manual · 2020. 12. 9. · manual eksa uitm cawangan perak 3 sekapur sireh assalamualaikum...

MANUAL

MANUAL EKSA UiTM CAWANGAN PERAK

2

Manual EKSA UiTM Cawangan Perak

Diterbitkan Oleh: Unit EKSA UiTM Cawangan Perak

Unit Pengurusan Kualiti

Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak

Kampus Seri Iskandar

32610 Bandar Baru Seri Iskandar

Perak Darul Ridzuan, MALAYSIA.

Tel: (+605) 374 2388 Faks: (+605) 374 2244

Hakcipta Penulisan: Bahagian EKSA UiTM Cawangan Perak

Unit Pengurusan Kualiti

Penaung: Prof. Madya Sr Dr Md Yusof Hamid AMP

Rektor


Ketua Penulis: Wan Noor Anira Hj Wan Ali @ Yaacob

Penulis Bersama: Johana Yusof

Azrul Bahaluddin

Nor Izana Shobri

Nurulanis Bt Ahmad

Dr Junainah Mohamad

Nurul Sahida Fauzi

Urusetia:

Asraf Zamani Hazim

Ahmad Ridzuan Abdul Rahman

Cetakan Pertama 2018

ISBN 978-967-5741

Dicetak Oleh:


3

Sekapur Sireh

Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh dan Salam Sejahtera. Alhamdulillah syukur kepada Allah SWT kerana dengan limpah kurnia-Nya, Manual Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) ini Berjaya diterbitkan untuk rujukan Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak. Manual ini merupakan rujukan bagi melaksanakan aktiviti dan mewujudkan persekitaran kerja yang kemas, bersih dan tersusun khususnya di UiTM Cawangan Perak. Ianya diharapkan akan dapat meningkatkan lagi tahap pengurusan persekitaran kerja yang lebih kondusif di samping menggalakkan warga kampus untuk lebih berinovatif dan dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti dan kualiti perkhidmatan di tempat kerja masing-masing. Manual ini juga sebagai panduan berkenaan pelaksanaan EKSA agar dapat mewujudkan persekitaran kampus yang kondusif pada masa hadapan di samping dapat meningkatkan imej korporat UiTM Cawangan Perak serta dapat menyemarakkan aktiviti kreatif, inovasi dan mewujudkan persekitaran hijau melalui pembudayaan amalan hijau. Selain itu, ia juga dapat membantu elemen pengauditan. Saya juga yakin warga UiTM Cawangan Perak dapat mengambil aura positif pelaksanaan EKSA ini dan sentiasa komited untuk melaksanakan aktiviti-aktiviti peningkatan kualiti dan produktiviti kerja bagi meningkatkan system penyampaian dan proses kerja. Semoga hasrat kita untuk memperolehi Pensijilan EKSA dapat dijayakan. Akhir kata, saya mengucapkan syabas dan tahniah kepada Jawatankuasa EKSA UiTM Cawangan Perak atas usaha menerbitkan Manual Pelaksanaan EKSA ini. Semoga pelaksanaan EKSA dapat member impak positif terhadap kualiti penyampaian perkhidmatan kita bagi meneruskan kecemerlangan UiTM Cawangan Perak. Sekian, terima kasih Prof. Madya Sr Dr Md Yusof Hamid AMP Rektor Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak


4

Tujuan Penggubalan Manual EKSA

Tujuan manual digubal adalah bagi memudahkan dan sebagai panduan kepada warga kampus Universiti Teknologi MARA Cawangan Perak dalam mengamalkan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA). Ianya perlu agar semua warga kampus berada di dalam persekitaran kerja yang bersih, kemas dan kondusif hasil daripada amalan EKSA. Manual ini berfungsi sebagai bahan rujukan bagi menyalurkan maklumat yang tepat dan terkini kepada tindakan kebersihan, kekemasan dan keselamatan bersesuaian dengan zon masing-masing. Dengan terbitnya manual ini diharapkan dapat memantapkan lagi pengurusan serta amalan EKSA agar semua warga kampus dapat bekerja dalam persekitaran kerja yang berimej korporat, selesa dan kondusif.


5

BAHAGIAN 1 EKSA

1.1 Pengenalan

EKSA telah diperkenalkan mulai Januari 2014 sebagai inisiatif penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam dengan mengambil kira keperluan bagi mengetengahkan persekitaran tempat kerja yang berkualiti dan kondusif supaya lebih relevan kepada jabatan/agensi sektor awam di Malaysia. Langkah penjenamaan semula ini difikirkan sesuai dan seiring dengan perubahan dan kehendak semasa untuk meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi di samping menyemarakkan lagi budaya kreatif dan inovatif dalam kalangan jabatan/agensi sektor awam. Sebelum ini, pihak MAMPU telah memperkenalkan Amalan 5S Sektor Awam pada tahun 2010 melalui Panduan Amalan Sektor Awam. Sejajar dengan keperluan itu, UiTM Cawangan Perak juga telah melaksanakan amalan 5S tersebut dan telah mendapat pensijilan Amalan QE/5S. Pensijilan QE/5S di UiTM Cawangan Perak bermula pada tahun 2012 dengan bahagian Perpustakaan UiTM Cawangan Perak. Kemudian, pada tahun berikutnya, Bangunan pentadbiran yang terdiri daripada tujuh bahagian iaitu Bahagian Pentadbiran, Hal Ehwal Akademik (HEA), Hal Ehwal Pelajar (HEP), Pejabat Bendahari, Pejabat Polis Bantuan, Unit Kualiti dan Pejabat Penyelidikan, Jaringan, Industri, Masyarakat & Alumni (PJIM&A) telah mendapat pensijilan QE/5S. Pada tahun 2014, pensijilan QE/5S UiTM Cawangan Perak diperluasakan ke 11 lagi bahagian iaitu Bahagian Pengurusan Fasiliti dan Kenderaan, Unit Komunikasi Korporat dan Perhubungan, Unit Infotech, Unit Audit Dalam, Pusat Mahasiswa, Pusat Islam Acis, Pejabat Kolej Seri Manjung, Pejabat Kolej Cempaka Sari, Pejabat Kolej Indera Mulia, Pejabat Kolej Indera Sakti dan Pejabat Kolej Pasir Salak. Pada tahun yang sama pensijilan semula bagi Bangunan Perpustakaan dan Bangunan Pentadbiran telah dilaksanakan. Pada tahun 2015, UiTM Cawangan Perak, Kampus Seri Iskandar telah memperoleh pensijilan semula QE/5S dan Kampus Tapah pada ketika ini telah melalui proses untuk pensijilan QE/5S. Walaubagaimanapun, pensijilan QE/5S untuk Kampus Tapah diperolehi pada Januari 2016 dan dinilai untuk pensijilan semula pada Januari 2017 diikuti dengan pensijilan semula dan pensijilan baru QE/5S di Kampus Seri Iskandar. Pada tahun 2017, UiTM Cawangan Perak telah memutuskan untuk melaksanakan Amalan EKSA dimana Amalan EKSA dilihat lebih bersesuaian dengan imej UiTM sebagai sebuah institusi awam yang lebih mengutamakan imej korporat dan identiti sendiri. Justeru, UiTM Cawangan Perak juga berhasrat untuk mendapatkan pensijilan Amalan EKSA pada tahun 2018 bagi MEMACU KECEMERLANGAN UNIVERSITI KOMPREHENSIF.


6

1.2 Penjenamaan Semula 5S

EKSA merupakan penjenamaan semula Amalan 5S yang telah digunakan dalam sektor awam sejak tahun 2010. Komponen utama dalam pelaksanaan EKSA masih berteraskan Amalan 5S yang ditambah baik di samping penambahan beberapa elemen baharu. EKSA bukan bertujuan untuk menggantikan konsep 5S yang diamalkan sebelum ini, sebaliknya menambahbaik elemen 5S tersebut dengan menyokong kepada pewujudan persekitaran kerja yang lebih kondusif MEMACU KECEMERLANGAN UNIVERSITI KOMPREHENSIF.

Rajah 1.2.1: Amalan QE/5S Sektor Awam

Rajah 1.2.2: Amalan QE/8S UiTM Cawangan Perak

Amalan EKSA adalah amalan QE/5S ditambahbaik dengan menambah lima elemen baharu, iaitu IMEJ KORPORAT, KREATIVITI DAN INOVASI, AMALAN HIJAU, PERSEKITARAN KODUSIF, dan KEPELBAGAIAN AGENSI

Rajah 1.2.3: Elemen Baharu dalam Amalan EKSA dari Amalan QE/5S


7

1.3 Objektif Utama Penjenamaan EKSA Antara objektif utama penjenamaan semula Amalan QE/5S kepada EKSA adalah untuk membolehkan Jabatan/Agensi kerajaan untuk:

Rajah 1.3: Objektif Utama Penjenamaan EKSA

Sumber: MAMPU, 2017

1.4 Garis Panduan Pelaksanaan EKSA EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun melalui pewujudan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap merangkumi perkara-perkara seperti yang berikut:

Jadual 1.4: Garis Panduan Pelaksanaan EKSA

Sumber: MAMPU, 2017

1.5 Prinsip-Prinsip EKSA

1.5.1 Imej Korporat Imej korporat merujuk kepada identiti, keseragaman dan persekitaran yang kemas dan teratur yang bersesuaian dengan imej dan peranan UiTM Cawangan Perak. Imej korporat ke biasaanya dapat dilihat kepada fizikal


8

persekitaran seperti pemilihan dan susun atur perabot yang berimej korporat dan juga perhiasan dalaman yang minimalis dan berimej korporat.

1.5.2 Go-Green Go-Green merujuk kepada amalan hijau yang dilaksanakan dalam UiTM Cawangan Perak seperti program-program kitar semula, mewujudkan pusat kitar semula dalam kampus, membekalkan tong-tong kitar semula yang diuruskan dengan baik dan penggunaan sumber semulajadi yang sistematik bukan sahaja secara aktif juga secara pasif yang dapat mewujudkan persekitaran kerja yang kondusif dan manjamin keselamatan warga kampus. Selain daripada itu, go green juga merujuk kepada penggunaan peralatan yang mesra alam seperti penggunaan baja semulajadi, pembungkus makanan yang mesra alam dan juga penggunaan bahan pencuci dan pewangi semulajadi.

1.5.3 PenjimatanTenaga

Penjimatan tenaga merujuk kepada usaha yang dilaksanakan dalam memastikan sumber tenaga digunakan secara berhemah seperti penggunaan sumber semulajadi dalam menggantikan sumber tenaga utama bagi menjimatkan penggunaan tenaga dan air di dalam kampus seperti penggunaan peralatan dalam kampus yang jimat tenaga, pengumpulan dan pengunaan semula air hujan (SPAH), dan penggunaan tenaga solar dalam penjanaan tenaga semulajadi.

1.6 Elemen-Elemen Baru EKSA

1.6.1 Imej Korporat Imej Korporat merujuk kepada identiti atau persepsi pelanggan terhadap persekitaran, tindakan dan pencapaian UiTM Cawangan Perak berteraskan nilai-nilai etika dan norma kerja yang seragam dalam kalangan warga universiti. Perkara ini amat diperlukan untuk mewujudkan budaya korporat yang positif. Selain ciri-ciri ini, EKSA juga turut menitik beratkan aspek keselamatan persekitaran di UiTM Cawangan Perak untuk MEMACU KECEMERLANGAN UNIVERSITI KOMPREHENSIF.

1.6.2 Kreativiti & Inovasi Dalam usaha untuk mempertingkatkan produktiviti di tempat kerja, EKSA menggalakkan warga UiTM Cawangan Perak membudayakan elemen kreativiti dan inovasi semasa melaksanakan tugas dan tanggungjawab masing-masing. Persekitaran kerja dan proses kerja yang sering kali berubah mengikut peredaran masa menuntut pewujudan budaya organisasi yang dinamik berasaskan kreativiti dan inovasi bagi melancarkan perjalanan sesuatu tugasan kerja dengan jaya. Justeru, Warga UiTM Cawangan Perak digalakkan untuk sentiasa berfikir secara kritis dan inovatif (pemikiran di luar kotak) untuk menghasilkan persekitaran kerja yang kondusif, teratur dan selamat MEMACU KECEMERLANGAN UNIVERSITI KOMPREHENSIF.


9

1.6.3 Amalan Hijau Penekanan turut diberikan pada aspek Amalan Hijau di ruang kerja dengan melaksanakan program seperti aktiviti kitar semula, penggunaan pokok berdaun hijau sebagai penapis udara semulajadi di ruang kerja, penjimatan sumber, penggunaan sumber semulajadi dengan sistematik dan penggunaan peralatan yang jimat tenaga. Aktiviti Amalan Hijau diharap dapat diterapkan kepada keseluruhan warga kampus kearah penggunaan sumber secara optimum bagi menjadikan UiTM Cawangan Perak sebagai Kampus Hijau.

1.6.4 PersekitaranKodusif

Persekitaran kondusif adalah penting dalam memperkukuhkan budaya organisasi berprestasi tinggi dan inovatif dalam kalangan warga UiTM Cawangan Perak. Amalan EKSA menggalakkan UiTM Cawangan Perak memberikan penekanan pada penyampaian sistem perkhidmatan, mesra pelanggan dan member keselesaan semasa berurusan. Bagi pelanggan orang kurang upaya (OKU), kemudahan yang sesuai juga disediakan di dalam kampus seperti di kolej kediaman, fakulti dan juga pejabat.

1.6.5 Kepelbagaian Agensi

EKSA memperkenalkan model penilaian dan pengauditan baharu yang merangkumi kriteria generik dan criteria khusus dengan mengambilkira kepelbagaian premis, ruang kerja dan ruang operasi di dalam UiTM Cawangan Perak mengikut jenis perkhidmatan yang diberikan. Pendekatan yang dipraktikkan sebelum ini iaitu one size fits all didapati kurang mencakupi keperluan kepelbagaian UiTM Cawangan Perak.

1.7 Dasar, Polisi dan Objektif EKSA UiTM Cawangan Perak

1.7.1 Dasar EKSA

Amalan persekitaran hijau dapat membentuk budaya kerja yang berkualiti, kreatif dan inovatif, menyediakan persekitaran tempat kerja kondusif, sistematik dan selamat serta meningkatkan imej korporat UiTM Cawangan Perak sebagai organisasi cemerlang demi memenuhi kehendak dan kepuasan hati pelanggan.


10

Amalan persekitaran hijau dapat membentuk budaya

kerja yang berkualiti, kreatif dan inovatif, menyediakan

persekitaran tempat kerja kondusif, sistematik dan

selamat serta meningkatkan imej korporat UiTM

Cawangan Perak sebagai organisasi cemerlang demi

memenuhi kehendak dan kepuasan hati pelanggan.

................................................

Prof. Madya Sr. Dr Md. Yusof Hamid, AMPRektor


No. Fail: 100-KPK(U.K.13/8) Tarikh Kuatkuasa: 3 Ogos2017

D A S A R

Rajah 1.7.1: Poster Dasar EKSA di UiTM Cawangan Perak Sumber: UiTM Pengurusan Kualiti, UiTM Cawangan Perak, 2018

1.7.2 Polisi EKSA 1. Meningkatkan mutu kecekapan bekerja melalui budaya kerja dan

persekitaran yang berkualiti.


11

2. Penyampaian perkhidmatan yang efektif dan memenuhi kehendak pelanggan.

3. Mengurangkan kos operasi dengan penjimatan tenaga serta mengamalkan kitar semula dan amalan hijau.

4. Memastikan persekitaran kerja yang kondusif, sistematik, bersih, indah, ceria serta selamat.

1.7.3 Objektif EKSA

1. Memberikan 100% perkhidmatan berasaskan objektif Kualiti dan Piagam Pelanggan Universiti Teknologi Mara Cawangan Perak.

2. Sentiasa mengamalkan budaya kerja berpasukan secara kreatif dan inovatif.

3. Mengekalkan kebersihan, keseragaman dan keselamatan semua warga Universiti teknologi MARA Cawangan Perak selari dengan amalan kampus hijau.

4. Memastikan penggunaan sumber secara optima dan menggalakkan perbelanjaan berhemah secara berterusan.

5. Memastikan identiti, persekitaran,etika dan norma kerja yang seragam bagi meningkatkan imej korporat UiTM Cawangan Perak.

1.8 Logo dan Slogan EKSA UiTM Cawangan Perak

Rajah 1.8: Poster Penerangan Logo dan Slogan EKSA di UiTM Cawangan Perak Sumber: Unit Imej Korporat, UiTM Cawangan Perak


12

1.9 Carta Organisasi EKSA UiTM Cawangan Perak

Rajah 1.9: Poster Struktur Organisasi EKSA di UiTM Cawangan Perak Sumber: Unit Imej Korporat, UiTM Cawangan Perak


13

BAHAGIAN 2 Manfaat & Kelebihan EKSA

2.1 Faedah Pelaksanaan EKSA UiTM Cawangan Perak Pelaksanaan EKSA memberi impak positif dan menyumbang berbagai faedah. Impak positif dan faedahnya adalah seperti berikut: 2.1.1 Peningkatan Produktiviti Bekerja

Melalui pelaksanaan EKSA, semua bentuk dokumen atau bahan berada dalam keadaan tersusun, sistematik, kemas dan teratur. Apabila dokumen tersusun dan sistematik, proses pencariannya menjadi lebih mudah, cepat, berkesan dan menjimatkan masa. Oleh itu, seseorang pegawai dapat melaksanakan tugasan dengan kadar cepat dan seterusnya tugasan lain juga dapat di laksanakan. Hal demikian, hasil dan impak positifnya pelaksanaan EKSA dapat menyumbang kepada peningkatan produktiviti bekerja seseorang pegawai dan UiTM Cawangan Perak secara keseluruhannya.

2.1.2 Penjimatan Kos

Pelaksanaan EKSA UiTM Cawangan Perak juga amat menekankan aspek amalan hijau dan pengumpulan barang-barang kitar semula. Pengumpulan barang-barang kitar semula sememangnya memberi impak positif iaitu penjimatan kos kepada sesebuah organisasi dalam jangka masa panjang. Selain itu, penyediaan manual dan tatacara penggunaan bagi setiap ruang kelas, bilik mesyuarat dan alat elektrik juga menjamin keselamatan pekerja dan mengelak pembaziran eletrik. Sebagai contoh, mana-mana pengguna yang akan menggunakan ruang dan alat elektrik tersebut akan merujuk cara dan etika penggunaannya yang betul dan semestinya pengguna akan mematikan semua alat elektrik sebelum meninggalkan ruang yang telah di guna. Hasil dan impak positifnya dapat memberi penjimatan kos yang besar kepada organisasi.

2.1.3 Peningkatan Aspek Keselamatan

Aspek keselamatan adalah aspek yang paling penting kepada sesebuah organisasi. Ia menjadi tanggungjawab bagi setiap organisasi untuk memastikan keselamatan dokumen dan setiap pekerja, pelajar dan orang awam yang memasuki bangunan tersebut berada dalam keadaan yang selamat. Pelaksanaan EKSA UiTM Cawangan Perak juga mengamalkan pelabelan dan penyusunan barang-barang yang teratur kemas di ruang yang selamat. Oleh itu, risiko seperti kehilangan dokumen dan kemalangan di tempat kerja dan persekitaran organisasi dapat di elak.

2.1.4 Kualiti Perkhidmatan Efisen

Pelaksanaan EKSA UiTM Cawangan Perak yang mementingkan imej korporat sentiasa menekankan keperluan pelanggan dan seterusnya


14

menjamin kualiti perkhidmatan yang efisen. Sebagai contoh, dengan penyediaan kaunter khas kepada pelanggan orang kurang upaya (OKU) ia dapat menyelesaikan urusan dengan lancar dan lebih cepat. Pelanggan juga berpuas hati kerana urusan lebih pantas dan layanan mesra yang di beri.

2.1.5 Suasana Kondusif

Imej korporat dan amalan hijau yang diterapkan di dalam amalan EKSA UiTM Cawangan Perak adalah elemen penting menyumbang persekitaran ruang kerja yang bersih, ceria, selamat dan kondusif. Selain itu, imej korporat yang diperlihatkan juga meningkatkan imej UiTM Cawangan Perak di mata pelanggan.

2.1.6 Peningkatan Kreativiti dan Inovasi

Pelaksanaan EKSA UiTM Cawangan Perak amat menekankan pembudayaan amalan hijau. Penghasilan seperti bekas simpanan barang/dokumen mengguna pakai bahan terbuang serta susunan di ruang yang selamat dapat meningkatkan idea yang kreatif dan inovasi pekerja.

2.1.7 Budaya Kerja Berpasukan dan Komited

Pelaksanaan EKSA sememangnya memerlukan penglibatan semua warga organisasi secara berterusan bagi memastikan keberjayaan EKSA. Budaya kerja berpasukan dan komited di dalam pelaksanaan EKSA UiTM Cawangan Perak dapat diperlihat dengan jelas. Komitmen dan semangat kerja berpasukan yang di tunjukkan oleh semua warga kampus UiTM Cawangan Perak dalam setiap aktiviti EKSA amat memberangsangkan.

2.2 Kunci Kejayaan EKSA UiTM Cawangan Perak UiTM Cawangan Perak merupakan institusi pendidikan yang mempunyai ruang fasiliti yang besar. Oleh itu, pelaksanaan EKSA di UiTM Cawangan Perak melibatkan perancangan yang teliti, pemantauan yang rapi, penambahbaikan serta amalan yang berterusan. Kunci kejayaan EKSA UiTM Cawangan Perak adalah melalui penglibatan Pihak Pengurusan Atasan/Eksekutif sebagai pendorong serta komitmen, sokongan, komunikasi berkesan dan aktiviti-aktiviti yang berterusan (berfasa) kepada semua warga kampus. Kunci kejayaan EKSA UiTM Cawangan Perak merangkumi aktiviti-aktiviti berfasa berikut: 2.2.1 Fasa Pertama

Menyediakan pelan kawasan dan senarai zon EKSA

Melantik senarai fasilitator dan juruaudit EKSA

Menyenarai peranan dan fungsi juruaudit

Melantik jawatankuasa Induk EKSA

Menubuh Jawatankuasa Induk EKSA

Menyenarai peranan dan fungsi jawatan kuasa

Menyediakan rangka tetulang fail dan template muka depan fail

Melabelkan borang/dokumen mengikut numbor dan warna bersesuaian

Menyediakan carta perbatuan EKSA

Pelancaran dan perasmian EKSA menunjukkan komitmen sepenuhnya dari Pihak Pengurusan Atasan/Eksekutif


15

2.2.2 Fasa Kedua

Mempromosi EKSA melalui bunting website UiTM Cawangan Perak untuk makluman kepada warga kampus

Menghebahkan senarai zon, fasilitator, juruaudit dan jawatankuasa induk berserta senarai tugas dan tanggungjawab

Menghebahkan pelan kawasan

Memberi taklimat EKSA kepada wakil zon, juruaudit, fasilitator, jawatankuasa induk, kontraktor dan penyelia pembersihan dan landskap, wakil kolej dan wakil pengurusan kafeteria

Menerangkan objektif EKSA kepada semua warga kampus dan faedah-faedahnya

Menyediakan taklimat latihan iaitu pelaksanaan EKSA kepada warga kampus

Menyediakan taklimat etika dan tatacara audit EKSA

Pertandingan tandas terbersih 2.2.3 Fasa Ketiga

Menyediakan taklimat persediaan EKSA kepada wakil zon dan jawatankuasa latihan

Melaksanakan gotong royong

Sisih, sapu, susun dokumen/barang

Memastikan barang/dokumen yang tidak di gunakan lagi

Benchmarking Unit Kualiti

Audit berfasa

Mengadakan mesyuarat selepas audit dan melaksanakan aktiviti penambahbaikan

2.2.4 Fasa Keempat

Memberi pengiktirafan EKSA kepada zon terbaik

Mendapatkan pensijilan dari MAMPU


16

BAHAGIAN 3 Penubuhan Jawatankuasa EKSA UiTM Cawangan Perak UiTM Cawangan Perak mengamalkan EKSA melalui pembentukan tadbir urus dan tindakan pengurusan yang mantap dalam meningkatkan penyertaan semua warga kampus di setiap bahagian/jabatan. Ini juga sebagai penggerak ke arah budaya penambahbaikan kerja yang berterusan serta semangat bekerja berkumpulan dalam mencapai warga kerja UiTM Cawangan Perak yang cemerlang. Penubuhan jawatankuasa EKSA di UiTM Cawangan Perak terbahagi kepada: 3.1 Jawatankuasa Pemandu EKSA EKSA di UiTM Cawangan Perak adalah di terajui atau di pandu oleh Ybrs. Rektor dan di sokong oleh (Ketua Zon) wakil-wakil PTJ UiTM Cawangan Perak iaitu: Pejabat Pentadbiran, Hal Ehwal Akademik (HEA), Hal Ehwal Pelajar (HEP), Bahagian Penyelidikan, Jaringan Industri, Masyarakat dan Alumni (PJIM&A), Pejabat Bendahari, Perpustakaan, Unit Pengurusan ICT, Pejabat Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti, Polis Bantuan, Unit Pengurusan Kualiti, dan Unit Komunikasi Korporat. Jawatankuasa ini bertanggungjawab dalam memastikan pelaksanaan EKSA di kalangan warga kampus diamalkan sebaiknya.

Menentukan hala tuju keseluruhan pelaksanaan EKSA;

Menentukan pelan tindakan pelaksanaan EKSA;

Menetapkan dasar, peraturan serta garis panduan;

Menentukan belanjawan serta sumber-sumber kewangan;

Melantik penyelaras, ketua jawatankuasa kecil dan fasilitator;

Menetapkan sistem pengiktirafan/penghargaan;

Mengawasi dan menilai kemajuan pelaksanaan dengan bantuan jawatankuasa kecil (Latihan, Promosi, Audit Dalam); dan

Memantau kemajuan pelaksanaan EKSA melalui amalan terbaik. 3.2 Jawatankuasa Induk EKSA Jawatankuasa Induk EKSA adalah di tubuhkan di bawah pengurusan Unit Pengurusan Kualiti UiTM Cawangan Perak. Ia dipantau oleh Penyelaras EKSA dan dibantu oleh Ketua setiap unit EKSA iaitu: Ketua Audit, Ketua Latihan, Ketua Promosi dan Inovasi, dan Ketua Imej Korporat & Amalan Hijau. (Rujuk carta 1.0) 3.2.1 Penyelaras EKSA

Menjadualkan mesyuarat Jawatankuasa Pelaksana EKSA.

Menyelaraskan program EKSA.

Melaporkan kemajuan dan status pelaksanaan EKSA.

Menyimpan rekod utama dan minit berkait dengan pelaksanaan EKSA.

Membantu pengurusan aktiviti promosi, latihan dan audit.


17

Menghebahkan maklumat terkini pelaksanaan EKSA dalam organisasi.

3.2.2 Ketua Latihan EKSA

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti latihan bagi memupuk amalan EKSA kepada semua warga kerja dalam organisasi.

Mengenalpasti jenis latihan yang diperlukan dari masa ke semasa bagi mengukuhkan aktiviti EKSA.

Menyelaras dan memastikan setiap warga kerja diberikan latihan EKSA secukupnya.

3.2.3 Ketua Audit Dalaman EKSA

Menyediakan kriteria audit dalaman EKSA.

Menentukan kekerapan aktiviti audit dalaman EKSA.

Menyediakan laporan dan analisis keputusan audit dalaman EKSA.

3.2.4 Ketua Promosi EKSA

Menyediakan pelan pelaksanaan aktiviti promosi EKSA.

Mengenalpasti aktiviti/kempen promosi bagi memupuk

Kesedaran penyertaan bagi menjayakan pelaksanaan EKSA.

Menganalisis keberkesanan aktiviti promosi yang telah dilaksanakan.

Melaporkan status pelaksanaan aktiviti dan tahap kesedaran EKSA di kalangan warga.

3.2.5 Ketua Imej Korporat dan Amalan Hijau EKSA

Menyediakan rekabentuk templat yang seragam bagi semua zon.

Memberi idea dan khidmat nasihat berterusan untuk imej korporat.

Menentukan elemen keceriaan EKSA bagi mengekalkan amalan hijau.

Menganalisis kepentingan amalan hijau kepada warga kerja/kampus. 3.2.6 Ketua Zon EKSA

Mengadakan mesyuarat secara berkala dengan ahli-ahli kumpulan.

Menggalakkan penglibatan semua ahli dalam pelaksanaan EKSA.

Merancang aktiviti kumpulan.

Memberikan maklum balas mengenai status pelaksanaan EKSA kepada fasilitator.

Membantu memberikan panduan dan tunjuk ajar. 3.2.7 Fasilitator EKSA

Memberikan latihan dan panduan kepada ketua zon dan ahli kumpulan.

Memastikan semua kumpulan mematuhi peraturan dan panduan yang disediakan.

Menjadi perantara untuk menyampaikan maklumat terkini antara pihak pengurusan dengan kumpulan.

Menyelaraskan dan memantau aktiviti kumpulan.

Menyelaras dokumentasi di unit/bahagian.


18

BAHAGIAN 4 Zon EKSA UiTM Cawangan Perak 4.1 UiTM Cawangan Perak UiTM Cawangan Perak, Kampus Seri Iskandar dirasmikan pada 1995 dengan keluasan kawasan seluas 285.5 ekar di Bandar Baru Seri Iskandar, Perak. UiTM Cawangan Perak, Kampus Seri Iskandar mempunyai dua Fakulti terdiri daripada Fakulti Senibina, Perancangan dan Ukur dan Fakulti Seni Lukis dan Seni Reka. Terdapat juga bangunan pentadbiran dan fasiliti yang menyokong dalam pembangunan UiTM Cawangan Perak, Kampus Seri Iskandar sebagai sebuah institusi pengajian awam.

Rajah 4.1: Lokasi kedudukan UiTM Cawangan Perak, Kampus Seri Iskandar, Perak Sumber: Google Map

4.2 Bahagian Zon EKSA UiTM Cawangan Perak Ketua Audit EKSA UiTM Cawangan Perak akan membahagikan kawasan kepada beberapa zon/sektor untuk memudahkan audit EKSA dijalankan. Antara langkah dan inisiatif yang dilaksanakan adalah: i. Mewujudkan kawasan tanggungjawab kumpulan bagi memudahkan pelaksanaan

dan pengawasan EKSA.


19

ii. Setiap kawasan akan di pantau oleh Ketua Zon dan juga Fasilitator. iii. Setiap zon akan dipecahkan mengikut kesesuaian saiz kawasan, fungsi dan

peranan organisasi serta mewujudkan sudut EKSA bagi semua zon/organisasi terlibat.

Zon EKSA bagi UiTM Cawangan Perak terbahagi kepada 21 zon dan setiap unit atau bahagian yang terlibat dalam setiap satu zon dibahagikan mengikut kedudukannya. Berikut adalah pembahagian unit/bahagian mengikut zon:

Zon EKSA UiTM Cawangan Perak

ZON 1

Hal Ehwal Akademik

ZON 2

Unit Korporat

Bendahari Unit Audit Dalam

Pentadbiran InfoTech

Hal Ehwal Pelajar Annex 2: Bilik Pensyarah AP111

Unit Pengurusan Kualiti Studio Planning

Pejabat Jaringan Industri Makmal Komputer

Unit Peperiksaan Kafe Staf

Makmal Komputer

ZON 4

BPF

Bilik Pensyarah Level 2 Unit Kenderaan

Bilik Pensyarah Level 3 Bengkel Kayu

Hal Ehwal Akademik Stor

ZON 3 Perpustakaan Cabin HEA/BPF

ZON 5

IPSIS DIAK

Bilik/Tempat Makan: Banquet DSI

Bilik Seminar ILQAM

ZON 6

BPF

Pejabat BPF Unit Kenderaan

DWN KULIAH 1 Bengkel Kayu

DWN KULIAH 2 Stor

DWN KULIAH 3 Cabin HEA/BPF

FSPU-QS: Main Office DIAK

Surau DSI

Bilik Kuliah/Kelas

ZON 8

KOLEJ INDERA SAKTI

Bilik Pensyarah : Level 2 Dewan Makan

Bilik Pensyarah : Level 3 Pejabat Pengurusan

Café Staf/Pelajar Court Badminton

Makmal Komputer

ZON 10

KOLEJ CEMPAKA SARI

ZON 7 ACIS/UHEI Pejabat Pengurusan

ZON 9

KOLEJ PASIR SALAK Dewan Makan

Dewan Makan ZON 11

KOLEJ SERI MANJUNG

Pejabat Pengurusan Pejabat Pengurusan


20

Rumah Sampah Dewan Makan

ZON 12

KOLEJ INDERA MULIA ZON 14

Unit Kesihatan

Pejabat Pengurusan Pusat Mahasiswa

Dewan Makan

ZON 16

FSPU Utama: Main Office

ZON 13

KOLEJ TERATAI Bilik Pensyarah : Level 1

Pejabat Pengurusan Bilik Pensyarah : Level 2

Stor: Kesatria Bilik Pensyarah : Level 3

Medan Selera Bilik Kuliah/Kelas

ZON 15

PUSAT SUKAN Studio

Bilik Persalinan Surau

Gelanggang Bola Jaring Bilik LAMAR

Gelanggang Bola Baling Bilik KUTAI

Gelanggang Bola Tampar Galeri

Gelanggang Tenis Bilik Mesyuarat

Padang A Bilik Mesy: VVIP

Padang B

ZON 18

ANNEX 3

Padang C IPSIS

Padang D Surau

Padang E Makmal Peralatan

ZON 17

ANNEX 1 Makmal Komputer

Bilik Pensyarah

ZON 20

FSSR II: Main Office

Studio Studio

Bilik Kuliah/Kelas Bilik Kuliah

Makmal Tanah Bengkel Seramik

Bengkel Kayu Bilik Fotografi

Makmal: Environment Bengkel Jahitan/Fesyen

Kedai Buku GALLERY MAPS & RUANG PEJABAT

ZON 19

FSSR I: Grafik & Photo MBK 101

Studio MBK 106

Bilik Kuliah/Kelas

ZON 21

Polis Bantuan

Bilik Pensyarah : Level 2 Post Pengawal

Bilik Pensyarah : Level 3 Kawasan Persekitaran

Jadual 4.2.1: Pembahagian Zon EKSA UiTM Cawangan Perak


21

Pelaksanaan Audit di UiTM Cawangan Perak dipecahkan kepada 3 Fasa utama bagi 21 zon iaitu:

FASA UNIT/ZON

FASA 1 Unit Pengurusan Kualiti sebagai ‘Bench-mark’ EKSA kepada zon/ jabatan lain.

FASA 2

Terdiri daripada zon Unit Pengurusan Pejabat dan Perkhidmatan.

Terdiri daripada zon Kolej dan penginapan pelajar.

FASA 3

Terdiri daripada zon Fakulti dan bilik Pensyarah.

Jadual 4.2.2: Fasa Audit Dalaman Bagi Pelaksanaan EKSA di UiTM Cawangan Perak Sumber: Ketua Audit EKSA, UiTM Cawangan Perak (2018)


22

4.3 Pelan Lokasi Zon EKSA UiTM Cawangan Perak

Pelan 4.3: Lokasi Kedudukan zon EKSA UiTM Cawangan Perak Sumber: Bahagian Pengurusan Fasiliti, UiTM Cawangan Perak (2018)


23

BAHAGIAN 5 Keperluan Zon/Bahagian EKSA UiTM Cawangan Perak 5.1 Mewujudkan Jawatankuasa Zon/Bahagian Bagi memastikan EKSA dapat dilaksanakan secara tersusun, setiap zon/bahagian perlu mewujudkan dan melantik jawatankuasa perlaksana EKSA di zon/bahagian masing-masing merangkumi jawatankuasa seperti berikut: i. Timbalan Ketua Zon/Bahagian ii. Setiausaha iii. Latihan iv. Promosi v. Audit vi. Inovasi

Kepentingan mewujudkan jawatankuasa di setiap zon/bahagian adalah: i. Bagi memudahkan pelaksanaan dan pengawasan EKSA. ii. Pembahagian zon/bahagian adalah berdasarkan pelan lokasi zon/bahagian

bagi memudahkan rujukan. 5.2 Skop Tugasan Jawatankuasa Zon/Bahagian i. Membantu perlaksanaan aktiviti EKSA di zon/bahagian agar dapat

meningkatkan produktiviti dan semangat kekitaan melalui aktiviti gotong-royong.

ii. Merancang dan melaksanakan program-program yang boleh meningkatkan kefahaman warga zon/bahagian berkaitan objektif EKSA agar kualiti dan keselamatan zon/bahagian dapat ditingkatkan.

iii. Merancang dan membantu untuk melaksanakan kursus/bengkel/seminar yang berkaitan EKSA.

iv. Merancang dan membantu untuk memastikan intipati Dasar EKSA UiTM Cawangan Perak iaitu BERSIH, INDAH, CERIA sentiasa disokong oleh warga zon/bahagian.

v. Mengamalkan kerja secara berpasukan secara kreatif dan berinovasi selari dengan amalan hijau.

vi. Memastikan imej korporat EKSA bersesuaian imej UiTM Cawangan Perak. vii. Menghadiri dan mengadakan mesyuarat EKSA bila diperlukan.


24

BAHAGIAN 6 Audit Dalaman EKSA UiTM Cawangan Perak 6.1 Tatacara Audit Dalaman Audit Dalaman EKSA perlu dilaksanakan secara berkala mengikut carta perbatuan/carta gerak kerja yang telah dirangka dan dirancang oleh Ketua Audit EKSA UiTM Cawangan Perak. Audit Dalaman EKSA sekurang-kurangnya dilaksanakan sebanyak 2-3 kali setahun. Audit Dalaman EKSA perlu dilaksanakan oleh Ketua Audit dan dibantu oleh juruaudit yang telah dilantik oleh UiTM Cawangan Perak. Langkah terlibat adalah seperti berikut:

Carta 6.1.1: Tatacara Audit Dalaman EKSA di UiTM Cawangan Perak

Gerak kerja EKSA di UiTM Cawangan Perak yang perlu dilaksanakan oleh juruaudit ialah:

Carta 6.1.2: Gerak kerja Audit Dalaman EKSA di UiTM Cawangan Perak

Sumber: Ketua Audit EKSA UiTM Cawangan Perak (2017)


25

6.2 Model Baru Penilaian EKSA Selaras dengan penjenamaan semula Amalan 5S Sektor Awam, beberapa kriteria penilaian baharu telah dibangunkan. Kriteria baharu tersebut dipecahkan kepada beberapa komponen (A hingga F) dan digunapakai di UiTM Cawangan Perak.

Jadual 6.2: Komponen Audit EKSA di UiTM Cawangan Perak Sumber: MAMPU (2018)


26

BAHAGIAN 7 Keseragaman EKSA UiTM Cawangan Perak Manual EKSA UiTM Cawangan Perak menyediakan beberapa panduan kepada semua staf dan warga kerja serta pelajar bagi menjayakan EKSA. Panduan keseragaman EKSA UiTM Cawangan Perak terbahagi mengikut beberapa elemen dan komponen yang bersesuaian dengan zon/bahagian yang di audit. Keseragaman ini amat penting kepada UiTM Cawangan Perak dalam mengekalkan imej korporat dan amalan hijau. Keseragaman ini akan digunapakai di kesemua zon/ bahagian di UiTM Cawangan Perak amnya. 7.1 Ruang Kerja/ Bilik Pegawai 7.1.1 Meja (Di Atas Meja)

Satu (1) tray surat (jika ada) dan dilabelkan.

Dibenarkan satu sudut mini untuk tapak hiasan (pilihan);

Terdapat telefon dan buku direktori (pilihan).

Fail-fail aktif/diari/organizer hendaklah disusun dengan kemas dan teratur pada setiap masa.

Fail disusun mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan.

Rubber stamp yang aktif dilabelkan dan disenaraikan (tidak termasuk self-ink rubber stamp).

(a) (b)

Gambar 7.1.1(a-b): Cadangan keseragaman bahagian di atas meja bagi ruang kerja

7.1.2 Meja (Di Bawah/Tepi Meja)

Sediakan tempat khas yang bertanda bagi bakul sampah.

Wayar/kabel (untuk ICT dan elektrik) perlu dikemaskan dengan menggunakan bahan-bahan yang sesuai seperti pita hitam/kotak pengurusan kabel.

Kotak kitar semula boleh diwujudkan dan digunakan secara gunasama.


27

7.1.3 Dinding/Pembahagi Ruang Pegawai

Dokumen yang perlu dipamerkan di ruang tempat kerja masing-masing termasuk bilik pegawai :

o Tanda Nama Penuh o Jawatan

Segala dokumen yang dipamerkan hendaklah tersusun kemas dan teratur.

Dibenarkan satu sudut mini di partition (optional) untuk hiasan.

Status pergerakan pegawai (sekiranya perlu) dipamerkan di hadapan partition.

(a) (b)

Gambar 7.1.3(a-b): Cadangan Keseragaman bahagian dinding pegawai/staf 7.1.4 Kerusi

Kerusi tetamu dan kerusi kerja hendaklah tersusun rapi ketika tidak digunakan.

Blazer/selendang boleh disangkut dengan kemas di belakang kerusi (jika almari tidak disediakan).

Pastikan kerusi berada pada tahap selamat untuk diduduk, tidak bergoyang, selesa dan bersih.

7.1.5 Komputer dan Pencetak

Komputer serta peralatan ICT yang berkaitan hendaklah sentiasa tidak berhabuk dan sedia untuk diguna.

Komputer disusun mengikut kesesuaian pegawai dan mematuhi ciri-ciri keselamatan contohnya skrin monitor tidak dapat dilihat secara terus atau membelakangkan pintu masuk.

Pastikan komputer ditutup sebelum pulang.

Mesin pencetak dan pengimbas haruslah tidak berhabuk dan boleh digunakan.

7.1.6 Bilik Pegawai

Semua perkara yang dinyatakan di atas (untuk stesen kerja) adalah juga diguna pakai untuk bilik pegawai mengikut kesesuaian.

Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas meja kopi atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya.

Hiasan perlulah berimej korporat dan tidak keterlaluan dari segi kuantiti.


28

Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

(a) (b)

Gambar 7.1.6: Cadangan susun atur bilik pegawai/staf di UiTM Cawangan Perak

7.2 Pelabelan dan Penetapan Lot

Setiap peralatan yang digunasama dan mudah alih sahaja disediakan lot yang bersesuaian.

Pelabelan dan lot alatan haruslah seragam mengikut kesesuaian zon.

F O R M A T

S a i z K e r t a s : A 4J e n i s T u l i s a n : A r i a l N a r r o w

S a i z T u l i s a n :8 K o t a k• T a j u k U t a m a – 1 4 p t – B o l d

• S u b - T o p i k – 1 2 p t

• K e t e r a n g a n – 1 1 p t

• S u b - K e t e r a n g a n – 1 0 p t

4 K o t a k

• T a j u k U t a m a – 1 6 p t – B o l d

• S u b - T o p i k – 1 4 p t

• K e t e r a n g a n – 1 1 p t


2 K o t a k• T a j u k U t a m a – 1 8 p t – B o l d

• S u b - T o p i k – 1 6 p t

• K e t e r a n g a n – 1 2 p t


1 5 K o t a k

• T a j u k U t a m a – 1 4 p t – B o l d

2 K o t a k ( A m a l a n H i j a u )• T a j u k U t a m a – 1 4 p t – B o l d

• S u b - T o p i k – 1 2 p t

• K e t e r a n g a n – 1 1 p t


PEGAWAIBERTANGGUNGJAWAB

PEGAWAIBERTANGGUNGJAWAB

BILIK JUBAH

NORJURIZAN JAMALUDINKERANI

053742122

[email protected]

Gambar

PELANSUIS

MANUAL PENGGUNAANMESIN CETAK

(a) (b)

Rajah 7.2.1(a-b): Format Keseragaman PIC di UiTM Cawangan Perak

Sumber: Unit Imej & Korporat, UiTM Cawangan Perak (2018)


29

BORANG TABUNG PELAJAR (TAPA)

BORANG CUTI KHAS

BORANG WANG PENDAHULUAN

BORANG PELARASAN

BORANG TABUNG PELAJAR (TPK)


BORANG CUTI KHAS


BORANG PELARASAN



BORANG CUTI KHAS


BORANG PELARASAN


PENAPIS UDARASEMULA JADI

Philodendron

Philodendron emerald

Filter out benzene,

formaldehyde, xylene

(a) (b)

Rajah 7.2.2(a-b): Format Keseragaman Pelabelan dan Penetapan Lot Sumber: Unit Imej & Korporat, UiTM Cawangan Perak (2018)

7.3 Pengurusan Laci & Alat Tulis Sekiranya pegawai dibekalkan dengan laci meja, penggunaan ruang laci boleh seperti berikut :

Laci paling atas dilabelkan ‘ALAT TULIS’ dan dikhaskan penggunaannya kepada alat-alat tulis dan disusun kemas mengikut kreativiti pegawai.

Laci tengah dilabelkan ‘DOKUMEN’ dan diguna bagi menempatkan dokumen-dokumen rasmi seperti diari, planner dan buku catatan.

Laci bawah dilabelkan ‘PERIBADI’ dan diguna bagi menempatkan alatan/ barang peribadi seperti beg tangan, dompet, telefon bimbit dan lain-lain.

Sekiranya bilangan laci meja yang dibekalkan tidak seragam (kurang atau lebih) maka keutamaan penyimpanan ialah kepada peralatan kegunaan harian pejabat seperti alat tulis, buku catatan dan dokumen rasmi.

Sekiranya ada 2 tingkat laci sahaja, tiada laci bagi urusan peribadi.

Barang-barang peribadi seperti beg tangan, payung perlu diletakkan di dalam laci/almari ruangan peribadi dan disusun kemas.

Pegawai hendaklah patuh kepada laci yang telah dilabel iaitu barang yang berkaitan dengan urusan rasmi dan barang peribadi tidak boleh bercampur.

Almari pegawai mestilah dipastikan sentiasa berada di dalam keadaan kemas, tersusun dan bersih.

Gambar 7.3: Cadangan susun atur alat tulis dan pengurusan laci warga kerja


30

7.4 Pengurusan Dokumen/Bilik Fail

Mengurus fail dengan mematuhi Tatacara Pengurusan Fail.

Fail berbentuk ring file – dilabel mengikut format yang telah diseragamkan.

Menyusun fail mengikut nombor siri/indeks yang ditetapkan di dalam kabinet fail.

Kabinet dilabelkan dengan kemas dan teratur (sekiranya ada).

Pelan susun atur/pelan lantai bilik fail perlu disediakan dan dipamerkan di ruang yang strategik.

Kabinet fail perlu dilabelkan dengan jenis dokumen dan meletakkan indeks.

Fail di dalam kabinet perlu disusun secara berbaring dengan tetulangnya menghala ke atas dan nombor rujukan menghala ke hadapan dan disusun dengan kemas dan teratur mengikut turutan nombor siri fail.

Fail perlu disusun semula di tempat asal selepas digunakan sebelum tamat waktu bekerja.

Satu sistem pergerakan fail perlu diwujudkan bagi tujuan pengesanan fail yang sedang digunakan (contoh: kad daftar pengguna dan kad keluar masuk fail).

Fail-fail terperingkat yang digunakan perlu disimpan di dalam kabinet besi berpalang. Indeks bagi fail-fail terperingkat tidak perlu dilekatkan di luar cabinet.

Pekerja dilarang makan, minum dan merokok di dalam bilik fail.

Tangga, troli dan kerusi hendaklah diletakkan di tempat yang selamat dan diparkirkan.

Pegawai bertanggungjawab (pemunya/ownership) dilantik bagi menguruskan kebersihan bilik fail (Nama pegawai dan nombor telefon).

Gambar 7.4: Format Keseragaman bagi Fail/Bilik Dokumen bagi UiTM Cawangan Perak Sumber: Unit Imej & Korporat, UiTM Cawangan Perak (2018)

7.5 Tetulang Fail

Fail (2D Ring) boleh dilabelkan mengikut tatacara berikut : 1. Tetulang dan muka depan fail (2D Ring) mengandungi


31

Logo UiTM Nama Zon Kod Zon Nama fail Sub-nama fail (jika ada) Nombor Fail

2. Penggunaan jenis dan saiz tulisan adalah mengikut ketetapan templat yang telah disediakan.

UN

ITP

EN

GU

RU

SA

NK

UA

LIT

I01 U

PK

.EK

SA

_JK

IKA

H_0

2

UNITPENGURUSANKUALITI 01

UPK.EKSA_JKIKAH_02

JAWATANKUASA INDUK

JAWATANKUASA INDUK

Rajah 7.5: Format Keseragaman bagi Tetulang File di UiTM Cawangan Perak

Sumber: Unit Imej & Korporat, UiTM Cawangan Perak (2018)

7.6 Tindakan Penjimatan/Go-Green

Melaksanakan program penjimatan tenaga/sumber secara menyeluruh seperti contoh-contoh berikut :

o Notis/ arahan penjimatan tenaga o Penggunaan lampu/ peralatan penjimatan tenaga o Penetapan suhu optimum o Penjimatan kertas o Penjimatan air o Kempen hijau

Melaksanakan program kitar semula di peringkat zon.

Menyediakan analisis penjimatan, sebagai contoh : o Kos o Masa o Tenaga Pekerja o Ruang


32

Rajah 7.6: Format Keseragaman bagi Penjimatan/Go-Green di UiTM Cawangan Perak Sumber: Unit Imej & Korporat, UiTM Cawangan Perak (2018)

7.7 Stor 7.7.1 Pintu Stor

Pintu stor hendaklah mempunyai perkara-perkara seperti berikut : o Borang permohonan stok o Tanda amaran ‘DILARANG MASUK’ dipamerkan dengan jelas o Jadual waktu pengeluaran - dipamerkan di luar stor.

7.7.2 Dalam Stor

Pelan lantai stor.

Pastikan stor sentiasa bersih, tidak berdebu dan tersusun kemas.

Terdapat tanda/label/abjad bersesuaian bagi tiap-tiap bahan/komponen barangan (mengikut tatacara pengurusan stor).

Mempunyai sistem rekod yang sesuai untuk merekod barang tersebut diambil/dicapai/dicari.

Tidak terdapat sampah/sisa/bahan tidak diperlukan berada di dalam stor.

Peralatan sokongan pengurusan stor dalam keadaan baik dan berfungsi (contoh: tangga dan troli).

Boleh menggunakan unsur-unsur kreativiti (tertakluk kepada peraturan dan garis panduan) dalam pengurusan, penjagaan dan penyelenggaraan stor tetapi melambangkan imej korporat.

Tanda arah, petunjuk dan peringatan perlu diletakkan di tempat yang strategik serta mudah dilihat oleh orang ramai.


33

(a) (b)

Gambar 7.7.2(a-b): Cadangan Keseragaman bagi Bilik Stor di UiTM Cawangan Perak

7.7.3 Keselamatan dan Kebersihan Stor

Alat pemadam api yang memenuhi kriteria berikut : o Mempunyai sijil yang masih berkuatkuasa dari pihak bomba. o Prosedur operasi hendaklah diletakkan bersebelahan. o Digantung pada bracket yang dipasang di dinding dan berparkir. o Sistem Pencegahan Kebakaran (contoh: sistem gelung hos).

Pencahayaan yang mencukupi.

Tanda amaran seperti ‘DILARANG MEROKOK’ dan ‘MUDAH TERBAKAR’ dipamerkan dengan jelas.

Tangga dan troli hendaklah diletakkan di tempat mudah dicapai dan berparkir.

7.7.4 Simpanan Barangan Toksik

Barangan toksik perlu disusun dengan kemas dan teratur mengikut kawasan/garisan pemisah yang telah ditetapkan dan perlu dilabel.

Peralatan seperti rak/palet/alatan sokongan lain untuk kegunaan simpanan barangan toksik perlu digunakan dengan sebaiknya.

Tiada barangan lama yang sudah rosak, luput jangka hayat dan tidak digunakan lagi.

Mempunyai tanda arah/label/abjad bagi setiap barangan siap.


7.7.5 Simpanan Barang Stor

Barang-barang disusun dengan teratur supaya tidak menghalang kerja-kerja pemunggahan dan laluan kakitangan stor.

Barang-barang disusun mengikut pengeluaran secara Masuk Dulu Keluar Dulu (MDKD)

Penggunaan ruang stor hendaklah mengikut jenis dan ruang yang ada seperti berikut :

o Ruang stor hendaklah dibahagi mengikut kumpulan barang seperti bahan kimia, alat ganti atau makmal dan sebagainya.


34

o Setiap kumpulan barang ditanda menggunakan abjad atau nombor atau kedua-duanya sekali.

o Setiap para melintang diberikan satu huruf dan setiap jalur kotak diberikan satu nombor. (contoh : Botol cecair pemadam pen terletak di Seksyen B, rak Nombor 2, para B dan kotak nombor 2).

o Stok yang asalnya berada di dalam bekas, kotak, tin, peti dan sebagainya hendaklah kekal penyimpanannya dan hendaklah dilabel untuk mudah dilihat.

o Bagi barang-barang yang tercerai hendaklah diletakkan di dalam bekas yang berukuran bersesuaian dan tidak boleh dibungkus tetapi hendaklah disusun dengan kemas.

o Pastikan bahan-bahan yang rosak tidak bercampur dengan bahan yang masih boleh digunakan.

Barang-barang berharga dan menarik hendaklah disimpan di tempat yang selamat dan dikawal oleh pegawai yang bertanggungjawab.

Pengeluaran barang dibuat sendiri oleh pegawai-pegawai yang diberi kuasa (pemesan/pegawai stor).

(a) (b)

Gambar 7.7.5(a-b): Cadangan Penggunaan Konsep FIFO bagi Bilik Stor Sumber: MAMPU, 2018

7.8 Pantri

Pantri sentiasa berada dalam keadaan bersih, kemas serta bebas daripada sebarang serangga/makhluk perosak dan bau yang tidak menyenangkan.

Semua peralatan/perabot dan perkakas disusun dengan kemas dan teratur setelah digunakan.

Perkakas/alatan yang disimpan di dalam kabinet/almari/rak dilabelkan dengan nama perkakas dan diseragamkan mengikut kesesuaian.

Perkakas/alatan yang minima seperti peti sejuk, ketuhar gelombang mikro, cerek elektrik dan water dispenser boleh disediakan di pantri.

Kain lap sentiasa dicuci selepas digunakan.

Sinki sentiasa dibersihkan, dipastikan tidak tersumbat dan tiada sisa makanan.

Meja makan sebolehnya dialas dan berkeadaan bersih.

Bahan makanan seperti gula, susu dan sebagainya diletakkan dalam bekas bertutup.

Tong sampah disediakan dan ditutup.

Suis peralatan elektrik ditutup setelah digunakan.


35

Satu sudut informasi boleh diwujudkan untuk mempamerkan jadual tugasan, peraturan, pemberitahuan ataupun arahan yang berkaitan (jika berkenaan).

Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan pantri.

(a) (b)

Gambar 7.8(a-B): Cadangan susun atur dan kekemasan bagi Pantri

7.9 Surau

Surau/bilik solat sentiasa dalam keadaan bersih dan kemas.

Buku-buku/bahan bacaan agama sentiasa disusun kemas dan teratur di dalam almari/kabinet/rak yang disediakan.

Selipar/kasut disusun dengan rapi dan kemas pada tempatnya.

Arah kiblat dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.

Jadual waktu solat boleh disediakan untuk panduan masuk waktu solat.

Telekung dan sejadah dilipat dan disusun dengan kemas.

Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi mengurus dan memantau kebersihan surau/bilik solat.

Gambar 7.9: Cadangan susun atur dan kekemasan bagi Surau


36

7.10 Bilik Mesyuarat/Perbincangan

Bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa berkeadaan bersih dan kemas.

Peralatan/kemudahan dalam bilik mesyuarat/bilik perbincangan sentiasa dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan.

Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

Maklumat berkaitan mesyuarat dipamerkan dipintu masuk bilik mesyuarat. Contoh: Penggunaan papan tanda.

Papan putih dibersihkan selepas mesyuarat selesai.

Barang-barang elektronik seperti LCD Projektor, mikrofon dan suis ditutup sebelum meninggalkan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

Etika penggunaan bilik mesyuarat boleh disediakan sebagai panduan.

Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik mesyuarat/bilik perbincangan.

Gambar 7.10(a-b): Cadangan susun atur dan kekemasan bagi Bilik Mesyuarat/Perbincangan

7.11 Bilik Latihan

Bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan bersih dan kemas.

Peralatan/kemudahan di bilik latihan sentiasa berada dalam keadaan sempurna dan boleh digunakan.

Peralatan mempunyai sistem inventori dan penyelenggaraan.

Hiasan berimej korporat boleh diwujudkan dan diselenggara secara berkala.

Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan bilik latihan.

7.12 Tandas

Keseluruhan ruang tandas termasuk lantai, dinding sentiasa dalam keadaan bersih.

Peralatan/kelengkapan seperti tempat sampah, tisu dan bekas cecair sabun disediakan di dalam tandas.

Semua lampu tandas sentiasa berfungsi dangan baik.

Sinki dan mangkuk tandas sentiasa berkeadaan bersih, kering, tidak tersumbat dan paip air berfungsi dengan baik.

Arahan/kaedah penggunaan peralatan di dalam tandas dipamerkan dengan jelas (mengikut kesesuaian).


37

Pelan lantai boleh diwujudkan dan dipamerkan di tempat yang mudah dilihat.

Barangan peribadi tidak disimpan/diletakkan di dalam tandas.

Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan tandas.

(a) (b)

Gambar 7.12(a-b): Cadangan kebersihan, pelabelan dan elemen hijau bagi tandas

7.13 Kantin/Kafeteria/Dewan Makan

Peralatan/kemudahan kafeteria/dewan makan yang disediakan kepada pelanggan sentiasa bersih, mencukupi dan boleh digunakan.

Kaunter bayaran kafeteria sentiasa bersih dan kemas.

Kaunter hidangan makanan sentiasa bersih dan kemas.

Singki basuh tangan sentiasa bersih, tidak tersumbat, dan bebas dari sisa makanan.

Maklumat berkaitan menu dan harga makanan dipamerkan di tempat yang mudah untuk dilihat (jika berkenaan).

(a) (b)

Gambar 7.13(a-b): Cadangan susun atur dan kebersihan bagi kantin/kafeteria/dewan makan


38

7.14 Dewan Kuliah/Bilik Kuliah

Pelan lantai yang jelas dan mudah difahami dipaparkan.

Persekitaran dewan/bilik kuliah bersih, kemas dan selamat.

Semua perabot, peralatan dan kemudahan ICT/ siar raya disusun kemas, bersih, berkeadaaan baik serta tidak mengancam keselamatan pengguna.

Prosedur Operasi Standard (SOP) perlu dipaparkan dengan jelas pada setiap Peralatan.

Semua maklumat yang dipaparkan dalam keadaan kemas, baik dan terkini.

Peralatan yang rosak perlu dilabelkan dengan jelas.

Senarai aset alih kerajaan dipaparkan.

Etika penggunaan dewan/bilik kuliah disediakan.

Arahan penjimatan elektrik disediakan.

Pegawai bertanggungjawab boleh dilantik bagi memantau kebersihan dan kekemasan dewan/bilik kuliah.

(a) (b)

Gambar 7.14(a-b): Cadangan susun atur dan kebersihan bagi dewan kuliah

7.15 Lobi

Semua peralatan di lobi utama sentiasa disusun kemas dan berkeadaan baik.

Laluan-laluan umum bersih dan tidak dihalang dengan sebarang halangan seperti barang/ peralatan yang boleh menganggu laluan umum.

Maklumat seperti pelan strategik/visi/misi/piagam pelanggan dan lain-lain sentiasa dikemaskini dan dipaparkan di tempat yang mudah dilihat.

Menyediakan Perhiasan yang bersesuaian dengan imej korporat.

Menyediakan buku kedatangan pelawat. 7.16 Laluan Utama/Korridor

Lantai sentiasa bersih, tiada sisa buangan yang diletak di sepanjang laluan.

Hiasan seperti pokok bunga yang berada di sepanjang laluan (jika ada) disusun dengan kemas, bersih dan teratur supaya tidak menghalang laluan.

Peralatan yang diletak di laluan utama/umum hendaklah disusun dengan baik supaya tidak mengganggu aliran perjalanan.

Pintu kecemasan tidak dihalang dan sentiasa ditutup.


39

Papan Notis yang diletakkan di sepanjang laluan hendaklah sentiasa diselenggara dan dikemaskini maklumatnya.

7.17 Kaunter Khidmat Pelanggan

Kaunter khidmat pelanggan sentiasa bersih, kemas dan tersusun.

Mempunyai elemen hijau (seperti bunga dan lain-lain).

Memastikan peralatan pejabat dan kemudahan yang disediakan sentiasa berkeadaan baik dan boleh digunakan dengan selamat.

Persekitaran kaunter sentiasa dilap supaya tidak berdebu, bersih dan disusun supaya kelihatan kemas.


Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini.

Sentiasa mengamalkan perkhidmatan yang mesra pelanggan.

Sekiranya perkhidmatan kaunter melibatkan borang-borang yang berkaitan, ianya perlulah disusun dengan teratur dan dilabelkan.

Sofa atau kerusi perlu disediakan di ruang menunggu untuk pelanggan.

Kaunter utama perlu memenuhi kriteria berikut: o Sistem maklum balas pengguna o Direktori pegawai o Borang / brouser o Bahan bacaan/ informasi o Piagam pelanggan

(a) (b)

Gambar 7.17(a-b): Cadangan susun atur, amalan hijau dan imej korporat bagi ruang kaunter khidmat pelanggan di UiTM Cawangan Perak

Sumber: UiTM Shah Alam (2018) 7.18 Ruang Menunggu

Tempat duduk disediakan di ruang menunggu untuk kemudahan pelanggan/tetamu luar.


40

Peralatan/kemudahan/perabot di ruang menunggu disusun dengan teratur dan berada dalam keadaan baik.

Kawasan persekitaran ruang menunggu tetamu sentiasa bersih dan kemas.

Kemudahan tanda arah/petunjuk dipamerkan dengan jelas di kawasan yang mudah dilihat.

Mempamerkan imej korporat dengan mengurangkan penggunaan hiasan yang berlebihan.

Menyediakan Direktori pegawai

Sudut informasi untuk pelanggan iaitu: o Visi &Misi; o Maklumat Pengurusan Atasan; o Moto o Piagam Pelanggan

(a) (b) Gambar 7.18(a-b): Cadangan susun atur dan imej korporat di Ruang Menunggu di UiTM Cawangan

Perak Sumber: UiTM Shah Alam (2018)

7.19 Keselamatan Persekitaran

Pintu rintangan api dan pintu kecemasan sentiasa ditutup dan tidak dihalang.

Pendawaian tambahan tanpa tauliah yang boleh mendatangkan bahaya seperti litar pintas dan sebagainya adalah tidak dibenarkan.

Peralatan rosak dilaporkan kepada pihak pengurusan dan diselenggarakan dengan segera.

Tangga laluan kecemasan tidak dihalang dengan sebarang objek/alatan/bahan yang boleh mengganggu laluan kecemasan.

Tanda-tanda amaran keselamatan dipamerkan dengan jelas dan mudah dilihat.

Laluan utama tidak dihalang dengan barang-barang atau peralatan yang tidak diperlukan (contoh: pasu bunga, alat pemadam api, kotak-kotak dan sebagainya).

Tiada aktiviti memasak dilakukan di mana-mana ruang kecuali pantry.

Tanda-tanda amaran keselamatan yang dipamerkan hendaklah jelas (contoh : DILARANG MEROKOK, tanda KELUAR dan AWAS).

Tiada aktiviti merokok di persekitaran luaran dan dalaman kampus.

Menyediakan pelan tindakan kecemasan yang meliputi arahan keselamatan, latihan pengusian bangunan, tanda amaran, pelan laluan kecemasan dan tempat berkumpul serta tanda arah laluan kecemasan.


41

Dokumen-dokumen terperingkat perlulah diselengarakan mengikut prosedur yang telah ditetapkan dan maklumat kerajaan hendaklah dijaga keselamatannya.

Memastikan alat pemadam api dan pili bomba menepati kriteria berikut: o Penyelengaraan secara berkala o Mempunyai Tatacara Penggunaan o Berkeadaan bersih o Diletakkan di tempat yang sesuai dan mudah dicapai o Peruntukan Arahan Keselamatan dipatuhi sepenuhnya.

7.20 Bilik Pemandu

Susun atur perabot dan bahan-bahan bacaan hendaklah kemas dan teratur dan memastikan tiada habuk yang terperangkap.

Tiada sebarang dokumen dan fail diletakkan di atas meja kopi atau lain-lain tempat yang tidak sepatutnya.

Cadar katil perlu sentiasa bersih dan kemas. 7.21 Bilik Server

Memastikan bilik server/terperingkat bersih, tidak berdebu, terususn, kemas dan selamat.

Bilik server/terperingkat tidak perlu dilabelkan nama bilik.

Bilik server/terperingat tidak perlu dilabelkan dalam pelan lokasi.

Lantai bilik perlu sentiasa dalam keadaan bersih, tidak berdebu, tidak terdapat lubang, rekahan atau sebarang kecacatan lantai.

Peralatan sentiasa berada dalam keadaan baik, berfungsi dan perlu dilabelkan dengan nama atau simbol alatan.

7.22 Lif

Memastikan lif dalam keadaan baik, bersih dan berfungsi.

Menyediakan maklumat pegawai untuk dihubungi sekiranya berlaku kecemasan (bomba)

Memaparkan nama bahagian/seksyen bagi setiap aras dengan jelas.

Memaparkan Sijil Perakuan Keselamatan Mesin Angkat bagi mengesahkan penyelenggaraan lif secara berkala.

7.23 Tempat Meletak Kenderaan

Memastikan semua kenderaan di dalam kawasan kampus diparkir menggunakan teknik parkir undur.

Menyediakan tanda garisan yang jelas antara lot yang disediakan.


42

Gambar 7.23: Cadangan mengamalkan teknik parker undur di UiTM Cawangan Perak

Sumber: UiTM Shah Alam (2018)

7.24 Lampu dan Soket

Perlu menyediakan pelan kedudukan suis lampu bagi memudahkan pengesanan.

Laporkan sebarang kerosakan peralatan elektrik kepada Bahagian Pembangunan dan Pengurusan Fasiliti (BPF).

Letakkan tanda penjimatan pada suis dan peralatan elektrik.

Memastikan semua soket dan lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik. 7.25 Kunci

Memastikan anak kunci dilabel/ditanda dan memenuhi tatacara keselamatan.

Menyediakan buku log peminjaman kunci dan dikemaskini.

Anak kunci hendaklah disimpan di tempat khas supaya senang diambil dan disimpan kembali.

Lekatkan nombor pada semua anak kunci dan nombor itu mestilah sama dengan ibu kunci.

Gunakan kod bagi setiap anak kunci dan menyediakan kod senarai kunci.

Memastikan anak kunci disimpan di dalam ruang penyimpanan yang selamat.

Memastikan senarai anak kunci disimpan dengan selamat oleh pegawai bertanggungjawab.


43

(a) (b)

Gambar 7.25(a-b): Cadangan simpanan kunci dengan mengikut tatacara yang betul serta selamat di UiTM Cawangan Perak

7.26 Kreativiti & Inovasi

Melaksanakan Inovasi atau best practice yang boleh meningkatkan produktiviti dan kualiti warga tanpa penggunaan peruntukan kewangan yang tinggi.

Menggunakan barangan terpakai sebagai salah satu bentuk kreativiti untuk barang hiasan dan kegunaan EKSA.

(a) (b)

Gambar 7.26(a-b): Cadangan penggunaan barang terpakai bagi amalan kreativiti dan inovasi di UiTM

Cawangan Perak

7.27 Bilik Pensyarah 7.27.1 Lantai

Memastikan lantai memenuhi kriteria berikut:


44

o bersih, dan selamat o tiada kekotoran dan sampah di lantai o tidakberlubang/pecah atau rosak

7.27.2 Persekitaran

Terdapat tanda nama staf pada pintu bilik.

Peralatan (tong sampah, bekas alatulis, dulang) berada dalam keadaan baik dan tersusun.

Tempat simpanan peralatan (kabinet) disediakan dan dilabel mengikut keseragaman dan kesesuaian.

Terdapat unsur-unsur kreativiti yang sesuai dengan imej korporat.

Memastikan lampu bersih, berfungsi dan dalam keadaan baik.

Memastikan siling bersih dan tidak bersawang.

Memaparkan Senarai Aset Alih Kerajaan/Inventori.

Gambar 7.27.2(a-b): Cadangan susun atur, persekitaran, barang perhiasan dan meja kerja pensyarah

di UiTM Cawangan Perak

7.27.3 Meja Kerja

Peralatan kerja di atas meja bersih, tidak berhabuk dan tersusun.

Tiada barang yang tidak diperlukan di atas dan di bawah meja.

Semua label mengikut piawaian universiti.

7.27.4 Papan Notis

Maklumat mudah dilihat, tersusun, terkini dan bersesuaian.

Tiada dokumen peribadi dipamerkan.

Memastikan papan notis dalam pejabat memaparkan imej profesional.

Memastikan papan notis di luar pejabat dalam keadaan asal dan memaparkan imej profesional.

7.27.5 Fail

Kemas dan system susunan yang memudahkan capaian

Fail dilabel piawaian standard universiti.

Fail disusun seragam mengikut warna.

Fail semasa (mengikut semester) perlu menggunapakai tetulang seragam (boleh dapati daripada portal rasmi EKSA)


45

FAC

ULT

Y O

F

AR

CH

ITE

CT

UR

E,

PLA

NII

NG

&

SU

RV

EY

ING

26 UP

K.E

KS

A_J

KIK

AH

_02

FACULTY OF ARCHITECTURE, PLANNING & SURVEYING

26

UPK.EKSA_JKIKAH_02

TEACHING FILELDA100 – PRINCIPLES & APPLICATION OF ART & DESIGN

TEACHING FILELDA100 –PRINCIPLES AND APPLICATION OF ART AND DESIGN

Gambar 7.26.5: Templat tetulang dan muka hadapan fail pensyarah di UiTM Cawangan Perak

Sumber: Unit Korporat, UiTM Cawangan Perak (2018)

7.27.6 Perhiasan

Menarik, kemas, bersih, tidak berhabuk dan tersusun

7.37.7 Barang Elektrik

Dihadkan hanya dua barang elektrik sahaja (tidak termasuk charger telefon dan komputer).

7.28 Bilik pelajar/kolej 7.28.1 Ruang Luar Bilik

Susunan kasut teratur dan kemas.

Laluan hadapan bilik tiada halangan, kemas dan bersih.

Gambar/tanda nama pelajar yang menginap.

Etika penggunaan kolej/sahsiah pelajar.

(a) (b) Gambar 7.28.1(a-b): Rak kasut yang disediakan di kediaman / kolej pelajar di UiTM Cawangan Perak

7.29 Hiasan Dalaman


46

Hiasan yang bersesuaian dengan imej korporat jabatan, mudah dan jimat diselenggarakan dan kedudukannya tidak mengancam keselamatan dan kesihatan pekerja.

Maklumat korporat boleh dipamerkan tetapi tidak keterlaluan dari segi kuantiti dan sentiasa dikemaskini (contoh: carta organisasi, piagam pelanggan, dasar kualiti dan sebagainya).

Dinding yang kotor akibat kesan tampalan dibersihkan sebaiknya.

Penggunaan hiasan pokok bunga plastik dan pokok bunga yang tidak keterlaluan dari segi kuantiti.

Pastikan semua hiasan yang dibuat tidak berdebu, tidak kotor dan sentiasa berada dalam keadaan baik supaya tidak mencacatkan pemandangan.

Susunan hiasan sentiasa kemas, tersusun, menyenangkan pergerakan, dan tidak mengancam keselamatan pekerja.


47

BAHAGIAN 8 Pensijilan EKSA UiTM Cawangan Perak Pensijilan EKSA akan di keluarkan kepada semua jabatan/agensi. Beberapa kriteria dan had markah hasil audit dalaman perlu memenuhi syarat. Antaranya ialah: a. Berjaya memperolehi markah purata sebanyak 80% dan ke atas. Pecahan

markah adalah 80%-100% (Cemerlang) dan 80%-89.9% (Baik). b. Jabatan/Agensi yang masih mempunyai Sijil 5S yang sah adalah tidak layak

untuk menerima sijil EKSA daripada pihak MAMPU. MAMPU hanya akan membenarkan apabila sijil sah laku 5S telah tamat.

c. Sijil EKSA akan dikeluarkan mengikut entiti jabatan/agensi atau berdasarkan audit yang dilakukan oleh pihak MAMPU. Entiti berdasarkan bangunan, ruang persekitaran atau lokasi sesebuah jabatan/agensi.

d. Sijil berasingan boleh di pohon oleh agensi/jabatan yang mempunyai cawangan yang berbeza lokasi dan ruang persekitaran.

8.1 Tempoh Sah Laku Sijil EKSA Tempoh sah laku sijil EKSA adalah berkuatkuasa selama 2 tahun daripada tarikh yang dipaparkan dalam sijil EKSA. Sijil EKSA yang telah tamat tempoh boleh dimohon ke MAMPU sebulan lebih awal dari tarikh sah laku sijil. Sekiranya jabatan/agensi berpindah lokasi bangunan atau penempatan asal tempat sesi pengauditan dilaksanakan, jabatan/agensi boleh membuat permohonan bagi sesi pengauditan semula mengikut lokasi agensi di bangunan atau penempatan yang baharu. Sijil EKSA yang terdahulu ditamatkan dan perlu diserahkan kepada pihak MAMPU. Sijil EKSA yang baru akan dikeluarkan berdasarkan kepada hasil pengauditan di lokasi baharu. 8.2 Permohonan Rasmi Untuk mendapatkan pensijilan EKSA, UiTM Cawangan Perak perlu mengemukakan permohonan rasmi kepada MAMPU, bersama-sama laporan audit dalam yang dibuat sebanyak 2 kali serta mencapai purata markah 80.0% ke atas selewat-lewatnya sebulan sebelum tarikh pengauditan yang dicadangkan. 8.3 Kos Bagi tujuan pensijilan EKSA oleh MAMPU, tiada sebarang bayaran dikenakan terhadap jabatan/agensi yang berminat untuk memohon pensijilan EKSA. Namun begitu, MAMPU memohon kerjasama setiap jabatan/agensi yang bercadang mendapatkan pensijilan EKSA untuk menanggung kos tuntutan perjalanan, penginapan dan elaun makan pegawai/pasukan juruaudit EKSA yang terlibat.


48

BAHAGIAN 9 Aktiviti EKSA UiTM Cawangan Perak

9.1 Taklimat Pengenalan EKSA UiTM Cawangan Perak Satu taklimat pengenalan mengenai Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) telah diadakan pada 6 April 2017 bertempat di Dewan Kuliah Utama, UiTM Cawangan Perak, Kampus Seri Iskandar. Taklimat tersebut disampaikan oleh Encik Abdul Fitri bin Salleh Fasilitator EKSA dari Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Perak. Tujuan taklimat ini diberikan adalah salah satu kaedah memperkenalkan pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) serta memberikan gambaran kepada semua kakitangan untuk melaksanakan pelaksanaan Ekosistem Kondusif Sektor Awam dengan jayanya. 5 perkara penting dalam penjenamaan semula 5S kepada Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) adalah imej korporat, persekitaran kerja yang kondusif, kepelbagaian agensi, kreativiti serta inovasi dan amalan hijau. Penceramah juga memberi penerangan mengenai tatacara dan panduan dalam melaksanakan audit EKSA.

(a) (b)

Gambar 9.1(a-b): Pelancaran EKSA di UiTM Cawangan Perak


9.2 Pelancaran EKSA di UiTM Cawangan Perak UiTM Cawangan Perak telah mengadakan Majlis Pelancaran Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) di Dewan Seri Iskandar pada 11 Ogos 2017 jam 11.00 pagi. Program EKSA ini adalah satu inisiatif oleh Cawangan UiTM Perak dalam meningkatkan prestasi dan daya saing organisasi serta meningkatkan budaya kreatif dan inovatif di kalangan jabatan sektor awam. Profesor Madya Dr Sr Md Yusof Hamid, Rektor UiTM Perak Cawangan telah merasmikan majlis tersebut. Kemuncak majlis ialah sesi menandatangani Prinsip-prinsip EKSA oleh Rektor UiTM Cawangan Perak.


49

(a)

(b) (c) (d)

Gambar 9.2(a-d): Majlis Menandatangani Prinsip dan Dasar EKSA di UiTM Cawangan Perak Sumber: Unit Korporat, UiTM Cawangan Perak (2018)

9.3 Taklimat/Kursus Juruaudit & Fasilitator Jawatankuasa EKSA UiTM Cawangan Perak telah mengadakan Kursus Pengauditan Ekosistem Kondusif Sektor Awam (EKSA) pada 11 September 2017 bertempat di UiTM Cawangan Perak, Kampus Tapah. Kursus tersebut telah disampaikan oleh En Abdul Fitri Salleh dari Jabatan Kehakiman Syariah Negeri Perak. Kursus ini bertujuan memberi pendedahan kepada juruaudit dan fasilitator EKSA untuk mempelajari dengan lebih mendalam mengenai tatacara dan panduan dalam melaksanakan audit EKSA. Fasilitator yang terlibat adalah dalam kalangan staf UiTM Kampus Seri Iskandar dan Kampus Tapah. Kursus satu hari ini melibatkan dua sesi di mana sesi pagi kursus berkenaan tatacara pengauditan EKSA dijalankan dan pada sesi sebelah petang juruaudit akan menjalankan sesi latihan hands on audit dan membentangkan dapatan yang telah diperolehi.


50

(a) (b)

(c)

Gambar 9.3(a-c): Bengkel Taklimat EKSA kepada Juruaudit di UiTM Kampus Tapah Sumber: Unit Korporat, UiTM Kampus Tapah, Perak (2018)

9.4 Taklimat Latihan dan Audit (Wakil Zon/Bahagian) Jawatankuasa EKSA UiTM Cawangan Perak Kampus telah mengadakan taklimat persediaan Latihan dan Audit yang melibatkan wakil jawatankuasa zon/bahagian pada 11 Oktober 2017 dan 14 Mac 2018 bertempat di Bilik Seminar ILQAM, UiTM Cawangan Perak. Taklimat ini bertujuan untuk memberi penjelasan lebih terperinci tentang kriteria yang akan diaudit kepada setiap Zon/Bahagian EKSA yang terlibat. Taklimat bagi audit dan latihan ini telah disampaikan oleh Puan Wan Noor Anira Hj Wan Ali @ Yaacob selaku Ketua Audit EKSA dan Sr. Nurul Sahida Binti Fauzi Selaku Ketua Latihan EKSA.


51

(a) (b)

(c) (d)

Gambar 25: Taklimat Audit dan Latihan EKSA bagi semua wakil zon di UiTM Cawangan Perak


9.5 Mesyuarat EKSA Setiap zon/bahagian perlu menyediakan dan menyimpan minit mesyuarat bagi setiap mesyuarat yang telah dijalankan mengikut peringkat jawatankuasa masing-masing.


52

9.6 Carta Gerak Kerja/Perancangan Tahunan EKSA Setiap zon/bahagian perlu menyediakan carta gerak kerja/perancangan tahunan EKSA mengikut templet yang telah disediakan yang boleh didapati di laman sesawang EKSA UiTM Cawangan Perak.

Carta 9.6: Gerak kerja EKSA di UiTM Cawangan Perak Sumber: Bahagian EKSA, Unit Pengurusan Kualiti, UiTM Cawangan Perak (2018)


53

BAHAGIAN 10 Penutup Semoga dengan adanya Manual EKSA ini, semua pelaksanaan EKSA di UiTM Cawangan Perak akan menjadi lebih sistematik dan sempurna. Diharapkan manual ini dapat dijadikan sebagai rujukan utama bagi seluruh warga kampus pada setiap masa. Ucapan jutaan terima kasih dirakamkan kepada pihakpengurusan UiTM Cawangan Perak di atas segala sokongan yang diberikan kepada jawatankuasa EKSA bag ipelaksanaan EKSA dan juga bagi menerbitkan manual ini. Semoga EKSA di UiTM Perak terus cemerlang. Melalui pelaksanaan EKSA, diharapkan UiTM (Cawangan Perak) memperoleh manfaat dan faedah yang positif, iaitu bekerja dalam persekitaran yang kondusif seterusnya dapat meningkatkan produktiviti organisasi masing-masing. Disamping dapat membina imej dalaman dan persekitaran yang sihat, hijau, nyaman, bersih dan ceria. Pelaksanaan EKSA akan dapat membina empayar UiTM (Cawangan Perak) yang lebih kondusif serta berimej korporat. Ia juga dapat meningkatkan kualiti kerja di kalangan staf UiTM (Cawangan Perak) ke arah persekitaran hijau dan tempat kerja yang lebih ceria dan selamat.


54

BAHAGIAN 11 Rujukan o Garis Panduan Keselamatan Kebakaran di Premis Perhimpunan Awam, Jabatan

Bomba dan Penyelamat Malaysia. o Jabatan Perkhidmatan Awam, Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 5 Tahun 2007,

Panduan Pengurusan Pejabat. o Kementerian Kewangan Malaysia, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007,

Tatacara Pengurusan Aset Alih Kerajaan. o Kementerian Kewangan Malaysia, Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009,

Tatacara Pengurusan Stor Kerajaan. o Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia, Arahan Keselamatan

Kerajaan. o Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU),

Panduan Amalan 5S Sektor Awam, 2010.

manual · 2020. 12. 9. · manual eksa uitm cawangan perak 3 sekapur sireh assalamualaikum...

Documents