manual saraan kew8

KIT LATIHAN APLIKASI HRMIS SUBMODUL PENGURUSAN SARAAN: FUNGSI PENYATA PERUBAHAN GAJI (KEW 8)

KANDUNGAN

1.0 Carta Fungsi Penyata Perubahan Gaji 1

2.0 Slide Presentation Penetapan Peranan 2 - 3

3.0 Senarai Semak Peranan 4

4.0 Slide Presentation Penetapan Aliran Kerja 5 - 8

5.0 Senarai Semak Aliran Kerja 9

Manual Pengguna Penyata Perubahan Gaji

6.0 Penyediaan Penyata Perubahan Gaji 10 - 19

7.0 Semak Penyata Perubahan Gaji 20 - 22

8.0 Pengesahan Penyata Perubahan Gaji 23 - 25

9.0 Pembetulan Penyata Perubahan Gaji 26 - 28

10.0 Menyemak Status Penyata Perubahan Gaji 29 - 31

11.0 Menyelenggara Jadual Rujukan Saraan(Mesej) 32 - 36

CARTA FUNGSI PENYATA

PERUBAHAN GAJI (KEW 8)

1

RBR -> Pengurusan SaraanPengurusan Penyata Perubahan Gaji ->Penyediaan Penyata Perubahan Gaji / Pembetulan Penyata Perubahan Gaji

PentadbirPengurusanSaraan

PenyemakPengurusanSaraan

FUNGSI PENGURUSAN PENYATA PERUBAHAN GAJI (KEW 8)

RBR -> Pengurusan SaraanPengurusan Penyata Perubahan Gaji ->Semakan Penyata Perubahan Gaji

PengesahPengurusanSaraan

RBR -> Pengurusan SaraanPengurusan Penyata Perubahan Gaji ->Pengesahan Penyata Perubahan Gaji

ModulPengurusan

Gaji

REM-026

REM-027

REM-034

REM-028

CadanganCadangan PemegangPemegang PerananPerananPembantu Tadbir

CapaianCapaian Penyediaan Penyata Perubahan Gaji Paparan Status Penyata Perubahan Gaji

AgihanAgihan Bahagian Khidmat Pengurusan di JPA Bhg lain di agensi yang memproses perubahan gaji dan elaun.

CadanganCadangan PemegangPemegang PerananPerananKetua Pembantu Tadbir

CapaianCapaian Semak Penyata Perubahan Gaji Paparan Status Penyata Perubahan Gaji


CadanganCadangan PemegangPemegang PerananPerananPenolong Pengarah

CapaianCapaian Pengesahan Penyata Perubahan Gaji Paparan Status Penyata Perubahan Gaji


Telahdisemak

Tidak Disahkan

REM-034

Perlu Pembetulan

1

Disahkan

REM-049

Makluman kepada Penyedia Kew 8

SENARAI SEMAK PERANAN

TAKLIMATTAKLIMAT

PENETAPAN PERANAN PENETAPAN PERANAN SUBMODUL PENGURUSAN SUBMODUL PENGURUSAN

SARAAN SARAAN FUNGSI FUNGSI PENYATA PENYATA PERUBAHAN GAJIPERUBAHAN GAJI

(KEW 8)(KEW 8)

2

TUGASAN 1

AKTIVITI : PENETAPAN PERANAN BAGI MODUL PENGURUSAN SARAAN, FAEDAH DAN GANJARAN (RBR) SUBMODUL SARAAN (KEW 8) TUGASAN: Setiap agensi (Pentadbir Sekuriti Level 1/2) perlu menetapkan peranan bagi pemilik kompetensi di agensi masing-masing mengikut templet yang disediakan (Profil Pengguna / User Profile (Agensi/Agency)) dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah lengkap.

BIL

PERANAN KOD PERANAN RINGKASAN NAMA & KAD

PENGENALAN CATATAN

1.

Pentadbir Pengurusan Saraan [Remuneration Administrator]

Kod : [05]-> [0501] ->[049]

Penyediaan

Penyata Perubahan Gaji

Paparan Status Penyata Perubahan Gaji

2.

Penyemak Pengurusan Saraan [Remuneration Reviewer]

Kod : [05]-> [0501] -> [184]

Semak Penyata

Perubahan Gaji Paparan Status


3.

Pengesah Pengurusan Saraan [Remuneration Verifier]

Kod : [05]-> [0501] -> [126]

Pengesahan


Paparan Status Penyata Perubahan Gaji

4.

Workflow Administrator (Remuneration) - Pentadbir Aliran Kerja (Saraan)

Kod: [12]-> [1202]-> [152]

Mewujudkan

aliran kerja pengurusan saraan mengikut fungsi-fungsinya.

5.

Pentadbir Sistem Agensi [System Administrator Agency(Remuneration)]

Kod: [12]-> [1203]-> [120309]-> [361]

Mesej Maklumat

Penyata Perubahan

4

SENARAI SEMAK ALIRAN KERJA

TUGASAN AKTIVITI : PENETAPAN ALIRAN KERJA BAGI MODUL RBR SUBMODUL

SARAAN FUNGSI PENYATA PERUBAHAN GAJI (KEW 8)

TUGASAN: Setiap agensi (Workflow Administrator (Remuneration) - Pentadbir Aliran Kerja (Saraan) [Kod: 152]) perlu `Selenggara Aliran Kerja dan menetapkan aliran kerja mengikut templet yang telah disediakan oleh agensi yang berkaitan bagi perkara berikut dan tandakan () bagi setiap langkah yang telah lengkap.

BIL

ALIRAN KERJA

KOD

ALIRAN KERJA

RINGKASAN NAMA & IC CATATAN

1.

SELENGGARA ALIRAN KERJA Penghantar: Agency / BU/ AP Penerima: AP/Group

REM-026 Untuk membenarkan [Pentadbir Peng. Saraan] menghantar kepada [Penyemak Peng. Saraan] untuk tujuan penyemakan

2. SELENGGARA ALIRAN KERJA Penghantar: AP Penerima: AP/Group

REM-027 Untuk membenarkan [Penyemak Peng. Saraan] menghantar KEW 8 yang telah disemak dan betul kepada [Pengesah Peng. Saraan] untuk tujuan pengesahan

3.

SELENGGARA ALIRAN KERJA Penghantar: AP Penerima: AP/Group

REM-028 Untuk membenarkan [Pengesah Peng. Saraan] menghantar yang telah disahkan kepada [Pentadbir Peng. Gaji]


REM-049 Untuk membenarkan [Pengesah Peng. Saraan] menghantar makluman bahawa Kew.8 telah disahkan dan boleh di cetak kepada [Pentadbir Peng. Saraan].


REM-034 Untuk membenarkan [Penyemak Peng. Saraan] atau [Pengesah Peng. Saraan] menghantar semula KEW 8 yang telah disemak kepada [Pentadbir Peng. Saraan] untuk tujuan pembetulan.

9

MANUAL FUNGSI PENYATA


PENYEDIAAN PENYATA


MANUAL PENGGUNA PENYATA PERUBAHAN GAJI A. PENYEDIAAN PENYATA PERUBAHAN GAJI

1. Klik [Pengurusan Saraan Faedah & Ganjaran],

2. Klik menu [Pengurusan Saraan], [Pengurusan Penyata Perubahan Gaji(Kew 8)], [Penyediaan Penyata Perubahan Gaji].

10

3. Klik [Penyediaan Penyata Perubahan Gaji] : Pentadbir Pengurusan Saraan perlu semak samada CO telah ada rekod Kew.8 yang belum selesai. Carian CO boleh melalui Kad Pengenalan, Nama, Jenis Perubahan dan sebagainya seperti dipaparan. Kemudian klik butang [Teruskan].

4. Rekod CO Yang Telah Wujud Jika rekod telah wujud, paparan tersebut terhasil. Klik pada No Kad Pengenalan CO.

11

4.1 Ini merupakan Penyata Perubahan Gaji yang telah sedia ada. Untuk wujudkan Penyata Perubahan Gaji baru bagi CO yang sama, klik butang [Tambah]. Rujuk bil. 6 untuk aktiviti seterusnya. 5. Rekod CO Yang Belum Wujud. Jika tiada rekod , paparan tersebut terhasil. Klik butang [Tambah] untuk wujudkan Kew 8 baru.

12

5.1 Masukkan No. Kad pengenalan/COID/Nama untuk carian. Tarikh Perubahan Gaji dipaparkan secara default mengikut tarikh Penyata Perubahan dibuat. Dan klik butang [Teruskan]. 5.2 Klik pada No Kad Pengenalan CO.

13

5.3 Untuk wujudkan Penyata Perubahan Gaji yang baru, klik butang [Tambah]. Rujuk bil. 6 untuk aktiviti seterusnya.

5.4 Pilih Jenis Perubahan. Klik hyperlink [Papar Mesej Tersedia] dan pilih butiran yang sesuai (tanda hendaklah dibuang dan masukkan nilai jika perlu) atau pengguna boleh menaip terus pada ruang Butir-butir perubahan.

Masukkan No.Surat Kebenaran. Masukkan Tarikh Kuatkuasa perubahan gaji tersebut (Contohnya Bersara Pilihan mulai 4 November 2008. Maka Tarikh Kuatkuasa ialah 4 November 2008.Tarikh Tamat adalah default iaitu 31 Disember 9999. Klik butang [Simpan].

14

5.4.1 Rajah secara terperinci bagi penerangan 5.4. 5.4.2 (Sambungan Rajah di atas). Klik butang [Simpan].

15

6. Paparan tersebut terhasil setelah klik butang [Simpan] di 5.4.2. Klik Jenis Perubahan untuk masukkan emolumen yang berkaitan. Untuk hapuskan Jenis Perubahan tersebut, klik pada chek box dan klik butang [Hapus]. 7. Klik butang [Tambah] untuk masukkan emolumen yang berkaitan.

16

8. Klik butang [Tambah] seperti di bawah untuk menambah emolumen dan lain-lain. 8.1 Di skrin ini, pengguna boleh menukar lagi [Butir-Butir Perubahan] & [No Surat Kebenaran]. Klik hyperlink [Jadual Gaji Matriks] untuk memaparkan Jadual Gaji Matriks CO. Klik [Kelayakan Elaun] untuk memaparkan Elaun-elaun yang layak.

17

8.2 Untuk pilih [Kelayakan Elaun], klik amaun. Kod Elaun, Nama Elaun dan Amaun akan terus dipaparkan dalam Senarai Perubahan yang dibuat. Pengguna masih boleh hendak mengubah amaun pada nilai [Patut Terima], [Telah Terima], [Tarikh Kuatkuasa] dan [Tarikh Tamat]. Bagi memilih lagi Kod Emolumen untuk jenis perubahan yang sama, klik [Tambah] dan pilih Kod Emolumen berkaitan, masukkan nilai [Patut Terima], [Telah Terima] & [Tarikh Kuatkuasa]. Jika sudah selesai menambah semua Kod Emolumen yang berkaitan, klik butang [Simpan].

18

9. Klik butang [Kemaskini] untuk mengemas kini penyata perubahan. Pada penyata perubahan gaji, setelah maklumat telah selesai dikemaskini klik butang [Simpan]. Klik butang [Hantar] jika telah selesai. Maklumat akan dihantar kepada Penyemak Pengurusan Saraan.

19

SEMAKAN PENYATA


B. SEMAKAN PENYATA PERUBAHAN GAJI


2. Klik menu [Pengurusan Saraan], [Pengurusan Penyata Perubahan (Kew8)] kemudian menu [Semakan Penyata Perubahan Gaji].

20

3. Klik menu [Semakan Penyata Perubahan Gaji],

A. Semakan CO (Kad Pengenalan) Pengguna boleh semak CO yang telah dikenalpasti dengan membuat carian melalui Kad Pengenalan, Nama, Jenis Perubahan dan sebagainya seperti dipaparan. Kemudian klik butang [Teruskan]. Sistem akan senarai CO yang berkenaan sahaja. B. Semakan CO Yang Tersenarai di Paparan Semakan. Pengguna juga boleh klik butang [Teruskan] tanpa membuat tindakan seperti di A. Sistem akan menyenaraikan semua CO yang sedia ada untuk semakan. C. Semakan Berkelompok Jenis Perubahan Jika pengguna ingin membuat penyemakan secara berkelompok, perlu tik chekbox [Proses Secara Berkelompok] dan pilih [Jenis Perubahan]. Contoh Jenis Perubahan ialah Lantikan Baru. Kemudian klik butang [Teruskan].

4. Klik hyperlink no penyata untuk buat semakan.

21

5. Klik hyperlink [Jenis Perubahan] untuk semakan kew 8. Pilih listbox status [Telah Disemak] / [Disemak-Buat Pembetulan] kemudian klik butang [Hantar]. Jika pengguna memilih [Telah Disemak] maklumat tersebut akan dihantar kepada Pengesah Pengurusan Saraan. Jika sebaliknya ia akan dihantar ke Pentadbir Saraan untuk tujuan pembetulan.

Hyperlink Jenis Perubahan

22

PENGESAHAN PENYATA


C. PENGESAHAN PENYATA PERUBAHAN GAJI


2. Klik menu [Pengurusan Saraan], [Pengurusan Penyata Perubahan (Kew8)] kemudian menu [Pengesahan Penyata Perubahan Gaji].

23

3. Klik menu [Pengesahan Penyata Perubahan Gaji],

A. Pengesahan CO (Kad Pengenalan) Pengguna boleh mengesah CO yang telah dikenalpasti dengan membuat carian melalui Kad Pengenalan, Nama, Jenis Perubahan dan sebagainya seperti dipaparan. Kemudian klik butang [Teruskan]. Sistem akan senarai CO yang berkenaan sahaja. C. Pengesahan CO Yang Tersenarai di Paparan Pengesahan. Pengguna juga boleh klik butang [Teruskan] tanpa membuat tindakan seperti di A. Sistem akan menyenaraikan semua CO yang sedia ada untuk pengesahan. C. Pengesahan Berkelompok Jenis Perubahan Jika pengguna ingin membuat penyemakan secara berkelompok, perlu tik chekbox [Proses Secara Berkelompok] dan pilih [Jenis Perubahan]. Contoh Jenis Perubahan ialah Lantikan Baru. Kemudian klik butang [Teruskan].

4. Klik hyperlink no penyata untuk buat pengesahan.

24

5. Klik hyperlink [Jenis Perubahan] untuk pengesahan kew 8. Pilih listbox status [Disahkan] / [Tidak disahkan]/[Disahkan dan Direkodkan] kemudian klik butang [Hantar]. Maklumat yang telah [Disahkan] akan dihantar kepada Pentadbir Pengurusan Gaji untuk perkiraan dan penyediaan SG20. Jika Kew 8 tersebut perlu pembetulan, pengguna perlu memilih [Tidak disahkan]. Jika Kew 8 tersebut tidak perlu disediakan SG20 pengguna perlu pilih [Disahkan dan Direkodkan].

25

PEMBETULAN PENYATA


D. PEMBETULAN PENYATA PERUBAHAN GAJI 1. Klik [Pengurusan Saraan Faedah & Ganjaran],

2. Klik menu [Pengurusan Saraan], [Pengurusan Penyata Perubahan (Kew8)] kemudian menu [Pembetulan Penyata Perubahan Gaji].

26

3. Klik [Pembetulan Penyata Perubahan Gaji]:

A. Semakan CO (Kad Pengenalan) Pengguna boleh semak CO yang telah dikenalpasti dengan membuat carian melalui Kad Pengenalan, Nama, Jenis Perubahan dan sebagainya seperti dipaparan. Kemudian klik butang [Teruskan]. Sistem akan senarai CO yang berkenaan sahaja. B. Semakan CO Yang Tersenarai di Paparan Semakan. Pengguna juga boleh klik butang [Teruskan] tanpa membuat tindakan seperti di A. Sistem akan menyenaraikan semua CO yang sedia ada untuk semakan.

4. Klik hyperlink [No Penyata] untuk buat semakan.

27

5. Klik hyperlink [Jenis Perubahan] untuk pembetulan kew 8. Klik butang [Hantar] jika selesai buat pembetulan. Data kew 8 tersebut akan dihantar ke Penyemak Pengurusan Saraan. Proses seterusnya rujuk pada Perkara B dan C.

Butang Hantar

28

MENYEMAK STATUS

PENYATA PERUBAHAN GAJI (KEW 8)

E. MENYEMAK STATUS PENYATA PERUBAHAN GAJI 1. Klik [Pengurusan Saraan Faedah & Ganjaran],

2. Klik menu [Pengurusan Saraan], [Pengurusan Penyata Perubahan (Kew8)] kemudian menu [Paparan Status Penyata Perubahan Gaji].

29

3. Klik menu [Paparan Status Penyata Perubahan Gaji]

A. Semakan CO (Kad Pengenalan) Pengguna boleh semak CO yang telah dikenalpasti dengan membuat carian melalui Kad Pengenalan, Nama, Jenis Perubahan dan sebagainya seperti dipaparan. Kemudian klik butang [Teruskan]. Sistem akan senarai CO yang berkenaan sahaja. B. Semakan CO Yang Tersenarai di Paparan Semakan. Pengguna juga boleh klik butang [Teruskan] tanpa membuat tindakan seperti di A. Sistem akan menyenaraikan semua CO yang sedia ada untuk semakan. C. Semakan Berkelompok Jenis Perubahan Jika pengguna ingin membuat penyemakan secara berkelompok, perlu tik chekbox [Proses Secara Berkelompok] dan pilih [Jenis Perubahan]. Contoh Jenis Perubahan ialah Lantikan Baru. Kemudian klik butang [Teruskan]. D. Semakan Mengikut Status

Pengguna perlu memilih status yang berkenaan contohnya Telah Disemak. Kemudian klik butang [Teruskan]. Sistem akan paparkan senarai CO yang mempunyai status Penyata Perubahan Gaji Telah Disemak.

30

4. Klik hyperlink [No KP/Polis/Tentera] untuk buat semakan. 5. Klik hyperlink [No. Penyata Perubahan] untuk paparan & cetakan. Jika penggna hendak membatalkan Kew 8 berkenaan, klik hyperlink pada [Status]. Pilih Dibatalkan Oleh Pentadbir Pengurusan Saraan dan sebarang pembetulan tidak lagi boleh dilakukan.

31

MENYELENGGARA JADUAL RUJUKAN

SARAAN (MESEJ)

F. MENYELENGGARA JADUAL RUJUKAN SARAAN (MESEJ) 1. Klik menu [Pentadbiran Sistem], 2. Klik menu [Selenggara Jadual Rujukan], [Pengurusan Saraan], [Data Rujukan]

32

3. Klik menu [Mesej], untuk tambah mesej baru klik butang [Tambah]. Masukkan maklumat pada item berikut;

a. [Kod] contohnya 02JPA, b. [Keterangan] - Dinaikan Pangkat ke Gred, c. [Maklumat Tarikh] - Tarikh kenaikan pangkat d. [Gaji Bulanan] Patut Terima e. [Catatan] Telah Terima f. [No. Surat Kebenara] contohnya JPA.....

Apabila telah selesai, klik butang [Simpan]

33

Mesej tersebut akan digunakan semasa menyediakan Penyata Perubahan Gaji (Kew 8) dan juga pada Borang Penyata Perubahan Gaji (Kew 8).

34

4. Jika telah selesai bil. 3 di atas, klik menu [Laman Sebelum]. 5. Klik menu [Jadual Penentuan], kemudian [Maklumat Penyata Perubahan] 6. Pilih [Jenis Perubahan] contohnya Naik pangkat dan klik butang [Teruskan].

35

7. Klik butang [Tambah]. 8. Klik pada [Mesej List]. Pilih mesej dan klik butang [Simpan]. Data akan disimpan dan boleh digunakan.

36

REM-0265.4.1 Rajah secara terperinci bagi penerangan 5.4.5.4.2 (Sambungan Rajah di atas). Klik butang [Simpan].

manual saraan kew8

Documents