MODUL PERMOHONAN PENGAJARAN SAMBILAN , KATEGORI PENTADBIR SISTEM

A. Log Masuk

1. Sebelum menggunakan sistem Permohonan Pengajaran Sambilan & Kelulusan Ketua Jabatan/Dekan, pentadbir sistem setiap Ptj perlu melakukan persediaan seperti penetapan tarikh mula diiklankan , memasukkan maklumat kod kursus pengajaran sambilan ditawarkan dan lain‐lain melalui Sistem iHRIS di http://ihris.um.edu.my .

2. Log masuk adalah menggunakan akaun emel rasmi UM iaitu Ummail. Masukkan Id Pengguna dan Katalaluan. Pentadbir sistem juga boleh log masuk melalui laman portal rasmi iaitu http://portal.um.edu.my .

Rajah 1 : Laman Utama Sistem Portal

3. Pentadbir Sistem perlu tekan butang “Staff Login” seperti rajah 1 diatas.

Rajah 2 : Laman Log Masuk Portal

4. Rajah 2 menunjukkan laman log masuk dengan menggunakan akaun emel rasmi iaitu UMMAIL.

Sekiranya log masuk tidak Berjaya, ini mungkin disebabkan oleh ketidaktepatan id pengguna atau kata

laluan . Setelah Berjaya menu utama akan dipaparkan. Sila Pilih Modul “Staff E-Services (New)”. Seperti

Rajah 3 di bawah :

Rajah 3 : Menu Utama Sistem Portal

5. Menu utama bagi sistem iHRIS akan dipaparkan dan sila pilih modul “Perkhidmatan dan Saraan”. Sila

rujuk rajah 4 dibawah :

Rajah 4 : Menu Utama Sistem iHRIS

6. Seterusnya pengguna perlu pilih modul “Pengajaran Sambilan” seperti rajah 5 dibawah :

Rajah 5 : Skrin Utama Sistem iHRIS

7. Skrin utama akan memaparkan beberapa kategori yang terdiri daripada Pengguna , Pelulus dan

Pentadbir. Namun , Paparan bagi kategori Pentadbir dan Pelulus hanya dipaparkan sekiranya pengguna

tersebut ada kebenaran capaian diberikan. Rajah 6 adalah merupakan contoh kategori kebenaran

capaian yang diberikan.

Rajah 6 : Skrin Utama Bagi Modul Pengajaran Sambilan

8. Bagi kategori Pentadbir, ada 4 modul yang akan dipaparkan ,iaitu :

Iklan Pengajaran Sambilan

Kemaskini Maklumat Ketua PTj staf berkhidmat

Maklumat Penyelaras

Laporan

Manual Pengguna

Kategori Pentadbir

B. Iklan Pengajaran Sambilan

- Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah

* IKLAN - Maklumat Iklan Pengajaran Sambilan

1. Pentadbir sistem perlu masukkan segala maklumat iklan pengajaran sambilan supaya proses

permohonan pengajaran sambilan boleh dilakukan. Maklumat ini wajib di isi bagi memenuhi

syarat-syarat yang ditetapkan untuk pemohon-pemohon melakukan sebarang permohonan

mengikut prosedur dan syarat kelayakan yang ditetapkan.

Rajah 7(a) : Skrin Maklumat Iklan Pengajaran Sambilan

2. Pentadbir sistem juga boleh memasukkan segala maklumat iklan dalam satu kod kursus yang

sama tetapi menawarkan lebih dari satu kategori jawatan sama ada Pensyarah, Pengajar atau

Demonstrator dengan tandakan kotak ‘checkbox’ mana yang perlu sebelum tekan butang

‘simpan’ . Rajah 7(b) merupakan contoh tandakan kotak ‘checkbox’ sebagai rujukan :

Rajah 7(b) : Contoh Maklumat Iklan Pengajaran Sambilan

3. Selepas semua maklumat iklan telah disimpan, maklumat iklan tersebut akan dipaparkan dalam

satu jadual yang dinamakan ‘SENARAI MAKLUMAT IKLAN PENGAJARAN SAMBILAN’. Sila lihat

Rajah 7(c).

Tandakan kotak ‘checkbox’ untuk

pilih kategori jawatan yang

ditawarkan dalam satu kod kursus

yang sama

Klik untuk ‘Simpan’

Klik sama ada ‘iklan’ perlu

dipaparkan atau tidak

Taip ‘Kod Kursus’ yang ingin

ditawarkan dan tajuk kursus akan

dipaparkan secara automatik

Pilih Tarikh Mula dan Tarikh Tutup

Iklan (Pastikan segala maklumat tepat

sebelum membuat sebarang iklan)

Rajah 7(c) : Senarai maklumat Iklan Pengajaran Sambilan

4. Sekiranya setiap jawatan mempunyai maklumat yang mungkin berbeza atau salah masuk data

dari segi kekosongan jawatan, kelayakan akademik, sebab tawaran dan sebagainya , sila klik ikon

‘pensil’ untuk mengemaskini semula maklumat tersebut.

5. Untuk menghapuskan rekod , sila klik ikon ‘tong sampah’. Secara automatik segala maklumat

telah dihapus dari senarai maklumat iklan pengajaran sambilan.

6. Sila pastikan Nama KJ dan Nama KPTj dalam setiap maklumat iklan mempunyai paparan nama

yang betul, sekiranya nama KJ dan Nama KPTj tiada dipaparkan atau ada masalah lain contohnya

seperti KJ/KPTj tiada atas urusan pergi bercuti ke luar negara,cuti belajar , cuti haji dan

seumpamanya , sila klik ikon untuk masukkan rekod Nama KPTj dan sila

klik ikon untuk masukkan nama Ketua Jabatan. Maklumat nama KJ dan KPTj

adalah wajib di isi supaya tiada masalah dalam melakukan peringkat perakuan dan kelulusan

permohonan pengajaran sambilan. Maklumat tawaran iklan juga tidak akan dipaparkan

sekiranya maklumat tersebut tidak lengkap. Pastikan segala maklumat iklan adalah lengkap

sebelum memaparkan sebarang iklan.

Rajah 7(d) : Skrin Carian Ketua

7. Pada rajah 7(d) berikut sila masukkan sebahagian nama yang hendak dicari, kemudian klik

butang ‘Cari’. Senarai nama Ketua berkenaan akan dipaparkan seperti rajah 7(e).

Klik untuk kemaskini

Klik untuk hapus rekod

Klik untuk

kemaskini KPTj

Klik untuk

kemaskini KJ

Klik untuk Cari

Rajah 7 (e) : Skrin Keputusan Paparan Carian Ketua

8. Pada Rajah 7(e) kotak pilihan, disertakan dua fungsi untuk pentadbir PTj simpan. Iaitu :

a) Simpan By Jabatan

- Apabila pentadbir pilih simpan by jabatan, maklumat Ketua yang terpilih akan

dikemaskini atau disimpan secara serentak mengikut jabatan .Maka Pentadbir PTj tidak

perlu kemaskini satu-satu nama KJ/KPTj sekiranya ia merupakan pelulus yang sama

untuk peringkat proses kelulusan.

b) Simpan By Kod Kursus

- Apabila Pentadbir pilih simpan by kod kursus,maklumat Ketua yang terpilih akan

dikemasini atau disimpan hanya mengikut kod kursus yang ditawarkan sahaja. Maka

nama Ketua akan dipaparkan mengikut kod kursus sahaja.Contohnya sekiranya

maklumat yang ditawarkan merupakan kod kursus ‘FAAB0175’ maka nama Ketua

tersebut hanya dipaparkan pada kod kursus tersebut sahaja. Kod kursus yang lain perlu

dikemaskini semula oleh Ketua yang lain.Ini kerana ada maklumat pelulus berbeza

mengikut kod kursus yang ditawarkan untuk peringkat proses kelulusan.

Klik untuk

Simpan

nama

Ketua yang

baru by

Jabatan

Klik untuk

Simpan

nama

Ketua yang

baru by Kod

Kursus

* LULUS – Nama-Nama Staf Yang Telah Diluluskan Oleh Dekan/Ketua PTj Yang Menawarkan

Pengajaran Sambilan

1. Senarai nama-nama staf yang Berjaya diluluskan oleh peringkat kelulusan dekan pengajaran

sambilan akan dipaparkan bagi tujuan supaya setiap pentadbir sistem tahu bahawa staf tersebut

telah diluluskan oleh ketua.

Rajah 8(a) : Skrin Utama Calon Diluluskan Oleh KPTj Pengajaran Sambilan

2. Sila pilih jabatan , Sesi dan Semester dan klik ikon ‘pilih ’ untuk paparan maklumat staf yang

diluluskan oleh KPTj pengajaran sambilan.

Sila klik ikon ‘pilih’

Klik untuk paparan Calon Berjaya(Bukan staf)

Rajah 8(b) : Skrin Calon Berjaya Bagi Staf UM

3. Tugas pentadbir adalah menghantar surat tawaran kepada calon dengan hanya menekan ikon

‘E-Mail’ tersebut sebagai makluman. Maka setelah email tersebut dihantar kepada calon,

tarikh hantar email akan terlampir secara automatik, dan adalah tugas calon tersebut untuk

membuat keputusan sama ada menerima tawaran atau tidak menerima tawaran yang diberikan.

4. Pentadbir juga boleh print surat tawaran tersebut dengan klik ikon ‘print’ untuk proses

tandatangan Ketua bagi setiap fakulti/Pengarah Pusat.

5. Apabila calon telah memberi tindak balas dalam melakukan proses ‘penerimaan tawaran’

tersebut , status akan dipaparkan ‘Menerima Tawaran’ atau ‘Tidak Menerima Tawaran’ beserta

tarikh lapor diri. Sila lihat rajah 8(b) sebagai rujukan.

Klik ikon ‘print’ untuk

cetak Surat Tawaran

Klik ikon ‘E-Mail’ untuk

email surat tawaran

kepada calon

* MANUAL – Lantikan Manual (Staf)

1. Setiap Pentadbir Sistem PTj perlu masukkan semua maklumat lantikan staf yang dilantik dalam

tempoh 3 sesi kebelakang iaitu sesi 2008/2009 , 2009/2010 dan 2010/2011 sahaja sebagai simpanan

rekod setiap Ptj.

Rajah 9(a) : Skrin Input Pengajaran Sambilan Manual (Staf)

2. Sila klik butang ‘Carian Staf’ untuk memaparkan butiran staf. Sila lihat rajah 9(b) sebagai contoh :

Klik butang ‘Carian Staf’

untuk memaparkan butiran

staf terlebih dahulu sebelum

memasukkan butiran

maklumat tawaran

Sila klik butang ‘Simpan’

Sila klik

‘Lantikan

Manual

(Staf)’

Rajah 9(b) : Skrin Cari Nama Staf

3. Masukkan sebahagian nama staf yang ingin dicari dan klik butang ‘Cari’. Keputusan carian akan

dipaparkan .Klik pada nama staf untuk melihat butiran pada skrin seperti dalam rajah 9(c).

Rajah 9(c) : Skrin Input Pengajaran Sambilan Manual (Staf)

4. Sila masukkan butiran maklumat tawaran dan klik butang ‘Simpan’.

Sila klik butang ‘Simpan’

Butiran staf akan dipaparkan

setelah membuat ‘Carian Staf’

* MANUAL – Lantikan Manual (Bukan Staf)

1. Setiap Pentabir di PTj perlu memasukkan nama lantikan individu dari luar UM dari sesi 2008/2009 ,

2009/2010 dan 2010/2011 iaitu nama lantikan yang pernah mengajar semasa dalam tempoh sesi

tersebut

Rajah 10 : Skrin Input Pengajaran Sambilan Manual (Bukan Staf)

Masukkan maklumat

peribadi pemohon

Masukkan butiran

maklumat tawaran

Klik Butang ‘Simpan’

Sila klik ‘Lantikan Manual

(Bukan Staf)’

* MANUAL – Senarai Nama Lantikan Manual

1. Senarai nama lantikan manual akan dipaparkan sekiranya Pentadbir di setiap PTj memasukkan

maklumat lantikan pengajaran sambilan manual staf atau bukan staf dalam tempoh 3 sesi

kebelakang iaitu 2008/2009, 2009/2010 dan 2010/2011. Sila lihat contoh pada rajah 11.

Rajah 11 : Senarai Nama Lantikan Manual

2. Senarai nama staf um dan bukan staf um akan dipaparkan pada skrin yang sama. Status akan

membezakan sama ada pemohon tersebut ‘Staf UM’ atau ‘Bukan Staf UM’. Selain itu juga,

perbezaan dapat di nilai dari segi No.gaji atau No.Kad Pengenalan. Sekiranya Staf UM ,maklumat

no.gaji akan dipaparkan dan sekiranya Bukan Staf UM maklumat No.Kad Pengenalan pula

dipaparkan.

3. Sila tekan ikon untuk mengemaskini semula setiap maklumat sekiranya ada berlaku sebarang

perubahan dari maklumat asal.

4. Sila tekan ikon untuk hapuskan rekod. Maklumat akan dihapuskan secara automatik dari

senarai nama yang dipaparkan tersebut.

Sila klik butang ‘Cari’ untuk membuat carian

Sila klik Senarai Nama Lantikan Manual

5. Sekiranya maklumat yang diisi terlalu banyak, dan pihak pentadbir sukar untuk mencari nama

pemohon untuk mengemaskini semula maklumat atau ingin hapuskan rekod atau ingin tambah

maklumat butiran tawaran, pihak pentadbir boleh buat carian dengan memasukkan sebahagian

daripada No. gaji atau No. kad pengenalan atau No. Passport. Sila lihat contoh rajah 11(a)

dibawah :-

Rajah 11 (a) : Skrin Senarai Nama Lantikan Manual (Carian)

6. Sila klik butang ‘Cari’ selepas sebahagian daripada nombor dimasukkan. Keputusan carian yang

berkaitan dengan nombor tersebut akan dipaparkan.

7. Sila tekan ikon untuk tambah butiran maklumat tawaran sekiranya pemohon tersebut

merupakan pemohon yang sama tetapi mempunyai butiran maklumat tawaran lebih dari satu.

Proses ini bagi tujuan untuk mempermudahkan pentadbir PTj mengisi maklumat tawaran sahaja

tanpa mengisi semula butiran peribadi pemohon. Sila lihat skrin ‘tambah maklumat tawaran ’

pada rajah 11(b) di bawah :-

Rajah 11(b) : Skrin Tambah Maklumat Tawaran (Staf)

8. Sekiranya pentadbir sistem inginkan maklumat berikut dalam bentuk format laporan sebagai

rujukan. Sila klik ‘Laporan Lantikan Manual’ . Sila lihat rajah 12 sebagai rujukan.

Sila klik butang ‘Tambah’ untuk

menambah maklumat tawaran

Rajah 12 : Skrin Laporan Senarai Nama Lantikan Manual

9. Sila Pilih Sesi dan Semester dan tekan butang ‘Pilih’ untuk memaparkan senarai nama lantikan

manual.

10. Maklumat tersebut akan memaparkan lantikan untuk staf UM dan Bukan Staf UM, dalam skrin

yang sama.

Sila klik ‘Laporan

Lantikan Manual’

C. Kemaskini Maklumat Ketua PTj staf berkhidmat

- Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah.

1. Pihak Pentadbir hendaklah mengemaskini maklumat Ketua Staf di tempat staf tersebut

berkhidmat. Ini bererti, sekiranya ada staf di PTj sendiri ingin memohon pengajaran sambilan di

PTj lain, pentadbir setiap PTj perlu mengemaskini maklumat Ketua Jabatan dan KPTj untuk

memastikan staf yang ingin memohon mendapat kebenaran KJ dan Perakuan KPTj ditempat staf

itu berkhidmat sebelum permohonan tersebut di hantar kepada peringkat KJ Pengajaran

Sambilan dan KPTj pengajaran Sambilan yang ditawarkan.

2. Peranan ini amat penting untuk setiap PTj masing-masing kerana, sekiranya staf tersebut tiada

maklumat Ketua, staf tersebut tidak boleh memohon pengajaran sambilan kerana maklumat

tidak lengkap. Staf tersebut perlu maklum kepada pentadbir PTj untuk mengemaskini nama

Ketua mereka.

Rajah 13 : Skrin Carian Nama Ketua

3. Pada Rajah 13 , sila pilih sama ada ingin membuat carian melalui No.Gaji atau Nama Staf.

Sekiranya ingin membuat carian melalui No.Gaji,sila klik butang pada ‘No.Gaji Staf’ dan

masukkan No.Gaji Staf tersebut dan sila klik butang ‘Cari’. Begitu juga sebaliknya, sekiranya ingin

membuat carian melalui ‘Nama Staf’, sila masukkan hanya sebahagian dari nama tersebut dan

sila klik ‘Cari’.

Sila klik salah

satu butang

samada

membuat

carian melalui

No.gaji Staf

atau Nama

Staf.

Sila klik butang

‘Cari’

Rajah 13 (a) : Skrin Senarai Nama Pengajar Sambilan

4. Keputusan carian melalui No.gaji atau Nama Staf akan dipaparkan mengikut kriteria yang di cari.

Sila klik ‘pilih’ pada nama staf yang dicari.

Rajah 13 (b) : Skrin Maklumat Pelulus Pengajaran Sambilan

5. Selepas pentadbir klik ‘Pilih’ pada kotak tindakan, skrin akan memaparkan maklumat pelulus

pertama dan pelulus kedua.Peranan yang memainkan pada skrin ini adalah sekiranya staf yang

dipilih ingin membuat pengajaran sambilan di PTj pengajaran sambilan yang ditawarkan, maka

pelulus pertama akan mengambil tindakan untuk membenarkan atau tidak membenarkan staf

tersebut melakukan pengajaran sambilan dan seterusnya akan berlaku kepada peringkat pelulus

kedua dimana pelulus kedua tersebut perlu memperaku kan staf tersebut untuk membuat

pengajaran sambilan pada PTj yang dipohon.

6. Sekiranya ada perubahan pada maklumat asal, sila tekan ikon untuk mengemaskini

maklumat pelulus.

Sila klik ‘Pilih’

Sila klik untuk

kemaskini

maklumat pelulus

Rajah 13 (c) : Skrin Kemaskini Maklumat Pelulus Pengajaran Sambilan

7. Sila klik butang ‘Tukar Pelulus 1’ atau ‘Tukar Pelulus 2’ sekiranya pada perubahan pada nama

pelulus yang dinyatakan. Sekiranya staf tersebut hanya mempunyai seorang pelulus sahaja, sila

klik butang ‘Padam Pelulus 2’ untuk hapuskan rekod tersebut.

8. Setiap pentadbir Ptj perlu memberi perhatian kepada beberapa perkara, sekiranya staf tersebut

merupakan ‘Staf Akademik’ maka wajib meletakkan nama pelulus 1 dan juga pelulus 2. Tetapi

sekiranya staf tersebut merupakan ‘Bukan Staf Akademik’ tidak menjadi satu masalah sekiranya

tiada pelulus 2.

Rajah 13 (d) : Skrin Kemaskini Maklumat Pelulus

9. Sila taip sebahagian dari nama dan klik pada butang ‘Cari’ .Maklumat carian akan dipaparkan

dan sila klik ‘Pilih’ untuk kemaskini nama Ketua yang baru. Sila rujuk rajah 13(d) sebagai rujukan.

Sila klik butang ‘Tukar Pelulus 1’

untuk kemaskini pelulus baru

Sila klik butang ‘Tukar Pelulus 2’

untuk kemaskini pelulus baru

Klik ‘Padam Pelulus 2’

untuk hapuskan rekod

Sila klik ‘Pilih’

untuk kemaskini

rekod.

* Kemaskini Secara Serentak

1. Kemaskini secara serentak merupakan kemaskini maklumat pelulus 1 atau pelulus 2 kepada staf

yang terlibat secara serentak, tidak perlu kemaskini satu-satu staf sekiranya maklumat pelulus

tersebut merupakan pelulus yang sama.

Rajah 14 : Skrin Kemaskini Secara Serentak

2. Sila klik ‘Tukar Pelulus 1’ untuk menukar maklumat pelulus 1 dan sila klik butang ‘Tukar Pelulus

2’ sekiranya ingin menukar maklumat pelulus 2.

Rajah 14(a) : Skrin Kemaskini Maklumat Pelulus Secara Serentak

3. Sila taip sebahagian nama yang hendak dicari,kemudian klik butang ‘Cari’. Senarai nama staf

yang berkenaan akan dipaparkan. Sila klik ‘Pilih’ untuk dapatkan maklumat pelulus yang baru.

Sila klik ‘Kemaskini Secara Serentak’

Sila klik ‘Tukar Pelulus 1’ untuk tukar pelulus 1

Sila klik ‘Tukar Pelulus 2’ untuk tukar pelulus 2

Rajah 14(b) : Skrin Pilih Maklumat Pelulus Pengajaran Sambilan Secara Serentak

4. Sila ‘tick’ pada kotak untuk staf yang terlibat sekiranya ada maklumat pelulus yang perlu diubah

dan tekan butang ‘Simpan’ untuk memastikan segala rekod baru dapat disimpan dengan

selamat. Sila rujuk rajah 14(b) sebagai rujukan.

Sila ‘tick’ pada

kotak checkbox

untuk staf terlibat

Nama Pelulus Baru Dipaparkan

Klik untuk Simpan

Rajah 14(c) : Skrin Senarai Nama Ketua/Pelulus

Klik untuk

kemaskini

semula

C. Maklumat Penyelaras

- Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah.

1. Pentadbir Sistem perlu masukkan maklumat Ketua Penyelaras/Program tujuan rekod. Rekod ini amat

penting kerana sekiranya staf tersebut merupakan Ketua penyelaras/program yang memegang jawatan

pentadbiran beban tugas beliau merupakan 7.5 jam bukan 10 jam bagi yang bukan memegang sebarang

jawatan pentadbiran. Proses ini akan diambil kira sekiranya ada Ketua penyelaras/Program ingin

membuat permohonan di PTj lain dan tiada masalah semasa membuat sebarang tuntutan bayaran.

Rajah 15 : Skrin Input Penyelaras Kursus/Program

2. Sila masukkan maklumat Penyelaras/Program tersebut dan klik butang ‘Simpan’ untuk memastikan

segala maklumat tersebut di simpan.

Klik untuk Simpan

Rajah 15(a) : Skrin Senarai Nama Penyelaras Kursus/Program

3. Silah Pilih Jabatan Untuk Papar Rekod yang di simpan.

4. Sila klik ikon untuk mengemaskini semula maklumat yang disimpan.

5. Sila klik ikon untuk hapuskan rekod. Secara automatik maklumat akan terhapus dari senarai

tersebut.

Klik Untuk Kemaskini Klik Untuk Hapus Rekod

Klik untuk paparkan maklumat

D. Laporan

- Sila klik ikon untuk masuk skrin di bawah.

Rajah 16 : Skrin Senarai Kursus Yang Ditawarkan.

1. Senarai kursus yang ditawarkan akan dipaparkan dalam bentuk laporan untuk rujukan pentadbir

setiap PTj.