naziran sistem perancangan dan kawalan … lazim/pnutupn-akaun-nazira… · contoh penemuan:...
TRANSCRIPT
Excellent Accounting @ Your Service
NAZIRAN SISTEM
PERANCANGAN DAN KAWALAN
PERBELANJAAN (eSPKB)
UNIT NAZIRAN
JANM NEGERI SARAWAK
Excellent Accounting @ Your Service
ISI KANDUNGAN
PENGENALAN
SPANM BILANGAN 9 TAHUN 2014
SPANM BILANGAN 17 TAHUN 2014
PINDAAN SISTEM PEMARKAHAN PRESTASI
DAN LAPORAN
PENEMUAN NAZIRAN TAHUN 2015
PENYELARASAN ISU
RINGKASAN PRESTASI PTJ
Excellent Accounting @ Your Service
LATAR BELAKANG NAZIRAN
eSPKB
Dilaksanakan selaras dengan AP 138 dan Surat
Pekeliling Akauntan Negara Malaysia Bil 2 Tahun
2003 (terkini SPANM 9/2014)
Memberi khidmat nasihat serta memastikan
pematuhan Panduan Pengguna PTJ eSPKB dan
peraturan-peraturan semasa yang berkuatkuasa
Excellent Accounting @ Your Service
Mengawasi PTJ eSPKB supaya mematuhi
Panduan Pengguna eSPKB dan semua peraturan
kewangan yang berkuatkuasa
Membantu dan memberi khidmat nasihat kepada
pengguna PTJ eSPKB
Melapor kepada Ketua PTJ, Pegawai Pengawal
dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan apa-apa
luar aturan yang matan
OBJEKTIF NAZIRAN eSPKB
Excellent Accounting @ Your Service
KANDUNGAN SPANM BIL.9/2014
PERKARA PENTING!
Tanggungjawab Pejabat Perakaunan
Menjalankan naziran sekurang-kurangnya sekali
setahun kepada semua PTJ eSPKB. Bagi PTJ
baru, naziran hanya akan dijalankan selepas
enam (6) bulan beroperasi.
Mengemukakan Laporan Naziran kepada Ketua
PTJ dalam tempoh 14 hari selepas selesai
naziran (Exit Meeting)
Excellent Accounting @ Your Service
KANDUNGAN SPANM BIL.9/2014
Tanggungjawab PTJ
Memberi kerjasama kepada Pegawai Naziran
yang menjalankan naziran di pejabat masing-
masing.
Memberi maklumbalas terhadap Laporan Naziran
PTJ dalam tempoh 21 hari daripada tarikh surat
litup (cover letter)
Membentang Laporan Naziran PTJ di dalam
Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Akaun
di peringkat (JPKA)
Excellent Accounting @ Your Service
KANDUNGAN SPANM BIL.17/2014
Antaranya;
Perwakilan Kuasa
Penyediaan, Pengesahan dan Perakuan Baucar
di PTJ (daftar bil- disahkan oleh pegawai gred 41
ke atas)
Baucar Jurnal – pelarasan bagi membetulkan
kesilapan atau ketinggalan dalam catatan
perakaunan.
AP58(a), AP96, Cek / EFT Terbatal
Excellent Accounting @ Your Service
KANDUNGAN SPANM BIL.17/2014
Antaranya;
Bayaran Pukal
Peraturan Pembayaran Tambang Udara
Panjar Wang Runcit
Bayaran Pendahuluan Diri
Tatacara Penyenggaraan Dan Penyesuaian
Buku Vot
Excellent Accounting @ Your Service
Mulai tahun 2015, terdapat penambahan
kepada skop naziran yang menentukan
prestasi pemarkahan PTJ iaitu berkaitan
maklumbalas Laporan Naziran seperti
berikut:
PINDAAN SISTEM PEMARKAHAN
BIL SKOP TAMBAHAN PEMBERAT
1. Maklumbalas tidak dikemukakan dalam tempoh ditetapkan 3
2. Maklumbalas tidak memuaskan - ada surat susulan
dikeluarkan
2
PINDAAN FORMAT LAPORAN
NAZIRAN
Excellent Accounting @ Your Service
PEMAKLUMAN MARKAH PTJ TIDAK LAGI AKAN DIMASUKKAN KE DALAM
LAPORAN NAZIRAN, HANYA AKAN DIKETAHUI MELALUI SURAT PRESTASI
Excellent Accounting @ Your Service
PENEMUAN NAZIRAN
1. Pengurusan Waran Peruntukan Kecil Tidak
Tepat
2. Perihal Bayaran tidak menepati surat arahan
JANM
3. Semakan tidak dibuat antara BP21 dengan
WPUA, invois, BV381 dan BV504 - BV505
4. Tiada Cop ‘TELAH BAYAR’ di WPUA
5. Dokumen sokongan bagi bayaran pelepasan
Wang Jaminan Pelaksanaan tidak dilampirkan
Excellent Accounting @ Your Service
6. Amaun Terlebih Bayar Bagi Tuntutan
Pegawai.
7. Kelewatan Penghantaran Tuntutan
Perjalanan iaitu selepas 10hb bulan
berikutnya
8. Pesanan Tempatan dan WPUA Manual
tanpa kelulusan
Excellent Accounting @ Your Service
9. Pesanan Tempatan lewat dikeluarkan
10. Pembayaran Bil Melebihi 14 hari
11. Bayaran dibuat bukan menggunakan dokumen
bayaran yang asal
12. Penggunaan Modul Yang Tidak Tepat
13. Pembelian melalui Kelab, Persatuan, Koperasi
atau orang perseorangan.
Excellent Accounting @ Your Service
SILA PATUHI PERIHAL BAYARAN BAGI SETIAP JENIS PERBELANJAAN YANG
TELAH DITETAPKAN
Excellent Accounting @ Your Service
SILA PATUHI PERIHAL BAYARAN BAGI SETIAP JENIS PERBELANJAAN YANG
TELAH DITETAPKAN
Excellent Accounting @ Your Service
SEMAKAN TIDAK DIBUAT
ANTARA BP21 DENGAN
WPUA, INVOIS, BV381
DAN BV504-505
Excellent Accounting @ Your Service
Contohnya : Invois tidak diperolehi daripada
Syarikat Penerbangan bagi bayaran WPUA
Pukal
Sila dapatkan invois seperti maklumat di atas.
Excellent Accounting @ Your Service
CONTOH PENEMUAN: TERDAPAT KESILAPAN PENGGUNAAN KOD OBJEK
DAN TIADA PELARASAN JURNAL / PEMBETULAN DIBUAT
Excellent Accounting @ Your Service
(Rujukan : SPANM Bilangan 3 Tahun 2014)
Pastikan dokumen sokongan berikut dilampirkan:
1.Sijil Perakuan Siap Kerja (50% WJP boleh dikembalikan)
2.Sijil Tanggungan Kecacatan (baki 50% WJP boleh
dikembalikan 12 bulan selepas tamat tempoh
tanggungan kecacatan atau setelah Perakuan Siap
MemperbaikiKecacatan dikeluarkan, mengikut mana
terkemudian)
3.Salinan rekod Buku Lejar Utama / Buku Lejar Subsidiari
(yang menunjukkan rekod potongan WJP)
Excellent Accounting @ Your Service
4. Laporan Flimsi C350 (Amanah) –
4.1. Sesalinan laporan pada bulan / tahun
potongan WJP ditolak dan diperakaunkan
ke kod deposit 79507
4.2 Sesalinan laporan pada bulan / tahun WJP
dibayar dan dikembalikan kepada
pembekal (Laporan terkini / semasa)
5. Senarai Baki Pendeposit
Excellent Accounting @ Your Service
Amaun Terlebih Bayar Bagi Pembelian Tiket Kapal
Terbang Oleh Pegawai sendiri kerana menuntut
komponen yang tidak layak.
Excellent Accounting @ Your Service
Amaun Terlebih Bayar Bagi Tuntutan Elaun
Perbatuan kerana tidak berdasarkan jarak
terdekat
Excellent Accounting @ Your Service
Amaun terlebih bayar bagi tuntutan perjalanan
kenderaan kerana masih menggunakan kadar
lama bagi kelas kenderaan
Kadar Terkini Berdasarkan
Pek.Perkhidmatan Bil.1
Tahun 2012
Excellent Accounting @ Your Service
Pembayaran tuntutan perjalanan yang tidak mematuhi AP100(a)
boleh dipertimbangkan berdasarkan Garis Panduan berikut:
Excellent Accounting @ Your Service
Pesanan Tempatan dan WPUA Manual digunakan tanpa kelulusan /
ditandatangani oleh pegawai yang mempunyai kuasa di bawah AP54
(berbelanja melebihi peruntukan)
Bagi keadaan di mana Pesanan Tempatan dan WPUA Manual perlu
digunakan kerana masalah sistem eSPKB tidak dapat diakses (system
down), kelulusan daripada Pejabat Perakaunan perlu diperolehi terlebih
dahulu
PENEMUAN NAZIRAN TAHUN 2015
Excellent Accounting @ Your Service
Contoh Penemuan:
PENEMUAN 1
Pesanan tempatan bertarikh 27 Oktober 2014, namun
dokumen sokongan seperti bill of lading, invois dan
cop pengesahan pelabuhan menunjukkan tarikh lebih
awal iaitu 20 Oktober dan 24 Oktober
Excellent Accounting @ Your Service
Contoh Penemuan:
PENEMUAN 2
Pesanan tempatan bagi perkhidmatan pengangkutan barang hanya
dikeluarkan pada 09.09.2014 (B7012) dan 29.10.2014 (B7018), tetapi
perkhidmatan telah dilaksanakan sebelum tarikh tersebut dengan
merujuk kepada tarikh pada ‘Bill of lading’ iaitu pada 23/3/2014 dan
tarikh di borang pelepasan Kastam adalah pada 21/3/14.
Selain itu, didapati mesyuarat sebutharga untuk perkhidmatan
pengangkutan barang-barang hanya dilaksanakan pada 03.4.2014
(iaitu selepas perkhidmatan dilakukan dan ini menunjukkan bahawa
pemilihan syarikat telahpun dilakukan terlebih dahulu sebelum
perolehan secara sebut harga dilaksanakan)
PENEMUAN NAZIRAN TAHUN 2015
Excellent Accounting @ Your Service
Terima Bil Terima Bil
Unit. Kew
EFT Dihantar Ke
Bank
Dikira dari:
28.07.2015 10.08.2015 13.08.2015 Terima Bil hingga EFT Dihantar ke Bank =
16 hari
28.07.2015 – 31.07.2015 = 3 hari (28 ke 29hb
dikira sehari, bukannya 28hb dikira sebagai 1
hari
01.08.2015 – 13.08.2015 = 13 hari
Jumlah Kelewatan Bil = 16 hari (sama seperti
laporan BV342 di atas)
Terima Bil Unit Kew. hingga EFT Dihantar
ke Bank = 3 hari
10.08.2015 – 13.08.2015 = 3 hari.
Oleh itu, pengiraan 14 hari adalah
berdasarkan Tarikh Terima Bil, bukannya
Tarikh Terima Unit Kewangan.
Excellent Accounting @ Your Service
Penggunaan Modul WPUA Bukan Pukal Tidak
Tepat Dengan Tujuan Modul
Excellent Accounting @ Your Service
Penemuan: Penggunaan Modul WPUA Bukan
Pukal Tidak Tepat Dengan Tujuan Modul
Excellent Accounting @ Your Service
Penggunaan Modul WPUA Bukan Pukal Tidak
Tepat Dengan Tujuan Modul
Excellent Accounting @ Your Service
Penggunaan Modul WPUA Bukan Pukal Tidak
Tepat Dengan Tujuan Modul
Excellent Accounting @ Your Service
PEMBELIAN DARIPADA
KELAB, PERSATUAN
KOPERASI , ORANG
PERSEORANGAN
Excellent Accounting @ Your Service
Pembelian dibuat bukannya
secara terus dengan pembekal
yang mendaftar dengan
perniagaan.
Excellent Accounting @ Your Service
PENYELARASAN ISU ANTARA
UNIT SEMAK DAN NAZIRAN
PRESTASI PTJ 2015
Pengiraan prestasi PTJ adalah berdasarkan
format SPPP. Penilaian Prestasi PTJ adalah
seperti berikut :
Excellent Accounting @ Your Service
MARKAH PRESTASI
90% - 100% Cemerlang
80% - 89% Baik
65% - 79% Memuaskan
0% - 64% Kurang Memuaskan
PRESTASI PTJ 2015
Pengiraan prestasi PTJ adalah berdasarkan
format SPPP. Penilaian Prestasi PTJ adalah
seperti berikut :
Excellent Accounting @ Your Service
MARKAH PRESTASI
TAHUN
2014 2015
BIL. PERATUS
90% - 100% Cemerlang 75 34 15.81%
80% - 89% Baik 98 103 47.91%
65% - 79% Memuaskan 46 77 35.81%
0% - 64% Kurang Memuaskan 0 1 0.47%
JUMLAH PTJ DILAWAT 219 215
Excellent Accounting @ Your Service
CEMERLANG, 34
BAIK, 103
MEMUASKAN , 77
KURANG MEMUASKAN, 1
0
20
40
60
80
100
120
CEMERLANG BAIK MEMUASKAN KURANG MEMUASKAN
GRAF PRESTASI TAHUN 2015
Excellent Accounting @ Your Service
CEMERLANG 16%
BAIK 48%
MEMUASKAN 36%
KURANG MEMUASKAN
0%
PERATUSAN PRESTASI TAHUN 2015
PERBANDINGAN PRESTASI BERDASARKAN TAHUN 2014
DAN 2015
Excellent Accounting @ Your Service
0
20
40
60
80
100
120
CEMERLANG BAIK MEMUASKAN KURANG MEMUASKAN
2014
2015