manual pengoperasian - darwisyah.staff.ipb.ac.id · nama mahasiswa dan kolom nilai mutu yang masih...

D i s i a p k a n o l e h : S P S - D A P - D K S I G e d u n g A H N L a n t a i 2 , K a m p u s I P B D a r m a g a

2011

MANUAL PENGOPERASIAN

SISTEM INFORMASI AKADEMIK

SEKOLAH PASCASARJANA

PADA TINGKAT DEPARTEMEN

INSTITUT PERTANIAN BOGOR

MANUAL PENGOPERASIAN 2011

1

DAFTAR ISI

I. PENGANTAR......................................................................................................................... 2

II. MENJALANKAN SIMAK SPs .................................................................................................. 3

III. DATA MASTER ..................................................................................................................... 4

A. Mahasiswa ................................................................................................................ 4

B. Matakuliah ................................................................................................................ 7

C. Program Studi............................................................................................................ 8

D. Kurikulum .................................................................................................................. 9

E. Nilai ......................................................................................................................... 10

F. Dosen ...................................................................................................................... 14

IV. KRS ..................................................................................................................................... 15

V. ABSENSI ............................................................................................................................. 16

VI. UBAH PASSWORD .............................................................................................................. 18

VII. MENUTUP SIMAK SPS ........................................................................................................ 18


2

I. PENGANTAR

Manual Pengoperasian Sistem Informasi Akademik Sekolah Pascasarjana (SIMAK SPs)

berbasis web ini disiapkan untuk membantu para pengguna dalam pengoperasian atau

penggunaan SIMAK SPs. Sehingga, diharapkan dengan membaca manual pengoperasian

ini pengguna dapat mengoperasikan SIMAK SPs dengan sebaik-baiknya.

Untuk dapat mengoperasikan SIMAK SPs berbasis web ini diperlukan persyaratan antara

lain: a) komputer yang digunakan terhubung ke jaringan internet maupun ke jaringan

intranet kampus IPB. Untuk terhubung ke jaringan internet, dapat menggunakan Speedy,

Modem (SmartFred, AHA, dll), Dial Up dengan saluran telepon, dll. Sedangkan

penggunaan intranet kampus IPB dimungkinkan apabila komputer yang akan digunakan

berada di area kampus IPB dan terhubung dengan jaringan LAN baik dengan

menggunakan kabel UTP maupun menggunakan sarana Wireless yang sudah terpasang.

b) Sudah terinstal salah satu program perambah (browser) seperti Mozilla Firefox, Google

Chrome, Internet Explorer, dll. untuk digunakan menjalankan aplikasi SIMAK SPs.

Manual Pengoperasian SIMAK SPs ini diperuntukkan bagi pengguna pada tingkat

Departemen yang ditugaskan sebagai operator SIMAK SPs berbasis web.

Demikian, mudah-mudahan bermanfaat.


3

II. MENJALANKAN SIMAK SPs

Untuk memulai pengoperasian SIMAK SPs, pertama-tama jalankan program browser yang

ada seperti Mozilla Firefox, Google Chrome, Internet Explorer, atau lainnya, lalu

lakukanlah salah satu cara berikut ini :

a. Pada program browser, tuliskan alamat URL : http://www.ipb.ac.id. Pada bagian

kanan sebelah tengah halaman web IPB terdapat sebuah link dengan tulisan IPB

Applications & Information System Portal, lalu klik link ini. Pada Menu Academic

Application, klik SIMAK Online Pascasarjana.

b. Pada program browser, tuliskan alamat URL : http://akademik.pasca.ipb.ac.id.

Setelah melaksanakan salah satu instruksi di atas, selanjutnya akan ditampilkan halaman

awal SIMAK SPs seperti pada Gambar 1.

Gambar 1. Halaman Login SIMAK SPs

Selanjutnya pengguna harus memasukkan Username dan Password yang telah

diberitahukan oleh pengembang maupun oleh administrator SIMAK SPs ini. Terdapat 3

(tiga) jenis user pada SIMAK SPs ini, yaitu: 1) user untuk Administrator SPs, 2) user untuk

pengguna pada Departemen, dan 3) user untuk mahasiswa. User Administrator SPs

diperuntukkan bagi pengguna SIMAK SPs di tingkat Sekolah Pascasarjana maupun

Direktorat Administrasi Pendidikan. User Departemen diperuntukkan bagi pengguna di

tingkat Departemen yang mengampu program-program studi Sekolah Pascasarjana. User

Mahasiswa diperuntukkan bagi mahasiswa sekolah Pascasarjana agar dapat mengakses

SIMAK SPs. Ketiga jenis user tersebut telah disiapkan dan telah berjalan. User bagi

mahasiswa terdaftar pada User Access IPB, sehingga mahasiswa dapat menggunakan

fasilitas internet yang telah disediakan oleh IPB. Selain itu, user access yang dimiliki oleh

setiap mahasiswa ini juga dapat digunakan untuk mengakses aplikasi-aplikasi lain yang

telah ada seperti Electronic Mail (http://mail.student.ipb.ac.id), blog mahasiswa

(http://username.student.ipb.ac.id), Captive Portal IPB (http://login1.ipb.ac.id;

http://login2.ipb.ac.id), dan lain-lainnya.

http://www.ipb.ac.id/

http://akademik.pasca.ipb.ac.id/

http://mail.student.ipb.ac.id/

http://username.student.ipb.ac.id/

http://login1.ipb.ac.id/

http://login2.ipb.ac.id/


4

Jika login dengan menggunakan user Administrator Departemen berhasil, maka

ditampilkan halaman Home sistem SIMAK SPs seperti Gambar 2.

Gambar 2. Halaman Awal SIMAK SPs

Pada halaman awal (Home) SIMAK SPs, terdapat 4 (empat) menu, dengan judul Data

Master, KRS, Absensi, dan Ubah Password. Menu Data Master, digunakan untuk

pengelolaan/melihat data master yang diperlukan oleh sistem SIMAK SPs, terdiri dari

Mahasiswa, Matakuliah, Program Studi, Kurikulum, dan Nilai.

III. DATA MASTER

A. Mahasiswa

Pada menu mahasiswa ditampilkan seluruh data mahasiswa dari setiap

departemen/program studi masing-masing seperti pada Gambar 3.

Gambar 3. Halaman Data Mahasiswa


5

Pada tampilan data mahasiswa tersebut terdapat tujuh kolom data yaitu, NRP, Nama,

Tahun Masuk, Semester, Mayor, Nilai, dan Prestasi. Tombol perintah dengan keterangan

‘Filter Data Mahasiswa’ dapat digunakan untuk membatasi tampilan daftar mahasiswa

dalam lingkup yang lebih kecil lagi, yaitu per program studi dengan strata tertentu (S2/S3)

dan tahun masuk mahasiswa tertentu (misal 2011). Penggunaan perintah ini bermanfaat

bagi departemen yang program studinya banyak, sebagai contoh Departemen Ilmu Tanah

dan Sumberdaya Lahan (TSL) dengan jumlah program studi ada sebanyak 8 (delapan)

program studi (S2/S3). Untuk melakukan filter data mahasiswa, klik pada link ‘Filter Data

Mahasiswa’, ditampilkan form filter data seperti pada Gambar 4. Berikan tanda cek pada

kotak sebelah kiri, misal pada kotak Program Studi/Mayor lalu pilih salah satu program

studi yang ada. Hal yang sama dapat dilakukan pada kotak pemilihan strata dan tahun

masuk. Setelah selesai menentukan kriterima pemilihan data, lalu klik Tombol ‘Filter’,

maka ditampilkan daftar mahasiswa yang sesuai dengan kriteria yang ditentukan.

Gambar 4. Filter Data Mahasiswa

Untuk melihat biodata mahasiswa dapat dilakukan dengan melakukan klik pada salah

satu NRP yang ada. Ditampilkan informasi biodata mahasiswa seperti contoh pada

Gambar 5.

Kolom Nilai apabila diklik pada salah satu baris NRP tertentu menampilkan data nilai

seperti pada Gambar 6. Pada tampilan nilai dari mahasiswa yang dipilih dapat dilakukan

pencetakan transkrip dengan memilih tombol Transkrip. Bentuk transkrip dapat dilihat

pada Gambar 7.

Apabila mahasiswa belum mengisikan data matakuliah/KRS, maka pada kolom nilai akan

ditampilkan ‘Belum Tersedia’ (Gambar 3). Pengisian data KRS mahasiswa untuk kasus

seperti ini dapat dilakukan oleh administrator Pascasarjana dengan menyalin data dari

Formulir FRS Mahasiswa ke Formulir KRS.


6

Gambar 5. Biodata Mahasiswa

n

Gambar 6. Halama Nilai Mahasiswa


7

Gambar 7. Halaman Transkrip Mahasiswa

Kolom Prestasi apabila diklik pada salah satu NRP tertentu menampilkan data prestasi

yang dicapai oleh mahasiswa tersebut seperti pada Gambar 8.

Gambar 7. Daftar Prestasi Mahasiswa

B. Matakuliah

Pada menu Data Master pilih matakuliah, ditampilkan seluruh data matakuliah yang ada

di departemen tersebut seperti pada Gambar 8.


8

Gambar 8. Halaman Matakuliah

Untuk melihat rincian dari matakuliah (Gambar 9), maka lakukan klik pada link kode

matakuliah.

Gambar 9. Halaman Detil Matakuliah

C. Program Studi

Untuk melihat program studi yang ada pada suatu departemen, pilih menu data master

lalu klik program studi. Ditampilkan daftar program studi yang ada seperti pada Gambar

10. Informasi pada kolom daftar program studi meliputi kode program studi, nama

program studi, departemen pengampu, fakultas, strata, dan kolom Aksi untuk melakukan

perubahan atau penghapusan data program studi. Sebagai contoh pada tampilan gambar

tersebut, Departemen Ilmu Komputer mengampu dua Program Studi.


9

Gambar 10. Halaman Daftar Program Studi

Untuk melihat detil suatu program studi, klik salah satu kode program studi yang ada

pada kolom Kode Mayor. Selanjutnya akan ditampilkan informasi mengenai program

studi seperti pada Gambar 11.

Gambar 11. Detil Program Studi

Administrator Departemen tidak dapat melakukan penambahan, perbaikan, maupun

penghapusan program studi. Penambahan, perbaikan, maupun penghapusan program

studi dilakukan oleh Administrator pada level Pascasarjana.

D. Kurikulum

Untuk melihat kurikulum program studi, pilih menu Data Master lalu klik Kurikulum. Akan

ditampilkan daftar kurikulum yang ada seperti pada Gambar 12. Informasi pada kolom

daftar kurikulum meliputi program studi/mayor, kode matakuliah, nama matakuliah,

tahun akademik, semester akademik, dan sks.


10

Gambar 12. Halaman Daftar Kurikulum

Untuk melihat detil data matakuliah dari kurikulum program studi, klik link salah satu nama

program studi yang ada pada kolom program studi/mayor dengan baris kode matakuliah

yang ingin ditampilkan. Selanjutnya ditampilkan informasi mengenai matakuliah seperti

pada Gambar 13.

Gambar 13. Halaman Detil Matakuliah pada Kurikulum

Administrator Departemen tidak dapat melakukan penambahan, perbaikan, maupun

penghapusan kurikulum. Penambahan, perbaikan, maupun penghapusan kurikulum

dilakukan oleh Administrator pada level Pascasarjana.

E. Nilai

Pada menu nilai, operator dapat melihat nilai mahasiswa dan transkripnya, melihat

biodata mahasiswa, serta melakukan pemasukan nilai ke basisdata. Setelah memilih

menu Nilai, ditampilkan informasi halaman mahasiswa seperti pada Gambar 14.


11

Gambar 14. Menu untuk Melihat Nilai

Pada Gambar 14 terlihat daftar mahasiswa dengan urutan kolom NRP, nama mahasiswa,

tahun masuk, program studi/mayor, dan kolom nilai untuk melihat nilai/krs. Untuk

melihat biodata mahasiswa, maka lakukan klik pada salah satu NRP mahasiswa.

Ditampilkan biodata mahasiswa seperti pada Gambar 5. Untuk melihat yang sudah diraih

oleh seorang mahasiswa dan transkripnya maka lakukan klik pada salah satu link Nilai

pada kolom NILAI. Ditampilkan daftar nilai seperti pada Gambar 6, untuk melihat

transkripnya klik pada tombol Transkrip, ditampilkan contoh transkrip seperti pada

Gambar 7.

Pada Gambar 14 terdapat tombol ‘Upload Nilai’ yang dapat digunakan untuk

memasukkan (‘upload’) nilai akhir mahasiswa dari suatu matakuliah tertentu. Untuk

melakukan proses upload nilai ada 3(tiga) tahap yang harus dilakukan. Pertama, unduh

(download) daftar peserta matakuliah (mahasiswa) dari suatu matakuliah tertentu. Pada

proses ini akan didapatkan borang nilai berupa berkas Ms. Excel yang berisi informasi

kode matakuliah, nama matakuliah, tahun dan semester akademik, serta kolom NRP,

Nama mahasiswa dan kolom Nilai Mutu yang masih kosong. Kedua, isilah borang nilai

dalam format Excel dengan nilai huruf mutu yang telah didapatkan dari dosen. Bila nilai

sudah tersedia pada berkas Ms. Excel yang lain (salinan dari dosen), maka pengisian

borang nilai dapat dilakukan dengan menggunakan fungsi ‘Lookup’ yang tersedia pada

Ms. Excel. Ketiga, lakukan proses mengunggah (upload) nilai dari file Ms. Excel yang telah

disiapkan untuk dimasukkan ke basisdata nilai mahasiswa.


12

a. Mengunduh (download) Daftar Peserta

Prosesnya sebagai berikut: lakukan klik tombol ‘Upload Nilai’ yang berada di atas tabel

nama mahasiswa. Selanjutnya pada bagian ‘Download Form Nilai’, pilih matakuliah,

tahun, dan semester akademik untuk meng-unggah berkas yang berisi form pengisian

nilai mahasiswa yang mengambil matakuliah tersebut (Gambar 15).

Gambar 15. Tampilan Mengunggah dan Mengunduh Berkas Nilai

b. Mengisi Nilai pada File Excel

Setelah berhasil mengunggah file excel yang berisi daftar mahasiswa dari suatu

matakuliah, selanjutnya buka file excel tersebut. Akan tampak daftar mahasiswa peserta

matakuliah seperti pada Gambar 16.

Gambar 16. Daftar Mahasiswa untuk Diisi Nilai

1. Dalam file Excel tersebut, akan muncul daftar mahasiswa yang mengambil matakuliah

yang dipilih, beserta kolom ‘HURUFMUTU’ untuk pengisian nilai mahasiswa.


13

2. Dalam pengisian nilai, hanya dilakukan pengisian nilai di kolom ‘HURUFMUTU’, tanpa

mengubah isi dari cell maupun keterangan (header) dari isi file Excel tersebut. Huruf

mutu yang diisikan adalah : A/AB/B/BC/C/D/E/BL/L/Sit/null(blank). Huruf mutu yang

diisikan selain itu, akan ditolak oleh sistem pada waktu dilakukan proses meng-Unggah

(upload) nilai akhir.

3. Diakhir daftar mahasiswa, isikan tim dosen pengajar dengan data NIP, Nama, Jumlah

Pertemuan. Dituliskan berurutan kebawah.

4. Setelah pengisian nilai dan pengisian daftar tim pengajar selesai, save perubahan isi

file Excel tersebut. Untuk memudahkan dalam pengelolaan file nilai, simpanlah file

nilai ini dalam folder tertentu, misalnya folder D:\NilaiPasca\2011-1 (yang bermakna

kumpulan nilai SPs pada tahun akademik 2011/2012 semester ganjil), dan berikan

nama file Excel sesuai dengan kode matakuliahnya, misal STK511.xls. Apabila terdapat

beberapa kelas paralel dalam satu matakuliah, maka pemberian nama file-nya dapat

berupa misalnya, STK511-1.xls, STK511-2.xls, STK11-3.xls, dst. atau disimpan dalam

lembaran Sheet yang berbeda-beda.

c. Mengunggah (Upload) Daftar Nilai

Setelah berhasil mengisi daftar nilai yang disimpan dalam file Excel, selanjutnya dilakukan

proses mengunggah file Excel tersebut agar nilai yang telah diisikan dapat disimpan

dalam basisdata SIMAK SPs. Perhatikan kembali Gambar 15 bagian Upload Nilai.

1. Pada baris dengan pesan ‘File (Tipe file xls):’, klik tombol ‘Browse..’ untuk memilih file

nilai dalam format Excel yang telah disiapkan. Pilih Folder dan file nilai dalam format

Excel dimana nilai itu berada. Kemudian, klik tombol ‘Open’ untuk membuka file nilai

agar siap diunggah. Sampai tahap ini, sebagai contoh file nilai yang akan diunggah

adalah KOM511.xls akan tampak seperti pada Gambar 17 berikut ini.

Gambar 17. File Nilai yang Siap Diunggah

2. Setelah file nilai dipilih, tekan tombol ‘Upload Nilai’ untuk melakukan proses

mengunggah nilai ke basisdata SIMAK SPs.


14

3. Jika proses berhasil, silakan periksa data nilai mahasiswa dari matakuliah yang telah

dipilih dengan melihat ‘tabel list’ matakuliah dibawah form upload nilai, dan klik link

‘Tampil’ pada kolom ‘Nilai’ (Gambar 18).

Gambar 18. Matakuliah dengan Nilai yang Sudah Diunggah

F. Dosen

Pada menu Dosen, operator dapat melihat data NIP, nama, dan gelar dosen (Gambar 19).

Terutama pada waktu melengkapi isian nilai huruf mutu suatu mata kuliah, dimana pada

akhir data mahasiswa operator diminta untuk mengisi Tim Dosen yang terdiri dari NIP,

Nama, dan Jumlah Pertemuannya (Gambar 16). Menu dosen dapat digunakan untuk

membantu pencarian NIP dari dosen yang dimaksud seperti pada Gambar 20. Apabila

data dosen yang dicari sudah tampak pada monitor, selanjutnya salinlah identitas NIP dan

nama dosen dengan cara (Copy – Paste) dari SIMAK SPs ke file Excel yang dituju.

Gambar 19. Daftar Dosen


15

Gambar 20. Pencarian Dosen Tertentu

IV. KRS

Menu KRS berisi data KRS yang digunakan untuk pemantauan data KRS mahasiswa. Pada

tampilan data KRS terdapat kolom No, NRP, Nama, Mayor/PS, Strata, Jumlah MK, Jumlah

SKS, dan Detail dari KRS mahasiswa seperti pada Gambar 21.

Gambar 21. Tampilan Data KRS

Untuk melihat daftar matakuliah secara rinci yang diambil oleh seorang mahasiswa, maka

pada baris salah satu mahasiswa tersebut klik link Detail yang berada pada kolom DETAIL.

Selanjutnya akan ditampilkan data rinci mahasiswa seperti pada Gambar 22. Informasi

yang ditampilkan berupa data NRP, Nama, Mayor/PS, Semester, dan Tahun Akademik

mahasiswa, serta kolom detil yang berisi informasi No, KodeMK, NamaMK, SKS, Nama

Departemen, Status MK (wajib/pilihan/dll), dan Status Pengambilan (Penuh/Sit In).


16

Gambar 22. Tampilan Data KRS Seorang Mahasiswa

V. ABSENSI

Menu ABSENSI berisi formulir kehadiran yang dapat digunakan untuk mencatat kehadiran

mahasiswa pada waktu kuliah/praktikum/ujian. Memilih menu Absensi akan

menampilkan Daftar Matakuliah pada Program Studi seperti pada Gambar 23. Untuk

melihat Daftar Mahasiswa yang Mengambil Matakuliah tertentu, maka pada kolom DATA

lakukan klik pada link Tampilkan. Contoh Daftar Absensi dapat dilihat pada Gambar 24.

Gambar 23. Tampilan Daftar Matakuliah untuk Absensi


17

Gambar 24. Tampilan Daftar Hadir Suatu Matakuliah

Untuk dapat menampilkan bentuk file dalam format pdf seperti diatas, diperlukan aplikasi

‘Adobe Reader’. Pada komputer yang digunakan, aplikasi ini harus sudah terinstal

sebelumnya. Dalam aplikasi ini tersedia fasilitas Simpan file Absensi, Print file Absensi ke

kertas, dan memperbesar/memperkecil bentuk tampilan pada layar. Fasilitasnya seperti

yang terlihat pada Gambar 25. Untuk keperluan absensi perkuliahan/praktikum dan

lainnya, Daftar Hadir dapat dicetak dari Departemen pengampu masing-masing

matakuliah. Untuk kembali ke tampilan sebelumnya (Daftar Matakuliah) dapat dilakukan

dengan mengklik tanda ‘Back’ pada aplikasi perambahnya (Gambar 26).

Gambar 25. Tampilan Fasilitas dari Adobe Reader

Gambar 26. Panah Kekiri Kembali ke Tampilan Sebelumnya


18

VI. UBAH PASSWORD

Menu UBAH PASSWORD digunakan untuk melakukan perubahan password. Memilih

menu Ubah Password menampilkan informasi seperti pada Gambar 27. Untuk melakukan

perubahan password, isilah Password Lama kemudian Password Baru. Untuk meyakinkan

password baru, maka ulangi pengisian password baru pada petak Konfirmasi Password

Baru. Klik tombol Ubah untuk menyimpan data password baru, atau klik tombol Batal

apabila akan membatalkan perubahan password.

Gambar 27. Tampilan Ubah User

VII. MENUTUP SIMAK SPS

Untuk mengakhiri pengoperasian SIMAK SPs, maka pada tampilan menu awal klik pada

tombol ‘Logout’ seperti yang ditampilkan pada Gambar 28. Setelah mengklik tombol

‘Logout’, aplikasi akan ditutup setelah proses ‘Logout’ sukses.

Gambar 28. Tampilan Logout

oooOOOooo

manual pengoperasian - darwisyah.staff.ipb.ac.id · nama mahasiswa dan kolom nilai mutu yang masih...

Documents