laporanb2b.homecentra.co.id/manualbook/b2b manual book.d… · web viewuntuk gambar produk harus...

B2B HOME CENTRA

MANUAL BOOK

i

DAFTAR ISI

HalamanDAFTAR ISI..........................................................................................................iiBAB I PENDAHULUAN.......................................................................................11.1. Fitur B2B........................................................................................................11.2. Batasan Aplikasi B2B.....................................................................................2BAB II B2B APPLICATION................................................................................32.1. Pembahasan Aplikasi......................................................................................3

1. Halaman Utama.....................................................................................32. Register..................................................................................................43. Login & Lupa Password......................................................................104. Halaman Utama Dashboard.................................................................115. Master Department.........................................................................126. Master Group..................................................................................137. Master Sub Group...........................................................................148. Master Brand Name........................................................................159. Master Bank....................................................................................1510. Master UOM...................................................................................16

2.2. Supplier : Approve atau Disapprove Supplier Baru.....................................172.3. Produk : Tambah, Approve atau Disapprove Produk Supplier....................18

2.3.1. Cara Menambah Produk Baru..........................................................182.3.2. Cara Approve atau Disapprove Produk...........................................19

2.4. Purchase Order : Tambah, Approve atau Disapprove PO............................202.4.1 Cara Menambah Purchase Order Baru.............................................212.4.2. Cara Approve atau Disapprove Purchase Order..............................22

2.5. Purchase Order Revise..................................................................................222.5.1. Cara melakukan PO Revise..............................................................22

2.6. Kontra bon : Tambah, Approve dan Disapprove Kontra bon.......................242.6.1. Cara membuat Kontra Bon..............................................................242.6.2. Cara Approve atau Disapprove Kontra bon.....................................25

2.7. Dokumen Lain..............................................................................................262.7.1. Cara Mengirim Dokumen Lain........................................................26

2.8. Memo............................................................................................................282.8.1. Cara Mengirim Memo......................................................................29

2.9. Laporan Penjualan dan Laporan Pembelian.................................................292.9.1. Cara Mengirim Laporan...................................................................30

2.10. Manage Akun...............................................................................................312.10.1. Cara Menambahkan User Baru....................................................31

2.11. Activity Log...................................................................................................332.12. Profile...........................................................................................................33

ii

2.13. Company Profile...........................................................................................34BAB III SIMPULAN DAN SARAN...................................................................363.1. Simpulan.......................................................................................................363.2. Saran.............................................................................................................37

iii

1

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Fitur B2B

Aplikasi B2B memiliki beberapa fitur yaitu :

- Ada notifikasi ke tiap akun apabila terjadi transaksi.

- Memiliki fitur File Attachment.

- Password Recovery dengan cara mengirimkan verifikasi kode ke email

user.

- Menggunakan captcha google agar lebih aman untuk menggunakan

aplikasi b2b home centra.

- Activity monitoring, dapat melihat aktifitas akun yang aksesnya di

bawah akun sekarang

- Memiliki 5 Akses, lihat gambar berikut :

2

Note :

Biru : Master User Area

Hijau : Super User Area

Orange : Admin User Area

Seperti yang terlihat pada gambar diatas, Master user memiliki full akses

dibanding seluruh user lain, Super user dapat menghandle Admin user dan

Supplier user, Admin user dapat menghandle tiap supplier user dan Supplier user

hanya bisa melihat dan membaca data dirinya sendiri.

1.2. Batasan Aplikasi B2B

Aplikasi B2B memiliki beberapa batasan yaitu :

- File yang akan di upload harus berformat PDF dan tidak boleh lebih

dar 1 MB

- Untuk gambar produk harus berformat JPG, JPEG, PNG dan GIF.

- Apabila user tidak melakukan aktifitas apapun selama 2 jam, maka

user tersebut akan otomatis logout atau keluar dari aplikasi.

BAB II

B2B APPLICATION

2.1. Pembahasan Aplikasi

Pembahasan aplikasi yang akan penulis bahas terdiri dari beberapa proses,

yaitu :

1. Halaman Utama

Halaman utama adalah halaman awal pada saat website dijalankan.

Halaman ini berisikan detail kecil informasi tentang Home Centra dan

B2B tersendiri.

Gambar 4.1 Tampilan Halaman Utama

3

4

2. Register

Halaman ini digunakan untuk supper dapat mendaftarkan diri dan

bergabung ke dalam B2B Home Centra. Form Registrasi terdiri dari

beberapa tahap yaitu sebagai berikut :

2.1. Data Supplier

Isi form nya adalah :

2.1.1. Nama Perusahaan

Wajib Di isi. Dapat berisi Huruf, Angka dan Spasi.

2.1.2. Tipe Supplier

Wajib Di isi. Pilih tipe supplier konsinyasi atau beli putus

2.1.3. Golongan

Wajib Di isi. Pilih beberapa golongan dari pilihan yang

disediakan

2.1.4. Alamat


2.1.5. Kode Pos

Wajib Di isi. Harus di isi dengan Angka.

2.1.6. Kecamatan / Kelurahan


2.1.7. Telephone

Wajib Di isi. Dapat berisi Huruf, Angka dan Spasi. Contoh :

(061) 766 421 56, atau +62 61 766 421 56

2.1.8. Fax

5

Dapat berisi Huruf, Angka dan Spasi. Contoh : (061) 766

421 56, atau +62 61 766 421 56

2.1.9. Email

Wajib Di isi. Harus Email yg valid. Contoh :

[email protected].

2.1.10. No SIUP

Wajib Di isi. Harus diisi dengan angka.

2.2. Data Status Perusahaan


2.2.1. Status Perusahaan

Wajib Di isi. Pilih salah satu status dari PKP, Non PKP dan

Perorangan.

Form di bawah hanya akan muncul apabila memilih status

PKP.

2.2.2. No NPWP

Wajib Di isi. Harus di isi dengan Angka.

2.2.3. Kode Seri Faktur Pajak

mailto:[email protected]

6


2.2.4. No Pengukuhan


2.2.5. Tanggal Pengukuhan

Wajib Di isi. Menggunakan 3 drop down box memisahkan

tanggal, bulan dan tahun agar memudahkan user untuk

memilih tanggal.

2.2.6. Nama Wajib Pajak


2.2.7. Alamat Wajib Pajak


2.2.8. Lampiran File dari No NPWP

Wajib upload file. User dapat mengupload file dari tombol

yang sudah disediakan. File harus berformat PDF dan tidak

boleh lebih dari 1 MB. File dapat di upload lebih dari satu

menggunakan tombol .

2.2.9. Lampiran File dari No Pengukuhan

Wajib upload file. User dapat mengupload file dari tombol

yang sudah disediakan. File harus berformat PDF dan tidak

boleh lebih dari 1 MB. File dapat di upload lebih dari satu


7

2.3. Data Principle


2.3.1. Nama Principle

Principle dapat di isi dengan Huruf, Angka dan spasi.

Principle dapat di dibuat lebih dari satu menggunakan

tombol .

2.4. Contact Person


2.4.1. Nama Pemilik Perusahaan

Wajib di isi. Dapat di isi dengan Huruf, Angka dan spasi.

2.4.2. Alamat Pemilik Perusahaan


2.4.3. Nama dan Jabatan

8

Dapat di isi dengan Huruf, Angka dan spasi. Nama dan

Jabatan dapat di dibuat lebih dari satu menggunakan tombol

.

2.5. Supplier Bank


2.5.1. Nama Bank

Wajib di isi. Pilih dari salah satu bank yang sudah

tersedia.

2.5.2. Nama Pemilik Bank


2.5.3. Nomor Rekening

Wajib di isi. Harus di isi dengan Angka.

2.5.4. Cabang Bank


2.5.5. Kota


Seluruh data diatas dapat di buat lebih dari satu


9

2.6. Dokumen Perusahaan


2.6.1. Lampiran File dari Akta Perusahaan, No SIUP dan TDP

Masing-masing Wajib upload file. User dapat mengupload

file dari tombol yang sudah disediakan. File harus berformat

PDF dan tidak boleh lebih dari 1 MB. File dapat di upload

lebih dari satu menggunakan tombol .

2.7. Menyuplai Produk


2.7.1. Jenis Produk

Wajib di isi. Pilih dari salah satu bank yang sudah

tersedia.

2.7.2. Merk

10


2.7.3. Discount


2.7.4. Barcode

Wajib di isi. Harus di isi dengan Angka..

2.7.5. TOP


2.7.6. Return

Wajib di pilih. Pilih ya atau tidak.

Seluruh data diatas dapat di buat lebih dari satu


Setelah 7 tahan di atas dilakukan. User dapat mengklik tombol simpan. Data akan

terkirim ke email admin b2b. Akun akan dibuat setelah adanya Approve dari

admin b2b.

3. Login & Lupa Password

Halaman ini digunakan sebagai tempat user untuk masuk ke dalam aplikasi

dengan memberikan Username dan Passwordn ya. User juga harus me

11

validasi Security Captcha yang disediakan sebagai media pengamanan

website B2B.

Halaman ini juga dapat digunakan untuk memulihkan akun dengan cara

mengklik tombol lupa password, Setelah kotak form lupa password

muncul, User tinggal memberikan Username mereka. Setelah itu sistem

akan mengirim verifikasi kode ke Email User. Apabila verifikasi berhasil

maka Sistem akan memberikan password baru kepada User tersebut.

4. Halaman Utama Dashboard

Halaman ini adalah halaman awal pada saat login ke B2B Home Centra.

Halaman ini berisi rincian detail kecil tentang data yang sedang berjalan di

dalam website. Misal jumlah supplier yang belum di tanggapi atau jumlah

PO yang sudah di Approve.

12

Halaman akan muncul berbeda tiap usernya, lihat gambar di bawah ini :

4.1. Tampilan Master, Super dan Admin User

4.2. Tampilan Supplier User

5. Master Department

Halaman untuk membuat Kategori Jenis Produk Level 1.

13

- Tampilan form tambah atau ubah data.

5.1. Kode Department

Otomatis terisi mengikuti nomor

kode yang paling tinggi

5.2. Nama Department

Wajib di isi. Dapat di isi dengan

Huruf, Angka dan spasi.

6. Master Group



14

6.1. Kode Group



6.2. Department

Pilih salah satu. Department dapat

di tambah dari menu Master

Department

6.3. Nama Group



7. Master Sub Group



7.1. Kode Sub Group



7.2. Department

Pilih salah satu. Department dapat

di tambah dari menu Master

15

Department

7.3. Group

Pilih salah satu. Group dapat di

tambah dari menu Master Group

7.4. Nama Sub Group



8. Master Brand Name

Halaman untuk membuat Brand Produk


8.1. Nama Brand



9. Master Bank

Halaman untuk membuat data Bank

16


9.1. Nama Bank



10. Master UOM

Halaman untuk membuat data Unit Of Measurement (UOM)


10.1. Nama UOM



17

2.2. Supplier : Approve atau Disapprove Supplier Baru

Halaman Supplier ini adalah daftar supplier yang sudah mendaftar pada

halaman register. Pada halaman ini Admin dapat memilih supplier mana

saja yang di Approve ataupun di Disapprove.

- Cara Approve atau Disapprove Supplier Baru

1. Pertama klik tombol kaca pembesar pada kolom tabel Aksi. Maka

akan muncul ke halaman yang isinya adalah detail supplier yang telah

mendaftar tadi.

2. Pada bagian paling bawah terdapat sebuah form khusus untuk

konfirmasi supplier agar di Approve atau Disapprove.

18

3. Apabila memilih Disapprove, Maka akan terkirim Email ke supplier

tersebut dan menjelaskan bahwa Akun nya di tolak dan tidak cocok

untuk bergabung dengan B2B Home Centra.

4. Apabila memilih Approve, Maka akan muncul 2 textbox baru yaitu

Username dan Nama User.

Pastikan pengisian Username tidak ada spasi ! Sedangkan untuk nama

user boleh di isi dengan huruf , angka dan spasi. Seusai di konfirmasi,

maka akan terkirim pemberitahuan ke Email supplier tersebut disertai

dengan Username dan Password baru secara acak.

2.3. Produk : Tambah, Approve atau Disapprove Produk Supplier

Supplier yang telah memiliki akun B2B dapat mendaftarkan produk-

produk miliknya di halaman Produk.

2.3.1. Cara Menambah Produk Baru

19

Login terlebih dahulu sebagai supplier. Kemudian tekan tombol

Tambah maka akan muncul gambar seperti di atas. Berikut adalah cara

pengisian formnya :

- Nama Produk


- Jenis Produk, Brand Produk dan UOM

Wajib di pilih. Isi dari jenis produk, brand produk dan UOM dapat di

datambah melalui menu Master

- Berat dan Satuan

Wajib di isi. Berat harus di isi dengan Angka saja, satuan harus pilih

salah satu dari 5 pilihan yang tersedia (mg, g, ons, kg, ton).

- Harga Beli, Harga Jual dan Discount

Wajib di isi. Harga Beli, Harga Jual dan Discount harus di isi dengan

Angka.

- PPN

PPN akan muncul dan terisi otomatis 10% apabila status

suppliernya PKP.

- Gambar

format gambar harus JPG, JPEG, PNG, dan GIF.

2.3.2. Cara Approve atau Disapprove Produk

Login terlebih dahulu sebagai Admin. Kemudian tekan tombol Kaca

Pembesar pada kolom Aksi. Maka User akan menuju ke halaman detail

produk. Lihat gambar berikut :

20

Pilih konfirmasi dan isi keterangan dengan huruf, angka atau spasi.

Setelah di konfirmasi. Akan terkirim pemberitahuan ke email supplier

bahwasanya produk nya telah di approve atau disapprove.

2.4. Purchase Order : Tambah, Approve atau Disapprove PO

Purchase Order adalah halaman daftar PO yang telah di kirim ke masing

masing Supplier. Disini Admin dapat mengirim PO ke supplier dan

Supplier dapat memilih mana PO yang akan di Approve atau Disapprove.

21

2.4.1 Cara Menambah Purchase Order Baru

Login terlebih dahulu sebagai admin. Kemudian tekan tombol Tambah

pada halaman purchase order maka akan muncul gambar seperti di atas.

Berikut adalah cara pengisian formnya :

- No PO

Wajib di isi. Dapat di isi dengan Huruf dan Angka.

- Tanggal Pesan dan Tanggal Kirim

Wajib di pilih. Apabila tanggal kirim telah melewati tanggal

sekarang. Maka status PO akan berubah menjadi Expired dan tidak

dapat di lakukan transaksi lagi.

- Data Supplier

Wajib di pilih. User hanya perlu mengklik tombol Cari Supplier dan

kotak baru akan muncul beserta dengan daftar supplier yang statusnya

sudah di Approve saja. User tinggal meng-klik tombol “pilih” pada

kolom aksi untuk memilih supplier.

- Data File

Wajib di pilih. File harus berformat PDF dan tidak boleh lebih dari

1 MB.

2.4.2. Cara Approve atau Disapprove Purchase Order

22

Login terlebih dahulu sebagai Supplier. Kemudian tekan tombol Kaca


po. Lihat gambar berikut :


Setelah di konfirmasi. Akan terkirim pemberitahuan ke email admin

b2b bahwasanya po nya telah di approve atau disapprove.

2.5. Purchase Order Revise

Purchase Order Revise adalah halaman daftar PO yang telah di revisi oleh

supplier.

2.5.1. Cara melakukan PO Revise

23

Login terlebih dahulu sebagai supplier. Kemudian tekan tombol tambah

yang berada di atas daftar tabel. Perhatikan gambar berikut :


- No PO

Wajib di pilih. User hanya bisa memilih PO yang status Waiting

saja.

- File Revisi PO


1 MB. Data Supplier File ini adalah hasil scan po yang telah di

download oleh supplier dan kemudian di upload ulang oleh supplier

setelah di revisi.

- Keterangan

Dapat di isi dengan Huruf, Angka dan Spasi.

2.6. Kontra bon : Tambah, Approve dan Disapprove Kontra bon

24

Kontra bon adalah tempat supplier dapat mengirim kontra bon dari PO

yang sudah dikirim oleh admin b2b dan telah di approve oleh suppliernya.

2.6.1. Cara membuat Kontra Bon

Login terlebih dahulu sebagai supplier. Kemudian tekan tombol tambah



- Tanggal Kontra bon

Wajib di pilih. User dapat memilih tanggal, bulan dan tahun

berdasarkan pilihan yang sudah disediakan.

- Nomor Faktur, Faktur Pajak dan Surat Jalan

25

Wajib di isi. Bisa di isi dengan huruf dan angka. Faktur pajak hanya

akan muncul apabila status suppliernya adalah PKP.

- File Faktur, Faktur Pajak dan Surat Jalan


1 MB. File Faktur pajak hanya akan muncul apabila status suppliernya

adalah PKP.

- Keterangan


2.6.2. Cara Approve atau Disapprove Kontra bon

Login terlebih dahulu sebagai Admin. Kemudian tekan tombol Kaca


po. Lihat gambar berikut :


Setelah di konfirmasi. Akan terkirim pemberitahuan ke email admin

b2b bahwasanya kontra bon nya telah di approve atau disapprove.

Apabila Kontrabon sudah di Approve, maka status PO yang di

kontrabon kan tersebut berubah menjadi Kontrabon OK dan tidak

dapat di buat kontrabonnya lagi.

2.7. Dokumen Lain

26

Dokumen Lain tempat supplier dan admin b2b dapat mengirim dokumen

selain PO dan Kontrabon ke satu dengan lainnya.

2.7.1. Cara Mengirim Dokumen Lain

Login terlebih dahulu sebagai supplier atau admin. Kemudian tekan

tombol tambah yang berada di atas daftar tabel. Tampilan dokumen lain

dipisah menjadi dua yaitu tampilan untuk Admin B2B dan Supplier.

Perhatikan gambar berikut :

Tampilan Admin

Tampilan Supplier

28

Seperti yang kita lihat pada gambar di atas, tampilan untuk admin dan

supplier berbeda . pada bagian admin ada bagian memilih supplier,

karena admin dapat memilih kepada supplier mana untuk mengirim

file dokumen lain tersebut. Sedangkan untuk supplier akan otomatis

terkirim ke admin b2b Home Centra.


- Perihal Dokumen

Wajib di isi. Dapat isi dengan Huruf, Angka dan Spasi.

- Data Supplier (Khusus Admin B2B)

Wajib di isi. Untuk memilih supplier hanya perlu menekan tombol

Cari Supplier dan mengklik pilih pada kolom aksi.

- File Dokumen.


1 MB.

- Keterangan


2.8. Memo

Memo tempat supplier dan admin b2b dapat mengirim ke satu dengan

lainnya. Memo yang dikirim oleh Admin B2B dapat dilihan oleh seluruh

supplier, tetapi memo yang dikirim oleh supplier hanya bisa di lihat oleh

Admin B2B dan supplier itu sendiri.

29

2.8.1. Cara Mengirim Memo

Login terlebih dahulu sebagai supplier atau admin. Kemudian tekan

tombol tambah yang berada di atas daftar tabel. Perhatikan gambar

berikut :


- Judul Memo

Wajib di isi. Dapat isi dengan Huruf, Angka dan Spasi.

- File Memo


1 MB.

- Keterangan


2.9. Laporan Penjualan dan Laporan Pembelian

30

Laporan Penjualan dan Laporan Pembelian adalah tempat daftar laporan-

laporan yang dikirim oleh home centra ke masing-masing suppliernya.

Tiap supplier hanya bisa melihat laporan penjualan dan laporan pembelian

yang di tujukan oleh mereka saja.

2.9.1. Cara Mengirim Laporan

Login terlebih dahulu sebagai admin. Kemudian tekan tombol tambah



- Tanggal Laporan

Wajib di isi. User hanya perlu memilih tanggal, bulan dan tahun dari

dropdown box yang telah disediakan.

- Data Supplier

31

Wajib di pilih. User hanya perlu memilih supplier dengan mengklik

tombol cari supplier dan kemudian mengklik tombol pilih pada kolom

aksi.

- File Memo


1 MB.

- Keterangan


2.10. Manage Akun

Halaman ini adalah tempat daftar user-user yang dapat mengakses B2B

Home Centra. Yang dapat membuka halaman ini adalah user yang

memiliki hak akses Super User dan Master User saja.

2.10.1. Cara Menambahkan User Baru

Login terlebih dahulu sebagai admin. Kemudian tekan tombol tambah


32

Sebelum dapat menambahkan user, harus melakukan beberapa langkah

yaitu :

1. Pertama pilih dulu hak akses atau privileges nya.

2. Kemudian akan muncul daftar user yang memiliki hak akses

tersebut. Hak akses terdiri dari hak akses Super User, Admin User

dan Supplier User.

3. Setelah itu User dapat mengklik tombol tambah untuk menambah user

baru atau menekan tombol pensil pada kolom aksi untuk mengubah

akunnya.


- Username

Wajib di isi. Dapat di isi dengan huruf dan angka.

- Password

Wajib di isi dan harus di isi dua kali pada kotak yang sudah

disediakan. Kedua kotak tersebut dapat di isi dengan huruf dan angka.

- Nama User

Wajib di isi. Nama yang dibuat adalah nama yang akan muncul dan

dilihat oleh user lain saat login.

33

- Email

Wajib di isi. Email harus yang valid karena apabila melakukan lupa

password. Maka akan terkirim ke Email User dan bukan Email

Supplier perusahaannya.

2.11. Activity Log

Halaman ini adalah tempat daftar aktifitas user yang ada di B2B. Yang

dapat membuka halaman ini hanyalah Super User dan Master User saja.

Data akan bertambah setiap user melakukan aktifitas tertentu seperti

mengirim po , login dan logout dan hal lainnya. User juga dapat

menghapus seluruh data aktifitas dalam satu klik saja dengan tombol clear

seluruh data.

2.12. Profile

Halaman Profile adalah halaman tempat User dapat mengubah data

akunnya. Halaman ini bisa dibuka dengan meng-klik nama user pada

bagian paling atas kanan kemudian meng-klik tombol Profile.

34

Di halaman ini User dapat mengganti password, Nama User dan Email

nya. Untuk mengubah data hanya perlu mengklik tombol yang sudah di

sediakan dan mengubah datanya sesuai yang di inginkan.

2.13. Company Profile

Halaman Company Profile adalah halaman tempat User dapat mengubah

data suppliernya. Halaman ini bisa dibuka dengan meng-klik nama user

pada bagian paling atas kanan kemudian meng-klik tombol Company

Profile.

Di halaman ini User dapat mengganti data sebuah supplier yang sudah

berhasil mendaftar ke B2B. Apabila admin yang membuka halaman ini,

maka user dapat memilih supplier mana terlebih dahulu yang ingin di ubah

sedangkan apabila supplier yang membuka halaman ini maka data akan

langsung muncul sesuai dengan akun supplier tersebut.

35

User dapat mengubah data dengan mengklik tombol pensil di tiap sebelah

atas kanan judul besar data. Format pengisian sama dengan format pada

saat registrasi.

BAB III

SIMPULAN DAN SARAN

3.1. Simpulan

Berdasarkan pembahasan pada bab – bab yang sebelumnya maka

pada bab ini penulis dapat mengambil kesimpulan sebagai berikut:

1. Pembuatan aplikasi b2b ini dapat mempermudah pihak home centra

dan pihak supplier dalam menjalin hubungan bisnis yang lebih efisien.

Dan memudahkan kedua belah pihak memproses kerja sama.

2. Ada user untuk tiap suppliernya.

3. Aplikasi ini sudah dapat mengirim file PO dan Kontra Bon secara

online dan langsung terkirim ke supplier nya dan disertakan notifikasi

melalui via Email.

36

37

3.2. Saran

Beberapa saran dari hasil penelitian yang telah dilakukan:

1. Aplikasi belum sempurna dan masih banyak yang dapat di

kembangkan lagi. Penulis harap pengguna Aplikasi ini dapat

memberikan saran dan kritik yang mungkin nantinya akan berguna

untuk meningkatkan kulialitas aplikasi b2b ini.

laporanb2b.homecentra.co.id/manualbook/b2b manual book.d… · web viewuntuk gambar produk harus...

Documents