laporan pengurusan risiko majlis bandaraya petaling … · 1 day ago · 2019 3 laporan pengurusan...

2019

1

LAPORAN PENGURUSAN RISIKO MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA

LAPORAN PENGURUSAN RISIKO

MAJLIS BANDARAYA PETALING JAYA

2019

2019

2


SEKAPUR SIRIH

Pengurusan risiko telah diiktiraf oleh Majlis Bandaraya Petaling Jaya (MBPJ)

sebagai satu bidang dalam pengurusan proses kerja yang menyumbang kepada

penambahbaikan dalam penyampaian perkhidmatan. MBPJ telah memperakukan

bahawa pengurusan risiko hendaklah diamalkan khususnya dalam urusan yang

berimpak tinggi. Sebelum melaksanakan pengurusan risiko pada proses kerja,

pegawai bertugas digalakkan untuk merancang perlaksanaannya.

2019

3


KANDUNGAN

1. Pengenalan

2. Latarbelakang

3. Analisa Risiko

4. Penaksiran Risiko

5. Kawalan Risiko

6. Memilih Kawalan Yang Sesuai

7. Jenis Kawalan

8. Mendokumentasikan Pelan Tindakan Pengurusan Risiko

9. Analisa Penarafan Risiko

10. Tindakan untuk Mengawal & Merawat Risiko

11. Keberkesanan Kawalan & Rawatan Risko

12. Rumusan

Lampiran A – Contoh Risiko di Tempat Kerja

2019

4


1.Pengenalan

Pengurusan Risiko adalah satu aspek pengurusan yang pro-aktif dalam

memastikan kesinambungan perkhidmatan Majlis Bandaraya Petaling Jaya

(MBPJ). Selaras dengan itu adalah menjadi keutamaan MBPJ agar memastikan

penambahbaikan dan pemantapan sistem pengurusan risiko yang berkesan dapat

menepati matlamat Majlis bagi meningkatkan kecekapan sistem penyampaian

perkhidmatan.

MBPJ menyedari tentang pentingnya untuk mempunyai struktur pengurusan

risiko yang komprehensif bukan sekadar untuk mengurus risiko dengan berkesan

tetapi juga untuk bersedia dengan sebarang kemungkinan atau kejadian yang

tidak diduga. Pengurusan ini dapat membantu organisasi mengenal pasti

halangan-halangan dan seterusnya menggubal inisiatif dan penambahbaikan bagi

membantu organisasi mencapai matlamat.

2. Latarbelakang

Dalam menetapkan matlamat untuk merealisasikan Visi dan Misinya, MBPJ perlu

memastikan bahawa segala unsur yang berkaitan adalah tersedia bagi mengurus

pelbagai risiko yang timbul daripada persekitaran perkhidmatan yang sentiasa

berubah. Samada ianya risiko kesihatan, keselamatan, alam sekitar, pentadbiran

atau operasi, MBPJ sentiasa melaksanakan usaha yang berterusan dalam

2019

5


mengekalkan budaya pengurusan risiko yang teguh dan rangka kerja pengurusan

risiko yang bersepadu untuk merebut semua peluang dan menangani semua

ancaman.

Dalam tahun 2019, MBPJ meneruskan pelaksanaan pelbagai inisiatif bertujuan

untuk menerap budaya pengurusan risiko di setiap peringkat dalam organisasi.

Inisiatif-inisiatif ini termasuk latihan dan pembangunan sumber manusia secara

berterusan, pelaksanaan dasar yang komprehensif dan struktur organisasi yang

sesuai, serta peranan dan tanggungjawab yang ditakrifkan dengan jelas.

Struktur pengurusan risiko MBPJ menyediakan tanggungjawab dan

kebertanggungjawaban yang jelas berkenaan proses pengurusan risiko serta

menggariskan tanggungjawab utama dalam pengurusan risiko. Pengurusan risiko

yang teratur membolehkan projek bertambah berjaya melalui penerimaan dan

penghindaran risiko. Pengurusan risiko yang baik akan meningkatkan ketelusan

bagaimana proses kerja dijalankan, menyediakan pelan tindakan untuk mencapai

matlamat dan objektif strategik serta keyakinan terhadap cara risiko diuruskan.

Kejayaan dalam menguruskan projek memerlukan pengurusan risiko yang

berinformasi,proaktif dan menepati waktu. Objektif spesifik pelan pengurusan

risiko ini dan pendekatanyang diambil adalah:

• Memastikan risiko kritikal yang memberi impak kepada skop, jadual, bajet,

prestasi perkhidmatan dan pengurusan perubahan dikenalpasti secara proaktif,

dihubungkan, dimitigasi dan dinaikkan ke pihak atasan tepat pada waktunya.

2019

6


• Memberi perhatian kepada risiko utama yang memberi impak kepada

penyampaian perkhidmatan.

• Menghasilkan informasi berguna yang membolehkan penyampaian

perkhidmatan menumpukan usaha ke atas risiko sewajarnya (cth. kebarangkalian

tinggi dan berimpak tinggi) melalui usaha yang diselaraskan dengan berkesan.

3.Analisa Risiko

Risiko ialah penentuan kebarangkalian berlakunya kemalangan/kejadian dan

impak kemalangan/kejadian yang mungkin berlaku untuk menentukan tahap dan

memberikan keutamaan kepada bahaya yang dikenal pasti. Pengenalpastian risiko

boleh dibuat melalui penilaian ke atas proses serta operasi melalui percambahan

fikiran dengan mengambilkira semua jenis risiko di MBPJ iaitu dari aspek Reputasi,

dan Operasi seperti berikut:

JENIS KETERANGAN

Reputasi Risiko yang memberi kesan kepada kepuasan pelanggan dan imej MBPJ sebagai agensi kerajaan.

Operasi Risiko yang menjejaskan perkhidmatan kepada pelanggan dan berkepentingan MBPJ.

2019

7


Kebarangkalian ditaksir berdasarkan pengalaman pekerja, analisis atau

pengukuran.

Jadual di bawah menunjukkan kemungkinan dengan menggunakan nilai berikut:

KEMUNGKINAN (L) KETERANGAN SKALA PENARAFAN

Kemungkinan Tinggi Sesuatu kejadian yang besar kemungkinan besar berlaku – 10 kali dalam setahun.

3

Ada Kemungkinan Sesuatu kejadian yang mungkin berlaku – 4 – 10 kali dalam setahun

2

Kemungkinan Rendah

Sesuatu kejadian yang rendah kemungkinan berlaku – 3 kali dalam setahun.

1

INDEKS IMPAK RISIKO SKALA/DIMENSI KECIL SEDERHANA BESAR

1 2 3

REPUTASI Reputasi staf terjejas Reputasi Jabatan / Bahagian terjejas

Reputasi Majlis terjejas

OPERASI Operasi terjejas – 2 bulan bekerja

Operasi terjejas lebih 2 bulan dan kurang 6 bulan bekerja

Operasi terjejas lebih 6 bulan bekerja

4. Penaksiran Risiko

Risiko boleh dinyatakan dalam pelbagai cara untuk menyampaikan keputusan

analisisbagi membuat keputusan tentang kawalan risiko.

Risiko boleh dihitung menggunakan formula berikut:

NR = K x (IO + IR)

2019

8


Di mana,

NR = Nilai Risiko

K = Kebarangkalian

IO = Impak Operasi

IR = Impak Reputasi

NILAI RISIKO (IR)

2 3 4 5 6

1 2 3 4 5 6

2 4 6 8 10 12

3 6 9 12 15 18

Untuk menggunakan matriks ini, mula-mula cari lajur impak (I) yang paling sesuai

memerihalkan hasil risiko. Kemudian ikut baris kebarangkalian (K) untuk

mendapatkan pemerihalan yang paling sesuai dengan kebarangkalian bagi impak

kejadian yang akanberlaku. Tahap risiko diberikan di dalam petak di mana baris

dan lajur bertemu. Nilai risiko relatif boleh digunakan untuk memberikan

keutamaan kepada tindakan yangperlu di ambil untuk menguruskan bahaya di

I

K

2019

9


tempat kerja secara efektif. Jadual di bawah menentukankeutamaan berdasarkan

julat berikut:

NILAI PETUNJUK PENERANGAN

2-4 L Risiko diterima. Tidak perlu kawalan tambahan

4-9 M Risiko tidak diterima. Kawalan tambahan perlu dilaksanakan dalam tempoh tertentu

6-18 H Risiko tidak diterima. Kawalan tambahan perlu dilaksanakan segera

Risiko yang ditaksir sebagai “Risiko tidak diterima” mestilah melaksanakan

kawalan tambahan untuk menyelesaikan risiko kepada keselamatan nyawa

dan/atau alam sekitar. Individu yang bertanggungjawab atas tindakan yang perlu

diambil, termasuk tindakan susulan mestilah benar-benar dikenal pasti. Kaedah

penaksiran terperinci lanjutan mungkin memerlukan penaksiran risiko kuantitatif

sebagai kaedah untuk menentukan langkah kawalan yang sesuai seperti di bawah:

KAWALAN/MERAWAT RISIKO

KETERANGAN TINDAKAN

TERIMA RISIKO Apabila risiko yang dikenalpasti yang dikenalpasti tidak boleh disingkirkan atau dielak, Pelan Pengurusan Bencana atau Pelan Kesinambungan Perkhidmatan (Disaster Recovery Plan & Business Continuity Plan) perlu diwujudkan.

KURANGKAN RISIKO Tindakan yang boleh diambil termasuklah memberi latihan, kawalan dan memperbaiki serta menambahbaik sistem atau cara kerja.

PINDAHKAN RISIKO Tindakan yang boleh diambil teramsuklah berkongsi secara keseluruhan atau sebahagian risiko melalui perlaksanaan kontrak, insuran, MoU atau usahasama.

ELAK RISIKO Tindakanyang boleh diambil adalah untuk mengubah proses atau tidak meneruskan aktiviti tersebut.

2019

10


5. Kawalan Risiko

Takrif: Kawalan ialah penghapusan atau penyingkiran bahaya yang mana ianya

tidak mendatangkan risiko kepada pekerja yang perlu memasuki kawasan atau

bekerja menggunakan kelengkapan dalam tempoh kerja yang dijadualkan. Bahaya

hendaklah dikawal di puncanya (tempat masalah tercetus). Sebaik-baiknya,

kawalan disediakan hampir dengan punca bahaya. Kaedah ini sering dirujuk

sebagai kawalan kejuruteraan. Jika ini tidak berhasil, bahaya selalunya boleh

dikawal sepanjang laluannya ke pekerja, di antara punca dengan pekerja. Kaedah

ini boleh dirujuk sebagai kaedah pentadbiran.Jika ini tidak dapat dilaksanakan,

bahaya mestilah dikawal pada tahap pekerja dengan menggunakan kelengkapan

pelindung diri (PPE), namun ini adalah kaedah kawalanyang terakhir.

6. Memilih Kawalan yang Sesuai

Memilih kaedah kawalan sering melibatkan:

a. menilai dan memilih kawalan jangka pendek dan jangka panjang;

b. melaksanakan langkah jangka pendek untuk melindungi pekerja sehingga

kawalan kekal dapat dilaksanakan; dan

c. melaksanakan kawalan jangka panjang apabila dapat dilaksanakan dengan

munasabah.

Sebagai contoh, katakan ruang kerja terkurung.Kawalan jangka pendek

mungkinmemerlukan ruang kerja yang lebih terbuka dan kondusif.

2019

11


7. Jenis Kawalan

7.1 Kawalan pada punca bahaya

a. Penghapusan – Menyingkirkan kerja, alatan, proses, mesin atau bahan yang

berbahaya mungkin cara terbaik untuk melindungi pekerja. Sebagai contoh,

kutipan sampah boleh dilakukan menggunakan penyepit bukan tangan kosong.

b. Penggantian – Kadang-kadang melakukan kerja yang sama menurut cara yang

kurang berbahaya dapat dilakukan. Sebagai contoh, memotong pokok boleh

menggunakan jentera pemotong bukannya gergaji tangan.

7.2 Kawalan kejuruteraan

a. Reka bentuk semula – Kerja dan proses boleh direka bentuk semula untuk

menjadikannya lebih selamat. Sebagai contoh, bekas boleh dijadikan lebih mudah

dipegang dan diangkat.

b. Pengasingan – Jika bahaya tidak boleh dihapuskan atau diganti, kadang-kadang

ia boleh diasingkan, dibendung atau dijauhkan daripada pekerja. Sebagai contoh,

bilik kawalan bertebat dan mempunyai penyaman udara boleh melindungi para

pengendali daripada bahan kimia toksik.

c. Automasi – Proses berbahaya boleh diautomasikan atau dimekanikkan. Sebagai

contoh, robot kawalan komputer boleh mengendalikan operasi kimpal titik di

dalam kilang pemasangan kereta. Langkah berhati-hati hendaklah diambil untuk

melindungi pekerja daripada bahaya robotik.

2019

12


d. Pengadang – Bahaya boleh disekat sebelum ia sampai ke pekerja. Sebagai

contoh, pelindung khas boleh mencegah kecederaan mata daripada sinaran arka

kimpalan. Pengadang kelengkapan yang sesuai akan melindungi pekerja daripada

terkena alat yang bergerak.

e. Penyerapan – Sesekat boleh menyekat atau menyerap hingar. Sistem kunci dari

luar boleh mengasingkan punca tenaga semasa pembaikan dan penyenggaraan.

Biasanya, semakin jauh satu-satu kawalan itu mengasingkan bahaya daripada

pekerja, semakin efektif kawalan itu.

f. Pencairan – Sesetengah bahaya boleh dicairkan atau disebarkan. Sebagai

contoh, sistem pengalihudaraan boleh mencairkan gas toksik sebelum ia sampai

kepada pengendali.

7.3 Kawalan pentadbiran

a. Prosedur kerja selamat – Pekerja dikehendaki menggunakan prosedur kerja

selamat yang standard. Majikan diharap dapat memastikan pekerja mematuhi

prosedur kerja selamat ini. Prosedur kerja selamat hendaklah disemak secara

berkala bersama-samapekerja dan sentiasa dikemas kini.

b. Pengawalseliaan dan latihan – Latihan awal tentang prosedur kerja selamat dan

latihan ulangan hendaklah disediakan. Pengawalseliaan yang sesuai untuk

membantu pekerja mengenal pasti bahaya yang mungkin dan menilai prosedur

kerja.

2019

13


c. Pergiliran kerja dan prosedur lain boleh mengurangkan masa pekerja terdedah

kepada bahaya. Sebagai contoh, pekerja boleh digilirkan bagi kerja yang

memerlukan pergerakan tendon dan otot yang berulang untuk mencegah

kecederaan trauma kumulatif. Proses hingar boleh dijadualkan apabila tiada

sesiapa berada di tempat kerja.

d. Program pengemasan di tempat kerja, pembaikan dan penyenggaraan –

Pengemasan di tempat kerja termasuk pencucian, pelupusan sisa dan

pembersihan tumpahan. Alatan, kelengkapan dan jentera berkemungkinan besar

tidak menyebabkan kecederaan jika ia dijaga bersih dan disenggara dengan baik.

e. Kebersihan – Amalan kebersihan boleh mengurangkan risiko bahan toksik yang

diserap oleh pekerja atau dibawa pulang kepada keluarga mereka. Pakaian rumah

hendaklah disimpan di dalam lokar yang berasingan untuk mengelakkannya

daripada dicemari oleh pakaian kerja.Tempat makan mestilah disekat daripada

bahaya toksik. Dilarang makan di kawasan kerja yang bertoksik. Sekiranya perlu,

pekerja dikehendaki mandi di bawah pancuran dan menyalin pakaian pada

penghujung syif kerjanya.

2019

14


8. Mendokumentasikan Pelan Tindakan Pengurusan Risiko

8.1 Tanggungjawab dan akauntabiliti

Pengurusan risiko yang betul dan yang ada kalanya dikenal pasti di tempat kerja

boleh dilaksanakan melalui proses yang berkesan. Pada dasarnya, individu atau

pasukan yang mengenal pasti bahaya mestilah memastikan penerangan yang

betul tentang sesuatu bahaya diberikan kepada pihak yang berkuasa tempat kerja

(pengurus, ketua jabatan, atau orang yang dilantik). Setiap pelan tindakan

mestilah didokumentasikan sepenuhnya. Ia mestilah dilengkapkan oleh wakil

setiap jabatan/bahagian/pejabat cawangan dan ditandatangani oleh kakitangan

yang bertanggungjawab dalam bidang tersebut. Bahagian yang bertanggungjawab

terhadap bahaya tersebut dan pengawalannya dikehendaki menyimpan semua

laporan penaksiran selama sekurang-kurang setahun. (Dalam sesetengah kes,

keperluan perundangan akan menentukan masa penyimpanan rekod yang

minimum). Pihak yang berkuasa di bahagian berkenaan bertanggungjawab untuk

memastikan kawalan yang efektif dan tepat pada masanya diguna pakai terhadap

bahaya dan menyampaikan keputusan tersebut kepada kakitangan yang

mengemukakan laporan. Pihak pengurusan ataumajikan hendaklah mengesahkan

dan meluluskan keputusan pelan tindakan. Majikan hendaklah menerangkan

seluruh pelan tindakan kepada kakitangan, memantau tindakan susulan dan

menyimpan semua rekod.

2019

15


8.2 Proses Dokumentasi

Panduan kepada wakil jabatan/bahagian/unit adalah seperti berikut:

a. Kenalpasti Bidang Risiko. Cth. Pengurusan Data, Keselamatan ICT dsb.

b. Kenalpasti Jenis Risiko. Cth. Kehilangan data dsb.

c. Kenalpasti Sumber Risiko. Cth. Berlaku kerosakan, kecuaian kakitangan dsb.

d. Kenalpasti Strategi Pengurangan Risiko.

e. Kenalpasti Kemungkinan dan Keterukan Risiko.

f. Kenalpasti Langkah Kawalan yang Disarankan

g. Kenalpasti Jabatan/Bahagian yang Bertanggungjawab

h. Kenalpasti Status Tindakan

9.0 Analisa Penarafan Risiko

Berdasarkan kepada Pelan Tindakan Risiko yang telah disediakan oleh

Jabatan/Bahagian/Unit, berikut adalah Analisa Penarafan Risiko yang

mengkategorikan tahap risiko Tinggi, Sederhana dan Rendah.

2019

16


Jabatan/Bahagian/Unit

Proses

Bilangan Risiko Mengikut

Kategori

Tinggi

Sederhana

Rendah

Bhg Sumber Manusia Pengurusan Latihan 0 0 0

Bhg Pentadbiran Am

Proses Pemberian Nombor Fail dan Pelupusan Rekod

0 0 2

Proses Penerimaan dan Penghantaran Surat serta Rekod Kualiti

0 0 2

Bhg Perolehan

Jbt Khidmat Pengurusan

Proses Pelawaan Penjualan Dokumen Tender dan Sebutharga

0 0 2

Proses Pembelian Berpusat dan Bekalan Khidmat Guna Sama

0 0 2

Jbt Perbendaharaan

Penyediaan Anggaran Belanjawan Tahunan

0 4 0

Kutipan Taksiran 18 4 2

Pemantauan Kutipan Taksiran

0 4 2

Jbt Penilaian &

Pengurusan Harta

Proses Penentuan Nilai Tahunan

0 8 2

Jbt Perancangan Pembangunan

Proses Tindakan Pengeluaran Notis Penguatkuasaan Perancangan dan Salahguna Bangunan Serta Layanan Permohonan Rayuan Terhadap Notis

0 5 2

Proses Kelulusan Kebenaran Merancang

0 0 3

Proses Pengesahan Pelan Susunatur

0 0 3

2019

17


Jbt Landskap Penyelenggaraan Landskap secara kontrak

0 9 4

Proses menaiktaraf kawasan lapang

0 8 2

Proses penyelenggeraan perabot taman

0 0 2

Proses pengambilalihan kawasan lapang

0 0 3

Proses permohonan kelulusan pelan landskap

0 0 3

Jbt Penguatkuasaan

Prosedur Tindakan Penguatkuasaan

15 9 6

Jabatan Perkhidmatan Kesihatan dan

Persekitaran

Proses Semburan Ruang Thermal

0 4 2

Jbt Kawalan Bangunan

Permohonan Pelan-Pelan Bangunan

0 9 4

Proses Perlaksanaan Sistem Pengeluaran Perakuan Siap Dan Pematuhan

12 8 0

Tindakan Penguatkuasaan Pembinaan Bangunan

0 0 0

Bahagian Pembangunan

Infra, Jabatan Kejuruteraan

Proses Kelulusan Pelan Kerja Tanah

0 8 3

Proses Pengambilalihan Infrastruktur Awam Untuk Pengisytiharan Jalan Awam

0 0 3

Proses Kelulusan Pelan Jalan Dan Perparitan

0 8 3

Proses Tindakan Penguatkuasaan Ke Atas Kerja- Kerja Tanah

0 0 3

2019

18


Proses Kelulusan Pelan Lampu Jalan/ Lampu Taman/ Lampu Isyarat

0 8 3

Proses Pengeluaran Surat Pengesahan Infrastruktur Teratur

0 0 3

Jbt Pelesenan

Pengeluaran Lesen Perniagaan

0 4 2

Tempoh Pemeriksaan Lesen oleh PPKP

0 0 4

Pengeluaran Lesen Penjaja

0 0 4

Unit Teknologi Maklumat Proses Pengeluasan Bil Cukai Taksiran

0 0 3

Unit Audit Dalam&

Integriti

Prosedur Audit Dalaman

0 4 2

Unit Perundangan Proses Tindakan Undang-Undang (PENDAKWAAN)

0 6 0

Proses Tindakan Undang-Undang (SIBIL)

0 6 0

Proses Penyediaan Perjanjian

0 8 0

Unit Komunikasi

Korporat/Seksyen Aduan Awam

Proses Pengurusan Risiko

0 0 2

Proses Kawalan Dokumen

0 0 2

Proses Kawalan Perkhidmatan Tidak Patuh & Langkah-langkah Pembetulan

0 0 2

Proses Pengurusan Aduan

18 9 4

Bhg Pusat Setempat

(OSC)

Proses Pengurusan Permohonan Pelan Pembangunan

0 6 4

Jabatan Pengurusan Sisa Pepejal & Pembersihan

Awam (JPSPPA)

Proses Pemantauan Kerja Kontraktor Sisa Pepejal

15 9 4

Jabatan Pembangunan

Kemasyarakaan, Bahagian Pembangunan

Proses Tempahan Kemudahan Awam

12 8 2

2019

19


Sukan dan Kemudahan

Am

Jumlah 90 156 101

Berpandukan kepada senarai risiko yang diberikan oleh Jabatan/Bahagian/Pejabat

Cawangan di atas terdapat 90 risiko dalam kategori tinggi, 156 dalam kategori

sederhana dan 101 dalam kategori rendah.

KATEGORI RISIKO

Tinggi Sedarhana Rendah

2019

20


11.0 Keberkesanan Kawalan & Rawatan Risiko

Antara tindakan yang diambil oleh Jabatan/Bahagian/Unit/Unit bagi mengawal

risiko disenaraikan seperti berikut:

Jabatan/Bahagian

/Unit

Proses

Bilangan Risiko Mengikut Kategori (ketika Pelan Risiko mula-mula

dibentuk pada 2 Januari 2018)

Tin

gg

i

Sed

erh

an

a Tindakan yg diambil utk

mengurangkan risiko

Bhg Sumber

Manusia

Pengurusan Latihan 0 0 Mengekalkan kawalan risiko yang sediada kerana risiko adalah rendah.

Bhg Pentadbiran Am

Proses Pemberian Nombor Fail dan Pelupusan Rekod

0 0 Mengekalkan kawalan risiko yang sediada kerana risiko adalah rendah.

Proses Penerimaan dan Penghantaran Surat serta Rekod Kualiti


Bhg Perolehan Jbt Khidmat

Pengurusan

Proses Pelawaan Penjualan Dokumen Tender dan Sebutharga


Proses Pembelian Berpusat dan Bekalan Khidmat Guna Sama


Jbt Perbendaharaan

Penyediaan Anggaran Belanjawan Tahunan

0 4 i. Mengadakan bengkel bagi penyediaan bajet kepada kakitangan yang terlibat.

Kutipan Taksiran 18 4 i. Mewar-warkan melalui kaunter bergerak, hari bertemu pelanggan ii.Tindakan susulan kepada pemilik yang masih belum mengemaskini data pemilik

2019

21


Pemantauan Kutipan Taksiran

0 4 i.Notis diserahkan kepada pengutip tunggakan sebelum bulan April dan Oktober setiap tahun

Jbt Penilaian & Pengurusan Harta

Proses Penentuan Nilai Tahunan

0 8 i.Lawatan tapak bersepadu ke lokasi harta tersebut bagi memastikan bangunan telah siap dan boleh kenakan Cukai Taksiran ii. Pelaksaan OSC 3.0

Jbt Perancangan Pembangunan

Proses Tindakan Pengeluaran Notis Penguatkuasaan Perancangan dan Salahguna Bangunan Serta Layanan Permohonan Rayuan Terhadap Notis

0 5 i.Serahan Notis / Surat melalui kaedah seperti dalam Sek. 46, Akta 172

Proses Kelulusan Kebenaran Merancang


Proses Pengesahan Pelan Susunatur


Jbt Landskap Penyelenggaraan Landskap secara kontrak

9 4 i.Semakan kaji cuaca bulanan ii.Penyediaan peralatan yang lebih dari sediada

Proses menaiktaraf kawasan lapang

8 2 i.Notis secara email kepada pegawai berkaitan ii.Memaklumkan kepada Ahli Majlis apabila kerja mula dilaksanakan ditapak.

Proses penyelenggeraan perabot taman


Proses pengambilalihan kawasan lapang


Proses permohonan kelulusan pelan landskap


Jbt Penguatkuasaan

Prosedur Tindakan Penguatkuasaan

15 9 i.Mendapatkan bantuan daripada Agensi Keselamatan (PDRM) ii.Menandatangani Perjanjian Tahap Perkhidmatan (Service

2019

22


Level Agreement)

Jabatan

Perkhidmatan

Kesihatan dan Persekitaran

Proses Semburan Ruang Thermal

0 4 i.Menampal notis pemberitahuan dan memaklumkan kepada penduduk melalui group SEDAR whatsapp.

Jbt Kawalan

Bangunan

Permohonan Pelan-Pelan Bangunan

9 4 i.Mewujudkan Sistem E-bangunan ii.Pemohon pelu mendapatkan pengesahan kelulusan Permit Sementara Struktur

Proses Perlaksanaan Sistem Pengeluaran Perakuan Siap Dan Pematuhan

0 4 i.Mengeluarkan kompuan RM 25,000 ii.Melaporkan salahlaku PSP kepada Lembaga berkaitan.

Tindakan Penguatkuasaan Pembinaan Bangunan


Bahagian

Pembangunan Infra, Jabatan

Kejuruteraan

Proses Kelulusan Pelan Kerja Tanah

8 3 i.Penjadualan semula dalam tempoh piagam

Proses Pengambilalihan Infrastruktur Awam Untuk Pengisytiharan Jalan Awam


Proses Kelulusan Pelan Jalan Dan Perparitan


Proses Tindakan Penguatkuasaan Ke Atas Kerja- Kerja Tanah


Proses Kelulusan Pelan Lampu Jalan/ Lampu Taman/ Lampu Isyarat


Proses Pengeluaran Surat Pengesahan Infrastruktur Teratur


Jbt Pelesenan

Pengeluaran Lesen Perniagaan

0 4 Kadar bayaran lesen diautosistemkan mengikut aktiviti

Tempoh Pemeriksaan Lesen oleh PPKP

0 0 Mengekalkan kawalan risiko yang sediada kerana risiko adalah

2019

23


rendah.

Pengeluaran Lesen Penjaja


Unit Audit Dalam &

Integriti

Prosedur Audit Dalaman

0 4 i.Tarikh pengauditan dibuat 2 bulan sebelum mesyuarat MKSP

Unit Perundangan Proses Tindakan Undang-Undang (PENDAKWAAN)

0 6 i.Menghantar Memo / E-mel berkaitan prosedur / tatacara kepada jabatan berkaitan. iii.Menyediakan kemudahan rujukan Undang-undang Kecil dalam bentuk Digital kepada warga MBPJ.

Proses Tindakan Undang-Undang (SIBIL)

0 6 i.Sentiasa membantu Jabatan / Bahagian / Unit dalam penyediaan / semakan penerimaan saman / surat yang mempunyai implikasi perundangan berdasarkan kepada minit dari Datuk Bandar. ii.Memanggil semua Panel Peguam yang sedang mengendalikan kes-kes bagi pihak Majlis untuk membentangkan laporan status kes yang dikendalikan.

Proses Penyediaan Perjanjian

0 8 i.Menambah baik dengan menggunakan sistem e-agreement supaya pihak Jabatan/Bahagian/Unit dapat memantau danmengetahui status penyediaan sesuatu perjanjian

Unit Komunikasi Korporat/Seksyen

Aduan Awam

Proses Pengurusan Risiko


Proses Kawalan Dokumen


Proses Kawalan Perkhidmatan Tidak Patuh & Langkah-langkah Pembetulan


Proses Pengurusan Aduan

18 9 i.Mewujudkan aplikasi mobile atau ‘mobile apps’ bagi memudahkan maklumbalas aduan dikemaskini di tapak atau lapangan. ii.Menghantar notifikasi melalui system eAduan MBPJ terus

2019

24


kepada penyelaras aduan di peringkat Jabatan / Unit.

Bhg Pusat Setempat (OSC)

Proses Pengurusan Permohonan Pelan Pembangunan

0 6 Memastikan senarai semak terkini dan mudah difahami

Jabatan Pengurusan

Sisa Pepejal & Pembersihan Awam

(JPSPPA)

Proses Pemantauan Kerja Kontraktor Sisa Pepejal

15 9 i.Lawatan tapak bersama wakil Jabatan lain ii.Mesyuarat bulanan bersama kontraktor. iii.Pemasangan CCTV di kawasan hotspot. iv. Mewujudkan group whatsapp

Jabatan Pembangunan

Kemasyarakaan, Bahagian

Pembangunan Sukan dan

Kemudahan Am

Proses Penerimaan Tempahan Kemudahan Awam

12 8 i.Back up jadual ii.Penurunan kuasa iii.Tambah panel

Jumlah 10 114

12.Rumusan

Pelan Pengurusan Risiko Majlis Bandaraya Petaling Jaya (MBPJ) digubal selaras

dengan kehendak kepimpinan dalam merangka kerja kepada pihak pengurusan

dan sebagai panduan kepada semua warga MBPJ ke arah pencapaian visi dan misi

yang telah ditetapkan. Skop dan tanggungjawab Jawatankuasa Pengurusan Risiko

MBPJ termasuklah menyemak dan mencadangkan strategi pengurusan risiko,

polisi dan toleransi risiko bagi kelulusan pihak pengurusan. Selain daripada itu,

jawatankuasa ini juga menyemak dan menilai polisi pengurusan risiko dan rangka

kerja dalam mengenal pasti, mengukur, memantau dan mengawal risiko,

memastikan infrastruktur, sumber dan sistemnya adalah dalamkeadaan yang baik

serta menyemak laporan pengurusan tentang pendedahan kepada risiko dan

2019

25


aktiviti pengurusan risiko. Satu pelan tindakan yang komprehensif telah

dibangunkan yang meliputi pelbagai proses utama daripada semua unit di

jabatan. Tindakan yang dirangka di dalam pelan tersebut adalah mengenal pasti

risiko dan mencari langkah-langkah penyelesaian bagi memastikan objektif setiap

proses utama jabatan dapat dicapai. Kesimpulannya, Pelan Pengurusan Risiko ini

dapat menjadi pemangkin kepada sistem penyampaian perkhidmatan awam yang

cekap sekali gus menjamin kelancaran dan keberkesanan pentadbiran MBPJ.

Sebagai satu langkah penambahbaikan secara berterusan Pelan Pengurusan Risiko

ini sebenarnya tiada tempoh tertentu namun disediakan bagi membantu dalam

merealisasikan matlamat dan sasaran yang terkandung dalam Pelan Strategik

MBPJ ke arah menjadikan MBPJ antara Pihak Berkuasa Tempatan (PBT) yang

terbaik di Malaysia.

2019

26


LAMPIRAN A

Contoh Risiko di Tempat Kerja

Pengenalpastian Risiko yang disenaraikan adalah untuk membantu

pengenalpastian risiko di tempat kerja. Jadual ini memberikan beberapa

penjelasan tambahan tentang makna pengelasan risiko.

PERSEKITARAN KERJA TAFSIRAN Akses yang Cukup Merujuk kepada akses yang mencukupi di tempat

kerja. Penyaman Udara Merujuk kepada udara yang tidak tercemar di

tempat kerja. Ruang terkurung Bermakna ruang kerja tertutup yang biasanya orang

tidak berkerja di situ. Suhu Melampau:

a) Hangat Ini termasuk bekerja dalam keadaan objek panas, hipertemia kebakaran dsb.

b) Sejuk Ini termasuk bekerja dalam keadaan objek sejuk dan hipotermia.

Pencahayaan Merujuk sinaran cahaya yang cukup untuk kerja tertentu yang dilaksanakan.

Stres Mental Termasuk buli,keganasan di tempat kerja, kerja syif, beban kerja yang berlebihan.

Pendehidratan Bekalan air yang mencukupi untuk individu semasa bekerja.

Susunatur Peralatan/Bahan Susunatur yang kemas untuk mengelak tikus, lipas dan nyamuk.

TENAGA

2019

27


Elektrik Termasuk terdedah kepada terkena wayar dan terkena voltan tinggi.

Graviti Termasuk jatuh, tersandung dan tergelincir, juga objek jatuh dan bekerja di tempat tinggi

Tenaga Kinetik: a) Anggota badan

digunakan untuk memukul objek

Memukul objek dengan anggota badan.

b) Terkena objek bergerak Terkena objek bergerak tetapi tidak termasuk objek yang jatuh.

c) Letupan Letupan juga termasuk haba sebagai risiko.

d) Objek yang menusuk Ini termasuk semua objek yang boleh menusuk, termasuk jarum.

Getaran Termasuk getaran kepada bahagian badan atau seluruh badan.

Akustik/Hingar Termasuk pendedahan kepada bunyi yang mengejut dan bising yang kuat.

Tekanan Tekanan dalam sistem hidraulik. MEKANIKAL

Kenderaan Tersepit di antara kenderaan, dilanggar oleh atau terlanggarkenderaan (termasuk forklif).

Alatan Mudah Alih dan Tetap

Tersepit di antara alatan, dilanggar oleh alatan atau terlanggaralatan (ditakrif dalam perundangan).

Kelengkapan Berkuasa Elektrik

Termasuk kelengkapan, perkakas dan peralatan yang Elektrikberkuasa elektrik atau bahan bakar.

Kelengkapan Tanpa Kuasa Elektrik

Termasuk perkakas tangan, peralatan dan kelengkapan yangtidak menggunakan kuasa elektrik.

PENGENDALIAN MANUAL Stres Otot a) Mengangkat, membawa

Merujuk stres otot semasa mengangkat, membawa ataumeletakkan objek.

b) Pengendalian lain Merujuk stres otot semasa mengendalikan objek selain di atas

c) Tanpa pengendalian Merujuk stres otot tanpa mengendalikan objek

d) Pergerakan berulang Merujuk pergerakan berulang dan pergerakan

2019

28


memuat yangmenggunakan otot rendah

Ergonomik Termasuk lesu, stres atau kesilapan disebabkan reka bentuk tempat kerja

HAIWAN/SERANGGA

Gigitan/Sengatan Termasuk gigitan dan sengatan daripada haiwan dan/atauserangga tikus, lipas, ulat dan nyamuk.

BIOLOGI Biologi/Mikrobiologi Termasuk bakteria, kulat, virus, parasit atau produk

tisu/bendalir manusia/haiwan. KIMIA

Mudah bakar Merujuk bahan kimia yang terbakar Mengakis Merujuk bahan kimia yang mengakis tisu atau logam.

Toksik Merujuk bahan kimia yang beracun.

Pengoksida Merujuk bahan kimia yang akan memberikan oksigen kepadaapi, atau sedia bertindak balas.

Gas Termampat Merujuk gas yang berada di bawah tekanan tinggi. ALAM SEKITAR

Pelepasan pencemaran Atmosfera, pembetung sanitari, pembetung ribut. KEJADIAN/AKTIVITI LAIN

Kejadian/Aktiviti Lain Termasuk kejadian seperti acara sukan atau acara awam didalam atau di luar pejabat.

KEJADIAN/AKTIVITI SEMULAJADI

Hujan/Ribut/Kilat/Banjir Persiapan merupakan perkara penting dalam menangani isu ini.

KEJADIAN/AKTIVITI HARTA

Keruntuhan Struktur Bangunan roboh Kerosakan Struktur Dinding runtuh

Komponen Sistem Tidak ada sistem pemantauan atau sistem penindasan

Kerosakan Air Kebocoran paip Gangguan Utiliti Putus bekalan penting - gas, elektrik, air

laporan pengurusan risiko majlis bandaraya petaling … · 1 day ago · 2019 3 laporan pengurusan...

Documents