laporan keseluruhan · web viewlaporan keseluruhan fiesta ranggoli sesi 2013/2014 kelab...

33
LAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN 1. Sebelum Fiesta Ranggoli berlangsung post program diarahkan untuk mengadakan satu sesi interaksi bersama semua urusetia majlis ini. Sepanjang Fiesta Ranggoli berlangsung, mana-mana kesenggangan masa berlaku telah diisi dengan persembahan- persembahan seperti drama, nyanyian dan sebagainya. 2. Dengan persetujuan ramai, AJK Program telah mengadakan satu sesi interaksi iaitu lawatan sambil santai bersama semua AJK Fiesta Ranggoli di Port Dikson. Sesi interraksi ini telah mengeratkan lagi hubungan antara Majlis Tertinggi dengan AJK yang lain. BIL NAMA NO. MATRIK 1. Preeya A/P Singaravelu (Ketua) A146444 2. Jayakumar A/L Arjunan A143506 3. Varata Meera A/P Ravindran A140058

Upload: lamminh

Post on 02-May-2019

259 views

Category:

Documents


0 download

TRANSCRIPT

Page 1: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

LAPORAN KESELURUHAN

FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI)

LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM

SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

1. Sebelum Fiesta Ranggoli berlangsung post program diarahkan untuk mengadakan satu sesi

interaksi bersama semua urusetia majlis ini. Sepanjang Fiesta Ranggoli berlangsung,

mana-mana kesenggangan masa berlaku telah diisi dengan persembahan- persembahan

seperti drama, nyanyian dan sebagainya.

2. Dengan persetujuan ramai, AJK Program telah mengadakan satu sesi interaksi iaitu

lawatan sambil santai bersama semua AJK Fiesta Ranggoli di Port Dikson. Sesi interraksi

ini telah mengeratkan lagi hubungan antara Majlis Tertinggi dengan AJK yang lain.

3. AJK Program bertindak untuk menjaga kelancaran program sepanjang program ini

berlangsung dan bekerjasama dengan semua AJK yang lain terutamanya AJK Protokol,

AJK TTK, AJK Teknikal, AJK Jamuan, AJK Cenderamata, AJK Persembahan dan juga

Pengacara Majlis supaya tidak berlaku pertembungan, kelewatan atau kesilapan pengisian

aktiviti.

4. AJK Program akan mendapatkan pengesahan persediaan setiap AJK yang

bertanggungjawab sebelum setiap aktiviti dilakukan. Ketua AJK Program mengawal

kelancaran dalam dewan dan pergerakan program manakala AJK Program yang lain

BIL NAMA NO. MATRIK

1. Preeya A/P Singaravelu (Ketua) A146444

2. Jayakumar A/L Arjunan A143506

3. Varata Meera A/P Ravindran A140058

Page 2: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

bertindak secara fleksibel untuk mengesahkan persediaan dan membantu setiap AJK yang

terlibat untuk setiap aktiviti yang bakal berlangsung.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

TARIKH

DAN MASA

PERKARA PERINCIAN

(08.03.2014)

Sabtu

1930 -2000

Menunggu ketibaan

Tetamu

- AJK Protokol dan AJK Program bersedia untuk

menguruskan sambutan tetamu ( pelajar UKM dan

waris pelajar)

- AJK Teknikal memasang muzik latar.

2015-2055 Ketibaan Tetamu

Kehormat (Timbalan

Pengetua & Wakil

Pertubuhan Hospice)

- Program Fiesta Ranggoli dimulakan dengan nyanyian

lagu Negaraku, lagu Varsiti Kita dan diikuti dengan

tarian pembukaan sebagai menyambut kedatangan para

hadirin.

-Majlis diteruskan dengan pembacaan doa “Kadavul

Valthu” dan diikuti ucapan Ketua Pengarah Majlis,

Cik Revathy A/P Marathamuttu

- Ucapan Tetamu Kehormat VIP ,EN.Ishak Bin Abdul

Rahman, Timbalan Pengetua KKM serta merasmikan

Fiesta Ranggoli sesi 2013/2014.

- Gimik perasmian dimulakan.

- Penyampaian cenderamata oleh Ketua Pengarah

kepada Tetamu Kehormat (dengan bantuan AJK

Cendetamata dan AJK Protokol)

- Tayangan mengenai motif program iaitu membantu

Pertubuhan Hospice yang merupakan pertubuahan

yang membantu dan merawat pesakit-pesakit kanser

secara percuma.

- Pemberian mock cek oleh Timbalan Pengetua Kolej

Keris Mas diiringi Ketua Pengarah kepada Wakil-

wakil Pertubuhan Hospice.

2055-2120 Jamuan Ringan kepada -Tetamu-tetamu Kehormat bersama Ketua Pengarah

Page 3: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

Tetamu Kehormat

( Timbalan Pengetua dan

wakil pertubuhan

Hospice)

Pada masa yang sama

persembahan diteruskan

ke Sesi Informal

dijemput makan oleh AJK Protokol.

-AJK Jamuan menjaga kelancaran jamuan.

- Jamuan ringan dihidangkan kepada Tetamu.

-AJK Program menjaga dan mengawal kelancaran

perjalanan program dengan bantuan AJK Persembahan

- Sesi Informal dimulakan dengan satu nyanyian oleh

saudara Muhammad Rizan bin Mohammad Hanifah.

-Seterusnya majlis diteruskan oleh sebuah tarian oleh

pelajar perempuan Kelab Mahasiswa India(KMI),

KKM.

2120- 2245 Sambungan Acara “Sesi

Informal”

- Tarian berpasangan oleh pelajar KMI untuk beberapa

lagu.

- Majlis diteruskan oleh sebuah Sketsa oleh Pelajar

Universiti Malaya diikuti dengan Nyanyian oleh

saudara Thanesh pelajar tahun 1

-Majlis diteruskan dengan beberapa tarian dan

nyanyian oleh ahli Kelab Mahasiswa/wi India.

2230-2300 Menyediakan pentas

untuk persembahan

menarik.

-Pelbagai persembahan menarik dipersembahkan

untuk menghiburkan lagi hati penonton.

-Setiap persembahan yang diaturkan merupakan segala

usaha dan penglibatan ahli KMI dan mahasiswa UM.

-AJK Protokol bersedia untuk mengiringi para VIP.

-Pengacara Majlis juga bersedia untuk mengumumkan

ketibaan VIP.

2300-2330 Persembahan Penutup

Majlis & Majlis bersurai

-Persembahan Penutup oleh semua Ahli KMI serta

Mengaucapkan terima kasih kepada para hadirin.

Page 4: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

LAPORAN SEKRETARIAT PROTOKOL

SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROTOKOL

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula pada awal pertengahan bulan Disember 2013 sehingga hari kejadian:

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

Pengurusan bahagian surat jemputan

- Gowri A/P Veerapan

Pengurusan bahagian teks ucapan

- Premesanggetha A/P Tamil selvan

Mengatur kedudukan dan tugas ahli-ahli protokol sepanjang majlis

berlangsung.

- Premesanggetha A/P Tamil selvan

Menyediakan teks pengacara majlis.

- Gowri A/P Veerapan

-Jayakumar A/L Arjunan

2. Pembahagian tugas dilakukan agar segala perancangan dalam gerak kerja program

dilakukan dengan lancar. Bahagian surat jemputan telah menyediakan surat jemputan

kepada , kepada Timbalan Pengetua KKM, Penaja-Penaja, Felo, dan juga kepada ahli MEP.

3. Bahagian teks ucapan telah menyediakan teks ucapan untuk perasmi pembukaan program

Fiesta Ranggoli sesi 2013/2014, perasmi penutupan majlis, dan teks ucapan pengacara

majlis .

BIL NAMA NO. MATRIK

1. PREMESANGGETHA A/P TAMIL

SELVAN (KETUA)

A146494

2. GOWRI A/P VEERAPAN A142340

Page 5: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

4. Pihak protokol juga diberi tugas untuk menghubungi tetamu majlis melalui nombor telefon

yang telah diberikan untuk menghubunginya dan untuk mendapatkan pengesahan kehadiran

VIP dan tetamu pada hari majlis berlangsung.

5. Pihak protokol juga bertanggungjawab dalam mengatur dari segi protokol dalam sesuatu

majlis sepanjang majlis berlangsung dari segi pengacara majlis, mengiringi VIP, pemberian

cenderamata dan lain-lain untuk memastikan kelancaran majlis berlangsung serta memastikan

majlis mengikut protokol yang betul.

6. Teks pengacara majlis juga disediakan oleh pihak protokol serta dibantu oleh pasangan

pengacara majlis untuk membuat teks ucapan dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Tamil.Dua

ahli protokol juga telah ditugaskan menjadi pengacara majlis sepanjang majlis berlansung.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bil Tugasan Tindakan

1. (SABTU/ 08.03.2014)

Setiap ahli sekretariat mengambil

tempat masing-masing bagi

menjalankan tugas

Setiap ahli menunggu untuk menyambut

kedatangan VIP dan tetamu.

Setiap ahli akan mengiringi VIP masuk ke

dalam Dewan Anwr Mahmud (DAM)

Setiap ahli juga menjemput VIP untuk makan

dan mengiringi VIP sehingga ke meja makan.

Selain itu, sekretariat ini juga dibantu oleh

sekretariat lain iaitu sekretariat program,

cenderamata dan tugas-tugas khas.

MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bi

l

Masalah Tindakan/ Cadangan

1. Bilangan ahli Protokol yang tidak mengcukupi Dibantu oleh ahli-ahli sekretariat

yang lain yang sudah selesai

pekerjaannya.

Page 6: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

LAPORAN SEKRETARIAT JAMUAN

SENARAI AHLI SEKRETARIAT JAMUAN

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula pada pertengahan bulan Disember hingga hari Kejadian :

1. Setiap ahli dalam sekretariat jamuan telah membuat tinjauan awal ke atas beberapa

kedai-kedai yang menyediakan perkhidmatan katering untuk sebarang majlis. Tinjauan awal

dibuat di kafeteria kolej-kolej UKM dan juga kedai-kedai di sekitar Bangi. Perbincangan

mengenai harga dan jenis makanan dijalankan ke atas beberapa kedai tersebut.

2. Sekretariat jamuan dengan persetujuan ketua pengarah telah memilih catering di

cafeteria KKM sebagai pembekal makanan untuk majlis makan malam yang berlansung.

3. Dua ahli bagi mewakili sekretariat jamuan telah bertemu dan berbincang dengan

pihak cafeteria mengenai harga dan makanan yang boleh disediakan pada hari majlis

berlangsung.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bil. Tugasan Tindakan

1 SABTU (08.03.2014) Kawasan Bilik Jamuan dikawal dan dipantau

kebersihannya oleh setiap ahli eksekutif jamuan

bermula jam 7:00 malam sebelum majlis bermula.

Makan malam (7:30 malam): makanan tiba satu jam

lebih awal sebelum waktu hidangan malam.

AJK Protokol menjemput tetamu kehormat bersama

Ketua Pengarah untuk menjamu selera.

AJK Jamuan menjaga kelancaran jamuan.

BIL NAMA NO MATRIK

1. REVATHY A/P MARATHAMUTTU A142246

Page 7: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bil. Masalah Tindakan/Cadangan

1 Makanan pada tersebut agak

tidak mencukupi

Ahli jamuan perlu menelefon pihak katering sebelum

tempoh tamat majlis untuk menambahkan amaun

hidangan.

Akhirnya, kesemua ahli jamuan bertungkus-lumus

menyediakan semua makanan dengan menolong pihak

katering mengangkat bekas-bekas makanan untuk

mempercepatkan waktu persediaan makanan.

Page 8: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

LAPORAN SEKRETARIAT TUGAS-TUGAS KHAS

SENARAI NAMA AHLI SEKRETARIAT TUGAS-TUGAS KHAS

BIL NAMA NO MATRIK

1. DINESS A/L SANMUTHAM(KETUA) A144277

2. KALAI SELVI A/P S.JEY SEKAR A139622

3. HEPZHIBAH RUTH A/P KUNASEKAR

PALVRAS

A134573

4. VINOTHINI A/P M.GANESON A145558

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula dari pertengahan bulan Disember 2013 sehingga Hari Kejadian :

1. Setiap ahli telah diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja :

a) Pengurusan bahagian gimik perasmian:

Diness A/L Sanmutham

b) Pengurusan Menghiaskan dewan

Kalai Selvi A/P S. Jey Sekar

Hepzhibah Ruth A/P kunasekar Palvras

c) Pengurusan perhiasan Pentas dan kedudukan

Vinothi A/P M. Ganeson & Kalai Selvi

2. Pembahagian tugasan ini memudahkan perjalanan dan membantu melicinkan majlis

disediakan bagi menyediakan barang-barang yang penting dan menjadi keperluan sepanjang

berlangsungnya program.

3. Bahagian tugas-tugas khas telah memastikan bahawa setiap yang dilakukan oleh setiap

bahagian berjalan dengan lancar dan memberikan bantuan untuk setiap tugas berat seperti

memasang barangan kelengkapan dan mengangkat alatan.

Page 9: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

GERAK KERJA SEKRETARIAT

Bil. Tugasan Tindakan

1. Setiap ahli sekretariat mengambil tempat

masing-masing untuk menjalankan tugas.

Setiap AJK telah bermula untuk

merancang perhiasan pentas dan gimik

sejak 2 bulan sebelum program.

Setiap ahli tugas-tugas khas diarahkan

untuk hadir setiap hari untuk

menyediakan barang dan peralatan

keperluan untuk Fiesta Ranggoli.

Pada awalnya, mereka mempunyai dua

pelan gimik dan dengan persetujuan ahli

kelab yang lain mereka telah memilih

yang bersesuaian.

AJK TTK telah membuat badget dan

peralatan yang mereka perlukan.

Setelah kesemua barang didapati mereka

memulakan kerja masing-masing tanpa

melewengkan masa.

Pada hari kejadian tersebut, AJK TTK

diminta untuk menghadirkan diri lebih

awal dalam membantu persiapan sebelum

bermulanya acara pada malam tersebut.

Setiap ahli tugas-tugas khas diminta

supaya sentiasa peka terhadap keadaan

sekeliling dan diberikan walkie-talkie

untuk sentiasa berhubung ( terutama pada

pelancaran gimik)

MASALAH YANG DIHADAPAI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bi

l

Masalah Cadangan

Page 10: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

1. Tiada masalah dikesan di kalangan AJK Tugas-Tugas

Khas.Semua ahli berjaya memberikan komitmen yang

sepenuhya dalam menjayakan majlis ini.

Diharap program akan datang

dijalankan dengan lebih lancar.

LAPORAN SEKRETARIAT PERSEMBAHAN

SENARAI NAMA AHLI SEKRETARIAT PERSEMBAHAN

Bil. Nama No. Matrik

1. DIVYAMALAR A/P

LENGATHARAN (KETUA)

A144063

2. ADELIN SHOBA A146865

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula dari pertengahan bulan Disember 2013 sehingga Hari Kejadian :

1. Memberikan sebut harga dan bajet yang diperlukan untuk alatan yang diperlukan untuk

penari.

2. Merancangkan persembahan dan keperluan persembahan seperti pakaian, alat muzik,

pilihan lagu dan sebagainya.

GERAK KERJA SEKREATRIAT

BIL TUGASAN TINDAKAN

1 Setiap ahli mengambil tempat masing-masing

untuk menjalankan tugas.

Latihan menari dan latihan

persembahan yang lain telah

dimulakan 2 bulan sebelum

Program Fiesta Ranggoli.

Ditugaskan untuk memilih lagu

yang bersesuaian dan tema sketsa.

Pada akhirnya dengan persetujuan

ramai, sebanyak 20 persembahan

telah ditetapkan (Nyanyian dan

Tarian)

Kolej-Kolej lain dijemput untuk

memberikan persembahan. Kolej

Ibu Zain dan Kolej Burhanudin

Page 11: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

Helmi telah bersetuju untuk

memberikan persembahan.

MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

BIL MASALAH CADANGAN

1 Tiada masalah dikesan di kalangan ahli

Sekretariat Persembahan .Kesemua ahli Berjaya

memberikan kesungguhan dan komitmen yang

baik dalam menjayakan majlis ini.

Berharap agar komitmen dan

kesungguhan daripada kesemua ahli

berkekalan untuk menjayakan program

dan majlis akan datang.

2. Perlu memperbanyakan latihan dan raptai penuh

majlis

Latihan persembahan yang banyak

dapat membantu untuk mengubah

kesilapan dan raptai yang penuh dapat

membantu peserta membiasakan diri

dengan perjalanana program.

Page 12: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

LAPORAN SEKRETARIAT SIJIL DAN CENDERAMATA

SENARAI AHLI SEKRETARIAT SIJIL DAN CENDERAMATA

BIL NAMA NO. MATRIK

1. SAVEENA A/P PRABAKARAN

(KETUA)

A146457

2. THIVIYAH A/P CHANDRA

SEGARAN

A140134

3. CINTHU A/P SELVARAO A143341

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula dari pertengahan bulan Disember 2013 sehingga Hari Kejadian :

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

a) Pengurusan bahagian sijil

Thiviyah A/P Chandra Segaran & Cinthu A/P Selvarao

b) Pengurusan bahagian cenderamata

Saveena A/P Prabakaran

2. Pembahagian tugas dilakukan agar segala perancangan dalam gerak kerja program dapat

dilakukan dengan lancar.. Bahagian sijil pula diperuntukkan untuk menyediakan sijil bagi

ahli jawatankuasa majlis. Sementara, bahagian cenderamata pula menguruskan hal-hal

berkaitan cenderamata seperti penyediaan hadiah dan saguhati kepada serta tetamu khas.

3.Bahagian sijil telah menyediakan senarai nama pelajar yang menjadi penganjur dan peserta

program. Nama-nama tersebut telah diminta untuk disemak sekiranya terdapat sebarang

masalah dalam pejaan dan para pelajar diminta menulis nombor kad pengenalan masing-

Page 13: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

masing. Kemudian, bahagian sijil telah mencetak sijil-sijil mengikut draf sijil yang telah

disemak.

5. Bahagian cenderamata:

- Bahagian cenderamata telah menyusun semua cenderamata yang akan diberikan kepada

tetamu kehormat. Peralatan lain juga disediakan seperti riben, gunting, pita pelekat, dulang

hadiah, dan meja hadiah. Bahagian cenderamata turut mendapat bantuan tajaan daripada

individu perseorangan berupa plak .

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bil Tugasan Tindakan

1. (SABTU/ 08.03.2014)

Setiap ahli sekretariat mengambil

tempat masing-masing bagi

menjalankan tugas

Setiap ahli menyusun dengan kemas semua

cenderahati yang akan diberikan kepada

penceramah serta perasmi majlis.

Setiap ahli akan bergilir-gilir membantu

menyediakan cenderahati di atas pentas.

Selain itu, sekretariat ini juga membantu

sekretariat lain ketika pemberian Mock cek

kepada Pertubuhan Hospice

Page 14: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

LAPORAN SEKRETARIAT TEKNIKAL

SENARAI AHLI SEKRETARIAT TEKNIKAL

BIL. NAMA NO. MATRIK

1. PARASURAMAN A/L RENGANATHAN (KETUA) A144086

2. PAVITHRA SHARMA A/L RAGAWAN A144070

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula dari pertengahan bulan Disember 2013 sehingga Hari Kejadian :

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

1.1 Menyenaraikan dan menguruskan peralatan teknikal yang diperlukan

sepanjang majlis.

1.2 Menyediakan peralatan audio, lampu dan sebagainya.

1.3 Menulis surat permohonon untuk perminjaman peralatan teknikal seperti

walkie-talkie dari pihak berkenaan.

1.4 Memohon lokasi yang sesuai untuk dijadikan tempat majlis.

1.5 Menyediakan pelan untuk pemasangan peralatan teknikal.

1.6 Menyediakan pelan tindakan post.

1.7 Memohon bahan perhiasan seperti pasu bunga dan papan notis dari pihak

berkenaan.

2. Pembahagian tugasan ini bertujuan untuk memudahkan dan melicinkan perjalanan

program.Persiapan perlu dijalankan semalam sebelum hari program untuk

memastikan kesemua peralatan teknikal yang ditempah telah sampai supaya dapat

disusunkan dan diperiksa.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Page 15: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

Bil. Tugasan Tindakan

1. SABTU (08.03.2014)

Setiap ahli secretariat menjalankan

tugas masing-masing

Menjaga keselamatan peralatan teknikal

Memastikan peralatan teknikal berfungsi

sepanjang majilis

Menggantikan peralatan teknikal yang tidak

berfungsi.

Membantu PA system untuk memainkan

lagu dan tayangan video mengikut perjalanan

program yang ditetapkan.

MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bil. Masalah Tindakan/Cadangan

1. Kekurangan AJK

teknikal.

-Perlu mantapkan sistem siaraya dengan mencari ramai ajk di bawah

post teknikal

Page 16: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

LAPORAN SEKRETARIAT PEMASARAN

SENARAI AHLI SEKRETARIAT PEMASARAN

BIL. NAMA NO. MATRIK

1. SHAKTHSWARY A/P RAJA (KETUA) A145378

2. REVATHY A/P MARATHAMUTHU A142246

3. KAVINNAA A/P UNNI KRISHNAN A143153

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula dari pertengahan bulan Disember 2013 sehingga Hari Kejadian :

1) Setiap ahli telah diberi tugas masing-masing bagi melancarkan kerja. Antara tugas yang perlu dilaksanakan adalah :

Membuat satu senarai lengkap pihak penaja mengikut kategori masing-masing Berurusan dengan syarikat-syarikat besar Memberi lebih perhatian kepada pihak penaja yang mempunyai kemungkinan

besar untuk menaja Menghantar proposal melalui faks, email dan pos ‘by hand’ Menemui wakil-wakil pihak penaja untuk mendapatkan penajaan Memohon sumbangan daripada kedai-kedai kecil kawasan berhampiran Membantu post-post lain agar majlis dapat berjalan dengan lancer

2) Setiap ahli berusaha mendapatkan sebanyak mungkin senarai pihak penaja dan menghubungi pihak-pihak tersebut dengan segera kerana proses ini memerlukan jangka masa yang agak lama. Ahli-ahli juga sentiasa ‘follow up’ dengan pihak-pihak penaja dari hari ke hari. Proses ini berulang sehingga kesemua senarai telah dihubungi.

3) Surat-surat berkaitan telah dihantar mengikut permintaan daripada pihak penaja samada melalui pos, faks, email dan pos ‘by hand’.

Page 17: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

4) Di samping itu juga, kami telah menetapkan sebanyak 2 hari sebagai hari turun padang untuk memungut sumbangan daripada kedai-kedai kecil kawasan Briekfields dan juga Klang.

5) Kami juga telah menemui beberapa orang wakil daripada pihak penaja yang mengkehendaki maklumat penuh berkenaan program Temasya Gemilang Kolej Keris Mas. Mereka memerlukan ringkasan eksekutif untuk mengetahui kelebihan penajaan pihak mereka dalam program ini. Pihak kami juga telah membentangkan kertas kerja kepada Kementerian Pelajaran Malaysia sebagai proses mendapatkan tajaan.

6) Sepanjang temasya ini berlangsung, kami telah memberikan bantuan kepada mana-mana post yang memerlukan bantuan agar majlis ini dapat berjalan dengan jayanya.

1. GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bil. Tugasan Tindakan

1. Sabtu 08.03.2014 Semua ajk menolong AJK Protokol dan AJK

Program semasa majlis berlangsung.

Terdapat ajk yang dipilih untuk menyambut Tetamu

Kehormat.

2. MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bil. Masalah Tindakan/Cadangan

1. Kekurangan maklumat -perlu mendapatkan maklumat yang lengkap mengenai penajaan.

-Dokumen yang lengkap sangat diperlukan untuk mendapatkan

penajaan daripada organisasi besar mahupun daripada individu.

-Pada masa akan datang perlu mempertingkatkan idea untuk

mendapatkan penajaan.

2. Kami mengalami masalah kebanyakan pihak penaja tidak memberi maklum balas yang baik kepada setiap ahli. Ada juga pihak

Setiap ahli perlu lebih berkeyakinan dalam meyakinkan pihak

penaja semasa berurusan dengan mereka.

Page 18: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

penaja yang tidak menghiraukan langsung permohonan yang dibuat. Kebanyakan senarai pihak penaja yang dihubungi memberi respon yang negatif.

Page 19: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

LAPORAN SEKRETARIAT PUBLISITI DAN PENYIARAN

SENARAI AHLI SEKRETARIAT

BIL. NAMA NO. MATRIK

1. HEMAH A/P SELVARAJAN (KETUA) A132975

2. GHANAMBALGAYATHRI A/P NAGALINGAM A139982

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula dari pertengahan bulan Disember 2013 sehingga Hari Kejadian :

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

Penyediaan Video mengenai Fiesta Ranggoli:

Gayathiri A/P K.R. Nagalingam

Penyediaan photoshot kesemua AJK bersama MT:

Hemah A/P Rajan

Penempahan Kamera:

Gayathiri A/P K.R. Nagalingam

Membuat Banting dan Banner serta poster

Muhammad Rizan bin Mohammad Hanifah

2. Sepanjang di kawasan Klang dimana semua turun padang untuk mendapatkan

penajaan daripada orang ramai, gambar diambil sebagai pembuktian untuk

pembangunan insaniah.

3. Satu video telah diambil di pertubuhan Hospice Negeri Sembilan yang merupakan

tujuan utama Fiesta Ranggoli diadakan. Video ini diambil untuk mendapatkan

keyakinan para penaja terhadap program Kelab Mahasiswa India.

4. Sekreteriat juga bertanggungjawab atas menyediakan banner, banting dan poster

sebagai publisitikan Program Fiesta Ranggoli.

5. Post Publisiti juga berjaya mendapatkan penajaan untuk mencetakan banner, poster,

banting dan sebagainya. Sebelum banner dan poster dihantar untuk dicetak, post ini

Page 20: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

ditanggungjawabkan untuk mendapatkan kelulusan daripada pihak JPPel UKM. Dartf

poster, Banting dan banner dihantar ke JPPel untuk mendapatkan kelulusan. Setelah

siap dicetak, post diarahkan untuk mendapatkan kelulusan daripada Pihak Wisma

Aman UKM untuk menampalkan poster dan banner sekitar UKM.

6. Laman social, Facebook telah digunakan untuk mempromosikan program ini.

Sekretariat memohon ehebahan UKM untuk mempamerkan poster program di TV

besar UKM.

7. Post ini mengambil tanggungjawab penuh atas menampalkan poster, banner dan

banting mengenai Prgram Fiesta Ranggoli di sekitar UKM.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bil. Tugasan Tindakan

1. Sabtu 08.03.2014 -AJK Publisti telah membantu AJK Teknikal

untuk memainkan video-video yang disiapkan

tanpa sebarang gangguan.

- AJK Publisiti juga turut membantu AJK

Persembahan dan AJK Program untuk menjaga

kelancaran program.

MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN UNTUK MEMPERBAIKI

Masalah Cadangan

Kekurangan Maklumat Perlu peka terhadap isu-isu seperti perlu

mendapatkan kelulusan sebelum mencetak

banner, poster dan sebagainya.

LAPORAN SEKRETARIAT KEBERSIHAN DAN KECERIAAN

Page 21: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

SENARAI AHLI SEKRETARIAT

BIL. NAMA NO. MATRIK

1. THULASI A/P SHANMUGAM (KETUA) A145654

2. KANAGAVALLI A/P KRISHNAMOORTHY A139903

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula dari pertengahan bulan Disember 2013 sehingga Hari Kejadian :

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

Penjagaan dewan semasa perkampungan dan raptai:

Kanagavalli A/P Krishnamoorthy

Penjagaan kebersihan pentas:

Thulasi A/P Shanmugam

2. Post kebersihan juga memastikan semua sampah sarap dibersihkan setelah habis

kerja-kerja seperti kerja penyediaan gimik, persiapan pentas, dan sebagainya.

3. Post juga mencadangkan untuk menyediakan bakul sampah yang kecil sekitar dewan

yang dapat mengurangkan sampah semasa program dijalankan pada hari kejadian.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bil. Tugasan Tindakan

1. Sabtu 08.03.2014 -AJK kebersihan mengambil tempat untuk

menjaga kebersihan Dewan Anwar Mahmud

(DAM), semasa program dijalankan.

-Akhirnya, mereka berjaya memastikan

kebersihan dewan dalam keadaan yang baik.

LAPORAN SEKRETARIAT PERHUBUNGAN LUAR

Page 22: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

SENARAI AHLI SEKRETARIAT

BIL. NAMA NO. MATRIK

1. DEVAKUMAR A/L ROOPADASS A143477

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula dari pertengahan bulan Disember 2013 sehingga Hari Kejadian :

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

-Menghubungi Kolej- Kolej lain untuk mendapatkan persembahan.

-Menghubungi IPTA yang lain untuk mendapatkan persembahan tambahan.

-Bertanggungjawab terhadap kolej dan IPTA jemputan dengan menyediakan segala

Kemudahan, makanan dan sebagainya.

2. Akhirnya berjaya mendapatkan dua persembahan daripada Kolej Burhanuddin Helmi

dan dua sketsa daripada Universiti Malaya.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bil. Tugasan Tindakan

1. Sabtu 08.03.2014 -mengambil tempat untuk menjaga penari-penari

jemputan.

-memastikan semua kemudahan dan

kelengkapan disediakan untuk persembahan

jemputan.

-Membantu AJK yang lain untuk menjaga

kelancaran program.

LAPORAN SEKRETARIAT PENGANGKUTAN DAN KESELAMATAN

Page 23: LAPORAN KESELURUHAN · Web viewLAPORAN KESELURUHAN FIESTA RANGGOLI SESI 2013/2014 KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

SENARAI AHLI SEKRETARIAT

BIL. NAMA NO. MATRIK

1. THANESH A/L VADIWIL A146006

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

Bermula dari pertengahan bulan Disember 2013 sehingga Hari Kejadian :

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

-menghantar borang kepada wisma aman untuk mendapat alat-alat keselamatan

contoh kon.

-menhantar surat permohonan untuk mendapatkan bas tambahan yang dapat

membantu pelajar sekiranya majlis tamat lewat.

- melukis pelan laluan untuk ke pentas utama TG2KM.

-menampal pelan kawasan larangan letak kereta

2. Pembahagian tugasan ini memudahkan dan melicinkan perjalanan program.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

Bil. Tugasan Tindakan

1. Sabtu 08.03.2014 -memastikan tempat parking VIP tidak

digunakan oleh orang lain.

-menyediakan pelekat VIP yang menunjukkan

parking khas untuk VIP.

-Menjemput dan menjadi menuju arah kepada

VIP bermula dari jalan utama sehingga ke DAM.

MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bil. Masalah Tindakan/Cadangan

1. Penempatan papan tanda

yang tidak jelas

-papan tanda perlulah diletakkan sehari sebelum program tetapi

disebabkan masalah teknikal di wisma aman, papan tanda

diletakkan agak lewat iaitu 3jam sebelum program.