[laporan inovasi sistem pemantauan bayaran...

18
[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)] KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 1 LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER) i. Tujuan: Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah dilaksanakan oleh Bahagian Kewangan bertajuk “Sistem Pemantauan Bayaran Pesanan Kerajaan”. ii. Ringkasan Eksekutif Projek: a. Objektif 1) Memaklumkan kepada Bahagian/Unit yang memohon Pesanan Kerajaan (LO) agar menghantar dokumen kewangan yang lengkap untuk tujuan pembayaran dengan kadar segera selepas bekalan & perkhidmatan telah disempurnakan oleh pembekal; 2) Memudahkan Bahagian Kewangan memantau Pesanan Kerajaan & dokumen sokongan yang lengkap yang masih belum dihantar untuk pembayaran; 3) Mengurangkan pembayaran dibuat dalam tempoh AKB & di bawah AP58(a); dan 4) Mempercepatkan proses bayaran kepada pembekal. b. Isu dan masalah (situasi sebelum projek dibangunkan) 1) Kelewatan mengembalikan LO untuk pembayaran; 2) Kelewatan menerima maklumat untuk mesyuarat JPKA & JPAK; dan 3) Proses perekodan aset mengambil masa yang lama.

Upload: voanh

Post on 12-Feb-2018

260 views

Category:

Documents


1 download

TRANSCRIPT

Page 1: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 1

LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)

i. Tujuan:

Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah dilaksanakan oleh Bahagian Kewangan bertajuk “Sistem Pemantauan Bayaran Pesanan Kerajaan”.

ii. Ringkasan Eksekutif Projek: a. Objektif

1) Memaklumkan kepada Bahagian/Unit yang memohon Pesanan Kerajaan (LO) agar menghantar dokumen kewangan yang lengkap untuk tujuan pembayaran dengan kadar segera selepas bekalan & perkhidmatan telah disempurnakan oleh pembekal;

2) Memudahkan Bahagian Kewangan memantau Pesanan

Kerajaan & dokumen sokongan yang lengkap yang masih belum dihantar untuk pembayaran;

3) Mengurangkan pembayaran dibuat dalam tempoh AKB & di

bawah AP58(a); dan

4) Mempercepatkan proses bayaran kepada pembekal. b. Isu dan masalah (situasi sebelum projek dibangunkan)

1) Kelewatan mengembalikan LO untuk pembayaran;

2) Kelewatan menerima maklumat untuk mesyuarat JPKA & JPAK; dan

3) Proses perekodan aset mengambil masa yang lama.

Page 2: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 2

iii. Skop:

a. Piagam Pelanggan Bahagian menetapkan pembayaran akan disempurnakan dalam tempoh 14 hari;

b. Memastikan pembayaran dilakukan dalam tempoh masa yang ditetapkan;

c. Bertanggungjawab di dalam perancangan peruntukan tahunan semasa KPT;

d. Bahagian Kewangan bertanggungjawab dalam pembayaran bekalan/perkhidmatan yang diterima KPT; dan

e. Memastikan pelanggan menyanjung tinggi mutu perkhidmatan pelanggan di KPT.

iv. Penerangan projek PPPK: a) Kaedah-kaedah pelaksanaan projek

1) Menghantar peringatan melalui e-mel; dan

Page 3: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 3

2) Mewujudkan Pengkalan Data Secara Sistematik

Page 4: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 4

b) Proses dan prosedur kerja yang terlibat (carta alir)

1) Masalah sebelum penggunaan sistem iOrder:

Bil Proses Kerja Huraian Ringkas Masalah

1

Terima bil, inbois, tuntutan perjalanan, pesanan tempatan, dari pegawai/kakitangan/syarikat yang menuntut di atas kerja dan perkhidmatan yang telah dilaksanakan dan cop tarikh penerimaan

i. Tuntutan lewat diterima

ii. Hilang/tidak dikumpulkan

iii. Kuiri lambat dikembalikan

2 Semak semua dokumen untuk memastikan maklumat dan butir-butir yang diperlukan adalah lengkap dan tepat

i. Maklumat / Data tidak tepat/kemaskini

ii. Dokumen sokongan tidak disertakan

3 Memastikan maklumat pembekal/data kakitangan di dalam sistem adalah benar dan sahih

i. Berlaku perselisihan data

ii. Tidak mengikut prosedur

4

Memastikan prestasi perbelanjaan tidak melebihi peruntukan dan bayaran dibuat dalam tempoh 14 hari dari tarikh dokumen diterima.(rujuk : Arahan Ketua Setiausaha Negara yang bertanda ** )

i. Perbelanjaan melebihi peruntukan

ii. Tidak mengikut prosedur kewangan

Page 5: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 5

**

Page 6: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 6

2) Semasa penggunaan Sistem iOrder:

Page 7: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 7

3) Selepas penggunaan Sistem iOrder:

c) Carta perbatuan pelaksanaan projek bagi tahun 2011

Page 8: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 8

Page 9: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 9

d) Uji cuba (1. Uji cuba 1, pada 2 Jun 2011)

(2. Uji cuba 2, pada 7 Julai 2011)

Page 10: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 10

v. Hasil / faedah pelaksanaan projek:

- Pengurangan masa proses - Pengurangan bilangan aktiviti proses - Pengurangan /bilangan anggota dalam proses - Peningkatan penggunaan online - Penjimatan/ penghapusan kos/caj/fi - Pengurangan borang/ dokumen - Pindaan kepada perundangan/ akta - Pengurangan aduan

Page 11: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 11

HASIL/ FAEDAH PELAKSANAAN SISTEM iORDER (SEBELUM DAN SELEPAS)

Bahagian/Jabatan : Bahagian Kewangan

Tajuk : Sistem Pemantauan Bayaran Pesanan Kerajaan (iORDER)

ELEMEN-ELEMEN KEBERKESANAN

PENILAIAN KEBERKESANAN CATATAN

SEBELUM SELEPAS i) Pengurangan masa proses

(Masa proses 8 hari) -Pembaziran waktu bekerja sedia ada untuk menyelesaikan pembayaran di bawah AP58(a)

(Masa proses 1 hari) -Penjimatan masa, mempercepatkan proses pembayaran

Page 12: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 12

ii) Pengurangan bilangan aktiviti proses

Proses kerja melalui banyak peringkat

Pengurangan bilangan aktiviti proses

iii) Pengurangan aktor/bilangan anggota dalam proses

Bilangan anggota dalam proses masih sama tetapi tiada pemantauan.

Bilangan anggota masih sama tetapi dengan adanya Sistem iOder hanya sebagai pemudah cara untuk membuat pemantauan. -Pegawai yang terlibat boleh fokus kepada tugas-tugas lain.

Page 13: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 13

iv) Peningkatan penggunaan online

Proses Secara Manual

Proses Secara iOrder -Penggunaan secara online

Page 14: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 14

v) Penjimatan/ penghapusan kos/caj/fi;

Pembaziran Peruntukan Tahunan Semasa

Penjimatan kos -Dokumen (pos/faks) dapat dikurangkan -Kuiri dalam sistem

Page 15: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 15

vi) Pengurangan borang/ dokumen

Peningkatan penggunaan kertas A4 di Bahagian Kewangan

Mengurangkan penggunaan kertas A4

Page 16: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 16

viii) Pengurangan aduan

Banyak aduan. -Masalah dokumen tidak lengkap

Aduan dapat dikurangkan. -Peningkatan kepuasan pelanggan

Page 17: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 17

Page 18: [LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN …habinovasi.mampu.gov.my/laporan_inovasi/699-sistem-pemantauan... · Laporan ini bertujuan untuk melaporkan projek inovasi yang telah

[LAPORAN INOVASI SISTEM PEMANTAUAN BAYARAN PESANAN KERAJAAN (iORDER)]

KEMENTERIAN PENGAJIAN TINGGI 18