LAPORAN INOVASIPELAWAAN PENCALONAN BAGI ANUGERAH INOVASI PERDANA MENTERI (AIPM) 2017

TAJUK INOVASI EASY BOARDNAMA JABATAN JABATAN IMIGRESEN MALAYSIA NEGERI PERLIS

1.0 RINGKASAN INOVASI

Kumpulan Border Squad, Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis telah mencipta “Easy Board”bagi menggantikan penggunaan borang permohonan Pas Sempadan Malaysia semasa pemohon inginmemohon Pas Sempadan Malaysia.

“Easy Board” ialah satu format yang dirangka dan mempunyai ruang untuk meletakkan kadpengenalan pemohon, gambar pemohon dan pengiring (bagi anak 12 tahun ke bawah), nombor giliran,tempat untuk kepilkan wang bayaran proses dan dokumen asal pengiring seperti sijil lahir dan borang A1/B1(Pengesahan Izin Bapa/Jaga Yang Sah).

Dengan penggunaan “Easy Board”, setiap pemohon Pas Sempadan Malaysia tidak perlu mengisiborang permohonan Pas Sempadan Malaysia ketika ingin memohon Pas Sempadan Malaysia. Makakesilapan semasa mengisi borang permohonan seperti maklumat tidak tepat, silap pelekat gambar, tulisansukar dibaca dan pengisian borang tidak lengkap akan dapat diatasi sepenuhnya.

Walaupun dengan menggunakan “Easy Board” pemohon sudah tidak perlu mengisi borang,namun pegawai kaunter permohonan Pas Sempadan masih boleh memasukkan data pemohon ke dalamsistem Pas Sempadan Malaysia dengan merujuk kepada kad pengenalan pemohon kerana nama, nomborkad pengenalan dan alamat pemohon sudah terdapat di dalam kad pengenalan tersebut.

Gambar pemohon akan diselitkan di ruang yang disediakan pada “Easy Board” tanpa perlu ia

dilekatkan pada borang permohonan Pas Sempadan Malaysia. Oleh itu, setiap gambar pemohon akandapat diserahkan kembali kepada pemohon selepas urusan permohonan Pas Sempadan Malaysia selesai.Pegawai kaunter juga akan lebih mudah untuk membuat imbasan gambar kerana gambar tersebut sudahberada pada kedudukan mengikut spesifikasi yang ditetapkan.

Tujuan utama “Easy Board” dicipta adalah untuk memudahkan serta menjimatkan masapelanggan ketika memohon Pas Sempadan dimana pelanggan tidak perlu lagi mengisi borang. Makabeberapa masalah seperti silap pelekat gambar, tulisan pelanggan sukar dibaca dan pengisian borang tidaklengkap akan dapat diatasi sepenuhnya. Gambar yang dilekatkan pada “Easy Board” juga akanmemudahkan pegawai semasa memproses imbasan gambar pemohon untuk dicetak atas pelekat yangakan ditampal ke dalam buku Pas Sempadan. Hasilnya, masa untuk memproses permohonan PasSempadan dapat dijimatkan kerana proses Pas Sempadan akan berjalan dengan lancar di samping ia jugaakan memudahkan pelanggan yang ingin mendapatkan Pas Sempadan Malaysia.

Tujuan kedua “Easy Board” dicipta adalah untuk menjimatkan kos jabatan iaitu jabatan tidak perlulagi mencetak borang permohonan Pas Sempadan. Ini adalah kerana “Easy Board” boleh digunakan untukpermohonan Pas Sempadan tanpa mengganggu aliran kerja permohonan Pas Sempadan.

Tujuan yang ketiga, “Easy Board” adalah dicipta untuk meningkatkan produktiviti pegawai di

1

bahagian pengeluaran Pas Sempadan. Hal ini akan berlaku apabila peningkatan kuantiti pengeluaran PasSempadan meningkat apabila setiap permohonan dapat diproses dalam masa yang lebih cepat darisebelumnya.

Di samping itu, kumpulan juga telah mengambil kira untuk mencipta sesuatu yang mudah untukdigunakan sama ada oleh pegawai kaunter atau pun pelanggan Jabatan Imigresen Malaysia.

BAHAN-BAHAN PROJEK1. “CLIP BOARD” MUKA HADAPAN 2. “CLIP BOARD” MUKA BELAKANG

3. BORANG YANG DILAMINA 4. PROTECTIVE HOLDER

CARA PENYEDIAAN EASY BOARD1. “Protectif Holder” di gunting mengikut saiz kad pengenalan & gambar ukuran pasport

2

2. Lekatkan “Protectif Holder” di atas borang yang telah dilamina

3. Letakkan pelekat di atas clip board

4. Borang yang sudah dilekatkan “Protectif Holder” dilekatkan ke atas clip board

3

“EASY BOARD”

HASILNYA

KOS PEMBUATAN “EASY BOARD”

(1) Bahan -Bahan Projek

Bil Perkara Kuantiti Harga/Unit Jumlah1 Clip Board 20 RM4.00 RM80.002 Protective holder 110 RM0.30 RM33.003 Double Side Tape 2 RM2.00 RM4.00

JUMLAH KOS BAHAN RM117.00

(2) Jumlah Keseluruhan kos Penyediaan 20 Unit "Easy Board"Kos Bahan Projek + Kos Pembuatan = RM 117.00 + RM 22.00 = RM139.00 / 20 unit

(3) Kos 1 Unit “Easy Board” : RM139.00/20 unit = RM6.95

2.0 LATAR BELAKANG

Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis terletak di utara Semenanjung Malaysia yangbersempadan dengan negara gajah putih, Thailand. Di Jabatan Imigresen Negeri Perlis, terdapat duapejabat Imigresen iaitu Pejabat Imigresen Negeri yang terletak di Kangar dan Pejabat Imigresen KualaPerlis; tiga Pos Imigresen iaitu Pos Imigresen Kuala Perlis, Pos Imigresen Wang Kelian dan Pos ImigresenPadang Besar ; satu ibu pejabat Agensi Kawalan Sempadan (AKSEM) yang terletak di Kangar dan empatcawangan AKSEM Negeri Perlis yang terletak di AKSEM Kuala Perlis, AKSEM Padang Besar, AKSEMChuping dan AKSEM Wang Kelian. Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis terdiri daripada 324 orangkakitangan.

Pada tahun 1970, Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis diletakkan di bawah kawalan PejabatImigresen Alor Setar, Kedah. Pada 1 Januari 1983, Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis ditubuhkansecara rasmi, beroperasi di Bangunan Persekutuan Lama, Kangar, Perlis. Pada 9 Februari 1998, JabatanImigresen Malaysia Negeri Perlis telah berpindah ke Bangunan Persekutuan Negeri. Selepas itu,perpindahan Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis dari Bangunan Persekutuan ke KompleksKementerian Dalam Negeri Perlis pada 29 Disember 2011 hingga ke hari ini.

Pos Imigresen Padang Besar merupakan pintu masuk utama melalui jalan darat dan keretapi yangbersempadan dengan Thailand dan mula beroperasi sejak tahun 1946. Pos ini terdiri dari 4 bahagian iaituBahagian Pasport dan Dokumentasi, Bahagian Pentadbiran, Bahagian Kawalan dan BahagianPenguatkuasa. Bahagian Pasport dan Dokumentasi beroperasi pada hari Isnin hingga Sabtu dari jam 8.00pagi hingga 5.00 petang dan ditutup pada hari Ahad dan Kelepasan Am. Bahagian Pasport danDokumentasi terdiri daripada 4 orang pegawai dan seorang penyelia. Terdapat 2 kaunter dan sebuah mejauntuk proses.

Pembahagian tugas pegawai adalah seorang pegawai bertugas di kaunter borang dan penerimaanpermohonan, seorang pegawai bertugas sebagai juruwang, seorang pegawai proses dan seorang pegawaibertugas di kaunter serahan.

Kumpulan Border Squad telah ditubuhkan pada 30 Oktober 2014 dengan diterajui oleh seorang

4

fasilitator, TPPK Mansor Bin Osman dan seorang ketua, PIK Siti Samirah Binti Ramli dan dianggotai olehsembilan orang ahli kumpulan. Kumpulan Border Squad menggunakan konsep percambahan fikiran bagimengenal pasti masalah berpandukan tiga kriteria iaitu kebaikan kepada organisasi, pengalaman kerja dankepentingan kepada pelanggan. Pemilihan ahli kumpulan adalah berdasarkan kreativiti pemikiran ahlikumpulan, berkemahiran dalam mengendalikan komputer dan berpengalaman dalam bidang KIK danInovasi.

Sebelum penciptaan “Easy Board”, prosedur permohonan yang sedia ada mengkehendakipemohon agar mengisi borang permohonan Pas Sempadan ketika memohon Pas Sempadan Malaysia.Pemohon perlu mengisi dengan lengkap butiran diri di dalam borang permohonan dan melekatkan gambardi ruangan yang disediakan serta menyerahkan dokumen asal dan sokongan kepada pegawai di kaunter.Selepas itu, pegawai kaunter perlu menyemak borang permohonan sekiranya ada data atau dokumen yangdikemukakan tidak lengkap. Sekiranya pemohon berkenaan tidak tahu membaca dan menulis, ini akanmembebankan pegawai kaunter kerana terpaksa membantu pelanggan mengisi borang permohonan.Tempoh pengisian borang permohonan ini akan mengambil masa selama 15 minit bagi setiap satu borangpermohonan.

Kesannya, terdapat beberapa kelemahan dalam penggunaan borang permohonan Pas Sempadanini iaitu terdapat pemohon yang mengisi borang tidak lengkap, tulisan pemohon yang sukar dibaca,pemohon silap pelekat gambar dan pemohon warga emas yang tidak tahu membaca dan menulis. Prosesini menyebabkan masa yang diambil terlalu lama untuk mendapatkan Pas Sempadan Malaysia dankesilapan melekatkan gambar tidak mengikut ruangan yang disediakan menyebabkan kesukaran pegawaisemasa hendak mengimbas gambar ke dalam pelekat untuk ditampal ke dalam buku Pas SempadanMalaysia.

Atas permasalahan yang ada, Kumpulan telah mencari inisiatif untuk mengatasi masalah yangberpunca dari mengisi borang permohonan dengan cara mencipta “Easy Board”. “Easy Board”mengandungi beberapa ruangan yang dicipta untuk memasukkan dokumen yang mempunyai butir peribadipemohon seperti kad pengenalan, gambar dan nombor giliran serta dokumen - dokumen sokongan lainsekiranya ada. “Easy Board” ini dicipta bagi menjimatkan masa serta memudahcara proses permohonanPas Sempadan Malaysia di samping memberi perkhidmatan yang cepat, tepat dan efisien kepadapelanggan. “Easy Board” dicipta adalah sebagai pengganti kepada borang permohonan Pas SempadanMalaysia.

Sebelum projek dilaksanakan, aliran proses permohonan Pas Sempadan Malaysia mengkehendakipemohon hadir dan mengambil borang permohonan dan nombor giliran di kaunter. Selepas itu, pemohondikehendaki mengisi borang permohonan di kaunter yang telah disediakan sebelum nombor giliran merekadipanggil. Apabila nombor giliran pemohon dipanggil, pemohon dikehendaki menyerahkan borangpermohonan di kaunter kepada pegawai Imigresen yang bertugas. Pegawai Imigresen yang bertugas akanmenyemak borang permohonan yang diterima dan memasukkan data ke dalam sistem. Pegawai penyeliaakan melakukan proses kelulusan untuk mengesahkan segala butiran adalah tepat. Pelekat akan dicetakdan dilekatkan pada buku Pas Sempadan Malaysia. Pemohon dikehendaki membuat bayaran terlebihdahulu sebelum menerima Pas Sempadan Malaysia di kaunter penyerahan. Proses permohonan inimemakan masa selama 16 minit untuk sesuatu permohonan.

5

Selepas penciptaan “Easy Board”, pemohon dikehendaki mengambil nombor giliran di kaunternombor. Selepas nombor giliran dipanggil, pemohon dikehendaki menyerahkan segala dokumen yangberkaitan di kaunter permohonan Pas Sempadan Malaysia. Pegawai Imigresen akan memasukkan danmengepilkan dokumen di “Easy Board” dan Pegawai Imigresen akan terus memasukkan data ke dalamsistem. Kelulusan oleh pegawai penyelia dan pencetakan pelekat akan dilakukan. Pemohon akan menerimaPas Sempadan Malaysia selepas pembayaran dilakukan.

Pas Sempadan Malaysia adalah suatu pas berbentuk buku kecil berwarna biru dikeluarkan olehkerajaan Malaysia yang membenarkan pemegangnya meneruskan perjalanan ke Thailand dan memasukisemula ke Malaysia. Dokumen ini dikeluarkan kepada warganegara Malaysia dan Penduduk Tetap Malaysiaketurunan Thai yang menetap lebih tiga (3) tahun di Kelantan, Perlis, Kedah atau Perak. Pas SempadanMalaysia juga dikeluarkan selaras dengan peruntukan di bawah Per: 37 Peraturan-peraturan Imigresen1963 dan garis panduan tatacara pengeluaran Pas Sempadan Malaysia/Thailand berbentuk buku (IMM.88)bertarikh 28 Ogos 2014.

Pada masa dahulu, Pas Sempadan Malaysia dikeluarkan dalam bentuk sekeping kertas yangbercirikan mudah rosak akibat dilipat dan terkena air. Pas Sempadan Malaysia berbentuk buku ini muladiperkenalkan pada 2 September 2015 di Pengkalan Hulu di Perak dan mula diperluaskan ke kawasan laindi empat buah negeri iaitu Kelantan, Kedah, Perlis dan Perak (hanya di kawasan Hulu Perak). PasSempadan Malaysia ini berwarna biru, berbentuk menyerupai Pasport Malaysia Antarabangsa, mempunyailambang Jata Negara dengan perkataan “Malaysia” selain tertulis perkataan “Pas Sempadan” berwarnaemas. Penggunaan buku Pas Sempadan ini adalah bertujuan untuk mempertingkatkan kualiti dan cirikeselamatan dokumen perjalanan sementara selain memudahkan pemeriksaan Imigresen di pintu masuksempadan.

3.0 KUMPULAN SASAR DAN SKOP LIPUTAN

Kumpulan sasar untuk penggunaan “Easy Board” merangkumi dua (2) kumpulan iaitu:- Orang awam yang berurusan di kaunter Bahagian Permohonan Pas Sempadan Malaysia Pegawai Imigresen di kaunter Bahagian Permohonan Pas Sempadan Malaysia

3.1 Orang Awam Yang Berurusan Di Kaunter Bahagian Permohonan Pas Sempadan Malaysia

Pemohon Pas Sempadan Malaysia terdiri daripada pelbagai bangsa dan golongan seperti pemohonperseorangan, pemohon bekeluarga, golongan warga emas, golongan yang tidak tahu membaca, golonganyang tidak tahu menulis serta golongan Orang Kelainan Upaya.

Oleh yang demikian, kumpulan Border Squad telah mencipta “Easy Board” untuk memudahkangolongan tersebut ketika ingin memohon Pas Sempadan Malaysia. Ini adalah kerana, dengan penggunaan“Easy Board”, mereka sudah tidak perlu mengisi borang permohonan Pas Sempadan semasa inginmemohon Pas Sempadan Malaysia.

Maka projek ini sangat membantu golongan warga emas, golongan yang tidak tahu membaca,golongan yang tidak tahu menulis, golongan Orang Kelainan Upaya serta permohon bekeluarga. Jumlahkeseluruhan pemohon Pas Sempadan di Negeri Perlis adalah sebanyak lebih kurang 13,000 permohonan

6

setahun.

3.2 Pegawai Imigresen Di Kaunter Bahagian Permohonan Pas Sempadan Malaysia

Jabatan imigresen Malaysia Negeri Perlis mempunyai 4 cawangan yang mengeluarkan Pas SempadanMalaysia iaitu Pejabat Imigresen Kangar, Pos Imigresen Padang Besar, Pejabat Imigresen Kuala Perlis danPos Imigresen Wang Kelian.

Bahagian Pas Sempadan di Pejabat Imigresen Kangar, Perlis terdiri daripada seorang pegawai gredKP29, dua (2) orang KP22 dan tigabelas (13) orang KP19. Bahagian Pas Sempadan di Pos ImigresenPadang Besar terdiri daripada seorang pegawai gred KP22 dan empat (4) orang pegawai gred KP19.Bahagian Pas Sempadan di Pos Imigresen Kuala Perlis terdiri daripada pegawai dua (2) orang pegawaigred KP22 dan tujuh (7) pegawai gred KP19 dan untuk Pos Imigresen Wang Kelian, Bahagian PasSempadan terdiri daripada seorang pegawai gred KP32, seorang KP22 dan seorang KP19.

Secara amnya, pegawai kaunter permohonan Pas Sempadan akan bertanggungjawab menyerahdan menerima borang permohonan Pas Sempadan Malaysia. Pegawai berkenaan akan menyemak danmemastikan semua maklumat di dalam borang permohonan lengkap diisi termasuk maklumat pengiring(anak bawah 12 tahun). Sekiranya terdapat pemohon yang tidak tahu mengisi borang, pegawai berkenaanterpaksa mengisi borang bagi pihak pemohon dan ini akan menyebabkan masa yang diambil menjadipanjang dan kadangkala memakan masa selama 15 minit untuk satu (1) borang permohonan. Kemudian,pegawai kaunter akan memasukkan data pemohon ke dalam sistem Pas Sempadan Malaysia dansekiranya pemohon disenarai hitam permohonan akan ditolak.

Oleh yang demikian, kumpulan Border Squad telah mencipta “Easy Board” bagi menggantikanpenggunaan borang permohonan Pas Sempadan dan pemohon sudah tidak perlu mengisi borangpermohonan Pas Sempadan. Ini adalah kerana pegawai kaunter permohonan Pas Sempadan bolehmemasukkan data pemohon ke dalam sistem Pas Sempadan Malaysia dengan merujuk kepada kadpengenalan pemohon kerana nama, nombor kad pengenalan dan alamat pemohon sudah terdapat di dalamkad pengenalan tersebut.

Selepas kemasukan data ke dalam sistem Pas Sempadan Malaysia, penyelia akan menyemak danmeluluskan permohonan pas sempadan yang telah cukup syarat. Kemudian, bayaran akan diproses olehpegawai berkenaan kerana Wang bernilai RM10.00 telah dikepilkan di “Easy Board” semasa permohonandilakukan. Setelah bayaran selesai dibuat, pegawai kaunter akan memasukkan data pemohon danmembuat imbasan gambar pemohon untuk cetak pelekat. Pelekat yang dicetak akan ditampal ke dalamBuku Pas Sempadan Malaysia dan akhirnya pegawai di kaunter serahan akan menyerahkan kepadapemohon.

PAS SEMPADAN MALAYSIA

7

4.0 OBJEKTIF / TUJUAN INISIATIF

Kumpulan Border Squad, Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis, telah menggunakan konseppercambahan fikiran bagi mengenal pasti masalah berpandukan tiga kriteria iaitu kebaikan kepadaorganisasi, pengalaman kerja dan kepentingan kepada pelanggan. Oleh yang demikian, kumpulan telahsebulat suara bersetuju untuk mencipta “Easy Board” bagi memenuhi beberapa objektif projek yang telahdi bincangkan.

Objektif utama dalam penciptaan “Easy Board” adalah untuk memudahkan dan menjimatkanmasa para pelanggan Jabatan yang berurusan dalam permohonan Pas Sempadan Malaysia dimana parapelanggan tidak perlu lagi untuk mengisi borang permohonan secara manual. Lazimnya, proses pengisianborang permohonan Pas Sempadan Malaysia mengambil masa selama 16 minit bagi setiap permohonanberbanding selepas penggunaan “Easy Board” hanya mengambil masa selama 9 minit. Beberapa masalahseperti pengisian borang yang tidak lengkap, pemohon warga emas yang tidak tahu membaca dan menulis,tulisan pelanggan yang sukar dibaca dan kesilapan ketika melekat gambar pada borang permohonan jugadapat diatasi sepenuhnya. Selain itu, juga berlaku penjimatan masa kepada pegawai yang membuatimbasan gambar pemohon sebelum pelekat dicetak atas pelekat yang akan ditampal ke dalam buku PasSempadan Malaysia.

Objektif kedua dalam penciptaan “Easy Board” adalah untuk menjimatkan kos perbelanjaanJabatan. Setelah “Easy Board” dicipta, Jabatan Imigresen Malaysia tidak perlu lagi mencetak borangpermohonan Pas Sempadan Malaysia. Oleh yang demikian, tiada lagi perberlanjaan untuk mencetakborang permohonan Pas Sempadan. Sebelum penggunaan “Easy Board”, kos borang adalah sebanyakRM 9,928.00 bersamaan 12,410 permohonan Pas Sempadan Malaysia berbanding selepas penggunaan“Easy Board”, pengeluaran permohonan sebanyak 21,900 dimana telah berlaku penjimatan kos borangsebanyak RM 17,520.

Selain itu, “Easy Board” dicipta adalah untuk meningkatkan produktiviti pegawai di Bahagian PasSempadan Malaysia selaras dengan slogan Jabatan Imigresen Malaysia, iaitu; Integriti Profesional Mesra.Permohonan Pas Sempadan Malaysia juga meningkat setelah “Easy Board” dicipta dan digunakan diJabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis. Jesteru itu, pegawai yang terlibat dalam pengeluaran PasSempadan dapat memberi perkhidmatan yang cepat, tepat dan efisien serta berintegriti.

Dengan adanya “Easy Board”, permohonan Pas Sempadan Malaysia juga menjadi lebih mudahdan efisien kerana mempunyai beberapa ruang untuk meletakkan kad pengenalan pemohon, gambar

8

pemohon dan pengiring, nombor giliran dan tempat untuk mengepil dokumen asal pengiring serta wangbayaran proses. Hal ini akan menjadi pemudahcara kepada pelanggan.

Selepas penggunaan sepenuhnya “Easy Board” di Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis,tiada lagi rungutan tentang penggunaan borang permohonan Pas Sempadan yang membebankan sertamasa proses dan menunggu Pas Sempadan Malaysia dapat dipercepatkan. Selain itu, Jabatan ini jugasudah tidak menerima sebarang aduan negatif dari pelanggan. Hal ini telah meningkatkan imej JabatanImigresen Malaysia di mata dunia selari dengan Pelan Strategik Jabatan Imigresen Malaysia 2015 – 2020dan siap sedia memberikan perkhidmatan keimigresenan yang cemerlang dan berganding bahu berhubungdengan keselamatan negara.

5.0 PENERANGAN MENGIKUT KRITERIA

5.1 KREATIVITI Penggunaan Borang Permohonan Pas Sempadan menyebabkan BahagianPermohonan Pas Sempadan sering menerima rungutan dan aduan daripadapelanggan. Ini adalah kerana terdapat pemohon yang tidak tahu mengisi borangkerana pemohon Pas Sempadan Malaysia terdiri daripada pelbagai bangsa dangolongan seperti golongan warga emas, golongan yang tidak tahu membaca,golongan yang tidak tahu menulis serta golongan Orang Kelainan Upaya. Selainitu, kos mencetak borang permohonan juga semakin meningkat. Oleh yangdemikian, masalah ini perlu diatasi melalui penambahbaikan dengan menggantikanpenggunaan borang permohonan kepada kaedah lain yang mana kesan positifakan diperolehi apabila pemohon sudah tidak perlu mengisi borang permohonan.

Oleh yang demikian, dalam mencari alternatif menggantikan BorangPermohonan Pas Sempadan, kumpulan menggunakan pendekatan berfikir di luarkotak untuk mencari idea yang asli. Ini adalah untuk menghasilkan inovasi yangdapat menawarkan penyelesaian kreatif dan melangkaui ekspektasi pelangganyang berurusan di Bahagian Permohonan Pas Sempadan. Selain itu, kumpulanBorder Squad juga ingin mempermudahkan keadaan semasa dan mengurangkanjurang ke arah peningkatan tahap penyampaian perkhidmatan yang lebihberkesan.

Inovasi yang dihasilkan oleh kumpulan Border Squad adalah menciptasuatu produk yang dikenali sebagai “Easy Board” bagi menggantikanpenggunaan borang permohonan Pas Sempadan. “Easy Board” ialah satuformat yang dirangka dan mempunyai ruang untuk meletakkan kad pengenalanasal pemohon, gambar pemohon dan pengiring (bagi anak 12 tahun ke bawah),nombor giliran, tempat untuk kepilkan wang bayaran proses sebanyak RM10.00dan dokumen asal pengiring seperti sijil lahir dan borang A1/B1 (Pengesahan IzinBapa/Jaga Yang Sah).

“Easy Board” ini akan memudahkan pemohon Pas Sempadan Malaysiakerana mereka tidak perlu lagi mengisi borang permohonan Pas Sempadansebagai memenuhi konsep cepat, tepat dan integriti. Pemohon hanya perlumenyerahkan dokumen yang diperlukan kepada pegawai kaunter dan pegawai

9

kaunter akan terus mengepilkan pada ruang yang terdapat pada “Easy Board”. Inijuga sebagai langkah menyokong alternatif Kerajaan dalam usaha menjimatkanperbelanjaan tahunan dari segi penjimatan kertas.

Penciptaan “Easy Board” juga sebagai sokongan kumpulan terhadapKerajaan yang telah memperkenalkan konsep merakyatkan perkhidmatan awamdalam memastikan penyampaian perkhidmatan menepati kehendak rakyat. “EasyBoard” bukan sahaja memudahkan pemohon kerana tidak perlu mengisi borangtetapi juga mempercepatkan masa menunggu pemohon kerana masa memprosesPas Sempadan dapat dijimatkan.

Selain itu, “Easy Board” juga telah memudahcara proses permohonanPas Sempadan Malaysia disamping memberi perkhidmatan yang cepat, tepat danefisien kepada pelanggan.

5.2 KEBERKESANAN Projek “Easy Board” ini dilihat sangat berkesan penggunaannya kerana iasecara langsung telah memberi impak yang positif dari segi mutu, kualiti dankomitmen pegawai itu sendiri kerana dapat mengurangkan bebanan dan tekanankepada pegawai disebabkan pegawai telah mempunyai panduan proses kerja yanglebih jelas iaitu Carta Aliran di bahagian Pas Sempadan lebih teratur dansistematik.

Selain itu, masa yang diperlukan untuk memproses Pas Sempadan dapatdijimatkan kerana satu permohonan Pas Sempadan hanya memerlukan masamemproses selama 9 minit sahaja setelah “Easy Board” dilaksanakan berbanding16 minit sebelum dilaksanakan. Ini menunjukkan berlaku penjimatan sebanyak 7minit untuk satu proses permohonan.

Dengan menggunakan “Easy Board”, berlaku juga peningkatan hasilkerja. Ia dapat dilihat antara sebelum dan selepas penambahbaikan dimanaterdapat peningkatan dalam jumlah permohonan Pas Sempadan iaitu sebelumpelaksanaan “Easy Board”, purata sehari permohonan hanya 34 permohonan(12,410 permohonan setahun) manakala selepas pelaksanaan “Easy Board”,purata sehari permohonan meningkat kepada 60 permohonan (21,900permohonan setahun). Ini menunjukkan berlaku peningkatan sebanyak 9,490permohonan setahun.

Selain itu, berlaku peningkatan dalam kutipan hasil dimana sebelum easyboard diperkenalkan, jumlah permohonan Pas Sempadan yang di proses adalahsebanyak 12,410 permohonan setahun. Ini menjadikan jumlah kutipan hasil adalahsebanyak RM124,100.00. Namun, setelah “Easy Board” dicipta, jumlahpermohonan pas sempadan yang di proses dapat ditingkatkan kepada 21,900permohonan setahun menjadikan jumlah kutipan hasil adalah sebanyakRM219,000.00. Maka, jumlah peningkatan kutipan hasil telah meningkat sebanyak

10

RM94,900.00 permohonan setahun.

Di samping itu, melalui pemansuhan penggunaan borang permohonan,kos alat tulis dapat dijimatkan kerana dengan perlaksanaan “Easy Board”, alattulis seperti pen dan gam sudah tidak diperlukan.

Sumber manusia juga dapat dijimatkan kerana pegawai yang bertugas dibahagian serahan borang permohonan/ nombor giliran diarah bertugas diBahagian Kawalan kerana permohonan tidak menggunakan borang dan nomborgiliran diambil secara sendirian oleh pemohon di mesin nombor.

“Easy Board” juga sangat mesra pengguna kerana rekaciptanya sangatringkas. Ini akan memudahkan setiap pengguna yang akan menggunakannya.Selain itu, harga barang-barang yang diperlukan untuk menciptanya juga adalahmurah serta senang diperolehi. Inovasi ini sangat mudah untuk digunakan samaada oleh pelanggan atau pun pegawai kaunter permohonan Pas Sempadan. Iniakan memberi kepuasan kepada pelanggan kerana dengan terciptanya “EasyBoard”, pelanggan tidak perlu lagi mengisi borang kerana apabila pelanggan hadirke kaunter permohonan Pas Sempadan, pelanggan hanya perlu menyerahkandokumen asal kepada pegawai kaunter. Selepas itu, pegawai kaunter hanya perluslip dokumen asal seperi kad pengenalan, nombor angka giliran dan gambarpemohon pada ruang yang terdapat pada “Easy Board”.

Selain itu, tahap bekerja pegawai juga lebih efektif kerana pengeluaranPas Sempadan lebih sistematik dan teratur. Ini akan meningkatkan imej jabatan dimata masyarakat amnya dan pelanggan jabatan khususnya. Setiap pegawai dapatmemberi perkhidmatan terbaik kepada ramai pelanggan kerana suasana bekerjayang selesa dan kurang tekanan.

Hasil paling ketara ialah tahap kepuasan kumpulan sasar iaitu pelanggandi bahagian permohonan Pas Sempadan semakin meningkat kerana tiada lagiaduan dari pelanggan dan ini menunjukkan kepuasan hati pelanggan semakinmeningkat.

5.3 RELEVAN 5.3.1 IMPAK POSITIF YANG TINGGI

i) Impak kepada Organisasi Perlaksanaan “Easy Board” telah memberi impak positif kepada organisasi.

11

Pertama ialah dari segi peningkatan produktiviti seperti tahap bekerja lebihefektif, pengeluaran Pas Sempadan lebih sistematik dan teratur,meningkatkan imej jabatan di mata masyarakat amnya dan pelanggan jabatankhususnya, pegawai dapat memberi perkhidmatan terbaik kepada ramaipelanggan kerana suasana bekerja yang selesa, kurang tekanan dan lebihefektif. Impak kedua ialah penjimatan sumber manusia kerana pegawai tidakperlu ditugaskan di bahagian borang permohonan atau nombor giliran keranaborang permohonan tidak diperlukan manakala nombor giliran boleh diambilsecara layan diri oleh pelanggan. Maka, pegawai tersebut boleh ditempatkandi bahagian tugas hakiki yang lain yang lebih utama. Impak ketiga ialahwujudnya prosedur kerja bersistematik sebagai garis panduan.

ii) Impak kepada Pelanggan Impak kepada pelanggan ialah pertama, ia telah menjimatkan masa

menunggu pelanggan. Kedua, pelanggan tidak perlu mengisi maklumat padaborang. Ketiga, dapat memberi keselesaan kepada pelanggan semasamenunggu Pas Sempadan diproses. Keempat, kepuasan hati pelanggan lebihmeningkat.

iii) Impak kepada Pegawai kaunter Impak kepada pegawai merujuk kepada penjimatan satu tenaga kerja

pegawai di bahagian passport dan dokumentasi, melicinkan proses alirankerja dan kepuasan hati pekerja meningkat.

5.3.2 KOS YANG MINIMUM

i) Penjimatan borang Setelah “Easy Board” dilaksanakan, berlaku penjimatan sebanyak 21,900

keping borang untuk permohonan tahunan (purata 60 permohonan sehari)berbanding 12,410 keping borang sebelum penggunaan “Easy Board”(purata 34 permohonan sehari). Borang permohonan Pas Sempadan adalahdicetak oleh Pencetakan Nasional Berhad (PNB).

ii) Penjimatan Kos Borang Kos borang dapat dijimatkan sebanyak RM17,520 setahun (kos sekeping

borang rm0.80) berbanding hanya RM9,928 setahun sebelum “Easy Board”digunakan.

iii) Kos Borang dan Kos “Easy Board” Kos purata 60 keping borang (Rm 0.80) sehari menelan belanja RM 17,520

setahun. Kos “Easy Board” hanya menelan belanja hanya RM139.00 (20unit Easy Board) setahun kerana penggunaan 20 unit “Easy Board” adalahsecara berulangan selama setahun. Perbezaan kos minimum tahunan yangketara iaitu sebanyak RM17,381.00 (Kos Borang - Kos Easy Board) dapatdijimatkan setelah projek “Easy Board” dilaksanakan.

12

iv) Kos Alat tulis Kos alat tulis dapat diminimakan kerana dengan perlaksanaan “Easy Board”

sudah tidak memerlukan borang untuk diisi.

5.3.3 PELAKSANAAN PANTAS

i) Masa proses permohonan Masa yang diperlukan untuk satu permohonan hanya 9 minit setelah “Easy

Board” dilaksanakan berbanding 16 minit sebelum dilaksanakan. Penjimatanmasa sebanyak 7 minit untuk satu proses permohonan.

ii) Produktiviti pegawai Sebelum pelaksanaan “Easy Board”, purata sehari permohonan hanya 34

permohonan (12,410 setahun). Selepas pelaksanaan “Easy Board”, puratasehari permohonan meningkat kepada 60 permohonan (21,900 permohonan).Peningkatan sebanyak 9,490 permohonan setahun.

iii) Masa menunggu Masa menunggu pelanggan lebih singkat kerana tidak perlu mengisi borang

permohonan berbanding sebelum pelaksanaan “Easy Board” menyebabkankesesakan pelanggan yang menunggu giliran untuk mengisi borang di ruangterhad yang disediakan. Adakalanya borang permohonan terpaksa ditolakoleh pegawai kaunter kerana kesilapan pelanggan mengisi borang, tidaklengkap , kesukaran membaca kerana tulisan tidak jelas, gambar pemohontidak dapat diimbas kedalam sistem , warga tua dan Orang kurang upayayang tidak tahu menulis dan membaca.

5.3.4 PERUBAHAN YANG MAMPAN

i) Produktiviti Hasil pelaksanaan “Easy Board”, produktiviti Pas Sempadan meningkat

seterusnya menyumbang kepada kutipan hasil ekonomi negara. Jumlahkeseluruhan permohonan di negeri-negeri sempadan Thailand (Perlis, Kedah,Pengkalan Hulu Perak dan Kelantan) mengikut perangkaan ialah sebanyak250,440 permohonan (September 2014 – sehingga Mac 2015). Padakeseluruhan projek sebanyak 100% tercapai disebab penghapusanpenggunaan borang secara sepenuhnya.

ii) Pegawai Proses kerja lebih teratur dan efisien dengan penggunaan Easy Board dan

mengurangkan kesilapan memasukkan data pelanggan. Pegawai dapatmenjimatkan tenaga kerana tidak perlu membuat proses yang samaberulangan sekiranya terdapat kesilapan pelanggan semasa prosespermohonan.Prestasi kerja pegawai lebih baik dan terhasilnya keseronokkan

13

di tempat kerja.Stress dapat diminimumkan seterusnya mempengaruhi kualitikerja yang lebih baik dan profesional.

iii) Pelanggan Pelanggan tidak ragu-ragu dengan kredebiliti pegawai dalam perkhidmatan

permohonan pas sempadan, mendapat layanan yang terbaik , adil , selesasemasa berada di ruangan menunggu. Tidak perlu membuang masa danwang mencari jurutulis borang yang mengenakan bayaran untuk mengisiborang permohonan.

iv) Organisasi Imej jabatan lebih baik kerana pelangan mempercayai perkhidmatan yang

diberikan adalah profesional dan efisien. Aduan dari pelanggan dapatdiminimakan. Pada keseluruhannya “Easy Board” sangat relevandilaksanakan kerana ianya menjimatkan kos, anti rosak, praktikal , mudahuntuk diselenggara kerana bahan-bahannya yang hanya menggunakan alattulis , ringan dan tersusun.

5.4 SIGNIFIKAN “Easy Board” telah memenuhi objektif yang ditetapkan oleh kumpulan iaitu untukmenjimatkan masa, menjimatkan kos, menjimatkan sumber manusia dari segipenggunaan sumber yang optimum serta menghasilkan pulangan yang maksimumkepada Negara Malaysia.

5.4.1 Penjimatan Masa Sebelum “Easy Board” diperkenalkan, masa memproses permohonan Pas

Sempadan Malaysia adalah selama 16 minit bagi setiap permohonan. Namun,setelah “Easy Board” dicipta, masa memproses permohonan Pas Sempadandapat dikurangkan kepada 9 minit bagi setiap permohonan. Maka, jumlahpenjimatan masa adalah selama 7 minit bagi setiap permohonan.

5.4.2 Peningkatan Produktiviti Pegawai Sebelum “Easy Board” diperkenalkan, jumlah permohonan Pas Sempadan

yang di proses adalah sebanyak 12,410 permohonan setahun. Namun,setelah “Easy Board” dicipta, jumlah permohonan Pas Sempadan yang diproses dapat ditingkatkan kepada 21,900 permohonan setahun. Maka, jumlahpeningkatan produktiviti pegawai telah meningkat sebanyak 9,490permohonan setahun.

5.4.3 Penjimatan Borang Sebelum “Easy Board” diperkenalkan, Jabatan Imigresen Malaysia perlu

mencetak 12,410 keping borang permohonan Pas Sempadan untuk kegunaanBahagian Pas Sempadan, Pos Imigresen Padang Besar. Namun, setelah

14

“Easy Board” dicipta, borang permohonan sudah tidak perlu dicetak makaJabatan Imigresen dapat menjimatkan penggunaan borang.

5.4.4 Penjimatan Kos Borang Sebelum “Easy Board” diperkenalkan, Jabatan Imigresen Malaysia perlu

mengeluarkan kos sebanyak RM9,928.00 untuk mencetak 12,410 kepingborang permohonan Pas Sempadan untuk kegunaan Bahagian PasSempadan, Pos Imigresen Padang Besar memandangkan kos sekepingborang permohonan Pas Sempadan bernilai RM0.80 sekeping. Namun,setelah “Easy Board” dicipta, borang permohonan sudah tidak perlu dicetakmaka Jabatan Imigresen dapat menjimatkan kos mencetak borangpermohonan Pas Sempadan.

5.4.5 Peningkatan Kutipan Hasil Sebelum “Easy Board” diperkenalkan, jumlah permohonan Pas Sempadan

yang di proses adalah sebanyak 12,410 permohonan setahun. Ini menjadikanjumlah kutipan hasil adalah sebanyak RM124,100.00. Namun, setelah “EasyBoard” dicipta, jumlah permohonan Pas Sempadan yang di proses dapatditingkatkan kepada 21,900 permohonan setahun menjadikan jumlah kutipanhasil adalah sebanyak RM219,000.00. Maka, jumlah peningkatan kutipanhasil telah meningkat sebanyak RM94,900.00 permohonan setahun.

5.4.6 Perbandingan Antara Kos Borang Dengan Kos “Easy Board” Apabila “Easy Board” diperkenalkan, jumlah permohonan Pas Sempadan

yang dapat diproses di Bahagian Pas Sempadan, Pos Imigresen PadangBesar adalah sebanyak 21,900 permohonan setahun. Maka jumlah kosborang permohonan yang diperlukan adalah sebanyak RM17,520 jika JabatanImigresen Malaysia masih menggunakan borang permohonan PasSempadan. Kos untuk mencipta “Easy Board” pula adalah sebanyakRM139.00 untuk 20 unit yang boleh diguna secara berulang selama setahundi Pos Imigresen Padang Besar. Oleh itu, ini menunjukkan penggunaan“Easy Board” akan memberi pulangan yang lebih baik kepada JabatanImigresen Malaysia.

Kesimpulannya, projek “Easy Board” boleh diperluas dipelbagai agensiyang masih menggunakan borang permohonan kerana rekaciptanya sangatringkas. Selain itu, harga barang-barang yang diperlukan untuk menciptanya jugaadalah murah serta senang diperolehi. Inovasi ini sangat mudah untuk digunakansama ada oleh pelanggan atau pun kakitangan awam.

15

6.0 PENCAPAIAN DAN PENGIKTIRAFAN

Projek “Easy Board” yang dibawa oleh Kumpulan Border Squad telah meraih beberapapencapaian dan pengiktirafan di pelbagai peringkat. Kejayaan kumpulan Border Squad dengan mencipta“Easy Board” bermula apabila telah memenangi Naib Johan dalam Kategori Inovasi, Konvensyen Inovatifdan Kreatif (KIK) Peringkat Zon Utara yang bertempat di TH Hotel & Convention Centre Alor Setar, Kedahpada 24 Ogos 2015.

Seterusnya, Kumpulan Border Squad semakin mengorak langkah apabila telah memenangi TempatKetiga pada Sambutan Hari Inovasi Peringkat Jabatan Imigresen Malaysia pada 27 Oktober 2015 hingga 28Oktober 2015 di Dewan Serbaguna Aras G, Ibu Pejabat, Jabatan Imigresen Malaysia, Putrajaya. PadaSambutan Hari Inovasi ini, Kumpulan Border Squad yang mewakili Zon Utara telah membawa pulang PialaIringan beserta wang tunai berjumlah RM1700.00.

Kumpulan Border Squad juga telah berjaya dan terpilih untuk mewakili Jabatan Imigresen Malaysiauntuk bertanding di peringkat Kementerian Dalam Negeri. Kumpulan Border Squad telah memenangitempat Ketiga dalam Anugerah Inovasi bersempena dengan Sambutan Hari Inovasi Kementerian DalamNegeri Bagi Tahun 2016 yang telah diadakan di Auditorium D8, Kompleks D, Kementerian Dalam Negeri,Putrajaya pada 03 November 2016. Kumpulan Border Squad telah memenangi wang tunai berjumlahRM2,000.00 dan sijil penyertaan.

Selain pengiktirafan yang telah diterima oleh Kumpulan Border Squad dalam Anugerah Inovasi,projek dan penciptaan “easy board” yang dijalankan oleh Kumpulan Border Squad juga mendapatpengiktirafan dan penghargaan dari Ketua Imigresen Pos Imigresen Padang Besar, Ketua Imigresen PosImigresen Wang Kelian, Ketua Imigresen Pejabat Imigresen Kuala Perlis dan Ketua Bahagian Pasport danDokumen Perjalanan, Jabatan Imigresen Malaysia Negeri Perlis.

16