laporan pelaksanaan aktualisasi...laporan pelaksanaan aktualisasi dengan judul “penyusunan buku...

83
PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III/a BATCH IV BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH V YOGYAKARTA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI PENYUSUNAN BUKU SAKU TATA LAKSANA SHOW CAUSE MEETING DI LINGKUP PEKERJAAN PUSAT PENGEMBANGAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN, OLAHRAGA & PASAR (PUSAT PSP-POP) Disusun oleh : NAMA : WILLIAM REZA BORGAN, S.T. NIP : 19950522 201903 1 003 FORMASI JAFUNG : TEKNIK PENYEHATAN LINGKUNGAN AHLI PERTAMA UNIT ORGANISASI : PUSAT PENGEMBANGAN SARANA DAN PPENDIDIKAN, OLAHRAG DAN PASAR (PPSP-POP) BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH V YOGYAKARTA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT TAHUN 2019

Upload: others

Post on 04-Apr-2021

40 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III/a BATCH IV

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH V YOGYAKARTA

PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

PENYUSUNAN BUKU SAKU TATA LAKSANA SHOW CAUSE MEETING DI LINGKUP PEKERJAAN PUSAT

PENGEMBANGAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN, OLAHRAGA & PASAR (PUSAT PSP-POP)

Disusun oleh :

NAMA : WILLIAM REZA BORGAN, S.T. NIP : 19950522 201903 1 003 FORMASI JAFUNG : TEKNIK PENYEHATAN LINGKUNGAN AHLI PERTAMA UNIT ORGANISASI : PUSAT PENGEMBANGAN SARANA

DAN PPENDIDIKAN, OLAHRAG DAN

PASAR (PPSP-POP)

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH V YOGYAKARTA

PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

TAHUN 2019

Page 2: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

ii

PELATIHAN DASAR CPNS GOLONGAN III/a BATCH III

BALAI PENDIDIKAN DAN PELATIHAN PUPR WILAYAH V YOGYAKARTA

PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL

BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

LEMBAR PENGESAHAN

LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI

Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting Di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana Dan Prasarana Pendidikan, Olahraga

& Pasar (Pusat PSP-POP)

Disusun oleh :

William Reza Borgan, S.T. 199505222019031003

Teknik Penyehatan Lingkungan Ahli Pertama Pusat Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendidikan, Olahraga dan Pasar (PPSP-POP)

Direktorat Jenderal Cipta Karya

DISEMINARKAN PADA :

HARI : Jumat TANGGAL : 1 November 2019

MENTOR

Judi Indrajaja, S.ST., M.T. NIP. 196301021992021001

COACH

Sumarjono, S.T., M.T.

NIP. 196511181998031001

PENYELENGGARA BALAI DIKLAT PUPR WILAYAH V YOGYAKARTA

Anwar, S.T., M.T.

NIP. 197901182005021001

KEPALA PUSDIKLAT MANAJEMEN DAN PENGEMBANGAN JABATAN FUNGSIONAL, BADAN PENGEMBANGAN SUMBER DAYA MANUSIA

KEMENTERIAN PEKERJAAN UMUM DAN PERUMAHAN RAKYAT

Ir. Moeh Adam, MM NIP. 196503031992031002

Page 3: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

iii

KATA PENGANTAR

Puji dan syukur penulis ucapkan kepada Allah SWT atas rahmat dan karunia-Nya

Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show

Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendidikan,

Olahraga dan Pasar” dapat diselesaikan dengan baik walaupun masih terdapat banyak

kekurangan diberbagai sisi.

Dalam penulisan Laporan Pelaksanaan Aktualisasi, penulis sangat banyak mendapatkan

bantuan dari berbagai pihak. Oleh karena itu, penulis mengucapkan terima kasih kepada

beberapa pihak yang telah membantu baik secara moril maupun materil:

1. Bapak Anwar, S.T., M.T, selaku Kepala Balai Pendidikan Dan Pelatihan Pekerjaan

Umum Dan Perumahan Rakyat Wilayah V Yogyakarta.

2. Bapak Judi Indrajaja, S.ST., M.T selaku mentor yang selalu memberikan motivasi, saran,

arahan dan bimbingan sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan baik.

3. Bapak Sumarjono, S.T., M.T, sebagai Coach yang juga telah memberikan banyak

masukan, koreksi dan saran sehingga laporan ini dapat diselesaikan dengan baik.

4. Widya Iswara Kementerian PUPR yang mengajar di Balai Pelatihan Kemen PUPR

Wilayah V Yogyakarta yang telah memberikan pengetahuan sehingga memudahkan

penyusunan laporan ini.

5. Panitia diklat yang telah memfasilitasi dan memberikan pengarahan terkait penyusunan

laporan aktualisasi.

6. Teman-teman CPNS Kementerian PUPR tahun 2018 yang berjuang bersama selama

mengikuti LATSAR di Balai Pelatihan BPSDM Kementerian PUPR Wilayah V

Yogyakarta.

Selanjutnya untuk segala pihak yang turut berperan yang tidak dapat disebutkan satu per

satu. Semoga laporan ini dapat memberi manfaat bagi penulis dan pembaca.

Jakarta, 1 Novemeber 2019

William Reza Borgan

Page 4: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

iv

DAFTAR ISI

LEMBAR PENGESAHAN ......................................................................................... ii

KATA PENGANTAR ................................................................................................. iii

DAFTAR ISI ................................................................................................................ iv

DAFTAR TABEL ........................................................................................................ vi

DAFTAR GAMBAR ................................................................................................... vii

BAB I. PENDAHULUAN ........................................................................................... 1

1.1. Latar Belakang ................................................................................................ 1

1.2. Tujuan ............................................................................................................. 2

1.3. Ruang Lingkup ............................................................................................... 3

BAB II. GAMBARAN UNIT KERJA ........................................................................ 4

2.1. Deskripsi Organisasi ....................................................................................... 4

2.1.1. Direktorat Jenderal Cipta Karya ........................................................... 4

2.1.2. Pusat Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendidikan, Olahraga

Dan Pasar .............................................................................................. 5

2.2. Tugas Pokok dan Fungsi Unit Kerja ............................................................... 6

2.2.1. Tugas Pokok dan Fungsi Jenderal Cipta Karya.................................... 6

2.2.2. Tugas Pokok dan Fungsi Pusat PSP-POP ............................................ 7

2.3. Kondisi Pusat PSP-POP .................................................................................. 8

BAB III. DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI ............................................ 10

3.1. Pentapan Isu Prioritas ..................................................................................... 10

3.2. Analisis Alasan dan Dampak Isu Utama ........................................................ 12

3.2.1. Alasan Pemilihan Isu Utama ................................................................ 12

3.2.2. Dampak Isu Utama Terhadap Agenda III ............................................ 12

3.3. Gagasan Pemecah Isu ..................................................................................... 13

3.4. Matriks Rancangan Kegiatan Aktualisasi

BAB IV. PELAKSANAAN AKTUALISASI ............................................................. 20

4.1. Deskripsi Kegiatan Aktualisasi....................................................................... 20

4.2. Uraian Kegiatan Aktualisasi ........................................................................... 20

4.2.1. Pobservasi dan Mendiskusikan Bentuk Output Buku Saku ................. 20

4.2.2. Penyusunan Rancangan Draft dan Kerangka Buku Saku Tata

Laksana Show Cause Meeting (SCM) ................................................. 22

Page 5: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

v

4.2.3. Penyusunan Draft Final dan Buku Saku Tata Laksana SCM ............... 24

4.2.4. Sosialisasi Buku Saku Tata Laksana SCM .......................................... 27

4.2.5. Pembuatan Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi ............ 29

4.3. Hasil Capaian pelaksanaan Aktualisasi .......................................................... 30

4.4. Hambatan Dalam Pelaksanaan ....................................................................... 32

BAB V. PENUTUP ..................................................................................................... 34

5.1. Kesimpulan ..................................................................................................... 34

5.2. Saran ............................................................................................................... 34

Page 6: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

vi

DAFTAR TABEL

Tabel 3.1 Analisis Isu Menggunakan Metode USG.................................................. 11

Tabel 3.2 Matriks Rancangan Kegiatan Aktualisasi ................................................. 15

Tabel 3.3 Jadwal Kegiatan Aktualisasi ..................................................................... 19

Page 7: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

vii

DAFTAR GAMBAR

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pusat PSP-POP ............................................................ 6

Gambar 2.2 Jumlah Target dan Pencapaian Pembangunan di Pusat PSP-POP .............. 9

Gambar 4.1 Hasil konsultasi dengan mentor mengenai konsep buku............................. 21

Gambar 4.2 Diskusi bersama para pegawai Pusat PSP-POP dan Mentor ....................... 22

Gambar 4.3 Kerangka Awal Isi Buku Saku .................................................................... 22

Gambar 4.4 Proses Pembuatan Buku Saku ..................................................................... 23

Gambar 4.5 Perubahan Desain Layout Isi Buku Saku .................................................... 24

Gambar 4.6 Perubahan Desain Cover Buku Saku .......................................................... 25

Gambar 4.7 Konsultasi Dengan Mentor dan Pengecekan Hasil Cetakan Buku Saku..... 26

Gambar 4.8 Lampiran Yang Disimpan Pada Google Drive yang aksesibel ................... 26

Gambar 4.9 Sosialisasi Buku Saku Tata Laksana SCM di Pusat PSP-POP ................... 28

Gambar 4.10 Sosialisasi Melalui Media Sosial Whatsapp ke PPK PSP-POP BPPW

Riau ............................................................................................................. 28

Gambar 4.11 Pembuatan Laporan akhir Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi .................... 29

Gambar 4.12 Kode QR e-Buku Tata Laksana SCM ......................................................... 30

Gambar 4.13 Tangkapan Layar Ponsel Mengenai Formulir Testimoni ............................ 31

Gambar 4.14 Infografik Pertanyaan Testimoni Buku Saku SCM ..................................... 31

Page 8: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

1

BAB. I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Aparatur Sipil Negara (ASN) merupakan profesi bagi Pegawai Negeri Sipil (PNS) dan

Pegawai Pemerintah dengan Perjanjian Kerja (PPPK) yang bekerja pada instansi pemerintah.

Dalam Undang-Undang Nomor 5 Tahun tentang Aparatur Sipil Negara, dijelaskan bahwa

setiap Calon Pegawai Negeri Sipil (CPNS) diwajibkan untuk mengikuti masa percobaan yang

dilaksanakan melalui proses Diklat terintegrasi guna membangun kejujuran, integritas moral,

semangat nasionalisme dan kebangsaan, karakter kepribadian yang bertanggungjawab dan

unggul serta memperkokoh sifat profesionalisme serta kompetensi bidang yang mana hal

tersebut turut mendukung cita-cita bangsa Indonesia yang tercantum dalam Pembukaan

Undang-Undang Dasar 1945.

Berdasarkan landasan undang-undang tersebut, Kementerian Pekerjaan Umum dan

Perumahan Rakyat (PUPR) mewajibkan CPNS untuk mengikuti On Job Training dan Pelatihan

Dasar (Latsar) dengan maksud untuk menginternalisasi nilai-nilai dasar profesi PNS, tugas dan

fungsi PNS yang tertuang dalam nilai-nilai Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika Publik,

Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA).

Keberhasilan proses pembekalan nilai-nilai dasar profesi PNS pada Pelatihan Dasar tidak

hanya diukur melalui pemahaman dari kelima nilai tersebut, namun juga diukur dari

kemampuan untuk mengaktualisasikan nilai-nilai dasar dalam konteks pekerjaan di tempat

kerja. Tahap aktulisasi merupakan komponen utama pelaksanaan Pelatihan Dasar PNS dengan

mengangkat agenda Manajemen ASN, Pelayanan Publik dan Whole of Government.

Pengaktualisasikan agenda-agenda tersebut pada saat habituasi (penerapan di unit organisasi)

dikaitkan dengan penerapan nilai-nilai dasar ANEKA. Dalam kesempatan ini, penulis akan

melakukan aktualisasi nilai-nilai dasar PNS di lingkungan Direktorat Jenderal Cipta Karya,

pada unit kerja Pusat Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendidikan, Olahraga, dan Pasar

(Pusat PSP-POP).

Pusat PSP-POP merupakan pusat baru yang berasal dari pecahan Direktorat Bina

Penataan Bangunan (BPB) dan berada di bawah naungan Direktorat Jenderal Cipta Karya.

Pusat PSP-POP dibentuk pada bulan Februari 2019 untuk fokus pada masalah pembangunan

dan pengadaan sarana dan prasarana pendidikan, olahraga serta pasar di seluruh provinsi di

Indonesia.

Page 9: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

2

Dalam setiap pelaksanaan suatu proyek pembangunan, Pusat PSP-POP tentu akan

melaksanakan setiap rangkaian kegiatan sesuai dengan standar pengelolaan yang baku

layaknya pelaksanaan kegiatan pada umumnya. Proses penyusunan standar pengelolaan

haruslah diketahui secara pasti prosedurnya, sehingga dengan prosedur yang jelas, akan lebih

mudah diketahui tahapan apa saja yang harus dilakukan, siapa yang terlibat, kapan dan berapa

lama waktu yang dibutuhkan, serta persyaratan apa saja yang harus dipenuhi.

Dalam rangka pengendalian pelaksanaan pekerjaan yang bertujuan untuk memastikan

bahwa pelaksanaan pekerjaan yang akan dilakukan sesuai dengan yang telah ditetapkan dalam

dokumen kontrak maka perlu untuk dilakukan pengawasan dan monitoring. Sebagaimana yang

diatur dalam Permen PU No.7/PRT/M/2019 apabila ditemui adanya sesuatu hal yang tidak

sesuai dengan apa yang telah direncanakan (kritis) atau prestasi pekerjaan yang direncanakan

tidak tercapai sesuai dengan jadwal (keterlambatan), maka penyedia jasa akan diberi surat

peringatan dan segera akan diadakan rapat pembuktian atau Show cause meeting 1 (SCM).

Pelaksanaan SCM haruslah dilaksanakan secara tepat dan benar sesuai dengan tata laksana

SCM yang baku. Namun realitanya adalah tidak adanya petunjuk tata laksana SCM yang baku

di lingkungan Pusat PSP-POP.

Atas dasar hal tersebut, dibutuhkan ide dan gagasan untuk menjawab isu yang ada agar

efisiensi kerja terkait dengan kegiatan SCM pada proyek pembangunan mendatang dapat

terlaksana semakin membaik, maka akan dilakukan aktualisasi gagasan “Penyusunan Buku

Saku Show cause meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat PSP-POP” yang di harapkan dapat

meningkatkan kinerja dan efisiensi dalam bekerja dan menjadi bentuk implementasi nilai

akuntabilitas sebagai ASN untuk memperbaiki dan bekerja dengan baik dan sesuai dengan

tugas dan fungsinya.

1.2 Tujuan

Berkaitan dengan latar belakang laporan pelaksanaan aktualisasi yang telah dipaparkan

diatas, adapun tujuan dari kegiatan aktualisasi adalah:

1. Memenuhi persyaratan rangkaian kegiatan pelatihan dasar CPNS di Kementerian

PUPR.

2. Mengimplementasikan ilmu yang sudah diterima selama kegiatan on campus seperti

nilai-nilai dasar PNS (ANEKA) dan peran PNS berupa Manajemen ASN, Pelayanan

Publik, dan Whole of Government ke dalam lingkungan organisasi yang diharapkan

Page 10: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

3

dapat membiaskan diri Calon PNS di Kementerian PUPR menjadi insan yang

Integritas, Profesional, Orientasi Misi, Visioner dan Etika-Akhlakul Kharimah.

3. Meningkatkan efektivitas dan efisiensi kegiatan Show cause meeting di lingkup

pekerjaan Pusat PSP-POP.

1.3 Ruang Lingkup

Ruang lingkup substansi pelaksanaan aktualisasi ini terkait dengan proses

mengaktualisasikan nilai-nilai dasar PNS yaitu Aktualisasi, Nasionalisme, Etika Publik,

Komitmen Mutu, dan Anti Korupsi (ANEKA) serta kedudukan dan peran PNS dalam NKRI

sesuai dengan isu yang diangkat.

Adapun ruang lingkup lokasi aktualisasi adalah di lingkungan unit kerja Pusat PSP-POP,

Direktorat Jenderal Cipta Karya, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat.

Ruang lingkup waktu pelaksanaan aktualisasi ini selama 30 hari kerja dengan kegiatan

aktualisasi yang fokus kepada proses penyusunan hingga sosialisasi buku saku tata laksana

SCM.

Page 11: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

4

BAB II

GAMBARAN UNIT KERJA

2.1 Deskripsi Organisasi

Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahaan Rakyat (PUPR) merupakan

Kementerian dalam Pemerintahan Negara Kesatuan Republik Indonesia yang membidangi

urusan Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat. Sesuai dengan Peraturan Menteri PUPR

Nomor 03/PRT/M/2019 tentang Organisasi Dan Tata Kerja Kementerian Pekerjaan Umum

Dan Perumahan Rakyat, Kementerian Pekerjaan Umum dan Perumahan Rakyat mempunyai

tugas menyelenggarakan urusan pemerintahan di bidang pekerjaan umum dan perumahan

rakyat untuk membantu Presiden dalam menyelenggarakan pemerintahan negara.

2.1.1 Direktorat Jenderal Cipta Karya

Pusat Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendidikan, Olahraga dan Pasar (PPSP-POP)

merupakan salah satu pusat di bawah naungan Direktorat Jenderal Cipta Karya Kementerian

PUPR. PPSP-POP terbentuk pada bulan Februari 2019 dan merupakan hasil dari pecahan

Direktorat Bina Penataan Bangunan (BPB). Usulan pembentukan pusat ini berdasarkan arahan

Presiden Indonesia Joko Widodo pada Sidang Kabinet Paripurna tanggal 18 Juli 2018 di Bogor,

Kementerian PUPR mendapat amanah tambahan untuk kegiatan pembangunan sarana dan

prasarana guna menunjang penguatan SDM.

Direktorat Jenderal Cipta Karya berada di bawah dan bertanggung jawab kepada Menteri

PUPR berdasarkan Peraturan Menteri PUPR nomor 03/PRT/M/2019. Direktorat Jenderal Cipta

Karya dipimpin oleh Direktur Jenderal, yang mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan

dan pelaksanaan kebijakan di bidang pengembangan kawasan permukiman, pembinaan

penataan bangunan, pengembangan sistem penyediaan air minum, pengembangan sistem air

limbah domestik dan drainase lingkungan serta persampahan.

Visi Direktorat Jenderal Cipta Karya Tahun 2015-2019 adalah terwujudnya permukiman

perkotaan dan perdesaan yang layak huni dan berkelanjutan melalui penyediaan infrastuktur

bidang keciptakaryaan yang terpadu dan inklusif melalui pengembangan kawasan

permukiman, pembinaan penataan bangunan, pengembangan sistem penyediaan air minum dan

pengembangan penyehatan lingkungan permukiman.

Demi mewujudkan visi yang mengedepankan pembangunan yang berkelanjutan, maka

dibutuhkan misi yang jelas agar visi dapat diwujudkan. Adapun misi Direktorat Jenderal Cipta

Karya adalah sebagai berikut:

Page 12: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

5

a. Melaksanakan fungsi pengaturan, pembinaan, dan pengawasan dalam bidang Cipta

Karya dengan mengedepankan prinsip keterpaduan, inklusifitas, dan berkelanjutan.

b. Melaksanakan keterpaduan pembangunan infrastruktur permukiman serta penataan

bangunan dan lingkungan berdasarkan penataan ruang dan Wilayah Pengembangan

Strategis (WPS).

c. Menyediakan infrastruktur air minum dan sanitasi di perkotaan dan perdesaan dalam

rangka pemenuhan target RPJMN 2015-2019.

d. Meningkatkan kemandirian Pemerintah Daerah serta mendorong kemitraan dengan

masyarakat dan dunia usaha dalam penyelenggaraan pembangunan infrastruktur

permukiman.

e. Mewujudkan organisasi yang efisien, tata laksana yang efektif dan SDM yang

profesional dengan menerapkan prinsip good governance.

Salah satu usaha untuk mendukung Visi dan Misi Direktorat Jenderal Cipta Karya di

bidang Pendidikan, Olahraga dan Pasar, maka dibentuk Pusat baru yang melaksanakan tugas

teknis operasional di bidang tersebut, yaitu Pusat Pengembangan Sarana dan Prasana

Pendidikan, Olahraga dan Pasar (Pusat PSP-POP).

2.1.2 Pusat Pengembangan Sarana Prasarana Pendidikan, Olahraga dan Pasar (Pusat

PSP-POP)

Pusat Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendidikan, Olahraga dan Pasar (Pusat PSP-

POP) merupakan salah satu pusat di bawah naungan Direktorat Jenderal Cipta Karya,

sebagaimana yang tertuang dalam Peraturan Menteri No.3 tahun 2019 Pasal 1377. Pusat PSP-

POP terbentuk pada bulan Februari 2019 dan merupakan hasil dari pecahan Direktorat Bina

Penataan Bangunan (BPB).

Sarana Pendidikan yang dikerjakan oleh Pusat PSP-POP adalah sekolah negeri,

madrasah, Perguruan Tinggi Negeri (PTN) dan Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri

(PTKIN). Untuk sarana Pendidikan sekolah (SD, SMP, SMA, SMK) ini Pusat PSP-POP

bekerja sama dengan Kementerian Pendidikan dan Kebudayaan (Kemendikbud) selaku

pengampu resmi penyelenggara sekolah negeri; Kementerian Riset, Teknologi, dan Pendidikan

Tinggi Republik Indonesia (Kemenristekdikti) sebagai penyelenggara resmi PTN; dan

Kementerian Agama (Kemenag) sebagai penyelenggara resmi madrasah dan PTKIN. Untuk

sarana dan prasarana pasar, Pusat PSP-POP bekerja sama dengan Kementerian Perdagangan

Page 13: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

6

(Kemendag) sebagai penyelenggara resmi infrastruktur pasar. Selain itu saat ini Pusat PSP-

POP juga sedang mempersiapkan pembangunan sarana olahraga PON Papua 2020 yang

merupakan tugas khusus dari Presiden.

Berikut di bawah ini adalah struktur organisasi dari Pusat PSP-POP yang ditampilkan

dalam Gambar 2.1.

Gambar 2.1 Struktur Organisasi Pusat PSP-POP

2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Unit Kerja

2.2.1 Tugas Pokok dan Fungsi Direktorat Jenderal Cipta Karya

Direktorat Jenderal Cipta Karya mempunyai tugas menyelenggarakan perumusan dan

pelaksanaan kebijakan di bidang pengembangan kawasan permukiman, pembinaan penataan

bangunan, pengembangan sistem penyediaan air minum, pengembangan sistem pengelolaan

Page 14: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

7

air limbah dan drainase lingkungan serta persampahan sesuai dengan peraturan perundang-

undangan.Dalam melaksanakan tugasnya, Direktorat Jenderal Cipta Karya memiliki fungsi :

a. Perumusan kebijakan di bidang pengembangan kawasan permukiman, pembinaan

penataan bangunan, pengembangan sistem penyediaan air minum, pengembangan

sistem pengelolaan air limbah dan drainase lingkungan serta persampahan;

b. Pelaksanaan kebijakan di bidang pengembangan kawasan permukiman, pembinaan

penataan bangunan, pengembangan sistem penyediaan air minum, pengembangan

sistem pengelolaan air limbah dan drainase lingkungan serta persampahan sesuai

dengan perundang-undangan;

c. Penyusunan norma, standar, prosedur, dan kriteria di bidang pengembangan

kawasan permukiman, pembinaan penataan bangunan, pengembangan sistem

penyediaan air minum, pengembangan sistem pengelolaan air limbah dan drainase

lingkungan serta persampahan;

d. Pemberian bimbingan teknis dan supervisi di bidang pengembangan kawasan

permukiman, pembinaan penataan bangunan, pengembangan sistem penyediaan air

minum, pengembangan sistem pengelolaan air limbah dan drainase lingkungan serta

persampahan;

e. Pelaksanaan evaluasi dan pelaporan di bidang pengembangan kawasan permukiman,

pembinaan penataan bangunan, pengembangan sistem penyediaan air minum,

pengembangan sistem pengelolaan air limbah dan drainase lingkungan serta

persampahan;

f. Pelaksanaan administrasi Direktorat Jenderal Cipta Karya;

g. Pelaksanaan fungsi lain yang diberikan oleh Menteri.

2.2.2 Tugas Pokok dan Fungsi Pusat PSP-POP

Pusat Pengembangan Sarana Prasarana Pendidikan, Olahraga, dan Pasar bertugas

melaksanakan pembinaan teknis dan penyelenggaraan pembangunan Sarana dan Prasarana

Pendidikan, Olahraga dan Pasar Dalam melaksanakan tugasnya, PPSP-POP memiliki fungsi :

a. Penyiapan penyusunan perencanaan teknis Pengembangan Sarana dan Prasarana

Pendidikan, Olahraga dan Pasar;

b. Penyiapan penyusunan anggaran dan pembiayaan kegiatan;

c. Pelaksanaan pembangunan, pemantauan dan evaluasi teknis pelaksanaan;;

d. Pengendalian pelaksanaan pembangunan;

Page 15: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

8

e. Penyusunan laporan pelaksanaan pembangunan secara berkala kepada Ditjen Cipta

Karya;

f. Pelaksanaan administrasi pusat;

g. Pelaksanaan tugas lain yang diberikan oleh Ditjen Cipta Karya.

2.3 Kondisi Pusat PSP-POP

Sebagai salah satu pusat baru yang ada di bawah naungan Direktorat Jenderal Cipta

Karya, Pusat Pengembangan Saranda dan Prasarana Pendidikan, Olahraga dan Pasar (Pusat

PSP-POP) masih terus berusaha berkembang diri dan meningkatkan kualitas pelayanan ke arah

yang semakin baik. Seiring dengan proses peningkatan kualitas pelayanan, dari awal

pembentukan hingga bulan Agustus 2019 Pusat PSP-POP juga telah banyak melakukan

kontrak kerjasama dengan menandatangani lebih dari 200 kontrak kerjasama dengan penyedia

jasa konstruksi dalam usaha pembangunan sekolah, madrasah, Perguruan Tinggi Negeri

(PTN), Perguruan Tinggi Keagamaan Islam Negeri (PTKIN), pasar dan sarana olah raga yang

tersebar di seluruh provinsi di Indonesia. Adapun jumlah target perbaikan dan pembangunan

yang merupakan kerjasama yang dilakukan oleh Pusat PSP-POP dengan penyedia jasa dapat

dilihat pada Gambar 2.2 di bawah.

Dengan banyaknya jumlah kontrak yang ditandatangani oleh Pusat PSP-POP dengan

penyedia jasa, maka diperlukan suatu tindakan pengawasan yang terstruktur, efektif dan efisien

mengingat Pusat PSP-POP masih merupakan pusat baru yang masih minim sumber daya

manusia (SDM) dan regulasi berupa manual book, peraturan baku, dll. Seiring dengan hal

tersebut, demi mencegah terjadinya kesalahan pekerjaan yang tak sesuai dengan rencana serta

mencegah hal-hal yang tak diinginkan berkaitan dengan apabila terjadi pemutusan kontrak

dengan penyedia jasa, maka Pusat PSP-POP perlu memperhatikan salah satunya tahap Show

Cause Meeting (rapat pembuktian) yang perlu dilaksanakan dengan baik sehingga mencegah

hal-hal yang tak diinginkan tersebut.

Page 16: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

9

Gambar 2.2. Jumlah Target dan Pencapaian Pembangunan di Pusat PSP-POP

Selain masalah perlunya persiapan yang baik dalam pengawasan pekerjaan yang sedang

dilaksanakan bersama pihak penyedia jasa, masalah lain seperti ketidakseragaman profil

kegiatan setiap provinsi dalam pembangunan dan perbaikan gedung sekolah, madrasah,

PTN/PTKIN, dan pasar juga terkadang masih menjadi masalah tersendiri yang cukup

mempengaruhi pekerjaan pegawai yang ingin menggunakan data pada tiap daerah dikarenakan

format profil tiap daerah yang berbeda atau tidak seragam. Profil kegiatan sendiri digunakan

sebagai media pelaporan sudah sampai mana pekerjaan tiap sekolah di setiap daerah/provinsi

dikerjakan dengan memberikan wewenang kepada balai ditiap daerah atau pegawai terkait

untuk memperbaharui (update) data di setiap minggunya. Selain ketidakseragaman format

profil kegiatan, integrasi data yang tidak diterapkan pada pengumpulan data di tiap daerah juga

menjadi masalah, sering kali data hanya disimpan dan diakses oleh pegawai terkait di tiap

daerah, dan apabila pegawai lain hendak mengakses data tersebut perlu meminta dan

menghubungi pegawai terkait untuk membantunya. Hal ini tentu sangat tidak efektif dan

efisien, karena data yang tak terintegrasi satu sama lain, serta tidak adanya sistem daring

(online) yang mana dapat memudahkan setiap pegawai untuk mengakses data (menginput,

merubah, menambah secara langsung) apabila sedang dibutuhkan.

Page 17: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

10

BAB III

DESKRIPSI RANCANGAN AKTUALISASI

3.1 Penetapan Isu Prioritas

Isu adalah suatu masalah yang muncul pada suatu organisasi dan membutuhkan solusi

penanganan. Isu diidentifikasi melalui environmental scanning, yaitu suatu sikap yang

menunjukkan kepedulian terhadap permasalahan atau isu yang ada dalam organisasi atau

lingkungan sekitar sekaligus bentuk kemampuan memetakan hubungan kausalitas yang terjadi.

Adapun pengangkatan isu yang didasarkan pada kondisi dan informasi yang penulis

peroleh selama melakukan OJT di Pusat Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendidikan,

Olahraga dan Pasar, sehingga menurut penulis ditemukan beberapa isu antara lain:

a. Belum adanya petunjuk tata laksana Show cause meeting

Pertemuan ini merupakan sebuah rapat yang diadakan oleh pejabat dinas

terkait(PPK) yang diadakan saat adanya kondisi kerja yang dinilai kritis dan

berpotensi mengakibatkan waktu pelaksanaan tidak sesuai dengan jadwal yang telah

dibuat dan disepekati. Maka, diperlukanlah adanya petunjuk tata laksana SCM

mengenai apa saja ketentuan untuk dilaksanakannya SCM, kategori kontrak kritis,

berkas yang harus dipersiapkan hingga pihak siapa saja yang terkait agar tercapainya

tujuan proyek yang berjalan dengan efektif dan efisien.

b. Belum adanya panduan pencatatan riwayat kegiatan kunjungan kerja yang baku.

Setiap pegawai yang menjalankan tugas kunjungan kerja diwajibkan untuk

melaporkan kegiatan yang telah dilaksanakan kepada atasannya secara lengkap dan

akurat. Maka diperlukan sebuah sistem prosedur pencatatan yang berisi riwayat

kegiatan seperti buku catatan harian atau log book.

c. Belum seragamnya konten pada paparan profil kegiatan Pusat PSP-POP

Paparan profil kegiatan Pusat PSP-POP berisi informasi mengenai teknis dan progres

pembangunan sekolah, madrasah, PTN/PTKIN, serta pasar. Profil kegiatan ini

seharusnya ditampilkan dalam paparan dengan format yang seragam untuk

memudahkan bagi pihak terkait untuk mengisi atau melakukan pembaruan data

terkini pada ke 34 profil kegiatan untuk seluruh provinsi Indonesia.

d. Belum terintegrasinya data-data profil sekolah di Pusat PSP-POP dengan baik.

Data-data profil sekolah yang berupa data kerusakan, alamat, dimensi, dokumentasi

sekolah-sekolah yang masuk ke dalam proyek pembangunan di Pusat PSP-POP

masih disimpan secara terpisah oleh masing-masing wilayah yang menangani dan

Page 18: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

11

belum terintegrasi satu sama lain. Sehingga hal tersebut cukup tidak efektif

dikarenakan data-data menjadi terpisah dan susah untuk diakses oleh pegawai karena

belum menerapkan sistem penyimpanan daring (online).

Isu utama (core issue) dari rancangan aktualisasi ini ditentukan dengan cara analisis

penilaian terhadap kualitas isu yang ada. Berdasarkan identifikasi isu melalui pengamatan

selama menjalani on the job training, terdapat empat isu yang perlu dilakukan analisis penilaian

menggunakan metode USG (Urgency, Seriousness, Growth). Kualitas penilaian isu dilakukan

dengan cara memberikan skor penilaian skala 1 sampai dengan 5 terkait seberapa mendesak,

serius, dan besarnya dampak perkembangan isu jika tidak segera ditanggulangi. Isu inti

ditetapkan berdasarkan kalkulasi nilai tertinggi. Adapun metode USG adalah sebagai berikut:

a. Urgent atau urgensi, dilihat dari tersedianya waktu, apakah mendesak atau tidak

mendesak.

b. Seriousness atau tingkat keseriusan, dampak masalah terhadap produktivitas kerja,

pengaruh terhadap keberhasilan, membahayakan sistem atau tidak.

c. Growth berarti seberapa besar buruknya masalah tersebut jika tidak ditangani segara.

Adapun hasil analisis isu yang ada di lingkup unit kerja yang diamati dengan

menggunakan metode USG ditampilkan pada Tabel 3.1. di bawah. Berdasarkan hasil analisis

Isu yang diangkat dengan metode USG seperti yang ditampilkan pada Tabel 3.1 di atas, maka

diperoleh core issue “Belu, adanya petunjuk tata laksana Show cause meeting” sebagai

rancangan aktualisasi.

Tabel 3.1 Analisis Isu Menggunakan Metode USG

No Isu yang Diangkat U S G Total

1 Belum adanya petunjuk tata laksana Show cause

meeting 4 5 4 13

2 Belum adanya panduan pencatatan riwayat kegiatan

kunjungan kerja yang baku. 3 3 3 9

3 Belum seragamnya konten pada paparan profil

kegiatan Pusat PSP-POP 3 4 3 10

4 Belum terintegrasinya data-data profil sekolah di

Pusat PSP-POP dengan baik. 4 3 4 11

Page 19: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

12

Keterangan:

Urgency Seriousnes Growth

Skala Ket: Skala Ket: Skala Ket:

5 Sangat Genting 5 Sangat Serius 5 Sangat Berpengaruh

4 Genting 4 Serius 4 Berpengaruh

3 Cukup Genting 3 Cukup Serius 3 Cukup Berpengaruh

2 Sedikit Genting 2 Sedikit Serius 2 Sedikit Berpengaruh

1 Tidak Genting 1 Tidak Serius 1 Tidak Berpengaruh

3.2 Analisis Alasan dan Dampak Isu Utama

3.2.1 Alasan Pemilihan Isu Utama

Sebagaimana telah dijelaskan pada subbab 2.3 mengenai kondisi Pusat PSP-POP saat ini

yang mana tengah melakukan kontrak kerja bersama dengan penyedia jasa konstruksi dan

dengan jumlah kontrak yang cukup banyak, maka di perlukan suatu perhatian dan pengawasan

yang baik pada tahap SCM yang mana fungsi SCM sendiri yang dapat mengontrol dan

mengantisipasi kondisi-kondisi kritis yang mungkin saja terjadi seperti terjadinya hal yang

tidak diinginkan yang merugikan Pusat PSP-POP sendiri saat terjadinya putus kontrak dengan

penyedia jasa.

Dalam usaha untuk mendukung kegiatan SCM agar dapat berlangsung secara terstruktur

dan baik, maka diperlukan panduan tata laksana SCM yang berisi mengenai peraturan dan

pengaturan kondisi pelaksanaan SCM. Kedudukan Pusat PSP-POP sebagai salah satu pusat

baru yang masih belum memiliki banyak pertaturan, manual book, dan format-format

pekerjaan yang baku, yang mana termasuk juga panduan tata laksana SCM tentunya akan

membuat pekerjaan yang akan dilakukan menjadi kurang terstruktur, efektif dan efisien. Maka

untuk mengatasi masalah ini, diangkatlah masalah ini menjadi isu utama dalam pelaksanaan

aktualisasi penulis dengan harapan nantinya proyek pekerjaan pembangunan dapat berjalan

dengan baik.

3.2.2 Dampak Isu Utama Terhadap Agenda III

Berdasarkan analisis dampak yang dilakukan pada isu utama terkait dengan Agenda III

pendidikan latihan dasar CPNS yang diambil memiliki dampak yang dapat mempengaruhi

prestasi kerja unit organisasi hingga tidak tercapainya visi misi kementerian PUPR. Adapun

dampak yang berkaitan dengan Agenda III adalah terjadinya penurunan produktivitas pada

nilai Manajemen ASN, Pada aspek nilai Pelayanan Publik bila permasalahan isu utama tak

Page 20: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

13

diselesaikan maka dapat berakibat pada penundaan serah terima aset dikarena proyek yang

menjadi terlambat, selain itu juga pada aspek nilai Whole of Government akan berakibat

terjadinya inkoordinasi antar stakeholder.

3.3 Gagasan Pemecah Isu

Setelah menemukan isu utama yang ada di Pusat Pengembangan Sarana dan Prasarana

Pendidikan, Olahraga dan Pasar maka gagasan pemecahan isu yang diambil adalah

“Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show cause meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat PSP-

POP”. Gagasan ini sebagai pemecahan Isu: “Belum adanya petunjuk tata laksana Show cause

meeting’ berdasakan amanah PERMEN PUPR nomor 07/PRT/M/2019 tentang Standar dan

Pedoman Pengadaan Jasa Konstruksi Melalui Penyedia, yaitu pengadaan jasa konstruksi yang

memenuhi tata nilai pengadaan dan kompetitif mempunyai peran penting bagi ketersediaan

infrastruktur yang berkualitas sehingga akan berdampak pada peningkatan pelayanan publik.

Gagasan ini diambil dengan sasaran utama adalah pegawai di lingkup Pusat PSP-POP yang

mana diharapkan pegawai dapat menggunakan output kegiatan aktualisasi ini yang berupa

buku saku sebagai panduan sehingga nantinya dapat mencegah kesalahan kerja yang tak sesuai

rencana, keterlambatan pekerjaan, hingga diharapkan mampu mencegah pemutusan kontrak

akibat kondisi kerja yang kritis.

Gagasan pemecah isu ini akan direalisasikan dalam bentuk buku saku yang mana maksud

dari pemilihan jenis media berupa buku saku sendiri adalah agar buku berukuran kecil dan

dapat dibawa kemana-mana tanpa perlu ruang yang besar untuk menyimpannya. Selain itu

konsep buku saku yang ringkas juga akan memaksimalkan ruang halaman yang ada dengan isi

buku yang langsung ke inti dan poin penting peraturan dan tata laksana SCM. Pembuatan buku

saku tata laksana SCM ini akan dibuat dengan berdasarkan pada Permen PUPR

No.7/PRT/M/2019 tentang standar dan pedoman pengadaan jasa konstruksi serta Permen

PUPR No.37/PRT/M/2006 tentang pedoman pelaksanaan kegiatan bidang pekerjaan umum.

Sedangkan untuk isi dan ketentuan yang dimuat dalam buku nantinya akan banyak disadur dari

PP No.BBPJN V/SMM/PP-Lak/13 tentang peraturan rapat pembuktian (show cause meeting)

serta SOP (Standar Operasional Pekerjaan) Show Cause Meeting milik direktorat jenderal Bina

Marga yaitu PP No.DJBM/SMM/PP/16.

Konsep panduan atau tata laksana SCM ini nantinya akan berisi mulai dari tahapan proses

kerja yang bagaimana yang harus dilaksanakan saat SCM pertama, SCM kedua, SCM ketiga

hingga ketentuan mengenai putus kontrak kerja. Dalam panduan tata laksana SCM ini juga

Page 21: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

14

nanti akan dijelaskan mengenai apa saja kriteria dan ketentuan untuk dilaksanakannya SCM,

hal-hal yang perlu dipersiapkan dan pihak pihak terkait yang harus ada dan hadir saat SCM.

Gagasan pemecahan isu tersebut apabila dikaitkan dengan peran dan kedudukan Pegawai

Negri Sipil di NKRI berkaitan dengan Manajemen ASN. Dimana Petunjuk Kerja adalah salah

satu bentuk dari Standar yang menjadi pedoman ASN dalam bekerja aman, efektif dan efisien,

sehingga bisa meningkatkan produktivitas kerja ASN. sehingga perlu dimanfaatkan oleh

Kementerian dalam melaksanakan tugas dan fungsinya dalam memberikan pelayanan kepada

masyarakat.

3.4 Matrik Rancangan Kegiatan Aktualisasi

Matriks rancangan kegiatan aktualisasi adalah matriks yang berupa tabel uraian serta

jadwal dari kegiatan yang akan dilakukan selama habituasi guna realisasi aktualisasi. Untuk

matriks rancangan kegiatan aktualisasi serta jadwal rencana kegiatan aktualisasi dapat dilihat

pada Tabel di bawah ini

Page 22: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

15

Tabel. 3.2 Matriks Rancangan Kegiatan Aktualisasi

Nama : William Reza Borgan

NIP : 199505222019031003

Formasi : Teknik Penyehatan Lingkungan Ahli Pertama/Latsar CPNS Gelombang IV/Kelas H

Unit Kerja : Pusat Pengembangan Sarana dan Prasaran Pendidikan, Olahraga dan Pasar, Direktorat Jenderal Cipta Karya,

Kementerian PUPR

Identifikasi Isu : 1. Belum adanya petunjuk tata laksana Show cause meeting (SCM) yang

2. Belum adanya panduan pencatatan riwayat kegiatan kunjungan kerja yang baku.

3. Belum seragamnya konten pada paparan profil kegiatan Pusat PSP-POP

4. Belum terintegrasinya data-data profil sekolah di Pusat PSP-POP dengan baik.

Isu yang Diangkat : Belum adanya petunjuk tata laksana Show cause meeting (SCM)

Gagasan Pemecahan Isu : Penyusunan Buku Saku Tata laksana Show cause meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat PSP-POP.

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata

Pelatihan

Kontribusi

Terhadap Visi &

Misi Organisasi

Penguatan

Nilai

Organisasi

1 2 3 4 5 6 7

1 Observasi dan

Mendiskusikan

bentuk Output

Buku Saku

1. Pengumpulan data

informasi dengan

cara dengar

pendapat dari

pejabat yang terkait

1. Data informasi

dan gambaran

umum masalah

1. Akuntabilitas : Mengumpulkan

data dan informasi yang

akuntabel serta dapat

dipertanggungjawabkan.

Sesuai dengan visi dan

misi organisasi yaitu

mewujudkan organisasi

yang efisien, tata

laksana yang efektif dan

SDM yang profesional,

serta pengembangan

Integritas:

Bersedia

melaksanakan

tugas sesuai

prosedur dan

aturan yang

berlaku

Page 23: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

16

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata

Pelatihan

Kontribusi

Terhadap Visi &

Misi Organisasi

Penguatan

Nilai

Organisasi

2. Berkoordinasi

dengan mentor

terkait konsep buku

saku

2. Mendapatkan

konsep untuk

merealisasikan

ide/gagsan

2. Komitmen Mutu : Memastikan

bahwa kegiatan yang akan

dilakukan sesuai dengan nilai

etika publik dan keinginan

pegawai sebagai pihak terkait.

3. Etika Publik : Sebagai pegawai

baru sudah sepatutnya untuk

berdiskusi kepada rekan maupun

pegawai senior sebagai dasar

pelaksanaan kegiatan

4. Whole of Government :

melibatkan pihak terkait dengan

cara berkoordinasi satu sama lain

Norma, Standar,

Pedoman, dan Manual

(NSPM) dengan

menerapkan prinsip

good governance

Profesional :

• Mampu untuk

menunjukan

komitmen

pribadi terhadap

kualitas kegiatan

• Melakukan

pelaksanaan

kegiatan

aktualisasi

sesuai dengan

prosedur dan

menghindari

pertentangan

kepentingan

dengan

melakukan

koordinasi

Orientasi Misi :

Berusaha untuk

mencapai sasaran

dan tujuan

kegiatan dengan

tepat

2 Penyusunan

rancangan draft

dan kerangka

buku saku tata

laksana Show

cause meeting

(SCM)

1. Studi literatur

mengenai isu dan

ide

2. Konsultasi dengan

mentor

3. Penyusunan

kerangka draft buku

saku tata laksana

SCM

Draft Awal Buku

Saku Tata laksana

SCM

1. Akutabilitas : Menjadikan data-

data observasi serta studi literatur

sebagai pedoman dan landasan

pembuatan petunjuk pelaksanaan

2. Komitmen Mutu : Memastikan

instruksi pelaksanaan sesuai

dengan teori yang ada dengan

mempelajari literatur.

Page 24: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

17

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata

Pelatihan

Kontribusi

Terhadap Visi &

Misi Organisasi

Penguatan

Nilai

Organisasi

4. Pembuatan draft

uraian buku saku

tata laksana SCM

3. Anti Korupsi: mencegah

terjadinya penyalahgunaan

wewenang untuk melaksanakan

aktualisasi.

4. Etika Publik : Bekerja secara

profesional dan netral yang

mana hal tsb merupakan bentuk

kegiatan yang netral tanpa

diskriminatif

Visioner :

Realisasi

kegiatan akan

memberikan

dampak positif di

masa depan

Etika Akhlakul

Karimah :

Melakukan

diskusi dan

sosialisasi dengan

beretika & santun

3 Penyusunan draft

final dan buku

saku tata laksana

SCM

1. Pembuatan draft

uraian final buku

saku

2. Penyusunan dan

penyuntingan draf

uraian final buku

saku tata laksana

SCM

3. Konsultasi dengan

Mentor

4. Layouting final

buku saku

Buku saku tata

laksana SCM

1. Akuntabilitas: Penyusunan draft

sesuai dengan hasil konsultasi

bersama atasan dan mentor.

2. Komitmen Mutu : mampu

memperoleh hasil analisa untuk

memperoleh hasil yang efektif

Page 25: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

18

No Kegiatan Tahapan Kegiatan Output/Hasil Keterkaitan Substansi Mata

Pelatihan

Kontribusi

Terhadap Visi &

Misi Organisasi

Penguatan Nilai

Organisasi

4 Sosialisasi buku

saku tata laksana

SCM

Mensosialisasikan

buku saku tata

laksana SCM di

lingkungan kerja

Pusat PSP-POP

1. Buku saku tata

laksana SCM

tersosialisasikan

2. Mendapat

feedback

penggunaan

buku saku

1. Akuntabilitas : mempertanggung

jawabkan hasil kegiatan berupa buku

agar dapat digunakan oleh orang

lain.

2. Etika Publik :menjaga norma, sikap

dan bahasa dalam mensosialisasikan

program baru di lingkungan kerja

sangatlah penting

3. Whole of Government : melibatkan

pihak pihak yang terkait langsung

dalam menghabituasikan hasil

kegiatan

5 Pembuatan

laporan akhir

Penyusunan hasil

evaluasi

pelaksanaan aktualisasi dalam

bentuk laporan dan

presentasi

Laporan Akhir

Aktualisasi

1. Akuntabilitas : Melaporkan hasil

hasil kegiatan sebagai bentuk

pertanggungjawaban dari pelaksanaan habituasi di unit

kerja dimana kegiatan

dilaksanakan

2. Komitmen Mutu : Mampu

memperoleh hasil dari

pelaksanaan habituasi serta

evaluasi guna pengembangan

kegiatan lebih lanjut

Page 26: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

19

Tabel. 3.3 Jadwal Kegiatan Aktualisasi

No Kegiatan

Tahun 2019

September Oktober

18 19 20 23 24 25 26 27 30 1 2 3 4 7 8 9 10 11 14 15 16 17 18 21 22 23 24 25 28 29

1 Observasi dan Mendiskusikan bentuk Outuput Buku

Saku

2 Penyusunan rancangan draft dan kerangka buku saku

tata laksana Show cause meeting (SCM)

3 Penyusunan draft final dan buku saku tata laksana SCM

4 Sosialisasi buku saku tata laksana SCM

5 Pembuatan laporan akhir

Page 27: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

20

BAB IV

PELAKSANAAN AKTUALISASI

4.1 Deskripsi Kegiatan Aktualisasi

Aktualisasi adalah suatu kegiatan penerapan nilai-nilai dasar PNS yang terdiri dari nilai-

nilai ANEKA dalam melaksanakan berbagai aktivitas sebagai seorang PNS di kehidupan

sehari-hari. Deskripsi umum pelaksanaan kegiatan aktualisasi adalah sebagai berikut :

• Lokasi aktualisasi : Pusat Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendidikan

Olahraga dan Pasar.

• Waktu Pelaksanaan : 18 September 2019 sampai 28 Oktober 2019

• Judul Aktualisasi : Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting Di

Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana Dan

Prasarana Pendidikan, Olahraga & Pasar (Pusat PSP-POP)

• Jumlah Kegiatan : 5 (lima) Kegiatan

Tahapan kegiatan aktualisasi adalah sebagai berikut :

1. Observasi dan Mendiskusikan bentuk Output Aktualisasi

2. Penyusunan rancangan draft dan kerangka buku saku tata laksana Show cause meeting

(SCM)

3. Penyusunan draft final dan buku saku tata laksana SCM

4. Sosialisasi buku saku tata laksana SCM

5. Pembuatan laporan akhir

4.2 Uraian Kegiatan Aktualisasi

Pada bagian ini dijelaskan uraian pelaksanaan kegiatan aktualisasi serta keterkaitan

kegiatan dengan nilai dasar ASN yaitu Akuntabilitas, Nasionalisme, Etika publik, Komitmen

mutu, dan Anti Korupsi serta peran dan kedudukan PNS dalam NKRI

4.2.1 Observasi dan Mendiskusikan Bentuk Output Buku Saku

Untuk mengawali kegiatan aktualisasi berupa penyusunan buku saku tata laksana show

cause meeting (SCM) di lingkungan kerja Pusat PSP-POP adalah melakukan observasi pada

lingkungan kerja Pusat PSP-POP dengan cara diskusi dan meminta pendapat dengan para staf

di Pusat PSP-POP baik dari sub bidang pelaksanaan pengembangan wilayah barat, wilayah

tengah maupun timur, untuk mendapatkan pengetahuan dan pengalaman para staf dalam

melaksanakan SCM pada suatu kontrak pekerjaan. Selain itu berdiskusi dengan mentor dengan

Page 28: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

21

tujuan untuk menentukan bentuk dan kerangka isi buku yang bagaimana yang akan dibuat juga

dilakukan pada kegiatan pertama ini.

Gambar 4.1 Hasil Konsultasi Dengan Mentor Mengenai Konsep Buku

Pelaksanaan tahapan kegiatan :

• Pengumpulan data informasi dengan cara dengar pendapat dari pejabat yang terkait.

• Berkoordinasi dengan mentor

Waktu Pelaksanaan : 3 (tiga) hari kerja

Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan:

• Akuntabilitas

Mengumpulkan data dan informasi yang akuntabel serta dapat

dipertanggungjawabkan.

• Komitmen Mutu

Memastikan bahwa kegiatan yang akan dilakukan sesuai dengan nilai etika publik

dan keinginan pegawai sebagai pihak terkait.

• Etika Publik

Sebagai pegawai baru sudah sepatutnya untuk berdiskusi kepada rekan maupun

pegawai senior sebagai dasar pelaksanaan kegiatan

• Whole of Government

Melibatkan pihak terkait dengan cara berkoordinasi satu sama lain

Page 29: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

22

Gambar 4.2 Diskusi Bersama Para Pegawai Pusat PSP-POP dan Mentor

4.2.2 Penyusunan Rancangan Draft dan Kerangka Buku Saku Tata Laksana Show

Cause Meeting (SCM).

Pada kegiatan kedua ini dilakukan studi literatur terhadap bahan-bahan literasi terkait

dengan pedoman pelaksanaan baik dari perturan menteri, SOP, petunjuk teknis, dll. Setelah itu

baru dilakukan rancangan isi buku saku berupa draft kasar yang memuat apa saja yang akan

dimasukkan ke dalam buku saku. Setelah rancangan jadi dan dikonsultasikan dengan mentor

tahap selanjutnya adalah membuat uraian dan penjelasan tiap poin untuk selanjutnya nanti

dapat diatur ke dalam lay out buku saku.

Gambar 4.3 Kerangka Awal Isi Buku Saku

Page 30: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

23

Pelaksanaan tahapan kegiatan :

• Studi literatur mengenai pelaksanaan SCM

• Konsultasi dengan mentor

• Penyusunan kerangka draft buku saku tata laksana SCM

• Pembuatan draft uraian buku saku tata laksana SCM

Waktu Pelaksanaan : 8 (delapan) hari kerja

Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan:

• Akutabilitas

Menjadikan data-data observasi serta studi literatur sebagai pedoman dan landasan

pembuatan petunjuk pelaksanaan

• Komitmen Mutu

Memastikan instruksi pelaksanaan sesuai dengan teori yang ada dengan

mempelajari literatur.

• Anti Korupsi

Mencegah terjadinya penyalahgunaan wewenang untuk melaksanakan aktualisasi.

• Etika Publik

Bekerja secara profesional dan netral yang mana hal tsb merupakan bentuk kegiatan

yang netral tanpa diskriminatif

Gambar 4.4 Proses Pembuatan Buku Saku

Page 31: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

24

4.2.3 Penyusunan draft final dan buku saku tata laksana SCM

Pada tahap kegiatan ini dilakukan penyusunun final buku saku dengan menggunakan

software Corel Draw sekaligus Lay-outing isi buku, pada tahap ini seluruh poin penting dan

uraian penjelasan telah dimasukkan semua ke dalam buku secara terstruktur dan berurutan.

Setelah itu dilakukan penyuntingan akhir buku dan konsultasi dengan mentor untuk selanjutnya

dapat dilakukan pencetakan buku.

Pada proses layouting final, terjadi beberapa kali revisi terhadap isi buku sandiri dan

desain layout buku saku sebanyak 3 kali dimana desain terakhir merupakan revisi setelah

sosialisasi buku saku dilaksanakan dan merupakan masukan dari kepala bidang pengembangan

wilayah barat guna pencetakan buku saku tata laksana SCM yang seragam dengan buku saku

tata laksana lainnya. Perubahan desain layout buku saku dapat dilihat pada Gambar 4.5 di

bawah ini.

Gambar 4.5 Perubahan Desain Layout Isi Buku Saku

Page 32: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

25

Gambar 4.6 Perubahan Desain Cover Buku Saku

Selain perubahan desain layout isi buku saku, perubahan juga terjadi pada cover buku

saku sendiri. Perubahan dilakukan akibat adanya revisi karena desain yang kurang menarik dan

tidak sesuai dengan desain layout isi buku saku, sehingga cover buku saku juga mengalami

revisi desain. Perubahan desain cover buku saku dapat dilihat pada Gambar 4.6 di atas.

Mengenai buku saku sendiri yang dibuat dengan ukuran A6 (14,8 cm × 21 cm) memiliki

masalah untuk dapat memuat lampiran buku yang berupa contoh surat dan formulir yang

berkaitan dengan tahapan pelaksanaan SCM karena terlalu kecil. Maka untuk memecahkan

masalah tersebut penulis membuat suatu folder dalam penyimpanan daring (google drive) yang

berisi seluruh lampiran yang dapat diakses melalui tautan dan memindai kode QR yang

diberikan didalam buku sehingga pembaca dapat membuka dan membaca lampiran melalui

komputer, ponsel pintar atau gawai lainnya. Selain itu juga terdapat tautan dan kode QR untuk

pembaca agar dapat memiliki buku saku elektronik.

Page 33: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

26

Pelaksanaan tahapan kegiatan :

• Buku Saku Tata laksana Pembuatan draft uraian final buku saku

• Penyusunan dan penyuntingan draf uraian final buku saku tata laksana SCM

• Konsultasi dengan Mentor

• Layouting final buku saku

Waktu Pelaksanaan : 9 (sembilan) hari kerja

Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan:

• Akuntabilitas

Penyusunan draft sesuai dengan hasil konsultasi bersama atasan.

• Komitmen Mutu

Mampu memperoleh hasil analisa untuk memperoleh hasil yang efektif

Gambar 4.7 Konsultasi Dengan Mentor Dan Pengecekan Hasil Cetakan Buku Saku

Gambar 4.8 Lampiran Yang Disimpan Pada Google Drive Yang Akesibel

Page 34: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

27

4.2.4 Sosialisasi buku saku tata laksana SCM

Pada tahapan ini dilakukan sosialisasi mengenai buku saku tata laksana SCM yang telah

dibuat ke lingkungan kerja Pusat PSP-POP. Sosialisasi dilaksanakan di ruang rapat dengan

melakukan paparan mengenai isi dan tujuan pembuatan buku saku tata laksana SCM ini.

Sosialisasi dihadiri oleh staf Pusat PSP-POP baik dari sub bidang pelaksanaan pengembangan

wilayah barat, wilayah tengah dan barat. Sosialisasi juga dilakukan dengan mendatangi satu-

persatu beberapa staf lain yang tidak sempat mengikuti sosialisasi dengan memberikan buku

saku serta sedikit menjelaskan mengenai isi buku saku tersebut.

Selain itu, penulis juga melakukan sosialisasi melalui jaringan daring menggunakan

media sosial Whatsapp ke Balai Prasarana Permukiman Wilayah, khususnya ke staf PSP-POP

wilayah dibawah PPK PSP-POP yang sedang melaksanakan kontrak pembangunan sekolah.

Salah satu PPK yang menjadi target sosialisasi penulis adalah PPK PSP-POP di BPPW Provinsi

Riau, dimana penulis melakukan sosialisasi melalui PPK untuk dapat disebarkan buku saku

elektronik ke staf yang ada di sana.

Pelaksanaan tahapan kegiatan :

Adapun tahap kegiatan yang dilakukan pada tahap ini adalah mensosialisasikan

hasil kegiatan pembuatan buku saku tata laksana SCM.

Waktu Pelaksanaan : 6 (enam) hari kerja

Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan:

• Akuntabilitas

Mempertanggung jawabkan hasil kegiatan berupa buku agar dapat digunakan

oleh orang lain.

• Etika Publik

Menjaga norma, sikap dan bahasa dalam mensosialisasikan sesuatu hal di

lingkungan kerja sangatlah penting

• Whole of Government

Melibatkan pihak pihak yang terkait langsung dalam menghabituasikan hasil

kegiatan.

• Nasionalisme

Memberikan kontribusi pada kemajuan bangsa dan juga kita sebagai ASN

• Whole of Government

Melibatkan pihak pihak yang terkait langsung dalam menghabituasikan hasil

kegiatan

Page 35: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

28

Gambar 4.9 Sosialisasi Buku Saku Tata Laksana SCM di Pusat PSP-POP

Gambar 4.10 Sosialisasi Melalui Media Sosial Whatsapp ke PPK PSP-POP BPPW Riau

Page 36: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

29

4.2.5 Pembuatan laporan akhir Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

Pada tahap akhir kegiatan aktualisasi ini penulis melakukan penulisa laporan yang

menjadi pertanggung-jawaban atas kegiatan aktualisasi yang telah dilaksanakan berupa

pembuatan buku saku tata laksana show cause meeting di lingkungan Pusat PSP-POP

Pelaksanaan tahapan kegiatan :

• Penyusunan laporan hasil pelaksanaan kegiatan aktualisasi

• Pelaporan hasil aktualisasi kepada mentor pembuatan laporan akhir terkait

pelaksanaan kegiatan habituasi

Waktu Pelaksanaan : 10 (Sepuluh) hari kerja

Keterkaitan Substansi Mata Pelatihan:

• Akuntabilitas

Melaporkan hasil hasil kegiatan sebagai bentuk pertanggungjawaban dari

pelaksanaan habituasi di unit kerja dimana kegiatan dilaksanakan

• Komitmen Mutu

Mampu memperoleh hasil dari pelaksanaan habituasi serta evaluasi guna

pengembangan kegiatan lebih lanjut

• Whole of Government

Mampu melibatkan banyak pihak untuk dapat menggunakan dan melaksanakan

kegiatan yang dihabituasikan.

Dokumentasi :

Gambar 4.11 Pembuatan Laporan Akhir Pelaksanaan Kegiatan Aktualisasi

Page 37: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

30

4.3 Hasil Capaian Pelaksanaan Aktualisasi

Penyusunan buku saku tata laksana show cause meeting di lingkungan kerja Pusat PSP-

POP dapat menjadi acuan bagi direksi/owner (PPK) dan penyedia jasa untuk menjalankan

kewajiban dalam pelaksanaan kegiatan SCM dilingkup pekerjaan Pusat PSP-POP dan tidak

menutup kemungkinan untuk dapat dipakai di Direktorat Cipta Karya yang tentunya dengan

pengembangan isi yang lebih lanjut.

. Dalam Penyusunan buku saku tata laksana SCM ini mencakup beberapa aspek

diantaranya penjelasan definisi SCM, pihak yang terlibat dalam SCM, hal-hal yang dibahas

dan disepakati dalam SCM, diagram alir yang menggambarkan tahapan proses kegiatan SCM

serta penjelasan rincian dari tahapan tugas tanggung jawab dan wewenang dari masing-masing

pihak yang terlibat dalam proses kegiatan tersebut. Hasil Output Aktualisasi berupa Buku Saku

Tata Laksana SCM yang dibuat dalam bentuk fisik dan buku elektronik. Buku saku elektronik

sendiri dapat diunduh melalui akses tautan http://bit.ly/tatalaksanascm atau melalu

pemindaian Kode QR di bawah ini

Gambar 4.12 Kode QR e-Buku Saku Tata Laksana SCM

Dalam pelaksanaan aktualisasi ini, penulis juga melakukan evaluasi melalui kuisioner

testimoni mengenai buku saku tata laksana SCM ini, dimana penulis membuat beberapa

pertanyaan berskala mengenai pengalaman pembaca terhadap buku saku ini. Testimoni ini

Page 38: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

31

memiliki sasaran utama yaitu para staf di Pusat PSP-POP serta juga mencari masukan dari staf

dari unit organisasi lain di bawah direktorat jenderal Cipta Karya serta Balai daerah. Testimoni

bersifat online dan diakses melalui Google Formulir melalui tautan bit.ly/ev-scm.

Adapun beberapa cuplikan gambar dan hasil evaluasi dapat dilihat pada Gambar 4.14

dibawah ini dan lebih jelasnya dapat dilihat di halaman lampiran pada laporan ini.

Gambar 4.13 Tangkapan Layar Ponsel Mengenai Formulir Testimoni

Gambar 4.15 Infografik Pertanyaan Testimoni Buku Saku SCM

Page 39: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

32

Berdasarkan hasil dari testimoni yang diisi oleh responden sebanyak 42 orang, dapat

disimpulkan bahwa buku saku tata laksana SCM ini sudah cukup baik, mudah dipahami, serta

dapat memecahkan isu/masalah yang diangkat meski masih perlu banyak pengembangan lebih

lanjut agar buku saku tata laksana ini menjadi lebih baik lagi. Masukan berupa kritik dan saran

juga disampaikan oleh beberapa responden dimana terdapat beberapa kritik dan masukan yang

sangat membangun dan menjadi koreksi bagi penulis. Hasil dari testimoni lebih lanjut dapat

dilihat pada halaman lampiran.

4.4 Hambatan Dalam Pelaksanaan

Dalam pelaksanaan aktualisasi berupa penyusunan buku saku tata laksana SCM di Pusat

PSP-POP” menemui hambatan dan kendala sebagai berikut:

1. Kurangnya bahan literatur mengenai proses show cause meeting di lingkup direktorat

jendral Cipta Karya

Keterbatasan penulis dalam mencari literatur mengenai prosedur / tata laksana

show cause meeting (SCM) di lingkup Direktorat Jenderal Cipta Karya menjadi masalah

tersendiri yang mengakibatkan terhambatnya proses pembuatan buku saku karena

penulis tidak memiliki sumber yang menerangkan secara detail proses SCM sendiri.

Untuk mangatasi hal tersebut, akhirnya penulis menggunakan literatur berupa

SOP/Petunjuk Teknis mengenai SCM dari unit organisasi lain yaitu dari Direktorat

Jenderal Bina Marga dan Direktorat Jenderal Penyediaan Perumahan.

2. Keterbatasan kemampuan menggunakan software design dan buku (Corel Draw &

Adobe Indesign)

Keterbatasan kemampuan penulis dalam menggunakan perangkat lunak yang

menunjang pembuatan buku saku yaitu Corel Draw dan Adobe InDesign menjadi

masalah karena proses pembuatan menjadi terhambat. Oleh sebab itu untuk mengatasi

hambatan tersebut penulis menggunakan perangkat lunak lain yang lebih mudah yaitu

Microsoft Power Point dan Adobe Photoshop untuk desaign dan pembuatan buku saku.

3. Keterbatasan sosialisasi ke staf PSP-POP di daerah (Balai), sehingga tidak dapat

memberikan fisik buku saku.

Salah satu kegiatan penulisa dalam pelaksanaan aktualisasi ini adalah sosialisasi.

Pada awalnya penulis ingin melakukan sosialisasi tidak hanya ke staf lingkungan Pusat

Page 40: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

33

PSP-POP saja, namun juga sosialisasi ke staf PSP-POP yang ada di balai-balai daerah.

Namun karena keterbatasan waktu pembuatan buku saku, pencetakan dan seminar 2 yang

terlalu sempit sehingga sosialisasi tidak dapat dilakukan. Sehingga sebagai solusi dari

masalah tersebut, penulis melakukan sosialisasi buku saku tata laksana SCM melalui

media sosial Whatsapp dengan mengirimkan buku saku elektronik ke PPK PSP-POP di

balai daerah.

Page 41: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

34

BAB V

PENUTUP

5.1 Kesimpulan

Dengan selesainya Penyusunan Buku Saku Tata Laksana SCM sebagai output akhir dari

kegiatan aktualisasi, penulis dapat memberikan kesimpulan sebagai berikut:

1. Dalam pelaksanaan tahapan kegiatan aktualisasi, 5 (lima) kegiatan dalam proses

penyusunan buku saku tatalaksana SCM telah berjalan dengan baik dan menjadi salah

satu bentuk kegiatan yang menerapkan nilai ANEKA.

2. Pembuatan Buku Saku Tata Laksana SCM di lingkungan Pusat PSP-POP merupakan

salah satu gagasan yang dapat memecahkan isu ketiadaan fisik petunjuk pelaksanaan

SCM di lingkungan kerja Pusat PSP-POP.

3. Berdasarkan hasil evaluasi melalui testimoni, buku saku tata laksana SCM lebih

mudah dipahami karena lebih ringkas dan memiliki penampilan yang menarik

5.2 Saran

Berdasarkan hasil dari pelaksanaan aktualisasi, dapat disampaikan saran sebagai berikut:

1. Diharapkan kedepan buku saku tata laksana SCM dapat digunakan tidak hanya di

lingkungan Pusat PSP-POP namun juga dapat bermanfaat bagi unit organisasi

lainnya.

2. Untuk kelanjutan dari buku saku, penulis berharap agar selanjutnya buku saku juga

dikembangkan lebih lanjut menjadi SOP/Petunjuk Teknis yang resmi milik Pusat

PSP-POP.

3. Dalam pembuatan buku saku atau buku lainnya kedepan yang berguna bagi Pusat

PSP-POP diharapkan untuk dapat menghadirkan penulis dan desainer profesional

sehingga buku saku atau buku lain yang dibuat tersebut dapat menjadi lebih baik dari

sisi kualitas desain dan isi buku sendiri.

Page 42: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

35

LAMPIRAN

Page 43: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

36

Page 44: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

37

Page 45: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

38

Page 46: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

39

Page 47: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

31/10/2019 Testimoni Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting

https://docs.google.com/forms/d/1cLM1C_hMkZrMOh6RBIOVg24H2XTwpiXwfajK6K3x670/edit 1/5

Testimoni Buku Saku Tata Laksana Show CauseMeetingSelamat Pagi/Siang/Malam

Perkenalkan saya WIlliam Reza Borgan dari Subbid Pelaksanaan Wilayah Barat 2, Pusat Pengembangan Sarana dan Prasarana Pendidikan, Olahraga dan Pasar (Pusat PSP-POP).

Saya ingin meminta pendapat Anda setelah Anda membaca Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting yang saya buat sebagai salah satu bentuk aktualisasi saya dalam kegiatan Pelatihan Dasar CPNS 2018 dalam usaha pemecahan isu/masalah :Belum adanya petunjuk tata laksana Show Cause Meeting yang baku di Pusat PSP-POP, yang mana dikarenakan Pusat PSP-POP sendiri merupakan salah satu pusat baru yang ada di Direktorat Jenderal Cipta Karya dan sedang menangani banyak kontrak pekerjaan konstruksi.

Bagi Anda yang belum membaca atau belum memiliki buku saku, Anda dapat mengunduh Buku Saku Elektronik (e-book) melalui link berikut:

bit.ly/tatalaksanascm

Mohon agar Anda dapat memberikan jawaban yang objektif sesuai dengan apa yang Anda rasakan setelah membaca buku saku tersebut. Setiap masukan baik berupa kekurangan maupun kritik/saran akan dengan senang hati saya terima dan saya laporkan dalam Laporan Akhir Tugas Aktualisasi sebagai salah satu bentuk masukan bagi saya untuk mengerjakan yang lebih baik di masa mendatang.

Untuk semua waktu yang akan Anda luangkan untuk mengisi kuisioner ini, saya ucapkan TERIMA KASIH.

* Wajib

Page 48: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

31/10/2019 Testimoni Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting

https://docs.google.com/forms/d/1cLM1C_hMkZrMOh6RBIOVg24H2XTwpiXwfajK6K3x670/edit 2/5

1. Nama *

2. Asal Unit Organisasi *Tandai satu oval saja.

Sekditjen Cipta Karya

Direktorat KIP

Direktorat BPB

Direktorat PKP

Direktorat PPLP

Direktorat PSPAM

Pusat. PSP-POP

Badan PPSAM

BPPW Provinsi

Unit Organisasi PUPR Lainnya

MANFAAT

Page 49: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

31/10/2019 Testimoni Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting

https://docs.google.com/forms/d/1cLM1C_hMkZrMOh6RBIOVg24H2XTwpiXwfajK6K3x670/edit 3/5

3. Kejelasan informasi & Pemahaman *Tandai satu oval saja.

1 2 3 4 5

Tidak Jelas Sangat Jelas

4. Manfaat buku saku untuk masa mendatang *Tandai satu oval saja.

1 2 3 4 5

Tidak bermanfaat Sangat bermanfaat

5. Solutifitas dalam usaha pemecahan Isu /masalah *Isu/Masalah : Belum adanya petunjuk tata laksana Show Cause Meeting yang baku di PusatPSP-POP, yang mana dikarenakan Pusat PSP-POP sendiri merupakan salah satu pusat baruyang ada di Direktorat Jenderal Cipta Karya dan sedang menangani banyak kontrak pekerjaankonstruksi.Tandai satu oval saja.

1 2 3 4 5

TIdak Solutif Sangat Solutif

ISI BUKU

6. Pemilihan Kata & Diksi *Tandai satu oval saja.

1 2 3 4 5

Sangat susah dipahami Sangat mudah dipahami

7. Aksesibiltas lampiran dan e-book *Tingkat aksesibiltas dengan adanya tautan dan kode batang pengunduhan lampiran & e-bookTandai satu oval saja.

1 2 3 4 5

Tidak Membantu Sangat Membantu

8. Efektivitas Buku Saku *isi dan ukuran buku dibandingkan dengan SOP/Modul/Petunjuk Teknik sejenisTandai satu oval saja.

1 2 3 4 5

Tidak Efektif Sangat Efektif

Desain & Tampilan

Page 50: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

31/10/2019 Testimoni Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting

https://docs.google.com/forms/d/1cLM1C_hMkZrMOh6RBIOVg24H2XTwpiXwfajK6K3x670/edit 4/5

9. Desain sampul dan isi buku saku *Tandai satu oval saja.

1 2 3 4 5

Tidak menarik Sangat menarik

Page 51: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

31/10/2019 Testimoni Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting

https://docs.google.com/forms/d/1cLM1C_hMkZrMOh6RBIOVg24H2XTwpiXwfajK6K3x670/edit 5/5

Diberdayakan oleh

10. Kesesuaian desain dengan isi buku *Tandai satu oval saja.

1 2 3 4 5

Tidak Sesusai Sanga Sesuai

11. Apakah anda mendapat/memiliki fisik buku saku? *Tandai satu oval saja.

Ya Langsung ke pertanyaan 12.

Tidak Langsung ke pertanyaan 13.

12. Kualitas Fisik Buku Saku **Mohon diisi bagi Anda yang mendapat/memiliki fisik buku saku, apa bila tidak silakan tekantombol kembali dan pilih kembali jawaban AndaTandai satu oval saja.

1 2 3 4 5

Sangat buruk Sangat Baik

Kritik & SaranMohon sedapat mungkin berikan masukan untuk saya baik berupa kritik maupun saran.

13. Pendapat Anda ?Mohon sedapat mungkin berikan masukan untuk saya baik berupa kritik maupun saran.

Page 52: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

40

Hasil Testimoni

Page 53: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

41

Page 54: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

42

Page 55: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

43

Pendapat/Kritik/Saran

1. Mungkin pada diagram alir nya, terlihat rumit melihatnya, mungkin bisa di

simplifikasi,l. Kemudian masih terkait dgn diagram alir, apabila masih dgn format

seperti itu, mungkin ukuran kertas dari buku saku perlu ukuran yg besar agar

mudah dibaca.

2. Kalimat Show Case Meeting harusnya di-italic gak sih?; Trus bagian pertama kali

ada Pejabat Pembuat Komitmen ditambahin "(PPK)" karna selanjutnya selalu

disebut PPK saja; pada bagian alur (yg 17 atau berapa ya?) Sepertinya akan lebih

menarik kalau setiap poin ada ilustrasi/objeknya, karna di situ ada yang di jalan

gitu doang; perhatikan lagi redaksional, tadi ada typo "kontral" hehe; trus tadi aku

gak paham kata kahar (di buku "kondisi kahar"), mungkin di glosarium ditambahin

kata-kata/istilah tertentu yang asing (kalau cuma aku yang gak tau yaudah maafkan

wkwkw)

3. Dilakukan revisi sesuai masukan dalam rapat sosialisasi

4. Bukunya sangat menarik dan dapat menjadi acuan pelaksanaan SCM

5. OK

Page 56: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

44

6. Tolong untuk dicek lagi penulisan pada buku sakunya, karena saya menemukan

banyak salah penulisan

7. Buku saku tata laksana SCM sudah baik dan bermanfaat.

8. Mantap wil.. lanjutkan,,,

9. Mantaaap

10. Cukup baik dan informatif. Good luck William!

11. Lanjutkan

12. Desain buku bisa dibuat lebih elegan sehingga semakin menarik untuk dibaca

13. Mantap will.. keren. Lanjutkan...

14. Joss

15. Buku saku sangat bermanfaat dalam menyelesaikan pekerjaan.

16. –

17. mohon ukuran buku sakunya lebih diringkas lagi sehingga muat di saku celana

18. Revisi sesuai masukan saat sosialisasi buku.

19. Good, lanjutkan

20. Tools yang sangat berguna dalam mempermudah pekerjaan

21. Bukunya menarik dan sudah baik

Page 57: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

LAPORAN KEGIATAN AKTUALISASI

PENYUSUNAN BUKU SAKU TATA LAKSANA SHOW CAUSE MEETING DI LINGKUP PEKERJAAN

PUSAT PENGEMBANGAN SARANA DAN PRASARANA PENDIDIKAN, OLAHRAGA & PASAR (PUSAT PSP-POP)

Oleh :

WILLIAM REZA BORGAN

Pendidikan Latihan Dasar CPNS Kementerian PUPRJakarta, 1 November 2019

Gelombang IV / Kelas H / No.27

Mentor : Judi Indradjaja, S.ST., M.TCoach : Sumarjono, S.T., M.T.

Page 58: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Latar Belakang

• Perpres Nomor 16 Tahun 2018

• Permen PUPR No. 37/PRT/M/2006

• Permen PUPR No. 7/PRT/M/2019

DASAR HUKUM

Pusat Pengembangan Sarana

dan Prasarana Pendidikan,

Olahraga dan Pasar (PPSP-

POP)

PUSAT BARU

03

Mengimplementasikan nilai-

nilai dasar PNS (ANEKA) dan

kedudukan serta peran PNS di

NKRI (Manajemen ASN, PP,

WOG)

AGENDA II DAN III

PPSP-POP membutuhkan

petunjuk kerja yang

efektif dan efisien untuk

mencapai targetnya

Efektifitas & Efisiensi

2

Page 59: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

PENENTUAN ISU UTAMA

No IsuIndikator

TotalU S G

1Tidak adanya petunjuk tatalaksana Show

Cause Meeting4 5 4 13

2Belum adanya panduan pencatatan riwayat

kegiatan kunjungan kerja yang baku. 3 3 3 9

3Belum seragamnya konten pada paparan

profil kegiatan Pusat PSP-POP3 4 3 10

4Belum terintegrasinya data-data profil sekolah

di Pusat PSP-POP dengan baik.4 3 4 11

Keterangan:

U

S

G

: Urgency

: Seriousness

: Growth

Angka menggunakan skala lingkert 1-5

PENAPISAN ISU DENGAN METODE USG

4

Page 60: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

ANALISIS DAMPAK ISU UTAMA

Belum adanya panduan

tata laksana Show

Cause Meeting

Pelaksanaan kegiatan

menjadi tidak

terstruktur, efektif dan

efisien

Pekerjaan terlambat dan

tidak sesuai dengan

rencana

Manajemen ASN

Produktivitas kerja menurun

Pelayanan Publik

Penundaan serah terima aset

Whole of Government

Inkoordinasi stakeholders

Visi dan Misi

Kementerian

PUPR

Nilai-nilai

Kementerian

PUPR

(iProVe)

Dampak lebih lanjut terkait Agenda III :Tidak tercapainya:

Melemahnya:

KETERKAITAN ISU UTAMA DENGAN AGENDA III

6

Page 61: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

JADWAL KEGIATAN AKTUALISASIMULAI TANGGAL 18 SEPTEMBER – 29 OKTOBER 2019

14

Keterangan : Rencana

Realisasi

Page 62: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

PELAKSANAAN TAHAPAN KEGIATAN

Nilai ANEKA:

Akuntabilitas

OBSERVASI DAN MENDISKUSIKAN BENTUK

BUKU SAKU

Nilai ANEKA:

AkuntabilitasKomitmen Mutu

PENYUSUNAN RANCANGAN DRAFT DAN KERANGKA

BUKU SAKU TATA LAKSANA SHOW CAUSE MEETING

(SCM)

Nilai ANEKA:

AkuntabilitasKomitmen Mutu

PENYUSUNAN DRAFT FINAL DAN BUKU SAKU TATA

LAKSANA SCM

Nilai ANEKA:

AkuntabilitasEtika Publik

SOSIALISASI BUKU SAKU TATA LAKSANA SCM

Nilai ANEKA:

AkuntabilitasKomitmen Mutu

PEMBUATAN LAPORAN AKHIR

1 2 3 4 5

Page 63: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Observasi & Mendiskusikan bentukOutput Buku Saku1st

Tahapan Kegiatan :

9

1. Pengumpulan informasi dan pengalaman tentang SCM dengan

cara dengar pendapat dari staf Pusat PSP-POP

2. Berdiskusi dengan mentor mengenai bentuk buku saku

(ruang lingkup isi buku saku, penulisan dan pembuatan e-book)

• Data informasi dan

gambaran umum masalah

• Konsep realisasi

ide/gagasan

Output Kegiatan :

Page 64: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Dokumentasi, Output & Bukti Kegiatan 1

Meminta pendapat staf PPSP-POP

Konsultasi konsep buku Bersama mentor

Hasil konsultasi Bersama mentor

Page 65: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Penyusunan Rancangan Draft Dan Kerangka Buku Saku Tata Laksana SCM2nd

Tahapan Kegiatan :

9

1. Studi literatur mengenai pelaksanaan SCM

2. Konsultasi dengan mentor

3. Penyusunan kerangka draft buku saku tata laksana SCM

4. Pembuatan draft uraian buku saku tata laksana SCM

Kerangka & Draft Awal Buku

Saku Tata laksana SCM

Output Kegiatan :

Page 66: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Dokumentasi, Output & Bukti Kegiatan 2

Pembuatan Kerangka Buku Saku

Kerangka Buku Saku

Page 67: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Draf Awal Buku Saku

Page 68: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Penyusunan Draft Final

Buku Saku Tata Laksana SCM3rd

Tahapan Kegiatan :

9

1. Pembuatan draft uraian final buku saku

2. Penyusunan dan penyuntingan draf uraian final buku saku

3. Konsultasi dengan Mentor

4. Layouting final buku saku

Buku Saku Tata Laksana

SCM

Output Kegiatan :

Page 69: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Desain Layout Awal

Desain Layout yang di Pakai

Desain Layout Mendatang

*dibuat setelah sosialisasi

dilakukan

Perubahan Desain Layout Isi Buku

Page 70: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Desain Cover 1

Desain Cover 2

Desain Cover 3

Perubahan Desain Cover Buku

Page 71: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Buku Saku Yang Disetujui dalam Aktualisasi

Konten isi buku saku serah terima akhir

❑ Definisi SCM

❑ Penyebab Keterlambatan Pekerjaan

❑ Kategori Kontrak Kritis

❑ Tugas & Tanggung Jawab

❑ Tahapan Pelaksanaan SCM

❑ Ketentuan Langkah Kerja SCM

❑ Ketentuan Barang Peninggalan

❑ Berita Acara SCM

❑ Diagaram Alir SCM

❑ Lampiran

Page 72: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Dokumentasi, Output & Bukti Kegiatan 3

Pengecekan

hasil pencetakan

Hasil Konsultasi Desain layout 1

& Desain Layout 2

Konsultasi hasil

cetakan buku

Page 73: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Sosialisasi Buku Saku

Tata Laksana SCM 4th

Tahapan Kegiatan :

9

Mensosialisasikan buku saku tata laksana SCM di lingkungan kerja

Pusat PSP-POP

Buku saku tersosialisasikan

Output Kegiatan :

Page 74: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Dokumentasi, Output & Bukti Kegiatan 4

Sosialisasi melalui

Whatsapp ke Balai Riau

Sosialisasi buku saku ke

Bidang Pengembangan

Wilayah Barat, Tengah

dan Timur

Sosialisasi buku saku ke

Staf PPSPPOP

Page 75: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Surat Undangan yang

ditandatangani Kepala Bagian

Tata Usaha PPSP-POP

Daftar Hadir Notulensi

Notulensi sosialisasi yang

dicatat dalam Notes Ponsel

Bukti Sosialisasi

Page 76: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Pembuatan

Laporan Akhir 5th

Tahapan Kegiatan :

9

Penyusunan hasil evaluasi pelaksanaan aktualisasi dalam bentuk

laporan dan presentasi

*dalam pembuatan laporan, dilakukan juga evaluasi buku melalui

kuisioner berupa testimoni terhadap buku saku tata laksana SCM

Buku saku tersosialisasikan

Output Kegiatan :

Page 77: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Dokumentasi, Output & Bukti Kegiatan 5

Laporan Kegiatan

Aktualisasi

Pembuatan Laporan

Pembuatan bahan

paparan laporan

aktualisasi

Page 78: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana
Page 79: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Sangat JelasTidak Jelas

Sangat BermanfaatTidak Bermanfaat

Page 80: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

Sangat Mudah DipahamiSulit Dipahami

Sangat MenarikTidak Menarik

Page 81: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana
Page 82: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

HAMBATAN DAN SOLUSI

● Kurangnya bahan literatur

mengenai proses show cause

meeting (SCM) dilingkup DJCK

● Keterbatasan kemampuan

menggunakan software design dan

buku (Corel Draw & Adobe

Indesign)

● Keterbatasan sosialisasi ke staf

PSP-POP di daerah (Balai),

sehingga tidak dapat memberikan

fisik buku saku.

● Melakukan literatur studi melalui

SOP/Modul/Petunjuk Teknis Dari

Unit Organisasi lain

● Menggunakan Microsoft Power

Point & Adobe Photoshop

● Sosialisasi melalui social media

dan membuat e-book yang dapat

diakses melalui tautan dan kode

QR

Page 83: LAPORAN PELAKSANAAN AKTUALISASI...Laporan Pelaksanaan Aktualisasi dengan judul “Penyusunan Buku Saku Tata Laksana Show Cause Meeting di Lingkup Pekerjaan Pusat Pengembangan Sarana

KESIMPULAN SARAN

▪ Buku saku dapat digunakan

tidak hanya di lingkungan

PPSP-POP namun dapat

bermanfaat bagi unor lain

▪ Diharapkan kedepan buku

saku dapat dikembangkan

lebih lanjut menjadi

SOP/Pedoman yang resmi

milik PPSP-POP

▪ Merekrut tenaga

penulis/design professional

dalam penulisan buku saku

yang lebih baik

▪ Buku saku dinilai telah tepat

untuk memecahkan isu

berupa tidak adanya

petunjuk SCM yang

berbentuk fisik di PPSP-POP

▪ Buku saku lebih mudah

dipahami karena ringkas dan

langsung ke poin tata

laksana

▪ Kegiatan pembuatan buku

saku tata laksana SCM ini

menjadi salah satu kegiatan

yang tepat dalam

menerepkan nilai ANEKA