mahkamah syariah wilayah -wilayah persekutuan - … · mahkamah syariah wilayah persekutuan...

MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH

PKPS 07

No. Keluaran 3

Tarikh Keluaran29.12.2009

PENGURUSAN LATIHAN

WAKIL PENGURUSAN

..........................................

MOHAMAD ZAKIAN BIN DIO

Ketua Pendaftar

Mahkamah Syariah Wilayah-

Persekutuan

Tarikh :

NO SALINAN TERKAWAL:

JAWATAN:

MAHKAMAH SYARIAH WILAYAH-WILAYAH

PERSEKUTUAN

MS 9001:2008

Tarikh Keluaran 29.12.2009

No. Pindaan

Tarikh Pindaan

PENGURUSAN LATIHAN

WAKIL PENGURUSAN

..........................................

MOHAMAD ZAKIAN BIN DIO

-Wilayah

KETUA HAKIM SYARIE

………………………………………………….

HJ. MOHAMAD BIN HJ ABDULLAH

Ketua Hakim Syarie

Mahkamah Syariah Wilayah

Persekutuan

Tarikh :

NO SALINAN TERKAWAL:

Tarikh Pindaan

1

KETUA HAKIM SYARIE

………………………………………………….

HJ. MOHAMAD BIN HJ ABDULLAH

Ketua Hakim Syarie

Mahkamah Syariah Wilayah-Wilayah


PKPS 07

No. Keluaran 3


1. OBJEKTIF

Prosedur ini bertujuan untuk menggariskan tatacara menguruskan

dilaksanakan dengan berkesan di semua

2. SKOP

Prosedur ini digunakan di Bahagian Pengurusan dan Sumber Manusia Mahkamah Syariah

Wilayah Persekutuan untuk merancang, mengendali dan menilai perlaksanaan program latihan

sama ada dijalankan secara dalaman atau anjuran institusi latihan.

3. DEFINISI

BIL ISTILAH

3.1 Institusi Latihan

3.2 Latihan

4. SINGKATAN

BIL SINGKATAN

4.1 PT(P/O)

4.2 JPM

4.3 JKSM

5. RUJUKAN

5.1 MK-MSWP-01


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

Prosedur ini bertujuan untuk menggariskan tatacara menguruskan latihan

dilaksanakan dengan berkesan di semua Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan



sama ada dijalankan secara dalaman atau anjuran institusi latihan.

PENGERTIAN

Syarikat perunding latihan atau institusi latihan

Kerajaan yang menawarkan program

latihan/kursus/seminar/bengkel.

Termasuk kursus, seminar, muzakarah,

tazkirah,ceramah, bengkel dan program-

yang memberi maklumat dan ilmu pengetahuan

kepada pegawai dan kakitangan.

PENGERTIAN

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan/Operasi)

Jabatan Perdana Menteri

Jabatan Kehakiman Syariah Malaysia

Tarikh Pindaan

2

latihan supaya dapat

Mahkamah Syariah Wilayah Persekutuan.



institusi latihan

Kerajaan yang menawarkan program

-program

yang memberi maklumat dan ilmu pengetahuan

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan/Operasi)


PKPS 07

No. Keluaran 3


1. PROSES KERJA

TANGGUNGJAWAB

Ketua Hakim /

Pendaftar/Pen.Pengarah/

Jawatankuasa Latihan

Pendaftar / Pen.Pengarah


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

TINDAKAN

Ketua Hakim /

A. PERANCANGAN LATIHAN

1. Mengenalpasti, merancang dan menyediakan

perancangan keperluan latihan bagi setiap

kakitangan berdasarkan antaranya:-

a) Laporan Prestasi Tahunan

b) Borang Maklumat Keperluan

Latihan/Kursus

c) Peruntukan Kewangan

d) Permohonan latihan secara individu

kepada institusi latihan

e) Tawaran daripada agensi kerajaan/swasta

B. PENGURUSAN LATIHAN ANJURAN JABATAN

2. Menyediakan kertas permohonan

latihan yang mengandungi maklumat berikut:

a) Objektif Latihan

b) Kumpulan Sasar

c) Kandungan program

d) Tarikh, masa, dan tempat kursus dicadangkan

e) Penceramah

f) Anggaran kos

3. Menghantar kertas permohonan kelulusan

latihan untuk sokongan JKSM dan kelulus

4. Menerima jawapan daripada JPM/JKSM sama ada

lulus/ tidak atau lulus dengan pindaan.

5. Jika tidak lulus dapatkan arahan daripada KHS

sama ada membuat rayuan atau latihan dibatalka

Tarikh Pindaan

3

Mengenalpasti, merancang dan menyediakan

perancangan keperluan latihan bagi setiap

Permohonan latihan secara individu

Tawaran daripada agensi kerajaan/swasta

PENGURUSAN LATIHAN ANJURAN JABATAN

Menyediakan kertas permohonan kelulusan

latihan yang mengandungi maklumat berikut:-

Tarikh, masa, dan tempat kursus dicadangkan

Menghantar kertas permohonan kelulusan

latihan untuk sokongan JKSM dan kelulusan JPM.

Menerima jawapan daripada JPM/JKSM sama ada

Jika tidak lulus dapatkan arahan daripada KHS

sama ada membuat rayuan atau latihan dibatalkan


PKPS 07

No. Keluaran 3


TANGGUNGJAWAB

Urusetia

Peserta



PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

TINDAKAN

6. Jika lulus dengan pindaan, buat tindakan

berdasarkan kehendak JKSM/JPM

7. Jika lulus, edarkan memo perhubungan

arahan hadir latihan dan lampirkan Borang

Penilaian Prestasi Peserta (Lampiran 1)

kepada pegawai/kakitangan yang dipilih.

8 Memastikan perjalanan latihan sempurna

berdasarkan tugas-tugas berikut:-

a) Menguruskan penginapan jika diadakan diluar

pejabat

b) Menguruskan pengangkutan

c) keperluan dokumen-dokumen latihan, alat tulis

dan sijil.

d) Peralatan teknikal mencukupi.

e) Memastikan tempat latihan sedia digunakan.

f) Menguruskan kehadiran penceramah.

g) Mengurus perlantikan pengacara majlis.

h) Merekodkan kehadiran peserta.

i) Mengedarkan dan mendapat semula Borang

Penilaian Kursus (Lampiran 2)

peserta.

9. Menghadiri latihan pada tarikh dan tempat

yang telah ditentukan.

10. Menghantar Borang Penilaian Prestasi Peserta

(Lampiran 1) kepada Bahagian Perkhidmatan

dalam tempoh sebulan selepas tarikh latihan.

11. Membuat penilaian keberkesanan latihan :

a. Berdasarkan kepada Proses Penilaian Prestasi

peserta selepas menjalani latihan. (Lampiran 1)

Tarikh Pindaan

4

Jika lulus dengan pindaan, buat tindakan

Jika lulus, edarkan memo perhubungan

arahan hadir latihan dan lampirkan Borang

Lampiran 1)

yang dipilih.

Memastikan perjalanan latihan sempurna

Menguruskan penginapan jika diadakan diluar

dokumen latihan, alat tulis

Memastikan tempat latihan sedia digunakan.

Menguruskan kehadiran penceramah.

Mengurus perlantikan pengacara majlis.

Mengedarkan dan mendapat semula Borang

(Lampiran 2) kepada

Menghadiri latihan pada tarikh dan tempat

Menghantar Borang Penilaian Prestasi Peserta

(Lampiran 1) kepada Bahagian Perkhidmatan

dalam tempoh sebulan selepas tarikh latihan.

Membuat penilaian keberkesanan latihan :

kepada Proses Penilaian Prestasi

(Lampiran 1)


PKPS 07

No. Keluaran 3


TANGGUNGJAWAB

Pendaftar/Pen. Pengarah

Ketua Pendaftar/Pendaftar/



PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

TINDAKAN

b. Berdasarkan Borang Penilaian Kursus

(Lampiran 2)

c. Berdasarkan Laporan Prestasi Tahunan

Peserta

12. Menyimpan dan menyelenggara rekod

mengenai latihan/kursus

a) Nota Kursus (jika ada)

b) Borang Penilaian Kursus.

c) Borang Penilaian Prestasi Peserta

d) Rekod berkaitan Kursus/Latihan

C. LATIHAN OLEH AGENSI LUAR

13. Menerima tawaran program latihan dari

institusi latihan.

14. Menyemak program yang ditawarkan untuk

menentukan keperluan latihan berdasarkan

kepada perancangan tahunan dan keperluan

latihan.

15. Menyemak peruntukan, sama ada mencukup

atau tidak. Jika tidak mencukupi, dapatkan

keputusan Ketua Hakim sama ada boleh

mendapat peruntukan tambahan atau tidak.

16. Jika mencukupi, kenal pasti kakitangan

yang akan dicalonkan.

17. Maklumkan persetujuan awal terimaan

tawaran kepada pengendali institusi latihan

dengan menyatakan:-

Tarikh Pindaan

5

Borang Penilaian Kursus

Berdasarkan Laporan Prestasi Tahunan

Menyimpan dan menyelenggara rekod-rekod

Borang Penilaian Prestasi Peserta

Rekod berkaitan Kursus/Latihan

Menerima tawaran program latihan dari

Menyemak program yang ditawarkan untuk

menentukan keperluan latihan berdasarkan

keperluan

Menyemak peruntukan, sama ada mencukupi

atau tidak. Jika tidak mencukupi, dapatkan

keputusan Ketua Hakim sama ada boleh

mendapat peruntukan tambahan atau tidak.

Jika mencukupi, kenal pasti kakitangan

Maklumkan persetujuan awal terimaan

tawaran kepada pengendali institusi latihan


PKPS 07

No. Keluaran 3


TANGGUNGJAWAB

Pendaftar/Pen.Pengarah

PT(P/O)

Peserta


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

TINDAKAN

a. Jenis/tajuk latihan yang dikendalikan

b. Bilangan latihan

c. Tarikh latihan

d. Nama kakitangan yang akan menghadiri

latihan

18. Jika borang latihan perlu diisi, arahkan

calon yang telah dipilih mengisi borang dan

menghantarkannya kepada Institut Latihan

berkenaan.

19. Keluarkan memo/surat arahan kepada calon

yang telah dipilih mengikuti latihan dengan

menyatakan maklumat berikut:-

a. Jenis/tajuk latihan

b. Tarikh latihan

c. Tempat latihan

d. Jadual latihan (jika ada)

20. Memaklumkan kepada Unit Kewangan untuk

menempah tiket penerbangan dan lain

keperluan mengikut kelayakan jika perlu.

21. Menghantar borang Penilaian Prestasi

Peserta kepada Bahagian Perkhidmatan

dalam tempoh sebulan selepas tamat latihan

Tarikh Pindaan

6

Jenis/tajuk latihan yang dikendalikan

Nama kakitangan yang akan menghadiri

Jika borang latihan perlu diisi, arahkan

calon yang telah dipilih mengisi borang dan

menghantarkannya kepada Institut Latihan

Keluarkan memo/surat arahan kepada calon

yang telah dipilih mengikuti latihan dengan

Memaklumkan kepada Unit Kewangan untuk

menempah tiket penerbangan dan lain

kelayakan jika perlu.

Menghantar borang Penilaian Prestasi

Peserta kepada Bahagian Perkhidmatan

dalam tempoh sebulan selepas tamat latihan


PKPS 07

No. Keluaran 3


7. CARTA ALIRAN

B. Pengurusan Latihan Anjuran Jabatan

Tidak lulus

Dapatkan arahan

selanjutnya dari KHS


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

Pengurusan Latihan Anjuran Jabatan

Kenalpasti latihan yang diperlukan kakitangan

Sediakan kertas cadangan

Dapatkan kelulusan daripada JKSM/JPM

Tidak lulus

Lulus?

Ya

Edarkan surat arahan mengikuti latihan kepada

kakitangan

Buat persiapan latihan

Dapatkan penilaian latihan daripada peserta

Rekodkan maklumat latihan dalam Rekod

Perkhidmatan

Buat penilaian keberkesanan latihan

Selenggara rekod-rekod latihan

Mula

TAMAT

Tarikh Pindaan

7

diperlukan kakitangan

Dapatkan kelulusan daripada JKSM/JPM

Edarkan surat arahan mengikuti latihan kepada

Dapatkan penilaian latihan daripada peserta


eberkesanan latihan

rekod latihan


PKPS 07

No. Keluaran 3


C. LATIHAN OLEH AGENSI LUAR

Tidak perlu

Simpan

dalam

perhatian

& failkan

Tidak cukup


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

Terima tawaran program latihan

dari institusi latihan

Semak keperluan latihan

perlu

Perlu?

Ya

Semak peruntukan

cukup

Cukup?

Ya

Kenalpasti kakitangan yang akan

dicalonkan

Maklumkan persetujuan awal

tawaran kepada pengendali latihan

Arah calon isi borang jika perlu dan

Hantar kepada penganjur

Keluarkan surat tawaran/arahan

kepada calon

MULA

A

Tarikh Pindaan

8

Terima tawaran program latihan

Kenalpasti kakitangan yang akan

Maklumkan persetujuan awal terima

tawaran kepada pengendali latihan

Arah calon isi borang jika perlu dan

Keluarkan surat tawaran/arahan


PKPS 07

No. Keluaran 3



PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

Maklum kepada Unit Kewangan

bagi tempahan kapal terbang

atau lain-lain


Perkhidmatan

Buat penilaian keberkesanan latihan

Selenggara rekod latihan

TAMAT

A

Tarikh Pindaan

9

Maklum kepada Unit Kewangan

bagi tempahan kapal terbang


eberkesanan latihan


PKPS 07

No. Keluaran 3


8. REKOD KUALITI

Bil Tajuk

1. Borang Penilaian Kursus

2.

Fail Latihan kakitangan

3.

Buku Rekod Perkhidmatan

9. LAMPIRAN

9.1 Borang Penilaian Prestasi Peserta

9.2 Borang Penilaian Kursus


PERSEKUTUAN

MS 9001:2008


No. Pindaan

Tarikh Pindaan

Lokasi Tempoh Simpan

Borang Penilaian Kursus Bilik Latihan 3 tahun

Fail Latihan kakitangan Bilik Latihan 3 tahun

Buku Rekod Perkhidmatan Bahagian Sumber

Manusia dan

Khidmat Pengurusan

Kekal

Borang Penilaian Prestasi Peserta - Lampiran 1

Borang Penilaian Kursus - Lampiran 2

Tarikh Pindaan

10

Tempoh Simpan

11

Lampiran 1

BK-MSWP-PKPS-07-02

BORANG PENILAIAN PRESTASI PESERTA

Bahagian 1: Maklumat Pegawai

Nama Pegawai:

Jawatan: Gred:

Bahagian:

Cawangan: Kuala Lumpur Putrajaya Labuan

Bahagian 2: Maklumat Kursus Yang Dihadiri:

Nama Kursus/Bengkel ( dll ):

Tarikh:

Penganjur :

Tempat:

Bahagian 3:Laporan Kursus (*Berkaitan: Keberkesanan kursus)-sila sertakan salinan sijil

Tandatangan peserta:

Bahagian 4 : Penilaian Oleh Pegawai Penilai melalui ujian, laporan, temubual,

maklumbalas dll dengan berdasarkan kefahaman, kualiti, produktiviti, motivasi dsbnya.

Kefahaman: (* bulatkan mana yang bersesuaian)

1 2 3 4 5

Tidak Kurang Sederhana Memuaskan Amat

Memuaskan Memuaskan Memuaskan

Keperluan kepada latihan lanjutan

Perlu

Tidak

Ulasan: …………………………………………………………………………………………………………………………….

Nama:

Jawatan: Tandatangan Pegawai Penilai

12

LAMPIRAN 2

BORANG PENILAIAN KURSUS UNTUK KURSUS DALAM/LUAR NEGERI

Tolong lengkapkan borang ini dan serahkan semula kepada URUSETIA LATIHAN.

A. BUTIRAN PROGRAM

1 Tajuk Kursus :______________________________________________________________________

2 Tempat :_________________________________________ Tarikh : ___________________ 3 Nama Jururunding :________________________________________________________________

B. PENILAIAN (TOLONG BULATKAN JAWAPAN YANG BERSESUAIAN)

Butiran-Butiran Tidak Memuaskan

Sedarhana Memuaskan Baik Teramat Baik

1 PROGRAM

a. Objektif program dijelaskan dengan baik 1 2 3 4 5

b. Bahan kursus teratur dan membantu 1 2 3 4 5

2 JURURUNDING/TRAINER

a. Berkebolehan berkomunikasi dengan baik 1 2 3 4 5

b. Tajuk kursus dijelaskan dengan baik 1 2 3 4 5

c. Penilaian pengetahuan fasilitator 1 2 3 4 5

d. Kebolehan menggunakan konsep kursus dengan tugas 1 2 3 4 5

e. Kebolehan menarik perhatian peserta 1 2 3 4 5

f. Bahasa yang digunakan mudah difahami 1 2 3 4 5

g. Wujud suasana positif semasa sesi pembelajaran 1 2 3 4 5

h. Penceramah boleh member jawapan yang sempurna 1 2 3 4 5

3 KEMUDAHAN TEMPAT LATIHAN

a. Bilik Penginapan 1 2 3 4 5

b. Makanan 1 2 3 4 5

c. Bilik Latihan 1 2 3 4 5

d. Bahan-bahan kursus 1 2 3 4 5

e. Kelengkapan peralatan 1 2 3 4 5

13

4 CADANGAN-CADANGAN a. Adakah anda mencadangkan agar perunding ini diberi peluang untuk mengajar di masa hadapan?

Jika TIDAK, apakah pandangan anda. Ya Tidak Alasan:……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………………

b. Pada pandangan anda apakah program-program lain yang perlu diberi perhatian di masa hadapan?

c. Adakah anda nampak sebarang permasalahan sepanjang program ini dijalankan? Jika ya, tolong jelaskan

Ya Tidak Alasan:……………………………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………………………………

mahkamah syariah wilayah -wilayah persekutuan - … · mahkamah syariah wilayah persekutuan...

Documents