laporan keseluruhan - authentication · web viewbahagian teks ucapan telah menyediakan teks ucapan...

LAPORAN KESELURUHAN

MAJLIS RUMAH TERBUKA DEEPAVALI SESI 2013/2014

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI)

LAPORAN SEKRETARIAT PROGRAM

SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROGRAM

GERAK KERJA SEKRETARIAT SECARA KESELURUHAN

1. Sepanjang Majlis Rumah Terbuka Deepavali berlangsung, mana-mana kesenggangan

masa berlaku telah diisi dengan aktiviti-aktiviti mini seperti persembahan,anugerah “Raja

dan Ratu” serta hadiah kepada setiap pemenang.

2. Terdapat anugerah untuk 2 peserta terbaik bagi kategori mahasiswa dan mahasiswi pada

sesi penyampaian hadiah.

3. AJK Program bertindak untuk menjaga kelancaran program sepanjang program ini

berlangsung dan bekerjasama dengan semua AJK yang lain terutamanya AJK Protokol,

AJK TTK, AJK Teknikal, AJK Jamuan,AJK Cenderamata, AJK Persembahan dan juga

Pengacara Majlis supaya tidak berlaku pertembungan, kelewatan atau kesilapan pengisian

aktiviti.

BIL NAMA NO. MATRIK

1. GHANAMBALGAYATHRI A/P

NAGALINGAM (KETUA)

A139982

2 PARASURAMAN A/L

RENGANATHAN

A144086

3. SHAKTHSWARY A/P RAJA A145378

4. THULASI A/P SHANMUGAM A145654

4. AJK Program akan mendapatkan pengesahan persediaan setiap AJK yang

bertanggungjawab sebelum setiap aktiviti dilakukan. Ketua AJK Program mengawal

kelancaran dalam dewan dan pergerakan program manakala AJK Program yang lain

bertindak secara fleksibel untuk mengesahkan persediaan dan membantu setiap AJK yang

terlibat untuk setiap aktiviti yang bakal berlangsung.

GERAK KERJA SEKRETARIAT PADA HARI KEJADIAN

TARIKH

DAN MASA

PERKARA PERINCIAN

(23.11.2013)

ISNIN

2000-2030

Menunggu ketibaan

Tetamu Kehormat

- AJK Protokol dan AJK Program bersedia untuk

menguruskan pendaftaran para peserta.

- AJK Teknikal memasang muzik latar.

2030-2100 Ketibaan Tetamu

Kehormat,Felo dan MEP

- Upacara majlis makan malam dimulakan dengan

nyanyian lagu Negaraku, lagu Varsiti Kita dan diikuti

dengan ucapan Ketua Pengarah Majlis serta ucapan

Tetamu Kehormat VIP ,EN.Ishak Bin Abdul Rahman,

Timbalan Pengetua KKM.

- AJK Jamuan bersedia untuk menghidangkan jamuan

ringan pagi.

- Penyampaian cenderamata oleh AJK Cendetamata

dengan bantuan AJK Protokol untuk tetamu kehormat.

2100-2130 Acara ‘Food

Presentation’ dan

Persembahan Pembukaan

Majlis.

-AJK Program menjaga kelancaran perjalanan majlis

dengan meneruskan acara ‘Food Presentation’.

-‘Food Presentation’ dipersembahkan dengan

mendatang hidangan sebagai simbol kehormatan

pembukaan jamuan makan malam kepada tetamu

kehormat. AJK Jamuan menjaga kelancaran jamuan.

-Tarian kebudayaan dipersembahkan sebagai tanda

pembukaan majlis atau yang lebih dikenali sebagai

“tarian vilaku”.

2130-2230 Acara “Sesi Informal” - AJK Program menjaga dan mengawal kelancaran

perjalanan program.

-Salah seorang AJK Persembahan dijadikan pengacara

majlis dalam sesi informal.

-Juri pertandingan juga bersedia untuk menilai para

peserta yang bakal dianugerahkan “Raja dan Ratu”

pada malam tersebut.

2230-2300 Menyediakan pentas

untuk persembahan

menarik.

-Pelbagai persembahan menarik dipersembahkan

untuk menghiburkan lagi hati penonton.

-Setiap persembahan yang diaturkan merupakan segala

usaha dan penglibatan ahli KMI dan mahasiswa UM.

-AJK Protokol bersedia untuk mengiringi para VIP.

-Pengacara Majlis juga bersedia untuk mengumumkan

ketibaan VIP.

2300-2330 Penyampaian hadiah dan

cenderamata

- AJK Protokol mengiringi para tetamu VIP.

-AJK Protokol bersedia untuk mengiringi para VIP.

- AJK Cenderamata bersama-sama AJK Protokol

menggerakkan sesi penyampaian hadiah dan

cenderamata.

- Pengacara Majlis menjemput VIP bagi memberi

hadiah kepada pemenang.

-Anugerah ‘Raja’ pada malam tersebut dianugerahkan

kepada Saudara Muhammad Azamuddin Bin Mohd

Ali

-Anugerah ‘Ratu’ pula dianugerahkan kepada

Saudari Leow Gaen Bein

2330 Majlis bersurai -Pengacara Majlis mengucapkan terima kasih kepada

para hadirin.

- Diikuti dengan post-mortem.

LAPORAN SEKRETARIAT PROTOKOL

SENARAI AHLI SEKRETARIAT PROTOKOL


Bermula pada awal pertengahan bulan Oktober sehingga pertengahan bulan November:

1. Setiap ahli diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja:

Pengurusan bahagian surat jemputan

- Thiviyah A/P Chandra Segaran

Pengurusan bahagian teks ucapan

- Sarania A/P Sinatambi

Mengatur kedudukan dan tugas ahli-ahli protokol sepanjang majlis

berlangsung.

- Thiviyah A/P Chandra Segaran

Menyediakan teks pengacara majlis.

- Preeya A/P Singaravelu

-Sarania A/P Sinatamby

BIL NAMA NO. MATRIK

1. THIVIYAH A/P CHANDRA

SEGARAN (KETUA)

A140134

2 SARANIA A/P SINATAMBY A146491

3 ADELIN SHOBA A146865

4 SAVEENA A/P PRABAKARAN A146457

2. Pembahagian tugas dilakukan agar segala perancangan dalam gerak kerja program

dilakukan dengan lancar. Bahagian surat jemputan telah menyediakan surat jemputan kepada

kepada Timbalan Pengetua KKM, Felo, dan juga kepada ahli MEP. Bahagian teks ucapan

telah menyediakan teks ucapan untuk perasmi pembukaan program Majlis Rumah Terbuka

Deepavali, perasmi penutupan majlis , dan teks ucapan pengacara majlis .

4. Pihak protokol juga diberi tugas untuk menghubungi tetamu majlis melalui nombor telefon

yang telah diberikan untuk menghubunginya dan untuk mendapatkan pengesahan kehadiran

VIP dan tetamu pada hari majlis berlangsung.

5. Pihak protokol juga bertanggungjawab dalam mengatur dari segi protokol dalam sesuatu

majlis sepanjang majlis berlangsung dari segi pengacara majlis, mengiringi VIP, pemberian

cenderamata dan lain-lain untuk memastikan kelancaran majlis berlangsung serta memastikan

majlis mengikut protokol yang betul.

6. Teks pengacara majlis juga disediakan oleh pihak protokol serta dibantu oleh pasangan

pengacara majlis untuk membuat teks ucapan dalam Bahasa Melayu dan Bahasa Tamil. Dua

ahli protokol juga telah ditugaskan menjadi pengacara majlis sepanjang majlis berlansung.


Bil Tugasan Tindakan

1. (SABTU/ 23 NOVEMBER 2013)

Setiap ahli sekretariat mengambil

tempat masing-masing bagi

menjalankan tugas

Setiap ahli menunggu untuk menyambut

kedatangan VIP dan tetamu.

Setiap ahli akan mengiringi VIP masuk ke

dalam Bilik Bankuasi.

Setiap ahli juga akan menjemput VIP untuk

makan dan mengiringi VIP sehingga ke meja

makan.

Selain itu, sekretariat ini juga dibantu oleh

sekretariat lain iaitu sekretariat program,

cenderamata dan tugas-tugas khas.

MASALAH YANG DIHADAPI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bil Masalah Tindakan/ Cadangan

1. Cenderamata diberikan kepada tetamu kehormat

agak lewat daripada masa yang ditetapkan.

Perlu mencari ramai AJK yang

boleh sebelum merancang sesuatu

aktiviti.

4. Bilangan ahli Protokol yang tidak mengcukupi Dibantu oleh ahli-ahli sekretariat

yang lain yang sudah selesai

pekerjaannya.

LAPORAN SEKRETARIAT JAMUAN

SENARAI AHLI SEKRETARIAT JAMUAN


Bermula pada pertengahan bulan Oktober hingga pertengahan bulan November :

1. Setiap ahli dalam sekretariat jamuan telah membuat tinjauan awal ke atas beberapa

kedai-kedai yang menyediakan perkhidmatan katering untuk sebarang majlis. Tinjauan

awal dibuat di kafeteria kolej-kolej UKM dan juga kedai-kedai di sekitar Bangi.

Perbincangan mengenai harga dan jenis makanan dijalankan ke atas beberapa kedai tersebut.

BIL NAMA NO MATRIK

1. GOWRI A/P VEERAPAN (KETUA) A142340

2. UMA A/P ARUMUGAM A146534

3. CINTHU A/P SELVARAO A143341

2. Sekretariat jamuan dengan persetujuan ketua program (Gowri A/P Veerapan) telah

memilih catering di cafeteria KKM sebagai pembekal makanan untuk majlis makan malam

yang berlansung.

3. Dua ahli bagi mewakili sekretariat jamuan telah bertemu dan berbincang dengan

pihak cafeteria mengenai harga dan makanan yang boleh disediakan pada hari majlis

berlangsung.


Bil. Tugasan Tindakan

1 SABTU (23 NOVEMBER

2013)

Kawasan Bilik Bankuasi dikawal dan dipantau

kebersihannya oleh setiap ahli eksekutif jamuan

bermula jam 7:00 malam sebelum majlis bermula.

Makan malam ( 7:30 malam): makanan tiba satu jam

lebih awal sebelum waktu hidangan malam. Bagi para

VIP,Food Presentation’ dipersembahkan dengan

mendatang hidangan sebagai simbol kehormatan

pembukaan jamuan makan malam kepada tetamu

kehormat. AJK Jamuan menjaga kelancaran jamuan.

*Pembersihan kawasan jamuan dikawal dan dipantau

pada setiap masa.


Bil. Masalah Tindakan/Cadangan

1 Makanan tengah hari pada hari

tersebut tiba 30 minit lambat

seperti yang dijanjikan..

Ahli jamuan perlu menelefon pihak katering 45 minit

sebelum tempoh tamat majlis untuk mengingati waktu

hidangan makan catering.

Ahli jamuan meminta AJK program untuk

menyediakan aktiviti untuk para hadirin untuk

melengahkan sedikit masa.

Apabila makanan tiba 30minit sebelum waktu

hidangan, kesemua ahli jamuan bertungkus-lumus

menyediakan semua makanan dengan menolong pihak

katering mengangkat bekas-bekas makanan untuk

mempercepatkan waktu persediaan makanan.

LAPORAN SEKRETARIAT TUGAS-TUGAS KHAS

SENARAI NAMA AHLI SEKRETARIAT TUGAS-TUGAS KHAS

BIL NAMA NO MATRIK

1. JAYAKUMAR A/L ARJUNAN(KETUA) A134091

2. HEPZHIBAH RUTH A/P KUNASEKAR

PALVRAS

A134573

3. HEMAH A/P SELVARAJAN A132975

4 PREEYA A/P SINGARAVELU A146444

5 PREMESANGGETHA A/P TAMIL SELVAN A146494


Bermula dari pertengahan bulan Oktober sehingga pertengahan November2013 :

1. Setiap ahli telah diberi tugasan masing-masing bagi melancarkan kerja :

Pengurusan bahagian tugas-tugas khas:

Jayakumar A/L Arjunan

2. Pembahagian tugasan ini memudahkan perjalanan dan membantu melicinkan majlis

disediakan bagi menyediakan barang-barang yang penting dan menjadi keperluan sepanjang

berlangsungnya program.

3. Bahagian tugas-tugas khas telah memastikan bahawa setiap yang dilakukan oleh setiap

bahagian berjalan dengan lancar dan memberikan bantuan untuk setiap tugas berat seperti

memasang barangan kelengkapan dan mengangkat alatan.


Bil. Tugasan Tindakan

1. Sabtu (23 November 2013)

Setiap ahli sekretariat mengambil tempat

masing-masing untuk menjalankan tugas.

Setiap ahli tugas-tugas khas diminta

untuk menghadirkan diri lebih awal

dalam membantu persiapan sebelum

bermulanya acara pada malam

tersebut.

Dua orang ahli tugas-tugas khas

ditugaskan berada di pintu masuk dan

pintu keluar untuk sentiasa memantau

kegiatan keluar dan masuk para

hadirin.

Setiap ahli tugas-tugas khas diminta

supaya sentiasa peka terhadap

keadaan sekeliling dan diberikan

walkie-talkie untuk sentiasa

berhubung.

Membantu dalam persiapan

sekretariat-sekretariat lain supaya

tidak berlakunya sebarang masalah

dalam menjalankan tugas masing-

masing.

MASALAH YANG DIHADAPAI DAN CADANGAN YANG PERLU DILAKUKAN

Bil Masalah Cadangan

1. Tiada masalah dikesan di kalangan AJK Tugas-Tugas

Khas.Semua ahli berjaya memberikan komitmen yang

sepenuhya dalam menjayakan majlis ini.

Diharap program akan datang

dijalankan dengan lebih lancar.

LAPORAN SEKRETARIAT PERSEMBAHAN DAN GIMIK

SENARAI NAMA AHLI SEKRETARIAT GIMIK DAN PERSEMBAHAN

Bil. Nama No. Matrik

1. REVATHY A/P MARATHAMUTHU

(KETUA)

A142246

2. PAVITHRA SHARMA A/L RAGAWAN A144070

3 KAVINNAA A/P UNNI KRISHNAN A143153

4 DIVYAMALAR A/P LENGATHARAN A144063


Persiapan bermula dari pertengahan Oktber hingga pertengahan Disember

1. Membuat survey dengan mencari band atau kugiran yang sesuai, lapang dan memberikan

harga berpatutan untuk persembahan selingan.

2. Memikirkan tentang gimik pembukaan dan gimik penutupan.

3. Memberikan sebut harga dan bajet yang diperlukan untuk alatan yang diperlukan untuk

penari.

GERAK KERJA SEKREATRIAT PADA HARI KEJADIAN

BIL TUGASAN TINDAKAN

1 SABTU (15 DISEMBER 2012)

Setiap ahli mengambil tempat masing-masing

untuk menjalankan tugas.

Bagi acara pembukaan, seorang

ahli sekretariat bertanggungjawab

mengendalikan penari yang akan

menari untuk persembahan

pembukaan. Seorang lagi ahli

sekretariat membantu Sekretariat

Sijil dan Cenderamata untuk

mengendalikan bahagian hadiah.

Untuk persembahan selingan, ahli

sekretariat menjemput penari dari

Universiti Malaya untuk

mengadakan persembahan. Seorang

ahli ditugaskan mengendalikan

kebajikan penari-penari manakala

seorang lagi ditugaskan untuk

mengendalikan peralatan yang akan

digunakan oleh ahli penari.


BIL MASALAH CADANGAN

1 Tiada masalah dikesan di kalangan ahli

Sekretariat Gimik dan Persembahan .Kesemua

ahli Berjaya memberikan kesungguhan dan

komitmen yang baik dalam menjayakan majlis

ini.

Berharap agar komitmen dan

kesungguhan daripada kesemua

ahli berkekalan untuk menjayakan

program dan majlis akan datang.

LAPORAN SEKRETARIAT SIJIL DAN CENDERAMATA

SENARAI AHLI SEKRETARIAT SIJIL DAN CENDERAMATA

BIL NAMA NO. MATRIK

1. KANAGAVALLI A/P

KRISHNAMOORTHY (KETUA)

A139903

2 LOVINA A/P YOGARAJAN A142342


Bermula pada pertengahan Oktobersehingga pertengahan bulan November:


Pengurusan bahagian sijil

-Lovina A/P Yogarajan

Pengurusan bahagian cenderamata

- Kanagavalli A/P Krishnamoorthy

2. Pembahagian tugas dilakukan agar segala perancangan dalam gerak kerja program dapat

dilakukan dengan lancar.. Bahagian sijil pula diperuntukkan untuk menyediakan sijil bagi

ahli jawatankuasa majlis. Sementara, bahagian cenderamata pula menguruskan hal-hal

berkaitan cenderamata seperti penyediaan hadiah dan saguhati kepada serta tetamu khas.

3. Bahagian tajaan telah menyediakan keperluan seperti berikut:

- Tajaan JPPEL: Wang tunai sebanyak RM 1500-

4. Bahagian sijil:

- Bahagian sijil telah menyediakan senarai nama pelajar yang menjadi penganjur dan peserta

program. Nama-nama tersebut telah diminta untuk disemak sekiranya terdapat sebarang

masalah dalam ejaan dan para pelajar diminta menulis nombor kad pengenalan masing-

masing. Kemudian, bahagian sijil telah mencetak sijil-sijil mengikut draf sijil yang telah

disemak.

5. Bahagian cenderamata:

- Bahagian cenderamata telah menyusun semua cenderamata yang akan diberikan kepada

tetamu kehormat. Peralatan lain juga disediakan seperti riben, gunting, pita pelekat, dulang

hadiah, dan meja hadiah. Bahagian cenderamata turut mendapat bantuan tajaan daripada

individu perseorangan berupa plak .


Bil Tugasan Tindakan

1. (SABTU/ 23 NOVEMBER 2013)

Setiap ahli sekretariat mengambil

tempat masing-masing bagi

menjalankan tugas

Setiap ahli menyusun dengan kemas semua

cenderahati yang akan diberikan kepada

penceramah serta perasmi majlis.

Setiap ahli akan bergilir-gilir membantu

menyediakan cenderahati di atas pentas.

Selain itu, sekretariat ini juga membantu

sekretariat lain ketika Anugerah “Raja dan

Ratu” malam majlis.

LAPORAN SEKRETARIAT TEKNIKAL

SENARAI AHLI SEKRETARIAT TEKNIKAL

BIL. NAMA NO. MATRIK

1. DINESS A/L

SANMUTHAM(KETUA)

A144277

2. THANESH A/L VADIWIL A146006


Bermula hujung bulan Oktober sehingga pertengahan bulan Disember :


1.1 Menyenaraikan dan menguruskan peralatan teknikal yang diperlukan

sepanjang majlis.

1.2 Menyediakan peralatan audio, lampu dan sebagainya.

1.3 Menulis surat permohonon untuk perminjaman peralatan teknikal seperti

walkie-talkie dari pihak berkenaan.

1.4 Memohon lokasi yang sesuai untuk dijadikan tempat majlis.

1.5 Menyediakan pelan untuk pemasangan peralatan teknikal.

1.6 Menyediakan pelan tindakan post .

1.7 Membuat belanjawan post.

1.8 Memohon bahan perhiasan seperti pasu bunga dan papan notis dari pihak

berkenaan.

2. Pembahagian tugasan ini bertujuan untuk memudahkan dan melicinkan perjalanan

program.Persiapan perlu dijalankan semalam sebelum hari program untuk

memastikan kesemua peralatan teknikal yang ditempah telah sampai supaya dapat

disusunkan dan diperiksa.


Bi

l.

Tugasan Tindakan

1. SABTU (23 NOVEMBER 2013)

Setiapahlisekretariatmenjalankantu

gasmasing-masing

Menjagakeselamatanperalatanteknikal

Memastikanperalatanteknikalberfungsisepa

njangmajilis

Menggantikanperalatanteknikal yang

tidakberfungsi


Bil. Masalah Tindakan/Cadangan

1. Masalah teknikal

semasa majlis makan

malam berlansung.

-Perlu mantapkan sistem siaraya dengan mencari ramai ajk di bawah

post teknikal

MINIT MESYUARAT RUMAH TERBUKA DEEPAVALI 1

KELAB MAHASISWA/SISWI INDIA (KMI) SESI 2013/2014

Tarikh : 8 Oktober 2013 (Selasa)

Tempat : Bilik Kelab Mahasiswa India

Masa : 8.15 p.m – 10.00 p.m

Kehadiran : (Sila rujuk kepada lampiran kehadiran)

BIL PERKARA TINDAKAN

1 Ucapan alu – aluan dari Pengerusi KMI

Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab Mahasiswa India

kerana sudi menghadirkan diri ke mesyuarat.

Pengerusi memperkenalkan Ketua Pengarah,Saudari Varata Meera

bagi Majlis Rumah Terbuka Deepavali yang akan berlangsung tidak

lama lagi.

Pengerusi

2 2.1 Ketua Pengarah (KP)

Penjelasan dan pembahagian tugas kerja setiap sekretariat.

- Ketua Pengarah membacakan senarai nama ahli yang terlibat dalam

jawatankuasa majlis.

Penjelasan secara umum mengenai tentatif Majlis Rumah Terbuka

Deepavali yang lepas .

Kertas kerja

- KP akan menyiapkannya pada minggu tersebut dan akan

dimaklumkan sebaik sahaja ia sudah siap.

Cadangan tarikh program :

-23 November 2013(berkemungkinan besar akan diadakan seperti yang

tertera)

-Sebarang perubahan akan dimaklumkan dalam mesyuarat akan datang.

Perjumpaan

- Akan dilakukan sekali seminggu bersama Pengarah dan bersama

AJK mengikut keperluan.

- KP harap AJK beri kerjasama kepada Pengarah.

Tajaan

-KP meminta jasa baik semua ahli untuk memberi sumbangan bagi

menjayakan majlis ini.

-Sebahagian besar ahli bersetuju untuk memberi sumbangan

makanan pada malam tersebut.

3 Penangguhan Majlis

Majlis tamat tepat pada pukul 10.00 malam. Mesyuarat seterusnya akan

dimaklumkan kemudian.

Disediakan Oleh, Disemak oleh,

VINOTINI A/P M.GENASON VARATA MEERA A/P RAVINDRAN

Setiausaha, Ketua Pengarah,

Majlis Rumah Terbuka Deepavali Majlis Rumah Terbuka Deepavali

Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014

MINIT MESYUARAT MAJLIS RUMAH TERBUKA DEEPAVALI 2


Tarikh : 15 Oktober 2012 (Rabu)

Tempat : Bilik Seminar 1

Masa : 08.15 p.m – 09.30 p.m



1. Ucapan alu – aluan dari Pengerusi.

•Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab Mahasiswa India

(KMI) kerana sudi menghadirkan diri ke mesyuarat.

•Agenda yang dibincangkan :

-Perbincangan perjalanan program dengan semua Pengarah

Pengerusi

2. 2.1 Ketua Pengarah (KP)

-Dimaklumkan bahawa tiada perubahan tarikh majlis seperti

mana yang dikemukakan dalam mesyuarat lepas.

-KP membuat kepastian ahli-ahli yang sudi memberi sumbangan

makanan pada malam tersebut.

- Perlu berbincang dengan semua ketua eksekutif post untuk

memastikan perjalanan program teratur kerana ia memerlukan

kerjasama dan pandangan semua AJK

2.2 Pengarah Sekretariat Lain

Ketua Eksekutif Program

-Pakaian seragam ahli pada malam majlis dicadangkan untuk

memakai baju tradisi

Ketua Eksekutif TTK

-Tema Majlis Makan Malam Deepavali akan ditetapkan dengan

secepat mungkin daripada 5 pilihan tema setelah habis

berbincang dengan ahli

Ketua Eksekutif Teknikal

-Mencadangkan untuk membuat persembahan video pada malam

majlis.

Ketua Eksekutif Jamuan

-Harga dan menu makanan setiap kepala akan dimaklumkan

dengan secepat mungkin selepas meneliti daripada pelbagai

katering makanan.

Ketua Eksekutif Persembahan

-Mencadangkan untuk mengadakan persembahan daripada ahli

tahun 1 dan tahun 2.

-Bilangan persembahan akan dimaklumkan dalam mesyuarat

seterusnya.

Penangguhan Majlis

Majlis tamat tepat pada pukul 9.30 malam. Mesyuarat seterusnya

akan dimaklumkan kemudian.





Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014

MINIT MESYUARAT RUMAH TERBUKA MALAM DEEPAVALI 3


Tarikh : 29 Oktober 2013 (Selasa)


Masa : 08.30 p.m – 9.30. p.m



1. Ucapan alu – aluan dari Pengerusi

•Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab

Mahasiswa India kerana sudi menghadirkan diri ke

mesyuarat.

Pengerusi

2. 2.1 Ketua Pengarah

-Menanyakan perkembangan tugas yang telah

diagihkan untuk mengetahui progress majlis kepada

setiap AJK.

Timbalan Ketua Pengarah

-Mencadangkan persembahan dari luar dengan

menjemput mahasiswa dari Universiti Malaya untuk

memberikan persembahan.

AJK Tugas-Tugas Khas

-Mengumumkan tema Majlis Rumah Terbuka

Deepavali.

Pengerusi

-Tema “DEEPASWARANGAL”

AJK Persembahan

-Sebanyak 6 persembahan akan diadakan hasil

gabungan daripada ahli tahun 1 dan tahun 2.

AJK Jamuan

-Anggaran harga hidangan makanan setiap kepala

adalah dari RM 9.00 hingga RM10.00.

-Akan dimaklumkan harga yang lebih berpatutan

selepas berbincang dengan lebih terperinci.

3. Penangguhan Majlis

- Majlis tamat pada 09.20 malam.Mesyuarat

seterusnya akan dimaklumkan kemudian.



Setiausaha Ketua Pengarah,


Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014



Tarikh : 7 November 2012 (Rabu)


Masa : 08.15 p.m – 09.45 p.m

Kehadiran : (Sila rujuk kepada lampiran kehadiran

BIL Perkara Tindakan


•Ucapan terima kasih kepada semua ahli Kelab Mahasiswa

India kerana sudi menghadirkan diri ke mesyuarat.

Pengerusi


-Dimaklumkan bahawa JPPel telah member kelulusan untuk

menjalankan majlis ini.

-JPPel akan memberikan sumbangan sebanyak RM 1500.

-Anggaran sebanyak 100 orang yang mengikuti majlis ini.

2.2 Sekretariat Program

-Pembacaan tentatif oleh Ketua Eksekutif Program

-Raptai akan diadakan pada hari Jumaat,22 November 2013

2.3 Sekretariat Protokol

-Dalam usaha untuk menyediakan teks ucapan pengacara

Pengarah

majlis.

2.4 Sekretariat TTK

-Dimaklumkan bahawa kain dan alatan diperlukan untuk

pelaksanaan menghias pentas(backdrop).

-AJK TTK akan membantu untuk melukis kollam,gantungan

pisang dan penyediaan backdrop.

2.5 Sekretariat Jamuan

-Sudah menjumpai katerer yang boleh memberikan harga

yang paling murah untuk sehari iaitu RM 9 seorang .

-Bajet : RM 9.00 x 100orang = RM 900

-Menu :

a)Nasi minyak

b)Ayam masak merah

c)Sweet and sour fish

d)Acar timun

e)Kuah Kurma

f)Papadam

g)Air Sirap

-Mencadangkan untuk mengadakan persembahan kecil

“Food Presentation” sebelum memulakan jamuan.

- Food Presentation’ dipersembahkan dengan mendatang

hidangan sebagai simbol kehormatan pembukaan jamuan

makan malam kepada tetamu kehormat.

2.6 Sekretariat Teknikal

-Meminta semua AJK Majlis Rumah Terbuka Deepavali

untuk memuat naik gambar masing-masing melalui laman

social,Facebook untuk persembahan slide powerpoint.


- Majlis tamat pada 09.20 malam.Mesyuarat seterusnya akan

dimaklumkan kemudian.

Pengerusi





Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014



Tarikh : 18 November 2012 (Isnin)


Masa : 8.30 p.m – 09.30 p.m


BIL Perkara Tindakan




mesyuarat.

Pengerusi


-Meminta semua AJK untuk memberitahu

perkembangan tugas masing-masing.


-Mengedarkan tentatif terbaru dengan sedikit perubahan

berkenaan dengan masa .

.

2.3 Sekretariat Protokol

- Mengumumkan perasmi pembukaan majlis ialah

Timbalan Pengetua KKM.

-Sudah sediakan surat jemputan dan telah diserahkan

kepada KP untuk diperiksa.

-Sudah menyediakan teks Pengacara Majlis.

- Sekretariat Protokol perlu menjemput mereka semasa

hari kejadian..

-Perlu mempunyai pelan sokongan untuk majlis

Pengerusi

sekiranya pelan asal gagal.

-Perlu mengeluarkan surat jemputan awal supaya tidak

terlewat memaklumkan para jemputan.

2.4 Sekretariat Jamuan

-Menu yang sama seperti yang telah dinyatakan sebelum

ini

-Makanan haruslah dihidangkan secara buffet kepada

peserta dan bukannya bungkus.


-Peralatan keperluan sekretariat perlu sudah sampai

pada petang Jumaat,23 November 2013

-Minta mohon semula peralatan.

-Minta mereka berkhidmat untuk memasang dan

mengemas peralatan teknikal.

2.6 Sekretariat Persembahan

-Dimaklumkan bahawa terdapat persembahan formal

dan informal.

-Saudari Preeya dan Saudari Sarania akan mengerakkan

sesi formal majlis.

-Saudari Revathy dan Saudara Parasuraman akan

mengerakkan sesi informal majlis.

-Telah mendapat kepastian daripada wakil UM untuk

memberikan persembahan’stand-up comedy’.

2.7 Sekretariat Pemasaran

- Minggu ini akan dapat pengesahan mengenai

permohonan mohon sumbangan.

-Sumbangan yang telah berjaya didapatkan berupa kain

untuk penyediaan backdrop

dan ‘kuthuvilaku’bagi acara perasmian daripada

Kaviinnaa a/p Unni Krishnan


Majlis tamat pada pukul 9.30 malam.





Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014



Tarikh : 19 Disember 2012 (Selasa)


Masa : 8.45 p.m – 9.15 p.m






mesyuarat.

Pengerusi


Persediaan menjelang hari kejadian

- AJK diminta tiba di Bilik Bankuasi pada jam

7.00 malam semasa hari kejadian.


-Tentatif telah dimuktamadkan dan sudah dibacakan

kepada semua AJK..

.


-Sudah mendapatkan enam walkie-talkie

-Masih ada ahli yang tidak memuat naik gambar di

Facebook.

-Ahli yang mengambil bahagian dalam persembahan

diminta untuk menyerahkan bahan persembahan

untuk dimainkan pada malam majlis dengan secepat

mungkin.








Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014



Tarikh : 20 Disember 2012 (Rabu)


Masa : 8.45 p.m – 9.10 p.m






mesyuarat.

Pengerusi


-Semua AJK diingatkan sekali lagi untuk berada di

Bilik Bankuasi tepat pada pukul 7 malam untuk

persediaan majlis.

Ketua Eksekutif TTK

-Mengesahkan jenis barang yang akan digunakan

untuk melukis kollam.

-Diberi 2 cadangan barangan iaitu:

-Menggunakan beras hancur

-Menggunakan kelapa parut

Ketua Eksekutif Protokol

-Melantik Saudara Jayakumar sebagai pengacara

majlis tambahan sekiranya terdapat masalah teknikal

berlaku.








Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014



Tarikh : 21 Disember 2012 (Khamis)


Masa : 8.45 p.m – 9.05 p.m






mesyuarat.

Pengerusi


-Mengharapkan komitmen dan kesungguhan yang

lebih pada malam majlis tersebut.

Ketua Eksekutif TTK

-Mengesahkan jenis barang yang akan digunakan

pada malam tersebut.

-Mendapat persetujuan ramai untuk melukis kollam

menggunakan kelapa parut.

-Kelebihan menggunakan kelapa parut adalah dapat

mengurangkan kos secara langsung berbanding beras

hancur.

-Aktiviti mewarnakan kelapa parut menggunakan

pewarna akan dilaksanakan pada malam ini sebaik

sahaja mesyuarat tamat.

-Aktiviti melukis kollam akan dilaksanakan pada

keesokan pagi.

-Meminta jasa baik ahli-ahli untuk membantu dalam

proses melukis kollam.

Ketua Eksekutif Persembahan

-Mendapatkan kepastian ahli yang terlibat dalam

Tarian Pembukaan Majlis.


- Majlis tamat pada 09.05 malam.





Sesi 2013/2014 Sesi 2013/2014

laporan keseluruhan - authentication · web viewbahagian teks ucapan telah menyediakan teks ucapan...

Documents