ms iso 9001:2008 - akmal.gov.mys) 06 prosedur penyelenggar… · sistem pencegah kebakaran,...

58
PROSEDUR SOKONGAN PENYELENGGARAAN NO. RUJ. DOKUMEN: PK(S)AKMAL.06 NO. KELUARAN : 04 NO. PINDAAN : 00 TARIKH : 1 Jun 2010 MUKASURAT : 1 / 58 PROSEDUR PENYELENGGARAAN PK(S) AKMAL.06 Disediakan oleh: …………………………………. (Tandatangan) Nama : Saidi Ismail Jawatan : Penolong Kanan Pengarah Kastam I Tarikh : Diluluskan oleh: ………………………………………. (Tandatangan) Nama : Rosinah Ali Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL Tarikh :

Upload: ngothien

Post on 06-Feb-2018

277 views

Category:

Documents


8 download

TRANSCRIPT

Page 1: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 1 / 58

PROSEDUR

PENYELENGGARAAN PK(S) AKMAL.06

Disediakan oleh:

………………………………….

(Tandatangan)

Nama : Saidi Ismail

Jawatan : Penolong Kanan

Pengarah Kastam I

Tarikh :

Diluluskan oleh:

……………………………………….

(Tandatangan)

Nama : Rosinah Ali

Jawatan :Timbalan Pengarah AKMAL

Tarikh :

Page 2: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 2 / 58

REKOD PINDAAN

Adalah menjadi tanggungjawab pemegang dokumen ini untuk memastikan salinan

dokumen ini sentiasa dikemaskini dengan memasukkan semua pindaan-pindaan yang

dinyatakan di dalamnya.

Tarikh

No.Kandungan Muka

surat Bentuk Pindaan

Tarikh

Diluluskan

Page 3: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 3 / 58

i) PROSEDUR

PENYELENGGARAAN

BANGUNAN DAN

KEMUDAHAN-KEMUDAHAN

Page 4: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 4 / 58

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan urusan

penyelenggaraan bangunan dan kemudahan-kemudahan dapat dijalankan

dengan cekap serta mematuhi peraturan yang ditetapkan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai Pengarah AKMAL ketika merancang, melaksana dan

memantau kerja-kerja berikut :

a) Penyelenggaraan Bangunan

b) Penyelenggaraan kemudahan-kemudahan

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 MK.AKMAL.04

Seksyen 6.3 Infrastruktur

Seksyen 6.4 Persekitaran Kerja

Seksyen 7.5 Proses Penyampaian Perkhidmatan

3.2 Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan

3.3 Garispanduan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK)

3.4 Perintah Am Bab E

3.5 Peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh Jabatan Bomba dan

Penyelamat

3.6 Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1995

3.7 Pekeliling Am Bil. 1 2002

Page 5: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 5 / 58

4.0 DEFINISI

4.1 Penyelenggaraan Bermaksud kerja-kerja yang terlibat di dalam

pemeliharaan dan pemuliharaan bangunan,

meliputi Penyelenggaraan Sivil, Penyeleng

garaan Mekanikal, Penyelenggaraan Elektrikal,

Housekeeping dan landskap, kemudahan-

kemudahan, perkhidmatan landskap di

sekeliling bangunan demi mempastikan

penggunaan secara cekap, berkesan dan

selesa kepada penggunanya.

4.2

Kemudahan-

kemudahan

Bermaksud fasiliti-fasiliti seperti Kaunter

Informasi, Kolam Renang, Pusat Sumber

Maklumat, Galeri Ketua Pengarah Kastam,

Kamar Cenderahati, Ruang Kedai, Muzium,

Mahkamah, Surau-surau, Dewan Makan, Bilik

Istirehat, Bangunan-bangunan Asrama, Rumah

Kediaman Pegawai-pegawai, Bilik-bilik Rehat,

Stor Linen, Stor Peralatan Sukan dan Latihan,

Stor Peluru, Stor Senjatapi, Stor Alatulis, Garaj

Kenderaan, Pejabat Pemandu, Dewan Tun Tan

Siew Sin, Rumah Tamu, Gelanggang

Permainan, Bank Bunga, Lapang Sasar,

Stadium, Auditorium, tandas, Tempat Letak

Kereta, Makmal Komputer, Makmal Tekstil,

Makmal Bahasa, Bilik Kuliah, Bilik Mesyuarat,

Bilik Sindiket, Bilik Cetak, Ruang Legar, Bilik

Radio AKMAL, Ruang Pejabat-pejabat, Anjung-

anjung Bangunan, Laluan Pejalan Kaki,

Gimnasium dan Bilik / Dewan Makan, Tangki-

tangki Air, Jalan Bertar, Trek Joging dan

Fitness Point, Wakaf dan Pagar serta Kawasan

Tanah-tanah Lapang.

Page 6: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 6 / 58

4.3 Perkhidmatan

Bangunan

Bermaksud merujuk kepada penyelenggaraan

sistem pencegah kebakaran, pendawaian

elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat,

landskap dan pembuangan sampah, kawalan

serangga dan pengasapan serta sistem

pembentongan najis.

4.4 Kontraktor

Penyelenggaraan

Mencuci Bangunan

dan Landskap

Bermaksud Kontraktor Penyelenggaraan

Mencuci bangunan dan landskap yang dilantik

oleh Kerajaan.

4.5 Penyelenggaraan

Kerja-kerja Sivil

Memeriksa dan membaiki kerosakan bumbung

bangunan, siling, saluran air hujan, dinding

bangunan, dinding bilik, lantai, pintu, perabot

‘build in’, sistem kumbahan, tangki air, cat

bangunan, struktur konkrit, struktur kayu,

sistem pembentungan, sistem jalan dan

longkang, kawasan tanah lapang dan pagar.

4.6 Penyelenggaraan

Kerja-kerja

Mekanikal

Memeriksa, memperbaiki dan servis sistem

penghawa dingin dan sistem pencegah

kebakaran.

4.7 Penyelenggaraan

Kerja-kerja Elektrikal

Memeriksa dan membaiki kerosakan dan servis

seperti bilik AHU, bilik suis, papan suis,

pendawaian dan mata suis, lampu-lampu

taman, lampu-lampu jalan dan lampu tanda.

4.8 Housekeeping Pembersihan dalam dan luar bangunan,

kawasan awam, kawasan tangga, Kaunter

Informasi, Kolam Renang, Pusat Sumber

Maklumat, Galeri Ketua Pengarah Kastam,

Kamar Cenderahati, Ruang Kedai, Surau-

surau, Dewan Makan, Bilik Istirehat,

Bangunan-bangunan Asrama dan Bilik

Penginapan, Stor Linen, Bilik-bilik Rehat,

Page 7: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 7 / 58

Pejabat Pemandu, Dewan Tun Tan Siew Sin,

Rumah Tamu, Lapang sasar, Stadium,

Auditorium, tandas, Tempat Letak Kereta,

Makmal Komputer, Makmal Tekstil, Makmal

Bahasa, Bilik Kuliah, Bilik Mesyuarat, Bilik

Sindiket, Bilik Cetak, Ruang Legar, Bilik Radio

AKMAL, Ruang Pejabat-pejabat, Anjung-

anjung Bangunan, Laluan-laluan Jalan Kaki,

Gimnasium, Dewan Makan Bunga Tanjung,

Bilik Air dan Tandas, Ruang Pejabat dan Bilik

AHU.

4.9 Landskap Membersih dalam dan luar pusat meletak

sampah, papan tanda, perkhidmatan buang

sampah, membaja, merumput, menyiram,

mendandan pokok landskap, mengganti

tanaman lanskap, memotong rumput seluruh

kawasan AKMAL, meracun serangga perosak

dan kebersihan kawasan dengan memungut

rumput, ranting, pelepah kelapa, menyapu

daun-daun dan membersih seluruh kawasan

AKMAL termasuk jalan, tempat letak kereta

dan gelanggang.

Page 8: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 8 / 58

5.0 SINGKATAN

5.1 P - Pendaftar

5.2 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab

5.3 UPA - Unit Penyelenggaraan AKMAL

5.4 PT(Kew) - Pembantu Tadbir Kewangan

5.5 PT(Stor) - Pembantu Tadbir Stor

5.6 TE - Tukang Elektrik

5.7 BPK - Bahagian Pentadbiran dan Kewangan

Page 9: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 9 / 58

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

A. Penyelenggaraan Ke atas Kontraktor Loji

Kumbahan

PYB / TE

1. Pastikan kontraktor melaksanakan kerja-kerja

penyelenggaraan mengikut spesifikasi dalam

kontrak.

2. Buat aduan ke Pejabat P jika kerja-kerja yang

dilakukan tidak memenuhi spesifikasi seperti yang

terdapat dalam perjanjian.

P

3. Ambil tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 –

Prosedur Perolehan.

B. Penyelenggaraan Mencuci Bangunan dan

Lanskap ke atas Kontraktor Mencuci

PYB

1. Pastikan kontraktor melaksanakan kerja-kerja

penyelenggaraan mengikut spesifikasi dalam

kontrak.

2. Buat aduan ke Pejabat P jika kerja-kerja yang

dilakukan tidak mematuhi spesifikasi seperti yang

terdapat dalam perjanjian.

P

3. Ambil tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05-

Prosedur Perolehan.

Page 10: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 10 / 58

C. Pengendalian Aduan Kerosakan

PYB / TE

1. Buat aduan kerosakan dengan menelefon /

mengisi borang aduan kerosakan kepada P seperti

di Lampiran A.

P / TE

2. Catat / rekod aduan dan failkan ke dalam Buku

Laporan Kerosakan.

P

3. Pastikan jenis kerja-kerja pembaikan untuk

menentukan samada kerja-kerja kecil oleh UPA

atau kerja-kerja melibatkan perlantikan kontraktor.

D. Kerja-kerja kecil oleh UPA

P

1. Kenalpasti kerja-kerja pengubahsuaian yang perlu

dilaksanakan.

2. Pastikan dan pantau kerja-kerja pembaikan

dilaksanakan oleh Unit Penyelenggaraan.

E. Kerja-kerja Melibatkan Perlantikan

Kontraktor

P

1. Rujuk Kepada PK(S)AKMAL.05 para 6B – Prosedur

Perolehan secara sebutharga.

F. Penyeliaan Kerja-kerja Kontraktor

P / TE

1. Selia kerja-kerja yang dilaksanakan oleh pihak

kontraktor mengikut spesifikasi yang dipersetujui.

Page 11: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 11 / 58

P

2. Jika tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan,

ambil tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05

Prosedur Perolehan para 6H – Prosedur

Perolehan, Penilaian Prestasi Pembekal /

Kontraktor.

3. Terima Invois dan semak serta sahkan laporan siap

kerja / perkhidmatan yang dilakukan oleh

kontraktor.

P / PYB 4. Sahkan dan luluskan kerja yang telah dilaksanakan.

P 5. Majukan invois kepada Pengarah AKMAL untuk

kelulusan bayaran dan majukan invois bersama

kelulusan kepada PT (Kew) untuk pembayaran.

Page 12: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 12 / 58

7. Carta Aliran Prosedur Penyelenggaraan Bangunan dan Kemudahan-

kemudahan

A/B : Penyelenggaraan Kontraktor Loji Kumbahan / Lanskap /

Mencuci Bangunan

MULA

Pastikan kerja-kerja penyelenggraan dan pembersihan dilaksanakan

Buat aduan ke Pejabat P jika kerja-kerja tidak mematuhi spesifikasi perjanjian

Ambil Tindakan mengikut mengikut PK(S) AKMAL.05 – Prosedur Perolehan

Selesai

PYB / TE

P

Pastikan kontraktor melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan dan pembersihan mengikut spesifikasi dalam kontrak

PYB / TE

PYB / TE

Page 13: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 13 / 58

C. Pengendalian Aduan Kerosakan

MULA

Aduan Kerosakan – Isi Borang Aduan Kerosakan

Catat / rekod aduan dan failkan ke dalam Buku / Fail Laporan Kerosakan

Pastikan jenis kerja-kerja pembaikan samada kerja-kerja kecil oleh UPA atau yang melibatkan perlantikan kontraktor

Selesai

PYB / TE

PYB / TE

P

Page 14: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 14 / 58

D. Kerja-kerja kecil oleh UPA

MULA

Kenalpasti kerja-kerja pengubahsuaian

Pastikan dan pantau kerja-kerja pembaikan yang dilaksanakan oleh Unit Penyelenggaraan

Selesai

P

P

Page 15: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 15 / 58

E. Kerja-kerja Melibatkan Perlantikan Kontraktor

MULA

Keluarkan Sebutharga kepada kontraktor

Adakan mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga dan memilih kontraktor yang berjaya

Beri penerangan kepada kontraktor mengenai skop kerja

Selesai

P

P

P

Keluarkan surat tawaran kepada kontraktor

P

Page 16: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 16 / 58

F. Penyeliaan Kerja-kerja Kontraktor

MULA

Selia kerja yang dilaksanakan oleh pihak kontraktor mengikut spesifikasi yang dipersetujui

Terima invois dan semak serta sahkan Laporan Siap Kerja

Majukan invois kepada Pengarah AKMAL untuk kelulusan bayaran dan majukan invois bersama kelulusan kepada PT(Kew) untuk pembayaran

Selesai

P / TE

P

P/PYB Sahkan dan perakukan kerja yang telah dilaksanakan

P

P

Ikut spesifikasi ?

Tidak

Ya

Ambil Tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 para 6H – Prosedur Perolehan, Penilaian Prestasi Pembekal

Page 17: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 17 / 58

8. REKOD KUALITI

BIL REKOD LOKASI

TEMPOH

PENYIMPANAN

1. Dokumen Perjanjian Pejabat Pendaftar 7 Tahun

2. Laporan Pembaikan / Perlaksanaan

Aduan

Pejabat Pendaftar 5 Tahun

3. Fail Sebut Harga Pejabat Pendaftar 7 Tahun

4. Fail Salinan Borang Pengaduan Pejabat Pendaftar 5 Tahun

5. Buku Laporan Kerosakan Pejabat Pendaftar

dan Pejabat UPA

5 Tahun

9. LAMPIRAN

Lampiran A : Format Buku Laporan Kerosakan

Page 18: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 18 / 58

Lampiran A

Buku Laporan Kerosakan

Tarikh Laporan

Kerosakan

Pegawai

Yang

Melapor

Tindakan

UPA /

Kontraktor

Tindakan

Pembaikan

Catatan

Page 19: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 19 / 58

ii) PROSEDUR

PENYELENGGARAAN

PERALATAN DAN

TELEKOMUNIKASI

Page 20: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 20 / 58

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan peralatan yang

digunakan untuk menyokong aktiviti AKMAL sentiasa dalam keadaan baik,

boleh dipercayai dan selamat untuk digunakan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai Pendaftar / Penolong Pendaftar / Pegawai Yang

Bertanggungjawab untuk menyelenggara peralatan AKMAL dalam

menjalankan aktivitinya.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 MK.AKMAL.04

Seksyen 6.3 Infrastruktur

3.2 Perjanjian Perkhidmatan / Penyenggaraan

3.3 Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 1997

3.4 Pekeliling Perbendaharaan

Page 21: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 21 / 58

4.0 DEFINISI

4.1

Peralatan

Peralatan ialah harta / barang tak luak yang kos

perolehan asalnya RM1,000.00 ke atas tiap-tiap

satu serta memerlukan penyelenggaraan dari

semasa ke semasa yang dikategorikan sebagai

Peralatan Pejabat, Peralatan Latihan dan

Peralatan Telekomunikasi.

4.2

Peralatan Pejabat

Bermaksud peralatan seperti para 4.1 berada di

Pejabat Pentadbiran Am, Pejabat Penyelidikan

dan Pembangunan, Pejabat Urusetia Pensyarah,

Jabatan Pengajian Luar (JPL), bilik-bilik

mesyuarat, Pejabat Pusat Sumber Maklumat

AKMAL, Kaunter Informasi, Pejabat Pemandu dan

Pejabat Pegawai-pegawai, Jurulatih dan Pegawai

Sokongan.

4.3

Peralatan Latihan

Bermaksud peralatan seperti para 4.1 yang

berada di Bilik-bilik Kuliah, Bilik-bilik Makmal, Bilik

Sindiket, Auditorium, Dewan Tun Tan Siew Sin,

Bilik Cetak, Bilik radio, Bilik Bantuan Audio Visual,

Stor Linen, Stor Pentadbiran Am, stor alat Tulis,

stor Senjatapi, stor Peralatan Latihan dan stor

Pakaian Kawat.

4.4

Peralatan

Telekomunikasi

Semua perkakasan komunikasi yang digunakan

untuk tujuan perhubungan dalaman dan luaran

AKMAL termasuk peralatan walkie talkie.

4.5

Penyelenggaraan

Proses Pengawal Keselamatan, mengawal,

memelihara, mengendali dan menyelenggara

harta berbentuk fizikal yang mempunyai nilai dan

diperolehi samada untuk digunakan terus atau

bagi masa akan datang dalam pengeluaran

barang siap atau perkhidmatan.

Page 22: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 22 / 58

5.0 SINGKATAN

5.1 P - Pendaftar

5.2 PP - Penolong Pendaftar

5.3 P(Stor) - Penyelenggara Stor

5.4 PT(Kew) - Pembantu Tadbir Kewangan

5.5 PT1 - Borang Pesanan Tempatan

5.6 PYB - Pegawai yang Bertanggungjawab

Page 23: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 23 / 58

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

A. Penerimaan Peralatan Baru

PP / PYB 1. Terima peralatan bersama salinan invois dan PT1

serta rekodkan dalam Buku Daftar Peralatan /

Harta Modal.

P(Stor) 2. Terima salinan invois bersama PT1 dan daftar

peralatan dalam borang daftar harta modal

PP / P(Stor) / PYB

3. Lengkapkan kad jaminan jika ada dan kembalikan

kepada pembekal. Jika tiada kad jaminan, minta

dari pembekal.

B. Penyelenggaraan Peralatan Dalam

Jaminan

PP / PYB

1. Pastikan pembekal membuat kerja-kerja

penyelenggaraan asas peralatan seperti berikut

mengikut jadual penyelenggaraan peralatan

berjaminan.

a) Pembersihan peralatan

b) Pembaikan ringan peralatan

PP

2. Jalankan ujian bersama pembekal untuk

memastikan peralatan penyelenggaraannya telah

dijalankan dengan baik.

3. Jika peralatan masih tidak berfungsi dengan baik,

minta pembekal menyelenggara semula dan ambil

tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 Prosedur

Page 24: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 24 / 58

Perolehan para 6H Penilaian Prestasi Pembekal /

Kontraktor. Masukkan jadual dalam fail jadual

penyelenggaraan peralatan.

4. Sahkan kerja penyelenggaraan dalam Laporan

Penyelenggaraan yang diserah oleh Pembekal dan

failkan.

C. Penyelenggaraan Pencegahan

PP / PYB 1. Semak daftar peralatan dan kenalpasti peralatan

dan pembekal / syarikat penyelenggara yang

bertanggungjawab menjalankan penyelenggaraan

dari dokumen perjanjian. Atau mengikut jadual

atau tarikh yang ditetapkan.

2. Minta pembekal / syarikat membuat

penyelenggaraan ke atas perlatan mengikut jadual

dan tarikh yang ditetapkan.

3. Jika terdapat bahagian yang perlu diganti,

dapatkan alat ganti (PK(S) AKMAL.05 – Prosedur

Perolehan).

PP

4. Minta pembekal / syarikat mengganti bahagian

yang perlu apabila alat ganti diperolehi dan pantau

kerja penyelenggaraan.

5. Jalankan uji bersama pembekal / syarikat untuk

memastikan perlatan berfungsi dengan baik.

6. Jika masih tidak berfungsi dengan baik minta

pembekal buat pembaikan semula.

7. Sahkan kerja penyelenggaraan yang disediakan

oleh Pembekal / syarikat penyelenggaraan.

Page 25: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 25 / 58

P(Stor) 8. Catatkan tarikh siap penyelenggaraan pada jadual

penyelenggaraan dan failkan laporan

penyelenggaraan yang disediakan oleh pembekal /

syarikat apabila selesai.

D. Penyelenggaraan Kerosakan

PYB

1. Kenalpasti kerosakan peralatan.

2. Isi maklumat kerosakan dalam Borang Aduan

Kerosakan Peralatan seperti dalam Lampiran A.

3. Majukan borang laporan kerosakan kepada PP

dalam dua salinan.

PP

4. Teliti maklumat kerosakan dan sahkan kerosakan

dan failkan satu salinan laporan kerosakan.

5. Semak rekod berkaitan bagi memastikan peralatan

masih dalam tempoh jaminan.

6. Jika peralatan masih dalam tempoh jaminan

panggil pembekal / syarikat penyelenggaraan

untuk membuat pembaikan.

7. Jika peralatan di luar tempoh jaminan dapatkan

perkhidmatan pembaikan daripada pembekal /

syarikat penyelenggara yang layak (Rujuk

PK(S)AKMAL.05 – Prosedur Perolehan).

8. Jika peralatan dibaiki di luar AKMAL lengkapkan

Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan

seperti Lampiran B dalam tiga salinan.

9. Jalankan ujian / pemeriksaan Peralatan yang

Page 26: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 26 / 58

dibaiki / diselenggara bersama pembekal / syarikat

penyelenggara bagi memastikan ianya berfungsi

dengan baik.

10. Minta pembekal / wakil syarikat mengesahkan

pemeriksaan dan fail salinan pejabat.

11. Jika tidak berpuas hati, minta pembekal / syarikat

penyelenggara membaiki semula.

12. Jika berpuas hati, sahkan laporan pembaikan yang

dikemukakan oleh syarikat. Failkan laporan

pembaikan / penyelenggaraan dalam fail pejabat.

Page 27: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 27 / 58

7. Carta Aliran Prosedur Penyelenggaraan Peralatan dan

Telekomunikasi

A. Penerimaan Peralatan Baru

MULA

Terima peralatan bersama salinan invois dan PT1 serta rekod dalam Buku Daftar Peralatan / Harta Modal

Terima salinan invois bersama PT1 dan daftar peralatan

Selesai

PP / PYB

P(Stor)

Lengkapkan kad jaminan

PP / P(Stor) / PYB

Page 28: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 28 / 58

B. Penyelenggaraan Peralatan Dalam Jaminan

MULA

Pastikan pembekal buat kerja-kerja penyelenggaraan mengikut jadual

Sahkan kerja penyelenggaraan dalam laporan penyelenggaraan

Selesai

PP / PYB

PP

PP

PP Peralatan masih berfungsi?

Tidak

Ya

Ambil Tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 para 6H – Prosedur Perolehan, Penilaian Prestasi Pembekal

Jalankan ujian bersama pembekal mengikut jadual

Page 29: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 29 / 58

C. Penyelenggaraan Pencegahan

MULA

Semak daftar peralatan dan kenalpasti peralatan dan pembekal yang bertanggungjawab

Minta pembekal buat penyelenggaraan mengikut jadual dan tarikh yang ditetapkan.

Dapatkan alat ganti mengikut prosedur PK(S)AKMAL.05 – Perolehan Perolehan jika perlu alat ganti.

Minta pembekal mengganti bahagian berkenaan

Selesai

Jalankan ujian bersama pembekal

Masih berfungsi?

Minta pembekal buat pembaikan semula

PP / PYB

PP / PYB

PP / PYB

Sahkan kerja penyelenggaraan

Catatkan tarikh siap penyelenggaraan pada jadual penyelenggaraan dan failkan.

Ya Tidak

PP

PP

PP

PP

Page 30: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 30 / 58

D. Penyelenggaraan Kerosakan

MULA

Kenalpasti kerosakan peralatan

Majukan borang kepada PP

Semak rekod jaminan

Selesai

Isi maklumat kerosakan dalam Borang Aduan Kerosakan Peralatan

Teliti maklumat kerosakan dan sahkan kerosakan

Masih Dalam tempoh jaminan?

Lengkapkan Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan jika dibaiki di luar AKMAL dan failkan untuk salinan pejabat.

Puas hati?

Sahkan laporan pembaikan yang dikemukakan oleh syarikat pembekal

Dapatkan perkhidmatan pembaikan mengikut prosedur PK(S)AKMAL.05 – Perolehan Bekalan

Minta syarikat pembekal untuk membaiki semula

Ya

Tidak

Ya

Tidak

PYB

PYB

PYB

PP

Jalankan ujian / pemeriksaan peralatan untuk memastikan ianya berfungsi dengan baik selepas diselenggara

PP

PP

PP

PP

Page 31: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 31 / 58

8. REKOD KUALITI

BIL REKOD

LOKASI

TEMPOH

PENYIMPANAN

1. Buku Inventori Pejabat P(STOR) 7 Tahun

2. Fail Borang Aduan Kerosakan

Peralatan

Pejabat PP 5 Tahun

3. Fail Pelupusan Peralatan Pejabat PP 7 Tahun

4. Fail Jadual Penyelenggaraan Pejabat PP 7 Tahun

5. PT1 – Pesanan Tempatan / Nota

Minta

Pejabat P 7 Tahun

6. Fail Borang Kebenaran Membawa

Keluar Peralatan

Pejabat PP 5 Tahun

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran A - Format Borang Aduan Kerosakan Peralatan

9.2 Lampiran B - Format Borang Kebenaran Membawa Keluar

Peralatan

Page 32: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 32 / 58

Lampiran A

BORANG ADUAN KEROSAKAN

Nama Pegawai : …………………………………………………………………..

Jawatan : …………………………………………………………………..

Tandatangan : …………………………………………………………………..

Tarikh : ………………………………………………

Bil Jenis Kerosakan Tempat

Tarikh Terima Aduan : …………………………………………………………..

Tarikh Pemeriksaan : …………………………

Tandatangan : …………………………

Page 33: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 33 / 58

Lampiran B

BORANG KEBENARAN MEMBAWA PERALATAN KELUAR

Syarikat : Tarikh :

Perihal Barangan

Jenis Kerosakan

Tandatangan Penerima : …………………………………………… Tarikh : ……………… Nama : …………………………………………… No.Kad Pengenalan : …………………………………………… Jawatan dalam Syarikat : …………………………………………… Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab: …………………………………………… Nama : ……………………………………………

Page 34: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 34 / 58

iii) PROSEDUR

PENYELENGGARAAN

KESELAMATAN BANGUNAN

DAN PEGAWAI

Page 35: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 35 / 58

1. OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi memastikan bangunan dan

seluruh kawasan serta kakitangan AKMAL sentiasa berada dalam keadaan

selamat.

2. SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pegawai Keselamatan / Pengawal Keselamatan

/ Jawatankuasa Kawalan Kebakaran / Jurulatih / Fasilitator untuk menyelia

kawalan keselamatan pintu keluar masuk dan keselamatan bangunan AKMAL

sepanjang masa serta Jurulatih / Fasilitator semasa melaksanakan aktiviti

latihan kembara / jatidiri / menembak.

3. RUJUKAN

3.1 MK.AKMAL.04

Seksyen 6.4 Persekitaran Kerja

3.2. Perintah Am Jabatan Bilangan 55 – Keselamatan Pejabat 3.3. Perintah Am Jabatan Bilangan 56 – Peraturan Keselamatan Mencegah

Kebakaran.

3.4. Peraturan-peraturan yang dikeluarkan oleh Jabatan Bomba dan Penyelamat Negeri Melaka.

Page 36: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 36 / 58

4. DEFINISI

4.1 Pelawat Pihak-pihak yang berurusan rasmi dengan AKMAL secara perseorangan atau berkumpulan.

4.2 Pengawal

Keselamatan

Pengawal Keselamatan yang dilantik dan ditempatkan di AKMAL oleh Ibu Pejabat Kastam Diraja Malaysia.

5. SINGKATAN

5.1 PK A – Pegawai Keselamatan AKMAL yang

dilantik oleh Pengarah AKMAL

5.2 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab

5.3 P - Pendaftar 5.4 JBPM - Jabatan Bomba dan Penyelamat Melaka 5.5 JKK - Jawatankuasa Kawalan Kebakaran

Page 37: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 37 / 58

6. TINDAKAN DAN TANGGUNGJAWAB

TANGGUNGJAWAB TINDAKAN

A. KAWALAN KESELAMATAN PEJABAT

Pengawal

Keselamatan

.

1. Rekod maklumat pelawat-pelawat yang memasuki AKMAL

ke dalam Buku Rekod Pelawat seperti di Lampiran A.

2. Ambil Kad Pengenalan / dokumen pengenalan diri dan

beri Pas Pelawat kepada pelawat berkenaan.

3. Ambil semula Pas Pelawat, serah Kad Pengenalan /

dokumen pengenalan diri dan catatkan masa keluar

pelawat berkenaan apabila urusan lawatan selesai.

4. Laporkan kepada PYB jika berlaku sebarang masalah

menguruskan pelawat.

PYB 5. Sediakan Jadual Giliran Bertugas Pengawal Keselamatan

secara bulanan.

6. Selia dan Semak serta sahkan Buku Rekod Pelawat secara

bulanan.

7. Selesaikan atau rujuk kepada P masalah yang berkaitan

para 4. (jika perlu)

P

8. Luluskan Jadual Giliran Bertugas Pengawal Keselamatan .

10. Buat pemantauan operasi Pengawal Keselamatan secara

keseluruhan.

B. KESELAMATAN MENCEGAH KEBAKARAN

Pengarah AKMAL 1. Lantik PKA daripada pegawai kanan berjawatan

tidak rendah daripada Penolong Kanan Pengarah Kastam

Page 38: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 38 / 58

II.

2. Lantik Jawatankuasa Kawalan Kebakaran dengan

diketuai oleh PKA.

PKA 3. Pengerusikan mesyuarat-mesyuarat mengenai

keselamatan kebakaran pejabat.

4. Rangka peraturan-peraturan kawalan kebakaran

dan rancangan kecemasan mengikut keadaan.

5. Arah dan buat pemeriksaan secara mengejut bagi

menentukan tahap keselamatan bangunan dan peralatan-

peralatan mencegah kebakaran sentiasa dalam keadaan

baik / boleh digunakan.

6. Aturkan ceramah / latihan asas mencegah

kebakaran. Rujuk bersama JBPM.

JKK 7. Periksa alat-alat mencegah kebakaran yang

dibekalkan di setiap Cawangan / Bahagian setiap enam

(6) bulan. Hantar Laporan pemeriksaan kepada PYB .

8. Periksa pintu dan tanda laluan kecemasan

berfungsi.

9. Pastikan tiada halangan di laluan kecemasan.

10. Kemaskini rekod senarai penuh nama pegawai /

kakitangan setiap cawangan / bahagian. Kemukakan

senarai terkini kepada PKA.

11. Rujuk Lampiran B untuk tindakan-tindakan

apabila berlaku kebakaran.

C. KESELAMATAN KAKITANGAN

Ketua Jurulatih

1. Semak Sijil-sijil kelayakan yang dimiliki.

2. Berikan alat-alat bantuan kecemasan (first aid box)

yang diambil daripada Penyelenggara Stor kepada Ketua

Jurulatih / Fasilitator bagi setiap aktiviti yang

dilaksanakan.

Page 39: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 39 / 58

3. Sediakan kenderaan yang bersesuaian sebagai

kenderaan ‘24 hours standby’ untuk digunakan jika

berlaku sebarang kecemasan.

Jurulatih / Fasilitator 4. Ambil tindakan berikut jika berlaku sebarang

kecemasan:

4.1 Ambil tindakan awal menggunakan alat bantuan

kecemasan yang dibekalkan.

4.2 Laporkan kepada Penyelaras Kursus.

4.3 Bawa ke klinik / hospital yang berdekatan jika perlu.

Page 40: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 40 / 58

7. CARTA ALIRAN

Prosedur Penyelenggaraan Keselamatan Bangunan

A. Kawalan Keselamatan Pejabat

Rekod maklumat pelawat dalam Buku Rekod Pelawat

(Lampiran A)

Ambil Kad Pengenalan / dokumen pengenalan diri

dan beri Pas Keselamatan kepada pelawat berkenaan.

Ambil Pas Keselamatan dan pulangkan Kad

Pengenalan / dokumen pengenalan diri pelawat

berkenaan bila selesai urusan.

Laporkan kepada PYB jika berlaku sebarang masalah

menguruskan pelawat.

Sediakan Jadual Giliran Bertugas Pengawal

Keselamatan secara bulanan.

Buat Penyeliaan dan semak serta sahkan Buku Rekod Pelawat secara bulanan

Luluskan Jadual Giliran Bertugas Pengawal

Keselamatan yang telah disediakan oleh PYB

Buat pemantauan operasi Pengawal Keselamatan secara keseluruhan.

Selesai

MULA

Pengawal Keselamatan

Pengawal Keselamatan

Pengawal Keselamatan

Pengawal Keselamatan

PYB

P

Page 41: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 41 / 58

B. Keselamatan Mencegah Kebakaran

Lantik PKA dan JKK

Pengerusikan mesyuarat keselamatan kebakaran pejabat, rangka peraturan kawalan kebakaran dan

rancangan kecemasan mengikut keadaan

Buat pemeriksaan mengejut / berkala alatan

mencegah kebakaran / bangunan pejabat.

Laporkan hasil pemeriksaan kepada Pengarah

AKMAL

Ambil Tindakan pembaikan / penambahbaikan jika

perlu

Selesai

MULA

Pengarah AKMAL

PKA

PKA / JKK

PKA / JKK

PKA / JKK

Page 42: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 42 / 58

C. Keselamatan Pegawai

Semak sijil-sijil kelayakan yang dimiliki

Berikan alat-alat bantuan kecemasan kepada Ketua Jurulatih / Fasilitator aktiviti berkenaan.

Sediakan kenderaan yang bersesuaian – 24H standby untuk digunakan jika berlaku kecemasan

Jika berlaku kecemasan : -Lapor kepada Penyelaras Kursus

-Ambil tindakan awal menggunakan alat bantuan kecemasan

-Bawa ke klinik / Hospital berdekatan jika perlu

Selesai

MULA

Ketua Jurulatih

Ketua Jurulatih

Ketua Jurulatih

Jurulatih / Fasilitator

Page 43: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 43 / 58

8. REKOD KUALITI

Bil Jenis Rekod Lokasi

Penyimpanan Tempoh

Penyimpanan

1. 2 3 4

Buku Rekod Pelawat Fail Keselamatan Pejabat Fail Jadual Giliran Bertugas Pengawal Keselamatan Fail Jawatankuasa Mencegah Kebakaran

Kaunter Informasi AKMAL Pejabat Pendaftar Pejabat PYB Pejabat PKA

5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun 5 Tahun

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran A - Borang Rekod Pelawat 9.2 Lampiran B - Prosedur Tindakan Apabila Berlaku

Kebakaran

Page 44: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 44 / 58

Lampiran A

BORANG REKOD PELAWAT

BAGI BULAN ………………………………….

Tarikh

Nama

Pelawat

No.

K/P

Alamat No.

Kenderaan

Tujuan

Masuk

No.

Pas

Waktu

Masuk

Tanda

Tangan

Waktu

keluar

Tanda

Tangan

Tandatangan PYB : ……………………………

Nama : ……………………………

Tarikh : ……………………………

Tandatangan Pendaftar : ……………………………

Nama : ……………………………

Tarikh : ……………………………

Page 45: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 45 / 58

Lampiran B

PROSEDUR TINDAKAN APABILA BERLAKU KEBAKARAN

PERINGKAT AWAL

Mengikut Jabatan Bomba, tempoh 10 minit yang pertama selepas sesuatu kebakaran

berlaku adalah masa yang paling penting tindakan awal diambil. Oleh itu tindakan-

tindakan berikut hendaklah diambil apabila sesuatu kebakaran dikesan :

1. Pegawai dan kakitangan yang mula-mula mengesan kebakaran tersebut hendaklah

segera meminta pertolongan pegawai dan kakitangan yang berhampiran dan cuba

memadamnya. Pegawai Petugas JKK di Cawangan/Bahagian yang berkenaan atau

yang berdekatan hendaklah segera diberitahu.

2. Anggota-anggota Pasukan Petugas berkenaan hendaklah mencuba memadam api

dengan alat-alat mencegah kebakaran bantu-mula yang ada. Semua suis lampu dan

alat-alat elektrik yang berhampiran hendaklah ditutup.

3. Sekiranya kebakaran bertambah hebat, loceng kecemasan (alarm) hendaklah

dibunyikan untuk memberi isyarat berlakunya kebakaran. PKA hendaklah diberitahu

segera.

4. PKA hendaklah segera menghubungi pihak JBPM untuk mendapatkan bantuan dan

melaporkan kebakaran kepada Pengarah AKMAL

PERINGKAT KECEMASAN

Bila mana loceng keselamatan dibunyikan, PKA hendaklah:

1. Segera menghubungi semua JKK memberitahu tempat kebakaran berlaku.

2. Mengarahkan semua pegawai dan kakitangan supaya bertenang dan bersiap

sedia meninggalkan pejabat dengan segera dan teratur.

3. Menentukan semua pegawai dan kakitangan keluar dari pejabat dengan

menggunakan laluan yang disediakan.

4. Mempastikan tiada pegawai dan kakitangan tertinggal / terkurung dalam mana-

mana bilik mesyuarat, bilik mesin, bilik fail, tandas dan sebagainya.

5. Mempastikan semua bilik-bilik ditutup (tidak dikunci) di Bahagian / Cawangan

masing-masing sebelum meninggalkan pejabat.

6. Membantu mengawal kebakaran dengan menggunakan alat pemadam api.

Page 46: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 46 / 58

7. Membantu memberi pertolongan cemas sekiranya terdapat pegawai dan

kakitangan yan memerlukannya.

8. Semasa di luar bangunan pejabat, membuat ‘roll-call’ berpandukan senarai nama

pegawai dan kakitangan di tingkat masing-masing.

Page 47: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 47 / 58

iv) PROSEDUR

PENYELENGGARAAN

KENDERAAN JABATAN

Page 48: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 48 / 58

1.0 OBJEKTIF

Prosedur ini menyediakan garis panduan bagi menyelenggara semua

kenderaan AKMAL supaya sentiasa berada dalam keadaan baik dan sedia

untuk digunakan.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Bahagian Pentadbiran dan Kewangan di dalam

aktiviti penyelenggaraan kenderaan di AKMAL.

3.0 DOKUMEN RUJUKAN

3.1 MK.AKMAL.04

Seksyen 6.3 Infrastruktur

3.4 Arahan dan Pekeliling Perbendaharaan Bil.2 1980, Bil.8 1999, Bil.6

1999

3.5 Surat Pekeliling Perbendaharaan

3.4 Perintah Am Jabatan Bil. 57 dan Bil. 66

3.5 Garis Panduan Penggunaan Kenderaan Jabatan

Page 49: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 49 / 58

4.0 DEFINISI

4.1

Buku Log

Kenderaan

Buku Rekod kenderaan Jabatan yang digunakan

untuk merekod masa perjalanan setiap hari, jarak

perjalanan, catatan perjalanan, penggunaan

bahanapi, pengesahan pengguna kenderaan dan

semakan pegawai pemeriksa.

4.2

Pengangkutan

Bermaksud segala jenis kenderaan seperti van,

mini bas, bas, kereta salon, kenderaan pacuan

empat roda, lori dan motorsikal.

4.3

Penyelenggaraan

Bermaksud kerja-kerja yang terlibat di dalam

pemuliharaan dan pemeliharaan kenderaan untuk

memastikan penggunaan secara efisien, selesa

kepada pengguna, sentiasa dalam keadaan baik

dan beroperasi secara optima.

4.4

Syarikat

Penyelenggaraan

Kenderaan

Bermotor

Bermaksud Spanco (M) Sdn Bhd dan syarikat-

syarikat kontraktor pusat yang telah dipilih untuk

menyelenggara kenderaan Jabatan.

Page 50: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 50 / 58

5.0 SINGKATAN

5.1 P - Pendaftar

5.2 PYB - Pegawai Yang Bertanggungjawab

5.3 PT(Kew) - Pembantu Tadbir Kewangan

5.4 P(Stor) - Penyelenggara Stor

Page 51: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 51 / 58

6.0 TANGGUNGJAWAB DAN TINDAKAN

TANGGUNGJAWAB

TINDAKAN

A. Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan Harian

Pemandu

1. Memeriksa keadaan kenderaan (angin tayar, paras

minyak, banyaknya minyak pelincir, air dan bateri)

setiap hari sebelum kenderaan digunakan bagi

sesuatu operasi mengikut senarai semak di

Lampiran A dan kemukakan kepada PYB

seminggu sekali. Jika ada kerosakan lapor kepada

PYB.

PYB

2. Menerima laporan dan menghantar kenderaan ke

bengkel kontraktor yang diberi konsesi / diluluskan

oleh kerajaan dengan menggunakan Borang

Kebenaran Membawa Kenderaan (Untuk Dibaiki)

Keluar seperti di Lampiran B.

3. Memantau penyelenggaraan dan pembaikan

kenderaan.

Pemandu 4. Mengambil kenderaan yang dibaiki dan invois

pembaikan.

PYB

5. Invois dikemukakan kepada PT(Kew) untuk tujuan

bayaran.

6. Senarai pembaikan direkod dalam KEW. PA-2.

B. Penyelenggaraan Kenderaan Berjadual

Pemandu 1. Periksa mengikut tempoh dan jumlah jarak

perbatuan yang disyorkan bagi setiap kenderaan,

jika cukup tempoh / perbatuan lapor kepada PYB.

Page 52: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 52 / 58

PYB 2. Menerima laporan dan beri pada pemandu.

Pemandu 3. Kemaskini (mengira jumlah perbatuan) buku log

dan menghantarnya kepada pegawai penyemak untuk

disahkan setiap hujung bulan

4. Kemaskini rekod penggunaan kad touch n go.

5. Hantar kenderaan ke bengkel kontraktor yang

diberi konsesi / diluluskan oleh kerajaan.

PYB 6.Memantau penyelenggaraan dan pembaikan

kenderaan.

Pemandu 5. Mengambil semula kenderaan yang dibaiki dan

invois pembaikan.

PYB

6. Invois dikemukakan kepada PT(Kew) untuk

bayaran.

7. Senarai pembaikan dicatat / direkod dalam Kad

KEW. PA-2.

8. Adakan pemeriksaan berkala setiap 6 bulan

takwim tahunan ke atas kenderaan dan

kemukakan laporan kepada Pengarah AKMAL.

Pengarah AKMAL 11. Bagi yang tidak ekonomi untuk dibaiki, syorkan

kepada Pendaftar untuk pelupusan.

C. Pelupusan Kenderaan Jabatan

PYB

1. Semak rekod penyelenggaraan dan pembaikan

kenderaan.

2. Kemukakan syor kepada urusetia Pelupusan bagi

kenderaan yang tidak ekonomi untuk dibaiki.

P 3. Kemukakan kenderaan dan rekod penyelenggaraan

Page 53: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 53 / 58

kenderaan kepada Jabatan Kerja Raya.

4. Jika kenderaan tidak ekonomik untuk dibaiki,

dapatkan ‘sijil tidak ekonomik untuk dibaiki’

daripada Jabatan Kerja Raya.

5. Kemukakan cadangan pelupusan kenderaan

kepada Ibu Pejabat untuk kelulusan seperti berikut:

a) Jualan secara sebutharga / lelong

b) Hadiah

6. Jika diluluskan, uruskan pelupusan mengikut

kaedah yang diluluskan oleh Perbendaharaan

Malaysia.

P(Stor)

7. Keluarkan rekod daripada senarai inventori aset

Jabatan.

Page 54: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 54 / 58

7. Carta Aliran Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan

Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan - Harian

Mula

Pemandu

PTK

Pemandu

Syarikat membaiki kenderaan

PYB

Urusetia

Pemandu

P(Stor)

Pelupusan

Tidak

Pemeriksaan kenderaan

Menghantar kenderaan ke workshop syarikat konsesi / syarikat kontrak pusat

Pembaikan kenderaan

Catatkan dalam Kad KEW. PA-2

Mengambil semula kenderaan yang sudah dibaiki

Memantau pembaikan kenderaan

Syorkan untuk pelupusan bagi kenderaan yang tidak ekonomik

Selesai

Servis

Laksanakan pelupusan

Page 55: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 55 / 58

Pelupusan Kenderaan Mula

PYB

PYB

P

P(Stor)

P

Ekonomi

Jualan secara sebutharga /lelong

Hadiah

P

P

Tidak Ekonomi

P(Stor)

Semak rekod penyelenggaraan

Kemukakan syor kepada Urusetia Pelupusan

Kemukakan rekod penyelenggaraan kepada JKR Cawangan Mekanikal

Cadangan pelupusan kepada Perbendaharaan

Terima laporan penilaian

Keluarkan inventori daripada aset Jabatan

Sijil tidak ekonomi untuk dibaiki

Keputusan Pelupusan Ibu Pejabat

Servis

Hantar kenderaan untuk diperbaiki

Kemaskini Rekod Inventori KEW. PA-2

Selesai

Page 56: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 56 / 58

8. REKOD KUALITI

BIL REKOD LOKASI

TEMPOH

PENYIMPANAN

1. Buku Log Kenderaan Kenderaan

berkenaan /

Pejabat

Penyelenggara Stor

5 Tahun

2. KEW. PA-2 Pejabat PYB Sehingga

dilupuskan

3. Fail Laporan Pembaikan Kenderaan Pejabat PYB 7 Tahun

4. Invois Pembaikan Pejabat PT (Kew) 7 Tahun

5. Fail Verifikasi Stok Pejabat Pendaftar 3 Tahun

6. Fail Kenderaan Pejabat Pendaftar Sehingga

dilupuskan

9. LAMPIRAN

9.1 Lampiran A - Senarai semak pemeriksaan harian kenderaan

9.2 Lampiran B - Borang Kebenaran Membawa Kenderaan (Untuk

Dibaiki) Keluar

Page 57: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 57 / 58

Lampiran A

SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN HARIAN KENDERAAN

Nama Pemandu : ………………………………………………… No. Pendaftaran Kenderaan : ………………………………………………… Jenis Kenderaan : ………………………………………………… Bacaan Speedometer : …………………………………………………

Bil Peralatan Sedia /

Baik

Tiada /

Rosak Tindakan

1. Kebersihan Kenderaan (Luar dan Dalam)

2. Enjin

3. Peti Pertolongan Cemas

4. Lampu

5. Pemadam Api

6. Brake

7. Minyak Hitam

8. Alat Spanar Complate

9. Air Bateri

10. Viper (Pencuci Cermin)

11. Air Radiator

12. Angin Tayar

13. Minyak Power Steering

14. Minyak Brake

15. Belting

16. Tayar

17. Hawa Dingin

18. Audio System Kenderaan / Complate

Tandatangan Pemandu : Tarikh :

Page 58: MS ISO 9001:2008 - akmal.gov.myS) 06 PROSEDUR PENYELENGGAR… · sistem pencegah kebakaran, pendawaian elektrik, kerja-kerja pembersihan pejabat, landskap dan pembuangan sampah, kawalan

PROSEDUR SOKONGAN

PENYELENGGARAAN

NO. RUJ. DOKUMEN:

PK(S)AKMAL.06

NO. KELUARAN : 04

NO. PINDAAN : 00

TARIKH : 1 Jun 2010

MUKASURAT : 58 / 58

Lampiran B

BORANG KEBENARAN MEMBAWA KENDERAAN (UNTUK DIBAIKI) KELUAR

Syarikat : Tarikh :

Perihal Barangan

Jenis Kerosakan

Tandatangan Penerima : …………………………………………… Tarikh : ……………… Nama : …………………………………………… No.Kad Pengenalan : …………………………………………… Jawatan dalam Syarikat : …………………………………………… Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab: …………………………………………… Nama : ……………………………………………