naziran sistem perancangan dan kawalan … lazim/pnutupn-akaun-nazira… · contoh penemuan:...

74
Excellent Accounting @ Your Service NAZIRAN SISTEM PERANCANGAN DAN KAWALAN PERBELANJAAN (eSPKB) UNIT NAZIRAN JANM NEGERI SARAWAK

Upload: others

Post on 06-Nov-2019

50 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Excellent Accounting @ Your Service

NAZIRAN SISTEM

PERANCANGAN DAN KAWALAN

PERBELANJAAN (eSPKB)

UNIT NAZIRAN

JANM NEGERI SARAWAK

Excellent Accounting @ Your Service

ISI KANDUNGAN

PENGENALAN

SPANM BILANGAN 9 TAHUN 2014

SPANM BILANGAN 17 TAHUN 2014

PINDAAN SISTEM PEMARKAHAN PRESTASI

DAN LAPORAN

PENEMUAN NAZIRAN TAHUN 2015

PENYELARASAN ISU

RINGKASAN PRESTASI PTJ

Excellent Accounting @ Your Service

PENGENALAN

Excellent Accounting @ Your Service

LATAR BELAKANG NAZIRAN

eSPKB

Dilaksanakan selaras dengan AP 138 dan Surat

Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil 2 Tahun

2003 (terkini SPANM 9/2014)

Memberi khidmat nasihat serta memastikan

pematuhan Panduan Pengguna PTJ eSPKB dan

peraturan-peraturan semasa yang berkuatkuasa

Excellent Accounting @ Your Service

Mengawasi PTJ eSPKB supaya mematuhi

Panduan Pengguna eSPKB dan semua peraturan

kewangan yang berkuatkuasa

Membantu dan memberi khidmat nasihat kepada

pengguna PTJ eSPKB

Melapor kepada Ketua PTJ, Pegawai Pengawal

dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan apa-apa

luar aturan yang matan

OBJEKTIF NAZIRAN eSPKB

Excellent Accounting @ Your Service

SPANM 9/2014

Excellent Accounting @ Your Service

SPANM BIL.9/2014

Excellent Accounting @ Your Service

KANDUNGAN SPANM BIL.9/2014

PERKARA PENTING!

Tanggungjawab Pejabat Perakaunan

Menjalankan naziran sekurang-kurangnya sekali

setahun kepada semua PTJ eSPKB. Bagi PTJ

baru, naziran hanya akan dijalankan selepas

enam (6) bulan beroperasi.

Mengemukakan Laporan Naziran kepada Ketua

PTJ dalam tempoh 14 hari selepas selesai

naziran (Exit Meeting)

Excellent Accounting @ Your Service

KANDUNGAN SPANM BIL.9/2014

Tanggungjawab PTJ

Memberi kerjasama kepada Pegawai Naziran

yang menjalankan naziran di pejabat masing-

masing.

Memberi maklumbalas terhadap Laporan Naziran

PTJ dalam tempoh 21 hari daripada tarikh surat

litup (cover letter)

Membentang Laporan Naziran PTJ di dalam

Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun

di peringkat (JPKA)

Excellent Accounting @ Your Service

SPANM 17/2014

Excellent Accounting @ Your Service

KANDUNGAN SPANM BIL.17/2014

Antaranya;

Perwakilan Kuasa

Penyediaan, Pengesahan dan Perakuan Baucar

di PTJ (daftar bil- disahkan oleh pegawai gred 41

ke atas)

Baucar Jurnal – pelarasan bagi membetulkan

kesilapan atau ketinggalan dalam catatan

perakaunan.

AP58(a), AP96, Cek / EFT Terbatal

Excellent Accounting @ Your Service

KANDUNGAN SPANM BIL.17/2014

Antaranya;

Bayaran Pukal

Peraturan Pembayaran Tambang Udara

Panjar Wang Runcit

Bayaran Pendahuluan Diri

Tatacara Penyenggaraan Dan Penyesuaian

Buku Vot

Excellent Accounting @ Your Service

PINDAAN SISTEM

PEMARKAHAN PRESTASI DAN

LAPORAN

Excellent Accounting @ Your Service

Mulai tahun 2015, terdapat penambahan

kepada skop naziran yang menentukan

prestasi pemarkahan PTJ iaitu berkaitan

maklumbalas Laporan Naziran seperti

berikut:

PINDAAN SISTEM PEMARKAHAN

BIL SKOP TAMBAHAN PEMBERAT

1. Maklumbalas tidak dikemukakan dalam tempoh ditetapkan 3

2. Maklumbalas tidak memuaskan - ada surat susulan

dikeluarkan

2

PINDAAN FORMAT LAPORAN

NAZIRAN

Excellent Accounting @ Your Service

PEMAKLUMAN MARKAH PTJ TIDAK LAGI AKAN DIMASUKKAN KE DALAM

LAPORAN NAZIRAN, HANYA AKAN DIKETAHUI MELALUI SURAT PRESTASI

Excellent Accounting @ Your Service

PENEMUAN NAZIRAN

TAHUN 2015

Excellent Accounting @ Your Service

PENEMUAN NAZIRAN

1. Pengurusan Waran Peruntukan Kecil Tidak

Tepat

2. Perihal Bayaran tidak menepati surat arahan

JANM

3. Semakan tidak dibuat antara BP21 dengan

WPUA, invois, BV381 dan BV504 - BV505

4. Tiada Cop ‘TELAH BAYAR’ di WPUA

5. Dokumen sokongan bagi bayaran pelepasan

Wang Jaminan Pelaksanaan tidak dilampirkan

Excellent Accounting @ Your Service

6. Amaun Terlebih Bayar Bagi Tuntutan

Pegawai.

7. Kelewatan Penghantaran Tuntutan

Perjalanan iaitu selepas 10hb bulan

berikutnya

8. Pesanan Tempatan dan WPUA Manual

tanpa kelulusan

Excellent Accounting @ Your Service

9. Pesanan Tempatan lewat dikeluarkan

10. Pembayaran Bil Melebihi 14 hari

11. Bayaran dibuat bukan menggunakan dokumen

bayaran yang asal

12. Penggunaan Modul Yang Tidak Tepat

13. Pembelian melalui Kelab, Persatuan, Koperasi

atau orang perseorangan.

Excellent Accounting @ Your Service

PENGURUSAN WARAN

PERUNTUKAN KECIL

TIDAK TEPAT

Excellent Accounting @ Your Service

SILA PATUHI TATACARA SEPERTI DALAM

PANDUAN PENGGUNA ESPKB

Excellent Accounting @ Your Service

SILA PATUHI TATACARA SEPERTI DALAM

PANDUAN PENGGUNA ESPKB

Excellent Accounting @ Your Service

PERIHAL BAYARAN TIDAK

MENEPATI SURAT

ARAHAN JANM

Excellent Accounting @ Your Service

SILA PATUHI PERIHAL BAYARAN BAGI SETIAP JENIS PERBELANJAAN YANG

TELAH DITETAPKAN

Excellent Accounting @ Your Service

SILA PATUHI PERIHAL BAYARAN BAGI SETIAP JENIS PERBELANJAAN YANG

TELAH DITETAPKAN

Excellent Accounting @ Your Service

SEMAKAN TIDAK DIBUAT

ANTARA BP21 DENGAN

WPUA, INVOIS, BV381

DAN BV504-505

Excellent Accounting @ Your Service

Contohnya : Invois tidak diperolehi daripada

Syarikat Penerbangan bagi bayaran WPUA

Pukal

Sila dapatkan invois seperti maklumat di atas.

Excellent Accounting @ Your Service

CONTOH PENEMUAN: TERDAPAT KESILAPAN PENGGUNAAN KOD OBJEK

DAN TIADA PELARASAN JURNAL / PEMBETULAN DIBUAT

Excellent Accounting @ Your Service

Excellent Accounting @ Your Service

Excellent Accounting @ Your Service

Excellent Accounting @ Your Service

TIADA COP “TELAH

BAYAR” DI WPUA

(TERMASUK DOKUMEN

SOKONGAN)

Excellent Accounting @ Your Service

PENJELASAN BAYARAN PUKAL

Excellent Accounting @ Your Service

PENJELASAN BAYARAN PUKAL

Excellent Accounting @ Your Service

PENJELASAN BAYARAN PUKAL

Excellent Accounting @ Your Service

DOKUMEN SOKONGAN

BAGI BAYARAN WJP

TIDAK DILAMPIRKAN

Excellent Accounting @ Your Service

(Rujukan : SPANM Bilangan 3 Tahun 2014)

Pastikan dokumen sokongan berikut dilampirkan:

1.Sijil Perakuan Siap Kerja (50% WJP boleh dikembalikan)

2.Sijil Tanggungan Kecacatan (baki 50% WJP boleh

dikembalikan 12 bulan selepas tamat tempoh

tanggungan kecacatan atau setelah Perakuan Siap

MemperbaikiKecacatan dikeluarkan, mengikut mana

terkemudian)

3.Salinan rekod Buku Lejar Utama / Buku Lejar Subsidiari

(yang menunjukkan rekod potongan WJP)

Excellent Accounting @ Your Service

4. Laporan Flimsi C350 (Amanah) –

4.1. Sesalinan laporan pada bulan / tahun

potongan WJP ditolak dan diperakaunkan

ke kod deposit 79507

4.2 Sesalinan laporan pada bulan / tahun WJP

dibayar dan dikembalikan kepada

pembekal (Laporan terkini / semasa)

5. Senarai Baki Pendeposit

Excellent Accounting @ Your Service

AMAUN TERLEBIH BAYAR

BAGI TUNTUTAN

PEGAWAI

Excellent Accounting @ Your Service

Amaun Terlebih Bayar Bagi Pembelian Tiket Kapal

Terbang Oleh Pegawai sendiri kerana menuntut

komponen yang tidak layak.

Excellent Accounting @ Your Service

Amaun Terlebih Bayar Bagi Tuntutan Elaun

Perbatuan kerana tidak berdasarkan jarak

terdekat

Excellent Accounting @ Your Service

Amaun terlebih bayar bagi tuntutan perjalanan

kenderaan kerana masih menggunakan kadar

lama bagi kelas kenderaan

Kadar Terkini Berdasarkan

Pek.Perkhidmatan Bil.1

Tahun 2012

Excellent Accounting @ Your Service

KELEWATAN

PENGHANTARAN

TUNTUTAN PERJALANAN

Excellent Accounting @ Your Service

Pembayaran tuntutan perjalanan yang tidak mematuhi AP100(a)

boleh dipertimbangkan berdasarkan Garis Panduan berikut:

Excellent Accounting @ Your Service

Excellent Accounting @ Your Service

Excellent Accounting @ Your Service

PENGGUNAAN PESANAN

TEMPATAN DAN WPUA

MANUAL TANPA

KELULUSAN

Excellent Accounting @ Your Service

Pesanan Tempatan dan WPUA Manual digunakan tanpa kelulusan /

ditandatangani oleh pegawai yang mempunyai kuasa di bawah AP54

(berbelanja melebihi peruntukan)

Bagi keadaan di mana Pesanan Tempatan dan WPUA Manual perlu

digunakan kerana masalah sistem eSPKB tidak dapat diakses (system

down), kelulusan daripada Pejabat Perakaunan perlu diperolehi terlebih

dahulu

Excellent Accounting @ Your Service

PESANAN TEMPATAN

LEWAT DIKELUARKAN

PENEMUAN NAZIRAN TAHUN 2015

Excellent Accounting @ Your Service

Contoh Penemuan:

PENEMUAN 1

Pesanan tempatan bertarikh 27 Oktober 2014, namun

dokumen sokongan seperti bill of lading, invois dan

cop pengesahan pelabuhan menunjukkan tarikh lebih

awal iaitu 20 Oktober dan 24 Oktober

Excellent Accounting @ Your Service

Contoh Penemuan:

PENEMUAN 2

Pesanan tempatan bagi perkhidmatan pengangkutan barang hanya

dikeluarkan pada 09.09.2014 (B7012) dan 29.10.2014 (B7018), tetapi

perkhidmatan telah dilaksanakan sebelum tarikh tersebut dengan

merujuk kepada tarikh pada ‘Bill of lading’ iaitu pada 23/3/2014 dan

tarikh di borang pelepasan Kastam adalah pada 21/3/14.

Selain itu, didapati mesyuarat sebutharga untuk perkhidmatan

pengangkutan barang-barang hanya dilaksanakan pada 03.4.2014

(iaitu selepas perkhidmatan dilakukan dan ini menunjukkan bahawa

pemilihan syarikat telahpun dilakukan terlebih dahulu sebelum

perolehan secara sebut harga dilaksanakan)

Excellent Accounting @ Your Service

PEMBAYARAN BIL

MELEBIHI 14 HARI

Excellent Accounting @ Your Service

CONTOH PENEMUAN KELEWATAN BIL DAN PEMANTAUAN YANG

PERLU

PENEMUAN NAZIRAN TAHUN 2015

Excellent Accounting @ Your Service

Terima Bil Terima Bil

Unit. Kew

EFT Dihantar Ke

Bank

Dikira dari:

28.07.2015 10.08.2015 13.08.2015 Terima Bil hingga EFT Dihantar ke Bank =

16 hari

28.07.2015 – 31.07.2015 = 3 hari (28 ke 29hb

dikira sehari, bukannya 28hb dikira sebagai 1

hari

01.08.2015 – 13.08.2015 = 13 hari

Jumlah Kelewatan Bil = 16 hari (sama seperti

laporan BV342 di atas)

Terima Bil Unit Kew. hingga EFT Dihantar

ke Bank = 3 hari

10.08.2015 – 13.08.2015 = 3 hari.

Oleh itu, pengiraan 14 hari adalah

berdasarkan Tarikh Terima Bil, bukannya

Tarikh Terima Unit Kewangan.

Excellent Accounting @ Your Service

BAYARAN DIBUAT BUKAN

MENGGUNAKAN

DOKUMEN BAYARAN

YANG ASAL

RUJUKAN: SPANM 17 TAHUN 2014

Excellent Accounting @ Your Service

Excellent Accounting @ Your Service

PENGGUNAAN MODUL

YANG TIDAK TEPAT

Excellent Accounting @ Your Service

Penggunaan Modul WPUA Bukan Pukal Tidak

Tepat Dengan Tujuan Modul

Excellent Accounting @ Your Service

Penemuan: Penggunaan Modul WPUA Bukan

Pukal Tidak Tepat Dengan Tujuan Modul

Excellent Accounting @ Your Service

Penggunaan Modul WPUA Bukan Pukal Tidak

Tepat Dengan Tujuan Modul

Excellent Accounting @ Your Service

Penggunaan Modul WPUA Bukan Pukal Tidak

Tepat Dengan Tujuan Modul

Excellent Accounting @ Your Service

Penemuan: Modul Pesanan Tempatan digunakan

bagi bayaran berkala

Excellent Accounting @ Your Service

Penemuan: Modul Pesanan Tempatan digunakan

bagi bayaran berkala

Excellent Accounting @ Your Service

PEMBELIAN DARIPADA

KELAB, PERSATUAN

KOPERASI , ORANG

PERSEORANGAN

Excellent Accounting @ Your Service

Pembelian dibuat bukannya

secara terus dengan pembekal

yang mendaftar dengan

perniagaan.

Excellent Accounting @ Your Service

PENYELARASAN ISU

Excellent Accounting @ Your Service

PENYELARASAN ISU ANTARA

UNIT SEMAK DAN NAZIRAN

Excellent Accounting @ Your Service

PRESTASI PTJ 2015

PRESTASI PTJ 2015

Pengiraan prestasi PTJ adalah berdasarkan

format SPPP. Penilaian Prestasi PTJ adalah

seperti berikut :

Excellent Accounting @ Your Service

MARKAH PRESTASI

90% - 100% Cemerlang

80% - 89% Baik

65% - 79% Memuaskan

0% - 64% Kurang Memuaskan

PRESTASI PTJ 2015

Pengiraan prestasi PTJ adalah berdasarkan

format SPPP. Penilaian Prestasi PTJ adalah

seperti berikut :

Excellent Accounting @ Your Service

MARKAH PRESTASI

TAHUN

2014 2015

BIL. PERATUS

90% - 100% Cemerlang 75 34 15.81%

80% - 89% Baik 98 103 47.91%

65% - 79% Memuaskan 46 77 35.81%

0% - 64% Kurang Memuaskan 0 1 0.47%

JUMLAH PTJ DILAWAT 219 215

Excellent Accounting @ Your Service

CEMERLANG, 34

BAIK, 103

MEMUASKAN , 77

KURANG MEMUASKAN, 1

0

20

40

60

80

100

120

CEMERLANG BAIK MEMUASKAN KURANG MEMUASKAN

GRAF PRESTASI TAHUN 2015

Excellent Accounting @ Your Service

CEMERLANG 16%

BAIK 48%

MEMUASKAN 36%

KURANG MEMUASKAN

0%

PERATUSAN PRESTASI TAHUN 2015

PERBANDINGAN PRESTASI BERDASARKAN TAHUN 2014

DAN 2015

Excellent Accounting @ Your Service

0

20

40

60

80

100

120

CEMERLANG BAIK MEMUASKAN KURANG MEMUASKAN

2014

2015

Excellent Accounting @ Your Service

TERIMA KASIH