manual pengguna sistem eclaim (ptj)efas.usm.my/eclaim/menu/manual eclaim ptj  · pdf file...

Click here to load reader

Post on 20-Jan-2020

9 views

Category:

Documents

0 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • MANUAL PENGGUNA SISTEM eCLAIM

    (PTJ)

    Jabatan Bendahari FEBRUARI 2012

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 1 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

    KANDUNGAN - PTJ

    TAJUK MUKA SURAT

    1.0 PENGENALAN SISTEM 2

    2.0 CARIAN 3

    Langkah 1 : Tukar Jabatan 3

    Langkah 2 : Carian permohonan 3

    3.0 SEMAKAN PERMOHONAN 6

    3.1 Pendahuluan Diri 6

    3.2 Tuntutan Perjalanan 8

    4.0 KEMASKINI PERMOHONAN 11

    4.1 Pendahuluan Diri 11

    4.2 Tuntutan Perjalanan 12

    5.0 PENGESAHAN PERMOHONAN 14

    5.1 Pentadbiran PTJ 14

    5.2 Ketua PTJ 15

    6.0 PELARASAN DOKUMEN 17

    6.1 Pendahuluan Diri 17

    6.2 Tuntutan Perjalanan 19

    7.0 HANTAR DOKUMEN KE PTJ LAIN 22

    8.0 PROSES HANTAR SEMULA KE EPROCUREMENT 23

    9.0 PROSES DOKUMEN DI ePROCUREMENT 24

    Langkah 1 : Semak peruntukan 24

    Langkah 2 : Submit for processing 26

    10.0 PROSES HANTAR DOKUMEN KE BENDAHARI 27

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 2 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

    1.0 PENGENALAN SISTEM

    eClaim merupakan sistem tuntutan secara elektronik. Sistem ini membolehkan permohonan

    tuntutan staf Universiti Sains Malaysia, proses semakan dan kelulusan permohonan oleh

    pentadbiran PTJ dibuat secara atas talian.

    Sistem eClaim boleh diakses melalui Campus Online atau di laman web Jabatan Bendahari.

    Masukkan ID Pengguna dan kata laluan Campus Online untuk log masuk ke eClaim.

    Pada laman utama, nama pengguna dipaparkan dan pengguna dapat mengakses manual

    serta soalan lazim sebagai panduan kelayakan tuntutan dan penggunaan sistem.

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 3 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

    2.0 CARIAN

    Carian dokumen permohonan boleh dibuat seperti berikut:

    Langkah 1 : Tukar Jabatan

     Pilih Menu dan klik untuk

    memulakan proses seperti yang dipaparkan pada

    Rajah 1.1.1. Rajah 1.1.1

     Halaman seperti Rajah 1.1.2 dipaparkan. Pilihan kampus dan jabatan mengikut

    keupayaan mengakses PTJ yang dibenarkan. Klik .

    Rajah 1.1.2

    Langkah 2 : Carian permohonan

     Pilih Menu dan klik , atau

    untuk memulakan proses carian dokumen

    seperti yang dipaparkan pada Rajah 1.1.3. Rajah 1.1.1

     Halaman Carian seperti Rajah 1.1.4 dipaparkan. Jabatan

    yang dipilih dipaparkan pada ruangan bertanda.

    Rajah 1.1.4

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 4 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

     Klik untuk carian permohonan tersebut.

     Senarai permohonan dipaparkan seperti Rajah 1.1.5.

    Rajah 1.1.5

    Maklumat yang perlu diisi adalah seperi berikut:

    Perkara Keterangan

    Carian Pilih jenis carian :

    i. Transaksi Semasa – Transaksi 30 hari terkini

    ii. No. KP – No. Kad Pengenalan pemohon

    iii. No. Permohonan – No. Permohonan Pendahuluan

    Diri/Tuntutan Perjalanan

    iv. Nama – Nama Pemohon

    v. Bulan/Tahun Perjalanan – Contoh : 08/2011

    vi. Tarikh – Tarikh permohonan

    Maklumat Carian Masukkan maklumat carian bagi No. Permohonan atau

    Bulan/Tahun Perjalanan

    Tarikh Permohonan Masukkan tarikh Permohonan Pendahuluan Diri/Tuntutan

    Perjalanan

    Status Pilih status PTJ : Hantar Permohonan

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 5 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

    Status yang berkaitan adalah seperti berikut:

    Status Keterangan

    Pemohon : Permohonan Baru Pemohon mengisi borang permohonan

    Pemohon : Hantar Permohonan Pemohon telah menghantar permohonan dan

    untuk tindakan kerani PTJ

    PTJ : Tindakan Ketua Jabatan Kerani telah menyemak dan hantar permohonan

    untuk kelulusan Ketua Jabatan

    PTJ : Tindakan Pemohon Kerani telah menyemak dan mengembalikan

    kepada pemohon untuk pembetulan atau

    pembatalan permohonan

    PTJ : Hantar Dokumen Proses penghantaran dokumen dari PTJ ke Jabatan

    Bendahari

    Ketua PTJ : Lulus Permohonan telah diluluskan oleh Ketua Jabatan

    Ketua PTJ : Tindakan Kerani Permohonan dikembalikan kepada kerani PTJ

    untuk pembetulan

    Ketua PTJ : Tidak Lulus Permohonan tidak diluluskan oleh Ketua PTJ

    JBend : Terima Dokumen Dokumen diterima oleh Jabatan Bendahari untuk

    proses pembayaran

    JBend : Tindakan Pegawai Permohonan telah dikemukakan kepada pegawai

    Jabatan Bendahari untuk kelulusan

    JBend : Sah Permohonan telah diluluskan untuk pembayaran

    JBend : Batal Permohonan telah dibatalkan oleh Pegawai

    Jabatan Bendahari

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 6 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

    3.0 SEMAKAN DOKUMEN

    Pentadbiran PTJ perlu menyemak maklumat yang telah diisi oleh pemohon dan membuat

    pengesahan permohonan berdasarkan dokumen sokongan yang disertakan.

    3.1 Pendahuluan Diri

     Rajah 3.1.1 memaparkan senarai permohonan. Klik untuk memulakan semakan

    dokumen, Rajah 3.1.2 dipaparkan.

    Rajah 3.1.1

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 7 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

    Rajah 3.1.2

    Jadual 1 menunjukkan fungsi ikon yang terdapat pada halaman dokumen.

    Ikon Keterangan/Fungsi

    Mengisi dan mengemaskini maklumat akaun

    Menjalankan proses pelarasan elaun tuntutan perbelanjaan untuk

    menambah atau mengurangkan nilai tuntutan

    Proses mengemaskini status dokumen yang hendak diproses

    Proses menghantar dokumen tuntutan yang dibiayai oleh PTJ lain

    Kembali ke paparan hadapan

    Jadual 1

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 8 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

    3.2 Tuntutan Perjalanan

     Rajah 3.2.1 memaparkan senarai permohonan, klik untuk memaparkan dokumen

    tuntutan seperti di Rajah 3.2.2.

    Rajah 3.2.1

    Rajah 3.2.2

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 9 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

    Jadual 2 menerangkan ikon yang terdapat pada halaman utama dokumen.

    Ikon Keterangan Catatan

    Mengisi atau mengemaskini maklumat akaun

    Hantar permohonan baru Pemohon sahaja

    Proses mengemaskini status dokumen yang telah disemak

    untuk diproses

    Proses menghantar dokumen tuntutan yang dibiayai oleh

    PTJ lain

    Kembali ke paparan hadapan

    Proses menambah maklumat perincian perjalanan Pemohon sahaja

    Cetakan semula dokumen permohonan

    Jadual 2

     Untuk melihat maklumat lengkap tuntutan pemohon, klik dan paparan Rajah 3.2.3

    dipaparkan.

    Rajah 3.2.3

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 10 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

    Jadual 3 menerangkan ikon yang terdapat pada halaman perincian dokumen.

    Ikon Keterangan Catatan

    Menjalankan proses pelarasan elaun tuntutan perbelanjaan

    untuk menambah atau mengurangkan nilai tuntutan

    Kemaskini maklumat akaun dikenakan

    Batal maklumat perjalanan Pemohon sahaja

    Kembali ke halaman utama dokumen

    Maklumat pengangkutan Pemohon sahaja

    Lain-lain maklumat tuntutan Pemohon sahaja

    Maklumat penginapan Pemohon sahaja

    Jadual 3

  • No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 11 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

    4.0 KEMASKINI PERMOHONAN

    Proses kemaskini permohonan merupakan proses di mana maklumat akaun diisi dan

    dikemaskini oleh kerani Pusat Tanggungjawab(PTJ). Pentadbiran PTJ perlu memastikan

    maklumat akaun yang dikenakan mengikut PTJ yang membiayai perjalanan dan memastikan

    setiap satu permohonan adalah dari PTJ yang sama walaupun dari kumpulan wang yang

    berbeza.

    4.1 Pendahuluan Diri

     Klik , Rajah 4.1.1 dipaparkan. Masukkan maklumat akaun yang bersesuaian pada

    medan yang sepatutnya.

     Klik dan klik untuk menyimpan maklumat yang dikemaskini.