manual pengguna sistem eclaim (ptj)efas.usm.my/eclaim/menu/manual eclaim ptj 070212.pdf · proses...

MANUAL PENGGUNA SISTEM eCLAIM

(PTJ)

Jabatan Bendahari FEBRUARI 2012

No Semakan : 01 Pejabat Bendahari, Universiti Sains Malaysia Mukasurat 1 / 28 Tarikh Semakan : 07022012 11800 USM, Pulau Pinang

KANDUNGAN - PTJ

TAJUK MUKA SURAT

1.0 PENGENALAN SISTEM 2

2.0 CARIAN 3

Langkah 1 : Tukar Jabatan 3

Langkah 2 : Carian permohonan 3

3.0 SEMAKAN PERMOHONAN 6

3.1 Pendahuluan Diri 6

3.2 Tuntutan Perjalanan 8

4.0 KEMASKINI PERMOHONAN 11



5.0 PENGESAHAN PERMOHONAN 14

5.1 Pentadbiran PTJ 14

5.2 Ketua PTJ 15

6.0 PELARASAN DOKUMEN 17



7.0 HANTAR DOKUMEN KE PTJ LAIN 22

8.0 PROSES HANTAR SEMULA KE EPROCUREMENT 23

9.0 PROSES DOKUMEN DI ePROCUREMENT 24

Langkah 1 : Semak peruntukan 24

Langkah 2 : Submit for processing 26

10.0 PROSES HANTAR DOKUMEN KE BENDAHARI 27


1.0 PENGENALAN SISTEM

eClaim merupakan sistem tuntutan secara elektronik. Sistem ini membolehkan permohonan

tuntutan staf Universiti Sains Malaysia, proses semakan dan kelulusan permohonan oleh

pentadbiran PTJ dibuat secara atas talian.

Sistem eClaim boleh diakses melalui Campus Online atau di laman web Jabatan Bendahari.

Masukkan ID Pengguna dan kata laluan Campus Online untuk log masuk ke eClaim.

Pada laman utama, nama pengguna dipaparkan dan pengguna dapat mengakses manual

serta soalan lazim sebagai panduan kelayakan tuntutan dan penggunaan sistem.


2.0 CARIAN

Carian dokumen permohonan boleh dibuat seperti berikut:

Langkah 1 : Tukar Jabatan

Pilih Menu dan klik untuk

memulakan proses seperti yang dipaparkan pada

Rajah 1.1.1. Rajah 1.1.1

Halaman seperti Rajah 1.1.2 dipaparkan. Pilihan kampus dan jabatan mengikut

keupayaan mengakses PTJ yang dibenarkan. Klik .

Rajah 1.1.2

Langkah 2 : Carian permohonan

Pilih Menu dan klik , atau

untuk memulakan proses carian dokumen

seperti yang dipaparkan pada Rajah 1.1.3. Rajah 1.1.1

Halaman Carian seperti Rajah 1.1.4 dipaparkan. Jabatan

yang dipilih dipaparkan pada ruangan bertanda.

Rajah 1.1.4


Klik untuk carian permohonan tersebut.

Senarai permohonan dipaparkan seperti Rajah 1.1.5.

Rajah 1.1.5

Maklumat yang perlu diisi adalah seperi berikut:

Perkara Keterangan

Carian Pilih jenis carian :

i. Transaksi Semasa – Transaksi 30 hari terkini

ii. No. KP – No. Kad Pengenalan pemohon

iii. No. Permohonan – No. Permohonan Pendahuluan

Diri/Tuntutan Perjalanan

iv. Nama – Nama Pemohon

v. Bulan/Tahun Perjalanan – Contoh : 08/2011

vi. Tarikh – Tarikh permohonan

Maklumat Carian Masukkan maklumat carian bagi No. Permohonan atau

Bulan/Tahun Perjalanan

Tarikh Permohonan Masukkan tarikh Permohonan Pendahuluan Diri/Tuntutan

Perjalanan

Status Pilih status PTJ : Hantar Permohonan


Status yang berkaitan adalah seperti berikut:

Status Keterangan

Pemohon : Permohonan Baru Pemohon mengisi borang permohonan

Pemohon : Hantar Permohonan Pemohon telah menghantar permohonan dan

untuk tindakan kerani PTJ

PTJ : Tindakan Ketua Jabatan Kerani telah menyemak dan hantar permohonan

untuk kelulusan Ketua Jabatan

PTJ : Tindakan Pemohon Kerani telah menyemak dan mengembalikan

kepada pemohon untuk pembetulan atau

pembatalan permohonan

PTJ : Hantar Dokumen Proses penghantaran dokumen dari PTJ ke Jabatan

Bendahari

Ketua PTJ : Lulus Permohonan telah diluluskan oleh Ketua Jabatan

Ketua PTJ : Tindakan Kerani Permohonan dikembalikan kepada kerani PTJ

untuk pembetulan

Ketua PTJ : Tidak Lulus Permohonan tidak diluluskan oleh Ketua PTJ

JBend : Terima Dokumen Dokumen diterima oleh Jabatan Bendahari untuk

proses pembayaran

JBend : Tindakan Pegawai Permohonan telah dikemukakan kepada pegawai

Jabatan Bendahari untuk kelulusan

JBend : Sah Permohonan telah diluluskan untuk pembayaran

JBend : Batal Permohonan telah dibatalkan oleh Pegawai

Jabatan Bendahari


3.0 SEMAKAN DOKUMEN

Pentadbiran PTJ perlu menyemak maklumat yang telah diisi oleh pemohon dan membuat

pengesahan permohonan berdasarkan dokumen sokongan yang disertakan.

3.1 Pendahuluan Diri

Rajah 3.1.1 memaparkan senarai permohonan. Klik untuk memulakan semakan

dokumen, Rajah 3.1.2 dipaparkan.

Rajah 3.1.1


Rajah 3.1.2

Jadual 1 menunjukkan fungsi ikon yang terdapat pada halaman dokumen.

Ikon Keterangan/Fungsi

Mengisi dan mengemaskini maklumat akaun

Menjalankan proses pelarasan elaun tuntutan perbelanjaan untuk

menambah atau mengurangkan nilai tuntutan

Proses mengemaskini status dokumen yang hendak diproses

Proses menghantar dokumen tuntutan yang dibiayai oleh PTJ lain

Kembali ke paparan hadapan

Jadual 1


3.2 Tuntutan Perjalanan

Rajah 3.2.1 memaparkan senarai permohonan, klik untuk memaparkan dokumen

tuntutan seperti di Rajah 3.2.2.

Rajah 3.2.1

Rajah 3.2.2


Jadual 2 menerangkan ikon yang terdapat pada halaman utama dokumen.

Ikon Keterangan Catatan

Mengisi atau mengemaskini maklumat akaun

Hantar permohonan baru Pemohon sahaja

Proses mengemaskini status dokumen yang telah disemak

untuk diproses

Proses menghantar dokumen tuntutan yang dibiayai oleh

PTJ lain

Kembali ke paparan hadapan

Proses menambah maklumat perincian perjalanan Pemohon sahaja

Cetakan semula dokumen permohonan

Jadual 2

Untuk melihat maklumat lengkap tuntutan pemohon, klik dan paparan Rajah 3.2.3

dipaparkan.

Rajah 3.2.3


Jadual 3 menerangkan ikon yang terdapat pada halaman perincian dokumen.

Ikon Keterangan Catatan

Menjalankan proses pelarasan elaun tuntutan perbelanjaan

untuk menambah atau mengurangkan nilai tuntutan

Kemaskini maklumat akaun dikenakan

Batal maklumat perjalanan Pemohon sahaja

Kembali ke halaman utama dokumen

Maklumat pengangkutan Pemohon sahaja

Lain-lain maklumat tuntutan Pemohon sahaja

Maklumat penginapan Pemohon sahaja

Jadual 3


4.0 KEMASKINI PERMOHONAN

Proses kemaskini permohonan merupakan proses di mana maklumat akaun diisi dan

dikemaskini oleh kerani Pusat Tanggungjawab(PTJ). Pentadbiran PTJ perlu memastikan

maklumat akaun yang dikenakan mengikut PTJ yang membiayai perjalanan dan memastikan

setiap satu permohonan adalah dari PTJ yang sama walaupun dari kumpulan wang yang

berbeza.


Klik , Rajah 4.1.1 dipaparkan. Masukkan maklumat akaun yang bersesuaian pada

medan yang sepatutnya.

Klik dan klik untuk menyimpan maklumat yang dikemaskini.

Mesej dipaparkan dan klik . Maklumat pada ruangan akaun

dikemaskini.

Untuk kembali ke paparan hadapan, klik .

Rajah 4.1.1

Jadual 4 menunjukkan medan-medan yang terdapat pada halaman maklumat akaun.

Medan Keterangan Catatan

Kampus Pemilihan akaun mengikut kampus

Jabatan Akaun Dikenakan PTJ yang membiayai tuntutan

Kumpulan Wang Kod Kumpulan Wang Wajib diisi

Projek Kod Projek Jika berkaitan

Penyumbang Kod Penyumbang Jika berkaitan

Jadual 4

Penyumbang


4.2 Tuntutan Perjalanan

Klik , Rajah 4.2.1 dipaparkan.

Setelah semua maklumat dikemaskini, klik dan klik . Mesej

dipaparkan, klik . Maklumat akaun yang dikemaskini dipaparkan seperti

Rajah 4.2.2.

Untuk mengubah salah satu maklumat akaun tuntutan, klik dan Rajah 4.2.3

dipaparkan. Masukkan maklumat akaun di medan yang bersesuaian dan klik . Mesej

tertera, klik .

Untuk kembali ke paparan hadapan klik .

Rajah 4.2.1

Rajah 4.2.2


Rajah 4.2.3

Jadual 5 menunjukkan medan-medan yang terdapat pada halaman maklumat akaun.

Medan Keterangan catatan

Kampus Pemilihan akaun mengikut kampus

Jabatan Akaun Dikenakan Pelarasan akaun/amaun

Kumpulan Wang Kod Kumpulan Wang Wajib diisi

Projek Kod projek Jika berkaitan

Penyumbang Kod penyumbang Jika berkaitan

Jadual 5


5.0 PENGESAHAN PERMOHONAN

Pentadbiran PTJ perlu mengemaskini maklumat akaun yang dikenakan mengikut aktiviti

perjalanan. Satu permohonan dibenarkan dibiayai daripada pelbagai kumpulan wang bagi PTJ

yang sama dan diluluskan oleh Ketua PTJ atau pegawai yang diberi kuasa yang sama.

5.1 Pentadbiran PTJ

Klik untuk mengemaskini status pengesahan dokumen, Rajah 5.1.1 dipaparkan.

Pilih status yang bersesuaian, ruangan komen diisi (jika perlu).

Klik dan mesej dipaparkan. Klik . Status dokumen

berjaya dikemaskini.

Kembali ke paparan hadapan klik .

Rajah 5.1.1

Jadual 6 menerangkan status yang terdapat pada medan pengesahan kerani PTJ

Status Keterangan

PTJ : Tindakan Ketua Jabatan Kerani telah menyemak dan hantar permohonan

untuk kelulusan Ketua Jabatan

PTJ : Tindakan Pemohon Kerani telah menyemak tetapi mengembalikan

kepada pemohon untuk pembetulan atau

pembatalan permohonan

PTJ : Hantar Semula ke eProcurement Proses penghantaran semula dokumen ke

eProcurement bagi mendapatkan No. Komitmen

(EX)

Jadual 6


5.2 Ketua PTJ

Klik untuk mengemaskini status pengesahan dokumen, Rajah 5.1.1 dipaparkan.

Pilih status yang bersesuaian, ruangan komen di isi(jika perlu).

Rajah 5.1.1

Rajah 5.1.2 dipaparkan jika status lulus dipilih.

Tandakan dan klik , mesej dipaparkan. Klik .

Status dokumen berjaya dikemaskini.


Rajah 5.1.2

No. komitmen: EX1xxxxxxxxxxxx adalah

No. pengenalan dokumen dari sistem

eClaim dalam eProcurement.


Jadual 7 menerangkan status yang terdapat pada medan pengesahan Ketua PTJ.

Status Keterangan

Ketua PTJ : Lulus Permohonan telah diluluskan oleh Ketua Jabatan

Ketua PTJ : Tindakan Kerani Permohonan dikembalikan kepada pentadbiran PTJ

untuk pembetulan

Ketua PTJ : Tidak Lulus Permohonan tidak diluluskan oleh Ketua PTJ

PTJ : Tindakan Pemohon Ketua PTJ telah menyemak dan mengembalikan

kepada pemohon untuk tindakan/pembetulan

Jadual 7


6.0 PELARASAN PERMOHONAN

Pelarasan permohonan merupakan proses yang mana penambahan atau pengurangan jumlah

tuntutan kepada perbezaan antara dokumen sokongan tuntutan dan maklumat yang

dimasukkan oleh pemohon (tertakluk kepada kelayakan).


Langkah 1: Kemaskini maklumat pelarasan

Klik , Rajah 6.1.1 dipaparkan. Pilih jenis tuntutan, nilai pelarasan dan komen.

Klik , mesej dipaparkan dan klik .


Rajah 6.1.1

Jadual 8 menerangkan medan-medan yang terdapat pada halaman tersebut.

Medan Keterangan

Jenis Tuntutan Tuntutan yang dipaparkan adalah berdasarkan permohonan

yang dituntut.

Pelarasan Menambah atau mengurangkan nilai permohonan tersebut

Amaun (RM) Nilai pelarasan

Komen Alasan pelarasan

Jadual 8


Langkah 2: Kemaskini maklumat akaun

Klik , Rajah 6.1.2 dipaparkan. Masukkan maklumat akaun yang dikenakan

mengikut aktiviti perjalanan.

Klik dan klik untuk menyimpan maklumat yang hendak dikemaskini.

Mesej dipaparkan dan klik . Ruangan akaun memaparkan

maklumat akaun yang telah dikemaskini.


Rajah 6.1.2


6.2 Tuntutan perjalanan

Langkah 1: Kemaskini maklumat pelarasan

Rajah 6.2.1 memaparkan dokumen permohonan. Klik , Rajah 6.2.2 dipaparkan.

Klik , Rajah 6.2.3 dipaparkan. Setelah semua maklumat pelarasan dikemaskini.

Klik , mesej dipaparkan, klik .


Rajah 6.2.1


Rajah 6.2.2

Rajah 6.2.3

Jadual 9 menerangkan medan-medan yang terdapat pada halaman tersebut.

Medan Keterangan

Jenis Tuntutan Tuntutan yang dipaparkan adalah berdasarkan permohonan yang

dituntut.

Pelarasan Menambah atau mengurangkan nilai permohonan tersebut

Amaun (RM) Nilai pelarasan

Komen Alasan pelarasan

Jadual 9


Langkah 2: Kemaskini maklumat akaun

Klik , Rajah 6.2.4 dipaparkan.

Setelah semua maklumat dikemaskini, klik dan klik . Mesej

dipaparkan, klik . Maklumat akaun yang dikemaskini dipaparkan seperti

Rajah 6.2.5.

Untuk mengubah salah satu maklumat akaun tuntutan, klik dan Rajah 6.2.6

dipaparkan. Masukkan maklumat akaun di medan yang bersesuaian dan klik . Mesej

tertera, klik .


Rajah 6.2.4

Rajah 6.2.5

Rajah 6.2.6


7.0 HANTAR DOKUMEN KE PTJ LAIN

Sistem membenarkan Pentadbiran PTJ memajukan permohonan ke PTJ lain yang membiayai

perjalanan tersebut.

Klik , Rajah 7.1.1 dipaparkan. Pilih PTJ yang membiayai perjalanan tersebut dan

klik .

Mesej dipaparkan dan klik . Dokumen telah berjaya di hantar

ke akaun atau PTJ yang berkenaan.

Klik untuk kembali ke paparan hadapan. Maklumat pengguna yang mengemaskini

atau memindahkan dokumen dipaparkan seperti Rajah 7.1.2

Rajah 7.1.1

Rajah 7.1.2


8.0 PROSES HANTAR SEMULA KE ePROCUREMENT

Proses ini dijalankan semasa carian No. Komitmen bagi dokumen tuntutan yang berstatus

Ketua PTJ:Lulus, tetapi No. Komitmen tiada pada paparan. Pentadbiran PTJ boleh menghantar

semula dokumen berkenaan ke eProcurement bagi mendapatkan No. Komitmen untuk proses

komitmen.

Senarai permohonan dipaparkan seperti di Rajah 8.1.1.

Rajah 8.1.1

Klik pada permohonan yang tidak memaparkan No. komitmen dan klik .

Rajah 8.1.2 dipaparkan. Pilih status PTJ:Hantar semula ke eProcurement, ruangan

komen diisi (jika perlu).

Rajah 7.1.2

Klik dan mesej berikut dipaparkan bersama No. komitmen .


9.0 PROSES DOKUMEN DI ePROCUREMENT

Pentadbiran PTJ perlu log masuk ke eProcurement bagi semakan peruntukan dan komitmen. Ini

bagi memastikan dokumen yang diproses mempunyai peruntukan sebelum dokumen dihantar

ke Jabatan Bendahari untuk proses bayaran.

Langkah 1 : Semak peruntukan

Di eProcurement, pilih menu , dan klik seperti

Rajah 9.1.1.

Rajah 9.1.1

Dokumen tuntutan yang telah diluluskan disenaraikan seperti Rajah 9.1.2.

Rajah 9.1.2

Klik pada dokumen berkenaan dan klik , Rajah 9.1.3 dipaparkan.


Rajah 9.1.3

Klik dan Rajah 9.1.4 memaparkan senarai tuntutan yang dipohon.

Rajah 9.1.4

Terdapat 2 kaedah semakan peruntukan iaitu:

a) Check budget for all - Fungsi ini adalah untuk menyemak baki peruntukan bagi

semua item atau tuntutan yang terdapat pada senarai.

Klik dan ruangan memaparkan

maklumat peruntukan samada mencukupi atau tidak, Rujuk Rajah 9.1.5.

Rajah 9.1.5


b) View budget – Kaedah ini akan memaparkan keseluruhan penyata peruntukan

yang terdapat dalam akaun yang dikenakan pada sesuatu tuntutan tersebut.

Klik pada baris item atau tuntutan dan klik , Rajah 9.1.6

dipaparkan.

Klik untuk kembali kepada senarai item atau tuntutan.

Rajah 9.1.6

Langkah 2 : Submit for processing

Seperti paparan Rajah 9.1.7, Klik pada dokumen yang berkenaan dan klik

.

Mesej berikut dipaparkan . Klik .

Dokumen Berjaya diproses menunggu untuk proses bayaran oleh Jabatan Bendahari.

Rajah 9.1.7


10.0 PROSES HANTAR DOKUMEN KE BENDAHARI

Proses ini merupakan proses penyenaraian dokumen tuntutan yang telah diluluskan untuk

dihantar ke Jabatan Bendahari. Ini sebagai bukti penghantaran dokumen tuntutan bagi

menggantikan buku despatch serta mewujudkan senarai semak agar dokumen yang dihantar

lengkap sebelum proses bayaran dibuat.

Langkah-langkah adalah seperti berikut:

Pilih Menu , dan klik untuk

memulakan proses carian dokumen seperti paparan

Rajah 10.1.1.

Rajah 10.1.1

Halaman Carian seperti Rajah 10.1.2 dipaparkan.

Rajah 10.1.2

Tandakan pada dokumen yang hendak diproses atau klik dan klik

. Senarai tuntutan untuk proses bayaran dipaparkan seperti

Rajah 10.1.3.

Rajah 10.1.3


Sekian

Terima kasih

Unit Pengurusan Projek eFAS

Seksyen Sistem Dan Pengurusan Data Jabatan Bendahari

Universiti Sains Malaysia

Hakcipta Terpelihara

manual pengguna sistem eclaim (ptj)efas.usm.my/eclaim/menu/manual eclaim ptj 070212.pdf · proses...

Documents