minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

63
MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2011 MS ISO9001:2008 PPSP ========================================================================== TARIKH: 18 Januari 2012 MASA: 9.00 pagi TEMPAT: Bilik Persidangan Utama Senarai kehadiran: Bil Jawatan/Jabatan Nama Kehadiran A.PENGURUSAN ATASAN PPSP 1 Dekan Prof. Abdul Aziz Baba 2 Timbalan Dekan (Akademik & Pembangunan Pelajar) Prof. Madya Shaiful Bahari Ismail 3 Timbalan Dekan (Pengajian Siswazah & Latihan Ikhtisas) Prof. Nik Abdullah Nik Mohamad x 4 Timbalan Dekan (Penyelidikan) Prof. Ahmad Sukari Halim x 5 Timbalan Dekan (Industri dan Jaringan Masyarakat) Kol(B) Dr Wan Pauzi Wan Ibrahim 6 Timbalan Dekan (KLE International MD Program) Prof. Kamarudin Jaalam x 7 Timbalan Dekan Kehormat (Pengajian Klinikal) Dato Dr Hasim Mohamad x 8 Ketua Penolong Pendaftar En. Ismail Ibrahim B. AHLI JAWATANKUASA KERJA QMS 1 Penyelaras Kualiti Kol(B) Dr Wan Pauzi Wan Ibrahim 2 Wakil Pengurusan (MR) Prof. Mustaffa Musa 3 Timb. Wakil Pengurusan Prof. Madya Shaiful Bahari Ismail 4 Ketua Juruaudit Dalam (CIA) En. Nik Zahari Nik Aman 5 Timb. CIA I Hj Azhar Ahmad

Upload: buitu

Post on 21-Dec-2016

270 views

Category:

Documents


8 download

TRANSCRIPT

Page 1: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

MINIT MESYUARAT KAJIAN SEMULA PENGURUSAN (MRM) 2011

MS ISO9001:2008 PPSP

==========================================================================

TARIKH: 18 Januari 2012

MASA: 9.00 pagi

TEMPAT: Bilik Persidangan Utama

Senarai kehadiran:

Bil  Jawatan/Jabatan  Nama  Kehadiran 

 

A.PENGURUSAN ATASAN PPSP 

1  Dekan  Prof. Abdul Aziz Baba  √ 2   Timbalan Dekan  

(Akademik & Pembangunan Pelajar) 

Prof. Madya Shaiful Bahari Ismail   √

3   Timbalan Dekan 

(Pengajian Siswazah & Latihan Ikhtisas) 

Prof. Nik Abdullah Nik Mohamad  x

4  Timbalan Dekan (Penyelidikan)  Prof. Ahmad Sukari Halim x 5  Timbalan Dekan (Industri dan 

Jaringan Masyarakat) Kol(B) Dr Wan Pauzi Wan Ibrahim √

6  Timbalan Dekan (KLE International MD Program) 

Prof. Kamarudin Jaalam x

7   Timbalan Dekan Kehormat (Pengajian Klinikal) 

Dato Dr Hasim Mohamad x

8   Ketua Penolong Pendaftar  En. Ismail Ibrahim √

B. AHLI JAWATANKUASA KERJA QMS  

 

Penyelaras Kualiti 

 

Kol(B) Dr Wan Pauzi Wan Ibrahim 

√  

 

Wakil Pengurusan (MR) 

 

Prof. Mustaffa Musa  

√  

 

Timb. Wakil Pengurusan 

 

Prof. Madya Shaiful Bahari Ismail  

√  

 

Ketua Juruaudit Dalam (CIA) 

 

En. Nik Zahari Nik Aman 

√  

 

 Timb. CIA I 

 

Hj Azhar Ahmad 

Page 2: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

 

 

Timb. CIA II 

 

Dr Mohd Nazri Shafei 

x  

7. 

 

Ketua Pengawal Dokumen (CDC) 

 

Pn. Rusidah Mat Yatim 

x  

8. 

 

 Timb. CDC I 

 

Hj. Mohd Zaki Selamat 

√  

9. 

 

Timb. CDC II 

 

En. Mohd Nafizan Mohamad Noor 

√  

10 

 

Setiausaha 

 

Hj Che Ismail Che Lah 

√  

11 

 

JK Piagam Pelanggan 

 

En. Mohd Ros Sidek 

√  

12 

 

 JK Audit Peralatan 

 

En. Nik Zahari Nik Aman 

√  

14 

 

 JK Audit Keselamatan 

 

 En. Chandran Govindasamy 

x  

14 

 

 JK ICC dan Konvensyen Q 

 

 Pn. Norsalwah Omar 

x  

C.              JABATAN/UNIT/PROGRAM 

No.  Jabatan/Jawatan  Nama KJ PK PD  W  Kehadiran

1.  Anatomi  1 . Dr. Asma` Haji Hassan 

2.  Dr. Fazlina Kassim 

3.  Dr Husnaida Abd Manan@Sulong 

√   

√ 

 

 

√ 

 

 

 

√ 

2.  Anestesiologi  1. Assoc. Prof. Shamsul Kamalrujan Hassan 

2. Dr. Mohd Nikman Ahmad 

3. Pn. Minah Mohd Hassan 

4. Dr. Suneta Sulaiman 

√ 

 

√ 

 

 

√ 

 

 

 

3.  Bahagian Akademik  

 

1. En Amyrulhan Azhari 

2. En. Mohammad Zahari Ismail 

  √   

√ 

  √

√ 

4  Fasa I 

 

1. Dr Mohd Suhaimi Ab. Wahab 2. En. Rahmatul Fithri  Ismail 

  x   

√ 

  √

√ 

Page 3: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

5  Fasa II 

 

1. Dr Kamarul Aryffin Baharuddin 

2. En. Ahmadol Marzuki Seman 

  √   

√ 

  √

√ 

6  Fasa III 

 

1. Prof. Dr Nik Zainal Abidin Nik Ismail 

2. En. Nik Mat Mat Ghani 

x  

√ 

  X 

√ 

7.  Bahagian Pentadbiran   1. Cik Nur Hidayah Abdul Halim 

2. Puan Fatimah Ismail 

3. Encik Fauzi Mohd. Yusoff 

4. Normarlisa Saudi 

√   

√ 

 

 

√ 

√ 

8.  Bahagian Penyelidikan 

 

1. Hj.Mohd.Zaki Selamat 

2. En. Wan Shaipuddin Yahya 

  √   

√ 

  √

√ 

9.  Bahagian Siswazah 

 

1. Pn. Faizah Ishak 

2. Pn. Noor Azlina Ismail 

3. Cik Zuhasirah Zin 

  x   

  x 

10.  Biostatistik & Metodologi Penyelidikan 

1. Prof. Madya Nor Sa'adah  Bachok 

2. Dr. Aniza Abd. Aziz 

√   

√ 

  √

√ 

11.  Elektif   1. Dr. Mohd Ismail Ibrahim 

2. Cik Nureany Reeny Abdullah 

√   

√ 

  √

√ 

12.  Farmakologi  1. Assoc. Prof. Dr. Aida Hanum Ghulam Rasool 

2. Dr. Low Jen Hou 

3. Dr. Nik Nor Izah Nik Ibrahim 

x   

 

 

 

 

√ 

  X 

 

√13.  Fisiologi 

 

1. Dr. Che Badariah Abd. Aziz 

2. Dr Ainul Bahiyah Abu Bakar                                    

3. Pn. Nisah Jusoh dan  

4. Pn. Normawati Ahmad 

x   

√ 

 

 

√ 

  X 

√ 

14.  Fotografi  1. En. Aswan Zakaria 

2. Pn. Anis Azriniza Zainol 

√   

√ 

  √

Page 4: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

15.  Grafik  1. En. Mohamed Zafrulalam M Zain 

2. En. Zanury Ghazali 

  √   

  √

16.  AVA  1. Taufick Ahmad 

2. Ismaruzi Ismail 

  √   

√ 

  √

√17.  Hematologi 

 

1. Assoc. Prof. Rosline Hassan 

2. Dr Abdul Rahim Hussein 

3. Dr Noor Haslina Mohd Noor 

4. Dr Muhammad Farid Johan 

x  

√ 

 

 

 

 

 

 

√ 

x

√ 

18.  Imunologi 

 

1. Dr. Nurul Khaiza Yahya 

2. Dr. Wan Zuraida W. Abd. Hamid 

√  √   

  √

√ 

19.  KKKK 

 

1. Dr Wan Mohd Zahiruddin W Mohd 

2. Pn. Eshah Nor 

3. Pn. Noor Azlinda Zolkefli 

√   

 

 

√ 

x

√ 

20  Makmal Informatik Perubatan (MIP) 

 

1. En. Azmanzaifikar Ehsan Abu Bakar 

2. En. Asmarudi Awang 

  √   

  √

21.  Makmal Pelbagai Guna (MPG) 

 

1. En. Azhar Ahmad 

2. En. Lokman Ali  

3. En. Ummer Rahimi 

  √   

 

 

√ 

x

√22.  Mikrobiologi  1. PM Dr Habsah Hassan 

2.  Dr. Nabilah Ismail 

3. Dr Robaiza Zakaria 

√   

√ 

 

 

√ 

  x 

23.  Neurosains 

 

1.Prof. Jafri Malin Abdullah  

2. Dr. Zamzuri Idris  

2. Dr. Abdul Aziz Mohamed Yusoff 

3. Dr. Badrisyah Idris 

4. Cik Siti Aminah  Zulkifli 

x   

x

 

 

 

 

  X 

x

x

x

x

Page 5: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

5. Cik Nur Fadzilla Yusoff 

6. Cik Zunulwaniz Ibrahim   

x  x

24.  O&G 

 

1.Prof. Mohd Shukri Othman  

2.  Dr Ramli Ibrahim 

3. Pn. Paizah Umar 

 

x   

√ 

 

 

  X 

x

25.  Oftalmologi 

 

1. Assoc. Prof. Wan Hazabbah Wan Hitam 

2. Dr Azhany Yaakub 

3. Dr Siti Raihan Ishak 

 

x   

 

√ 

 

 

 

√ 

  X 

26.  Ortopedik 

 

1. Dr. Abdul Halim Yusof 

2. Dr Norazman Mat Zin 

3. Dr Ismail Munajat 

x   

√ 

 

 

  X 

x27.  ORL‐HNS 

 

1.Assoc. Prof. Roskejura @ Rosdan Salim 

2.  Dr Ramiza Ramza Ramli 

3. Che Ismail Che Lah 

4. Pn. Fatin Dabitah Zawawi 

x   

 

 

  x 

28.  Patologi 

 

1.Assoc. Prof. Hasnan Jaafar 

2. Dr Faezahtul Arbaeyah Hussain 

2. Pn. Ruhaiza Alias 

x  

√ 

 

 

  X 

39.  Patologi Kimia 

 

1. Dr. Julia Omar  

2. Dr Aini Suzana Adenan 

3.  Dr. Iskandar Zulkarnain Alias  

   

√ 

 

 

√ 

  X 

√ 

30.  Pediatrik   1. Prof. Hans Luc Aster Van Rostenberghe 

2.  Dr. Surini Yusoff 

3. En. Muhamad Faris 

x   

 

√ 

 

 

 

 

 

 

Page 6: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Irfan Che Yusof 

4. Pn. Nor Aida Abu Bakar 

√   

31.  Pendidikan Perubatan  1. Dr. Ahmad Fuad Ab. Rahim 

2. Dr Mohamad Najib Mat Pa 

2. Cik Jemilah Yusof 

√   

√ 

 

 

√ 

  √

√ 

32.  Perubatan Penyakit Dalam 

 

1. Assoc. Prof. Kamaliah Mohd.Daud 

2.Dr Azlan Husin 

3. En. Ahmad Hafizuddin M. Halim 

x  

√ 

 

 

  X 

33.  Perubatan Kecemasan 

 

1. Assoc. Prof. Nik Hishamuddin Nik Ab.Rahman 

2.Dr Nik Arif Nik Mohamed 

3.Dr Ida Zarina Zaini 

4. Dr Mohd Hashairi Hj Fauzi 

5. Puan Mahfuzah Ibrahim 

x   

√ 

 

 

x

x

 

  x 

x

x

 

34.  Perubatan Keluarga 

 

1. Dr. Harmy Mohamed Yusoff 

2. Dr Norhayati Mohd Noor 

2. Pn Siau Siau Lee 

√   

√ 

 

 

√ 

  √

√ 

35.  Perubatan Masyarakat  1.  Assoc. Prof. Mohamed Rusli Abdullah  

2. Dr Nik Rosmawati Nik Hussain 

3. Pn Fatimah Desa  

4. Pn. Siti Norizan Senik 

 

x   

 

 

 

 

 

√ 

  x 

36.  Psikiatri  

 

1. Assoc. Prof. Mohd. Jamil Yaacob  

2.Dr. Zahiruddin Othman 

3. Prof Madya Dr 

√   

 

 

  √

x

x

Page 7: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Hasanah Che Ismail  

4. Nur Fajrina Aliaa 

x  x

 

37.  Pusat Genom Manusia 

 

1. Assoc. Prof. Gan Siew Hua  

2.Dr. Badrul Hisham Yahaya 

2. En. Mohd Ros Sidek 

√ 

 

 

√ 

  X 

√ 

38.  Pusat Kemahiran Klinikal 

 

1. Dr Abd. NawfarSadagatullah 

2. Pn. Rosidah Mohd  

√   

√ 

    √

√ 

39.  Radiologi 

 

1. Dr. Mohd Shafie Abdullah 

2. Dr Rohaizan Yunus 

3. Dr Juhara Haron 

x  

 

 

  X 

40.  Sains Rekonstruktif 

 

1. Dr. Wan Azman Wan Sulaiman 

2. Dr Arman Zaharil Mat Saad 

2. Cik A`aiesyah Kamaruzzaman 

x   

√ 

 

 

√ 

  X 

√ 

41.  Sains Sukan 

 

1. Dr. Chen Chee Keong 

2. Pn. Jamayaah Meor Osman 

3. Pn. Nik Sakinah bt. Ibrahim 

√  √   

  √

x

x

42.  Surgeri  1.  Dr. Mohd Nor Gohar Rahman 

2. Dr Ikhwan Sani  Mohamad 

3. Pn. Nur Azihah Zakaria 

x  

 

 

  x 

43.  Blok Pembelajaran & Sumber Pelajar (BPSP) 

1. En. Azhar Ahmad 

2. Azmi Zahari 

 

  √   

  √

x

 

Page 8: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Minit 1: Pengesahan Minit MRM yang lalu (12 Oktober 2010)

Dekan memulakan mesyuarat dengan ucapan salam dan terima kasih kepada semua yang hadir. Seterusnya Minit Mesyuarat Kajian Semula Pengurusan (MRM) yang lalu disahkan.

Minit 2: Perkara Berbangkit Dari MRM 12 Oktober 2010

JABATAN Minit (2010)

ULASAN/KEPUTUSAN MRM LALU (12/10/10)

STATUS TINDAKAN YANG TELAH DIAMBIL (data dpd Jab)

ULASAN/KEPUTUSAN MRM 2011

Anatomi

2 Pembelian Histology Teaching Slides telah dilakukan beberapa kali. TDA/KJ Anatomi akan berbincang tentang perkara ini.

Pembelian Histology Teaching Slides perlu dilakukan lagi untuk menggantikan yang pecah dan pudar.

KPP/Exco dekan 6/10/2011 setuju memberi peruntukan sebanyak RM8000.00.

Pembelian telah dibuat pd Nov. 2011.

Selesai

Jab Perubatan Masyarakat (JPM)

2 Tunggu bila ada peruntukan utk beli laptop peruntukan a/dtg

Selesai (telah diperolehi pada 4 Oktober 2011)

KPP: Sudah beri desk-top & lap top. Walau bagaimanapun desk top akan diambil kembali ke MIP.

Diambil maklum

Jab Pendidikan Perubatan (JPP)

2 Laser Printer SLR Professional Speed Light Flash High end fax machine-laser based Colour Laser Printer Ubahsuaian Jabatan.

Masih menunggu bajet dan lihat justifikasi juga

Surat permohonan pembelian telah sekali lagi dikemukakan kepada Dekan PPSP bertarikh 25/9/2011

KPP: Exco dekan 6/10/2011 setuju beri color laser printer. Oleh kerana kekangan bajet pada masa ini, dicadangkan kerja-kerja cetakan warna dibuat di Bahagian Pentadbiran.

Ubahsuaian perlu dipohon melalui Jabatan Pembangunan.

Diambil maklum

Page 9: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Jabatan Pediatrik 7 Mengwujudkan jadual berkala (ie. 2 kali setahun) untuk menyemak semua dokumen dan aktiviti ISO901

Jadual semakan semua dokumen ISO telah diwujudkan secara berkala iaitu sebanyak 3 kali setahun iaitu pada bulan April, Ogos dan Disember.

Jabatan/unit lain perlu mengambillangkah yang sama.

Human Resource/Pentadbiran

2

7

Ttg SKT, borang BPKS akan dilampirkan bersama borang SKT.

Dimohon menyemak semula Borang Penilaian Kompetensi terkini yang digunapakai (edisi terkini) yang perlu diletakkan di laman web PPSP

KPP: Penggunaan HCMS bermula Januari 2011.

Telah dikemaskini selepas audit dalaman Julai 2011.

Untuk makluman semua

Unit MPG 5 Keadaan lantai dan dinding makmal MPG, Bangku makmal, Rak beg dan Pinjaman mikroskop dan set tulang rangka

Tindakan susulan dengan pihak Pentadbiran untuk menyelesaikan masalah yang dihadapi.

MPG telah menghantar kertas kerja memohon peruntukan untuk penambahbaikan setiap makmal. Semua set tulang rangka manusia telah dipohon dan diserahkan kepada Jab. Anatomi.

Tertakluk kepda peruntukan akan datang

CFCS 5 Tidak mempunyai borang `questionares`

Unit CFCS selama ini memang mempunyai dan menggunakan borang2 questionairres berkaitan maklumbalas daripada ”clients” kepada programCFCS iaitu:

1. Para pelajar Fasa 2 PPSP, PPSG

2. Ketua-ketua komuniti (semasa program residensi komuniti)

3. Ketua keluarga angkat (bagi program keluarga angkat semasa residensi komuniti)

Diambil maklum

Page 10: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

HGC 7 Laporan `research progress (RIP) Bhg Siswazah harus pantau juga (salinan perlu diserahkan kpd Bhg Siswazah).

Pemantauan dlm masa 3 bulan

Pemantauan berterusan diteruskan.

JPM 7 -Surat permohonan LCD & komputer telah dihantar dan masih menunggu respon dpd pihak Pentadbiran

-Role of academic supervisors enhance- special meetings arranged between HOD, supervisors, candidates and program chairman

Menyemak semula kualiti objektif untuk program SKA bersama-sama TDPSLI.

LCD dan komputer masih belum diperolehi.

Telah dimaklumkan oleh pihak unit AVA: JPM telah ada 2 unit LCD (1 untuk kegunaan pelajar {pinjam utk jangka masa panjang} dan 1 untuk pejabat). Tiada lagi peruntukan lain.

Komputer: surat telah dimajukan kepada pihak siswazah

KPP: LCD telah dibeli dan agihan ditentukan TDPSLI/Pemangku.

Telah menetapkan bahawa Objektif Kualiti untuk program Sarjana Kesihatan Awam (SKA) adalah seperti berikut:

To ensure at least 60% of Master of Public Health candidates successfully complete their studies within the stipulated duration (1 year).

(Objektif kualiti untuk pembentangan di “Scientific meeting” dikecualikan memandangkan projek penyelidikan berakhir pada Semester 2)

Untuk tindakan lanjut

Page 11: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

CSC 7 Stor penyimpanan peralatan yang tiada ruang untuk penyimpanan peralatan pengajaran. Penyelaras CSC diminta berbincang dengan TDA

Surat mohon semakan semula telah di hantar 29/8/2010

TDA memerlukan maklumat berkaitan ruang yg diperlukan, disamping berkongsi dengan Stor Pusat dsb.

Perlu `follow-up` oleh pihak Unit

Farmakologi 7 Borang kepuasan pelanggan bagi pelajar telah diwujudkan dan telah mula diedarkan kepada pelajar

Borang telah diwujudkan

Selesai

Unit Biostatistik 7 Taklimat kesedaran kepada staf Unit

Taklimat telah diberikan semasa mesyarat unit pada 11 Ogos 2011

Selesai

Bhg Siswazah 7

2

4

11

akan berbincang dengan KJ/KU untuk menyemak dan menetapkan kaedah pengiraan pencapaian objektif kualiti.

Pindaan kepada CP pengurusan program MSc/PhD: Bhg Siswazah/TDPSLI akan membuat sedikit pindaan berkaitan dengan viva untuk program tersebut dilaksana.

Ada kawalan diperingkat IPS utk progrm MSc/PhD Kini akan diperturunkan kuasa kpd PTJ (masih dalam peringkat penilaian) Jabatan/unit boleh teruskan pemantauan. TDPSLI akan perkemaskan sistem ini sebelum dilaksana.

Perkiraan pencapaian objektif kualiti siswazah Bhg SISWAZAH: TDPSLI telah menetapkan kaedah pengiraan pencapaian objektif kualiti ie. Tempoh minima

TDPSLI telah mengadakan perbincangan dengan pihak jabatan berkaitan isu pertindihan antara `intensive course` dengan kursus wajib IPS

TDPSLI akan mengadakan mesyuarat untuk menambah baik objektif kualiti selari dengan KPI university APEX

TDPSLI perlu mengambil tindakan lanjut

Page 12: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

menamatkan kursus untuk semua jenis program yang ada; tidak faham kaedah mengira pecapaian objektif kualiti etc).

Unit Biostatistik & MetodPenyelidikan

8 Mewujudkan fail pelajar mengikut sessi pengajian. Mewujudkan senarai, tempat simpanan dan buku pinjaman thesis pelajar.

Fail pelajar, senarai, tempat simpanan dan buku pinjaman thesis pelajar telah diwujudkan.

Selesai

Patologi 8 All efforts are made to prepare slides from normal tissues available and if needed normal slides will be requested from Anatomy Dept.

Telah dilakukan Selesai

Jabatan Perubatan Penyakit Dalam

8

9

Menambahkan ruang pengajaran/bilik untuk tujuan tersebut. Membuat pembahagian (partition) untuk bilik tutorial yang sedia ada.

Menggunakan Bilik Peperiksaan Dan Sumber Pelajar (BPSP) untuk kegunaan pembelajaran prasiswazah semasa posting medical dan siswazah

Bilik Pensyarah dan kakitangan jabatan. Alat bantuan mengajar seperti teaching microscope untuk sesi pengajaran slide (FBP, BMAT, HPE) program PG. Masih dalam perbincangan

Cadangan peringkat awal untuk menggunakan budget jabatan, tetapi tidak mencukupi.

Akan memohon dengan Jabatan Pembangunan untuk memasang ’partition’ berkenaan

Sebahagian kelas prasiswazah boleh dijalankan di BPSP semasa posting medical atas pertimbangan pensyarah

Untuk tindakan lanjut

Oftalmologi 8 Perlu wujudkan satu mekanisme koordinasi antara program MMed dan program doktor perubatan

Jabatan telah melantik penolong penyelaras untuk membantu penyelaras program

Selesai

Page 13: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Mikrobiologi 8 Menyediakan `collection area` di Pejabat dan penyerahan buku log dipantau oleh staf di pejabat.

Penyerahan buku log telah dipantau dengan mengarahkan pelajar mengisi borang penyerahan buku log

Diambil maklum

NEUROSAINS 9 Dalam tindakan (bilik tutorial untuk pensyarah tetapi bilik untuk Ketua jabatan masih tiada.

Bilik pensyarah dan untuk ketua jabatan sudah diperolehi pada Jun 2011

Selesai

CSC 9 Permohonan jururawat pengajar. Menunggu maklum balas. 1 Post akan dipinjamkan oleh HUSM kepada PPSP

Penyelaras telah berbincang dengan TDA, KPP Telah mohon tambahan staf, akan follow up – 12/8/2010

Pertukaran pos KUP U29 dengan HUSM telah dipohon tapi ditolak.

Perlu buat permohonan semula.

TDA cadang untuk buat pool staf selaras dengan multitasking dlm APEX.

Fisiologi 9 Filter Tank untuk Water

Distiller. Penolong Pendaftar memaklumkan akan membuat surat permohonan kepada VC untuk menukarkan sebahgian Vot 27 kepada Vot 35.

PO telah dikeluarkan pada 21 November 2010 dan alatan telah dipasang pada 12 Disember 2010.

Selesai

Anestesiologi 9 OT- stor akan diguna semula sebagai OT dan dapatkan `stor` baru

Stor baru telah diwujudkan tetapi masih tidak dapat menampung kesemua peralatan yang berada di dalam OT dan masalah ini masih ada

Semak semula dgn Bhg Pentadbiran.

MPG 9 Satu unit Bilik Mikroskop untuk tujuan mengulangkaji slaid mikroskopik. Telah dibawa cadangan di dalam Mesyuarat Pengstrukturan Semula Ruang Jab, Unit PPSP pada 7/7/10 (TDA)

Bilik ini telah diubahsuai dan menjadi bilik fail Bahagian R & D.

Selesai

Unit Sains Rekontruktif

9 Keperluan bilik pensyarah baru- Menunggu perkembangan

Bilik pensyarah Unit Sains Rekonstruktif telah diberi ruang di tingkat atas bekas Oren Mall.

Selesai

Page 14: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Mikrobiologi 9 Perlu bilik pengajaran yang sesuai di jabatan. Permohonan diluluskan tetapi ditangguhkan.

Telah buat renovation. Selesai

Top Managem 11 Pihak TM akan mengadakan perbincangan berkaitan kemasukan pengurusan pengajaran & pembelajaran untuk program MD di KLE ke dalam QMS

TM bersetuju bahawa isu pensijilan program MD di KLE akan dipertimbangkan kemudian.

Masih menunggu kesediaan staf di KLE, India.

Makmal MIP Penukaran borang-borang ISO ke dalam format `terus isi` akan dilaksanakan sedikit masa lagi (Makmal MIP).

Borang telah sedia, mohon kebenaran untuk di upload dlm website.

Cadangan utk isi borang secara online.

Setuju untuk dilaksanakan

MR Penambahan skop: `Management of Research’

Surat untuk tambahan ke dalam skop pendaftaran/pensijilan ie `Management of Research’ akan diserahkan kepada pihak SIRIM oleh MR pada 25 Ogos 2011.

Akan dirujuk kepada auditor SIRIM masa surveillance audit Feb. 2012 nanti

TDA CP utk BPSP sedang disediakan dan akan dimasukkan ke dalam senarai CP PPSP

Telah upload dlm `masterlist` dokumen ISO PPSP

Selesai

Pengerusi J/kuasa PiagaPelanggan

Software` untuk dokumentasi ISO9001:2008 dibentangkan oleh En. Md Ros dan TM bersetuju agar cadangan ini dijadikan program KIK untuk PPSP.

Software ini sesuai untuk dokumentasi pengurusan baru.

Setuju agar dipertimbangkan apabila QMS ingin dilaksanakan di KLE nanti.

Minit 3: Laporan Hasil Penemuan Audit

A. `SURVEILLANCE AUDIT` OLEH SIRIM PADA 6-8 FEBRUARI 2011

Per. 1: NCR

Bil NON-COMPLIANCE

ROOT CAUSES CORRECTION/CORRECTIVE ACTIONS

CURRENT STATUS

1 Klausa 8.2.3:

Monitoring and measurement of processes.

After investigation, it was found that the problem is related to some supervisors outside USM (MOH

- In the letter of appointment (JD) of the supervisors, it will be stated that the supervisor must return the Supervisor

Tindakan pembetulan telah dilakukan dan bukti telah diserahkan kpd

Page 15: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

It was noted that the supervisor Report Form (PPSP/PG/SRF/02-2006/01 was not evident for 2010.

a.Jab Psikiatri: Dr Mohd Affendi Hashim, Sept-Nov 2010; Dr Bawih In Pu`un, jan-Oct 2010.

b.Jab Perubatan: Dr. Mazlina Husin, Jun –Aug 2009, Sept-Nov 2009, Mac-May 2010 & June-Aug 2010; Dr. Reena Sharma, Dec 09- feb 10, Mac-may 2010; Dr. Shaidi Jamaludin, Nov-Feb 2010, Mac-May 2010, and Rekod Penilaian Berterusan II.

Hospitals) .

Although the reminder letter was sent to some of them, still no response due to the lack of awareness.

Letter sent to the supervisors did not mention the deadline for the Form to be returned back to PG Office/Department.

Report Form to PPSP.

-To avoid confusion, the Department will now send the Supervisor Report Form to all Supervisors. The deadline for the Form to be returned must also be stated (The Form will be amended).

-HOD should also monitor/follow –up to ensure that the Form is returned back to them according to the schedule.

-Deputy Dean of PG will highlight the above issue to all HODs during the PG Committee (JKKPS) meeting soon. KJ/TDPSLI

SIRIM

Jab. Psikitari: Ketua Jabatan telah memaklumkan perubahan ini kepada semua pensyarah semasa mesyuarat akademik.

Bermula Disember 2010, Clinical Supervisor yang mengisi “Continous Assessment Report”. (Bukti dilampirkan).

Per. 2: OFI

BIL POTENTIAL NON-COMPLIANCE

ACTIONS CURRENT STATUS

1

Jab Paed: no external examiner report was found (not shown) and no evidence that reminders was sent to the external examiner (Prof David Lester-Smith)

‐ Keperluan laporan external examiner tidak dinyatakan dalam CP. Laporan `External Examiners` hanya dihantar kepada Pejabat VC dan merupakan dokumen sulit dan terpulang kepada VC untuk memberikan salinan kepada pihak PPSP berdasarkan keperluan. Jika salinan diterima, pihak PPSP akan membincangkan isu yang dibangkitkan oleh pemeriksa luar di mesyuarat Ketua-ketua jabatan/majlis PPSP.

‐ TDPSLI

Semua keperluan telah diambil tindakan

2 Jab Psikiatri: Continous Assessment Report ought to be filled-in by the clinical supervisor instead of the

‐ Arahan akan diberikan oleh TDPSLI kepada semua KJ bahawa hanya ` clinical supervisor saja yang perlu mengisi `Continous Assessment Report`.

‐ Pejabat Siswazah akan maklumkan kepad semua KJ tentang perkara ini dalam mesyuarat yang terdekat.

Tindakan telah diambil dan pemantauan diteruskan

Page 16: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Personal Supervisor to ensure validity of reporting.

‐ TDPSLI

3 Jab Perubatan: There is no evidence to indicate that corrective actions was taken to address the remaining lecturers not supervising students

‐ Semua KJ harus memastikan bahawa semua pensyarah masing-masing (kecuali yang sedang bercuti belajar etc) terlibat dalam penyeliaan pelajar sama ada dalam jabatan atau di jabatan lain. - TDPSLI

‐ Telah dibincangkan dalam mesyuarat Jabatan dan surat arahan telah dikeluarkan kepada pensyarah berkenaan. KJ meminta pensyarah yang belum menyelia pelajar supaya menjadi penyelia bersama.

Pemantauan diteruskan

Per. 3. Cadangan Penambahbaikan semasa audit di jalankan (`Verbal comment`)

SUGGESTION ACTIONS CURRENT STATUS

1 `Follow-up audit

during IA (NCR closing): verification of actions taken and reporting of the verifications results needs improvement.

‐ Adakan taklimat/kursus kefahaman kepada Internal Auditors

‐ Pindaan kepada borang NCR (Lihat Lampiran A) - CIA

Bengkel untuk Juruaudit dalam akan diadakan sebelum `internal audit` dijalankan setiap kali sebelum audit dalaman.

2 A mechanism on responding to CUSTOMER FEEDBACK

‐ Tingkatkan sambutan dpd pelanggan untuk memberikan aduan (contoh wujudkan on-line customer complaint)

‐ Sediakan papan kenyataan untuk mempamerkan aduan pelanggan + tindakan yang telah di ambil

‐ CIA/KPP/JKPiagam pelanggan

JK Pelanggan telah wujudkan e-aduan (on-line).

3 Consistency in the keeping of the final report of short term grant needs improvement.

‐ Bhg R&D akan sediakan data yang lengkap berkaitan status Laporan akhir STG dan majukan kepda pihak RCMO USM Penang. -TDP/R&D

Semakan ke atas Geran Jangka Pendek USM yang telah diluluskan pada tahun 2007, sebanyak 53% (30 daripada 57) laporan akhir telah berjaya dihantar oleh penyelidik. Laporan lengkap akan dihantar ke RCMO untuk makluman dan tindakan pihak berkenaan.

4 Outsourcing:

Keselamatan, repair, pencucian, RCMO, IPS, Pendaftar, HEP etc. perlu nyatakan

‐ Pinda QM - TM.MR

4.1 General requirement

The School of Medical Sciences establishes

Page 17: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

tindakan diperingkat PPSP

documents, procedures, implements and maintained the Quality Management System based on Malaysian Standard ISO 9001:2008 Quality Management Systems-requirements (published by Standards Malaysia in 2009 (PPSP/QMS/QM/ER 1). We shall ensure the QMS is continuously improved based on monitoring, analysis of data on the activities and corrective efforts to be taken in accordance with the requirements of the ISO 9001:2008 International standards. The QMS is described in this Quality Manual. When PPSP chooses to outsource any processes, PPSP shall ensure control over such processes. As for external support services (for example Development Department, Security Department, Institute of Postgraduate Studies (IPS) - Refer to Appendix 2, 2b, 4 and 5b), it is stated in the respective CP about the level of control or interaction for the various services provided by them. For example, for maintenance and repair of teaching equipments or cleanness of the lecture`s halls, staff in charge in the AVA Unit will report to the Department of Development. Another example in the case of security problem in PPSP, Department of Security will be informed to take further actions. For laboratory safety issues, the information will be transmitted to the Campus Work Safety Unit via PPSP Safety Committee. - MR

Pindaan kepada manual kualiti telah dilakukan

5 Lakukan analisa terhadap bilangan dan trend aduan pelanggan

Kumpul semua data berkaitan aduan/maklumbalas pelanggan dan melihat isu-isu yang dibangkitkan mengikut tahun. - Pengerusi J/K PP

Isu yang berkaitan telah diambil tindakan oleh J/K Piagam Pelanggan

6 Prestasi objektif kualiti PPSP spt MD. Cari punca2 trend yang menurun. Dapatkan data2 dari tahun2 yg lebih awal lagi.

Dapatkan data2 keputusan peperiksaan (>B dan peratus lulus) untuk tahun-tahun yang lebih awal untuk melihat `trend` sebelum buat keputusan untuk sasaran objektif kualiti. - TDA

`Carta trend` telah dibentangkan dan diterima.

ULASAN/KEPUTUSAN MRM 2011:

Dekan berpuashati dengan semua tindakan yang telah diambil terhadap isu yang dibangkitkan semasa audit oleh pihak SIRIM Bhd. Beliau menggesa agar semua yang terlibat memantau semua tindakan yang dilakukan demi menambahbaik sistem pengurusan kualiti PPSP.

Page 18: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

B. AUDIT DALAMAN YANG TELAH DIADAKAN PADA 25– 28 JULAi 2011 (Laporan oleh CIA)

Tarikh audit: 25 Julai – 28 Julai 2011

Objektif :

1. Memastikan sistem pengurusan kualiti (SPK) untuk pengajaran & pembelajaran PPSP serta pengurusan penyelidikan dijalankan secara berkesan dan menepati semua keperluan MS ISO9001:2008 dan keperluan lain yang ditetapkan oleh PPSP

2. Mengenalpasti aspek-aspek penambahbaikan yang boleh dijalankan

Skop :

1. Merangkumi penilaian terhadap keseluruhan SPK bagi pembangunan kurikulum serta pengurusan pengajaran & pembelajaran (pra dan pasca siswazah) dan melibatkan penilaian terhadap manual kualiti, dokumen prosedur, dokumen rujukan, arahan kerja, rekod, perjalanan proses, kefahaman staf dan persekitaran kerja

2. Pengauditan rekod-rekod kualiti bermula dari 2 Ogos 2010 sehingga tarikh audit

Standard yang digunapakai :

1. MS ISO 9001:2008 QMS Requirements 2. Prosedur 3. Perundangan / Akta berkaitan (cth: Akta Universiti) 4. Keperluan lain yang berkaitan seperti MQA

Program Audit Dalaman 2011:

Terdapat penambahan satu unit (Unit BPSP) menjadikan sebanyak 44 organisasi telah diaudit sepanjang tempoh audit dalaman tersebut.

Ketua Juruaudit Dalaman: En. Nik Zahari Nik Aman

Timbalan Ketua Juruaudit Dalaman: Dr. Mohd Nazri Shafei & En. Azhar Ahmad

Senarai Juruaudit Dalaman Mengikut Pasukan Dan Jabatan / Unit Yang Diaudit:

PASUKAN AUDIT JURUAUDIT (* Ketua Pasukan) JABATAN / UNIT YANG DI AUDIT

PASUKAN A *Tn. Hj. Halim Othman (LA)

En. Chandran Govindasamy (LA)

PM. Dr. Fauziah Mohd Idris

Dr. Mary Abraham

Pn. Norsalwah Omar

Pengurusan Tertinggi

Pejabat Pentadbiran

Setor PPSP

Ketua Pegawai Dokumen

Ketua Juruaudit Dalaman

Page 19: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

PASUKAN B * Dr. Nik Rosmawati Nik Hussin (LA)

Dr. Aziah Daud

Dr. Sarimah Abdullah

En. Lau Hut Yee

Pejabat Siswazah

Program Elektif

Jabatan Pediatrik

BPSP

PASUKAN C

* En. Azhar Ahmad

Dr. Juhara Haron

Dr. Chen Chee Keong

Pn. Abdah Karimah

Pejabat Akademik

Jabatan Ortopedik

UKP-AVA

PASUKAN D * Dr. Mohd Ismail Ibrahim

Dr. Rapiaah Mustaffa

Cik Nurashikin Mohd Ishak (LA)

Pn. Azma Hayati Abdullah

Jabatan Fisiologi

Jabatan Mikrobiologi

UKP- Fotografi

Unit Sains Sukan

PASUKAN E *Dr. Wan Azman W. Sulaiman

Dr. Low Jen Hou

Pn.Ruhaiza Alias

En. Ahmad Hafizuddin

Jabatan Perubatan

Jabatan Psikiatri

Pejabat R&D

Pusat Genom Manusia

PASUKAN F *Dr. Mohd Nazri Shafei (LA)

En. Che Ismail Che Lah

En. Nik Ahmad Shah

Jabatan Anatomi

Jabatan Surgeri

Unit Sains Rekonstruktif

Jabatan Anstesiologi

PASUKAN G *En. Nik Zahari Nik Aman

En. Zakaria Abu Samah

En. Muhammad Faris Irfan CM Yusof

Jab. Perubatan Masyarakat

Jab. Pendidikan Perubatan

Jabatan Hematologi

PASUKAN H *Pn. Enikartini Daud

Dr. Abdul Rahim Hussein

Dr. Chan Yean Yean

Dr. Zul Izhar Mohd Ismail

MPG

Jabatan Imunologi

MIP

Page 20: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

PASUKAN I *Dr. Ahmad Lutfi Yusof (LA)

Dr. Aniza Abd. Aziz

Pn. Rusliza Abdul Rahman

Pn. Faizah Ishak

Jabatan Oftalmologi

Jabatan Perubatan Keluarga

Jabatan Neurosains

CFCS

PASUKAN J *Dr. Zeehaida Mohamad (LA)

Dr. Ang Boon Suen

Dr. Hera Jauhar Lal Singh

Jabatan ORL-HNS

Jabatan Patologi

Unit Biostatistik

PASUKAN K *En. Mohd Zaki Selamat (LA)

Puan Rusidah Mat Yatim

En. Azmanzaifikar Ehsan

En. Chan Guan Tiong

Jabatan Farmakologi

Jabatan O&G

Pusat Kemahiran Klinikal

Unit Grafik

PASUKAN L *En. Arifin Harun

Cik Norsuhada Anuar

Pn. Rohani Omar

Jabatan Radiologi

Jabatan Patologi Kimia

Jab. Perubatan Kecemasan

Ringkasan Penemuan Audit Dalaman 2011:

Bil. Jabatan / Unit / Program Bilangan NCR Bilangan OFI

1 Pengurusan Tertinggi (MR, Pej. Dekan / Timb. Dekan) 0 3

2 Ketua Pengawal Dokumen (CDC) 0 2

3 Ketua Juruaudit Dalaman (CIA) 1 4

4 Pejabat Pentadbiran 1 2

5 Setor PPSP 5 7

6 Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3) 3 7

7 MD (Elektif) 3 6

8 CFCS 3 2

9 Pejabat Siswazah 3 15

10 Anatomi 5 5

11 Anestesiologi 3 6

12 Epidemiologi & Biostatistik Perubatan 5 4

13 Farmakologi 1 3

14 Fisiologi 0 0

15 Hematologi 0 9

Page 21: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

16 Imunologi 1 6

17 Mikrobiologi & Parasitologi P. 0 1

18 Neurosains 4 2

19 Oftalmologi 1 4

20 O & G 0 8

21 ORL-HNS 7 7

22 Otopedik 1 9

23 Patologi 2 10

24 Patologi Kimia 0 5

25 Pediatrik 5 5

26 Pendidikan Perubatan 0 4

27 Perubatan 3 1

28 Perubatan Kecemasan 1 3

29 Perubatan Keluarga 3 1

30 Perubatan Masyarakat 2 4

31 Psikiatri 2 1

32 Pusat Genom Manusia 2 1

33 Radiologi 1 2

34 Sains Sukan 0 1

35 Sains Rekonstruktif 4 6

36 Surgeri 5 4

37 Grafik 5 2

38 Makmal Informatik Perubatan (MIP) 1 5

39 Makmal Pelbagai Guna (MPG) 0 9

40 Pejabat R & D 0 2

41 Pusat Kemahiran Klinikal 0 2

42 UKP (AVA) 1 4

43 UKP (Fotografi) 1 1

44 BPSP 3 5

Jumlah 89 190

Laporan NCR 2011 Mengikut Klausa dan jabatan/Unit:

Klausa

Keperluan Standard Jabatan / Unit Bil. NCR

%

4.2.2 Quality Manual Elektif 1 1.14.2.3 Control of Documents

Stor Pusat, Siswazah, Elektif, Pediatrik, BPSP, Rekonstruktif, Surgeri, Perub Keluarga, CFCS

10 11.2

4.2.4 Control of Records

Pentadbiran, Stor Pusat, CIA, Siswazah, Elektif, Paediatrik, BPSP, Ortopedik, UKP-AVA, Psikiatri, JPM, Perubatan, Anatomi, Rekonstruktif, Surgeri, Imunologi, Oftalmologi, CFCS, ORL, Kecemasan, Biostat

21 23.6

Page 22: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

5.2 Customer Focus Akademik

1 1.1

5.4.1

Quality Objectives

Pediatrik, Perubatan Keluarga, ORL, Farmakologi, Radiologi, Biostat

6 6.7

5.4.2 QMS planning ORL

1 1.1

5.5.1 Responsibility and Authority Perubatan, Anatomi, Anestesiologi, JPM, Neurosains, Grafik

6 6.7

5.5.3 Internal Communication

Surgeri, CFCS, ORL

3 3.4

5.6 MRM ORL, Patologi

2 2.2

6.2.2 Competence, Awareness & Training

Siswazah, Grafik 2 2.2

6.3

Infrastructure Stor Pusat, Pediatrik, BPSP, Akademik, Surgeri, Neurosains, Grafik, Biostat

8 9.0

6.4 Work Environment

Stor Pusat, Fotografi 2 2.2

7.5.2 Validation of processes for production & service provision

Anatomi, Neurosains 2 2.2

7.5.3 Identification & traceability Anatomi

1 1.1

7.5.4 Customer Property Rekonstruktif, Anestesiologi

2 2.2

7.6 Control of monitoring & measuring equipment

Patologi 1 1.1

8.2.1 Customer Satisfaction Stor Pusat, Genom, Surgeri, Grafik, ORL

5 5.6

8.2.3

Monitoring & Measurement of Processes / Products

Psikiatri 1 1.1

8.2.4 Monitoring & measurement of product

Perub Keluarga 1 1.1

Page 23: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

8.4

Analysis of Data Ortopedik, Genom, Perubatan, Rekonstruktif, Surgeri,ORL, Grafik, Biostat

8 9.0

8.5.2

Corrective action

Anatomy, MIP, Anestesiologi, Pediatrik, Biostat

5 5.6

Total 89 100.0

PERATUS NCR MENGIKUT KLAUSA

0

5

10

15

20

25

4.2.

24.

2.3

4.2.

4 5.2

5.4.

15.

4.2

5.5.

15.

5.3

5.6

6.2.

2 6.3

6.4

7.5.

27.

5.3

7.5.

4 7.6

8.2.

18.

2.3

8.2.

4 8.4

8.5.

2

Peratus

Trend bilangan NCR mengikut Jabatan/Unit (Tahun 2006 - 2011)

Bil. Jabatan / Unit / Program Bilangan NCR 2006 2007 2008 2009 2010 2011

1. Pengurusan Tertinggi

(MR, Pejabat Dekan / Timbalan Dekan)

7 0 0 2 4 0

2. Ketua Pengawal Dokumen (CDC)

3 1 1 1 4 0

3. Ketua Juruaudit Dalaman (CIA)

4 0 1 0 4 1

4. Pejabat Pentadbiran

12 2 3 1 9 1

5. Setor PPSP 9 7 1 3 4 5

Klausa

Page 24: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

6. Pejabat Akademik - MD (Undergrad Fasa 1,2,3)

22 6 3 6 5 3

7. MD (Elektif)

22 6 1 1 0 3

8. CFCS

17 1 3 1 3 3

9. Pejabat Siswazah

14 1 0 15 1 3

10. Anatomi

9 6 7 4 3 5

11. Anestesiologi

9 3 4 6 4 3

12. Biostatistik & Metodologi Penyelidikan

15 5 0 2 3 5

13. Farmakologi

7 4 8 10 4 1

14. Fisiologi

22 8 1 6 2 0

15. Hematologi

9 1 0 7 3 0

16. Imunologi

6 1 7 2 2 1

17. Mikrobiologi & Parasitologi P.

6 3 1 2 5 0

18.

Neurosains

14 9 5 7 5 4

19. Oftalmologi 9 4 4

2 5 1

20. O & G 19 9 13

12 5 0

21. ORL-HNS

17 16 5 6 3 7

22. Otopedik

16 3 2 3 4 1

23. Patologi

10 3 5 5 5 2

24. Patologi Kimia

3 0 0 1 0 0

Page 25: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

25. Pediatrik

9 1 3 6 1 5

26. Pendidikan Perubatan

18 5 1 8 4 0

27. Perubatan

14 2 9 5 5 3

28. Perubatan Kecemasan

8 6 5 6 4 1

29. Perubatan Keluarga

10 4 6 2 4 3

30. Perubatan Masyarakat

6 5 3 6 1 2

31.

Psikiatri

16 5 5 9 3 2

32.

Pusat Genom Manusia 3 4 5 1 1 2

33.

Radiologi

7 4 9 3 3 1

34.

Sains Sukan

14 4 2 3 5 0

35.

Sains Rekonstruktif

2 7 6 5 6 4

36.

Surgeri 15 6 3 6 6 5

37.

Grafik

8 3 8 7 6 5

38.

Makmal Informatik

Perubatan (MIP)

2 1 9 3 2 1

39.

Makmal Pelbagai Guna

(MPG)

8 5 11 1 2 0

40.

Pejabat R & D

11 6 2 0 0 0

41.

Pusat Kemahiran Klinikal

6 8 2 2 1 0

42. UKP (AVA)

11 4 3 8 1 1

43. UKP (Fotografi)

- - 6 6 6 1

Page 26: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Jabatan / Unit Yang Belum Menutup NCR (Sehingga 17.1. 2012 ): BIL. JABATAN / UNIT Bil. NCR

1. Pejabat Siswazah 3 2. Radiologi 1 3. Surgeri 5

Cadangan Penambahbaikan Keseluruhan:

a) Sistem Pengurusan Kualiti PPSP: i. Taklimat kesedaran dan kefahaman terhadap ISO (polisi, objektif kualiti, dokumen

prosedur, proses kerja, rekod dll) secara berkala dalam kalangan staf sepanjang tahun terutamanya kepada staf baru melapor diri harus diteruskan memandangkan ia banyak membantu pelaksanaan pengurusan aktiviti.

ii. Komitmen yang lebih daripada semua kakitangan dalam sesebuah jabatan atau unit di mana tugas-tugas boleh diagihkan kepada semua staf untuk mengurangkan beban ke atas Pengurus Kualiti (PK) dan juga Pengawal Dokumen (PD). Penyelaras-penyelaras program atau kursus contohnya; harus lebih proaktif untuk memastikan rekod-rekod lebih tersusun.

iii. Sistem penyerahan tugas daripada PK atau PD lama kepada yang baru harus dilaksanakan dengan lebih teratur supaya mereka jelas dengan tugas masing-masing.

iv. Tatacara pelupusan rekod dan carta organisasi harus diseragamkan di semua jabatan atau unit untuk mengelakkan kekeliruan.

b) Program Audit Dalaman: Kursus ' refresher ' untuk juruaudit terlatih amat baik dan patut diteruskan bagi masa-masa akan datang. Hal ini akan membolehkan juruaudit dalaman sesuatu pasukan lebih mahir untuk mengaudit secara lebih menyeluruh di sesuatu jabatan /unit / program dan juga menjadi platfom untuk memastikan keseragaman dalam proses audit terutamanya dalam penentuan untuk memberikan NCR atau SFI.

Kesimpulan:

Audit dalaman telah dijalankan dengan jayanya. Sistem pengurusan kualiti MS ISO 9001:2008 bagi PPSP secara amnya menunjukkan peningkatan yang agak ketara disegi penurunan bilangan NCR. Walau bagaimanapun, terdapat peningkatan dalam bilangan SFI/masih ada jab/unit yang belum menutup NCR.

Ulasan Hasil Audit Dalaman oleh Dekan: Secara keseluruhannya, audit dalaman telah dijalankan dengan baik. Berdasarkan penurunan bilangan NCR berbanding tahun-tahun yang lepas menunjukan prestasi sistem pengurusan kualiti (QMS) adalah meningkat. Namun begitu, terdapat peningkatan pada bilangan OFI, walau bagaimanapun, ianya dapat digunakan untuk jabatan/Unit menambahbaik/`preventive action` sistem pengurusan kualiti PPSP.

44 BPSP

- - - - - 3

JUMLAH 453 182 179 200 148 89

Page 27: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Minit 4: Polisi dan objektif kualiti

QUALITY POLICY

" School of Medical Sciences will strive to be a center of academic excellence by providing the highest standards of medical education

and research activity and will continually improve the effectiveness of the quality management "

QUALITY OBJECTIVES The quality policy identified above is further supported by defined measurable quality objectives (as below). Respective Deputy Deans shall continuously monitor and ensure that the objectives are achieved.

I. To ensure at least 30% of successful students in the undergraduate professional examinations (I, II & III) obtain good grades (B and above)

II. To ensure at least 75% of student in undergraduates professional examinations (I, II & III) pass their examination

III. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

IV. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings.

V. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time.

VI. To ensure at least 70% lecturers hold at least one research grant every year. VII. To ensure a t least 80% lecturers are author for one publication in `peer reviewed

journal` every year.

Page 28: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

A. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PPSP (Program MD, Program Siswazah dan Pengurusan Penyelidikan)

i.TREND PRESTASI OBJEKTIF KUALITI ISO9001:2008, PROGRAM MD PPSP

2006

/07,

37

2007

/08,

30.

1 2008

/09,

39.

5

2009

/10,

32.

1

2010

/11,

37.

3 2006

/07,

47.

7

2007

/08,

43

2008

/09,

64.

6

2009

/10,

34.

3

2010

/11,

52.

1

2006

/07,

46.

5

2007

/08,

67.

8

2008

/09,

54.

4

2009

/10,

38.

7

2010

/11,

40.

9

0

10

20

30

40

50

60

70

PE

NC

AP

AIA

N (%

)

Pro. 1 Pro. 2 Pro. 3

PEPERIKSAAN IKHTISAS

30% With Grade B and Above

2006/07

2007/08

2008/09

2009/10

2010/11

2006

/07,

79.

4

2007

/08,

78

2008

/09,

83.

5

2009

/10,

83.

9

2010

/11,

82.

2

2006

/07,

98.

9

2007

/08,

93.

7

2008

/09,

95.

4

2009

/10,

95

2010

/11,

92.

4

2006

/07,

97.

5

2007

/08,

100

2008

/09,

93.

3

2009

/10,

92.

5

2010

/11,

93.

3

0

10

20

30

40

50

60

70

80

90

100

PE

NC

AP

AIA

N (

%)

Pro. 1 Pro. 2 Pro. 3

PEPERIKSAAN IKHTISAS

75% of Students Seating Exams Pass

2006/07

2007/08

2008/09

2009/10

2010/11

Page 29: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

SIDANG AKADEMIK 2010/2011

PENCAPAIAN KESELURUHAN

211

133

21

70

103

55

95

9093

37

1712

0

20

40

60

80

100

120

Ikhtisas 1 Ikhtisas 2 Ikhtisas 3MARKAH

Bil.

Pel

aja

rA [C]

A

B

C

F

i. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PROGRAM SISWAZAH

% PENCAPAIAN

Okt 2009

Mei 2010 2011

To ensure at least 70% of

postgraduate students

successfully complete their

programmes within the

stipulated duration.

86.67%

OK

64%

CAF serahkan

38.02%

MMed: 81 berjaya dari 213 sepatutnya tamat

PhD: 1 shj tamat

MSc:

To ensure at least 70% of final

year postgraduate students

present their research findings

at scientific meetings.

38.16%

29%

CAF serahkan

12.93%

(19/147 stud.)

To ensure at least 80% of

lecturers supervise a minimum

of one postgraduate student in

research/ dissertation at any

one time.

66.92%

80% OK 75.77%

(197/260 lect)

Page 30: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

ii. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI PENGURUSAN PENYELIDIKAN

% PENCAPAIAN

Mei 2010

Okt 2010 2011 (Jan 2012)

To ensure at least 70% of

lecturers hold one or more

research grant every year.

54.96% 57.1%

CAF diserahkan

63.7%

CAF diserah

To ensure at least 80% of

lecturers author for one or more

publication in `peer reviewed

journal` every year.

29.0% 50.2%

CAF diserahkan

57 %

CAF diserah

B. SEMAKAN SEMULA KESESUAIAN POLISI KUALITI DAN OBJEKTIF KUALITI PPSP

Mesyuarat bersetuju bahawa polisi kualiti sedia ada masih sesuai digunapakai dan tidak perlu dipinda. Namun begitu, objektif kualiti untuk Bahagian Siswazah akan dikemaskini selaras dengan KPI APEX. Berkaitan dengan objektif kualiti Bhg Penyelidikan, dekan memaklumkan hanya sekumpulan pensyarah yang aktif memegang geran dan menghasilkan penerbitan jurnal. Oleh itu, beliau menggesa agar Ketua Jabatan/Unit dapat menggalakkan semua pensyarah terlibat dalam perkara tersebut.

C. PENCAPAIAN OBJEKTIF KUALITI JABATAN/UNIT

JABATAN/UNIT OBJEKTIF KUALITI PENCAPAIAN (%) YANG DIPEROLEHI

Jika tak tercapai serahkan CAF kpd MR (bil)

Anatomi 1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings

3.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

100%

50%

100%

Objektif no 2 tidak tercapai, oleh itu CAF diserahkan.

Page 31: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

CFCS To ensure that 90% of student enrolled in CFCS programme pass the examination

Pada sessi akademik 2010/2011, semua (100%) pelajar Tahun 3 (Fasa 2) telah lulus pada penilaian bagi program CFCS dan layak ke Tahun 4.

Imunologi 1.To ensure at least 50% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings

To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

0%

0%

80 % Achieved

MPath (Immunology) Year 2 - only 1 candidate

(not relevant yet to the current student)

JPP 1: Department organize 6 faculty activities

2.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration (5 years)

3.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

4.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

Up to July 2011, the department already achieve 83.3%

100% postgraduate students successfully graduated

All final year students (100%) have presented

Only 75% lecturers supervised overall postgraduate students

Objektif tidak tercapai, oleh itu CAF diserahkan

JPM 1.At least 90% of undergraduate students pass the end of Preventive Medicine Posting assessme

2.At least 70% of final year postgraduate candidates present their research findings at any scientific meeting

Note: Master of Public Health is a one year program.

3.At least 70% of postgraduate students

100% Tercapai

Master of Community Medicine (57.1%)

Master of Public Health (0.0%)

Objektif ntidak tercapai, oleh itu CAF dihantar

Objektif tidak tercapai, oleh itu CAF dihantar

Page 32: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

successfully complete their studies within the stipulated duration

4.At least 80% of lecturers shall supervise (main or co-supervisor) a minimum of one postgraduate student in research or dissertation at any one time Note: Two lecturers are on study leave (PhD)

Master of Community Medicine (40.0%)

Master of Public Health (73.3%)

Objektif no 2 tidak tercapai, oleh itu CAF dihantar

88.2% Tercapai

Neurosains 1.To Ensure At Least 70% Of Postgraduate Students Successfully Complete Their Programmes Within The Stipulated Duration.

2. To Ensure At Least 70% Of Final Year Postgraduate Students Present Their Research Findings At Scientific Meetings

3. To Ensure At Least 80% Of Lecturers Supervise A Minimum Of One Postgraduate Student In Research/Dissertation At Any One Time.

100% (actual data with QC) Neurosurgery: Difficult for data collection in USM because commonly presentation/publication happens after their graduation, Master/PhD: 7/13 = 53.8% 93.75% (actual data with QC and also on the website jabatan)

Tercapai Postgrad office should ensure the form that student supposes to hand-in on submission of their thesis. Displayed on board at the Department. Some still at early stage (year 1 and early year 2) tercapai

Pusat Genom Manusia

1. At least 80% of MPath candidates pass in their posting programme.

2. To ensure at least 70% of postgraduate research successfully complete their programmes within the stipulated duration.

3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at any scientific meeting.

4. To ensure at least 80% of lecturers shall supervise (as main/co-supervisor) in research/dissertation at any one time.

(Not relevan, no intake in 2010)

85%

100%

100%

Tercapai

Tercapai

Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan

1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration

2: To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings

100%

5/9(55.6%)

Objektif no 2 tidak tercapai, CAF telah diserahkan

Page 33: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

3: To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

100%

CSC To ensure that 80% of undergraduate students acquire clinical skills and fullfill 90% contents of logbook within the duration of each block in the curicullum in the following areas cardiovascular block, respiratory block, gastrointestinal block, genitourinary block,reproductif block, musculoskeletal and foundation block.

90% Tercapai

Unit Sains Sukan

1. At Least 80% Of The Postgraduate Students Successfully Complete Their Studies

2. At Least 90% Of The Academic Staff Is The Principal Investigator Of A Research Grant

3. At Least 80% Of The Academic Staff Supervises One Postgraduate Student In A Research Project At Any One Time

87.5 %

100%

100%

Tercapai

Bahagian Penyelidikan

1. Sekurang‐kurangnya 90% daripada permohonan perakuan menjalankan penyelidikan yang dihantar ke Bahagian Penyelidikan PPSP akan dibentangkan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Penyelidik (JKP) dalam tempoh satu bulan dari tarikh borang permohonan yang lengkap diterima.  

2. Memastikan sekurang‐kurangnya 80% borang pesanan (LPO) untuk pembelian vot 27000 dapat dikembalikan kepada penyelidik untuk tindakan dalam masa 7 hari bekerja setelah mendapat kelulusan Timbalan Dekan Penyelidikan.  

3. Memastikan sekurang‐kurangnya 80% daripada permohonan pembelian asset vot 35000 (Secara terus yang bernilai antara RM1000 – RM49,999) dapat dikembalikan Borang Pesanan (LPO) kepada penyelidik untuk tindakan dalam masa 10 hari bekerja selepas mendapat kelulusan Timbalan dekan Penyelidikan.  

4. Memastikan sekurang‐kurangnya 85% daripada laporan akhir Geran USM Jangka pendek yang diterima (lengkap) dapat di bawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Penyelidikan PPSP dalam tempoh 2 bulan. 

Pencapaian kualiti objektif CP 1 adalah sebanyak 94%

Pencapaian kualiti objektif CP2 adalah 98.1%

Pencapaian kualiti objektif CP3 adalah 87.1%

Pencapaian kualiti objektif CP4 adalah 100%

Tercapai

Page 34: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Bahagian Pentadbiran

Menerima kertas soalan peperiksaan yang telah lengkap isi kandungan daripada Bahagian Akademik/Bahagian Siswazah PPSP selewat-lewatnya 2 hari bekerja sebelum tarikh peperiksaan berlangsung untuk proses percetakan.

Memastikan semua Borang Pesanan (PO) dikeluarkan dalam masa 7 hari bekerja setelah mendapat kelulusan Dekan

Memastikan sekurang-kurangnya 80% daripada item yang telah dikenalpasti pembelian di bawah Vot 35000 dapat diselesaikan pengeluaran Borang Pesanan Pembelian sebelum penghujung bulan Ogos.

Memastikan bekalan Stor PPSP untuk

program pelajar dipenuhi dalam tempoh 2

hari bekerja dari tarikh permohonan sebagai

sokongan kepada aktiviti pelajar

94 %

91 %

Tiada peruntukan untuk Vot 35000

100 %

Tercapai

Patologi Kimia 1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

3.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

1) All students registered are still ongoing in 2011.

2) 80% (4/5)

3) 80% (8/10)

Tercapai

Fisiologi 1.At least 80% of lectures and practical classes will be conducted according to the time table

2. To ensure at least 70% of postgraduate research successfully complete their programmes within the stipulated duration.

3. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at any scientificmeeting.

4. To ensure at least 80% of lecturers shall supervise (as main/co-supervisor) in research/dissertation at any one time.

97% - fasa 1

95% - fasa 2

Masih dalam tempoh

pengajian.

100%

83%

Tercapai

Page 35: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Per. Keluarga 1. To ensure at least 85% undergraduate students pass posting assessment. 2. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration (5 years) 3. To ensure at least 70% of M. Med. Students present their research findings at scientific meetings 4. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research / dissertation at any one time 5. To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year

80.0%

13.3%

100.0%

90.0%

70.0%

Tidak capai – CAF

diserahkan kepada MR

Tidak capai –

CAF diserahkan kepada MR

Capai – PAF diserahkan kepada MR

Capai – PAF diserahkan kepada MR

Capai – PAF diserahkan kepada MR

Anestesiologi -To ensure at least 30% of students in the obtain good grades (B and above) in Anaaesthesiology exam

- To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year.

To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.

>80% utk semua kumpulan

84%

72%

100%

72%

6%

Tercapai

Tidak tercapai - CAF telah diserah

Hematologi 1. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2. To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

100%

100%

Tercapai

Page 36: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

3. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

100%

MPG Penyediaan makmal untuk kelas amali dapat dilaksanakan setelah menerima permohonan barangan (Borang MPG/001) daripada Jabaran/Unit yang terlibat dalam masa 2 jam sebelum kelas amali

84% Tercapai

Farmakologi 1) To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2)To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

3) To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time.

100%

67%

75%

Achieved

Not Achieved

Not Achieved

>CAF telah diserah

Mikrobiologi To ensure at least 70% of postgraduate students (M. PATH Part II) successfully complete their programmes within the stipulated duration (4 to 7 years)

To ensure at least 70% of final year postgraduate students (M. PATH Part II) present their research findings at scientific meetings

To ensure all postgraduate students (M. PATH Part II) present at least 6 academic presentations* in each academic year

*academic presentations comprises of seminars, lab-round presentations, paper presentations and other related academic presentations.

Not counted

Not counted

100%

The candidate was not graduated yet

The candidate has not graduated yet

Oftalmologi 1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration ( 5 years)

2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

3.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

50%

100%

50%

1 CAF telah diserahkan untuk objektif yang tidak tercapai sasarannya

Page 37: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Obstetriks & Ginekolgi

1. To Ensure At Least 70% Of Postgraduate Students Successfully Complete Their Programmes Within The Stipulated Duration

2. To Ensure At Least 30% Of The Final Year Postgraduate Students Present Their Research Findings At Scientific Meetings

3. To Ensure At Least 80% Of Lecturers Supervise A Minimum Of One Postgraduate Student In Research Dissertation At Any One Time

100%

43.7%

100%

Ortopedik 1 : To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration

2: To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings Mei 2010

3: To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

80% -1 candidate out of 5 failed

100%

100%

Tercapai

ORL-HNS 1. At least 80% of undergraduate student pass their end of posting assessment. 2. To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration. 3.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings. 4. To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

99.5% (tercapai)

87.5% (tercapai)

100% (tercapai)

100% (tercapai)

Tercapai

Pediatrik 1.At least 80% of undergraduate (Phase III MD) clinical teaching will be conducted within the schedule time

90.2%

Tercapai

Page 38: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

2.At least 90% of clinical teaching will be conducted within the same month scheduled 3.At least 70% of postgraduate (phase III MMed) research projects shall be presented at scientific meeting or published in any medical journal

95%

100%

Perubatan To achieve at least 80% of undergraduate students pass Internal Medical postings

To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration

To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

To ensure at least 70% of lecturers hold one or more research grant every year.

To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.

88.5

87.5

25.0

77.8

76.0

44.0

CAF diserah

CAF diserah

CAF diserah

Psikiatri 1.To ensure at least 50% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings

To ensure at least 85% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

40% (not achieved)

50% (not achieved)

100% (achieved)

Tak tercapai, CAF telah diserahkan

Sains Rekons 1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their research findings at scientific meetings.

3.To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

100%

100%

80%

Tercapai

Page 39: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Elektif 1.Kesemua pelajar telah menghantar kertas cadangan (bagi pelajar tahun 3 dan tahun 4) selewat-lewatnya 2 BULAN sebelum tarikh elektif bermula

2.Kesemua kertas cadangan yang telah disahkan oleh AJK elektif akan dimaklumkan kepada pelajar 1 MINGGU selepas mesyuarat diadakan

100%

100%

Tercapai

Perubatan Kecemasan

1.To ensure at least 70% of postgraduate students successfully complete their programmes within the stipulated duration.

2.To ensure at least 70% of final year postgraduate students present their findings at scientific meetings

To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/dissertation at any one time

100%

25% (Not achieved)

100%

CAF telah diserahkan untuk objektif yang tidak tercapai

BPSP 80% Penyediaan kemudahan yang ditempah dapat disempurnakan dalam masa 30 minit sebelum program bermula

87% Tercapai

Fotografi Sekurang-kurangnya 95% tempahan kerja oleh pelanggan dapat di selesaikan dalam tempoh yang ditetapkan.

100% Tercapai

ULASAN/KEPUTUSAN MRM

Dekan merujuk kepada pencapaian objektif kualiti no. 1 (pra-iswazah) iaitu berkaitan pelajar yang mendapat gred B dan ke atas. Data menunjukkan tiada peningkatan yang ketara di antara prestasi sebelum dan selepas era APEX (ie. pengambilan pelajar yng melibatkan temuduga). TDA dan J/Kuasa yang terbabit harus membuat tindakan susulan berkaitan dengan perkara ini dengan mencari punca dan langkah-langkah penambahbaikan.

Bhg Siswazah perlu membuat semakan objektif kualiti selaras dengan KPI APEX dan dapat digunapakai juga oleh jabatan.

Dekan mengarahkan mana-mana jabatan yang tidak mengukur pencapaian objektif kualiti dan tidak mencapai sasaran objektif kualiti agar mengambil tindakan pembetulan dengan segera. Jabatan yang mempunyai program MMed/MPath supaya menggunapakai objektif kualiti yang ditetapkan untuk Bhg Siswazah supaya dikumpul untuk mengira pencapaian kualiti objektif PPSP.

Page 40: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Minit 5: Laporan analisis maklumbalas pelanggan (Pengerusi J/Kuasa Piagam Pelanggan)

JABATAN RUMUSAN ANALISIS

TINDAKAN

(Direkodkan dalam Jadual CAF- Minit 7)

R&D 1. Maklumat berkaitan penyelidikan yang disediakan di Bahagian Penyelidikan termasuk laman web tidak memadai.

2. 38% Para penyelidik masih belum maklum proses pembelian menggunakan PO telah dilaksanakan secara online (eFAS) oleh Jabatan bendahari.

3. 72.2% para penyeliidik belum pernah berurusan dengan unit penerbitan ppsp.

4. 50% para penyelidik belum mengetahui bahawa ppsp telah mengujudkan sekretariat KPI untuk membentu staf akademik mengemaskini maklumat kpi.

5. 50% para penyelidik mengatakan kemudahan/peralatan untuk aktiviti penyelidikan di jabatan/makmal tidak mencukupi.

5 CAF diserahkan untuk menyelesaikan masalah

CFCS Secara keseluruhannya bagi maklumbalas pelajar, semua perkara telah mencapai peratusan yang memuaskan di mana < 20% memberi maklumbalas ”amat tidak setuju” atau ”tidak setuju” kepada perkara-perkara seperti berikut:

1. Hanya 1.1% tidak bersetuju bahawa “Objektif pembelajaran dalam program CFCS adalah jelas”

2. Hanya 9.9% tidak bersetuju bahawa “Jadual waktu pembelajaran tidak membebankan”

3. Hanya 2.5% tidak bersetuju bahawa ”Lokasi pembelajaran sesuai & kondusif”

4. Hanya 2.8% tidak bersetuju bahawa ”Kaedah pengajaran adalah sesuai”

5. Hanya 4.3% tidak bersetuju bahawa “Penyampaian pengajar baik & difahami”

6. Terdapat 18% tidak bersetuju bahawa “Bahan rujukan pembelajaran mudah diperolehi”

7. Terdapat 13.5% tidak bersetuju bahawa “Alat bantu pembelajaran terkini & mencukupi”

Unit CFCS telah memberi perhatian kepada beberapa maklumbalas yang secara relatifnya lebih ketara iaitu perkara 2, 6 dan 7 iaitu maklumbalas terhadap jadual pembelajaran, kemudahan bahan rujukan serta nota ceramah/bahan pengajaran.

Jawatankuasa CFCS Fasa 2 telahpun review jadual pembelajaran serta merancang satu projek menyediakan sebuah modul ISBN ”teaching & learning in CFCS” sebelum bermula pengajaran CFCS Fasa 2 nanti.

Page 41: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

8. Hanya 1.1% tidak bersetuju bahawa “Penilaian akhir blok selari dengan objektif CFCS”

Bagi maklumbalas Ketua Masyarakat dan Keluarga Angkat, laporan adalah dilampirkan ( Laporan Maklumbalas CFCS 2010/2011).

JPP Secara keseluruhan pelanggan

berpuashati dan bersetuju dengan perkhidmatan yang disediakan oleh JPP

Diambil maklum

PGM Berikut adalah kriteria kepuasan pelannggan yang dikaji;

Efficiency of briefing session/attachment ( P=8.3% S=41.6% G=41.6% E=8.3%)

Laboratory environment and working area ( P=25.0% S=25.0% G=41.6% E=8.3%)

Professional skill of academic and non-academic staff ( P=0.0% S=8.3% G=66.6% E=25.0%)

Supervision skill ( P=0.0% S=8.3% G=25.0% E=66.6%)

Continuing Medical Education/Journal Club activity ( P=0.0% S=16.6% G=41.6% E=41.6%)

Adequacy of laboratory equipment and reference materials ( P=33.3% S=16.6% G=50.0% E=0.0%)

P=Poor S=Satisfactory G=Good E=Excellent

PGM telah megambil beberapa tindakan ekoran daripada maklumbalas yang diterima, antaranya ialah;

1. Memohon peruntukan untuk pembelian mesin PCR dan telah diluluskan oleh pihak universiti

2. Memohon penambahan ruang makmal, tetapi masih diperingkat pertimbangan

Anatomi Data maklumbalas pelanggan telah dianalisa – tiada ketidakpuasan.

Diambil maklum

Unit Biostatistik & Metodologi Perubatan

Satisfactory feedback since all mean scores were more than 3 (satisfactory level).

Diambil maklum

Page 42: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

CSC Maklumat feedback questionaire student bagi blok Foundation/Resp/CVS/GIT –Academic session 2010/2011

Hasil daripada analisis yang dilakukan

Hanya 70% pelajar bersetuju bahawa training skill di CSC adalah mencukupi, manakala dapat meningkatkan skil komunikasi purata peratus yang bersetuju adalah 75%.

Hasil perbincangan CSC membuat beberapa penambahbaikan terhadap jadual dalaman blok2,nota @hand out kepada tutor dan mengadakan training the trainers untuk menstandardkan pengajaran dan pembelajaran di CSC.

Anestesiologi 1.Tiada aduan diperolehi dari kotak aduan

2. 1 kumpulan tidak berpuashati (jumlah prosedur yang dilakukan tidak mencukupi)

Survey akan dilakukan secara berkala, Bilangan prosedur yang dilakukan difikirkan wajar oleh jabatan

Pato. Kimia Maklumbalas telah dibuat dan berdasarkan borang soalselidik kadar kepuasan pelanggan (student feedback survey) kadar kepuasan adalah melebihi 90%.

Aktiviti pembelajaran berjalan seperti biasa mengikuti apa yang telah ditetapkan dan tiada perubahan dilakukan kerana lebih 90% pelanggan berpuas hati dengan perjalanan program yang telah disediakan.

Per. Keluarga

Medical Degree Pelajar mencadangkan agar tempoh penempatan di daerah dan hospital diperpanjangkan, buku rujukan dan pengajaran klinikal diperbanyakkan. M.Med Family Medicine Phase I MCQ, KFQ - content and clarity of question were poor and level of difficulty was high. SEQ, MEQ - content and clarity were moderate and level of difficulty was high. OSCE – level of difficulty was high Phase II MCQ, KFQ, SEQ - content and clarity were good and level of difficulty was high. Visual - content was good, clarity was moderate and level of difficulty was high. Long consultation and OSCE – very high clinical relevance and moderate difficulty Phase III Practice diary, dissertation – content, clarity and level of difficulty were moderate.

Maklumat yang diperolehi digunakan untuk penambahbaikan

Page 43: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

MPG Kajian kepuasan pelanggan menunjukkan beberapa perkara perlu diberikan perhatian di mana peratusan tahap kepuasan yang memuaskan dan ke atas adalah kurang dari 80%. Perkara tersebut adalah:

1. Keselamatan beg/barangan pelajar (61.6%)

2. Bangku makmal (77.1%) 3. Kemudahan visual -televisyen

(77.1%) 4. Peralatan semasa amali (65.8%) 5. Keceriaan makmal (66.1%) 6. Rak beg (60.4%)

Permohonan untuk ubahsuai makmal dan cadangan perolehan rak beg/barang (loker), bangku makmal, peralatan amali telah dibuat. Permohonan untuk perolehan televisyen LCD juga telah dimajukan kepada pihak Pentadbiran.

BPSP Kajian maklum balas pelanggan ini telah dapat menggambarkan bahawa tahap pengurusan kualiti di BPSP berjalan dengan baik (semuanya >90%). Walau bagaimanapun terdapat beberapa perkara disuarakan oleh pelanggan iaitu terdapat kerosakan LCD, cadangan kemudahan audio/visualdi Bilik Taklimat 1, kebocoran di bilik tutorial , kerosakan pendawaian lampu di BT 8 serta kekurangan kelengkapan di dalam surau dan tandas.

1. Kerosakan LCD telah dilaporkan kepada AVA

2. Kebocoran bilik tutorial dan kerosakan pendawaian lampu telah dibaiki oleh Unit UKP HUSM.

3. Cadangan tambahan kemudahan sistem PA , komputer dan LCD telah dimasukkan dalam perolehan vot 35000

Oftalmologi 1. Kepuasan pelanggan MD program

Tidak ada maklumbalas negatif diterima

2. Maklumbalas pelanggan MMED program

i. Analisa kepuasan pelajar menujukkan Exposure to subspeciality vitroretinal was scored (2) borderline

1 CAF diserahkan

Pediatrik 1. Pelajar ’Undergraduate’ mencadangkan agar proses pengajaran dijalankan dalam kumpulan kecil agar penumpuan yang lebih oleh pensyarah kepada setiap pelajar dapat dilakukan dengan berkesan.

2. Sesi ’Ward Work’ (Tahun 5) kurang perhatian daripada Pensyarah/ Pegawai Perubatan.

Proses pengajaran dilakukan dalam kumpulan lebih kecil iaitu pelajar telah dibahagikan kepada 6 kumpulan berbanding hanya 3 kumpulan sebelum ini (tahun 5).

Pegawai Perubatan telah dibahagikan kepada kumpulan yang lebih kecil mengikut kepakaran pensyarah di wad. Jadi mereka dapat menumpukan atau memberi lebih perhatian kepada pelajar perubatan untuk sesi pengajaran terutama semasa rondaan wad.

Psikiatri Tiada aduan diperolehi dari kotak aduan.

Jabatan perlu wujudkan `questionare` untuk mendapatkan maklum balas pelanggan

Page 44: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Elektif Maklumbalas telah dilakukan dan kesemua komponen yang dinilai mencapai nialai purata melebihi 50% daripada tahap kepuasan pelanggan. Ia termasuk maklumbalas bagi program elektif fasa 2 dan fasa 3

Diambil maklum

Mikrobiologi & Parasitologi

M. Path 1

Secara amnya kesemua calon berpuashati dengan format pengajaran/pembelajaran, seminar, “lab rounds”, buku log, syarahan dan sesi amali kecuali;

1. 42% (5/12) calon tidak berpuas hati dengan kemudahan internet kerana kesukaran untuk mengakses di makmal.

2. 23% (3/13) calon mengatakan “contact hours” bagi lab round dan sesi amali adalah kurang berkesan.

M. Path 2

Secara amnya, kesemua calon berpuashati dengan format pengajaran/pembelajaran, seminar, “lab rounds” dan buku log, syarahan dan sesi amali. Majoriti menyatakan “overall performance” jabatan adalah cemerlang. Walau bagaimanapun, 67% daripada calon tidak berpuas hati dengan kemudahan internet yang tidak mencukupi.

2 CAF diserahkan

1 CAF diserahkan

1. Menghubungi pihak PPKT untuk menambahbaik kemudahan capaian internet yang sedia ada di makmal

2. Memberikan penerangan lebih jelas mengenai tanggung jawab dan peranan calon untuk memanfaatkan tempoh lab rond dan sesi amali yang telah diperunukkan.

ORL-HNS Tiada aduan diperolehi dari kotak aduan. Analisa maklumbalas pelanggan (student feedback) telah dilakukan – tiada ketidakpuasan.

Diambil maklum

Fotografi Borang kaji selidik telah dihantar kepad pelanggan

Sebaik saja data maklum balas pelanggan diperolehi, analisa data terhadap kepuasan pelanggan harus segera dilakukan.

MIP Borang kaji selidik telah dihantar kepada pelanggan

MPG Kajian kepuasan pelanggan menunjukkan beberapa perkara perlu diberikan perhatian di mana peratusan tahap kepuasan yang memuaskan dan ke atas adalah kurang dari 80%. Perkara tersebut adalah:

1. Keselamatan beg/barangan pelajar (61.6%)

Permohonan untuk ubahsuai makmal dan cadangan perolehan rak beg/barang (loker), bangku makmal, peralatan amali telah dibuat. Permohonan untuk perolehan televisyen LCD juga telah dimajukan kepada pihak Pentadbiran.

Page 45: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

2. Bangku makmal (77.1%) 3. Kemudahan visual -televisyen

(77.1%) 4. Peralatan semasa amali (65.8%) 5. Keceriaan makmal (66.1%) 6. Rak beg (60.4%)

BPSP Kajian maklum balas pelanggan ini telah dapat menggambarkan bahawa tahap pengurusan kualiti di BPSP berjalan dengan baik (semuanya >90%). Walau bagaimanapun terdapat beberapa perkara disuarakan oleh pelanggan iaitu terdapat kerosakan LCD, cadangan kemudahan audio/visualdi Bilik Taklimat 1, kebocoran di bilik tutorial , kerosakan pendawaian lampu di BT 8 serta kekurangan kelengkapan di dalam surau dan tandas.

4. Kerosakan LCD telah dilaporkan kepada AVA

5. Kebocoran bilik tutorial dan kerosakan pendawaian lampu telah dibaiki oleh Unit UKP HUSM.

6. Cadangan tambahan kemudahan sistem PA , komputer dan LCD telah dimasukkan dalam perolehan vot 35000

Farmakologi Therapeutic teaching

1. Clarity of content tersangat baik: 13% sangat baik: 67% baik: 13% sederhana: 0% tidak baik: 0%

2. Clinical relevance Tersangat baik: 13% Sangat baik: 67% Baik: 17% Sederhana: 3% Tidak Baik: 0%

3. Adequacy of content Tersangat baik: 7% Sangat baik: 63% Baik: 30% Sederhana: 0% Tidak baik: 0%

4. Improvement of knowledge Tersangat baik: 13% Sangat baik: 64% Baik: 23% Sederhana: 0% Tidak baik: 0%

Kepuasan pelanggan yang baik berkaitan therapeutic teaching

Fisiologi Soal selidik telah dijalankan keatas pelajar tahun satu kursus perubatan setelah selesai 3 blok pengajaran. Maklumbalas yang diterima daripada purata 58 orang pelajar dengan peratus kepuashatian adalah seperti berikut:

Kuliah – 82%-100%

2 CAF telah diserahkan.

Page 46: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Praktikal - 98.4% - 100%

SGD - 87.1% - 97.2% MIP Tiada maklumbalas yang diterima Diambil maklum

Pentadbiran Secara keseluruhannya, kajian kepuasan pelaggan di Bhg Pentadbiran PPSP telah memenuhi kehendak pelanggan (Analisa BRMP)

Diambil maklum

ULASAN/KEPUTUSAN MRM (OUTPUT)

Masih ada Jabatan yang tidak buat analisis maklumbalas pelanggan. Analisis ini wajib dilakukan oleh semua Jabatan di PPSP dan perlu diserahkan kepada pihak PPSP. Jab/unit yang mempunyai ketidakpuasan pelanggan harus menyerahkan CAF.

J/Kuasa Piagam Pelanggan juga telah melancarkan e-Aduan (system online) untuk memudahkan pengurusan berkaitan maklumbalas pelanggan (mengukur ketidakpuasan pelanggan). E-aduan ini diletakkan dalam laman web PPSP.

Jabatan/Unit tidak harus bergantung semata-mata kepada kotak aduan/e-aduan untuk mendapatkan maklumbalas pelanggan tetapi perlu lakukan juga `client survey` (`Questionares`). Data yang dikutip perlu memenuhi keperluan statistic dan dinalisa untuk mendapatkan tahaf kepuasan pelanggan.

Page 47: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Minit 6: Laporan `Non-conforming products/services` (NCP)

JABATAN NCP Staf yang dimaklumi/bertanggung jawab dan tindakan yang diambil (Direkodkan dalam Jadual CAF)

Per. Keluarga 25 orang pelajar perubatan gagal logbook (Dr Norwati Daud)

13 orang pelajar pasca siswazah gagal tamat pengajian dengan jayanya dalam tempoh 5 tahun (Dr Azidah Abdul Kadir)

CAF telah dikelaurkan untuk menyelesaikan masalah

ULASAN/KEPUTUSAN MRM 2011

Dekan menggesa staf agar merekod dan melaporkan apa juga ketidakpatuhan yang berlaku semasa perlaksanaan pengurusan T&L&R. Ini penting untuk memperbaiki masalah agar sistem pengurusan kualiti dapat berjalan dengan lancar dan berkesan.

Minit 7: Laporan tindakan pembetulan (CAF)

JABATAN KETIDAKPATUHAN SUMBER KETIDAKPATUHAN (BRMP, NCP ETC)

PUNCA (`root causes`)

TINDAKAN PEMBETULAN

Anestesiologi Objektif no 6:To ensure at

least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.

Pengukuran pencapaian objektif kualiti

Tiada pemantaun secara berkala dilakukan

Mengalakan Pensyarah menulis ke jurnal

R&D Maklumat berkaitan penyelidikan yang disediakan di Bahagian Penyelidikan termasuk laman web tidak memadai.

38% Para

penyelidik masih belum maklum proses pembelian menggunakan PO telah dilaksanakan

Maklumbalas pelanggan Jab.

Semakan dan pengemaskinian maklumat tidak dijalankan secara berkala. Kurang promosi dan penerangan dijalankan.

Mengemaskini maklumat dalam laman web R&D dengan lebih berkala iaitu 2 kali setahun. Taklimat kpd penyelidik dan RA/RO dan makluman melalui email, web dan research buletin. Makluman melalui

Page 48: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

secara online (eFAS) oleh Jabatan bendahari.

72.2% para penyelidik belum pernah berurusan dengan unit penerbitan ppsp.

50% para penyelidik belum mengetahui bahawa ppsp telah mengujudkan sekretariat KPI untuk membentu staf akademik mengemaskini maklumat kpi.

50% para penyelidik mengatakan kemudahan/peralatan untuk aktiviti penyelidikan di jabatan/makmal tidak mencukupi.

Kurang promosi dan penerangan dijalankan Kurang promosi dan penerangan dijalankan Penyelidik kurang berminat untuk meggunakan kemudahan yang disediakan diMakmal Penyelidikan Pusat.(CRL)

email, website dan research buletin. Mengadakan sesi penerangan kepada penyelidik/pensyarah dan makluman melalui email, website dan research buletin. Meningkatkan promosi dan menggalakkan semua penyelidik untuk menggunakan Makmal Penyelidikan Pusat (CRL) untuk menjalankan penyelidikan melalui website dan research buletin.

Psikiatri Sasaran objektif kualiti No. 2 tidak tercapai (40%)

Sasaran obejtkif kualiti no 3 tidak tercapai (Nov 2010 67%; May 2011 0%)

Analisis pencapaian objektif kualiti

-2 calon gagal MMed Part 1

1calon dilanjutkan tempoh diebabkan gagal menyiapkan disertasi.

-Dr Sharifah menarik diri dpd kursus w/pun telah menghantar abstract utk persidangan . Dr. Hanisah, Dr Affendi dan Dr Wong masih dalam penulisan disertasi

-Pelajar baru perlu mendapatkan nasihat menyeluruh dpa Penasihat Akademik pada awal kursus. Penyeliaan akademik setaip calon akan ditingkatkan untuk mengelakkan gagal dan meningkatkan kadar kelulusan.

-Jab akan menggalakkan pelajar membentangkan `preliminary findings` kajian disertasi mereka di perintkat awal Tahun 4 dan membentangkan kajian mrk yang telah selesai sebelum menamatkan kursus.

Page 49: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Mikrobiologi M. Path 1 dan 2

Calon M. Path1 dan 2 sukar untuk mengakses kemudahan internet di dalam kawasan makmal dan di Jabatan Mikrobiologi dan Parasitologi Perubatan.

Analisa maklum balas pelanggan

1) Ketiadaan sumber internet “port” di makmal JMPP yang boleh digunakan oleh pelajar M. Path1 dan bilangan internet nod di bilik M. Path 2 tidak mencukupi.

2) Keupayaan isyarat internet tanpa wayar (wireless) di luar kawasan makmal penyelidikan dan di jabatan terlalu lemah untuk diakses.

Satu perbincangan telah diadakan bersama pihak PPKT dan pemasangan satu pemancar WiFi di bilik pelajar siswazah baru berdekatan makmal dan satu lagi di lobi jabatan telah dicadangkan. Pemasangan pemancar WiFi berkenaan hanya dapat dilakukan setelah bilik pelajar siswazah disiapkan oleh pihak kontraktor. Surat permohonan rasmi kepada pihak PPKT akan dikeluarkan apabila bilik berkenaan siap pada November, 2011.

Calon M. Path1 mengadu mengenai “contact hour” bagi sesi lab round dan amali tidak mencukupi dan tidak berkesan.

Analisa maklum balas pelanggan

Jumlah masa yang diperuntukkan untuk sesi lab round dan amali adalah optimum. Calon didapati tidak memahami tanggungjawab dan kaedah pembelajaran yang sepatutnya dilakukan oleh calon di sepanjang tempoh sesi lab round dan amali

Penerangan yang lebih jelas mengenai kaedah pembelajaran dan tanggungjawab calon untuk memanfaatkan tempoh yang telah diberikan semasa sesi lab round dan amali akan dibuat bagi sesi “rotation” M Path1 yang berikutnya.

MPG Kehadiran kulat di atas rak dalam bilik mikroskop (boleh merosakkan lensa mikroskop)

Pemerhatian Terdapat titisan air jatuh ke atas rak dari system paip pendingin udara yang dipasang sepanjang masa.

Memohon PPSP memasang 1 unit pendingin supaya unit dapat di`on` secara bergilir). Jab Pembangunan telah mengganti unit lama dengan unit baru dan tambahan 1 unit baru dan tiada masalah titisan air lagi. Masalah tlah dapat diselesaikan.

Page 50: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Oftalmologi Exposure to subspecialty training of vitroretinal was scored (2) borderline

Instead of 70%, only 50% of PG students complete their prog within 5 yrs duration

Maklumbalas pelanggan MMED Prog

Quality Objectives Dept

VR exposure is limited by inadequate surgical instruments

Most of PG students who exceed 5 yrs duration was due to repeat exam in Part 1 & Part 11

Vitroretinal exposure is optimized by sending the MMed students to centers with VR expertise facilities eg HRPZ11

CME from Dept and Intensive course was planned to be more exam oriented

Perubatan Keluarga

Sasaran objektif kualiti iaitu sekurang-kurangnya 85% pelajar perubatan lulus penilaian penempatan tidak tercapai (80%) Sasaran objektif kualiti iaitu sekurang-kurangnya 70% pelajar pasca siswazah tamat tempoh pengajian dalam masa 5 tahun dengan jayanya tidak tercapai (13.3%)

Analisa pencapaian bagi tahun 2010/11 (180 pelajar) mendapati 25 pelajar gagal logbook berbanding 9 gagal MCQ dan OSCE. Analisa tempoh pengajian dari pendaftaran hingga penamatan dalam masa 5 tahun

Log book sebagai ‘prerequisite’ peperiksaan Pelajar melewatkan penghantaran family case study, practice diary dan disertasi

Jabatan bersetuju menjadikan pecahan continous assessment kepada log book(30%), MCQ & OSCE (70%)

1. Bimbingan untuk penulisan family case study

2. Penghantaran kertas cadangan kajian disertasi ke Jawatankuasa Etika sebagai ‘prerequisite’ untuk naik ke tahun 3 3. Semakan semula cara dan format penilaian dilakukan di peringkat konjoin

JPP Hanya 75% sahaja pensyarah jabatan yang dapat menyelia sekurang-kurangnya seorang pelajar pascasiswazah

Analisa Objektif kualiti jabatan

Jumlah pelajar yang sedikit

Pengiklanan kursus ditingkatkan. Kriteria pengambilan dilonggarkan

Page 51: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

CFCS Klausa 4.2.3 – Kawalan Dokumen

Klausa 4.2.4 - Kawalan Rekod

Klausa 5.5.3 – Internal Communication

Dokumen jabatan tidak di t/tangani

Tajuk borang & senarai dlm appendix tidak sama

Tiada QMS/ISO Internal Comm, yg dilakukan sejak June 2010

Semua dokumen berkaitan telah ditandatangani oleh Dekan/Pengerusi Prog.

Semua pembetulan telah dibuat

Jabatan setuju untuk menjadikan ISO sebagai agenda tetap mesyurat Jabatan.

Selesai

Selesai

Selesai

Anatomi Gagal mencapai OQ no. 2

Analisa pencapaian objektif kualiti

Tempoh untuk menjalankan penyelidikan semasa Tahun 2 pengajian MSc (Clinical Anatomy) adalah terlalu singkat iaitu kurang dari setahun maka pelajar tidak sempat untuk membentangkan hasil kajian mereka di persidangan saintifik.

Hasil daripada perbincangan di Mesyuarat Jabatan Anatomi, ianya telah dicadangkan agar pelajar diberi masa 1 tahun selepas graduasi untuk membentangkan hasil kajian mereka di persidangan saintifik

Jabatan Perubatan Masyarakat

1. None of Master of Public Health candidate presented at any scientific meeting

2. Only 57.1% of final year MCM candidate presented their research findings

3. Only 40 % of MCM candidate complete their studies within stipulated duration

Quality objective

Current program is too pack (1 year program) and student have limited time to complete their research project at the end of Semester 2

The quality objective (presentation at any scientific meeting) was exempted for MPH candidate as they have limited time even to complete their research project in Semester 2 – as per decision in Department’s Academic meeting on September 29, 2011.

Pediatrik Rekod kehadiran pelajar tidak ditandatangani oleh wakil pelajar dan pengajar / wakil untuk aktiviti pengajaran contohnya semasa ’Ward Round’ di Hospital Raja Perempuan Zainab (II).

Penelitian / analisis kehadiran.

Ketidakfahaman pelajar atau tidak cakna walaupun telah diberitahu oleh penyelaras posting semasa sesi taklimat.

Meningkatkan kesedaran ISO. Penyelaras Kualiti ISO akan memberi taklimat/ menegaskan kepada pelajar selepas sesi briefing oleh penyelaras posting.

Page 52: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Fisiologi Kuliah – 82%-100%

Praktikal - 98.4% - 100%

SGD - 87.1% - 97.2%

Analisis Kepuasan Pelanggan yang diterima daripada pelajar perubatan tahun satu.

SGD yang diberikan oleh sesetengah pensyarah pelatih kurang memuaskan

Kualiti power point semasa kuliah kurang memuaskan.

Pensyarah pelatih diminta turut serta dalam beberapa kelas SGD yang dikendalikan oleh pensyarah senior. Kemudian prestasinya akan dinilai semula oleh pensyarah senior semasa mengendalikan SGD.

Jabatan telah menjemput Prof. Faridah Abd. Rashid untuk memberikan CME mengenai cara-cara membuat power point yang menarik.

Patologi Kawalan terhadap

peralatan: Tiada rekod penyelenggaraan multiviewer mikroscope dan log penggunaan

Laporan audit dalaman

Rekod penyelenggaraan ada di dalam simpanan pegawai dokumen ISO15189

Mengambil salinan rekod dan membuat satu buku log pengunaan dan memaklumkan kepada pengguna utk mengisi buku log tersebut

Perubatan Kualiti Obj. 3 tidak

tercapai: ’to achieve at least 70% of final year PG student prsent their finding at scientific meeting

Kualiti Obj. 4 tidak tercapai: To ensure at least 80% of lecturers supervise a minimum of one postgraduate student in research/ dissertation at any one time.

Kualiti Obj. 4 tidak tercapai :To ensure at least 80% of lecturers author for one or more publication in `peer reviewed journal` every year.

Objektif Kualiti Jabatan

Hanya 2 drp 8 org pelajar tahun akhir membentangkan finding mereka di mesyuarat/conference

Hanya 77.8% (14/18) pensyarah yang menyelia tahun 2010, berbanding 82% pada 2011

Hanya 8/18 (44%) pensyarah menerbitkan terbitan di peer review journal.

Memberi peringatan dan mengeluarkan surat peringatkan kepada semua calon MMed tahun 3 & 4 untuk membentangkan hasil penyelidikan mereka.

Perbincangan telah dilakukan dlm mesyuarat Jabatan dan surat sudah diedarkan kepada pensyarah berkenaan. Susulan tindakan dalam 6 bulan.

Perbincangan telah dilakukan dlm mesyuarat Jabatan dan peringatan telah diberikan kepada pensyarah. Peniaian semula setiap hujung tahun

Page 53: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Psikiatri - Sasaran objektif kualiti No. 2 tidak tercapai (40%)

- Sasaran obektif kualiti no 3 tidak tercapai (Nov 2010 67%; May 2011 0%)

Analisis pencapaian objektif kualiti

-2 calon gagal MMed Part 1

1calon dilanjutkan tempoh diebabkan gagal menyiapkan disertasi.

- Dr Sharifah menarik diri daripada kursus walaupun telah menghantar abstract untuk persidangan. Dr. Hanisah, Dr Affendi dan Dr Wong masih dalam penulisan disertasi.

-Pelajar baru perlu mendapatkan nasihat menyeluruh daripada Penasihat Akademik pada awal kursus.

Penyeliaan akademik setiap calon akan ditingkatkan untuk mengelakkan kegagalan dan meningkatkan kadar kelulusan.

-Jabatan akan menggalakkan pelajar membentangkan `preliminary findings` kajian disertasi mereka di perintkat awal Tahun 4 dan membentangkan kajian mereka yang telah selesai sebelum menamatkan kursus.

Unit Biostatistik

1.Ketidakpatuhan Objektif Kualiti 2 (hanya 55.6% pelajar tahun akhir membuat perbentangan saintifik) dan tiada laporan tindakan pembetulan dilakukan

Analisis pencapaian objektif kualiti

1. 4 orang pelajar tahun akhir sesi 2010/2011 belum membuat perbentangan.

1.Surat peringatan telah dihantar kepada pelajar pada 14 Ogos 2011 tetapi tiada tindakbalas positif.

ULASAN/KEPUTUSAN MRM (OUTPUT)

Mesyuarat dimakumkan agar memastikan tindakan pembetulan yang diambil benar-benar dapat mengelakkan masalah yang sama berulang. Untuk itu, punca (root cause) yang sebenar untuk setiap masalah perlu dikenalpasti. Tindakan susulan setelah tindakan pembetulan juga perlu dilakukan (sama ada tindakan yang diambil berkesan atau tidak ie. prestasi perlu diukur semula).

Page 54: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Minit 8: Laporan tindakan pencegahan (PAF)

JABATAN KEMUNGKINANKETIDAKPATUHAN KEMUNGKINAN PUNCA TINDAKAN PENCEGAHAN

Anatomi Kehilangan disertasi pelajar yang

disimpan di Jabatan Anatomi

Tiada system rekod dan simpanan disertasi pelajar yg selamat

Mewujudkan senarai, tempat simpanan khas dan buku pinjaman disertasi pelajar

Anaestesiologi Pembatalan sesi Morning CME di

saat akhir bagi program M.Med - Lambat mengeluarkan roster

-Faktor kemanusian

-Pastikan roster dikeluarkan 1 minggu awal sebelum bermulanya bulan baharu

-Pemantauan oleh wakil pelajar

MPG Keciciran/kehilangan tulang skeleton

yang dipinjamkan kepda pelajar MD1Beg plastik tanpa penutup dan mudah bocor digunakan sebagai bekas set tulang.

Beg plastik telah ditukarkan kepada kotak plastik yang lebih kukuh dan mempunyai penutup. Tiada sungutan dpd pelajar.

Perubatan Keluarga

70% pensyarah memegang satu atau lebih geran setiap tahun 70% pelajar pasca siswazah membentangkan hasil kajian di mesyuarat saintifik 80% pensyarah menyelia sekurang-kurangnya seorang pelajar pasca siswazah dalam disertasi pada setiap masa.

Tidak mempunyai cadangan kajian Kelewatan menyiapkan pengumpulan data dan penulisan disertasi Data bilangan pelajar yang diselia untuk setiap pensyarah tidak ada

Jabatan menggalakkan setiap pensyarah memegang sekurang-kurangnya satu geran pada setiap masa dan pembentangan cadangan kajian (research proposal presentation) diadakan bagi pensyarah baru / tiada geran / bila perlu. Jabatan sentiasa menggalakkan pensyarah untuk menghadiri kursus yang berkaitan dengan permohonan geran. Pembentangan hasil kajian adalah 20% daripada markah penilaian berterusan bagi Tahun 4 pasca siswazah. Penilaian dilakukan setiap 6 bulan.

Page 55: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

1. Data bilangan pelajar yang diselia untuk setiap pensyarah diwujudkan dan dipantau setiap 6 bulan atau bila perlu 2. Setiap pensyarah diberikan bilangan pelajar pasca siswazah untuk diselia dengan sama rata.

JPP Hawa dingin, lampu, komputer serta LCD tidak ditutup di dalam Bilik Mesyuarat Jabatan terutama selepas waktu pejabat

1. Kurang kesedaran di kalangan pengguna Bilik Mesyuarat tentang penjimatan elektrik

2. Tidak ada yang dipertanggungjawabkan untuk menyelia Bilik Mesyuarat selepas waktu pejabat

Tampalkan poster/peringatan tentang penjimatan elektrik di Jabatan

Disediakan sebuah buku rekod penggunaan Bilik Mesyuarat

Pediatrik Sesi pengajaran klinikal UG telah ditunda oleh pensyarah.

Pensyarah melakukan tanggungjawab yang lain seperti merawat pesakit kritikal di wad/ melakukan prosedur klinikal/ menghadiri konferens atau mesyuarat/ bercuti.

Setiap sesi pengajaran klinikal untuk UG, 2 pensyarah telah dipertanggungjawabkan di dalam jadual i.e. ‘lecturer-friendly timetable’. Kedua-dua pensyarah ini akan ‘rotate/replace’ slot pengajaran untuk memastikan sesi pengajaran dijalankan mengikut jadual.

ULASAN/KEPUTUSAN MRM (OUTPUT)

Semua Jabatan di galakkan mengambil tindakan yang proaktif bagi mengelakkan masalah yang lebih besar dari berlaku hingga menjejaskan aktiviti Jabatan. Masalah yang telah berlaku di jabatan/unit lain (yang belum lagi berlaku di jabatan/unit sendiri) boleh digunakkan untuk merancang tindakan pencegahan supaya dapat menghalang ianya berlaku.

Page 56: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Minit 9: Keperluan sumber (staf/peralatan/ruang)

JABATAN KEPERLUAN SUMBER TARIKH SURAT PERMOHONAN

STATUS KEPERLUAN

Anatomi 1) Permohonan

Pegawai Sains 2) Perlu bilik untuk

pemyimpanan ’Anatomy Teaching Models’ yang lebih luas dan praktikal

1) 12 Februari 2006 dan 6 April 2009

2) Perbincangan secara informal dengan Timbalan Dekan Akademik telah dijalankan pada pertengahan tahun 2011

Bergantuung kepada status semasa polisi universiti.

Anaestesiologi 1. Memerlukan lebih ramai pensyarah bagi menggantikan post kosong yang sedia ada

Tidak memohon lagi kerana pembekuan jawatan di USM

Post hanya diisi jika ada kekosongan post sedia ada.

CFCS Satu mesin fotostat yang baru dan lebih cekap amat diperlukan bagi kegunaan membuat beratus-ratus salinan-salinan buku handbook CFCS, dokumen berkaitan program residensi komuniti, borang-borang kajian pelajar, nota presentation, salinan dokumen keluarga angkat, borang2 maklumbalas dan juga laporan akhir residensi pelajar.

21 Julai 2010

Mesin fotokopi yang ada sekarang di unit sebenarnya telahpun disenaraikan oleh Jabatan Pembangunan untuk dilupuskan (19/5/2010) tetapi sehingga kini masih belum menerima mesin fotokopi yang baru.

Mikrobiologi

Perlu bilik pengajaran yang sesuai di jabatan

Surat permohonan telah dihantar kepada VC & TNC R&I dan telah diluluskan

Bilik kuliah telah hampir siap dan boleh digunakan untuk pengajaran sesi 2011/2012

Perub. Keluarga

Permohonan 4 bilik pensyarah

13 Januari 2011 3 bilik telah diperolehi. Walau bagaimana pun, seorang pensyarah pelatih telah lulus peperiksaan Fasa III pada Mei 2011, seorang pensyarah dari KKM telah melapor diri pada 26 Julai 2011, dan 2 orang pensyarah pelatih dijangka lulus peperiksaan Fasa III pada November 2011, maka jumlah bilik yang diperlukan adalah 4.

Bilik mesyuarat 2 Januari 2007 Bilik mesyuarat yang digunakan kini adalah gunasama dengan Kajian Komuniti dan Kes Keluarga

Page 57: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

(KKKK). Ini mendatangkan masalah apabila ada pertembungan meyuarat kerana jabatan sentiasa mengadakan mesyuarat konjoin antara UKM-UM-USM setiap tahun. Ketika audit dalaman pada 24 April 2006, juruaudit telah mengeluarkan NCR supaya bilik mesyuarat diadakan berasingan.

JPM Bilik Pengajaran dan Pembelajaran di Bilik Tutorial lama

Tajuk : Memohon ruang/ bilik tutorial di tingkat 2 untuk sarjana kesihatan masyarakat Tarikh: 20 Mac 2011 Kepada: Prof. Ahmad Sukari Halim (Timbalan Dekan (Penyelidikan)

Menunggu agihan, jika ada bilik.

Pediatrik Permohonan pemasangan CCTV dan Sistem Access Door pada pintu belakang Jabatan Pediatrik

13 Sept 2011 Jab Keselamatan telam memasang CCTV di tempat-tempat yang strategik.

Psikiatri

Memerlukan lebih ramai pensyarah dan Psikologis di jabatan.

Surat permohonan telah dihantar pada 6 December 2011.

Harus menunggu post baru

ULASAN/KEPUTUSAN MRM (OUTPUT)

Berkaitan dengan ruang bilik pensyarah, KPP memaklumkan bahawa semua bilik di atas `Oren Mall` (dahulu) dan berdekatan Perpustakaan telah penuh diisi. Ruang Bendahari lama akan diambil alih oleh Bhg Pentadbiran PPSP, ruang Pentadbiran PPSP akan diambil alih oleh pihak PPKT dan Pusat Bahasa. Jab. Neurosains memohon sebuah bilik untuk Pensyarah expatriate (kontrak). Pihak PPSP akan mengadakan audit ruang untuk mengenalpasti bilik-bilik yang diagih semuala kepada pensyarah yang memerlukan bilik.

Dekan juga memaklumkan bahawa post baru untuk 2012 adalah dibekukan. Mana-mana post sediaada akan diisi secepat mungkin. Vot pembelaian peralatan (vot 35000) juga amat terhad untuk tahun 2012. Begitu juga dengan peruntukan belanja mengurus yang juga terhad untuk 2012. Oleh itu, PPSP harus berhati-hati dan mengambil sikap bercermat dalam perbelanjaan.

Page 58: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Minit 10: Prestasi pembekal

Borang menilai prestasi pembekal telah dibuat. Semua pembekal menunjukkan prestasi yang memuaskan (Pencapaian melebihi 70%).

Minit 11: Cadangan Penambahbaikan

JABATAN CADANGAN PENAMBAHBAIKAN STATUS SEMASA

Anatomi 1. Mencadangkan agar tempoh

penyimpanan PPSP/PG/Anat/CP1/R2 selama 5 tahun diubah kerana tempoh pengajian Kursus Sarjana Sains (Anatomi Klinikal) ialah 2.5 tahun.

2. Tiada rekod DDN berkaitan dengan penambahbaikan CP (hanya ada AFA)

3. Tiada pengesahan Ketua Jabatan pada jadual waktu Kursus Sarjana Sains (Anatomi Klinikal)

4. Carta pelan lantai tidak didapati di ruangan kakitangan berkumpul contohnya bilik mesyuarat

5. Tiada rekod tindakan pembetulan dan tindakan pencegahan semasa (rekod berkenaan yang terakhir adalah pada tahun 2009)

1. Tarikh penyimpanan 5 tahun dikekalkan untuk memudahkan menjalankan analisa perbandingan pengambilan pelajar

2. DDN tidak diperlukan (merujuk kepada CDC)

3. Jadual waktu Kursus Sarjana Sains (Anatomi Klinikal) telah disahkan oleh Ketua Jabatan

4. Carta pelan lantai telah ditampal di ruangan kakitangan berkumpul

5. Rekod tindakan pembetulan dan tidakan pencegahan telah dibuat

Anaestesiologi 1. To remove record no PPSP/PG/Anaes/CP1/R15

2. JD staff not updated 3. To make inventory list 4. Analyses data not compare from

time to time 5. To update preventive record

Amendment telah dilakukan

Semua cadangan telah diambil perhatian dan telah dikemas kini

CFCS Beberapa borang tidak mempunyai nama Jabatan (prog.KKKK) dan logo USM

Telah dilaksanakan (01/10/2011)

JPM 1. Rekod inventori tidak dikemaskini (terkini untuk 2009)

2. Kajian kepuasan pelanggan 2010/2011- tiada analisa dan rumusan

3. Kebanyakan notis di jabatan tidak ditandatangani oleh Ketua Jabatan

4. Kualiti objektif 2 & 3 tidak dicapai untuk MPH. CAF telah diisi oleh Dr. Nazri. Perlu tindakan susulan

1. En. Norman Mukiar telah dilantik sebagai Pegawai Inventori Jabatan. Beliau telah kemaskini senarai inventori jabatan.

2. Telah dianalisa- tiada yang memberi skor kurang daripada 2 (tidak berpuashati)

3. Telah ditandatangani dan ketua jabatan serta pembantu tadbir jabatan telah dimaklumkan akan keperluan berkenaan

4. Tindakan susulan telah dijalankan- CAF telah dihantar.

Page 59: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Unit Biostatistik & Metodologi Penyelidikan

1. Pelajar tahun akhir dan penyelia sentiasa diperingatkan supaya membuat perancangan awal perbentangan saintifik

2.Fail PPSP/UB/R7 (Rekod penggunaan Makmal Statistik) tidak bertepatan dengan kandungan rekod

3. Bukti pembersihan makmal statistik tidak dikemaskini

4. Tiada nombor rujukan bagi borang pada rekod PPSP/UB/R16 (Pemantauan Peralatan Makmal Statistik)

1. Surat peringatan telah diedarkan kepada pelajar tahun akhir Sesi 2011/2012 pada 14/8/2011 (salinan kepada penyelia)

2.Jadual pembelajaran berkaitan pelajar dari unit ini dan jabatan lain telah direkodkan dalam fail ini sebagai bukti penggunaan. Disamping itu, unit juga telah mewujudkan buku penggunaan makmal oleh pengguna/pelajar.

3. Jadual diwujudkan. Pembersihan dijalankan pada setiap Khamis dan ditandatangani pekerja pembersihan (1 Sept. 2011)

4.Nombor rujukan borang telah diwujudkan PPSP/UB/R16/L1/2011 (01)

CSC 1. Menukar pintu utama CSC kepada pintu yang lebih bersesuaian untuk aktiviti pengajaran dan pembelajaran.

2. Melakukan penambahbaikan CP,

3. Melakukan penambahbaikan borang -student feedback questionaire

1.Permohonan telah dihantar 27.12.2011. Masih dalam perbincangan dan proses membuat permohonan

2.Semakan peringkat jabatan telah dilakukan semasa mesyuarat jabatan dan seterusnya selepas semakan curriculum dilakukan nanti.

Perbincangan peringkat jabatan berkaitan bentuk borang soalselidik telah dilakukan pada mesyuarat jabatan.

Mikrobiologi

1. Pindaan terhadap objektif kualiti 1 supaya dimasukkan maklumat masa 4-7 tahun.

2. Pindaan pada nama rekod Attendance list of department vetting sessions kepada monitoring of vetting sessions and examination procedure dan semua soalan yang telah di vetted di peringkat jabatan perlu di download ke dalam satu pen drive yang khusus untuk setiap Phase coordinator

Pindaan telah dilakukan

Membuat penambahbaikan dalam Administrative Guide of Academic Programme For Master Of Pathology (Microbiology)

PPSP/PG/MICRO/IR3 dengan menyatakan prosedur vetting dengan lebih jelas.

Perub. Keluarga

Bengkel penilaian format peperiksaan dilakukan peringkat konjoin Memanjangkan tempoh penempatan pelajar Sarjana Perubatan di jabatan untuk kurikulum baru

Peringkat perbincangan di konjoin board perbincangan Semakan kurikulum 2012

Patologi Kimia 1.No Rujukan dalam senarai induk jabatan (dalam website ) tidak sama dengan no rujukan pada fail di jabatan.

2. Internal References Chemical Pathology Guide Book (2009/10)- Dokumen dikawal tiada cop ‘Lupus’.

1.Telah diselesaikan.

2.Telah dicop ‘Dokumen Lapuk’

Page 60: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Walaupun telah dilupuskan (PPSP/PG/CPath/IR2)

3.Ada hebahan di papan kenyataan tiada pengesahan ketua jabatan.

4.LCD projector di bilik mesyuarat tiada mempunyai rekod harta/alatan/pinjaman dari AVA.

5. Senarai inventori peralatan dan perabut dalam bilik mesyuarat tidak dikemaskini.

3.Telah disahkan oleh ketua jabatan dan yang lama telah keluarkan dari papan kenyatan dan disimpan.

4.Telah diselesaikan dan rekod telah dibuat.

5.Senarai inventori peralatan telah dikemaskini

Oftalmologi 1. Fail peribadi khas untuk setiap pelajar sarjana perubatan luar kampus di wujudkan untuk mengatasi masalah kekeliruan dan dalam penyimpanan “track record “ Laporan penyelia bagi setiap tahun mulai tarikh pendaftaran kemasukan.

2. Fail khas perlu diwujudkan untuk senarai nama pelajar sarjana perubatan untuk rujukan

Dalam proses mewujudkan fail bagi pelajar sarjana sedia ada yang berada di luar kampus. Kemasukan pelajar baru sarjana perubatan Jun 2012

Psikiatri

PPSP/MD/PSY/CP1/R3- Triggle Material and Tutor Guide.

Suggest to abolish file. Not really needed.

Pindaan telah dilakukan

Bhg Pentadbiran

Projek `Continual Improvement` 1.Pengurusan Peperiksan

2. Pemantauan Kewangan

Bhg Pentadbiran dan

Stor Pusat

1. Dicadangkan memasang siling untuk stor bagi memantap saluran najis ditingkat atas dan menutup saluran angin penghawa dingin pusat yang jelas kelihatan (tujuan keselamatan & kecantikan)

2. Data pencapaian objektif kualiti ada tetapi tidak dianalisa.

Cadang ubahsuai objektif kualiti yang lebih komprehensif dan menggambarkan fungsi utama stor.

3. Tiada bukti penilaian kompetensi 2011. Tiada bukti staf menghadiri taklimat kesedaran MS ISO 2011,

1. Permohonan telah dihantar pada 09 Ogos 2009 (rujukan : USM/PPSP/(Pent.)/K2 Jld. IV dan telah dihubungi melalui telefon. Dukacita kekangan kewangan oleh pihak Jabatan Pembangunan.

2. Bagi tempoh bulan Januari – Jun 2011 sebanyak dua permohonan diterima daripada pelajar. Kedua-dua permohonan berkenaan telah dibekalkan barang dalam masa 2 hari sebagaimana objektif kualiti, pencapaian 100% dicapai.

Pengubahsuaian objektif kualiti akan dilakukan pada tahun hadapan bagi menggambarkan fungsi utama Stor Pusat.

3. Wujudkan fail latihan, salinan akan disimpan di Stor Pusat.

Page 61: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

4. Tiada maklumat mesyuarat dalaman tahun (terakhir 10/11/2010)

5. Oleh kerana Stor PPSP berurusan dengan hampir 40 jab/unit di PPSP, dicadangkan PPSP mengujudkan Software – permohonan barang standard secara on –line bagi tujuan berikut :

a) memendekkan pemantauan barang keluar & baki yang ada

b) mempercepatkan permohonan & kelulusan barang.

c) memantau Jab/Unit yang banyak memohon barang staf tertentu dalam tempoh tertentu (dalam sebulan).

d) tujuan semakan/audit oleh Pegawai yang bertanggungjawab (lebih mudah dan cepat).

e) mengelak pembaziran barangan

6. Arahan-arahan kerja untuk staf Setor (PPSP/Pent/Kew/Stor AK1, PPSP/Pent/Kew/Stor AK2, PPSP/Pent/Kew/Stor AK3) hanya ada tandatangan pegawai atasan tetapi tidak bertarikh.

Tiada ‘master list’ yang sah untuk pendaftaran Rekod & Dokumen.

7. Mesyuarat terakhir di antara Staf Pejabat Pentadbiran adalah pada 10/11/2010.

Tidak ada mesyuarat berasingan bagi Stor Pusat kerana isu-isu berkaitan Stor Pusat dibawa ke Mesyuarat Bahagian Pentadbiran. Sudah diminit dalam mesyuarat Bahagian Pentadbiran. Salinan minit akan disimpan di fail Stor Pusat.

4. Tidak ada mesyuarat berasingan bagi Stor Pusat kerana isu-isu berkaitan Stor Pusat dibawa ke Mesyuarat Bahagian Pentadbiran. Sudah diminit dalam mesyuarat Bahagian Pentadbiran. Salinan minit akan disimpan di fail Stor Pusat.

5. Sistem permohonan atas talian sedang diusahakan.

6. Telah ditandatangan oleh pegawai atasan pada 01 Ogos 2011.

‘Master list’ telah diwujudkan pada 01 Ogos 2011.

7.Mesyuarat di adakan pada 06 Oktober 2011. Fotografi Pindaan pada borang permohanan

perkhidmatan Fotoggrafi PPSP seperti dalam rekod urusan permohonan & penyerahan Fotografi

Telah dilaksanakan dan borang baru telah diperbaharui.

Page 62: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Minit 12: Hal-hal lain

1. Unit Biostatistik membangkitan masalah berkaitan kehilangan komputer sebelum ini dan mencadangkan pemasangan CCTV. Mesyuarat dimaklumkan bahawa pemasangan CCTV adalah di bawah bidang kuasa Jab Keselamatan dan pihak mereka memang ada memasang CCTV ditempat-tempat strategik untuk mencegah jenayah. Terdapat kes sebelum ini yang berjaya memerangkap penjenayah. 2. Pengenalan e-Aduan oleh JK Piagam Pelanggan, En Mohamad Ros Sidek. Address: www.medic.usm.my/e-aduan/ Email: [email protected]

Fisiologi Menukar objektif kualiti jabatan yang ke-4 daripada ‘ to ensure at least 80% of lecturers shall supervise (as main/co-supervisor) in research/dissertation at any one time kepada to ensure at least 80% of lecturers shall hold a research grant ( main/co-investigator) at any one time.

83% (2012)

ULASAN/KEPUTUSAN MRM (OUTPUT)

Semua jabatan/Unit yang telah mengambil tindakan penambahbaikan perlu membuat tindakan susulan (mengumpul data) agar prestasi jelas nampak berlaku penambahbaikan.

MR juga memaklumkan bahawa jabatan/Unit boleh melakukan program penambahbaikan berterusan (Continual improvement) dengan mengenalpasti mana-mana CP yang boleh ditambah baik terutama CP yang mepunyai hubungan langsung dengan pelanggan.

Setakat ini Bhg. Pentadbiran PPSP telah mengambil tindakan proaktif dengan menjalankan dua program penambahbaikan berterusan (CP berkaitan kewangan dan CP berkaitan pengurusan peperiksaan). Hasil dari program ini akan dapat diukur dalam beberapa bulan lagi untuk melihat penambahbaikan berlaku.

Page 63: minit mesyuarat kajian semula pengurusan (mrm) 2011 ms iso9001

Minit 13: Ulasan dan kesimpulan Dekan berkaitan prestasi keseluruhan SPK (QMS)

Dekan sangat berpuashati dengan prestasi keseluruhan QMS (berdasarkan laporan Audit Dalaman dengan bilangan NCR yang rendah). Dekan juga berpuashati dengan komitmen yang ditunjukkan oleh semua yang terlibat dalam audit dalaman dan aktiviti kualiti di PPSP. Walau bagaimanapun pencapaian diantara Jabatan/Unit masih tidak seimbang. Terdapat Jabatan yang sangat baik prestasinya manakala sebahagian lagi perlu diberi penekanan sewajarnya. Jabatan berkaitan yang berprestasi baik perlu membantu menjadi contoh kepada Jabatan lain.

Dekan memohon agar komitmen yang baik ditunjukkan oleh semua pihak iaitu Ketua Jabatan/Penyelaras Kualiti/Pengawal Dokumen dan Juruaudit perlu diteruskan dan ditingkatkan. Pengurusan tertinggi merakamkan ucapan terima kasih kepada semua yang telah menjayakan Audit Dalam PPSP yang lalu dan memastikan QMS dijalankan dengn baik dan berkesan sepanjang tahun lalu.

Mesyuarat tamat pada jam 1.10 tengah hari dengan ucapan salam dan terima kasih daripada pengerusi mesyuarat.

Disediakan oleh

Hj. Che Ismail Che lah Setiausaha J/Kuasa kerja ISO9001:2008

Disemak oleh

Prof. Mustaffa Musa Wakil Pengurusan

Disahkan oleh

Prof. Abdul Aziz Baba Dekan, PPSP