latihan pegawai bukan guru dalam program kewangan di · pdf filemengemukakan laporan tahunan...

Bengkel Training Of Trainers (TOT) Pengurusan Stor Kerajaan

Kursus Pengurusan Kewangan Bagi Inisatif 73 – Latihan Pegawai Bukan Guru Dalam Program Kewangan Di Bawah Pelan Pembangunan Pendidikan

Malaysia (PPPM) 2013-2025

11 - 14 November 2013 – Hotel Sentral, Malaka

Tujuan

Memperkemas dan memantapkan peraturan Pengurusan

Stor Kerajaan

2

Peranan dan Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaan

sebelum 15 Mac tahun berikutnya

i. Laporan Kedudukan stok (Kew.PS-13)

ii. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (Kew.PS-14)

iii. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor

(Kew.PS-15)

iv. Laporan Tahunan Verifikasi Stor (Kew.PS-16)

v. Laporan Tahunan Pelupusan Stok (Kew.PS-20)

vi. Laporan Tahunan Kehilangan Dan Hapus Kira Stok

(Kew.PS-22)

Tujuan

Memperkemas prosedur pelaksanaan pengurusan stor

selepas pengkelasan baharu kategori stor di KPM

3

Dibaca bersekali dengan peraturan sedia ada yang

terpakai berkaitan pengurusan stor

Memudah cara prosedur pengurusan stor selaras dengan

struktur KPM yang kompleks berpandukan kepada

pekeliling semasa yang terpakai

Khusus untuk kegunaan KPM dan agensi di bawahnya

sahaja

Berkuatkuasa mulai 27 Februari 2012

Tatacara Pengurusan Stor

Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran

Bab B – Merekod Stok

Bab C – Penyimpanan

Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan

Bab F – Keselamatan dan Kebersihan

4

Bab G – Pelupusan

Bab H – Kehilangan dan Hapuskira

Definasi Stor & Stok

PERKARA STOR STOK

Definisi Tempat melaksanakan :-

- Penerimaan;

- Perekodan;

- Penyimpanan;

- Penyelenggaraan;

- Pengendalian; dan

- Pengeluaran STOK.

Barang BELUM GUNA dan perlu

disimpan untuk tujuan operasi atau

penyelenggaraan termasuk :-

- Bekalan pejabat

- Ubat-ubatan

- Alat ganti

- Keselamatan

- Makmal

- Bengkel

- Dapur

- Sukan

- Pertanian

- Latihan

- Penyiaran

- Domestik dll

5

Kategori Stor Kerajaan – PP5/2009 PER. STOR PUSAT STOR UTAMA STOR UNIT

Definisi Membekalkan stok

kepada semua Stor

Utama di Kementerian/

Jabatan di bawahnya.

Permohonan

daripada Stor Utama

kepada Stor Pusat

menggunakan KEW.PS-

10

Mendapatkan bekalan

daripada Stor Pusat

ATAU

i. Menguruskan pembelian

sendiri dan membekalkan

kepada stor unit.

Permohonan stok daripada

Stor Unit ke Stor Utama

guna Kew.PS-10.

ii. Menguruskan pembelian

sendiri dan membekalkan

terus kepada pelanggan.

Permohonan daripada

pelanggan ke Stor Utama

guna Kew.PS-11.

Mendapatkan

bekalan daripada Stor

Utama dan bekalan

terus dibuat kepada

pelanggan.

Tidak membuat

perolehan barang-

barang

Permohonan daripada

pelanggan

menggunakan Kew.PS-

11

6

Kategori Stor Kerajaan Di KPM

BIL KRITERIA STOR UTAMA STOR UNIT

1 Kaedah perolehan

(pembelian) stok

menguruskan perolehan

(pembelian) stok sendiri

Tidak membuat perolehan (pembelian)

barang-barang; ATAU

Membuat perolehan stok menggunakan

peruntukan bantuan geran per kapita (PCG)

2 Sumber peruntukan

kewangan bagi tujuan

perolehan

Menggunakan peruntukan belanja

mengurus bagi tahun semasa

Menggunakan peruntukan bantuan geran

per kapita (PCG)

3 Penggunaan Bekalan Stok Membekalkan stok kepada Stor Unit

; ATAU

Membekalkan stok terus kepada

pelanggan

Menerima bekalan stok dari Stor Utama

dan membuat bekalan terus kepada

pelanggan

4 Penggunaan Borang Permohonan stok dari Stor Unit ke

Stor Utama menggunakan KEW.PS-

10; ATAU

Permohonan daripada pelanggan ke

Stor Utama menggunakan KEW.PS-11

Permohonan daripada pelanggan

menggunakan KEW.PS-11

5 Ruangan Stor Mempunyai ruangan / bilik khas bagi

menempatkan peralatan / barang-

barang yang diketegorikan sebagai

stok

Tidak Mempunyai ruangan / bilik khas

bagi menempatkan peralatan / barang-

barang yang diketegorikan sebagai stok

Berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu

Kategori Stor di KPM – 27 Februari 2012

7

Kategori Stor Kerajaan Di KPM Berdasarkan Garis Panduan Pelaksanaan Pengkelasan Baharu

Kategori Stor di KPM – 29 Februari 2012 & Keputusan Mesyuarat JKPAK KPM

Bil. 4/2011 pada 31 Oktober 2011

8

Bil.

Kategori

Bahagian / Agensi / Institusi

1. Stor Utama (i) Semua bahagian / agensi;

(ii) Jabatan Pelajaran Negeri

(iii) Pejabat Pelajaran Daerah;

(iv) Institut Pendidikan Guru Malaysia (induk dan semua kampus IPG);

(v) Kolej Matrikulasi KPM;

(vi) Sekolah Sukan;

(vii) Sekolah Seni;

(viii)Sekolah Berasrama Penuh; dan

(ix) Sekolah Menengah Teknik dan Vokasional

2. Stor Unit sekolah harian, serta mana-mana institusi yang tidak disenaraikan

sebagai Stor Utama

9

• Dapatkan & nilai keseluruhan stok

• Stor Utama/Pusat

Laporan

• Tentukan Kadar Pusingan Stok

• Elak simpanan stok berlebihan

Pusingan Stok • Stor Unit

• Kuantiti kecil & jangkamasa pendek

Pengurusan

Tujuan Diwujudkan Kategori Stor

Kategori Stor Kerajaan

10

STOR UTAMA STOR UTAMA STOR UTAMA

STOR PUSAT

Stor

Unit

Stor

Unit

Stor

Unit

Stor

Unit

Stor

Unit

Stor

Unit

Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan Pelanggan

Asas Pengurusan Stor

11

Pengurusan Stor

• Stok sentiasa ada

• Menepati kehendak pelanggan

Kawalan Stok

• Stok boleh diguna

• Kaedah penjagaan & penyelenggaraan yang sempurna

Fungsi Stor

12

Terima

Nationally and

Internationally

benchmarked

▪ Barang dipesan

▪ Sah dan perakukan barang diterima

Simpan Stok

Penjagaan

▪ Guna kaedah dan di lokasi ditetapkan

▪ Mengoptimumkan ruang stor

▪ Jaga & selenggara stok dengan baik

▪ Pastikan berfungsi untuk digunakan

Pengeluaran ▪ Pergerakan stok ikut keperluan pelanggan

▪ Selenggara rekod setiap transaksi

Nationally and

Internationally

benchmarked

Perancangan ▪ Rancang & urus penokokan stok

▪ Pastikan kedapatan stok ikut paras ditetapkan

Fungsi Stor

13

Pemeriksaan

Nationally and

Internationally

benchmarked

▪ Stok dalam simpanan

▪ Kelemahan / usang / terlebih dll

3K

Pelupusan

▪ Pastikan keselamatan, kebersihan & Keceriaan

▪ Tindakan pelupusan dilaksanakan

▪ Stok usang/obselete , osak , expired, melebihi

keperluan & elak pembaziran

Nationally and

Internationally

benchmarked

Hapuskira ▪ Dilaksanakan mengikut peraturan

▪ Untuk stok yang hilang

Nationally and

Internationally

benchmarked

Pembungkusan ▪ Bungkus dan hantar stok kepada pelanggan

Organisasi Stor

14

Stor Pusat / Utama

Stor Pusat / Utama

Bhgn Bekalan, Kawalan &

Akaun

Rancang & urus pembelian

Kawalan Stok

Akaun

Pengkalan Data

Bahagian Terimaan

Terima & periksa barang dibekal

Bahagian Simpanan

Terima, Simpan & keluar Stok

Catat dalam Kad Petak

Keselamatan

Pengiraan Stok

Bhgn Pembungkusan &

penghantaran

Bungkus & hantar kpd pelanggan

Pengurusan Stor

15

Katalog

Senarai barang piawai

Disediakan oleh Stor Pusat / Utama

Kew.PS-6 – Tambahan barang dalam Katalog

Mengeluarkan Dari senarai perlu kelulusan Pegawai Melulus

Barang Projek pembangunan / Khas dikecualikan

Stor Unit – Senarai Barang Dalam Pegangan

Kumpulan Stok

Dilaksanakan oleh Stor Pusat /Utama

Kump. A (30 %) & B (70%)

Kew.PS-7 – Penentuan Kumpulan Stok

Senarai ikut nilai pembelian utk tempoh dua tahun

30% - pembelian tertinggi

Buat setiap awal tahun

TPS-Latihan/KEW.PS-7.doc









Penentuan Kumpulan Stok KEW.PS-7

16

Maklumat stok

Maklumat perolehan

untuk 2 tahun

Purata nilai

(rujuk formula)

Peratus

(rujuk formula)

Pengkelasan

Pengurusan Stor

17

Paras Stok

Jumlah stok disimpan pada satu-satu masa

Paras Maksimum – kuantiti stok tertinggi (3 bulan penggunaan)

Paras Menokok – indikator untuk dapatkan stok (2 bulan penggunaan)

Paras Minimum – kuantiti stok terendah (1 bulan penggunaan)

Penentuan paras stok – purata pengeluaran 12 bulan terakhir

Stok kritikal (ubat/vaksin) tidak ditetapkan aras

Prestasi Stor

Kadar Pusingan Stok

• Pengiraan setiap suku tahun & tahunan

• Perlu capai sekurang-kurangnya 4 kadar pusingan

• Lebih tinggi lebih bagus

• Kajian semula kalau tidak aktif (untuk elak usang/obselete)

• Stok pembangunan/projek khas tidak diambilkira

Paras Simpanan

• Petunjuk pengurusan stor yang baik.

• Stok tidak melebihi paras simpanan.

• Kecuali keperluan darurat spt vaksin ular.

Paras Perkhidmatan

• Stor memenuhi semua pesanan.

• Stor mencapai paras perkhidmatan yang baik


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran



Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


18

Bab G – Pelupusan


Penerimaan Istilah

Pegawai

Penerima

Nationally and

Internationally

benchmarked

Objektif

▪ Pegawai yang diberi tanggungjawab untuk

terima dan sahkan aset yang diperolehi.

▪ Dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai

Bertauliah

Objektif

▪ Pegawai yang memiliki kepakaran dalam

bidang tertentu

▪ Spesifikasi barang-barang stor

▪ Kualiti/Kuantiti

▪ Keadaan barang-barang stor 19

Pembelian ▪ Stor Utama digalakkan laksana pembelian

secara berpusat / pukal.

▪ Diagihkan kepada stor unit

Penerimaan Daripada Pembekal

20

Semak butiran (LO / Inbois / Nota

serahan dll )

Periksa (kira / ukur / timbang / uji)

Terima – Kew.PS-1

(Stor Unit – Kad Petak)

Terima – Kew.PS-2

(sekiranya ada selisihan)

Perekodan

▪ Kew.PS-1 – Borang terimaan Barang-barang (BTB)

▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang

▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak

(catat diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara

diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji.





























Penerimaan Daripada Stor Pusat/Utama

21

Semak butiran (Kew.PS-10 & Kew.PS-12)

Semak (sama dengan

pesanan)

Terima – Kad Petak

Tidak sempurna – Kew.PS-2

Perekodan

▪ Kew.PS-2 – Borang Laporan Terimaan Barang-barang

▪ Kew.PS-10 – Borang Pesanan Dan Pengeluaran Stok

▪ Kew.PS-12 – Senarai Pembungkusan

▪ Tidak sempurna – kuantiti lebih/kurang, kualiti tidak elok atau rosak

Penerimaan KEW.PS-1 – Borang Terimaan Barang-barang

22

Maklumat pembekal

Maklumat perolehan

Maklumat stok yang

diterima

Tandatangan

Pegawai Penerima

Tandatangan

Pegawai Pengesah


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran



Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


23

Bab G – Pelupusan


Merekod Stok Kad Kawalan Stok & Kad Petak

24

PER. STOR UTAMA STOR UNIT

Rekod di .. Kew.PS-3 (Kad Kawalan Stok)

Kew.PS-4 (Kad Petak)

Kew.PS-4 (Kad Petak)

Warna Kad Kew.PS-3 (Putih)

Kew.PS-4 (Hijau & Merah Jambu

untuk stok bertarikh luput)

Kew.PS-3 (Putih)

Kew.PS-4 (Hijau & Merah Jambu

untuk stok bertarikh luput)

Lokasi Kad Ditempatkan bersama stok

Kad petak barangan kimia, mudah terbakar atau stok simpan dalam bilik

beku simpan ditempat berasingan

Tatacara

Merekod

Penerimaan – Pen dakwat merah

pengeluaran – Pen dakwat biru/hitam

1 kad 1 item & no. kad berturutan

silap (tidak boleh padam – garis,repair & initial)

Rekod

Elektronik Ikut format sama

Sentiasa dikemaskini

Cannibalize direkod dalam senarai berasingan



















Merekod Stok KEW.PS-3 – Kad Kawalan Stok

25

Maklumat Stok

Paras Stok

Maklumat

penerimaan

Maklumat

Pengeluaran

Overall Penerimaan/

Pengeluaran

Merekod Stok KEW.PS-3 – Kad Kawalan Stok (samb ..)

26

Maklumat Transaksi

Maklumat Baki Stok

Tandatangan

Pegawai Stor

Merekod Stok KEW.PS-4 – Kad Petak

27

Rujukan nombor KKS

Nombor Kod Stok

Maklumat Stok

Maklumat Transaksi

Maklumat

Pemeriksaan/Pengira

an

Merekod Stok KEW.PS-5 – Senarai Daftar KKS

28

Rujukan Nombor Kad

Rujukan Nombor Kod

Stok

Butiran Stok

Tandatangan

Pegawai Stor

Merekod Stok Maklumat Tambahan

29

Stok Bahan Mentah (bersifat basah)

Kegunaan Pra Sekolah

Ikan/ayam/ sayuran

Perlu rekod walaupun pembelian berbentuk harian

Guna format disedia atau format lain jika sesuai

Stok gunasama

Peralatan sukan / makmal / kemahiran hidup

Bola/ kayu hoki/ baju sukan/ radas makmal / peralatan pertukangan

Rekod dan simpan secara berasingan setelah keluar

daripada rekod

Guna format disedia atau format lain jika sesuai

Merekod Stok Kew.PS-4 – Disimpan Bersama Stok

Merekod Stok Kew.PS-4 – Disimpan Bersama Stok

31

Merekod Stok Kew.PS-4 – Tidak Disimpan Bersama Stok

32

Merekod Stok Kew.PS-4 – Tidak Disimpan Bersama Stok

33


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran



Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


34

Bab G – Pelupusan


Penyimpanan Stok Tersusun & Ada Pengenalan

35

Penyimpanan Stok Tersusun & Ada Pengenalan

36

Penyimpanan Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan

37

Penyimpanan Stok Tidak Tersusun & Tiada Pengenalan

38


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran



Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


39

Bab G – Pelupusan


Penyimpanan

40

Susun Atur Lokasi Penyimpan Stok

faktor keselamatan,

pergerakan & kekemasan

50cm daripada siling

Penyediaan floor plan

Catat lokasi pada KKS & KP

Letakan tetap & sementara

Amalan MDKD

Pembahagian ruang ikut

jenis stok (jika boleh)

Jenis Stok Tindakan Penyimpanan Jenis Stok Tindakan Penyimpanan

Stok Dalam

Bekas Asal

Kekalkan & pastikan label

dapat dilihat

Stok Barang

Berat

Lokasi paling bawah & mudahkan

urusan

Sediakan palet

Barang Tercerai Kumpul dalam satu bekas

kuantiti mudahkan kerja

Stok Bertarikh

Luput

Teg Biru diletak pada KKS

Kad Petak warna pink

Kew.PS-8

Kew.PS-9 (Senarai Stok bertarikh

Luput)

Barang

Berharga /

Menarik

Ikut Peraturan

Keselamatan

Simpan di tempat selamat

Stok Bahan

Kimia / Mudah

Terbakar

Dilabel

Simpan berasingan

Pengendalian ikut peraturan

Stok Mudah

Terjejas

(Panas/Lembap)

Simpan tempat sesuai cth

dalam peti sejuk atau bilik

kering

Stok Tidak

Mudah Terjejas

(Panas/Lembap)

Simpan ditempat lapang &

berpagar

Pengeluaran Kaedah & Penggunaan borang

41

Kebenaran oleh Pegawai Stor atau Pegawai diberi kuasa secara bertulis oleh Ketua Jabatan Guna sistem Masuk-Dahulu-Keluar-Dahulu (MDKD)

Guna Kew.PS-10 - Borang Pesanan Pengeluaran Stok Permohonan melibatkan stor ke stor

Guna Kew.PS-11 - Borang Permohonan Stok Permohonan pengguna akhir kepada stor

Kew.PS-10 & 11 Hendaklah ditandatangani oleh Pegawai Stor











Pengeluaran KEW.PS-11 – Borang Permohonan Stok

42

Butiran Stok Diminta

Butiran Kelulusan

Diberi

Tandatangan

Pemohon

Pengesahan

Pengeluaran &

Penerimaan

Tandatangan Pelulus

Pengeluaran Maklumat Tambahan

Pengeluaran Bahan Kimia

Kegunaan P&P

Keluar ikut keperluan & catat pada kad

petak

Simpan dalam bekas sementara atau pakai

habis

Simpanan sementara dicatat dalam buku kawalan dalaman

Pengeluaran Stok Gunasama

Pengeluaran dari bengkel/makmal/

stor sukan

Catat dalam buku kawalan dalaman / buku pergerakan

Stok telah dikeluarkan daripada

rekod (kad petak)

Guna format disedia atau format lain jika

sesuai

Pengeluaran Barang Gunahabis

44

Barang Gunahabis

barang kerap digunakan atau barang mudah rosak atau barang bernilai rendah atau Barang tidak ekonomik dikesan.

Contoh :- Kalkulator / gunting / stapler / penunu bunsen/ pemutar skru/ tali/ gelas/ bakul sampah/ sudu / garfu.

• Rekod dan keluarkan terus daripada stok • Tidak perlu buku kawalan dalaman

Pengeluaran Maklumat Tambahan

Jualan Sisa Stok / Barang Terpakai

Barang lebihan P&P / pameran / kajian dll

Berat < 1000kg jualan terus dengan sykt berdaftar

dgn MOF

Berat >1000kg perlu ikut TPA

Kelulusan oleh KJ & hasil ke Akaun Kerajaan

Produk Hasilan Daripada Stok

Produk utk latihan /kajian dll

Kraftangan/ landskap/ hiasan/ peralatan

mekanikal/elektrik dsb

Ada nilai perlu disenaraikan

Kelulusan oleh KJ/ harga ditetapkan oleJabatan & hasil ke Akaun Kerajaan

Pemeriksaan Jenis Pemeriksaan

46

Pemeriksaan Stor

Pengiraan Stok

Pemeriksaan Stok

Verifikasi Stor

Pemeriksaan Pengiraan Stok

47

Soalan Jawapan

Dimana dilaksana ? Stor Pusat

Stor Utama

Stor Unit

Bila ? Sepanjang Tahun

Bila ada transaksi masuk atau keluar

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor

Apa perlu dibuat ? Kira baki selepas transaksi

buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Petak

Tandatangan & tarikh oleh Pegawai stor

Stor Utama perlu sediakan Laporan kedudukan Stok

(Kew.PS-13)

Dilaporkan kepada Urusetia JKPAK

Pengiraan Stok KEW.PS-13 – Laporan Kedudukan Stok

48

Bil & Nilai Stok Sedia

ada

Bil. & Nilai Stok

Diterima

Bil. & Nilai Stok

Keluar

Kadar Pusingan Stok

(rujuk formula)

Bil. & Nilai Stok

Semasa (rujuk

formula)

Pemeriksaan Pemeriksaan Stok

49

Soalan Jawapan


Stor Utama

Stor Unit

Bila ? Sekali setahun mulai 1 Oktober

Pemeriksaan terhadap semua stok

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemeriksa yang dilantik oleh Ketua Jabatan

Pegawai tidak kena mengena dengan stor

Apa perlu dibuat ? Guna Kew.PS-14 – Laporan Pemeriksaan / Verifikasi Stor

Kew.PS-14 disemak dan disahkan oleh pegawai

Pemverifikasi Stor

buat garisan merah pada akhir transaksi di Kad Kawalan

Stok (tandatangan & tarikh Pegawai Pemeriksa)

Ingat !!! Tiada transaksi waktu pemeriksaan

Boleh dengan kebenaran Pegawai Pemeriksa

Pemeriksaan Verifikasi Stor

50

Soalan Jawapan


Stor Utama

Bila ? Sekali setahun sebelum 31 Disember

selepas Pemeriksaan stor dibuat

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh KSU/TKSU

Pegawai Pemverifikasi Stor dilantik oleh Pengarah

Bahagian/Rektor/Pengarah JPN

Tempoh pelantikan 2 Tahun

Apa perlu dibuat ? Lawatan & semakan berdasarkan jadual ditetapkan

Semak / sahkan Kew.PS-14 dan serah kepada KJ

Sediakan Kew.PS-15 – Laporan Tahunan Keseluruhan

Pengurusan Stor dan serah kepada KJ

Keanggotaan

Pemverifikasi Stor

Sekurang-kurangnya 2 orang

Tidak bertugas di stor

Kump. P&P serta sokongan

Pemeriksaan KEW.PS-15 – Laporan Keseluruhan Pengurusan Stor

51

Ulasan Pemverifikasi

terhadap Stor

Syor oleh

Pemverifikasi

Pengesahan Ketua

Jabatan

Pemeriksaan KEW.PS-15 – Laporan Keseluruhan Pengurusan Stor (samb …)

52

Tandatangan

Pemverifikasi Stor

Pemeriksaan Pelarasan Stok

53

Soalan Jawapan

Pelarasan Stok ? Tindakan pembetulan akibat kesilapan kiraan

Bila ? Selepas Pemeriksaan Stor dan Verifikasi Stor

dilaksanakan

Tanggungjawab siapa ? Pegawai Stor

Kuasa Melulus Ketua Jabatan

Borang Diguna Kew.PS-17 – Penyata Pelarasan Stok

Apa perlu buat ? Transaksi di ruang Terima – stok terlebih (KKS-Bhgn B)

Transaksi di ruang Keluar – stok terkurang

Catat di Kad Petak

Tandatangan dan tarikh


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran



Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


54

Bab G – Pelupusan


Keselamatan & Kebersihan

Tujuan Patuhi Arahan

Keselamatan

Suasana stor yang kondusif

Pelabelan yang jelas &

mudah difahami

55


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran



Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


56

Bab G – Pelupusan


Pelupusan Stok bernilai rendah

57

Proses mengeluarkan stok yang usang, rosak atau lebihan yang tidak diperlukan (NPA kurang daripada RM 10,000.00)

Laksana berdasar syor Pegawai Pemeriksa atau Pemverifikasi Stok

Pelantikan Pegawai Pemeriksa oleh Ketua Jabatan (secara bertulis)

Pegawai Pemeriksa dua orang – P&P atau Sokongan

Guna Kew.PS-19 – Pelupusan Stok Bernilai Rendah

Tidak perlu Perakuan Pelupusan (PEP)

Kuasa melulus ikut P.U (B) 285 bertarikh 6 Ogos 2009

Serah Kew.PA-18 (musnah) atau Kew.PA-19 (hadiah/pindah/jual)

Pelupusan KEW.PS-19 – Pelupusan Stok Bernilai Rendah

58

Tandatangan

Pegawai Pemeriksa

Maklumat Stok Yang

Hendak Dilupuskan


Pendahuluan

Bab D - Pengeluaran



Bab E - Pemeriksaan

Bab A - Penerimaan


59

Bab G – Pelupusan


Kehilangan & Hapuskira Stok bernilai rendah

60

NPA tidak lebih RM250 secara agregat.

Kekurangan disebabkan susut akibat dipotong, bancuh, bocor, sejat dll

Kekurangan disebab kecuaian kena ikut TPA sepenuhnya tanpa kira NPA

Guna Kew.PS-21 – Laporan Hapuskira Kekurangan Stok

Tidak perlu Laporan Polis, Laporan Awal dan Laporan Akhir kecuai kehilangan libatkan jenayah

Kuasa melulus ikut P.U (B) 285 bertarikh 6 Ogos 2009


Maklumat Tambahan

2. Ringkasan Keperluan Pengurusan Stor

1. Laporan Tahunan Pengurusan Stor

61

3. Ringkasan Penggunaan Borang

Maklumat Tambahan Laporan Tahunan Pengurusan Stor (Suku Tahun)

62

STOR UTAMA STOR UNIT

KEW.PS-13 – Laporan Kedudukan

Stok

KEW.PS-20 – Laporan Tahunan

Pelupusan Stok

KEW.PS-14 – Laporan Pemeriksaan

/ Verifikasi Stok


Kehilangan dan Hapus Kira


Pelupusan Stok

Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua

Jabatan



Pemeriksaan Mengejut oleh Ketua

Jabatan

Semua stor dikehendaki mengemukakan laporan prestasi pengurusan stor kepada penyelaras stor Bahagian/ JPN untuk dilaporkan semasa Mesyuarat

JKPAK

Laporan Tahunan Pemeriksaan Mengejut – AP 309

63

Dapatan Terhadap

Pemeriksaan

Mengejut

Tandatangan Ketua

Jabatan

Maklumat Tambahan Laporan Tahunan Pengurusan Stor (Tahunan)

64


KEW.PS-13 – Laporan Kedudukan

Stok

KEW.PS-14 – Laporan Pemeriksaan

Stok (ruang pemverifikasi dikosongkan)


Keseluruhan Pengurusan Stor


Pelupusan Stok


Verifikasi Stor




Pelupusan Stok


Pelupusan Stok

Catatan : Sekiranya tiada kes kehilangan atau pelupusan dilaksanakan, nyatakan “ TIADA ” di dalam laporan di KEW.PS-20 dan KEW.PS-22

Laporan Tahunan KEW.PS-16 – Laporan Tahunan Verifikasi Stor

65

Nama Agensi

Kategori Stor

(Stor Utama)

Tarikh Verifikasi

Dilakukan

Nilai Keseluruha Stok

Laporan Tahunan KEW.PS-20 – Laporan Tahunan Pelupusan Stok

66

Nama Agensi

NPA Stok Yanng

Dilupuskan

Hasil Pelupusan

(jika ada)

Pecahan NPA ikut

kaedah

(mesti sama dengan

NPA stok)

Laporan Tahunan KEW.PS-22 – Laporan Tahunan Verifikasi Stor

67

Nama Agensi

Maklumat stok

beserta NPA,Kuantiti

& tarikh kehilangan

serta hapuskira

Pecahan NPA ikut

kaedah

(mesti sama dengan

NPA stok)


Maklumat Tambahan

2. Ringkasan Pengurusan Stor

68



Maklumat Tambahan Ringkasan Keperluan Pengurusan Stor

69

BIL AKTIVITI KEKERAPAN TEMPOH

PELAKSANAAN

CATATAN

1 Pengiraan Stok Sebaik-baiknya setuiap

suku tahun bagi tujuan

penyediaan KEW.PS-13

Sepanjang Tahun Dilaksanakan

oleh Pegawai

Stor

2 Pemeriksaan

Stor

Sekurang-kurangnya

satu (1) kali setahun

Dilaksanakan mulai 1

Oktober tahun semasa

Dilaksanakan

oleh Pegawai

Pemeriksa

3 Verifikasi Stor Sekurang-kurangnya

satu (1) kali setahun

Selepas prosedur

pemeriksaan dijalankan

(selepas Oktober dan

sebelum 31 Dis tahun

semasa

Dilaksanakan

oleh Pegawai

Pemverifikasi

Stok

4 Pemeriksaan

Mengejut

Sekurang-kurangnya

dua (2) kali setahun

Sepanjang Tahun Dilaksanakan

oleh Ketua

Jabatan

5 Laporan

Pelupusan dan

Hapus Kira

Setiap suku tahun Sepanjang Tahun Jika ada


Maklumat Tambahan

70



2. Ringkasan Pengurusan Stor

Maklumat Tambahan Ringkasan Penggunaan Borang

71

BIL PROSES BORANG


1 Penerimaan i. KEW.PS-1 – Borang

Terimaan Barang-barang

ii. KEW.PS-2 – Borang

Laporan terimaan Barang-

barang (jika ada selisihan)

i. KEW.PS-2 – Borang Laporan

terimaan Barang-barang (jika

ada selisihan)

2 Merekod

Stok

i. Katalog Stor

ii. KEW.PS-3 – Kad Kawalan

Stok

iii. KEW.PS-4 – Kad Petak

iv. KEW.PS-5 - Senarai KKS

i. Rekod Senarai Barang

ii. KEW.PS-4 – Kad Petak

3 Penyimpanan i. KEW.PS-6 – Tambahan

Barang-barang Standard

ii. KEW.PS-7 – Penentuan

Kumpulan Stok

iii. KEW.PS-8 – MDKD

iv. KEW.PS-9 - Senarai Stok

Bertarikh Luput

i. KEW.PS-7 – Penentuan

Kumpulan Stok

ii. KEW.PS-8 – MDKD

iii. KEW.PS-9 - Senarai Stok

Bertarikh Luput

Maklumat Tambahan Ringkasan Penggunaan Borang

72

BIL PROSES BORANG


4 Pengeluaran i. KEW.PS-10 – Borang Pesanan

dan Pengeluaran Stok

ii. KEW.PS-11 – Borang

Permohonan Stok

iii. KEW.PS-12 – Senarai

Pembungkusan

i. KEW.PS-11 – Borang

Permohonan Stok

5 Pemeriksaan i. KEW.PS-13 – Laporan

Kedudukan Stok

ii. KEW.PS-14 – Laporan Verifikasi

Stok

iii. KEW.PS-17 - Penyata

Pelarasan Stok

iv. KEW.PS-18 – Perakuan Ambil

Alih

i. KEW.PS-14 – Laporan

Verifikasi Stok

ii. KEW.PS-17 - Penyata

Pelarasan Stok

iii. KEW.PS-18 – Perakuan

Ambil Alih

6 Kehilangan

dan Hapsukira


Pelupusan Stok Bernilai Rendah

ii. KEW.PS-21 – Laporan Hapus

Kira Kekurangan Stok


Pelupusan Stok Bernilai

Rendah

ii. KEW.PS-21 – Laporan Hapus

Kira Kekurangan Stok

Tatacara Pengurusan Stor Pertanyaan

Unit Pengurusan Aset Alih Bahagian Perolehan dan Pengurusan Aset

Kementerian Pelajaran Malaysia Aras 5, Blok E2, Kompleks E

Pusat Pentadbiran Kerajaan Persekutuan 62604 Putrajaya

73

latihan pegawai bukan guru dalam program kewangan di · pdf filemengemukakan laporan tahunan...

Documents