Kelebihan Menggunakan Google Kepada Koperasi

Ramai yang tidak mengetahui bahawa Google telah melancarkan beberapa perkhidmatan lain kepada pengguna setia mereka secara PERCUMA. Google kini bukan sekadar enjin carian. Ia menyediakan perkhidmatan yang amat mudah dan amat berbaloi untuk digunakan oleh gerakan koperasi. Sebuah koperasi hanya memerlukan sebuah komputer dan talian Internet untuk menggunakan kesemua perkhidmatan ini. Antara perkhidmatan yang boleh digunakan oleh gerakan koperasi ialah:

Gmail ialah perisian e-mel berasaskan web (webmail) yang dibekalkan oleh Google. Apabila ia dikatakan e-mel yang berasaskan web, maka secara automatik ia adalah e-mel

yang membenarkan anda mengakses akaun e-mel anda di mana sahaja pada bila-bila masa tanpa perlu menggunakan hardware atau software tertentu. Fungsi Gmail adalah sama seperti fungsi e-mel yang lain. Anda boleh menerima dan menghantar e-mel kepada orang lain. Pemegang akaun Gmail boleh membina beberapa group yang sesuai seperti group “Anggota”, “ALK” dan sebagainya kemudian menambah alamat e-mel anggota ke dalam group “Anggota” dan begitu juga group “ALK”. Kaedah ini dapat memudahkan pemegang akaun jika terdapat hebahan yang perlu dihantar kepada seluruh anggota koperasi kerana ia telah di kategorikan. Selain itu, Pengurus, Anggota Lembaga Koperasi (ALK), Jawatankuasa Audit Dalam (JAD) serta staf koperasi pula boleh memiliki e-mel untuk kegunaan rasmi koperasi dengan menampakkan imej korporat koperasi, contohnya bagi seorang pengurus koperasi, beliau boleh mendaftar sebagai pengurus. berjayakoop@gmail.com, dan

PengenalanUmum mengetahui bahawa Google adalah sebuah enjin carian yang amat berkuasa dan pantas. Tetapi, berapa ramai yang mengetahui asal istilah Google? Nama Google adalah sangat unik dan catchy. Ia diambil dari istilah matematik yang dikenali sebagai ‘Googol’ yang membawa maksud sejumlah nombor yang sangat besar. Istilah ini dipercayai telah diberi oleh Milton Sirotta iaitu anak saudara kepada seorang pakar matematik terkenal berasal dari Amerika Syarikat iaitu Edward Kasner. Pada masa kini, buku teks, surat khabar dan bahan rujukan lain menjadi sumber kedua selepas Internet dan hampir 90% pencarian Internet di Malaysia menggunakan Google. Kesimpulannya, Google adalah kunci gedung ilmu masa kini. Siapa sangka , enjin carian hebat hasil usaha dua orang sahabat iaitu Larry Page dan Sergey Brin ini telah menjadikan dunia tanpa sempadan sebagai satu fenomena dalam pencarian ilmu masa kini. Hari ini adalah mustahil bagi seseorang membuat carian online tanpa menggunakan Google walaupun terdapat enjin carian lain yang menyediakan perkhidmatan carian online yang tidak kurang hebatnya seperti Yahoo!, AOL, MSN Search, Alta Vista, Hotbot, Lycos dan sebagainya. Ini kerana antara muka yang disediakan Google begitu berbeza dengan enjin carian lain. Google menyediakan antara muka yang begitu ringkas, mesra pengguna dan muat turun yang sangat cepat. Faktor ini yang menyebabkan pengguna Google amat setia dan menjadikannya pilihan utama ketika membuat carian secara online.

MembudayakanDalam Gerakan Koperasi

Oleh: Mastura Md. JaisPusat Teknologi Maklumat dan Komunikasi, MKM

i.

74

bagi mendapatkan maklum balas pelanggan pula, sebuah koperasi boleh mendaftar e-mel untuk kegunaan rasmi pelanggan mereka seperti pelanggan.berjayakoop@gmail.com. Kedua-dua e-mel ini tampak eksklusif kerana ia seolah-olah mempunyai domain yang unik iaitu ‘berjayakoop’ tetapi sebenarnya tidak. ‘berjayakoop’ bukanlah nama domain seperti yang disangka. Dalam hal ini, Gmail masih menjadi domain untuk kedua-dua akaun e-mel di atas. Ini kerana, Google mengabaikan titik (.) yang memisahkan perkataan pertama dengan ‘berjayakoop’. Seterusnya, Anggota Lembaga juga boleh memanfaatkan kaedah ini dengan mendaftar sebagai alk1.berjayakoop@gmail.com, alk2.berjayakoop@gmail.com serta alk3.berjayakoop@gmail.com dan seterusnya. Sekali lagi dengan kewujudan perkataan ‘berjayakoop’ di setiap e-mel menampilkan imej eksklusif dan korporat kepada koperasi dan ia dapat dilakukan tanpa melibatkan sebarang kos. Anda juga akan menikmati kemudahan e-mel filtering yang disediakan oleh Google yang juga dikatakan antara yang terbaik.

Komunikasi pada masa kini adalah segala-galanya. Hampir kesemua kita memiliki telefon bimbit malah ramai pelajar sekolah menengah memiliki telefon bimbit seawal tingkatan satu. Komunikasi menggunakan Internet adalah percuma, tidak seperti berkomunikasi menggunakan telefon bimbit yang melibatkan kos yang agak tinggi. Di sinilah gerakan koperasi boleh memanfaatkan kemudahan ini dengan cara yang berkesan. Jika anda ingin menggunakan kemudahan yang percuma ini, Google Talk adalah salah satu cara yang membenarkan anda berhubung dengan komuniti anda secara online.

Ia adalah perisian perkhidmatan utusan-segera yang membantu anda berhubung dengan orang lain dalam kadar segera. Ia juga merupakan teknologi inovatif yang ditawarkan kepada anda secara percuma untuk membantu anda berkomunikasi dengan lebih berkesan dan efisien. Dengan memuat turun perisian

‘Google Talk Client’ dan memasang perisian itu ke dalam komputer anda, gerakan koperasi akan mendapat manfaat daripadanya selain membantu mengurangkan kos komunikasi yang membebankan. Antara perkhidmatan yang disediakan oleh Google Talk ialah:

• Hantar Utusan-Segera Google Talk membenarkan perbualan

secara langsung (live-chat) bersama rakan anda. Jika anda merupakan pengguna Gmail, Google Talk membantu anda menyusun senarai rakan ke dalam contact list. Untuk menghantar utusan-segera atau borak, anda hanya perlu klik pada nama rakan di dalam contact list dan Google Talk akan mempamerkan kekotak borak dan anda boleh terus menaip dan menghantar utusan. Gmail akan mengarkib skrip borak Google Talk dan anda boleh mencarinya dengan mudah. Ini adalah salah satu contoh perbualan yang di rekod. Kemudahan ini sangat berguna kepada gerakan koperasi yang menawarkan perkhidmatan kepada pelanggan secara online.

• Hantar Fail Dokumen & Gambar Google Talk juga membenarkan anda

menghantar sebarang dokumen atau gambar kepada rakan secara langsung. Dengan hanya menekan butang Send Files, anda boleh memilih mana-mana dokumen yang hendak dihantar kepada rakan. Tiada sebarang had saiz bagi menghantar dokumen dengan menggunakan Google Talk

• Membuat Panggilan Suara Perkhidmatan ini membenarkan anda

membuat panggilan suara ke mana sahaja. Apa yang diperlukan hanyalah mikrofon dan speaker atau headphone dan sudah

Jika anda merupakan pengguna Gmail, Google Talk membantu anda menyusun senarai rakan ke dalam contact list. Untuk menghantar utusan-segera atau borak, anda hanya perlu klik pada nama rakan di dalam contact list dan Google Talk akan mempamerkan kekotak borak dan anda boleh terus menaip dan menghantar utusan.

ii.

75Maktab Koperasi Malaysia

semestinya talian Internet. Perkhidmatan ini sangat hebat dan memberi manfaat yang sangat besar kepada gerakan koperasi. Selain daripada menjimatkan kos, ia juga dapat membantu koperasi memaksimumkan penggunaan komputer dan talian Internet yang ada.

Di dalam aplikasi Google, terdapat satu aplikasi percuma yang dinamakan ‘Sites’ yang sinonim dengan website atau laman web. Aplikasi ini diilhamkan daripada ‘JotSpot’ iaitu satu produk daripada sebuah syarikat pembangunan software dengan mengambil faedah daripada perkhidmatan rangkaian sosial. Pada permulaannya, aplikasi ini ditawarkan kepada perusahaan kecil dan sederhana. Google telah mengambil inisiatif tersendiri dengan mengambil ilham syarikat tersebut dan menjadikannya suatu realiti. Aplikasi ini membenarkan individu, syarikat kecil dan sederhana membina laman web dan seterusnya membantu mereka memasarkan produk melalui rangkaian sosial.

Hanya beberapa butang perlu ditambah ke dalam laman web anda bagi membenarkan hebahan ke rangkaian sosial berlaku. Dengan menggunakan aplikasi ini, sebuah koperasi dapat membina laman web dengan mudah dan percuma. Koperasi yang memiliki kepakaran IT sememangnya tidak menghadapi masalah untuk membina laman web, kerana ia boleh dilakukan dengan pelbagai cara. Tetapi, bagaimana pula bagi koperasi yang tidak memiliki kepakaran IT? Di sinilah Google Sites boleh membantu. Dengan menggunakan template yang telah disediakan oleh Google, sebuah laman web amat mudah untuk dibina.

Terdapat pelbagai template yang menarik dan mempunyai view yang profesional dan berimej korporat yang telah dibahagikan kepada beberapa kategori seperti:

• Featured, • Business &Collaboration,• Activities & Events, • Schools & Education, • Clubs & Organisations, • Personal & Family, dan juga • Government & Non Profits.

Sebuah koperasi boleh memilih template kedua iaitu Business & Collaboration atau Clubs & Organisations .

Selepas itu, anda hanya perlu menukar isi kandungan laman web anda mengikut keperluan dan produk atau perkhidmatan yang disediakan oleh koperasi anda. Anda juga tidak perlu memikirkan tentang ‘downtime’ server laman web kerana semuanya diuruskan oleh server Google yang merupakan antara server yang stabil. Kelebihan menggunakan Google Sites ini lebih ketara apabila anda memasukkan elemen Google yang lain seperti ‘Maps’, ‘Calender’, ‘Form’, ‘Video’ dan sebagainya. Elemen tambahan ini akan menjadikan laman web anda sangat hebat, eksklusif dan berimej profesional walaupun koperasi anda tidak memiliki kepakaran IT. Server Google yang terbaik menjadikan laman web anda dapat di akses di mana sahaja pada bila-bila masa. Apa lagi yang ditunggu oleh koperasi? Ayuh kita gunakan kemudahan ini. Membina laman web bukanlah sesuatu yang mustahil lagi dan bagi koperasi yang kecil dan sederhana, anda tiada beza jika dibandingkan dengan koperasi gergasi yang lain dengan kewujudan sebuah laman web berimej profesional.

Sebagaimana perisian Google yang lain, ia juga amat mudah digunakan. Skrinnya bersih serta pandu arahnya tidak mengelirukan. Dengan hanya beberapa klik, temu janji anda dapat di rekod. E-mel dan telefon bimbit anda

iv.

Dengan hanya beberapa klik, temu janji anda dapat di rekod. E-mel dan telefon bimbit anda akan menerima peringatan apabila sesuatu temu janji atau aktiviti hampir tiba dan anda dapat mempelawa orang lain menghadiri temu janji atau aktiviti anda.

76

iii.

akan menerima peringatan apabila sesuatu temu janji atau aktiviti hampir tiba dan anda dapat mempelawa orang lain menghadiri temu janji atau aktiviti anda. Contohnya, Koperasi Berjaya Bhd. mempunyai aktiviti sepanjang tahun bermula dari bulan Januari sehingga Disember dan kebanyakan aktiviti ini memerlukan penglibatan anggota koperasi dan juga Ahli Jawatankuasa koperasi itu sendiri. Maka, aktiviti ini perlu dihebahkan kepada seluruh anggota. Jika aktiviti seperti “Mesyuarat Anggota Lembaga Koperasi”, maka kalendar ini hanya perlu dikongsi bersama ALK sahaja. Hal ini dapat dilakukan dengan membina kalender “Anggota Lembaga Koperasi” dan menambah aktiviti “Mesyuarat Anggota Lembaga Koperasi” di dalam kalendar “Anggota Lembaga Koperasi” kemudian dihubungkan atau link kepada akaun Google anggota lembaga koperasi. Begitu juga dengan kalendar aktiviti koperasi yang memerlukan penglibatan keseluruhan anggota koperasi. Sebagai contoh, aktiviti “Hari Mesra Pelanggan Koperasi Berjaya” dan aktiviti ini menjemput seluruh anggota koperasi, maka ia dapat dilakukan dengan membina kalendar “Aktiviti Umum Koperasi” dan menambah aktiviti “Hari Mesra Pelanggan Koperasi Berjaya” di dalam kalendar “Aktiviti Umum Koperasi” kemudian dihubungkan atau link kepada akaun Google anggota koperasi.

Selain kalendar yang saling berhubung, peringatan atau Reminder terhadap aktiviti koperasi akan dapat dihantar ke seluruh anggota menerusi e-mel dan telefon bimbit mereka. Apa yang diperlukan oleh sesebuah koperasi hanyalah maklumat iaitu alamat e-mel dan juga nombor telefon bimbit setiap anggota dan kemudian maklumat ini perlu ditambah ke dalam aktiviti kalender koperasi. Penerimaan peringatan ke telefon bimbit setiap anggota koperasi adalah percuma tanpa melibatkan sebarang kos. Secara tidak langsung, kemudahan ini dapat mengurangkan kos utiliti koperasi kerana ia tidak melibatkan sebarang kos di samping meningkatkan kepekaan serta penglibatan anggota koperasi dengan penyampaian maklumat yang sangat efektif dan efisien. Ia sungguh menakjubkan bukan?.

Perkhidmatan ini membenarkan anda melakukan kerja-kerja pejabat seperti menaip minit mesyuarat, membuat kira-kira, membina persembahan, melukis dan sebagainya secara atas talian. Sebagai contoh: Jika seorang Pengurus Koperasi diarahkan menghadiri satu temu janji di luar negeri bagi mewakili koperasi dan dalam masa yang sama beliau juga perlu menyiapkan beberapa dokumen lain menggunakan perisian Microsoft Word. Untuk menghasilkan dokumen Word sememangnya tidak menjadi masalah jika Pengurus itu menggunakan komputer sendiri. Bagaimana pula jika Pengurus tersebut tidak membawa Notebook beliau atas sebab-sebab tertentu? Dalam situasi ini, peranan Google Docs adalah jawapannya. Pengurus boleh menggunakan komputer yang disediakan oleh pihak hotel tempat beliau tinggal.

Komputer yang disediakan biasanya tidak mempunyai perisian MS Word, sekiranya ada, kemungkinan besar perisian itu adalah versi lama yang sudah outdated dan tidak digunakan oleh koperasi. Jadi pengurus itu boleh mendaftar dengan Google Docs atau sekiranya beliau telah memiliki akaun Google, beliau hanya perlu login ke Google dan terus membina dokumen yang dikehendaki. Terdapat beberapa pilihan aplikasi yang disediakan oleh Google Docs yang boleh digunakan, seperti:

• Document. Jika pengurus mahu membina dokumen Word, aplikasi ini adalah pilihan yang tepat. Ia disediakan oleh Google Docs dan persis MS Word yang sebenar. Antara muka yang digunakan di dalam aplikasi ini juga menyerupai antara muka MS Word. Oleh sebab itu, pengguna tidak akan keliru dan boleh menggunakannya tanpa sebarang bantuan walaupun untuk kali yang pertama.

• Spreadsheet. Untuk membina dokumen Excel, Spreadsheet dalah aplikasi yang tepat. Kemudahan Spreadsheet yang disediakan oleh Google Docs ini adalah hampir sama dengan kemudahan MS

77Maktab Koperasi Malaysia

v.

RUJUKAN

Iskandar Ab Rashid & Zaitun Ismail (2007). Tingkatkan Produktiviti Dwngan Google. Selangor: Venton Publishing (M) Sdn Bhd.

Khairul Nizam Bin Zainal Badri (2006). Menggali Ilmu Di Internet Menggunakan Engin Carian. Selangor: Venton Publishing (M) Sdn Bhd.

N.K. Susrini (2010). Rahsia Bisnes Google. Selangor: Venton Publishing (M) Sdn Bhd.

KESIMPULAN

Dalam usaha untuk mendepani saingan dalam perniagaan gerakan koperasi perlu menjadi lebih kompetitif. Dengan kewujudan lebih 9,000 buah koperasi di Malaysia, sudah semestinya ia memberi saingan yang sangat hebat antara koperasi itu sendiri. Era globalisasi dan dunia tanpa sempadan telah membuka ruang bagi sesebuah koperasi itu meluaskan pasaran produk mereka ke seluruh dunia. Dengan hanya berbekalkan pelaburan yang minima, sesebuah koperasi dapat memiliki e-mel yang menarik melalui Gmail, berhubung dengan anggota koperasi secara live dan membuat panggilan suara melalui Google Talk, mempunyai laman web melalui Google Sites, membina kalender aktiviti koperasi melalui Google Calendar, membuat kerja-kerja pejabat seperti pengiraan, pembentangan, dan penulisan melalui Google Document dan bermacam-macam lagi secara PERCUMA. Pengurangan kos dan menggunakan kemudahan IT secara keseluruhan ini akan menjadikan koperasi lebih berdaya saing dalam dunia perniagaan.

78

Excel sebenar. Kemudahan pengiraan juga disediakan dan boleh dijalankan dengan mudah kerana antara muka yang disediakan adalah persis MS Excel.

• Presentation. Aplikasi yang disediakan di dalam Google Docs ini membenarkan anda membina persembahan seperti menggunakan MS PowerPoint. Terdapat beberapa template menarik yang disediakan dan boleh digunakan dalam persembahan anda. Aplikasi Presentation di dalam Google Docs ini membenarkan anda menjalankan persembahan anda secara atas talian.

Kesemua dokumen yang telah dibina akan disimpan di dalam server Google dan anda

tidak perlu memikirkan di mana lokasi dokumen itu disimpan. Anda boleh mencapai dokumen tersebut dengan hanya login ke Google Docs dan memuat turun dokumen anda bila-bila masa di mana sahaja. Dokumen-dokumen yang dimuat turun dapat di buka semula menggunakan aplikasi MS Word, MS Excel, dan MS PowerPoint mengikut versi perisian MS Office yang berada di dalam komputer yang digunakan. Begitu juga jika sesebuah komputer itu menggunakan aplikasi Word yang lain seperti Open Office dan sebagainya. Perkongsian dokumen dengan rakan anda tidak lagi menjadi masalah, ini kerana anda hanya perlu memberi link dokumen tersebut kepada rakan anda dan beliau boleh mencapainya di internet.