kursus perolehan kerajaan -...

PENILAIAN TENDER

BEKALAN DAN PERKHIDMATAN

Kementerian Kewangan Malaysia

KURSUS PEROLEHAN KERAJAANSIRI TRAINING OF TRAINERS (TOT)

SIRI 2/2015

Bahagian Perolehan Kerajaan, Perbendaharaan MalaysiaSlide 2

PENYEDIAAN SKIMA PEMARKAHAN

BAGI PENILAIAN TENDER

Skima pemarkahan perlu disediakan bersekali dengan

penyediaan spesifikasi …

• Maklumat yang diperlukan bagi penilaian

tender telah diketengahkan.

• Semua syarat-syarat telah dimasukkan

dalam setiap langkah penilaian tender.

• Penender akan mengemukakan

maklumat dengan jelas semasa

mengemukakan dokumen tender

BUKU GARIS PANDUAN

PENILAIAN TENDER


KANDUNGAN

Buku Garis Panduan Penilaian Tender

Objektif

Kandungan Utama

Tatacara Penilaian Tender Untuk Bekalan danPerkhidmatan

Proses Penilaian Tender Bekalan danPerkhidmatan

Penilaian Teknikal

Penilaian Harga


BUKU GARIS PANDUAN PENILAIAN TENDER

Objektif

Memberi panduan umum dan rujukan bagi semua

Kementerian dan agensi Kerajaan dalam

melaksanakan proses penilaian tender

Memastikan proses penilaian tender dapat

dilaksanakan dengan lebih teratur bagi menjamin

ketelusan serta nilai faedah terbaik (best value for

money) kepada Kerajaan


BUKU GARIS PANDUAN PENILAIAN TENDER

Kandungan Utama Sistem Perolehan Kerajaan

Objektif dan prinsip perolehan

Perolehan Secara Tender

Proses Tender (Mengikut 1PP/PK2/2013)

Tatacara Penilaian Tender Bekalan dan Perkhidmatan

Tatacara Penilaian Tender Kerja

Proses Kerja dan Carta Aliran Perolehan Secara Tender

Contoh-Contoh Laporan/Format

Laporan Penilaian

Kertas Taklimat

Kertas Keputusan Tender


PROSES PENILAIAN TENDER BEKALAN DAN

PERKHIDMATAN

Ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal

©2011

ahmad.fauzi@tr

easury.gov.my

MenetapkanKriteria

Penilaian

Memahami Tatacara Perolehan

Secara Tender(1PP/PK2/2013)

MemahamiTugas JK

dan Mematuhi Etika Penilaian

PenilaianPeringkat

Kedua

Laporan

1

2

5

6

3

PenilaianPeringkat Pertama

4


TATACARA TENDER

Pematuhan 1PP-PK 2

Proses dan Tatacara Perolehan Secara Tender

Prinsip-prinsip perolehan

Syarat-syarat dan arahan kepada petender

Spesifikasi

Jawatankuasa Penilaian

Pelantikan secara bertulis oleh Ketua Jabatan

Mengikut Etika-etika Penilaian

Mengikut tugas dan peranan yang ditetapkan sama ada

Penilaian Teknikal atau Penilaian Harga

1


TATACARA TENDER

Keahlian Jawatankuasa Penilaian Tender

i. Jawatankuasa Penilaian Teknikal Keahlian tidak kurang dari 3 orang (sekurang-kurangnya

seorang Pegawai Kumpulan P&P)

Pegawai yang mahir, berpengalaman dan berkelayakan.

Jika tiada kepakaran dalaman, pakar dari Agensi luar

boleh dipelawa.

ii. Jawatankuasa Penilaian Harga

Keahlian tidak kurang dari 2 orang (sekurang-kurangnya

seorang Pegawai Kumpulan P&P)

• Bekalan dan Perkhidmatan• Kerja berasaskan Turnkey atau Design and Build

• Terdapat 2 Jawatankuasa yang berasingan:

1


TATACARA PENILAIAN TENDER

Etika Penilaian Etika Am Jawatankuasa Penilaian:

Penilaian dibuat secara objektif, adil dan

saksama;

Penilaian dibuat berasaskan penilaian yang

seragam/sama;

Bebas daripada pengaruh luar;

Memastikan tiada kepentingan persendirian atau

kepentingan terletak hak;

Segala maklumat adalah dirahsiakan;

Penilaian dibuat secara bermesyuarat;

Mengetahui dan jelas tentang kandungan Arahan

Kepada Petender; dan

Segala perakuan penilaian dicatatkan dengan

jelas dan terperinci.

2



Etika Penilaian Etika Penilaian Khusus Bagi Jawatankuasa

Teknikal:

Ahli tidak boleh mengetahui nama petender;

Ahli tidak boleh mengetahui harga tawaran;

Memahami spesifikasi yang disediakan;

Mengetahui dan jelas tentang kandungan

Arahan Kepada Petender; dan

Penilaian dibuat berdasarkan maklumat-

maklumat yang terdapat dalam dokumen

tawaran tender sahaja.

2

PENILAIAN TEKNIKAL



Tugas-tugas Jawatankuasa Penilaian Teknikal

Pematuhan kepada spesifikasi yang telah

ditetapkan;

Keupayaan/kapasiti maksimum dan minimum;

Pematuhan kepada keperluan mandatori;

Tatacara ujian (methods of tests/test protocol);

Pemilikan loji dan peralatan asas yang utama

yang terbukti beroperasi untuk tahap minima;

Kepantasan (speed);

Pematuhan kepada ciri-ciri keselamatan wajib;

Pematuhan kepada keutamaan teknikal,

contoh: equipment rating;

2



Tugas Jawatankuasa Penilaian Teknikal (Samb.)

Mempunyai sijil ujian/pengesahan standard;

Keputusan ujian untuk ujian kualiti (quality control);

Jangka hayat dan faktor keupayaan;

Memenuhi keperluan pengguna dan berkualiti;

Keputusan ujian dan analisa;

Pematuhan kepada Standard Malaysia (MS) atau Standard

Antarabangsa; dan

Pematuhan penggunaan bahan/barangan tempatan yang

disenaraikan dalam senarai bahan/barangan binaan

tempatan oleh IKRAM QA Services Sdn Bhd dan senarai

bahan/barangan buatan tempatan yang dikeluarkan oleh

SIRIM QAS Sdn Bhd.

2


TATACARA PENILAIAN TEKNIKALLangkah 3: Menetapkan Kriteria Penilaian

Kriteria penilaian teknikal disediakan di peringkat

awal sebelum proses penilaian ke atas petender

bermula

Kriteria Penilaian Peringkat Pertama: Semakan

ke atas syarat/spesifikasi wajib Bagi menentukan keperluan mengadakan penilaian melalui

dua peringkat:

31 2 4 5

Penilaian Teknikal

Peringkat Pertama

• Pematuhan Kepada Spesifikasi /

Syarat Wajib

Penilaian Teknikal

Peringkat Kedua

• Pematuhan Kepada Spesifikasi

Am

6


TATACARA PENILAIAN TEKNIKALLangkah 3: Menetapkan Kriteria Penilaian (Samb.)

Kriteria Penilaian Peringkat Kedua:

Semakan ke atas spesifikasi am teknikal Bagi menentukan perolehan tersebut kompleks

Mempunyai keperluan untuk wajaran berbeza – tentukan

melalui ciri-ciri spesifikasi teknikal di dalam dokumen tender

Ciri Perolehan dan Ciri

Spesifikasi Am

Kaedah Pemarkahan

Perolehan Tidak Kompleks,

Spesifikasi Am Pada Wajaran

Yang Hampir Sama

Skim Pemarkahan Terus

Perolehan Kompleks, Ciri-Ciri

Spesifikasi Am: Mempunyai

Tahap Kepentingan Yang

Berbeza

Skim Pemarkahan

Mengikut Keutamaan/

Wajaran

1 2 4 5 63


TATACARA PENILAIAN TEKNIKALLangkah 3: Menetapkan Kriteria Penilaian (Samb.)


Skim Pemarkahan Mengikut -tentukan tahap wajaran

31 2 4 5

Kedudukan

WajaranCiri Wajaran Untuk Spesifikasi Am

5 Sangat Diperlukan - Ciri spesifikasi yang perlu ada dan utama yang

membolehkan pengguna mendapat kelebihan serta menerima faedah

sepenuhnya.

4 Diperlukan - Ciri spesifikasi yang diperlukan bagi membolehkan pengguna

mendapat kelebihan dan menerima faedah.

3 Tahap Sederhana Diperlukan - Ciri spesifikasi yang masih diperlukan

pada tahap sederhana sahaja bagi faedah pengguna.

2 Kurang Diperlukan - Ciri spesifikasi yang kurang diperlukan bagi

pengguna dan sekiranya ada, ianya memberi kelebihan pada tahap minima.

Ketiadaan spesifikasi ini masih tidak menjejaskan kualiti barangan atau

perkhidmatan.

1 Tahap Pilihan Diperlukan - Spesifikasi pilihan (ada atau tiada). Ketiadaan

spesifikasi ini tidak menjejaskan kualiti barangan atau perkhidmatan yang

ditawarkan dengan serius.

6


Penilaian berasaskan pematuhan kepada ciri-ciri spesifikasi wajib

Syarat Wajib Tender: Contoh - Petender perlu mengemukakan butiran spesifikasi barangan yang ditawarkan dengan lengkap. Petender diwajibkan mengemukakan Borang A- Spec01.

Spesifikasi Wajib: Contoh – Tahap minimum kapasiti hard drive untuk komputer riba adalah 2 terabytes.

Menentukan sama ada petender layak dipertimbangkan untuk peringkat penilaian kedua

Petender yang gagal mematuhi penilaian peringkat pertama boleh ditolak dan Jawatankuasa perlu menyediakan justifikasi yang kukuh

3 521 4

TATACARA PENILAIAN TEKNIKALLangkah 4: Penilaian Peringkat Pertama

6


3 521 4

TATACARA PENILAIAN TEKNIKALLangkah 4: Penilaian Peringkat Pertama (Samb.)

6

Pematuhan kepada dua kedudukan sahaja iaitu mematuhi atau

tidak mematuhi melalui jadual di bawah:

Spesifikasi Wajib: Contoh – Tahap minimum kapasiti hard drive

untuk komputer riba adalah 2 terabytes.

Kod Petender Spesifikasi Wajib

(Nyatakan sama ada mematuhi

spesifikasi / syarat wajib

Catatan (tahap atau

maklumat terperinci)

1/5 M Hard drive 2 terabytes

2/5 M Hard drive 2 terabytes

3/5 T Hard drive 1.5 terabytes

4/5 M Hard drive 2.5 terabytes

5/5 T Hard drive 1.5 terabytes

Nota: M – Mematuhi T – Tidak Mematuhi


Untuk mengukur dan menilai pematuhan petender kepada spesifikasi am

Tahap ketepatan dan pemberian markah berdasarkan ciri berikut:

3 421 5

TATACARA PENILAIAN TEKNIKALLangkah 5: Penilaian Peringkat Kedua

6

Tahap Ciri Ketepatan

I Tawaran yang melebihi had spesifikasi dan kelebihan tersebut

boleh memberi faedah atau keuntungan kepada pengguna.

II Menepati spesifikasi, atau tawaran yang melebihi had spesifikasi

tetapi kelebihan itu tidak diperlukan oleh pengguna.

III Terdapat sedikit penyimpangan (deviation) dan ia tidak

menjejaskan kualiti barangan atau perkhidmatan yang ditawarkan

dengan serius.

IV Terdapat penyimpangan yang ketara dan ia boleh menjejaskan

kualiti barangan atau perkhidmatan dengan serius.

V Tidak menepati spesifikasi atau tiada komitmen atau tidak

mengemukakan katalog / maklumat untuk semakan.


Tahap ketepatan dipindahkan melalui skim pemarkahan seperti di bawah:

3 421 5

TATACARA PENILAIAN TEKNIKALLangkah 5: Penilaian Peringkat Kedua (Samb.)

6

Tahap I II III IV V

Markah 5 4 3 1 0

Alternatif: Jarak Pemarkahan Tidak Setara Perbezaan pemarkahan yang jelas Perlu konsisten

Tahap I II III IV V

Markah 7 6 4 2 0


Berdasarkan Kriteria Pemarkahan di Langkah 4 – JK Penilaian Teknikal sudah mengetahui sama ada:

3 421 5


6

Ciri Perolehan dan Ciri

Spesifikasi Am

Kaedah Pemarkahan

Perolehan Tidak Kompleks,

Spesifikasi Am Pada Wajaran

Yang Hampir Sama

Skim Pemarkahan Terus

Perolehan Kompleks, Ciri-Ciri

Spesifikasi Am: Mempunyai

Tahap Kepentingan Yang

Berbeza

Skim Pemarkahan Mengikut

Keutamaan/Wajaran


Skim Pemarkahan Terus – Tiada Wajaran

3 421 5


6

Petender 1/5

Spesifikasi Am Tahap (Markah)

I

(5)

II

(4)

III

(3)

IV

(1)

V

(0)

Catatan

1. Ciri spesifikasi am 1 X



Jumlah 5 8 0 0 0 Jumlah Besar = 13

Peratus = 13/15

= 86.67%


Skim Pemarkahan Mengikut Keutamaan/Wajaran


3 421 5 6

Elemen Kriteria W Petender 1/3 Petender 2/3 Petender 3/3

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

A) Produk • Kepelbagaian produk yang

ditawarkan (utama,

aksoseries)

• Pilihan pelbagai pakej

produk

20%

B) Kualiti • Penerimaan produk di

pasaran, skala penerimaan

produk

• Pematuhan/ujian kepada

spesifikasi teknikal

30%

C) Penghantaran • Kadar kemampuan

mengikut jadual

penghantaran

• Lokasi penghantaran zon

20%

D)Tahap

Pematuhan

Bekalan

(Supply Security)

• Kemampuan/kapasiti

pengeluaran

• Kadar simpanan stok

• Jumlah mesin yang

beroperasi

30%


Selepas penilaian ke atas semua petender, laporan Jawatankuasa Penilaian Teknikal perlu disediakan, yang mengandungi:

Senarai petender yang disokong mengikut keutamaan kedudukan markah beserta perincian penilaian

Senarai petender yang ditolak dan tidak disokong beserta ulasan

Sebarang perkara penting boleh disyorkan

Ditandatangani oleh semua Ahli Jawantankuasa Penilaian Teknikal

Contoh Laporan Penilaian Teknikal di Lampiran F1 dan G1.

3 421 6

TATACARA PENILAIAN TEKNIKALLangkah 6: Laporan Jawatankuasa Penilaian Teknikal

5


Apa tindakan yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh Ahli Jawatankuasa Penilaian Teknikal?

Berapa peringkat untuk penilaian teknikal dan nyatakan?

Dalam keadaan mana, kaedah pemarkahan terus atau pemarkahan mengikut wajaran ditentukan?

PENILAIAN HARGA


PROSES PENILAIAN HARGA5 Langkah

1

2

3

4

5

Memahami Tatacara Tender (1PP/PK2/2013)

Memahami Tugas JK dan Mematuhi Etika

Menetapkan Kriteria Penilaian

Proses Penilaian

Laporan


TATACARA PENILAIAN HARGALangkah 3: Menetapkan Kriteria Penilaian

31 2 4 5 Kriteria Penilaian Peringkat Pertama:

Semakan ke atas pematuhan syarat wajib Proses menyemak pematuhan petender sebelum

proses pemarkahan di peringkat seterusnya.


Pemarkahan mengikut kriteria yang ditetapkan Proses penilaian mengikut aspek yang akan dinilai

Sekiranya ada wajaran, hendaklah diputuskan

Penilaian Harga:

Peringkat Pertama

• Pematuhan Kepada Syarat

Wajib Tender (Lulus/Gagal)

Penilaian Harga:

Peringkat Kedua

• Pemarkahan

1

2


TATACARA PENILAIAN HARGALangkah 4: Penilaian

Menyemak syarat tender dan status operasi

syarikat

Pematuhan kepada syarat wajib tender

Menyemak pendaftaran syarikat – kod

bidang berkaitan, kedudukan pendaftaran

masih sah

Bilangan kakitangan (untuk mengukur

kemampuan petender melaksanakan

obligasi)

Profail pekerja yang dicadangkan

Prestasi kontrak semasa atau lepas, jika ada

Surat Pengesahan Wakil OEM

41 2 53Penilaian Harga:

Peringkat Pertama

• Pematuhan Kepada Syarat

Wajib Tender (Lulus/Gagal)1


TATACARA PENILAIAN HARGALangkah 4: Penilaian (Samb.)

i. Penilaian harga tawaran – menyeluruh bagi

setiap item

Perbandingan dengan harga jabatan

Mengambil faktor berkaitan: syarat,

kadar dan tempoh bayaran serta

diskaun

Prinsip Tawaran Menyeluruh – faktor

penyenggaraan, latihan, alat ganti

Kaedah pengangkutan: FOB / CIF

Keutamaan Bumiputera

Semakan Arithmatik (pengiraan)

41 2 53Penilaian Harga:

Peringkat Kedua

• Pemarkahan2



41 2 53

Harga: FOB

Semak Harga

< tempoh maksimum?

Country of origin?

Contoh: Penilaian Setiap Petender Dijadualkan



ii. Penilaian Keupayaan Kewangan Petender

Kedudukan kewangan

Kemudahan kewangan

Analisis penyata kewangan (mengikut ratio)

Contoh:

41 2 53

Jenis Analisis Yang Sesuai Tafsiran

Nisbah Semasa (Current Ratio)

= Aset Semasa

Liabiliti Semasa

• Menunjukkan kedudukan aset semasa

berbanding liabiliti semasa untuk menilai

kecairan syarikat dan kebolehan

membayar hutang jangka pendek

• Nilai nisbah yang lebih besar adalah

lebih baik

Acid Test Ratio atau Quick Asset Ratio

= Tunai + Akaun Pemiutang

Liabiliti Semasa

• Bagi menilai kecairan jangka masa

singkat tanpa bergantung kepada hasil

jualan daripada stok sedia ada.

• Nilai nisbah yang lebih besar adalah

lebih baik



iii. Sekiranya mempunya wajaran Penilaian Peringkat Ke-2

Perbandingan berdasarkan kriteria-kriteria

Contoh: Markah Lulus 60%

41 2 53

Kriteria Penilaian Wajaran Catatan

1. Harga 70%

2. Pengalaman Syarikat 10%

3. Tempoh peyerahan 10% Memenuhi syarat 10,

jika tidak 0

4. Kecairan modal 3%

daripada AJ

10% Memenuhi syarat 10,

jika tidak 0

JUMLAH Markah Lulus >60%,

<60% Gagal



iii. Sekiranya mempunya wajaran (Samb.)

Contoh pemarkahan bagi harga tawaran berbanding Harga

Anggaran Jabatan (AJ)

41 2 53

Kriteria Penilaian Markah Catatan

Harga di antara -15%

hingga -7%

5

Harga di antara -4% hingga

-6.99%

4


-3.99%

3


+2%

2

Melebihi +2% 1



iii. Sekiranya mempunya wajaran (Samb.)

Contoh: Perbandingan pengalaman syarikat bagi projek lain

berbanding Harga Anggaran Jabatan (AJ)

41 2 53

Kriteria Penilaian Markah Catatan

Pengalaman yang sama dan sepadan bagi

projek lain yang melebihi nilai AJ

5


projek lain yang melebihi RM1 juta hingga nilai

AJ

4


projek lain yang melebihi RM500 ribu hingga

nilai RM1 juta.

3


projek lain yang kurang RM500 ribu

1

Tiada pengalaman 0


Skim Pemarkahan Mengikut Keutamaan/Wajaran


Elemen Kriteria W Petender 1/3 Petender 2/3 Petender 3/3

1 2 3 4 5 1 2 3 4 5 1 2 3 4 5

A) Latar Belakang

Syarikat

• Pengalaman sepadan dan

sebanding

• Lokasi syarikat/pejabat

cawangan

20%

B) Kedudukan

Kewangan

• Mempunyai kedudukan

kewangan yang kukuh (>3%

purata baki bank daripada

Harga AJ)

• Kemudahan pembaiayaan

30%

C) Latar Belakang

Kakitangan

• Kadar kemampuan

melaksanakan perolehan

• Lokasi kakitangan mengikut

zon

20%

D)Kerja Dalam

Tangan

• Kemampuan/kapasiti

syarikat

• Prestasi syarikat untuk kerja

yang disempurnakan

• Kesan bebanan tugas

• Pengukuran risiko

30%

1 2 53 4


51 2 43

TATACARA PENILAIAN HARGALangkah 5: Laporan Jawatankuasa Penilaian Harga

Selepas penilaian ke atas semua petender, laporan Jawatankuasa Penilaian Harga perlu disediakan, yang mengandungi:

Senarai petender yang disokong mengikut keutamaan kedudukan harga beserta perincian penilaian

Senarai petender yang ditolak dan tidak disokong beserta ulasan

Sebarang perkara penting boleh disyorkan

Ditandatangani oleh semua Ahli Jawantankuasa Penilaian Harga

Contoh Laporan Penilaian Teknikal di Lampiran F2 dan G2.


GARIS PANDUAN PENILAIAN TENDER

Laporan/Format

Contoh-contoh Laporan/Format Disertakan untuk rujukan lebih mudah kepada Agensi (Lampiran F – M)

Contoh:

Lampiran F1 : Contoh Laporan Penilaian Teknikal Untuk Tender Perkhidmatan

Lampiran F2: Contoh Laporan Penilaian Harga Untuk Tender Perkhidmatan

Lampiran L: Contoh Kertas Taklimat Tender Kerja

Lampiran M: Contoh Kertas Keputusan Tender Kerja


Apa tindakan yang boleh dan tidak boleh dilakukan oleh Ahli Jawatankuasa Penilaian Harga?

Berapa peringkat untuk penilaian harga dan nyatakan?

Apakah perkara-perkara yang perlu dimasukkan dalam Laporan Jawatankuasa Penilaian Harga?


Dayang Arfahiza Binti Abang Junaidi

Penolong Pegawai Kewangan

Seksyen Perolehan Kerajaan

Perbendaharaan Malaysia Sarawak

Tel:082-421333 ext 500

Emel: [email protected]

Tel:082-421333

kursus perolehan kerajaan -...

Documents