SUBJEK PENGURUSAN PERNIAGAAN

KURSUS PENGATURAN MESYUARAT (BPP 501)

Kompetensi 1: Pengesahan Keperluan Pengaturan Mesyuarat

1.0 PENGENALAN

“Dan bermesyuaratlah dengan mereka dalam urusan itu dan apabila

engkau telah berazam, maka bertakwalah kepada Allah.”

(Ayat 159, Surah Al-Imran)

Dalam ajaran Islam, mesyuarat merupakan satu perintah Allah s.w.t. seperti yang tersebut

dalam Firman-Nya yang tersebut di atas. Dalam firman tersebut, jelaslah bahawa

bermesyuarat memang penting dalam amalan kehidupan masyarakat Islam. Jadi, apakah

sebenarnya mesyuarat?

Mesyuarat ialah satu aktiviti yang berdasarkan komunikasi dua hala antara individu

dalam situasi formal. Mesyuarat diadakan dengan tujuan untuk bertukar-tukar fikiran dan

pendapat, menyelesaikan masalah berbangkit, membuat keputusan, memberikan maklumat

dan mendapatkan maklumat daripada pelbagai pihak. Mesyuarat yang baik dikendalikan

dalam suasana yang baik, bersopan dan beradab. Semua butir percakapan akan direkodkan

untuk semakan, rujukan dan tindakan selanjutnya. Kejayaan sesuatu mesyuarat itu pula

banyak bergantung pada persediaan dan penglibatan ahli-ahli yang hadir, sama ada sebagai

pengerusi, setiausaha, bendahari, ahli biasa atau ahli yang diundang.

Selain itu,mesyuarat juga didefinisikan sebagai satu perhimpunan kumpulan bagi

sesebuah pertubuhan yang menggabungkan idea untuk mencapai sesuatu matlamat,matlamat

yang hendak di capai kebanyakannya dalam keadaan yang kompleks dan faktor inilah yang

menyebabkan mesyuarat perlu di laksanakan. 

     Secara kesimpulannya,dapat dijelaskan bahawa mesyuarat dapat ditafsirkan sebagai

perjumpaan ramai untuk berbincang dan mencapai sesuatu keputusan.Dalam melaksanakan

sesuatu tugas yang diberi, idea yang bernas akan diperolehi daripada perbincangan dalam

mesyuarat bersebut. Mesyuarat juga suatu bentuk komunikasi dua hala antara individu dalam

situasi formal bagi membincangkan dan menyelesaikan masalah yang berbangkit. Noresah

Baharom (2000)

1.1 JENIS MESYUARAT

Sifat organisasi, tugas jabatan, dan tujuan mesyuarat itu akan menentukan saiz dan formaliti

mesyuarat. Terdapat beberapa jenis mesyuarat dalam perniagaan iaitu mesyuarat tidak rasmi,

kumpulan kecil, mesyuarat rasmi dan mesyuarat multinasional. Di sini kita akan melihat ciri

setiap jenis mesyuarat dan perbezaan antara jenis mesyuarat tersebut dalam beberapa kriteria.

a) Mesyuarat Tidak Rasmi Dan Kumpulan Kecil

Mesyuarat ini sering digunakan dalam syarikat yang melibatkan pekerja-

pekerja syarikat. Mesyuarat ini sering diadakan sebagai mesyuarat jawatankuasa yang

membincangkan tentang topik tertentu atau kebimbangan dan isu-isu yang sedang

berlangsung.

Bekerja dengan pelanggan juga boleh melibatkan mesyuarat kecil, tidak rasmi

ini. Namun mesyuarat ini lebih formal daripada mesyuarat dengan pekerja-pekerja

terutamanya mesyuarat untuk mengikat kontrak syarikat bersama pelanggan.

b) Mesyuarat Rasmi atau Formal

Mesyuarat formal atau mesyuarat rasmi kebiasaannya mengikut turutan

tertentu dalam perniagaan, dan melibatkan hadirin yang tertentu, dan memerlukan

beberapa persiapan. Mesyuarat formal ditetapkan oleh organisasi pada masa yang

spesifik iaitu setiap minggu atau setiap bulan. Mesyuarat formal yang lain seperti

persidangan atau mesyuarat jualan tahunan akan dirancang dalam jangka masa yang

lama bagi memastikan kelancaran mesyuarat tersebut.

Kebisaannya, persediaan mesyuarat formal atau rasmi ini melibatkan

rancangan yang terperinci, bahan yang mencukupi, tindakan susulan bagi memastikan

kelancaran mesyuarat tersebut.

Dalam mesyuarat rasmi terdapat empat jenis mesyuarat yang sering dijalankan oleh

sesebuah organisasi iaitu:

i. Mesyuarat agung

Lazimnya mesyuarat ini diadakan sekali setahun, setelah berakhirnya

tahun kewangan. Notis tidak kurang daripada 14 hari. Mesyuarat ini dihadiri

oleh semua ahli. Tujuan mesyuarat ini bergantung pada perlembagaan.

Kebiasaannya tujuan mesyuarat agung ini adalah untuk membentangkan

laporan tahunan, meluluskan penyata kira-kira, merancang aktiviti tahun

berikutnya, memilih ahli-ahli jawatankuasa baru dan meluluskan sesuatu usul.

ii. Mesyuarat tergempar

Mesyuarat ini merupakan sub mesyuarat jawatankuasa iaitu mesyuarat

khas yang membincangkan hanya satu agenda sahaja. Tujuan mesyuarat ini

diadakan untuk membincangkan isu yang memerlukan kata putus segera.

Kehadiran ahli adalah bergantung kepada pelembagaan.

iii. Mesyuarat luar biasa

Mesyuarat ini jarang berlaku dalam organisasi, mesyuarat ini didakan

untuk mendapatkan persetujuan semua ahli persatuan dalam sesuatu perkara.

Sebagai contoh membubarkan jawatankuasa dan memilih jawatankuasa baru.

Notis mesyuarat kebiasaannya 48 jam sebelum mesyuarat berlangsung.

Kehadiran ahli bergantung kepada pelembagaan tetapi korum mesyuarat agung

boleh diterima pakai iaitu dua per tiga ahli.

iv. Mesyuarat jawatankuasa

Mesyuarat jawatankuasa merupakan mesyuarat yang sering diadakan

oleh persatuan atau lembaga bagi menjalankan atau menggerakkan aktiviti

syarikat. Notis yang diperlukan sekurang-kurangnya 48 jam sebelum

mesyuarat berlangsung. Korum kehadiran kebiasaannya dua per tiga daripada

ahli. Tujuan mesyuarat ini diadakan kebiasaannya untuk membincang,

merancang dan mengendalikan sesuatu projek syarikat.

Jenis Mesyuarat Rasmi Kekerapan Kehadiran Notis Tujuan

Mesyuarat Agung Setahun

sekali

Semua ahli 14 hari Pembentangan laporan

tahunan

Mesyuarat Tergempar Jarang Bergantung Tiba-tiba Membuat keputusan

segera

Mesyuarat Luar Biasa Jarang Korum 2/3 48 jam Mendapatkan

persetujuan ahli dalm

sesuatu perkara.

Mesyuarat jawatankuasa Kerap Korum 2/3 48 jam Mengendalikan sesuatu

projek

c) Mesyuarat multinasional

Mesyuarat multinasional adalah untuk bilangan hadirin yang besar dan

merupakan mesyuarat yang sangat formal dan memerlukan perancangan jangka masa

panjang dan persediaan yang sangat terperinci. Bahasa antarabangsa akan digunakan

bagi memudahkan komunikasi mesyuarat.

Pengetahuan antarabangsa dan etika perniagaan, perbezaan masa dan

penyelesaian masalah teknologi adalah sangat penting dan kritikal bagi penyelaras

mesyuarat ini. Peranan sebagai penyelaras mesyuarat boleh melibatkan pelbagai

perkara termasuklah menyedikan peralatan, hotel penginapan dan lain-lain.

1. Penyediaan Minit2. Format Minit Mesyuarat3. Susunan Nama Ahli-ahli Mesyuarat4. Catatan Perbincangan5. Pengesanan Maklumbalas Pelaksanaan Keputusan Mesyuarat6. Laporan Maklumbalas Oleh Urusetia7. Menentukan Format Maklumbalas dari Kementerian / Jabatan 8. Penyediaan Laporan Maklumbalas Oleh Kementerian atau Jabatan Bertanggungjawab

SELEPAS MESYUARAT

1. Catatan minit mesyuarat.2. Senarai kehadiran mesyuarat.3. Perkara penting yang dibincang dalam mesyuarat4. Keputusan yang dibuat 5. Tindakan susulan yang perlu diambil

SEMASA MESYUARAT

1. Menentukan agenda, tarikh, masa dan tempat mesyuarat.2. Membuat tempahan bilik mesyuarat3. Menyediakan kertas kerja untuk perbincangan4. Menghantar surat jemputan mesyuarat5. Menyediakan agenda mesyuarat6. Memastikan persediaan kemudahan bilik mesyuarat7. Menentukan kehadiran 8. Perbincangan pra mesyuarat9. Memberitahu ahli-ahli mesyuarat tentang etika mesyuarat.

PRA- MESYUARAT

1.2 PERBEZAAN ANTARA JENIS MESYUARAT

Jenis

mesyuarat

Bilangan hadirin Persediaan Jangka masa

perancangan

Contoh

Tidak formal Kumpulan kecil Persediaan

yang sedikit

Singkat Mesyuarat AJK

Formal Hadirin tertentu Terperinci Panjang Mesyuarat tahunan

Multinasional Kumpulan besar Sangat

terperinci

Sangat panjang Persidangan antara

negara

1.3 PROSEDUR MESYUARAT

Mesyuarat mempunyai tatacara yang perlu diikut bagi memastikan perjalanan mesyuarat lebih lancar dan berkesan. Berikut merupakan tatacara mesyuarat.

1.4 BUTIRAN MESYUARAT

Butiran yang perlu ada dalam sesuatu mesyuarat adalah seperti berikut:

a) Agenda mesyuarat

Agenda mesyuarat merupakan kertas yang menyenaraikan perkara yang akan

dibincangkan dalam mesyuarat. Perkara yang diperlukan dalam agenda mesyuarat

adalah perutusan pengerusi, pengesahan minit mesyuarat yang lepas, perkara-perkara

berbangkit, pembentangan kertas kerja, hal-hal lain dan penutup.

Terdapat empat bentuk agenda mesyuarat ini iaitu bentuk Rangka iaitu paling

lazim tajuk sahaja. Seterusnya bentuk Lengkap dimana tujuan setiap agenda dan

rangka ketetapan yang perlu diputuskan dicatatkan.

Bentuk Salinan Pengerusi pula perlu lengkap dan ada ruangan kosong di

bahagian tepi kertas agenda untuk catatannya dan akhirnya bentuk Salinan Setiausaha

perlu sama dengan yang dimiliki oleh pengerusi atau lebih lengkap demi

memudahkannya mencatat minit mesyuarat.

b) Kertas Kerja

Penyediaan kertas kerja perlu disediakan sebelum tempoh mesyuarat. Kertas

kerja diterima 15 hari sebelum mesyuarat, bilangan salinan kertas kerja perlu

ditentukan dan perlu menyediakan ringkasan eksekutif sekiranya kertas kerja melebihi

15 muka surat.

c) Bilik Mesyuarat

Penyediaan bilik mesyuarat perlu disediakan sebelum berlangsungnya

mesyuarat. Oleh itu, tempat mesyuarat perlu ditentukan terlebih dahulu dan tempahan

bilik mesyuarat boleh dilaksanakan.

Tempahan adalah secara bertulis. Dalam tempahan tersebut nama

jawatankuasa, pengerusi, setiausaha, tarikh, masa, bilangan pegawai, peralatan dan

minuman ringan perlu dinyatakan.

d) Senarai Kehadiran

Jemputan mesyuarat perlu dibuat bagi membuat senarai kehadiran ahli ke

mesyuarat. Jemputan mesyuarat perlu dilakukan sekurang-kurang 10 hari berkerja

sebelum mesyuarat. Dalam jemputan mesyuarat perlu mempunyai:

e) Minit Mesyuarat

Minit adalah satu bentuk rekod yang bertulis tentang perkara yang

dibincangkan dalam sesuatu mesyuarat. Sekiranya tidak dibuat sebarang catatan, rekod

tidak dapat disimpan dengan sempurna dan segala perbincangan yang diadakan tidak

dapat di ambil tindakan susulan. Setiausaha perlu mencatat minit (rekod yang tepat

dan ringkas tentang perkara yang dibincangkan dalam mesyuarat) dalam setiap

mesyuarat. Minit perlu untuk mesyuarat jawatankuasa dan mesyuarat agung tahunan.

Minit tidak perlu dicatat dalam sesuatu mesyuarat awam, perdebatan atau

perbincangan. Beberapa cara untuk mencatat minit ialah catatan semasa mesyuarat

sedang dijalankan kemudian merekodkannya semula dengan segera. Minit harus

ringkas dan padat dengan merekodkan keputusan terakhir mesyuarat itu dantentang

ketetapan dan pindaan hendaklah dicatatkan sepenuhnya bersama-sama nama

pencadang dan penyokongnya. Minit yang telah diluluskan oleh pengerusi perlu

diedarkan kepada ahli mesyuarat tidak melebihi 2 minggu selepas tarikh mesyuarat.

Nama Mesyuarat

Tarikh dan Tempat

Masa dijangka

tamatMasa Mula

Agenda Nama

Pengerusi

Lampiran A (contoh surat jemputan mesyuarat)

PERSATUAN IBU BAPA DAN GURU,

Kolej Vokasional Melaka Tengah,

d/a Kolej Vokasional Melaka Tengah,

40000 BUKIT KATIL.

Nombor Pendaftaran .......................................

Tel : 05-1234567

KEPADA SEMUA AHLI PIBG,KOLEJ VOKASIONAL MELAKA TENGAH, NOTIS

MESYUARAT AGUNG XXX

Dengan hormatnya dimaklumkan bahawa MESYUARAT AGUNG KALI KE-30 akan diadakan

pada 20 Febuari 2015.

2. Semua ahli diminta untuk menyampaikan USUL-USUL,sekiranya ada tidak lewat daripada 21

hari sebelum tarikh mesyuarat tersebut (rujuk Perkara kecil Perlembagaan ............) supaya usul

usul tersebut dapat dibincangkan.

3. Tarikh yang sebenar dan tempat mesyuarat telah diberitahu dalam surat pemberitahuan yang

dikirimkan melalui anak tuan/puan terdahulu.

4. Sokongan padu daripada ahli-ahli diharapkan terutama dalam memantapkan perjalanan aktiviti

PIBG melalui cetusan idea yang bernas dan membina demi kecemerlangan anak-anak ahli.

Sekian untuk makluman kepada semua ahli.

Terima kasih.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

(AZWANG AWANG BIN ABU)

Setiausaha,

PIBG Kolej Vokasional Melaka Tengah

i. Kandungan

Kandungan minit adalah bergantung pada jenis mesyuarat yang

dijalankan itu. Perkara berikut adalah penting untuk dimasukkan sebagai

kandungan dalam minit mesyuarat itu.

ii. Tajuk

Nama pertubuhan, persatuan sukan yang menjalankan mesyuarat itu.

Jenis mesyuarat yang dijalankan itu, misalnya, Mesyuarat Jawatankuasa,

Mesyuarat Agung Tahunan, dan lain-lain. Tempat mesyuarat juga perlu

dinyatakan contohnya bilik, jabatan atau pertubuhan dan alamat penuh.

iii. Kehadiran

Catatan nama Pengerusi, Timbalan Pengerusi, Setiausaha, Timbalan

Setiausaha, Bendahari dan ahli-ahli jawatankuasa. Adalah penting catatan

nama ahli-ahli mesyuarat itu disusun mengikut hirarki ahli yang hadir. Nama

pegawai utama pertubuhan itu dicatat di sebelah kiri dan jawatan mereka

dicatat di sebelah kanan. Jika perlu, catat juga nama jawatan mereka yang

sebenarnya di bawah nama mereka masing-masing. Nama ahli-ahli

jawatankuasa diletakkan di sebelah kiri tetapi jawatan mereka yang sebenarnya

dicatatkan di sebelah kanan.

Format Minit Mesyuarat

Kandungan

KehadiranTajuk

LAMPIRAN B (contoh format minit mesyuarat)

(1) JUDUL MINIT MESYUARAT

(2) BUTIRAN AM

i. Tarikh :

ii. Masa :

iii. Tempat :

iv. Kehadiran :( catatkan anggota yang tidak hadir )

(3) AGENDA ( jika perlu dicatatkan )

i. Ucapan Pengerusi

ii. Membentang dan mengesahkan minit mesyuarat lalu

iii. Perkara-perkara berbangkit

iv. Membincangkan isu

v. Membincangkan isu

vi. Hal-hal lain

(4) KETERANGAN AGENDA

Isi perbincangan agenda dicatat oleh pencatat minit mesyuarat.

(5) TINDAKAN

Siapakah yang bertanggungjawab?

(7) PENCATAT

Dicatatkan nama orang yang mencatat minit mesyuarat.

(8) PENGESAHAN PENGERUSI

Pengerusi menandatangi minit mesyuarat tanda pengesahan.

f) Catatan perbincangan.

Direkodkan secara padat, tepat dan jelas. Catatan yang dibincangkan diikuti

dengan nota yang menunjukkan samada tindakan lanjut diperlukan atau untuk

makluman sahaja

1.5 PENGESAHAN BUTIRAN MESYUARAT DENGAN PIHAK ATASAN

Pengesahan butiran mesyuarat perlu disahkan dengan pihak atasan yang terlibat dalam sesuatu

organisasi. Urus setia perlu mengadakan perbincangan dengan pengerusi untuk meneliti

segala maklum balas yang diterima oleh pengerusi.

Kebiasaannya norma kerja yang baik untuk mengadakan perbincangan ialah 2 hari

sebelum sesuatu mesyuarat diadakan. Apabila pengesahan telah dibuat oleh pihak atasan

perancangan mesyuarat boleh diteruskan ke langkah seterusnya dan boleh diteruskan

perjalanan mesyuarat yang telah dirancang.

1.6 MENGENALPASTI MAKLUMAT

Maklumat yang dimaksudkan di sini adalah segala maklumat yang akan dibincangkan dalam mesyuarat yang akan berlangsung.

Urus setia akan mencatat segala agenda yang akan dibincangkan di notis mesyuarat dan notis tersebut akan diedarkan kepada semua ahli yang terlibat. Pengagihan ini adalah untuk memberi persediaan kepada ahli-ahli sebelum mesyuarat dijalankan.

1.7 MENYELESAIKAN MASALAH

Setelah mesyuarat dilakukan, semua ahli perlu mencari jalan penyelesaiaan bagi setiap masalah yang dihadapi. Penyelesaiaan masalah ini boleh dibuat dengan beberapa kaedah iaitu:

a) KonsesnsusBerbincang dalam kumpulan.

b) UndianMengundi idea yang tepat dan releven

Antara langkah yang perlu diambil oleh ahli apabila mengahadapi masalah dan ingin mencari

penyelesaiaan bagi masalah tersebut ialah seperti berikut:

i. Huraikan masalah yang timbul

ii. Analisis setiap masalah

iii. Meminta pandangan dan idea penyelesaian

iv. Pilih penyelesaian terbaik

v. Mengumumkan penyelesaian yang telah dipilih.

1.8 ALAT-ALAT KOMUNIKASI MESYUARAT

Alat peranti komunikasi adalah alat perkakasan mampu menghantar analog atau isyarat digital

melalui telefon, wayar komunikasi lain, atau tanpa wayar. Antara alat peranti yang terlibat

dalam berkomunikasi semasa mesyuarat adalah seperti:

a) Mikrofon

b) Pembesar suara

c) PA sistem

d) Projector

e) Screen LCD

f) Papan putih

g) Lain-lain

KONSENSUS UNDIAN

Konsensus merupakan satu kaedah penyelesaian masalah dimana semua ahli berbincang dalam bentuk KUMPULAN.

Perbincangan akan menghasilkan satu atau jalan penyelesaian yang boleh diaplikasikan dalam penyelesaian masalah yang dihadapi.

Kaedah undian pula merupakan kaedah mengundi idea penyelesaiaan yang terbaik mengikut majoriti undian. Undian ini boleh dilakukan secara terbuka atau secara undi rahsia

Idea penyelesaiaan yang terbanyak undinya akan dipilih bagi menyelesaikan masalah yang dihadapi.

1.9 MENGENALPASTI ALAT-ALAT DAN PERALATAN

Sebelum memulakan mesyuarat bahan, peralatan dan alat yang perlu digunakan dalam

mesyuarat dikenalpasti.

Alat, bahan dan peralatan ini tidak terhad kepada penyampaian maklumat mesyuarat

sahaja malah peralatan yang membantu melancarkan perjalanan sesuatu aktiviti mesyuarat.

Antara bahan, alat dan peralatan yang perlu disediakan sebelum menjalankan mesyuarat ialah:

a) Kerusi

b) Bilik mesyuarat

c) Pen

d) Nota

e) Edaran tentatif mesyuarat

f) Pembesar suara

g) Lain-lain

1.10 PENGESAHAN BUTIR MESYUARAT

Butir mesyuarat perlu dibuat pengesahan supaya tidak tertinggal butir-butir penting. Antara

butir yang perlu dibuat pengesahan yang paling penting merupakan tarikh, masa, tempat dan

lain-lain. Hal ini bagi mengelakkan dari berlakunya masalah yang tidak diingini.

Selain itu, butir seperti peralatan yang diperlukan bagi memstikan kelancaran mesyuarat

juga perlu disemak dah disahkan sama ada peralatan itu masih boleh digunakan atau tidak.

Namun butir lain juga perlu dipandang serius dalam mengesahkan segala butir yang dapat

membantu kelancaran sesuatu mesyuarat.

1.11 PENGESAHAN SENARAI HADIRIN MESYUARAT DAN ACARA

Catatan nama Pengerusi,Timbalan Pengerusi, Setiausaha,Timbalan Setiausaha,Bendahari,dan

ahli-ahli jawatankuasa perlu disahkan. Adalah penting catatan nama ahli-ahli mesyuarat itu

disusun mengikut hirarki ahli yang hadir.

Nama pegawai utama pertubuhan itu dicatat di sebelah kiri dan jawatan mereka dicatat

di sebelah kanan. Jika perlu, catat juga nama jawatan mereka yang sebenarnya di bawah nama

mereka masing-masing. Nama ahli-ahli jawatankuasa diletakkan di sebelah kiri tetapi jawatan

mereka yang sebenarnya dicatatkan di sebelah kanan.

Selain itu, setiausaha perlu mencatatkan nama ahli yang tidak hadir dengan alasan

sekali. Sebagai alasan, memadai dicatatkan sebagai tidak hadir dengan bersebab sebagai tajuk

kecil dalam minit itu. Ini disusuli dengan senarai nama mereka yang tidak hadir itu. Hal ini

untuk mengesahkan bilangan ahli yang hadir dalam penyediaan mesyuarat.

LAMPIRAN C ( contoh borang kehadiran)

BORANG KEHADIRAN MESYUARAT

MESYUARAT :

TARIKH & MASA :

LOKASI :

PENGERUSI :

BI

L

NAMA JABATAN TELEFON TANDATANGAN

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

12.

13.

14.

15.

16.

17.