kursus fail meja

Download kursus fail meja

Post on 12-Jan-2016

300 views

Category:

Documents

1 download

Embed Size (px)

DESCRIPTION

fail meja

TRANSCRIPT

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationMANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJAOleh:Hjh Sarengah bt Mohamad SamEmail :sarengah@intengah.intan.my

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKONSEP MANUAL PROSEDUR KERJADOKUMEN RUJUKAN UNTUK PERINGKAT JABATAN/PEJABAT.

    MEMBERI GAMBARAN MENYELURUH MENGENAI ORGANISASI.

    MEREKODKAN CARA BEKERJA SECARA SISTEMATIK.

    KETUA-KETUA BAHAGIAN PERLU ADA MPK.

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKONSEP FAIL MEJAPANDUAN TERPERINCI MENGENAI TUGAS YANG DIJALANKAN.

    DOKUMEN RUJUKAN UNTUK SETIAP PEGAWAIDALAM MENJALANKAN TUGASNYA.

    FAIL MEJA HENDAKLAH DILETAKKAN DI ATAS MEJA PEGAWAI

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKEBAIKAN MPK/FMMEREKODKAN PROSEDUR DAN PERATURAN KERJA SEBAGAI RUJUKAN RASMI

    KESERAGAMAN SISTEM/KAEDAH KERJA

    MENENTUKAN PERATURAN DIPATUHI

    MENGURANGKAN KESILAPAN

    SEBAGAI ALAT LATIHAN INFORMAL

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationMENYENANGKAN PERTUKARAN PEKERJA PROSES AMBIL ALIH TUGAS

    MEMUDAHKAN KAJIAN MENGENAI SISTEM KERJA

    MENGURANGKAN ARAHAN SECARA LISAN

    MENJELASKAN KUASA DAN HUBUNGAN KERJA DENGAN PEGAWAI LAIN

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationMANUAL PROSEDUR KERJA DAN FAIL MEJABerasaskan fungsi dan bidang tugas jabatan

    Dokumen rujukanPeringkat jabatan

    Satu MPK untuk satu jabatanSatu FM untuk satu jawatan

    Berasaskan tugas &Tanggungjawab individu

    Dokumen rujukanperingkat individu

    Mengandungi maklumat/ panduan untuk kendali tugas yg. ditetapkan bagi satu-satu jawatan

    Mengandungi maklumat menyeluruh mengenai semua aktiviti jabatan

    MANUAL PROSEDUR KERJA

    FAILMEJA

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKANDUNGAN FAIL MEJA

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationFAIL MEJA

    Objektif/Kementerian Jabatan

    Peraturan-peraturanpentadbiranSenarai semakSenarai JK yangdianggotaiCarta organisasi Kementerian/JabatanSenarai borang yang digunakanSenarai undang-undangdan peraturanCarta aliran kerjaObjektif Bahagian/UnitSenarai tugas harianNorma kerjaProses kerjaSenarai tugas, kuasa danhubunganFAIL MEJA

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationOBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationTUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN

    MEMBERI HALACARA YANG JELAS KEPADA JABATAN SUPAYA SEGALA USAHA YANG DIJALANKAN ADALAH SELARAS DENGAN MATLAMAT IANYA DITUBUHKAN.

    MENJADI ASAS PERANCANGAN & PEMBANGUNAN PROGRAM, PROJEK DAN AKTIVITI YANG DIJALANKAN OLEH SESEBUAH JABATAN SUPAYA MEMENUHI KEPERLUAN PELANGGAN.

    MENJADI ASAS PENILAIAN KEBERKESANAN JABATAN BAGI TUJUAN MENINGKATKAN LAGI PRESTASI JABATAN.

    MEMBERI TUNJUK ARAH DI MANA OBJEKTIF KEMENTERIAN/JABATAN MENJADI ASAS BAGI PEMBENTUKAN OBJEKTIF YANG LEBIH KHUSUS DAN TERPERINCI PADA PERINGKAT BAWAH DALAM JABATAN/PEJABAT.

    MENETAPKAN KEUTAMAAN-KEUTAMAAN JANGKA PANJANG JABATAN/PEJABAT.

  • Institut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCONTOH 1CONTOH 2

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationOBJEKTIFBAHAGIAN /UNIT

  • TUJUAN MENGADAKAN OBJEKTIF BAHAGIANPusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationPEMBAHAGIAN DAN PENGUMPULAN AKTIVITI DENGAN ADANYA UNIT/SEKSYEN/BAHAGIAN.

    MENUNJUKKAN RANGKAIAN PERINTAH YANG MENUNJUKKAN PERINGKAT HIERAKI, KUASA DAN TANGGUNGJAWAB.

    MENJADI ALAT PERANCANGAN UNTUK SAIZ ORGANISASI DAN KAKITANGAN.

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCONTOH 1

    OBJEKTIF BAHAGIAN PENGURUSAN SUMBER MANUSIA KEMENTERIAN BELIA DAN SUKAN.

    UNTUK MEMBINA PERKHIDMATAN SOKONGAN YANG CEKAP DAN BERKESAN MELALUI PEMBENTUKAN STRUKTUR PERJAWATAN KEMENTERIAN YANG OPTIMA, PENGURUSAN PERSONEL YANG CEKAP DAN BERKUALITI SERTA MENINGKATKAN KEMAHIRAN DAN PENGETAHUAN MELALUI LATIHAN DAN PEPERIKSAANCONTOH 2

    OBJEKTIF UNIT OPERASI PROSESAN FAEDAH TERBITAN BAHAGIAN PENCEN MEMPROSES FAEDAH TERBITAN KEPADA TANGGUNGAN YANG BERKELAYAKAN MENGIKUT JADUAL MASA YANG DITETAPKAN DENGAN CEPAT, CEKAP DAN TERATUR

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCARTA ORGANISASI KEMENTERIAN/ JABATAN

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCARTA ORGANISASI /KEMENTERIAN/JABATANCARTA ORGANISASI PEJABAT MENGGAMBARKAN STRUKTUR YANG MENUNJUKKAN FUNGSI, AKTIVITI DAN HIERAKI DI DALAM SESEBUAH JABATAN/PEJABAT.

    CARTA ORGANISASI JABATAN/BAHAGIAN YANG MELIBATKAN INDIVIDU/PEKERJA PERLU DISEDIAKAN.

    KEDUDUKAN INDIVIDU DALAM CARTA ITU PERLU DITANDAKAN (DILOREKKAN).

    JELASKAN MENGENAI AKTIVITI YANG DILAKSANAKAN OLEH BAHAGIAN/UNIT

    SIAPA RAKAN SEJAWAT YANG BOLEH MEMBANTU MENGAMBIL ALIH TUGASNYA SEMASA KETIADAANNYA

    PEGAWAI ATASAN YANG BOLEH DIRUJUK DALAM MELAKSANAKAN TUGAS

    DI MANA JAWATAN/PENYANDANG DITEMPATKAN DI BAHAGIAN/ UNIT

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationKEGUNAAN CARTA ORGANISASIASAS PENAMBAHAN/PENGURANGAN KAKITANGAN

    MEMBERI GAMBARAN MENGENAI FUNGSI-FUNGSI JABATAN/PEJABAT

    PERANCANGAN LATIHAN PEGAWAI/KAKITANGAN

    SUMBER MAKLUMAT PENGURUSAN

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCONTOH CARTA ORAGANISASIKEMENTERIAN/JABATAN

  • CONTOH CARTA ORGANISASI BIRO BANTUAN GUAMAN KETUA PENGARAHTIM.KETUA PENGARAHCIVIL

    TIM. KETUA PENGARAHSYARIAHBAHAGIAN CIVILBAHAGIAN KEWANGANBAHAGIAN SUMBER MANUSIAUNIT MEDITASIUNITPEGUAM PANELUNITSYARIAHNEGERIDAERAH

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCONTOH CARTA ORAGANISASI BAHAGIAN/UNIT

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCARTA ORGANISASI BAHAGIAN PEMBANGUNAN KEPAKARANPENGARAH (J52)PENOLONG PENGARAH KANAN(J44) PENGARAH(J52)CAWANGAN PENYELARASANPENOLONG PENGARAH (J41) PENOLONG PENGARAH KANAN(J44) PENOLONG PENGARAH KANAN(J44) PENOLONG PENGARAH (J36) PENOLONG PENGARAH (J41) PEM.TADBIR(S/U)(N17) PEMBANTU TADBIR(N17) PEMBANTU AM PEJABAT(N1) PEMBANTU TADBIR RENDAH(N11)

  • CARTA ORGANISASI BAHAGIAN SUMBER MANUSIA KETUA PENGARAHTIM. KETUA PENGARAHCIVILCAWANGAN TATATERTIB KPP (SM)1BAHAGIAN SUMBER MANUSIA PENGARAH BAHAGIANCAWANGAN PERKHIDMATAN KPP (SM)2PTD GRED M41PP(SM)1CAWANGAN PRESTAS1KPP(SM)3CAWANGAN LATIHANKPP(SM)4PT(P/O)TT1PT(P/O)TT2PT(P/O)P2PT(P/O)P1PT(P/O)PN1PT(P/O)PN2PT(P/O)3PT(P/O)L1PT(P/O)L2PT(P/O)L3PTD GRED M41PP(SM)2PTD GRED M41PP(SM)4PTD GRED M41PP(SM)3

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationSENARAI TUGASSENARAI TUGAS IALAH SENARAI YANG MENJELASKAN DENGAN TEPAT DAN TERPERINCI MENGENAI TUGAS, TANGGUNGJAWAB DAN KUASA SESEORANG PEGAWAI UNTUK MENJALANKAN TUGAS-TUGASNYA.

  • Pusat Pembangunan Pengurusan dan KualitiInstitut Tadbiran Awam Negara (INTAN)National Institute of Public AdinistrationCONTOH SENARAI TUGAS

  • SENARAI TUGAS NAMA:NORMALA BINTI SHAMSUDINJAWATAN:PENOLONG PENGARAHBERTANGGUNGJAWAB KEPADA:KETUA PENOLONG PENGARAHMenguruskan pengambilan dan pengisian jawatan-jawatan kosongMenguruskan pengesahan dan perlanjutan tempoh perkhidmatan pegawai dan kakitangan meliputi:2.1.Pengesahan lantikan2.2.Pengesahan dalam perkhidmatanMenguruskan kemasukan ke dalam jawatan berpencen4.Menguruskan permohonan semua jenis elaun, urusan elaun tanggung kerja, elaun memangku, elaun pakaian panas, bayaran perubatan dan permohonan pinjaman perumahan5.Menyemak dan menandatangani Penyata Perubahan bagi pergerakan gaji tahunan, pelarasan gaji,,pertukaran, kenaikan pangkat, elauan tanggung kerja dan lain-lain yang melibatkan penyediaan penyata perubahan6.Tugas-tugas lain yang diarah dari masa ke semasa

  • SENARAI TUGAS NAMA:ZUNAINI BIN ALIASJAWATAN:TIMBALAN KETUA AUDIT DALAM (AUDIT)BERTANGGUNGJAWAB KEPADA:KETUA AUDIT DALAMMengetuai tugas pemeriksaan audit kewangan ke atas Jabatan dan Bahagian di dalam KementerianMengetuai pemeriksaan audit pengurusan ke atas Jabatan dan Bahagian di dalam KementerianMengetuai Mesyuarat Entrance/Exit Audit mewakili Ketua Audit4.Memastikan laporan Audit Kewangan dan Pengurusan telah disediakan setelah selesai menjalankan tugas audit.Membantu Ketua Audit Dalam bagi urusan pembentangan kertas kerja Laporan Audit Dalam untuk mesyuarat Jawatankuasa Audit. Membantu Ketua Audit Dalam bagi mengendalikan kursus-kursus auditMembantu Ketua Audit Dalam dalam hal pentadbiran pejabatTugas-tugas lain yang di arah dari masa ke sem