minit mrm 18nov09 - pusat pengajian sains …medic.usm.my/~isoppsp/ppspqmsqm/minit mrm...

PPSP/QMS/MR/R3

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) MS ISO9001:2008 PPSP

18 November 2009

MASA: 9.00 pagi TEMPAT: Bilik Persidangan Utama Kehadiran: Lihat lampiran A Min 1: Pengesahan Minit Mesyuarat Pengurusan (MP) yang lalu Dekan memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan mengalu-alukan staf yang hadir. Beliau memaklumkan bahawa MRM adalah penting kepada kumpulan Pengurusan Atasan (Top Management, TM) PPSP termasuk semua Ketua Jabatan/Unit kerana ia merupakan forum untuk semua menilai sama ada sistem pengurusan kualiti (SPK, QMS) ISO9001:2008 dijalankan dengan baik dan berkesan atau sebaliknya disamping dapat melihat sebarang kelemahan/ruang yang memerlukan tindakan pembetulan dan penambahbaikan. Beliau menambah bahawa semasa MRM, laporan-laporan/input daripada semua jabatan/unit berkaitan pencapaian/status pengurusan kualiti iaitu yang melibatkan pengurusan `Teaching & Learning` dan pengurusan penyelidikan akan dibincang bersama. Sebagai `output` nya pula, J/kuasa Pengurusan Kualiti (QMC) dan TM akan membuat penilaian, rumusan dan memutuskan bentuk tindakan atau bantuan yang dapat diberikan. Beliau memohon agar semua KJ/KU dapat terus bersama dalam MRM ini hingga agenda terakhir pada sebelah petang. Minit Mesyuarat Pengurusan (MRM) yang lalu (6/11/08) disahkan tanpa sebarang pindaan. Min 2: Perkara Berbangkit Dari MRM yang lalu (6 Nov 2008)

JABATAN MASALAH/ISU TINDAKAN TERDAHULU

ULASAN/ KEPUTUSAN MRM 6/11/08

STATUS SEMASA (laporan daripada Jab/Unit)

ULASAN/ KEPUTUSAN

MRM Anatomi Perancangan latihan

staf: Cik Halimatusaadah

Surat perancangan Latihan Staf berkenaan pada tahun 2008 telah dibuat pada 17/12/2007. Rujukan: PPSP/ANATOMI/8 – (03)(07)

Belum selesai, cadangan supaya cari sendiri kursus dan ketua jabatan akan sokong permohonan

Cik Halimatusaadah tidak lagi bertugas di Universiti Sains Malaysia

selesai

Histology Teaching slides

Surat permohonan 9/6/08 (No. Rujukan: PPSP/ANATOMI/15/07 – 1(2008)

Belum selesai, Jab. dan pej. Dekan kena buat follow up. Bah pentadbiran kena semak balik permohonan

Tidak ada maklumbalas daripada pihak Pentadbiran

KPP memaklumkan bhw pembelian telah dibuat 30 Nov 08. HOD diminta buat susulan.

Tidak mencapai tahap kualiti objektif yang ditetapkan disebabkan sukar diukur.

Pindaan dilakukan kepada kualiti objektif berkuatkuasa 15 Julai 08.

Gunapakai objektif kualiti yang akan ditetapkan/diperhalusi oleh TDPSLI

Analisis Kualiti Objektif telah dijalankan dan diaudit

Dah guna objektif yang baru spt diedarkan oleh TDPSLI

Pembelian Peralatan Vot 35000 (Harta Modal) Tahun 2009 – Model pengajaran Anatomi, laptop, dehumidifier dan lain-lain

Permohonan pada 21 September 2008

Perkara ini akan dibincangkan dalam mesyuarat exco Dekan/exco Pengarah Kampus/Exco VC

Tiada maklum balas KPP memaklumkan bhw pembelian vot 35 telah dibuat

HGC Peralatan makmal rosak dan tidak mencukupi

Telah diurus dgn jab Pembangunan/mohon peruntukan

Tiada wakil semasa MRM. Perlu laporan segera dari HGC.

Peralatan yg rosak telah dibaiki atau diganti baru. Peruntukan baru sedang dlm proses permohonan (pembelian peralatan yang masih perlu)

Selesai

Tugasan pelajar tidak diawasi

Telah diawasi Pelajar telah dimaklumkan mengenai tanggungjawab bersama menjaga makmal & mereka yg sepatutnya terlibat dlm pengajaran (telah terlibat dlm SGD, pelajar perubatan Thn 2 & menunjuk-ajar pelajar siswazah baru).

Selesai

Isu keselamatan makmal

Sistem keselamatan Pintu makmal masih tidak memuaskan

Tindakan susulan dgn KPP/PPKT. Telah diselesaikan

Selesai

Isu ruangan/tempat duduk pelajar & staf yang akan kembali

Sudah mohon ubahsuai tapi tapi tidak diluluskan untuk 2008

Ubahsuai ruang/peralatan yang ditempatkan atas meja makmal. Rancang pengambilan pelajar. Ruang berkenaan telah diubahsuai dan permohonan baru telah dimasukkan dlm peruntukan 2009/2010.

KPP/Dekan memaklumkan bhw permohonan telah dibuat tp belum ada maklumbalas dpd pihak Pengurusan Kampus. Perlu tindakan susulan. KPP- permohonan ubahsuai telah dimajukan kepada Penang -Budget Pembangunan bg tahun ini telah habis

Ruang utk pelajar melakukan eksperimen

Makluman isu ruang utk staf baru/yg akan kembali sudah dibuat kpd pihak yang sepatutnya. Ruang kerja makmal dalam proses pemgubahsuaian

KPP/Dekan -sebahagian besar ruang telah dilakukan proses renovation oleh jab Pembangunan dan dihantar ke USM Penang.

MIP JKKP tidak pernah memberi laporan status keselamatan di mana terdpt byk extension plug serta laluan kecemasan yg terhalang.

Menulis surat rasmi kepada JKKP utk memohon laporan status keselamatan secara keseluruhan di unit ini dan penglibatan unit ini di dalam laluan kebakaran.

Follow up Fokus kpd pembangunan e-learning. Perlu lapor perkembangan.

selesai Terima

Tiada pembangunan pakej CAI yang baru

Tiada wakil MIP semasa MRM untuk memberi laporan

- masih guna pakej CAI lama Tiada perkembangan

TDA- usaha lebih fokus kepada program e-learning utk pra dan pasca siswazah

Keadaan persekitaran kerja yg tidak kondusif yg di alami selama 6 tahun seperti suhu panas dan sistem ventilasi

Permohonan pengubahsuaian unit telah dipohon sejak 2002 tetapi tidak mendapat peruntukan dan persetujuan dari pihak universiti. Membuat

KPP/dekan mencadangkan agar permohonan baru utk ubahsuai perlu dibuat secara berperingkat2.

yg tidak memuaskan dalam blok kerja yg terlalu sempit.

permohonan baru kpd pihak jabatan pembangunan USM utk pengubahsuaian unit (Makmal komputer dan pejabat unit) sebelum 25/9/08.

Staf yg menjaga kaunter telah pindah ke Unit lain. Oleh itu sistem giliran staf yang pantau telah dilakukan

Tiada pemantauan atau penguatkuasaan yg sewajarnya terhadap peraturan oleh pengguna yg menggunakan makmal komputer seperti ada pelajar yg tidak klik keluar pd sistem SMPMK.

Pihak unit tidak boleh memperuntukan lebih dari seorang kakitangan utk memantau sistem berkenaan dan pd masa yg sama melayan pengguna makmal. Pihak unit tidak membuat pemantauan. Membuat permohonan baru untuk penggunaan sistem kawalan pergerakkan keluar masuk penguna makmal.

Dipersetujui

Neurosains Lecturers fail to give lecture due to other urgent commitment

Pensyarah terlibat mesti maklumkan kepada Ketua Jabatan atau secretary (dan secretary akan beritahu kepada HOD) atau pensyarah lain. Butir direkodkan dalam buku “program Pengajaran tertangguh”.

Tiada wakil semasa MRM untuk memberi laporan.

- selesai, telah bincang di Jabatan dan buku rekod telah diwujudkan

Delayed in preparation of exam questions/busy with clinical work

The HOD must ensure the questions have been vetted centrally at least 2 weeks prior to examinations. (PAF form filled)

sistem pengajaran berjalan lancar di Jab.

Jab Surgeri, Farmakologi, Radiolog, HGC dan Unit Grafik

Masih belum menutup NCR (Internal Audit 25-28 Ogos 2008)

Peringatan telah diberikan oleh CIA semasa MRM.

CIA perlu pantau dan lakukan `follow up`

Dah tutup NCR CIA memaklumkan bhw urusan penutupan NCR telah selesai

MR/CDC Terdapat beberapa Jabatan/Unit yang perlu tingkatkan kesedaran dan bimbingan

Rumusan oleh CIA semasa MRM.

Tindakan oleh MR/CDC untuk beri takklimat terutama kpd PK/DC baru di Jab/Unit.

Taklimat telah diadakan selain sebaran melalui email.

Taklimat kefahaman akan terus dilakukan mengikut keperluan.

MR/TDP/ Bhg Penyelidikan

Tambahan objektif kualiti:

1. 70% pensyarah memegang sekurang-kurang SATU geran (PI) pada setiap tahun. 2. 80% pensyarah adalah pengarang kepada sekurang-kurang satu kertas penerbitan dalam `peer reviewed journal` setiap tahun.

Dibincangkan dalam MRM MR akan membuat pindaan kepada objektif kualiti dalam Manual Kualiti. MR juga akan menghubungi pihak SIRIM berkaitan skop pendaftaran. TDP/Bhg Penyelidikan akan mengukur prestasi objektif kualiti

Skop pendaftaran, objektif kualiti yg baru serta versi 2008 telah digunapakai untuk IA pada Okt 2009.

Objektif yag disediakan telah dipersetujui.

TDPSLI/ Siswazah

Objektif kualiti PPSP, Bhg Siswazah (yang juga diguna pakai oleh Jabatan tertentu) masih keliru untuk diukur.

Masalah dibincang dalam MRM tapi tidak dapat diselesaikan.

Mesyuarat bersetuju supaya pihak TDPSLI/Pejabat Siswazah memperhalusi objektif kualiti dan berbincang dengan pihak Jabatan terbabit tentang cara-cara mengukur objektif kualiti. Selepas itu, pengurusan objektif kualiti untuk PPSP akan dilakukan dengan bantuan data daripada Jabatan. Data yang

Objektif kualiti utk program PG telah dikemaskini dan digunapakai oleh jabatan tertentu.

TDPSLI telah diseraskan tapi kini perlu semakan semula oleh TDPSLI/Dekan.

lengkap perlu diserahkan kepad MR seawal yang mungkin.

Pendidikan Perubatan

To prepare PPSP academic staff members adequately in their multifaceted roles as teachers, researchers as well as administrators of educational program/services by offering at least six faculty development activities throughout the year.

Tindakan perlu diambil kerana hanya 66% pencapaian. .

Perlu CAF Till June 2008, we already organized 4 faculty development programmes, so we already achieved our target.

HOD memaklumkan analisa semasa telah mencapai sasaran. Selesai.

KKKK

To ensure that 90% of students enrolled in Community and Family Case Studies (CFCS) programme pass the examination.

Tiada data diserahkan pada MRM yang lalu

234 out of the total 236 (99.15%) students passed the CFCS exam for the year 2008. The two remaining students will resit the exam in Dec 2009

Pencapaian yang diperolehi telah diterima.

Analisi kepuasan pelanggan

Students’ feedback in 2008 indicates the following patterns: i. 91.0% gave a high score for usefulness of CFCS teaching ii. 95.7% gave a high score for usefulness of community residency programme iii. 91.8% gave a high score for satisfactory supervision by academics iv. 97.9% gave a high score for CFCS promoting cordial relationship among

students and between students and the community. Overall response shows that only 7 students out of 233 (3.0%) gave low mark response to all the four domains above. Only a small proportion of students (ranging from 2.1%-9.0% in each PBL group) disagree with the mode of CFCS teaching

Pejabat Akademik

Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran seminggu sebelum blok bermula untuk diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan.

Tidak tercapai Peratus? Pelajar tidak mengambil dlm masa yang ditetapkan dan ada juga pelajar yang membuat salinan sendiri utk kumpulanya.

Kajian semula perlu dilakukan terhadap perkara 2 ini

Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran sebelum setiap sesi bermula untuk diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan.

PK perlu memantau

Fotografi -Ramai pemohon tidak mengisi borang permohonan kerja.dan memohon di saat akhir.

Ahli fotografi sentiasa memaklumkan kepada pemohon tetapi masalah ini masih berulang lagi. Lapor kepada ketua unit

Tiada wakil semasa MRM. Perlu laporan segera. Cdg supaya on call bg kes urgent. Act. Dean response tak perlu sbb byk jab. Dah ada digital camera

Kerjasama dpd staf supaya isi borang

selesai

-peralatan tidak mencukupi seperti Camera dan komputer.

Tunggu bajet PPSP Alat yang ada terhad dan juga model lama saja

KPP/dekan: - Hanya 2 digital camera di Fotografi - permohonan budget kpd atasan diuluskan dlm jumlah yg sedikit. Tak mencukupi untuk

penambahan alatan baru. PK buat tindakan susulan pada 2010.

Unit Grafik Data tidak diserahkan/tiada wakil

Pembetulan telah dibuat dan ditutup oleh Juruaudit dalaman

Selesai

Bhg Pentadbiran

1. Objektif Kualiti: Mencetak kertas soalan peperiksaan yang telah lengkap isikandungannya yang diterima dari Bahagian Akademik dan Bahagian Siswazah PPSP dalam tempoh 48 jam sebelum masa peperiksaan bermula.

Data tidak diserahkan/tiada wakil

Data pencapaian objektif kualiti tahun 2008 telah diukur: 99%

MR: cadang semak semula objektif kualiti jika pencapaian 100% berturut2 setiap kali pengukuran. MR juga meminta jab/unit lain juga ambil perhatian hal ini.

2. Memastikan borang pesanan di keluarkan dalam masa 7 hari bekerja setelah menerima permohonan yang lengkap berserta sebutharga dari Jabatan/unit di PPSP

Tahun 2008: 96%

3.Memastikan sekurang-kurangnya 80 % daripada item yang telah dikenalpasti pembelian di bawah vot 35000 dapat diselesaikan sehingga penghujung bulan Ogos.

Tahun 2008: 100%

Beberapa perkara berkaitan pengurusan sumber manusia terutamanya komunikasi dan kemahiran kerja tidak memuaskan hasil dpd maklum balas pelanggan.

Beberapa perkara berkaitan pengurusan sumber manusia terutamanya komunikasi dan kemahiran kerja tidak memuaskan hasil dpd maklum balas pelanggan. 1.Mesyuarat bhg bagi menjelaskan kepentingan komunikasi dalaman yang berkesan. 2. Penyelarasan dgn jab Pendaftar ttg bidang-bidang tugas yang masih kurang jelas.

Pantau hasil tindakan yang diambil

Perlu buat analisis kepuasan pelanggan berterusan untuk memantau perkara ini

Bhg Siswazah 1. 90% penghantaran disertasi kepada Pemeriksa Dalam dilakukan dalam masa 3 hari bekerja selepas senarai diluluskan oleh Majlis PPSP.

Data tidak diserahkan semasa MRM 2008

Tiada data dilaporkan semasa MRM

Perlu ukur dan analisa data pencapaian. TDPSLI perlu pantau keperluan ini.

2. 90% penyerahan kertas soalan kepada Unit Peperiksaan mempunyai `zero defect` dari segi format.

Elektif Pelajar yang ingin ke luar Negara memohon agar disediakan kemudahan kewangan

Akan dipertimbangn selepas sesi perbincangan bersama pihak pengurusan atasan

Penyelaras perlu pantau hasil tindakan yang diambil

Tiada maklum balas/tiada wakil semasa MRM

TDA perlu ambil perhatian tentang perkara tersebut.

Skill Center

Kerosakan peralatan 12/03/2008

Surat permohonan kepada ketua penolong pendaftar dihantar pada 18/03/2008.

Belum selesai (perlu bawa perkara ini kpd exco dekan)

Telah menghubungi pergawai yang bertanggungjawab, buat masa sekarang masih tiada tempat yang sesuai. Bilik sejuk farmakologi tidak sesuai untuk penyimpanan manikin. Mesyuarat jabatan 1Nov. Perlu buat surat permohonan semula secepat mungkin dan justifikasi keperluan stor tersebut.

Bincang dengan TDA untuk selesaikan keperluan ini.

Gangguan sistem pengudaraan wad simulasi 26/02/2008

Menghubungi jab pembangunan untuk menyelesaikan masaaalah 2/3/2008.

Wad 1 Nilam telah beroperasi, kipas ekzos/tingkap cermin masih belum dtutup. Telah berbincang dengan KJ 1Nilam. Beliau akan hantar surat ke pembangunan Hospital untuk tindakan sewajarnya.

Selesai

Training in the CSC increased confidence to examine real patient in the ward (55.7%). (18/1/08)

Inadequate training sessions. To observe with phase II coordinator.

Mesyuarat jabatan 1Nov. memutus kan untuk mengadakan 1 bengkel Training the Trainers untuk semua blok . tentative date adalah Mac 2010

Ukur semula kepuasan pelanggan.

Overall satisfaction skills training in CSC (69.3%). (21/8/08)

1.To review the methodology. 2.To discus with Phase II

coordinator. To discuss the overall teaching approach in Med.Education.

Perlu pantau tindakan yang diambil

Mesyuarat jabatan 1Nov. memutus kan untuk mengadakan 1 bengkel Training the Trainers untuk semua blok . tentative date adalah Mac 2010

Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil.

Analysis AXR under supervision (48.9%). (21/8/08)

1. Need to train tutors. 2.Utilize tutors from Radiolagy. To train more tutors and get them from Radiology.

Training in the CSC encouraged to learn independently (61.3%). (14/1/08)

Inadequate sessions & no. of tutors. To train and assemble more tutors.(Minit mesyuarat 21/1/08)

Received adequate feedback from tutor (51.0%). (14/1/08)

Tutors were not well-trained before hand. To train and give briefing to tutors before hand.

PE abdomen done independently. Feel competent (48.9%). (16/1/08)

More training sessions are needed. To acquire more training sessions.

PE abdomen done under supervision.Feel competent (48.9%). (17/1/08)

More training session are needed. To train tutors properly and increase the session.

Mikrobiologi Requesting to upgrade the LCD projector and/or compatible computer.

Write a letter to AVA/PPKT

LCD projector yang lebih sesuai akan ditukarkan kemudian apabila Unit AVA mendapat peruntukan baru (sedang dlm proses permohonan) yang diangggarkan diperolehi pada akhir tahun 2009.

PPSP telah terima 20 LCD baru (AVA). Akan diagihkan kepada unit/jab berkaitan. Jab buat susulan.

Unit Sains Sukan

Memohon seorang Juruteknologis Makmal di Unit Sains Sukan bagi menggantikan Encik Mohd Nawawi yang akan melanjutkan pelajaran dan telahpun mendapat kelulusan Cuti Belajar Bergaji Penuh.

Permohonan pada 18 Ogos 2008

Juruteknologis yang Baru, Cik Nur Hafizah Hamzah telah melapor diri di Unit Sains Sukan pada 15.6.2009 .

selesai

Hematologi 1.To provide a proper organizational chart for officers’ names and photos

In the process of planning for improvement.

Pihak jabatan telah mengadakan carta organisasi yang baru dan terkini.

selesai

2.Mpath programme coordinator to obtain the feedback from the external examiner within 6 months of the final exam date

Official request has been issued to the respective coordinator at UMMC.

Feedback dpd external examiner telah diperolehi dlm masa 6 bulan untuk peperiksaan yg lepas.

selesai

3. Beberapa bilik tutorial di bawah kelolaan PPSP dipinjamkan kepada pihak Jabatan Hematologi bagi penggunaa pelajar-pelajar pasca-ijazah

Request letter has been sent to Cik Norashikin (Penolong Pendaftar Siswazah).

PPSP tidak dapat menyediakan bilik tersebut. Pelajar telah di tempatkan di bilik pensyarah yg kosong di jabatan untuk sementara waktu.

Tunggu pembinaan bilik baru siap. Buat tindkan susulan.

MIP

1. Bilik/ruang untuk staf dan computer 2. Ubahsuai makmak komputeruntuk pra-siswazah dan pasca-siswazah 3. Perlu 2 Penolong Pegawai Teknologi Maklumat. 4.Perlu 83 buah komputer baru 5. Perlu sebuah mesin pencetak dwi-warna berkuasa tinggi.

Pihak Top management harus menyediakan keperluan sumber yang dipohon berdasarkan kemampuan kewangan. Perkara ini akan dibincangkan dalam mesyuarat exco Dekan/exco Pengarah Kampus/Exco VC

selesai JK IT telah setuju untuk tempatkan pegawai baru

Tindakan susulan pasa 2010. selesai

JKKP tidak pernah memberi laporan status keselamatan di mana terdpt bnyk extension plug serta laluan kecemasan yg terhalang.

Pihak JKKP tidak pernah terlibat dalam mana-mana latihan kebakaran di blok ini Pihak JKKP memang tidak pernah mengeluarkan laporan status keselamatan unit. Kali terakhir diterima pd tahun 2006 dan meliputi laluan kecemasan sahaja.

Menulis surat rasmi kepada JKKP utk memohon laporan status keselamatan secara keseluruhan di unit ini dan penglibatan unit ini di dalam laluan kebakaran. Membuat permohonan baru kpd jab Pembangunan utk pengubahsuaian sebelum 25/9/08. Membuat permohonan baru utk penggunaan sistem kawalan pergerakkan keluar masuk penguna makmal.

Selesai

Dipersetujui

Perlu pantau tindakan yang diambil

Keadaan persekitaran kerja yg tidak kondusif yg di alami selama 6 tahun seperti suhu panas dan sistem ventilasi yg tidak memuaskan dalam blok kerja yg terlalu sempit.

Permohonan pengubahsuaian unit telah dipohon sejak 2002 tetapi tidak mendapat peruntukan dan persetujuan dari pihak universiti.

Membuat permohonan baru kpd pihak jabatan pembangunan USM utk pengubahsuaian unit (Makmal komputer dan pejabat unit) sebelum 25/9/08.

Tiada pemantauan atau penguatkuasaan yg sewajarnya terhadap peraturan oleh pengguna yg menggunakan makmal komputer seperti ada pelajar yg tidak klik keluar pd sistem SMPMK.

Pihak unit tidak boleh memperuntukan lebih dari seorang kakitangan utk memantau ystem berkenaan dan pd masa yg sama melayan pengguna makmal. Pihak Unit tidak membuat pemantauan

Membuat permohonan baru untuk penggunaan sistem kawalan pergerakkan keluar masuk penguna makmal.

Fisiologi Memohon Budget untuk Peralatan Praktikal Fisiolog

Permohonan pada 22/4/08

Perkara ini akan dibincangkan dalam mesyuarat exco Dekan/exco Pengarah Kampus/Exco VC Jabatan terbabit perlu buat tindakan susulan dengan Bhg Pentadbiran PPSP

Permohonan vot 35 telah diterima

KPP/DEKAN- tungu kelulusan post baru

Memohon Peralatan Praktikal Fisologi

Permohonan pada 18/6/08

Pembelian bawah rm10,000 telah dibuat

Memohon pensyarah pelatih dan pensyarah

Permohonan pada 10/6/08 Telah dikemukakan kepada atasan

Top Management & HRU

-The system for Succession Planning for the appointment of heads of departments could be

Bengkel untuk tujuan ini akan dilakukan.

Exco Dekan perlu ambil tindakan lanjut

DEKAN- sedang diurus dgn pihak Penang, mungkin adakan bengkel ala `PIMPIN`.

formalized with documentation of activities related to orientation and hand-over of responsibilities.

Chem Path Acknowledgement Form (PPSP/PG/CPath/CP1/R15) There was no activities noted. Suggest activate usage or change the method of acknowledgement

The form will be used in the 2008/09 academic session

Akan dipantau pada MRM yg akan datang

Dah selesai selesai

Competency for supporting staff eg. Steno and PAR not in the file

Steno and PAR competency form will be placed in record

Dah diselesaikan Selesai

Radiologi Kawalan produk tidak patuh. Perlu diwujudkan rekod pelupusan bahan lapuk.

dibawah kawalan unit penyelenggaraan hospital

Dr Juhara - urusan pelupusan telah dibuat antara UKP dan sykt berkaitan

Selesai

Rekod inventori peralatan, penggunaan dan penyelenggaraan tidak lengkap

dibawah kawalan unit penyelenggaraan hospital

Tindakan/proses pelupusan telah dipohon tapi masih tiada tindakan dr pihak berkenaan.

KPP-Jabatan perlu pastikan alatan berkenaan diperolehi dari sumber mana utk tujuan penyelenggaraan alat. - wujudkan inventori khusus utk ppsp

Anaesthesiology

Mesyuarat jabatan perlu dibuat secara berkala dan diminitkan

Mesyuarat akan diadakan dengan lebih kerap. Akan dimulakan pada tahun 2009.

Selesai Selesai

Min 3: Laporan Hasil Audit

a. HASIL PENEMUAN `SURVEILLANCE AUDIT OLEH SIRIM PADA 10-12 MAC 2009: NCR

JABATAN/UNIT NCR TINDAKAN PEMBETULAN STATUS SEMASA KEPUTUSAN MRM Farmakologi, JPP & J/Kuasa Piagam pelanggan

-Competency requirement was not established (PAR, Pembantu makmal dan pensyarah) -Not evidence training or actions to ensure achievement of competency. -Some staff have not attended any training since 1994.

Dekan telah mengeluarkan arahan kepada Ketua Penolong Pendaftar/pengerusi J/Kuasa Piagam Pelanggan supaya mengambil tindakan segera (surat dilampirkan). Dekan juga telah mengeluarkan surat kepada semua ketua jabatan berkaitan NCR yang lain. MR akan adakan taklimat lagi pada bulan April kepada semua jabatan/unit tentang hal ini serta isu lain termasuk pindaan dokumen selaras ISO9001 versi 2008.

Borang penutupan NCR telah di serahkan kpd SIRIM. Taklimat ttg keperluan ini telah diberikan oleh MR. Jabatan/Unit telah maklum dengan kewujudan borang menilai kompetensi pensyarah dan staf bukan akademik.

Dekan dan TD menerima tindkan yang telah diambil dan memohon semua pihak patuh kepada peraturan yang ditetapkan oleh PPSP dan keperluan sistem kualiti.

Farmakologi & O&G It was evidence the supervisors did not evaluate the student`s log book as one part of continuous assessment; Buku Panduan kurikulum for Phase III 2007/08 and Phase I, II & III 2008/09 (after curriculum review was not available during the audit; old version 2006/07 was shown during audit)

Pengerusi Fasa III telah mengeluarkan surat (bertarikh 23 Mac 09) berkaitan isu Buku Panduan Panduan Kurikulum dan tanggung jawab Penyelaras posting. Beberapa contoh Buku panduan ini akan diedarkan kepada semua jabatan dan akan dihebohkan kepada staf jabatan tentang wujudnya versi baru ini melalui notis board jabatan dan juga melalui intranet akademik PPSP. Borang CAF juga telah dikeluarkan oleh Pengerusi Fasa III. Pejabat Akademik juga telah

Semua penyelaras telah mengambil perhatian ttg perkara ini.

diminta memantau penggunaan Buku Panduan Kurikulum dan Buku Log oleh staf/jabatan.

O&G & Radiologi -Vetting process could be verified for end posting examination questions (Question bank for End Posting examination questions (EDP/01/07; EDP/02/07; EDP/03/07) -Managing of the question banks was not evidence (There was no proper recording on the usage of the questions; record of the vetting process (end posting examination questions) was not available during the audit)

TDA mengeluarkan arahan/peringatan kepada semua pihak yang terlibat supaya mematuhi polisi dan amalan PPSP (surat TDA kepada semua Jabatan dilampirkan). Pengerusi Fasa III juga telah menghantar surat peringatan kepada penyelaras posting tentang keperluan mematuhi polsi yang telah ditetapkan (Borang CAF juga dikeluarkan). Semua jabatan diminta mewujudkan sistem penyimpanan soalan end posting exam dimana jabatan membekalkan portable hard disk khusus kepada Penyelaras Posting untuk tujuan tersebut. Hard disk ini adalah milik jabatan dan perlu diserah semula kepada HOD apabila penyaealaras bertukar. Hard copy soalan yg telah digunakan hendaklah dikutip semula lepas peperiksaan di jabatan dan dimusnahkan dan direkod setiap kali ianya di print dan dimusnahkan seperti mana di gunapakai oleh unit peperiksaan.

Semua jab/unit terbabit telah mengambil perhatian ttg keperluan ini.

Dekan dan TD menerima tindkan yang telah diambil dan memohon semua pihak patuh kepada peraturan yang ditetapkan oleh PPSP dan keperluan sistem kualiti.

B. HASIL PENEMUAN `SURVEILLANCE AUDIT OLEH SIRIM PADA 10-12 MAC 2009: SFI

SFI TINDAKAN & STATUS ULASAN MESYUARAT School Quality Objectives was not updated at some departments (Jab yg terlibat).

MR telah memohon semua jab/unit menyemak senarai objektif kualiti yang diletakkan dalam laman web. Jika ad perubahan atau ketidaksamaan, jab/unit diminta buat pindaan dgn CDC.

Dekan: Semua HOD mengambil perhatian tentang keperluan ini; beri kerjasama kpd MR

Appointment of external supervisor as co-supervisor was not found (PG Office).

Perbincangan dan tindakan pembaikan telah dilakukan. DIterima

Kepuasan pelanggan tidak dirumus diperingkat PPSP dan analisis `trend` tidak dilakukan (HRU)

10 soalan `questionares` dan hasil maklumbalas menunjukkan Secara keseluruhannya kajian kepuasan pelanggan Bahagian Pentadbiran, PPSP di bawah Pejabat Dekan telah memenuhi kehendak pelanggan.

KPP akan terus memantau keperluan ini.

Data analysis at departmental level was not well demonstrated (Jab yg terbabit)

MR telah beberapa kali memberikan taklimat tentang data yang perlu dikutip dan dianalisa spt pencapaian objektif kualiti, kepuasan pelanggan, prestasi pembekal dan sebarang keperluan (spt `time frame`) yang ditetapkan oleh mana-mana jab/unit.

Dekan: semua HOD diminta beri kerjasama.

Tindakan pembetulan yang diambil tidak focus kpd `root cause` dan keberkesanan tidak dipantau (semua jab ambil perhatian)

CIA telah memberi taklimat dan borang NCR baru telah diwujudkan dimana `correction` dan `corrective action` diperjelaskan

Dekan: semua HOD diminta beeri perhatian terhadap perkara ini

Requirement & criteria set by MQA/Medical Council be considered when identifying quality objectives (TDA)

TDA mengambil perhatian perkara ini.

Management Review Meeting (MRM): masih ada Jabatan/unit yang tidak menyerahkan laporan prestasi dan tindakan yang perlu diambil (jab yang terbabit)

MR sentiasa mengingatkan semua jab/unit. MRM juga sentiasa merekod jab/unit yang tidak memberikan laporan yang diperlukan.

Dekan: semua HOD terbabit harus beri kerjasama.

Semasa Internal Audit, bilangan NCR mengikut area/proses spt peringkat pengambilan pelajar, peringkat pengajaran, peringkat peperiksaan dan sebagainya perlu ditunjukkan (CIA)

Tindakan sedang diambil oleh CIA untuk mengenaspati, jika ada kelemahan dipelbagai peringkat kurikulum dan pelaksanaan T & L (Seksyen 7 dalam CP).

CIA: telah memberi taklimat kpd semua Jab/Unit ttg hal ini

CP Jabatan/unit juga diletakkan di laman web (spt Manual Kualiti) (jab yg terbabit)

Telah diletakkan kecuali Jab/Unit? CDC - 3 Jabatan masih belum menghantar pindaan

Jabatan terlibat diminta hadir ke bengkel pada 24-25 Nov. untuk selesaikan keperluan ini.

Buku Panduan yang terkini selepas pindaan hasil bengkel curriculum review tidak diedarkan kesemua Jabatan (Pej Akademik)

Telah hantar kpd. Semua Jabatan; Jabatan sila semak TDA mengambil perhatian terhadap perkara ini.

C. Audit Dalaman (5-8 Oktober 2009): Pembentangan oleh CIA (En. Chandran Govindasamy) CIA memaklumkan bhw Audit Dalaman yang telah dijalan adalah berdasarkan keperluan MS ISO9001:2008 dan keperluan lain yang ditetapkan oleh PPSP. Skop audit juga meliputi pengurusan T&L serta pengurusan penyelidikan (yang baru dimasukkan).

RINGKASAN PENEMUAN AUDIT

Bil. Jabatan / Unit / Program Bilangan NCR

Bilangan Cadangan

Penambahbaikan (SFI)

1. Pengurusan Tertinggi (MR, Pejabat Dekan / Timbalan Dekan)

2

3

2. Ketua Pengawal Dokumen (CDC)

1 1

3. Ketua Juruaudit Dalaman (CIA)

0 1

4. Pejabat Pentadbiran

4 2

5. Setor PPSP

3 3

6. Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3)

6 5

7. MD (Elektif)

1 9

8. MD (Ko-Kurikulum)

5 7

9. CFCS

1 2

10. Pejabat Siswazah

15 6

11. Anatomi

4 9

12. Anestesiologi

6 8

13. Biostatistic & Res Methodology

2 7

14. Farmakologi

10 4

15. Fisiologi

6 7

16. Hematologi

7 2

17. Imunologi

2 9

18. Mikrobiologi & Parasitologi

2 5

19.

Neurosains

7 0

20.

Oftalmologi

2 2

21. O & G

12 7

22. ORL-HNS

6 4

23. Otopedik

3 4

24. Patologi

5 4

25. Patologi Kimia

1 9

26. Pediatrik

6 6

27. Pendidikan Perubatan

8 5

28. Perubatan

5 3

29. Perubatan Kecemasan

6 4

30. Perubatan Keluarga

2 2

31. Perubatan Masyarakat

6 7

32. Psikiatri 9 4

TREND PRESTASI INTERNAL AUDIT (Perbandingan dengan tahun-tahun yang lalu) 2006 2007 2008 2009 Bilangan NCR 453 182 182 200 peningkatan NCR (9.9 % ) Bilangan SFI 233 181 179 219 peningkatan SFI ( 20.7 %)

33.

Pusat Genom Manusia 1 4

34.

Radiologi

3 3

35.

Sains Sukan

3 8

36.

Sains Rekonstruktif

5 5

37.

Surgeri 6 2

38.

Grafik

7 6

39.

Makmal Informatik Perubatan (MIP)

3 14

40.

Makmal Pelbagai Guna (MPG)

1 10

41.

Pejabat R & D

0 1

42.

Pusat Kemahiran Klinikal

2 6

43. UKP (AVA)

8 3

44. UKP (Fotografi)

6 5

JUMLAH

200

216

LAPORAN NCR MENGIKUT KLAUSA

Klausa Keperluan Standard

(Requirements) Pernyataan Ketidakpatuhan

(NCR) Tempat

(Jabatan / Unit / Program) Bilang

an NCR

%

4.2.1 4.2.2

Documentation Requirements - General

Procedures related to the increase in scope of duties were not incorporated into the quality management system, CP incomplete / being changed / not clear

Akademik, Surgeri, UKP-AVA, Ko-Kurikulum, Perubatan Kecemasan, Mikrobiologi, Pusat Kemahiran Klinikal

8 4.0

4.2.3 Control of Documents

Dokumen luaran bukan yang terkini, reference document not available, no/wrong reference nos. of documents, flowchart in CPs wrong, effective date on documents not stated, documents not signed/stamped, obsolete/photocopies of documents being used, amendment of CP not approved, mistakes in CPs, document not available, movement of documents not controlled, Master list not updated

Anatomi, Pediatrik, UKP-Fotografi, Radiologi, Psikiatri, Perubatan Kecemasan, Farmakologi, Imunologi, Ortopedik, Grafik, ORL-HNS, Perubatan, Patologi, CDC, Hematologi, O & G, Siswazah, Anestesiologi, Psikiatri, Radiologi

28 14.00

4.2.4 Control of Records

Records not updated, wrong reference no.of records, no evidence of letters, interview candidates file not updated, record of logbook not available, no reference no. for records, different records with same reference nos., no masterlist of records, records not retrievable, movement of records not controlled

Grafik, Per Kecemasan, Farmakologi, Radiologi, Patologi Kimia, Neurosains, Oftalmologi, Perubatan Keluarga, Siswazah, UKP-Fotografi, UKP-AVA, Psikiatri, Anestesiologi, Pediatrik, MIP, Anatomi, Patologi, Akademik, Sains Sukan, JPM, Surgeri, JPP, Hematologi, Sains Rekonstruktif, O & G

30 15.00

5.1 Management Commitment No meetings for development & implementation of QMS

Siswazah, JPP, Surgeri 3 1.50

5.3 Quality Policy

Not updated, staff not aware of QP

Siswazah

1 0.50

5.4.1 Quality Objectives Tidak jelas/tidak menggambarkan Anestesiologi, Siswazah, Neurosains 3 1.50

aktiviti CP, tidak dikemaskinikan, tiada bukti pengukuran/pemantauan objektif kualiti

5.4.2 QMS Planning No strategic planning for QMS Siswazah 1 0.50 5.5.1 5.5.2

Responsibility and Authority

Carta organisasi tidak dipamerkan/carta organisasi yg tidak terkini atau maklumat tidak sama spt dalam rekod senarai staf, tiada JD/ JD tidak dikemaskinikan, responsibility in CP not followed No appointment letter for PK/DC

Pengurusan Tertinggi, Setor PPSP, Siswazah, Pediatrik, UKP-AVA, Per Kecemasan, ORL-HNS, JPM, O & G, Pusat Kemahiran Klinikal, Per Keluarga, Neurosains

13 6.50

5.5.3 Internal Communication

Tiada makluman yang berkesan melalui surat, tiada komunikasi mengenai program ISO / staf tidak tahu/jelas ttg keperluan ISO, memo/surat tiada tarikh/tdtangan, tiada mesyuarat unit

Pediatrik, Perubatan, UKP(Fotografi), UKP-AVA Grafik, Psikiatri, Pusat Genom, Neurosains

8 4.00

5.6 MRM No records / files Anestesiologi, Patologi, Grafik 3 1.50 6.1 6.2 6.2.1

Resource Management - Provision of Resources Human Resources (General)

Inadequate staff for higher workload, No proper files/records of staff data (biodata, courses attended, copies of certificates)

Ko-Kurikulum, O & G, Psikiatri, JPM, JPP, Neurosains, Siswazah

7 3.50

6.2.2 Competence, Awareness & Training

Tiada pemantauan keberkesanan latihan, tiada latihan untuk staf lama, tiada penilaian kompetensi staf, tiada bukti latihan/perancangan latihan

Pentadbiran, Sains Sukan, O & G, Farmakologi, ORL-HNS, Siswazah, Biostatistik, Pediatrik, UKP-AVA, Radiologi, Grafik

13 6.50

6.3

Infrastructure: - inventori dewan/lab, peralatan mengajar, perabot

Tiada alat pemadam api / alat pencegah kebakaran, senarai inventori alat tidak lengkap / tiada,

Pengurusan Tinggi, Pentadbiran, Setor PPSP, Ko-Kurikulum, UKP-Fotografi, UKP-AVA, Akademik, JPM, Imunologi, MIP, Biostatistik, CFCS

12 6.00

6.4 Work Environment

Tidak ikut peraturan keselamatan, bilek pengajaran / pejabat tidak diselenggara, kebersihan tempat kurang memuaskan

Rekonstruktif S, Setor PPSP, Ko-Kurikulum, Fisiologi, Farmakologi, MPG, Neurosains, ORL-HNS, Grafik,

9 4.50

7.1 Product Realization Planning of Product Realization - procedures for delivery of T & L (planning)

Bilangan kali pendedahan kepada kes-kes ortopedik yang direkomenkan dalam Buku Log MMed yang ditetapkan untuk para pelajar mesti di semak semula.

Otopedik 1 0.50

7.2.3 Customer Communication No communication with PG students

O&G 1 0.50

7.3.4 Design & Development Review

No evidence of review done for academic programme

Pediatrik, Hematologi 2 1.00

7.5.1 Control of Production & Service Provision

Prosedur dalam CP tidak dikawal / diikuti, tiada pemantauan pengguna masuk/keluar

O&G, Otopedik, MIP 5 2.50

7.5.5 Preservation of Product Bank soalan tidak dikawal

Akademik, Rekonstruktif Surgeri

2 1.00

7.6 Control of Monitoring & Measuring Devices

Peralatan tidak dikalibrasikan / diselenggarakan

Siswazah, Ko-Kurikulum, Fisiologi, Perubatan, Neurosains, ORL-HNS

6 3.00

8.2.1 Customer Satisfaction Customer satisfaction survey / feedback not done/ not satisfactory

Pentadbiran, Anatomi, Siswazah, UKP-Fotografi, JPM, UKP-AVA

6 3.00

8.2.3 8.2.4

Monitoring & Measurement of Processes / Products

Tiada analisa keberkesanan proses kerja, quality objectives not measured

Patologi, ORL-HNS, JPP, Pentadbiran, Hematologi, O&G, Farmakologi, Psikiatri, Perubatan, Surgeri, Rekonstruktif S, Anatomi, Per Kecemasan, Siswazah

15 7.50

8.3 Control of Nonconforming Product

Students absentism not verified/no action taken, alat rosak tidak dilabel, no records for NC products

Siswazah, JPM, Grafik 3 1.50

8.4

Analysis of Data Required data analysis not done

Surgeri, Elektif, JPP, Hematologi, Akademik, Psikiatri

6 3.00

8.5.2 Corrective action : Tiada tindakan pembetulan, tiada Akademik, Perubatan, Psikiatri, Surgeri, 8 4.00

penggunaan borang CAF Rekonstruktif S, Patologi, Aftalmologi, Per Kecemasan

8.5.3 Preventive action Tiada fail / rekod UKP-Fotografi, UKP-AVA, Otopedik, O&G

4 2.00

JUMLAH

200

100

Perbandingan Tahunan Untuk Klausa Yang Kerap Mempunyai NCR Tinggi

Klausa Keperluan Standard (Requirements)

2006 2007 2008 2009 Bil. NCR % Bil. NCR % Bil. NCR % Bil. NCR %

4.2.3 Control of Documents

67 / 453

14.79

35 / 182

19.23

25 / 179

13.97

28/200

14.00

4.2.4 Control of Records

23 / 453 5.08 33 / 182 18.13 26 / 179 14.52 30/200 15.00

5.5.1

Responsibility and Authority

32 / 453

7.06

10 / 182

5.49

13 / 179

7.26

13/200

6.50

6.2.2 Competence, Awareness & Training

39 / 453

8.61

17 / 182

9.34

13 / 179

7.26

13/200

6.50

6.3

Infrastructure

22 / 453 4.86 7 / 182 3.84 13 / 179 7.26 12/200 6.00

7.5.1 Control of Production & Service Provision

110 / 453 24.28 7 / 182 3.84 12 / 179 6.70 5/200 2.50

8.4

Analysis of Data 32 / 453 7.06 7 / 182 3.84 10 / 179 5.59 6/200 3.00

LAPORAN NCR MENGIKUT ‘AREA OF SCOPE’

Bil. Area (Based on Curriculum Process Map) NCR Bilangan

%

1. T & L Process - Curriculum UG = 1 PG = 2

UG = 0.50 PG = 1.00

2. T & L Process – Student Intake UG = 2 PG = 2

UG = 1.00 PG = 1.00

3.

T & L Process – Teaching UG = 8 PG = 41

UG = 4.00 PG = 20.50

4. T & L Process - Examination UG = 2 PG = 11

UG = 1.00 PG = 5.50

5.

Support Services (Administration, Management, Technical)

130 65.00

6.

Research Management 1 0.50

JABATAN / UNIT YANG BELUM MENUTUP NCR

BIL. JABATAN / UNIT Bil. NCR

Klausa ISO

1.

Surgeri

6

4.1, 4.2.4, 5.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.2

2.

Psikiatri

9

4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 5.6, 6.2.1, 7.3.1, 8.2.3, 8.4, 8.5.2

3.

O & G

12

4.2.3, 4.2.4(2), 5.5.1, 6.1, 6.2.2, 7.2.3, 7.5.1(3), 8.2.3, 8.5.3

4.

CDC

1

4.2.3

RINGKASAN PENEMUAN AUDIT DALAMAN :- TAHUN 2006 - 2009

Bil. Jabatan / Unit / Program Bilangan NCR 2006 2007 2008

2009

1. Pengurusan Tertinggi (MR, Pejabat Dekan / Timbalan Dekan)

7

0

0

2

2. Ketua Pengawal Dokumen (CDC)

3 1 1 1

3. Ketua Juruaudit Dalaman (CIA)

4 0 1 0

4. Pejabat Pentadbiran

12 2 3 1

5. Setor PPSP

9 7 1 3

6. Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3)

22 6 3 6

7. MD (Elektif)

22 6 1 1

8. MD (Ko-Kurikulum)

4 2 6 5

9. CFCS

17 1 3 1

10. Pejabat Siswazah

14 1 0 15

11. Anatomi

9 6 7 4

12. Anestesiologi

9 3 4 6

13. Epidemiologi & Biostatistik Perubatan

15 5 0 2

14. Farmakologi

7 4 8 10

15. Fisiologi

22 8 1 6

16. Hematologi

9 1 0 7

17. Imunologi

6 1 7 2

18. Mikrobiologi & Parasitologi P.

6 3 1 2

19.

Neurosains

14 9 5 7

20.

Oftalmologi 9 4 4

2

21. O & G

19 9 13

12

22. ORL-HNS

17 16 5 6

23. Otopedik

16 3 2 3

24. Patologi

10 3 5 5

25. Patologi Kimia

3 0 0 1

26. Pediatrik

9 1 3 6

27. Pendidikan Perubatan

18 5 1 8

28. Perubatan

14 2 9 5

29. Perubatan Kecemasan

8 6 5 6

30. Perubatan Keluarga

10 4 6 2

31. Perubatan Masyarakat

6 5 3 6

32.

Psikiatri

16 5 5 9

33.

Pusat Genom Manusia 3 4 5 1

34. Radiologi 7 4 9 3

JABATAN / UNIT YANG TELAH MEMPERBAIKI SISTEM PENGURUSAN KUALITI DENGAN KETARA : 1) MPG 2) Radiologi 3) Imunologi 4) MIP JABATAN / UNIT YANG PERLU DIBANTU OLEH PIHAK PENGURUSAN TINGGI : Jabatan Surgeri dan Jabatan O & G

35.

Sains Sukan

14 4 2 3

36.

Sains Rekonstruktif

2 7 6 5

37.

Surgeri 15 6 3 6

38.

Grafik

8 3 8 7

39.

Makmal Informatik Perubatan (MIP)

2 1 9 3

40.

Makmal Pelbagai Guna (MPG)

8 5 11 1

41.

Pejabat R & D

11 6 2 0

42.

Pusat Kemahiran Klinikal

6 8 2 2

43. UKP (AVA)

11

4

3 8

44. UKP (Fotografi)

6 6

JUMLAH

453

182

179

200

JABATAN / UNIT YANG BOLEH MEMBAIKI LAGI SISTEM PENGURUSAN KUALITI : Pejabat Siswazah, UKP - Fotografi, UKP – AVA, Jabatan Fisiologi, Jabatan Perubatan,JPP,Jabatan Neurosains dan Jabatan ORL-HNS Jabatan/unit-unit ini boleh dengan usaha sendiri meningkatkan lagi sistem pengurusan kualiti di tempat mereka bagi klausa-klausa tertentu seperti Klausa 4.2.3, 4.2.4, 5.5.3, 6.2.2, 6.3, 6.4, 7.5.1 dan 7.6 CADANGAN PENAMBAHBAIKAN KESELURUHAN: A) Sistem Pengurusan Kualiti PPSP : i) tingkatkan kesedaran / kefahaman ISO (polisi, objektif kualiti, dokumen prosedur, proses kerja, rekod dll ) di kalangan staf sepanjang tahun ii) komitmen yang lebih dari semua kakitangan di sesebuah jabatan / unit - agihkan tugas di kalangan staf untuk mengurangkan beban ke atas Pengurus Kualiti, Pengawal Dokumen B) Program Audit Dalaman : - melatih lebih ramai lagi juruaudit dalaman yang baru – kumpulan sasaran : pensyarah dan pegawai sains dan juruteknologis kanan. - mengadakan kursus ' refresher ' untuk juruaudit terlatih. Ini akan membolehkan lebih ramai lagi juruaudit dalam sesuatu pasukan supaya audit yang lebih menyeluruh dapat dilakukan di sesuatu jabatan/unit/program KESIMPULAN Audit dalaman telah dijalankan dengan jayanya dan didapati sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001 bagi PPSP secara amnya adalah memuaskan.

Min 4: Skop, Polisi dan objektif kualiti (Analisa data untuk tempoh 7 Nov 2008 - Sept 2009)

SCOPE OF REGISTRATION

Selaras dengan USM APEX, pengurusan penyelidikan dalam skop pendaftaran ISO9001. MR telah menghubungi pihak SIRIM Bhd berkaitan dengan hal ini. SIRIM bersetuju perkara ini akan dibincang dan dilaksanakan. Namun begitu skop baru ini telah dilaksanakan dan diaudit semasa `internal audit` baru-baru ini (5-8 Okt). Oleh itu skop telah dicadangkan untuk dipinda seperti berikut:

Design and development of education programs and provision of education services at undergraduate and postgraduate levels and management of research and publication

Polisi kualiti adalah dikekal iaitu : `SMS will strive to be a centre of academic excellence by providing the highest standards of medical education and research training`

Objektif kualiti PPSP:

i. To ensure at least 30% of successful students in the undergraduate professional examinations (I, II & III) obtain good grades (B and above). ii. To achieve a passing rate of at least 75% in each undergraduate professional examinations (I, II & III). iii. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. iv. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. v. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time. vi. To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year. vii. To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.

a. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PPSP PROGRAM MD Exam Mei 2009

1. To ensure at least 30% of successful students in the undergraduate professional examinations (I, II & III) obtain good grades (B and above).

PRO I 39.5% PRO II 64.6% PRO III 54.4%

2. To achieve a passing rate of at least 75% in each undergraduate professional examinations (I, II & III).

PRO I 83.5% PRO II 95.4%

PRO III 93.3%

2002

/03;

29.6

2003

/04; 2

5.1

2004

/05; 4

7.2

2005

/06; 4

3.6

2006

/07; 3

7

2007

/08; 3

0.1 2008

/09; 3

9.5

2002

/03; 3

0.3

2003

/04; 4

1.6

2004

/05; 4

7.1

2005

/06; 4

0.2

2006

/07; 4

7.7

2007

/08;

43

2008

/09; 6

4.6

2002

/03; 3

3.5

2003

/04; 4

0.5

2004

/05; 4

5

2005

/06; 4

0.1

2006

/07; 4

6.5

2007

/08; 6

7.8

2008

/09; 5

4.4

0

10

20

30

40

50

60

70

PE

NC

AP

AIA

N (

%)

Pro. 1 Pro. 2 Pro. 3

PEPERIKSAAN IKHTISAS

30% With Grade B and Above

2002/032003/042004/052005/062006/072007/082008/09

TREND PRESTASI OBJEKTIF KUALITI ISO9001:2000, PROGRAM MD PPSP

Pro 1 Ikhtisas 1 Pro 2 Ikhtisas 2Pro 3 Ikhtisas 3

2002

/03;

81.

6

2003

/04;

87.

420

04/0

5; 9

0.2

2005

/06;

91.

620

06/0

7; 7

9.4

2007

/08;

78

2008

/09;

83.

5

2002

/03;

94.

5

2003

/04;

93.

3

2004

/05;

95.

8

2005

/06;

96.

7

2006

/07;

98.

9

2007

/08;

93.

7

2008

/09;

95.

4

2002

/03;

92

2003

/04;

92.

820

04/0

5; 9

3.3

2005

/06;

92.

6

2006

/07;

97.

5

2007

/08;

100

2008

/09;

93.

3

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100PE

NC

APA

IAN

(%

Pro. 1 Pro. 2 Pro. 3

PEPERIKSAAN IKHTISAS

75% of Students Seating Exams Pass

2002/032003/042004/052005/062006/072007/082008/09

SISWAZAH 1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

86.67%

2. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

38.16% CAF diperlukan

3. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

66.92% CAF diperlukan

Pro 1 Ikhtisas 1 Pro 2 Ikhtisas 2Pro 3 Ikhtisas 3

BAHAGIAN PENYELIDIKAN 1. To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year.

71% pada 17/11/09

2. To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.

52% (147/279) CAF telah diserahkan

KOMEN DARIPADA DEKAN DAN TIMBALAN DEKAN BERKAITAN PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PPSP: TDPSLI - Objektif 2 dan 3 sedang diperhalusi. Cuba perbaiki laporan dan data dari Jabatan yang terbabit. Kemungkinan agenda APEX (KPI) dapat tingkatkan prestasi. TDA- W/pun semua objektif tercapai, langkah akan diambil untuk tingkatkan pencapaian gred B ke atas. Peningkatan mungkin disebabkan kurikulum baru yang diperkenalkan. Oleh itu pemantau akan diteruskan untik lihat pencapaian. TDP: Telah jalankan pelbagai pelan strategi mencapai keperluan KPI APEX dan ini semestinya akan bantu pencapaian keperluan objektif kualiti juga. Dekan- Prestasi QMS memuaskan, trend yg baik ditunjukkan. Namun, ada beberapa Jabatan masih belum memuaskan dan perlu diberi perhatian, mungkin kerana komitmen aktiviti klinikal yang berat. PPSP perlu pantau pencapaian ISO9001 selari dengan keprluanKPI APEX. Cadangan: 1. Untuk pemudahkan urusan ISO di Jabatan, satu secretariat ISO diperingkat PPSP akan diwujudkan 2. Perlu dapatkan komitemn dari KJ sendiri untuk memimpin staf Jabatan . Antara criteria perlantikan HOD yg baru ialah punyai kefahaman ISO yang baik. Mungkin perlu menghadiri kursus yng berkaitan. MR- beberapa nama HOD dan AR telah dikemukan kepada sektretariat Kualiti Kampus untuk menghadiri kursus ISO.

b. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN/UNIT. JABATAN/UNIT

OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN (%)YANG DIPEROLEHI

PUNCA (JIKA TIDAK TERCAPAI) TINDAKAN (CAF diserahkan kpd MR)

ULASAN/KEPUTUSAN MRM

Imunologi To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

100% (1/1) - Diterima

To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

100% (1/1) -

To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

100% (1/1) -

Patologi Kimia To ensure at least 70%

of postgraduate

students successfully

complete their

programmes within the

stipulated duration.

100% (1 out of 1 student)

Diterima



100%

(3 out of 3 final year students)

80% (8 out of 10 lecturers)

Mikkrobiologi -To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. -To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. -To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

100%

100%

91.6%

Diterima


To prepare PPSP academic staff members adequately in their multifaceted roles as teachers, researchers as well as administrators of educational program/services by offering at least six faculty development activities throughout the year.

So far, (from January till November 2009) the department of medical education has organized 12 faculty development programmes which exceeds the set target.

Diterima

To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

100%

Diterima

To ensure at least 70% of postgraduate research project findings be presented at scientific meetings.

50%

We have 2 master students last year who just finished their studies July this year, but only 1 master student presented his research findings at the scientific meeting. We have another 3 master students for this year who are currently doing their research, which we will ensure they will present their findings at the scientific meeting.

TDPSLI- Pensyarah boleh menyelia student Jabatan lain atau menjadi co-supervisor. Ukur semula setelah tindakan diambil.

To ensure at least 85% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time.

75%

We have 8 lectures at the moments with only 3 master students to supervise. Lack of master students’ leads to a failure to achieve this objective. Initially, we have 9 successful applicants to join the master programme, but only 2 turned up registered, which make this quality objective is impossible to achieve even next year, when these 2 students start their research project. So, we have to change our objective 4 of quality objective. –quality objective

CAF needed unless we change our objective 4

Pusat Genom Manusia

1. At least 80% of Mpath candidates pass in their posting programme.

100% - Terima

2. To ensure at least 70% of postgraduate research successfully complete their programmes within the stipulated duration.

50%

Dua org pelajar masih dlm peringkat penulisan tesis dan sepatutnya tamat pengajian pd mid-Disember 2009

Pemantauan berkala oleh penyelia Pelajar dan penyelia perlu peka dengan keperluan Objektif Kualiti (CAF diserahkan)

Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan.

3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at any scientific meeting.

100% - - Terima

4. To ensure at least 80% of lecturers shall supervise (as main/co-supervisor) in research/dissertation at

75% Jumlah pensyarah = 4 (seorang drp pensyarah baru, Dr.Teguh Haryo Sasongko mula bertugas 1 Ogos 2009)

Pensyarah baru perlu memohon geran dan menyelia


any one time.

pelajar berkaitan (CAF diserahkan)

Oftalmologi To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

88.9% - - Diterima


83.6%

- - Diterima

• To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

100% - - Diterima

KKKK

To ensure that 90% of students enrolled in Community and Family Case Studies (CFCS) programme pass the examination.

99.15% (234/236)

- - Diterima

Bhg Pentadbiran

1.Mencetak kertas soalan peperiksaan yang telah lengkap isikandungannya yang diterima dari Bahagian Akademik dan

100% Diterima

Bahagian Siswazah PPSP dalam tempoh 48 jam sebelum masa peperiksaan bermula. 2. Memastikan boring pesanan di keluarkan dalam masa 7 hari bekerja setelah menerima permohonan yang lengkap berserta sebutharga dari Jabatan/unit di PPSP

99.2% Diterima

3.Memastikan sekurang-kurangnya 80 % daripada item yang telah dikenalpasti pembelian di bawah vot 35000 dapat diselesaikan sehingga penghujung bulan Ogos.

100%

Psikiatri 1. At least 90% of year 4 and year 5 undergraduate students pass their psychiatric posting

Tahun 4 (2008/2009) – 96% Tahun 5 (2008/2009) – 92%

- - Diterima

2.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

67%

Dr. Suria, Dr. Zaliha telah menangguhkan pengajian atas sebab kesihatan. Dr. Ahmad Qabil telah gagal dalam peperiksaan Part II.

CAF diserahkan


3.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

0%

Kajian dissertasi Dr. Ahmad Qabil, Dr. Suria dan Dr. Zaliha masih dalam peringkat penulisan. Dr. Murniyati pula baru naik tahun 4 pada Jun 2009.

CAF diserahkan

Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan. TDP- perlu review semua presnt research finding, mungkin tak mesti hasil disertasi, tapi boleh juga hasil penyelidikan yang lain.

4.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

73%

2 orang pensyarah iaitu Dr. Wee Kok Wei dan Dr. Wan Norhaida menjadi pensyarah pada Nov 08 dan Mei 09 (kurang dari 1 tahun).

CAF diserahkan

Ukur semula pencapaian selepas tindakan pembetulan dilaksanakan. TDPSLI - pensyarah junior boleh jadi co-supervisor Dekan- HOD perlu pastikan lecturer terlibat dengan supervision ini. Agihan penyeliaan pelajar perlu saksama.

Anatomi • To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

0% Kelewatan permohonan geran penyelidikan yang seterusnya menyebabkan kelewatan memulakan kerja penyelidikan pada tahun 2 pengajian

CAF diserahkan

Dekan: tempoh stipulated perlu dikaji semula untuk tunjukkan qualiti sebenar pencapaian. Jika tak tercapai perlu cari langkah penambahbaikan. - Perlu ukur kepada setiap program Mmed, Phd, MSc.

• To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

0% Pelajar masih belum menamatkan pengajian dan masih dalam peringkat pengumpulan data

Ukur semula pencapaian


83% - Diterima

Perubatan Keluarga

• To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

80% - - Diterima

• To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. • To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate

23% (3/13 final year candidates)

pelajar lambat memulakan kajian yang menyebabkan mereka tidak sempat

4 CAF diserahkan


student in research/ dissertation at any one time.

Jab Perubatan To achieve at least 80% of undergraduate students pass Internal Medical postings

100%

- Diterima


100%


100%


100%

Bhg R&D Sekurang-kurangnya 95% Surat Perakuan menjalankan penyelidikan dapat dikeluarkan kepada pemohon dalam tempoh 5 hari bekerja selepas mesyuarat JKP bagi kes yang lulus tanpa syarat

100% (3/3) - - Diterima

JPM UNDERGRADUATE: At least 90% of undergraduate students pass the end of Preventive Medicine Posting assessment POSTGRADUATE: At least 70% of final year postgraduate candidates present their research findings at any scientific meeting At least 70% of postgraduate students successfully complete their studies within the stipulated duration At least 80% of lecturers shall supervise (main or co-supervisor) a minimum of one postgraduate student in research or dissertation at any one time

96.4% (188/195) 100% 72.7% (8/11) 84.2% (16/19)

- Diterima

CSC To ensure that 70% of undergraduate students acquire clinical skills within the duration of each block in the phase II curriculum in the following areas: Foundation, CVS, Respiratory, GIT, GUT, Reproductive and Musculo-Skeletal Blocks.

95% - - Diterima

Pediatrik UNDERGRADUATE At least 80% of undergraduate (phase II MD) clinical teaching will be conducted within the scheduled time.

POSTGRADUATE At least 90% of clinical teaching will be conducted within the same month scheduled. At least 70% of postgraduate (phase III MMed) research projects shall be presented at scientific meeting or published in any medical journal.

89%

97.9%

100%

Diterima

Unit Sains Sukan

-At least 80% of the postgraduate students successfully complete their studies

-At least 90% of the academic staff is the principal investigator of a research grant -At least 80% of the academic staff supervises one postgraduate student in a research project at any one time.

100% (4/4)

100% (5/5)

100% (5/5)

Hematologi To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

Tidak diukur

No final year student this year sitting for exam.

Ukur semula apabila ada pelajar


100% Diterima


100%

ORL-HNS At least 80% of undergraduate student pass their end of posting assessment.

100% -


75% - Diterima


100%


91.6%

Perubatan Kecemasan


100%

Diterima


0%

Sukar pantau pelajar yang sudah graduat untuk kembali ke jabatan. Tak sempat present semasa tempoh kursus.

TDPSLI: cadangan untuk present awal. Perlu ukur semula


100% - Diterima

Patologi To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

100%

- Diterima


50%

Perlu serahkan CAF


100%

- Diterima

Fisiologi To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

Tidak diukur

Tidak dapat ditentukan lagi kerana pelajar masih dalam tempoh pengajian mereka

Perlu ukur setelah cukup tempoh


100% - Diterima


100% - Diterima

MPG 80% penyediaan peperiksaan OSCE/OSPE (Pra Siswazah) di makmal pelbagai guna dapat dilaksanakan dalam masa yang ditetapkan setelah menerima borang permohonan & persediaan peperiksaan.

100%

- Diterima

Pejabat Akademik

Mempastikan semua Ketua Kumpulan Pelajar menerima jadual waktu pembelajaran seminggu sebelum blok bermula untuk

100%

- Diterima

diagihkan kepada semua pelajar dalam kumpulan.

Ortopedik To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

85%

- - Diterima


75%

-


94%

-

Bhg Siswazah 1. 90% penghantaran disertasi kepada Pemeriksa Dalam dilakukan dalam masa 3 hari bekerja selepas senarai diluluskan oleh Majlis PPSP.

100%

- Diterima

2. 90% penyerahan kertas soalan kepada Unit Peperiksaan mempunyai `zero defect` dari segi format.

100%

-

Anestesiologi • To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

75%

DIterima

• To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

100%

-


100%

-

Neurosains To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

83.3%

- Diterima


100% --


100% Diterima

Unit Sains Rekonstruktif


100% Diterima


100%


100%

TDPSLI perlu menyemak semula objektif kualiti Program Siswazah (yang juga digunapakaim oleh Jabatan tertentu) iaitu berkaitan tempoh pengajian (setiap jenis program sama ada penyelidikan dan `mixed mode`) supaya lebih mudah diukur dan menepati kualiti sebenar.

Min 5: Laporan analisis maklumbalas pelanggan

JABATAN RUMUSAN ANALISIS

TINDAKAN (Jika ada ketidakpuasan

pelanggan, direkodkan dalam Jadual CAF)


Top Management PPSP (Data

dipantau oleh Bhg Pentadbiran)

1. Tahap perkhidmatan yang diterima di Pejabat Dekan adalah. (Pencapaian : 98.84%) 2. Tahap perkhidmatan yang diterima di Pejabat Timbalan2 Dekan (Pencapaian : 96.53%) 3. Tahap perkhidmatan yang diberikan di Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia (Pencapaian : 96.06%) 4. Staf di Bahagian Pentadbiran dan Sumber Manusia memberi memberi perkhidmatan yang responsive. (Pencapaian : 93.64%) 5. Staf di Bahagian Pejabat Akademik menjalankan tugas dengan (Pencapaian : 98.25%) baik dan teliti.

6. Perkhidmatan yang diberikan di Bahagian Siswazah adalah (Pencapaian : 97.10%)

7. Perkhidmatan yang diberikan di Unit AVA adalah (Pencapaian : 97.42%)

8. Perkhidmatan yang disediakan oleh Staf dan Makmal Informatik (Pencapaian : 96.53%) (MIP) adalah

9. Hasil kerja dan layanan staf di Unit Grafik adalah (Pencapaian : 92.48%)

10. Tahap perkhidmatan di Stor Pusat adalah (Pencapaian : 94.79%) 11. Tahap perkhidmatan keseluruhan Bahagian

- Analisis Kepuasan Pelanggan PPSP diteima sebagai memuaskan. Sebagai peringatan, analisa data perlu mengambilkira bilangan responden/sampel mencukupi secara statistik.

Pentadbiran (Pencapaian : 95.95%) PPSP adalah Secara keseluruhannya kajian kepuasan pelanggan Bahagian Pentadbiran, PPSP di bawah Pejabat Dekan telah memenuhi kehendak pelanggan.

Bhg Pentadbiran Cadangan pemakaian tanda nama untuk staf di

kaunter Bahagian Pentadbiran.

1 CAF di keluarkan

Ukur keberkesanan tindakan pembetulan

Bhg R&D 1) Aduan pelanggan daripada Kotak aduan tidak diterima dalam tempoh 1 Jan.- 30 Sept.2009

2) Maklumbalas Pelanggan bagi tempoh Jan.- Jun 2009 masih dalam proses analisis dan belum lagi dibentangkan diperingkat Unit/Bahagian.

- 2.Belum ada tindakan yang perlu diambil

Buat analisa data untuk laporan a/dtg.

Pusat Kemahiran Klinikal (CSC).

1 Nov. 2009: Analisa Questionaire blok Genitourinary.- - 37.5 % training in CSC is edequate. - 47.2 % Training in CSC improves my comunication skill. - 53.3 % Analysis of X-rays KUB. - 53% Training in the CSC improve my self confidence to see the real patient in the wards.

1. Hantar tutor guideline bersama handout kepada tutor yang terlibat dengan sessi pengajaran tersebut seminggu sebelum sessi pengajaran bermula. 2.- Mesyuarat jabatan 1 Nov. Memutuskan untuk mengadakan 1 ( satu ) bengkel training the trainers untuk semua blok. Tentative date Mac. 2010.

Buat analisis kepuasan pelanggan sekali lagi selepas CA dilakukan utk melihat keberkesanan tindakan yg diambil

Per Keluarga 1.Prasiswazah: Block : Preventive Medicine and Primary Care (Student Feedback :Family Medicine 2008/2009)Under graduate programme: a. Duration – inadequate. Students suggest separation with community medicine. b. Content – (lectures, seminars, case discussion) -request to bring all seminars and practical in the first week and to start the block with family medicine c. No guidelines for procedures and how to answer OSCE, help to be more structured .

-To bring in the next curriculum review and briefing was given to student in order to use the time given effectively esp. during on-call, self study and using internet/ e-learning. -GP posting had already changed to morning session (increase from 3 hours to 5 hours) for 2009/2010 sessions. - The issue had already been discussed in the Department /

Buat analisis kepausan pelanggan sekali lagi selepas CA dilakukan utk melihat keberkesanan tindakan yg diambil

2. Siswazah:Part 1 : Intensive course:Lecture on Writing good case write-up better to held during orientation

lecturer meeting 1. Investigation will be done in this term to ensure the problem really happen. 2. Discussion and meeting with representative from community medicine already done and will be done from time to time to solve the problem (either to separate/reconstruct the block). 3. Discussion and opinion from TDA Reconstruction of the timetable – for 2009/2010 session. - The block starts with FM for 3 weeks followed by CM for 2 weeks. Seminars are held on every Thursday and practical session on the third week. -Instruct student to use the case discussion handbook for consultation (as a practice). -Develop Module (in progress). Related modules will be given to the students during practical session. 2. Agree to provide basic family medicine topics and good skills in writing family case study –a day after orientation day for the next session. Had a small meeting at department level to review the training of the M.Med family medicine and had made few changes. -More session on practice diary and workshops for the year 3

Imunologi `Client survey telah dilakukan dan hasilnya tiada ketidakpuasan pelanggan direkodkan

OK Diterima


So far, based on result of our client survey, none of them dissatisfied with our service.

OK Diterima

Pusat Genom Manusia

Penghawa dingin di makmal utama penyelidikan yang menempatkan juga pelajar postgraduate tidak berfungsi dgn elok.Keadaan menjadi semakin panas terutama selepas waktu pejabat. Dicadang mendapatkan split air-cond utk keselesaan semua

Surat telah dihantar dan pemohonan split air-cond telah diluluskan oleh PPSP dan Jabatan Pembangunan telah dimaklumkan untuk memasang split air-cond. Split aircond telah dipasang

Selesai

FISIO Tiada aduan pelanggan melalui kotak aduan diterima. Melalui survey yang dibuat keatas pelajar selepas setiap blok pengajaran menunjukkan pelajar berpuashati dengan pengajaran yang diberi.

OK Diterima

KKKK

Students’ feedback in 2008 indicates the following patterns: -91.0% gave a high score for usefulness of CFCS teaching -95.7% gave a high score for usefulness of community residency programme -91.8% gave a high score for satisfactory supervision by academics iv. 97.9% gave a high score for CFCS promoting cordial relationship among students and between students and the community. Overall response shows that only 7 students out of 233 (3.0%) gave low mark response to all the four domains above. Only a small proportion of students (ranging from 2.1%-9.0% in each PBL group) disagree with the mode of CFCS teaching Keseluruhan tiada ketidakpuasan pelanggan

OK

Diterima

Anatomi ’Client survey telah dijalankan dan telah dianalisa. Tiada ketidakpuasan pelanggan dijumpai.

Ok Diterima

Akademik a)FLM – the material should be given before hand (photocopied version) since the crowdedness of students to read the FLM materials on the table are not enough compared to our numbers.

provide discussion points during FLM session so that students can just come to FLM for discussion (among students/with doctors) instead of merely taking pictures of the FLM materials

Laporan diterima melalui email dpd Prof Faridah Rashid

TDA perlu bincang dgn Bhg Akademik untuk resspon kpd cadangan Prof. Faridah.

Chem Path.

“Client survey” telah dilakukan oleh pihak Jabatan dan pihak kami mendapati secara keseluruhan para pelajar sangat berpuashati dengan perkhidmatan yang telah diberikan

OK Diterima

CSC Blok GUT: hanya 37.5% setuju latihan di CSC mencukupi. 47.2% setuju latihan di CSC meningkatkan kemahiran komunikasi. 53.3% faham analisis Xray KUB dan 53% setuju latihan di CSC meningkatkan keyakinan diri utk melihat pesakit di wad.

1. Inadequate training sessions: to discuss with the block coordinator. 2.Menghantar tutor guideline bersama handout kpd tutor yg terlibat dgn sesi pengajaran seminggu sebelum sesi pengajaran bermula. 3. Encourage student to come on their own time to practice For coming session will be handle by radiologist from radiology department. 3. Mesy jab pada 1 Nov memutuskan utk mengadakan 1 bengkel `Training the Trainers` utk semua blok (dijangka Mac 2010).

Pemantauan berterusan perlu dilakukan. Buat analisis kepuasan pelanggan sekali lagi selepas CA dilakukan utk melihat keberkesanan tindakan yg diambil

Ko-K/ Elektif Ko-K: Secara keseluruhan para pelajar berpuashati dengan aktiviti Ko-K yang telah dijalankan dalam siding akademik 2008/09. Selain `questionares`, beberapa komen pelajar iaitu; program ko-K dipelbagai, tambah aktiviti badan beeruniform, Big Sib tidak disenaraikan sebagai satu dpd aktiviti Ko-K,

OK Diterima

tempat berkawat yang berbatu, peralatan yang tidak cukup (fotografi & sukan sqyash) dan dewan badminton bertindih dgn aktiviti lain semasa program ko-k berjalan. Elektif: Dari maklum balas 43 pelajar, kesemua komponen/soalan yang dikemukakan menunjukkan kepuasan pelajar melebihi 50%.

Jab Perubatan Peralatan mengajar, bilangan kakitangan akdemik, bilangan kakitangan sokongan, tahap perkhidmatan yang diterima oleh pelanggan, bilik pensyarah/kakitangan lain, masa dan aktiviti T&L, latihan dan kerjasama yang diberikan kpd pensyarah utk T&L, tindakan susulan yang diambil oleh Jabatan terhadap sesuatu cadangan/komen dan system mentor/mantee. Rumusan: Terdapat 4 bidang yng dikenalpasti untuk peruntukan RM10

Serah 4 CAF Ukur keberkesanan tindakan yang telah dilakukan.

Psikiatri 1. MD, Fasa III – Majoriti berpendapat posting psikiatri sangat menarik dan ada yang mencadangkan agar tempohnya dipanjangkan. 2. Mmed (psychiatry) – Secara keseluruhannya pelajar berpuashati. Aspek yang harus diberi perhatian ialah ketepatan masa (skor 62%) yang hanya melibatkan 10% pensyarah Jabatan ini.

1. Menambah tempoh posting psikiatri adalah tidak sesuai kerana ia akan melibatkan seluruh posting fasa III. Mungkin juga pelajar merasa seronok kerana posting kurang stress berbanding posting lain. 2. Pihak jabatan akan sentiasa menekankan ketepatan masa dari masa kesemasa untuk melicinkan lagi program ini.

Maklum semula kpd pelajar bhw isu telah selesai.

ORL-HNS

“Client survey” telah dilakukan oleh pihak Jabatan dan pihak kami mendapati secara keseluruhan para pelajar sangat berpuashati dengan perkhidmatan yang telah diberikan oleh pihak Jabatan.

Ok Di terima

Hematologi Survey telah dijalankan dan hasil mendapati tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima

Pediatrik Tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima

Patologi Tiada ketidakpuasan Perubatan Kecemasan

Survey telah dijalankan dan hasil mendapati tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima.


Tiada ketidakpuasan pelanggan yang diterima. Ok Di terima

JPM Calon sarjana kesihatan awam tidak berpuashati dengan keadaan dan bilangan peralatan pengajaran dan pembelajaran (komputer riba dan skrin LCD) di dalam bilik tutorial.

Permohonan bagi mendapatkan laptop baru dan skrin untuk LCD telah dibuat (surat bertarikh 6/7/09 dan 13/9/09).

Tindakan susulan dgn KPP (bajet 2010)

Min 6: Laporan `non-conforming products/services` (NCP) JABATAN NCP Tindakan yang diambil

(Direkodkan dalam Jadual CAF)


Neurosains

MCQ program MD: soalan tidak sesuai Tindakan telah diambil Jabatan, MCQ telah dibuat dan koordinater telah dimaklumkan

Dah buat new MCQ Diterima

Mikrobiologi -infrastructure and learning environment, logbook utk program MPath 1 tidak lengkap dan sesuai. Pengajaran MPath Part 2 spt journal club tidak berkesan.

yr 2 students should follow ICU rounds, revision on exam questions with lecturer and bench round with microbiologists on call dan frequent journal club. CAf diserahkan.

Diterima dan Ukur semula untuk menentukan keberkesanan tindakan yang diambil

JPM Calon sarjana kesihatan awam tidak berpuashati dengan keadaan dan bilangan peralatan pengajaran dan pembelajaran (komputer riba dan skrin LCD) di dalam bilik tutorial.

Permohonan bagi mendapatkan laptop baru dan skrin untuk LCD telah dibuat (surat bertarikh 6/7/09 dan 13/9/09

KPP memaklumkan bhw hal ini akan ditentukan melalui peruntukan akan datang

Pej. Akademik clinical video presentations – some of the videos are too old and not functioning normally.

Perlu diganti. TDA akan membuat tindakan susulan.

Patologi pathology museum (library) – only wet specimens are available there but there’s no explanation to those specimens.

Wakil patologi memaklumkan bhw Internet link` has been provided by Pathology Dept

Dipersetujui

for all materials Oftalmologi Aktiviti pelajar-pelajar di Wad Oftalmologi

tidak diselia oleh mana-mana pensyarah pada 11 Oktober 2009

Perbincangan bersama Ketua Jabatan telah dijalankan dan keputusan telah diambil untuk memastikan aktiviti para Pelajar Perubatan tahun 4 (Posting Oftalmologi) akan diselia oleh seorang jururawat terlatih. Memorandum berserta aktiviti-aktiviti yang perlu dijalankan semasa di dalam wad telah dikeluarkan oleh Ketua Jabatan oftalmologi kepada Ketua Jururawat Wad 2 Utara.

Dipersetujui dan pantau keberkesanan tindakan yang diambil.

Perubatan Keluarga

-class cancelled / unprepared esp. by new lecturer due to change of usual time for intensive course, not enough lecturers available (many lecturers have already went for Scientific Conference / clashed with vetting in UKM/UM), new lecturers need to handle it/ replace –lack of preparation and also clashed with other academic teaching. -Part 1, 2 and 3 May 2009 Exam: Percentage of failures in exam is high in all M.Med exam

- Had already discussed in the department meeting : lecturer who get any problem -must find replacement (either get other lecturer (please provide the materials if any) or use other time to replace the class) and inform the coordinator at least 2 days before class.

Dipersetujui dan perlu pemantauan keberkesanan tindakan. Perlu bincang dgn TDPSLI untuk mengambil tindakan sewajarnya.

HGC Pengwaha dingin di makmal utama ygn menempatkan pelajar PG tidak berfungsi dengan elok. Keadaan menjadi panas tertuama selepas waktu pejabat..

Dicadangkan mendapat 1 split air-cond` untuk keselesaan CAF telah diserahkan

Dah selesai

Min 7: Laporan tindakan pembetulan (CAF): JABATAN KETIDAKPATUHAN PUNCA TINDAKAN PEMBETULAN ULASAN/

KEPUTUSAN MRM

Fisiologi

Teknik pengajaran yang kurang memuaskan.

Pensyarah baru yang belum mendapat pendedahan dari segi teknik pengajaran

-pensyarah baru harus menghadiri kuliah yang disampaikan oleh pensyarah senior.

- Libatkan pensyarah berkenaan dengan bengkel P&P yang berkaitan - Nilai kompentensi staf.

1. Pintu keluar masuk makmal menggunakan pintu yang sama. 2. Alat pemadam api berada di luar makmal. 3. Susun atur meja makmalmenyekat laluan semasa kecemasan. `Emergency shower` tidak diselenggara dengan baik.

Tidak jelas semasa meminda CP dari versi 2000 ke 2008.

1. Permohonan kpd pihak UKP-HUSM mengadakan satu lagi pintu. Kerja-kerja ubahsuai sedang dijalankan 2. UKP telah menambah 2 lagi alat pemadam api di dalam makmal penyelidikan. Satu dibhgn blkg dan satu lg dibhgn depan makmal 3. Permohonan kpd UKP-HUSM supaya diubah. Masih belum ada maklumbalas daripada UKP. 4. Permohonan kpd UKP-HUSM supaya diselenggara. Pihak UKP telah mencadangkan supaya, ’emergency shower’ di tarik seminggu sekali dan dibiarkan selama setengah jam. Ini bertujuan untuk mengeluarkan mendapan karat yang ada di dalam paip air tersebut,

- Isu yang belum selesai perlu tindakan hingga selesai

Tiada èkzos fan` yang memadai dalam Bilik Cuci. 6. Menggunakan rujukan dan lamiran yang lama dalam CP, 7. Seksyen `definasi` dalam CP tidak jelas dan lengkap. 8. Cartaalir untuk program MSc/PhD tidak jelas dan tidak mempunyai rekod yang khusus. 9. Susun atur maklumat dalam fail bercampur aduk – menyukarkan untuk mendapatkan maklumat yang dikehendaki. 10. Maklumat pertukaran dalam jadual pembelajaran tidak dipantau dengan sempurna. 11. Kandungan Fail Ìnternal Audit Report`

Kurang pemantauan. Kurang kefahaman mengwujudkan carta alir. Rekod aktiviti pengajaran Mmed bercampur dalam fail rekod untuk program MD. - tiada rekod yang khusus mencatat pertukaran atau perubahan jadual waktu. -rekod yang disimpan

5.rmohonan kpd UKP-HUSM supaya dibekalkan (14/10/09). Masih belum menerima sebarang maklumbalas 6.Dokumen lama dilapokkan. 7. Perkataan `completion` telah ditambah dalam `definasi`. 8. Ubahsuai carta alir dan menambah maklumat mengenai CP dan takrifan pengajian sesaorang calon dan mengwujudkan satu borang catatan kedudukan calon. 9. Pengasingan rekod aktiviti pengajaran dan jadual pengajaran bagi Mmed dan program MD. 10. Mengwujudkanborang untuk merekod semua perubahan/pertukaran jadual waktu serta cadangan pensyarah yang terbabit. 11. Fail `NCR Form` dimansuhkan dan fail Ìnternal Audit Report` dikekalkan. 12. Prosedur yang diperlukan

dan fail `NCR Form` adalah sama. 12. - Proses perlupusan sisa klinikal dan bahan kimia tidak didokumenkan dengan sempurna.

dalam kedua-dua fail adlah berkaitan ketidakpatuhan. Tiada prosedur khusus untuk kendali bahan `hazard`

telah di dokumen dalam `departmental guideline` jabatan dan perlupusan bahan kimia adalah mengiakut prosedur yang ditetapkan oleh UKKP.

JPP - Tiada pelajar sarjana yang bentang di persidangan saintifik. -Tidak mencapai sasaran penyelian pelajar. - Tiada dokumentasi yang menerangkan program latihan penambahan kompetensi staf secara menyeluruh.

- Pelajar tidak yakin. - Kekuangan pelajar. - Program latihan diuruskan sendiri diperingkat jabatan dan tidak diselaraskan dipeingkat PPSP dibawah kelolaan JPP.

-perbincangan dengan penyelia/pensyarah yang berpengalaman. -seorang pensyarah sebagai main dan pensyarah lain sebagai co- Mengambil lebih ramai pelajar. - Mesyuarat di peringkat PPSP untuk menyelaraskan program latihan untuk semua staf akademik dan bukan akademik.

TDPSLI -Supervisor perlu ambil lebih perhatian dan memainkan peranan masing2. - perlu pemantauan selepas kursus Isi borang yang disediakan.

Pengerusi Fasa III MD Penyelia tidak pantau buku Log pelajar, Tiada sesi vetting di sesetengah jabatan; tiada sistem penggunaan soalan daripada bank soalan. Tidak menganalisa data soalselidik pelajar.

Tiada makluman secara rasmi dpd Bhg Akademik. Jabatan hanya dimaklumkan melalui mesyuarat sahaja dan beberapa jabatan tidak hadir mesyuarat.

- perlu penyelarasan antara pengerusi Fasa, Akademik dan TDA

Psikiatri Objektif Kualiti Jabatan Psikiatri No. 2 tidak tercapai (pencapaian 67% berbanding sasaran yang ditetapkan 70% pada sesi akademik 2008/2009)

Dr. Suria, Dr. Zaliha telah menangguhkan pengajian atas sebab kesihatan. Dr. Ahmad Qabil telah gagal dalam peperiksaan Part II.

Pelajar baru perlu mendapatkan nasihat menyeluruh daripada Penasihat Akademik pada awal kursus. Penyeliaan akademik setiap calon akan ditingkatkan untuk mengelak gagal dan meningkatkan kadar kelulusan.

Perlu ukur semula objektif 2

Objektif Kualiti Jabatan Psikiatri No.3 tidak tercapai (pencapaian 0% berbanding sasaran yang ditetapkan 70% pada Julai 2009)

ajian dissertasi Dr. Ahmad Qabil, Dr. Suria dan Dr. Zaliha masih dalam peringkat penulisan. Dr. Murniyati pula baru naik tahun 4 pada Jun 2009.

Jabatan bercadang menggalakkan pelajar siswazah 1. membentangkan ”preliminary findings” kajian dissertasi mereka diperingkat awal Tahun4 2. membentangkan kajian mereka yang telah selesai sebelum menamatkan pengajian

Perlu ukur semula objektif berkaitan

Objektif Kualiti Jabatan Psikiatri No.4 tidak tercapai (pencapaian 73% berbanding sasaran yang ditetapkan 80% pada Julai 2009)

2 orang pensyarah iaitu Dr. Wee Kok Wei dan Dr. Wan Norhaida menjadi pensyarah pada Nov 08 dan Mei 09 (kurang dari 1 tahun).

Jabatan bercadang menggalakkan pensyarah lain mengambil pensyarah yang junior sebagai co-supervisor

Perlu ukur semula objektif berkaitan

CSC

1.Training in CSC is edequate (37.5%). (20/03/09) 2. Training in CSC improves my communication skill. (47.2%). (20/03/09) 3. Analysis of A-Rays KUB (53.3%). (20/03/09)

Inedequate training session due to time, big group of student and inadequate tutor.

Inadequate training sessions. To discuss with the block coordinator. Mesyuarat Jabatan 1Nov. memutus kan untuk mengadakan 1 bengkel Training the Trainers untuk semua blok . tentative date adalah Mac 2010 Encourage student to come

Lakukan tindakan susulan Lakukan tindakan susulan

4. Training in the CSC improve my self confidence to see the real patient in the wards (53.3%). (20/03/09)

Due to not enough time during the session

on their own time to practice For coming session will be handle by radiologist from radiology department. Encourage student to come on their own time to practice Due to not enough time during the session

Inadequate training sessions.

• Time • Group of student

(12-18) • Tutor

Not enough room, equipment, tutor for clinical teaching at CSC. Speciality background example –x-ray to be teach by radiologist

To sent tutor guideline together with the handout to the respective tutors 1 week before the session and the student was devide to the smaller group.

Lakukan tindakan susulan

Peperiksaan OSCE tertangguh, tiada orang untuk buka bilik peperiksaan neuro di Skill Lab @2pm.

Salah faham komunikasi, kunci telah diserahkan kpd Jab berkenaan sejak 2005. Kunci pada hari tersebut dipegang oleh PAR Jab berkaitan.

Maklumbalas aduan telah dijawab melalui email kpd Staf berkaitan. Penerangan jelas diberikan

Selesai

Pusat Genom Manusia Objektif Kualiti ke 2 tidak tercapai (50% tetapi sasaran adalah 70%) Objektif Kualiti ke 4 tidak tercapai (75% tetapi sasaran adalah 80%)

Dua org pelajar masih dlm peringkat penulisan tesis dan sepatutnya tamat pengajian pd mid-Disember 2009 Belum ada maklumat

abatan bila tesis dapat diserahkan (Penyelia utama sedang cuti sabatikal) Jumlah pensyarah = 4 (seorang adalah pensyarah baru,

Penyelia perlu memantau prestatsi pelajar supaya dapat menamatkan pengajian dalam tempoh yang ditetapkan. Surat peringatan mengenai keperluan Objektif Kualiti jabatan perlu dihantar kepada penyelia dan pelajar Permohonan geran telah dibuat oleh pensyarah tersebut dan proses permohonan perlantikan

Lakukan tindakan susulan

Dr.Teguh Haryo Sasongko mula bertugas 1 Ogos 2009).

sebagai co-supervisor kepada pelajar PhD (Rani Ab.Qawee) senang diproses

Penghawa dingin di makmal utama penyelidikan yang menempatkan juga pelajar postgraduate tidak berfungsi dgn elok.Keadaan menjadi semakin panas terutama selepas waktu pejabat. Dicadang mendapatkan split air-cond utk keselesaan semua

Penghawa dingin yang sedia ada sentiasa bermasalah dan tidak mampu menampung keselesaan suhu di dalam makmal yang agak luas dengan bilangan pelajar yang ramai

Permohonan split air-cond kepada pihak PPSP telah dibuat (surat bertarikh 21/4/09) dan telah diluluskan/dipasang.

Selesai

Per Keluarga Tidak mencapai sasaran pembentangan penyelidikan di persidangan saintifik oleh pelajar sarjana. Prasiswazah: Block : Preventive Medicine and Primary Care (Student Feedback :Family Medicine 2008/2009)Under graduate programme : a. Duration – inadequate. b. Content – (lectures, seminars, case discussion) -request to bring all seminars and practical in

Penyelidikan tidak berjalan dengan lancar / mengikut perancangan kerana masalah pelajar yang lambat memulakan kajian Pengawasan yang tidak ketat oleh supervisor Gazetted by the University in the last curriculum review. Inadequate to cover primary care common

Students suggest separation with community medicine Students request to start the block with family medicine


the first week - No guidelines for procedures and how to answer OSCE, help to be more structured. 2. Siswazah: Part 1 : Intensive course : Quality of teaching – overall satisfied but need improvement – class cancelled / unprepared esp. by new lecturer b. Lecture on Writing good case write-up better to held during orientation 3. Part 1, 2 and 3 May 2009 Exam:

Percentage of failures in exam is high in all M.Med exam

topics with short duration. Students blamed that a lot of their time was used for searching/ to do investigative / EBM presentations (Com. Med). -Seminars and case discussion were done in the last week, in order to tune back their knowledge and practical in a correct way/ understanding, but the students felt other way around. Majority of the notes/audiovisual for procedures/ practical sessions already uploaded in the e-learning but they had problem with the internet server. Root cause: -change of usual time for intensive course, not enough lecturers available (many lecturers have already went for Scientific Conference / clashed with vetting in UKM/UM). -new lecturers need to handle it/ replace –lack of preparation, also clashed


with other academic teaching. -Lack of preparation by the students

Anatomi Gagal mencapai Objektif kualiti no.1 tahun 2009 (`to ensure at least 70% pf PG students successfully complete their programmes within the stipulated duration`)

Kelewatan pelajar mengemukakan permohonan untuk mendapatkan geran penyellidikan untuk membolehkan mereka memulakan kerja penyelidikan pad tahun 2 pengajian.

Penyelaras program perlu memastikan permohonan geran penyelidikan dapat diserahkan pada awal semester 2. Perbincangan telah dijalankan dengan penyelaras program.

Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil

Oftalmologi Keputusan Peperiksaan Sarjana Perubatan (Oftalmologi) Mei 2009 tidak memuaskan.

a) 50% pelajar Fasa I gagal (12 calon) b) 100% pelajar Fasa II gagal (1 calon)

1. Sesi post mortem peperiksaan

- penekanan mengenai teknik menjawab soalan dan persediaan pelajar

2. Analisa soalan peperiksaan - hasil analisa dibincang diperingkat jabatan 3. Temuduga prestasi calon dijalankan secara berkala merangkumi laporan penyelia, buku log, laporan kes (penerbitan) dan laporan kemajuan disertasi Kursus Intensif bersama Profesor Kunjungan setiap 6 bulan sekali


2. Aktiviti pelajar-pelajar di Wad Oftalmologi tidak diselia oleh mana-mana pensyarah pada 11 Oktober 2009

a)Pelajar tidak mengikut jadual yang ditetapkan b)Tiada penyeliaan terhadap para pelajar di Wad 2 Utara

Persembahan Kes Klinikal secara lebih teratur dan sistematik. Memorandum berserta aktiviti yang perlu dijalankan oleh para pelajar semasa di wad telah dikeluarkan oleh Ketua Jabatan kepada Ketua Jururawat Wad 2 Utara.

JPM Keadaan dan bilangan peralatan pengajaran dan pembelajaran (komputer riba dan skrin LCD) di dalam bilik tutorial tidak memuaskan.

Pihak pentadbiran jabatan terlepas pandang pada keperluan berkenaan

Permohonan bagi mendapatkan laptop baru dan skrin untuk LCD telah dibuat (surat bertarikh 6/7/09 dan 13/9/09).

TDA- peruntukan baru LCD telah ada untuk diagihkan. Jabatan perlu ambil tindakan sususlan.

Unit Biostat & Metodologi Penyelidikan

Did not achieve objective quality no2 ie. Only 50% (1/2) final year student presentedat conference

The student was a weak and not well motivated. He failed the first year viva.

He was regularly advised by both the supervisor and co-supervisor but still did not comply. The student has to present at least a paper at any scientific meeting before viva starting from this current academic session.


JPP Objectiver quality: only50% (1/2) presented his research Jabatan,

Student lack confident to present his research finsigns at the scientific meeting.

Dept will ensure all students present their research findings.


TDP/R&D

Objektif kualiti PPSP no. VII (author penerbitan) tidak tercapai

48% tiada maklumat sebagai author mana-mana penerbitan

1.Pembentukan sekretariat khas pemanataun KPI 2. Membuat peringatan susulan tentang kemiskini data. 3. Membuat edaran borang kemaskini maklumat maklumat penerbitan kdpd semua pensyarah melalui email. 4. Pengambilan 2 staf (Pembantu Tadbir) khas untuk mendapatkan maklumat teerkini daripada pensyarah.

- sukar bg pihak R&D untuk dptkan nama co-author terutamanya. -akan diukur semula selepas data diperolehi. Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil

Neurosains MCQ untuk penilaian Tahun 4 terhad

Hanya menggunakan soalan bank

MCQ yang baru telah ditambah

Selesai

TDPSLI (Bhg Siswazah)

Objektif kualiti PPSP tidak tercapai: 1. Objektif No. IV (Student present): 38.16% 2. Objektif No. V (lecturer supervise): 66.92%

1.Maklumbalas dari pelajar tahun akhir bagi mendapatkan maklumat menghadiri pembentangan tidak diperolehi sepenuhnya w/pun borang didarkan kepada calon. 2. Maklumat penyeliaan pensyarah dalam rekod siswazah tidak merangkumi [enyeliaan pensyarah bagi pelajar luar PPSP

1. maklumat pelajar menghadiri pembentangan akan diperolehi dari dua sumber iaitu pelajar dan dari jabatan untuk rekod penyeliaan.


Min 8: Laporan tindakan pencegahan (PAF). JABATAN KEMUNGKINAN

KETIDAKPATUHAN

KEMUNGKINAN PUNCA TINDAKAN ULASAN/ KEPUTUSAN

MRM

Pengerusi Fasa 1 (AP Siti Amrah)

Trend menurun objektif kualiti Fasa 1 (w/pun masih mencapai sasaran yang ditetapkan). Untuk mengelakkan daripada terus menurun tindakan pencegahan dicadangkan.

Kelamahan pada pemantau aktiviti akademik, prasarana, kekurangan tenaga pengajar dalam bidang tertantu, bilangan pelajar dan bimbinangan pelajar

Untuk mengatasi supaya pencapaian onjektif tidak terus menurun hingga tidak mencapai sasaran, bebrapa tindakan dicafangkan spt beriktu: Aktiviti Akademik 1.1 Menyediakan “Blue Print” dan

“Standard Setting” bagi Program Pengajian Fasa 1 dengan menganjurkan bengkel bersama Jabatan Pendidikan Perubatan

1.2 Menyediakan “Buku log pelajar” bagi pengajaran histologi semasa Sesi Demo dan Diskusi Anatomi oleh Jabatan Anatomi

1.3 Mengadakan semula SGD bagi pengajaran Fisiologi

1.4 Memastikan setiap pelajar memiliki Buku Teks Wajib (senarai buku teks wajib akan dikeluarkan untuk sidang akademik akan datang)

2. Prasarana 2.1 Meningkatkan bilangan model anatomi 2.2 Meningkatkan bilangan slaid histology organ dan hematologi 2.3 Meningkatkan bilangan peralatan bagi kegunaan praktikal fisiologi, biokimia, hematologi dan pemakanan 2.4 Membenarkan pelajar

Dalam perancangan. TDA/Pengerusi Fasa/HOD perlu buat perancangan Jabatan dan ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil Suatu sistem pemantaun pelajar akan diwujudkan. Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil

menggunakan MDL 1 dan 2 untuk mengulangkaji pelajaran di malam hari, hari minggu dan cuti am disepanjang tahun akademik 3. Tenaga Pengajar 2.1 Meningkatkan bilangan tenaga pengajar khususnya dalam bidang Fisiologi dan Anatomi 2.2 Mengadakan bengkel untuk tenaga pengajar dalam bidang Fisiologi dan Anatomi 4. Pengambilan Pelajar 4.1 Pengurangan 10% pengambilan pelajar bagi sidang akademik 2009/2010 Bagi memperbaiki nisbah pensyarah:pelajar 4.2 Memperkenalkan proses penilaian MUNSYI bagi pengambilan pelajar baru 4.3 Mengadakan temuduga untuk semua pelajar yang akan mengikuti kursus perubatan 5. Bimbingan Pelajar 5.1 Memperkukuhkan program bimbingan pelajar melalui aktiviti PPIP dengan menganjurkan bengkel kaunseling bagi Group mentor 5.2 Mengenalpasti pelajar bermasalah atau berkemungkinan akan menghadapi masalah dari peringkat awal supaya tindakan pencegahan dapat dilakukan secara proaktif

-telah bincang untuk ambil pensyarah luar atau lecturer dlm. Bidang yang berkaitan Ukur/nilai/semak hasil tindakan yang diambil

Pusat Genom Manusia

Peratusan Objektif Kualiti ke-2 sukar untuk mencapai sasaran

Kebiasaan pelajar memohon pelanjutan tempoh pengajian di atas sebab-sebab tertentu (masalah peribadi/masalah projek/komitmen penyelia/pelajar) Tempoh menunggu ‘viva’ yang agak lama

Pemantauan berkala oleh penyelia harus dijalankan (seiring dgn garis panduan yang telah ditetapkan di dalam CP2; di mana pelajar perlu merekod RIP dengan penyelia sekurang-kurangnya 8 kali setahun) Taklimat Kesedaran mengenai MS ISO 9001:2008 PPSP perlu diberikan kepada pelajar dan pensyarah/penyelia

Ukur keberkesanan tindakan yang dilakukan

Anatomi Kemungkinan peralatan yang digunakan secara berterusan tanpa diselenggara akan rosak.

Kebanyakan peralatan makmal tidak diselenggara secara berkala.

Permohonan telah dihantar kepad Jab Pembangunan bersama senarai semua peralatan yang perlu diselenggara secara berkala.


Oftalmologi

Sesi di Bilik Bedah (Posting Undergraduates) telah dibatalkan

Bilik Bedah ditutup akibat proses renovasi

Video presentation diadakan bagi memberi pendedahan berkenaan ’common ophthalmological surgeries’ kepada para pelajar

Ukur/nilai hasil tindakan yang diambil MoU/Document with Hospital and academic the importance of program

Sesi ”Community Eye Screening’ (Posting Undergraduates) dibatalkan

Tidak mendapat kelulusan Pengarah Hospital

Digantikan dengan ’revision class’

Unit Sains Sukan Foreign MSc students cannot complete their studies succesfuly. -Releven documents not filed in respective ISO files

Due to poor command of abatan language.

Due to lack of commitment by DC

Request PG Office to enforce/review the English proficiency requirement before allowing foreign students to register. Request antother staff to take over/be appointed as the new DC

PPSP telah gunapakai IELT score 550. Pastikan ada bukti sahih kerperluan Bahasa Inggeris dari pelajar Ukur/nilai hasil tindakan yang diambil

Hematologi

1. Incompetence in bone marrow trephine biopsy reporting by Mpath (Hematology) students. 2. Errors in reporting FBP by Mpath students.

1.Weekly teaching session by histopathologist has been conducted and on going. 2.Close supervision by lecturer on -call on reviewing the reports has been implemented and on going.

Ukur hasil tindakan yang diambil

Pediatrik

Pintu jabatan tidak dapat dikunci semenjak pintu baru (glass door) dipasang. Potensi untuk diceroboh, kehilangan barang dan berlakunya perbuatan yang tidak diingini adalah tinggi. (Laporan amaran daripada pihak Jabatan Keselamatan telah diterima melalui surat bertarikh 28 September 2009 berhubung dengan perkara ini.)

Kunci pintu jabatan yang hanya boleh dibuka dari luar sekiranya dikunci dan tidak dapat dibuka dari dalam.

Permohonan untuk mengubahsuai kunci pintu kepada kunci pintu automatik telah dibuat kepada pihak pengurusan PPSP pada tahun 2007 (No daftar : 94-2007) & 2008 (No daftar : 246-2008). Namun kedua-dua permohonan tersebut diberi status ”Tangguh”. Dokumen berkaitan adalah sebagaimana yang dilampirkan bersama borang PAF

Jab diminta buat susulan dengan pihak Pentadbiran

Mikrobiologi 1.Inadequate teaching modalities for Mpath 2. 2. Inappropriate teaching tools for Mpath part 1. 3. Inadequate course

1.Lack of Journal club. 2.Logbook provided is not structured well to aid in gaining knowledge. A lot of effort was put on compiling lab results rather than interpreting it. 3. Certain topics felt important by students of

To have regular journal club and schedule of presenters – done. 2. To revise the Mpath 1 log book for 2009/2010 session intake. Compilation of results should be considered in the revision. 3. Seminar topics should be revised

Terima Ukur hasil tindakan yang diambil Ukur hasil tindakan yang diambil

content. 4.Teaching infrastructure is not adequate for Mpath 1 students.

Mpath 1 2008/09 were not included in the seminar such as AGE and meningitis. 4. Lack of internet facilities and small lecture room to accommodate 20 students (Bilik Mesyuarat jabatan was used to conduct lectures)

and the two topics suggested should be included in the time table for the next batch of Mpath (2009/10). 4. Teaching for the next batch of Mpath students should be conducted in a larger room eg BT18 if candidates are more than 15 students. The broadband wireless internet facilities is now available at the PG Room, at micro lab and the students should be informed regarding this facilities.


Siswazah Bhg D Borang `kawalan Kertas Soalan Peperiksaan (PPSP/PG/CP4/L8) tidak diisi kerana cadangan untuk kegunaan Bhg Peperiksaan dan kemungkinan tidak diisi.

Pindaan telah dibuat (PPSP/PG/KKS/02-2009/02 ie. Telah gugurkan Bhg D tersebut.

Dipersetujui

Neurosains Kemungkinan objektif kualiti berkaitan pelajar harus bentangkan hasil kajian di mana-mana persidangan tidak tercapai

Kemungkinan berlaku pada pelajar MSc/PhD. Pelajar Mmed kerap membentangkan hasil kajian

Pelajar MSc/PhD akan dipantau agar membentangkan hasil kajian.


Min 9: Keperluan sumber JABATAN KEPERLUAN SUMBER TARIKH SURAT

PERMOHONAN STATUS ULASAN/KEPUTUSAN

MRM

Imunologi

3 buah Bilik Pensyarah (bangunan baru disebelah PHT)

26/4/09 Dalam proses untuk kelulusan tahun 2010 oleh

abatan pembangunan

Tunggu peruntukan 2010

Mohon pertambahan staf 7/6/09 Belum ada maklumbalas dpd pihak Pentadbiran PPSP

Pertambahan jawatan baru bergantung kelulusan JPA

Mohon renovasi bilik untuk bilik pensyarah

4/8/09 Dalam proses untuk kelulusan tahun 2010 oleh jabatan pembangunan

Tunggu peruntukan RMK-10.

Fisiologi Pembantu makmal 21/10/09 Belum ada maklumbalas Bergantung kelulusan JPA Renovasi laluan keluar ke 2 12/10/09 &

22/10/09 Sedang dijalankan Selesai

JPM 1. Komputer riba utk

pengajaran MPH 2. Skrin & printer utk MPH 3. Sekatan (Partition) bilik penyelidikan dan pascasiswazah JPM

6/7/09 13/9/09 12/8/09

1 & 2 - Telah dibawa dlm meeting exco Dekan

Ambil tindakan susulan dgn KPP

CSC Mohon mengecat semula bangunan (luar) Pengubahsuaian bilik seminar Naikttaraf pintu pejabat (tukar baru) Menukar water tap sediaada kerana tidak sesuai untuk kegunaan pelajar semasa sesi klinikal. 2. Mohon menggantikan katil pesakit untuk kegunaan pelajar semasa sesi klinikal.

Feb.2009 2 April 2009

Tangguh oleh Jab. Pembangunan Telah bincang dengan TDA untuk dapatkan dari wad peperiksaan

Tindakan susulan dengan Jab. Pembangunan.

Pengubahsuaian serta naik taraf bangunan dibawah RMK-10.

• Sebuah bilik stor peralatan berhawa dingin

• Tambahan bilik kump.pengurusan dan profesional (2 bilik)

• Naiktaraf bilik seminar • Bilik utiliti dan tandas

4 Ogos 2009

Tunngu peruntukan RMK-10

Pusat Genom Manusia

Penghawa dingin (split air-cond) di dalam makmal pelajar postgraduate

21/04/09 Selesai

Sistem ’access door’

22/06/09

Belum ada maklumbalas Susulan dengan pihak Pentandbiran PPSP

Penghawa dingin (split air-cond) di dalam makmal Sitogenetik

15/09/09 Belum ada maklumbalas

Renovation untuk ruang menempatkan peti sejuk/freezer

09/09/09

Dalam proses pengubahsuaian

OK

Perubatan Keluarga

Mohon bilik mesyuarat abatan 2/1/2007 27/12/2007 –surat mohon maklumbalas dibuat

Tiada jawapan dari pihak pengurusan tertinggi.

TDA: sementara menunggu ruang baru, guna sama dengan program KKKK Dekan: Boleh amalkan konsep gunasama bg kemudahan pusat yg lain spt. Bilik Operasi Dekan dsb.

Mohon satu computer baru untuk menggantikan komputer lama (2002)

14/1/2009 Boleh cuba mohon dengan PPKT

Mohon renovasi ruang antara jabatan perubatan keluarga dan perubatan masyarakat -2 buah

1/8/2009 Perancangan RM10 Tindakan susulan tahun 2010

bilik untuk pensyarah Mohon renovasi ruang di tingkat 1 (atas dataran merah/pelajar) untuk bilik pensyarah yang masih belum mencukupi

1/8/2009

JPP

Laser Printer SLR Professional Speed Light Flash High end fax machine-laser based Colour Laser Printer Ubahsuaian Jabatan

14/9/2008 14/9/2008 14/9/2008 14/9/2008 30/7/2009

KPP/Dekan: akan timbang seeemula apabila menerima peruntukan 2010

Min. 10: Cadangan penambahbaikan berterusan SFI STATUS TINDAKAN ULASAN/KEPUTUSAN

MRM

Top Management

-Kakitangan sokongan dan ruang operasi khas untuk kegunaan Sekretariat ISO. -Pengurusan Tertinggi mendapat pendedahan / latihan mengenai ISO. -Adakan satu Jabata untuk menilai kompentensi klinikal para pensyarah / pakar

-Permohonan sudah dibuat dibawah RMK-10. -KJ + 1 PP akan mengikuti kursus ISO dibawh kelolaan Skretariat Kualiti Kampus Kesihatan. -J/Kuasa untuk nilai pakar klinikal spt di MOH perlu diwujudkan. Telah dibincang dengan HUSM

Dekan: sedang diuruskan oleh pihaki PPSP

Bhg R & D -Kualiti objektif bagi unit ini tidak memberi gambaran menyeluruh tentang fungsi, beban kerja dan tugas unit ini. Adalah disyorkan supaya pihak pengurusan mengkaji balik kualiti objektif supaya memberi gambaran yang lebih jelas.

Kami bercadang untuk menukar Kualiti Objektif Bahagian R&D mulai 1/1/2010 seperti berikut “Sekurang-kurangnya 90% daripada Permohonan Perakuan Menjalankan Penyelidikan yang dihantar ke Bahagian Penyelidikan PPSP akan di bentangkan dalam Mesyuarat Jawatan Kuasa Penyelidikan (JKP) dalam

TDP dipohon memantau keperluan ini.

tempoh Satu Bulan dari tarikh Borang Permohonan Yang Lengkap diterima [ berdasarkan Check List For Research Proposal(PPSP/R&D®/ver.3(1/09)]

Pentadbiran -Dokumentasi kebanyakan dokumen perlu dititikberatkan :-

1) Nama & tandatangan pegawai/staf yang bertanggungjawab.

2) Tarikh. (Klausa 4.2.3 – Kawalan Dokumen)

- Dokumentasi CP1 & CP2 Singkatan PP sebanyak 2 kali PP – Penolong Pendaftar PP – Penolong Peperiksaan. Perkara ini menimbulkan kekeliruan - Core Prosedure untuk Pengurusan Pembelian Alatan untuk Vot 35000 (PPSP/Pent/CP4) dicadangkan dikaji semula dari segi proses untuk vot 35 di bawah bajet RMK. Proses yang ada hanya boleh digunakan untuk bajet Belanja Mengurus sahaja. Proses awal untuk kedua-dua bajet adalah berbeza. Dicadangkan juga diwujudkan Arahan Kerja (WI) untuk lebih senang dirujuk.

1) Dokumentasi terutama fail Statistic latihan staf dan fail kewangan telah ditandatangani oleh Ketua Penolong Pendaftar. 2) Tarikh – - CPI & CP2 telah diubah singkatannya iaitu -PP dikekalkan Penolong Pendaftar PP kepada PPN iaitu Pembantu Peperiksaan -Telah ditambah ke dalam prosedur (PPSP/Pent/CP4) iaitu PROSEDUR. Hantar Surat Arahan Hantar surat ke Jabatan/Unit untuk kemukakan senarai peralatan (masa yang diberi ialah 2 minggu)

- Belanja Mengurus (BM) – Setiap tahun

- Rancangan Malaysia (RM) – 5 tahun sekali

KPP: Setuju dengan cadangan pembaikan. Perlu pemantau berterusan KPP. KPP mohon PK Unit ambil tindakan rutin yang sewajarnya.

Imunologi -Majoriti rekod CP mempunyai tempoh simpanan tidak terhad. Mungkin boleh di semak semula dan hadkan tempoh simpanan mengikut

Tempoh simpanan telah dihadkan kepada 7 tahun bagi kebanyakan rekod CP dan tiada limit bagi beberapa lagi

Mohon PK dan HOD jabatan sentiasa memantau

kesesuaian/keperluan. -Borang kehadiran sesi vetting tidak terkini. Perlu dikemaskini dan gunakan borang terkini. -Prosedur dalam CP memperinci komponen ‘continuous academic achievement’ sebagaimana dinyatakan dalam rekod keputusan penilaian pelajar. Perlu diselaras dan diperincikan. -Jadual waktu pengajaran & pembelajaran tiada pengesahan oleh pegawai bertanggungjawab. -Pengesahan Program CEP ditandatangani oleh pegawai terbabit sendiri. Perlu pengesahan oleh pegawai atasan yang lebih layak. -Tiada pengesahan pelaksanaan dan penilaian dibuat oleh pegawai bertanggungjawab pada ruang terbabit di dalam borang CAF dan PAF. Hanya ditandatangan sahaja. -Senarai tugas staf yang telah bertukar ke PTJ lain masih terdapat di dalam rekod senarai tugas. Perlu dikemaskini. -Buku kedatangan dan pergerakan kakitangan tiada pemantauan dan pengesahan. Pemantauan dan pengesahan perlu dilakukan oleh pegawai yang bertanggungjawab secara berkala. -Graf QC ujian tiada butir lengkap tajuk, tarikh dan nama staf yang bertanggungjawab serta pengesahan oleh penyelia. Perlu di kemaskini dan dipantau.

rekod CP Borang kehadiran sesi vetting yang baru telah diadakan Keterangan mengenai „continous academic achievement“ telahpun diperincikan dalam CP Pengesahan telah dilakukan oleh pegawai yang terlibat Pengesahan program CEP telahpun ditandatangani oleh pegawai atasan Pegawai terbabit telah mengisi ruang ulasan pada borang CAF dan PAF JD staf terbabit telahpun dikeluarkan dari rekod senarai tugas Pemantauan dan pengesahan akan dilakukan oleh pegawai sains setiap sebulan sekali Graf QC telahpun dikemaskini oleh pegawai sains

tindakan penambahbaikan tersebut.

Patologi Kimia -Acknowledgement Form (PPSP/PG/Cpath/ CP1/R15). There was no activities noted. Suggest activate usage or change the method of acknowledgement -Competency for supporting staf eg. Steno and PAR not in file -Mengemaskini sistem penfailan berkenaan rekod kakitangan di Jabatan dan rekod pengurusan kewangan dan tatacara pengurusan Jabatan dan inventori -Melabelkan peralatan yang rosak ataupun untuk dilupuskan -Mengasingkan terus peralatan milik Jabatan dengan Unit Endokrin -Perbetulan perbezaan tajuk: Pada fail : Rekod Penyelanggaraan Alatan Senarai Induk: Rekod Penyelanggaraan dan

- Pihak jabatan telah menyediakan borang “Acknowledgement form” dan telah digunapakai pada sesi akademik 2008/2009 dan penggunaan borang tersebut boleh dirujuk di di dalam fail PPSP/PG/Cpath/R15, BILIK MESYUARAT JABATAN PATOLOGI KIMIA. The form will be used in the 2008/09 academic Borang “ Acknowledment Form” ada di dalam lampiran PPSP/PG/Cpath/L11, CP Jabatan yang boleh dicapai melalui laman web ISO. Pihak jabatan telah meletakkan dokumen kompetensi staff berkenaan di dalam fail REKOD KOMPETENSI STAF, PPSP/Cpath/GR27 dan boleh dirujuk di BILIK MESYUARAT JABATAN PATOLOGI KIMIA. -Steno and PAR competency form will be placed in record session Pihak jabatan telah bersetuju untuk mengadakan bengkel selama 2 hari di Jabatan Patologi Kimia untuk meneliti dan memenuhi cadangan yang telah dikemukakan oleh pihak Internal Audit dengan seberapa segera bersesuaian dengan keperluan jabatan. Pihak jabatan sedang meneliti tarikh yang sesuai di mana kesemua pensyarah jabatan dapat menghadiri bengkel 2 hari tersebut.

HOD dan PK Jabatan harus sentiasa memantau keperluan asas dokumen ISO dan keperluan ISO yang lain-lain

Kalibrasi -Skala untuk feedback form terlalu banyak dan tiada cut off point untuk menentukan kehendak kualiti jabatan -PPSP/PG/Cpath/R1 : List of new students dicampurkan dengan pelajar sedia ada, sepatutnya dibuat 2 fail atau ditukar kepada List of student dan displitkan -Tidak ada dokumen menunjukkan komen atau cadangan dari panel proposal disertasi jabatan. Perlu diwujudkan -Rekod yang amat perlu dikemaskini kerana bercampuraduk : PPSP/PG/Cpath/R6 : mengenai “meeting attendance” bercampur aduk dengan dengan beberapa jenis attendance : meeting/CME/ISO/Department meeting/Budget

-Tidak dapat membuktikan adanya sebarang tindakan untuk feedback dari pelajar PG 2008 kerana ada masalah berulang, walaupun telah lepas sila dapatkan bukti perbincangan yang dibuat.

Pusat Genom Manusia

-Flow chart bagi pelajar sarjana tidak lengkap. Perlu ada arah aliran bagi mereka yang gagal penilaian. -CV pensyarah tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan. -Inventori Reagen perlu dikemaskini memandangkan Reagen adalah sensitif untuk pembelajaran berasaskan makmal. Attendance list are mixed for all activities and all staff (for student should be separated for monitoring purposes and future analysis)

Telah dikemaskini. Perubahan dlm flowchart CP2 akan dimaklumkan kpd CDC

Telah dikemaskini Telah dikemaskini Senarai kedatangan pelajar diwujudkan Setiap rekod RIP pelajar disimpan di

HOU dan PK peerlu ambil tindakan pemantauan terhadap keperluan ISO setiap masa.

RIP report form perlu di analisa/dipantau -Pelan lantai tidak dikemaskini dan tiada tandatangan/tarikh/lokasi yang betul. JD salah seorang pensyarah tidak dikemaskini.

dalam file mengikut nama dan tarikh pendaftaran Telah dikemaskini. JD pensyarah baru diwujudkan

Oftalmologi -Semakan keatas fail vetting records (PPSP/PG/OPH/CP1/R20) mendapati bahawa tiada bukti kehadiran disertakan. Siasatan lanjut mendapati senarai kehadiran telah dicatat didalam Buku Aktiviti Jabatan yang tidak mempunyai no rujukan dokumen. Cadangan: Buku Aktiviti Jabatan diberikan no rujukan dan didaftarkan didalam senarai induk sebagai dokumen sokongan. -Terdapat beberapa hebahan terutamanya di papan kenyataan umum abatan yang tidak disahkan oleh ketua abatan

-Buku Aktiviti Jabatan telah diberikan nombor rujukan dan didaftarkan sebagai dokumen sokongan. -Dokumen-dokumen berkaitan telah disahkan oleh Ketua Jabatan dan perkara ini akan diambilberat pada masa akan datang.

Dipersetujui


-Hardcopy untuk ‘workshop evaluation analysis summary (evaluation sheet A) kena disimpan di dalam PPSP/FDP/JPP/CP1/IR3. -Rekod untuk bengkel-bengkel yang dianjurkan perlu disimpan dan diletak bersama dalam PPSP/FDP/JPP/CP1/R4. -Rekod di dalam PPSP/FDP/JPP/CP1/R5 tidak dikemaskini untuk 2008 dan 2009. -Rekod dalam fail tambahan perlu dilabel dengan no.rujukan PPSP/PG/JPP/CP1/R8. -Mesyuarat Jabatan pada 6/8/2009- tiada borang kehadiran yang ditandatangani ahli yang hadir (PPSP/JPP/M/J)

Telah dilakukan Telah dilakukan Ketua Jabatan akan maklumkan dalam mesyuarat yang akan datang kepada penyelaras yang bertangungjawab Telah dilakukan Telah dilakukan

HOD dan PK jabatan dimohon pantau keperluan ISO

Psikiatri 1. Wireless device hanging from socket. May drop if pulled and open to risk of tempering with device 2. Dokumen yang ditandatangani tiada tarikh 3. Rekod penyertaan pensyarah dalam persidangan direkod dengan baik tetapi tidak dianalisa. Analisa penting untuk merancang keperluan latihan staff dan boleh digunakan untuk bukti kompetensi staff 4. Need to improve the arrangement of files to ease retrieval for depertment members 5. Fail tidak dikemaskini dengan maklumat penambahbaikan drpd maklumbalas pelanggan 6. Poor (postgraduate) student performance was not monitored

1. Tindakan pembaikan telah diambil. 2. Tindakan yang sewajarnya telah diambil (SFI ini sama dengan salah satu NCR)

- Analisa belum dilakukan

4. Tindakan yang sewajarnya telah diambil 5. Tindakan yang sewajarnya telah diambil 6. Pihak jabatan telah merancang untuk mengadakan “mock exam” untuk calon sebelum peperiksaan May 2010

Diterima untuk tindakan pembaikan. HOD & PK harus pantau.

Anatomi -Record PPSP/PG/Anat/CP1/R9 and PPSP/PG/Anat/CP1/R10 regarding examination results are confidential – to change the responsible person in the procedure PPSP/PG/Anat/CP1 from CC (Course Coordinator) to HOD or DC (please refer to PPSP/QMS/CR-para 6.4). -Dokumen dalaman (PPSP/PG/Anat/IR2) perlu disenaraikan sebagai dokumen rujukan di dalam prosedur PPSP/PG/Anat/CP1. -Rekod dalam PPSP/PG/Anat/R4, PPSP/PG/Anat/R8,PPSP/MD/Anat/CP1/R2 dan PPSP/MD/Anat/CP1/R6 perlu dikemaskini. -Didapati satu borang Tindakan Pembetulan (CAF) tidak dilengkapkan ruangan bahagian 4: Pengesahan Perlaksanaan. NCR tidak dikeluarkan untuk ini kerana di luar skop audit

PK jabatan terus pantau keperluan ISO

(Jan 2009 – tarikh audit). Temuan audit adalah untuk 15/10/2008. -Semakan kurikulum untuk MSc (Clinical Anatomy) perlu dilakukan setiap 5 tahun untuk program akademik dan rekod perlu disimpan . -No.rujukan Borang Maklumbalas pelajar MSc.(Clinical Anatomy) perlu diubah daripada PPSP/PG/Anat/CP2/L1 kepada PPSP/PG/Anat/CP1/L2. Ruang tarikh wajar diwujudkan dalam borang ini. -Tiada pemantauan berkala dibuat untuk alatan di Jabatan Anatomi, contohnya Image Analyser dan Mikroskop perlu dibuat permohonan kepada Jabatan Pembangunan untuk dibuat pemantauan secara berkala. -Rekod QC suhu (PPSP/Anatomi/20) tiada di jabatan, diberi fail PPSP/Anatomi/20/01/01 yang tiada rekod induk. Cadangan untuk batalkan dokumen PPSP/Anatomi/20 dan dimasukkan 2 fail baru PPSP/Anatomi/20/01-A dan PPSP/Anatomi/20/01-B, untuk 2 fail berbeza untuk 2 peti sejuk. -Rekod pencegahan/penambahbaikan (PPSP/Anatomi/18) tidak dikemaskini (not updated). Kebanyakan peralatan makmal tidak diselenggara secara berkala. Pengunaan alatan tersebut secara berterusan boleh menyebebkan kerosakan

Permohonan telah dihantar kepada Jabatan Pembangunan bersama senarai alatan yang perlu diselenggara secara berkala

Buat tindakan susulan.

Perubatan Keluarga

-Beberapa dokumen yang terdapat didalam fail maklumbalas pelajar akhir postimg CP1/R7 dan CP1/R6 tidak disahkan oleh Ketua Jabatan. -Fail Perancangan Latihan Kakitangan tidak diwujudkan.

-Menugaskan steno jabatan memastikan semua surat menyurat, jadual teaching dan learning prasiswazah dan siswazah, dokumen-dokumen berkaitan di tandatangani dan dicop /disahkan oleh ketua jabatan sebelum digunakan dan disimpan di dalam fail -Memohon kerjasama koordinator terlibat untuk memastikan kejayaannya -Fail akan diaudit diperingkat jabatan 3 bulan sekali -Fail diwujudkan.

Tindakan dipersetujui. HOD dan PK jabatan harus sentiasa pantau keperluan ISO.

Jab Perubatan -Dokumentasi tidak di dalam fail yang betul. Contoh PPSP/MED/Learning Material. Fail ini mengandungi maklumat mengenai ISO sahaja. -Dokumentasi perlu diperbaiki. Setiap aktiviti/item rekod perlu mempunyai satu fail khusus. -Perkongsian fail tidak digalakkan. Contoh: Senarai Induk Rujukan & Rekod dan Senarai Pensyarah -Sebarang aktiviti pengajaran hendaklah dianalisa untuk pemantauan

Tajuk fail telah ditukar menjadi PPSP/Med/Learning Material for ISO Fail berasingan telah diwujudkan Analisa yang telah dibuat tidak dimasukkan dalam fail ISO. Tindakan susulan telah dibuat

Dipersetjui dan HOD & PK harus terus memantau keperluan ISO

Unit sains Sukan

- Kebanyakkan rekod tidak dikemaskini. Contohnya Rekod List of Postgraduates Students (PPSP/PG/CP/R2). Kebanyakkan dokumen dan surat bertarikh tahun 2007

- Rekod “To Ensure all requirements are met for completion of the study including attending courses and Presentation at CME/Conference hanya sesuai untuk rekod PPSP/PG/SSU/CP4/R3. Tidak Perlu libatkan Rekod PPSP/SSU/CP4/R2 sebagaimana dinyatakan dalam CP4

- Dicadangkan agar CP

digabungkan dan dikurangkan kepada 2 iaitu postgraduate dan medical degree

Record Job Description Staff jabatan tidak

dikemaskini.

Pelan kebakaran/kecemasan tiada pengesahan

ketua jabatan.

- Tiada buku log untuk pantau suhu Fridge -86oC. Perlu disediakan buku log tersebut.

Telah dikemaskinikan Akan diperbetulkan sebelum 31.12.2009 Akan dilakukan sebelum 31.12.2009 Telah dikemaskinikan Telah disahkan Telah mewujudkan fail pemantauan suhu Fridge -86 bermula tarikh 8.10.2009

HOU perlu pastikan tindakan pembetulan kepada perkara berkaitan dilakukan.

Jab Perubatan Masyarakat

Staff attendance record- not legible (use abbreviation or nickname). Suggest for more legible recording or better way (electronic)

Senarai nama penuh semua staf beserta tarikh bagi setiap bulan telah diadakan. Mereka dikehendaki untuk tandatangan diruangan mengikut tarikh dan masa hendaklah turut dicatat.

Dipersetujui

Mungkin penggunaan mesin elektronik boleh dipraktikkan seperti cadangan.

Coding / reference number need to be more consistent

Semua koordinator kursus telah dimaklumkan berkenaan no. rujukan yang betul mengikut kegunaan dalam mesyuarat abatan. Senarai berkenaan turut diedarkan melalui emel kpd coordinator berkenaan.

Dipersetujui

Analysis of student (PMP) attendance need to be more objective rather than just “satisfactory”.

Telah dimaklumkan kepada coordinator kursus yang berkaitan tentang keperluan berkenaan di dalam mesyuarat jabatan yang lepas (22 Oktober 2009).

Standard of duration for record keeping need to be suited with importance of documents

Mesyuarat khas berkenaan tempoh simpanan rekod akan diadalan dalam bulan Disember nanti bg membincangkan tempoh yang sesuai mengikut kepentingan dokumen berkaitan.

Complete recording of staff competency must be made available

Butiran yang diperlukan (seperti dalam borang) telah dipenuhi.

Document Delivery Note to be made available

Dokumen berkenaan telah diperolehi drp CDC dan telah dimasukkan kedalam fail ISO.

Update the minutes of MRM (last was in 2006)

Minit mesyuarat MRM Nov. 2008 telah dimasukkan kedalam fail ISO yang berkenaan.

CSC -Senarai induk dokumen dan rekod tiada tarikh dikemaskini. Dicadangkan menyenaraikan Borang Kualiti yang digunakan Tiada borang khas untuk rekod penerimaan buku log pelajar. Dicadangkan agar disediakan

Senarai induk dokumen telah dikemaskini

Diterima

borang khas untuk rekod proses penerimaan buku log. -Rekod inventori tidak ’match’ dengan peralatan di dalam bilik. Dicadangkan agar ’merge’ semua rekod inventori dan checklist praktikal dimasukkan ke dalam fail l -Tiada rekod penilaian kehadiran kursus GCP. Sila kemaskini. -Tiada dokumen makluman dan kebenaran yang ditandatangani oleh ’human simulator’. Dicadangkan agar satu surat makluman dan borang keizinan disediakan untuk melindungi PKK dari sebarang tindakan jika berlaku perkara tertentu. -Kriteria objektif kualiti kurang tepat. PKK merujuk kepada rekod kehadiran sebagai pencapaian kemahiran klinikal pelajar.Dicadangkan agar menggunakan rekod keputusan peperiksaan sebagai aras penilaian objektif kualiti.

• Menyenaraikan borang kualiti yng digunakan dalam Senarai Induk Dokumen

• Semua rekod inventori dan senarai di masukan ke dalam 1 fail berasingan

• Menyediakan satu plan tindakan proses menggunakan human simulator untuk sesi pengajaran klinikal (pemeriksaan fizikal) bagi setiap blok.

Borang khas untuk rekod tersebut di adakan Rekod inventori dan senarai semak dikemaskini Telah dikemaskini. Pelan tindakan berkaitan di bentuk Masih dalam perbincangan. -Senarai induk dokumen telah dikemaskini - Rekod inventori dan senarai semak dikemaskini - Pelan tindakan berkaitan di bentuk

Hematologi 1. Buku kedatangan mesyuarat abatan tidak sistematik. Mesyuarat pada 19/8/09 tiada bukti bertandatangan kehadiran ahli. 2. Dokumen ’DDN’ tidak difailkan ke dalam fail yang sepatutnya.

1.Buku kedatangan tersebut telah dikemaskini dan disusun semula. Staf

abatan telah dimaklumkan tentang perkara tersebut. 2.Fail berkenaan telah pun diwujudkan

Diterima

iaitu (PPSP/QMS/CD/R3).

Neurosains Tiada SFI daripada Internal audit - KJ tiada pejabat.

- Diterima

CIA Mengadakan ’refresher course’ kepada para auditor sebelum sesi audit dijalankan

Surat dpd CIA (PPSP/QMS/IA/R7/9) telah diterima memohon peruntukan PPSP (anggaran $16,000) utk 2 kursus

Dekan/KPP akan melihat peruntukan 2010

ORL-HNS

-Staf tidak mengetahui berkaitan penyelenggaraan peralatan, dimana peralatan yang digunakan untuk pengajaran didapati dari pelbagai sumber iaitu dari HUSM, PPSP dan PPSK. -Dicadangkan untuk membuat satu senarai peralatan dan prosedur penylenggaraan dan kalibrasi (jika ada) secara berjadual. -Memo di notice board jabatan tidak ditandatangani olek ketua jabatan berserta dengan cop dan tarikh -Pemantauan untuk ‘correctibe action’ tidak dilakukan untuk prestasi kualiti objektif nombor 2 (postgrad) -Kepuasan pelanggan, analisis dilakukan tetapi pemantaun selepas itu tiada

Rekod penyelengaraan telah diwujudkan dengan kerjasama staf HUSM yang menggunakan peralatan yang berkaitan. Fail alatan berkenaan juda telah dimasukkan didalam fail induk Jabatan. Pembantu Tadbir (steno) telah dimaklumkan dengan keperluan ini. Hal ini akan dibincangkan dalam mesyuarat Jabatan akan datang Secara keseluruhannya, pelanggan berpuashati dengan perkihdmatan yang ditawarkan oleh Jabatan. Tiada pemantauan terperinci dilakukan kerana didapati peratusan yang tidak berpuashati adalah masih kurang daripada 20%.

Selesai

CDC Sistem fail yang lebih kemas dan teratur - Fail master - Fail komunikasi ISO - Fail pinjaman dokumen CP

yang dicetak

CDC akan pantau dan tambahbaik dari semasa ke semasa

Pej Akademik -Berkenaan pengumpulan mata CPD untuk latihan yang di hadiri, pihak pengurusan (mempunyai akses kepada semua mata CPD staf) perlu lebih mesra staf (caring

abatan tion) dengan menyedarkan para pensyarah dari semasa ke semasa berkenaan dengan mata CPD yang dikutip. Cth.: AP Dr. Kamarudin Jaalam, mata CPD :1. *(tahun lepas beberapa Pakar tiada kenaikan gaji pasal mata CPD=0) -Penilaian/kawalan ke atas proses yang dibeli/diserahkan kepada pihak luar (Outsourced) cth i. penempatan para pelajar di HRPZII, ii. pembikinan kulit Buku Panduan & Objektif fasa III dan iii. pencucian perlu dibuat -Seorang pegawai dari kumpulan P&P perlu ada bersama semasa pelupusan soalan peperiksaan secara membakar di Pusat pelupusan sampah. -Maklumbalas daripada pensyarah sebagai penasihat akademik terutamanya untuk pelajar Tahun 3 perlu dimantapkan.

Melibatkan HRU

KPP memaklumkan nhw CPD dikendalikan oleh Unit Latihan. Mata CPD untuk LPP hanya boleh diakses pada 14 Jan. 2010. Setiap staf perlu semak sendiri dgn Unit Latihan Majukan kpd Pengarah Kampus agar menggunakan sistem `Intelligent Alert` untuk pantau mata CPD TDA akan menyamak keperluan berkaitan proses kerja yang di `outsourced` oleh PPSP. Setuju dengan langkah yang dicadangkan

Bhg Siswazah -Review core procedure (PPSP/PG/CP4)

Sedang dilakukan penambahbaikan TDPSLI dan PK Bhg Siswazah perlu pantau

-Review numbering of core procedure (PPSP/PG/CP5) -Review core procedure (PPSP/PG/CP3) – no record of communication for…“maklum tarikh akhir serah disertasi” -Review: formatting questions and delivering and receiving answer scripts forms -PPSP/PG/CP1- termasuk tanggungjawab penyimpanan rekod memperlihatkan peranan besar Pembantu Tadbir. Dicadangkan supaya kemaskini peranan pegawai dan penyelia (PP dan CC) lebih nampak jelas -Carta alir PPSP/PG/CP1 dicadangkan ditamatkan selepas langkah mendapatkan kelulusan Majlis PPSP dan senarai perakuan dihantar ke IPS Pulau Pinang

tindakan yang diambil.

Stor PPSP -Cadangan gabungan jabatan ’Stock Card’ dan Jabatan online sedia ada bagi memantau input & output inventori secara tepat -Wujudkan satu indicator sebagai objektif kualiti yang mengambilkira aktiviti setor sebagai tambahan kepada objektif kualiti Jabatan Pentadbiran yang ada sekarang -Mengadakan ‘client survey’ bagi memantau prestasi unit

Telah dijalankan

Diterima

Ko-K -Organizational chart with various persons in charge of the various activities to be set up at the sport complex on one of the boards. -Notice board allocated for co-curriculum activities at sport complex. -Feed back from various activities rather than one general feed back

PK harus terus memantau keperluan ISO (sebagai makluman program Ko-K akan diambil alih oleh pengurusan Pusat/P. Pinang yang dikendalikan oleh PPSK)

-Co-curriculum unit for PPSP to be under Co-Curriculum Health Campus since there is an existing unit. -Remove the number written as IR on the Co-Curriculum guide book which were distributed to students -MRM file to be updated -To be given two different numbers for: Rekod perlaksanaan and rekod kehadiran pelajar

Elektif -JD bagi head of department perlu disahkan oleh dekan atau TDA dan dikemaskini pengesahannya. -Rekod kompetensi staf perlu dikemaskini. -Rekod perlaksanaan tindakan pembetulan bagi maklumbalas pelajar Fasa III 2008/2009 perlu diwujudkan. -Dicadangkan perancangan rapi dibuat untuk meningkatkan kualiti program dalam aspek infrastruktur, sumber manusia dan pengurusan sejajar dengan pembangunan akademik APEX universiti. -SOP bagi pelajar antarabangsa diwujudkan sebagai panduan. -Rekod bagi pengembalian borang cadangan elektif oleh pelajar Fasa II tidak diseggara -- tiada pemantauan senarai pelajar dan tarik dihantar. Dicadangkan diwujudkan rekod bagi tujuan tersebut. -Pemilihan hospital bagi program elektif Fasa III yang diisi oleh pelajar (original) tidak disimpan

PK harus terus memantau keperluan ISO

sebagai rekod/bukti pemilian. Cadangan: simpan original sebagai rekod. -Rekod bagi makluman mengenai keputusan permohonan elektif (Fasa II) tidak disenggara. Perlu ada rekod, mungkin dalam bentuk buku, untuk makluman kepada pelajar. -Borang asal ditolak/perlu pindaan/ tukar penyelia tidak disimpan. Perlu simpan sebagai bukti/rekod

Perubatan Kecemasan

-Continuous assessment form :PPSP/PG/EM/R5 boleh disatukan dengan lapuran penyelia (PPSP/EM/020) -Perlu diwujudkan feedback form untuk selepas exam dan intensive course selain tahunan dan analisis dibuat dengan SPSS dengan ‘cut off point” tahap kualiti yang Jabatan kehendaki

-Adakan fail cuti staf (hard copy) untuk kawalan selain e-cuti. -Objektif kualiti: `To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings` sukar dicapai. Dicadangkan supaya ditukar kpd: 70% hasil kajian projek ditulis dalam bentuk manuskrip dalam masa setahun setelah kajian selesai`. ke kolum NCR

Cadangan penukaran obj kualiti tidak diterima kerana ianya lebih sukar dicapai.

HOD perlu pantau tindakan yang telah diambil.

Biostatistics dan Metodologi Penyelidikan

-Rekod aduan pelanggan perlu dikemaskini walaupun tiada aduan yang diterima setiap bulan atau satu jangkamasa yang lain. -JD bagi head of department perlu disahkan oleh dekan dan dikemaskini pengesahannya. -Inventori peralatan T&L perlu dipantau, dan senarai peralatan perlu dikemaskini secara

PK Unit harus memantau semua perkara yang dibangkitkan.

berkala. Ini bagi memudahkan sebarang insiden kehilangan dipantau. -Nombor rekod dalam jabatan diubah dari PPSP/PG/UB/1 kepada PPSP/UB/R1 bagi membezakan rekod-rekod berkaitan CP dan rekod dalaman jabatan. -The letter of appointment for vetting panel should appoint the person involved as vetting panel, not just inviting the person to a vetting meeting. -Compilation of thesis marking result is incomplete due to the confidentiality of the results regarded by by the PG office. Need to review the abata in the procedure. -The record of ISO communication within the department needs to convey the management seriousness in carrying out the ISO.

Patologi -Pamirkan objektif kualiti abatan sendiri supaya lebih jelas untuk memudahkan proses penilaian. -Wujudkan fail analisis pencapaian objektif kualiti Jabatan. -Dicadangkan rekod-rekod diselenggara dengan lebih baik, kemas, terkini dan mudah dicapai bila diperlukan. -There are many documents listed in the master list of records. Suggestion: combine or eliminate files whenever possible.

HOD/PK Jabatan harus pantau keperluan ISO

Mikrobiologi -PPSP/PG/Micro/IR3 perlu dikemaskini Rekod penyerahan dokumen/ surat tidak wujud -Terdapat 2 rekod pembelian melalui PPSP, cadangkan dijadikan 1 Carta organisasi yang tidak dikemaskini -Tiada bukti permohonan pembelian alatan makmal (peruntukan PPSP) pada tahun 2008-2009

HOD/PK harus pantau keperluan ISO

Hematologi -Pengurusan rekod, didapati tarikh DDN 25/Jun/2009 difailkan ke dalam fail PPSP/Hara/16/- untuk diwujudkan fail PPSP/QMS/CP/R3 untuk dimasukkan dokumen berkenaan. -Mesyuarat pada 19/08/2009 tiada bukti bertandatangan kehadiran ahli yang hadir file no. PPSP/PG/Haem/CP1/R10.


ORL-HNS -Staf tidak mengetahui berkaitan penyelenggaraan peralatan, dimana peralatan yang digunakan untuk pengajaran didapati dari pelbagai sumber iaitu dari HUSM, PPSP dan PPSK. -Dicadangkan untuk membuat satu senarai peralatan dan prosedur penylenggaraan dan kalibrasi (jika ada) secara berjadual. -Memo di notice board jabatan tidak ditandatangani olek ketua jabatan berserta dengan cop dan tarikh -Pemantauan untuk ‘correctibe action’ tidak dilakukan untuk prestasi kualiti objektif nombor 2 (postgrad) -Kepuasan pelanggan, analisis dilakukan tetapi pemantaun selepas itu tiada


Fisiologi -Kalibrasi & penyelegaraan berkala peralatan oleh Jab Pembangunan (14/10/09)

-Proses pelupusan biohazard tidak diwujudkan -Terdapat 2 rekod untuk perkara yang sama (PPSP/QMS/IA/R6) dan (PPSP/QMS/IA/R4) -Maklumat perubahan dalam jadual pembelajaran tidak dipantau dengan sempurna - Gunapakai lampiran dan rujukan lapuk - Cartaalir program MSc dan PhD tidak jelas -Kesukaran mendapatkan maklumat daripada fail kerana susunatur tidak sempurna

Sebanyak 6 alatan telah dibawa ke SIRIM Berhad pada 16 November 2009 hingga 18 Nov. bagi perbincangan dari segi teknikal kerana pihak pembangunan belum pernah menerima permohonan kalibrasi peralatan tersebut sebelum ini.

HOD/PK harus pantau tindakan yang sedang dilakukan.

KKKK

-Dokumen ‘master list’ tidak lengkap kerana tiada senarai untuk rekod pentadbiran seperti senarai nama kakitangan, senarai tugas, latihan staf, inventori, rekod pelupusan. -Fail kompetensi untuk staf sokongan dan staf akademik telah diwujudkan tetapi tiada rekod menunjukkan kompetensi telah dilakukan.

TDA/PK harus pantau keperluan ISO

MPG -Rekod butir peribadi staf tidak lengkap dan tidak tersusun. -Hebahan mengenai Audit Dalaman kepada staf disampaikan melalui emel, tetapi tidak direkodkan. Sebarang bentuk komunikasi dalaman mesti direkodkan -Langkah 6.1.1 dalam Dokumen CP menunjukkan staf bertanggungjawab yang tidak selari dengan yang dinyatakan di dalam bahagian Carta Alir Prosedur. Perlu semakan dan dikemaskini.

TDA/PK harus pantau keperluan ISO

-Pengukuran kualiti objektif telah mencapai 100% selama 8 bulan berturut-turut. Mungkin perlu semak semula dah ubah kualiti objektif. -Tiada had masa penerimaan permohonan persediaan alatan untuk peperiksaan. -Mungkin perlu tetapkan tempoh masa untuk penerimaan terakhir sebarang permohonan. -Carta organisasi tiada tarikh kuatkuasa. -Perlu ada catatan tarikh kuatkuasa. -Objektif kualiti masih merujuk kepada MS ISO 9001:2000. Sepatutnya diubah kepada MS ISO 9001:2008 -Plan lantai kecemasan yang terperinci tidak dipamerkan di dalam makmal. Perlu dipamerkan di tempat yang sesuai. -Lantai ke Makmal MPG1 dan MPG2 rosak dan merekah. Perlu diambil tindakan untuk naiktaraf. -Penyimpanan alatan yang rosak dan yang perlu dibaikpulih tidak diasing dan dikhaskan. Perlu menyusun semula di bilik/ruang khas untuk memudahkan kerja baikpulih atau pelupusan.

AVA -Penyenggaraan fail(sistem failing) tidak kemas, kandungan fail tidak sama dengan tajuk fail. Eg: i. Fail latihan- terdapat biodata staf, maklumat kelayakan, rekod CPD (PPSP/UKP/AVA/CPR/R12) ii. Minit Mesyuarat MRM tidak difailkan. - Staf UKP-AVA gagal mengenalpasti dokumen rujukan (dalaman/luaran) yang berkaitan kerja-

KPP/TDA/PK harus pantau keperluan ISO Unit ini

kerja penyelenggaraan. -Perlu di lakukan analisa aduan pelanggan supaya langkah-langkah pencegahan dapat dipertingkatkan. -Perlu di perincikan senarai semakan (checklist) untuk alatan AVA supaya dapat dipertingkatkan keberkesanan prosedur semakan (PMFMI)

Fotografi -Rekod ‘turn-around time (TAT) perlu di analisis supaya selari dengan TAT yang ditetapkan (5hari) -Sistem pemfailan perlu dimantapkan i. Senarai Induk fail tidak kemaskini ii. Fail Maklumat Staf & Kelayakan tidak lengkap butirannya


Unit Grafik -Nama/label dokumen seperti senarai kerja agihan staf sepatutnya menjadi senarai agihan kerja staf dan ia perlu disatukan dalam satu fail dengan partition (R2.1 dan R2.2) -Mewujudkan fail untuk CAF, PAF dan NCP. -Rujukan yang hilang (tidak dapat diganti) disarankan tidak dimasukkan ke dalam CP -Perlu ditambah peringatan kepada pelanggan di borang permohonan untuk memudahkan kerja dari menjadi adhoc dan meningkatkan kualiti. -Perlu mendapatkan seorang kerani untuk membantu melancarkan kerja di unit ini. -Perlu mendapatkan bantuan ketua Penyelaras ISO untuk membantu meningkatkan kefahaman dan kerjasama staf untuk merealisasikan ISO di unit

Tindakan sudah diambil. Pihak JKKP telah memberi maklumbalas terhadap status keselamatan unit secara keseluruhan ( KK/PTJKP/PPK-UKKP/vi/d/1 ) Pihak unit telahpun membuat permohonan baru untuk pengubahsuaian kedua-dua makmal komputer pusat pengajian termasuk pejabat unit ( secara keseluruhan atau berperingkat ). Namun begitu, sehingga kini permohonan-permohonan tersebut tidak diluluskan. Kakitangan bertugas berkenaan telah diambil oleh pihak Bahagian Pentadbiran PPSP.


Tindakan selanjutnya selain memohon peruntukkan dari pihak pusat pengajian untuk membeli sistem turnstile adalah mengadakan penggiliran sesama kakitangan unit bagi memantau Kaunter MIP.

MIP -Rekod ditandatangan tetapi tiada cop jabatan pada ruang pengesahan yang disediakan. -Rekod-rekod mempunyai tempoh simpanan tidak terhad. Mungkin boleh disemak keperluan atau sekiranya perlu memberi nombor jilid. -Rekod berkaitan tidak dinyatakan dalam ruangan Rujukan dalam bahagian Carta Alir Dokumen CP. -Tiada penyediaan rujukan kerja penyelenggaraan komputer yang dilakukan di MIP. Ini boleh dilakukan contohnya dengan merujuk kepada “Instrument instruction manual”. -Tiada pemantauan suhu bilik/makmal yang menempatkan komputer. -Tiada pemantauan bahawa semua arahan peraturan penggunaan makmal MIP dipatuhi oleh pelanggan. -Rekod staf tidak lengkap. Contohnya, tiada rekod pelantikan dan sijil kemahiran/kelayakan . -Kabel komputer tidak tersusun dan membahayakan pelanggan. Perlu kerja penyelenggaraan/naiktaraf agar kabel semua peralatan lebih tersusun. -Tiada rekod jadual serta pemantaun kerja pembersihan oleh staf bertanggungjawab.

Tindakan sudah diambil. Pihak JKKP telah memberi maklumbalas terhadap status keselamatan unit secara keseluruhan ( KK/PTJKP/PPK-UKKP/vi/d/1 ) Pihak unit telahpun membuat permohonan baru untuk pengubahsuaian kedua-dua makmal komputer pusat pengajian termasuk pejabat unit ( secara keseluruhan atau berperingkat ). Namun begitu, sehingga kini permohonan-permohonan tersebut tidak diluluskan. Kakitangan bertugas berkenaan telah diambil oleh pihak Bahagian Pentadbiran PPSP. Tindakan selanjutnya selain memohon peruntukkan dari pihak pusat pengajian untuk membeli sistem turnstile adalah mengadakan penggiliran sesama kakitangan unit bagi memantau Kaunter MIP.


-Senarai tugas staf yang telah bertukar tempat bertugas masih terdapat di dalam rekod senarai tugas. Perlu dikemaskini. -Kedudukan kotak aduan pelanggan jauh dari pintu masuk ke MIP. Perlu ditempatkan berhampiran pintu masuk. -Carta organisasi terlalu kecil (dicetak pada kertas A4 dan dalam hitam-putih) dan gambar staf kurang jelas. Boleh menyediakan carta organisasi yang lebih sesuai. -Objektif kualiti kurang jelas kerana penggunaan perkataan ‘atau’ (Memproses 70% permohonan kerja dalam masa satu hari bekerja ‘atau’ lima hari bekerja). Boleh diubahsuai dengan menggantikan perkataan ‘atau’ dengan ‘selewatnya’. -Tiada tindakan pencegahan atau penambahbaikan hasil dari analisis kajian kepuasan pelanggan.

Surgeri -Reorganise documents control -Reorganise and rearrangement of record keeping

HOD/PK harus pantau keperluan ISO Jabatan

Ortopedik -Sistem Pemfailan perlu dimantapkan -Perlu ada permuafakatan antara pihak pengurusan hospital dan Ketua Jabatan (Ortopedik) berkenaan pergerakan staf sokongan. Ini boleh mengganggu T&L pelajar pakar, memandangkan pengurusan pesakit adalah ‘textbooks” bagi pelajar dan bantuan tenaga mahir dari staf sokongan amat


diperlukan. -Kajian kepuasan pelanggan untuk tahun 2009 belum dianalisis. -Pelan kontigensi untuk pengajaran dan pembelajaran (T&L) pembedahan dalam tempoh penutupan beberapa OT selama 8 bulan tidak jelas. Tempoh ini agak lama hampir bersamaan 1 tahun pengajaran.

Farmako -Prosedur Khusus PPSP/PG/JF/CP2 – Prosedur ini Cuma menerangkan berkaitan proses pemilihan pelajar post graduate sahaja. Tiada prosedur yang menerangkan berkaitan Prosedur “Teaching and Learning” dan Prosedur “Assessment and Examination” -Tindakan pembetulan dan pencegahan tidak dilakukan menggunakan borang PPSP/QMS/CA/CAF/R1 dan PPSP/QMS/PA/PAF/R1. (File didapati tiada sebarang rekod / file kosong ). -En Azman melakukan kerja memantau kebersihan tetapi perkara ini tidak dimasukkan didalam JD beliau. Dicadangkan agar perkara ini dinyatakan dalam JD beliau. -Objektif kualiti ke 3 tidak tercapai. Dicadangkan agar penambahbaikan dibuat atau sasaran objektif ini direndahkan.


Jab O & G -Dicadangkan supaya Jabatan O&G dapat memberi maklumbalas kepada pejabat pascasiswazah supaya maklumat yang dikemukakan (borang PGIS) dilengkapkan. -Current staff training records are scattered around in one big pile of records. Suggestion: provide a summary page for the training


records. -Ensure that all analysis results are approved and dated. -Senarai infrastruktur perlu dikemaskini. -Carta organisasi perlu menunjukkan 'hierachy'. -Dicadangkan keputusan peperiksaan akhir posting yang dihantar kepada Pejabat Akademik untuk tindakan susulan direkodkan dengan jelas sebagai bukti penghantaran. PPSP/MD/O&G/CP1. -Dicadangkan dokumentasi rekod yang lebih memuaskan melibatkan bukti pelaksanaan sesi pengenalan dan penerangan kepada pelajar; pemberian bahan-bahan kepada pelajar; dan pindaan-pindaan tarikh aktiviti pengajaran seperti tutorial.

Anestesiologi -Update JD for clerk. -Update staff competency and qualification -Masterlist for inventory including coding, status, location -Review duration of record keeping Update organization chart -Familiarize staff regarding location and usage of fire extinguisher and first aid box -Logbook performance to be combined with end of posting results and redefined (P/F) -End date for submission of case reports and log book to be reviewed


Pediatrik -Update master list of records -To update end posting assessment, all data analysed to be put inside the respective files -Review core procedure (PPSP/PG/Paed/CP1) – references need to be reviewed and updated -Every meeting or activities with students, attendance and minutes must be taken -Review PPSP/PG/Paed/CP1 under dissertation- to update the files and records especially list of dissertation title -To update on staff competency


Radiologi -Kawalan rekod dan dokumen adalah baik , terkini. Untuk penambaikan semua fail perlu diletakkan lampiran minit untuk menyenangkan proses mencari bukti – contohnya Fail mesyuarat pengurusan akademik (PPSP/Rad/bhg H/03) -Perlu menyediakan fail sepatutnya/ partition dalam fail induk untuk mengelakkan berlakunya kesilapan meletakkan bukti/ bercampur aduk contoh : a. Fail kursus dan latihan (PPSP/Rad/bhgL/01) tetapi isinya rekod penilaian latihan staf non-akademik. b. fail staf akademik -Mewujudkan penfailan yang lebih teratur mengenai pengurusan kewangan jabatan seperti (Klausa 7.4) a. Belanjawan tahunan b. Salinan PO,DO, dan invois disertakan sekali dengan borang permohonan untuk pengesahan dan penilaian satu-satu produk yang dibeli.



-File for staff competency -To correct JD for clerk -Sample of signature and Grade -File numbering -Few files regarding examination to be combined.

HOD/PK harus pantau keperluan ISO Unit ini.

Fisisologi -Kalibrasi & penyelenggaraan berkala peralatan oleh Jab Pembangunan (14/10/09)

6 alatan telah dibawa ke SIRIM oleh pihak CAL25 untuk di bincangkan

Dipersetujui di atas tindakan yang dilakukan

-Proses pelupusan biohazard tidak diwujudkan -Terdapat 2 rekod untuk perkara yang sama (PPSP/QMS/IA/R6) dan (PPSP/QMS/IA/R4) -Maklumat perubahan dalam jadual pembelajaran tidak dipantau dengan sempurna -Gunapakai lampiran dan rujukan lapuk. - Carta alir program MSc dan PhD tidak jelas -Kesukaran mendapatkan maklumat daripada fail kerana susun atur tidak sempurna

mengenai cara bagi mengkalibrasi alatan tersebut. Proses pelupusan sisa klinikal telah didokumenkan dalam ‘departmental guideline’. Fail (PPSP/QMS/IA/R4) telah dimansuhkan dan fail (PPSP/QMS/IA/R6) dikekalkan. Telah ujudkan satu borang untuk merekod semua perubahan /pertukaran jadual waktu serta cadangan pensyarah yang terlibat. Borang-borang lama dilupuskan dan pengguna hendaklah sentiasa memastikan borang yang diguna adalah versi terbaru. Mengubahsuai carta alir yang terlibat dan menambah maklumat di dalam CP mengenai takrifan tamat pengajian bagi seseorang calon. Pengasingan rekod-rekod pengajaran dan jadual pengajaran bagi Mmed dan Undergrade telah dilakukan

Min. 11: Hal-hal lain

1. Pindaan kepada Borang Penilaian Kompetensi Pensyarah: KPP/Exco Dekan dan HOD KPP diminta membincangkan pindaan kepada kaedah penilaian kompetensi staf selaras dengan keperluan ISO ver 2008.

2. 4 jabatan yg belum serah CP yang di pinda (Ortopedik, O&G, psikiatri dan JPP) dimohon agar segeera melakukannya berssama CDC. 3. `Outsourcing`: TDP dan KPP dimohon mengenalpasti dan mengwujudkan garispanduan/dokumen berkaitan proses kerja yang di `outsourced` seperti

percetakan, pengajaran, pembuangan sisa makmal dan sebagainya.

4. TDPSLI dan HOD terbabit dimohon membincangkan tentang kepeerluan CP untuk program MSc/PhD sama ada di setiap jabatan/unit atau di Bhg Siswazah (TDPSLI). Terdapat Jabatan spt Fisiologi, Mikrobiologi dan Neurosains yang mempunyai SOP prog MSc/PhD yang boleh di gunapakai untuk tujuan tersebut secara lebih sistematik.

Min 12: Ulasan dan kesimpulan Dekan berkaitan prestasi keseluruhan SPK (QMS). Dekan merakamkan terima kasih kepada MR dan semua yang menjayakan MRM hari ini. Beliau memaklumkan bahawa secara keseluhannya QMS PPSP memuaskan (berdasarkan bilangan NCR yang terima oleh beberapa jabatan/unit). Jumlah keseluruhan NCR sedikit meningkat berbanding 2008 berkemungkinan disebabkan pindaan versi 2008. Oleh itu terdapat ruang penambahbaikan yang boleh dilakukan. Pihak pengurusan akan membuat tindakan lanjut kepada Jabatan yng perlu dibantu. Kesedaran dan aktiviti ISO PPSP telah menunjukkan peningkatan. Kerjasama dan komitmen daripada semua Jabatan/Unit juga diperlukan untuk memantau keperluan ISO. Beliau juga bersetuju agar satu sekretaria ISO diwujudkan untuk penyelarasan aktiviti ISO disemua peringkat PPSP dan jabatan. Beliau juga mencadangkan agar staf pengurusan Atasan termasuk HOD menjalani kursus kesedaran berkaitan prinsip-prinsip ISO dan mungkin akan dinilai atau diambilkira untuk perlanjutan jawatan. Penambahan bilangan pensyarah akan diusahakan dalam masa terdekat. Penambahan ruang pula telah diambil kira dan telah dikemukakan kepada pihak USM Penang. Pembelian peralatan yang perlu akan diambil kira dalam budget 2010, bergantung kepada keutamaan spt alatan yang sgt perlu dan perkembangan Jabatan yang berkaitan. Akhir kata, beliau membuat kesimpulan, secara keseluruhannya beliau amat berpuashati dengan pencapaian dan prestasi SPK (QMS). Beliau menegaskan bahawa pencapaian KPI universiti APEX memerlukan atau bergantung kepada penambahbaikan yang berterusan dengan aktiviti ISO. Mesyuarat ditangguhkan pada jam 5.00 petang dengan ucapan salam daripada pengerusi. Minit Disediakan pada 22/11/2009: Minit disemak oleh MR pada 24/11/2009: Minit Disahkan oleh Dekan pada 26/11/2009

....................................... ................................. ................................. En. Che Ismail Che Lah Prof. Mustaffa Musa Prof. A. Aziz Baba Setiausaha QMC Wakil Pengurusan Dekan PPSP