BAB 6 PENGURUSANPengenalan Kepada PengurusanPengurusan – Fungsi, proses dan aktiviti merancang, mengorganisasi, memimpin,dan mengawal usaha semua ahli organisasi dan menggunakan sumber organisasi untuk mencapai objektif organisasi yang telah ditetapkan dengan cekap dan berkesan.

Fungsi Pengurusan

Konsep Keberkesanan & Kecekapan Kecekapan – Melakukan kerja dgn cara yg betul (doing thing in a right manner) Keberkesanan –Melakukan sesuatu yg betul (doing the right thing)

3 Kategori Peranan Utama Pengurus (Teori Mintzberg): Bermaklumat (Pengawas, Penyampai maklumat, Jurucakap) Antara perorangan (Lambang/simbol, Pemimpin, Penghubung) Pembuat keputusan (Usahawan, Penyelesai masalah, Pengagih sumber, Perunding)

Pendekatan Pemikiran Pengurusan Pendekatan Klasikal

Menekankan pencarian kaedah utk menguruskan kerja &organisasi dgn cekap.i. Teori pengurusan saintifik

-mengutamakan kaedah saintifik dlm mencari kaedah kerja yg dpt meningkatkan kecekapan pekerja.-menekankan system kerja ikut butir utk mencari cara yg paling efesien dlm melaksanakan sesuatu tugas khusus.

ii. Teori organisasi klasik-menekankan usaha menetapkan garis panduan & kaedah menyeluruh utk menguruskan sesebuah organisasi yg kompleks.-Henry Fayol’ amalan pengurusan dlm sesebuah organisasi boleh dikenal pasti melalui corak-corak tertentu-Max Weber’ memperkenalkan teori birokrasi pengurusan yg menekankan hierarki pengurusan yg jelas-Chester Barnard’ menekan hubungan yg baik antara pengurus dgn pekerja dlm mengurus organisasi bagi memastikan kejayaan organisasi

PerancanganProses yg melibatkan pengurus menentukan matlamat yg ingin dicapai dan menentukan tindakan yg paling sesuai utk diambil di semua peringkat organisasi utk menepati matlamat organisasi

PengorganisasianProses yg melibatkan pengurus menyusun & mengagihkan sumber-sumber organisasi utk melaksanakan tugas yg telah ditetapkan agar matlamat organisasi tercapai.

KepimpinanProses yg melibatkan pengurus cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka dpt melaksanakan tugas yg diberikan dgn cekap & berkesan utk mencapai matlamat organisasi.

PengawalanProses yg melibatkan pengurus memantau prestasi kerja semasa & mengambil tindakan utk memastikan hasil akhir kerja tercapai seperti yg dijangkakan.

Pendekatan Kemanusiaan/GelagatMenekankan konsep kemanusiaan dlm pengurusan organisasi

i. Pergerakan hubungan kemanusiaan-menekankan hubungan & interaksi yg baik antara pengurus dgn pekerja bagi mencapai matlamat organisasi-Kajian Hawthorne’ produktiviti pekerja dpt ditingkatkan jika pengurus memberikan tumpuan pd aspek social di tempat kerja

ii. Teori sains gelagat-menitikberatkan penyelidikan saintifik sebagai asas utk memahami gelagat manusia dlm organisasi-Abraham Maslow’ menyarankan Teori Hierarki Keperluan-Douglas McGregor’ membangunkan Teori X & Teori Ytentang pekerja

Pendekatan Sains Pengurusan/KuantitatifMenekankan penggunaan matematik, statistic dan alat bantu maklumat utk membantu pengurus membuat keputusan demi mencapai matlamat organisasi

i. Teori sains pengurusan-meningkatkan keberkesanan pembuatan keputusan melalui penggunaan model matematik dan kaedah sains

ii. Teori pengurusan operasi-membantu pengurus mengurus pengeluaran & penghantaran barangan & perkhidmatan yg ditawarkan oleh organisasi

iii. Teori sistem pengurusan maklumat-mereka bentuk & menguruskan maklumat melalui computer utk digunakan oleh pengurus dlm membuat keputusan

Kemahiran PengurusanTiga Peringkat Pengurusan dalam Organisasia) Pengurusan peringkat bawahanb) Pengurusan peringkat pertengahanc) Pengurusan peringkat atasan

Pengurusan:i. Peringkat atasan

-bertanggungjawab terhadap keseluruhan kejayaan organisasiii. Peringkat pertengahan

-bertanggungjawab menterjemahkan wawasan, hala tuju, dan strategi jangka panjang organisasi ke dalam objektif & aktiviti yg lebih khusus

iii. Peringkat bawahan-bertanggungjawab melaksanakan rancangan & aktiviti khusus yg telah ditetapkan oleh pengurus peringkat pertengahan

Perancangan-proses menentukan matlamat & memutuskan tindakan yg paling sesuai yg perlu diambil utk mencapai matlamat tersebutKepentingan Perancangan

i. Menyediakan halatujuii. Sebagai panduan utk membuat keputusan

iii. Mengukur prestasi organisasiiv. Membolehkan kawalan dilakukanv. Menyelaras & memperuntukkan sumber

vi. Mencapai matlamat dgn cekap & berkesan

Jenis Perancangan Jenis perancangan mengikut jangka masa:

a) Rancangan jangka panjang/rancangan strategikb) Rancangan taktikal

Jenis perancangan mengikut kegunaan:a) Rancangan tersediab) Rancangan kegunaan tunggal

Jenis perancangan mengikut peringkat:a) Rancangan strategikb) Rancangan taktikalc) Rancangan operasi

Perbezaan antara rancangan strategic, rancangan taktikal & rancangan operasiAspek Rancangan Strategik Rancangan Taktikal Rancangan Operasi

Jangka masa Jangka masa panjang Jangka masa sederhana Jangka masa pendekLiputan Menyeluruh & meliputi

seluruh organisasiTerperinci meliputi setiap jabatan

Terperinci meliputi setiap bahagian/unit

Pengurusan Pengurusan peringkat atasan Pengurusan peringkat pertengahan

Pengurusan peringkat bawahan

Proses Perancangan

Menentukan matlamat & objektifSpesifik/jelas, Dpt diukur, Dpt dicapai,

Mempunyai tempoh masa, Relevan

Menganalisis persekitaran perniagaan Analisis persekitaran dgn melihat apa yg sdg berlaku ramal apa yg akan

Menilai alternative tindakanMenilai semua alternative tindakan yg

dibangunkan dr segi kebaikan/keburukan

Membentuk alternative tindakanMenetapkan lebih drpd 1 cara utk mencapai matlamat

tuk alternative tindakan

Memilih alternative tindakanMemilih alternative yg mempunyai byk kekuatan berbanding kelemahannya

Analisis Pulang Modal Teknik yg dapat membantu pengurus/pembuat keputusan memahami hubung kait antara volum jualan,

kos dan keuntungan dlm organisasi Dilakukan secara grafik/matematik Pengurus boleh merancang aktiviti-aktiviti yg relevan agar dapat mencapai volum yg dapat memberi

keuntungan

Carta Gantt Menunjukkan tahap kemajuan & pencapaian setiap aktiviti berdasarkan jangka masa yg diperlukan &

ditetapkan Kegunaan carta Gantt dlm perancangan:

i) Merancang kemajuan sesuatu program dengan mudah.ii) Menetapkan masa permulaan dan akhir masa setiap aktivitiiii) Menentukan tempoh/mengenal pasti untuk menyempurnakan aktiviti mengikut tempohiv) Membantu membuat pemeriksaan dan perbandingan terhadap sesuatu projekv) Pengurus dapat mengetahui kemajuan perkembangan sebenar sesuatu projek

Kebaikan Carta Gantti) Perkembangan sesuatu projek dapat diikuti daripada mula hingga tamatii) Dapat memebandungakan anggaran masa bagi setaip aktiviti dengan anggaran masa sebenariii) Pengubahsuaian masa dapat dilaksanakan apabila perluiv) Memastikan urutan aktiviti dijalankan mengikut jadualv) Membantu penggunaan sumber

Bajet Merupakan teknik yang digunakan oleh perniagaan untuk merancang pengaliran wang tunai perniagaan

pada masa hadapan. Lazimnya digunakan untuk merancang aliran tunai masuk dan aliran tunai keluar perniagaan

Bajet Tunai Merupakan satu perancangan kewangan yang melihat penggangaran penerimaan atau perbelanjaan yang

dijangka dibuat dalam masa setahun. Pengurus dapat memastikan keperluan tunai organisasi sentiasa mencukupi dan memelihara kedudukan kecairan organisasi berada ditahap memuaskan.

Bajet tunai disediakan untuk satu jangka masa pendek misalnya, suku tahun, setengah tahun atau satu tahun. Hal ini disebabkan semakin panjang sesuatu tempoh akan menyukarkan pihak pengurusan meramal aliran wang tunai dengan tepat

Bajet tunai disediakan untuk tempoh enam bulan perniagaan akan datang menunjukkan perniagaan bakal menghadapi kekurangan wang tunai. Tindakan yang boleh diambil bagi mengatasi masalah tersebut adalah seperti:

a) Mencari jalan meningkatkan hasil jualan dan memeberi tempoh kredit yang pendek kepada pembeli

b) Mencari jalan mengurangkan perbelanjaanc) Memohon tempoh bayaran balik pinjaman lebih panjangd) Mendapatkan sumber kewangan tambahan seperti pelaburan baharue) Merancang pembelian aset tetap dengan bijak bagi mengurangkan pengaliran kueluar wang tunai

Penggunaan bajet tunai dalam perancangan Penerimaan tunai Pembayaran tunai Aliran tunai bersih Baki tunai bersih

Bajet Modal Merupakan perancangan dalam jangka masa panjang yang melibatkan aktiviti-aktiviti pelaburan

penilaian aliran tunai masuk dan keluar, dan proses keputusan pelaburan. Projek pelaburan boleh dikelaskan kepada lima kategori, iaitu:

a) Produk baharub) Pembesaran produk sedia adac) Penggantian aset tetap seperti peralatan dan bangunand) Penerokaane) Penyelidikan dan pembangunan (R&D)

Kaedah Laluan Genting (Critical Path Method, CPM) Suatu cara utk mengenal pasti aktiviti penting/kritikal yg telah dijadualkan bg sesuatu projek &

memudahkan pihak pengurusan utk membuat pengawalan dr segi kos Laluan genting – tempoh masa yg paling lama yg boleh diambil oleh sesuatu projek utk disiapkan Laluan genting dirancang supaya sesuatu projek dpt disiapkan selewat-lewatnya pd jangka masa laluan

genting/sebelum jangka masa tersebut Analisis PERT sebagai alat perancangan dan pengawalan berguna untuk menentukan masa dan

kebarangkalian sesuatu projek dapat disiapkan mengikut jadual, kos projek, kecukupan sumber, dan aktiviti genting yang terlibat dlm sesuatu projek

Berikut merupakan contoh PERT bagi pembinaan sebuah gudangIstilah Huraian Formula

ES Masa permulaan terawal ialah kegiatan-kegiatan terawal yang boleh dimulakan

ESj = mak. {ESi = Di}

LF Masa siap terlewat ialah kegiatan-kegiatan yang paling lewat boleh disiapkan supaya tidak menggangu aktiviti lain

LFj = min. {LFj – Dj}

LS Masa mula terlewat ialah kegiata-kegiatan yang boleh dimulakan supaya tidak mejejaskan aktiviti lain

LS = LF – D

EF Masa terawal siap ialah aktiviti-aktiviti yang boleh disiapkan paling awal

EF + ES + D

S Slak ialah perbezaan antara masa yang ada untuk melaksanakan sesuatu aktiviti dan jangka masa yang diperlukan

S = LF - EF

Perancangan Strategik-satu proses di mana organisasi menetapkan strategi/hala tuju & membuat keputusan ttg cara mengagihkan sumber-sumbernya utk melaksanakan strategi tersebut

Unsur Perancangan StrategikUnsur Maksud

Visi Apa yg diinginkan organisasi & merupakan persepktif jangka panjang serta memberi focus pd masa hadapan

Misi Tujuan utama & matlamat penubuhan sesebuah organisasiObjektif Sasaran/ hasil akhir yg cuba dicapai oleh organisasiStrategi Rancangan menyeluruh yg menetapkan satu hala tuju yg penting bg organisasiTaktik Cara/langkah yg digunakan utk mencapai sasaran/matlamat yg ditetapkan

Dasar/polisi Garis panduan umum utk membantu pengurus membuat keputusan & mengambil tindakan

Prosedur Tatacara/langkah khusus yg perlu diikuti secara turutan bg melaksanakan dasaryg ditetapkan

Standard Persetujuan yg telah didokumentasikan & spesifikasi teknikal/kriteria terperinci dinyatakan utk diguna pakai secara konsisten

Analisis SWOT Kaedah rancangan strategik yg digunakan utk menilai kekuatan, kelemahan, peluang & ancaman yg ada

dlm sesebuah organisasi Melibatkan penentuan faKtor dalaman & luaran yg membantu/menghalang pencapaian objektif sesebuah

organisasi Tujuan membuat analisis SWOT:

i. Mengekalkan & menambah baik segala faktor kekuatan yg adaii. Mengenal pasti kelemahan-kelemahan perniagaan & mengambil tindakan utk memperbetulkan

kelemahan tersebutiii. Meneroka segala peluang bagi melaksanakan strategi organisasiiv. Mengenal pasti segala ancaman perniagaan serta mengambil langkah yg sesuai utk menghadapi &

mengurangkannya

Pengorganisasian Proses menyusun & mengagihkan sumber manusia & sumber lain utk melaksanakan tugas agar matlamat

organisasi yg telah ditetapkan tercapai secara cekap & berkesan Kepentingan pengorganisasian:

i. Mengagihkan sumber secara cekapii. Menentukan bidang tugas jabatan & tugas setiap pekerja

iii. Menyelaras antara jabataniv. Membentuk rantaian arahan

Carta Organisasi – satu gambar rajah lini yg menunjukkan struktur jabatan/unit/bahagian utama dlm organisasi seperti jabatan, pembuatan, pemasaran, kewangan, pengurusan sumber manusia & inventori

Maklumat yg dapat digambarkan dlm carta organisasi:i. Pembahagian kerja

ii. Jenis tugasiii. Peringkat pengurusaniv. Aliran komunikasi & rantai arahanv. Pengelompokan kerja

Bentuk Struktur Organisasi

KETUA EKSEKUTIF

PENGURUSAN PEMASARAN

PENGURUS PENGELUARAN

PENGURUS KEWANGAN

PENYELIA KILANG

Struktur Organisasi mengikut fungsi Pengelompokkan tugas berdasarkan fungsi asas organisasi seperti jabatan pengeluaran, jabatan

pemasaran, jabatan kewangan & jabatan sumber manusia

Struktur Organisasi mengikut Divisyen Pengelompokkan tugas berdasarkan persamaan produk, perkhidmatan & sasaran pemasaran Dibahagikan kepada 3 bentuk:

a) Struktur organisasi mengikut divisyen produk-penjabatanan jabatan mengikut jenis divisyen produk ialah pembentukan jabatan mengikut jenis keluaran yang dihasilkan oleh perniagaan.-kebaikan penjabatan organisasi ini ialahi) Mempercepat proses membuat keputusan, terutama dari segi pengeluaran kerana setiap bahagian boleh membuat keputusan berdasarkan produk masing-masingii) Memudahkan pengukuran prestasi setiap jabatan yang menghasilkan produk yang berlainan kerana ukuran jualan mengikut produk masing-masingiii) Amat sesuai diamalkan oleh organisasi besar, setiap bahagian produk boleh focus dan membuat keputusan berdasarkan pengeluaran produk.iv) Penyelidikan terhadap setiap produk mudah dijalankan kerana setiap bahagian member focus kepada satu produk dan tiada kaitan dengan bahagian produk lain.

KETUA EKSEKUTIFPENGURUS PEMSARAN

PENGURUS PENGELUARAN

PENGURUS SUMBER

MANUSIA

PENGURUS KEWANGAN

KETUA EKSEKUTIF

PENGURUS PRODUK BERAS PENGURUS PRODUK TEPUNG

EKSEKUTIF PEMASARAN

EKSEKUTIF PENGELUARAN

EKSEKUTIF KEWANGAN

PENGURUS PRODUK JAGUNG

b) Struktur organisasi mengikut divisyen pasaran-Penjabatanan ini sesuai diwujudkan jika organisasi ingin memenuhi kepuasan pengguna berdasarkan keperluan pasaran pelanggan yang berbeza dalam pasaran tersebut.

-Kebaikan penjabatan mengikut divisyen pasaran adalah:i) Memberi tumpuan terhadap memenuhi kehendak pelanggan yang berbezaii) Meningkatkan keyakinan dan kepuasan pasaran pelanggan melalu layanan istimewa yang diberi oleh pengeluar berdasarkan ciri-ciri khusus penggunaiii) Mewujudkan kepakaran dalam bidang khidmat pelanggan kerana setiap pasaran berbeza memerlukan pengetahuan yang khusus bagi setiap jenis pelanggan pasaran tersebutiv) Memudahkan proses pemberian perkhidmatan selepas jualan kerana pasaran yang berbeza dengan kategori pelanggan yang berbeza-beza memerlukan perkhidmatan selepas jualan yang berbeza-beza.

-Keburukan penjabatan mengikut divisyen pasaran ialah:i) Menyukarkan penyelarasan antara jabatan yang mengendalikan permintaan pelanggan yang bersainganii) Pengurus dan pekerja perlu melengkapkan diri dengan kemahiran khidmat pelanggan bagi menyelesaikan masalh yang dihadapi oleh penggunaiii) kumpulan pelanggan mungkin tidak dapat dibezakan secara jelas atau nyataiv) Melibatkan kos pengurusan yang tinggi dan tidak sesuai diamalakn oleh organisasi kecil yang mempunyai bilangan pelanggan yang sedikit

c) Struktur organisasi mengikut geografi

KETUA EKSEKUTIF

PENGURUS PASARAN PERDAGANGANN

EKSEKUTIF PEMSARAN EKSEKUTIF PENGELUARAN

EKSEKUTIF KEWANGAN

-Penjabatan organisasi mengikut divisyen geografi amat sesuai diamalkan oleh perniagaan yang memiliki pelanggan mengikut geografi yang luas dan berselerak seperti perniagaan antarabangsa.-Seoang ketua organisasi dilantik mengetuai pejabat pengurusan yang terletak dikawasan yang strategik. Cawangan lain pula akan diketua seorang pengurus bahagian yang bertanggungjawab melaporkan segala maklumat dan laporan kepada pengarah ibu pejabat

-Kebaikan penjabatan divisyen geografii) Melibatkan peruntukkan tanggungjawab lebih rendah kerana pembahagian pengurusan dilaksanakan mengikut sesuatu pasaran.ii) Memberi penekanan pada ciri-ciri kawsan dan masalah yang mungkin dihadapi oleh pengguna tempatan. Pengurus tempatan lebih memahami masalah masing-masing mengikut lokasi.iii) Membantu pihak pengursan mengenal pasti cita rasa pelanggan dikawasan geografi yang berlainan dengan lebih tepat. Seterusnya dapat membantu organisasi mengahasilkan produk yang dapat memenuhi kehendak dan keperluan pelanggan.iv) Menikmati faedah ekonomi operasi tempatan kerana operasi perniagaan boleh menggunakan sumber tempatan yang tersedia.

-Keburukan penjabatan divisyeb geografii) Organisasi perlu mengambil lebih banyak pekerja yang memepunyai kemahiran pengurusanii) Menyukarkan penyelenggaraan perkhidmatan pada peringkat pusat, malah perkhidmatan lain perlu disediakan pada peringkat kawasan seperti perkhidmatan pembelian dan pengurusan sumber manusiaiii) Perhubungan antara pelerkja dikawasan atau bahagian yang berlainana mungkin kurang rapat dan mesraiv) Pekerje lebih tertumpu pada usaha mencapai matlamat bahagian masing –masing dan mengabaikan matlamat organisasi secara menyeluruh.

PENGARAH

PENOLONG PENGARAH KAWASAN SELATAN

PENOLONG PENGARAH KAWASAN TENGAH

PENOLONG PENGARAH KAWASAN UTARA

PENOLONG PENGARAH KAWASAN TIMUR

Struktur Organisasi mengikut Matriks Organisasi ini dikenali sebagai struktur jaringan atau pun ‘sistem pelbagai arahan’. Organisasi yang

mengamalkan penjabatan matriks, peranan jabatan pengeluaran dianggap amat penting. Setiap pekerja dalam organsasi perlu melaporkan kepada dua orang ketua, iaitu ketua jabatan dimana pekerja tersebut bekerja atau ketua jabatan pengeluaran.

≤

-Kebaikan penjabatanan organisasi mengikut Matriks:i) Kepakaran pekerja mahr dengan cekap dan perkongsian kepakaran boleh dilaksanakan antara jabatan fugsian dan projekii) Fleksible dalam pengurusan projek atau produk baharu disebabkan penggunaan fungsi perniagaan dapat digunakan atas projek baharuiii) penjabatanan matriks dapat meningkatkan kemahiran pekerja sesuatu fungsi merentasi fungsian organisasi yang lainiv) Perkongsian kepakaran dengan projek lain, dapat menggalakkan kerjasama antara jabatan.v) Mengembangkan peranan hubungan manusia, maklumat dan membuat keputusan bagi pekerja terlibat.vi) Gabungan kepakaran fungsian dengan pelbagai projek dan produk dapat meningkatkan kualiti pembuatan keputusan dan penyelesaian masalah

-Keburukan penjabatanan organisasi mengikut Matriks:i) Konflik autoriti cenderung wujud dalam organisasi disebabkan setiap projek akan menggunakan perkhidmatan kepakaran terdiri daripada bahagian lain.ii) Seseorang pekerja mempunyai dua orang ketua, dapat menyebabkan berlakunya pertindihan arahan yang diberi kepada para pekerja yang terlibatiii) Pengurus perlu melengkapakan diri dengan kemahiran perhubungan manusia. Disebabkan peranan pengurus bukan sahaja terlibat dalam bahagiannya tetapi melibatkan tanggungjawab dengan pekerja dari bahagian lain.

Bentuk Struktur Organisasi LainStruktur Organisasi berdasarkan Pasukan

PENGARAH

PENGURUS PROJEK A

PENGURUS PROJEK B

PENGURUS PROJEK C

PENGURUS KEWANGAN

EKSEKUTIF A1

EKSEKUTIF B1

EKSEKUTIF C1

PENGURUS KEWANGAN

EKSEKUTIF A2

EKSEKUITF B2

EKSEKUTIF C2

PENGURUS KEWANGAN

EKSEKUTIF A3

EKSEKUTIF B3

EKSEKUTIF C3

Organisasi yg disusun sepenuhnya berdasarkan pasukan/kumpulan kerja Memberi kuasa kepada pekerja dan peningkatan kerjasama dalam kemahiran dan disiplin yang berbeza Pasukan berstruktur tiada hierarki atau rantaian arahan. Setiap pasukan mempunyai akauntabiliti

terhadap pretasi syarikat-Kebaikan struktur berdasarkan Pasukani) bebanan pekerjaan dikurangkan dan masalah pertindihan dapat dielakkan dengan pengagihan kerja atau tugas secara sistematikii) penglibatan pekerja lebih aktif memberi idea dengan lebih banyak dan bernas sebelum membuat keputusan kerana pekerja dapat melibatkan diri sama ada secara langsung atau tidak langsungiii) menghasilkn keputusan yang lebih baik apabila bergabung dalam sebuah pasukan yang berasaskan latar belakang yang berbeza dan potensi yang terhadiv) membina satu sistem sokongan utuh dan kukuh. Setiap ahli bekerjasama dalam mencapai satu matlamat bersama-sama bertanggungjawab atas hasil kerja yang dicapai

Struktur Organisasi berdasarkan Projek Struktur sementara iaitu sumber diagihkan bg melaksanakan sesuatu projek jangka pendek tertentu

terutamanya projek yg unik & kompleks Struktur organisasi ini tidak berpusat. Dapat mengurangkan birokrasi dalam pengurusan. Dapat membuat

keputusan sendiri bagi memastikan kaedah tugas dilaksanakan untuk menyiapkan sesuatu projek-Kebaikan struktur berdasarkan Projeki)lebih berfokus kepada jenis projek yang dijalankan. ii) mewujudkan tahap kecekapan yang tinggi dlm klangan pekerja. Tenaga kerja yang digunkan trdiri daripada tenaga pakar dan tenaga kerja terbaik dalam bidang berkaitan. Dapat memastikan produk tersebut bermutu tinggiiii) mempunyai hubungan dengan struktur matriksiv) mewujudkan pembentukkan kumpulan kerja yang formal kerana projek yang dilaksanakan memerlukan pekerja daripada fungsi lain seperti kewangan, pengeluaran dan sumber manusia. Penggabungan pelbagai fungsi membentuk pasukan yang menghasilkan kumpulan yang efektif, efisien dan berkemahiran tinggiv) faedah berpasukan mewujudkan satu hubungan yang baik dengan pekerja daripada pelbagai fungsi. Mewujudkan satu kemahiran komunikasi dalam kalangan pekerja dlm sesebuah organisasi

Struktir Organisasi bagi Unit Perniagaan Strategik (SBU) Struktur organisasi yg melibatkan satu bahagian/unit yg kecil diberi autonomi dari segi pengurusan dan

kuasa dalam membuat keputusan untuk mencapai sesuatu matlamat tersendiri bagi tempoh masa panjang.

Pembentukan SBU mengambil kira faktor untuk memenuhi tuntutan dengan cepat berdasarkan perubahan persekitaran.

SBU berkeupayaan merebut peluang perniagaan yang wujud disebabkan unit perniagaan mempunyai pelanggan dan matlamat sendri.

Struktur Organisasi bagi Organisasi Tanpa Sempadan Reka bentuk struktur organisasi tidak terhad kpd sempadan struktur biasa yg ditetapkan terlebih dahulu

Merupakan organisasi yang tidak berstruktur kerana dalam struktur ini rantaian arahan dihapuskan,tiada had dalam jangkauan kawalan dan penjabatan digantikan dengan autoriti pasukan

Struktur ini menghapuskan segala halangan menegak,mendatar dan juga sempadan persekitaran dalaman dan luaran.

Walaupun pengurus dan pekerja bawahan masih melaporkan kepada pihak atasan,struktur ini menekankan kepada fleksibiliti dan tindak balas yang cepat.

Proses Pengorganisasian

1. Penentuan objektif a. Pengurus perlu menentukan objektif bagi setiap jabatan atau unit. b. Objektif ditentukan berdasarkan kemampuan dan kebolehan pekerja dalam setiap jabatan atau unit berkenaan untuk mencapainya. c. Objektif jabatan juga penting kerana objektif dijadikan panduan untuk mengenal pasti jenis aktiviti yang akan dilaksanakan oleh jabatan atau unit berkenaan. d. Contohnya, sesebuah organisasi yang menjalankan perniagaan perabot boleh menentukan objektif perniagaan seperti meningkatkan keuntungan, memenuhi cita

2. Pengenalpastian aktiviti a. Apabila objektif jabatan telah ditentukan, maka langkah yang seterusnya ialah mengenal pasti aktiviti-aktiviti yang akan mendokong fungsi dan matlamat serta hala tuju jabatan. b. Hal ini penting bagi memastikan aktivitiaktiviti yang ditentukan selaras dengan fungsi jabatan dan tidak bertindih dengan jabatan yang lain. c. Contohnya, aktiviti-aktiviti bagi perniagaan perabot ialah menempah perabot daripada pembekal, memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menghantar

3. Pengelasan aktiviti a. Kemudian, semua aktiviti yang telah dikenal pasti akan dikelaskan dan disusun mengikut kemahiran, kecekapan dan kriteria-kriteria tertentu. b. Contohnya, kerja memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima bayaran daripada pelanggan, menerima tempahan daripada pelanggan boleh dikelaskan di bawah satu

4. Pengelompokan aktiviti

Penentuan Objektif

Pengenalpastian Aktiviti

Pengagihan Tugas, Autoriti & Tanggungjawab

Pengelompokkan Aktiviti

Pengelasan Aktiviti

a. Setelah aktiviti-aktiviti yang dikenal pasti dikelaskan mengikut fungsi dan sifatnya, aktiviti-aktiviti tersebut perlu dikelompokkan mengikut unit-unit tertentu. b. Setiap unit bertanggungjawab terhadap aktiviti-aktiviti yang dikelaskan dalam kategori tersebut. c. Maka suatu jabatan atau unit akan terbentuk berdasarkan aktiviti yang dikelompokkan. d. Nama jabatan atau unit akan diberikan berdasarkan jenis kerja yang dipertanggungjawabkan. e. Contohnya Jabatan Khidmat Pelanggan akan melayan pelanggan dengan memberikan khidmat nasihat kepada pelanggan, menerima tempahan, dan menerima bayaran daripada pelanggan manakala Jabatan Penghantaran akan bertanggungjawab untuk

5. Pengagihan tugas, autoriti dan tanggungjawab a. b. c. d. e. f. Selepas unit-unit tertentu dibentuk, langkah yang seterusnya ialah menentukan bilangan pekerja yang diperlukan di setiap unit, pihak yang akan melakukan tugas, bidang tugas dan tanggungjawab pekerja, serta rantaian arahan. Pihak pengurusan atasan akan membuat pengagihan tugastugas kepada ketua-ketua jabatan dan memaklum kepada mereka tentang objektif yang perlu dicapai. Pengurus di setiap jabatan akan mengagihkan tugas kepada individu-individu yang sesuai supaya tugas dilaksanakan dengan baik. Tugas-tugas yang diberikan haruslah berpadanan dengan kemahiran yang dimiliki oleh seseorang pekerja. Contohnya, pekerja yang mempunyai kemahiran dalam bidang perakaunan diberi tugas untuk membuat catatan lejar berdasarkan dokumen urus niaga. Seseorang pekerja juga akan diberikan autoriti, iaitu hak atau

Manual Organisasi Dokumen yg berkaitan dgn dasar & tatacara yg meliputi semua aspek pengurusan Termasuk fail meja, manual prosedur kerja & prosedur kualitiFail meja

a. Fail meja ialah dokumen rujukan bagi peringkat individu atau sesuatu jawatan. b. Dokumen ini mengandungi carta organisasi atau jabatan yang menunjukkan kedudukan sesuatu jawatan dalam organisasi atau jabatan berkenaan, objektif jabatan berkenaan, dan prosedur kerja yang berkaitan dengan jawatan tersebut.

Manual prosedur kerja a. Manual prosedur kerja ialah dokumen rujukan utama bagi melakukan sesuatu tugas dalam organisasi atau jabatan tertentu. b. Antara kandungan penting dalam manual prosedur kerja : i. Fungsi dan objektif rasmi organisasi atau jabatan ii. Prosedur-prosedur yang harus diikuti oleh pekerja iii.Pegawai dan pekerja yang bertanggungjawab untuk melaksanakan setiap aktiviti

Prosedur kualiti a. Dokumen yang disediakan oleh organisasi untuk memastikan rekod kualiti diwujudkan dan diselenggara sebagai bukti pematuhan standard dan pelaksanaan sistem kualiti. b. Manual organisasi penting bagi membantu pekerja melaksanakan tugas dan tanggungjawab mereka dengan cekap dan berkesan mengikut standard dan langkah-langkah yang

Konsep Pengorganisasian

Konsep MaksudAutoriti Hak utk membuat keputusan & mengambil tindakan utk menjalankan sesuatu

tugas/tanggungjawabTanggungjawab Kewajipan & amanah yg diberikan kpd seseorang pekerja disebabkan oleh

kedudukan, fungsi/kerjanyaAkauntabiliti Sikap bertanggungjawab seseorang kpd pihak yg terlibat ttg sebarang tindakan yg

diambil dlm proses pelaksanaan tugasnya & sedia utk memberikan jwpn terhadap tindakannya kpd pihak yg berhak utk mendapatkan penjelasan tersebut

Pemusatan autoriti Tumpuan autoriti di peringkat atasam organisasiPemencaran autoriti Pembuatan keputusan yg diagihkan ke semua peringkat organisasi

Penugasan Pemberian hak kpd staf bwhan utk membuat keputusan & bertindak dlm bidang tertentu

Enpowermen Pemberian kuasa kpd pekerja utk memikirkan, bergelagat, bertindak & membuat keputusan secara bebas

Autoriti lini Hak yg ada pd seseorang pengurus utk membuat keputusan yg melibatkan aktiviti utama bg pencapaian matlamat organisasi secara langsung

Autoriti staf Hak memberikan nasihat kpd fungsi lini organisasi berdasarkan bidang kepakaran yg dimiliki

Jangkauan kawalan Bilangan staf bawahan yg melaporkan terus kdp seseorang pengurus/penyeliaRantaian arahan Hubungan langsung antara ketua dgn pekerja dr segi system pelaporan dlm

sesebuah organisasi

Kepimpinan Satu proses dgn pengurus/pemimpin cuba mempengaruhi gelagat pekerja agar mereka melaksanakan

tugas & tanggungjawab yg diberi utk mencapai objektif & matlamat organisasi yg telah ditetapkan Kepentingan kepimpinan:

a) Mempengaruhi pekerja b) Menjadi teladan untuk pekerjac) Membantu ketua mengurus secara berkesand) Mempunyai autoriti untuk mengarah

Jenis Kuasa PemimpinKuasa Sah – kuasa yg ada pd seseorang pemimpin disebabkan oleh jawatan yg sah yg disandangnya dlm organisasiKuasa Ganjaran – kuasa pemimpin utk memberikan ganjaran kpd pekerja/menarik balik ganjaran yg diberikan kpd pekerja. Ganjaran yang diberikan oleh pemimpin kepada para pekerja terdapat dalam bentuk kewangan dan bukan kewanganKuasa Desakan/Ugutan – member keupayaan kepada pemimpin untuk memaksa para pekerja agar mematuh keputusan dan tindakan pemimpinKuasa Rujukan – pemimpin menjadi tempat rujukan atau “Role Model” utk mempengaruhi pekerja melakukan sesuatu perkara & mendengar masalah pekerja serta memberikan dorongan kpd pekerjaKuasa Kepakaran – berlaku apabila pekerja lain mengiktiraf seseorang itu mempunyai kebolehan tentang pengetahuan dalam bidang tertentu dan kemahiran yang mampu menyelesaikan sesuatu masalah yang tidak dapat diselesaikan oleh kumpulan tersebutKuasa Formal – pemimpin yang memiliki kuasa yang berpunca daripada jawatan yang dimiliki di sesebuah organisasiKuasa Informal – kuasa yang dimiliki oleh pemimpin disebabkan faktor peribadi yang berkarisma yang menjadi ikutan oleh pekerja lain

Jenis KepimpinanKepimpinan Transactional – menekankan peranan pemberian arahan atau penyeliaan pemimpin terhadap, pengorganisasian & prestasi kerja pasukanKepimpinan Transformational – menyampaikan visi yg jelas ttg matlamat kumpulan, menunjukkan keghairahan utk bekerja serta mempunyai kebolehan utk menjadikan pekerja bersemangat & bertenaga utk bekerjaKepimpinan karismatik – menyediakan persekitaran yg bertenaga & pengukuhan yg positif kpd pekerjaKepimpinan berwawasan (Visionary) – mempunyai visi& bayangan masa hadapan ttg organisasi yg bakal dikecapi

Gaya KepimpinanAutokratik – membuat keputusan & bertindak atas keputusan yg dibuat secara berseorangan;manakala pekerja bawahan tidak terlibat langsung dlm proses membuat keputusan kerana pandangan mereka tidak diambil kiraDemokratik– melibatkan staf bawahan dlm proses membuat keputusanLaissez-faire – ketua tidak campur tangan dlm urusan pekerja & membenarkan staf bawahan utk membuat keputusan sendiriKontigensi – gaya kepimpinan yg disesuaikan mengikut keadaan/situasi dgn melihat kpd elemen-elemen persekitaran

Pemimpin Formal – pemimpin yg dilantik secara rasmi oleh organisasi mengikut prosedur Pemimpin Tidak Formal –pemimpin yg dipilih melalui persetujuan ramai oleh ahli-ahli yg terlibat Motivasi – keinginan seseorang berusaha secara bersungguh-sungguh utk mencapai kehendaknya Teori Motivasi:

a) Maslow – keperluan manusia boleh dikategorikan kpd 5 jenis yg boleh disusun pd 1 tingkat keperluan yg sistematik

b) Herzberg – kehendak manusia di tempat kerja boleh dikategorikan kdp 2 iaitu faktor penjagaan & faktor motivasi

c) McGregor – berdasarkan 2 andaian utama ttg manusia di tempat kerja iaitu andaian negative (Teori X) & andaian positif (Teori Y)

d) McClelland – menjelaskan ttg 3 jenis kehendak manusia yg dpt memberikan kesan kpd tingkah laku mereka di tempat kerja

Pasukan Kerja dalam Organisasi: Pasukan Formal

- dibentuk oleh pengurus utk mencapai matlamat organisasi dgn melaksanakan aktiviti/tugas tertentu Pasukan Tidak Formal

- terbentuk apabila pekerja menubuhkan 1 kumpulan/pasukan di luar autoriti organisasi

Kepentingan Pasukan:

Mempengaruhi pengikut Memberi motivasi

Membina pasukan Mempunyai wawasan

Peranan Pemimpin

a) Membolehkan kerja disiapkan dlm tempoh yg ditetapkanb) Meringankan beban kerja ahli pasukanc) Menjanakan idea yg lebih baikd) Menyelesaikan masalah secara berkesane) Memotivasikan ahli pasukan

Proses Pembentukan Pasukan

Stres Suatu tindak balas fizikal, mental/emosi terhadap kejadian/peristiwa yg menyebabkan gangguan

fizikal/mental Terdapat kaitan antara tahap stress dgn prestasi kerja Jika tahap stress adalah rendah, maka prestasi kerja tidak terjejas Punca stress

a) Faktor pekerjaan & tempat kerja- Konflik peranan- Kekaburan peranan- Beban tugas- Skop kerja- Kekurangan sokongan social- Keadaan tempat kerja- Struktur organisasi- Kepimpinan organisasi- Kitaran hayat organisasi- Ganjaran & pampasan- Hubungan manusia

b) Faktor individu- personaliti- lokus kawalan- pengalaman kerja- persepsi- rutin harian

c) Faktor persekitaran umum- Ketidaktentuan ekonomi- Ketidakstabilan politik- Ketidaktentuan teknologi- Kejadian-kejadian yg mengejutkan

Kaedah menangani stres:a) Pendekatan organisasi

i. Iklim organisasi yg baikii. Program kaunseling

iii. Program sokongan keluargaiv. Program pengurusan stressv. Sistem mentor

Pembentukan (Forming) Pembentukan (Forming)

Pembentukan (Forming)Pembentukan (Forming)Pembentukan (Forming)

vi. Reka bentuk semula kerjavii. Penetapan matlamat yg jelasviii. Komunikasi organisasi

b) Pendekatan individui. Pengurusan masa

ii. Teknik fisiologiiii. Bersukan & senamaniv. Sokongan social

Kesan Stres Kpd Individua) Keletihan yg berpanjanganb) Kurang tenagac) Cepat marah & panas barand) Lebih ganase) Mengambil minuman keras berlebihanf) Banyak makang) Terlalu bimbangh) Selalu sakit kepalai) Tekanan darah tinggij) Sakit jantungk) Lenguh-lenguh anggota badanl) Produktiviti menurunm) Tidak hadir ke tempat kerjan) Lantik henti meningkat

Kesan Stres Kpd Organisasia) Menampung kos yg tinggi utk perubatan, insurans kesihatan

& program-program latihan utk menangani stresb) Produktiviti pekerja menurunc) Kadar lantik henti yg tinggid) Kadar keganasan dlm tmpt kerja meningkate) Kadar ponteng kerja/ketidakhadiran kerja meningkat

Pengawalan Proses pemantauan prestasi & pengambilan tindakan bg memastikan hasil tercapai seperti yg dijangkakan Kepentingan pengawalan:

a) Membantu organisasi mencapai matlamat yg telah ditetapkanb) Memastikan semua projek/aktiviti yg dirancang berjalan seperti yg diinginkanc) Membantu pengurus menyelaras semua aktiviti unit/jabatan kea rah mencapai matlamat yg

ditetapkan

Jenis kawalan:a) Kawalan dalaman – sistem dalaman yg digunakan oleh organisasi utk memastikan bahawa organisasi

berjalan pd landasan yg betulb) Kawalan luaran – kawalan di luar organisasi yg bertindak utk mengawal tindak tanduk organisasi &

pekerja

Sistem Kawalan Dalaman:

a) Audit dalaman - Dilakukan utk menyemak semula perjalanan organisasi dlm tempoh tertentu utk mengenal pasti

sama ada fungsi perancangan, pengorganisasian, kepimpinan & pengawalan berdasarkan dasar, arahan & peraturan pengurusan telah dilaksanakan dgn berkesan selaras dgn objektif & amalan pengurusan yg baik

b) Dasar organisasi- Garis panduan umum utk membantu pengurus membuat keputusan & mengambil tindakan

c) Prosedur kerja- Tatacara/langkah khusus yg perlu diikuti secara turutan bg melaksanakan dasar yg ditetapkan

Sistem Kawalan Luaran:a) Audit luaran

- Sama fungsi dgn audit dalaman, ttpi fungsi ini dilakukan oleh juruaudit dr luar organisasib) Peraturan & undang-undang

- Peraturan & undang-undang Negara yg digubal bg menastikan organisasi beroperasi mengikut lunas-lunas tertentu.

Proses Kawalan

3 Kaedah KawalanKawalan Awalan Kawalan yg dibuat terhadap input utk memastikan input yg digunakan semasa proses

transformasi memenuhi standard tertentuKawalan Semasa Kawalan terhadap aktiviti yg sdg diproses utk mengubah input kpd output agar aktiviti

tersebut memenuhi standard yg ditetapkanKawalan Selepas Kawalan terhadap output yg dihasilkan

Fungsi Analisis Titik Pulang Modal Sebagai Alat Kawalana) Mengenal pasti unit minimum ug harus dihasilkan utk mendapat pulang modalb) Mengawal kos pengeluaran agar tidak terlebih belanjac) Menentukan harga bg barang yg dikeluarkand) Merancang pengeluaran utk mendapat untung yg disasarkan

Fungsi Bajet Sebagai Alat Kawalana) Merancang pendapatan & perbelanjaan perniagaanb) Mengawal aliran masuk & keluar sumber kewangan mengikut keutamaanc) Memastikan sumber kewangan yg diperoleh dpt menampung perbelanjaan yg dilakukand) Memastikan sumber kewangan digunakan secara berkesan & tidak membazir

Fungsi Carta Gantt Sebagai Alat Kawalana) Memantau kemajuan sesuatu projek dr mula hingga tamat iaitu memastikan setiap aktiviti disiapkan

mengikut tempoh masa yg telah dirancangb) Mengawal masa penggunaan sumberc) Memastikan setiap aktiviti dlm sesuatu projek dilakukan mengikut urutan supaya tidak menjejaskan

perjalanan aktiviti yg lain

Menetapkan Standard Mengukur Pencapaian Membanding Pencapaian dgn StandardMembuat Langkah

Pembetulan

Fungsi Teknik Menilai & Menyemak Program (PERT) & Cara Laluan Genting (CPM) Sebagai Alat Kawalana) Mengawal kemajuan projek dgn mengenal pasti kegiatan yg tidak berjalan dgn baik & bagaimana

kegiatan tersebut mempengaruhi pelaksanaan kegiatan lainb) Mengawal projek supaya ia dpt disiapkan mengikut tempoh masa yg telah dirancangc) Memastikan aktiviti kritikal dpt disiapkan mengikut masa supaya tidak mengganggu aktiviti laind) Mengawal aktiviti luar jangka sekiranya berlaku masalah yg tidak dpt dielakkan

BAB 7 ASPEK PERUNDANGAN PERNIAGAAN

Undang-undang KontrakAkta Kontrak 1950 Suatu undang-undang yg mengandungi elemen-elemen asas kontrak yg perlu dipatuhi oleh pihak yg

terlibat dlm sesuatu kontrak di Malaysia Mengandungi peruntukan berkenaan dgn pembentukan kontrak, pelaksanaannya & peruntukan yg

berkaitan dgn agensi Perkataan ‘kontrak’ didefinisikan di bawah Seksyen 2(h) dlm Akta Kontrak 1950 sebagai ‘sesuatu

perjanjian yg boleh dikuatkuasakan oleh undang-undang’ Sesuatu perjanjian itu ialah kontrak yg boleh dikuatkuasakan oleh undang-undang jika dibuat oleh pihak yg

layak utk berkontrak, dgn kerelaan yg diberikan secara bebas & balasan serta tujuan perjanjian mestilah sah di sisi undang-undang

Elemen-elemen Kontrak

Tawarana) Aku janji oleh 1 pihak kpd 1 pihak yg lain bahawa ia akan melakukan sesuatu/menahan diri dr

melakukan sesuatu jika pihak yg lain itu bersedia utk menerima/mematuhi segala syarat yg disebutkan oleh pihak pembuat tawaran

b) Elemen penting dalam tawaran- Tawaran mestilah jelas, lengkap & muktamad- Penerima tawaran harus ditentukan- Tawaran adalah berbeza drpd pelawaan tawaran

c) Sebab sesuatu tawaran akan tamat- Pembuat tawaran membatalkan tawarannya- Penolakan tawaran oleh penerima tawaran- Luputnya waktu- Kematian/ketidaksiuman pembuat tawaran

Penerimaana) Berlaku apabila seseorang menyatakan persetujuan dgn suatu cadangan & penerimaan mesti dibuat

sementara tawaran masih terbukab) 5 elemen penting dlm penerimaan

- Sesuatu penerimaan hendaklah jelas, mutlak & tidak bersyarat- Penerimaan mestilah dibuat secara biasa & munasabah melainkan jika tawaran itu menetapkan

cara penerimaannya

Tawaran Penerimaan Balasan Niat Ketentuan Keupayaan

- Sesuatu penerimaan yg dibuat mestilah dikomunikasikan- Penerimaan hendaklah dibuat dlm jangka masa yg munasabah- Sesuatu penerimaan adalah lengkap sebaik sahaja pembuat tawaran mengetahui & menerimanya

c) Jenis-jenis penerimaan yg tidak perlu dikomunikasikan- Penerimaan dgn penunaian syarat- Kaedah pos terpakai- Jualan lelong

Balasana) Sesuatu perjanjian itu sah dr segi balasan jika kedua-dua pihak saling berjanjib) Elemen penting dlm balasan

- Sesuatu balasan mestilah mempunyai unsur timbal balik- Balasan tidak semestinya dating drpd penerima janji- Balasan lampau adalah sah di sisi undang-undang- Sesuatu balasan itu tidak semestinya berpadanan- Balasan mestilah sesuatu yg sah di sisi undang-undang- Perjanjian tanpa balasan

Niata) Sesuatu kontrak dikatakan sah jika terdapat bukti utk menunjukkan bahawa wujudnya niat utk

mengadakan hubungan yg mengikat di sisi undang-undang antara kedua-dua pihakb) Disebabkan Akta Kontrak 1950 tidak mempunyai sebarang peruntukan undang-undang secara nyata

tentang isu ini, maka sebarang pertikaian/masalah berhubung dgn perkara ini akan dirujuk kpd common law

Ketentuana) Sesuatu kontrak itu yg sah itu perlulah mengandungi perutukan yg nyata & tentu (tidak samar-samar)b) Keadaan yg boleh menyebabkan ketidaktentuan dlm sesuatu kontrak

- Bahasa yg digunakan adalah kabur & samar-samar- Kegagalan utk mencapai perjanjian terhadap perkara pokok/syarat utama perjanjian

Keupayaan berkontraka) Seseorang yg layak membuat kontrak mestilah dewasa, berakal sempurna & tidak hilang kelayakan

utk berkontrak

Terma Kontraka) Terdiri drpd syarat & warantib) Sama ada sesuatu terma itu adalah syarat/waranti adalah bergantung pd niat pihak-pihak yg berkontrakc) Jika sesuatu kenyataan diniatkan sebagai perkara penting, maka kenyataan tersebut dikenali sebagai

syarat kontrak. Pelanggaran kpd syarat kontrak boleh menyebabkan kontrak itu ditamatkand) Apabila kenyataan diniatkan sebagai perkara kurang penting, maka kenyataan itu dikenali sebagai waranti.

Pelanggarannya memboleh pihak yg teraniya menuntut ganti rugi sahaja.

Jenis-jenis KontrakKontrak Sah Kontrak yg mematuhi elemen tawaran, penerimaan, balasan, niat, ketentuan dan

keupayaanKontrak Batal Kontrak yg tidak mematuhi elemen tawaran, penerimaan, balasan, niat, ketentuan dan

keupayaanKontrak Boleh Batal Kontrak yg sah pada awalnya ehingga diketepikan oleh pihak-pihak yg terlibat dlm

kontrak tersebut

Sesuatu Kontrak Batal Apabila:- Perjanjian itu dilarang undang-undang- Perjanjian itu bersifat mengecewakan iaitu dibuat utk mengelakkan drpd peruntukan undang-undang- Perjanjian itu merupakan ford/tipuan- Perjanjian itu mendatangkan bencana kpd diri & harta org lain- Perjanjian itu tidak bermoral/bertentangan dgn kepentingan awam- Perjanjian itu dibuat utk menjejaskan kebebasan & kestabilan sesebuah perkahwinan- Perjanjian itu menghalang seseorang drpd menjalankan profesion/perdagangan/perniagaan lain yg

sah

Kontrak Boleh Batal Jika Ada Unsur:

Kontak Dikatakan Dilepaskan Jika Berlaku:- Dengan paksaan- Dengan persetujuan- Dengan tiada kemungkinan- Dengan kemungkiran

Apabila 1 pihak kpd kontrak memungkiri janjinya & menyebabkan kerugian kpd pihak yg 1 lagi, maka pihak yg mengalami kerugian boleh menuntut pemulihan, ganti rugi/remedy

Jenis pemulihan/remedi yg boleh dituntut:

Kontrak Jualan Barang-barang Akta Jualan Barang-barang 1957 – akta yg memperuntukkan segala elemen yg berkaitan dgn kontrak

jualan barang Kontrak Jualan Barang – kontrak yg berkaitan dgn penjualmemindahkan/bersetuju utk memindahkan hak

terhadap sesuatu barang-barang kpd pembeli dgn harga tertentu Barang-barang boleh diklasifikasikan kpd barang sedia ada & barang masa hadapan. Barang Sedia Ada – barang yg sudahpun dimiliki/disimpan oleh penjual Barang Masa Hadapan – barang yg dibuat/diperoleh oleh penjual selepas kontrak jualan

Terma Kontrak Terbahagi kepada 2 iaitu syarat & waranti.

Paksaan Pengaruh X Berpatutan Salah nyataan Frod/Tipuan Khilaf

Menamatkan Kontrak Ganti RugiPelaksanaan Spesifik

Injunksi Quantum meruit

Syarat – suatu stipulasi utama kontrak. jika 1 pihak melanggar syarat dlm kontrak jualan barang-barang, maka pihak yg tidak bersalah berhak utk menolak kontrak berkenaan

Waranti – suatu stipulasi sampingan kpd tujuan utama kontrak. apabila suatu pelanggaran waranti berlaku, pihak yg tidak bersalah hanya boleh menuntut ganti rugi ttpi tidak boleh membatalkan kontrak

Walau bagaimanapun, pihak yg tidak bersalah akibat pelanggaran syarat boleh menganggap pelanggaran syarat itu sebagai pelanggaran waranti & hanya menuntut ganti rugi sahaja

Kedua-dua pihak bebas utk menentukan sesuatu perkara itu sebagai syarat/waranti dlm perjanjian jualan barang antara mereka

Syarat terbahagi kepada 2 iaitu syarat tersurat & syarat tersirata) Syarat Tersurat – syarat yg dinyatakan secara jelas dlm perjanjian jualan barangb) Syarat Tersirat – syarat yg tidak dinyatakan/tidak ditulis dlm perjanjian jualan barang ttpi diperuntukkan

dlm Akta Jualan Barang 1957

4 Jenis Syarat Tersirat: Syarat tersirat mengenai hak milik –Seksyen 14(1)(a)

- Penjual berhak menjual barang yg disenaraikan dlm kontrak & penjual akan mempunyai hak barang itu pada masa hak milik barang itu berpindah kpd pebeli

Syarat tersirat mengenai jualan melalui perihalan –Seksyen 15- Barang hendaklah bersamaan/secocok dgn perihalan/deskripsi

Syarat tersirat mengenai kualiti/kelayakan –Seksyen 16- Seseorang pembeli perlu berhati-hati menjaga kepentingannya sendiri apabila membeli barang.

Prinsip ini turut dikenali sebagai ‘caveat emptor’ Syarat tersirat mengenai jualan melalui contoh/sampel –Seksyen 17

- Contoh barang hendaklah secocok dgn keseluruhan barang yg dibeli

2 Jenis Waranti Tersirat: Milikan aman/bebas dr gangguan –Seksyen 14(1)(b)

- Pembeli berhak memiliki barang yg dibelinya dan menikmatinya dgn aman drpd gangguan oleh pihak lain

Bebas drpd bebanan –Seksyen 14(1)(b)- Barang yg dijual bebas drpd sebarang gadaian/bebanan bg mana-mana pihak ketiga yg tidak

diberitahu kpd pembeli sebelum/semasa kontrak dibuat Pembeli boleh menuntut ganti rugi jika melanggar waranti tersirat

BAB 8 KEMAHIRAN KOMUNIKASIKomunikasi Pemindahan maklumat drpd 1 pihak kpd pihak yg lain melalui media tertentu Komunikasi merupakan pertukaran maklumat (mesej) antara manusia bg tujuan pencapaian maksud yg

sama –Bartol (1998)

Proses Komunikasi 6 fasa utama iaitu penghantar, enkod, saluran, dekod, penerima & maklum balas

Halangan KomunikasiFizikal Gangguan secara nyata & langsung seperti bunyi bising kenderaan, bunyi mesin dlm

kilang & bercakap dgn org awam tanpa mikrofonPsikologikal Cara berfikir yg berlainan & tanggapan yg berbez antara penghantar dgn penerima

mesejSosiologikal Wujud kerana perbezaan umur, ras, kaum, jantina, budaya, bahasa pertuturan,

pangkat dlm organisasi, taraf pendidikan, taraf kehidupan & latar blkg kehidupanSemantik Halangan penggunaan perkataan yg mempunyai banyak makna

Bentuk KomunikasiMenegak Pertukaran maklumat antara 2/lebih pekerja pd peringkat yg berlainan dlm hierarki

organisasiMendatar Pengaliran idea & maklumat secara bebas dlm kalangan staf pd peringkat yg sama dlm

hierarki organisasiMelintang Pertukaran maklumat antara 2/lebih peringkat pekerja drpd bahagian yg berlainan dlm

hierarki organisasi

Komunikasi Sehala Proses komunikasi yg tidak memerlukan maklum balas drpd penerima kpd penghantar Jenis komunikasi sehala:

Dari atas ke bawah Pengaliran maklumat drpd pengurus atasan kpd orang-orang bawahanDari bawah ke atas Pengaliran maklumat dr 1 peringkat bawahan ke 1/lebih peringkat yg lebih tinggi

Tujuan komunikasi sehala dr atas ke bawah:- Mendelegasikan visi, misi & objektif organisasi supaya dpt difahami oleh semua pekerja- Memberi maklum balas & menilai prestasi para pekerja- Memaklumkan alas an & falsafah di sebalik sebab melakukan sesuatu kerja- Menerangkan polisi, prosedur, arahan, peraturan & amalan yg seharusnya diterapkan kpd pekerja

Tujuan komunikasi sehala dr bawah ke atas:- Membolehkan pekerja bawahan menyampaikan sesuatu maklumat kpd pengurus atasan- Membolehkan pengurusan atasan memahami keadaan kerja di peringkat bawahan agar mereka dpt

membuat keputusan dgn baik- Membolehkan pekerja peringkat bawahan menyumbangkan idea & cadangan yg bernas kpd

organisasi utk mempertingkatkan produktiviti- Membuat laporan ttg kemajuan sesuatu kerja yg dilakukan kpd pengurus yg lebih tinggi- Memberi peluang kpd pekerja bawahan utk meluahkan perasaan mereka mengenai kerja, rakan

sekerja & organisasinya.

Komunikasi Dua Hala- Suatu proses komunikasi yg melibatkan maklum balas drpd penerima kpd penghantar- Memberi peluang kpd penghantar & penerima bertukar-tukar maklumat dgn lebih penuh perhatian &

memahami antara 1 sama lain bg memperjelas maksud masing-masing

Komunikasi Lisan – komunikasi yg menggunakan percakapan

Jenis Komunikasi Lisan- Perbincangan- Mesyuarat- Ucapan- Pembentangan

Komunikasi Bukan Lisan- Komunikasi yg tidak menggunakan percakapan

Jenis komunikasi bukan lisan:- Komunikasi visual- Komunikasi bertulis

- Bahasa badan

Kebaikan Komunikasi Lisan Mesej boleh disampaikan melalui saluran komunikasi dgn cepat Alat bantuan komunikasi boleh digunakan Maklum balas boleh diperoleh dgn cepat Kejujuran penghantar dpt dirasakan Lebih murah & lebih menyakinkan Lebih senangutk menyampaikan mesej

Keburukan Komunikasi Lisan Penghantar yg tidak mahir berkomunikasi dgn baik mungkin tidak dpt menyampaikan mesej dgn baik Tidak ada rekod simpanan kekal kerana berbentuk tidak nyata seperti bercakap Maklumat yg diterima mungkin tidak dpt difahami kerana tidak dpt diterjemahkan dgn segera Maklumat yg disampaikan boleh disalahtafsirkan oleh penerima & mungkin boleh menyingung perasaan

orang lain

Kelebihan Komunikasi Bukan Lisan Mesej boleh dipindah sehingga mencapai persetujuan antara penghantar dgn penerima Mesej boleh disesuaikan dgn bakal penerima Dalam bentuk rekod tetap & boleh disimpan lama Mesej boleh dihantar kepada penerima di mana penghantar tidak boleh sampai Mesej masih kekal pd peringkat asalnya walaupun telah berubah tgn beberapa kali Tiada had penerima maklumat seperti surat khabar Penerina mempunyai masa yg lama utk meneliti & boleh membuat rujukan utk menganalisis mesej yg

diterima

Kelemahan Komunikasi Bukan Lisan Penghantar tidak mempunyai kawalan terhadap mesej yg dihantar & tidak boleh menentukan

pembacanya Penerima mungkin menerima & membaca mesej pd waktu yg tidak sesuai Penerima mungkin membuang mesej & tidak membaca apa yg diterimanya Maklum balas tidak akan diterima dgn segera Kemungkinan penerima hanya memahami sebahagian drpd mesej yg diteima Mesej yg dihantar mestilah mampu menerangkan segala maksud yg hendak dihantar bg menjawab

kemusykilan yg mungkin ditimbulkan oleh penerima

Komunikasi Secara bersemuka Proses pertukaran maklumat, idea & perasaan ketika pendengar & penyampai berada di tempat yg sama

pd masa yg sama Kepentingan:

- Utk meredakan konflik- Mengurangkan emosi- Menyelesaikan perkara yg penting- Menyempurnakan suatu perniagaan

Dalam perbualan telefon, suara/kata-kata penghantar memainkan peranan penting utk menunjukkan imej organisasi berkenaan

Internet – rangkaian computer yg mampu berhubung menerusi beberapa rangkaian

Intranet – fungsi yg sama seperti internet ttpi penggunaan intranet hanya terhad kpd lingkungan satu-satu organisasi sahaja. Menyampaikan maklumat organisasi dalaman kpd setiap pekerja dgn cepat & mudah

Memorandum – alat komunikasi bertulis antara jabatan/unit dalam sesebuah organisasi & tidak digunakan utk memberikan maklumat kpd orang lain di luar organisasi. Mengandungi maklumat penting yg hendak disampaikan kpd staf organisasi

Surat Rasmi – Utk berhubung dgn organisasi/penubuhan tertentu sama ada pihak swasta/kerajaan Surat Tidak Rasmi – bersifat peribadi. Utk mengucapkan tahniah, takziah, menyatakan khabar atau

menjelaskan sesuatu perkara Laporan – suatu dokumen yg menyatakan & menerangkan sesuatu perkara/isu kpd pihak tertentu

Kelebihan menggunakan laporan:- Sebagai bukti/rekod- Memberi ruang kpd penghantar & penerima memahami maklumat itu dgn lebih mendalam

Buletin – suatu dokumen yg menyatakan & menerangkan sesuatu perkara/isu kpd pihak tertentu

Kemahiran Mendengar Mendengar – suatu proses penerimaan maklumat secara mental oleh manusia utk memahami,

menterjemah & berusaha utk bertindak balas terhadap mesej yg diterima dgn cara sewajarnya

Proses MendengarMenerima Pendengar akan cuba mendapatkan apa yg disampaikan oleh penyampai sama ada

secara lisan/bukan lisanMemahami Pemprosesan maklumat utk mendapatkan maksud yg disampaikanMengingati Tindakan utk cuba mendapatkan semula sesuatu maklumat yg disimpan dlm

ingatanMenilai Menganalisis fakta, pandangan, niat & penyataan yg disampaikan oleh penyampai

Memberi tindak balas Menunjukkan bahawa pendengar menerima/tidak menerima maklumat yg disampaikan

Kaedah Mendengar Secara Berkesan- Mendengar secara empati & objektif- Mendengar secara kritikal & non-judgemental- Mendengar secara cetek & mendalam

Mendengar Secara Aktif – Teknik komunikasi yg memerlukan pendengar utk memberi maklum balas ttg apa yg mereka dengar dgn cara menyatakan semula/merumuskan apa yg mereka telah mendengar dgn kata-katanya sendiri utk mengesahkan apa yg telah didengari

Teknik Mendengar Secara Aktif:- Mengulang maksud pembicara- Meluahkan kefahaman terhadap perasaan- Menanya soalan

Kemahiran Berunding Perundingan – proses yg melibatkan komunikasi sama ada secara langsung/tidak langsung antara

dua/lebih pihak yg mempunyai konflik kepentingan utk mencapai persetujuan bersama

Prinsip Berunding:- Tumpuan kpd minat & bukan kedudukan- Asingkan manusia drpd masalah

- Jana pelbagai pilihan- Guna kriteria yg objektif & boleh diterima

Elemen-elemen Perundingan:Maklumat Menyampaikan tujuan serta matlamat sesuatu perundingan diadakan

Masa Memastikan masa yg sesuai & mencukupi bagi sesuatu perundinganKuasa Keupayaan utk mempengaruhi org lain dlm membuat keputusan semasa

perundinganEtika Prinsip-prinsip akhlak/moral yg dipegang oleh seseorang

individu/kumpulan/masyarakatBudaya Mengutamakan nilai & indentiti yg tidak bertentangan dgn nilai pihak perunding yg

lain serta menghormati adat & pembawakan pihak perunding yg lainPerlaku/Personaliti Perunding yg terlibat dlm suatu rundingan mesti hadir dlm keadaan bersedia &

berperwatakan menarik, kemas & bersihSosial Aspek pergaulan antara pihak yg terlibat dlm perundingan

Jenis Kuasa Yang Terdapat Dalam RundinganKuasa Sah Kuasa rasmi yg diperoleh oleh seseorang drpd organisasi/pihak atasan utk

menjalankan sesuatu rundinganKuasa Anugerah Kuasa yg dimiliki oleh seseorang utk memberikan ganjaran kpd pihak yg lain setelah

pihak tersebut melakukan tugas yg dikehendaki oleh individu tersebutKuasa Paksaan Kuasa utk menghukum pihak lain yg gagal memenuhi apa yg dikehendakinyaKuasa Karismatik Kuasa yg dimiliki oleh mereka yg mempunyai ciri-ciri kepimpinan yg berwibawaKuasa Maklumat Kuasa yg dimiliki oleh seseorang yg mempunyai maklumat yg bernilai kpd orang lainKuasa Gabungan Kuasa yg wujud apabila sekumpulan orang berpakat utk melakukan sesuatu secara

bersama

Tahap PerundinganIntrapersonal Perundingan yg berlaku dlm diri individu itu sendiriInterpersonal Perundingan antara individu dgn individu yg lain/sekumpulan individu lainIntrajabatan Perundingan yg berlaku dlm lingkungan sesebuah jabatan itu sendiri sahajaInterjabatan Perundingan yg melibatkan rundingan antara jabatan dgn jabatan yg lain

Nasional Perundingan dlm peringkat kebangsaan dlm sesebuah negaraDua Hala Perundingan berfokus terhadap perundingan antara dua pihakSerantau Perundingan antara pihak yg berdekatan yg tinggal dlm sesebuah komuniti yg sama

serta berkongsi adat kebudayaan yg hampir samaPelbagai Hala Perundingan yg multi tujuan iaitu tidak hanya memfokuskan satu hala tuju & satu

matlamat sahajaAntarabangsa/Global Melibatkan perundingan antara beberapa buah negara

Strategi dan Taktik Perundingan- Good guy bad guy- Nibbling- Trial balloon- Red herring- Outrageous- Apparent withdrawal- Limited authority

Teknologi Maklumat Peranan ICT dlm Pengurusan Perniagaan:

- Penyediaan laporan

- Sistem kawalan kewangan- Pengurusan inventori- Membuat keputusan- Membuat ramalan- Penyediaan data

Kepentingan ICT dlm Pengurusan Perniagaan:- Operasi organisasi lebih efektif & efesien- Memudahkan komunikasi dalaman(intranet) & luaran(internet) organisasi- Menyimpan maklumat & data perniagaan- Meningkatkan kualiti & produktivti

e-dagang – proses dgn peniaga menjual barang & pembeli membeli barang yg ditawarkan melalui internet

Proses Urus Niaga e-dagang:- Pelanggan melayari laman web & membuat pertanyaan jika perlu- Pelanggan membuat pesanan & membuat bayaran awal dgn memasukkan maklumat kad kredit- Peniaga menghantar barang pesanan kpd pelanggan melalui pos/khidmat kurier

Kelebihan e-dagang:- Modal yg dilaburkan oleh peniaga adalah kecil- Kos operasi & pentadbiran perniagaan adalah murah- Pasaran luas- Tidak menanggung risiko hutang lapuk- Menjimatkan kos, masa & tenaga pelanggan- Pelanggan mempunyai pilihan yg luas

e-perolehan – proses pembelian barangan bekalan perniagaan secara automatic dgn menggunakan internet

Faedah Menggunakan e-perolehan:- Menjimatkan kos- Meningkatkan produktiviti- Kawalan

e-pemasaran – proses mencipta minat pengguna terhadap produk/perkhidmatan yg ditawarkan dgn menggunakan kemudahan internet

Jenis e-pemasaran:- Paparan iklan melalui penggunaan media elektronik- Pemasaran media social- Pemasaran e-mel

Kelebihan menggunakan e-perolehan:- Mudah & berkesan- Tidak melibatkan kos yg tinggi- Boleh beroperasi 24 jam sehari/7 hari seminggu- Boleh menarik pelanggan dr seluruh dunia- Dapat berkomunikasi dgn pelanggan secara terus

- Maklumat dpt dikemaskinikan dr semasa ke semasa

Kegunaan intranet dlm organisasi:- Komunikasi dalaman yg lebih baik- Perkongsian sumber- Perkhidmatan pelanggan yg lebih baik- Pengurangan dlm penggunaan kertas

BAB 9 PEMBUATAN KEPUTUSANPembuatan Keputusan Proses penyelesaian masalah dgn mengenal pasti alternative-alternatif penyelesaian & memilih alternatif

yg terbaik berdasarkan nilai-nilai & keutamaan pembuat keputusan

Jenis keputusana) Keputusan Rutin – keputusan yg dibuat utk menyelesaikan suatu masalah yg boleh dijangka & kerap

berlaku dalam sesebuah organisasib) Keeputusan Tak Rutin – keputusan yg dibuat utk menyelesaikan suatu masalah yg tidak dpt dijangka,

jarang berlaku/masalah baru dlm sesebuah organisasi

Langkah-langkah dlm proses pembuatan keputusan rasional

Alat Keputusan Kuantitatifa) Statistik Deskriptif

- Maklumat dlm bentuk angka akan dikumpul, disusun & dianalisis utk mendapat suatu gambaran yg lebih jelas ttg masalah yg dihadapi/keputusan yg dibuat

- Statistik yg bersifat deskriptif & kerap dibincangkan dlm bidang statistik:Min – Jumlah semua nombor dibahagi dgn saiz sampelMedian – Titik tengah bg nombor-nombor sampel setelah disusun dlm tertib menaikMod – Nombor berulang paling kerap dlm suatu sampelJulat – Perbezaan antara nilai terbesar dgn nilai terkecilSisihan piawaian – purata jarak/sisihan setiap nombor dr nilai purata

b) Pokok Keputusan- Bentuk grafik bagi pilihan-pilihan/alternatif tindakan yg boleh diambil & turutan kejadian akibat

sesuatu tindakan dilukis utk memberi gambaran menyeluruh ttg masalah yg wujud

Alat Keputusan Kualitatifa) Analisis tulang ikan

- Gambar rajah yg berbentuk seperti tulang ikan utk mengenal pasti punca-punca yg menyebabkan berlakunya sesuatu masalah

b) Sumbang saran- Teknik penjanaan idea dgn setiap ahli dlm kumpulan dibenarkan memberi pendapat ttg sesuatu

masalah/tajuk perbincangan secara bebasc) Kumpulan fokus

Mengenal pasti masalah Mengutip data Menganalisis data

Menjana alternatifMenilai alternatifMemilih alternatif

- Individu drpd pelbagai latar belakang & pengalaman dikumpul utk membincangkan suatu topic tertentu

d) Teknik Delph- Teknik utk menggembleng pendapat ahli-ahli panel yg pakar dlm bidang berkaitan bg mendapatkan

keputusan yg baik & kreatif dgn ahli-ahli kumpulan tidak bersemuka & indentiti mereka dirashiakane) Teknik kumpulan nominal

- Ahli kumpulan tidak bercakap/berbincang antara mereka pd peringkat permulaan, mereka akan berbincang & bertukar idea serta menilai setiap penyelesaian/alternatif yg dicadangkan itu kemudian sebelum mengundi utk memilih penyelesaian/alternatif yg lebih baik

Faktor Yang Mempengaruhi Pembuatan Keputusan:- Faktor kedapatan maklumat ~ maklumat perlu memenuhi 4 kriteria iaitu tepat(accurate),

tersedia(timely), lengkap(complete) & bersesuaian(relevan)- Faktor kecekapan pembuat keputusan ~ pengalaman, pengetahuan, kreativiti & sikap terbuka si

pembuat keputusan- Faktor situasi ~ keadaan kepastian, risiko/ketidakpastian

Faktor Lain Yang Mempengaruhi Pembuatan Keputusan:- Masa yg diperuntukkan utk membuat keputusan- Polisi & prosedur- Budaya organisasi- Struktur organisasi- Politik organisasi- Tekanan luar- Komitmen pekerja- Kos yg terlibat- Pengaruh kumpulan setara

Menganalisis persekitaran perniagaan Analisis persekitaran dgn melihat apa yg sdg berlaku ramal apa yg akan berlakuMenilai alternative tindakanMenilai semua alternative tindakan ygdibangunkan dr segi kebaikan/keburukanMembentuk alternative tindakanMenetapkan lebih drpd 1 cara utk mencapai matlamatMemilih alternative tindakanMemilih alternative yg mempunyai byk kekuatan berbanding kelemahannya