latarbelakang akmal sejarah akmal30-5-05.pdf · peringkat awal ianya dikenali dengan nama pusat...

- 1 -

LATARBELAKANG AKMAL

1. SEJARAH

1.1. AKMAL mula ditubuhkan pada tahun 1956 di atas sebidang tanah seluas 11 ekar di Jalan Penghulu Abas, Bukit Baru, Melaka. Pada peringkat awal ianya dikenali dengan nama Pusat Latihan Kastam Persekutuan yang terdiri daripada dua blok bangunan bagi pejabat, kelas dan bangunan asrama.

1.2. Pada tahun 1957, Pusat latihan ini bertukar nama kepada Sekolah

Latihan Kastam Persekutuan yang mengendalikan kursus-kursus bercorak ulangkaji untuk Pegawai-pegawai Kastam. Dalam tahun 1960 fungsinya telah diperluaskan dengan melatih Penolong Penguasa Kastam.

1.3. Dengan penganugerahan gelaran Diraja oleh DYMM Seri Paduka

Baginda Yang Dipertuan Agong pada 2 April 1963 nama Sekolah Latihan Kastam Persekutuan telah ditukar kepada Maktab Latihan Kastam Diraja Malaysia.

1.4. Pada tahun 1987 nama Maktab latihan ditukar kepada nama Maktab

Kastam Diraja Malaysia seiring dengan peranannya yang semakin penting. Bangunan pejabat, asrama, bilik-bilik kuliah telah ditambah dan dinaik taraf. Kemudahan-kemudahan bagi tujuan latihan termasuk dewan, surau, gelanggang permainan, gimnasium, perpustakaan dan kolam renang dibangunkan.

1.5. Pada bulan Oktober 1989 Kastam Diraja Malaysia dinaik taraf menjadi

Akademi Kastam Diraja Malaysia selaras dengan perkembangan dan kemampuannya sebagai sebuah Akademi.

1.6. Pada tahun 1990, projek Pembesaran AKMAL dimulakan yang

melibatkan pembinaan pejabat, dewan syarahan, auditorium, asrama, stadium, gelanggang permainan dan makmal-makmal. Projek ini telah disiapkan pada tahun 1991 dan dirasmikan pada tahun 1993.

1.7. Dengan pembesaran AKMAL ini, kursus-kursus dapat dilaksanakan

bukan sahaja untuk anggota jabatan tetapi untuk agensi-agensi lain dan Pertubuhan Kastam Sedunia

1.8. Kampus utama AKMAL terletak di Bukit Baru Melaka. Terdapat tiga (3) cawangan iaitu

- 2 -

i) AKMAL Wilayah Sabah, Menggatal Sabah, ii) AKMAL Wilayah Sarawak, Kuching Sarawak, iii) AKMAL Wilayah Langkawi, Bukit Malut, Pulau

Langkawi, Kedah iv) AKMAL Wilayah Timur, Rantau Panjang, Kelantan

2. VISI

Menjadikan Akademi Kastam Diraja Malaysia sebuah pusat latihan perkastaman yang bertaraf dunia.

3. MISI

Membangunkan Akademi Kastam Malaysia sebagai : 3.1. Pusat Latihan yang diiktiraf oleh pelanggan dari segi kecekapan dan

keberkesanan bagi meningkatkan produktiviti individu dan organisasi. 3.2. Pusat latihan yang berupaya melahirkan Pegawai Contoh

Perkhidmatan Awam Malaysia. 3.3. Model Pengurusan Berkualiti Perkhidmatan Awam Malaysia 3.4. Pusat latihan Perkastaman Malaysia / Antarabangsa yang terkemuka

dikalangan anggota Pertubuhan Kastam Sedunia (WCO). 3.5. Pusat Latihan dalam taman yang bersih, segar dan indah.

4. MATLAMAT Menjadikan AKMAL sebagai Pusat Kecemerlangan Latihan 5. STRATEGI

5.1. Memperkemaskan Sistem Penilaian Kursus dan Tenaga Pengajar

AKMAL. 5.2. Mempertingkatkan kompetensi tenaga pengajar AKMAL 5.3. Memperluas Pendekatan Simulasi dalam aktiviti latihan AKMAL 5.4. Mewujudkan sistem kawalan mutu bahan rujukan dan nota syarahan

kursus.

- 3 -

6. SLOGAN Kecemerlangan Melalui Latihan Berkualiti. 7. OBJEKTIF

7.1. Melengkapkan dan mempertingkatkan pengetahuan, kemahiran dan

keupayaan serta memupuk nilai murni dan positif dikalangan anggota

jabatan.

7.2. Membantu melahirkan masyarakat faham kastam.

7.3. Menyumbang kepada latihan perkastaman antarabangsa.

7.4. Mempertingkatkan kualiti pengurusan supaya dapat menyokong

kecemerlangan dan keberkesanan program latihan.

- 4 -

CARTA ORGANISASI AKMAL

Pengarah

Pusat Pengajian Kastam

Pusat Pengajian Cukai Dalaman

Pusat Pengajian Perkhidmatan Teknik

Pusat Pengajian Pencegahan

Pusat Pengajian Pengurusan

Pusat Kerjasama Antarabangsa

Pusat Penyelidikan dan Pembangunan

AKMAL Wilayah Sabah

AKMAL Wilayah Sarawak

AKMAL Wilayah Langkawi

AKMAL Wilayah Timur

Penginapan

Logistik & Selenggara

Pentadbiran Am, Kewangan & Personel

Latihan

Penyelidikan

PSMA

Pendaftar

P’hubgn Awam & Latihan A/bangsa

Penyelarasan Kursus

Urusetia Latihan & Pentd. Am

Pusat Pengajian Kerohanian

Pengarah Perancangan Korporat Ibu Pejabat

PA Pengarah

- 5 -

FUNGSI UTAMA AKMAL

Melaksanakan program-program latihan anggota jabatan Kastam Diraja

Malaysia.

Melaksanakan program-program untuk sektor perdagangan dan perindustrian agensi awam dan orang awam kearah melahirkan masyarakat faham kastam.

Melaksanakan program-program latihan perkastaman peringkat antarabangsa anjuran MTCP dan Pertubuhan Kastam Sedunia (WCO).

Menjalankan kajian dan penyelidikan berkaitan dengan latihan.

AKTIVITI-AKTIVITI BAGI FUNGSI UTAMA

A. AKTIVITI LATIHAN

1. Perancangan latihan

2. Pembangunan modul kursus baru

3. Mengemaskini modul sedia ada

4. Perlaksanaan kursus

5. Penilaian peserta

6. Pensijilan

7. Kursus antarabangsa

8. Kajian latihan

9. Pengendalian urustadbir / senjatapi

- 6 -

B. AKTIVITI PENTADBIRAN DAN KEWANGAN

1. Pengurusan Sumber Manusia

a. Pengambilan

b. Latihan kakitangan dalaman

c. Penempatan

d. Menguruskan dokumen pencen

2. Penyelenggaraan peralatan

3. Kebersihan kawasan dan bangunan

4. Perolehan

5. Bajet

6. Mengemaskini rekod perkhidmatan

7. Mengemaskini sistem maklumat kakitangan (SISPEN)

8. Mengemaskini rekod cuti

9. Mengurus tabung amanah

C. AKTIVITI ASRAMA

1. Penyediaan penginapan

2. Penyelenggaraan asrama

3. Perkhidmatan dobi

D. AKTIVITI PERPUSTAKAAN

1. Menyediakan bahan rujukan

2. Mengurus pinjaman bahan perpustakaan

- 7 -

AKTIVITI LATIHAN: PROSES KERJA PERANCANGAN LATIHAN

JAWATAN

PROSES

Pengarah Akmal

1. Tentukan keperluan untuk menjalankan kajian keperluan

latihan bagi anggota Kastam melalui:

a. Maklumat dari kajian keperluan latihan yang lalu

b. Keperluan Latihan Semasa

2. Arahkan Ketua Pusat Pengajian untuk sediakan senarai

kursus yang dicadangkan berdasarkan laporan hasil kajian

yang lepas, dan juga keperluan semasa, jika pada tahun

berkenaan tiada kajian keperluan latihan dijalankan.

3. Arahkan Ketua Pusat Penyelidikan & Pembangunan untuk

adakan mesyuarat dengan Ketua Pusat Pengajian, jika

perlu.

Ketua Pusat Penyelidikan & Pembangunan

4. Adakan mesyuarat dengan semua Ketua Pusat Pengajian

berkenaan kajian keperluan latihan mengenai perkara-

perkara berikut:

i. Pendekatan kajian

ii. Lokasi kajian

iii. Tarikh dan Tempoh masa

iv. Peruntukan kewangan

v. Cadangan bilangan responden

5. Sediakan kertas cadangan kajian keperluan latihan

berdasarkan perkara-perkara yang telah dibincangkan di

para 4.

- 8 -

JAWATAN

PROSES

6. Majukan kertas cadangan kajian keperluan latihan kepada

Pengarah AKMAL untuk pertimbangan dan kelulusan.

7. Bincang semula dengan Ketua Pusat Pengajian dan buat

pindaan mengikut keputusan Pengarah AKMAL, jika tidak

bersetuju,.

8. Sediakan draf Borang Soal Selidik Kajian Keperluan Latihan

dan edarkan kepada Ketua Pusat Pengajian untuk

semakan dan cadangan pindaan, jika melibatkan Borang

Soal Selidik.

9. Pinda Borang Soal Selidik, jika perlu mengikut

cadangan/maklumbalas Ketua Pusat Pengajian.

10. Sediakan Borang Soal Selidik dalam bilangan yang

mencukupi untuk edaran.

11. Serahkan Borang Soal Selidik kepada Ketua Pusat

Pengajian bersama-sama dengan surat arahan Pengarah

AKMAL untuk menjalankan kajian.

12. Sediakan surat makluman mengenai kajian keperluan

latihan kepada semua pihak yang dikenalpasti seperti di

para 4.

Ketua Pusat Pengajian

13. Tentukan pegawai-pegawai (Pasukan Kajian) yang akan

menjalankan kajian keperluan latihan.


14. Uruskan persiapan pengangkutan dan penginapan untuk

laksanakan kajian seperti yang dijadualkan.

- 9 -

JAWATAN

PROSES

Pasukan Kajian 15. Ambil tindakan-tindakan seperti berikut:

i. Temuduga responden bagi mendapatkan maklumat

keperluan latihan, dan/atau

ii. Edarkan Borang Soal Selidik Keperluan Latihan kepada

responden dan kumpulkan borang-borang soal selidik

pada masa yang ditetapkan dan serahkan kepada

Ketua Pusat Penyelidikan & Pembangunan.

Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

16. Terima data kajian.

17. Buat analisis.

18. Serahkan salinan laporan keperluan latihan kepada Ketua

Pusat Pengajian.

Ketua Pusat

Pengajian

19. Senaraikan kursus-kursus yang hendak dijalankan

mengikut pusat pengajian.

20. Kemukakan senarai kursus yang dicadangkan kepada


Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

21. Senaraikan keseluruhan kursus yang akan dijalankan oleh

AKMAL untuk tahun berikut berdasarkan kepada senarai-

senarai kursus yang dikemukakan oleh Ketua Pusat

Pengajian.

22. Adakan mesyuarat dengan Pengarah AKMAL, Ketua Pusat

Pengajian dan Pendaftar untuk menyediakan draf program

latihan tahunan AKMAL.

23. Majukan draf program latihan tahunan AKMAL kepada

Cawangan Latihan Ibu Pejabat.

- 10 -

JAWATAN

PROSES

Pengarah AKMAL, Ketua

Pusat Pengajian,


24. Bentangkan draf program latihan tahunan AKMAL dalam

Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Latihan Ibu Pejabat.

Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

25. Senaraikan kursus-kursus yang diluluskan oleh

Jawatankuasa Latihan Ibu Pejabat.

26. Bincang dengan Pengarah AKMAL dan Ketua Pusat

Pengajian bagi menyediakan Buku Program Latihan

Tahunan AKMAL.

27. Sediakan draf akhir Buku Program Latihan Tahunan

AKMAL untuk tujuan percetakan.

28. Bincang dengan syarikat percetakan mengenai spesifikasi

kerja-kerja percetakan dan anggaran kos.

29. Isikan Borang 284 – Borang Permohonan Pembelian dan

dapatkan kelulusan Pengarah AKMAL.

30. Maklumkan Pendaftar untuk menguruskan perolehan

perkhidmatan.

31. Hantar draf akhir buku Program Latihan Tahunan kepada

syarikat percetakan.

32. Terima pruf Buku Program Latihan Tahunan AKMAL

daripada syarikat percetakan.

33. Semak pruf Buku Program Latihan Tahunan AKMAL bagi

memastikan selaras dengan spesifikasi keperluan

percetakan.

- 11 -

JAWATAN

PROSES

34. Tandakan di atas pruf dan kembalikan kepada syarikat

percetakan, jika terdapat kesilapan.

35. Terima Buku Program Latihan Tahunan yang telah siap

dicetak mengikut pesanan.

36. Sediakan surat iringan dan edarkan Buku Program Latihan

Tahunan AKMAL kepada Ibu Pejabat, Pengarah Kastam

Negeri dan lain-lain di dalam senarai edaran yang

ditetapkan.

- 12 -

CARTA ALIRAN AKTIVITI PERANCANGAN LATIHAN

MULA

Tentukan keperluan latihan

KPP sediakan cadangan kursus

Sediakan kertas cadangan

Majukan kepada Pengarah AKMAL untuk kelulusan

Ya

Edarkan borang soalselidik kepada semua KPP

Tidak Diluluskan ?

PA

PA

KP P&P

KP P&P

KP P&P

Sediakan draf borang soalselidik (jika perlu) dan edarkan kepada KPP

KP P&P

Pindaan?

Tiada Ada

Buat pindaan

Perlu kajian

Ya

Serahkan surat arahan untuk kajian dan Borang Soalselidik kepada KPP

B

Tidak

KP P&P adakan mesyuarat dengan KPP jika perlu

B

- 13 -

Sediakan surat makluman kepada pihak-pihak yang dikenalpasti

Tentukan pegawai-pegawai yang akan menjalankan kajian keperluan latihan

Sediakan laporan keperluan latihan dan serahkan kepada KPP

Jalankan kajian

Edarkan Borang Soal Selidik kepada responden

Temuduga responden

Senaraikan kursus-kursus yang hendak dijalankan

Kemukakan senarai kursus kepada KP P&P

Sediakan senarai keseluruhan kursus tahunan

Adakan mesyuarat dengan semua PA, KPP & Pendaftar untuk menyediakan draf buku Program Latihan Tahunan AKMAL

KP P&P

KPP

Pasukan Kajian

Pasukan Kajian

KPP

KPP

KP P&P

KP P&P

Uruskan persiapan pengangkutan dan penginapan. KP P&P

Terima data kajian dan buat analisa KP P&P

KP P&P

B

C

B

- 14 -

Majukan draf Program Latihan Tahunan AKMAL kepada Cawangan Latihan Ibu Pejabat

Bentangkan draf program latihan tahunan AKMAL dalam mesyuarat Jawatankuasa Latihan

Berbincang dengan syarikat percetakan

Isikan borang 284 untuk mendapat kelulusan Pengarah AKMAL

Maklumkan kepada Pendaftar setelah kelulusan diperolehi untuk menguruskan perolehan perkhidmatan

Terima pruf Buku Program daripada syarikat percetakan

Senaraikan kursus-kursus yang telah diluluskan oleh Jawatankuasa Latihan Ibu Pejabat

Adakan perbincangan dengan PA dan KPP untuk menyediakan Buku Program Latihan Tahunan AKMAL

Sediakan draf akhir Buku Program Latihan Tahunan AKMAL

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KP P&P

PA/KPP/KP P&P

C

KP P&P Hantar draf akhir buku program latihan tahunan kepada syarikat percetakan.

D

- 15 -

Semak pruf Buku Program Latihan Tahunan AKMAL

Ada kesilapan ?

Tiada

Buat pembetulan

Terima Buku Program Latihan Tahunan AKMAL yang telah siap dicetak

Buat edaran Buku Program Latihan Tahunan AKMAL bersama surat iringan.

Selesai

Ada

KP P&P

KP P&P

KP P&P

Hantar pruf yang telah disemak/dibetulkan kepada syarikat percetakan

D

- 16 -

AKTIVITI LATIHAN: PEMBANGUNAN MODUL KURSUS BARU

JAWATAN

PROSES


1. Kenalpasti kursus-kursus baru yang belum ada modul

berdasarkan Buku Program Latihan Tahunan AKMAL.

2. Sediakan

2.1. Pelan Tindakan.

2.2. Surat makluman kepada Ketua Pusat Penyelidikan &

Pembangunan untuk membangunkan modul kursus

berkenaan.

Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

3. Buka fail bagi modul kursus yang akan dibangunkan.

4. Sedia dan hantar surat jemputan mesyuarat kepada pihak-

pihak yang telah dikenalpasti oleh Ketua Pusat Pengajian

berkenaan.

Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

5. Catatkan perkara-perkara yang dibincangkan dalam

mesyuarat dengan terperinci.

6. Sediakan draf awal modul berdasarkan perkara-perkara

yang telah dibincangkan dalam mesyuarat pembangunan

modul.

7. Kemukakan draf modul kepada Ketua Pusat Pengajian

yang berkenaan untuk semakan.

Ketua Pusat

Pengajian

8. Semak draf modul yang dibangunkan bagi memastikan

i. isi kandungan,

ii. fakta-fakta dan maklumat adalah tepat dan betul serta

selaras dengan matlamat kursus

- 17 -

JAWATAN

PROSES

9. Buat catatan dan pindaan jika ada.

10. Hantar draf modul yang telah disemak/dipinda kepada


Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

11. Buat pindaan, jika ada.

12. Sediakan modul kursus baru dan kemukakan kepada

Pengarah AKMAL untuk pengesahan kelulusan.

Pengarah

AKMAL

13. Semak dan sahkan modul.

14. Kembalikan kepada Ketua Pusat Penyelidikan &

Pembangunan untuk pindaan, jika ada

Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

15. Buat pindaan dan kemukakan kepada Pengarah AKMAL

untuk kelulusan.

16. Terima modul kursus yang telah diluluskan daripada

Pengarah AKMAL.

17. Tandakan perkataan `BARU’ ke atas modul yang

berkenaan.

18. Edarkan salinan modul kepada Ketua Pusat Pengajian

berkenaan dan simpan salinan asal.

Ketua Pusat

Pengajian

19. Laksanakan kursus sebagai pilot project.

20. Buat penilaian pelaksanaan kursus berkenaan.

21. Buat pindaan pada modul jika perlu.

22. Kemuka kepada Pengarah AKMAL untuk tujuan validasi.

- 18 -

CARTA ALIRAN PEMBANGUNAN MODUL KURSUS BARU

MULA

KPP kenalpasti kursus baru yang belum ada modul

Sediakan Pelan Tindakan dan surat makluman untuk membangunkan modul kursus dan majukan kepada KP P&P

Buka fail modul kursus

Buat catatan perkara-perkara dalam mesyuarat

Hantar draf modul berkenaan kepada KPP untuk semakan

A

KPP

KPP

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KP P&P

Semak draf modul dan buat catatan dan pindaan jika ada.

Hantar draf modul yang telah disemak kepada KP P&P

KPP

KPP

Sedia dan hantar surat jemputan kepada ahli-ahli mesyuarat

Gunakan format (Lampiran 2) untuk menyediakan draf modul

- 19 -

Tiada

Buat pembetulan/ pindaan

Kesilapan ? Ada

Kemukakan modul kursus kepada Pengarah AKMAL untuk pengesahan kelulusan

Terima modul kursus yang diberi pengesahan kelulusan daripada Pengarah AKMAL

A

KP P&P

PA

KP P&P

KP P&P

KP P&P

Tiada


Kesilapan ? Ada

Selesai

KPP

KPP

KPP

KPP

Tandakan perkataan `Baru’ di atas modul berkenaan

Edarkan salinan kepada KPP berkenaan dan simpan salinan asal modul berkenaan

Kemuka kepada PA untuk tujuan validasi.

Laksanakan kursus sebagai ‘pilot project’

Buat pindaan modul jika perlu dengan merujuk PK(O)AKMAL.03 Prosedur mengemaskini Modul Kursus Yang Sedia Ada

Buat penilaian perlaksanaan kursus berkenaan

Semak modul

- 20 -

BORANG YANG DIGUNAKAN

Pelan Tindakan Pembangunan Modul

___________________________________________

1. Objektif

1.1. Tajuk : Nyatakan dengan jelas tajuk modul yang hendak dibangunkan.

Contoh : Modul Kursus Fasilitasi dan Kawalan

Kastam (Baru). 1.2. Rujukan : Nyatakan Arahan/Keputusan Dan No. Fail Contoh : Kursus baru dalam Buku Program

Tahunan AKMAL 2001. Rujukan : No. Fail

2. Skop

Nyatakan ruang lingkup modul yang hendak dibangunkan.

Contoh : Ruang lingkup modul hendaklah meliputi aspek-aspek berkenaan jenis-

jenis fasiliti dan bentuk kawalan kastam.

3. Pegawai/Pegawai-pegawai terlibat

a. Pegawai dalaman :

Nama Pegawai Jawatan Pusat/Unit

....................................................... ................. ................

....................................................... ................. ................

- 21 -

b. Pegawai organisasi luar :

Nama Pegawai Jawatan Alamat No. Telefon Peranan

....................... ................ ........... ................. .............

....................... ................ ........... ................. .............

4. Sumber/Input

Nyatakan sumber dan kaedah mendapat sumber.

Contoh : 1. Perundangan Utama

2. Perundangan Subsidiari

Kaedah mendapatkan sumber : 1. Perpustakaan 2. Pejabat KPP

5. Ciri-ciri Kualiti

Contoh : 1. Menepati matlamat kursus. 2. Sesuai dengan kumpulan sasar yang ditetapkan 3. Maklumat hendaklah tepat.

4. Selaras dengan undang-undang yang berkaitan/kemaskini.

6. Jadual Pelaksanaan

Nyatakan jadual pelaksanaan yang mengandungi aktiviti, tempoh masa dan pegawai yang bertanggungjawab dalam bentuk gambarajah/carta yang bersesuaian.

Aktiviti Jadual

(Time Frame)

1. Mesyuarat Pembangunan Modul

2. Penyediaan Draf Modul

3. Semakan KPP

4. Kelulusan Pengarah

5. Pelaksanaan Kursus

- 22 -

Format Modul Kursus (Baru)

1. Nama Kursus :

2. Matlamat Kursus :

3. Objektif Kursus :

4. Kumpulan Sasar :

5. Kandungan Modul :

6. Tempoh Kursus :

- 23 -

MODUL KURSUS (BARU)

Bil Perkara/Tajuk Objektif Intisari Pengajaran

Kaedah Alat Bantuan Mengajar

Tenaga Pengajar

Jam

- 24 -

SENARAI KEHADIRAN AHLI-AHLI MESYUARAT PEMBANGUNAN MODUL KURSUS (BARU)

KURSUS .........................................................................

Bil. Nama Pegawai

- 25 -

AKTIVITI LATIHAN : MENGEMASKINI MODUL SEDIA ADA

JAWATAN

PROSES

Ketua Pusat

Pengajian

1. Kenalpasti modul-modul kursus yang sedia ada yang

perlu dikemaskini berdasarkan Buku Program Latihan

Tahunan AKMAL, mengikut kriteria-kriteria berikut :

(a) Tempoh penggunaan modul yang melebihi dua tahun.

(b) Permintaan atau keperluan latihan semasa

(c) Laporan Kursus dan/atau

(d) Perlaksanaan pilot project yang memerlukan

penambahbaikan modul/validasi.

2. Sediakan surat untuk memaklumkan Ketua Pusat

Penyelidikan & Pembangunan mengenai modul yang

perlu dipinda dan pihak yang perlu dijemput untuk

menghadiri mesyuarat mengemaskini modul kursus.

Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

3. Sedia dan hantar surat jemputan mesyuarat kepada

pihak-pihak yang telah dikenalpasti oleh Ketua Pusat

Pengajian berkenaan.

Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

4. Catatkan perkara-perkara yang dibincangkan dalam

mesyuarat mengemaskini modul.

5. Buat pindaan ke atas modul kursus berkenaan selaras

dengan keputusan mesyuarat.

6. Kemukakan draf modul kursus yang telah dikemaskini

kepada Ketua Pusat Pengajian yang berkenaan untuk

semakan.

Ketua Pusat

Pengajian

7. Semak draf modul kursus yang telah dikemaskini bagi

memastikan selaras dengan keputusan mesyuarat. Jika

perlu, buat pindaan atau pembetulan.

- 26 -

JAWATAN

PROSES

8. Hantar draf modul kursus yang telah disemak semula

kepada Ketua Pusat Penyelidikan & Pembangunan.

Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

9. Buat pindaan, jika ada dan majukan draf modul yang telah

dikemaskini kepada Pengarah AKMAL untuk semakan.

Pengarah

AKMAL

10. Semak, buat pindaan jika perlu dan kembalikan kepada


Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

11. Terima draf modul dan buat pindaan jika ada.

12. Sediakan modul kursus yang telah dikemaskini, dan

kemukakan modul kursus yang telah dikemaskini untuk

pengesahan Pengarah AKMAL.

Pengarah

AKMAL

13. Sahkan modul kursus yang telah dikemaskini dan

kembalikan kepada Ketua Pusat Penyelidikan &

Pembangunan.

Ketua Pusat

Penyelidikan &

Pembangunan

14. Terima modul kursus yang telah disahkan dan tandakan

perkataan ‘KEMASKINI’ serta edarkan kepada Ketua

Pusat Pengajian berkenaan untuk simpanan /

pelaksanaan.

15. Tandakan `BATAL’ di atas modul kursus yang lama.

- 27 -

CARTA ALIRAN MENGEMASKINI MODUL SEDIA ADA

MULA

Sedia dan hantar surat makluman kepada KP P&P

Hantar surat jemputan kepada ahli-ahli mesyuarat

Buat pindaan ke atas modul kursus berdasarkan keputusan mesyuarat

Catatkan perkara-perkara yang dibincangkan dalam modul

Semak draf modul ?

Tiada pindaan

Hantar semula modul kursus kepada KP P&P

Kemukakan kepada Pengarah AKMAL untuk pengesahan

Ada pindaan / kesilapan


Kenalpasti modul-modul kursus yang perlu dikemaskini

Kemukakan draf modul kursus kepada KPP berkenaan untuk semakan

A

KPP

KPP

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KPP

KPP

Pindaan ?

Tiada

Ada

Kemukakan kepada Pengarah AKMAL untuk pengesahan

KPP

KPP

- 28 -

Terima modul kursus yang diberi pengesahan kelulusan daripada Pengarah AKMAL

Tandakan perkataan `KEMASKINI’ di atas modul berkenaan

Edarkan salinan kepada KPP berkenaan

Selesai

A

Tandakan perkataan `BATAL’ di atas modul kursus lama

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KP P&P

KP P&P

- 29 -

AKTIVITI LATIHAN: PELAKSANAAN KURSUS

JAWATAN

PROSES

Pembantu

Tadbir Latihan

1.

2.

3.

Buka fail kursus (induk dan fail anak induk) bagi

kursus berkenaan yang mengandungi butir-butir

mengenai nama kursus, siri kursus jika lebih

daripada satu bagi satu-satu tahun dan tahun kursus

dilaksanakan dan kemukakan fail induk kepada KPP

berkenaan berdasarkan buku program latihan

tahunan.

Keluarkan surat tawaran sekurang-kurangnya 1

bulan sebelum tarikh bermula kursus dan edarkan

kepada Ibu Pejabat dan negeri.

Serah fail kepada Ketua Pusat Pengajian.

Ketua Pusat

Pengajian

4. Lantik Penyelaras Kursus bagi kursus berkenaan.

Sekiranya kursus berkenaan memerlukan

Penyelaras Kursus dari kalangan Ketua Pusat

Pengajian majukan fail tersebut kepada Pengarah

AKMAL untuk lantikan Penyelaras Kursus.

Pengarah

Akmal

5.

Lantik Ketua Pusat Pengajian yang berkenaan

sebagai Penyelaras Kursus, jika perlu.

- 30 -

JAWATAN

PROSES

6. Keluarkan surat kuasa memungut wang daripada

peserta mengikut AP 69, jika tiada surat kuasa yang

dikeluarkan kepada Penyelaras Kursus berkenaan

sebelum ini.

Ketua Pusat

Penyelidikan

dan

Pembangunan

7.

8.

Terima nama-nama peserta yang dicalonkan

daripada Ibu Pejabat dan negeri.

Majukan senarai nama yang diterima kepada Ketua

Pusat Pengajian berkenaan dan simpan satu salinan

dalam fail anak induk.

Ketua Pusat

Pengajian

9.

10.

Buat pemilihan peserta-peserta kursus mengikut

kriteria berikut :

(a) Kumpulan sasar

(b) Bilangan peserta yang ditetapkan bagi kursus

berkenaan

(c) Telah menghadiri kursus asas, jika kursus

berkenaan adalah kursus-kursus kemahiran

Senaraikan peserta-peserta kursus yang dipilih dan

kemukakan kepada Ketua Pusat Penyelidikan dan

Pembangunan.

- 31 -

JAWATAN

PROSES

Ketua Pusat

Penyelidikan

dan

Pembangunan.

11.

12.

13.

14.

Sediakan surat undangan peserta kepada peserta

sekurang-kurangnya 14 hari sebelum tarikh kursus.

Jika peserta yang diundang memohon untuk

dikecualikan daripada mengikuti kursus melalui PKN,

Pengarah Bahagian Ibu Pejabat, PCKP dan PKWPL,

majukan permohonannya kepada Pengarah Akmal

untuk keputusan.

Maklumkan kepada Pengarah Bahagian Ibu

Pejabat, PKN, PCKP dan PKWPL yang berkenaan,

jika permohonan diluluskan dan ada calon pengganti.

Maklumkan nama calon tersebut kepada Ketua

Pusat Pengajian berkenaan, jika mendapat

maklumbalas mengenai calon-calon yang

dikecualikan daripada mengikuti Kursus

Induksi/Asas.

Ketua Pusat

Pengajian

15.

Keluarkan namanya daripada senarai dan dapatkan

calon pengganti daripada senarai yang sedia ada,

atau minta Ketua Pusat Penyelidikan dan

Pembangunan mendapatkan calon yang lain, apabila

mendapat maklumbalas mengenai calon yang

dikecualikan daripada kursus.

- 32 -

JAWATAN

PROSES

Ketua Pusat Penyelidikan

dan Pembangunan

16.

Sekiranya tidak dapat calon yang mencukupi,

maklumkan kepada Ketua Pusat Pengajian.


17.

Dapatkan kelulusan Pengarah Akmal untuk batal

atau tangguh kursus. Maklumkan kepada Ketua

Pusat Penyelidikan dan Pembangunan.

Ketua Pusat Penyelidikan

dan Pembangunan

18.

Maklumkan kepada Pengarah Bahagian Ibu Pejabat,

PKN , PCKP dan PKWPL yang berkenaan.

Penyelaras

Kursus

19.

17.

18.

19.

Isi Borang Pesanan Makanan dan kemukakan

borang kepada pihak-pihak berikut :

(a) Kontraktor makanan AKMAL.

(b) Pembantu Tadbir (Kewangan), Pejabat

Pendaftar untuk urusan pembayaran.

Isi Borang Tempahan Bilik Penginapan dan majukan

kepada Penolong Pengurus Asrama.

Sediakan surat untuk mendapatkan perkhidmatan

petugas-petugas asrama bagi pendaftaran peserta-

peserta kursus kepada Penolong Pengurus Asrama.

Isi Borang Permohonan Bilik Kuliah dan Peralatan

BAV untuk mendapatkan alat-alat BAV, bilik kuliah

dan lain-lain keperluan dan kemukakan borang

berkenaan kepada Penguasa Kastam Pentadbiran.

- 33 -

JAWATAN

PROSES

20.

21.

Sediakan draf buku program dan majukan kepada

Ketua Pusat Pengajian untuk kelulusan.

Isi Borang Arahan Cetakan

PAR

Unit

Percetakan

22.

Cetak buku program kursus dan masukkan dalam

`folder’ untuk edaran kepada peserta-peserta kursus

pada hari pendaftaran dan kepada pegawai AKMAL

di dalam senarai edaran yang ditetapkan.

Penyelaras

Kursus

23.

Sediakan surat jemputan kepada penceramah

jemputan jika berkenaan.

Petugas

Asrama

24.

25.

Minta peserta-peserta mengisi Borang Pendaftaran

Asrama dan kumpulkan borang berkenaan.

Serahkan kunci bilik dan `folder’ kursus kepada

peserta.

Penyelaras

Kursus

26. Beri taklimat kepada para peserta kursus mengenai :

a. Borang Maklumat Peserta

b. Borang Kehadiran

c. Perjalanan kursus (rujuk Buku Program).

d. Peraturan-peraturan disiplin semasa berkursus

(rujuk Perintah Tetap AKMAL Bilangan 4).

- 34 -

JAWATAN

PROSES

e. Perlantikan pegawai perhubungan peserta.

f. Keperluan membuat penilaian kursus menerusi

penggunaan Borang Penilaian Reaksi

27. Kutip yuran kursus daripada peserta-peserta mengikut

surat kuasa memungut AP 69.

28. Serahkan kepada Pejabat Pendaftar bagi pengeluaran

resit.

29. Aturkan majlis perasmian kursus (untuk kursus jangka

panjang) berpandukan Senarai Semak.

30. Adakan sesi bergambar, jika perlu.

31. Edarkan Borang Kehadiran untuk ditandatangani oleh

peserta kursus dan sahkan kehadiran para peserta

kursus.

32. Terima resit bayaran yuran pendaftaran dan serahkan

kepada peserta-peserta .

33. Laksanakan kursus berasaskan Program Kursus.

34. Pantau perjalanan kursus mengikut program.

35. Ambil tindakan pembetulan terhadap kelemahan yang

berlaku semasa mengendalikan kursus.

36. Jika kursus berkenaan melibatkan pengendalian

peperiksaan , kendalikan peperiksaan.

37. Adakan sesi penilaian kursus.

- 35 -

JAWATAN

PROSES

38. Serahkan Borang Penilaian Reaksi dan Borang

Catatan Maklumbalas Lisan peserta kepada Ketua

Pusat Penyelidikan dan Pembangunan.

39. Laksanakan majlis penutupan kursus.

Ketua Pusat

Penyelidikan

dan

Pembangunan

40. Terima Borang Penilaian Reaksi dan Borang Catatan

Maklumbalas Lisan

41. Buat Laporan Penilaian Reaksi dan serahkan kepada

Penyelaras Kursus.

Penyelaras

Kursus

42. Terima Laporan Penilaian Reaksi

43. Sediakan Laporan Keseluruhan Kursus berkenaan.

44. Kemukakan Laporan Kursus kepada Ketua Pusat Pengajian untuk ulasan.

Ketua Pusat

Pengajian

44. Semak laporan dan buat ulasan.

45. Kemukakan kepada Pengarah Akmal untuk ulasan.

Pengarah

Akmal

45. Buat ulasan dan kembalikan kepada Ketua Pusat

Pengajian.

Ketua Pusat

Pengajian

46. Kembalikan fail kepada Ketua Pusat Penyelidikan dan

Pembangunan.

- 36 -

CARTA ALIRAN PELAKSANAAN KURSUS

MULA

Sediakan surat tawaran kursus sekurang-kurangnya 1 bulan sebelum tarikh kursus

Buat pemilihan peserta berdasarkan kriteria yang diberi

Keluarkan Surat Kuasa AP 69, jika PK belum ada

Tiada

Sediakan surat kepada calon gantian

Keputusan Pengarah

Permohonan pengecualian ?

Sebelum pendaftaran tentukan Folder Kursus, kunci bilik asrama dan petugas asrama telah ada

Minta peserta isi Borang Pendaftaran Asrama

Serahkan kunci bilik dan folder kursus kepada peserta

Ada

Lantik PK bagi kursus berkenaan

Buka fail kursus (induk dan anak induk), kemukakan kepada KPP

Senaraikan nama peserta yang dipilih, kemuka pada KP P&P

Sediakan surat undangan peserta sekurang-kurangnya 14 hari sebelum kursus

KP P&P

KP P&P

PA/KPP

PA

KPP

KPP

KP P&P

PK

Petugas Asrama

Petugas Asrama

A

- 37 -

Isi dan kemukakan Borang Pesanan Makanan, borang Penginapan dan borang permohonan bilik kuliah dan BAV

Sediakan surat kepada KP P&P dan Pen. Pengurus Asrama untuk mendapatkan pegawai bertugas bagi pendaftaran

Cetak dan masukkan dalam folder kursus dan buat edaran

Sediakan draf Program Kursus

Majukan draf program kursus kepada KPP untuk semakan

Semak draf program kursus berpandukan modul kursus

Terima draf program kursus daripada KPP & hantar untuk cetakan

PK

PK

PK

PK

KPP

PAR

PK

A

Sediakan surat jemputan kepada penceramah jemputan jika berkenaan. PK

Sebelum pendaftaran tentukan Folder Kursus, kunci bilik asrama dan petugas asrama telah ada

Minta peserta isi Borang Pendaftaran Asrama

Serahkan kunci bilik dan folder kursus kepada peserta

PK

PAR

PAR

B

- 38 -

Beri taklimat kepada peserta kursus

B

Ada lawatan Sambil Belajar / Aktiviti Luar?

Rujuk PK(O)AKMAL.08 – Pelaksanaan Aktivti -aktiviti Luar

Pantau perjalanan kursus mengikut program

Ambil tindakan pembetulan terhadap kelemahan yang berlaku semasa mengendalikan kursus

Ada Peperiksaan?

Kendalikan peperiksaan - Rujuk PK(O)AKMAL.09 – Penilaian Ke atas Peserta Kursus

Adakan Sesi Penilaian, Kutip Borang Penilaian Reaksi

Catatkan maklumbalas lisan (jika ada) menggunakan format Lampiran 5

Serahkan Borang Penilaian Reaksi dan Borang Catatan Maklumbalas Lisan peserta kepada KP P&P

C

Laksanakan majlis penutupan kursus mengikut senarai semak Lampiran 3

Ada

Ada

Tidak

Tidak

PK

PK

PK

PK

PK

PK

- 39 -

C

Terima Borang Penilaian Reaksi dan Borang Catatan Maklumbalas Lisan

Buat Laporan Penilaian Reaksi dan serahkan kepada PK

Terima Laporan Penilaian Reaksi

Sediakan Laporan Keseluruhan Kursus dan serahkan kepada KPP untuk ulasan

Selesai

KP P&P

KP P&P

PK

PK

Buat ulasan dan serahkan kepada Pengarah Akmal KPP

Buat ulasan dan serahkan kembali kepada KPP

Pengarah Akmal

Serahkan kepada KP R&D KPP

- 40 -


BORANG PENDAFTARAN ASRAMA

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA

Nama & Tempoh Kursus, Bengkel, Seminar : …………………………………………………………….

………………………………………………………………………………………………………………………………

Tarikh Mendaftar :………………………………………………………………………………………….

Nama (Huruf besar) :………………………………………………………………………………………….

No. K/P :……………………………..…………………………………………………………..

Jawatan :………………………………………………………………………………………….

Stesen : Alamat :…………………………………………………………

No. Tel :…………………………………………………………

Waris : Nama :………………………………………………………… Alamat :………………………………………………………… No. Tel :…………………………………………………………

Blok Asrama : …………………….……. No. Bilik : ………………… No. Almari :……………..

No. Tag Kunci : …………………………………………………………………………………………………..

(Kemudahan dalam bilik) Bil. Kemudahan Ada Tiada

1. Kunci Bilik 2. Kunci Almari 3. Kettle Jug & Cawan

Tandatangan : ………………………………………

Untuk kegunaan pejabat Pengurus Asrama

- 41 -

� Salinan Kontraktor

Makanan � Salinan Pendaftar

� Salinan Fail

BORANG PESANAN MAKANAN (Hendaklah diisi dalam 3 salinan)

Kepada Kontraktor Makanan AKMAL. Sila sediakan makanan/minuman seperti yang dinyatakan di bawah :

1. Nama Kursus/Seminar/Bengkel: __________________________________

2. Tarikh :____________________________hingga _________________________

3. Tempat makanan/minuman:__________________________________________

4. Nama Penyelaras: _________________________________________________

5. Jenis Persediaan : Tarikh Bilangan Peserta

5.1. Sarapan pagi Dari ...................... ......................... hingga ....................... 5.2. Minuman Teh Pagi Dari ........................ ......................... hingga ....................... 5.3. Makan Tengahari Dari ......................... ......................... hingga ....................... 5.4. Minuman Petang Dari ......................... ......................... hingga ....................... 5.5. Makan Malam Dari ......................... ......................... hingga .....................

5.6. Minum Malam Dari ....................... ......................... hingga ....................... 5.7. Lain-lain Dari ........................ ......................... hingga .......................

Tandatangan Penyelaras Kursus :.......................................... Nama :..........................................

Tarikh :..........................................

- 42 -

BORANG TEMPAHAN KEPERLUAN PENGINAPAN

1. Nama Kursus/Bengkel/Seminar : ……………………………………..……….

2. Nama Penyelaras : ………………………………………………………………

3. Tempoh Kursus : …………… Hingga ………………… Bil. Hari : ……….

4. Bilangan peserta (sila lampirkan senarai nama peserta)

4.1. Lelaki : …………..

4.2. Wanita : …………

4.3. Jumlah : ………….

5. Kategori Jawatan :

JAWATAN JUSA W1 W2 W3 W5/6 W7 W8 SOKONGA

N * LAIN-LAIN

BIL. PESERTA

6. Pensyarah/Fasilitator/Jurulatih Jemputan :

NAMA JAWATAN STESEN TEMPOH MENGINAP

6.1.

6.2.

6.3.

6.4.

6.5.

Tarikh : ……………………. …………………………………

T/T Penyelaras

Untuk Kegunaan Pen. Pengurus Asrama

PENEMPATAN PENGINAPAN SEPERTI BERIKUT :

ASRAMA NOMBOR BILIK BILANGAN

Peserta Lelaki

Peserta Perempuan

Pensyarah Jemputan

Tarikh:……………………

……………………………..

T/T Pen. Pengurus Asrama

Nota : * Sila nyatakan kategori jawatan

Maklumkan kepada penyelaras

Siapkan bilik mengikut checklist persediaan bilik

- 43 -

BORANG PERMOHONAN BILIK KULIAH DAN PERALATAN BAV

(Diisi dalam 3 salinan)

1. Nama Kursus/Bengkel/Seminar : ……………………………………… 2. Tempoh Kursus : ……………………..… hingga ……………………. Bil. Hari : ……. 3. Taraf Kursus : Antarabangsa Tempatan 4. Peserta : Bilangan …………………….. Kategori : ……………………………………… 5. Keperluan peralatan BAV :

5.1. Keperluan BAV standard 5.2. Keperluan khusus : Sila nyatakan

………………………………………………………………………………………… …………………………………………………………………………………………

6. Susun atur kerusi meja : Biasa Bentuk U Bentuk V Lain-lain bentuk : Sila nyatakan : ………………………………………………..

7. Lain-lain keperluan : Catatan 7.1. Persiapan pentas dan hiasan ……………………………. 7.2. Cenderahati ……………………………. 7.3. `Backdrop’ ……………………………. 7.4. Banner Selamat Datang …………………………… 7.5. Sistem Pembesar Suara …………………………… 7.6. Lagu-lagu selingan & lagu patriotic …………………………… 7.7. Majlis bergambar ……………………………

8. Catatan penyelaras : ………………………………………………………………………. 9. Nama penyelaras : ……………………………………………………………….. Tandatangan : …………………………… Tarikh: …………………………….

Untuk kegunaan PaK Pentadbiran

Penyelaras Kursus :………………………………………………………………………………………… Bilik Kuliah :……………………………………………..

Edaran salinan

1. Penyelaras Kursus …………..…….…………………. 2. PaK Pentadbiran T/Tangan PaK Pentadbiran 3. Unit BAV Tarikh :

- 44 -

SENARAI SEMAK PENYEDIAAN BILIK KULIAH DAN PERALATAN BAV

PAR Bertugas: …………………………………………………………………………….

Bilik Kuliah: ….…………………………………………………………………………….

Bil. Peralatan Sedia/Baik Tiada/Rosak Tindakan

1. Alat hawa dingin

2. Lampu

3. Plug

4. Papan putih

5. Flip chart

6. Pointer

7. Marker pen

8. Pemadam

9. Air Galian

10. Susunan kerusi meja :

seperti biasa

bentuk u

bentuk v

11. Peralatan standard

clip on microphone

satu bateri ganti mic

pembesar suara

LCD Projector

12. Peralatan khusus :

Tandatangan PAR Bertugas : …….…………………………….….. Tarikh : ………………….

Untuk makluman Pa.K Pentadbiran

- 45 -

BORANG ARAHAN CETAKAN

1. Nama Penyelaras : ___________________________________________

2. Nama Kursus : ___________________________________________

3. Tarikh/Tempoh : ___________________________________________

4. Tarikh diperlukan : ___________________________________________

5. Warna kulit buku program :___________________________________________

6. Bilangan yang diperlukan :___________________________________________

7. Catatan :

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

(…………………………………………………….)

T/tangan Penyelaras Kursus

- 46 -

DAFTAR PENSYARAH JEMPUTAN PUSAT PENGAJIAN

Bil Nama Agensi Jawatan Alamat &

No.Tel

Pengalaman

Kerja

Latar

belakang

Pendidikan

- 47 -

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

BORANG MAKLUMAT PESERTA

1. NAMA KURSUS / SEMINAR / BENGKEL : ............................................................................................................................................ 2. LOKASI KURSUS : Akmal Induk Akmal Langkawi Akmal Timur Akmal Sabah Akmal Sarawak 3. PROGRAM PUSAT PENGAJIAN : Pengurusan Kastam Pencegahan

Cukai Dalaman Perkhidmatan Teknik Pusat Kerjasama Antarabangsa

4. Kod Kursus : 5. Kod Bidang : 6. Nombor Kad Pengenalan : - - 7. Jantina : Lelaki Perempuan 8. Umur : Kurang dari 26 tahun 26 – 30 tahun 31 – 35 tahun

36 – 40 tahun 41 – 45 tahun Lebih dari 45 tahun 9. Nama Peserta :

10.Jawatan :

11.Gred Jawatan :

12. Bahagian / Cawangan / Stesen Bertugas :

13. Negeri Bertugas :

14. Tempat Kediaman Semasa Berkursus :

15. Orang yang patut dihubungi semasa kecemasan (Nyatakan Nama, alamat dan nombor telefon) :

Sila tandakan di dalam bulatan yang berkaitan

- 48 -

AKADEMI KASTAM DIRAJA MALAYSIA (AKMAL)

BORANG PENILAIAN REAKSI

(Diisi oleh peserta sebaik sahaja tamat kursus) NAMA KURSUS : ……………………………………………………………………. TEMPOH KURSUS : HINGGA : TARIKH PENILAIAN : PUSAT PENGAJIAN (tandakan di petak berkenaan)

Cukai Dalaman Penyelidikan & Pembangunan

Pencegahan Kerjasama Antarabangsa

Perkhidmatan Teknik Pengurusan

Kastam

4 3 2 1

Tercapai sepenuhnya / Sangat sesuai

Tercapai / Sesuai Kurang tercapai / Sabahagian shj sesuai

Tidak tercapai / tidak sesuai

1. Adakah objektif kursus ini tercapai.

2. Nyatakan peratusan pencapaian.

3. Pada pendapat anda, isi kandungan kursus ini

Bersesuaian dengan objektif kursus.

4. Jika tidak sesuai, sila senaraikan :

4.1 .Tajuk-tajuk yang dicadangkan perlu tambah

(sila tambah kertas jika ruang tidak mencukupi)

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

- 49 -

4.2 Tajuk-tajuk yang dicadangkan perlu digugurkan

(sila tambah kertas jika ruang tidak mencukupi)

………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………

5. Adakah penyampaian tenaga pengajar kursus ini keseluruhannya berkesan? Sila berikan penilaian berdasarkan skala di bawah.

4 3 2 1

Sangat Berkesan Berkesan Kurang Berkesan Tidak Berkesan

Bil Tajuk / Pensyarah Isi

kandungan Persembahan

Kaitan isi kandungan dengan kursus

1 Tajuk : Pensyarah:











- 50 -





6. Jika KURANG BERKESAN, nyatakan tajuk dan kelemahan :

Tajuk Kelemahan Penyampaian

………………………… ………………………………………………

………………………… ………………………………………………

………………………… ………………………………………………

………………………… ………………………………………………

………………………… ………………………………………………

Bagi soalan 7 dan 8, dikehendaki mengisikan nama tajuk / ceramah yang dihadiri dengan memberi penilaian menggunakanskala di bawah

4 3 2 1


7. Persediaan mengajar

Bil Tajuk/Ceramah Latihamal Nota Alat Bantuan Mengajar

Penggunaan Masa

1.

2.

3.

4.

5.

6.

- 51 -

7.

8.

9.

10

11

12

13

14

15

4 3 2 1


8. Kaedah mengajar

Bil Tajuk Syarahan Demonstrasi VCR

Roleplay / Simulasi

Latihamal / Kajian Kes

1.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

9.

- 52 -

10

11

12

13

14

15

9. Faedah yang anda telah perolehi dari kursus ini.

Sila berikan penilaian berdasarkan skala di bawah

6 5 4 3 2 1

Sangat Berfaedah

Berfaedah Sederhana Berfaedah

Kurang Berfaedah

Tidak Berfaedah

Sangat Tidak

Berfaedah 9.1 Mengetahui pengetahuan baru yang berkaitan

9.2 Kaedah tertentu yang boleh diaplikasikan di tempat kerja

9.3 Peningkatan sikap yang menolong anda melaksanakan tugas

10. Adakah perkara-perkara berikut mencukupi / memuaskan (Hitamkan bulatan)

10.1 Kemudahan bahan rujukan ya tidak

10.2 Kemudahan alat mengajar ya tidak

10.3 Kemudahan komputer ya tidak

10.4 Kemudahan bilik kuliah ya tidak

10.5 Kemudahan penginapan ya tidak

10.6 Makanan ya tidak

10.7 Perpustakaan ya tidak

10.8 Kemudahan alat sukan ya tidak

- 53 -

11. Wajarkah kursus ini diteruskan,

di masa hadapan. wajar tidak wajar

12. Jika TIDAK WAJAR, sila nyatakan sebab-sebabnya

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

13. Apakah komen anda tentang keseluruhan kursus ini.

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

………………………………………………………………………………

- 54 -

SENARAI SEMAK

MAJLIS PERASMIAN/PENUTUPAN KURSUS

1. Nama Kursus :

2. Tarikh :

3. Masa :

4. Tempat :

5. Oleh :

6. Persediaan :

6.1. Surat Jemputan/Aturcara

6.2. Teks ucapan

6.3. Persiapan pentas dan hiasan

6.4. Sistem pembesar suara

6.5. Backdrop

6.6. Lagu-lagu Patriotik

6.7. Pesanan makanan dan minuman

6.8. Jurugambar

6.9. Cenderahati

6.10. Pembaca Doa

6.11. Pengacara Majlis

6.12. Baca ikrar (Permulaan/Akhir kursus)

6.13. Sijil-sijil kursus

7. Catatan :

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

..........................................................................................................

- 55 -

KEHADIRAN PESERTA KURSUS

NAMA KURSUS :

TEMPOH KURSUS :

TARIKH KURSUS :

BIL. NAMA PESERTA JAWATAN/ NO. STAF

TANDATANGAN CATATAN

Tandatangan Penyelaras : ...............................

- 56 -

BORANG CATATAN MAKLUMBALAS LISAN

Nama Kursus :

Tarikh :

Perkara Komen Peserta Ulasan

Tandatangan Penyelaras / Penolong Penyelaras : ……………………………..

Tarikh : ……………………………

- 57 -

AKTIVITI LATIHAN: PENILAIAN PESERTA

JAWATAN PROSES

Penyelaras Kursus

1. Merujuk kepada Buku Program Kursus berkenaan,

tentukan jenis-jenis aktiviti yang melibatkan penilaian

dan tarikh pelaksanaan penilaian:

Pensyarah berkenaan

A. Kuiz

1. Sebelum tarikh kuiz, sediakan soalan-soalan kuiz

melalui kaedah-kaedah berikut:

(a) daripada ‘bank’ soalan-soalan kuiz, dan/atau

(b) daripada soalan-soalan kuiz yang dikemukakan

oleh peserta.

2. Pada hari berkenaan, laksanakan kuiz kepada

peserta-peserta kursus secara berkumpulan.

3. Catatkan markah yang diperolehi oleh setiap

kumpulan dan serahkan kepada Penyelaras Kursus.

Penyelaras Kursus

B. Tugasan Individu

1. Sediakan tajuk-tajuk tugasan individu.

2. Memperuntukan tajuk-tajuk tugasan kepada peserta

kursus dan memaklumkan tarikh akhir untuk

mengemukakan tugasan masing-masing.

- 58 -

JAWATAN PROSES

3. Kumpulkan semua tugasan daripada peserta-

peserta kursus dan agihkan kepada pensyarah-

pensyarah mengikut tajuk tugasan untuk penilaian.

Pensyarah berkenaan

4. Membuat penilaian ke atas tugasan dan memberikan

markah.

5. Kemukakan pemarkahan tugasan individu kepada

Penyelaras Kursus.

Penyelaras Kursus

C. Tugasan Kumpulan

1. Sediakan tajuk-tajuk tugasan kumpulan.

2. Memperuntukan tajuk-tajuk tugasan dan penyelia

kepada kumpulan dan maklumkan tarikh akhir untuk

mengemukakan tugasan masing-masing

3. Jika berkenaan, maklumkan penyelia bagi setiap

kumpulan untuk membantu dan memantau tugasan

kumpulan.

4. Kumpulkan semua tugasan kumpulan. Jika tugasan

kumpulan tidak perlu dibentangkan, agihkan tugasan

kumpulan kepada pensyarah berkenaan untuk

membuat penilaian ke atas tugasan dan kumpulkan

pemarkahan tugasan kumpulan.

5. Jika tugasan kumpulan perlu dibentangkan ambil

tindakan-tindakan berikut:

- 59 -

JAWATAN PROSES

(a) Sebelum pembentangan, lantik ahli panel (tidak

kurang daripada 2 orang) yang telah dipersetujui

oleh Pengarah.

(b) Kemukakan tugasan kumpulan dan maklumkan

tarikh, tempat pembentangan tugasan kumpulan

serta asas penilaian yang ditetapkan kepada ahli

panel.

Ahli-Ahli Panel

(c) Pada tarikh pembentangan, mendengar dan

membuat penilaian ke atas tugasan kumpulan yang

dibentangkan berdasarkan asas penilaian yang

ditetapkan dan catatkan markah.

Penyelaras Kursus

(d) Selepas pembentangan, kumpulkan catatan markah

daripada setiap ahli panel.

Penyelaras Kursus

D. Penilaian Penyelaras

1. Menentukan aktiviti-aktiviti Pembangunan Diri dan

Kumpulan yang perlu dilaksanakan.

2. Melaksanakan aktiviti-aktiviti yang telah ditentukan.

3. Membuat penilaian keatas aktiviti-aktiviti

Pembangunan Diri dan Kumpulan serta lain-lain

aktiviti sepanjang kursus berdasarkan kriteria-kriteria

berikut:-

(a) Disiplin.

- 60 -

JAWATAN PROSES

(b) Penyesuaian Diri.

(c) Inisiatif dan tanggungjawab.

(d) Penyertaan dan kerjasama.

(e) Kepimpinan.

4. Catatkan markah bagi setiap kumpulan dalam

Borang Penilaian Penyelaras mengikut kesesuaian

kursus bagi tujuan penyediaan laporan kursus untuk

dikemukakan ke Ibu Pejabat.

Penyelaras Kursus

E. Peperiksaan Yang Dikendalikan Sepenuhnya Oleh

AKMAL

1. Memaklumkan kepada Pengarah AKMAL mengenai

tarikh peperiksaan dan senarai peserta-peserta

kursus yang akan menduduki peperiksaan.

Pengarah Akmal

2. Mengarahkan semua Ketua Pusat Pengajian dan

Pensyarah berkenaan untuk menggubal soalan-

soalan peperiksaan dan memaklumkan tarikh akhir

mengemukakan soalan.


dan pensyarah-

pensyarah berkenaan

3. Menggubal soalan-soalan peperiksaan dan skima

jawapan sesuai dengan modul kursus

Pensyarah berkenaan

4. Jika soalan-soalan peperiksaan digubal oleh

pensyarah, kemukakan soalan dan skima jawapan

kepada Ketua Pusat Pengajian untuk semakan dan

persetujuan serta buat pindaan, jika ada.

- 61 -

JAWATAN PROSES


5. Kemukakan soalan dan skima jawapan peperiksaan

dalam sampul surat kepada Pengarah

Pensyarah

6. Sediakan semua soalan-soalan peperiksaan dan

skima jawapan dalam salinan yang mencukupi.

7. Sediakan surat panggilan mesyuarat untuk

membincangkan soalan-soalan peperiksaan kepada

ahli-ahli Panel Peperiksaan AKMAL.

Panel Peperiksaan

AKMAL

8. Bincangkan soalan-soalan peperiksaan, skima

jawapan dan membuat pemilihan soalan-soalan

yang akan digunakan dalam peperiksaan serta

membuat perlantikan Ketua Pengawas/Pengawas

dan Pemeriksa kertas peperiksaan.

Pembantu Tadbir

Kesetiausahaan

9. Berdasarkan kepada keputusan mesyuarat,

sediakan soalan peperiksaan muktamad, cetak

secukupnya dan masukkan ke dalam sampul berlakri

serta simpan di tempat yang selamat untuk

digunakan pada hari peperiksaan.

10. Sediakan surat perlantikan kepada Ketua

Pengawas/Pengawas dan Pemeriksa Kertas

Peperiksaan.

- 62 -

JAWATAN PROSES

11. Berdasarkan kepada senarai peserta-peserta

kursus, tentukan angka giliran bagi setiap peserta

kursus iaitu, 07251 diikuti 3 digit berikutnya

berdasarkan bilangan calon bagi kursus PPAOP dan

PPAOM serta 09091 diikuti 3 digit berikutnya

berdasarkan bilangan calon bagi kursus PPIP dan

lain-lain kursus yang diarah oleh PA untuk dinilai.

12. Sediakan “slip” peperiksaan dan serahkan kepada

Penyelaras Kursus.

13. Pamerkan senarai angka giliran di papan kenyataan

berhampiran dengan bilik peperiksaan.

Pembantu Am Rendah 14. Susun kerusi meja di bilik peperiksaan dalam

kedudukan dan jarak yang sesuai serta melekatkan

angka giliran.

15. Sediakan jam dinding dan alat-alat tulis di bilik

peperiksaan.

Penyelaras Kursus

16. Terima “slip” peperiksaan daripada Pendaftar dan

serahkan kepada peserta-peserta kursus.

Ketua Pengawas

17. Sehari sebelum hari peperiksaan:

(a) Dapatkan “kit” peperiksaan daripada Pendaftar yang

mengandungi:

(i) Laporan Ketua Pengawas.

(ii) Borang Sijil Kehadiran Calon.

(iii) Borang Senarai Kehadiran Calon.

- 63 -

JAWATAN PROSES

(iv) Format Pelan Kedudukan Calon-calon

Peperiksaan.

(b) Dapatkan kelengkapan peperiksaan daripada

Pendaftar yang terdiri daripada:

(i) Kertas jawapan kosong.

(ii) Tali.

(iii) Sampul surat besar.

(iv) Lilin dan mancis.

(v) Lakri (Seal) dan lilin meterai.

(c) Periksa bilik peperiksaan bagi menentukan

kesesuaian dan kelengkapan mencukupi. Catatkan

tindakan-tindakan yang telah diambil dalam Laporan

Ketua Pengawas.

18. Pada hari peperiksaan:

A. Sebelum peperiksaan bermula:

(a) Ambil kertas soalan peperiksaan daripada

Pendaftar.

(b) Susun pembahagian tugas Pengawas.

(c) Jemput calon-calon peperiksaan masuk bilik

peperiksaan.

(d) Edarkan Borang Sijil Kehadiran dan kertas-kertas

untuk jawapan.

(e) Beri penerangan ringkas dan arahan kepada

calon.

- 64 -

JAWATAN PROSES

(f) Minta calon letakkan Kad Pengenalan di atas

meja.

(g) Buka sampul surat kertas soalan peperiksaan.

(h) Edarkan kertas soalan dan minta calon semak

kertas soalan yang diedarkan.

(i) Umumkan peperiksaan bermula dan catatkan

masa permulaan.

(j) Catatkan tindakan-tindakan yang telah diambil

dalam Laporan Ketua Pengawas.

B. Semasa peperiksaan berjalan:

(a) Memungut dan menyemak sijil kehadiran.

(b) Semak nama dan nombor Kad Pengenalan.

(c) Semak dan susun sijil kehadiran tersebut ikut

angka giliran.

(d) Tandakan ‘H’ (Hadir) dan ‘TH’ (Tidak Hadir) pada

senarai kehadiran calon.

(e) Mengawasi calon semasa di bilik peperiksaan.

- 65 -

JAWATAN PROSES

(f) Umumkan masa tamat tinggal 5 minit sebelum

masa tamat.

(g) Umumkan masa tamat dan kutip kertas jawapan

peperiksaan.

(h) Catatkan tindakan-tindakan yang telah diambil


C. Selepas tamat peperiksaan:

(a) Susun kertas jawapan dan semak bagi

memastikan kertas jawapan sama dengan jumlah

calon yang hadir.

(b) Catatkan tindakan-tindakan yang akan diambil


(c) Masukkan ke dalam sampul surat (2 lapis)

dokumen-dokumen berikut:

(i) Kertas jawapan.

(ii) Senarai kehadiran calon.

(iii) Sijil Kehadiran Calon.

(iv) Pelan Kedudukan Calon.

(v) Laporan Ketua Pengawas yang

disempurnakan dan disahkan.

(d) Lakri sampul surat pada tiap-tiap lapis.

(e) Serahkan sampul surat kepada Pendaftar.

- 66 -

JAWATAN PROSES

Pengawas

(f) Serahkan sampul surat yang telah dilakri

bersama-sama dengan sampul surat yang

mengandungi kertas soalan peperiksaan dan

skima jawapan kepada Pemeriksa Kertas

Peperiksaan.

Penyelaras Kursus

F. Peperiksaan dimana soalan dan pemarkahan

dibuat oleh JPA/Ibu Pejabat Kastam

1. Maklumkan kepada Pendaftar bilangan peserta yang

akan menduduki peperiksaan.

Pembantu Tadbir

Kesetiausahaan

2. Maklumkan kepada PA mengenai tarikh peperiksaan

dan senarai peserta-peserta kursus yang akan

menduduki peperiksaan.

3. Menyediakan surat kepada JPA/Ibu Pejabat Kastam

beserta dengan senarai peserta-peserta kursus yang

akan menduduki peperiksaan untuk mendapatkan

angka giliran dan kertas soalan peperiksaan.

Pengarah Akmal

4. Menentukan perlantikan Ketua Pengawas/Pengawas

Peperiksaan.

- 67 -

JAWATAN PROSES

Pembantu Tadbir

Kesetiausahaan

5. Sediakan surat perlantikan kepada Ketua Pengawas/

Pengawas Peperiksaan.

6. Terima senarai angka giliran dan kertas soalan

peperiksaan daripada JPA/Ibu Pejabat Kastam.

7. Simpan kertas soalan peperiksaan di tempat yang

selamat sehingga digunakan pada hari peperiksaan.

Pembantu Tadbir

Kesetiausahaan /

Ketua Pengawas

8. Ambil tindakan-tindakan seperti di No. E.12 sehingga

E.18C (e).

Ketua Pengawas

9. Serahkan satu salinan Laporan Ketua Pengawas

dan Senarai Kehadiran Calon kepada Pendaftar.

Pembantu Tadbir

Kesetiausahaan

10. Tuliskan alamat JPA/Ibu Pejabat Kastam di atas

sampul surat telah dilakri.

11. Hantarkan sampul surat berkenaan kepada

JPA/Ibu Pejabat Kastam.

- 68 -

CARTA ALIRAN KERJA PENILAIAN PESERTA

A. Kuiz

B. Tugasan Individu

Rujuk Buku Program Kursus untuk laksanakan kuiz

Sediakan soalan-soalan kuiz

Laksanakan kuiz secara kumpulan

Catat markah yang diperolehi oleh setiap kumpulan dan serahkan kepada penyelaras kursus.

Selesai

MULA

MULA

Sediakan tajuk tugasan individu

Peruntukkan tajuk tugasan individu kepada peserta dan beri tarikh akhir penyerahan tugasan

Kumpul tugasan individu dan edarkan kepada pensyarah berkenaan untuk penilaian

Buat penilaian

Kemukakan pemarkahan kepada PK

Selesai

Pensyarah berkenaan

Pensyarah berkenaan

Pensyarah berkenaan

Pensyarah berkenaan

PK

PK

PK

Pensyarah berkenaan

Pensyarah berkenaan

- 69 -

C. Tugasan Kumpulan

MULA

Sediakan tajuk-tajuk tugasan kumpulan

Peruntukkan tajuk kepada kumpulan-kumpulan peserta dan tarikh akhir penyerahan tugasan

Maklumkan penyelia setiap kumpulan untuk membantu dan memantau

Kumpulkan hasil tugasan

Pembentangan ?

Lantik ahli panel setelah dipersetujui Pengarah dan tentukan tarikh dan tempat pembentangan

Selesai

Ada

Agih tugasan kumpulan

kepada pensyarah berkenaan

Buat pemarkahan

& serah kepada PK

Buat penilaian dan catat markah pembentangan tugasan kumpulan

Kumpulkan catatan markah daripada ahli panel

Tiada

PK

PK

PK

PK

PK

Penyarah berkenaan

Ahli Panel

PK

- 70 -

D. Penilaian Penyelaras

MULA

Tentukan aktiviti-aktiviti pembangunan diri dan kumpulan

Laksanakan aktiviti-aktiviti yang telah ditentukan

Buat penilaian ke atas aktiviti Pembangunan Diri dan Kumpulan berdasarkan kriteria tertentu

Catat markah setiap kumpulan dalam borang penilaian

Selesai

PK

PK

PK

PK

- 71 -

MULA

Maklumkan kepada pensyarah mengenai tarikh peperiksaan dan senarai peserta

Arahkan KPP menggubal soalan skima jawapan

Dipersetujui ?

Cetak soalan secukupnya

Ya

Simpan soalan dan skima di tempat selamat

Sedia surat perlantikan Ketua Pengawas/Pengawas Peperiksaan

Tidak

buat pindaan

Sedia slip peperiksaan

Terima slip peperiksaan dan edar kepada peserta

Uruskan susunan kerusi/meja dan lekatkan angka giliran

A

Gubal soalan & skima jawapan dan kemukakan kepada Pengarah

Adakan mesyuarat Panel Peperiksaan AKMAL untuk membincangkan soalan & skima yang dibentang oleh KPP

PK

PA

KPP/Pensyarah

P

KPP

P

P

P

P

PK

P

- 72 -

Selesai

Dapatkan `kit’ dan kelengkapan peperiksaan

Kendalikan peperiksaan

Pungut kertas jawapan, senarai kehadiran calon dan sijil kehadiran calon

Lakri sampul surat jawapan peperiksaan

Serah kepada pemeriksa kertas peperiksaan

A

Buat persediaan jam dinding/alat-alat tulis

P

Ketua Pengawas

Ketua Pengawas

Ketua Pengawas

Ketua Pengawas

Ketua Pengawas

- 73 -

F. Peperiksaan dimana soalan dan pemarkahan dibuat oleh JPA/Ibu Pejabat Kastam

Sediakan surat kepada JPA/Ibu Pejabat Kastam beserta senarai peserta yang menduduki peperiksaan

Lantik ketua pengawas dan pengawas peperiksaan

Terima angka giliran dan soalan peperiksaan serta simpan selamat

Sediakan slip peperiksaan dan serah kepada calon

Uruskan susunan kerusi meja dan lekatkan angka giliran

MULA

Maklumkan tarikh peperiksaan dan senarai peserta

Dapatkan `kit’ dan kelengkapan peperiksaan

Kendalikan peperiksaan

Pungut kertas jawapan, senarai kehadiran calon dan sijil kehadiran calon

Lakri sampul surat jawapan peperiksaan

Serah kepada Pendaftar dan untuk dihantar kepada JPA/Ibu Pejabat Kastam

Buat persediaan jam dinding/alat-alat tulis

PK

P

PA

P

Ketua Pengawas

P

P

P

Ketua Pengawas

Ketua Pengawas

Ketua Pengawas

Selesai

Ketua Pengawas

- 74 -


PEMARKAHAN KUIZ

1. Nama Kursus :

2. Tarikh Kursus :

3. Kumpulan Pemarkahan

A

B

C

D

Nota: Nama ahli-ahli kumpulan adalah dilampirkan.

Nama Pensyarah :........................................

Tandatangan :........................................

Tarikh :........................................

/10

/10

/10

/10

- 75 -

PEMARKAHAN TUGASAN INDIVIDU

1. Nama Kursus :

2. Tarikh Kursus :

3. Pemarkahan :

Bil. Nama Peserta Pemarkahan Jumlah (%)

1* 2* 3* 4*

Nama Pensyarah :........................................

Tandatangan :........................................

Tarikh :........................................

Nota:

Kriteria Panduan:

1* Ketepatan rujukan jawapan = 70%

2* Kebolehan menganalisa situasi = 10%

3* Keupayaan pemikiran secara logik = 10%

4* Kemahiran konseptual = 10%

- 76 -

PEMARKAHAN TUGASAN KUMPULAN

(Kertas Isu)

1. Kumpulan : _______________________________

2. Kursus : _______________________________

3. Tempoh Kursus : _______________________________

MARKAH

PENUH

MARKAH

DIBERI

1. Analisis Situasi 10

2. Definisi Masalah 10

3. Analisis Maklumat 20

4. Alternatif Penyelesaian dan Perakuan

20

5. Gaya bahasa dan penulisan 10

6. Ringkasan Eksekutif 10

7. Persembahan 20

Jumlah 100

Tandatangan Panel : .................................................

Nama Ahli Panel : .................................................

Tarikh :

- 77 -

BORANG PENILAIAN PENYELARAS UNTUK KURSUS INDUKSI UMUM

(KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESSIONAL)

1. Nama Peserta/Kumpulan :

2. Nama Kursus :

3. Tarikh Kursus :

4. Pemarkahan :

Kriteria

Markah

(a) Disiplin (b) Penyertaan Diri

(c) Inisiatif dan tanggungjawab

(d) Penyertaan dan kerjasama

(e) Kepimpinan

Jumlah:

Nama Penyelaras : .....................................

Tandatangan : .....................................

Tarikh : .....................................

/8

/3

/3

/3

/3

/20

- 78 -

BORANG PENILAIAN PENYELARAS

UNTUK KURSUS INDUKSI UMUM (KUMPULAN SOKONGAN 1 DAN 2)

1. Nama Peserta/Kumpulan :

2. Nama Kursus :

3. Tarikh Kursus :

4. Pemarkahan :

Kriteria

Markah

(a) Disiplin (b) Penyertaan Diri

(c) Inisiatif dan tanggungjawab

(d) Penyertaan dan kerjasama

(e) Kepimpinan

Jumlah:

Nama Penyelaras : .....................................

Tandatangan : .....................................

Tarikh : .....................................

/12

/7

/7

/7

/7

/40

- 79 -

LAPORAN KETUA PENGAWAS

Peperiksaan : Kertas/Bahagian : Tarikh : Pusat Peperiksaan : Nama Ketua Pengawas : Nama Penolong Pengawas :

Tindakan Tandakan (�) Catatan

1. Sehari Sebelum Hari Peperiksaan

1.1. Periksa Dewan Peperiksaan bagi menentukan :

1.1.1. Kesesuaian bilik.

1.1.2. Bilangan meja dan kerusi yang sesuai dan mencukupi.

1.1.3. Jarak letak kerusi memadai.

1.1.4. Jam dinding disediakan.

1.1.5. White board atau papan hitam disediakan.

1.1.6. Kemudahan tandas dan tanda-tanda arahan disediakan.

1.1.7. Pihak pengurusan dewan telah diberitahu.

1.2. Dapatkan `kit’ peperiksaan daripada Pendaftar, mengandungi :

1.2.1. Borang Laporan Ketua Pengawas

1.2.2. Borang Sijil Kehadiran Calon

1.2.3. Borang Senarai Kehadiran Calon

1.2.4. Format Pelan Kedudukan Calon-Calon Peperiksaan

1.3. Dapatkan Kelengkapan Peperiksaan :

1.3.1. Kertas jawapan kosong.

1.3.2. Tali.

1.3.3. Sampul surat besar.

1.3.4. Lilin dan mancis.

1.3.5. Lakri (seal) dan lilin meterai. Saya mengaku telah menjalankan tugas-tugas di atas sepenuhnya. …………………………………………. Tandatangan Ketua Pengawas Tarikh :……………………………….

- 80 -

2. 15 Minit Sebelum Masa Peperiksaan/Hari Peperiksaan


2.1. Sebelum Peperiksaan Bermula :

2.1.1. Ambil kertas soalan peperiksaan daripada Pendaftar

2.1.2. Susun Pembahagian tugas Pengawas.

2.1.3. Jemput calon masuk.

2.1.4. Edarkan borang sijil kehadiran dan kertas-kertas untuk jawapan dan arahan calon.

2.1.5. Beri penerangan ringkas dan arahan-arahan kepada calon.

2.1.6. Minta calon letakkan Kad Pengenalan di atas meja.

2.1.7. Buka sampul surat kertas soalan.

2.1.8. Edarkan kertas soalan dan minta calon semak kertas soalan yang diedarkan.

2.1.9. Umumkan peperiksaan bermula tepat jam ___________________.

Saya mengaku telah menjalankan tugas-tugas di atas sepenuhnya. …………………………………………. Tandatangan Ketua Pengawas Tarikh :……………………………….

- 81 -

3. Semasa Peperiksaan Berjalan


3.1. Memungut dan menyemak format sijil kehadiran. Semak nama dan nombor kad pengenalan.

3.2. Semak dan susun borang-borang tersebut mengikut angka giliran.

3.3. Tandakan ‘H’ (Hadir) dan TH (Tak Hadir) pada senarai nama calon.

3.4. Mengawasi calon di dalam dewan peperiksaan.

3.5. Awasi disiplin calon.

3.6. Umumkan masa tinggal 5 minit sebelum masa tamat.

3.7. Umumkan masa tamat. Pengawas mengutip kertas jawapan.

Saya mengaku telah menjalankan tugas-tugas di atas sepenuhnya.

…………………………………………. Tandatangan Ketua Pengawas

Tarikh :……………………………….

- 82 -

4. Selepas Tamat Peperiksaan


4.1. Susun kertas-kerta jawapan bagi memastikan jumlah kertas jawapan sama dengan jumlah calon yang hadir.

4.2. Masukkan ke dalam sampul surat (2 lapis) untuk Pemeriksa dokumen-dokumen berikut :

4.2.1. Kertas-kertas jawapan.

4.2.2. Senarai Kehadiran Calon.

4.2.3. Sijil Kehadiran Calon

4.2.4. Pelan Kedudukan Calon.

4.3. Lakri sampul pada tiap-tiap lapis.

4.4. Serahkan sampul kepada Pendaftar.

4.5. Bagi peperiksaan dimana soalan dan pemarkahan dibuat oleh Ibu Pejabat/JPA, masukkan ke dalam sampul untuk Urusetia Panel Subjek Jabatan, Cawangan Perkhidmatan dan Pentadbiran Am Ibu Pejabat/JPA dokumen-dokumen berikut :

4.5.1. Senarai Kehadiran.

4.5.2. Sijil Kehadiran.

4.5.3. Pelan Kedudukan Calon.

4.5.4. Salinan Laporan Ketua Pengawas.

4.6. Lakri sampul pada tiap-tiap lapis.

4.7. Serah sampul surat kepada Pendaftar

4.8. Jika ada calon yang tertinggal barang-barang serahkan barang tersebut kepada pegawai berkenaan dan tinggalkan dewan dalam keadaan kemas.

4.9. Pastikan sampul-sampul surat untuk Pemeriksa dan Urusetia dicatit alamat yang betul dan diserah/ didaftarkan kepada pihak berkenaan.

4.10. Serahkan satu salinan Laporan Ketua Pengawas

kepada Pengarah AKMAL berserta Senarai Kehadiran.

- 83 -

Saya mengaku telah menjalankan tugas-tugas di atas sepenuhnya. Ulasan : …………………………………………. Tandatangan Ketua Pengawas

Tarikh :……………………………….....

- 84 -

AKTIVITI LATIHAN : PENSIJILAN

JAWATAN PROSES

Penyelaras Kursus

A. PERMOHONAN, PENYEDIAAN DAN

PENYAMPAIAN SIJIL KEHADIRAN KURSUS

(bagi kursus yang tidak melibatkan penilaian)

1. Lengkapkan Borang Pengesahan Pensijilan seperti

di lampiran l

2. Serahkan Borang Pengesahan Pensijilan yang

telah lengkap kepada KP P&P untuk penyediaan

sijil.

Ketua Pusat Penyelidikan dan Pembangunan / Pembantu Tadbir

3. Terima Borang Pengesahan Pensijilan daripada

Penyelaras kursus.

4. Sediakan sijil kehadiran kursus bagi setiap peserta

dengan mencatatkan nombor siri sijil dalam borang

pensijilan.

5. Semak sijil kehadiran kursus yang telah disediakan

bagi memastikan nama peserta, no kad

pengenalan (mana yang berkenaan) betul dan

lengkap.

6. Sediakan sijil yang baru sekiranya berlaku

kesilapan.

7. Kemukakan sijil kepada penyelaras kursus

sebelum tarikh penutupan kursus.

- 85 -

JAWATAN PROSES

Penyelaras Kursus 8. Terima sijil daripada KP P&P .

9. Semak sijil-sijil yang telah disediakan Pusat

Penyelidikan dan Pembangunan

10. Hubungi/rujuk semula kepada KP P&P sekiranya

berlaku kesilapan atau kekurangan sijil.

11. Susun sijil kehadiran mengikut susunan nama

peserta yang menerima sijil .

Pengarah Akmal/

Timbalan Pengarah

Akmal/Ketua Pusat

Pengajian

12. Sampaikan sijil kehadiran berkursus kepada

peserta-peserta di akhir kursus.

Pendaftar

B. PENYEDIAAN DAN PENGANUGERAHAN SIJIL

PENCAPAIAN KURSUS

(bagi kursus yang melibatkan penilaian)

1. Sediakan laporan pemarkahan.

2. Kemukakan kepada Panel Peperiksaan dan

Penilaian untuk perakuan.

Panel Peperiksaan

dan Penilaian

AKMAL

3. Perakukan dan sahkan sebagaimana yang

dicadangkan.

4. Kemukakan keputusan pensijilan kepada

Jawatankuasa Penyampaian Sijil untuk urusan

penyediaan sijil.

Jawatankuasa Kecil

Penyampaian Sijil

5. Terima keputusan pensijilan daripada Panel

Penilaian dan Peperiksaan AKMAL.

6. Catatkan nombor siri sijil dalam senarai nama

peserta.

- 86 -

JAWATAN PROSES

7. Semak sijil yang telah disediakan

Pendaftar

MAJLIS PENYAMPAIAN SIJIL BAGI KURSUS

YANG MELIBATKAN PENILAIAN

Ambil tindakan berikut bagi mengaturkan Majlis

Anugerah Sijil, :

1. Panggil Mesyuarat bagi membincangkan perkara-

perkara berkaitan penganjuran Majlis Anugerah Sijil

seperti agenda mesyuarat.

2. Bincangkan dan putuskan keputusan dalam

mesyuarat.

3. Tubuhkan jawatankuasa-jawatankuasa yang

berkaitan sebagaimana keputusan mesyuarat.

Jawatankuasa Kecil 4. Laksanakan tugas-tugas yang telah diputuskan

dalam mesyuarat.

Jawatankuasa Kecil

Mesyuarat Majlis

Anugerah Sijil

Ketua Pengarah

Kastam/ Timbalan

Ketua Pengarah

Kastam

8. Jalankan acara majlis Anugerah Sijil

sebagaimana yang telah ditetapkan.

9. Sampaikan sijil kehadiran kursus kepada peserta

kursus mengikut aturcara Majlis Anugerah Sijil

- 87 -

CARTA ALIRAN KERJA PENSIJILAN

A. Penyediaan dan Penyampaian Sijil Kehadiran (bagi kursus yang tidak melibatkan penilaian)

Lengkapkan Borang Pengesahan Pensijilan

Terima Borang Pengesahan Pensijilan Sediakan Sijil Kehadiran Kursus Semak Sijil Kehadiran Kursus

Kemukakan Sijil kepada Penyelaras Kursus Terima sijil Semak samada tiada kesilapan / kekurangan sijil Susun mengikut senarai nama peserta Sampaikan sijil kepada peserta-peserta kursus pada Majlis Penutupan Kursus.

PK

KP P&P

PA/TPA/KPP

KP P&P

PK

KP P&P

Lengkap/betul

Tidak Lengkap / betul

Tiada Ada

PK

MULA

Selesai

- 88 -

B. Penyediaan dan Penganugerah Sijil Kursus (bagi kursus yang melibatkan penilaian)

Sediakan Laporan Pemarkahan

Kemuka kepada Panel Peperiksaan dan

Penilaian

Peraku dan sahkan laporan Kemuka keputusan pensijilan kepada JKK Penyampaian Sijil Catatkan nombor siri sijil dalam senarai nama yang diterima Semak Jalankan Majlis Anugerah Sijil sebagaimana yang ditetapkan Sampaikan sijil

MULA

PK

PK

Panel Peperiksaan & Penilaian

P

Panel Peperiksaan & Penilaian

Tiada kesilapan

Jika ada, kemukakan pada Panel Peperiksaan &Penilaian

KPK / TKPK

Selesai

- 89 -


BORANG PENGESAHAN PENSIJILAN Nama Kursus : Tempoh Kursus : Tempat Kursus : Bilangan Peserta : Bil

Nama Pegawai

No. Kad Pengenalan

Jawatan / Gred Jawatan

Stesen

No. Siri Sijil

Tandatangan Penyelaras : ……………………………

Tarikh : ……………………………

- 90 -

AKTIVITI LATIHAN : PELAKSANAAN KURSUS ANTARABANGSA

JAWATAN

PROSES

Pembantu Tadbir

1. Terima fail untuk menganjurkan kursus antarabangsa

tahunan.

Ketua Pusat Kerjasama

Antarabangsa

2. Bincang dengan Pengarah AKMAL untuk tentukan keperluan latihan antarabangsa.

Pen. Kanan Pengarah

Kastam, Ibu Pejabat

3. Dapatkan kelulusan dalam mesyuarat Jawatankuasa Latihan Jabatan.

Penolong Pengarah

Kastam, Pusat Kerjasama

Antarabangsa

4. Sediakan laporan perbelanjaan untuk pengendalian kursus

kepada Unit Perancangan Ekonomi (EPU) Jabatan Perdana

Menteri.

5. Jika dipersetujui sedia prospektus kursus tahunan

Antarabangsa untuk kelulusan Pengarah AKMAL.

6. Sediakan surat iringan dan edarkan prospektus untuk

makluman kepada seluruh pentadbiran Kastam

Antarabangsa.

Pembantu Tadbir

7. Sediakan surat bersama borang permohonan kursus untuk

diedar tiga bulan sebelum kursus bermula.

8. Kumpulkan semua permohonan untuk pemilihan calon

dalam satu laporan lengkap.

- 91 -

JAWATAN

PROSES

Penolong Pengarah


Antarabangsa

9. Panggil mesyuarat yang akan dipengerusi oleh Pengarah

AKMAL, dengan keahlian daripada Perbendaharaan,

Jabatan Perkhidmatan Awam dan EPU.

Pengarah AKMAL

10. Pengerusikan mesyuarat. Permohonan yang tidak

memenuhi syarat ditolak.

- umur

- tidak pernah menghadiri kursus di Malaysia

- jantina

- kesihatan baik

- kebolehan berbahasa Inggeris

Ketua Pusat Kerjasama

Antarabangsa

11. Berdasarkan jumlah pemilihan peserta sediakan

permohonan keperluan kewangan untuk menjalankan

kursus berkenaan termasuk makanan, tambang,

pengangkutan dan perjalanan kepada EPU.

Penolong Pengarah


Antarabangsa

12. Terima Waran Peruntukan Kewangan daripada EPU.

Sediakan surat undangan dan hantar kepada peserta

bersama surat setuju terima.

Pembantu Tadbir

13. Terima surat setuju hadir daripada peserta yang dipilih.

- 92 -

JAWATAN

PROSES

Penolong Pengarah


Antarabangsa

14. Mengurus tiket penerbangan serta meminta peserta

memungut tiket daripada agen di tempat masing-masing .

Nyatakan keperluan visa dan kesihatan yang diperlukan.

15. Dapatkan jadual perjalanan dan maklumkan kepada agen

untuk jemputan.

Ketua Pusat

Kerjasama

Antarabangsa

16. Buat persiapan dan laksanakan kursus mengikut Aktiviti 4

(Pelaksanaan Kursus).

17. Atur perjalanan pulang peserta seminggu sebelum tamat

kursus.

18. Setelah kursus tamat pastikan peserta diurus pulang oleh

agen yang dilantik.

19. Jika peserta tidak dapat pulang setelah tamat kursus,

aturkan penginapan dan makanan sehingga urusan

perjalanan pulang selesai.

- 93 -

CARTA ALIRAN KERJA KURSUS ANTARABANGSA

MULA

Terima fail untuk Program Tahunan Antarabangsa

A

Pem. Tadbir

Pengarah AKMAL

PKPK Perjawatan , I. Pejabat

PPK Kerjasama Antarabangsa

Sediakan surat iringan dan edarkan prospektus keseluruh pentadbiran Kastam antarabangsa melalui Pejabat Kedutaan, Wisma Putra

Pengarah bersetuju dengan cadangan Program Tahunan

Sediakan Laporan Keseluruhan melaksanakan kursus untuk persetujuan EPU

Lulus?

Terima persetujuan EPU

Sediakan prospektus kursus sepanjang tahun

Bentang untuk kelulusan Jawatankuasa Latihan Jabatan

Ya

Tidak




- 94 -

A

Sediakan surat bersama borang permohonan kursus dan edar tiga bulan sebelum kursus bermula

Kumpul semua permohonan dan lengkapkan laporan untuk pemilihan calon

Adakan mesyuarat untuk pemilihan calon. Jemput ahli mesyuarat:

Aturkan persiapan mesyuarat

Dapatkan jumlah bilangan peserta bagi menyediakan bajet

Laksanakan mesyuarat bagi memilih peserta

Kemukakan bajet kursus kepada EPU.

Terima waran peruntukan dari EPU.

Sediakan surat undangan kursus

Terima surat setuju hadir kursus daripada peserta

Uruskan tiket perjalanan. Minta peserta memungut tiket dan siapkan keperluan visa dan keperluan kesihatan

Dapatkan jadual perjalanan peserta

Aturkan jemputan peserta dengan agen pelancungan

B

Pem. Tadbir

Pem. Tadbir








Pembantu Tadbir




- 95 -

B

Laksanakan kursus

Aturkan perjalanan peserta pulang setelah tamat kursus

Selesai



Ketua Pusat Kerjasama Antarabangsa

Ketua Pusat Kerjasama Antarabangsa

- 96 -

AKTIVITI LATIHAN: URUSTADBIR SENJATAPI

JAWATAN

PROSES

Perlantikan Pegawai Senjatapi

Pengarah Akmal

1. Lantik seorang Pegawai Senjatapi (PSA)/Penolong

Pegawai Senjatapi (PPSA) yang bertanggungjawab

ke atas pengendalian / urustadbir senjatapi dan

peluru yang dibekalkan.

B. Permohonan Lesen A & B

PSA/PPSA

1. Dapatkan borang POL 128 dari Ibu Pejabat Polis

Daerah, isi dengan lengkap dan serahkan kepada Ibu

Pejabat Polis Daerah.

2. Terima kelulusan Lesen A.

3. Isi borang dengan lengkap untuk permohonan Lesen

B (membawa dan mengguna) dan serahkan kepada

Ibu Pejabat Polis Daerah.

4. Terima kelulusan Lesen B.

5. Kemukakan permohonan yang sama sebulan sebelum

tarikh luput lesen kepada Ketua Polis Daerah untuk

tujuan pembaharuan lesen.

- 97 -

JAWATAN

PROSES

C. Permohonan Permit Sementara

PSA/PPSA

1. Isi Permit Sementara Untuk Membawa Dan

Mengguna Senjata Dan Peluru Jabatan (Lampiran D)

dan borang Senarai Senjatapi Dan Peluru Yang

Dibenarkan Dibawa Dan Digunakan Untuk Tujuan

Rasmi ( Lampiran D) dan D1 dengan lengkap dan

serahkan kepada PA untuk kelulusan.

Pengarah Akmal

2. Terima borang Lampiran D dan D1 dan luluskan

permohonan Permit Sementara.

D. Penyimpanan Senjatapi dan Peluru

PSA/PPSA

1. Rekod semua senjatapi yang dibekalkan oleh Ibu

Pejabat dalam Kad Daftar Harta Modal Kew 312 dan

simpan senjatapi dalam Bilik Kebal AKMAL.

2. Rekod semua peluru yang dibekalkan oleh Ibu

Pejabat dalam Daftar Stok Bekalan Pejabat Kew 314

dan simpan peluru di Setor Peluru AKMAL.

E. Pengeluaran dan Pemulangan Senjatapi

PSA/PPSA

1. Terima permohonan untuk penggunaan

senjatapi/peluru dari Jurulatih yang dilantik.

2. Mengeluarkan senjatapi dari bilik kebal dan peluru dari

stor peluru.

- 98 -

JAWATAN

PROSES

3. Rekodkan pengeluaran senjatapi ke dalam Buku

Daftar Keluar dan Masuk Senjatapi (JK. 92).

4. Rekodkan pengeluaran peluru ke dalam Rekod Daftar

Stok Bekalan Pejabat (Peluru – Kew 314).

5. Periksa senjatapi yang dipulangkan oleh Jurulatih

yang dilantik bagi memastikan ianya bersih dan betul.

6. Rekodkan ke dalam Buku Daftar Keluar dan Masuk

Senjatapi dan simpan senjatapi dalam Bilik Kebal

AKMAL.

7. Rekodkan peluru yang telah digunakan ke dalam

Borang Penggunaan Peluru.

F. Penyelenggaraan

PSA/PPSA

1. Periksa senjatapi pada setiap bulan untuk

penyenggaraan biasa.

2. Label dan asingkan senjatapi yang rosak atau tidak

berfungsi.

3. Maklumkan Pengarah Kastam Bahagian Pencegahan

Ibu Pejabat dan lengkapkan Borang baikpulih

Senjatapi AKMAL (Format SO1).

- 99 -

JAWATAN

PROSES

4. Serahkan senjatapi yang rosak atau tidak berfungsi

kepada Bahagian Pencegahan Ibu Pejabat untuk

tindakan baikpulih dan rekodkan ke dalam Buku Daftar

Keluar dan Masuk Senjatapi (JK 92).

5. Terima Format S.01 dan simpan dalam fail

6. Terima senjatapi yang telah dibaikpulih dari Bahagian

Pencegahan Ibu Pejabat dan rekodkan ke dalam Buku

Daftar Keluar dan Masuk Senjatapi (JK 92).

7. Simpan senjatapi berkenaan dalam bilik kebal

senjatapi AKMAL.

8. Pinda Kad Lejer Senjatapi dan batalkan lesen

senjatapi jika terima laporan pelupusan bagi senjatapi

yang tidak boleh dibaiki dari Bahagian Pencegahan

Ibu Pejabat.

9. Sediakan tiga salinan Penyata Tahunan Senjatapi

pada atau sebelum 1 Julai.

10. Kemukakan satu salinan Penyata Tahunan berkenaan

kepada Pengarah Kastam Bahagian Pencegahan Ibu

Pejabat sebelum atau pada 7 Julai dan satu salinan

penyata berkenaan kepada Ketua Polis Negeri.

- 100 -

CARTA ALIRAN KERJA URUSTADBIR SENJATAPI

A. Perlantikan Pegawai Senjatapi

B. Permohonan Lesen A & B

Selesai

Lantik seorang PSA/PPSA yang bertanggungjawab ke atas pengendalian / urustadbir senjatapi dan peluru yang dibekalkan.

MULA

Selesai

Dapatkan borang POL 128 dari Ibu Pejabat Polis Daerah, isi dengan lengkap dan serahkan kepada Ibu Pejabat Polis Daerah

MULA

Terima kelulusan Lesen A

PA

PSA / PPSA

Isi borang dengan lengkap untuk permohonan Lesen B, serahkan kepada Ibu Pejabat Polis Daerah

Terima kelulusan Lesen B

Kemuka permohonan yang sama sebulan sebelum tarikh luput lesen kepada ketua Polis Daerah untuk tujuan pembaharuan lesen

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

- 101 -

C. Permohonan Permit Sementara

D. Penyimpanan Senjatapi dan Peluru

Selesai

Isi Borang Lampiran D dan D1 seperti di Lampiran 1 dan 2 dengan lengkap, serahkan kepada PA untuk kelulusan

MULA

Terima kelulusan Borang Lampiran D dan D1 , luluskan permohonan permit sementara.

Selesai

Rekod semua senjatapi yang diterima dalam Kew 312, simpan senjatapi dalam Bilik Kebal AKMAL

MULA

Rekod semua peluru yang diterima dalam Kew 314, simpan dalam Stor Peluru AKMAL.

PSA / PPSA

PA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

- 102 -

E. Pengeluaran dan Pemulangan Senjatapi

Selesai

Terima permohonan untuk penggunaan senjatapi / peluru dari Jurulatih yangdilantik

MULA

Keluarkan senjatapi dari bilik kebal dan peluru dari stor peluru.

PSA / PPSA

Rekodkan pengeluaran senjatapi ke dalam Buku Daftar Keluar dan Masuk Senjatapi (JK.92) seperti di lampiran 3.

Rekodkan pengeluaran peluru ke dalam Rekod Daftar stok Bekalan Pejabat (Peluru – Kew 314)

Periksa senjatapi yang dipulangkan oleh Jurulatih yang dilantik bagi memastikan ianya bersih dan betul

Rekodkan ke dalam Buku Daftar Keluar dan Masuk Senjatapi dan simpan senjatapi dalam Bilik Kebal AKMAL.

Rekod peluru yang telah digunakan ke dalam Borang penggunaan Peluru seperti di lampiran 4.

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

- 103 -

F. Penyelenggaraan

Selesai

Periksa senjatapi pada setiap bulan untuk penyelenggaraan biasa

MULA

Label dan asingkan senjatapi yang rosak atau tidak berfungsi

Maklumkan Pengarah Kastam Bahagian Pencegahan Ibu Pejabat dan lengkapkan borang baikpulih Senjatapi AKMAL seperti di lampiran 5 dalam dua salinan.

Serahkan senjatapi yang rosak atau tidak berfungsi kepada Bahagian Pencegahan Ibu Pejabat untuk tindakan baikpulih dan rekodkan dalam Buku Daftar Keluar dan Masuk Senjatapi (JK 92)

Terima senjatapi yang telah dibaikpulih dari Bahagian Pencegahan Ibu Pejabat, rekod dalam Buku Daftar Keluar dan Masuk Senjatapi (JK 92)

PSA / PPSA

Simpan senjatapi dalam bilik kebal senjatapi AKMAL

Pinda Kad Lejer Senjatapi dan batalkan lesen senjatapi jikaterima laporan pelupusan bagi senjatapi yang tidak boleh dibaiki dari Bahagian Pencegahan Ibu Pejabat

Sediakan tiga salinan Penyata Tahunan berkenaan kepada Pengarah Kastam Bahagian Pencegahan Ibu Pejabat sebelum atau pada 7 Julai dan satu salinan kepada Ketua Polis Negeri.

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

PSA / PPSA

Terima salinan borang baikpulih senjatapi AKMAL dan simpan dalam fail

PSA / PPSA

- 104 -

BORANG YANG DIGUNAKAN TERHAD

LAMPIRAN D

PERMIT SEMENTARA UNTUK MEMBAWA DAN MENGGUNA SENJATA DAN PELURU

JABATAN MELALUI PU.(B)710 Dengan kuasa-kuasa yang diberi kepada saya melalui PU.(B)170 yang mula berkuakuasa pada 26 November, 1988 saya dengan ini membenarkan Nama : .............................................. No. K/P: ........................... Jawatan : ................................. No. Kakitangan ......................... (jika ada) Stesen / Cawangan / Unit: .......................................................... Yang gambar fotonya tertera di atas unuk membawa dan mengguna senjata dan peluru Jabatan dalam melaksanakan tugasnya. 2. Permit ini akan batal dengan sendirinya apabila pegawai ini menerima Permit Rasmi untuk membawa dan mengguna senjata dan peluru yang dikeluarkan oleh Jabatan Polis Diraja di bawah Seksyen 4(3) Akta Senjata 1960. Nota : Senarai senjatapi yang dibenarkan dibawa dan

digunakan adalah seperti di lampiran.

................................... Ketua Pengarah Kastam Kastam Diraja Malaysia

Tarikh dikeluarkan : ............................................ Atau Pengarah Kastam Negeri

(NEGERI)

FOTO (ukuran passport)

- 105 -

TERHAD Lampiran D1

SENARAI SENJATAPI DAN PELURU YANG DIBENARKAN DIBAWA DAN DIGUNAKAN UNTUK TUJUAN RASMI OLEH : ..................................................

BIL JENIS DAN BUATAN PANJANG JENIS DAN JUMLAH NOMBOR SENJATA LARAS PELURU

...................................... Ketua Pengarah Kastam Kastam Diraja Malaysia

Tarikh : ..................................... atau

Pengarah Kastam Negeri (NEGERI)

- 106 -

Buku Daftar Keluar / Masuk Senjatapi dan Peluru

KELUAR

Bilangan Keluar No.Siri Senjata

Jenis Jumlah Peluru

dan Magazin

Yang Menerima

Tarikh Waktu Nama dan

Pangkat

Tanda tangan

MASUK

Masuk Tandatangan Pegawai Menerima

Catatan

Tarikh Waktu

- 107 -

KEW 314 DAFTAR STOK BEKALAN PEJABAT

(PELURU) KEM / JAB : BHG : JENIS : UNIT PENGUKURAN : Bil No

Pesanan

Diterima Daripada / Dikeluarkan Kepada

Tarikh Kuantiti Penerima Terimaan Keluaran Baki Nama Tandatangan

- 108 -

FORMAT S 01

BORANG BAIKPULIH SENJATAPI AKMAL

BIL JENIS SENJATAPI NO SIRI STATUS CATATAN

T/T Peg. Menjaga: ..................................... T/T Peg Penerima: ............................ Tarikh : .................................... Tarikh : ............................

AMRA IBU PEJABAT

TINDAKAN PENGESAHAN BAIKPULIH

Hantar ke tempat baikpulih Kerja-kerja baikpulih selesai

Menunggu kerja-kerja baikpulih selesai

Telah diuji & disahkan berfungsi dengan baik

Menunggu alat ganti yang dipesan

Tidak boleh dibaiki, dicadangkan untuk pelupusan

Lain-lain :

T/T : Tarikh :

T/T :

Nama :

Tarikh :

Cop Rasmi

PEGAWAI YANG MENJAGA SENJATAPI

Senjatapi diterima dalam keadaan baik

T/T : ............................................ Tarikh : ...............................

- 109 -

TERHAD

PENYATA TAHUNAN SENJATAPI (NEGERI / STESEN........... BAGI TAHUN .......)

Jenis dan model senjatapi

Nombor Siri

Hakmilik Nama dan pangkat pegawai yang bertanggungjawab

Nombor lesen

Lesen dibenarkan (sebutkan jenis & bil. Peluru)

Permit Membawa & Mengguna Kenya taan

No. Nama dan Pangkat

Dibenarkan untuk peluru

- 110 -

AKTIVITI PENTADBIRAN AM : PENGURUSAN SUMBER MANUSIA

JAWATAN PROSES

Pendaftar

1.

2.

3.

A. Pengambilan

Sediakan surat permohonan untuk pengisian jawatan

di AKMAL dan hantar ke Bah. Pengurusan Sumber

Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM

Terima surat Kelulusan pengisian jawatan di AKMAL

melalui waran perjawatan.

Draf Iklan Jawatan dan hantar ke Bah Pengurusan

Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM

mengandungi:

i) Jawatan

ii) Kumpulan Perkhidmatan

iii) Klasifikasi

iv) Jadual Gaji

v) Syarat Lantikan

vi) Taraf Jawatan

vii) Penaklukan dibawah syarat-syarat perkhidmatan

viii) Fungsi Bidang Tugas

- 111 -

JAWATAN PROSES

Pengarah AKMAL

4.

Terima Kelulusan Draf Iklan dari Bah Pengurusan

Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM

Pembantu Tadbir

Kanan N22

5.

6.

Iklankan Jawatan dengan cara ditampal di Papan

Kenyataan, Edar dan Pos

Terima permohonan dari Calon Catatkan Nombor Turutan

Pendaftar

7.

Sediakan Penyata Permulaan dan senarai calon dan

hantar ke Bah Pengurusan Sumber Manusia dan

Kewangan Ibu Pejabat KDRM

Pengarah AKMAL

8.

9.

Kemukakan Nama Pengerusi dan Ahli Temuduga

Jabatan ke Bah Pengurusan Sumber Manusia dan


Terima Kelulusan Penyata Permulaan dan arahan

melaksanakan temuduga dari Bah Pengurusan Sumber

Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM

- 112 -

JAWATAN PROSES

Pendaftar

10.

11.

Sediakan Surat Panggilan Temuduga kepada Calon

nyatakan tarikh temuduga akan dijalankan

Sediakan surat makluman temuduga akan dilansungkan

kepada Bah Pengurusan Sumber Manusia dan


Lembaga

Temuduga Jawatan

12.

Jalankan temuduga

Pendaftar

13.

14.

Sediakan Penyata Lembaga Temuduga mengandungi :

i) Penyata Lembaga Temuduga

ii) Lampiran BI

iii) Lampiran BII

iv) Borang SPA. 6 Calon Temuduga

Hantar ke Bah Pengurusan Sumber Manusia dan


Pendaftar

1.

2.

B. Penempatan

Terima Surat penempatan untuk melapor diri bagi

kakitangan yang baru dilantik dari Ibu Pejabat KDRM

Urus Lapor diri kakitangan baru mengikut tarikh surat yang

diarahkan.

- 113 -

JAWATAN PROSES

Pembantu Tadbir (Perkhidmatan)

N17

3. 4.

5. 6. 7.

Minta salinan Kad Pengenalan, Sijil Persekolahan, Sijil Peperiksaan, Surat setuju terima tawaran jawatan,surat sumpah dan sijil akuan kesihatan Minta kakitangan isi borang maklumat butir-butir peribadi/Surat akujanji/pengistiharaan harta

Mohon No Fail Induk dari Bhg. Sumber Manusia dan Kewangan Ibu Pejabat KDRM. Buka fail personel dan masukkan dokumen berkaitan

Buka Buku Perkhidmatan

Masukan maklumat kakitangan ke dalam Sistem Pengurusan Personel (SISPEN)

Pengarah AKMAL

8

Keluarkan surat penempatan kepada kakitangan berdasarkan kesesuaian kompetensi kakitangan di unit yang berkenaan.

Pembantu Tadbir

Kanan N22

9.

Iringi kakitangan yang baru untuk diperkenalkan kepada PA/KP/kakitangan lain dan terus ke bahagian yang ditempatkan


10

Adakan orientasi di bahagian, serahkan senarai tugas dan fail meja

- 114 -

JAWATAN PROSES

PT(P)

1. 2. 3. 4. 5.

C. Penyelenggaraan Buku Perkhidmatan

Buka Buku Perkhidmatan yang baru bagi lantikan baru.

Buku Perkhidmatan bagi kakitangan yang bertukar masuk akan dikemukakan oleh jabatan lama

Hubungi jabatan lama sekiranya Buku Perkhidmatan masih belum diterima.

Catatkan butir-butir maklumat kakitangan yang baru dalam Buku Perkhidmatan dan kemaskini butir-butir maklumat bagi kakitangan yang bertukar masuk.

Buku Perkhidmatan kakitangan dikemaskini dari masa ke semasa

Pengarah /

Pendaftar AKMAL

6.

Tandatangan Buku Perkhidmatan


N17

7. 8.

Simpan Buku Perkhidmatan dalam Kabinet Besi.

Pastikan urusan simpanan Buku Perkhidmatan adalah teratur dan terkawal


N17

D. Penyelenggaraan SISPEN

Buka SISPEN dan kemaskini maklumat Baru bagi lantikan baru.

Kemaskini SISPEN bagi kakitangan yang bertukar masuk melalui disket yang dikemukakan oleh jabatan lama dan dicantumkan kedalam SISPEN AKMAL Kemaskini SISPEN akan dibuat dari masa ke semasa

1. 2. 3.

Pendaftar 4.

Memastikan SISPEN telah dikemaskini.

- 115 -

JAWATAN PROSES


N17

1.

2.

E. Penyediaan Persaraan Kakitangan AKMAL Kenalpasti kakitangan yang akan bersara pada setiap awal tahun Sediakan surat makluman persaraan kepada kakitangan yang akan bersara

Pengarah AKMAL

3.

Minta PA tandatangan surat dan serah kepada kakitangan yang akan bersara

- 116 -

JAWATAN PROSES


N17

4.

5.

6.

7.

8.

9.

10.

11.

Minta bakal pesara menyediakan dokumen berikut:

i) Salinan Kad Pengenalan Bakal Pesara, Isteri dan anak yang mempunyai Kad Pengenalan/Salinanan Sijil Kelahiran

ii) Sijil Nikah iii) No Akaun Bank/Salinan Buku Simpanan iv) Gambar v) Alamat Selepas bersara

Hantar surat ke agensi berkaitan untuk pertanyaan baki:

i) Pinjaman Perumahan ii) Pinjaman Komputer iii) Pinjaman Kenderaan iv) Cukai Pendapatan dengan Jab Hasil Dalam Negeri

Hantar maklumat persaraan kakitangan kepada KWSP

Sediakan dokumen berikut:

i) Borang JPA.BP.SPP.B01a – Maklumat Pesara ii) Borang JPA.BP.UMUM.B01- Sijil Akuan

Berhutang/Tidak Berhutang iii) Borang JPA.BP.UMUM.B02-Pengiraan Cuti Rehat

yang boleh dikumpulkan di Bawah Peraturan 21, Peraturan-peraturan Pencen 1980 (Jika berkenaan)

iv) Borang JPA.BP.UMUM.B04 – Laporan

Pengesahan Pakar Perubahan Mengenai Anak Cacat Otak/Cacat Anggota (Jika berkenaan)

v) Salinan Kenyataan Perkhidmatan dan Kenyataan

Cuti Minta P tandatangan semua dokumen yang perlu dan hantar ke JPA bahagian Pencen Terima surat kelulusan dari Bah Pencen JPA Catatkan kedalam Buku Perkhidmatan kakitangan dan buat salinan dan kemukakan kepada Bah Pencen JPA. Kemukakan dokumen berikut: ke JPA Pencen tiga (3) bulan sebelum bersara:

- 117 -

JAWATAN PROSES


N17

12. 13.

i) Pelepasan Cukai Pendapatan ii) Arahan potongan pinjaman perumahan iii) Arahan potongan pinjaman computer iv) Arahan potongan pinjaman kenderaan Terima salinan pembayaran pencen yang telah dibuat kepada Pesara. Simpan dalam fail peribadi pesara.

Jawatankuasa

latihan dalaman

1. 2.

F. Latihan dalaman kakitangan Kenal pasti keperluan mengadakan latihan dalaman dengan berdasarkan laporan prestasi atau arahan pengurusan Sediakan jadual latihan dalaman yang mengandungi maklumat seperti jenis latihan dan tarikh di adakan

Setiusaha

Jawatankuasa Latihan Dalaman

3.

4.

Dapatkan calon dari anggota yang bersesuaian dengan jenis latihan yang akan diadakan.

Memaklulmkan kepada calon tentang tarikh dan jadual latihan

Anggota AKMAL

5. 6.

Hadir latihan yang telah ditetapkan Kemukakan sijil ataau laporan kepada PT (P) jika berkenaan

Pembantu Tadbir

Perjawatan

7.

Menyimpan rekod latihan anggota

- 118 -

JAWATAN PROSES

Pembantu Tadbir

Perjawatan

1. 2.

i. Rekod Latihan Terima salinan sijil atau surat pengesahan kehadiran / laporan dari anggota yang telah menghadiri latihan Merekod butiran sijil dalam fail Rekod Latihan Anggota ( SISPEN ) dan buku perkhidmatan anggota

Anggota AKMAL 1.

ii. Penilaian Keberkesanan Latihan Mengemukakan laporan yang telah dihadiri seperti format di lampiran 1

Pengarah AKMAL 2. Membuat perakuan latihan yang telah dihadir

- 119 -

CARTA ALIRAN KERJA PENGURUSAN SUMBER MANUSIA A. PENGAMBILAN

MULA

Sediakan Surat permohonan untuk pengisian jawatan di AKMAL

Terima surat kelulusan pengisian jawatan di AKMAL

Sediakan Draft Iklan dan hantar ke Ibu Pejabat Bah Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan

Terima kelulusan Draf Iklan dari Ibu Pejabat Bah Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan

Iklankan Jawatan

Terima permohonan dari calon dan catatkan nombor turutan pada borang

Sediakan Penyata Permulaan

Kemukakan Nama Pengerusi dan Ahli Temuduga ke Ibu Pejabat Bah Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan

Terima Kelulusan Penyata Permulaan dan arahan melaksanakan temuduga dari Ibu Pejabat Bah Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan

Sediakan surat panggilan Temuduga kepada calon dan minta PA tandatangan dan hantar kepada calon melalui pos

A

P

P

P

PA

PTK

PTK

P

PA

PA

P

- 120 -

Maklumkan Tarikh Temuduga ke Bah Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan

Melaksanakan Temuduga

Sediakan Penyata Temuduga

Hantar Ke Bah Pengurusan Sumber Manusia Ibu Pejabat

A

P

LTJ

P

P

Selesai

- 121 -

B. Penempatan

MULA

Terima surat penempatan/ lapor diri atau surat pertukaran

Lapor diri

Dapatkan dokumen yang berkaitan seperti salinan kad pengenalan,sijil persekolahan,surat setuju terima tawaran jawatan,surat sumpah,sijil pengesahan kesihatan

Arah kakitangan isi borang maklumat butir-butir peribadi/surat akujanji/pengistiharaan harta

Dapatkan No. Fail Induk dari Bhg. Pengurusan Sumber Manusia dan Kewangan Ibu pejabat KDRM

Buka Personel Fail dan masukan dokumen berkaitan

Buka Buku Perkhidmatan dan masukkan maklumat terkini perkhidmatan

Masukan maklumat kakitangan kedalam SISPEN

Keluarkan surat penempatan mengikut kesesuaian

Iringi kakitangan baru untuk diperkenalkan kepada PA/KP dan anggota lain

Adakan orientasi di bahagian, serahkan senarai tugas dan fail meja

Anggota Baru

PT(P)

PT(P)

PA

PTK

P

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

KP/P

Selesai

- 122 -

C. Penyelenggaraan Buku Perkhidmatan

MULA

Buka Buku Perkhidmatan yang baru bagi lantikan baru/Terima Buku Perkhidmatan dari anggota yang bertukar

Hubungi jabatan lama sekiranya Buku Perkhidmatan belum diterima

Catatkan butir-butir maklumat perkhidmatan kakitangan kedalam Buku Perkhidmatan

Buku Perkhidmatan dikemaskini dari masa kesemasa oleh PT(P)

Tandatangan Buku Perkhidmatan

Simpan Selamat Buku Perkhidmatan kedalam Kabinet Besi

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PA

PT(P)

Selesai

- 123 -

D. Penyelenggaraan SISPEN

MULA

Buka SISPEN untuk maklumat baru kakitangan

Kemaskini SISPEN bagi kakitangan yang bertukar masuk melalui disket yang dikemukakan oleh jabatan lama dan cantum dengan SISPEN AKMAL

Kemaskini SISPEN akan dibuat dari masa kesemasa

Pastikan SISPEN telah dikemaskini

PT(P)

PT(P)

PT(P)

P

Selesai

- 124 -

E. Penyediaan Dokumen Persaraan Kakitangan AKMAL

MULA

Kenalpasti kakitangan yang akan bersara

Sediakan surat makluman kepada kakitangan yang akan bersara dan minta PA tandatangan

Minta bakal pesara menyerahkan dokumen-dokumen yang berkaitan persaraan

Terima salinan pembayaran yang telah dibuat kepada pesara dan simpan dalam fail peribadi

Hantar surat ke agensi untuk pertanyaan baki pinjaman

Terima surat kelulusan dari Bah Pencen

Catatkan kedalam Buku Perkhidmatan dan buat salinan Buku Perkhidmatan dan hantar ke JPA Pencen

Kemukakan dokumen bagi pinjaman dan Cukai pendapatan ke JPA Pencen

Sediakan dokumen-dokumen persaraan dan minta P tandatangan dan hantar ke JPA Bah Pencen

Hantar maklumat persaraan kakitangan ke KWSP

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

PT(P)

Selesai

- 125 -

F. Latihan dalaman kakitangan

MULA

Kenalpasti keperluan latihan dalaman

Sediakan jadual latihan dalaman

Dapatkan calon yang sesuai

Maklumkan kepada calon tarikh dan jadual latihan

Simpan rekod latihan

Selesai

Kemukakan sijil / laporan kepada PT(P)

hadir latihan

JKLD

JKLD

JKLD

S/U JKLD

Anggota AKMAL

PT(P)

Anggota AKMAL

- 126 -

i. Rekod Latihan ii. Penilaian Keberkesanan Latihan

MULA

Terima Salinan sijil atau surat pengesahan kehadiran / laporan

Rekod dalam Fail Rekod Latihan Anggota dan Buku Perkhidmatan Anggota

Selesai

PT(P)

PT(P)

PT(P)

MULA

Kemukakan laporan kursus yang telah dihadiri

Buat perakuan

Selesai

Anggota AKMAL

Pengarah AKMAL

- 127 -

AKTIVITI PENTADBIRAN AM:PEROLEHAN

JAWATAN

PROSES A. Perolehan Secara Pembelian Terus Bagi Bekalan

Tidak Melebihi RM50,000.00

Pembantu Tadbir (Stor)

1. Terima Borang 284 untuk Barang yang perlu

diperolehi dari PYB 2. Semak Kos Perolehan 3. Jika bekalan perolehan tidak melebihi RM50,000.00 Setiap pesanan , pilih pembekal secara terus berdasarkan anggaran 4. Serahkan borang 284 kepada PT(Kew)

Pembantu Tadbir (Kew)

5. PT(Kew) memaklumkan peruntukan vot adalah

mencukupi atau tidak kepada Pendaftar 6. Jika peruntukan tidak mencukupi ,serah semula

kepada Pendaftar

Pendaftar

7. Pendaftar minta P(Stor) SDP untuk pembelian

Pendaftar

8. Jika peruntukan mencukupi, sokong permohonan

pembelian dan kemukakan Borang 284 untuk kelulusan PA dan maklum kepada P(Stor)


9. Sedia LO untuk pembelian dan serahkan kepada

pembekal melalui P(Stor)


10. Menerima bekalan dari pembekal dan semak samada

bekalan memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang telah ditetapkan

- 128 -

JAWATAN

PROSES

11. Jika tidak memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang ditetapkan minta pembekal membuat tindakan pembetulan.

12. Jika memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang

ditetapkan, terima bekalan dan tandatangan DO dan sahkan kuantiti dan kualiti bekalan

13. Rekod dalam Buku Lejar 14. Bekalan disimpan dalam stor atau terus digunakan

- 129 -

JAWATAN

PROSES

B. Perolehan Secara Sebutharga

Pendaftar

1. Terima Permohonan untuk panggilan Sebutharga

daripada PYB bagi bekalan/perkhidmatan yang melebihi RM50,000 setahun hingga RM100,000.00

2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi 4. Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan 5. Semak Spesifikasi Bekalan/Perkhidmatan/Kerja 6. Bagi nilai perolehan RM50,000.00 hingga

RM100,000.00 hendaklah dipelawa dari syarikat bertaraf Bumiputera

7. Semak syarat pelawaan

i) Pembekal/kontraktor Bumiputra ii) Berdaftar dengan PKK dan KKM dalam kelas dan kepala yang berkaitaan iii) Pelawa sekurang-kurangnya 5 syarikat

8. Arahkan PTK menyediakan Buku Sebutharga (Jika

Perlu) dan Lampiran Q

Pengarah AKMAL

9. Melantik JPS dikalangan 3 orang pegawai terdiri dari

i) 1 orang pegawai terdiri dari Pegawai Pengurusan dan Profesional ii) 2 orang terdiri dari pegawai sokongan

Pembantu Tadbir Kanan 10. Sediakan Nombor Siri Sebutharga 11. Daftar dalam Buku Daftar Sebutharga

- 130 -

JAWATAN

PROSES

12. Sediakan Buku Sebutharga /Lampiran Q 13. Dapatkan tandatangan PA pada borang Lampiran Q 14. Serah Lampiran Q dan Buku Sebutharga untuk jualan

kepada PT(Kew)(Jika ada Buku Sebutharga untuk Jualan)

15. Sediakan Notis Sebutharga dengan cara tampal atau

edar atau Pos

Pengarah AKMAL

16. Melantik JSJ di kalangan 2 orang pegawai terdiri dari

i) Timbalan Pengarah ii) Pendaftar

Pendaftar

17. Sediakan satu tarikh taklimat kepada bakal

pembekal/Kontraktor 18. Mengadakan taklimat kepada Penyebutharga pada

tarikh yang telah ditetapkan. 19. Catatkan kehadiran pembekal/kontraktor 20. Adakan Lawatan Tapak


21. Jual Buku Sebutharga kepada Pembekal/Kontraktor

dan serah Lampiran Q

Pembantu Tadbir Kanan

22. Labelkan Peti Sebutharga dengan

ii. Tajuk Sebutharga iii. No Sebutharga iv. Tarikh dan masa tutup sebutharga

23. Pastikan Peti Sebutharga dikunci

J/kuasa Peti Sebutharga

24. Buka Peti sebutharga pada tarikh dan masa yang

telah ditetapkan

- 131 -

JAWATAN

PROSES

25. Kod dengan nombor bersiri semua borang sebutharga

yang diterima dan cop tarikh terima 26. Tandatangan ringkas pada muka surat pertama setiap

Lampiran Q dan semua muka surat Jadual Kadar Sebutharga

27. Sediakan Jadual Pembukaan Sebutharga dengan

senaraikan setiap sebutharga yang diterima. 28. Menyedia dan pamer Jadual Kadar melalui Notis

Kenyataan

Pendaftar

29. Memanggil Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga

Jabatan (AKMAL)

Panel Sebutharga

Jabatan

30. Bermesyuarat dan mempertimbangkan tawaran yang

terbaik dan paling menguntungkan 31. Sediakan Minit Mesyuarat JSJ 32. Sediakan Laporan Sebutharga dan Perakuan

Jawatankuasa Sebutharga

Pendaftar

33. Sediakan surat Tawaran dan Surat Setuju Terima

kepada kontraktor/pembekal yang berjaya

Pengarah AKMAL

34. Tandatangan Surat Tawaran 35. Maklumkan kepada Penyebutharga yang tidak

berjaya

Pembantu Tadbir Kanan 36. Catatkan Syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran kedalam Buku Daftar Sebutharga

Pendaftar

37. Sediakan surat perjanjian bagi perkhidmatan/kerja 38. Bagi Bekalan pula dapatkan surat Jaminan(Waranti)

- 132 -

JAWATAN

PROSES

Pendaftar

Pengarah AKMAL

39. Tandatangan Surat Perjanjian


40. Sediakan LO minta PA Tandatangan dan serah terus

kepada Syarikat yang berjaya atau melalui P(Stor)

Pendaftar

41. Minta Pembekal/kontraktor melaksanakan

bekalan/perkhidmatan/kerja mengikut spesifikasi yang ditetapkan

42. Pastikan Bekalan/perkhidmatan/kerja dilaksanakan

dengan sempurna dan mengikut spesifikasi kontrak


43. Rekod Bekalan kedalam Inventori

- 133 -

JAWATAN

PROSES

C. Perolehan Secara Tender

Pendaftar

1. Pastikan perkhidmatan yang diperlukan untuk

dipanggil secara Tender 2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi 4. Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan 5. Semak Spesifikasi Perkhidmatan 6. Bagi Nilai Perolehan melebihi RM200,000.00 setahun 7. Semak syarikat pembekal yang berdaftar dengan

KKM dalam kelas dan kepala yang berkaitan 8. Arahkan PTK menyediakan Buku Tender dan

Lampiran Q

Pengarah AKMAL

9. Melantik JPT dikalangan 3 orang pegawai terdiri dari

i) 1 orang pegawai terdiri dari Pegawai Pengurusan dan Profesional ii) 2 orang terdiri dari pegawai sokongan

- 134 -

JAWATAN

PROSES


10. Sediakan Nombor Siri Tender 11. Daftar dalam Buku Daftar Tender 12. Sediakan Buku Tender /Lampiran Q 13. Dapatkan tandatangan PA pada borang Lampiran Q 14. Serah Buku Tender kepada PT(Kew) untuk jualan

15. Sediakan Notis Tender dengan cara di Iklankan

kedalam Akhbar (sekurang-kurangnya satu akhbar utama Berbahasa Melayu)

Pendaftar

16. Sediakan satu tarikh taklimat kepada bakal

pembekal/Kontraktor

17. Mengadakan taklimat kepada Penender pada tarikh yang telah ditetapkan dan Lawatan Tapak

Penbantu Tadbir Kanan 18. Mengedarkan Lampiran Q / Jual Buku Tender Kepada

Kontraktor 19. Labelkan Peti Tender dengan

i) Tajuk Tender ii) No Tender ii) Tarikh dan masa tutup Tender

20. Pastikan Peti Tender dikunci

Pengarah AKMAL

21. Melantik JTJ di kalangan 2 orang pegawai terdiri dari

i) Timbalan Pengarah ii) Pendaftar

- 135 -

JAWATAN

PROSES

J/Kuasa Peti Tender

22. Buka Peti Tender pada tarikh dan masa yang telah

ditetapkan 23. Kod dengan nombor bersiri semua borang Tender

yang diterima 24. Tandatangan ringkas pada mukasurat pertama setiap

Lampiran Q dan Jadual Kadar Tender 22. Sediakan Jadual Pembukaan Tender dengan

senaraikan setiap Tender yang diterima 23. Menyedia dan Pamir Jadual Kadar melalui Notis

Kenyataan

Pendaftar

24. Memanggil Mesyuarat Jawatankuasa Tender Jabatan

(JTJ)

J/kuasa Tender Jabatan

25. Bermesyuarat dan mempertimbangkan tawaran yang

terbaik dan paling menguntungkan 26. Sediakan Minit Mesyuarat JTJ 27. Sediakan Laporan Sebutharga Tender dan Perakuan

Jawatankuasa Sebutharga Tender

Pendaftar

28. Hantar Minit Mesyuarat kepada Bah Kewangan dan

Perolehan Ibu Pejabat untuk pertimbangan 29. Terima Keputusan kontraktor yang berjaya daripada

Bah Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat

Pengarah AKMAL

30. Tandatangan Surat Tawaran dan Surat Makluman

kepada petender yang tidak berjaya


31. Catatkan Syarikat yang berjaya dan jumlah tawaran ke

dalam Buku Daftar Tender

- 136 -

JAWATAN

PROSES

Pendaftar

32. Sediakan Surat Perjanjian 33. Tandatangani Surat perjanjian antara PA dan

Kontraktor yang berjaya bagi perkhidmatan 34. Minta Pembekal/kontraktor melaksanakan

bekalan/perkhidmatan mengikut spesifikasi yang ditetapkan

35. Menerima bekalan/Perkhidmatan dan menerima Nota

Penghantaran 36. Serah Nota Penghantaran bagi bekalan kepada

PT(Kew) untuk menyediakan LO 37. Pastikan bekalan bagi perkhidmatan dilaksanakan

dengan sempurna dan mengikut spesifikasi kontrak

D. Perolehan Secara Kelulusan Khas Perbendaharaan

Pendaftar

1. Terima Permohonan daripada KP 2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi 4. Maklumkan kepada PA untuk mendapatkan kelulusan

5. Semak Spesifikasi Perkhidmatan 6. Semak syarikat pembekal yang berdaftar dengan

KKM dan serah kepada KP

Ketua Pusat

7. Kenalpasti Penceramah berdasarkan kepada Skop

Perkhidmatan, Bidang kepakaran/ kelayakan/ pengalaman penceramah supaya harga yang ditawarkan dapat diperincikan untuk penilaian.

- 137 -

JAWATAN

PROSES

Pengarah AKMAL

Pendaftar

8. Buat surat permohonan kepada IbuPejabat KDRM

Bah. Kewangan dan Perolehan dan minta PA tandatangan.

Pendaftar

9. Terima Surat kelulusan daripada Perbendaharaan

Malaysia melalui Ibu pejabat KDRM 10. Serahkan surat kelulusan kepada KP

Ketua Pusat

11. Memanggil Penceramah untuk melaksanakan

program 12. Pastikan Penceramah melaksanakan tugas mengikut

spesifikasi yang telah ditetapkan.

E. Perolehan Secara Panjar Wang Runcit


1. Terima Permohonan PYB 2. Semak Kos Perolehan 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi 5. Kenalpasti keperluan perolehan 6. Serah sejumlah wang yang diperlukan

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

7. Mengembalikan Resit.dan Borang Kew. 50 kepada

PTK


8. Buat Rekupmen 9. Serah Rekupmen kepada PT(Kew)

- 138 -

JAWATAN

PROSES


10. Terima Rekupmen dan menyediakan Baucar untuk

dihantar ke JANM

F. Tatacara Penyediaan Pesanan Tempatan

Pembantu Tadbir (Kew) 1

1. Terima Borang Permohonan Bekalan/Perkhidmatan

(Borang 284) (Jika Perlu) atau terima Invois dari Kontraktor

2. Semak Borang 284/Invois 3. Pastikan Peruntukan Vot mencukupi dan nyatakan

baki peruntukan vot dan catatkan jumlah baki 4. Serah kepada PA untuk kelulusan

Pengarah AKMAL

5. Jika PA luluskan sedia Pesanan Tempatan 6. Jika tidak serahkan kembali kepada P(Stor)/PYB

untuk KIV


7. Menyediakan LO dan minta tandatangan PA dan serah kepada PT(Kew) 1 untuk tanggungan


8. Rekod ke dalam Buku Vot untuk tanggunggan

Pembantu Tadbir (Kew) 1 Pembantu Tadbir (Kew) 2

9. Serah LO kepada Pembekal melalui P(Stor) atau terus

kepada Pembekal/Kontraktor

- 139 -

JAWATAN

PROSES

G . Tatacara Penyediaan Baucar Bayaran


1. Terima Invois/Bil/LO dan rekod ke dalam Buku Daftar

Bil 2. Menyemak dan memastikan Bekalan/Perkhidmatan

telah disempurnakan 3. Merekod Nombor Baucar dalam Buku Daftar Baucar 4. Menyediakan Draf Baucar 5. Serah kepada Jurutaip untuk taip baucar 6. Menerima Baucar yang telah siap di taip dan semak

Amaun, kod sodo adalah betul 7. Menyerah Baucar kepada PT(Kew) 1 untuk ditanggung kedalam Buku Vot


8. Rekod ke dalam Buku Vot untuk tanggungan

Pembantu Tadbir (Kew) 1 Pembantu Tadbir (Kew) 2

9. Serah Baucar kepada PA/P/PTK untuk tandatangan 10. Menyediakan Borang Kawalan Kelompok

11. Rekod Baucar dan Borang Kawalan Kelompok

kedalam Buku Daftar Bil 12. Hantar ke JANM

- 140 -

JAWATAN

PROSES


H. Penilaian Prestasi Pembekal 1. Lakukan Penilaian ke atas prestasi pembekal /

kontraktor mengikut kriteria yang telah ditetapkan i) Ketetapan masa penghantaran / perkhidmatan ii) Kuantiti barang / Jadual perkhidmatan iii) Kualiti barang / tarikh luput iv) Spesikasi yang telah ditetapkan

2. Jika pembekal / kontraktor tidak memenuhi kriteria

yang telah ditetapkan, maklumkan segera secara lisan 3. Jika masih tidak membuat pembetulan, sediakan surat

peringatan dan minta PA tandatangan 4. Hantar surat peringatan kepada pembekal 5. Jika pembekal tidak mengambil tindakan pembetulan

dalam tempoh masa 14 hari bekerja, sedia dan hantar surat peringatan kedua kepada pembekal.

6. Jika pembekal tidak mengambil tindakan pembetulan

dalam masa 14 hari bekerja selepas peringatan kedua, sediakan dan hantar surat tunjuk sebab kepada pembekal

7. Sediakan laporan Penilaian Prestasi pembekal dan

lain-lain dokumen sokongan 8. Kemukakan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal

kepada Jawatan kuasa Penilaian dan Pemilihan Pembekal / Kontraktor yang dilantik oleh PA.

Pengarah AKMAL 9. Lantik JPPP terdiri daripada Timbalan Pengarah AKMAL, seorang PKPK dan P.

J/Kuasa Penilaian dan Pemilihan Pembekal

I. Penilaian Dan Pemilihan Pembekal

10. Terima Laporan Penilaian prestasi Pembekal / kontraktor dan Laporan Produk yang tidak memenuhi spesifikasi

- 141 -

JAWATAN

PROSES

11. Adakan mesyuarat untuk menganalisa laporan Penilaian prestasi pembekal / kontraktor perkhidmatan dan laporan produk yang tidak memenuhi spesifikasi ditetapkan yang diterima. 12. Tentukan tindakan yang akan diambil keatas pembekal, samada untuk:

a. Dikekalkan dalam senarai pembekal b. Didalam perhatian (untuk pembekal / kontraktor

baru) c. Disenaraihitamkan

Pendaftar 13. Kemaskini Senarai pembekal 14. Edarkan Senarai pembekal kepada P(Stor)

- 142 -

Carta Aliran Kerja Perolehan A. Pembelian Terus Bagi Bekalan Tidak Melebihi RM50,000.00

MULA

Terima Borang 284 untuk pembelian yang perlu dari PYB

Semak Kos Perolehan

Tidak melebihi RM 50,000.00 setiap pesanan pilih pembekal secara terus berdasarkan anggaran

Sediakan borang permohonan pembelian bekalan dan serah kepada PT(Kew)

Maklumkan peruntukan vot adalah mencukupi atau tidak kepada Pendaftar

Sediakan LO bagi Pesanan Bekalan

Pendaftar menyokong pembelian dan kemukakan Borang 284 kepada PA untuk kelulusan

Terima bekalan dari pembekal dan semak samada bekalan memenuhi spesifikasi dan kuantiti yang telah ditetapkan

Semak bekalan mengikut spesifikasi dan kuantiti

Minta pembekal Membuat tindakan pembetulan

P

Tidak

Maklum kepada PYB

Jika memenuhi spesifikasi yang ditetapkan, terima bekalan dan DO dan sahkan

Rekod Bekalan dalam Buku Lejar

Bekalan disimpan dalam stor Inventori atau terus digunakan

P

P

P(Stor)

PT(Kew)

P

PT(Kew)

P(Stor)

P(Stor)

P(Stor)

mencukupi

Penuhi spesifikasi Tidak penuhi spesifikasi

P(Stor)

Selesai

- 143 -

B. Perolehan Secara Sebutharga

MULA

Pastikan Bekalan/Perkhidmatan yang perlu diperolehi

Semak Kos Perolehan dan pastikan Peruntukan mencukupi

Maklumkan kepada PA untuk kelulusan

Sediakan Buku Sebutharga(Jika Perlu) dan Lampiran Q

Daftar dalam Buku Sebutharga, sediakan Buku Sebutharga/Lampiran Q, minta PA tandatangandan serah kepada PT(Kew)

Mengedarkan Lampiran Q/Jual Buku Sebutharga

Taklimat kepada Pembekal/Kontraktor

Labelkan Peti Sebutharga

Buka Peti Sebutharga

P

Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga dan pilih kontraktor yang menawarkan harga yang berpatutan sediakan Laporan Sebutharga

Sediakan surat tawaran,tandatangan dan serahkan kepada pembekal/kontraktor dan tandatangan surat perjanjian bagi perkhidmatan

Arahkan Kontraktor melaksanakan bekalan/Perkhidmatan

P

P

PTK

PTK

P

PTK(Kew)

PTK

JPS

JSJ

P

P

Adakan Jemputan Mesyuarat JSJ P

Selesai

- 144 -

MULA

Pastikan Bekalan/Perkhidmatan yang perlu diperolehi



Sediakan Buku Tender dan Lampiran Q

Daftar dalam Buku Tender, sediakan Buku Tender/Lampiran Q, minta PA tandatangandan serah kepada PT(Kew)

Mengedarkan Lampiran Q/Buku Tender

Taklimat kepada Pembekal/Kontraktor

Labelkan Peti Tender

Buka Peti Tender dan senaraikan Penender

P

Pilih kontraktor yang menawarkan harga yang menguntungkan dan sediakan Laporan Tender

Hantar Laporan kepada Bah. Kewangan & Perolehan Ibu Pejabat KDRM

P

P

PTK

PTK

P

PTK(Kew)

PTK

JPT

JTJ

P

C. Perolehan Secara Tender

A

- 145 -

Terima keputusan dari Ibu Pejabat KDRM P

Arahkan Kontraktor melaksanakan bekalan/Perkhidmatan dan pantau

Sediakan Surat Perjanjian dan tandatangan P

P

A

Selesai

- 146 -

D. Perolehan Secara Kelulusan Khas Perbendaharaan

MULA

Terima permohonan daripada KP



Semak spesifikasi perkhidmatan dan syarikat pembekal yang berdaftar dengan KKM

Kenalpasti penceramah mengikut Skop Perkhidmatan

Terima kelulusan khas Perbendaharaan melalui Bah Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM

Buat Surat permohonan kepada Bah. Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM untuk dihantar ke Perbendaharaan

Serah Surat kelulusan kepada KP

Memanggil penceramah untuk melaksanakan program

P

Pastikan Penceramah melaksanakan tugas mengikut spesifikasi yang telah ditetapkan

P

P

KP

KP

P

PA

P

KP

KP

Selesai

- 147 -

E. Perolehan Secara Panjar Wang Runcit

MULA

Terima permohonan PYB


Kenalpasti keperluan perolehan

Serah sejumlah wang yang diperlukan kepada PYB

Mengembalikan Resit dan Borang Kew. 50 kepada PTK

Serah Rekupmen kepada PT(Kew)

Buat Rekupmen

Terima Rekupmen dan menyediakan Baucar dan hantar ke JANM

PTK

PTK

PTK

PTK

PYB

PTK

PTK

PT(Kew)

Selesai

- 148 -

F. Penyediaan Pesanan Tempatan

MULA

Terima Borang Permohonan Bekalan/Perkhidmatan


Semak Borang Permohonan

Serah Borang Permohonan kepada PA untuk kelulusan

Sediakan L.O dan serah kepada PA untuk tandatangan

Serah LO kepada PT(Kew) untuk rekodkan tanggungan kedalam Buku Vot

Menerima LO yang telah ditanggung dan serah kepada Pembekal/kontraktor atau P(Stor) Salinan LO di simpan dalam fail

PT(Kew)1

PT(Kew)1

Tidak

PT(Kew)2

PT(Kew)2

PT(Kew)2

PT(Kew)1

PT(Kew)1

Selesai

- 149 -

G. Penyediaan Baucar Bayaran

MULA

Terima Invois/Bil/LO dan rekod dalam Buku Daftar Bil

Rekod No baucar dalan Daftar Baucar

Semak Bekalan/Perkhidmatan telah disempurnakan

Sediakan Draf Baucar dan serah kepada Jurutaip

Menerima Baucar dari Jurutaip dan semak

PT(Kew)1

PT(Kew)1

Tidak

SDP

PT(Kew)2

Serah Baucar kepada PT(Kew) 1 untuk direkod dalam Buku Vot

Serah baucar kepada PA/P/PTK untuk tandatangan

Sediakan Borang kawalan Kelompok dan Rekod kedalam Buku Daftar Bil

Hantar ke JANM bagi penyediaan Cek bayaran

PT(Kew)2

PT(Kew)2

PT(Kew)2

PT(Kew)1/ PT(Kew)2

PT(Kew)1/ PT(Kew)2

Selesai

- 150 -

H. Penilaian Prestasi Pembekal / Kontraktor

Lakukan Penilaian keatas prestasi pembekal

Jika pembekal / kontraktor tidak memenuhi kriteria

Maklumkan segera secara lisan kepada pembekal

Jika masih tidak membuat pembetulan

Hantar surat peringatan kepada pembekal

Jika pembekal masih belum mengambil tindakan pembetulan dalam masa 14 hari

Keluarkan surat peringatan kedua

Jika pembekal masih belum membuat tindakan pembetulan dalam masa 14 hari selepas surat peringatan kedua

Sedia dan hantar surat tunjuk sebab

Minta pembekal buat pembetulan

A

P(Stor)

MULA

P(Stor)

P(Stor)

P(Stor)

P(Stor)

P(Stor)

P(Stor)

P(Stor)

P(Stor)

- 151 -

Sediakan Laporan Prestasi Pembekal dan lain-lain dokumen sokongan

Kemukakan Laporan Penilaian Prestasi Pembekal kepada JPPP

Terima Laporan Penilaian Prestasi Pembekal / kontraktor dan Laporan Produk

Tentukan tindakan: Dikekalkan / dalam perhatian / senaraihitamkan

Kemaskini Senarai pembekal

Adakan mesyuarat untuk menganalisa Laporan Prestasi pembekal / kontraktor

Edar senarai pembekal kepada P(Stor)

A

P(Stor)

P(Stor)

JPPP

JPPP

JPPP

P

P

Selesai

- 152 -

AKTIVITI PENTADBIRAN AM: BAJET

JAWATAN

PROSES

Pendaftar

1. Kemukakan Cadangan Draf Anggaran Belanja

Mengurus kepada Pengarah Akmal

Pengarah Akmal

2. Semak Cadangan Draf Anggaran Belanja

Mengurus Tahunan

3. Arahkan Pendaftar untuk membuat Pindaan jika

perlu

Pendaftar

4. Bukukan Perjanjian Program Angggaran Belanja

Mengurus Tahunan ke Cawangan Pengurusan

Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM

Pengarah Akmal

5. Terima Waran Peruntukan Perbelanjaan Mengurus

daripada Cawangan Pengurusan Kewangan dan

Perolehan Ibu Pejabat KDRM dan serah kepada

Pendaftar.

Pendaftar

6. P menyerahkan Waran Peruntukan kepada

Pembantu Tadbir (Kewangan)

Pembantu Tadbir (Kewangan)

7. Sediakan Kelompok dan hantarkan Waran

Peruntukan Asal ke Jabatan Akauntan Negara

Melaka.

8. Salinan Pendua Waran Peruntukan direkod dalam

fail Waran Peruntukan

PT(Kew)

9. Rekodkan dalam Buku Vot

- 153 -

CARTA ALIRAN KERJA BAJET

MULA Terima surat arahan unttuk menyediakan Buku Perjanjian Program Anggaran Belanja Mengurus Tahunan AKMAL

Sediakan surat panggilan Cadangan Bajet kepada KP/KU

Edarkan surat panggilan mesyuarat kepada semua KP dan KU

Terima Draf bajet daripada KP dan KU berdasarkan keperluan Bajet Pusat Pengajian dan Unit

Mengumpulkan Draf Bajet

Sediakan Buku Perjanjian Program Angggaran Belanja Mengurus

Kemukakan Cadangan Draf Anggaran Belanja Mengurus kepada PA

Semasa menyediakan Anggaran Belanja Mengurus Tahunan AKMAL, jika ada maklumat tambahan hubungi KP atau KU

Salinan Asal Waran Peruntukan dihantar ke JANM bersama Kelompok dan salinan Pendua direkodkan dan rekod dalam Buku Vot dan seterusnya Rekod kedalam Buku Vot

Hubungi KP/KU

Maklumat Tambahan

Semak Cadangan Draf dan arahkan P untuk membuat Pindaan jika perlu

Bukukan Perjanjian Program Angggaran Belanja Mengurus Tahunan dan hantar ke Cawangan Pengurusan Kewangan dan Perolehan Ibu Pejabat KDRM

Buat Pindaan

Terima Waran Peruntukan Perbelanjaan Mengurus dan serah kepada P

PA

P

P

P

P

P

PA

PA

PT (Kew)

Selesai

P

- 154 -

AKTIVITI PENTADBIRAN AM: PENGURUSAN TABUNG AMANAH

JAWATAN

PROSES

Penyelaras

Kursus/Pendaftar

2. Terima wang amanah seperti yuran pendaftaran dan

sewaan kemudahan Akmal mengikut kadar yang telah

diluluskan.

2. Semak amaun dengan senarai kehadiran peserta atau

borang sewa kemudahan.

3. Kembalikan resit kepada pegawai yang telah diberi

kuasa untuk mengeluarkan resit.

Pembantu Tadbir

Kewangan 4. Tuliskan resit KEW. 38

Pendaftar 5. Tandatangan resit KEW. 38 dan serahkan kepada

Penyelaras Kursus/Pelanggan.

Pembantu Tadbir Kewangan

6. Rekodkan dalam Buku Lejar.

7. Sediakan Penyata Pemungut untuk simpanan di bank.

8. Rekodkan dalam Buku Vot.


9. Rekod resit dalam Buku Tunai Cerakinan.

Penguasa Kastam Pentadbiran

10. Semak rekod dan sahkan catatan dalam Buku Tunai

Cerakinan

Pengarah Akmal

11. Tandatangan Buku Tunai Cerakinan


12. Setiap hujung bulan, ceraikan salinan asal Buku Tunai

Cerakinan, kepilkan bersama KEW. 38 salinan audit,

KEW 68 dan Penyata Kew. 253.

13. Hantar ke Jabatan Audit dan Ibu Pejabat.

14. Kemaskini Buku Lejar Terimaan dan Perbelanjaan.

- 155 -

CARTA ALIRAN KERJA PENGURUSAN TABUNG AMANAH

MULA

Terima wang amanah mengikut kadar yang telah ditetapkan.

Semak amaun dengan senarai kehadiran peserta atau borang sewa kemudahan

Kembalikan resit kepada pegawai yang telah diberi kuasa untuk mengeluarkan resit.

Tulis resit KEW. 38

Tandatangan resit KEW. 38 dan serahkan kepada Penyelaras Kursus/Pelanggan

Rekodkan dalam Buku Vot

Rekodkan dalam Buku Lejar dan sediakan Penyata Pemungut

Setiap bulan, ceraikan salinan asal Buku Tunai Cerakinan, kepilkan bersama KEW. 38 salinan audit, KEW. 68 dan Penyata KEW. 253 dan hantar ke Jabatan Audit dan Ibu Pejabat

Rekod resit dalam Buku Tunai Cerakinan

Semak rekod dan sahkan catatan dalam Buku Tunai Cerakinan

Penguasa Kastam Pentadbiran

Tandatangan Buku Tunai Cerakinan

Penyelaras

Penyelaras

Penyelaras Kursus/Pendaftar


Pendaftar


Pengarah Akmal



Selesai


Kemaskini Buku Lejar Terimaan dan Perbelanjaan Pembantu Tadbir Kewangan

- 156 -

AKTIVITI PENTADBIRAN AM: PENYELENGGARAAN (a). Bangunan Dan Kemudahan-Kemudahan

JAWATAN

PROSES

A. Penyelenggaraan Ke atas Kontraktor Loji

Kumbahan

Pegawai Yang

Bertanggungjawab/

Tukang Elektrik

1. Pastikan kontraktor melaksanakan kerja-kerja

penyelenggaraan mengikut spesifikasi dalam

kontrak

2. Buat aduan ke Pejabat Pendaftar jika kerja-kerja

yang dilakukan tidak memenuhi spesifikasi seperti

yang terdapat dalam perjanjian.

Pendaftar

3. Ambil tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 –

Prosedur Perolehan.

B. Penyelenggaraan Mencuci Bangunan dan

Lanskap ke atas Kontraktor Mencuci

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

1. Pastikan kontraktor melaksanakan kerja-kerja

penyelenggaraan mengikut spesifikasi dalam

kontrak

2. Buat aduan ke Pejabat Pendaftar jika kerja-kerja

yang dilakukan tidak mematuhi spesifikasi seperti

yang terdapat dalam perjanjian.

Pendaftar

3. Ambil tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 –

Prosedur Perolehan

- 157 -

JAWATAN

PROSES

C. Pengendalian Aduan Kerosakan

Pegawai Yang

Bertanggungjawab/

Tukang Elektrik

1. Buat aduan kerosakan dengan menelefon /

mengisi borang aduan kerosakan kepada

Pendaftar.

Pendaftar / Tukang

Elektrik

2. Catat / rekod aduan dan failkan ke dalam Buku

Laporan Kerosakan.

Pendaftar

3. Pastikan jenis kerja-kerja pembaikan untuk

menentukan samada kerja-kerja kecil oleh Unit

Penyelenggaraan Akmal atau kerja-kerja

melibatkan perlantikan kontraktor..

D. Kerja-kerja kecil oleh Unit Penyelenggaraan

Akmal

Pendaftar

1. Kenalpasti kerja-kerja pengubahsuaian yang perlu

dilaksanakan.

2. Pastikan dan pantau kerja-kerja pembaikan

dilaksanakan oleh Unit Penyelenggaraan.

E. Kerja-kerja Melibatkan Perlantikan Kontraktor

Pendaftar

1. Rujuk Kepada PK(S)AKMAL.05 para 6B –

Prosedur Perolehan secara sebutharga.

- 158 -

JAWATAN

PROSES

F. Penyeliaan Kerja-kerja Kontraktor

Pendaftar / Tukang

Elektrik

1. Selia kerja-kerja yang dilaksanakan oleh pihak

kontraktor mengikut spesifikasi yang dipersetujui.

Pendaftar

2. Jika tidak mengikut spesifikasi yang ditetapkan,

ambil tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05

Prosedur Perolehan para 6H – Prosedur

Perolehan, Penilaian Prestasi Pembekal /

Kontraktor.

3. Terima Invois dan semak serta sahkan laporan siap

kerja / perkhidmatan yang dilakukan oleh

kontraktor.

Pendaftar/Pegawai Yang

Bertanggungjawab

4. Sahkan dan luluskan kerja yang telah

dilaksanakan.

Pendaftar 5. Majukan invois kepada Pengarah Akmal untuk

kelulusan bayaran dan majukan invois bersama

kelulusan kepada Pembantu Tadbir (Kewangan)

untuk pembayaran.

- 159 -

Carta Aliran Kerja Penyelenggaraan

A&B : Penyelenggaraan Kontraktor Loji Kumbahan / Lanskap /

Mencuci Bangunan

MULA

Pastikan kerja-kerja penyelenggraan dan pembersihan dilaksanakan

Buat aduan ke Pejabat P jika kerja-kerja tidak mematuhi spesifikasi perjanjian

Ambil Tindakan mengikut mengikut PK(S)AKMAL.05 – Prosedur Perolehan

Selesai

PYB / TE

P

Pastikan kontraktor melaksanakan kerja-kerja penyelenggaraan dan pembersihan mengikut spesifikasi dalam kontrak

PYB / TE

PYB / TE

- 160 -

C. Pengendalian Aduan Kerosakan

MULA

Aduan Kerosakan – Isi Borang Aduan Kerosakan

Catat / rekod aduan dan failkan ke dalam Buku/Fail Laporan Kerosakan

Pastikan jenis kerja-kerja pembaikan samada kerja-kerja kecil oleh UPA atau yang melibatkan perlantikan kontraktor

Selesai

PYB / TE

PYB / TE

P

- 161 -

D. Kerja-kerja kecil oleh UPA

MULA

Kenalpasti kerja-kerja pengubahsuaian

Pastikan dan pantau kerja-kerja pembaikan yang dilaksanakan oleh Unit Penyelenggaraan

Selesai

P

P

- 162 -

E. Kerja-kerja Melibatkan Perlantikan Kontraktor

MULA

Keluarkan Sebutharga kepada kontraktor

Adakan mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga dan memilih kontraktor yang berjaya

Beri penerangan kepada kontraktor mengenai skop kerja

Selesai

P

P

P

Keluarkan surat tawaran kepada kontraktor

P

- 163 -

F. Penyeliaan Kerja-kerja Kontraktor

MULA

Selia kerja yang dilaksanakan oleh pihak kontraktor mengikut spesifikasi yang dipersetujui

Terima invois dan semak serta sahkan Laporan Siap Kerja

Majukan invois kepada PA untuk kelulusan bayaran dan majukan invois bersama kelulusan kepada PT(Kew) untuk pembayaran

Selesai

P / TE

P

P/PYB Sahkan dan perakukan kerja yang telah dilaksanakan

P

P

Ikut spesifikasi ?

Tidak

Ya

Ambil Tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 para 6H – Prosedur Perolehan, Penilaian Prestasi Pembekal

- 164 -


Buku Laporan Kerosakan

Tarikh Laporan

Kerosakan

Pegawai

Yang

Melapor

Tindakan

UPA /

Kontraktor

Tindakan

Pembaikan

Catatan

- 165 -

AKTIVITI PENTADBIRAN AM: PENYELENGGARAAN (b) Penyelenggaraan Peralatan Dan Telekomunikasi

JAWATAN PROSES

A. Penerimaan Peralatan Baru

Penguasa Kastam

Pentadbiran/Pegawai

Yang Bertanggungjawab

1. Terima peralatan bersama salinan invois dan PT1

serta rekodkan dalam Buku Daftar Peralatan /

Harta Modal.

Penyelenggara (Stor) 2. Terima salinan invois bersama PT1 dan daftar

peralatan dalam borang daftar harta modal KEW

312 dan KEW 312A.

Penguasa Kastam

Pentadbiran/Pegawai

Yang Bertanggungjawab/

Penyelenggara (Stor)

3. Lengkapkan kad jaminan jika ada dan kembalikan

kepada pembekal. Jika tiada kad jaminan, minta

dari pembekal.

B. Penyelenggaraan Peralatan Dalam Jaminan

Penguasa Kastam

Pentadbiran/Pegawai


1. Pastikan pembekal membuat kerja-kerja

penyelenggaraan asas peralatan seperti berikut

mengikut jadual penyelenggaraan peralatan

berjaminan.

a) Pembersihan peralatan

b) Pembaikan ringan peralatan

Penguasa Kastam

Pentadbiran

2. Jalankan ujian bersama pembekal untuk

memastikan peralatan penyelenggaraannya telah

dijalankan dengan baik.

- 166 -

JAWATAN PROSES

3. Jika peralatan masih tidak berfungsi dengan baik,

minta pembekal menyelenggara semula dan ambil

tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 Prosedur

Perolehan para 6H Penilaian Prestasi Pembekal /

Kontraktor. Masukkan jadual dalam fail jadual

penyelenggaraan peralatan

4. Sahkan kerja Penyelenggaraan dalam laporan

Penyelenggaraan yang diserah oleh Pembekal dan

failkan

C. Penyelenggaraan Pencegahan

Penguasa Kastam

Pentadbiran/Pegawai


1. Semak daftar Peralatan dan kenalpasti peralatan

dan pembekal / syarikat penyelenggara yang

bertanggungjawab menjalankan penyelenggaraan

dari dokumen perjanjian. Atau mengikut jadual atau

tarikh yang ditetapkan.

2. Minta pembekal / syarikat membuat

penyelenggaraan ke atas perlatan mengikut jadual

dan tarikh yang ditetapkan.

3. Jika terdapat bahagian yang perlu diganti,

dapatkan alat ganti (PK(S)AKMAL.05 – Prosedur

Perolehan).

Penguasa Kastam

Pentadbiran

4. Minta pembekal / syarikat mengganti bahagian

yang perlu apabila alat ganti diperolehi dan pantau

kerja penyelenggaraan.

5. Jalankan uji bersama pembekal / syarikat untuk

memastikan perlatan berfungsi dengan baik.

- 167 -

JAWATAN PROSES

6. Jika masih tidak berfungsi dengan baik minta

pembekal buat pembaikan semula.

7. Sahkan kerja penyelenggaraan yang disediakan

oleh Pembekal / syarikat penyelenggaraan.


8. Catatkan tarikh siap penyelenggaraan pada jadual

penyelenggaraan dan failkan laporan

penyelenggaraan yang disediakan oleh pembekal /

syarikat apabila selesai.

D. Penyelenggaraan Kerosakan

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

1. Kenalpasti kerosakan peralatan.

2. Isi maklumat kerosakan dalam Borang Aduan

Kerosakan Peralatan seperti dalam Lampiran 1.

3. Majukan borang laporan kerosakan kepada

Penguasa Kastam Pentadbiran dalam dua salinan.

Penguasa Kastam

Pentadbiran

4. Teliti maklumat kerosakan dan sahkan kerosakan

dan failkan satu salinan laporan kerosakan.

5. Semak rekod berkaitan bagi memastikan peralatan

masih dalam Tempoh jaminan.

6. Jika peralatan masih dalam Tempoh jaminan

panggil pembekal / syarikat penyelenggaraan

untuk membuat pembaikan.

- 168 -

JAWATAN PROSES

7. Jika peralatan di luar Tempoh jaminan dapatkan

perkhidmatan pembaikan daripada pembekal /

syarikat penyelenggara yang layak (Rujuk

PK(S)AKMAL.05 – Prosedur Perolehan).

8. Jika peralatan dibaiki di luar AKMAL lengkapkan

Borang Kebenaran Membawa Keluar Peralatan

seperti Lampiran 2 dalam tiga salinan.

9. Jalankan ujian / pemeriksaan Peralatan yang

dibaiki / diselenggara bersama pembekal / syarikat

penyelenggara bagi memastikan ianya berfungsi

dengan baik.

10. Minta pembekal / wakil syarikat mengesahkan

pemeriksaan dan fail salinan pejabat.

11. Jika tidak berpuas hati, minta pembekal / syarikat

penyelenggara membaiki semula.

12. Jika berpuas hati, sahkan laporan pembaikan yang

dikemukakan oleh syarikat. Failkan laporan

pembaikan / penyelenggaraan dalam fail pejabat.

- 169 -

Carta Aliran Kerja Penyelenggaraan

Peralatan dan Telekomunikasi

A. Penerimaan Peralatan Baru

MULA

Terima peralatan bersama salinan invois dan PT1 serta rekod dalam Buku Daftar Peralatan / Harta Modal

Terima salinan invois bersama PT1 dan daftar peralatan dalam KEW 312/312A

Selesai

PKP / PYB

P(Stor)

Lengkapkan kad jaminan

PKP / P(Stor) / PYB

- 170 -

B. Penyelenggaraan Peralatan Dalam Jaminan

MULA

Pastikan pembekal buat kerja-kerja penyelenggaraan mengikut jadual

Sahkan kerja penyelenggaraan dalam laporan penyelenggaraan

Selesai

PKP / PYB

PKP

PKP

PKP Peralatan masih berfungsi ?

Tidak

Ya

Ambil Tindakan mengikut PK(S)AKMAL.05 para 6H – Prosedur Perolehan, Penilaian Prestasi Pembekal

Jalankan ujian bersama pembekal mengikut jadual

- 171 -

C. Penyelenggaraan Pencegahan

MULA

Semak daftar peralatan dan kenalpasti peralatan dan pembekal yang bertanggungjawab

Minta pembekal buat penyelenggaraan mengikut jadual dan tarikh yang ditetapkan.

Dapatkan alat ganti mengikut prosedur PK(S)AKMAL.05 – Perolehan Perolehan jika perlu alat ganti.

Minta pembekal mengganti bahagian berkenaan

Selesai

Jalankan ujian bersama pembekal

Masih berfungsi?

Minta pembekal buat pembaikan semula

PKP / PYB

PKP / PYB

PKP / PYB

Sahkan kerja penyelenggaraan

Catatkan tarikh siap penyelenggaraan pada jadual penyelenggaraan dan failkan.

Ya Tidak

PKP

PKP

PKP

PKP

- 172 -


BORANG ADUAN KEROSAKAN

Nama Pegawai : …………………………………………………………………..

Jawatan :…………………………………………………………………..

Tandatangan :…………………………………………………………………..

Tarikh : ………………………………………………

Bil Jenis Kerosakan Tempat

Tarikh Terima Aduan : …………………………………………………………..

Tarikh Pemeriksaan : …………………………

Tandatangan : …………………………

- 173 -

BORANG KEBENARAN MEMBAWA PERALATAN KELUAR

Syarikat : Tarikh :

Perihal Barangan

Jenis Kerosakan

Tandatangan Penerima : …………………………………………… Tarikh : ……………… Nama : …………………………………………… No.Kad Pengenalan : …………………………………………… Jawatan dalam Syarikat : …………………………………………… Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab: …………………………………………… Nama : ……………………………………………

- 174 -

AKTIVITI PENTADBIRAN AM: PENYELENGGARAAN

(c) Penyelenggaraan Keselamatan Bangunan Dan Kakitangan

JAWATAN PROSES

A. KAWALAN KESELAMATAN PEJABAT

JAGA

.

1. Rekod maklumat pelawat-pelawat yang memasuki

AKMAL ke dalam Buku Rekod Pelawat seperti di

Lampiran 1.

2. Ambil Kad Pengenalan dan beri Pas Pelawat kepada

pelawat berkenaan.

3. Ambil semula Pas Pelawat, serah kad pengenalan dan

catatkan masa keluar pelawat berkenaan apabila urusan

lawatan selesai.

4. Laporkan kepada Pegawai Yang Bertanggungjawab jika

berlaku sebarang masalah menguruskan pelawat.

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

5. Sediakan Jadual Giliran Bertugas JAGA secara bulanan.

6. Selia dan Semak serta sahkan Buku Rekod Pelawat

secara bulanan.

7. Selesaikan atau rujuk kepada Pendaftar masalah yang

berkaitan para 4. (jika perlu)

Pendaftar

8. Luluskan Jadual Giliran Bertugas JAGA .

9. Buat pemantauan operasi JAGA secara keseluruhan.

- 175 -

JAWATAN PROSES

B. KESELAMATAN MENCEGAH KEBAKARAN

Pengarah Akmal 8. Lantik Pegawai Keselamatan Akmal daripada Ketua

Pusat Pengajian Pencegahan.

9. Lantik Jawatankuasa Kawalan Kebakaran dengan

diketuai oleh Pegawai Keselamatan Akmal.

Pegawai

Keselamatan Akmal

10. Pengerusikan mesyuarat-mesyuarat mengenai

keselamatan kebakaran pejabat.

11. Rangka peraturan-peraturan kawalan kebakaran dan

rancangan kecemasan mengikut keadaan.

12. Arah dan buat pemeriksaan secara mengejut bagi

menentukan tahap keselamatan bangunan dan peralatan-

peralatan mencegah kebakaran sentiasa dalam keadaan

baik/boleh digunakan.

13. Aturkan ceramah/latihan asas mencegah kebakaran.

Rujuk bersama Jabatan Bomba dan Penyelamat Melaka

(JBPM).

Jawatankuasa

Kawalan Kebakaran

14. Periksa alat-alat mencegah kebakaran yang dibekalkan di

setiap Cawangan/Bahagian setiap enam (6) bulan. Hantar

Laporan pemeriksaan kepada Pegawai Yang

Bertanggungjawab.

15. Periksa pintu dan tanda laluan kecemasan berfungsi.

16. Pastikan tiada halangan di laluan kecemasan.

17. Kemaskini rekod senarai penuh nama pegawai /

kakitangan setiap cawangan / bahagian. Kemukakan

senarai terkini kepada Pegawai Keselamatan Akmal.

18. Rujuk Lampiran 2 untuk tindakan-tindakan apabila berlaku

kebakaran.

- 176 -

JAWATAN PROSES

C. KESELAMATAN KAKITANGAN

Ketua Jurulatih 1. Semak Sijil-sijil kelayakan yang dimiliki.

2. Berikan alat-alat bantuan kecemasan (first aid box) yang

diambil daripada Penyelenggara Stor kepada Ketua

Jurulatih / Fasilitator bagi setiap aktiviti yang

dilaksanakan.

3. Sediakan kenderaan yang bersesuaian sebagai

kenderaan ’24 hours standby’ untuk digunakan jika

berlaku sebarang kecemasan.

Jurulatih / Fasilitator 4. Ambil tindakan berikut jika berlaku sebarang kecemasan:

4.1 Ambil tindakan awal menggunakan alat bantuan

kecemasan yang dibekalkan.

4.2 Laporkan kepada Penyelaras Kursus

4.3 Bawa ke klinik / hospital yang berdekatan jika perlu.

- 177 -

CARTA ALIRAN PENYELENGGARAAN

Penyelenggaraan Keselamatan Bangunan dan kakitangan A. Kawalan Keselamatan Pejabat

Rekod maklumat pelawat dalam Buku Rekod Pelawat (Lampiran 1)

Ambil IC dan beri Pas Keselamatan kepada pelawat berkenaan.

Ambil Pas Keselamatan dan pulangkan IC pelawat berkenaan bila selesai urusan. Laporkan kepada PYB jika berlaku sebarang masalah menguruskan pelawat. Sediakan Jadual Giliran Bertugas JAGA secara bulanan. Buat Penyeliaan dan semak serta sahkan Buku Rekod Pelawat secara bulanan Luluskan Jadual Giliran Bertugas JAGA yang telah disediakan oleh PYB Buat pemantauan operasi JAGA secara keseluruhan.

Selesai

MULA

JAGA

JAGA

JAGA

JAGA

PYB

P

- 178 -

B. Keselamatan Mencegah Kebakaran

Lantik PKA dan JKKb

Pengerusikan mesyuarat keselamatan kebakaran pejabat, rangka peraturan kawalan kebakaran dan rancangan kecemasan mengikut keadaan

Buat pemeriksaan mengejut / berkala alatan mencegah kebakaran / bangunan pejabat. Laporkan hasil pemeriksaan kepada PA Ambil Tindakan pembaikan / penambahbaikan jika perlu

Selesai

MULA

PA

PKA

PKA / JKKb

PKA / JKKb

PKA / JKKb

- 179 -

C. Keselamatan Kakitangan

Semak sijil-sijil kelayakan yang dimiliki

Berikan alat-alat bantuan kecemasan kepada Ketua Jurulatih / Fasilitator aktiviti berkenaan. Sediakan kenderaan yang bersesuaian – 24H standby untuk digunakan jika berlaku kecemasan Jika berlaku kecemasan : -Lapor kepada Penyelaras Kursus -Ambil tindakan awal menggunakan alat bantuan kecemasan -Bawa ke klinik/Hospital berdekatan jika perlu

Selesai

MULA

KJ

KJ

KJ

Jurulatih / Fasilitator

- 180 -


BORANG REKOD PELAWAT

BAGI BULAN ………………………………….

Bil

Nama Pelawat

Tujuan

Lawatan

No. IC

No.Kender

aan

Agensi / Jabatan

Waktu masuk

Waktu Keluar

No.Pas

Tandatangan PYB : ……………………………

Nama : ……………………………

Tarikh : ……………………………

Tandatangan Pendaftar : ……………………………

Nama : ……………………………

Tarikh : ……………………………

- 181 -

PROSEDUR TINDAKAN APABILA BERLAKU KEBAKARAN

PERINGKAT AWAL

Mengikut Jabatan Bomba, tempoh 10 minit yang pertama selepas sesuatu

kebakaran berlaku adalah masa yang paling penting tindakan awal diambil. Oleh itu

tindakan-tindakan berikut hendaklah diambil apabila sesuatu kebakaran dikesan :

1. Pegawai dan kakitangan yang mula-mula mengesan kebakaran tersebut

hendaklah segera meminta pertolongan pegawai dan kakitangan yang

berhampiran dan cuba memadamnya. Pegawai Petugas JKKb di

Cawangan/Bahagian yang berkenaan atau yang berdekatan hendaklah segera

diberitahu.

2. Anggota-anggota Pasukan Petugas berkenaan hendaklah mencuba memadam

api dengan alat-alat mencegah kebakaran bantu-mula yang ada. Semua suis

lampu dan alat-alat elektrik yang berhampiran hendaklah ditutup.

3. Sekiranya kebakaran bertambah hebat, loceng kecemasan (alarm) hendaklah

dibunyikan untuk memberi isyarat berlakunya kebakaran. PKA hendaklah

diberitahu segera.

4. PKA hendaklah segera menghubungi pihak JBPM untuk mendapatkan bantuan

dan melaporkan kebakaran kepada PA

PERINGKAT KECEMASAN

Bila mana loceng keselamatan dibunyikan, PKA hendaklah:

1. Segera menghubungi semua JKKb memberitahu tempat kebakaran berlaku.

2. Mengarahkan semua pegawai dan kakitangan supaya bertenang dan bersiap

sedia meninggalkan pejabat dengan segera dan teratur.

3. Menentukan semua pegawai dan kakitangan keluar dari pejabat dengan

menggunakan laluan yang disediakan.

4. Mempastikan tiada pegawai dan kakitangan tertinggal / terkurung dalam

mana-mana bilik mesyuarat, bilik mesin, bilik fail, tandas dan sebagainya.

5. Mempastikan semua bilik-bilik ditutup (tidak dikunci) di Bahagian / Cawangan

masing-masing sebelum meninggalkan pejabat.

6. Membantu mengawal kebakaran dengan menggunakan alat pemadam api.

- 182 -

7. Membantu memberi pertolongan cemas sekiranya terdapat pegawai dan

kakitangan yan memerlukannya.

8. Semasa di luar bangunan pejabat, membuat ‘roll-call’ berpandukan senarai

nama pegawai dan kakitangan di tingkat masing-masing.

- 183 -

AKTIVITI PENTADBIRAN AM: (d) Prosedur Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan

JAWATAN

PROSES

A. Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan Harian

Pemandu

1. Memeriksa keadaan kenderaan (enjin, lampu,

brake, minyak hitam, air bateri, air radiator, angin

tayar dan lain-lain) setiap hari sebelum kenderaan

digunakan bagi sesuatu operasi mengikut senarai

semak di Lampiran 1. Jika ada kerosakan lapor

kepada Pegawai Yang Bertanggungjawab.

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

2. Menerima laporan dan menghantar kenderaan ke

bengkel kontraktor yang diberi konsesi / diluluskan

oleh kerajaan dengan menggunakan Borang

Kebenaran Membawa Kenderaan (Untuk Dibaiki)

Keluar seperti di Lampiran 2.

3. Memantau penyelenggaraan dan pembaikan

kenderaan.

Pemandu 4. Mengambil kenderaan yang dibaiki dan invois

pembaikan.

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

5. Invois dikemukakan kepada PT(Kew) untuk tujuan

bayaran.

Penyelenggaraan (Stor) 6. Senarai pembaikan direkod dalam Kew 312.

B. Penyelenggaraan Kenderaan Berjadual

Pemandu 1. Periksa mengikut tempoh dan jumlah jarak

perbatuan yang disyorkan bagi setiap kenderaan,

jika cukup tempoh / perbatuan lapor kepada

Pegawai Yang Bertanggungjawab.

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

2. Menerima laporan dan beri pada pemandu

- 184 -

JAWATAN

PROSES

Pemandu 3. Hantar kenderaan ke bengkel kontraktor yang

diberi konsesi / diluluskan oleh kerajaan.

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

4. Memantau penyelenggaraan dan pembaikan

kenderaan.

Pemandu 5. Mengambil semula kenderaan yang dibaiki dan

invois pembaikan.

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

6. Invois dikemukakan kepada PT(Kew) untuk

bayaran.

Penyelenggara (Stor) 7. Senarai pembaikan dicatat / direkod dalam Kad

Kew 312.

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

8. Adakan pemeriksaan berkala seiap 6 bulan takwim

tahunan ke atas kenderaan dan kemukakan

laporan kepada PA.

Pengarah Akmal 9. Bagi yang tidak ekonomi untuk dibaiki, syorkan

kepada Pendaftar untuk pelupusan.

C. Pelupusan Kenderaan Jabatan

Pegawai Yang

Bertanggungjawab

1. Semak rekod penyelenggaraan dan pembaikan

kenderaan.

2. Kemukakan syor kepada urusetia Pelupusan bagi

kenderaan yang tidak ekonomi untuk dibaiki.

Pendaftar

3. Kemukakan kenderaan dan rekod

penyelenggaraan kenderaan kepada Jabatan Kerja

Raya.

- 185 -

JAWATAN

PROSES

4. Jika kenderaan tidak ekonomik untuk dibaiki,

dapatkan ‘sijil tidak ekonomik untuk dibaiki’

daripada Jabatan Kerja Raya.

5. Kemukakan cadangan pelupusan kenderaan

kepada Ibu Pejabat untuk kelulusan seperti berikut:

1. Jualan secara sebutharga / lelong

2. Hadiah

6. Jika diluluskan, uruskan pelupusan mengikut

kaedah yang diluluskan oleh Perbendaharaan

Malaysia.


7. Keluarkan rekod daripada senarai inventori aset

Jabatan.

- 186 -

Carta Aliran Kerja Penyelenggaraan Kenderaan

Penyelenggaraan Kenderaan Jabatan - Harian

Mula

Pemandu

PTK

Pemandu

Syarikat membaiki kenderaan

PYB

Urusetia

Pemandu

P(Stor)

Pelupusan

Tidak

Pemeriksaan kenderaan

Menghantar kenderaan ke workshop syarikat konsesi / syarikat kontrak pusat

Pembaikan kenderaan

Catatkan dalam Kad Kew 312

Mengambil semula kenderaan yang sudah dibaiki

Memantau pembaikan kenderaan Syorkan untuk pelupusan bagi kenderaan yang tidak ekonomik

Selesai

Servis

Laksanakan pelupusan

- 187 -

Pelupusan Kenderaan

Mula

PYB

PYB

P

P(Stor)

P

Ekonomi

Jualan secara sebutharga /lelong

Hadiah

P

P

Tidak Ekonomi

P(Stor)

Semak rekod penyelenggaraan

Kemukakan syor kepada Urusetia Pelupusan

Kemukakan rekod penyelenggaraan kepada JKR Cawangan Mekanikal

Cadangan pelupusan kepada Perbendaharaan

Terima laporan penilaian

Keluarkan inventori daripada aset Jabatan

Sijil tidak ekonomi untuk dibaiki

Keputusan Pelupusan Ibu Pejabat

Servis

Hantar kenderaan untuk diperbaiki

Kemaskini Rekod Inventori Kew 312

Selesai

- 188 -


SENARAI SEMAK PEMERIKSAAN HARIAN KENDERAAN

Nama Pemandu : ………………………………………………… No. Pendaftaran Kenderaan : ………………………………………………… Jenis Kenderaan : ………………………………………………… Bacaan Pedometer : …………………………………………………

Bil

Peralatan

Sedia/Baik

Tiada/Rosak

Tindakan

1. Kebersihan Kenderaan (Luar dan Dalam) 2. Enjin 3. Peti Pertolongan Cemas 4. Lampu 5. Pemadam Api 6. Brake 7. Minyak Hitam 8. Alat Spanar Complate 9. Air Bateri 10. Viper (Pencuci Cermin) 11. Air Radiator 12. Angin Tayar 13. Minyak Power Steering 14. Minyak Brake 15. Belting 16. Tayar 17. Hawa Dingin 18. Audio System Kenderaan/Complate

Tandatangan Pemandu : Tarikh : Borang ini hendaklah diserahkan kepada Penyelia sebelum jam 10.00 pagi setiap hari kecuali kenderaan digunakan diluar AKMAL.

- 189 -

BORANG KEBENARAN MEMBAWA KENDERAAN (UNTUK DIBAIKI)

KELUAR

Syarikat : Tarikh :

Perihal Barangan

Jenis Kerosakan

Tandatangan Penerima : …………………………………………… Tarikh : ……………… Nama : …………………………………………… No.Kad Pengenalan : …………………………………………… Jawatan dalam Syarikat : …………………………………………… Tandatangan Pegawai Bertanggungjawab: …………………………………………… Nama : ……………………………………………

- 190 -

AKTIVITI PENTADBIRAN AM: PENGURUSAN BEKALAN PAKAIAN SERAGAM

JAWATAN

PROSES

Pendaftar 1. Arahkan PiKK (Pentadbiran) untuk menyenaraikan keperluan bekalan pakaian seragam bagi semua anggota Jabatan beruniform berpandukan kepada Perintah Tetap Perjawatan Bil. 14.

PiKK (Pentadbiran)

2.

Sediakan senarai lengkap keperluan bekalan pakaian seragam dan kemukakan kepada Pendaftar.

Pendaftar

3.

Sediakan surat permohonan keperluan bekalan pakaian seragam ke Ibu Pejabat.

PiKK (Pentadbiran)

4.

5.

6.

7.

8.

9. 10.

Dapatkan keperluan bekalan pakaian seragam daripada Stor Pusat. Agihkan bekalan pakaian seragam (aksesori) kepada semua anggota Jabatan yang layak. Rekodkan penerimaan bekalan pakaian seragam (aksesori) dan minta pengesahan penerimaan daripada setiap anggota Jabatan yang berkaitan dengan menggunakan borang……………. Hantarkan bekalan pakaian seragam (kain) kepada pembekal yang dilantik. Adakan temujanji pengukuran pakaian seragam dengan pembekal bagi anggota. Simpan rekod pembekalan pakaian seragam anggota. Serahkan salinan penerimaan keperluan pakaian seragam kepada PT (Perkhidmatan) untuk catatan dalam Buku Perkhidmatan.

- 191 -

CARTA ALIRAN KERJA PENGURUSAN BEKALAN PAKAIAN SERAGAM

P Senaraikan keperluan bekalan pakaian seragam PiKK Sediakan senarai lengkap P Sediakan surat permohonan PiKK Dapatkan keperluan bekalan PiKK Agihkan bekalan pakaian seragam (aksesori) PiKK Rekodkan penerimaan PiKK Hantarkan bekalan pakaian seragam PiKK Adakan temujanji pengukuran pakaian PiKK Simpan rekod pembekalan pakaian seragam Catatan dalam Buku Perkhidmatan.

Selesai

MULA

- 192 -

AKTIVITI ASRAMA: PENYEDIAAN PENGINAPAN

JAWATAN

PROSES

Penolong Pengurus Asrama, Penyelia Asrama

1. Terima Borang Tempahan Penginapan dari penyelaras

kursus atau Borang Menyewa Kemudahan AKMAL dari

pelanggan.

Penolong Pengurus Asrama

2. Tentukan bilik mengikut kelayakan / kesesuaian.

3. Maklumkan kepada penyelaras kursus / pelanggan.

3. Arahkan Pembantu Am Rendah untuk kemaskini bilik yang

telah ditetapkan.

Penolong Pengurus Asrama, Penyelia Asrama,

Pembantu Am Rendah

4. Daftarkan pelanggan pada hari pendaftaran kursus / daftar

masuk dan serahkan kunci bilik penginapan.


6. Failkan Borang Pendaftaran Asrama.

- 193 -

CARTA ALIRAN KERJA PENGINAPAN

MULA

Terima tempahan

Tentukan bilik mengikut kelayakan / kesesuaian

Arahkan Pembantu Am Rendah untuk kemaskini blik

Failkan borang pendaftraran asrama

Pen. Pengurus Asrama

Daftarkan peserta / penyewa dan beri kunci bilik

Selesai




Pen. Pengurus Asrama, Penyelia Asrama, Pem. Am Rendah

Maklumkan kepada penyelaras kursus / pelanggan



- 194 -

AKTIVITI ASRAMA : PENYELENGGARAAN ASRAMA (KEROSAKAN BESAR)

JAWATAN

PROSES


1. Terima Borang Aduan Kerosakan / aduan secara lisan dari

pelanggan.

2. Semak aduan kerosakan.

Pem. Am

Rendah

(Selenggaraan)

3. Tentukan jenis kerosakan.

4. Maklumkan kepada Penolong Pengurus Asrama.

Penolong

Pengurus

Asrama

5. Laporkan kepada Pendaftar.

Pendaftar 6. Beri kelulusan untuk pembaikan dibuat.


8. Hubungi kontraktor untuk buat pembaikan.

Penolong

Pengurus

Asrama

9. Sahkan kerja-kerja pembaikan telah dijalankan dalam

Borang Aduan Kerosakan.

10. Maklumkan kepada Pendaftar dan pengadu.

11. Failkan borang aduan.

- 195 -

MULA

Terima aduan kerosakan

Semak aduan

Tentukan jenis kerosakan

Laporkan kepada Pendaftar

Pen. Pengurus Asrama, Penyelia Asrama

Maklumkan kepada Pen. Pengurus Asrama

Beri kelulusan untuk pembaikan dibuat


Pem. Am Rendah (Selenggaraan)


Maklumkan Pen. Pengurus Asrama

Hubungi kontraktor untuk buat pembaikan.

Sahkan kerja-kerja pembaikan telah dibuat

Maklumkan Pendaftar / pengadu


Pendaftar

Pendaftar

Pendaftar


Selesai


CARTA ALIRAN KERJA PENYELENGGARAAN ASRAMA

(KEROSAKAN BESAR)

- 196 -

AKTIVITI ASRAMA: PENYELENGGARAAN ASRAMA (KEROSAKAN KECIL)

JAWATAN

PROSES


1. Terima Borang Aduan Kerosakan / aduan secara lisan dari

pelanggan.

2. Semak aduan kerosakan.

Pem. Am

Rendah

(Selenggaraan)

5. Tentukan jenis kerosakan.


Penolong

Pengurus

Asrama

5. Arahkan pembaikan dibuat.

Pem. Am

Rendah

(Selenggaraan)

7. Buat pembaikan.

Penolong

Pengurus

Asrama

8. Sahkan kerja-kerja pembaikan telah dijalankan dalam

Borang Aduan Kerosakan.

9. Maklumkan kepada pengadu.

10. Failkan borang aduan.

- 197 -

MULA

Terima aduan kerosakan

Semak aduan

Tentukan jenis kerosakan

Arahkan pembaikan dibuat


Maklumkan kepada Pen. Pengurus Asrama

Buat Pembaikan




Sahkan pembaikan telah dibuat

Maklumkan kepada pengadu

Failkan borang aduan kerosakan

Selesai






CARTA ALIRAN KERJA PENYELENGGARAAN ASRAMA

(KEROSAKAN KECIL)

- 198 -

AKTIVITI ASRAMA : PERKHIDMATAN DOBI

JAWATAN

PROSES


1. Terima nama kontraktor yang telah dipilih dari

Pendaftar.

Penolong Pengurus

Asrama, Penyelia

Asrama, Pem. Am

Rendah

2. Kenalpasti barang-barang yang akan didobi mengikut

kontrak.

Pembantu Am

Rendah

3. Kumpulkan barang-barang yang perlu didobi mengikut

jadual.

4. Catit jumlah dan jenis barang yang dihantar dalam

Borang Hantar Cuci Linen.

Penyelia Asrama,

Pembantu Am

Rendah

5. Terima kembali barang-barang yang telah didobi.

6. Pastikan jumlah dan jenis barang adalah betul

sebagaimana yang dihantar dan didobi mengikut

spesifikasi yang betul.

7. Sekiranya tidak betul minta kontraktor ganti.

Penolong Pengurus

Asrama

8. Semak tuntutan bayaran dari kontraktor dobi.

9. Sahkan kerja-kerja dobi di dalam inventori tuntutan

telah dilaksanakan.

10. Kemukakan tuntutan bayaran kepada Pendaftar.

11. Failkan Borang Tuntutan Bayaran.

- 199 -

MULA

Terima nama kontraktor yang dipilih dari Pendaftar

Kenalpasti barang-barang yang akan didobi mengikut kontrak

Kumpulkan barang-barang yang perlu didobi

Terima kembali barang-barang yang telah didobi


Catit jumlah dan jenis barang dalam Borang Hantar Cuci Linen

Pastikan jumlah dan jenis barang adalah betul serta didobi mengikut spesifikasi


Pem. Am Rendah


Semak tuntutan bayaran dari kontraktor

Sahkan kerja-kerja dobi telah dilaksanakan.

Kemukakan tuntutan bayaran kepada Pendaftar

Failkan tuntutan bayaran

Pem. Am Rendah

Minta kontraktor ganti

Selesai


Betul?

Tidak

Ya

Penyelia Asrama, Pem. Am Rendah



Penyelia Asrama, Pem. Am Rendah

CARTA ALIRAN KERJA PERKHIDMATAN DOBI

- 200 -

AKTIVITI PERPUSTAKAAN: PENYEDIAAN BAHAN RUJUKAN

a) Penyediaan Bahan-bahan Rujukan Monograf yang diperlukan

JAWATAN PROSES

Pustakawan 1. Kenalpasti bahan-bahan rujukan monograf yang

diperlukan.

2. Sediakan senarai bahan-bahan rujukan monograf.

3. Tulis surat kepada Pengarah Akmal untuk

mendapatkan kelulusan pembelian.

Pengarah Akmal 4. Terima permohonan dan buat keputusan kelulusan

pembelian.

Pustakawan 5. Jika lulus, hantar surat kelulusan pembelian

kepada Pendaftar.

6. Jika tidak lulus, simpan senarai bahan monograf

yang diperlukan untuk permohonan di masa akan

datang.

Pembantu Tadbir

Kewangan

7. Sediakan Pesanan Kerajaan dan kemukakan kepada

Pustakawan.

Pustakawan 8. Buat Pesanan Pembelian

9. Terima bekalan daripada Pembekal.

10. Sahkan penerimaan pembelian dalam borang

Pesanan Kerajaan.

11. Kembalikan Pesanan Kerajaan kepada Pendaftar

12. Buat pengkelasan bahan-bahan monograf

13. Rekodkan bahan-bahan monograf dalam buku

rekod

- 201 -

JAWATAN PROSES

14. Isi borang data-data monograf dari maklumat

monograf

Pembantu

Pustakawan

15. Tampal nombor kelas kepada bahan-bahan monograf

16. Susun bahan monograf di rak yang berkenaan.

- 202 -

CARTA ALIRAN KERJA PENYEDIAAN BAHAN RUJUKAN

Selesai

Kenalpasti bahan rujukan monograf yang diperlukan dan minta kelulusan daripada Pengarah

MULA

Hantar surat kelulusan kepada Pendaftar untuk penyediaan Pesanan Kerajaan

Pustakawan

Sediakan Pesanan Kerajaan

Buat pesanan pembelian

Terima bekalan dan sahkan penerimaan pembelian dan kembalikan Pesanan Kerajaan kepada Pendaftar

Pustakawan

Pustakawan

Kelulusan Pengarah

Lulus

KIV

Pustakawan

PT Kewangan

Buat pengkelasan dan rekodkan dalam buku rekod

Isi borang data-data monograf

Tampal nombor kelas kepada bahan monograf

Pustakawan

Pustakawan

Pustakawan

Susun dalam rakPustakawan

Tidak lulus

- 203 -

b) Penyediaan Bahan-bahan Rujukan Multimedia

JAWATAN PROSES

Pustakawan 1. Kenalpasti bahan-bahan rujukan multimedia yang

diperlukan.

2. Sediakan senarai bahan-bahan rujukan multimedia

3. Tulis surat kepada Pengarah Akmal untuk

mendapatkan kelulusan pembelian.

Pengarah Akmal 4. Terima permohonan dan buat keputusan kelulusan

pembelian.

Pustakawan 5. Jika lulus, hantar surat kelulusan pembelian kepada

Pendaftar.

6. Jika tidak lulus, simpan senarai bahan multimedia

yang diperlukan untuk permohonan di masa akan

datang.

Pembantu Tadbir

Kewangan

7. Sediakan Pesanan Kerajaan dan kemukakan

kepada Pustakawan.

Pustakawan 8. Buat Pesanan Pembelian

9. Terima bekalan daripada Pembekal.

10. Sahkan penerimaan pembelian dalam borang

Pesanan Kerajaan.

11. Kembalikan Pesanan Kerajaan kepada Pendaftar

12. Beri nombor perolehan kepada bahan-bahan

multimedia

13. Rekodkan dalam buku rekod perolehan

Pembantu

Pustakawan

14. Tampal nombor perolehan kepada bahan-bahan

multimedia

15. Susun bahan multimedia di rak yang berkenaan.

- 204 -

CARTA ALIRAN KERJA PENYEDIAAN BAHAN RUJUKAN

Selesai

Kenalpasti bahan multimedia yang diperlukan dan minta kelulusan daripada Pengarah

Hantar surat kelulusan kepada Pendaftar untuk penyediaan Pesanan Kerajaan

Pustakawan

Sediakan Pesanan Kerajaan

Buat pesanan pembelian

Terima bekalan dan sahkan penerimaan pembelian dan kembalikan Pesanan Kerajaan kepada Pendaftar

Pustakawan

Pustakawan

Lulus

KIV

Pustakawan

PT Kewangan

Beri nombor perolehan dan rekodkan dalam buku rekod perolehan

Tampal nombor perolehan kepada bahan multimediaPustakawan

Pustakawan

Pustakawan

Susun dalam rak

MULA

Tidak lulus

Kelulusan Pengarah

- 205 -

AKTIVITI PERPUSTAKAAN: PENGURUSAN PINJAMAN BAHAN PERPUSTAKAAN

a) Bahan-bahan Umum Perpustakaan

JAWATAN PROSES

Pustakawan /

Pembantu

Perpustakaan

1. Semak permohonan peminjam/pelanggan.

2. Jika lengkap, luluskan permohonan pinjaman.

Jika tidak lengkap, minta pegawai mengisi

permohonan semula.

3. Serahkan bahan yang dipinjam dan salinan

borang pinjaman kepada peminjam.

4. Simpan borang pinjaman dalam fail mengikut

kategori

a) Peminjam Warga Akmal

- Fail Warga Akmal

b) Peminjam Peserta kursus

- Fail Peserta Kursus

c) Peminjam Keluarga Akmal

- Fail Keluarga Akmal

5. Semak semua borang permohonan supaya tidak

melepasi tempoh kelulusan permohonan pinjaman.

- 206 -

CARTA ALIRAN KERJA PENGURUSAN PINJAMAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

Selesai

Semak permohonan peminjam/pelanggan

Serahkan bahan yang dipinjam dan salinan borang kepada peminjam

Pustakawan/ Pemb. Perpustakaan

Simpan borang pinjaman dalam fail mengikut kategori peminjam

Semak borang permohonan supaya tidak melepasi tempoh kelulusan permohonan pinjaman


Lengkap

Ya

Isi semula borang



Tidak

MULA

- 207 -

AKTIVITI PERPUSTAKAAN: PENGURUSAN PINJAMAN BAHAN

PERPUSTAKAAN b) Bahan-bahan ‘red spot’

JAWATAN PROSES

Pustakawan /

Pembantu

Perpustakaan

1. Semak permohonan peminjam/pelanggan.

2. Jika lengkap, luluskan permohonan pinjaman. Jika

tidak lengkap, minta pegawai mengisi permohonan

semula.

3. Serahkan bahan yang dipinjam dan salinan borang

pinjaman kepada peminjam.

4. Simpan borang pinjaman dalam fail ‘red spot’.

5. Semak semua borang permohonan supaya tidak

melepasi tempoh kelulusan permohonan pinjaman.

- 208 -

CARTA ALIRAN KERJA PENGURUSAN PINJAMAN BAHAN

PERPUSTAKAAN

Selesai

Semak permohonan peminjam/pelanggan

Serahkan bahan yang dipinjam dan salinan borang kepada peminjam


Simpan borang pinjaman dalam fail ‘red spot’

Semak borang permohonan supaya tidak melepasi tempoh kelulusan permohonan pinjaman


Lengkap

Ya

Isi semula borang



Tidak

MULA

latarbelakang akmal sejarah akmal30-5-05.pdf · peringkat awal ianya dikenali dengan nama pusat...

Documents