manual pengguna (admin) -...

PUSAT TEKNOLOGI MAKLUMAT UTHM SISTEM MAKLUMAT BERSEPADU (TCIS) SISTEM E-TRAVEL

DocType : Manual Pengguna Tarikh : 20/01/15 Author : Maziah Versi : 1.0

tcis_man_etrave_PA_dan_Admin of 23

Manual Pengguna (Admin)

Sistem E-Travel

Perubahan Dokumen

Versi Tarikh Author Keterangan

1.0 08/04/14 Maziah Draf

1.0 20/01/15 Maziah Tambahan Laporan

“Document Sign-Off”

Nama dan Jawatan Tandatangan Tarikh




Isi Kandungan

1.0 Pengenalan ................................................................................................................................... 3

2.0 Keperluan Minima ...................................................................................................................... 3

3.0 Tatacara Penggunaan ............................................................................................................... 3

3.1 Login Sistem ............................................................................................................................. 3

3.2 Proses Kemasukan Maklumat ............................................................................................ 4

4.0 Proses Pengesahan Pegawai................................................................................................ 17

5.0 Laporan ........................................................................................................................................ 20

6.0 Kesimpulan ................................................................................................................................. 21

7.0 Lampiran ...................................................................................................................................... 22




1.0 Pengenalan

Dokumen ini digunakan untuk menjadi panduan kepada pengguna berkaitan tatacara

penggunaan Sistem UIS – Borang Pergerakan. Matlamat utama adalah untuk memastikan

bahawa setiap kemasukan data memenuhi standard dan keperluan seperti yang dikehendaki bagi

memastikan sistem beroperasi dengan lancar dan konsisten.

2.0 Keperluan Minima

Persekitaran pembangunan yang digunakan adalah terdiri daripada platform Intel atau AMD yang

mempunyai konfigurasi seperti berikut :

Sistem

Pengoperasian

1. Semua jenis sistem pengoperasian Windows.

Pelayar Web 1. Internet Explorer versi 6 dan ke atas

Jadual 2.1 : Keperluan Minima

3.0 Tatacara Penggunaan

3.1 Login Sistem

Pengguna di minta untuk ‘sign-in’ TCIS yang boleh di capai melalui

http://tcis.uthm.edu.my/. Id dan password adalah sama dengan email pengguna

Setelah login berjaya, aplikasi dan peranan perlulah di pilih

Masukkan User ID dan

Password sama seperti email

http://tcis.uthm.edu.my/




3.2 Proses Kemasukan Maklumat

3.2.1 Gambarajah antaramuka borang pergerakan ‘PA Entry’

1) Proses Kemasukan

Maklumat : Menu fail

ETRAVEL - Borang

Pergerakan (PA Entry)

2) Proses Pengesahan

Pegawai : Menu fail

ETRAVEL – Pengesahan

Pegawai Meluluskan (PA)

Sila pilih aplikasi ECLAIM dan

peranan PA PTJ/Fakulti




1 2 3 4 5 6

1 – Carian Pegawai yang di maksudkan

2 – Carian borang pergerakan

3 – Baru/New sekiranya perlu menambah borang pergerakan

4 – Simpan sekiranya telah mengisi borang dan borang akan berstatus edit.

5 – Batal sekiranya ingin membatalkan borang. Hanya borang berstatus edit sahaja yang boleh dibatalkan

6 – Cetak borang sekiranya ingin menyimpan dalam bentuk ‘hardcopy’. Hanya borang yang telah dihantar boleh dicetak

7 – Hantar sekiranya borang pergerakan telah selesai di isi dengan lengkap. Sebarang perubahan tidak boleh dilakukan sekiranya borang telah dihantar

7

Langkah 1 – tekan butang Carian

Sila dwi-klik pegawai atasan

dimaksudkan




Langkah 2 – tekan butang Baru/New




Sila buat pilihan maklumat

PTJ




Langkah 3 – Setiap pergerakan akan diberikan nombor pergerakan. PAperlu

mengisi setiap maklumat yang diperlukan kecuali pegawai pengganti adalah

‘optional’. Maklumat yang diperlukan adalah seperti tujuan lawatan, dari,

hingga, pulang, jenis urusan, tempat bertugas/dilawati, negeri, alamat boleh

dihubungi, nombor telefon, pegawai pengganti (jika perlu)




PA perlu memilih pegawai meluluskan.

Dwi-klik baris untuk pilihan

Pegawai Meluluskan. Senarai

adalah berdasarkan Sistem

Ekursus




Pemilihan Pegawai pengganti adalah ‘optional’

Dwi-klik baris untuk pilihan

Pegawai Pengganti.




Langkah 4 – tekan butang Simpan




Mesej kemaskini kenderaan pilihan

akan dipaparkan

Langkah 5 - Sila buat pilihan

kenderaan samada kenderaan

Universiti, Sendiri/Individu atau

Pengangkutan Awam. Sekiranya

anda memilih kenderaan universiti

atau pengangkutan awam, data

akan di simpan secara ‘automatik’.

Jika sebaliknya, anda perlu

mengikuti langkah seperti di muka

surat berikutnya.




Langkah ini pula di perlukan sekiranya anda memilih untuk menggunakan kenderaan

Sendiri/Individu.

Nota (1) : sekiranya anda membuat pilihan

kenderaan sendiri/individu, anda perlu menekan

butang ‘lookup’ untuk membuat pilihan kenderaan

yang digunakan atau anda boleh membuat

penambahan baru kenderaan. Dwi-klik kenderaan

yang akan digunakan

Kelas tidak perlu

dimasukkan

Nota (2) : Selepas anda membuat pilihan

kenderaan, anda perlu mengemaskini Jarak Pergi,

Jarak Balik dan Sebab Menggunakan Kenderaan

Sendiri

Langkah 6 – Setelah selesai

melaksanakan Nota(1) dan Nota(2),

sila tekan butang kemaskini.

Butang ‘Lookup’

Sekiranya masih tiada senarai kenderaan, dan

untuk membuat penambahan kenderaan baru, sila

tekan butang Baru/New. Sila isi maklumat No. Plat,

Model serta Silinder dan tekan butang Save. Kelas

dijana secara automatik selepas anda menekan

butang Save. Selesai sahaja, anda boleh dwi-klik

kenderaan yang digunakan.




Berikut adalah contoh paparan

sekiranya anda telah selesai

membuat pilihan kenderaan

Untuk mengemaskini anggaran

perbelanjaan lain seperti tuntutan

penerbangan, tuntutan tambanglain

dan tuntutan pelbagai, sila klik

butang detail. Sila isi kadar anggaran

dan klik butang save.




Langkah 7 – Sila klik butang hantar

sekiranya maklumat telah lengkap

dan anda bersetuju untuk

menghantar borang pergerakan

Mesej ini akan dipaparkan sebaik

sahaja anda menekan butang Hantar

Sekiranya anda telah selesai

menghantar borang pergerakan,

anda dan pegawai pelulus akan

menerima email permohonan anda




Anda boleh mencetak borang

pergerakan dan borang permohonan

menggunakan kenderaan sendiri

setelah kedua-dua borang telah

disokong oleh ketua PTJ




4.0 Proses Pengesahan Pegawai

3.2.1 Gambarajah antaramuka Pengesahan Pegawai (PA)

Langkah 1 : Sila buat pilihan

pegawai yang meluluskan

Paparan carian akan kelihatan dan

sila dwi-klik pilihan pegawai




Sekiranya terdapat banyak

permohonan, senarai akan

dipaparkan. Sekiranya tiada, ‘text’

Tiada Data akan dipaparkan

Langkah 2 : Sila dwi-klik baris yang

dikehendaki. Paparan akan kelihatan

seperti gambarajah yang berikutnya

Sekiranya status penggunaan

kenderaan adalah ‘YA’, paparan

nombor 1 dan 2 akan kelihatan,

jika ‘TIDAK’ paparan 1 sahaja

yang kelihatan

1

2




Sila ubah status permohonan

samada Diluluskan atau Tidak

Diluluskan

Sekiranya Tidak Diluluskan, mesej

akan dipaparkan, sila penuhkan

maklumat catatan untuk makluman

pemohon

Langkah 2 : Sekiranya semua telah

selesai, sila tekan butang

Kemaskini Permohonan. Email

kepada pemohon akan dihantar

secara automatik dan maklumat

pergerakan akan dikemaskini secara

automatik




5.0 Laporan

Untuk sistem eTravel ini, beberapa laporan telah disediakan sebagai rujukan kepada pihak Ptj.

Antara laporan yang disediakan :

a) Anggaran Perbelanjaan Bulanan

Laporan ini disediakan bagi membantu pihak Ptj mengetahui anggaran tuntutan elaun secara

bulanan

b) Senarai Permohonan Pergerakan

Senarai pergerakan turut disediakan untuk dijadikan rujukan kepada kerani cuti. Kerani cuti

juga boleh mencetak pergerakan staf melalui senarai yang telah disediakan

Admin yang dilantik perlu memilih jenis urusan, bulan dan isi tahun

laporan yang diperlukan. Klik butang carian dan laporan akan

dipaparkan seperti berikut. Untuk menyimpan laporan, sila klik

butang ‘save’ dan pilih bentuk laporan yang dikehendaki

Berikut adalah pilihan melalui pelulus. Admin dibenarkan untuk

membuat pilihan pelulus, masukkan bulan, tahun dan status,

seterusnya pilih butang capai. Senarai pergerakan akan dipaparkan.

Anda dibenarkan untuk menyimpan maklumat senarai mengikut format

yang dikehendaki atau mencetak senarai tersebut. Sekiranya anda

ingin memfailkan borang mengikut staf sila dwi-klik baris dan cetak

borang pergerakan tersebut.




6.0 Kesimpulan

E-travel dibangunkan khusus secara fleksibel bagi membolehkan staf mengisi borang pergerakan

melalui TCIS dengan lebih lengkap dan tepat. Ia juga membolehkan maklumat tersebut dicapai

oleh pelulus bagi mengemaskini status borang pergerakan staf secara online.

Dengan adanya sistem e-travel ini, pengguna dapat mengisi borang pergerakan dengan

mengikut prosedur yang telah ditetapkan bagi melicinkan operasi. Sebarang tindakan yang tidak

beretika seperti penipuan dan sebagainya amatlah ditegah sama sekali dan sekiranya didapati

bersalah, pengguna bakal di kenakan tindakan yang tegas.

Untuk pilihan butang radio mengikut bulan/tahun/status, sila masukkan

bulan, tahun dan status, seterusnya pilih butang capai. Senarai

pergerakan akan dipaparkan. Anda dibenarkan untuk menyimpan

maklumat senarai mengikut format yang dikehendaki atau mencetak

senarai tersebut. Sekiranya anda ingin memfailkan borang mengikut staf

sila dwi-klik baris dan cetak borang pergerakan tersebut.




7.0 Lampiran

Mula

Isi Maklumat

Pergerakan

Simpan

Pilih Kenderaan

Digunakan

Masukkan

maklumat yang

diperlukan cth :

anggaran

Hantar

Anda nak edit dan

pergerakan masih berstatus

E (edit) ?

Ya

Tamat

Tidak

Email Dihantar

Simpan

(Kemaskini)

Ya

Cetak

Anda nak hapus kenderaan

dan pergerakan masih

berstatus E (edit) ?

Sila pilih Ketua

Jabatan

6.1Carta Alir permohonan pergerakan (PA Entry)




Mula

Pilih ID Ketua PTJ

Lihat Senarai

Permohonan

Pilih Permohonan

by ID

Kemaskini StatusAda lagi

permohonan?

Tamat

Email Dihantar

Ya

Tiada

6.2 Carta Alir Pengesahan Pegawai Pelulus oleh PA

manual pengguna (admin) -...

Documents