majlis amanah rakyat - spupim proses janaan input fail smbm dan penghantaran fail input 21 ......

Download Majlis Amanah Rakyat - SPUPIM   Proses Janaan input fail SMBM dan penghantaran fail input 21 ... Bahagian Kewangan, ... Masukkan dan semak maklumat nombor akaun bank

Post on 17-Feb-2018

226 views

Category:

Documents

3 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

  • Majlis Amanah Rakyat

    SISTEM PENGAMBILAN UPIM (SPUPIM)

    PANDUAN PENGGUNA (Pengguna Kolej KPM/IKM/KKTM)

    Bahagian Teknologi Maklumat (BTM)

    September 2012

  • Mukasurat | 1

    PANDUAN PENGGUNA

    KANDUNGAN

    A. MODUL PENGGUNA m/s 1. Pengenalan

    1.1. Latarbelakang 2 1.2. Ringkasan Pemahaman 2 1.3. Skop 2

    2. Laman Login Sistem 4

    3. Senarai Modul Sistem

    3.1 Modul Pemprosesan 3.1.1 Pendaftaran 5 3.1.2 Permohonan Manual 7

    3.2 Modul Pengurusan Fail Induk

    3.2.1 Senarai Input Fail Induk 9 3.2.2 Semakan Input Fail Induk 11 3.2.3 Pengesahan Fail Induk 15 3.2.4 Senarai Batch Fail 20 3.2.5 Proses Janaan input fail SMBM dan penghantaran fail input 21

    ke SMBM (PROSES AUTO) 3.2.6 Pengesahan Semakan LPP6 21

    3.3 Modul Pengguna

    3.3.1 Skrin Tukar Katalaluan 19 4 Lampiran

    4.1 Carta alir proses pengurusan fail induk 4.2 Carta Alir proses permohonan manual 4.3 Contoh email proses edit (Borang Edit) 4.4 Contoh email proses final (Borang Final)

  • Mukasurat | 2

    1. Pengenalan 1.1 LatarBelakang SPUPIM adalah sistem berkomputer utama yang digunakan dalam proses

    pengambilan pelajar lepasan SPM, STPM, Sijil dan Pra Diploma ke institusi pendidikan MARA. SPUPIM adalah proses berkomputer bagi urus tadbir pengambilan pelajar ke institusi pendidikan MARA.

    1.2 Ringkasan Pemahaman

    Urus tadbir pengambilan pelajar ke institusi pendidikan MARA bergantung

    sepenuhnya kepada SPUPIM

    SPUPIM digunakan oleh Pengawal Program institusi pendidikan MARA, institusi-

    institusi pendidikan MARA, Bahagian Kewangan, Bahagian Teknologi Maklumat dan

    permohonan dari orang awam

    1.3 Skop

    Pengawal Program memerlukan functions merekodkan data seperti berikut: Pengurusan pengguna

    Penetapan direktori Am. Contoh seperti senarai institusi, senarai program dan

    kelayakan.

    Membolehkan dokumen yang diperlukan dimuat naik ke sistem seperti dokumen iklan,

    dokumen perjanjian dan panduan program yang ditawarkan

    Dokumen yang dimuat naik boleh dicetak secara online

    pengurusan data permohonan dahulu dan terkini

    pengesahan data pemohon untuk pelajar lepasan MRSM

    Muat naik keputusan peperiksaan. (SPM/Sijil/Pra Diploma )

    Pengurusan tempoh permohonan

    Pengurusan program mengikut institusi pendidikan MARA

    Muat naik data pemohon yang membuat permohonan melalui Sistem UPU

    Permohonan memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

    Dapat membezakan jenis pemohon mengikut program dan syarat kelayakan

    Permohonan lepasan IKM, lepasan PIP KPM (Sijil ke Diploma)

    Pengurusan permohonan mengikut sesi pengambilan.

    Semakan Senarai Hitam MARA ibu/bapa/penjaga

    Semakan pemohon yang pernah belajar dan berhenti/gagal/tamat pengajian KPM tidak

    ditawarkan di KPM. Pemohon yang pernah belajar dan berhenti/gagal/tamat pengajian

    IKM/KKTM tidak ditawarkan IKM/KKTM

    Pemohon perlu memohon program yang lebih tinggi dari kelayakan yang telah ada.

    contoh pemohon yang mempunyai Diploma tidak boleh memohon diploma lagi.

    Mana-mana pemohon yang pernah berhenti/gagal di mana-mana institusi seperti KPM

    masih boleh ditawarkan di institusi yang lain contoh KKTM.

    Pengemaskinian permohonan perlu input gabungan no. siri permohonan dan no kad

    pengenalan

    Sistem berupaya membantu pemilihan program mengikut kelayakan pemohon (Sistem

    Bantuan Keputusan)

  • Mukasurat | 3

    Kelayakan dan Merit memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

    Proses kelayakan boleh dibuat secara Real Time iaitu permohonan yang diterima,

    pihak pentadbir sistem boleh melihat terus pemohon layak atau tidak. Paparan dalam

    bentuk senarai.

    Proses kelayakan juga boleh dibuat secara longgok (Batch) mengikut keperluan

    pentadbir sistem.

    Pengiraan Merit berdasarkan kriteria yang ditetapkan semasa penetapan

    semakan proses kelayakan dibuat di Back End

    Ranking (Data telah wujud) memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

    Berdasarkan keputusan Merit dan program

    Semakan proses kelayakan dibuat di Back End

    Penempatan memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

    Penempatan yang dicadangkan oleh sistem

    Pengawal program boleh membuat penempatan secara manual

    Penempatan secara manual hanya untuk calon yang layak sahaja boleh dilakukan

    mengikut individu dan batch

    Semakan Permohonan dan Surat Tawaran memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

    Cetak surat tawaran secara online

    Pengesahan setuju terima dan maklumat bayaran proses

    Cetak dokumen. Contoh, Surat perjanjian dan buku panduan

    IKM/KKTM menggunakan wang pos

    KPM menggunakan resit bayaran MARA

    Pendaftaran memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

    Merekod pemohon yang mendaftar mengikut tawaran yang diberi

    Statistik pemohon yang berdaftar dan tidak berdaftar

    Semakan dokumen

    Masukkan dan semak maklumat nombor akaun bank

    Penyediaan data untuk pewujudan fail induk memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

    Janaan Nombor akaun pelajar

    Menjana data untuk LPP4 dan LPP6

    Laporan memerlukan functions merekodkan data seperti berikut:

    Jumlah Pemohon mengikut program

    Senarai pemohon ikut IPMa

    Jumlah pemohon yang mendaftar mengikut institusi dan program

    Senarai Semua pemohon

    Bilangan Pelajar yang ditawarkan

    Bil. Pelajar membuat pengesahan setuju terima tawaran

    Status Pemohon

  • Mukasurat | 4

    2. Laman Login Sistem Untuk membuat capaian ke sistem :- Sistem akan paparkan skrin seperti di bawah :-

    Langkah-langkah Penggunaan: i) Masukkan ID Pengguna dan Kata Laluan untuk akses sistem. ii) Klik butang Masuk untuk capaian Sistem SPUPIM. Laman dan mesej akan

    dipaparkan di skrin. iii) Klik butang Semula untuk login semula sekiranya ingin menukar ID Pengguna dan

    KataLaluan. iv) Klik Pautan Panduan Pengguna untuk membuka dokumen panduan pengguna

    sistem. v) Klik pautan lupa kata laluan untuk resetkan katalaluan. Skrin di bawah akan

    dipaparkan. Id Pengguna dan kad pengenalan perlu dimasukkan dan klik button reset untuk sistem resetkan katalaluan kepada id pengguna(nombor gaji).

  • Mukasurat | 5

    3. Kategori bagi Pentadbir Sistem Kolej Modul Utama Untuk Pentadbir Sistem Kolej Setelah selesai membuat login sistem, sistem akan paparkan skrin seperti dibawah.

    Langkah-langkah Penggunaan: i) Klik setiap menu yang dipaparkan dan skrin mengikut menu yang dipilih akan dipaparkan. ii) Antara Menu utama yang terdapat pada kategori pengguna Pentadbir Sistem kolej adalah

    Pemprosesan, Pengurusan Fail Induk, Pengguna. iii) Klik pautan Keluar untuk pengguna keluar daripada sistem ini. 3.1 Menu Pemprosesan 3.1.1 Submenu Pendaftaran

  • Mukasurat | 6

    Langkah-langkah Penggunaan: i) Skrin boleh dicapai melalui menu Pendaftaran. ii) Klik pada Drop Down List Program untuk memilih program . iii) Senarai pelajar mengikut program yang dipilih akan dipaparkan

    iii) Klik link Data Excel untuk mengekspot senarai pelajar yang dipaparkan ke dalam fail

    excel. iv) Pengguna boleh membuat carian pelajar melalui no kad pengenalan. Masukkan no kad

    pengenalan pada text box dan klik butang Semak. Maklumat pelajar akan dipaparkan seperti di bawah.

  • Mukasurat | 7

    v) klik ikon untuk mengemaskini maklumat status pendaftaran dan dokumen lengkap. Maklumat pelajar akan kelihatan seperti skrin di bawah:

    vi) klik Drop Down List untuk maklumat Dokumen lengkap dan tag daftar, dan masukkan no

    ID Pelajar dan No. Resit bayaran pada runagan yang disediakan.

    vii) Klik ikon untuk menyimpan perubahan yang dibuat atau klik ikon untuk batalkan perubahan yang dibuat pada rekod pelajar tersebut.

    3.1.2 Submenu Permohonan Manual

    i) Skrin boleh dicapai melalui menu Permohonan Manual. ii) Klik pada link Permohonan Manual untuk memaparkan skrin seperti di bawah .

  • Mukasurat | 8

    Langkah-langkah Penggunaan:

    i) Modul permohonan manual diwujudkan untuk membolehkan pelajar yang tidak membuat permohonan malalui sistem Online SPUPIM semasa permohonan dibuka, diwujudkan rekod dalam sistem SPUPIM.

    ii) Masukkan no kad pengenalan pelajar dan klik butang Hantar. iii) Jika ingin kembali ke menu utama sistem klik butang Menu Utama Sistem iv) Jika maklumat pelajar telah wujud, maklumat pelajar tersebut akan dipaparkan. v) Jika maklumat pelajar belum wujud, tiada maklumat akan dipaparkan.

    vi) Klik pada butang Permohonan skrin di bawah akan dipaparkan

  • Mukasurat | 9

    vii) Lengkapkan maklumat yang diperlukan seperti maklumat Peribadi, IbuBapa,

    Akademik, Program yang dipilih dan perakuan viii) Setelah selesai memasukkan maklumat yang diperlukan, klik Tab Keluar. ix) Pengguna akan dipaparkan manu utama sistem. x) Setelah maklumat pelajar telah wujud dalam sistem, pihak koleh perlu maklumkan

    kepada pengawal Program (BKT,BPT) untuk membuat proses penempatan manual. xi) Setelah pengawal program membuat penempatan manual, pelajar perlu membuat

    pengesahan setuju terima tawaran melalui skrin semakan permohonan. Rujuk lampiran 1 untuk carta aliran permohonan Manual.

    3.2 Menu Pengurusan fail induk, 3.2.1 Submenu Senarai Input Fail Induk (PT HEP)