INSTITUT PENDIDIKAN GURU MALAYSIA

KAMPUS BATU LINTANGPENGURUSAN GERKO

MAJLIS RASMINAMA

: LAI KEE KIET

(200906036): YIU SING LUNG

(200906042)

: KAREN LAU QUAN LIN

(200906008)

: AUDRY TIONG SHEAU LING(200906007)

: LING SUN JUIN

(200906038)PROGRAM

: KURSUS PERGURUAN LEPAS IJAZAH (KPLI)

AMBILAN JUN 2009

UNIT/KUMPULAN: PENGAJIAN CINA 2

NAMA PENSYARAH: PUAN FUNG SHEUE JINGTARIKH SERAHAN: 2 OKTOBER 2009Konsep Protokol Dan Etika Sosial Sejak dahulu lagi, manusia telah mengamalkan sistem protokol dan etika sosial. Amalan ini telah dilaksanakan oleh bangsa atau puak atau negara bertamadun yang terawal seperti Mesir Kuno, Yunani, India dan Negara China. Wujudnya beberapa tatacara da amalan sosial yang perlu dipatuhi oleh setiap lapisan masyarakat bermula daripada rakyat jelata sehingga kepada raja memerintah. Beberapa tatacara dan amalan sosial termasuk larangan dan sekatan yang dikenakan ke atas golongan tertentu.

Perkataan protokol berasal daripada perkataan Yunani, iaitu Protos bermaksud yang pertama dan kolla bermaksud pelekat. Keadaan ini merujuk sehelai kertas yag ditampalkan kepada satu dokumen undang-undang untuk memperlihatkan kesahihannya. Mengikut Kamus Dewan, protokol bermaksud surat-surat rasmi berkenaan keputusan perundingan (persetujuan) dan sebagainya.Istilah ini juga dirujuk kepada peraturan-peraturan dalam istiadat rasmi (sambutan tetamu dan sebagainya). Protokol juga dirujuk ketika etika sosial yang merangkumi peraturan tingkah laku yang betul, menyebut sesuatu yang betul pada tempat dan masanya. Secara umumnya, istilah protokol bermaksud peraturan-peraturan yang diterima oleh semua pihak sama ada dalam perhubungan seharian dalam masyarakat atau dalam pelbagai istiadat atau majlis rasmi dan tidak rasmi.,

Protokol mempunyai tiga komponen penting, iaitu susunan keutamaan, anugerah darjah kebesaran dan susunan tempat duduk.Susunan KeutamaanSusunan keutamaan ini ialah garis panduan yang diadakan dengan tujuan untuk memberi penghormatan dan penghargaan yang sewajarnya kepada seseorang. Penghormatan ini termasuklah cara membuat panggilan hormat dan susunan tempat duduk dan perkara-perkara yang berkaitan dengannya.

Dua kategori asas pertimbangan bagi menentukan susunan keutamaan, iaitu:1. Pegawai-pegawai perkhimatan kerajaan (bermula daripada DYMM Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong dan YAB). Perdana Menteri sehingga kepada pegawai kerajaan di peringkat tertentu. Asas ini adalah berpandukan:a) Jenis jawatan b) Gred jawatan c) Gajid) Darjah kebesaran2. Asas yang diambil kira bagi orang awam ialah:

a) Kedudukan dalam masyarakat

b) Darjah kebesaran

Sejak tahun 1953, Susunan keutamaan Persekutuan (SKP) telah mengalami perubahan sebanyak 18 kali. Perubahan terakhir dikuat kuasa pada 3 Oktober 1985 yang lebih menyeluruh meliputi semua golongan dan penyandang darjah kebesaran persekutuan da ahli-ahli politik yang memegang jawatan kerajaan.

Anugerah Darjah Kebesaran

Anugerah kebesaran merupakan sesuatu yang dianugerah atau dihadiahkan oleh raja yang memerintah sesebuah negeri atau kerajaan. Anugerah merupakan pujian secara lisan atau tulisan dalam bentuk watikah atau sijil atau bentuk senjata seperti keris atau pedang atau dalam bentuk bintang atau pingat.

Susunan taraf keutamaan bagi anugerah Persekutuan yang ditetapkan mengikut Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1982 adalah seperti berikut:1 Seri Pahlawan Gagah Perkasa S.P

2Darjah Yang Maha Utama Kerabat Diraja Malaysia D.K.M.

3Darjah Utama Seri Mahkota NegaraD.M.N.

4Seri Maharaja Mangku NegaraS.M.N.

5Seri Setia Mahkota Malaysia S.S.M.

6Darjah Bakti D.B.

7Panglima Mangku NegaraP.M.N.

8Panglima Seri Mahkota P.S.M.

9Panglima Setia Diraja P.S.D.

10Johan Mangku Negara J.M.N.

11Johan Setia Mahkota J.S.M.

12Johan Seri Diraja J.S.D.

13Kesatria Mangku NegaraK.M.N.

14Ahli Mangku NegaraA.M.N.

15Pingat Pangkuan Negara P.P.M.

16Bentara Setia Diraja B.S.D.

17Panglima Gagah Berani P.G.B.

18Jasa Perkara Persekutuan J.P.P.

19 Pingat Tentera Udara P.T.U.

20 Pingat Kebaktian P.K.

21 Pingat Khimat Bakti P.K.B.

22 Pingat Perkhimatan Am P.P.A.

23 Kepujian Perutusan Keberanian K.P.K.

24 Pingat Perkhimatan Setia P.P.S.

25 Pingat Peringatan Malaysia P.P.M.

26 Pingat-pingat Pertabalan

Pengenalan Majlis RasmiMajlis rasmi bermaksud sesuatu majlis formal yang mengandungi tatacara dan protokol tertentu yang perlu diikuti. Beberapa majlis rasmi akan diadakan dari semasa ke semasa oleh sekolah pada setiap tahun. Majlis-majlis rasmi tersebut diadakan sama ada berkaitan dengan gerak kerja kokurikulum, kurikulum dan PIBG.

Antara majlis tersebut ialah Sukan Tahunan, Perkhemahan Unit Beruniform, Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah, perjumpaan Ibu Bapa dan Guru (PIBG), Motivasi Ibu Bapa, Mesyuarat Agung PIBG dan sebagainya. Antara tetamu kehormat yang dijemput bagi memeriahkan majlis tersebut ialah menteri, wakil rakyat, pegawai kerajaan daripada Kementerian Pendidikan dan sebagainya.Majlis rasmi yang diadakan perlu diurus dan dikelolakan secara profesional oleh mereka yang mempunyai kemahiran mengendalikan majlis rasmi. Keadaan ini bertujuan untuk mengelakkan berlakunya sebarang ketidaksempurnaan sesuatu majlis rasmi. Kepincangan sesuatu majlis secara langsung menjejaskan imej dan reputasi sesebuah sekolah atau pihak penganjur. Ketidaksempurnaan ini juga menjejaskan imej dan memberikan kesan negatif kepada pihak penganjur. Terdapat banyak ketidaksempurnaan sering berlaku dalam sesuatu majlis rasmi. Antaranya ialah:

1. Kedudukan tetamu kehormat dan tetamu tidak teratur.

2. Perubahan tetamu kehormat di saat akhir.

3. Terlalu ramai tetamu berada di atas pentas.

4. Juruacara atau pengerusi majlis tersasul menyebut pangkat, gelaran atau nama tetamu kehormat.

5. Pertunjukan kelam-kabut dan dilaksanakan dengan tidak sempurna.6. Juruacara tidak menyebut nama tetamu mengikut urutan kekananan yang sepatutnya.

7. Juruacara sering tersasul atau teragak-agak tentang atur cara majlis.

8. Pembesar suara tadak berfungsi dengan sempurna.

9. Dulang atau alas dulang hadiah tidak disediakan.

10. Majlis penerimaan hadiah kelam-kabut seperti pemenang atau penerima hadiah tidak teratur naik ke pentas, pemenang lambat naik ke pentas dan sebagainya.

Penyediaan Senarai Jemputan

Banyak majlis rasmi yang dilaksanakan di sesebuah sekolah rendah, sekolah menengah dan maktab. Bagi setiap majlis rasmi yang dilaksanakan, Pengerusi Jawatankuasa Pengelola dan Jawatankuasa Jemputan dan Jawatankuasa Sambutan hendaklah mengenal pasti dan menyenaraikan tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) yang dijemput ke majlis tersebut. Penyelaras ini penting supaya tetamu jemputan (VIP) dan tetamu kehormat (VVIP) yang hadir di majlis tersebut disambut oleh Jawatankuasa Sambutan dan Protokol, kemudian ditunjukkan tempat yang telah ditentukan dalam majilis tersebut. Jawatankuasa Jemputan dan Urusetia perlu menyelaras dan memaklumkan kepada Jawatankuasa Perasmian dan Juruacara tentang maklumat tetamu jemputan dan tetamu kehormat.

Biasanya, dalam sesuatu majlis rasmi di sesebuah sekolah rendah, sekolah menengah dan maktab perguruan, Jawatankuasa Jemputan dan Urusetia hendaklah mengenal pasti para jemputan dan menyediakan empat jenis senarai jemputan. Empat senarai tersebut ialah:

1. Ringkasan senarai jemputan

2. Senarai nama

3. Senarai keutamaan

4. Senarai kehadiran Ringkasan senarai jemputan ini menyatakan kategori tetamu dan bilangannya. Berikut ialah contoh ringkasan senarai jemputan bagi majlis rasmi Hari Ucapan dan Penyampaian Hadiah Sekolah.

Senarai Jemputan

1. Pengarah Jabatan Pendidikan Negeri dan PPD2 orang

2. Guru besar atau pengetua sekolah berhampiran14 orang

3. Jawatankuasa PIBG20 orang

4. Ketua-ketua Jabatan5 orang

5. Jawatankuasa Pembimbing Pelajar15 orang

6. Ibu bapa700 orang

Jumlah756 ang

Jawatankuasa Jemputan perlu menyeranaikan nama tetamu dan tetamu kehormat mengikut kategori. Sekiranya dalam kategori guru besar sekolah berhampiran terdapat 14 orang, maka 14 orang guru besar yang dijemput hendaklah dicatatkan satu demi satu, begitulah seterusnya bagi kategori ketua jabatan dan sebagainya. Senarai tersebut mengandungi maklumat-maklumat berikut:

a) Nama penuh dengan gelaran serta pingat (jika ada)

b) Jawatan dan pangkat

c) Alamat pejabat dan telefon

d) Alamat rumah dan telefon (jika perlu)

e) Nama setiausaha sulit atau PA serta telefon (jika ada)

Senarai ini diambil daripada senarai nama disusun mengikut keutamaan. Senarai nama keutamaan ini tidak perlu dicatat secara terperinci maklumat tetamu jemputan dan tetamu kehormat. Senarai ini memadai dengan mencatat nama tetamu dan jawatannya sahaja seperti contoh berikut:

Senarai Keutamaan

1. YB. Tan Sri Musa Mohamad - Menteri Pendidikan Malaysia

2. Haji Razali Ismail - Pengarah, BPG

3. Ybhg. Dato Shafie Ismail - Pengarah Jabatan Pendidikan Kelantan

Senarai kehadiran sama dengan senarai nama ketiga di atas, satu ruang perlu dicatat di hujung nama tersebut dengan perkataan hadir atau tidak hadir. Ruangan ini merupakan senarai semak jawapan kehadiran setiap jemputan yang menghantar jawapan kehadiran kepada urusetia.

Susunan Keutamaan

Susunan keutamaan tetamu kehormat mesti mematuhi susunan keutamaan yang diwartakan. Susunan keutamaan bagi tetamu kehormat dan tetamu jemputan perlu ditentukan dengan dua tujuan, iaitu:

1) Jawatankuasa Persiapan Tempat perlu menyediakan tempat duduk tetamu dalam majlis tersebut mengikut susunan keutamaan.

2) Pengerusi majlis / juruacara akan membaca nama, pangkat dan jawatan tetamu kehormat dan tetamu jemputan mengikut susunan keutamaan.

Pada asanya, apa yang berlaku dalam majlis rasmi di peringkat sekolah rendah, menengah atau maktab ialah hanya seorang tetamu kehormat (VVIP) dan beberapa orang tetamu jemputan (VIP) yang hadir. Jemputan tetamu ini ditentukan oleh Jawatankuasa Pengelola bagi mengendalikan majlis tersebut.Susunan Tempat Duduk

Pada kebiasaannya, majlis rasmi di peringkat sekolah atau maktab diadakan di dalam dewan atau di padang permainan. Penentuan tempat bergantung pada jenis majlis yang diadakan. Beberapa perkara yang perlu diambil kira semasa penentuan tempat ialah:

a) Jenis majlis

b) Mempunyai tempat letak kereta yang mencukupi

c) Sesuai dan berdekatan dengan majlis yang akan diadakan

d) Mempunyai kemudahan asas yang mencukupi

e) Mempunyai bilik atau tempat rehat tetamu kehormat

Dalam sesuatu majlis rasmi, kecuali majlis jamuan makan dan majlis penyampaian sijil, tetamu yang duduk di atas pentas atau meja khas hendaklah dihadkan. Biasanya antara dua hingga lima orang sahaja. Susunan tempat duduk adalah seperti yang ditunjukkan di bawah.1. Kekananan bagi dua orang

2. kekananan bagi tiga orang

3. kekananan bagi empat orang

4. kekananan bagi lima orang

Tertib Di Meja Makan

Cara beradab di meja makan dapat melambangkan keperibadian seseorang. Beberapa tatacara yang perlu diketahui semasa berada di meja makan. Antaranya ialah:

1. Duduk di ruang atau kerusi dengan tertib dan memakai napkin.

2. Memastikan dan mengetahui cara menghidang makanan.

3. Pastikan mangkuk dan sudu yang disediakan tidak digunakan secara salah.

4. Mengetahui susunan gelas, sudu dan garpu.

5. Mengambil sayur-sayuran atau lauk yang berada di bahagian hadapan. Tunggu giliran dengan sabar.

6. Pastikan sudu atau garpu tidak berlaga atau mengeluarkan bunyi ketukan dengan pinggan nasi atau mangkuk.

7. Kunyah makanan dengan perlahan-lahan.

8. Jika nasi perlu ditambah, telentangkan sudu dan sebaliknya jika selesai, telengkupkan sudu.

Susunan Bendera

Susunan bendera yang dikibarkan dalam majlis rasmi mempunyai tatacara tertentu mengikut peraturan sesuatu majlis. Susunan bendera berbeza antara satu majlis dengan majlis yang lain. Terdapat tiga peraturan susunan bendera dilaksanakan berpandukan sesuatu majlis. Susunan bendera tersebut dilaksanakan mengikut peraturan seperti dikibarkan pada tiang, dalam perarakan dan dibentangkan di belakang pentas.

Bendera-bendera yang dikibarkan pada tiang dalam sesuatu majlis mempunyai tatacara tertentu. Sekiranya dua bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri adalah seperti berikut:

Sekiranya dua bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri yang diadakan dalam negeri berkenaan, maka susunannya adalah seperti berikut:

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat negeri, contohnya bendera Malaysia, bendera negeri dan bendera badan, syarikat atau lain-lain, maka susunannya adalah seperti berikut:

Jika tiga bendera dikibarkan di majlis peringkat persekutuan yang diadakan dalam negeri, contohnya bendera persekutuan, bendera negeri dan bendera badan/syarikat atau lain-lain, maka susunannya adalah seperti berikut:

Jika semua bendera negeri dan persekutuan dikibarkan dalam sesuatu majlis rasmi, tatacara susunannya hendaklah disemak dengan Jabatan Penerangan kerana kekananan DYMM/TYT adalah berbeza dari semasa ke semasa. Penyusunan bendera tersebut bergantung pada kekananan DYMM/TYT.

Bendera boleh dibawa dalam sesuatu perarakan seperti perarakan perasmian sukan tahunan, perarakan lintas hormat dan sebagainya. Terdapat beberapa tatacara membawa bendera dalam sesuatu perarakan dalam majlis rasmi. Antaranya ialah apabila perarakan diadakan secara sebaris ke hadapan, bendera Malaysia mesti mendahului bendera-bendera lain yang lain menyertai perarakan tersebut seperti rajah di bawah.

Jika perarakan diadakan secara sederet berhadapan, bendera Malaysia mestilah diletakkan di tengah-tengah antara bendera yang lain seperti rajah berikut.

pengakap Jika bendera dibawa secara terbentang, bahagian kepala bendera hendaklah diusung mendahului perarakan sama seperti jika is dibawa dengan tiang bendera.

Kadangkala bendera juga dibentangkan di belakang pentas dalam sesuatu majlis rasmi. Apabila dua bendera dibentangkan di belakang pentas atau dalam sesuatu majlis anjuran persatuan atau badan tertentu, bendera Malaysia hendaklah diletakkan di sebelah kin dan bendera persatuan atau badan berkenaan di sebelah kanan pentas seperti rajah di bawah.

Raptai sesuatu majlis rasmi perlu diadakan sehingga sempurna dan memuaskan hati. Jika perlu, raptai mesti diadakan beberapa kali dan raptai penuh hendaklah dilaksanakan. Tujuan diadakan raptai adalah untuk:

1. Memberi gambaran secara menyeluruh tentang senario perjalanan majlis kepada semua yang terlibat (peserta dan pegawai/jawatankuasa).

2. Membaiki kelemahan yang timbul semasa raptai penuh.

3. Mengambil alternatif yang perlu untuk memastikan majlis tersebut berjalan dengan sempurna dan lancar.

4. Membuat penentuan urutan majlis dan penentuan masa bagi setiap acara.

5. Semua yang terlibat secara langsung seharusnya mengetahui peranan, tanggungjawab dan masa bertindak dalam majlis tersebut.

6. Mengubahsuai atur cara yang dirancang (jika perlu).

Antara cirri-ciri pengerusi majlis atau jurucara ialah mereka haruslah berbahasa dengan lancar, teratur dan sebutan yang jelas.Pengerusi/juruacara tidak perlu mengulas isi-isi ucapan yang disampaikan oleh tetamu kehormat. Kadangkala didapati pengerusi/juruacara mengulas isi-isi ucapan yang disampaikan sehingga mengambil masa yang lama bagi mengulasnya.Mereka juga haruslah berani, tegas dan bersedia menerima teguran dan pandangan orang lain.Juruacara sesuatu majlis hendaklah dipilih di kalangan mereka yang berkebolehan dalam bidang ini. Kejayaan atau kepincangan sesuatu majlis sangat bergantung pada juruacara atau pengerusi majlis, selain beberapa faktor lain. Juruacara atau pengerusi majlis memainkan peranan penting bagi menjayakan sesuatu majlis. Apabila mengadakan majlis rasmi yang melibatkan tetamu kehormat (VVIP) seperti menteri yang hadir, juruacara atau pengerusi majlis mestilah terdiri daripada mereka yang berpengalaman dan mempunyai kemahiran mengendalikan majlis.

Fungsi utama juruacara adalah untuk memaklumkan kepada para hadirin apa yang akan berlaku seterusnya dalam majlis tersebut mengikut urutan yang telah ditetapkan. Juruacara dan jawatankuasa (teks ucapan) hendaklah merancang dan mengadakan teks juruacara dan teks ucapan tetamu kehormat. Oleh sebab aktiviti sekolah banyak melibatkan majlis-majlis rasmi, teks juruacara hendaklah disemak oleh guru besar atau pengetua.Teks juruacara mengandungi semua maklumat mengenai majlis tersebut. Teks juruacara hendaklah ditaip mengunakan kertas A4 dibahagi dua atau sebarang kad yang sesuai. Saiz huruf ialah 15 atau 16 poin. Hanya satu pengumuman sahaja ditaip pada setiap helaian teks juruacara. Pengumuman berikutnya ditaip pada helaian kertas yang lain. Setiap helaian teks juruacara mengandungi nombor muka surat 1, 2, 3, masa dan Cue (bermaksud peristiwa yang berlaku sebagai panduan kepada juruacara untuk bercakap) dan pengumuman (bermaksud kata-kata yang dilafazkan oleh juruacara). Berikut adalah contoh teks juruacara :

Masa: 9.10 pagi

Cue: Tetamu kehormat

Pengumuman : Syukur kita kepada Allah (swt) kerana dengan limpah dan kurnianya kita dapat bersama-sama dalam majlis yang bersejarah ini, iaitu Majlis Konvokesyen ke-46. Untuk memulakan majlis yang bersejarah ini, saya mempersilakan al-Fadhil Ustaz Zaki Hussin untuk membaca doa selamat. Majlis dengan segala hormatnya mempersilakan Ustaz Zaki Hussin membaca doa.

Masa: 9.15 pagi

Cue: Ustaz Zaki Hussin kembali ke tempat duduknya.

Pengumuman : Majlis merakamkan ucapan terima kasih kepada al-Fadhil Ustaz Zaki Hussin semoga majlis kita diberkati oleh Allah (swt). Majlis kita pada hari ini diteruskan dengan ucapan. Saya dengan sukacitanya mempersilakan yang berusaha Tuan Hap Ismail Hassan, Pengarah Maktab Perguruan Kota Bharu untuk menyampaikan ucapan alualuan. Majlis dengan segala hormatnya mempersilakan Tuan Haji Ismail Hassan memberi ucapan.

Masa: 9.35 pagi

Cue: Tuan Pengarah berjalan dan duduk di tempatnya.

Pengumuman : Majlis merakamkan setinggi-tinggi terima kasih kepada Yang Berusaha Tuan Haji Ismail Hassan, Pengarah Maktab Perguruan Kota Bharu atas ucapan yang disampaikan. Seterusnya majlis dengan segala sukacitanya menjemput dan mempersilakan Tuan Haji Razali Ismail, Pengarah Bahagian Pendidikan Guru, Kementerian Pendidikan Malaysia menyampaikan ucapan. Dengan segala hormatnya dipersilakan.

Masa : 10.00 pagi

Cue : Tuan Pengarah BPG berjalan dan duduk di tempatnya.

Pengumuman : Ucapan setinggi-tinggi penghargaan dan terima kasih dikalungkan kepada Tuan Haji Razali Ismail, Pengarah Bahagian Pendidikan Guru, Kementerian Pendidikan Malaysia di atas amanah yang disampaikan kepada graduan sebagai bekalan untuk mereka menabur bakti di seluruh pelosok negara. Dengan segala hormat dan penuh takzimnya majlis menjemput dan mempersilakan YB.

Majlis Perasmian / Penutup

Kebanyakan majlis rasmi adalah tertumpu kepada majlis perasmian dan majlis penutupan untuk sesuatu majlis aktiviti. Maka, pengacaraan majlis rasmi atau penutupan ini mestilah dirancang dan dijalankan dengan lancar dan sempurna. Program majlis perasmian dan penutupan untuk sesuatu majlis rasmi perlu dibentangkan dalam kertas kerja atau dalam mesyuarat Jawatankuasa Pengelola yang pertama. Dalam pembentangan ini, perincian untuk majlis perasmian atau penutupan perlu dicatat secara khusus dalam kertas kerja. Pada kebiasaannya, masa bagi majlis ini perlu diadakan selama satu hingga dua jam. Di samping itu, disebabkan oleh kebimbangan ucapan yang terlalu panjang atau ucapan yang memakan masa yang terlalu banyak akan menyebabkan hadirin berasa jemu, maka, tetamu kehormat yang dijemput hadir ke majlis ini adalah dicadangkan tidak melebihi tiga orang.

Dua perkara yang perlu diambil kira semasa menentukan masa bermulanya majlis perasmian atau majlis penutup ialah masa dan hari. Apabila majlis perasmian atau penutupan diadakan pada waktu pagi hari-hari biasa (kecuali hari Jumaat), majlis hendaklah dimulai pada pukul 9.00 pagi. Jika majlis diadakan pada waktu petang hari-hari biasa (kecuali hari Jumaat), majlis ini hendaklah dimulai pada pukul 3.00 petang dan tamat lebih kurang pukul 6.00 petang. Bagi majlis rasmi yang diadakan pada hari Jumaat hendaklah ditamatkan sebelum jam 12.15 tengah hari atau selewat-lewatnya 12.30 tengah hari. Majlis yang diadakan pada sebelah malam hendaklah bermula selepas jam 9.00 malam dan ditamatkan sebelum jam 12.00 malam.

Atur cara bagi majlis perasmian dan penutupan perlulah dirancang dan disusun secara teliti dengan mengikuti susunan yang betul. Masa untuk setiap acara atau aktiviti bagi majlis perlu dirancang dan disusun serta dicetak secara khusus dalam buku cenderahati. Yang berikut merupakan satu contoh atur cara majlis perasmian dan penutupan Kursus Kepimpinan Pelajar Peringkat Daerah.

Majlis Perpisahan

Sesebuah sekolah akan menghadapi masalah pertukaran guru ke sekolah lain atau majlis persaraan seseorang guru pada setiap tahun. Kebanyak sekolah akan mengadakan majlis perpisahan pada akhir tahun ataupun sebelum guru yang berkenaan bertukar ke tempat lain. Kebiasaannya, jika guru yang bertukar itu ditempatkan dalam daerah yang sama, majlis tersebut boleh diadakan pada akhir tahun. Sebaliknya, majlis perpisahan perlu diadakan sebelum guru berkenaan bertukar atau bersara, apabila melibatkan pertukaran guru ke negeri lain atau bersara.

Peringatan-peringatan yang perlu diambil kira semasa pengendalian majlis perpisahan adalah seperti berikut:1. Jawatankuasa Pengelola yang berperanan penting hendaklah dibentuk bagi membincangkan perkara-perkara penting seperti pemilihan tempat, menu, atur cara majlis, penubuhan Jawatankuasa Kecil (jamuan, hadiah, juruacara, jemputan, sambutan, persiapan tempat) dan sebagainya.

2. Jamuan perpisahan boleh diadakan di hotel, restoran tertentu, di sekolah dan sebagainya yang sesuai dengan majlis, bilangan penyertaan, kewangan dan masa. Kebiasaannya, jamuan nasi diadakan dalam majlis ini selain ucapan.

3. Kad ataut surat jemputan perlu diedarkan kepada mereka yang bertukar atau bersara. Dalam surat ini adalah perlu menyatakan sama ada suami atau isteri mereka dijemput ke majlis tersbut atau tidak.

4. Urusetia perlu menetapkan jenis pakaian semasa mengedar surat atau kad jemputan. Pada kebiasaannya, makan malam bagi majlis perpisahan, lelaki adalah dikehendaki memakai pakaian batik.

5. Jika terdapat beberapa orang guru yang bertukar atau bersara dan majlis perpisahan akan diadakan bagi meraikan mereka, adalah perlu juruacara berbincang dengan pengetua / guru besar sama ada semua guru perlu dijemput memberi ucapan ataupun menghantar seorang wakil sahaja untuk memberi ucapan.

6. Juruacara hendaklah memaklumkan terlebih dahulu pihak yang akan berucap dalam majlis tersebut seawal mungkin. Peringatan ini supaya mereka dapat bersedia bagi merangka teks / isi ucapan dalam majlis tersebut dan membuat persediaan mental.

7. Antara tetamu dalam majlis perpisahan ini ialah guru-guru yang bertukar atau bersara. Mereka yang bertukar seharusnya duduk semeja bersama-sama dengan tetamu kehormat (jika ada), pengetua / guru besar dan penolong kanan.

Majlis Keraian

Majlis keraian yang diadakan bagi sesebuah sekolah adalah bertujuan menyambut pengetua / guru besar yang baharu bertukar, kenaikan pangkat staf dan sebagainya. Majlis keraian ini diadakan bagi meraikan mereka yang berjaya dalam sesuatu bidang dan sebagai mengucapkan terima kasih dan penghargaan. Pada kebiasaannya, majlis keraian ini diadakan jamuan nasi atau jamuan separuh berat serta ucapan.

Beberapa peringatan yang perlu difikirkan untuk mengadakan majlis keraian ini, iaitu:

1. Penubuhan Jawatankuasa Pengelola bagi mengendalikan majlis ini seperti pemilihan tempat, pengisisan program / atur cara majlis, jamuan dan sebagainya.

2. Jawatankuasa mengambil kira perbelanjaan dan sumber kewangan.

3. Jawatankuasa Pengelola menyenaraikan tetamu jemputan dan kehormat yang perlu dijemput dalam majlis tersebut.

4. Menentukan mereka yang berucap (sebaik-baiknya antara dua atau tiga orang sahaja yang berucap).

5. Juruacara hendaklah memberitahu kepada mereka yang akan berucap terlebih dahulu sebelum majlis bermula supaya mereka bersedia dengan teks / isi penting ucapan.

6. Juruacara juga boleh mengambil biodata individu yang diraikan dan membacanya dalam majlis itu (jika perlu).

1

2

1

3

2

3

1

2

4

4

2

1

3

5

Atur Cara Majlis Perasmian

3.00 ptg:Pelajar berada dalam barisan

3.15 ptg:Ketibaan pengetua-pengetua

3.20 ptg:Ketibaan Pegawai Pendidikan Daerah

3.25 ptg:Majlis perasmian dimulakan

3.30 ptg:Bacaan doa oleh Ust.Mohamed Ismail

3.35 ptg:Ucapan wakil pelajar

3.50 ptg:Ucapan Pengerusi Jawatankuasa Pengelola

4.10 ptg:Ucapan Perasmian oleh Pegawai Pendidikan Daerah

4.30 ptg:Upacara Penyampaian Hadiah dan Cenderamata

4.50 ptg:Minuman ringan dan bersurai