manual pengguna inotes 9 - onyx.uitm.edu.my · masukkan username dan password 3. rajah berikut akan...
TRANSCRIPT
©2017 Emel & Aplikasi Pejabat, Unit Automasi Pejabat, Bahagian Operasi ICT
Jabatan Infostruktur, PPII, Universiti Teknologi MARA, 40450, Shah Alam,Selangor
MANUAL PENGGUNA INOTES 9
2017
Untuk Staf UiTM
ISI KANDUNGAN
ISI KANDUNGAN
1.0 PENGENALAN KEPADA iNOTES _____________________________________________________________________ 1
2.0 CAPAIAN KEPADA iNOTES ___________________________________________________________________________ 2
3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE iNOTES ______________________________________________________________ 5
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL iNOTES _____________________________________________________ 7
Maklumat iNotes ___________________________________________________________________________________________________ 7
Paparan Emel ______________________________________________________________________________________________________ 8
Tatarajah Emel (Mail Preferences) _______________________________________________________________________________ 8
Basics – Search _____________________________________________________________________________________________________ 9
Mail - General ______________________________________________________________________________________________________ 9
Mail – Display _____________________________________________________________________________________________________ 10
Mail – Signature ___________________________________________________________________________________________________ 11
Mail – Attention Indicator ________________________________________________________________________________________ 13
International ______________________________________________________________________________________________________ 13
Delegation – Mail, Calendar ______________________________________________________________________________________ 14
Delegation – Shortcuts ___________________________________________________________________________________________ 14
Archive_____________________________________________________________________________________________________________ 15
Security – Change Internet Password ___________________________________________________________________________ 15
Offline ______________________________________________________________________________________________________________ 16
Rules _______________________________________________________________________________________________________________ 17
Stationery _________________________________________________________________________________________________________ 18
5.0 EMAIL RECALL _____________________________________________________________________________________ 19
5.0 MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN) ___________________________________ 21
7.0 MENGGUNAKAN MAIL RULES_________________________________________________________________ 23
8.0 MEMPAMERKAN EMEL SATU MUKA PADA SATU MASA ________________________________________ 25
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR iNOTES ____________________________________________ 26
Calendar - General ________________________________________________________________________________________________ 26
Calendar – Scheduling ____________________________________________________________________________________________ 27
ISI KANDUNGAN
Out of office (OOO) _______________________________________________________________________________________________ 27
Delegation – Schedule ____________________________________________________________________________________________ 28
Group Calendar ___________________________________________________________________________________________________ 28
10. TO DO _______________________________________________________________________________________________ 32
11. NOTEBOOK _________________________________________________________________________________________ 34
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA ___________________________________________________________ 36
12. LANGKAH-LANGKAH COPY CONTACTS KE iNOTES _____________________________________________ 45
1.0 PENGENALAN KEPADA INOTES
Page 1
1.0 PENGENALAN KEPADA iNOTES
IBM iNotes (sebelum ini dikenali sebagai Domino Web Access (DWA)) ialah sejenis akses kepada emel,
kalendar, penjadualan (scheduling) dan sistem kolaborasi IBM Domino dengan menggunakan pelayar web
(contoh- Internet Explorer, Firefox dan Google Chrome).
Pengguna boleh menggunakan pelayar web ini untuk menghantar dan menerima emel, menggunakan
kalendar, contacts, to do atau mengarang notebook bukan sahaja secara online bahkan offline.
Untuk mendapatkan maklumat lanjut berkaitan iNotes dan juga ciri-ciri lain selain iNotes, sila rujuk pautan
web: http://www.lotus.com/ldd/dominowiki.nsf
Sekiranya ada cadangan dan pandangan untuk mempertingkatkan dokumen ini, boleh emelkan kepada:
2.0 CAPAIAN KEPADA INOTES
Page 2
2.0 CAPAIAN KEPADA iNOTES
1. Untuk membuka email iNotes, salin link berikut di browser : https://mail.uitm.edu.my atau
melalui pautan SALAM EMAIL pada website UiTM .
2.0 CAPAIAN KEPADA INOTES
Page 3
2. Masukkan username dan password
3. Rajah berikut akan terpapar . Tunggu seketika .
2.0 CAPAIAN KEPADA INOTES
Page 4
4. Email akan terpapar seperti berikut untuk kali pertama.
3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE INOTES
Page 5
3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE iNOTES
Homepage adalah halaman pertama yang akan terpapar bila pengguna membuka iNotes. Secara default,
ianya akan terpapar seperti di bawah.
1. Untuk mengemaskini layout sedia ada, klik pada butang Edit Layout .
1. Pilih Layout yang dikehendaki.
3.0 CUSTOMIZATION HOMEPAGE INOTES
Page 6
2. Berikut adalah Contoh Layout yang dipilih .
3. Layout terpapar seperti dibawah. Layout boleh diubah kembali dengan menekan butang .
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 7
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL iNOTES
Maklumat iNotes
Klik ikon di penjuru kiri atas untuk melihat maklumat iNotes yang digunakan
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 8
Paparan Emel
Klik ikon untuk melihat emel
Tatarajah Emel (Mail Preferences)
Klik More- Preferences untuk melihat pilihan tatarajah
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 9
Basics – Search
Tick “Enable full-text indexing for searching” untuk membolehkan carian lebih laju.
Mail - General
Pastikan “Send message in this format” diset kepada HTML.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 10
Mail – Display
Sort mail: Descending sekiranya mahu melihat emel terbaharu teratas.
Unread Mail Indication: Merah atau Hitam Bold
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 11
Mail – Signature
1. Signature boleh dimasukkan samada secara Plain Text atau Rich Text.
2. Untuk memasukkan header ke dalam Signature, pilih Rich Text. Cuma browser Internet
Explorer dan Mozilla Firefox sahaja yang dibenarkan untuk memasukkan signature untuk kali
pertama dan memerlukan instalasi Java. Boleh rujuk disini . Apabila telah berjaya, browser
Chrome juga boleh digunakan untuk menghantar email seperti biasa.
3. Menggunakan perisian seperti paint atau snipping tool , copy gambar yang dikehendaki dan
paste kedalam ruangan Rich Text.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 12
4. Tick pada Rich text dan tekan butang .
5. Signature akan terpapar apabila New Message di buka.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 13
Mail – Attention Indicator
Tick Display dan masukkan alamat emel internet.
International
Pastikan Date Settings, Short: dd-mm-yy, Long: dddd,dd MMMM, yyyy
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 14
Delegation – Mail, Calendar
Letakkan nama orang lain yang boleh mengakses emel dan kalendar serta peranan mereka. Klik pada butang
Add Person or Group untuk memasukkan siapa yang ingin kita benarkan untuk mengakses email dan
kalendar kita.
Delegation – Shortcuts
Letakkan “shortcut” nama pengguna lain yang membenarkan akses kepada kita.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 15
Archive
Pengguna perlu mengarkibkan ( archive) email kedalam PC masing-masing. Klik pada On My Computer.
Security – Change Internet Password
Klik butang untuk menukar password default yang diberikan oleh Email Administrator kepada
password pilihan pengguna.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 16
Disyorkan agar menukar password baru dengan kombinasi password mengandungi aksara dan nombor .
Klik butang OK setelah memasukkan password baru.
Offline
Disyorkan agar tidak memilih Encrypt mail file locally. Emel lama tidak akan dapat diakses sekiranya tiada
ID, atau ID bertukar.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 17
RULES
Letakkan Mail rules di sini untuk melakukan filtering atau mengalihkan emel ke folder selain inbox. Rules
hanya berfungsi untuk emel yang baharu diterima.
4.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) MAIL INOTES
Page 18
STATIONERY.
Template emel kepada pengguna tetap tertentu.Contoh stationery seperti di bawah
5.0 EMAIL RECALL
Page 19
5.0 EMAIL RECALL
Email Recall bertujuan untuk menarik kembali email yang telah dihantar kepada pengguna lain ( emel
dalaman sahaja) walaupun email tersebut telah pun dibaca.
1. Hantar emel kepada rakan
2. Pergi ke folder Sent, pilih emel yang dikirimkan tadi:
3. Tekan butang Recall Message, pilih penerima dan tandakan seperti di bawah, tekan OK.
Mesej berikut akan terpapar.
5.0 EMAIL RECALL
Page 20
4. Penghantar email yang membuat “Message Recall” akan mendapat maklumat ini (Message Recall
Berjaya ):
5. Semak status email tersebut seperti dibawah menandakan emel yang dikirimkan tadi telah
ditarik balik.
MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN)
Page 21
5.0 MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN)
Pengguna boleh membuka emel pengguna lain jika pengguna lain memberikan kebenaran untuk
mengakses emel tersebut.
1. Buka emel sendiri
2. Create email shortcut kepada emel rakan
3. Satu link baharu akan tertera seperti ini:
MENGAKSES EMEL ORANG LAIN (YANG DIBENARKAN)
Page 22
4. Klik link baharu ini. Apa yang berlaku? Adakah dapat mengakses emel ini? Sekiranya tidak,
seperti di bawah, apa yang anda lakukan adalah semak kembali dengan pengguna yang
memberikan akses kepada anda samada akses telah diberikan dengan betul.
MENGGUNAKAN MAIL RULES
Page 23
7.0 MENGGUNAKAN MAIL RULES
Mail Rules digunakan untuk membuat peraturan pada emel yang baru diterima sahaja yang memenuhi
kriteria tertentu yang kita setkan.
1. Klik pada New Rule . Masukkan nama Rule baru.
2. Tetapkan satu Conditions
3. Pilih satu dari kriteria samaada contoh : Subject contains Email Baru dan tekan butang
. Tekan butang untuk membuang condition yang tersilap
dimasukkan .
4. Tetapkan satu actions. Contohnya move to folder Akaun Baru dan tekan butang
Tekan butang untuk membuang action yang tersilap dimasukkan .
MENGGUNAKAN MAIL RULES
Page 24
5. Klik butang
8.0 MEMPAMERKAN EMEL SATU MUKA PADA SATU MASA
Page 25
8.0 MEMPAMERKAN EMEL SATU MUKA PADA SATU MASA
1. Set emel kepada “Show documents one page at a time”
2. Ini akan mempercepatkan view Inbox
3. Contoh:
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 26
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR iNOTES
CALENDAR - GENERAL.
Pastikan Time Zone = China/ Singapore sekiranya berada di Malaysia. Boleh mengimport Holidays Islam dan
Malaysia ke dalam Kalendar.
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 27
CALENDAR – SCHEDULING
Boleh ditetapkan Availability hours dan Out of Office.
OUT OF OFFICE (OOO)
Sekiranya ingin tetapkan OOO, perlu tandakan kotak “Enable the Out of Office agent”
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 28
DELEGATION – SCHEDULE
Tatarajah untuk tentukan siapa yang boleh melihat Schedule dan apa maklumat yang boleh dilihat.
GROUP CALENDAR
Pergi ke Calendar – Group Calendar:
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 29
Tekan New dan masukkan nama-nama rakan yang ingin dilihat kalendar mereka:
Pilih nama daripada UiTM’s Address Book:
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 30
Pastikan Members tertera nama-nama dengan betul. Sekiranya baik, jangan lupa Save and Close:
Senarai Group Calendar baharu akan tertera. Klik pada senarai ini:
9.0 TATARAJAH (CONFIGURATION) CALENDAR INOTES
Page 31
Sekiranya pengguna di atas membenarkan akses kepada kalendar mereka, maklumat kalendar mereka akan
dapat dilihat:
10. TO DO
Page 32
10. TO DO
To Do digunakan untuk tugasan atau catatan kerja. Ia boleh digunakan untuk diri sendiri, diserahkan kepada
individu lain atau ke kumpulan (group). Cara membuka To Do, tekan ikon , klik New – Pilih To Do:
Masukkan maklumat yang diingini seperti tarikh, priority, status dan seterusnya. Sekiranya ingin diserahkan
kepada pihak lain, tekan tab Assign:
10. TO DO
Page 33
To Do yang di”assign” ke pihak lain:
11. NOTEBOOK
Page 34
11. NOTEBOOK
Notebook digunakan untuk memasukkan catatan bertulis atau bergambar. Ia boleh disimpan atau
dikongsikan dengan orang lain. Notebook iNotes boleh dikatakan hampir sama dengan Evernote:
Klik ikon: tekan New:
Boleh masukkan link, gambar dan catatan:
Apabila telah siap Notebook, ia boleh di”forward” kepada pihak lain.
11. NOTEBOOK
Page 35
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA
Page 36
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA
Instalasi java diperlukan untuk menambah gambar pada signature atau untuk membuat carian nama
address book pada Sistem FYI.
1. Untuk mendapatkan java versi terkini sila ke pautan web berikut : http://java.com
2. Klik pada butang .
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA
Page 37
3. Klik butang .
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA
Page 38
4. Simpan installer java ke desktop.
5. Klik pada installer berikut pada desktop.
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA
Page 39
6. Klik pada butang
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA
Page 40
7. Tunggu sehingga selesai.
8. Klik kembali kepada website java untuk verified. Klik pada butang
.
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA
Page 41
9. Jika terpapar seperti berikut , Java telah berjaya diinstal dengan baik.
10. Klik pada windows dan taip configure java. Ikon akan terpapar seperti berikut.
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA
Page 42
11. Tekan pada tab Security.
12. Klik pada butang
13. Klik pada butang dan masukkan seperti berikut :
http://*.uitm.edu.my
https://*.uitm.edu.my
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA
Page 43
14. Klik pada butang
15. Klik butang .
16. Jika Java telah berjaya, boleh cuba memasukkan signature pada Rich Text secara copy and paste dan
membuat carian pada address book pada sistem FYI.
12. LANGKAH-LANGKAH INSTALASI JAVA
Page 44
Carian nama pada address book sistem FYI
Boleh Copy dan paste Signature pada Rich Text
12. LANGKAH-LANGKAH COPY CONTACTS KE INOTES
Page 45
12. LANGKAH-LANGKAH COPY CONTACTS KE iNOTES
Dari Lotus Notes Client sedia ada, klik pada Contacts.
Klik Pada More -> Export Contacts
12. LANGKAH-LANGKAH COPY CONTACTS KE INOTES
Page 46
Pilih ketetapan seperti dibawah dan klik pada butang Export.
Buka email iNotes dan klik pada ikon Contacts
12. LANGKAH-LANGKAH COPY CONTACTS KE INOTES
Page 47
Klik pada More -> Import Contacts
Klik pada butang Choose File dan pilih fail yang telah disimpan di desktop tadi. (contactexport.csv)
Lepas tu tekan butang Ok.
12. LANGKAH-LANGKAH COPY CONTACTS KE INOTES
Page 48
Jika terpapar seperti ini, contact telah berjaya diimport.