modul biasiswa sekolah menengah (bsm yp)...

MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP

[Pick the date]

MODUL

BIASISWA SEKOLAH

MENENGAH (BSM YP)

SECARA ATAS TALIAN


[Pick the date]

ISI KANDUNGAN

Muka Surat

PENGENALAN Bab 1 1.1 Sejarah Penubuhan Yayasan Pahang 2 1.2 Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) 2 1.3 Objektif BSM YP 2 1.4 Kriteria kelayakan pemohon 3 1.5 Dokumen wajib yang perlu dilampirkan 3-4 1.6 Kadar BSM YP 4 1.7 Jawatankuasa BSM YP 5-6 PERMOHONAN BSM YP Bab 2 2.1 Tatacara permohonan 8-9 PROSES KERJA DAN CARTA ALIR Bab 3 3.1 Proses kerja permohonan BSM YP 11 3.2 Carta alir proses permohonan BSM YP 12 3.3 Proses kerja semakan permohonan BSM YP 13 3.4 Carta alir proses semakan permohonan BSM YP 14 3.5 Proses bayaran BSM YP 15 3.5 Proses kerja semakan bayaran BSM YP 16 3.7 Carta alir proses pembayaran murid baru BSM YP 16 3.8 Penggunaan wang BSM YP 17 3.9 Proses kerja pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang 17 3.10 Carta alir proses pertukaran murid ke sekolah dalam negeri Pahang

18

3.11 Penarikan semula BSM YP 19 3.12 Proses kerja penarikan semula BSM YP 20 3.13 Carta alir proses penarikan BSM YP 20 PEREKODAN DAN PEMFAILAN Bab 4 22


[Pick the date]

Muka Surat

PEMANTAUAN Bab 5 5.1 Tatacara pemantauan 24 5.2 Proses kerja pemantauan oleh SEKOLAH/PPD/JPN Pahang/JAIP/YP 25 5.3 Carta alir pemantauan pengurusan BSM YP 26 PERTUKARAN GURU BIASISWA Bab 6 6.1 Tatacara serah tugas 28 6.2 Proses kerja pertukaran guru biasiswa 28 6.3 Carta alir pertukaran guru biasiswa 29 LAMPIRAN

A Permohonan mengeluarkan wang biasiswa 30 B Penggantian kad ATM/Akaun 31 C Instrumen pemantauan BSM YP 32-33 D Nota serah tugas 34-36


[Pick the date]

BAB 1

PENGENALAN


[Pick the date]

1.1 SEJARAH PENUBUHAN YAYASAN PAHANG

Perasmian Yayasan Pahang (YP) telah disempurnakan pada 29 September 1983

oleh KDYMM Sultan Haji Ahmad Shah Ibni Almarhum Sultan Abu Bakar

Riayatuddin Al-Muadzam Shah, Yang DiPertuan Agong pada ketika itu. Misi utama

penubuhan YP adalah untuk meningkatkan kemajuan pendidikan, sukan,

kebudayaan dan memperluaskan peluang mendapatkan pendidikan dalam

kalangan anak negeri Pahang dan warganegara Malaysia yang menetap di negeri

ini.

Sebagai pemangkin penjanaan modal insan bertaraf dunia, YP kini memberi fokus

kepada kualiti dan kuantiti murid yang menerima bantuan. Selaku organisasi yang

bertanggungjawab terhadap pembangunan pendidikan anak-anak Pahang, YP

menyediakan pakej pendidikan lengkap kepada anak-anak negerinya meliputi

murid sekolah rendah, menengah, institut pengajian tinggi, masyarakat bekerja

dan masyarakat minoriti orang asli.

1.2 UNIT BIASISWA SEKOLAH MENENGAH YAYASAN PAHANG (BSM YP)

Unit Biasiswa Sekolah Menengah Yayasan Pahang (BSM YP) telah ditubuhkan

pada tahun 1983 untuk menguruskan bantuan biasiswa kepada murid-murid

dalam negeri Pahang untuk kegunaan persekolahan seterusnya mengelakkan

anak Pahang tercicir dalam menerima pendidikan. BSM YP telah membelanjakan

RM253 juta bagi 154,103 penerima dari tahun 1983 sehingga tahun 2016.

1.3 OBJEKTIF BSM YP

Memastikan pengendalian biasiswa menepati keperluan YP dilaksanakan secara

efisien dan efektif seterusnya memenuhi kehendak pelanggan dan Kerajaan

Negeri Pahang.


[Pick the date]

1.4 KRITERIA KELAYAKAN PEMOHON

Kriteria kelayakan BSM YP adalah seperti berikut:

i. Warganegara Malaysia.

ii. Ibu atau bapa warganegara Malaysia.

iii. Pemohon/ibu/bapa lahir di negeri Pahang.

iv. Jika pemohon/ibu/bapa lahir di luar negeri Pahang, mestilah bermastautin

di Pahang lebih dari 10 tahun.

v. Mempunyai ramai adik-beradik yang masih bersekolah di bawah

tanggungan ibu bapa tanpa menerima sebarang bantuan kewangan lain.

vi. Keutamaan diberikan kepada pemohon berstatus anak yatim, mempunyai

ibu/bapa/penjaga yang uzur/cacat/OKU, ibu tunggal, atau peserta Program

Pembangunan Rakyat Termiskin (PPRT).

vii. Murid yang cemerlang akademik dan kokurikulum.

viii. Pemohon mestilah sedang belajar di Sekolah Menengah

Kebangsaan/Sekolah Berasrama Penuh/Kolej Vokasional/Sekolah

Teknik/Sekolah Menengah Agama/Sekolah Menengah Agama

Negeri/Sekolah Menengah Agama Rakyat/Sekolah Agama Bantuan

Kerajaan dalam Negeri Pahang sahaja.

ix. Pendapatan kasar isi rumah tertakluk kepada pemilihan semasa tahun

tersebut.

x. Murid yang pernah digantung/dibuang sekolah tidak layak memohon.

1.5 DOKUMEN WAJIB YANG PERLU DILAMPIRKAN BERSAMA BORANG

PERMOHONAN

Pemohon wajib melampirkan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan

benar semasa membuat permohonan.

i. Salinan kad pengenalan pemohon.

ii. Salinan sijil lahir pemohon.

iii. Salinan kad pengenalan ibu dan bapa/penjaga.

iv. Salinan sijil kematian ibu/bapa bagi anak-anak yatim.

v. Salinan sijil pengesahan bercerai bagi ibu bapa yang berpisah.


[Pick the date]

vi. Salinan kad OKU/JKM/PPRT ibu bapa/penjaga.

vii. Jika pemohon, ibu dan bapa TIDAK DILAHIRKAN di Pahang, surat

pengesahan bermastautin wajib dilampirkan.

viii. Salinan slip gaji/penyata pendapatan ibu dan bapa atau penjaga yang

terkini. Surat pengesahan pendapatan daripada Penghulu/Ketua Kampung

wajib dilampirkan bagi ibu bapa/penjaga yang tidak mempunyai slip gaji.

ix. Salinan keputusan peperiksaan UPSR/PT3/SMA/SPM.

x. Salinan sijil-sijil bidang Sukan/Kokurikulum. (jika ada)

1.6 KADAR BSM YP

1.6.1 Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 1 dan Tingkatan 4 pada tahun

semasa adalah sebanyak RM600 setahun. Murid akan dibayar penuh pada

tahun pertama permohonan. Manakala pada tahun berikutnya,

pembayaran akan dibuat dua kali setahun.

BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN i. Tingkatan 1 (baharu) RM600 RM600

ii. Tingkatan 2 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

iii. Tingkatan 3 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

iv. Tingkatan 4 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

v. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

Jadual 1 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 1

BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN i. Tingkatan 4 (baharu) RM600 RM600

ii. Tingkatan 5 (sedia ada) RM300 RM300 RM600

Jadual 2 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 4

1.6.2 Kadar BSM YP bagi murid baharu Tingkatan 6 Rendah pada tahun semasa

adalah sebanyak RM300. Manakala pada tahun berikutnya, pembayaran

akan dibuat dua kali setahun.

BIL TINGKATAN & STATUS FASA 1 FASA 2 AMAUN i. Tingkatan 6 Rendah (baharu) RM300 RM300

ii. Tingkatan 6 Atas (sediaada) RM300 RM300 RM600

Jadual 3 : Pembayaran Bagi Permohonan Baharu Tingkatan 6 Rendah


[Pick the date]

1.7 JAWATANKUASA BSM YP

Sebarang keputusan berkaitan pengurusan BSM YP perlu diputuskan dalam

mesyuarat jawatankuasa di setiap peringkat bagi memastikan keputusan yang

dibuat lebih telus. Minit mesyuarat jawatankuasa berkenaan perlu difailkan untuk

tujuan rekod, pemantauan dan pengauditan. Jawatankuasa yang terlibat di setiap

peringkat dan peranannya adalah seperti berikut:

1.7.1 Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang

Pengerusi : Pengurus Besar Timbalan Pengerusi : Pengurus Kanan Bahagian Operasi Setiausaha 1 : Pengurus Capaian Pendidikan Setiausaha 2 : Penolong Pengurus Capaian Pendidikan Ahli Jawatankuasa : Pengurus Teknologi Maklumat

Juruaudit Pembantu Tadbir Capaian Pendidikan

Pembantu Tadbir Unit Kewangan dan Akaun

Peranan Jawatankuasa BSM YP Yayasan Pahang:

i. Mencadangkan jumlah murid layak menerima tawaran baharu mengikut peruntukan kewangan pada tahun semasa.

ii. Membuat bayaran pada tempoh yang ditetapkan.

iii. Mendapatkan data murid layak memohon daripada JPN Pahang.

iv. Menyelia sistem atas talian BSM YP.

1.7.2 Jawatankuasa BSM YP Jabatan Pendidikan Negeri Pahang

(JPN Pahang)

Pengerusi : Ketua Sektor Sektor Pembangunan Kemanusiaan

Timbalan Pengerusi : Ketua Penolong Pengarah Hal Ehwal Murid Setiausaha : Pegawai Biasiswa Ahli Jawatankuasa : Penyelia Hal Ehwal Murid PPD


[Pick the date]

Peranan Jawatankuasa BSM YP JPN Pahang:

i. Memberi data murid yang diperlukan oleh YP pada tahun semasa.

ii. Pemantauan pengurusan BSM YP di peringkat sekolah.

1.7.3 Jawatankuasa BSM YP Sekolah

Pengerusi : Pengetua Timbalan Pengerusi : Penolong Kanan Hal Ehwal Murid (PK HEM) Setiausaha : Guru Biasiswa Ahli Jawatankuasa : Penolong Kanan Pentadbiran Penolong Kanan Kokurikulum Guru Bimbingan dan Kaunseling Wakil PIBG (bukan guru) Peranan Jawatankuasa BSM YP Sekolah:

i. Menyenarai pendek dan mengesahkan murid yang layak memohon melalui keputusan mesyuarat yang diadakan. Borang permohonan BSM YP 3.0 wajib di hantar kepada YP.

ii. Sekiranya jawatankuasa mendapati terdapat keraguan maklumat

pada mana-mana bahagian yang diisytiharkan, pihak jawatankuasa berhak untuk menolak permohonan tersebut atau menarik semula biasiswa yang telah ditawarkan.

iii. Sekolah bertanggungjawab mengemas kini data murid di Modul

Pengurusan Murid (MPM) bagi penyediaan data permohonan

baharu BSM YP secara atas talian.

iv. Mengemas kini status murid melalui sistem atas talian BSM YP.

(murid bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar

Pahang/kes disiplin/menerima tawaran biasiswa

lain/MRSM/MTD/IPT/berhenti sekolah/bertukar sekolah selain

daripada perkara 1.4 (viii)/meninggal dunia.


[Pick the date]

BAB 2

PERMOHONAN

BSM YP


[Pick the date]

2.1 TATACARA PERMOHONAN

BSM YP ditawarkan kepada murid yang layak berdasarkan kriteria yang telah

ditetapkan. Bagi melancarkan proses permohonan BSM YP, setiap peringkat perlu

memainkan peranan tertentu seperti berikut:

2.1.1 Tanggungjawab Ibu bapa/Penjaga

Ibu bapa/penjaga hendaklah mengisi Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0

dengan lengkap (Borang yang tidak lengkap diisi akan ditolak). Borang

permohonan yang telah lengkap diisi hendaklah diserahkan kepada pihak

sekolah bersama dengan salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan

benar.

2.1.2 Tanggungjawab Murid

Murid yang layak memohon perlu mengambil Borang Permohonan BSM YP

1.0/2.0 di sekolah masing-masing. Borang yang lengkap diisi beserta

salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan wajib diserahkan kepada

Guru Biasiswa Sekolah sebelum tarikh tutup permohonan pada tahun

semasa.

2.1.3 Tanggungjawab Sekolah

i) Memastikan setiap murid yang memohon BSM YP menepati kriteria

yang telah ditetapkan.

ii) Memastikan borang permohonan dan salinan dokumen-dokumen

wajib disemak sebelum dihantar ke YP.

iii) Memastikan Surat Setuju Terima dihantar semula ke YP bagi tujuan

penawaran BSM YP.

iv) Mengagihkan surat tawaran baharu BSM YP kepada murid yang

berjaya.

v) Menghantar Senarai Bayaran 1.0 ke BSN bagi tujuan semakan dan

memastikan penerimaan bayaran ditandatangani oleh murid serta

dihantar ke YP bagi tujuan perekodan.


[Pick the date]

vi) Kad ATM hendaklah disimpan oleh penerima BSM YP manakala kad

akaun hendaklah disimpan oleh pihak sekolah dengan adanya

akuan persetujuan daripada kedua-dua belah pihak.

vii) Mengemas kini status murid di sistem atas talian BSM YP. (murid

bertukar sekolah dalam Pahang/bertukar sekolah luar Pahang/kes

disiplin/menerima tawaran biasiswa lain/MRSM/MTD/IPT/berhenti

sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4

(viii)/meninggal dunia.

viii) Pentadbir sistem atas talian BSM YP di bawah tanggungjawab PK

HEM.

ix) Permohonan rayuan BSM YP perlu dibuat terus kepada YP.

2.1.4 Tanggungjawab JPN Pahang/JAIP/PPD

i) JPN Pahang perlu memastikan semua sekolah di bawah

pentadbirannya membuat permohonan dalam tempoh yang telah

ditetapkan.

ii) Pemantauan berkala ke sekolah-sekolah.


[Pick the date]

BAB 3

PROSES KERJA DAN

CARTA ALIR


[Pick the date]

3.1 PROSES KERJA PERMOHONAN BSM YP

BIL PROSES KERJA TEMPOH PEGAWAI YANG MELULUSKAN /

DIRUJUK

1 Menerima surat siaran permohonan baharu

daripada YP. Pengetua

2 Mencetak dan mengedarkan Borang

Permohonan BSM YP 1.0/2.0 kepada

murid yang layak. 7 hari Guru Biasiswa

3 Mengisi dan melengkapkan Borang

Permohonan BSM YP 1.0/2.0 14 hari Murid/Ibu Bapa

4 Mengemas kini maklumat murid

berdasarkan Borang Permohonan BSM YP

1.0/2.0 ke dalam sistem atas talian BSM

YP.

14 hari Guru Biasiswa

5 Mencetak Borang Permohonan BSM YP

3.0 yang lengkap dan mendapatkan

pengesahan murid, ibu bapa/penjaga,

pengetua dan wakil yang dilantik oleh YP.


6 Menyemak dan memastikan Borang

Permohonan BSM YP 3.0 beserta

dokumen-dokumen yang berkaitan

dihantar ke YP.


7 Rekod dan pemfailan. Guru Biasiswa

*Nota: Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang telah lengkap beserta salinan dokumen

yang telah disahkan benar dan dihantar ke YP tanpa menunggu keseluruhan

borang permohonan.


[Pick the date]

3.2 CARTA ALIR PROSES PERMOHONAN BSM YP

Terima surat siaran BSM YP daripada YP

Taklimat kepada guru tingkatan

Kembalikan Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0 untuk pembetulan

Kumpul Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0

TAMAT

Pengetua

PK HEM/Guru Biasiswa

Cetak Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0, memberi taklimat dan mengedar borang permohonan kepada murid yang layak

Jawatankuasa BSM YP menyemak Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0

Lengkap

Tidak lengkap

Kumpul dan hantar Borang Permohonan BSM YP 3.0 yang lengkap bersama salinan dokumen-dokumen yang telah disahkan ke YP

Masukkan data permohonan secara atas talian dan mencetak Borang Permohonan BSM YP 3.0

Kemas kini data MPM Guru Tingkatan

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

MULA

Guru Biasiswa

Rekod dan pemfailan


[Pick the date]

3.3 PROSES KERJA SEMAKAN

PERMOHONAN BSM YP


DIRUJUK

1 Menyemak status permohonan. 3 bulan selepas

tarikh tutup permohonan

Guru Biasiswa

2 Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP.


3 Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP kepada YP.


4 Mencetak dan mengedar surat tawaran baharu murid yang berjaya.


*5 Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank Simpanan Nasional (BSN).

30 hari dari tarikh surat

tawaran Murid

*6 Mengumpul dan merekod penerimaan kad akaun serta disimpan di pejabat sekolah.

30 hari dari tarikh surat

tawaran Guru Biasiswa


*Nota: Proses berlaku secara serentak.


[Pick the date]

3.4 CARTA ALIR PROSES SEMAKAN PERMOHONAN BSM YP

Mencetak dan mengedar Surat Setuju Terima

tawaran BSM YP

Mencetak dan mengedar surat tawaran baharu murid yang berjaya

Guru Biasiswa

Menghantar Surat Setuju Terima tawaran BSM YP kepada YP

Mengaktif dan mengemas kini akaun di Bank

Simpanan Nasional (BSN)

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Menyemak status permohonan

Rekod dan pemfailan

Guru Biasiswa

TAMAT

Guru Biasiswa

Murid

Mengumpul dan merekod penerimaan kad akaun serta disimpan di pejabat sekolah

MULA


[Pick the date]

3.5 PROSES BAYARAN BSM YP

3.5.1 Pembayaran BSM YP akan dikreditkan ke akaun penerima melalui BSN.

3.5.2 Sekiranya terdapat ralat terhadap maklumat murid, nombor akaun murid

berkenaan tidak dapat dijana secara berkelompok, maka murid perlu

membuka akaun secara manual (tidak berkelompok) di BSN yang

berdekatan.

3.5.3 Bagi penerima yang telah dijana akaun secara berkelompok, mereka perlu

ke BSN untuk mengaktifkan akaun, mendapatkan kad akaun dan kad ATM

dengan membawa surat tawaran baharu BSM YP, kad pengenalan asal

dan salinan kad pengenalan.

3.5.4 Bagi pembukaan akaun secara tidak berkelompok, murid perlu membawa

surat tawaran, kad pengenalan asal dan salinan kad pengenalan untuk

membuka akaun secara manual. Sekiranya murid tidak membawa surat

tawaran, BSN akan mengenakan bayaran RM50 (kadar biasa) untuk

pembukaan akaun baharu.

3.5.5 Pembayaran kepada murid tawaran baharu akan berterusan sehingga

tamat tempoh persekolahan di Tingkatan 5. Sekiranya murid penerima

BSM YP melanjutkan pelajaran ke Tingkatan 6 Rendah, bayaran akan

diteruskan selepas mendapat surat pemakluman daripada pihak sekolah

mengikut kadar yang telah ditetapkan.

3.5.6 Pembayaran ini akan berkuat kuasa selagi penerima BSM YP tidak

melanggar syarat-syarat yang telah ditetapkan dalam surat tawaran.


[Pick the date]

3.6 PROSES KERJA SEMAKAN BAYARAN BSM YP


DIRUJUK

1

Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan.


2 Menghantar Senarai Bayaran 1.0 yang lengkap ke YP. (satu salinan untuk simpanan sekolah)



3.7 CARTA ALIR PROSES PEMBAYARAN MURID BARU BSM YP

Semakan nombor akaun dan amaun

Menghantar senarai bayaran 1.0 yang lengkap ke YP (satu salinan untuk simpanan sekolah)

Mencetak Senarai Bayaran 1.0 dan menyemak bayaran di BSN serta mendapatkan tandatangan murid sebagai akuan penerimaan

Ti

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

MULA

Guru Biasiswa memaklumkan

kepada YP Tepat

Tidak

tepat

Rekod dan pemfailan Guru Biasiswa

TAMAT


[Pick the date]

3.8 PENGGUNAAN WANG BSM YP

3.8.1 Sekolah perlu memastikan penerima BSM YP menggunakan wang

biasiswa untuk tujuan pembelajaran dan perkara yang berkaitan dengan

aktiviti persekolahan sahaja.

3.8.2 Sekiranya didapati murid menggunakan wang yang diberikan untuk tujuan

lain dan mengabaikan keperluan persekolahan secara berterusan, surat

amaran perlu dikeluarkan dan tindakan penarikan semula BSM YP boleh

dibuat.

3.8.3 Pengeluaran wang biasiswa dihadkan kepada RM150 dalam tempoh 2

bulan dengan menggunakan kad ATM yang dibekalkan.

3.8.4 Sekiranya murid perlu mengeluarkan wang melebihi had yang dibenarkan,

murid perlu mengisi Borang Permohonan Pengeluaran Wang. (Lampiran A)

3.8.5 Jika murid kehilangan kad ATM/Akaun, murid perlu mengisi Borang

Pengesahan Kehilangan Kad ATM/Akaun (Lampiran B) dan dibawa ke BSN

untuk tujuan penggantian kad baharu.

3.9 PROSES KERJA PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM NEGERI

PAHANG


DIRUJUK

1 Menerima surat pertukaran murid. PK HEM

2 Menyerahkan surat pertukaran murid

kepada guru biasiswa. 3 hari

PK HEM

3 Menerima surat pertukaran murid dan

mengemas kini status murid dalam

sistem atas talian BSM YP.




[Pick the date]

3.10 CARTA ALIR PROSES PERTUKARAN MURID KE SEKOLAH DALAM

NEGERI PAHANG

Menyerahkan surat pertukaran murid kepada guru biasiswa

Menerima surat pertukaran murid dan mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP

Menerima surat pertukaran murid

Ti

PK HEM

PK HEM

Guru Biasiswa

MULA

MULA


wa

TAMAT


[Pick the date]

3.11 PENARIKAN SEMULA BSM YP

Pemberian BSM YP berterusan sehingga murid berkenaan tamat persekolahan.

Walau bagaimanapun, tindakan penarikan semula akan dilaksanakan sekiranya

berlaku perkara-perkara berikut:

3.11.1 Murid yang digantung/dibuang sekolah/berhenti sekolah/meninggal dunia.

3.11.2 Menerima biasiswa atau bantuan kewangan lain daripada agensi kerajaan

atau bukan kerajaan.

3.11.3 Penipuan dalam pengisytiharan pendapatan ibu bapa/penjaga semasa

permohonan BSM YP.

3.11.4 Murid bertukar sekolah luar Pahang/MRSM/MTD/IPT/berhenti

sekolah/bertukar sekolah selain daripada perkara 1.4 (viii).

3.11.5 Murid yang menyertai mana-mana kumpulan, persatuan (melainkan

persatuan akademik dan kokurikulum), kongsi gelap, parti politik, aktiviti

tidak bermoral dan menyalahi undang-undang sama ada di dalam atau di

luar sekolah.

*Nota: Kaedah dan peraturan pemberian BSM YP akan dikaji dari semasa ke

semasa oleh pihak YP. YP berhak atas budi bicaranya yang mutlak untuk menarik

semula pemberian BSM YP ini dengan serta-merta jika difikirkan perlu tanpa

memberikan apa-apa alasan.


[Pick the date]

3.12 PROSES KERJA PENARIKAN SEMULA BSM YP


DIRUJUK

1 Menerima surat gantung/buang

sekolah/berhenti sekolah/bertukar

sekolah/meninggal dunia.

PK HEM

2 Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP. 7 hari

PK HEM/

Guru Biasiswa

3 Menyimpan dokumen berkaitan

penarikan semula. Guru Biasiswa


3.13 CARTA ALIR PROSES PENARIKAN SEMULA BIASISWA BSM YP

Mengemas kini status murid dalam sistem atas talian BSM YP .

Menyimpan dokumen berkaitan penarikan

semula

Menerima surat gantung/buang sekolah/ berhenti sekolah/bertukar sekolah/ meninggal dunia

Ti

PK HEM

PK HEM/Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

MULA


wa

TAMAT


[Pick the date]

BAB 4

PEREKODAN DAN

PEMFAILAN


[Pick the date]

4.1 Sekolah wajib menyediakan sistem perekodan dan pemfailan dalam memastikan

pengurusan BSM YP diurus dengan baik dan teratur. Setiap dokumen mestilah

disimpan dan dikemas kini dari semasa ke semasa.

4.2 Senarai fail yang wajib disediakan:

4.2.1 Fail pengurusan:

Carta organisasi.

Minit mesyuarat.

Surat lantikan guru biasiswa BSM YP.

Nota Serah Tugas.

Surat siaran daripada YP.

4.2.2 Fail permohonan:

Borang Permohonan BSM YP 1.0/2.0

4.2.3 Fail keluar/masuk murid:

Surat pertukaran murid.

Surat gantung/buang sekolah.

Surat berhenti sekolah/sijil kematian.


[Pick the date]

4.2.4 Fail bayaran:

Salinan Senarai Bayaran 1.0 (murid baharu).

Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada).

* Senarai asal wajib dikembalikan kepada YP.


[Pick the date]

BAB 5

PEMANTAUAN


[Pick the date]

5.1 TATACARA PEMANTAUAN

Pemantauan pengurusan BSM YP perlu dilaksanakan bagi memastikan semua prosedur

pengurusan BSM YP dilaksanakan dengan teratur dan mematuhi semua peraturan

kewangan yang sedang berkuat kuasa.

Perancangan untuk melaksanakan pemantauan perlu dibuat dengan teliti bagi

memastikan pemantauan yang akan dijalankan berjalan lancar serta mencapai matlamat

yang disasarkan. Takwim dan jadual pemantauan perlu disediakan lebih awal bagi

mengelakkan pertindihan tugas. Instrumen pemantauan seperti di Lampiran C.

Dapatan pemantauan perlu direkod dan dilaporkan agar pihak yang berkenaan dapat

mengambil tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Kaedah pemantauan seperti

berikut:

i. Penyemakan fail-fail pengurusan BSM YP seperti di perkara 4.2

ii. Perbincangan dengan PK HEM dan Guru Biasiswa.

iii. Temu bual murid penerima BSM YP.

Laporan pemantauan perlu dikemukakan kepada pengurusan YP/JPN

Pahang/JAIP/PPD/Pentadbiran sekolah dalam tempoh tujuh hari bekerja selepas

pemantauan dijalankan.


[Pick the date]

5.2 PROSES KERJA PEMANTAUAN OLEH SEKOLAH/PPD/JPN PAHANG/ JAIP/YP


DIRUJUK

1 Menyediakan perancangan dan takwim bagi

melaksanakan program pemantauan.

Sekolah/PPD/JAIP/ JPN Pahang/YP

2 Penetapan objektif pemantauan, Kriteria,

Justifikasi dan Pemilihan Lokasi.

3 Menerima arahan bertugas rasmi sebelum

pemantauan dilaksanakan.

4 Melaksanakan pemantauan menggunakan

instrumen. (Lampiran C)

5 Menyediakan laporan pemantauan program dan

aktiviti.

6 Mengambil tindakan susulan.

7 Rekod dan pemfailan.


[Pick the date]

5.3 CARTA ALIR PEMANTAUAN PENGURUSAN BSM

Menyediakan perancangan dan takwim

bagi melaksanakan program pemantauan

Ti

Sekolah/PPD/JAIP/JPN Pahang/YP

MULA

Penetapan objektif pemantauan, Kriteria,

Justifikasi dan Pemilihan Lokasi

Menerima arahan bertugas rasmi sebelum

pemantauan dilaksanakan

Melaksanakan pemantauan menggunakan

instrumen. (Lampiran C)

Menyediakan laporan pemantauan program

dan aktiviti

Mengambil tindakan susulan







[Pick the date]

BAB 6

PERTUKARAN

GURU BIASISWA


[Pick the date]

6.1 TATACARA SERAH TUGAS

6.1.1 Nota Serah Tugas wajib disediakan bagi memastikan pelaksanaan pengurusan

biasiswa di sekolah dapat berjalan dengan baik.

6.1.2 Nota Serah Tugas perlu disediakan dalam empat salinan untuk:

i. Pengetua.

ii. Fail Pejabat.

iii. Guru yang bertukar.

iv. Guru baharu yang mengambil alih tugas.

6.1.3 Sebagai panduan untuk menyediakan Nota Serah Tugas, sila rujuk Lampiran D.

6.2 PROSES KERJA PERTUKARAN GURU BIASISWA


DIRUJUK

1 Mendapat surat kelulusan/arahan

bertukar. Guru Biasiswa

2 Menyediakan Nota Serah Tugas. 3 hari Guru Biasiswa

3 Menerima dan menyemak Nota Serah

Tugas. 1 hari PK HEM

4 Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada

Guru Biasiswa yang baharu. 1 hari PK HEM


[Pick the date]

5 Mengemas kini maklumat guru biasiswa

baharu dalam sistem atas talian BSM YP. Serta merta PK HEM

6 Mengambil tindakan berdasarkan Nota

Serah Tugas yang diterima. Serta merta Guru Biasiswa


6.3 CARTA ALIR PERTUKARAN GURU BIASISWA

Mendapat surat kelulusan/arahan bertukar

Ti

Guru Biasiswa

MULA

Menyediakan Nota Serah Tugas

Menerima dan menyemak Nota Serah Tugas

Guru Biasiswa

PK HEM


[Pick the date]

Menyerahkan Nota Serah Tugas kepada Guru

Biasiswa yang baharu

Mengambil tindakan berdasarkan Nota Serah

Tugas yang diterima

TAMAT

PK HEM

Guru Biasiswa

Guru Biasiswa

Rekod dan pemfailan

PK HEM Mengemas kini maklumat guru biasiswa baharu

dalam sistem atas talian BSM YP


[Pick the date]

Tarikh : .............................

PERMOHONAN MENGELUARKAN WANG BIASISWA

1. Nama :

2. Tingkatan :

3. No. Kad Pengenalan :

4. No. Biasiswa :

5. No. Akaun :

6. Jumlah yang diperlukan :

7. Tujuan wang dikeluarkan :-

7.1 :

7.2 :

7.3 :

Pengetua

RM:

RINGGIT MALAYSIA :

RM:

RM:

RM:

RM:

LAMPIRAN A


[Pick the date]

JUMLAH :

...................................... ........................................................

Tandatangan Murid Tandatangan Ibu/Bapa/Penjaga

Permohonan diluluskan/tidak diluluskan.

Kad Akaun mesti dikembalikan pada

................................................... ........................................

(Tandatangan Guru Biasiswa) Tarikh

.................................................... ..........................................

(Pengesahan Bank dan Cap Rasmi) Tarikh

*Sila gunakan pen berdakwat biru sahaja


[Pick the date]

LAMPIRAN B

Pengurus

Bank Simpanan Nasional

Cawangan .....................................................

PENGGANTIAN KAD ATM/AKAUN

Dengan hormatnya merujuk kepada perkara di atas. Murid ini merupakan penerima biasiswa

BSM YP dan memohon penggantian Kad ATM/Akaun;

1.1 Nama :

1.2 No.Kad Pengenalan :

1.3 Tingkatan :

1.4 No. Biasiswa :

1.5 No.Akaun :

1.6 No.Telefon Sekolah :

................................................... ........................................

(Tandatangan Guru Biasiswa) Tarikh


[Pick the date] LAMPIRAN C

INSTRUMEN PEMANTAUAN BSM YP

SEKOLAH :

PEGAWAI

PEMANTAU :

TARIKH : HARI :

SKALA

DISKRIPSI

0 Tiada

1 Ada tetapi tidak memuaskan

2 Ada tetapi tidak lengkap

3 Ada, berkeadaan baik dan lengkap

4 Ada, berkeadaan baik dan boleh dijadikan contoh


[Pick the date]

PERKARA

ITEM

SKALA PEMANTAUAN

SEKOLAH PEGAWAI

PEMANTAU

1. FAIL

PENGURUSAN

1.1 Carta Organisasi

1.2 Minit Mesyuarat Pengurusan Biasiswa.

1.3 Surat lantikan guru biasiswa BSM YP

1.4 Nota Serah Tugas

1.5 Manual Prosedur Kerja BSM YP

1.6 Surat siaran dari YP

2. FAIL

PERMOHONAN

2.1 Borang permohonan BSM YP 1.0/2.0

2.2 Salinan Borang permohonan BSM YP 3.0

PERKARA

ITEM

SKALA PEMANTAUAN

SEKOLAH PEGAWAI

PEMANTAU

3. FAIL KELUAR/ MASUK MURID

3.1 Surat pertukaran murid

3.2 Surat gantung/buang sekolah

3.3 Surat berhentisekolah/sijil kematian

4. FAIL PEMBAYARAN

4.1 Salinan Senarai Bayaran 1.0 (Murid baharu)

4.2 Salinan Senarai Bayaran 2.0 (murid sedia ada)

4.3 Borang Pengeluaran wang (Lampiran A)

4.3 Kad Akaun (Bilangan mencukupi)

JUMLAH MARKAH


[Pick the date]

SKALA % DISKRIPSI

A 80 - 100 Cemerlang boleh dijadikan contoh

B 60 - 79 Baik dan lengkap

C 40 - 59 Sederhana perlu penambahbaikan

D 0 - 39 Lemah perlu dipantau semula

GRED SEKOLAH

Rumusan:

Tandatangan Tandatangan

Pihak Sekolah Pegawai Pemantau

…………………………....... ……………………………..................

Nama : Nama :

Jawatan : Jawatan :

Tarikh : Tarikh :


[Pick the date]

LAMPIRAN D

FORMAT NOTA SERAH TUGAS

(NAMA SEKOLAH)

NOTA

SERAH TUGAS

OLEH PEGAWAI YANG MENYERAHKAN :

(NAMA PEGAWAI YANG MENYERAHKAN TUGAS)

(NO. KAD PENGENALAN)

(JAWATAN)

(GRED)

KEPADA YANG MENERIMA:

PENGETUA

(NAMA SEKOLAH)


[Pick the date]

A. SENARAI DOKUMEN BSM YP

Kuantiti

1. Buku Manual Kerja BSM YP 2

2. Senarai fail

i. Fail pengurusan

ii. Fail permohonan

iii. Fail keluar/masuk murid

iv. Fail bayaran

B. KEDUDUKAN TERAKHIR TUGAS-TUGAS YANG BELUM SELESAI

TUGAS-TUGAS YANG

BELUM SELESAI

KEDUDUKAN

SEKARANG

TINDAKAN SUSULAN YANG

DIPERLUKAN


[Pick the date]

C. KEWANGAN

*Nyatakan jika berkenaan

SURAT PENYERAHAN DAN AKUAN TERIMA

NOTA SERAH TUGAS

Bahagian A

Adalah saya (NAMA GURU YANG MENYERAH TUGAS), No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX yang

memegang jawatan (JAWATAN DAN GRED), di (NAMA DAN ALAMAT SEKOLAH) dari tarikh

(TARIKH BERMULA HINGGA TARIKH TAMAT MEMEGANG JAWATAN GURU BIASISWA)

bersama-sama ini menyerahkan Nota Serah Tugas BSM YP.

Diserahkan oleh : Disemak oleh :

……………………..…. ……………………..….


Nama Guru Biasiswa: Nama Pengetua :

*(GURU YANG BERTUKAR)


[Pick the date]

Bahagian B

Adalah saya (NAMA GURU YANG MENERIMA TUGAS) No. K/P : XXXXXX-XX-XXXX bersetuju

mengambil alih tugas Guru Biasiwa BSM YP bermula tarikh …………………….. dan telah

menerima satu salinan Nota Serah Tugas.

Diterima oleh : Disemak oleh :

……………….………… ……………….…………


Nama Guru Biasiswa: Nama Pengetua:

*(GURU YANG MENGAMBIL ALIH)


[Pick the date]

JAWATANKUASA KERJA PEMBINAAN MANUAL PROSEDUR KERJA BSM YP 2016

PENGERUSI : ENCIK AIRUL AMRI BIN AMRAN

BERSAMA PENGURUS KANAN BAHAGIAN OPERASI YP

TUAN HAJI MOHD RAAUF BIN HAJI JALI

KETUA SEKTOR PEMBANGUNAN KEMANUSIAAN JPNP

NAIB PENGERUSI : TUAN HAJI MUHAMAD IDRUS BIN RUDDIN

PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP

BAHAGIAN OPERASI

SETIAUSAHA : PUAN NOR AZEAN BINTI OTHMAN

PENOLONG PENGURUS CAPAIAN PENDIDIKAN YP

(UNIT BIASISWA & PROGRAM)

BAHAGIAN OPERASI

ENCIK ABD RAOF BIN HAJI RAMLI

PENOLONG PENGARAH (BIASISWA) JPNP

AHLI : ENCIK MOHD ZULHAFNI BIN AHMAD

PENOLONG PEGAWAI TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP


BAHAGIAN OPERASI

PUAN ZUNAIDAH BINTI AHMAD

PEMBANTU TADBIR CAPAIAN PENDIDIKAN YP


BAHAGIAN OPERASI

ENCIK MOHD HASRAF BIN ABDUL RAFAR



BAHAGIAN OPERASI

ENCIK MOHD AZRUL BIN JAAFAR



BAHAGIAN OPERASI

CIK NOORHIDAYAH BINTI IDERIS



BAHAGIAN OPERASI

ENCIK MUHAMMAD RAHIMI BIN ABDUL MANAF

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BENTONG


[Pick the date]

ENCIK MOHD YUSOF BIN ABDUL WAHAB

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD BERA

ENCIK SUHAIMI BIN KASIM

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD JERANTUT

ENCIK HARIS BIN IBRAHIM

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD KUANTAN

ENCIK HAIRUMNIZAM BIN AHMAD

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD LIPIS

ENCIK ABDUL SANI BIN RAZALI

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD MARAN

ENCIK MOHAMAD TAUFIK BIN NGAH

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD PEKAN

YM. TENGKU ABDOL HAKIM BIN TENGKU JAAFAR

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD RAUB

ENCIK MOHD ESAM BIN YAHYA

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD ROMPIN

ENCIK JOHARI BIN ISMAIL

PENYELIA HAL EHWAL MURID PPD TEMERLOH

PUAN HONG SIOK LIN

GURU SMK KATHOLIK

PUAN SHAHIDA BINTI SHAIKH BOKHDI

GURU SMK MENGKARAK

PUAN LOH PEI MIN

GURU SMK KAMPUNG RAJA

PUAN AZLINA BINTI ABDUL WAHAB

GURU SMK SUNGAI RETANG

PUAN HASLIZA BINTI ABDULLAH

GURU SMK GAMBANG

ENCIK RAFIDI BIN ABD JABAR

GURU SEKOLAH SUKAN MALAYSIA PAHANG

ENCIK MOHAMED NAZIM BIN ISMAIL

GURU SMK ASTANA


[Pick the date]

ENCIK AHMAD FAHMI BIN SUHAIMI

KOLEJ VOKASIONAL SULTAN HAJI AHMAD SHAH AL-MUSTAIN BILLAH

PUAN MARDHIAH BINTI MUHAMED

GURU SMK JENGKA 6

PUAN MARIAH BINTI MOIDIN

GURU SK BANDAR 2, PALOH HINAI

PUAN NOR HALIZA BINTI ABD HAMID

SMK (P) METHODIST

ENCIK MOHD ASWAD BIN AZIZ

GURU SMK ROMPIN PERMAI

PUAN WAN NUR HIKMAH BINTI WAN MUHAMMAD

GURU MADRASAH TARBIAH ISLAMIAH

PEMBANGUN SISTEM : ENCIK FADILAH BIN ISMAIL

PEGAWAI TEKNOLOGI MAKLUMAT (UNIT TEKNOLOGI MAKLUMAT)

BAHAGIAN KHIDMAT PENGURUSAN

modul biasiswa sekolah menengah (bsm yp)...

Documents