lpj executive meeting 2010 terbaru

of 35 /35
LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010 LEMBAR PENGESAHAN Presiden BEM Haikal Aulia Rahman NIM 208131011 Ketua Pelaksana Muhammad Rifqi Abdurrakhim NIM 209135016 Menyetujui, Pudir. Bidang Kemahasiswaan Dadan Heryada W, ST.MT. NIP. 196206141989031002 1

Author: darealz

Post on 26-Jun-2015

50 views

Category:

Documents


4 download

Embed Size (px)

TRANSCRIPT

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

LEMBAR PENGESAHAN

Presiden BEM

Ketua Pelaksana

Haikal Aulia Rahman NIM 208131011

Muhammad Rifqi Abdurrakhim NIM 209135016

Menyetujui, Pudir. Bidang Kemahasiswaan

Dadan Heryada W, ST.MT. NIP. 196206141989031002

1

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

LATAR BELAKANG Kegiatan kemahasiswaan merupakan suatu keniscayaan yang menjadi bagian dari tolok ukur kehidupan kampus yang dinamis. Ragam kegiatan terkait dengan keorganisasian, merupakan salah satu ajang dalam melatih mahasiswa bekerjasama dan bertoleransi dalam pergaulan masyarakat luas. Namun demikian, harus ada suatu integrasi harmonis antara kemampuan akademik dan berorganisasi. Dengan beragamnya elemen organisasi di Politeknik Manufaktur Negeri Bandung yang mewadahi kreatifitas kegiatan dalam berbagai bentuk untuk menunjang minat, bakat dan aktifitas sosial budaya serta religi. Organisasi kemahasiswaan memiliki peran sentral sebagai penyiapan tenaga potensial dalam mengungkit denyut nadi pemberdayaan bangsa. Keberhasilan sebuah organisasi, lebih utama dikarenakan keberhasilan manajemen organisasi, kredibilitas kepengurusan dan kreatifitas kegiatan yang dimiliki. Oleh karena itu, perlu adanya sebuah kegiatan untuk memantau dan mengaudit setiap organisasi-organisasi mahasiswa di Politeknik Manufaktur Negeri Bandung, agar tujuan dan kelangsungan dari organisasi tersebut dapat dilaksanakan dengan efisien dan efektif. NAMA KEGIATAN

POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

TEMA KEGIATAN

Together We Stand, For a Better Polman Bandung

AGENDA KEGIATAN

Rapat evaluasi kineja program kerja HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung Rapat pembahasan AD / ART HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung Rapat perencanaan program kerja HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung Rapat pembahasan regenerasi HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung Rapat pembahasan kaderisasi HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung Rapat persiapan PORSENI POLITEKNIK NASIONAL dari UKM POLMAN Negeri Bandung

2

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

MAKSUD DAN TUJUAN

Mengevaluasi dan memberi arahan untuk kinerja HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung Merumuskan Anggaran Dasar dan Anggaran Rumah Tangga setiap HMJ dan UKM POLMAN Negeri Bandung Memberi arahan untuk regenerasi dan kaderisasi setiap HMJ dan UKM Mengukur kesiapan dan persiapan dari UKM POLMAN Negeri Bandu ng untuk mengikuti PORSENI POLITEKNIK NASIONAL SASARAN KEGIATAN

Himpunan Mahasiswa Jurusan (HMJ) Unit Kegiatan Mahasiswa (UKM)

WAKTU DAN TEMPAT

Hari & Tanggal Waktu Tempat

: Senin, 17 Mei 2010 s/d Jumat, 22 Mei 2010 : Pukul 16.00 WIB s/d selesai : Ruang UKM dan Ruang HIMA Lt. 3 Kampus Politeknik Manufaktur Negeri Bandung

JADWAL KEGIATAN

Hari Senin

:

- UKM Futsal - UKM Tenis Meja - UKM Basket - UKM Bulu Tangkis - UKM Tenis

Hari Selasa

:

- UKM (MANUSIA) - UKM Paduan Suara Mahasiswa (PSM) - UKM Persatuan Minang Sayo (PMS) - UKM Keluarga Mahasiswa Islam (KMI)

3

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

- UKM Persatuan Mahasiswa Kristen (PMK)

Hari Rabu

:

- UKM Voli - UKM Catur - UKM Taekwondo - UKM Hilarious Club (Hi-C) - UKM Grune Techniker

Hari Kamis

:

- UKM Robotic Engineers Society of Polman (RESP) - UKM Ammateurs Technology and Information (ATI) - UKM PERS - UKM Programmable Logic Control - Computer Numerical Control (PLC-CNC) - UKM Otomotif

Hari Jumat

:

- Himpunan Mahasiswa Teknik Manufaktur (HMTM) - Himpunan Mahasiswa Teknik Perancangan (HMTP) - Himpunan Mahasiswa Teknik Pengecoran Logam (HMPL) - Himpunan Mahasiswa Teknik Otomasi Manufaktur & Mekatronika (HIMAMO)

PELAKSANA KEGIATAN

Pelaksana kegiatan ini adalah panitia-panitia yang terdiri dari anggota Badan Eksekutif Mahasiswa (BEM) POLMAN Bandung tingkat I.

PERLENGKAPAN KEGIATAN

y

Ruang HIMA dan Ruang UKM

4

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

SUSUNAN KEPANITIAAN

PELINDUNG

:

Direktur Polman Bandung Prof. Dr. Ir. Isa Setiasyah Toha, M.Sc.

PENGARAH

:

Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan Dadan Heryada W, ST., MT.

PENANGGUNG JAWAB

:

Presiden Badan Eksekutif Mahasiswa Haikal Aulia Rahman (2MEA)

KETUA PELAKSANA WAKIL KETUA BENDAHARA SEKRETARIS

: : : :

Muhammad Rifqi Abdurrakhim (1AEA) Yanuar Pratiwa (1MEA) Acep Sopian (1MEA) Kharisma Pribadi (1AEA)

DIVISI ACARA Koordinator Anggota : : Chaerul Hamid (1DEA) Randha A (1MEB) Adam Faris (1FEB) Yuga Agung Pratama (1AEA) Aas Siti Aisah (1MEA) Widya Nur Rizana (1MEB)

DIVISI LOGISTIK& KONSUMSI Koordinator Anggota : : Ibrahim Abdulkhair (1FEB) Rian Yulianto (1MEB) M. Zayd (1MEB) M. Hamzah S. (1DEA) Tedy Ahmad (1MEB) Aretomadha E. A. (1DEA)

5

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

DIVISI HUMAS, PUBLIKASI DAN DOKUMENTASI Koordinator Anggota : : Ilman Hadid (1MEA) Bagus Achmad (1MEC) Dika Juhada (1AEA) Muhamad Hanif Ridha (1AEA) Darryl Valentino (1MEA) Aldinar Yusaf (1MEB) DESKRIPSI KERJA 1. KETUA PELAKSANAy y y

Bertanggung jawab terhadap kelangsungan acara Executive Meeting 2010. Mengatur tugas-tugas serta pembagian kerja tiap-tiap divisi. Mengawasi kinerja dari tiap-tiap divisi selama kegiatan berlangsung.

2.

WAKIL KETUAy Membantu dan menyertai ketua pelaksana dalam mengawasi kinerja dari tiap-tiap divisi

selama acara berlangsung.y Mengambil alih tugas dan kewajiban dari ketua pelaksana bilamana ketua pelaksana

berhalangan hadir selama acara berlangsung.y Bertanggung jawab secara langsung di lapangan.

3.

SEKRETARISy Membuat dan mempersiapkan surat-surat yang diperlukan selama kegiatan Executive

Meeting 2010 berlangsung.y Mengarsipkan dan mendokumentasikan surat-surat yang telah dibuat. y Mempersiapkan dan membuat laporan kegiatan Executive Meeting 2010.

4.

BENDAHARAy Bertanggung jawab terhadap seluruh pengelolaan dana, baik penerimaan maupun

pengeluaran dengan bukti-bukti yang jelas dan konkrit.

6

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

5.

DIVISI ACARAy Bertanggung jawab untuk mengatur pelaksanaan acara dari awal kegiatan hingga kegiatan

berakhir.

6.

DIVISI KONSUMSIy Bertanggung jawab dalam pengadaan konsumsi (minuman dan makanan ringan).

7.

DIVISI LOGISTIKy Menyiapkan semua kebutuhan barang-barang selama kegiatan Executive Meeting 2010

berlangsung.y Menyiapkan kebersihan dan kerapihan lingkungan setiap harinya pada saat kegiatan

Executive Meeting 2010 berlangsung.

8.

DIVISI HUMPUBDOKy Bertanggung jawab dalam mempublikasikan dan mendokumentasikan seluruh kegiatan

yang dilaksanakan selama kegiatan Executive Meeting 2010 berlangsung.

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN

1.

KETUA PELAKSANA a. Hambatany Sulitnya mengatur kelancaran koordinasi antar divisi yang ada sehingga seringkali

terjadi kesalahan-kesalahan komunikasi antar divisi.y Sulitnya mengoordinasi tugas-tugas yang harus dilakukan tiap-tiap divisi karena

seringkali sulit untuk mengumpulkan tiap-tiap anggotanya.y Perwakilan dari UKM tidak hadir sesuai jadwal

b. Penanggulangan Hambatany Sebelum

acara

berlangsung,

sebaiknya

semua

anggota

panitia harus sering

dikumpulkan dengan tujuan untuk membahas program kerja yang akan dilakukan sehingga akan lebih mudah mengoordinasi segala sesuatunya saat acara berlangsung.

7

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

y Pastikan setiap divisi beserta anggota-anggotanya sudah mengetahui dan memahami

tugasnya masing-masing.y Perwakilan UKM dihubungi lagi untuk menghadiri rapat esok harinya.

2.

WAKIL KETUA PELAKSANA a. Hambatany Sulitnya mengatur kelancaran koordinasi antar divisi yang ada sehingga seringkali

terjadi kesalahan-kesalahan komunikasi antar divisi.y Sulitnya mengoordinasi tugas-tugas yang harus dilakukan tiap-tiap divisi karena

seringkali sulit untuk mengumpulkan tiap-tiap anggotanya.

b. Penanggulangan Hambatany Lebih sering untuk mengkoordinasikan segala sesuatunya dengan ketua pelaksana

sehingga pada pelaksanaan acara tidak terjadi miss-komunikasi.y Koordiansi dengan semua divisi yang ada sehingga jika ada perubahan acara dan yang

lainnya bisa langsung tersampaikan dengan mudah.

3.

SEKRETARIS a. Hambatany

Kurangnya koordinasi dengan panitia-panitia di bidang lain sehingga sering terjadinya pengulangan pengetikan surat serta dokumen-dokumen lainnya.

b. Penanggulangan Hambatany

Selalu membawa file-file Executive Meeting 2010 yang telah disimpan di dalam flash disk.

y y

Membuat pengulangan pengetikan. Membuat catatan untuk menghindari pengulangan pengetikan.

4.

BENDAHARA a. Hambatany

Kurangnya koordinasi antar panitia mengenai rencana anggaran masing-masing divisi sehingga pengeluaran kurang terencana dengan baik dan terkesan mendadak.

8

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

y

Kurang tertibnya pencatatan dan pemberian bukti pembayaran dari beberapa divisi mengakibatkan kesulitan yang cukup berarti dalam membuat rekap laporan keuangan.

y

Pembuatan laporan keuangan yang tersendat akibat dari kurang cepatnya laporan dari setiap divisi.

b. Penanggulangan Hambatany

Sebelum acara berlangsung sebaiknya semua rencana pengeluaran dana telah tersusun dengan baik.

y

Pastikan setiap anggota divisi untuk selalu membuat bukti pembayaran setiap telah melakukan transaksi keuangan.

y

Seluruh divisi dalam kepanitiaan wajib membuat laporan keuangan yang dilampiri dengan bukti-bukti pembayaran.

5. DIVISI ACARA Secara keseluruhan kegiatan ini dapat dinilai berjalan dengan lancar meskipun terdapat pelaksanaan yang tidak sesuai dengan rencana. Kegiatan ini dilaksanakan selama 5 hari yaitu, 17 April 21 Mei 2010 dengan rincian terlampir.

Dalam kepanitiaan Executive Meeting 2010, Divisi Acara ini terbagi menjadi beberapa Subdivisi antara lain :

a. UKM BASKET Pertemuan pada tanggal 17 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Ardia Kusdiana (2MEB)

Struktur kepengurusan sudah ada AD-ART Belum ada ( 2 minggu lagi ) Program Kerja : Ada

Persiapan Porseni : 80% Hambatan :y

Kesulitan Dana.

9

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

y y

Fasilitas lapangan (lampu) kurang mendukung. Membutuhkan papan jadwal lapangan.

Solusi :y y

Lampu sudah diperbaiki. Akan dibuatkan papan jadwal lapangan, namun sebelumnya harus berkoordinasi dengan pengguna Lapangan Atas lainnya.

y

Menanggapi kesulitan dana yang dihadapi, diharapkan untuk yang akan datang agar lebih baik lagi dalam berkoordinasi dan berkomunikasi pembimbingm pihak kampus dan BEM

b. UKM BULU TANGKIS Pertemuan pada tanggal 17 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, M Faisal (2MEB)

Struktur kepengurusan : Ada AD-ART : Belum ada ( 2 minggu lagi ) Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : 50 %

Hambatan :y y y

Tidak memiliki pelatih. Kekurangan dana. Penyewaan lapang kurang.

Solusi :y

Menanggapi kesulitan dana yang dihadapi, diharapkan untuk yang akan datang agar lebih baik lagi dalam berkoordinasi dan berkomunikasi dengan pembimbing dan BEM.

y y

Segera mencari pelatih, terlebih akan menghadapi PORSENI. Untuk menghadapi PORSENI, persiapannya lebih dimatangkan lagi agar mencapai hasil yang maksimal.

10

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

c. UKM TENIS MEJA Pertemuan pada tanggal 17 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Farid Fawwaz Iqbar (1DEB)

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : 40%

Hambatan :y

Kekurangan Fasilitas ( meja pingpong) dikarenakan kuantitas anggota baru yang meningkat.

y

Kekurangan Fasilitas ( Bet dan Bola ). Solusi :

y

Segera berkoordinasi untuk pengadaan peralatan, karena agar persiapan PORSENI lebih matang lagi.

y

Untuk menghadapi PORSENI, persiapannya lebih dimatangkan lagi agar mencapai hasil yang maksimal. Terutama pertandingan persahabatan dengan Perguruan Tinggi lain.

d. UKM PADUAN SUARA MAHASISWA Pertemuan pada tanggal 18 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Faris Iqbal (2MEB)

Struktur kepengurusan : Ada AD-ART : Belum ada ( 2 minggu lagi ) Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Pop Song (75%) Puisi (20%)

Hambatan :y

Tempat pelatihan belum ada yang tetap.

11

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

y

Dana belum keluar.

Solusi :y y

Mulai sekarang dapat menggunakan ruang UKM di Lt.3 Lebih berkoordinasi lagi dengan BEM dan pembimbing mengenai masalah dana.

e. UKM PERSATUAN MINANG SAYO Pertemuan pada tanggal 18 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Nosa Riko NA (2AEA)

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak Ikut

Hambatan :y y y

Susah Berkumpul. Dana belum keluar. Semakin sedikit mahasiswa dari minang

Solusi :y

Untuk masalah dana, alokasinya sudah ada. Dapat menanyakan dan mengajukan proposalnya ke pihak kampus.

y

Untuk sosialisasi open recruitmentnya lebih baik lagi, terutama penekanan kepada mahasiswa non-Minang bahwa UKM ini merupakan UKM mengenai budaya Minang d.l.l.

f. UKM PERSATUAN MAHASISWA KRISTEN Pertemuan pada tanggal 18 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Andreas Setiawan (2DEA)

Struktur Kepengurusan : Ada

12

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

AD-ART : Belum Ada (2 minggu lagi) Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y y

Sulit mengkoordinasi anggota-anggota. Kurang kesiapan saat mengajukan acara sewaktu liburan.

Solusi :y y

Untuk masalah pertemuan tiap pekan harap segera diatasi dan dicari solusinya. Untuk pengajuan acara ketika liburan diharapkan dipersiapkan lebih dini agar acara dapat terlaksana dengan lancar.

g. UKM KELUARGA MAHASISWA ISLAM Pertemuan pada tanggal 18 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Iman Rahmansyah Tayibnapis (2AEA)

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : 80%

Hambatan :y y

Divisi Keputrian tidak jalan karena tidak ada anggota. Taklim keputrian tidak berjalan.

Solusi :y

Untuk Talim Putri yang belum terlaksana, harap disosialisasikan lebih luas dan lebih persuasif. Untuk tahun ajaran baru, dapat dikembangkan lagi open recruitmentnya, khususnya bagi akhwat.

13

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

h. UKM SEPAK BOLA Pertemuan pada tanggal 18 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Randi Rivalda (2MEA)

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : 40% Hambatan :y y y y

Untuk latihan rutin malam terbentur hujan. Dana susah turun. Dana hanya dapat dipergunakan untuk biaya pelatih saja. Lapangan bawah masih belum dapat dipakai.

Solusi :y

Menanggapi kesulitan dana selama ini, diharapkan untuk kedepannya lebih baik lagi dalam hal komunikasi dan prosedurial dengan pihak kampus, seperti pembimbing d.l.l.

y

Untuk pembuatan jadwal Lapangan Atas, harap dikoordinasikan dengan pengguna lapangan lainnya, karena akan dibuatkan papan jadwal/utilitas di Lapangan Atas.

y

Persiapan PORSENI lebih dimatangkan lagi agar dapat mencapai hasil yang maksimal.

i. UKM TAEKWONDO Pertemuan pada tanggal 19 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Ryan Arwan W (1MEB)

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : 80%

14

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

Hambatan :y y

Kejelasan Prosedurial tentang perijinan mahasiswa yang magang Kekurangan atlit dalam beberapa kelas

Solusi :y

Menanggapi kekurangan atlet dalam beberapa kelas, diharapkan mencari dahulu dan dibicarakan dengan pembimbing, instruktur olahraga, dan juga persuasif ke pihak mahasiswa untuk dapat mengikuti kejuaraan.

y

Perizinan lomba bagi seluruh mahasiswa D3AT dan D3KT harus mengikuti prosedur yang ada. Pembimbing membuat daftar pemain yang selanjutnya diserahkan ke pihak kampus untuk dibuatkan Surat Tugas yang dapat digunakan untuk izin dalam kegiatan perkuliahan.

j. UKM HILARIOUS CLUB Pertemuan pada tanggal 19 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Aldinar Yusaf (1MEB) Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y y

Perizinan mahasiswa yang magang. Mahasiswa kurang berminat.

Solusi :y

Perizinan lomba bagi seluruh mahasiswa D3AT dan D3KT harus mengikuti prosedur yang ada. Pembimbing membuat daftar pemain yang selanjutnya diserahkan ke pihak kampus untuk dibuatkan Surat Tugas yang dapat digunakan untuk izin dalam kegiatan perkuliahan.

y

Lebih persuasive lagi untuk open recruitmentnya agar lebih banyak yang berminat dalam UKM tersebut.

15

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

k. UKM INOVASI BISNIS Pertemuan pada tanggal 19 Mei 2010 dihadiri oleh perwakilan UKM, yaitu Taufik Nasrul Albi (2MEA). Ketuanya adalah Rifky Fratama (3DEA)

Struktur Kepengurusan : Belum ada AD-ART : Belum Ada ( 2 minggu lagi ) Program Kerja : Belum Ada ( 2 minggu lagi ) Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y y

Anggot kurang loyal. Belum ada OR dan Regenerasi.

Solusi :y y

Segera meregenerisasi UKM dan segera melakukan Open Recruitment. Perbanyak kegiatan agar anggotanya aktif dan loyal terhadap UKM.

l. UKM PLC-CNC Pertemuan pada tanggal 20 Mei 2010 dihadiri oleh Bagus A. Satrio (1MED) yang menjabat Wakil Ketua. Ketua Organisasinya Bayu Maulana (2MEB) Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y y

Pendanaan Workshop terhambat. Pendanaan operasional terhambat.

Solusi :y

Lebih ditingkatkan lagi koordinasi dengan pembimbing dan juga BEM untuk masalah pendanaan.

16

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

m. UKM ATI Pertemuan pada tanggal 20 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Dendi Ruswandi (2AEA) Struktur Kepengurusan : Belum ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y

Dana belum cair hingga OR terhambat

Solusi :y

Menanggapi kesulitan pendanaan yang ada, diharapkan untuk kegiatan yang akan datang lebih baik lagi berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pembimbing, Pak Dadan, dan juga BEM.

y

Mengenai pengadaan peralatan, dapat dibicarakan terlebih dahulu dengan pembimbing dan diajukan dalam TOR.

n. UKM TENIS LAPANG Pertemuan pada tanggal 20 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Ajril Putra (3AEA)

Struktur Kepengurusan : Belum ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y Kaderisasi sulit karena kurang peminat. y Belum ada regenerisasi

17

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

Solusi :y

Menanggapi UKM yang belum diregenerisasi dan vakum, diharapkan segera dilakukan regenerisasi agar UKM ini dapat terus bertahan.

y

Peminat kemungkinan ada dari tingkat 1 apabila open recruitment disosialisasikan dan dikoordinasikan dengan pembimbing.

o.

UKM JURASICMAN Pertemuan pada tanggal 20 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Arwan Darwono (2AEA)

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Bagian Peliputan

Hambatan :y y y

Dana belum cair. Peralatan tidak mendukung. Regenerasi UKM terhambat dan kurang berjaln dengan baik

Solusi :y

Menanggapi kesulitan pendanaan yang ada, diharapkan untuk kegiatan yang akan datang lebih baik lagi berkomunikasi dan berkoordinasi dengan pembimbing dan juga BEM.

y

Mengenai

pengadaan

peralatan,

dapat

dibicarakan

terlebih

dahulu

dengan

pembimbing dan diajukan dalam TOR.

p. UKM RESP Pertemuan pada tanggal 20 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Rizky Pratama (2 AEC)

18

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Hilang file-nya,2 minggu lagi Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y y

Dana Macet Bengkel Elektro Mekanik tidak dapat digunakan pada malam hari.

Solusi :y

Menanggapi kesulitan pendanaan yang ada, diharapkan untuk kegiatan yang akan datang lebih dini mengantisipasi masalah dana jika sulit turun. Seperti mengajukan dana ke sponsor, mencari pinjaman dana, d.l.l.

y

Mengenai kesulitan penggunaan bengkel Elektro Mekanik, dapat didiskusikan dengan pihak kampus dan warga agar mendapatkan solusinya.

q. UKM MANUSIA Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Yocky D. H. (3TM) Struktur Kepengurusan : Belum Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y y y

Latihan harus diluar menggunakan uang pribadi. Studio musik di kampus tidak dapat digunakan untuk kegiatan UKM MANUSIA. Belum regenerisasi karena tidak ada tempat latihan

Solusi :y y

Segera regenerisasi untuk keberlangsungan UKM kedepannya. Untuk masalah tempat latihan akan dibicarakan lebih lanjut lagi.

19

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

r. UKM Otomotif Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Muhamad Ihsan Fauzi (3TM)

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Hilang file-nya, 2 minggu lagi Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y y y

Belum ada kaderisasi dan regenerisasi. Terhambat di Modular, sehingga tidak sesuai rencana hasilnya. Dana belum ada.

Solusi :y y

Segera kaderisasi dan regenerisasi. Modular lebih dijadwalkan dan didisiplinkan lagi, agar tercapai hasil yang maksimal dan efektif.

y

Segera selesaikan masalah dana yang ada.

s. UKM Voli Pertemuan pada tanggal 27 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua Organisasi, Chandra Nuriman (1MEC)

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Hilang softfile-nya, secepatnya Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : 70% untuk keikutsertaan, tetapi untuk penyelenggaraan 0%

Hambatan :y

Koordinasi dalam UKM belum baik.

20

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

y

Pemakaian lapang belum maksimal.

Solusi :y Akan dibuatkan papan jadwal lapangan, namun sebelumnya harus berkoordinasi

dengan pengguna Lapangan Atas lainnya.y Segera atasi permasalahan dalam UKM, terutama persiapan penyelenggaraan PORSENI

harus secepatnya. Harap koordinasikan dengan pembimbingnya.

t.

HMTM Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua himpunan, Rd. Farid (2MEA)

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y

Kaderisasi susah, pembina memberikan lampu hijau tetapi dosen-dosen senior tidak memberikan izin karena alasan prestasi mahasiswa menurun

y

Wisuda malam tidak mendapat dana dari kampus.

Solusi :y

Segera membicarakan lebih lanjut mengenai masalah kaderisasi dengan pihak jurusan

y

Lebih baik lagi dalam koordinasi untuk pengajuan dana kegiatan.

u.

HMTP Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 diwakili oleh Gatra Kusuma (2DEA), ketuanya Fauzul Nugraha (2DEA)

21

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan : (belum dibahas) Solusi : (belum dibahas)

v.

HMPL Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 dihadiri langsung oleh ketua himpunan, Ade Baehaki (2FEA)

Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y y

LDK3 vakum 2 bulan karena persetujuan dari dosen. Vakum karena perpindahan kepengurusan.

Solusi :y y

Segera mengatasi kesalahpahaman dengan dosen-dosen jurusan Segera mengaktifkan kembali kepengurusan

w.

HIMAMO Pertemuan pada tanggal 21 Mei 2010 diwakili oleh Herry Adityo (2AEA), namun dibahas lagi dengan ketua Organisasi, Imam Maulana (2AEA) Struktur Kepengurusan : Ada AD-ART : Ada Program Kerja : Ada

22

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

Persiapan Porseni : Tidak ikut

Hambatan :y y y

Pengambilan dana jaket himpunan sulit. Dana kurang memadai. Konsistensi anggota kurang baik.

Solusi :y

Lebih baik lagi dalam koordinasi untuk pencairan dana jaket himpunan dan dana lainnya.

y

Untuk anggota yang tidak loyal, akan diberikan sanksi.

6.

DIVISI KONSUMSI a. Hambatany

Catering tempat pemesanan konsumsi tidak menyediakan jasa antar barang pesanan sehingga konsumsi yang dipesan harus diambil sendiri oleh panitia.

b. Penanggulangan Hambatany

Panitia perlu menyediakan kru yang siap untuk mengurus masalah transportasi, sehingga apabila catering tidak menyediakan jasa antar pesanan, maka panitia sudah siap untuk pergi mengambil pesanan konsumsi itu sendiri.

7.

DIVISI HUMPUBDOK a. Hambatany

Pemakaian baterai yang cepat habis mengakibatkan pengambilan gambar yang sedikit terhambat.

y

Pengambilan gambar terhambat akibat kurangnya panitia lapangan yang tidak hadir saat rapat berlangsung.

b. Penanggulangan Hambatan

23

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

y y

Penyediaan baterai dan kamera dalam jumlah lebih. Menyiapkan panitia pengganti apabila sewaktu-waktu panitia lapangan yang bertugas meliput tidak bisa hadir.

KESIMPULAN Rangkaian kegiatan Masa Executive Meeting 2010 dalam rangka Dies Natalis ke-33 yang dimulai sejak persiapan hingga pelaksanaanya yang terangkum dalam jangka waktu kurang lebih lima hari dapat dinilai sukses dan berhasil. Beberapa alasan yang dapat menguatkan penilaiannya tersebut antaranya :y

Secara umum kinerja tiap divisi dapat dikatakan cukup baik, meskipun ada beberapa divisi yang kami nilai mempunyai kinerja kurang baik. Namun berkat kerja keras dan kerja sama tim panitia semua ini dapat diatasi.

y

Seluruh tugas dari tiap divisi dapat diselesaikan dengan cukup baik, dan sesuai dengan jadwal yang ditentukan, meskipun banyak terdapat hambatan dan perubahanperubahan dari rencana awal.

y

Seluruh rangkaian kegiatan Executive Meeting 2010 dari persiapan hingga pelaksaannya dapat dinilai telah memfasilitasi maksud dan tujuan kegiatan itu sendiri. Tercapai atau tidaknya maksud dan tujuan itu sendiri tergantung bagaimana setiap peserta memanfaatkan fasilitas-fasilitas tersebut.

y

Serangkaian kegiatan Executive Meeting 2010 telah dilaksanakan dengan cukup baik dan tertib sesuai dengan jadwal, meskipun ada perubahan dalam beberapa hal.

Semua ini dapat dilakukan karena adanya kepercayaan yang diberikan oleh institusi kepada panitia Executive Meeting 2010 ,yang telah bekerja keras, memberikan dedikasinya, loyalitas, kekompakan, serta kesabaran untuk melancarkan kegiatan ini.

SARAN Setelah melalui semua proses, baik itu masa-masa persiapan hingga hari pelaksanaan, banyak hal yang dapat kami ambil sebagai pelajaran, sehingga kami dapat melihat kekurangan serta kelebihan dari acara ini. Oleh karena itu kami mengharapkan kepanitian Executive Meeting berikutnya :

24

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

y

Dapat meningkatkan dan mengembangkan kreativitas, sehingga pada Executive Meeting berikutnya , acara menjadi lebih baik lagi, baik dari konsep maupun kualitas acaranya.

y

Dalam kepanitiaan, hal-hal yang mendetail harus diperhatikan sehingga apabila terdapat perubahan-perubahan dari rencana awal, panitia dapat mengatasi hambatan yang berarti.

y y

Dalam kepanitiaan, dari awal hendaknya ditekankan akan loyalitas dalam kegiatan ini. Melakukan koordinasi yang baik dengan pihak rekan panitia, serta segala pihak yang terkait dengan kegiatan ini.

y

Human error harus dapat diperhitungkan dengan seksama sehingga tidak berdampak pada kegiatan Executive Meeting tahun berikutnya.

y y y

Mempertahankan kerjasama dan kekompakan panitia. Selalu berusaha mempertahankan sikap optimis tapi realistis dan jangan lupa berdoa. Selalu siap menghadapi kemungkinan terburuk.

PENUTUP Kami seluruh panitia penyelenggara Executive Meeting 2010 menyampaikan permohonan maaf pada institusi, peserta, pihak-pihak lain yang terlibat, apabila telah merasa dikecewakan. Semua itu semata-semata disebabkan karena keterbatasan serta kekurangan yang ada pada kami sebagai manusia. Kami ingin mengucapkan terimakasih kepada institusi serta sponsor yang telah mempercayai dan memberikan bantuan Executive Meeting 2010 ini. Semoga apa yang telah kita lakukan ini mendapat ridho dari Allah SWT, amin. untuk membantu panitia dalam menyukseskan acara

PENDANAAN KEGIATAN Rencana sumber pendanaan untuk pelaksanaan kegiatan ini adalah sebagai berikut :y Dana DIPA

25

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

Berikut ini adalah rincian anggaran kegiatan yang telah dilakukan : No Uraian Kebutuhan Biaya Qty 1 1 25 box x 5 hari Satuan bh Paket-keg bh Harga Satuan 100,000 87,500 6,500 Jumlah Harga 100,000 87,500 812,500 1,000,000

1 Spanduk 2 Kesekretariatan 3 Konsumsi Jumlah Pengeluaran

EVALUASI KEGIATAN Evaluasi kegiatan ini ditujukan untuk mengukur sejauh mana organisasi mahasiswa melaksanakan kegiatan yang telah direncanakan, memantau AD/ART organisasi mahasiswa dan mengoreksi kekurangan, kelemahan serta hambatan dalam pelaksanaan kegiatan yang telah dan akan dilaksanakan, sagar dapat diperbaiki dan disempurnakan untuk pelaksanaan kegiatankegiatan yang akan datang. Lalu kegiatan ini berfungsi untuk meningkatkan kualitas sumber daya mahasiswa di Politeknik Manufaktur Negeri Bandung ini dengan kemampuan berorganisasi dan juga softskill lainnya.

PENUTUP Demikian Proposal ini dibuat dengan tujuan agar kegiatan ini bisa berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan dan bermanfaat bagi semua pihak yang terlibat di dalamnya. Oleh karena itu, kerjasama dan bantuan dari berbagai pihak sangat diharapkan terutama dari Pembantu Direktur Bidang Kemahasiswaan selaku Pembina Kemahasiswaan, agar anggaran yang kami ajukan dapat dipenuhi sehingga kegiatan ini dapat berjalan dengan lancar dan sukses. Amin.

26

LAPORAN PERTANGGUNGJAWABAN POLMAN EXECUTIVE MEETING 2010

LAMPIRAN

Dalam surat ini kami lampirkan :y

27