manual prosedur kerja kolej-kolej kediaman · pelaksanaan aktiviti dan proses-proses ... prasarana...

Manual Prosedur Kerja Kolej-Kolej Kediaman Bahagian Hal Ehwal Pelajar

KANDUNGAN Senarai Kandungan BAHAGIAN A : Kawalan Dokumen BAHAGIAN B : Rekod Pindaan BAHAGIAN C : Latar Belakang Jabatan/Pejabat C1 – Latar Belakang Jabatan/Pejabat C2 – Objektif Jabatan/Pejabat C3 - Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat BAHAGIAN D : Carta Organisasi Fungsi BAHAGIAN E : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama BAHAGIAN F : Proses Kerja Aktiviti Utama BAHAGIAN G : Senarai Borang-borang Yang Diguna

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR UiTM SHAH ALAM

MANUAL PROSEDUR KERJA

KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/A

Keluaran : 01 Pindaan : 00 Tarikh : 02/01/2018

Manual Prosedur Kerja Kolej-Kolej Kediaman Bahagian Hal Ehwal Pelajar

1 daripada 01

BAHAGIAN A: KAWALAN DOKUMEN

Manual Prosedur Kerja ini disediakan untuk panduan Jabatan bagi memastikan pelaksanaan aktiviti dan proses-proses Jabatan adalah menepati perundangan, dasar dan peraturan yang berkuatkuasa di Universiti Teknologi MARA selaras dengan sistem pengurusan kualiti supaya penyampaian perkhidmatannya memenuhi keperluan dan memuaskan hati pelanggan serta mematuhi piawaian MS ISO 9001:2000.

Dokumen ini adalah dokumen kualiti dan senggaraan dokumen adalah tertakluk kepada Klausa 7.5.3 ISO 9001:2015.

Manual Prosedur Kerja ini adalah hak terpelihara Jabatan. Sebarang bahagian dokumen ini tidak boleh dicetak atau disimpan dalam cara yang boleh dipergunakan lagi, ataupun dipindahkan, dalam sebarang bentuk, tanpa izin daripada Ketua Jabatan. Pengetua Kolej Perindu Pejabat Pentadbiran Kolej Perindu 0355443650


MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/B


MANUAL PROSEDUR KERJA Kolej-Kolej Kediaman

1 daripada 01

BAHAGIAN B: REKOD PINDAAN

Bil Bahagian/ Mukasurat

Ringkasan

Kelulusan

Tarikh Tandatangan




No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/C


MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN Bahagian Hal Ehwal Pelajar

1 daripada 03

BAHAGIAN C: LATAR BELAKANG JABATAN/BAHAGIAN C.1 Latarbelakang Jabatan/Pejabat

Fungsi Teras Bahagian Hal Ehwal Pelajar

Bahagian Hal Ehwal Pelajar berperanan untuk memastikan penyediaan prasarana yang kondusif bagi pembelajaran dan urusan yang berkaitan dengan pembangunan pelajar, kemudahan kolej kediaman, kemudahan bantuan kewangan, kesihatan, kebajikan, kaunseling peribadi dan kerjaya, kegiatan berpersatuan, aktiviti sukan serta keusahawanan pelajar . Bahagian ini juga terlibat dalam urusan disiplin dan sahsiah pelajar. Fungsi HEP semakin jelas apabila wujudnya Akta Institusi-Institusi Pelajaran (Tatatertib ) 1976 atau dikenali sebagai Akta 174. Secara amnya, fungsi HEP adalah seperti berikut :

Menyediakan kemudahan penginapan dan makanan kepada pelajar yang tinggal di kolej.

Menyelaras perhubungan pelajar dengan pentadbiran UiTM, institusi-institusi pengajian tinggi, agensi kerajaan dan swasta, pertubuhan luar dan orang perseorangan.

Mengurus, meyelaras dan melaksanakan aktiviti Kokurikulum dan Program Latihan Pembangunan Pelajar.

Menyelaras kegiatan pelajar seperti aktiviti berpersatuan, intelektual, kepimpinan, sukan , kebudayaan , keusahawanan, keagamaan dan sosial.

Memberi perkhidmatan kaunseling dan bimbingan kerjaya kepada pelajar.

Menjalankan jaringan dengan industri dalam pelbagai program khususnya latihan amali dan penempatan pekerjaan.

Membantu pelajar mendapatkan bantuan kewangan dalam bentuk dermasiswa, biasiswa dan pinjaman.

Menguruskan dan memberikan perkhidmatan kesihatan termasuk hal-hal kecemasan dan kematian.

Menyediakan perkhidmatan pengangkutan di dalam dan di luar kampus.

Menyediakan perkhidmatan sokongan kepada pelajar yang tinggal di luar kampus (NR)

Menjaga ketenteraman dalam dan luar kampus melalui pelaksanaan Akta 174, Akta Institusi-Institusi Pelajaran ( Tatatertib ) 1976.







2 daripada 03

Dasar Pembangunan Pelajar

Melahirkan profesional berinovatif, berdaya keusahawanan serta berpersonaliti unggu untuk memenuhi keperluan global.

Dasar Perkhidmatan Pelajar

Menyediakan perkhidmatan yang berkualiti serta kemudahan yang kondusif.

C.2 Objektif Jabatan/Pejabat

Objektif Bahagian Hal Ehwal Pelajar

1. Merangka dan melaksanakan program pembangunan pelajar yang bersepadu dan berterusan serta mempunyai nilai tambah (value added ) bagi mewujudkan lulusan yang bersifat holistik.

2. Memberi perkhidmatan dan kemudahan yang menyeluruh dan sempurna

bagi mewujudkan persekitaran pembelajaran dan tempat tinggal yang selesa, ceria dan selamat.

Perkhidmatan Utama Bahagian Hal Ehwal Pelajar

1. Pembangunan dan Kepimpinan Pelajar 2. Kemudahan dan Perkhidmatan Pelajar

Objektif Bahagian/ Kolej-kolej kediaman

Menyediakan kemudahan penginapan yang kondusif.

Mempertingkatkan kemudahan yang berkualiti dan pengurusan cekap serta berintegriti.

Membantu menyelaras program pembangunan pelajar yang bersepadu dan global

Menawarkan perkhidmatan yang mesra dan efisyen.







3 daripada 03

C.3 Piagam Pelanggan Jabatan/Pejabat Untuk semua pelanggan UiTM

Pelajar

Staf

Ibu Bapa

Industri dan

Pihak-pihak berkepentingan Kami menawarkan perkhidmatan yang berkualiti, beretika dan Berintegriti dan berjanji bahawa :

Semua kemudahan asas pembelajaran, pengajaran penyelidikan dan

Persekitaran memenuhi keperluan MQA, KPT dan badan-badan profesional;

Semua program akademik diluluskan, diurus dan ditadbir mengikut

peraturan dan prosedur Universiti;

Semua kelulusan akademik diiktiraf oleh kerajaan serta menepati keperluan

industri dan badan profesional yang berkaitan;

Semua pengijazahan diberi dalam tempoh yang ditetapkan setelah

memenuhi semua syarat;

Semua pencapaian cemerlang dikenal pasti dan dianugerahkan setiap

tahun;

Semua cadangan dan aduan rasmi diambil tindakan dalam tempoh satu (1)

minggu

Sentiasa bersedia memberi khidmat bakti kepada masyarakat dan;

Sentiasa memberi layanan mesra dan profesional. UiTM akan memberikan perkhidmatan mengikut piagam pelanggan seperti yang diamalkan oleh Pusat Tanggungjawab Fakulti, Kampus Negeri, Bahagian, Institut, Pusat dan Unit. Tanggungjawab Pelanggan

Untuk membolehkan UiTM melaksanakan Piagam ini dengan cekap dan Berkesan, kami memohon agar Pelanggan :

Memahami segala hak pelanggan dalam piagam ini.

Mematuhi segala undang-undang, arahan, peraturan dan garis panduan

yang berkaitan.

Menggunakan kemudahan-kemudahan yang disediakan secara

bertanggungjawab.







4 daripada 03

BAHAGIAN HAL EHWAL PELAJAR

UiTM SHAH ALAM


No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/D



1 daripada 02

D1. Carta Organisasi Fungsi Jabatan


UiTM SHAH ALAM





2 daripada 02

D2. Carta Organisasi Fungsi Pejabat

PENGURUSAN KOLEJ

PENTADBIRAN PERKHIDMATAN PEMBANGUNAN PELAJAR KEBAJIKAN

1. Merancang dan menggubal Dasar Kolej 2. Keurusetiaan peringkat HEP/Universiti

3. Perancagan Startegik (RMK jabatan/ SKT Jabatan/ Laporan Pencapaian Jabatan)

4. Menerajui inovasi peringkat kolej/HEP

5. Informasi kepada pelajar 6. Pengurusan Rekod dan Dokumen 7. Urusan surat menyurat

8. Latihan staf 9. Pengurusan Kewangan dan Perolehan 10. Penguatkuasaan disiplin pelajar

11. Bajet perjawatan 12. Bajet kewangan 13. Gerakan Kualiti

14. Jaringan industry dan masyarakat

15. Pakar rujuk pengurusan kolej

1. Penempatan

Pelajar baru

Pelajar lama

Transit

Pendaftaran alatan elektrik

Pelekat kenderaan pelajar

‘Clearance’ pelajar 2. Pengurusan Kemudahan dan

Perkhidmatan pelajar

Insentif makanan pelajar

Kemudahan bilk gunasama

Kemudahan rekreasi dan sukan 3. Pengurusan Sewaan perabot pelajar

4. Pengurusan pelanggan

Aduan Maklumbalas Pelanggan

Kepuaaan Hati Pelanggan

Perkhidmatan Kaunter 5. Pengurusan Penyelenggaraan dan

Pembersihan

Bangunan

Kawasan 6. Pengurusan Rumah Tamu

7. Sewaan ruang 8. Pengurusan system elektronk 9. Bimbingan dan nasihat

10. Pengurusan perkhidmatan makanan

1. Pengurusan dan Perancangan Aktiviti Pelajar

2. Penyertaan dan penglibatan pelajar

dalam aktiviti HEP/Universiti 3. Pemilihan Pemimpin Pelajar peringkat

kolej ( JPK )

4. Tatatertib dan kompaun pelajar kolej 5. Pengurusan kepemimpin pelajar

peringkat kolej

1. Pemantauan Kesihatan, Kebersihan dan Keselamatan

Fire drill

Denggi

Pencerobohan

Keselamatan makanan

2. JK Pengecualian bayaran kolej

3. JK Rayuan kolej

4. Kemudahan OKU

5. Pengurusan pelajar sakit

6. Penyelaras bantuan pelajar

7. Pengurusan jenazah pelajar STAF DAN PPP

16. Pengurusan kebajikan staf 17. Pengurusan dan kemudahan

PPP 18.Sasaran Kerja tahunan (SKT) dan penilian prestasi staf


UiTM SHAH ALAM





3 daripada 02

PENTADBIRAN HEP- Pentadbiran Am, Dasar dan Perluasan Skop HEP- Menguruskan perkhidmatan, perjawatan dan kebajikan staf HEP- Pengurusan dan Pembangunan Sumber Manusia- Penyediaan bajet mengurus, agihan bajet dan pengurusan

kewangan- Penyediaan bajet perjawatan dan pengurusan penempatan staf- Merancang, menyemak dan memantau perancangan strategik

HEP- Skim Khidmat Pelajar- Perolehan Peralatan dan Keperluan Pejabat- Inventori dan verifikasi harta- Pencapaian dan penilaian sasaran tahunan HEP- Menguruskan Hal Ehwal Khidmat Pelanggan HEP

Urusetia Kualiti HEP- Sekretariat kepada Jawatankuasa Kualiti HEP- Menyelenggara Sistem Pengurusan Kualiti di Peringkat HEP- Menjalankan aktiviti kualiti dan pengauditan- Perluasan skop pengurusan Kualiti / ISO HEP

Unit Korporat dan Tugas-Tugas Khas- Menguruskan Hal Ehwal Korporat HEP- Menyelaras hubungan antara HEP dengan komuniti, IPT, KPT,

fakulti dan kampus negeri- Menjaga kebajikan dan kemudahan MPP- Menyelaraskan program yang diadakan oleh / untuk MPP- Urusetia Pendaftaran Pelajar Baru & Minggu Mesra Siswa- Sekretariat Pilihanraya MPP

UNIT KEMUDAHAN KOLEJ- Menyelaras dan menyemak dasar kemudahan kolej dan

dasar pemberian elaun makan- Merancang keperluan kemudahan kolej seluruh sistem UiTM

(pembelian peralatan/sewa dan naik taraf kolej)- Menyelaras permohonan dan rayuan kolej- Melaksanakan sistem e-kolej, e-rayuan kolej dan e-insentif

UNIT PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR- Menyelaras dan memberi perkhidmatan berkaitan dengan

kebajikan pelajar UiTM- Menyelaras serta menguruskan bantuan kewangan

pelajar/Biasiswa, PTPTN, Tabung Dermasiswa dan TabungKecemasan Pelajar

Perkhidmatan Kaunter Setempat- Menyediakan maklumat berkaitan UiTM- Memberi perkhidmatan di kaunter- Membantu pusat/unit/kolej menyebarkan maklumat berkaitan

dengan kemudahan dan perkhidmatan

PUSAT KERJAYA DAN KAUNSELINGKerjaya- Merancang dan melaksana program dan pembangunan

kerjaya- Bimbingan dan informasi kerjaya- Menjalin hubungan dengan industri dan majikan- Pendaftaran, temuduga dan penempatan pekerjaan- Merancang dan melaksana program finishing school- Menyediakan pengkalan data dan maklumat kerjaya

Kaunseling- Mengendali perkhidmatasn psikologi dan kaunseling

termasuk perkhidmatan kaunseling individu dan berkelompokserta kaunseling kerjaya dan akademik

- Menjalankan aktiviti dan program peningkatan kemahiranpelajar

- Mengurus dan mengumpul maklumat berkaitan dengankaunseling, psikologi dan penyelidikan perundingan

PUSAT KOKURIKULUM- Merancang dan melaksana Dasar Pelaksanaan Kokurikulum

UiTM- Melaksana dan menyelaras Kursus Kokurikulum berkredit yang

ditawarkan UiTM termasuk di kampus negeri dan kolejbersekutu

- Menggubal, menyemak dan memantau pelaksanaan silibuskokurikulum berasaskan OBE

- Mengurus dan melaksanakan penilaian peperiksaan akhirkursus kokurikulum dan memastikan mematuhi keperluanakademik

- Melantik, mengurus dan menjalankan latihan kepada JurulatihKokurikulum / TOT

- Menjalankan kajian Impak kepada pelaksanaan kokurikulumUiTM

PEJABAT PENGARAH PEMBANGUNAN PELAJAR- Pentadbiran kepada Pejabat Pengarah Pembangunan Pelajar- Mengurus dan menyelaras aktiviti dan program

Pembangunan pelajar bagi seluruh sistem UiTM- Merancang dan mengawalselia aktiviti dan program

kepimpinan pelajar seluruh sistem UiTM

TIMBALAN NAIB CANSELOR (HEP)

PEMBANGUNAN DAN KEPIMPINAN PELAJAR

TIMB. PENDAFTAR KANANPENG. PEMB. PELAJAR

PUSAT KEGIATAN PELAJAR- Merancang Keperluan Aktiviti dan Program Pembangunan

Pelajar- Menyelaras dan memantau aktiviti pelajar di peringkat

Pusat/Unit/Kolej/Fakulti/UiTM- Menyelaras Aktiviti dan pertandingan di dalam negara dan

antarabangsa- Menyedia dan menyelenggara pangkalan data persatuan pelajar

/ kelab pelajar- Sekretariat tabung amanah

PUSAT KEBUDAYAAN- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian

pelajar- Menyediakan prasarana bagi mengembangkan bakat pelajar

dalam bidang kesenian dan kebudayaan- Memberi latihan melalui penganjuran aktiviti kebudayaan

UNIT DEBAT- Merancang dan menyelaras aktiviti kebudayaan dan kesenian

pelajar- Menyediakan kemudahan dan latihan bagi mengembangkan

bakat pelajar dalam bidang pengucapan awam dan debat- Menyertai pertandingan debat di peringkat UiTM, Kebangsaan

dan Antarabangsa

Memikul tanggungjawab melaksana aktiviti teras dan terpilihdengan 2 fungsi utama HEP iaitu menjalankan aktivitipembangunan dan Kepimpinan pelajar serta menyediakankemudahan dan memberi perkhidmatan kepada pelajar

PUSAT SUKAN- Merancang dan melaksana Dasar Pembangunan Sukan UiTM- Menyediakan prasarana dan kemudahan sukan yang kondusif

dan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelajar, staf danpelanggan

- Meningkatkan kemudahan sukan bertaraf antarabangsa danmengurus, mengawal serta menyelenggara kemudahan sukan

- Menganjurkan aktiviti dan program pembangunan sukan kepadapelajar dan staf UiTM

- Menyertai pertandingan sukan di peringkat Komuniti, IPT, KPT,Kebangsaan dan Antarabangsa

- Menyelaras dan melaksanakan kokurikulum Sukan- Meningkatkan imej UiTM melalui pencapaian sukan dalam dan

luar negara

INSTITUT KEPIMPINAN PELAJARProgram Kemahiran Insaniah- Menyedia, melaksana dan memantau PRO-KI UiTM- Menjalankan kajian keberkesanan program yang dijalankan- Menguruskan dan memberi latihan kepada fasilitator / TOTLatihan dan Kepimpinan Pelajar- Melaksanakan program dan aktiviti kepimpinan pelajar

berpandukan modul latihan yang disediakan- Menjalankan program berkala bagi kepimpinan pelajar di UiTM- Menggubal, menyemak dan mengemaskini silibus modul latihan

dan kepimpinan pelajarModul Kenegaraan- Melaksanakan modul kenegaraan melalui program Nor Al-Falah- Menyelaras dan memantau Pelaksanaan Modul Kenegaraan- Membuat kajian keberkesanan program yang dilaksanakan

PUSAT KESIHATAN- Menyediakan perkhidmatan pesakit luar dan farmasi kepada

warga UiTM- Menyediakan perkhidmatan kesihatan awam yang meliputi

perkhidmatan kawalan penyakit berjangkit, kawalan mutumakanan dan promosi kesihatan

- Menyediakan perkhidmatan pergigian- Merancang dan melaksanakan dasar perkhidmatan perubatan

dan kesihatan UiTM di kampus induk dan kampus cawangan

PERKHIDMATAN DAN KEBAJIKAN PELAJAR

UNIT KENDERAAN- Mengendalikan / Merancang kemudahan dan keperluan

kenderaan serta permohonan kenderaan UiTM- Merancang keperluan dan menyediakan penjadualan

kenderaan UiTM- Menyelaras perolehan, pembaikan penyelenggaraan

kenderaan UiTM Shah Alam- Jadual kenderaan UiTM Shah Alam

KOLEJ KEDIAMAN- Menyediakan kemudahan penginapan kepada pelajar yang

layak- Merancang dan menyediakan kemudahan dan perkhidmatan

di kolej- Mengurus dan memantau perkhidmatan perkhidmatan

pemberian elaun makan- Mengendalikan aktiviti pelajar di Kolej- Melaksanakan program pembangunan pelajar di Kolej

UNIT PENGURUSAN NR- Menyelaras permohonan pelajar NR mendapatkan tempat

tinggal dan insentif makanan- Menyediakan NR Direktori untuk memudahkan pelajar

mendapatkan rumah sewa- Membantu persatuan NR menjalankan aktiviti dengan pihak

yang berkaitan- Memantau dan menjaga keselamtan pelajar NR

AKADEMI KEPOLISAN UiTM-PDRM‒ Bekerjasama dengan fakulti berkaitan untuk mengendalikan

penawaran program akademik di peringkat Sarjanamuda danDiploma secara mod pengajian luar kampus kepada pegawaidan anggota PDRM.

‒ Menggubal dan melaksanakan kursus-kursus jangka pendekmenggunakan kepakaran UiTM kepada pegawai dan anggotapolis.

‒ Menguruskan pelaksanaan latihan kepolisan KorSukarelawan Simpanan Polis Siswa di seluruh kampusUniversiti Teknologi MARA.

‒‒ Menyelaraskan kerja-kerja perundingan menggunakan

kepakaran UiTM berdasarkan kepada keperluan PDRM.

Kemudahan ICT- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan ICT di HEP.- Menyelaras, menyelenggara dan menaiktaraf 17 sistem

elektronik (sistem e) dan portal web HEP- Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatan

dan kemudahan ICT di HEP

Kemudahan Teknikal- Merancang, mengurus dan mengawalselia alatan dan

kemudahan dan peralatan teknikal HEP

Menyedia dan mengawal perolehan dan peminjaman peralatandan kemudahan teknikal di HEP

-


UiTM SHAH ALAM


Tajuk : Senarai Fungsi Utama dan Aktiviti-aktiviti Fungsi Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/E


Fungsi Utama Aktiviti Fungsi Utama

MANUAL PROSEDUR KERJA KOLEJ-KOLEJ KEDIAMAN HAL EHWAL PELAJAR

1 daripada 02

E.1. FUNGSI-FUNGSI UTAMA JABATAN / PEJABAT

Bertanggungjawab kepada Pengetua dan Pengurus Asrama Kanan untuk melaksanakan tugas dan tanggungjawab berikut :

A. TUGAS UTAMA

1. PENTADBIRAN AM 2. PENGURUSAN SUMBER MANUSIA 3. PEMBANGUNAN SUMBER MANUSIA / LATIHAN 4. PENGURUSAN PENEMPATAN PELAJAR 5. PENGURUSAN PENYELENGGARAAN DAN PEMBERSIHAN 6. PENGURUSAN KEWANGAN DAN PEROLEHAN 7. PEMBANGUNAN PELAJAR 8. TATATERTIB DAN KOMPAUN PELAJAR KOLEJ 9. PENGURUSAN KEMUDAHAN DAN PERKHIDMATAN PELAJAR 10. PENGURUSAN PELANGGAN 11. PEMANTAUANKESIHATAN, KEBERSIHAN DAN KESELAMATAN 12. PENGURUSAN KEBAJIKAN PELAJAR 13. PENGURUSAN REKOD DAN DOKUMEN 14. PENGURUSAN SEWAAN PERABOT PELAJAR 15. GERAKAN KUALITI 16. PENGURUSAN KEBAJIKAN STAF 17. PENGURUSAN DAN KEMUDAHAN SRK 18. KEURUSETIAAN PERINGKAT HEP/UNIVERSITI 19. JARINGAN INDUSTRI DAN MASYARAKAT 20. PAKAR RUJUK PENGURUSAN KOLEJ-




Tajuk : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F


No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja

Muka surat 1 daripada 2

F.01 Permohonan Kolej Pelajar Lama Permohonan No bilik Kelayakkan mínimum aktiviti kolej

F.02 Pendaftaran Pelajar Lama Permohonan Slip berjaya kolej Tempohmasa

F.03 Pendaftaran Pelajar Baharu Permohonan No bilik Jangkamasa

F.04 Rayuan Kolej Permohonan Senarai berjaya kolej Tempohmasa

F.05 Pendaftaran Peralatan elektrik Permohonan Janaan bil Slip bayaran

F.06 Pengurusan Perbicaraan tatatertib pelajar yang tinggal di kolej

Senarainama pelajar Keputusan perbicaraan

Jangkamasa

F.07 Kompaun Terus Kesalahan Dengan Kehadiran Pelajar

Kategori kesalahan Denda Jangkamasa membayar denda

F.08 Kompaun Terus Kesalahan tanpa Kehadiran Pelajar

Kategori kesalahan Denda Jangkamasa membayar denda

F.09 Pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK)

Permohonan Surat lantikan Tempohmasa

F.10 Permohonan Menganjurkan Aktiviti Permohonan Surat kelulusan program

Tempohmasa

F.11 Permohonan Kelulusan Peruntukan Permohonan Surat kelulusan program

Tempohmasa




Tajuk : Senarai Proses Kerja Aktiviti Utama

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F


No. Proses Kerja

Tajuk Proses Kerja Input Output Petunjuk Prestasi Proses Kerja


F.12 Clearance bilik pelajar Permohonan Kemaskini data

pelajar Prestasi kebersihan

F.13 Penginapan transit Tempahan Berjaya penempatan Jangka masa

F.14 Pengurusan Pelajar sakit di premis kolej kediaman

Laporan Pelajar mendapat rawatan

Jangka masa

F.15 Keselamatan dan Kesihatan Pelajar Aduan Tindakan Laporan



Tajuk : PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA

No. Dokumen : MPK/UiTM/HEP/KLJ/F.01


STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Prosedur kerja adalah untuk menjelaskan proses permohonan kolej (e-kolej) untuk pelajar mendapatkan kemudahan penempatan di di kolej kediaman UiTM Shah Alam.

2.0 SKOP

Proses kerja ini adalah meliputi maklumat permohonan untuk proses penempatan pelajar Lama di Kolej Kediaman UiTM sahaja.

2.1 Mempamerkan Pekeliling TNC berkenaan Permohonan Kolej

2.2 Menyediakan Senarai Kehadiran Aktiviti Pelajar

2.3 Membuat semakan tentang kelayakan menduduki kolej

2.4 Mengeluarkan keputusan Permohonan Kolej di dalam system e-Kolej

3.0 DEFINISI 3.1 Permohonan Kolej (e-Kolej)

Aktiviti – aktiviti menguruskan permohonan kolej secara ‘online’ untuk pelajar lama.

3.2 Kolej Kediaman

Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.






3.3 Dasar Penempatan

Dasar Penempatan yang digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Eksekutif (JKE) bertarikh 13 Ogos 2008.

3.4 Pelajar Lama

Pelajar lama adalah merupakan pelajar sedia ada yang mendapat kemudahan di kolej kediaman pada semester sebelumnya untuk meneruskan pengajian dan latihan pada semester berikutnya.

3.5 Mengemaskini Data

Proses mengumpul dan mengemaskini maklumat data pelajar ke dalam sistem.

3.6 Proses Kelulusan

Proses meluluskan permohonan pelajar mengikut syarat dan kelayakan

3.7 Singkatan

TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP UKK : Unit Kemudahan Kolej PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan

PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi

4.0 RUJUKAN

Nama Dokumen No. Rujukan

Pekeliling TNC HEP 100-HEP (PT.6/5)

Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM JKE bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)

Kalendar Akademik UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik.

Undang-Undang Malaysia Akta 174 Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976






5.0 PROSES KERJA

Bil Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk

Seksyen Undang-undang/Peraturan

1.

2.

3.

4.

5.

6.

Merancang dan mengenalpasti kekosongan di kolej penempatan pelajar lama. Pekeliling permohonan kolej dipamerkan untuk makluman dan tindakan pelajar. Memproses Permohonan kolej secara atas talian mengikut dasar penempatan kolej. Mengeluarkan keputusan permohonan kolej kepada pelajar melalui sistem e-Kolej. Rekod dan fail Tamat

TNC HEP

Unit Kemudahan

Kolej

Pejabat Pembangunan

Infostruktur

Dasar Penempatan






Unit NR

6.0 CARTA ALIR

TANGGUNGJAWAB

ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI

PA

PA/PPA

PPA/PYA

PYA

PA/PPA

PYA

Mula Merancang dan Mengenalpasti kekosongan di kolej Pekeliling permohonan kolej dipamerkan Proses permohonan kolej mengikut Dasar Penempatan Kolej Keluarkan keputusan permohonan kolej di dalam e-kolej Rekod dan Fail Tamat

Pekeliling

Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008)

Gagal

Berjaya






7.0 PERATURAN-PERATURAN PENTADBIRAN

8.0 BORANG TINDAKAN KERJA

BORANG TINDAKAN KERJA (BTK)

AKTIVITI Permohonan Kolej Bagi Pelajar Lama

Bil. RQ Masuk : Tarikh RQ Masuk :

Penyimpan BTK:

Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan

Diterima

Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan kepada

PYB seterusnya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan

1. Perancangan dasar

2. Perbincangan

3. Pelaksanaan

4. Kajian keberkesanan

5. Langkah Penambahbaikan

a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil 15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.

b. Permohonan dan rayuan penempatan pelajar di kolej adalah merujuk kepada Pekeliling yang dikeluarkan oleh Unit Kemudahan Kolej pada setiap semester, ditandatangani oleh Ketua UKK/ TNC HEP

c. Proses clearance pelajar kolej pada hujung semester merujuk kepada Pekeliling TNC HEP yang dikeluarkan pada setiap semester berkenaan tarikh

bermula cuti semester mengikut Kalendar Akademik UiTM.






9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL TAJUK REKOD STATUS

1. Senarai nama permohonan pelajar secara atas talian

2. Pekeliling Permohonan Kolej

3. Dasar penempatan kolej (JKE Bil 15/2008)

4. Senarai Kehadiran Aktiviti Pelajar Pengimbas Kod Bar

5. Senarai Pelajar Clearence






Unit NR

CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN KOLEJ BAGI PELAJAR LAMA (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT).

TANGGUNGJAWAB ALIRAN KERJA PROSES KERJA REKOD KUALITI

PA

PA/PPA

PPA/PYA

PYA

PA/PPA

PYA

Mula Merancang dan Mengenalpasti kekosongan di Kolej Pekeliling permohonan kolej dipamerkan

Proses permohonan kolej mengikut Dasar Penempatan Kolej

Keluarkan keputusan permohonan kolej di dalam e-kolej Rekod dan Fail Tamat

Pekeliling


Gagal

Berjaya



Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR LAMA



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor

Keluaran

Nombor

Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja adalah untuk menjelaskan Proses Pendaftaran Pelajar Lama bagi kemasukan pelajar-pelajar yang layak mendapat kemudahan penginapan kolej di dalam sistem UiTM.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi mengurus dan mengendalikan proses kemasukan pelajar lama ke kolej. 2.1 Menyediakan Kaunter Pendaftaran dan Peralatan yang berkaitan

2.2 Menyediakan kunci bilik.

2.3 Alat kelengkapan asas bilik pelajar.

2.4 Menyelaras segala pembaikan kerosakan bilik

2.5 Menyelaras pembersihan bilik pelajar

3.0 DEFINISI

3.1 Kolej Kediaman







3.2 Pelajar Lama

Pelajar lama adalah merupakan pelajar sedia ada yang mendapat kemudahan di kolej kediaman pada semester sebelumnya untuk meneruskan pengajian dan latihan pada semester berikutnya.

3.3 Dasar penempatan Dasar Penempatan yang digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Eksekutif (JKE) bertarikh 13 Ogos 2008.

3.4 Tempat pendaftaran

Tempat yang disediakan untuk pendaftaran pelajar-pelajar berurusan bagi proses pendaftaran bilik.

3.5 e-Kolej

Sistem elektronik yang digunakan untuk pengurusan kolej.

3.6 Singkatan TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan







4.0 RUJUKAN


Surat Pemakluman Permohonan/Pendaftaran Kolej Kediaman dan Permohonan Rayuan Kolej Bagi Pelajar Ijazah Sarjana Muda Sesi……

100-HEP (UKK 6/13)



Undang-Undang Malaysia Akta 174

Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976

5.0 PROSES KERJA



1. 2.

3.

4.

Pelajar lama menyemak keputusan permohonan kolej kediaman di dalam sistem e-kolej. Pelajar cetak slip berjaya kolej melalui portal pelajar. Serahkan dokumen pendaftaran kepada petugas kaunter pendaftaran untuk semakkan dan pengesahan. Serah kunci bilik yang telah ditetapkan dan pelajar masuk bilik.

TNC HEP

Unit Kemudahan Kolej

Dasar Penempatan Kolej Kediaman






Tidak

lengkap

6.0 CARTA ALIR

TANGGUNGJAWAB

ALIRAN KERJA

PROSES KERJA

REKOD KUALITI

PEL

PEL

PA/PPA/PYA

PYA/PO

Mula Pelajar lama menyemak keputusan permohonan kolej kediaman di dalam sistem e-kolej

Pelajar isi dan cetak slip berjaya kolej melalui portal pelajar:

Serahkan dokumen pendaftaran kepada kaunter pendaftaran untuk semakkan dan pengesahan

Serah kunci bilik

Tamat

Pekeliling


Kalendar akademik

Lengkap









AKTIVITI Pendaftaran Pelajar Lama


Penyimpan BTK:

Bil Proses Kerja PYB Tarikh Arahan Diterima

Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan kepada PYB seterusnya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan




b. Proses clearance pelajar kolej pada hujung semester merujuk kepada Pekeliling TNC HEP yang dikeluarkan pada setiap semester berkenaan tarikh

bermula cuti semester mengikut Kalendar Akademik UiTM.






9.0 SENARAI SEMAKAN


1. Unjuran Pengambilan Pelajar Baharu

2. Senarai nama pelajar (http:// hep. isis.uitm.edu.my/ehep)

3. Rekod Pelajar Kolej

4. Dasar penempatan kolej (JKE Bil 15/2008)

5. Borang Akujanji Penerimaan Perabot dan Slip Pintu

6. Borang Maklumbalas Pendaftaran Pelajar Lama

7. Analisa maklum balas pelajar lama

8. Undang-Undang Malaysia Akta 174






Tidak

lengkap

CARTA ALIR RISIKO PENDAFTARAN PELAJAR LAMA (DOKUMEN PENDAFTARAN YANG DIPERLUKAN TIDAK LENGKAP).

TANGGUNGJAWAB

ALIRAN KERJA

PROSES KERJA

REKOD KUALITI

PEL

PEL

PA/PPA/PYA

PYA/PO

Mula Pelajar lama menyemak keputusan permohonan kolej kediaman di dalam sistem e-kolej

Pelajar isi dan cetak slip berjaya kolej melalui portal pelajar:

Serahkan dokumen pendaftaran kepada kaunter pendaftaran untuk semakkan dan pengesahan

Serah kunci bilik

Tamat

Pekeliling


Kalendar akademik

Lengkap



Tajuk : PENDAFTARAN PELAJAR BAHARU



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini adalah untuk menjelaskan proses pendaftaran penempatan pelajar baharu bagi kemasukan pelajar-pelajar yang layak mendapat kemudahan penginapan kolej di dalam sistem UiTM.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi mengurus pendaftaran pelajar baharu di Kolej Kediaman UiTM merangkumi aktiviti seperti berikut:- 2.1 Menyediakan Kaunter Pendaftaran dan Peralatan yang berkaitan

(Laptop beserta talian internet dan Pengimbas Kod Bar)

2.2 Menyediakan kunci bilik.

2.3 Alat kelengkapan asas bilik pelajar.








3.0 DEFINISI

3.1 Kolej Kediaman


3.2 Penyediaan Bilik Pelajar

Memastikan bilik dalam keadaan lengkap, bersih dan selamat. 3.3 Kunci Bilik

Kunci dan rantai kunci bernombor diserah kepada setiap pelajar semasa hari pendaftaran.

3.4 Alat Kelengkapan Bilik Pelajar

Perabot dan alat keperluan asas yang disediakan mengikut peraturan yang telah ditetapkan serta berada dalam keadaan baik dan selamat.

3.5 Pelajar Baharu

Pelajar baharu adalah merupakan pelajar yang baru mendaftar di Universiti

3.6 Singkatan

TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan


4.0 RUJUKAN


Minit Mesyuarat Minggu Destini Siswa 100-HEP (PT.31/8)

Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM

JKE bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)

Kalender UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik






5.0 PROSES KERJA/



1.

2.

3. 4.

5.

6. 7.

Bakal pelajar baharu mengisi Borang Kolej Kediaman atas talian sebelum mendaftar. (Borang peribadi dan surat akujanji penerimaan perabot)

2. Cetak surat akujanji sebelum mendaftar dan serah di kaunter semasa pendaftaran Semak surat tawaran Saring jika pelajar ada masalah kesihatan atau orang kelainan upaya, ditempatkan di bilik simpanan aras bawah Petugas mengimbas kod bar yang terdapat di surat Akujanji Penerimaan Perabot dan serahan semula. Pengesahan no bilik (menampal pelekat / mencatat no. Bilik di borang Akujanji Penerimaan Perabot) dan serahan kunci. Rekod pelajar dikemaskini

TNC HEP

Unit Kemudahan

Kolej

Dasar Penempatan

Kolej






6.0 CARTA ALIR

TANGGUNGJAWAB

ALIRAN KERJA

PROSES KERJA

REKOD KUALITI

PEL

PEL

PPA/PYA

PYA

PEL

PPA/PYA

ya Tidak

Mula Isi Borang Kolej Kediaman atas talian sebelum mendaftar. (Borang peribadi dan surat akujanji penerimaan perabot)

3. Cetak dan serah sewaktu pendaftaran

4. 5. Semak Surat Tawaran

dan Saring Pelajar OKU/ masalah kesihatan Imbas kod bar dan dapat nombor bilik Ambil kunci

Rekod

Tamat

Senarai nama pelajar (http:// hep.

isis.uitm.edu.my/ehep)

Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil

15/2008)

Buka skrin pendaftaran

bilik simpanan









AKTIVITI Pendaftaran Pelajar Baharu


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan









9.0 SENARAI SEMAKAN


1. Senarai nama pelajar (http:// hep. isis.uitm.edu.my/ehep)

2. Minit Mesyuarat Minggu Destini Siswa

3. Rekod Pelajar Kolej

4. Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil 15/2008)

5. Borang Akujanji Penerimaan Perabot

6. Borang Maklumbalas Pendaftaran Pelajar Baharu

7. Analisa maklumbalas Pendaftaran Pelajar Baharu






CARTA ALIR RISIKO PENDFTARAN PELAJAR BAHARU (SISTEM RANGKAIAN INTERNET TERGANGGU).

TANGGUNGJAWAB

ALIRAN KERJA

PROSES KERJA

REKOD KUALITI

PEL

PEL

PPA/PYA

PYA

PEL

PPA/PYA

ya Tidak

Mula Isi Borang Kolej Kediaman atas talian sebelum mendaftar. (Borang peribadi dan surat akujanji penerimaan perabot)

6. Cetak dan serah sewaktu pendaftaran

7. 8. Semak Surat Tawaran

dan Saring Pelajar OKU/ masalah kesihatan Imbas kod bar dan dapat nombor bilik Ambil kunci

Rekod

Tamat

Senarai nama pelajar (http:// hep.

isis.uitm.edu.my/ehep)

Dasar Penempatan Kolej (JKE Bil

15/2008)

Buka skrin pendaftaran

bilik simpanan



Tajuk : RAYUAN KOLEJ



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini adalah untuk menjelaskan proses rayuan pelajar di kolej kediaman UiTM Shah Alam.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi mengurus dan mengendalikan proses rayuan kolej meliputi aktiviti berikut :

2.1 Menerima maklumat penempatan

2.2 Mengendali pendaftaran masuk pelajar

2.3 mengeluarkan laporan penempatan pelajar rayuan

3.0 DEFINISI 3.1 Kolej Kediaman







3.2 Rayuan Seseorang pelajar yang gagal mendapatkan kemudahan kolej pada

semester berikutnya namun berkeinginan untuk mendiami kolej dengan cara membuat permohonan rayuan kolej secara atas talian.


Memastikan bilik dalam keadaan lengkap, bersih dan selamat.

3.4 Singkatan



4.0 RUJUKAN


Surat Pemakluman Permohonan/Pendaftaran Kolej Kediaman dan Permohonan Rayuan Kolej Bagi Pelajar Ijazah Sarjana Muda Sesi……

100-HEP (UKK 6/13)










5.0 PROSES KERJA



1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

Mengenalpasti kekosongan bilik pelajar selepas proses pendaftaran pelajar baharu dan pelajar lama selesai Menerima permohonan rayuan pelajar secara atas talian(e-kolej). Memprofail permohonan rayuan untuk semakan berdasarkan: a. Kehadiran pada program aktiviti kolej b. Status peribadi (Yatim/ Yatim piatu) c. Pendapatan ibubapa/penjaga d. Status bantuan pengajian (Zakat.

PTPTN dan lain agensi) Senarai permohonan rayuan dibentangkan kepada Jawatankuasa Rayuan Kolej untuk diluluskan . Senarai permohonan yang berjaya rayuan dikemaskini dan dihantar kepada UKK untuk dimuat naik ke dalam system e-Kolej Rekod Tamat

PA/PPA/

PYA






Unit NR

6.0 CARTA ALIR


PA

PPA/PYA

PA/PPA/PYA

PGT/PA/PPA

PA/PPA

PYA

Mula Mengenalpasti kekosongan bilik pelajar Menerima permohonan rayuan pelajar secara atas talian(e-kolej). Memprofail permohonan rayuan untuk semakan Senarai permohonan rayuan dibentangkan kepada Jawatankuasa Rayuan Kolej Senarai permohonan yangberjaya rayuan dimuat naik ke dalam system e-Kolej oleh UKK Rekod dan Fail Tamat

i. Tamat

Gagal

Berjaya







c. Kenaan bayaran sewa bagi transit dan bilik gunasama/ ruang umum merujuk Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan JKP Bil 169/2010 (Agenda D 3451)



AKTIVITI Rayuan Kolej


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan

4. Kajian


b. Permohonan dan rayuan penempatan pelajar di kolej adalah merujuk kepada Pekeliling yang dikeluarkan oleh Unit Kemudahan Kolej pada setiap semester, ditandatangani oleh Ketua UKK/ TNC HEP

d. Proses clearance pelajar kolej pada hujung semester merujuk kepada Pekeliling TNC HEP yang dikeluarkan pada setiap semester berkenaan tarikh bermula cuti semester

mengikut Kalendar Akademik UiTM.






keberkesanan


9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1.

2.

3.

4.

Maklumat pelajar rayuan dari Unit Kemudahan Kolej

Kalendar akademik

Sistem e-touch

Gambar






Unit NR

CARTA ALIR RISIKO RAYUAN KOLEJ (PERMOHONAN KOLEJ TIDAK MENEPATI SYARAT)


PA

PPA/PYA

PA/PPA/PYA

PGT/PA/PPA

PA/PPA

PYA

Mula Mengenalpasti kekosongan bilik pelajar Menerima permohonan rayuan pelajar secara atas talian(e-kolej). Memprofail permohonan rayuan untuk semakan Senarai permohonan rayuan dibentangkan kepada Jawatankuasa Rayuan Kolej Senarai permohonan yangberjaya rayuan dimuat naik ke dalam system e-Kolej oleh UKK Rekod dan Fail Tamat

ii. Tamat

Gagal

Berjaya



Tajuk : PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja adalah untuk menjelaskan proses penggunaan peralatan elektrik yang merangkumi pemeriksaan, pengesahan peralatan elektrik yang digunakan, janaan bil serta urusan mendapatkan stiker elektrik oleh pelajar di kolej kediaman UiTM Shah Alam.

2.0 SKOP

Proses kerja ini adalah meliputi Pendaftaran Peralatan Elektrik : 2.1 Mempamerkan pekeliling TNCHEP/TRHEP mengenai jenis-jenis

peralatan yang dibenarkan, ciri-ciri keselamatan peralatan piawaian SIRIM dan tempoh sah laku penggunaan

2.2 Pemeriksaan peralatan elektrik di kaunter pejabat kolej. 2.3 Menjana bil peralatan elektrik mengikut bilangan peralatan yang

didaftarkan. 2.4 Menerima resit bayaran peralatan elektrik. 2.5 Menyerahkan stiker pendaftaran peralatan elektrik mengikut jumlah yang

didaftarkan.






3.0 DEFINISI

3.1 Permohonan pendaftaran Peralatan Elektrik Pelajar mengambil dan mengisi borang pendaftaran peralatan Elektrik di

pejabat kolej 3.2 Kolej kediaman

Memeriksa peralatan elektrik dan mengesahkan. 3.3 Jana Bil

Pengurusan menjana bil di sistem Fais. Pelajar membayar dan menyerah resit dikaunter pejabat.

3.4 Semester Tempoh masa pembelajaran dalam satu sesi pengajian. 3.5 Pelekat Elektrik Pengurusan menyerah pelekat elektrik kepada pelajar untuk melekatkan di

peralatan elektrik yang telah didaftarkan. 3.6 Singkatan








4.0 RUJUKAN


Pekeliling TNC HEP & Alumni 100-HEP (PT.6/5)

Pekeliling PAK / PA 100-HEP (KLJ…./6/13)









5.0 PROSES KERJA



1.

2.

3.

4.

5. .

Mempamerkan pekeliling pendaftaran peralatan elektrik

kepada pelajar seperti yang dinyatakan dalam pekeliling PAK/PA Menerima dan memastikan borang pendaftaran peralatan elektrik diisi dengan lengkap. Memeriksa peralatan elektrik yang dibawa oleh pelajar sebelum meluluskan penggunaan peralatan elektrik tersebut. Menjana bil peralatan elektrik melalui sistem FAIS berdasarkan jumlah kelulusan perlatan elektrik Menerima borang pendaftaran peralatan elektrik, resit bayaran dan menyerahkan stiker peralatan elektrik .

Pengurus Asrama PPA,PYA,PO PPA,PYA,PO PPA,PYA,PO PYA

Pekeliling PAK/ PA






6.0 CARTA ALIR


PA

PEJAJAR

PPA/PYA

PPA/PYA

PYA

Mula Pamerkan pekeliling PAK/PA

Pelajar mengambil dan mengisi borang pendaftaran

Periksa dan sahkan peralatan elektrik dan menjana bil Terima resit bayaran dan menyerahkan pelekat peralatan elektrik

Rekod Tamat

i. Borang Pendaftaran Peralatan Elektrik

ii. Laporan Pengurus Asrama

Gagal

Berjaya









AKTIVITI Pendaftaran Peralatan Elektrik


Penyimpan BTK:


Diterima

Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


PYB seterusnya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan



a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil

15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.






9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1. Borang Pendaftaran Peralatan Elektrik AKTIF

2. Bahagian 2 AKTA 174 AKTIF

3. Dasar Kemudahan Penempatan Pelajar:Buku Panduan Pelajar AKTIF

4. Pekeliling TNC HEP dan Alumni : 100-HEP( PT.6/5 ) AKTIF






CARTA ALIR PENDAFTARAN PERALATAN ELEKTRIK (PENGGUNAAN BARANGAN ELEKTRIK TIDAK DAPAT DIKAWAL)


PA

PEJAJAR

PPA/PYA

PPA/PYA

PYA

Mula Pamerkan pekeliling PAK/PA

Pelajar mengambil dan mengisi borang pendaftaran

Periksa dan sahkan peralatan elektrik dan menjana bil Terima resit bayaran dan menyerahkan pelekat peralatan elektrik

Rekod Tamat

i. Borang Pendaftaran Peralatan Elektrik

ii. Laporan Pengurus Asrama

Gagal

Berjaya



Tajuk : PENGURUSAN PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk proses kerja pengurusan perbicaraan tatatertib pelajar peringkat kolej kediaman UiTM Shah Alam.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi proses pengurusan perbicaraan tatatertib pelajar yang tinggal di kolej dan melanggar peraturan kolej.

2.1 Proses mengeluarkan notis pertuduhan dan pendakwaan. 2.2 Proses mengadakan perbicaraan 2.3 Keputusan perbicaraan

3.0 DEFINISI

3.1 Disiplin

Kepatuhan, kesetiaan dan ketaatan kepada peraturan yang telah ditetapkan oleh universiti.

3.2 Pelajar Seseorang yang menerima pelajaran, pengajaran atau latihan dalam apa-apa bidang pengajian dan berdaftar dengan UiTM.

3.3 Kolej Kediaman






Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh universiti untuk pelajar-pelajar.

3.4 Singkatan


PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi PBT : Pihak Berkuasa Tatatertib PPUU : Pejabat Penasihat Undang-Undang

SRK : Staf Residen Kolej

4.0 RUJUKAN










5.0 PROSES KERJA



1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Pelantikan Jawatankuasa Tatatertib peringkat kolej kediaman oleh Naib Canselor Menerima laporan pelanggaran disiplin/tatatertib daripada Staf Pengurusan Kolej dan Staf Residen Kolej Mengkategorikan jenis kesalahan yang dilakukan oleh pelajar Menyediakan kertas pertuduhan dan surat panggilan perbicaraan Membacakan pertuduhan kepada pelajar Mendakwa dan membicarakan pelajar dihadapan jawatankuasa tatatertib kolej Keputusan perbicaraan Memaklumkan kepada pelajar sekiranya berhasrat untuk merayu hendaklah menghantar surat rayuan dalam tempoh 14 hari kepada Pejabat Penasihat Undang-Undang Mengeluarkan surat jatuh hukuman kepada pelajar Rekod dan fail Tamat

TNC HEP

Penasihat

Undang-Undang

PBT






6.0 CARTA ALIR

Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

Naib Canselor

Mula

Lantikan Jawatankuasa Tatatertib Peringkat Kolej Kediaman Keluarkan surat panggilan perbicaraan Perbicaraan tatatertib Merujuk pelajar kepada PPUU jika pelajar merayu keputusan perbicaraan Surat jatuh hukuman Rekod

Tamat

Surat Lantikan Jawantankuasa Tatatertib Kolej

Kediaman

Akta 174

Peraturan kolej kediaman

Pekeliling

Mengaku bersalah

Mengaku tidak bersalah

Pej PUU







1. Mengurus dan menguatkuasa peraturan-peraturan kolej berpandukan Akta 174- Bahagian 2, Bahagian III Tatatertib Asrama

2. Kenaan Kompaun Terus diperuntukan di bawah Kaedah 26A, Akta 174 bagi kesalahan-kesalahan yang telah ditetapkan oleh Penasihat Undang-undang

3. Peraturan tambahan merupakan arahan yang dikeluarkan dari masa ke semasa (berdasarkan Pekeliling NC/TNC HEP)



AKTIVITI Pengurusan Perbicaraan Tatatertib Pelajar Yang Tinggal Di Kolej


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan








9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1. Akta 174

2. Senarai nama tertuduh

3. Ringkasan pertuduhan

4 Surat pertuduhan

5 Minit Perbicaraan






CARTA ALIR RISIKO PERBICARAAN TATATERTIB PELAJAR YANG TINGGAL DI KOLEJ (PELAJAR TIDAK HADIR PERBICARAAN)


Naib Canselor

Mula

Lantikan Jawatankuasa Tatatertib Peringkat Kolej Kediaman Keluarkan surat panggilan perbicaraan Perbicaraan tatatertib Merujuk pelajar kepada PPUU jika pelajar merayu keputusan perbicaraan Surat jatuh hukuman Rekod

Tamat

Surat Lantikan Jawantankuasa Tatatertib Kolej

Kediaman

Akta 174

Peraturan kolej kediaman

Pekeliling

Mengaku bersalah

Mengaku tidak bersalah

Pej PUU



Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk proses kerja mengeluarkan kompaun terus atas kesalahan dengan kehadiran pelajar sewaktu kompaun dikeluarkan oleh PBT yang dilantik di Kolej Kediaman UiTM Shah Alam.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi proses mengeluarkan kompaun secara terus atas kesalahan yang dilakukan oleh pelajar di kawasan kolej dengan kehadiran pelajar tersebut.

2.1 Mengeluarkan slip kompaun 2.2 Menerima resit bayaran 2.3 Mengemaskini rekod

3.0 DEFINISI

3.1 Kompaun Terus

Denda yang dikenakan ke atas pelajar kerana sesuatu kesalahan di kolej kediaman tanpa melalui proses tatatertib/ pendakwaan.






3.2 Pelajar Seseorang yang menerima pelajaran, pengajaran atau latihan dalam apa-apa bidang pengajian di sesuatu Universiti dan berdaftar dengan Universiti tersebut.

3.3 Kolej Kediaman





4.0 RUJUKAN










5.0 PROSES KERJA



1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Mengenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) Memaklumkan kepada pelajar tentang kesalahan yang telah beliau lakukan. Membaca hak pelajar (peluang untuk meringankan hukuman secara lisan sebelum dikenakan kompaun) Mengeluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.

i. Salinan pelajar ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej

Atau Mengeluarkan surat amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Menerima resit bayaran dari pelajar Rekod dan fail

TNC HEP

Penasihat

Undang-Undang

PGT

PAK/PA

PBT

Akta 174

Buku Kompaun






5.0 CARTA ALIR


Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. ( Akta 174 ) Maklum kepada pelajar tentang kesalahan. Baca hak pelajar Keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.


Atau Keluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Terima resit bayaran dari pelajar Rekod Tamat

Akta 174

Dokumen kompaun

Ya

Tidak












AKTIVITI Kompaun Terus Kesalahan Dengan Kehadiran Pelajar


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan








8.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1. Akta 174 AKTIF

2. Buku kompaun AKTIF

3. Surat pelantikan PBT AKTIF






CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN DENGAN KEHADIRAN PELAJAR (PELAJAR TIDAK MENGHADIRKAN DIRI BILA DIARAHKAN)


Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. ( Akta 174 ) Maklum kepada pelajar tentang kesalahan. Baca hak pelajar Keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.

iv. Salinan pelajar v. Salinan PBT vi. Salinan Pejabat Kolej


Akta 174

Dokumen kompaun

Ya

Tidak



Tajuk : KOMPAUN TERUS KESALAHAN DENGAN TANPA KEHADIRAN PELAJAR


Mukasurat 1 daripada 7

STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk proses kerja mengeluarkan kompaun terus atas kesalahan tanpa kehadiran pelajar sewaktu kompaun dikeluarkan oleh PBT yang dilantik di Kolej Kediaman UiTM Shah Alam.

2.0 SKOP

Proses kerja ini meliputi proses mengeluarkan kompaun secara terus atas kesalahan yang dilakukan oleh pelajar di kawasan kolej tanpa kehadiran pelajar tersebut.

2.1 Mengenalpasti kesalahan pelajar 2.2 Mengeluarkan kompaun terus 2.3 Kemaskini rekod bayaran

3.0 DEFINISI

3.1 Kompaun Terus Denda yang dikenakan ke atas pelajar kerana sesuatu kesalahan di kolej kediaman tanpa melalui proses tatatertib/pendakwaan.






3.2 Pelajar Seseorang yang menerima pelajaran, pengajaran atau latihan dalam apa-apa bidang pengajian di sesuatu Universiti dan berdaftar dengan Universiti tersebut.

3.3 Kolej Kediaman Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh Universiti untuk pelajar-pelajar.




4.0 RUJUKAN


Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM JKE Bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)








5.0 PROSES KERJA



1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8. 9.

Mengenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) PBT mengeluarkan Notis Kesalahan

i. Salinan pelajar ditinggalkan di dalam bilik pelajar

ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej

Pelajar berjumpa dengan PBT untuk mengetahui lebih lanjut berkenaan dengan Notis Kesalahan yang dikeluarkan. PBT memaklumkan kepada pelajar tentang kesalahan yang telah beliau lakukan. Membaca hak pelajar (peluang untuk meringankan hukuman secara lisan sebelum dikenakan kompaun) Mengeluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.


atau Mengeluarkan surat Amaran Pelajar membuat bayaran di Pejabat Bendahari/ Bank Islam Menerima resit bayaran dari pelajar Rekod dan fail

TNC HEP

Penasihat

Undang-Undang

PGT

PAK/PA

PBT

Akta 174

Buku Kompaun






5.0 CARTA ALIR


Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) PBT keluarkan Notis Kesalahan:

i. Salinan pelajar ditinggalkan di dalam bilik pelajar

ii. Salinan PBT iii. Salinan Pejabat Kolej

Pelajar berjumpa dengan PBT. PBT maklum kepada pelajar tentang kesalahan. PBT baca hak pelajar PBT keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.



Ya Tidak












AKTIVITI Kompaun Terus Kesalahan Dengan Tanpa Kehadiran Pelajar


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan








8.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1. Akta 174 AKTIF

2. Buku kompaun AKTIF

3. Surat pelantikan PBT AKTIF






CARTA ALIR RISIKO KOMPOUN TERUS KESALAHAN PELAJAR TANPA KEHADIRAN PELAJAR (KENAAN KOMPOUN DIPERTIKAIKAN)


Mula Kenalpasti kesalahan pelajar di bawah Kaedah 26A. (Akta 174) PBT keluarkan Notis Kesalahan:

iv. Salinan pelajar ditinggalkan di dalam bilik pelajar

v. Salinan PBT vi. Salinan Pejabat Kolej

Pelajar berjumpa dengan PBT. PBT maklum kepada pelajar tentang kesalahan. PBT baca hak pelajar PBT keluarkan kompaun terus kepada pelajar. Kompaun diisi dalam 3 salinan.

iv. Salinan pelajar v. Salinan PBT vi. Salinan Pejabat Kolej


Ya Tidak



Tajuk : PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (JPK)



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini adalah untuk menjelaskan proses pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK) di seluruh sistem Kolej Kediaman, UiTM.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi mengurus dan mengendalikan proses pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK). Tugas utama JPK adalah menganjurkan program pembangunan pelajar diperingkat Kolej Kediaman. 2.1 Menyediakan borang permohonan JPK

2.2 Mengadakan sesi temubual/ saringan bagi tujuan lantikan JPK

2.3 Menyediakan surat lantikan JPK yang ditandatangani oleh TNC BHEP

3.0 DEFINISI

3.1 Kolej Kediaman







3.2 Jawatankuasa Perwakilan Kolej

Sebuah jawatankuasa yang dilantik dikalangan pelajar untuk merancang dan melaksanakan aktiviti-aktiviti pelajar diperingkat Kolej Kediaman.

3.3 Surat Pelantikan JPK

Surat punca kuasa kepada pelajar untuk menganjurkan aktiviti pembangunan pelajar di kolej.

3.3 Singkatan

TNC HEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama SRK : Staf Residen Kolej

JPK : Jawatankuasa Perwakilan Kolej 4.0 RUJUKAN

DOKUMEN RUJUKAN

Pekeliling Pengetua









5.0 PROSES KERJA



1.

2.

3.

4.

Mengeluarkan pekeliling tawaran kepada pelajar yang berminat untuk menjadi JPK. Pelajar mengisi borang dan menghantar kepada pejabat pengurusan kolej. Panel menemubual calon-calon yang layak berdasarkan kepada pencapaian akademik dan penglibatan aktiviti di kolej. Senarai berjaya dihantar kepada BHEP untuk tujuan lantikan.

Pengetua

Pelajar yang berminat

Pengetua/SRK

TNCHEP

Pekeliling Pengetua






6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

PPA/PYA

PPA/PYA

PGT/SRK

PPA/PYA/ TNC BHEP

Mula Mengeluarkan pekeliling tawaran Pelajar mengisi borang dan hantar kepada urusetia . Panel menemubual calon- calon yang layak. Senarai berjaya dihantar kepada BHEP untuk lantikan Tamat

Lulus

Gagal









AKTIVITI Pengurusan Pelantikan Jawatankuasa Perwakilan Kolej ( JPK )


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


PYB seterus

nya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan



a. Dasar penempatan dan kenaan bayaran penginapan pelajar UiTM adalah merujuk kepada keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Eksekutif JKE UiTM Bil

15/2008 bertarikh 13 Ogos 2008.






9.0 SENARAI SEMAKAN


1. Garis Panduan Permohonan JPK AKTIF

2. Pekeliling Pengetua AKTIF

3. Buku Garis Panduan Aktiviti Pelajar AKTIF

4. Borang Permohonan JPK AKTIF

5. Fail Meja Pengetua AKTIF

6. Surat Lantikan JPK AKTIF






CARTA ALIR RISIKO PELANTIKAN JAWATANKUASA PERWAKILAN KOLEJ (KELAYAKAN PEMOHON TIDAK MENEPATI KRITERIA YANG DITETAPKAN)

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

PPA/PYA

PPA/PYA

PGT/SRK

PPA/PYA/ TNC BHEP

Mula Mengeluarkan pekeliling tawaran Pelajar mengisi borang dan hantar kepada urusetia . Panel menemubual calon- calon yang layak. Senarai berjaya dihantar kepada BHEP untuk lantikan Tamat

Lulus

Gagal



Tajuk : PERMOHONAN MENGANJUR AKTIVITI



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini adalah untuk meluluskan permohonan menjalankan aktiviti oleh Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK) di seluruh sistem Kolej Kediaman, UiTM.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi menjalankan aktiviti-aktiviti oleh Jawatankuasa Perwakilan Kolej (JPK), di Kolej Kediaman, UiTM.

3.0 DEFINISI

3.1 Kolej Kediaman


3.2 Jawatankuasa Perwakilan Kolej

Sebuah jawatankuasa yang dilantik dikalangan pelajar untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti pelajar diperingkat Kolej Kediaman.






3.3 Singkatan

TNCHEP : Timbalan Naib Canselor HEP PGT : Pengetua PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama

JPK : Jawatankuasa Perwakilan Kolej 4.0 RUJUKAN

DOKUMEN RUJUKAN

Pekeliling TNC HEP

Pekeliling PAK / PA






5.0 PROSES KERJA

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk


1.

2.

3.

4.

5.

6.

Jawatankuasa Perwakilan Kolej membuat takwim aktiviti untuk sepanjang satu semester. Penyediaan kertas kerja permohonan aktiviti selepas perbincangan dengan penasihat program. Kertas kerja permohonan aktiviti dibentangkan di dalam mesyuarat bersama semua SRK : Pra Mesyuarat TAK. SRK menyemak peruntukan dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP. Kertas kerja yang telah dilengkapkan bersama Borang C dihantar kepada Penolong Pengurus Asrama. JPK menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk dibawa ke Mesyuarat Tabung Amanah Kolej.

SRK

PPA

Pekeliling TNCHEP

(Pemberhentian Menjalankan aktiviti

menjelang peperiksaan akhir

semester)






6.0 CARTA ALIR

Tanggung-jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

JPK

JPK/SRK/PA/PPA

JPK

PENGETUA/SRK

PPA/JPK

JPK

Mula Jawatankuasa Perwakilan Kolej membuat takwim aktiviti untuk satu semester Penyediaan kertas kerja permohonan aktiviti selepas perbincangan dengan penasihat program Kertas kerja permohonan aktiviti dibentangkan di dalam mesyuarat bersama semua SRK : Pra Mesyuarat T.A.K SRK menyemak bajet dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP Kertas kerja yang telah dilengkapkan bersama Borang C dihantar kepada Penolong Pengurus Asrama JPK menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk Mesyuarat Tabung Amanah Kolej Tamat

Lulus

Tidak

lulus &

buat

semula







a) Petikan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan (JKP) ke- 176 (Agenda

D3708) bertarikh 8 Mac 2012.



AKTIVITI Permohonan Menganjur Aktiviti


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan








9.0 SENARAI SEMAKAN


1. Petikan MesyuaratJawatankuasa Kewangan dan Pembangunan (JKP) ke 176 (AgendaD3708)bertarikh 8 Mac 2012

2. Surat Lantikan

3. Kertas Kerja Porgram

4. Garispanduan Menjalankan Aktiviti BHEP

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.






CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN MENGANJURKAN AKTIVITI (KERTAS KERJA TIDAK LENGKAP)

Tanggung-jawab Aliran Kerja Proses Kerja Rekod Kualiti

JPK

JPK/SRK/PA/PPA

JPK

PENGETUA/SRK

PPA/JPK

JPK

Mula Jawatankuasa Perwakilan Kolej membuat takwim aktiviti untuk satu semester Penyediaan kertas kerja permohonan aktiviti selepas perbincangan dengan penasihat program Kertas kerja permohonan aktiviti dibentangkan di dalam mesyuarat bersama semua SRK : Pra Mesyuarat T.A.K SRK menyemak bajet dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP Kertas kerja yang telah dilengkapkan bersama Borang C dihantar kepada Penolong Pengurus Asrama JPK menyediakan Ringkasan Eksekutif untuk Mesyuarat Tabung Amanah Kolej Tamat

Lulus

Tidak

lulus &

buat

semula



Tajuk : PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini adalah untuk menjelaskan proses permohonan peruntukan aktiviti di seluruh sistem Kolej Kediaman, UiTM.

2.0 SKOP

Peranan Jawatankuasa Tabung Amanah Kolej (TAK) seperti berikut:-

2.1 Dipertanggungjawabkan untuk meluluskan ke atas perancangan,

pelaksanaan dan pengendalian aktiviti pelajar.

2.2 Memberi kelulusan dan menyemak kesahihan maklumat-

maklumat yang diberikan sebelum memberi kelulusan.

2.3 Jawatankuasa TAK tersebut dilantik oleh TNCHEP

2.4 Tujuan TAK ini ditubuhkan adalah untuk membiayai aktiviti-aktiviti

Kolej dan pembelian peralatan bagi menjalankan aktiviti Kolej.






3.0 DEFINISI

3.1 Tabung Amanah Kolej Tabung yang ditubuhkan untuk menjalankan aktiviti-aktiviti pelajar di Kolej Kediaman.

3.2 Pelajar

Pelajar dalam skim ini adalah individu yang didaftarkan sebagai penghuni kolej.

3.3 Aktiviti Pelajar

Aktiviti pelajar dalam skim ini adalah aktiviti yang dijalankan diperingkat

kolej.

3.4 Singkatan

PGT : Pengetua KTB : Ketua Timbalan Bendahari PAK : Pengurus Asrama Kanan PA : Pengurus Asrama PPAK : Penolong Pengurus Asrama Kanan PPA : Penolong Pengurus Asrama PYAK : Penyelia Asrama Kanan

PYA : Penyelia Asrama JPK : Jawatankuasa Perwakilan Kolej TAK : Tabung Amanah Kolej






4.0 RUJUKAN

DOKUMEN

RUJUKAN

Buku garis panduan aktiviti pelajar Surat kelulusan peruntukan kewangan melalui Jawatankuasa Akaun Amanah HEP bertarikh 12 November 2009, Rujukan : 400-HEP (PKP. 29/3).






5.0 PROSES KERJA

Bil. Proses Kerja Pegawai Yang Melulus/Dirujuk


1.

2.

3.

4.

Jawatankuasa Perwakilan Kolej menyediakan ringkasan eksekutif untuk semua permohonan aktiviti. Permohonan aktiviti dibentangkan oleh Pengarah Program setiap aktiviti yang dirancang. Panel Mesyuarat TAK menyemak peruntukan dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP. Panel terdiri daripada: a) Pengetua- Pengerusi b) Ketua Timbalan Bendahari Zon 3(HEP) atau wakil-Ahli c) Pengurus Asrama Kanan- Ahli d) SRK- Ahli e) Penolong Pengurus Asrama-Setiausaha f) Penyelia Asrama-Penolong Setiausaha Surat kelulusan dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat dan kertas kerja serta borang C yang lengkap.

SRK

Jawatankuasa TAK

Pengetua






6.0 CARTA ALIR

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

JPK

JPK

AJK TAK

Mula Jawatankuasa Perwakilan Kolej menyediakan ringkasan eksekutif untuk semua permohonan aktiviti Permohonan aktiviti dibentangkan oleh JPK (oleh Pengarah program) Panel Mesyuarat TAK menyemak peruntukan dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP. Surat kelulusan dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat dan kertas kerja serta borang C yang lengkap Tamat

Lulus

Tidak

lulus &

buat

semula







a) Petikam Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan (JKP) ke- 176 (Agenda

D3708) bertarikh 8 Mac 2012



AKTIVITI


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan








9.0 SENARAI SEMAKAN


1. Petikan Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan (JKP) ke 176 (Agenda D3708) bertarikh 8 Mac 2012

2. Surat Latikan Jawatankuasa Tabung Amanh Kolej

3. Kertas Kerja Program

4. Garis Panduan Menjalankan Aktiviti BHEP

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.






CARTA ALIR RISIKO PERMOHONAN PERUNTUKAN AKTIVITI (PERMOHONAN PERBELANJAAN AKTIVITI TIDAK MENGIKUT KADAR YANG DITETAPKAN)

Tanggungjawab

Aliran Kerja

Proses Kerja

Rekod Kualiti

JPK

JPK

AJK TAK

Mula Jawatankuasa Perwakilan Kolej menyediakan ringkasan eksekutif untuk semua permohonan aktiviti Permohonan aktiviti dibentangkan oleh JPK (oleh Pengarah program) Panel Mesyuarat TAK menyemak peruntukan dan pelaksanaan program berdasarkan garis panduan yang ditetapkan oleh HEP. Surat kelulusan dikeluarkan berdasarkan keputusan mesyuarat dan kertas kerja serta borang C yang lengkap Tamat

Lulus

Tidak

lulus &

buat

semula



Tajuk : CLEARANCE BILIK PELAJAR



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja adalah untuk menjelaskan proses Pengurusan Clearance bilik pelajar di kolej kediaman UiTM Shah Alam.

2.0 SKOP

Proses kerja ini digunapakai oleh Pengurusan Kolej Kediaman bagi mengurus dan mengendalikan proses clearance bilik pelajar meliputi aktiviti berikut: 2.1 Memastikan pelajar mematuhi pekeliling meninggalkan bilik yang dikeluarkan

2.2 Memastikan bilik dibersihkan dan kunci dipulangkan sebelum pelajar

meninggalkan bilik

2.3 Mengenalpasti kerosakan di dalam bilik pelajar untuk tindakan surcaj kepada

pelajar sekiranya berkaitan

3.0 DEFINISI

3.1 Permohonan clearance Pelajar mengambil borang clearance di pejabat kolej dan membuat temujanji bagi

menetapkan masa dan tarikh pemeriksaan bilik sebelum meninggalkan kolej. 3.2 Kolej kediaman Apa-apa perumahan, dengan apa jua nama disebut, yang disediakan oleh

Universiti untuk pelajar-pelajar.






3.3 Clearance Aktiviti mengosongkan bilik pelajar di sesebuah kolej penginapan yang didudukinya

dalam keadaan lengkap, bersih dan sempurna. 3.4 Semester Tempoh masa pembelajaran dalam satu sesi pengajian. 3.5 Bilik penginapan Tempat tinggal pelajar yang diuruskan oleh pihak pengurusan kolej dengan

kemudahan-kemudahan dan peraturan yang mesti dipatuhi oleh pelajar pada setiap semester.



3.7 Singkatan



4.0 RUJUKAN


Pekeliling TNC HEP- Cuti Semester Semester….

100-HEP (UKK 6/5)

Dasar Penempatan Kolej Kediaman UiTM JKE Bil. 15/2008 (13 Ogos 2008)









5.0 PROSES KERJA



1.

2.

3.

4.

5.

6.

Mengeluarkan pekeliling clearance kepada pelajar seperti yang dinyatakan dalam pekeliling akhir semester TNC HEP Pelajar membuat clearance dengan menyerahkan borang clearance , kunci bilik dan slip pintu bilik Staf kolej membuat pengesahan dan pemeriksaan bilik : a. Kebersihan bilik b. Susun atur bilik c. Kunci bilik d. Kerosakan/ kehilangan alat

kelengkapan bilik Penyelia Asrama mendaftar keluar pelajar dari sistem e-kolej pelajar yang telah membuat clearance Rekod Tamat

Pengurus Asrama PPA,PYA,PAP PPA,PYA,PAP PYA

Pekeliling TNC HEP






6.0 CARTA ALIR


PA

PYA/PO

PYA/PO

PPA/PYA

PYA/PO

Mula Mengeluarkan pekeliling

Pelajar membuat clearance

Staf kolej membuat pemeriksaan bilik dan pengesahan Proses mendaftar keluar Rekod Tamat

Gagal

Berjaya









AKTIVITI Clearance Bilik Pelajar


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan




b. Proses clearance pelajar kolej pada hujung semester merujuk kepada Pekeliling TNC HEP yang dikeluarkan pada setiap semester berkenaan tarikh bermula cuti semester

mengikut Kalendar Akademik UiTM.






9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN Status

1. Borang ’clearance’ pelajar Aktif

2. Borang penerimaan perabot sewaan pelajar Aktif

3. Buku Senarai nama Pelajar Aktif






CARTA ALIR RISIKO ‘CLEARANCE’ BILIK PELAJAR (PELAJAR ENGKAR ARAHAN)


PA

PYA/PO

PYA/PO

PPA/PYA

PYA/PO

Mula Mengeluarkan pekeliling

Pelajar membuat clearance

Staf kolej membuat pemeriksaan bilik dan pengesahan Proses mendaftar keluar Rekod Tamat

Gagal

Berjaya



Tajuk : PENGINAPAN TRANSIT



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini adalah untuk memberikan kemudahan penempatan sementara @ penginapan transit di kolej kediaman mengikut kadar bayaran yang ditetapkan oleh UiTM.

2.0 SKOP

Prosedur ini digunapakai bagi mengurus penginapan transit/ sementara di Kolej Kediaman UiTM merangkumi aktiviti seperti berikut:- 2.1 Mengenalpasti kekosongan bilik yang boleh digunakan sebagai transit

2.2 Menerima tempahan bilik transit



Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa






3.0 DEFINISI


3.2 Dasar Penempatan

Dasar Penempatan yang digunapakai oleh Bahagian Hal Ehwal Pelajar yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Eksekutif (JKE) bertarikh 13 Ogos 2008.

3.3 Sewaan Penempatan Penyediaan bilik pelajar yang diberikan kepada penyewa mengikut kadar

bayaran yang telah ditetapkan pada pekeliling.. 3.4 Penyewa

Seseorang yang terdiri daripada pelajar IPTA/IPTS, staf dari agensi luar yang memerlukan penginapan dengan bayaran dalam tempoh masa yang tertentu.

3.5 Proses Kelulusan Proses kelulusan permohonan penginapan transit berdasarkan kekosongan bilik yang ada. 3.6 Penyediaan Bilik Penginapan Transit


3.4 Singkatan


PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi JKP : Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan






4.0 RUJUKAN


Minit Mesyuarat Penempatan Kolej 100-HEP (KLJ….6/5)

Undang-Undang Malaysia Akta 174 Undang-Undang Malaysia Akta 174 Akta Institusi-institusi Pelajaran (Tatatertib) 1976

Kalender akademik UiTM http://hea.uitm.edu.my/kalendar akademik

Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan (JKP) UiTM

Borang Tempahan Transit

Surat kelulusan Transit

5.0 PROSES KERJA



1.

2.

3.

4.

5.

6. 7.

Mesyuarat penempatan dan penginapan transit. Menerima tempahan yang telah dipersetujui dalam mesyuarat penempatan dan penginapan transit. Mengenalpasti jumlah kekosongan yang terdapat di kolej kediaman. Menyediakan bilik penginapan mengikut jumlah tempahan. Memastikan bilik dalam keadaan baik, bersih dan kemas Menerima bukti pembayaran Rekod

UKK/PAK/PPAK

PPA/PYA

PYA/PO

PYA/PO

PYA

Petikan Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan JKP UiTM






6.0 CARTA ALIR


PA/PPA//PYA

PA/PPA/PYA

PYA/PO

PYA/PO

PYA/PO

PYA

Mula Mesyuarat penempatan dan penginapan transit. Menerima tempahan yang telah dipersetujui Mengenalpasti jumlah kekosongan yang terdapat di kolej kediaman. Menyediakan bilik penginapan mengikut jumlah tempahan. Memastikan bilik dalam keadaan baik, bersih dan kemas Menerima bukti pembayaran

Rekod dan Fail

Tamat

i. Pekeliling Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan JKP

ii. Borang Tempahan Transit







b. Kenaan bayaran sewa bagi transit dan bilik gunasama/ ruang umum merujuk Minit Mesyuarat Jawatankuasa Kewangan dan Pembangunan JKP Bil 169/2010 (Agenda D 3451)



AKTIVITI Penginapan Transit


Penyimpan BTK:


Diterima

Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T

Catatan Arahan

kepada PYB seterusnya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan


5. Langkah

9.0 SENARAI SEMAKAN


c. Proses penginapan transit merujuk kepada Manual Pengurusan Kolej Edisi…..






BIL BUTIRAN STATUS

1.

2.

3.

4.

Surat Kelulusan Penginapan Transit Dan lampiran permohonan dari IPTA/IPTS/Agensi Luar Kalendar akademik Pendaftaran Transit

Resit Bayaran






CARTA ALIR RISIKO PENGINAPAN TRANSIT (BIL TIDAK DIJELASKAN)


PA/PPA//PYA

PA/PPA/PYA

PYA/PO

PYA/PO

PYA/PO

PYA

Mula Mesyuarat penempatan dan penginapan transit. Menerima tempahan yang telah dipersetujui Mengenalpasti jumlah kekosongan yang terdapat di kolej kediaman. Menyediakan bilik penginapan mengikut jumlah tempahan. Memastikan bilik dalam keadaan baik, bersih dan kemas Menerima bukti pembayaran

Rekod dan Fail

Tamat

iii. Pekeliling Jawatankuasa Kewangan Dan Pembangunan JKP

iv. Borang Tempahan Transit

BAHAGIAN HAL EHWAL

PELAJAR UiTM SHAH ALAM


Tajuk : PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Proses kerja ini adalah untuk menjelaskan proses pengurusan pelajar yang sakit di kolej kediaman UiTM Shah Alam

2.0 SKOP

Proses kerja ini adalah meliputi aktiviti menguruskan pelajar sakit di kolej kediaman. 2.1 Membawa pelajar yang sakit ke Pusat/Unit Kesihatan/Hospital Kerajaan

untuk rawatan lanjut. 2.2 Menyediakan ‘sick bay’ untuk pengasingan pelajar yang memerlukan bilik

kemudahan jika perlu.

3.0 DEFINISI 3.1 Kolej Kediaman


BAHAGIAN HAL EHWAL






3.2 Sick Bay Bilik pengasingan untuk pelajar yang sakit.

3.3 Kuarantin Bermaksud proses pengasingan pelajar sakit dari berhubung pelajar lain

untuk mengelak wabak merebak. 3.4 Pelajar Kolej Pelajar yang menginap di Kolej Kediaman UiTM. 3.5 Klinik Kesihatan Pusat atau Unit yang mengendalikan dan menguruskan hal-hal yang

berkaitan dengan rawatan perubatan dan pergigian.

3.6 Singkatan



4.0 RUJUKAN


Pekeliling TNC HEP 100-HEP (PT.6/5)

Pekeliling PAK / PA 100-HEP (KLJ…./6/13)

Manual Pengurusan Kolej

Edisi 1 (15 Jan 2012)

Buku Keselamatan dan Kesihatan

Edisi 1 (15 Jan 2012)

Polisi Keselamatan dan Kesihatan Pekerjaan UiTM.

BAHAGIAN HAL EHWAL






5.0 PROSES KERJA



1.

2.

3.

4.

5.

6.

Terima aduan pelajar sakit Bertindak dengan memberi bantuan mengikut keperluan dan kehendak semasa Menghantar pelajar ke Pusat Kesihatan/ Hospital Kerajaan/ Klinik Menyediakan Bilik Sick Bay bagi pelajar yang memerlukan. Rekod Tamat

PA/ PPA/ PYA

PA/ PPA/ PYA PGT/ PA/ PPA/SRK PYA/PO PYA/PO

BAHAGIAN HAL EHWAL






6.0 CARTA ALIR


PA/ PPA/ PYA

PA/ PPA/ PYA PGTA/ PA/ PPA/SRK PYA/PO PYA

Mula Terima Aduan Pelajar Sakit

Bertindak dengan memberi bantuan mengikut keperluan dan kehendak semasa

Menghantar pelajar ke Pusat Kesihatan/ Hospital Kerajaan/ Klinik Menyediakan Bilik Sick Bay bagi pelajar yang memerlukan. Rekod Tamat

BAHAGIAN HAL EHWAL







b. Poster/Pamplet Kempen Pencegahan/Kesedaran Penyakit Berjangkit yang diedarkan oleh Pusat Kesihatan,UiTM



AKTIVITI Pengurusan Pelajar Sakit DiPremis Kolej Kediaman


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


PYB seterusnya

Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan



a. Arahan/ Pekeliling daripada Timbalan Naib Canselor HEP dan dipanjangkan ke seluruh kampus melalui Rektor Kampus

BAHAGIAN HAL EHWAL






9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1. Aduan Pelajar / SRK/ Pusat Kesihatan Aktif

2. Laporan Pelajar Sakit Aktif

BAHAGIAN HAL EHWAL






CARTA ALIR RISIKO PENGURUSAN PELAJAR SAKIT DI PREMIS KOLEJ KEDIAMAN (PELAJAR MENGALAMI KECEDERAAN ATAU MASALAH KESIHATAN SEMASA DIPREMIS KOLEJ KEDIAMAN)


PA/ PPA/ PYA

PA/ PPA/ PYA PGTA/ PA/ PPA/SRK PYA/PO PYA

Mula Terima Aduan Pelajar Sakit

Bertindak dengan memberi bantuan mengikut keperluan dan kehendak semasa

Menghantar pelajar ke Pusat Kesihatan/ Hospital Kerajaan/ Klinik Menyediakan Bilik Sick Bay bagi pelajar yang memerlukan. Rekod Tamat



Tajuk : KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR



STATUS DOKUMEN

Petunjuk

Nombor Mukasurat

Nombor Keluaran

Nombor Pindaan

Tarikh Kuatkuasa

01 02 03 04 05 06 07 08 09 10

1.0 TUJUAN

Prosedur ini disediakan untuk proses kerja menjaga keselamatan dan kesihatan pelajar di Kolej Kediaman UiTM Shah Alam.

2.0 SKOP

Proses kerja ini adalah meliputi aktiviti menguruskan keselamatan dan kesihatan pelajar di Kolej Kediaman UiTM sahaja.

2.1 Menerima laporan/ aduan daripada pelajar berkaitan keselamatan dan

kesihatan pelajar

2.2 Memajukan laporan/aduan pihak yang berkenaan (Polis Bantuan / Pusat

Kesihatan)

2.3 Membuat pemeriksaan dan tindakan susulan ke atas laporan yang diterima.

3.0 DEFINISI

3.1 Keselamatan Suatu perkara atau langkah yang perlu diambil bagi menggelakkan berlakunya peristiwa yang tidak diingini seperti kecederaan atau kehilangan nyawa..






3.2 Kesihatan Sesuatu yang sempurna dari segi fisikal, mental dan sosial.

3.3 Kemalangan Merujuk kepada kejadian yang berlaku secara tidak sengaja dan tidak termaktub dalam kejadian yang disebabkan oleh kesilapan seseorang kerana peristiwa tersebut tidak dijangka atau kebarangkaliannya amat rendah.

3.4 Pelajar

Seseorang yang menerima pelajaran, pengajaran atau latihan dalam apa-apa bidang pengajian di sesuatu Universiti dan berdaftar dengan Universiti tersebut.


3.4 Singkatan


PYA : Penyelia Asrama PO : Pembantu Operasi PB : Polis Bantuan PK : Pusat Kesihatan UiTM PBT : Pihak Berkuasa Tempatan







4.0 RUJUKAN


Pelan Tindakan Kecemasan/ Emergency Response Plan (ERP)








5.0 PROSES KERJA



1.

2.

3.

4.

Pelajar atau staf membuat aduan / laporan berkenaan kemalangan atau sebarang keadaan yang memerlukan bantuan. Menerima aduan daripada pelapor dan majukan kepada PBT/PK/ PB Membuat pemeriksaan susulan aduan yang telah dibuat. Rekod dan fail

TNC HEP

PGT/SRK/PA/PPA

PGT/SRK/PA/PPA

PPA/PYA






6.0 CARTA ALIR


PEL

PGT/SRK/PA/PPA

PBT/ PB / PK

PPA/PYA

Mula Pelajar membuat aduan atau laporan Terima dan majukan aduan kepada bahagian berkaitan Membuat pemeriksaan dan tindakan susulan ke atas aduan/ tempat kejadian Rekod Tamat











AKTIVITI Kompaun Terus Kesalahan Dengan Tanpa Kehadiran Pelajar


Penyimpan BTK:


Tarikh Tugas

Disiapkan dan T/T


Tarikh Tindakan

Lanjut Perlu Siap

Catatan


2. Perbincangan

3. Pelaksanaan








9.0 SENARAI SEMAKAN

BIL BUTIRAN STATUS

1. Akta 174 Aktif






CARTA ALIR RISIKO KESELAMATAN DAN KESIHATAN PELAJAR (PENULARAN PENYAKIT MERBAHAYA DAN ANCAMAN KESELAMATAN)


PEL

PGT/SRK/PA/PPA

PBT/ PB / PK

PPA/PYA

Mula Pelajar membuat aduan atau laporan Terima dan majukan aduan kepada bahagian berkaitan Membuat pemeriksaan dan tindakan susulan ke atas aduan/ tempat kejadian Rekod Tamat

manual prosedur kerja kolej-kolej kediaman · pelaksanaan aktiviti dan proses-proses ... prasarana...

Documents