majlis perbandaran klang - mpklang.gov.my · i. perjanjian program ... buku draf bajet dwi-tahunan...

14
MANUAL MPK BIL : 16 /2013 MAJLIS PERBANDARAN KLANG MANUAL: PENYEDIAAN BAJET

Upload: trinhhanh

Post on 18-Jul-2018

246 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

MANUAL MPK BIL : 16 /2013

MAJLIS PERBANDARAN KLANG

MANUAL:

PENYEDIAAN BAJET

Page 2: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 2

KANDUNGAN

NO ISI KANDUNGAN MUKA

SURAT

SEPATAH KATA DARIPADA SETIAUSAHA I

PRAKATA DARIPADA KETUA JABATAN II

1.0 TUJUAN MANUAL 1

2.0 LATAR BELAKANG 1

3.0 DEFINISI 1-2

4.0 CARTA BAHAGIAN 3

5.0 SUMBER KUASA 3

6.0 SKOP KERJA 3

7.0 PROSES KERJA 4-7

8.0 CARTA ALIR 8-10

9.0 PENUTUP 11

10.0 LAMPIRAN 11

Page 3: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 3

SEPATAH KATA DARI SETIAUSAHA

Selarasdenganvisi MPK untukmenjadiBandarayaTerbilang di

Malaysia menjelang 2015

makamenjaditugaskitabersamasebagaiwargakerja MPK

untukberusahamembuatpenambahbaikan agar

penyampaianperkhidmatankitabermututinggi,

berkualititinggiatauberkelasduniasebelumtibanyapengiktirafan

status Bandarayatersebut.

Majlis yang

sempurnatanpakecacatanakanmelambangkankebertanggungjawabanatauakauntibilit

ipegawaiatauurusetia yang mengurus.

Walaupunmesyuaratuntukmembincangkansesuatuacaramajlistelahdibuatnamunserin

gberlakuberbagaikelemahandankecacatanmajlisdapatkitalihat.Umpamanyapengurus

anbajet, perbelanjaan yang berlebihandariperuntukan yang telahdiputuskan di

dalammesyuaratdanmenyebabkanMajlismengalamidefisit.

Sebagaiusahapenambahbaikandanuntukmengelakkanberulangkelemahandankecaca

tantersebutmaka manual

inidisediakandengantujuansupayaJabatanKewanganMajlisPerbandaranKlangdapatm

enguruskan peruntukan secara lebih berkesan dan memastikan perbelanjaan adalah

berteraskan prinsip menggunapakai sumber secara optimum, meransang

pertumbuhan ekonomi dan nilai wang. Majlis juga bertanggungjawab mengamalkan

pengurusan fiskal secara berhemah dengan melaksanakan pengurusan dan aktiviti

dengan cekap, ekonomik serta berkesan.

Marilahkitaseluruhwargakerja MPK sama-samamendokong motto yang

telahditetapkaniaitu “PerpaduanSendiKekuatan”. Kita

berpaduuntukmembuatperubahandanpenambahbaikandalamsemuabidangdantugas

masing-masingsupayabilatibamasanya status

bandarayakitaperolehimakapasukankitasudahbenar-benarbersedia dam

mampumengalastanggungjawab yang

berupayamemberihasilkerjadanpenyampaianperkhidmatan yang

sangatmemuaskanhatisemuapelanggan MPK atau “stakeholder”

danrakyatumumnya.

“PerpaduanSendiKekuatan”. Sekian.Terimakasih

MohdIkhsan Bin Mukri

Setiausaha MPK

Page 4: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 4

1.0 TUJUAN/OBJEKTIF MANUAL

1.1 Sebagai strategi pelaksanaan Program Anjakan dan Tambahbaik

Holistik [PATH] MPK 2013

1.2 Sebagai rujukan dan panduan kepada warga MPK dan warga Klang.

1.3 Penyelarasan tindakan bersepadu oleh semua jabatan atau agensi

terlibat

1.4 Mengalakkan cara berfikir yang berbeza dari orang lain pada umumnya,

1.5 Berfikir di luar kotak adalah cara berfikir di luar batasan masalah yang

ada.

1.6 Memastikan penyediaan Bajet Dwi-Tahunan Majlis disediakan mengikut

cara yang cekap dan berkesan.

1.7 Bajet Dwi-Tahunan yang diluluskan oleh Majlis hendaklah dihantar ke

Pihak Berkuasa Negeri selewat-lewatnya pada 22 November setiap

tahun

2. LATAR BELAKANG

2.1 Bajet yang disediakan hendaklah diselaraskan dengan

memberiperkhidmatan yang terbaik kepada rakyat untuk meningkatkan tahap kepuasan pelanggan dengan meningkatkan lagi mutu perkhidmatan perbandaran Majlis.

2.2 Penyediaan Bajet Majlis menekankan kerja-kerja “Back To Basic” dan

perkhidmatan perbandaran seperti pengurusan dan pembersihan sisa

pepejal, penyelenggaraan lampu jalan, parit-parit, jalanraya dan

taman-taman bagi memastikan perbelanjaan Majlis dilakukan

mengikut keutamaan dan mengikut keperluan serta berhemah.

3. DEFINISI / SINGKATAN 3.1 Mesyuarat Penuh Majlis Khas Bajet

Mesyuarat khas yang dihadiri oleh semua Ahli Majlis bagi membahas dan membincang serta meluluskan Bajet Dwi –Tahunan.

3.2 Mesyuarat Khas Jawatankuasa Kewangan Mesyuarat khas yang di pengerusikan oleh Yang Di Pertua dan diwakili oleh Ahli-Ahli Majlis yang dilantik.

3.3 Anggaran Dwi-Tahunan

Page 5: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 5

Anggaran Hasil dan Perbelanjaan yang disediakan oleh setiap Jabatan di peringkat awal.

3.4 Bajet Dwi-Tahunan Bajet Hasil dan Perbelanjaan Majlis untuk dua tahun kehadapan.

3.5 Bajet Di Ubahsuai (MBS) Bajet yang mengandungi perkara-perkara berikut dan maksudnya:

I. Perjanjian Program - Persetujuan di antara Ketua-Ketua Jabatan

dengan Yang Di Pertua berkenaan input, output dan impak yang hendak dicapai

II. Dasar sedia Ada - Semua aktiviti yang dijalankan pada tahun

semasa kecuali ‘one-off’dan telah mendapat kelulusan Jabatan Kewangan

III. Dasar Baru - Dasar baru merupakan Program/Aktiviti baru termasuk

tambahan, sambungan atau perluasan kepada dasar sedia ada.

IV. ‘One-Off’ - Sesuatu perbelanjaan yang bukan berulang.

3.6 Ketua Jabatan Semua pegawai-pegawai yang mengetuai sesebuah Jabatan.

3.7 PW Pengarah Kewangan

3.8 TPW Timbalan Pengarah Kewangan

3.9 PPW (K) Penolong Pengarah Kewangan Kanan

3.10 PPW Penolong Pengarah Kewangan

3.11 PKA Penolong Akauntan

3.12 PT Pembantu Tadbir

Page 6: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 6

4. CARTA ORGANISASI

4.1 Carta Organisasi Bahagian Bajet

5. SUMBER KUASA

5.1 Sumber kuasa yang menjadi rujukan jabatan bagi pelaksanaan manual

adalah seperti berikut:

i. Akta Kerajaan Tempatan 1976 (Akta 171) ii. Arahan Perbendaharaan Hingga 15 Mei 2012

6. SKOP KERJA

6.1 Perancangan dan Penyediaan Bajet Tahunan 6.2 Meluluskan Bajet Tahunan 6.3 Pengedaran Buku Bajet Tahunan 6.4 Penyelenggaraan Fail Bajet Tahunan

PENGARAH KEWANGAN (W52)

PENOLONG PENGARAH

KEWANGAN KANAN (W44)

PENOLONG PENGARAH

KEWANGAN (W41)

PENOLONG AKAUNTAN

(W27)

PEMBANTU TADBIR (N17) PEMBANTU TADBIR (N17)

(W27)

Page 7: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 7

7. TINDAKAN

7.1 Perancangan dan Penyediaan Bajet Tahunan I. Pada bulan Mei setiap tahun, Pengarah Kewangan (PW) hendaklah

mengarahkan Penolong Pengarah Kewangan (PPW) atau Penolong Akauntan (PKA) untuk menyediakan Amaun Dasar Sedia Ada dan Threshold untuk Bajet Dwi-Tahunan untuk kelulusan.

II. Apabila menerima arahan, PPW hendaklah menyediakan Amaun

Dasar Sedia Ada tersebut dan mengemukakan kepada PW untuk persetujuan.

III. Setelah dipersetujui, PW hendaklah mengarahkan PKA mengedarkan surat arahan penyediaan Bajet Dwi-Tahunan yang telah ditandatangani oleh Setiausaha (SU) atau Yang Dipertua (YDP) kepada semua Ketua Jabatan (KJ).

IV. Selepas menerima surat arahan, KJ hendaklah mengemukakan Bajet Dwi Tahunan Jabatan masing-masing ke Jabatan Kewangan untuk disemak dalam tempoh 1 bulan dari tarikh surat arahan diterima.

Sekiranya Bajet Dwi-Tahunan tidak diterima seminggu

selepas tarikh akhir serahan, PW hendaklah mengarahkan Penolong Akauntan (PKA) untuk menyediakan dan menghantar surat peringatan pertama serta disusuli dengan panggilan telefon kepada Jabatan yang terlibat untuk menyerahkan Bajet Dwi-Tahunan dengan kadar segera.

V. Setelah menerima anggaran lengkap daripada semua jabatan,

PKA hendaklah mengumpulkan data anggaran dan mengarahkan Pembantu Tadbir (PT) menghantar surat kepada semua KJ untuk menghadiri mesyuarat di Peringkat Pengurusan bagi membincangkan cadangan Bajet Dwi-Tahunan Jabatan.

Sekiranya Bajet Dwi-Tahunan yang disediakan tidak

lengkap, anggaran tersebut hendaklah dikembalikan kepada Jabatan untuk dibetulkan dan hendaklah dikembalikan dalam tempoh 7 hari. Bajet Dwi-Tahunan yang telah dipinda oleh jabatan yang berkaitan hendaklah dikumpulkan sebelum dibawa ke Mesyuarat Bajet di Peringkat Pengurusan.

Page 8: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 8

Melalui mesyuarat tersebut, jabatan hendaklah

membentangkan anggaran masing-masing dengan

menyatakan justifikasi permohonan

Selepas itu YDP dan semua KJ hendaklah menyemak

dan memberi persetujuan ke atas cadangan Bajet Dwi-

Tahunan jabatan masing-masing.

VI. Apabila mendapat persetujuan daripada Mesyuarat tersebut,

PPW hendaklah mengumpul dan menyatukan cadangan Bajet

Dwi-Tahunan jabatan yang telah dipersetujui menjadi Draf Bajet

Dwi-Tahunan Majlis. Draf ini mengandungi perkara-perkara

berikut :

Perjanjian Program; Ringkasan Anggaran Hasil dan Perbelanjaan; Ringkasan Dasar Baru dan ‘One-Off’; Senarai Kadar Cukai Taksiran dan Senarai Perjawatan; Emolumen, Perkhidmatan dan Bekalan, Aset; Pemberian Dan Kenaan Bayaran Tetap dan Perbelanjaan

Lain; Perbelanjaan Pembangunan.

VII. Selepas itu PPW hendaklah mengemukakan Draf Bajet Dwi-

Tahunan Majlis kepada PW untuk persetujuan.

7.1 Meluluskan Bajet Tahunan

I. Apabila menerima Draf Bajet Dwi-Tahunan, PW hendaklah memberikan persetujuan dan mengarahkan PKA untuk menyediakan salinan Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan dan mengarahkan Urusetia Bajet (UB) untuk mengeluarkan surat panggilan Mesyuarat Khas Jawatankuasa Kewangan dan Taksiran (JKT) (Bajet Tahunan).

II. Apabila menerima arahan tersebut, PKA hendaklah

menyediakan salinan Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan dan

mengemukakannya ke UB.

Selepas itu, UB hendaklah mengeluarkan surat panggilan

Mesyuarat Khas JK yang ditandatangani oleh SU.

Page 9: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 9

Setelah itu UB hendaklah mengedarkan surat panggilan

mesyuarat tersebut bersama Buku Draf Bajet Dwi-

Tahunan tidak kurang dari tujuh (7) hari dari tarikh

mesyuarat.

Semasa mesyuarat tersebut, Ahli Mesyuarat Khas JKT

hendaklah membincangkan serta meluluskan cadangan

Bajet Dwi-Tahunan.

Setelah itu, PPW hendaklah menyediakan Draf Bajet Dwi-

Tahunan yang telah diluluskan untuk dibukukan.

Selepas Draf Bajet Dwi-Tahunan siap dibukukan, PW

hendaklah mengarahkan UB memanggil Mesyuarat Khas

Bajet Majlis.

Selepas membincangkan dan meluluskan cadangan Bajet

Dwi-Tahunan, PPW hendaklah menyediakan Draf Bajet

Dwi Tahunan yang telah diluluskan untuk dibukukan.

Selepas itu PPW hendaklah mengarahkan PKA untuk

menyediakan salinan Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan

untuk dihantar ke Bahagian Kerajaan Tempatan Negeri

Selangor bersama-sama surat yang telah ditandatangani

oleh PW.

Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang

telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

Bahagian Kerajaan Tempatan Negeri Selangor untuk

tujuan perbincangan.

YDP/ SU/ PW hendaklah berbincang dan menyemak

bersama-sama Pegawai Pemantau PBT di Seksyen

Pembangunan Kerajaan Tempatan Negeri Selangor

berhubung dengan cadangan Bajet Dwi-Tahunan

(sekiranya perlu).

Sekiranya terdapat pindaan, PPW hendaklah membuat

pembetulan ke atas pindaan tersebut dengan kadar

segera.

Setelah pindaan dibuat, PPW hendaklah menyediakan

Draf Bajet Dwi-Tahunan (selepas pindaan) untuk dihantar

Page 10: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 10

ke Pihak Berkuasa Negeri (PBN) iaitu di Bahagian

Kerajaan Tempatan Negeri Selangor.

Setelah Draf Bajet Dwi-Tahunan (selepas pindaan)

disediakan, PPW hendaklah mengarahkan PKA

menyediakan salinan Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan

(selepas pindaan) berserta surat penghantaran untuk

tandatangan PW dan dihantar kepada PBN bagi

mendapatkan kelulusan Mesyuarat Exco Negeri.

Apabila Draf Bajet Dwi-Tahunan (selepas pindaan)

diluluskan, PW hendaklah mengarahkan PKA untuk

membuat salinan Buku Bajet Dwi-Tahunan yang

diluluskan berserta surat edaran untuk semua KJ.

7.3 Pengedaran Buku Bajet Tahunan

I. PKA hendaklah menyediakan salinan Buku Bajet Dwi-Tahunan

dan surat edaran untuk ditandatangani oleh PW.

II. Setelah surat ditandatangani, PKA hendaklah mengarahkan PT

mengedarkan surat dan salinan Buku Bajet Dwi-Tahunan

kepada semua KJ dan Ahli Majlis.

7.4 Penyelenggaraan Fail Bajet Tahunan

I. Semua dokumen yang berkaitan dengan proses penyediaan

belanjawan hendaklah disusun dan difailkan mengikut susunan

berikut:-

Kertas kerja penyediaan belanjawan mengikut Jabatan Surat-menyurat yang berkaitan.

Semua buku bajet tahunan yang telah

diluluskan oleh Pihak Berkuasa Negeri (PBN)

akan disimpan dalam tempoh 5 tahun.

Page 11: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 11

8. CARTA ALIRAN / SISTEM KERJA

8.1 Carta aliran kerja bagi Perancangan dan Penyediaan Bajet Tahunan

Mula

Sedia Dasar Sedia Ada

Pembetulan oleh Jabatan

Edar Surat kepada Jabatan untuk penyediaan dokumen Dasar Baru & One Off

Tidak

Semak Permohonan

Ya

Lengkap ?

Kumpul Maklumat

Draf bajet Peringkat Pengurusan

Mesyuarat Pengurusan

Kelulusan Pengurusan

Tamat

pegaw

ai

Page 12: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 12

8.2 Carta aliran kerja bagi Meluluskan Bajet Tahunan

Mula

Dapatkan kelulusan Minit Mesy.Pengurusan

Bajet

Draf Bajet Mesy. Jawatankuasa Kewangan Khas (Khas)

Buku Draf bajet

Semak oleh Jabatan

Ya

Pindaan

Tidak

Mesy.Jawatankuasa Kewangan (Khas)

Ya

Kelulusan Mesyuarat

Pindaan

Tidak

Dapatkan Minit Mesy. Jawatankuasa Kewangan Khas Bajet

Draf Buku Mesy.Jawatankuasa Kewangan Khas Bajet

Mesy.Jawatankuasa Kewangan Khas bersidang

Tamat

Page 13: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 13

Kelulusan Mesyuarat 8.3 Carta aliran kerja bagi Pengedaran Buku Bajet Tahunan

Dapatkan Minit Mesy. J/kuasa Khas bajet

Mula

Draf Bajet Mest. Khas Majlis

Pinda

Surat & 5 salinan Buku

Bajet ke SUK

Tidak

Mesyuarat Semakan oleh SUK

Ya

Pinda

Tidak

Terima Surat Kelulusan

Cetak Buku

Edar kepada Jabatan

peg

awa

i

Page 14: MAJLIS PERBANDARAN KLANG - mpklang.gov.my · I. Perjanjian Program ... Buku Draf Bajet Dwi-Tahunan bersama-sama surat yang telah ditandatangani oleh PW hendaklah dihantar kepada

No Pindaan: 0 Manual MPK BIL 16

Tarikh Berkuatkuasa: Januari 2013

2013

Penyediaan Bajet 14

Tamat

9. PENUTUP

Manual Penyediaan Bajet ini amat penting bagi mengurus dan mengawal perbelanjaan jabatan-jabatan di Majlis Perbandaran Klang di samping memberi perkhidmatan yang terbaik kepada rakyat di Klang.

10. LAMPIRAN

10.1 ABM -1 Ringkasan Eksekutif (Lampiran 1) 10.2 ABM -2 Perjanjian Program (Lampiran 2) 10.3 ABM- 3 Ringkasan Kedudukan Perjawatan (Lampiran 3) 10.4 ABM- 4 Ringkasan Cadangan Dasar Baru dan One Off (Lampiran 4) 10.5 ABM- 5 Format bagi Cadangan Dasar Baru / One Off (Lampiran 5) 10.6 ABM- 7A Ringkasan Hasil Mengikut Objek Sebagai (Lampiran 6)