AB. RAHIM BIN MD. YASINKETUA JABATAN PENGAJIAN MELAYUIPG KAMPUS PENDIDIKAN TEKNIKKUALA LUMPURMINIT MESYUARAT BERKUALITI*abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011

Apakah minit mesyuarat? Laporan tentang perkata yang dibincangkan atau diputuskan dalam sesuatu mesyuarat*abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011* PERINGKAT 1 : Setiausaha mencatat segala hasil perbincangan semasa mesyuarat berjalan seperti butiran yang berikut : semua isi penting mesyuarat semua keputusan yang dicapai cadangan dan sokongan dan undian yang dibuat nama pencadang dan penyokong sesuatu isu jumlah undi yang menyokong dan menentang

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*PERINGKAT 2 : Setiausaha menulis minit mesyuarat berdasarkan catatannya dengan menggunakan bahasa yang gramatis, jelas, dan tepat :Draf minit mesyuarat perlu disediakan dalam masa tiga hari selepas mesyuarat dan diserahkan kepada pengerusi Minit mesyuarat yang sebenar hendaklah diedarkan kepada anggota mesyuarat dalam masa tujuh hari selepas mesyuaratMinit mesyuarat perlu dijadikan dokumen rujukan oleh anggota untuk dilaksanakan tindakan yang telah diputuskan dalam mesyuarat

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Tanggungjawab menulis minit mesyuarat begitu penting dilakukan kerana merupakan satu dokumentasi, dan akan dijadikan sumber rujukan pada masa hadapan.Berhubung dengan format minit mesyuarat, sebenarnya tidak ada keseragaman dalam penulisan.Lazimnya, format minit mesyuarat disusun mengikut agenda mesyuarat (Pekeliling Kemajuan Pentadbiran Awam dan Profil Perkhidmatan Awam Malaysia : 9-10)

abrymd/jpm/2011

Perkara yang perlu dalam penyediaan minit mesyuarat?abrymd/jpm/2011*Butiran tentang mesyuaratNama mesyuaratBilangan kali mesyuaratTarikhMasaTempat

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*DokumenBahan bertulis untuk dibincangkan atau dijadikan bahan rujukan utama (jika ada)

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Senarai kehadiranSenarai lengkap anggota yang hadir adalah penting bagi pengesahan minit pada masa akan datang, dan memerlukan pandangan mereka sama ada sah atau tidak sesuatu minit mesyuaratKehadiran hendaklah ditulis mengikut susunan seperti yang berikut : Hadir senarai nama anggota mesyuarat yang hadir serta jawatan Turut hadir senarai nama (bukan ahli) yang hadir sebagai pemerhati atau undangan khas Tidak hadir senarai nama anggota yang tidak hadir (bersebab atau tidak bersebab)

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Isi Minit MesyuaratUcapan alu-alauan pengerusi majlisPembentangan dan pengesahan minit mesyuarat yang laluPerkara berbangkitPerkara yang ditetapkan dalam agendaHal-hal lainUcapan penutup/penangguhan oleh pengerusiTandatangan pencatatTandatangan penyemak/pengerusi majlis

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011* Pengerusi akan menyemak rangka minit mesyuarat selepas tiga hari tarikh diadakan mesyuarat. Selepas itu tindakan berikut perlu dilakukan :Pengerusi mengarahkan setiausaha membaca mint mesyuarat yang lepas dengan jelasMinit disemak dengan teliti oleh ahli yang hadirPembetulan dibuat terhadap ejaan dan fakta (jika terdapat kesalahan)Semua pembetulan yang dibuat itu mesti ditandatangani oleh pengerusi pada tempat yang salahPerkara berbangkit sebarang tindakan dan keputusan yang terakhir yang dicapai daripada perbincangan tentang perkara berbangkit yang dikemukakan dalam mesyuarat itu dilaporkan secara ringas. Minit juga menyentuh tindakan susulan yang perlu diambil oleh jabatan, institusi, atau pegawai yang berkenaanMencatat hal-hal lain yang dibincangkanSetelah disahkan dan mendapat cadangan dan sokongan, pengerusi akan menandatangani minit pada tempat yang disediakan

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Penulisan minit mesyuarat hendaklah ringkas, tepat, dan padat kerana laras bahasanya bersifat formal pemerian yang menggunakan kata dan ungkapan bahasa rasmi. Misalnya:BETUL : memandangkan bahawa . maka ..SALAH : kerana, oleh sebab, atau sebab

BETUL : berbangkit daripada .SALAH : oleh itu

BETUL : beliau berpendapat SALAH : beliau berfikir .

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*2. Semasa menulis minit mesyuarat, ayat-ayat yang digunakan perlu menggambarkan keputusan yang dibuat berdasarkan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya :

Mesyuarat bersetuju menerima ..Mesyuarat telah dimaklumkan bahawa

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Gaya bahasa minit mesyuarat juga berbentuk ungkapan, iaitu kata-kata tetentu dijadikan ungkapan khusus seperti :Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti tanpa sebarang pindaan

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Ungkapan mengesahkan atau disahkan diikuti dengan pindaan

Lembaga pentadbir telah mengesahkan minit mesyuarat yang diadakan pada .. dengan pindaan yang berikut :

Minit mesyuarat yang diadakan pada . telah disahkan dengan pindaan yang berikut :i. ii. iii.

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Sekiranya ada pindaan, pembatalan dan penggantian, misalnya :

Batalkan ceraian yang berbunyiGantikan dengan

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Ungkapan yang sering digunakan untuk melaporkan perbincangan semasa mesyuarat ialah :

abrymd/jpm/2011

Contoh ungkapanabrymd/jpm/2011*

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*

abrymd/jpm/2011

Contoh ungkapanabrymd/jpm/2011*

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Ayat (bahasa) dalam minit mesyuarat berbentuk ayat berlapis, iaitu satu ayat utama dan ayat tambahan yang dihubungkan dengan ungkapan seperti yang berikut : bahawa, supaya, yang

Misalnya :Mesyuarat bersetuju bahawa semua peserta yang menghadiri bengkel penulisan cerpen ini diberikan sijil penyertaan.Pengerusi mengumumkan bahawa guru besar pada minggu lalu telah memberikan peringatan kepada ibu bapa supaya sentiasa mengawasi kemajuan anak-anak mereka yang belajar di sekolah itu.

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Dalam hal-hal yang memerlukan tindakan, nama atau jawatan orang yang dipertanggungjawabkan perlu dicatatkan. (lihat contoh minit mesyuarat)

Waktu ditangguhkan mesyuarat perlu dicatatkan dalam minit mesyuarat dan perlulah digunakan ungkapan ditangguhkan bukan ditamatkan kerana mesyuarat akan disambung pada masa akan datang, melainkan mesyuarat itu ialah mesyuarat kali yang terakhir.

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*Pada akhir/penutup mesyarat, hendaklah dicatat nama dan jawatan orang yeng mengesahkan minit itu, iaitu pengerusi dengan persetujuan anggota mesyuarat. Misalnya :

Disahkan oleht.t.(Nama Penuh Pengerusi)

abrymd/jpm/2011

abrymd/jpm/2011*

abrymd/jpm/2011