Kursus Automasi Pejabat - Microsoft Word - Asas

ULPAV, BTMK, KKM

1

PENGENALAN

Dengan MS Word untuk Windows, anda boleh menghasilkan dokumen dengan segera. Butang-butang yang terdapat di bahagian atas skrin akan memudahkan kerja yang rumit. Dengan cepatnya anda boleh menghasilkan surat, memo dan dokumen-dokumen yang lain dengan menggunakan wizard yang disediakan.

SKRIN MS WORD

Kenal pasti yang berikut:

A. Bar Program – menunjukkan program yang sedang digunakan. B. Bar Menu – menu di mana arahan disimpan.C. Toolbar Standard – ikon pintas arahan-arahan yang kerap digunakan.D. Toolbar Formatting – ikon pintas arahan-arahan berkaitan dengan format. E. Butang Tutup – menutup perisian MS WordF. Kursor Menaip – lokasi aksara apabila menaip atau memasukkan objek. G. Skrol Bar Menegak – gerakkan skrin ke atas atau ke bawah.H. Skrol Bar Melintang – gerakkan skrin ke kiri atau ke kanan.

A. Bar Program B. Bar Menu

E. Butang Tutup

C. Toolbar Standard D. Toolbar Formatting

F. Kursor Menaip G. Skrol Bar Menegak

H. Skrol Bar Melintang

MEMULAKAN MS WORD

1. Klik butang Start2. Pilih All Program Microsoft Office Microsoft Word

MENCIPTA FAIL BARU

1. Apabila pertama kali masuk ke dalam MS Word, dokumen yang baru akan dibuka ATAU2. Klik File New OK (default setting) ATAU3. Klik File New dan pilih jenis fail yang ingin dibuka dan klik butang OK

MEMBUKA FAIL SEDIA ADA

1. Klik File Open dan masukkan nama fail yang ingin dibuka ATAU2. Klik File Open, pilih nama fail daripada senarai yang dipaparkan dan klik butang Open

MENYIMPAN FAIL

1. Klik File Save2. Jika fail sudah tersedia, pergi ke langkah 63. Untuk pertama kali dokumen tersebut disimpan, nama fail perlu dimasukkan

dan kotak dialog Save As akan dipaparkan4. Masukkan nama dokumen ke dalam kotak File name:5. Pilih folder atau pemacu yang akan digunakan untuk menyimpan dari kotak Save in6. Klik butang Save

MENYELIT TEKS

1. Bawa kursor ke tempat yang ingin teks tersebut diselitkan dan taipkan perkataan yang tertinggal

MENGGANTIKAN TEKS

1. Tandakan teks yang ingin digantikan dengan cara klik dan tarik butang tetikus pada teks tersebut

2. Taipkan teks yang baru dan sekaligus teks yang lama akan hilang

MEMADAMKAN TEKS

1. Tandakan teks yang ingin digantikan dengan cara klik dan tarik butang tetikus pada teks tersebut

2. Klik butang Cut pada bahagian atas skrin ATAU3. Klik Edit Cut ATAU4. Tekan kekunci Delete atau Backspace

MENYALIN TEKS

1. Tandakan teks yang ingin disalin dengan cara klik dan tarik butang tetikus pada teks tersebut

2. Klik butang Copy pada bahagian atas skrin ATAU3. Klik Edit Copy

4. Letakkan kursor di tempat teks tersebut ingin diletakkan dan klik Edit Paste

MEMINDAHKAN TEKS

1. Tandakan teks yang ingin dipindahkan dengan cara klik dan tarik butang tetikus pada teks tersebut

2. Klik Edit Cut3. Letakkan kursor di tempat teks tersebut ingin diletakkan dan klik Edit Paste

LATIH AN 1

1. Taipkan teks di bawah.2. Format teks adalah mengikut kesesuaian.

RESUME

Muhammad Bin Abdullah No. 45, Jalan Sri Mersing, Taman Sri

Damak,76600 Negeri

Sembilan.

EDUCATIONAL BACKGROUND

San Jose City CollegeStudied microcomputer courses – WordPerfect, MS/DOS Telecommunications and Desktop Publishing

City College of ChicagoObtained a Certificate in Basic Programming

Completed US Navy correspondence course

WORK EXPERIENCE

U S N av y – 4 yearsHave experience as a member of a flight crew for P3 orison

Ke n t u cky F r i e d Chic k en – 1 yearManage employees, handled inventory and supervised

REFERENCE

Available upon request

MEMASUKKAN SIMBOL

1. Letakkan penunjuk kemasukan di tempat yang ingin diletakkan simbol2. Klik Insert Symbol3. Pilih simbol yang anda mahu4. Klik 2 kali pada simbol yang anda ingin masukkan5. Klik butang Close

MENCARI PERKATAAN

1. Klik pada Edit Find2. Masukkan perkataan yang ingin dicari di dalam kotak Find What3. Tekang butang Find Next untuk memulakan pencarian

MENUKAR PERKATAAN

1. Klik Edit Replace2. Taipkan perkataan yang dicari / ditukar di dalam kotak Find What3. Taip perkataan baru yang menggantikannya di dalam kotak Replace With4. Klik butang Find Next untuk memulakan pencarian5. Apabila pencarian selesai dilakukan, anda boleh melakukan salah satu daripada perkara

berikut:

Pilih butang Replace untuk menukar teks yang pertama dijumpaiPilih butang Replace All untuk menukar kesemua teks yang sama dijumpaiPilih butang Find Next untuk membiarkan perkataan yang seterusnya dicari

ARAHAN GO TO

1. Klik Edit Go To2. Di dalam kotak Go To What, pilih item yang anda

mahu pergi kepadanya3. Lakukan salah satu daripada berikut:

untuk pergi kepada lokasi yang tertentu, taipkan nombor muka surat di dalam kotak Enter Page Number, kemudian pilih butang Go To

untuk pergi kepada item yang selepas atau sebelumnya, biarkan kotak Enter kosong dan pilih butang Next atau Previous

4. Apabila anda selesai menggerakkan item, pillih butang Close

LATIH AN 2

1. Taipkan penyataan di bawah2. Sunting teks tersebut sehingga menjadi seperti di bawah3. Gunakan butang B (menggelapkan), butang I (mencondongkan) dan butang U (menggariskan)

di tempat yang sesuai4. Salin teks teks tersebut menggunakan arahan Edit Copy dan Edit Paste5. Pindakan ayat “Cooking, weaving, beading and rice winnowing all tek place

wihtin the longhouse” dengan menggunakan arahan Edit Cut dan Edit Paste6. Tukar perkataan longhouse kepada LONG HOUSE menggunakan arahan Edit Replace7. Cari perkataan winowing menggunakan arahan Edit Find8. Letak simbol menggunakan arahan Insert Symbol

* Salinan asal

(pertama) LONG

HOUSE

You can see typical longhouse in northern and interior parts of Sabab as your journey away from the towns. Each longhouse is divided into apartments for individual families. Cooking, weaving, beading and rice winowing all tek place whithin the longhouse. The longhouse of the Rungus people are located near Kudat, three hour’s drive north of Kota Kinabalu. It is possible to visit and even stay in these longhouse. It is polite to repay their hospitality with gifts.

* Salinan setelah disunting (kedua)

LONG H OU SE

You can see typical LONG HOUSE in northen and interior parts of Sabah as your journey away from the towns. Each LONG HOUSE is divided into apartments for individual families. The LONG HOUSE of the Rungus people are located near Kudat, three hour’s drive north of Kota Kinabalu. It is possible to visit and even stay in these LONG HOUSE. It is polite to repay their hospitality with gifts. Cooking, weaving, beading and rice winowing all tek place wihtin the LONG HOUSE.

MEMERIKSA EJAAN

1. Klik Tools Spelling and Grammar

2. Jika perkataan tersebut dipaparkan di dalam kotak Not In Dictionary, pilih pilihan yang anda mahu

Pi li h La kukan

butang Change Terima ejaan di dalam kotak Change To, gantikan perkataan yang silap dieja tersebut dengan perkataan di dalam kotak Suggestion atau gantikan perkataan yang silap dieja tersebut dengan perkataan anda sendiri

butang Change All Menukarkan semua perkataan yang sama di dalam fail

butang Add Menambahkan perkataan tersebut di dalam kamus di dalam kotak Add Words

butang Suggest Memaparkan senarai perkataan yang

dicadangkan butang Ignore Tinggalkan perkataan tersebut

tanpa dibuat perubahan

MEMBATALKAN ARAHAN

1. Klik pada simbol anak panah ke bawah pada bahagian atas skrin ATAU2. Klik Edit Undo

MEMFORMAT TEKS

MENUKAR HURUF

1. Tandakan perkataan yang ingin ditukar2. Klik pada Format Change Case

3. Pilih sama ada ingin menukarkannya semua ke huruf besar, semua ke huruf kecil, tiap perkataan pertama berhuruf besar, huruf besar dan kecil yang selang seli atau perkataan yang pertama di dalam ayat berhuruf besar

TULISAN

Font adalah rupabentuk tulisan yang dipilihContohnya:

FONT FACE FONT SIZE

FONT STYLE

Times New Roman 14 Italic

Monotype Corsiva 18 Bold

T r e b u c h et MS 20 Un d e rl i n e

Font yang pelbagai ini boleh anda perolehi di toolbar yang biasanya berada di bahagian bawah deretan ikon-ikon utama.

MELETAKKAN TARIKH

1. Klik pada Insert Date & Time

2. Pilih salah satu daripada pilihan yang dipaparkan dan tekan kekunci Enter

MENSETKAN TAB

1. Klik pada Format Tabs

2. Masukkan nombor bagi jarak untuk tab pada Default Tab Stops3. Pilih justifikasi bagi tab dari kotak Alignment4. Pilih bentuk bagi tab dari kotak Leader5. Klik butang OK apabila selesai

MENSET JARAK BARIS

1. Pilih perenggan yang mahu ditukar jaraknya2. Klik Format Paragraph

3. Ambil tab Indent and Spacing4. Di dalam kotak Line Spacing At; taip atau pilih jarak baris yang anda mahu5. Klik butang OK

MEMASUKKAN NOMBOR MUKA SURAT

1. Klik pada Insert Page Numbers2. Setkan posisi dan justifikasi yang dikehendaki

MEMASUKKAN HEADER AND FOOTER

1. Klik pada View Header and Footer

2. Taipkan teks untuk header di dalam kotak Header di bahagian atas skrin dan taipkan teks untuk footer di dalam kotak Footer di bahagian bawah skrin

3. Anda boleh menformat header and footer tersebut mengikut pilihan anda4. Klik butang Close

MENSETKAN MARGIN BAGI MUKA SURAT

1. Klik pada File Page Setup

2. Pilih tab Margin bagi mensetkan margin bagi mukasurat3. Pilih tab Page Size bagi memilih saiz kertas yang akan digunakan sama ada menegak

(potrait) atau melintang (landscape)4. Klik butang OK apabila selesai

MENSETKAN BILANGAN LAJUR

1. Klik pada Format Columns

2. Masukkan jenis lajur yang dikehendaki dari kotak Preset3. Klik butang OK

MELETAKKAN BULLET DAN NOMBOR

1. Klik pada Format Bullets & Numbering

2. Pilih sama ada jenis bulleted atau numbered yang dikehendaki Bullet : aksara yang digunakan untuk menekankan

perkara-perkara yang penting Number : nombor dalam turutan yang digunakan

sebagai nombor bagi perkara-perkara yang penting

LATIH AN 3

1. Taipkan teks di bawah di dalam 2 mukasurat yang berasingan, I di dalam mukasurat 1, dan

II di dalam mukasurat 2

2. Pilih arahan Insert Page Break atau tekan kekunci Ctrl Enter serentak untuk pergi kepada muka surat yang baru

3. Masukkan nombor mukasurat dengan menggunakan arahan Insert Page Number4. Setkan jarak baris kepada 2 dengan menggunakan arahan Format Paragraph Line

Spacing at :

I Introduction

The perfect in WordPerfect certainly isn’t there by accident. Here is word processing program that combines the best and powerful features needed for academics, professional and business documents.

While WordPerfect has very important attributes, it is easy to learn and use – even for occasional users.

With this hand-on you want expend your valuable hours memorizing keystrokes. Instead you will follow practical, step by step technique designed to streamline your works and to utilize the full potential of your printer.

II WordPerfect Default Setting

Each time you start Word Perfect, the standard page size, line spacing, and other format specifications are automatically set. These default setting are provided, so that you can type in print most documents without worrying about such matter.

The following are WordPerfect’s default setting:

A page size of 81/2 by 11 inches, with 66 lines per pageTop and bottom margins on inchA left margin of 1 inchA right margin of 1 inchSingle spacing, 6 lines per inchNo paragraph indentation Tab stop every ½ inch Right justificationNo page numbersNo automatic backup copies

LATIH AN 4

1. Taipkan penyataan di bawah2. Gunakan butang yang sesuai untuk bold, u n d e r l i n e dan italic tulisan3. Gunakan arahan Tools Spelling untuk membetulkan perkataan yang tersilap taip4. Gunakan arahan Format Column untuk mensetkan jalur kepada 3 bahagian sahaja5. Gunakan arahan View Header and Footer untuk meletakkan Terengganu di bahagian

header dan Fascinating Malaysia di bahagian footer

BEAC H E S

Another place that should be on every visitor’s itenary is Rantau Abang, 60 km from south Kuala Terengganu. There visitors lay in wait quiently from midnigh to down to watch gaint leatherback turtles laying eggs. The turtles lumbering slowly on the white sandy beaches o lay eggs is a memorable sight. These giant turtle, up to2.5m in length and sometimes weighing more than 375 kg is indeaed a phenomenal sight to behold. Rantau Abang is one of only six places in the world visited by these

turtle, form the months ofMay to September.

Gentle slopping sands and fairly shallow, sparkling water give Penarik the ideal ambience and make it the perfect setting for sunbathers and fun seekers who want a quiet, serence vacation spot th wile away the hours in uninterupted bliss.

Approzimately 140 km north of Kuala Terengganu and a few kilometers from Besut, lies Bukit Keluang. The view in this area is one of the most breathtaking and magnificent in

Malaysia. It is also an ideal site for swamming, snorkling and wind surfing. It is distinctive features are caves which are easily reached by walkways.

Try to conjure up an image of a very peaceful village with beautiful wooden houses, innocent looking children playing games such as a hopscotch or marbles, cows grazing in the field, swaying coconut trees, fresh cool breeze and a spectacular curve of white, sandy beach. This description describes Merang to a tee.

MENCIPTA JADUAL

1. Klik Table Insert Table

2. Masukkan bilangan bagi baris dan lajur yang dikehendaki dan klik Auto Format

3. Pilih format yang anda mahu dan klik butang OK

MEMBINA SEMPADAN JADUAL

1. Klik Table Insert Table2. Klik Format Borders & Shading

3. Pilih jenis sempadan yang anda mahu dari tab Borders4. Pilih jenis warna untuk dipenuhkan dari tab Shading

5. Klik butang OK

MENAMBAH TEKS ATAU GRAFIK KE DALAM JADUAL

1. Klik di dalam mana-mana sel dan masukkan teks atau grafik tersebut

MENAMBAH BARIS KE DALAM JADUAL

1. Pilih baris yang ingin ditambah selepasnya2. Klik Table Insert Rows Above atau Rows Below

3. Klik butang OK

MENAMBAHKAN LAJUR KE DALAM JADUAL

1. Pilih lajur yang ingin ditambah selepasnya2. Klik Table Insert Columns to the Left atau Columns to the Right

3. Klik butang OK

MEMBUANG SEL, LAJUR ATAU BARIS

1. Pilih lajur atau baris yang ingin dibuang2. Klik Table Delete Cells

3. Lakukan salah satu daripada perkara berikut :Shift Cells Left - membuang sel di bahagian kiri Shift Cells Up - membuang sel di bahagian atas Delete Entire Row - membuang baris pada bahagian yang

ditandakan

Delete Entire Column - membuang lajur pada bahagian yang ditandakan

4. Klik butang OK

MENYALIN DAN MENGUBAH SEL, LAJUR DAN BARIS

1. Pilih sel, lajur atau baris yang ingin disalin atau diubah2. Letakkan penunjuk kemasukan ke atas pilihan dan apabila anak panah

menunjuk ke kiri, lakukan perkara berikut :

Unt u k L a kukan

Menggerakkan pilihan Gerakkan ke lokasi yang baruMenyalin pilihan Tekan Ctrl apabila menggerakkan pilihanMenukar lebar lajur Tarik kursor di bahagian atas

jadual bagi mengecil dan membesarkan lajur

Memecahkan sel Klik Table Split CellsMenggabungkan sel Klik Table Merge Cells

AUTOFORMAT: CARA MUDAH UNTUK MEMILIH BENTUK JADUAL

1. Klik Table Insert Table2. Klik butang Auto Format

3. Buat pilihan bagi format jadual dari kotak Table styles:4. Klik butang OK

LATIHAN 7

1. Bina jadual seperti di bawah dengan arahan Table Insert Table2. Masukkan tajuk jadual menggunakan arahan Table Merge Cells

MICROSOFT OFFICE 2003

Microsoft Outlook 2003Helps you manage your appointment, personal contracts and addresses, tasks and e-mail, and gives you direct access to your documents by keeping everything in one place

Outlook Calendar 2003 Lets you view your calendar any way you like, by the day, week, month – even across non consecutive days

Outlook Journal 2003 Tracks your activities in a timeline format so you can find files based on when you last worked on them

Outlook TaskLinks 2003

Create an Outlook task from within Microsoft Excel, Word orPowerPoint without leaving the application you’re working