Pegawai di Perbendaharaan negeri yang diturunkan

    kuasa. 1.2.5 PTJ Pusat Tanggungjawab.

  • PENTADBIRAN PENGGUNA 1SPEKS

    26

    Polisi dan Prosedur Pentadbiran Pengguna 1SPEKS V1.0 | TERHAD

    1.3 Pematuhan Pentadbiran Pengguna 1SPEKS adalah tertakluk kepada perkara-perkara berikut: 1.3.1 Arahan Teknologi Maklumat 2007 (MAMPU) 1.3.2 Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bilangan 2 Tahun 2015 1.3.3 Polisi dan Prosedur Pentadbiran Pengguna 1SPEKS 1.3.4 Keperluan Jabatan Audit Negara dan Jabatan Audit Negeri. 2.0 PANDUAN PERMOHONAN PENDAFTARAN DAN PENGEMASKINIAN CAPAIAN 1SPEKS Permohonan pendaftaran pengguna baharu dan pengemaskinian maklumat capaian pengguna

    sedia ada 1SPEKS hendaklah menggunakan Borang Pentadbiran Pengguna 1SPEKS yang disediakan. 2.1 Pendaftaran Pengguna Baharu 1SPEKS Panduan umum penghantaran permohonan pendaftaran pengguna baharu 1SPEKS adalah seperti

    berikut:

    2.1.1 Penghantaran Permohonan

    Pengguna perlu menghantar permohonan pendaftaran pengguna baharu 1SPEKS kepada Perbendaharaan Negeri dengan mematuhi perkara-perkara berikut:

    (a) Melengkapkan Borang Pentadbiran Pengguna 1SPEKS. Rujuk Perkara 2.1.2 bagi

    panduan mengisi borang. (b) Menyertakan sesalinan Kad Pengenalan yang dipalang dengan tanda Untuk

    Kegunaan 1SPEKS Sahaja (c) Menyertakan sesalinan surat lantikan / surat arahan skop tugasan kewangan /

    AP101 atau dokumen setara daripada Pegawai Pengawal. Contoh surat lantikan adalah seperti di Lampiran 2B (1).

    (d) Satu (1) borang permohonan adalah untuk capaian di satu (1) Peringkat PTJ, Jabatan, BN atau PKN sahaja. Sekiranya pengguna diberi kebenaran untuk melaksanakan transaksi di 1SPEKS melebihi daripada satu peringkat capaian, pengguna perlu mengisi borang yang berasingan.

    (e) Menyertakan sesalinan surat pemangkuan / surat arahan tanggung kerja daripada Bahagian Sumber Manusia atau Jabatan/Bahagian serata yang menunjukkan skop tugasan kewangan di Peringkat lain.

    (f) Seorang pengguna dibenarkan untuk mempunyai satu (1) Peranan sahaja. Walaubagaimanapun, capaian melebihi satu (1) peranan boleh dipertimbangkan dengan kelulusan khas daripada Pegawai Pengawal dan Bendahari Negeri.

    (g) Menyertakan sesalinan surat lantikan / surat arahan skop tugasan kewangan melebihi daripada satu (1) Peranan daripada Pegawai Pengawal. Contoh surat lantikan adalah seperti di Lampiran 2B(2).

  • PENTADBIRAN PENGGUNA 1SPEKS

    27

    Polisi dan Prosedur Pentadbiran Pengguna 1SPEKS V1.0 | TERHAD

    2.1.2 Panduan Mengisi Borang Pendaftaran Pengguna Baharu

    Borang Pentadbiran Pengguna 1SPEKS bagi proses pendaftaran pengguna baharu hendaklah diisi

    sendiri oleh pengguna dan diluluskan oleh Pegawai Pengawal. Berikut adalah keterangan setiap bahagian dalam borang untuk dijadikan panduan kepada pengguna.

    (a) Bahagian I Jenis Permohonan (No. 1).

    Tandakan [] pada Permohonan Baharu. (b) Bahagian II Maklumat Pengguna.

    Lengkapkan maklumat individu (No. 2 hingga 11). Kod Jabatan dan PTJ adalah merujuk kepada tempat bertugas.

    (c) Bahagian III Maklumat Capaian 1SPEKS.

    Masukkan Kod Jabatan/PTJ (No. 12 & 13) yang diberi Peranan untuk melaksanakan transaksi di 1SPEKS. Sekiranya pengguna diberi tanggungjawab untuk melaksanakan transaksi 1SPEKS di Jabatan/PTJ tempat bertugas hakiki, Kod Jabatan/PTJ adalah sama seperti di Bahagian II. Masukkan Kod Jabatan/PTJ yang lain sekiranya pengguna diberi tanggungjawab untuk melaksanakan transaksi 1SPEKS bagi Jabatan/PTJ selain daripada tempat bertugas hakiki. Rujuk Lampiran 2C (1) untuk senarai Kod Jabatan/PTJ. Pengguna perlu tanda [] pada modul (No. 14) berkaitan selaras dengan surat arahan tugasan. Bagi setiap modul yang ditanda, lampiran perincian capaian proses bagi modul tersebut juga perlu ditanda menggunakan Lampiran 2A (1) hingga 2A (13).

    (d) Bahagian IV Perakuan Pengguna.

    Pengguna mengesahkan maklumat yang diberi adalah benar (No. 16) dengan menandatangan beserta tarikh pada ruang yang disediakan.

    (e) Bahagian V Pengesahan Pegawai Pengawal. Pegawai Pengawal mengesahkan maklumat yang diisi oleh Pengguna adalah selaras dengan arahan tugasan dan menetapkan perkara-perkara berikut (No. 17): o Menandakan [] pada Had Kelulusan Amaun Maksimum bagi

    Baucar Bayaran dan Baucar Jurnal dengan menyatakan nilai

  • PENTADBIRAN PENGGUNA 1SPEKS

    28

    Polisi dan Prosedur Pentadbiran Pengguna 1SPEKS V1.0 | TERHAD

    dalam Ringgit Malaysia. Maklumat ini diberi kepada Pelulus sahaja.

    (f) Bahagian VI Pengesahan Bendahari Negeri.

    Bendahari Negeri menyemak, mengesahkan dan meluluskan permohonan Pengguna (No. 18).

    (g) Bahagian VII Pentadbiran Pengguna di 1SPEKS.

    Untuk kegunaan Pentadbir Sistem (No. 19 & 20) di Perbendaharaan Negeri Sahaja.

    2.2 Pengemaskinian Maklumat Pengguna dan Capaian 1SPEKS Panduan umum pengemaskinian maklumat capaian 1SPEKS adalah seperti berikut:

    2.2.1 Penghantaran Permohonan

    Pengguna perlu menghantar permohonan pendaftaran pengguna baharu 1SPEKS kepada Pentadbir Sistem di Perbendaharaan Negeri dengan mematuhi perkara-perkara berikut:

    (a) Melengkapkan Borang Pentadbiran Pengguna 1SPEKS. Rujuk Perkara 2.2.2 bagi

    panduan mengisi borang. (b) Menyertakan sesalinan surat lantikan / surat arahan skop tugasan kewangan /

    AP101 atau dokumen setara daripada Pegawai Pengawal. Contoh surat adalah seperti di Lampiran 2B (1).

    (c) Satu (1) borang permohonan adalah untuk capaian di satu (1) Peringkat PTJ, Jabatan, BN atau PKN sahaja. Sekiranya pengguna diberi kebenaran untuk melaksanakan transaksi di 1SPEKS melebihi daripada satu peringkat capaian, pengguna perlu mengisi borang yang berasingan.

    (d) Menyertakan sesalinan surat pemangkuan / surat arahan tanggung kerja daripada Bahagian Sumber Manusia atau Jabatan/Bahagian serata yang menunjukkan skop tugasan kewangan di Peringkat lain.

    (e) Seorang pengguna dibenarkan untuk mempunyai satu (1) Peranan sahaja. Walaubagaimanapun, capaian melebihi satu (1) peranan boleh dipertimbangkan dengan kelulusan khas daripada Pegawai Pengawal.

    (f) Menyertakan sesalinan surat lantikan / surat arahan skop tugasan kewangan melebihi daripada satu (1) Peranan daripada Pegawai Pengawal atau pegawai yang diturunkan kuasa. Contoh surat lantikan adalah seperti di Lampiran 2B (2).

    2.2.2 Panduan Mengisi Borang Pengemaskinian Maklumat dan Capaian Pengguna 1SPEKS

    Borang Pentadbiran Pengguna 1SPEKS bagi proses pengemaskinian maklumat dan capaian

    hendaklah diisi sendiri oleh pengguna dan diluluskan oleh Pegawai Pengawal. Berikut adalah keterangan setiap bahagian dalam borang untuk dijadikan panduan kepada pengguna.

  • PENTADBIRAN PENGGUNA 1SPEKS

    29

    Polisi dan Prosedur Pentadbiran Pengguna 1SPEKS V1.0 | TERHAD

    (a) Bahagian I Jenis Permohonan (No. 1). Tandakan [] pada Kemaskini Capaian sekiranya perubahan melibatkan penambahan atau pengguguran capaian sedia ada. Tandakan [] pada Kemaskini Had Kelulusan sekiranya perubahan melibatkan pengemaskinian maklumat Had Amaun Kelulusan kepada Pelulus.

    (b) Bahagian II Maklumat Pengguna.

    Lengkapkan maklumat individu. Kod Jabatan dan PTJ adalah merujuk kepada tempat bertugas. No. 5, 6, 9, 10 dan 11 diisi sekiranya terdapat perubahan.

    (c) Bahagian III Maklumat Capaian 1SPEKS.

    Masukkan Kod Jabatan/PTJ sedia ada (No. 12 & 13) yang diberi Peranan untuk melaksanakan transaksi di 1SPEKS. Sekiranya pengguna diberi tanggungjawab untuk melaksanakan transaksi 1SPEKS di Jabatan/PTJ tempat bertugas hakiki, Kod Jabatan/PTJ adalah sama seperti di Bahagian II. Masukkan Kod Jabatan/PTJ yang lain sekiranya pengguna diberi tanggungjawab untuk melaksanakan transaksi 1SPEKS bagi Jabatan/PTJ selain daripada tempat bertugas hakiki. Rujuk Lampiran 2C (1) untuk senarai Kod Jabatan/PTJ. Pengguna perlu tanda [] pada modul (No. 14) berkaitan selaras dengan surat arahan tugasan. Bagi setiap modul yang ditanda, lampiran perincian capaian proses bagi modul tersebut juga perlu ditanda menggunakan Lampiran 2A (1) hingga 2A (13). Pada lampiran perincian modul, tanda [] Tambah dan tanda [] di Peranan di proses berkenaan jika pengemakinian melibatkan penambahan skop tugasan Proses dan/atau tanda [] Gugur dan tanda [] di Peranan di proses berkenaan jika pengemakinian melibatkan pengguguran skop tugasan Proses.

    (d) Bahagian IV Perakuan Pengguna.

    Pengguna mengesahkan maklumat yang diberi adalah benar (No. 16) dengan menandatangan beserta tarikh pada ruang yang disediakan.

    (e) Bahagian V Pengesahan Pegawai Pengawal.

  • PENTADBIRAN PENGGUNA 1SPEKS

    30

    Polisi dan Prosedur Pentadbiran Pengguna 1SPEKS V1.0 | TERHAD

    Pegawai Pengawal mengesahkan maklumat yang diisi oleh Pengguna adalah selaras dengan arahan tugasan da