laporan tahunan audi dalam kkm 2013_bhg_vi_-d-pengurusan his

D. PENGURUSAN PROJEK HOSPITAL INFORMATION SYSTEM (HIS)

1. LATAR BELAKANG

KKM telah membangunkan Hospital Information System (HIS) pada tahun 2009 di hospital

Kerajaan di bawah Pakej 1 melibatkan kos sebanyak RM104,717,205. Projek ini

merangkumi 3 Hospital di iaitu Hospital Bintulu (HBTU), Sarawak, Hospital Sultanah Nur

Zahirah (HSNZ), Terengganu dan Hospital Sultan Haji Ahmad Shah (HoSHAS), Pahang.

Modul HIS di HBTU dan HSNZ seperti berikut:

HBTU:12 Modul HSNZ:17 Modul

1. Patient Management System 1. Patient Management System

2. Patient Billing and Account Receivable

System 2. Mortuary Management

3. Medical Record System 3. Electronic Medical Record (Clinical

Documentation)

4. Order and Report Management 4. Medical Report

5. Radiology Information System and Picture

Archiving Communication System 5. Pharmacy Information System

6. Laboratory Information System 6. Inventory

7. Pharmacy Information System 7. Orders

8. Executive Information System 8. Laboratory Information System

9. Forensic Information and Mortuary

Management System 9. Operation Theatre Management System

10. Clinical Documentation 10. Centralize Sterile Tracking System

11. Discharge Summary 11. Dietary

12. Blood Bank Information System 12. Labour and Delivery

13. Hemodialysis System

14. Critical Care Information System

15. Radiology Information System

16. Blood Bank Information System

17. Executive Information System

Objektif pembangunan HIS bertujuan membantu prosedur kerja supaya lebih efektif dan

efisien, data dan maklumat mengenai pesakit mudah dan senang dicari dengan lebih cepat,

keselamatan pesakit (patient safety), mengurangkan kesilapan data (errors), serta

membantu pentadbiran hospital membuat keputusan dan pelan/perancangan yang lebih

teratur.

2 VI-PENGAUDITAN PRESTASI | 2013

2. OBJEKTIF PENGAUDITAN

Pengauditan dijalankan untuk menilai sama ada pengurusan HIS telah dirancang dan

dilaksanakan dengan cekap dan berkesan serta selaras dengan objektif yang ditetapkan.

3. SKOP DAN METODOLOGI PENGAUDITAN

Pengauditan ini merangkumi aspek perancangan, pelaksanaan dan pemantauan yang

dilakukan terhadap sistem ini bagi tempoh tahun 2012 dan 2013 di di HBTU dan HSNZ.

Pengauditan telah dijalankan dengan menyemak fail, rekod dan dokumen yang berkaitan.

Pemeriksaan ke atas HIS juga dijalankan serta membuat analisis dan mengkaji laporan-

laporan yang dikeluarkan oleh HIS. Lawatan, pemeriksaan dan temu bual dengan pegawai

berkaitan juga telah dibuat di hospital berkenaan.

4. PENEMUAN AUDIT DALAM

4.1 Perolehan Kenderaan dan Kemudahan Peralatan Di Bawah Peruntukan

Kerja Awalan (Preliminaries)

Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.13 Tahun 1999 hanya membenarkan agensi Kerajaan

memperolehi kenderaan dan kemudahan peralatan berkaitan melalui Peruntukan Kerja

Awalan bagi sesuatu kontrak kerja yang memudahkan pengurusan projek. SPP ini tidak

memberi kemudahan peruntukan kerja awalan kepada kontrak bekalan dan perkhidmatan.

Perolehan kenderaan dan kemudahan peralatan untuk projek HIS di HBTU dan HSNZ telah

dibuat tanpa kelayakan yang dibenarkan melalui SPP Bil. 13/1999. Perolehan tersebut

melibatkan 1 kenderaan dan 16 unit peralatan bernilai RM283,813.50 di HBTU, Sarawak

seperti di Jadual D-1, dan 1 kenderaan dan 15 unit kemudahan peralatan bernilai

RM113,884 di HSNZ, Terengganu seperti di Jadual D-2.

Jadual D-1

Senarai Kenderaan Dan Kemudahan Peralatan

Bil. Butiran Model, Specs, Part No Kuantiti

(Unit)

Kos Seunit

(RM)

Jumlah

(RM)

1. Project Director

Transport Nissan XTrail 2.0 1 182,455.08 182,455.08

2. Sub Notebook

Computer Fujitsu LifeBook P1610 2 7,038.00 14,076.00

3. Notebook Computer Fujitsu LifeBook P1010 2 4,590.00 9,180.00

4. Antivirus Software Symantec Enterprise

Edition 10.2 4 100.98 403.92

5. Operating System Windows Vista Business 4 527.34 2,109.36

2013 | LAPORAN TAHUNAN 3


(Unit)

Kos Seunit

(RM)

Jumlah

(RM)

6. Document Editing

Software

Microsoft Office

Professional 2007 4 1,133.22 4,532.88

7. Project Scheduling

Software Microsoft Project 2007 4 1,308.66 5,234.64

8. 3G Data Card &

Telephone Line Celcom 3G Card 3 3,963.00 11,889.00

9. Printer 1 HP Printer CU5550DN 1 12,451.36 12,451.36

10. Printer 2 HP Printer CP2025DN 1 1,723.80 1,723.80

11. LCD Projector Geha Compact 332 1 7,705.08 7,705.08

12. Digital Camera Sony DSC-5980 1 5,764.02 5,764.02

13. Camcoder Sony DCR-SR47E 1 2,300.00 2,300.00

14. Handphone 1 &

Telepohone Line HTC Diamond 1 4,731.52 4,731.52

15. Handphone 2 &

Telephone Line Nokia 5800 Xpress Music 1 3,889.52 3,889.52

16. Photocopy Machine Konica Minolta New

Bizhub C253 1 14,551.32 14,551.32

17. Blank CD-RW Imation Blank CD-RW 200 4.08 816.00

JUMLAH 283,813.50

Jadual D-2

Senarai Kenderaan Dan Kemudahan Peralatan


(Unit)

Jumlah

(RM)

1. Sub Notebook Computer Fujitsu LifeBook P1610 2

113,884

2. Notebook Computer Fujitsu LifeBook L1010 2

3. Printer HP Color Laserjet 4700N 1

4. Printer HP Laserjet 4700N 1

5. Handphone Nokia Express Music 5800 1

6. Handphone HTC Diamond 1

7. Digital Camera Sony Digital Cybershot Model

DSC-S980 1

8. Handycam Sony Digital Handycam Model

DCR-SR47E 1

9. LCD Projector Sony LCD Projector VPL-DX11 1

10. Celcom Broadband 3G USB Broadband Celcom 3

11. Photocopy Machine Color Photocopier 1

12. Project Vehicle KIA Rondo 1

JUMLAH 16 113,884


4.2 Pengurusan Perkakasan dan Perisian

Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 menetapkan Aset Kerajaan hendaklah

disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai yang

bertanggungjawab. Aset yang dibawa keluar dari pejabat hendaklah mendapat kebenaran

bertulis daripada Ketua Jabatan. Setiap pegawai adalah bertanggungjawab terhadap apa-

apa kekurangan, kerosakan atau kehilangan aset di bawah tanggungjawabnya. Pegawai

yang gagal mematuhi peraturan berkenaan boleh dikenakan tindakan termasuk surcaj di

bawah Seksyen 18(c) Akta Prosedur Kewangan 1957. Ketua Jabatan hendaklah

memastikan setiap peralatan yang diterima hendaklah digunakan mengikut fungsi dan

tujuan sebenar peralatan tersebut dibeli.

Semakan Audit Dalam mendapati perkakasan dan perisian tidak digunakan seperti berikut :

4.2.1 Perkakasan dan Perisian Tidak Digunakan

a) 7 unit peralatan Dot Matrix printer model Lexmark 4227 di HBTU, Sarawak

bernilai RM24,358.32 yang telah diterima dalam bulan Oktober 2010 tidak

digunakan seperti di Gambar D-1 hingga Gambar D-7.

Gambar D-1 Gambar D-2

Maklum Balas BPM:

Pihak BPM mengambil maklum mengenai kemudahan pengangkutan dan

peralatan tertentu yang diperolehi tidak memenuhi syarat kriteria yang ditetapkan

dalam pekeliling tersebut dan akan memastikan ianya tidak berulang dalam projek-

projek ICT akan datang.


Gambar D-3

Gambar D-4

Gambar D-5

Gambar D-6

Gambar D-7

Maklum Balas HBTU:

Peralatan telah dibekal

mengikut kontrak berdasarkan kajian

keperluan pengguna pada tahun

2007. Kebanyakan hospital-hospital

IT yang lain telah menggunakan Dot

Matrix Printer untuk tujuan penjanaan

resit dan bil pesakit.

Penggunaan Dot Matrix Printer

di HBTU akan dikaji semula dan akan

diagihkan di lokasi lain yang lebih

memerlukan. Perolehan bagi kertas

jenis printer tersebut akan dibuat oleh

pihak HBTU.


Maklum Balas HBTU:

Terdapat perubahan fungsi

terhadap bilik Prosedur Klinik Pakar

Gynea menyebabkan workstation

RIS/PACS tersebut tidak digunakan

dan jarang digunakan yang mana

telah dikhususkan untuk kegunaan

visiting specialist sahaja dan akan

diagihkan ke lokasi lain yang lebih

memerlukan.

b) 1 unit RIS/PACS hardware DICOM Conversion Station model DBOX6000 3MP

DICOM Workstation di HBTU, Sarawak bernilai RM50,321.05 di bilik Prosedur Klinik

Pakar Gynea tidak digunakan seperti di Gambar D-8.

c) Therapy Data Management System (TDMS) dan aksesori bernilai RM875,220 di

HSNZ yang telah diterima pada bulan Oktober dan November 2010 tidak

digunakan semenjak 30 September 2013 seperti di Jadual D-3 dan Gambar

D-9 hingga D-12.

Jadual D-3

Senarai TDMS Dan Aksesorinya

Bil. Butiran Item Serial No. Kuantiti

(Unit)

1. Therapy Monitor Server + 10 clients TDMS F988471 1

2. Update Therapy Monitor Unlimited Client TDMS F988481 1

3. Therapy Manager Standard 5 User TDMS F981761 1

4. Therapy Manager Professional 5 User F981771 1

5. Therapy Manager Upgrade Unlimited User TDI F981781 1

6. Seca 460 RS232 Adapter F938551 1

7. CD 1syXchange F938551 1

8. HL7 Interface Server F988351 1

9. Smart reader usb finess/TDMS F915481 3

10. Patient card 5W8S M357651 160

11. Smartcard reader F4008 decices finess F920501 31

12. Cable 4008 BSL/isylink 2.5m finess / TDMS F914361 31

13. Bed side link BSL 2001EC F915511 3

14. Tape measure for wall mounting 0 200 cm - 1

Gambar D-8



Smart Reader Usb Finess/TDMS,

Smartcard Reader F4008 Decices Finess,

Cable 4008 BSL/Isylink 2.5m Finess /

TDMS

Patient Card 5W8S


Smartcard reader F4008 decices finess Tape measure for wall mounting 0 200

cm

Maklumbalas BPM dan HSNZ:

Penggunaan TDMS akan dikaji semula sekiranya semua mesin hemodialisis

dapat diintegrasi dengan TDMS, dan TDMS dengan HIS. Bagi tujuan ini,

peruntukan yang mencukupi perlu disediakan terlebih dahulu. Change Request

telah dibuat pada 7 Januari 2014 untuk memohon supaya integrasi di antara

sistem HIS dan TDMS dilakukan. Anggaran kos pemasangan sistem TDMS bernilai

RM11,000 seunit.


d) Perisian SAS ver 9.2 di HSNZ yang digunakan untuk mereka bentuk modul

EIS bernilai RM221,950 telah diinstall dan digunakan pada peringkat awal.

BPM telah membuat bayaran berjumlah RM155,365 (70%), walau

bagaimanapun perisian ini tidak digunakan semenjak November 2012 kerana

laporan yang dijana tidak memenuhi kehendak pengguna seperti di Gambar

D-13.

e) 20 daripada 80 unit Bamboo Pen & Touch di HSNZ bernilai RM38,400 yang

diterima pada 10 Januari dan 17 Januari 2011 masih belum diagihkan seperti

di Gambar D-14 dan D-15.


20 unit Bamboo Pen & Touch masih belum diagihkan dan disimpan di bilik Pegawai Unit Pengurusan

Maklumat, HSNZ

Gambar D-13

Perisian SAS ver 9.2 yang tidak

digunakan

Maklumbalas BPM dan HSNZ:

Pembangunan modul EIS di

dalam Oracle masih berjalan

sehingga sekarang manakala

modul pembangunan EIS di dalam

SAS telah tergendala semenjak 21

November 2012 kerana lesen

penggunaan SAS telah tamat.

Pihak HSNZ dan KKM bersetuju

pembangunan modul EIS di dalam

SAS diganti dengan menggunakan

perisian Speed Miner. Sehingga ke

hari ini modul EIS belum siap dan

masih lagi di peringkat

pembangunan.


f) 4 daripada 18 unit bamboo pen di HSNZ yang diagihkan ke Klinik Ortopedik

tidak digunakan (Gambar D-16 dan D-17) dan baki 14 unit tidak dapat

dikesan.


4 unit Bamboo Pen & Touch di Klinik Ortopedik tidak digunakan

g) 1 unit toughbook di HSNZ bernilai RM12,000 di Bilik Pakar Perunding

Ortopedik tidak digunakan seperti di Gambar D-18.

Maklum Balas HNSZ:

Pihak Jabatan Ortopedik telah menjumpai kesemua 18 unit Bamboo Pen

yang telah diberi kepada mereka sebelum ini.

Maklum Balas BPM:

Bamboo Pen tidak digunakan kerana kurang user friendly dan pihak hospital

tidak dapat mengambil tindakan kerana Bamboo Pen tidak termasuk di dalam

kontrak asal. Bagi mengatasi masalah ini, latihan penggunaan Bamboo Pen akan

diadakan oleh pihak kontraktor pada 6 Mac 2014.

Baki 20 unit Bamboo Pen telah diagihkan ke Jabatan Perubatan (10);

Anestesiologi (3); Dermatologi (2); dan Oftalmologi (5) pada 12-16 Februari 2014.


h) Lapan (8) set peralatan Frame Grabber Workstation di HSNZ, Terengganu

yang diterima pada 24 September 2010 tidak digunakan dengan alasan tidak

sesuai digunakan dengan modality sedia ada. Didapati, 3 set Frame Grabber

tersebut telah dipasang di Bilik Endoscopy Ultrasound, Endoscopy Laser dan

Ujian Pendengaran Otorinalaringology tetapi masih tidak digunakan seperti di

Gambar D-19 hingga D-21. Manakala 5 set peralatan berkenaan masih

belum direkodkan.


Bilik Endoscopy Ultrasound Bilik Endoscopy Laser

Gambar D-18

Maklum Balas BPM:

Satu kajian telah dilakukan pada 9

Februari 2014 bagi menentukan sama ada

Jabatan yang telah diberi toughbook

menggunakan peralatan tersebut atau

tidak. Satu surat arahan telah dikeluarkan

kepada jabatan-jabatan tersebut supaya

menggunakan toughbook tersebut.

Sekiranya tiada keperluan untuk

menggunakannya, jabatan diminta untuk

memulangkan peralatan tersebut kepada IT

HSNZ untuk diagihkan kepada pihak yang

lebih memerlukan.


4.2.2 Peralatan Tidak Dapat Dikesan Dan Disimpan Di Luar Premis

Kerajaan

Daripada 5 set Frame Grabber yang belum direkod seperti perenggan di atas, 4 unit

CPU, 2 unit monitor, 5 unit UPS dan 1 unit pedal infinitt tidak dapat dikesan.

Manakala 1 unit CPU, 3 unit monitor, 4 unit pedal infinitt dan 1 unit Barco 2MP

colour monitor telah disimpan di luar premis Kerajaan tanpa dokumen kebenaran

dari Ketua Jabatan seperti di Gambar D-22 hingga D-32.

Perkakasan 5 set Frame Grabber di Luar Premis Kerajaan


Gambar D-21

Bilik Ujian Pendengaran

Otorinalaringology

Maklumbalas HSNZ:

Peralatan 8 set Frame Grabber

tersebut telah diagihkan ke Jabatan lain

iaitu Klinik Oftalmologi, Klinik ORL, Unit

Endoskopi dan Dewan Bedah tetapi

masih tidak digunakan kerana imej yang

dihasilkan adalah hitam putih. Ke

semua peralatan RIS/PACS tidak

didaftarkan secara rasmi dengan

Bahagian Aset dan Perolehan kerana

tiada dokumen lengkap diberikan

oleh kontraktor third-party.

Pihak HSNZ menaiktaraf Frame

Graber daripada hitam putih kepada

berwarna menggunakan peruntukan

HSNZ secara berperingkat.


3 unit Monitor Frame Grabber

Gambar D-24

Gambar D-25

Gambar D-26

4 unit Pedal Infinitt


1 unit CPU Frame Grabber



1 unit Barco 2MP Colour Monitor yang dianggarkan

bernilai melebihi RM70,000


4.3 Peralatan Rosak Tidak Diganti

Merujuk kepada kontrak perjanjian HIS Para

14.3 Appendix 2 Technical Requirements If

a critical equipment has to be removed for

repair or service or be made inoperable in

excess of two (2) hours, the Contractor shall

provide and install a temporary replacement

unit with an equivalent configuration

immediately for the whole duration of repair.

Gambar D-33

Maklum Balas HSNZ:

Pemindahan peralatan ini adalah atas arahan pihak pengurusan hospital untuk

memindahkan segera akibat ancaman bencana alam (ribut Sonamu) yang dijangka

berlaku pada 7 Januari 2013.

Pihak HSNZ telah menghantar surat rasmi kepada kontraktor bagi meminta

penjelasan mengenai kehilangan Frame Grabber. Pihak Strateq Sdn. Bhd telah

mengemukakan satu surat rasmi berkenaan kronologi kehilangan Frame Graber.

Susulan daripada penemuan audit, tindakan telah diambil dengan mengarahkan pihak

kontraktor membawa baki peralatan Frame Grabber ke HSNZ dengan segera. Pihak

kontraktor juga telah membuat laporan polis berkenaan premis mereka diceroboh

sehingga menyebabkan kehilangan perkakasan Frame Grabber.


Semakan Audit Dalam mendapati seunit Firewall - Fortinate Fortigate FG-500A-BDL di HBTU

bernilai RM108,259.20 (Gambar D-33) yang rosak dan dihantar untuk pembaikan pada 10

Julai 2012 masih belum diterima semula daripada kontraktor sehingga tarikh pengauditan.

Peralatan tersebut adalah bertujuan untuk mencegah daripada pencerobohan ke atas

sistem. Sekiranya primary firewall tidak berfungsi, risiko pencerobohan ke atas sistem

adalah tinggi kerana secondary firewall tidak ada.

4.4 FM-200 Gas Fire Suppression System tidak disokong dengan Sijil Bomba

Semakan Audit Dalam mendapati 1 unit FM-200 Gas

Fire Suppression System di HSNZ bernilai RM57,574

yang dibekal dan dipasang di bilik Data Centre tidak

disokong dengan Sijil Bomba seperti di Gambar D-

34.

4.5 Pelan Kesinambungan Perkhidmatan Tidak Lengkap

Pelan Kesinambungan Perkhidmatan perlu disediakan bagi memastikan kesinambungan

sistem yang dibangunkan termasuklah mewujudkan off site back up data dan perisian

komputer serta prosedur pemulihan bencana. Dasar Keselamatan ICT, KKM (DKICT KKM)

yang dikeluarkan pada 2010 dan yang terkini semakan no. 4 tahun 2013 menyatakan

Salinan Penduaan (Backup) perlu disediakan bagi memastikan sistem dapat dibangunkan

semula setelah berlakunya bencana dan salinan penduaan juga hendaklah dilakukan setiap

kali konfigurasi berubah.

Semakan Audit Dalam mendapati pihak hospital telah membuat salinan penduaan ke atas

semua data dan maklumat secara harian, mingguan dan bulanan. Bagaimanapun, salinan

penduaan tidak disimpan di lokasi yang berlainan (off site). Juga didapati, pengujian

Gambar D-34

Maklum Balas BPM:

Sijil Bomba Kompleks Rawatan Harian

telah diperolehi pada 2 Januari 2014.

Maklum Balas BPM:

Surat peringatan telah dihantar kepada pihak PJSB pada 22 Januari 2014.

Maklumbalas dari pihak PJSB menyatakan peralatan tersebut tidak dapat dibaiki dan

pengantian akan dilakukan dalam masa terdekat. BPM dan Unit ICT HBTU akan

memastikan penggantian dibuat dengan kadar segera.


backup sedia ada tidak dilaksanakan sekurang-kurangnya sekali setahun bagi memastikan

ianya dapat berfungsi dengan sempurna, boleh dipercayai dan berkesan apabila digunakan

khususnya pada waktu kecemasan.

4.6 Modul Billing & Account Receivable di HBTU Tidak Digunakan Secara

Keseluruhan

4.6.1 Kod Hasil Bagi Bayaran Balik Deposit Tidak Diwujudkan

Di dalam Surat Edaran Bahagian Akaun Bil. 7 Tahun 2010 mengenai Garis Panduan

Penggunaan Akaun Panjar Khas Pesakit Hospital, penggunaan kod untuk bayaran

balik (refund) adalah seperti berikut:

i. Deposit Bayaran Cagaran Hospital (Warganegara Malaysia) Kod 76302

(eSPKB) / 876302 (GFMAS)

ii. Deposit Bayaran Cagaran Hospital (Warganegara Asing) - Kod 76303 (eSPKB) /

876303 (GFMAS)

Semakan Audit Dalam mendapati bayaran balik deposit bagi Kod Perakaunan 76302

dan 76303 tidak dilaksanakan melalui modul Account Receivable kerana kod tersebut

tidak diwujudkan. Pelaksanaan bayaran balik deposit ini telah dibuat melalui sistem

e-Terimaan.

Maklum Balas BPM:

Keperluan penambahbaikan bagi mewujudkan kod hasil baru merupakan

keperluan baru dan diluar skop projek. Pihak Kontraktor telah bersetuju untuk

melaksanakan penambahbaikan kod hasil baru tanpa sebarang kos.

Penambahbaikan sistem bagi kod hasil baru telah dilaksanakan pihak Kontraktor

namun masih gagal memenuhi keperluan pengguna sehingga kontrak telah

tamat. Modul PBAR dalam HIS telah diintegrasi dengan Sistem eTerimaan dan

kebanyakan fungsi-fungsi yang terdapat di PBAR telah digunakan di dalam Sistem

eTerimaan. Sebarang penambahbaikan/enhancement yang terhadap sistem

selepas tarikh penerimaan pengujian akhir sistem (FAT) perlu melalui proses

Change Request yang mugkin mempunyai implikasi kos sekiranya melibatkan

major enhancement.

Maklum Balas BPM:

Pihak HSNZ sedang menguruskan back up data dalam bentuk tape untuk disimpan di Unit Teknologi Maklumat, JKNT. Bagi tujuan pengujian backup (restore)

HSNZ akan membuat pengujian pada bulan Jun 2014.


4.6.2 Surat Peringatan Tidak Dapat Dijana

Modul PJMedica PB&ARPatient Billing and Account Receivable Module berkebolehan

untuk menjana surat-surat peringatan bagi bil-bil pesakit kakitangan

Kerajaan/tanggungan dan persendirian yang masih belum dijelaskan atau

tertunggak.

Semakan ke atas modul PJMedica PB&AR mendapati semua surat peringatan tidak

dapat dijana dari sistem. Surat tersebut adalah seperti berikut:

i. Surat peringatan pertama bayaran persendirian;

ii. Surat peringatan kedua bayaran persendirian;

iii. Surat peringatan ketiga bayaran persendirian; dan

iv. Surat peringatan pertama penjawat awam.

4.6.3 Laporan Cek Tendang Tidak Tepat

Laporan Cek Tendang bertujuan memaparkan maklumat cek yang telah

dikembalikan oleh pihak bank. Semakan Audit Dalam mendapati Laporan Cek

Tendang tidak menyenaraikan cek-cek yang telah dikembalikan oleh bank tetapi

hanya menyenaraikan bayaran secara tunai dan cek yang sah dalam Laporan

tersebut.

Penambahbaikan yang telah dimajukan kepada pihak Kontraktor (Request

ID 15896/24.01.14) masih di dalam tindakan pihak Kontraktor. Contoh laporan

bayaran balik deposit yang telah dikemaskini akan dikemukakan kepada pihak

audit selepas kerja-kerja penambahbaikan selesai.


4.7 Pengiraan Jumlah Hari Kemasukan Wad Dan Discaj Pesakit Tidak Tepat

Kawalan pemprosesan bertujuan memastikan setiap transaksi yang dilakukan oleh sistem

adalah sah dan diproses dengan betul. Di bawah PERINTAH FEE (PERUBATAN) 1982,

bagi maksud pengiraan bayaran wad, jumlah hari yang dikira adalah seperti berikut:

(a) hari kemasukan hendaklah dikira sebagai satu hari penuh;

(b) hari discaj hendaklah dikira sebagai satu hari penuh jika ia melebihi dua belas jam.

Semakan Audit Dalam terhadap modul revenue system yang dibangunkan di Unit Hasil

mendapati proses pengiraan jumlah hari kemasukan dan discharge pesakit dalam sistem

tersebut tidak tepat. Proses pengiraan tersebut adalah secara auto generate dalam sistem

tersebut. Contoh pengiraan yang tidak tepat bagi kes 1 dan 2 seperti di Jadual D-4 dan

D-5.

Kes 1: Pengiraan Terkurang:

Bilangan hari yang patut dikira di dalam bil ialah dua hari tetapi telah dikira

sebagai satu hari.

Maklum Balas BPM:

HBTU telah mengkaji semula laporan-laporan yang ada di dalam sistem HIS samada laporan-laporan tersebut diperlukan atau tidak bagi mengelakkan pembaziran seterusnya dari segi wang, tenaga dan masa untuk sesuatu yang tidak diperlukan.

Unit Hasil, HBTU memutuskan untuk dinyahaktifkan laporan/modul yang berikut:

i) Bill Management View dishonoured cheque Government Servant Reminder (kakitangan awam diberi

pengecualian penuh)

Refund Acknowledgement Letter (kos percetakan yang tinggi-kertas dan ink)

ii) Account Penyesuaian Akaun Hasil (menggunakan sistem eTerimaan) Penyesuaian Akaun Amanah(menggunakan sistem eTerimaan) Write Off

iii) Report Laporan Cek Tak Laku (menggunakan laporan sistem eTerimaan)

iv) Generated Bill Blood Bank External (tiada link dengan billing) Misscellaneous (tiada link dengan billing)


Jadual D-4

Pengiraan Jumlah Hari Yang Dikenakan Bayaran Wad

Tarikh Perintah Fee (Perubatan)

1982

Bil. Hari

Yang

Dikira

Kiraan Bil Yang

Dijana Dalam

Sistem

Tarikh

Masuk

18/09/2013

23:58

hari kemasukan hendaklah

dikira sebagai satu hari penuh. 1 hari Tiada

Tarikh

Keluar

19/09/2013

12:47

hari discaj hendaklah dikira

sebagai satu hari penuh jika ia

melebihi dua belas jam.

1 hari 1 hari

Jumlah hari yang perlu dikenakan bayaran 2 hari 1 hari

Kes 2: Pengiraan Terlebih:

Bilangan hari yang patut dikira di dalam bil ialah satu hari tetapi telah dikira

sebagai dua hari.

Jadual D-5

Pengiraan Jumlah Hari Yang Dikenakan Bayaran Wad

Tarikh Perintah Fee (Perubatan)

1982

Bil. Hari

Yang

Dikira

Kiraan Bil Yang

Dijana Dalam

Sistem

Tarikh

Masuk

20/10/2013

01:00

hari kemasukan hendaklah

dikira sebagai satu hari penuh. 1 hari 1 hari

Tarikh

Keluar

21/09/2013

11:36

haridischarge hendaklah dikira

sebagai satu hari penuh jika ia

melebihi dua belas jam.

Tidak

dikira 1 hari

Jumlah hari yang perlu dikenakan bayaran 1 hari 2 hari

4.8 Modul Executive Information System (EIS) Di HBTU Tidak Sempurna

EIS menyediakan maklumat pengurusan pesakit dari pelbagai sumber bagi membantu pihak

pengurusan membuat keputusan dan perancangan. Perisian Crystal Reports digunakan

untuk merekabentuk dan menghasilkan statistik dan laporan. Sejumlah 291 laporan telah

disediakan dan boleh diakses oleh pegawai yang dibenarkan sahaja. Walkthrough ke atas

sistem ini mendapati kelemahan-kelemahan berikut:

a) Laporan Reporting Death In Paediatric tidak dapat dijana.

b) Laporan Buku Daftar Bersalin yang dijana tidak lengkap dengan maklumat

Kumpulan Etnik/ Bangsa, Tarikh daftar masuk wad dan tarikh kelahiran bayi.

Maklum Balas BPM:

Bagi tindakan pembetulan, satu Change Request telah dihantar kepada pihak

kontraktor pada 17 Februari 2014.


4.9 Preventive Maintenance Tidak Dilaksanakan Mengikut Kontrak

Di dalam Appendix 2 Technical Requirements, Para 14.5 the Contractor shall provide a

Planned Preventive Maintenance (PPM) schedule at least four (4) preventive maintenance

services annually. Maintenance services must include dusting, vacuuming and shampooing

of all ICT equipment

Semakan Audit Dalam mendapati preventive maintenance bagi peralatan ICT hanya

dilaksanakan sekali setahun berbanding 4 kali seperti yang ditetapkan mengikut kontrak.

Tarikh Preventive Maintenance Yang Dilaksanakan

Pada Tahun 2011 dan 2012

Tahun Nombor Rujukan Tarikh Preventive Maintenance

2011 HBB/ICT/300/1-3(9) 5 hingga 29 Disember

2012 HBB/ICT/300/1-1(15) 12 hingga 30 Mac

4.10 Latihan Daripada Pihak Kontraktor Tidak Mencukupi

Berdasarkan Schedule 9, Training And Transfer Of Technology, pihak kontraktor hendaklah

memberikan latihan seperti yang telah dinyatakan dalam kontrak. Jadual dari Perenggan

29.1 adalah dirujuk. Manakala Schedule 9, Paragraph 4, menyatakan bahawa sijil

penyertaan akan diberikan kepada setiap peserta.

a) Latihan Daripada Pihak Pembekal Tidak Mencukupi

Semakan Audit Dalam terhadap Training Report HIS Application Phase 1 dan 2 di

HBTU mendapati latihan yang diberikan oleh pembekal kepada pengguna adalah

tidak mencukupi seperti yang ditetapkan dalam kontrak. Butiran lanjut seperti di

Jadual D-6.

Maklum Balas BPM:

BPM mengambil maklum dan akan memastikan perkara sama tidak berulang

dalam projek-projek ICT akan datang.

Maklum Balas BPM:

Laporan Reporting Death In Paediatric dan Buku Daftar Bersalin telah

diperbetulkan.


Jadual D-6

Latihan Daripada Pihak Pembekal Tidak Mencukupi

Bil Tajuk Modul Kategori

Pengguna

Jumlah Latihan

Seperti Dalam

Kontrak

(jam)

Jumlah

Latihan

Telah

Diberikan

(jam)

Jumlah

Latihan

Kurang

Diberikan

(Jam)

1. Person Management

System (PMS)

Doctors 16 8 8

Registration Clerk 20 8 12

2. Pateint Billing & AR Nurse 40 0 40

Super User 14 8 6

3. Manage Diseases Person

(FIMMS)

Medical Assistant 20 8 12

4. Medical Record

Management

Medical Record

Staff

32 16 16

5. Discharge Summary Doctor 28 4 24

6. Order and Report

Management

Doctor 16 8 8

Sp Clinic Nurse/MA

and Physiotherapy

16 12 4

7. Clinical Documentation Doctor 36 12 24

8. System Administration for

Profdoc HIS

System

Administrator / Unit

Administrator

46 9 37

9. Laboratory Information

System

User Training I

Laboratory Staff

16 8 8

10. System Administration for

Training Profdoc LIS

System

Administrator / Unit

Administrator

46 4 42

11. Pharmacy Information

System (PhIS) & MMS

Store (MM) 16 0 16

Super User 20 8 12

12. RIS/PACS Doctor, MA, Nurse 20 12 8

Radiographer 20 12 8

IT Administrator 12 4 8

b) Sijil Penyertaan Menghadiri Latihan Tidak Diberikan Kepada Peserta

Semakan Audit Dalam terhadap fail latihan di HBTU mendapati sijil penyertaan setiap

peserta tidak diberikan oleh pihak kontraktor apabila tamat sesuatu latihan.

c) Latihan Daripada Pihak Pembekal di HSNZ Tidak Dapat Disahkan

Semakan Audit Dalam di HSNZ mendapati dokumen sokongan iaitu training report tidak

dikemukakan untuk mengesahkan bahawa pihak pembekal ada memberi latihan kepada

pengguna.


5. RUMUSAN DAN SYOR AUDIT DALAM

Bagi memastikan pengurusan dan penggunaan HIS di Hospital Bintulu dan HSNZ

dilaksanakan dengan lebih teratur dan mendapat value for money terhadap perbelanjaan

yang dibuat, adalah disyorkan perkara berikut:

(a) Kemudahan kenderaan dan peralatan di bawah peruntukan kerja awalan

tidak boleh dilaksanakan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan serta

perolehan bekalan dan perkhidmatan yang tidak diurus bersama projek

pembinaan;

(b) Perancangan yang teliti terhadap keperluan perolehan perkakasan dan

perisian boleh mengurangkan risiko berlakunya pembaziran akibat peralatan

dan perisian tidak digunakan;

(c) Meningkatkan pemantauan terhadap penyimpanan peralatan bagi

memastikan ianya selamat di bawah tanggungjawab pegawai berkenaan;

(d) Meningkatkan pemantauan terhadap peralatan yang rosak dan memastikan

penggantian dibuat seperti yang dinyatakan dalam kontrak;

(e) Tindakan pembetulan hendaklah dibuat terhadap modul berkaitan bagi

memastikan output yang dikeluarkan adalah tepat;

(f) Memastikan penyenggaraan dalam waranti dilakukan oleh pihak pembekal

mengikut kekerapan yang ditetapkan dalam kontrak; dan

(g) Semua pegawai hendaklah diberi latihan kepenggunaan secara berterusan.

Maklum Balas BPM:

Pihak HBTU telah mengadakan latihan HIS kepada pengguna pada setiap hari Khamis minggu ke-3 setiap bulan dan Sijil Penyertaan telah dikeluarkan kepada

peserta kursus.

Maklum Balas HSNZ:

Pihak HSNZ masih belum menerima laporan baru daripada pembekal mengikut

pengiraan jumlah latihan di dalam kontrak asal. Strateq telah merancang latihan HIS

yang perlu diberikan kepada pengguna.

laporan tahunan audi dalam kkm 2013_bhg_vi_-d-pengurusan his

Documents