3

PAGE 83

BAB 3PENILAIAN TENDER

3.1PengenalanPembukaan tender yang dihantar oleh kontraktor akan dilakukan oleh badan khas iaitu Jawatankuasa Pembukaan Tender. Jawatankuasa ini ataupun lebih dikenali sebagai Lembaga Tender akan bertanggungjawab membuat pemilihan dan keputusan kontraktor yang berjaya memenangi tender tersebut.Perkara pertama yang akan diperiksa oleh Lembaga Tender tersebut adalah tarikh sah pendaftaran Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan taraf Bumiputera jika projek itu hanya terbuka untuk Bumiputera. Kontraktor hendaklah memastikan pendaftaran PKK masih sah selepas 3 bulan daripada tarikh tutup tender. Setiap harga tawaran akan dibandingkan dengan Anggaran Jabatan bermula dari harga tawaran terendah. Namun begitu, keutamaan 10% diberi kepada bumiputera sebagaimana dinyatakan dalam Surat Pekeliling Perbendaharaan 4/95. Mana-mana kontraktor yang memberi harga yang munasabah dan berpatutan akan disyorkan kepada Lembaga Tender.

Selain itu, dalam pemilihan sesebuah kontraktor itu, pengalaman, prestasi kerja semasa dan nilai kerja dalam tangan akan menjadi fokus utama bagi Lembaga Tender. Kontraktor yang mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang berkenaan serta nama yang sudah dikenali akan lebih tinggi kebarangkalian untuk menang. Prestasi kerja yang baik juga menjadi ukuran iaitu sentiasa menyiapkan projek tepat pada masanya. Kontraktor yang mempunyai nilai kerja dalam tangan yang banyak biasanya jarang dipilih kerana ini akan menjejaskan tumpuannya dan Kerajaan biasanya tidak akan mengambil risiko sebegitu.3.2Kuasa Membuka Tender

Tender hendaklah dubuka oleh Jawatankuasa Pembuka Tender untuk dinilai. Jawatankuasa berkenaan hendaklah terdiri dari sekurang-kurangnya dua pegawai di mana seorang daripadanya hendaklah terdiri daripada pegawai kumpulan pengurusan dan profesional. Sekiranya Jabatan tidak mempunyai pegawai kumpulan pengurusan dan profesional, pegawai lain yang dilantik oleh Ketua Jabatan bolehlah melaksanakan tugas tersebut (AP. 197.2).

Jawatankuasa ini hendaklah membuka peti tawaran pada waktu yang ditetapkan. Jika ini tidak dapat dilakukan, Ketua Jabatan atau Pengerusi Lembaga Perolehan perlu memastikan bahawa peti tawaran dilakri pada waktu tutup yang telahpun ditetapkan dan mengatur supaya Jawatankuasa Pembuka Tender dapat membuka peti tawaran secepat mungkin.

Setiap tender hendaklah dibuka dan diberikan nombor bersiri serta hendaklah ditandatangani ringkas oleh setiap ahli Jawatankuasa Pembuka Tender. Ahli Jawatankuasa berkenaan hendaklah menyempurnakan borang jadual tender dengan mencatatkan nama pentender, amaun yang ditender, tempoh siap atau tempoh penyerahan dan seterusnya menandatangani borang tersebut. Di samping itu juga, merujuk kepada AP. 197.2, Jawatankuasa Pembuka Tender hendaklah menandatangani ringkas pada lembaran yang menyatakan harga dan pada apa-apa pindaan tulisan atau taipan bertindih dalam tender dan memastikan bahawa tawaran harga serta tawaran teknikal dikemukakan dalam dua sampul surat yang berasingan dan berlakri bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender kerja, adalah memadai dikemukakan dalam satu sampul surat berlakri sahaja.

Jadual tender dan kertas-kertas yang berkaitan hendaklah diserahkan kepada Ketua Jabatan atau Pejabat berkenaan yang akan bertanggungjawab bagi menyimpan dan memprosesnya secara rahsia sehingga ianya dikemukakan kepada Lembaga Perolehan.

Segala langkah hendaklah diambil bagi memastikan supaya semua tender yang diterima, sama ada disampaikan dengan cara yang ditentukan atau tidak, diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan. Jika sesuatu tender telah dibuka dengan tidak sengaja, pegawai yang bertanggungjawab hendaklah membuat satu pengakuan mengenainya dengan menyatakan hal keadaan bagaimana tender telah terbuka dan nama sesiapa juga yang mungkin mengetahui isi kandungan tender akibat tender yang dibuka. Seterusnya, pengakuan sampul asal tender hedaklah dilakri semula, dimasukkan ke dalam satu sampul baru dan dimasukkan ke dalam peti tawaran semula (AP. 197.2).

3.3Memproses Tender

Menjadi kewajipan pegawai yang menguruskan tender mengkaji tender yang diterima dan membuat syor mengenainya selepas itu kepada Lembaga Perolehan mengikut mana-mana yang berkenaan. Ia hendaklah mengesyorkan pentender yang paling menguntungkan dari segi harga, menepati penentuan dan boleh menyiapkan kerja dalam jangka waktu yang dikehendaki.

Ketua Jabatan atau mana-mana pegawai yang terlibat dalam memproses sesuatu tender hendaklah memastikan bahawa beliau tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau kepentinagn terletak hak mengenai tender itu. Mana-mana pegawai yang mempunyai kepentingan dalam apa-apa cara pun dengan pentender, ia hendaklah mengisytiharkan kepentingan dan menarik diri secara bertulis daripada menguruskannya.

3.4Pemilihan Pentender yang Berjaya

Bagi tender bekalan dan perkhidmatan, penilaian tender hendaklah dibuat oleh dua Jawatankuasa yang berasingan iaitu Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga. Jawatankuasa Penilaian Teknikal hendaklah terdiri daripada pegawai yang mempunyai kemahiran, pengalaman serta kelayakan mengenai barangan/perkhidmatan tersebut. Jawatankuasa Penilaian Harga atau oleh Pegawai Penilai yang terdiri daripada pegawai yang mahir serta berpengalaman dalam bidang tersebut. Bagi penilaian tender kerja ianya hendaklah dilakukan oleh satu Jawatankuasa yang dianggotai oleh tidak kurang daripada dua orang pegawai. Salah seorang daripadanya hendaklah ditandatangani oleh semua ahli jawatankuasa.

Laporan daripada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga hendaklah digabungkan untuk mendapatkan syor dan perakuan berasaskan tawaran terendah yang dinilai dan boleh diterima (the lowest evaluated and acceptable tender). Pegawai yang memproses tender adalah bertanggungjawab menyediakan perakuan kepada Lembaga Perolehan berdasarkan tender yang paling menguntungkan Kerajaan. Faktor-faktor seperti harga, latar belakang syarikat, tempoh siap / penghantaran, kualiti, rekod-rekod yang lalu hendaklah dijadikan asas pemilihan.

3.5Prosedur Penilaian Tender Oleh JKR dan Penguasa TempatanSetelah dokumen-dokumen tender dibuka oleh Jawatankuasa Membuka Tender, tender-tender kontraktor akan dinilai oleh Jawatankuasa Penilaian Tender. Tujuan utama bagi proses penilaian dan pemilihan kontraktor ini adalah bagi memilih satu tender kontraktor yang paling menguntungkan kepada Kerajaan untuk disetuju terima bagi melaksanakan kerja yang diamanahkan. Umumnya, prosedur penilaian tender bagi JKR dan penguasa tempatan hampir sama. Secara ringkasnya, penilaian tender kontraktor oleh JKR mahupun penguasa tempatan dijalankan dalam tiga peringkat. Namun begitu, perlaksanaan peringkat-peringkat ini bergantung kepada saiz projek yang terlibat. Pertimbangan terhadap projek bersaiz sederhana boleh dipertimbangkan dilaksanakan dalam dua peringkat penilaian sahaja. Menurut pegawai dari Jabatan Ukur Bahan JKR Negeri Johor, biasanya projek pembinaan yang dilaksanakan oleh JKR Negeri adalah bersaiz sederhana dan bagi projek bersaiz besar selalunya di bawah pengurusan JKR Persekutuan. Projek pembinaan yang dikategorikan sebagai kerja kecil adalah dalam lingkungan kos kurang RM2,000,000 yang mana peringkat penilaiannya hanya dilaksanakan bagi peringkat pertama sahaja. Bagi kerja sederhana pula lingkungan kosnya pula adalah dari RM2,000,000 sehingga RM10,000,000 manakala kerja besar pula adalah dalam lingkungan kos melebihi RM10,000,000.

Perkara pertama yang akan diperiksa oleh Jawatankuasa Penilaian Tender tersebut adalah tarikh sah pendaftaran PKK dan taraf Bumiputera jika projek itu hanya terbuka untuk Bumiputera. Kontraktor hendaklah memastikan pendaftaran PKK masih sah selepas 3 bulan daripada tarikh tutup tender. Mana-mana kontraktor yang memberi harga yang munasabah dan berpatutan akan disyorkan kepada Lembaga Tender.

Selain itu, dalam pemilihan sesebuah kontraktor itu, pengalaman, prestasi kerja semasa dan nilai kerja dalam tangan akan menjadi fokus utama bagi Jawatankuasa Penilaian Tender. Kontraktor yang mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang berkenaan serta nama yang sudah dikenali akan lebih tinggi kebarangkalian untuk menang. Prestasi kerja yang baik juga menjadi ukuran iaitu sentiasa menyiapkan projek tepat pada masanya. Kontraktor yang mempunyai nilai kerja dalam tangan yang banyak biasanya jarang dipilih kerana ini akan menjejaskan tumpuannya dan pihak JKR biasanya tidak akan mengambil risiko sebegitu.

JKR Negeri Johor masih lagi mempraktiskan penilaian tender secara tradisional di mana penilaian dibuat adalah melalui program perisian Lotus 123 yang mana pengisian program berkenaan hanyalah mempertimbangkan aspek yang sangat objektif dan tidak telus. Secara ringkasnya, proses penilaian dan pemilihan kontraktor berkelayakan oleh JKR mahupun penguasa tempatan dilakukan dalam tiga peringkat iaitu:

(i) Peringkat Pertama pelarasan harga tender dan penilaian awal

Analisa kesempurnaan tender borang tender ditandatangani, harga dan tempoh siap tercatat, dokumen asas dikembalikan

Analisa kecukupan tender biasanya kontraktor tidak menyertakan kunci kira-kira (balance sheet) atau tidak diaudit tetapi JKR masih boleh bertoleransi

Salinan penyata bulanan akaun bank bagi 3 bulan terakhir disertakan

Harga tender dilaraskan dan disusun mengikut turutan dari yang terendah sehingga yang tertinggi Pendaftaran dengan PKK / CIDB masih sah pada tarikh tutup tender, kelas kontraktor yang betul dan mempunyai taraf Bumipetera jika disyaratkan Penilaian prestasi kerja kontraktor memeriksa prestasi projek lepas dan projek dalam tangan, kontrak yang masih dalam perlaksanaan pada tarikh tutup, peratus kemajuan kerja sebenar berbanding kemajuan dijadual memuaskan (cemerlang apabila % sebenar > jadual, memuaskan apabila % sebenar > -30% dan sakit apabila % sebenar < -30%), tiada projek sakit/projek pemansuhan, ulasan penyelia projek(ii) Peringkat Kedua penilaian keupayaan teknikal dan kewangan pentender

Kecukupan modal minimum (>3% nilai kerja daripada anggaran Jabatan) perlu menyertakan tiga bulan kenyataan bank yang dipuratakan (purata tiga bulan yang positif), memeriksa kemudahan kredit (nilai baki/tambahan) atau pinjaman overdraf atau pinjaman tetap oleh kontraktor, memeriksa adakah kontraktor mempunyai unit amanah, deposit tetap, saham dan lain-lain sumber kewangan, buktikan pentender mempunyai modal dalam bentuk asset mudah cair (>3% Builders Work daripada Anggaran Jabatan), pengendalian akaun yang aktif Harga tender dibandingkan dan disusun dari yang terendah ( harga terendah dan munasabah akan ditentukan beserta peratusan dengan kaedah Cut-off Keupayaan dan pengalaman kakitangan teknikal menggunakan sistem pemarkahan dengan mempraktikkan Anggaran Keperluan Minima (AKM) iaitu bagi golongan professional (mempunyai Ijazah yang diiktiraf dalam bidang yang berkaitan) diberi 1 markah, golongan separa professional (mempunyai diploma yang diiktiraf di dalam bidang yang berkaitan) diberi 0.5 markah serta bagi golongan bukan professional yang terdiri daripada buruh serta tukang, perlu memeriksa sijil dan caruman Kumpulan Wang Simpanan Pekerja (KWSP). Analisa rekod projek lepas secara terperinci memeriksa saiz projek, nature of work yang dikategorikan sebagai projek serupa atau sama (misalnya projek membina bangunan dengan bangunan) serta sebanding (misalnya projek membina jalan dengan jambatan), rekod kerja dengan Jabatan, nilai kerja yang disiapkan dan terbesar, senarai kerja disertakan, perakuan siap, perjanjian sub-kontrak, surat sokongan agensi

Keempunyaan peralatan dan loji dinilai geran dan resit belian disertakan(iii) Peringkat Ketiga penentuan tender yang paling menguntungkan

Penentuan tender yang paling menguntungkan dipertimbangkan untuk persetujuan penerimaan

Kebiasaannya lima yang terbaik akan dipilih sebelum proses pemilihan terakhir dibuat

Jadual 3.1 : Perbezaan anggaran harga tender pentender dan anggaran jabatan bagi projek kecil dan sederhanaKERJA BANGUNANKERJA KEJURUTERAAN AWAM

Peratus perbezaan harga tender pentender dan anggaran jabatanStatus perbezaanPeratus perbezaan harga tender pentender dan anggaran jabatanStatus perbezaan

Melebihi +15%Sangat tinggiMelebihi +15%Sangat tinggi

Antara +10%

hingga +15%TinggiAntara +10%

hingga +15%Tinggi

Antara -13%%

hingga +10%MunasabahAntara -13%%

hingga +10%Munasabah

Antara -13%

hingga -18%RendahAntara -13%

hingga -23%Rendah

Melebihi -18%Sangat rendahMelebihi -23%Sangat rendah

Penilaian tender memerlukan maklumat serta data-data yang berkaitan dengan pentender berhubung dengan kedudukan kewangan, pengalaman kerja, kakitangan teknikal, keempunyaan loji / peralatan asas serta prestasi kerja semasa pentender. Borang-borang maklumat yang diperlukan (rujuk Lampiran B) adalah seperti berikut:(i) Borang A Surat Pengakuan Kebenaran Maklumat dan Keesahan Dokumen Yang Dikemukakan oleh Pentender

(ii) Borang B Maklumat Am Latar Belakang Pentender

(iii) Borang C Data-data Kewangan

(iv) Borang CA Laporan Bank/Institusi Kewangan Mengenai Kedudukan Kewangan Pentender

(v) Borang D Rekod Pengalaman Kerja

(vi) Borang E Kakitangan Teknikal

(vii) Borang F Keempunyaan Loji dan Pelatan Pembinaan Asas

(viii) Borang G Senarai Kontrak Kerja Semasa

(ix) Borang GA Laporan Penyelia Projek Atas Prestasi Kerja semasa Pentender

(x) Borang GA I Laporan Jurutera Projek Atas Prestasi Kerja Semasa Pentender

Bagi memastikan kesemua maklumat dan data-data pentender di dalam borang yang berkaitan adalah benar dan sahih, dokumen-dokumen sokongan diperlukan seperti berikut:(i) Salinan Akaun Syarikat yang telah disahkan dan diaudit oleh juruaudit yang bertauliah, bagi tahun kewangan terakhir atau sekiranya tiada, bagi tahun kewangan sebelumnya. Akaun Syarikat bagi tahun-tahun terdahulu daripada itu ataupun Akaun Syarikat yang tidak diauditkan oleh juruaudit bertauliah tidak boleh diterima.

(ii) Salinan Penyata Bulanan Bank Akaun yang menunjukkan wang dalam tangan pentender bagi tiga bulan yang terakhir sebelum tarikh tutup tender.

(iii) Laporan Bank / institusi kewangan mengenai kedudukan kewangan pentender, atas format seperti Borang CA, dalam satu sampul berlakri.

(iv) Salinan Perakuan / Pengesahan siap kerja bagi setiap kerja yang telah disiapkan dan disenaraikan di Borang D.

(v) Salinan Penyata Caruman KWSP bagi bulan caruman terakhir dan Borang A yang mengandungi nama setiap kakitangan teknikal atau salinan perjanjian perkhidmatan professional yang diambil berkhidmat secara kontrak disenaraikan di Borang E.

(vi) Salinan sijil kelulusan / kelayakan setiap kakitangan teknikal Kategori A dan B yang disenaraikan di Borang E.

(vii) Salinan Kad Pendaftaran atau dokumen-dokumen lain yang membuktikan kepunyaan pentender atau perjanjian sewa pajak / sewa beli atas loji dan peralatan asas yang disenaraikan di dalam Borang F.

(viii) Salinan Perakuan Bayaran interim terakhir bagi setiap kerja semasa yang disenaraikan di Borang G.

(ix) Laporan Penyelia Projek mengenai prestasi semasa pentender, bagi setiap kerja semasa yang bukan projek JKR yang disenaraikan di Borang G, atas format seperti Borang GA, dalam satu sampul berlakri.

Segala maklumat dan data-data di atas boleh diperolehi dengan beberapa cara. Bagi mendapatkannya, satu lampiran iaitu yang dinamakan Arahan-arahan yang perlu dimasukkan ke dalam arahan kepada pentender disertakan di dalam Dokumen Tender sebagai sebahagian daripada arahan kepada pentender. Bagi memastikan pentender akan memberikan maklumat-maklumat sebagaimana yang dikehendaki di dalam borang-borang maklumat A, B, C, CA, D, E, F, G, GA dan GA I, borang-borang ini hendaklah dijadikan sebahagian daripada Dokumen Tender. Rajah-rajah di bawah menunjukkan carta alir penilaian tender kontraktor secara umum, penilaian tender kontraktor mengikut proses secara umum serta penilaian tender kontraktor mengikut proses secara terperinci.

Rajah 3.1 : Carta alir penilaian tender kontraktor secara umum

Rajah 3.2 : Carta alir penilaian tender kontraktor mengikut proses secara umum

Rajah 3.3 : Carta alir penilaian tender kontraktor mengikut proses secara terperinci3.5.1Penggunaan dan Penetapan Harga Cut-off Berdasarkan Kaedah Statistik Oleh JKR

Selama ini, perbandingan harga tender dengan harga anggaran adalah merupakan kriteria penting semasa menentukan harga sesuatu tender adalah munasabah atau sebaliknya. Isu timbul apabila anggaran yang telah dibuat didapati tidak munasabah atau tersilap dan sebarang perubahan dibuat terhadap anggaran akan menimbulkan keraguan bahawa ia menjuruskan atau memberi kelebihan kepada pentender tertentu sahaja. Untuk mengatasi masalah ini, pihak JKR telah melaksanakan pendekatan baru di mana kemunasabahan harga berdasarkan harga Cut-off yang dikira berdasarkan pendekatan kaedah statistik.

3.5.1.1Latar Belakang

Peraturan penilaian tender masa kini hanya berasaskan perbandingan dengan Anggaran Jabatan sebagai kaedah bagi menentukan kemunasabahan sesuatu harga tender. Ini bermakna, kemunasabahan harga tender yang diperakukan bergantung sepenuhnya kepada Anggaran Jabatan yang kadangkala kurang tepat disebabkan kesilapan pengiraan atau keurangan maklumat mengenai harga pasaran semasa.

Bagi memastikan harga tender yang munasabah harganya dan sentiasa mengambilkira harga pasaran semasa diperakukan untuk disetujuterima, keputusan telah dibuat oleh pihak JKR bahawa penentuan kemunasabahan harga sesuatu tender hendaklah dibuat berdasarkan perbandingan dengan satu paras. Harga Cut-off yang ditetapkan mengikut kaedah statistik ke atas harga-harga tender yang diterima, termasuk Anggaran Jabatan sebagai salah satu daripada harga tender.

Sebelum ini, selain daripada penyemakan terhadap kesempurnaan tender, kecukupan modal minima dan prestasi kerja semasa penyemakan terhadap kemunasabahan harga adalah merupakan salah satu dari kriteria utama bagi menentukan sama ada seorang pentender boleh diperakukan di dalam penilaian tender JKR. Penentuan sama ada sesuatu harga tender adalah munasabah atau sebaliknya adalah berdasarkan perbandingannya dengan Anggaran Jabatan. Ini bermakna kemunasabahan harga tender yang diperakukan bergantung sepenuhnya kepada Anggaran Jabatan dan peraturan ini mempunyai kelemahannya tersendiri, di antaranya ialah:(i) Terdapat keadaan di mana anggaran yang telah dibuat didapati tidak tepat atau tersilap. Jika keadaan ini berlaku, Jabatan mempunyai dua pilihan iaitu mempertahankan anggaran ataupun membuat pindaan terhadap anggaran. Pilihan pertama mungkin menyebabkan tender yang diperakukan akan dipertikaikan manakala pilihan kedua pula akan menimbulkan keraguan bahawa ia menjurus atau memberi kelebihan kepada pentender tertentu sahaja.

(ii) Penggantungan terhadap anggaran akan memberi kelebihan kepada pentender yang mempunyai maklumat mengenai anggaran sebelum tender ditutup.

3.5.1.2Penetapan dan Pemakaian Harga Cut-offHarga Cut-off adalah paras harga terendah yang dianggap munasabah untuk diperakukan. Harga tender yang lebih rendah daripada Harga Cut-off dianggap sebagai terlampau rendah dan tidak menjamin kejayaan pentender melaksankan projek kecuali pentender berkenaan mempunyai pengalaman dan rekod kerja yang sangat baik atau terdapat faktor-faktor yang menyokong untuk harga tendernya dianggap munasabah dan menjamin kejayaannya melaksanakan projek.

Mengikut kaedah statistik, penetapan harga Cut-off hendaklah berasaskan harga Mean dan Standard Deviation harga-harga tender yang diterima (dan Anggaran Jabatan sebagai salah satu daripadanya), setelah mana-mana harga freak dikeluarkan, mengikut Tatacara Pengiraan Harga Cut-off. Harga Cut-off perlu digunapakai bagi semua penilaian tender kerja JKR kecuali tender-tender berikut:(i) Tender terhad

(ii) Design & Build, Turnkey dan tender-tender yang berdasarkan cadangan rekabentuk/spesifikasi dari pentender

(iii) Tender terbuka yang disertai kurang daripada 10 pentender yang boleh diambilkira untuk pengiraan (setelah harga freak dikeluarkan)

3.5.1.3Pengiraan Harga Cut-offPengiraan harga Cut-off adalah berdasarkan kepada formula berikut:Harga Cut-off = Mean (1.18 * Stdev) , tertakluk kepada CV adalah di antara 0.10 0.21.di mana,

Mean = purata bagi semua harga-harga tender yang diterima dan boleh

diambilkira termasuk Anggaran Jabatan sebagai salah satu dari harga tender iaitu:

Stdev= Standard Deviation bagi kesemua harga-harga tender yang diterima dan boleh diambilkira termasuk anggaran Jabatan iaitu:

yang mana:

X = harga-harga tender dan Anggaran Jabatan

N = bilangan tender campur 1 (Anggaran Jabatan)

CV = Coefficient of Variation bagi semua harga-harga tender yang

boleh diambilkira termasuk anggaran Jabatan iaitu;

3.5.1.4Semakan Harga FreakSebarang harga tender yang dianggap harga freak hendaklah dikeluarkan daripada pengiraan. Untuk tujuan itu, diputuskan bahawa sesuatu harga tender atau Anggaran Jabatan hendaklah dikira sebagai freak sekiranya:

X Mean>2.33 kali Stdev (Z-score > 2.33)

atau

X Mean jadual, memuaskan apabila % sebenar > -30% dan sakit apabila % sebenar < -30%), tiada projek sakit/projek pemansuhan, ulasan penyelia projek

Reputasi dan imej kontraktor juga dinilai sama ada kontraktor pernah menerima rungutan disebabkan prosedur kerja yang tidak betul serta sam ada kontraktor pernah terlibat dalam kes kemalangan sama ada kemalangan serius, tidak serius mahupun insiden yang boleh menyebabkan kemalangan.(v) Penilaian kewangan

Memenuhi kecukupan modal minimum iaitu >3% nilai kerja daripada anggaran jabatan, perlu menyertakan tiga bulan kenyataan bank yang dipuratakan (purata tiga bulan yang positif), memeriksa kemudahan kredit (nilai baki/tambahan) atau pinjaman overdraf atau pinjaman tetap oleh kontraktor, memeriksa adakah kontraktor mempunyai unit amanah, deposit tetap, saham dan lain-lain sumber kewangan, buktikan pentender mempunyai modal dalam bentuk asset mudah cair (>3% BW daripada AJ), pengendalian akaun yang aktif Rajah 3.4 di bawah menunjukkan secara ringkas faktor-faktor yang perlu dipertimbangkan di dalam penilaian pemilihan kontraktor oleh pihak JKR dan penguasa tempatan.

Rajah 3.4 : Faktor-faktor pemilihan kontraktor

Rajah 3.4 : Faktor-faktor pemilihan kontraktor (sambungan)3.6.2Rangkakerja Bagi Penilaian Tender Kontraktor Binaan (Sumber : Alsugair, A. M., 1999)

Objektif rangkakerja ialah untuk menyediakan penilai dengan suatu prosedur sistematik bagi penilaian tender kontraktor pembinaan. Pembangunan rangkakerja dilaksanakan dalam dua fasa, seperti ditunjukkan di dalam Rajah 3.5 iaitu mengenalpasti faktor penilaian dan membangunkan suatu prosedur penilaian. Hasil daripada pembangunan rangkakerja tersebut ialah suatu keputusan pemarkahan penilaian.

Rajah 3.5 : Rangkakerja penilaian tender (Sumber : Alsugair, 1999)

Abdullah (1999) telah mengenalpasti faktor penilaian melalui beberapa siri temubual dengan tiga pakar daripada tiga sektor klien yang berbeza sektor swasta, awam dan penjamin (bank). Objektif utama siri temubualnya adalah bagi membantu mengenalpasti faktor yang dilihat penting dalam menilai tender kontraktor. Hasil daripada beberapa siri temubual ini membawa kepada pengenalpastian 36 faktor, yang mana boleh dikategorikan ke dalam sembilan faktor utama iaitu:(i) Penilaian kewangan tender

(ii) Persefahaman tender

(iii) Lokasi projek

(iv) Kelayakan kontraktor

(v) Kesempurnaan dan kecukupan dokumen tender

(vi) Pengalaman dan reputasi kontraktor

(vii) Organisasi kontraktor

(viii) Penyerahan tawaran alternatif

(ix) Syarikat asing

Faktor-faktor ini disenaraikan di dalam Rajah 3.6 di bawah secara lebih terperinci.

Rajah 3.6 : Faktor penilaian tender (Sumber : Alsugair, 1999)

Komponen kedua rangkakerja ialah prosedur penilaian bagi menilai secara objektif tender kontraktor pembinaan. Faktor-faktor penilaian tender yang telah dikenalpasti sebelum itu diwakili dengan borang soalselidik berkaitan. Berdasarkan kepada jawapan terhadap soalsedik, markah penilaian bagi tender dikira. Pembolehubah bagi pengiraan skor faktor juga mengambilkira kesan faktor serta pemberat, jenis soalan, dan jenis jawapan secara objektif seperti yang diilustrasi di dalam Rajah 3.7.

Rajah 3.7 : Pembolehubah bagi pengiraan skor faktor (Sumber : Alsugair, 1999)

Selepas mengenalpasti faktor yang terlibat di dalam penilaian tender, langkah seterusnya ialah mengenalpasti kesan setiap faktor di dalam penilaian tender. Dengan menggunakan borang penilaian tender bagi menilai tender kontraktor, penilai tender diperlukan bagi memberi jawapan ya atau tidak bagi setiap soalan, berdasarkan maklumat yang dibekalkan oleh kontraktor. Kesan kepada tender melalui jawapan standard range adalah berbeza antara satu sama lain. Sesetengah soalan mempunyai formasi negatif kepada skor penilaian tender. Penggabungan formasi soalan supaya skor tertingginya bagi semua soalan akan mempunyai kesan positif dan jawapan dengan skor terendah akan mempunyai kesan negatif mungkin akan menyebabkan soalan sukar untuk difahami dan mengelirukan. Oleh sebab itu, soalan diwakili dalam bentuk yang paling mudah untuk difahami menggunakan formasi sama ada positif atau negatif.

3.6.3Menilai Data Kontraktor Prakelayakan : Pemilihan Kriteria dan Faktor Kejayaan Projek (Sumber : Hatush, Z., 1997)

Hatush (1997) telah menjalankan kajian Delphic menyelidik hubungan antara 20 kontraktor sebagai responden dengan kriteria pemilihan kontraktor (CSC) dan juga faktor kejayaan projek (PSFs) di dalam hal masa, kos dan kualiti, dihuraikan melibatkan sampel lapan pekerja binaan yang berpengalaman. Suatu konsensus / persetujuan mengenai kesan kemungkinan pada setiap kriteria pada masa, kos dan kualiti dikukuhkan melalui nilai pessimistik, purata dan optimistik, yang mana ditukar kepada purata dan varians jangkaan melalui pendekatan PERT. Sepuluh CSC yang paling penting serta yang kurang penting dikenalpasti dan disemak bagi menegtahui perbezaan dan persamaan antara faktor PSFs. Keputusan menunjukkan bahawa kegagalan lepas, status kewangan, kestabilan kewangan, kadar kredit, pengalaman, keupayaan, pengurusan pekerja serta pengurusan maklumat adalah dilihat menjadi CSC yang dominan yang mempengaruhi ketiga-tiga PSFs, dengan kriteria keselamatan (keselamatan, kadar pengubahsuaian pengalaman, kadar insiden OSHA, pengurusan perakaunan keselamatan) serta tempoh masa dalam industri dilihat sebagai kurang memberi kesan secara keseluruhannya. Faktor-faktor lain yang dikenalpasti seperti organisasi pengurusan projek, loji serta peralatan dilihat hanya memberi kesan kepada satu atau dua PSFs sahaja.

Satu borang soalselidik dibangunkan bagi membenarkan maklumat dikumpul bagi setiap persepsi subjek yang menghadkan terhadap CSC mana yang mempengaruhi PSFs iaitu masa, kos dan kualiti. Soalselidik telah direkabentuk bagi membenarkan responden secara penuhnya bebas bagi meletakkan sebarang nilai yang bertindakbalas terhadap pendapat mereka bagi pengaruh-pengaruh CSC, dan tidak menyekat mereka terhadap sebarang nilai rawak. Hatush (1997) percaya bahawa membenarkan responden meletakkan sebarang nilai akan mewakili pendapat mereka yang membuatkan penyelidikan lebih fleksibel terhadap responden. Cabaran sebenar dalam teknik ini adalah dalam menginterpretasi dan mencari beberapa kompromi terhadap semua nilai yang berbeza ini. Rajah 3.8 di bawah menunjukkan kriteria pemilihan kontraktor mengikut susunan kepentingan dengan mengambilkira faktor masa, kos dan kualiti.

Rajah 3.8 : Susunan kriteria dengan nilai jangkaan yang paling besar serta nilai jangkaan yang paling rendah (Sumber : Hatush, 1997)

Hatush (1997) telah membuat analisis statistik berdasarkan kepada jawapan yang diberikan kepada responden yang telahpun melalui tiga fasa prosedur di dalam mendapatkan maklumat yang dikehendaki. Walaupun kaedah yang dilaksanakan dan faktor yang didapati agak kurang praktikal di Malaysia, namun kerelevanan mengenai analisis statistik yang dijalankan boleh diadaptasi bagi tujuan yang sama tetapi mengambilkira praktis konvensional industri pembinaan di Malaysia.

3.7Lembaga Tender

Lembaga Perolehan atau Tender Kementerian atau Jabatan diberi kuasa untuk mempertimbang serta menyetujuterima tender sehingga RM30 juta bagi tender kerja dan RM15 juta bagi tender bekalan dan perkhidmatan. Bagi tender yang melebihi hadnilai yang dibenarkan atau tender yang keputusannya tidak sebulat suara atau bagi Jabatan-jabatan yang tidak mempunyai Lembaga Perolehan sendiri, perakuan tender hendaklah dikemukakan ke Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad.

Semua tender bagi perolehan dan perkhidmatan yang bernilai tidak melebihi RM15 juta dan sehingga RM30 juta bagi tender kerja adalah di bawah bidang kuasa Lembaga Perolehan atau Tender Kementerian atau Jabatan.

3.7.1Perlantikan Ahli Lembaga Perolehan

3.7.1.1Perlantikan Ahli Lembaga Perolehan (AP. 192.1)

(i) Ahli Lembaga Perolehan bagi Lembaga Perolehan Persekutuan hendaklah dilantik oleh Menteri Kewangan dan ahli Lembaga Perolehan bagi Lembaga Perolehan Negeri oleh Menteri Besar atau Ketua Menteri. Penubuhan Lembaga Perolehan akan diuruskan oleh Kementerian Kewangan atau Pejabat Kewangan Negeri.

(ii) Keahlian Lembaga Perolehan hendaklah diwartakan dalam Warta Kerajaan Persekutuan atau Kerajaan Negeri yang mana berkenaan.

(iii) Kuorum bagi Lembaga Perolehan hendaklah seramai tiga (3) orang dan kehadiran wakil Perbendaharaan adalah diwajibkan.

3.7.1.2Keahlian Lembaga Perolehan Persekutuan (AP. 192.2)

(i) Ketua Setiausaha atau Ketua Jabatan (sebagai Pengerusi)

(ii) Ketua Setiausaha Perbendaharaan atau wakilnya.

(iii) Seorang pegawai awam dari Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.

3.7.1.3Keahlian Lembaga Perolehan Persekutuan Di peringkat Negeri (AP. 192.3)

(i) Pegawai Kemajuan Negeri atau Pegawai Kewangan Persekutuan atau Pegawai Pembangunan Negeri (sebagai Pengerusi)

(ii) Pengarah Kerja Raya Negeri atau wakilnya.

(iii) Pengarah Pengairan dan Saliran Negeri atau wakilnya.

(iv) Seorang pegawai awam dari Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.

3.7.1.4Keahlian Lembaga Perolehan Negeri (AP. 192.4)

(i) Setiausaha Kerajaan Negeri atau Pegawai Kewangan Negeri sebagai Pengerusi.

(ii) Pegawai Kewangan Negeri jika ia tidak menjadi Pengerusi.

(iii) Pengarah Jabatan Kerja Raya Negeri atau wakilnya.

(iv) Seorang atau dua pegawai awam dari Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.

3.7.1.5Keahlian Lembaga Perolehan Persekutuan Peringkat Bahagian Bagi

Negeri Sarawak (AP. 192.5)

(i) Residen Bahagian (sebagai Pengerusi).

(ii) Pegawai Kewangan Persekutuan atau wakilnya.

(iii) Jurutera Bahagian, Jabatan Kerja Raya atau wakilnya.

(iv) Bahagian (Bagi Negeri Sarawak) Seorang pegawai awam dari Jabatan lain yang dengan pengetahuan dan pengalamannya boleh memberi sumbangan kepada Lembaga Perolehan.

3.7.1.6Wakil Jemputan (AP. 192.6)

Lembaga Perolehan boleh menjemput wakil daripada mana-mana Jabatan untuk memberi nasihat sekiranya diperlukan.

3.7.2Bidang Kuasa Lembaga Perolehan

Had nilai setujuterima tender oleh Lembaga Perolehan yang telah diluluskan oleh Perbendaharaan Malaysia adalah seperti berikut:3.7.2.1Lembaga Perolehan Kementerian / Jabatan

(i) Bagi tender kerja sehingga RM15 juta sahaja.

(ii) Bagi tender bekalan dan perkhidmatan sehingga RM7 juta sahaja.

(iii) Bagi tender yang melebihi had nilai yang dinyatakan di (a) dan (b) di atas, Kementerian / Jabatan hendaklah mengemukakan perakuan yang dibuat oleh Lembaga Perolehan Kementerian / Jabatan kepada Perbendaharaan Malaysia untuk setujuterima.3.7.2.2Lembaga Perolehan Badan-badan Berkanun

(i) Tender Badan Berkanun hendaklah ditimbangkan dan disetujuterima oleh Lembaga Perolehan yang ditubuhkan mengikut undang-undang tubuh Badan Berkanun berkenaan.

(ii) Wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan hendaklah dijemput untuk menghadiri mesyuarat Lembaga Perolehan Badan-badan Berkanun untuk menimbang dan menyetujuterima tender yang melebihi RM500,000. Lembaga Perolehan tidak boleh membuat apa-apa pertimbangan dan persetujuan tanpa kehadiran wakil Ketua Setiausaha Perbendaharaan.

(iii) Pertimbangan tender Badan-badan Berkanun yang bernilai tidak melebihi RM15 juta untuk tender kerja dan RM7 juta untuk tender bekalan dan perkhidmatan hendaklah diputuskan oleh Lembaga/Majlis/Jawatankuasa tertentu Badan Berkanun tersebut yang mempunyai kuasa untuk menyetujuterima tender.

(iv) Kuasa Lembaga/Majlis/Jawatankuasa tertentu Badan-badan Berkanun untuk memutuskan tender yang bernilai seperti ditetapkan itu adalah tertakluk kepada syarat-syarat berikut: Keputusan Lembaga Perolehan bagi sesuatu tender yang ditimbangkan itu hendaklah merupakan keputusan sebulat suara. Keputusan yang tidak sebulat suara hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan Malaysia untuk keputusan muktamad; dan

Keputusan Lembaga/Majlis/Jawatankuasa tertentu Badan-badan Berkanun yang mempunyai kuasa untuk menyetujuterima tender itu hendaklah juga selaras dengan perakuan Lembaga Perolehan. Jika keputusan sebulat suara tidak dicapai, tender yang berkenaan hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan Malaysia untuk keputusan muktamad.

(v) Tender yang nilainya melebihi had yang dinyatakan di (c) di atas hendaklah dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia untuk disetujuterima.

3.7.2.3Tender Perbadanan Awam Bukan Kewangan dan Syarikat Kerajaan

Semua perolehan yang dikendalikan oleh Perbadanan Awam Bukan Kewangan dan syarikat Kerajaan yang nilai tender melebihi RM15.0 juta hendaklah dikemukakan ke Perbendaharaan Malaysia untuk disetujuterima.

3.7.2.4Agensi Yang Tidak Mempunyai Lembaga Perolehan

(i) Agensi yang tidak mempunyai Lembaga Perolehannya sendiri, hendaklah merujuk kepada Lembaga Perolehan Persekutuan di Ibu Pejabat Agensi berkenaan.

(ii) Agensi yang tidak mempunyai Lembaga Perolehannya sendiri dan tidak terletak di bawah mana-mana Kementerian yang mempunyai Lembaga Perolehan hendaklah merujukkan kepada Lembaga Perolehan di Perbendaharaan Malaysia untuk pertimbangan dan keputusan.

3.8Panduan Dalam Memutuskan Tender

Semasa menimbangkan tender, Lembaga Perolehan hendaklah mengambilkira perkara-perkara berikut:(i) Keutamaan kepada pentender Bumiputera;

(ii) Keutamaan harga kepada barang buatan tempatan;

(iii) Latar belakang pentender bagi menentukan bahawa pentender yang dipilih itu mempunyai keupayaan, kewangan dan pengalaman yang mencukupi untuk melaksanakan kontrak dengan sempurna;

(iv) Penentuan tidak menjurus kepada sesuatu jenama atau nama dagangan bagi menentukan penilaian ke atas pentender dibuat berasaskan kepada prinsip yang saksama;

(v) Tender yang disetujuterima oleh Lembaga Perolehan adalah merupakan tawaran terendah yang dinilai dan boleh diterima (lowest evaluated and acceptable tender). Tawaran terendah yang dinilai dan boleh diterima tidak semestinya tawaran yang termurah; dan

(vi) Dasar-dasar lain/keputusan semasa Kerajaan dan kepentingan Kerajaan keseluruhannya.3.8.1Dokumen Untuk Rujukan Lembaga Perolehan

Perkara-perkara berikut hendaklah dikemukakan kepada Lembaga Perolehan Jabatan bagi mendapatkan keputusan iaitu:(i) Salinan iklan suratkhabar

(ii) Satu salinan penentuan/spesifikasi tender

(iii) Satu jadual tender yang diterima

(iv) Syor setuju terima bagi suatu tawaran tertentu dengan justifikasi perakuan tersebut

(v) Maklumat berkaitan yang mungkin dikehendaki atau yang disyaratkan oleh Lembaga Perolehan

3.9Setuju Terima Tender

Lembaga Perolehan Kementerian atau Jabatan adalah diberi kuasa mempertimbangkan serta setuju terima tender sehingga RM50 juta untuk tender kerja dan RM30 juta untuk tender bekalan dan perkhidmatan. Lembaga Perolehan Persekutuan di peringkat Negeri diberi kuasa mempertimbangkan dan setuju terima tender kerja Persekutuan di Negeri sehingga RM20 juta sahaja. Lembaga ini tidak dibenarkan mempertimbang dan setuju terima tender bekalan dan perkhidmatan Persekutuan di peringkat Negeri.

Bagi tender melebihi had nilai yang dibenarkan atau tender yang keputusannya tidak sebulat suara atau bagi Jabatan-jabatn yang tidak mempunyai Lembaga Perolehan sendiri, perakuan tender hendaklah dikemukakan ke Kementerian Kewangan untuk keputusan muktamad.

Had nilai setuju terima tender bagi Lembaga Perolehan di Negeri-negeri adalah tertakluk kepada perwakilan kuasa yang diberikan oleh pihak berkuasa masing-masing dari semasa ke semasa. Suatu rekod yang lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan tender hendaklah disimpan oleh Urusetia untuk tujuan audit.

Sesuatu tender boleh disetujuterima oleh Lembaga Perolehan dengan syarat seperti berikut:(i) Lembaga Perolehan Kementerian hendaklah dipengerusikan oleh Ketua Setiausaha atau Timbalan Ketua Setiausaha dan Lembaga Perolehan Jabatan hendaklah dipengerusikan oleh Ketua Jabatan atau Timbalan Ketua Jabatan;

(ii) Keputusan yang dibuat oleh Lembaga Perolehan Kementerian atau Jabatan hendaklah sebulat suara. Sekiranya keputusan tidak sebulat suara, perakuan untuk tender berkenaan hendaklah dirujuk kepada Perbendaharaan Malaysia untuk keputusan muktamad;

(iii) Kehadiran ahli Lembaga Perolehan hendaklah tidak kurang daripada tiga orang termasuk Pengerusi; dan

(iv) Kehadiran wakil Perbendaharaan adalah diwajibkan bagi menyetujuterima tender yang bernilai lebih dari RM500,000.00.

3.10Surat Niat

Surat Niat akan dikeluarkan kepada pentender yang berjaya. surat tersebut boleh mengandungi syarat dan terma tambahan bagi memastikan kontrak tersebut berjaya dilaksanakan dan bagi memenuhi dasar-dasar dan aspirasi Kerajaan. Surat Niat tidak legally binding. Keputusan muktamad bagi penerimaan tender adalah berdasarkan kepada rundingan yang berjaya dengan/atau setujuterima syarat dan terma tambahan.3.11Surat Setuju Terima

Selepas diterima Surat Niat dan diterima syarat dan terma tambahan, pentender yang berjaya dikehendaki menandatangani dan mengembalikan Surat Setuju Terima. Jika perlu, rundingan boleh diadakan di mana Surat Niat tersebut menyatakan demikian. Selepas rundingan selesai diadakan, Surat Setuju Terima tersebut bolehlah ditandatangani dan dikembalikan bagi penyediaan kontrak. Surat Setuju Terima merupakan dokumen legal dan ianya merupakan sebahagian daripada kontrak.

3.12Kontrak

Kontrak secara formal akan dibuat selepas diterima Surat Setuju Terima dari pentender yang berjaya. Pentender tersebut dikehendaki mengemukakan Bon Pelaksanaan daripada bank-bank yang menjalankan perniagaan di Malaysia. Nilai Bon Pelaksanaan adalah berdasarkan kepada nilai kontrak seperti berikut: 2.5% nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang bernilai melebihi RM50,000 hingga RM500,000;

5.0% nilai kontrak bagi kontrak bekalan atau perkhidmatan yang melebihi RM500,000; dan

5.0% nilai keseluruhan kontrak kerja yang ditandatangani antara Kerajaan dan kontraktor.

3.13Kesimpulan

Menjadi kewajipan pegawai yang menguruskan tender mengkaji tender yang diterima dan membuat syor mengenainya selepas itu kepada Lembaga Perolehan mengikut mana-mana yang berkenaan. Ia hendaklah mengesyorkan pentender yang paling menguntungkan dari segi harga, menepati penentuan dan boleh menyiapkan kerja dalam jangka waktu yang dikehendaki. Ketua Jabatan atau mana-mana pegawai yang terlibat dalam memproses sesuatu tender hendaklah memastikan bahawa beliau tidak mempunyai apa-apa kepentingan persendirian atau kepentinagn terletak hak mengenai tender itu.

Dalam pemilihan sesebuah kontraktor itu, selain faktor anggaran kos yang munasabah serta rendah dan tempoh penyiapan yang singkat, pengalaman, prestasi kerja semasa dan nilai kerja dalam tangan akan menjadi fokus utama bagi Lembaga Tender. Kontraktor yang mempunyai pengalaman yang luas dalam bidang berkenaan serta nama yang sudah dikenali akan lebih tinggi kebarangkalian untuk menang. Prestasi kerja yang baik juga menjadi ukuran iaitu sentiasa menyiapkan projek tepat pada masanya. Kontraktor yang mempunyai nilai kerja dalam tangan yang banyak biasanya jarang dipilih kerana ini akan menjejaskan tumpuannya dan Kerajaan biasanya tidak akan mengambil risiko sebegitu. Kecukupan tender, kesempurnaan tender dan kecukupan modal juga perlu menjadi syarat utama terhadap penilaian tender kontraktor.Jenis Jawapan

Faktor Pemberat

Jenis soalan

Kesan Faktor

Skor Pengiraan Faktor

Keputusan Penilaian

Prosedur Penilaian

Faktor Penilaian

Tender Kontraktor

PAGE

_1163537028.vsd

Kesempurnaan & Kecukupan Dokumen

Reputasi Kontraktor

Keupayaan Kewangan Kontraktor

Keupayaan TeknikalKontraktor

Pelarasan Harga serta Memenuhi Syarat Asas

Pemilihan Tender Paling Menguntungkan

PERINGKAT 1

PERINGKAT 2

PERINGKAT 3

Rujuk Carta Alir Proses 1

Rujuk Carta Alir Proses 2

Rujuk Carta Alir Proses 3

Rujuk Carta Alir Proses 4

Rujuk Carta Alir Proses 5

_1165091235.vsd

FAKTOR-FAKTOR PEMILIHAN KONTRAKTOR

KELAYAKAN TEKNIKAL

Saiz projek bagi PL

AKM kakitangan teknikal

Nilai kerja bagi PL

PENGALAMAN & REPUTASI

KEUPAYAAN KEWANGAN

Pengendalian akaun aktif

Modal dlm. btk. LA

Kemudahan kredit

Pinjaman overdraf

NoW bagi PL

Unit amanah

Deposit tetap

Saham

Prestasi PL memuaskan

Pernah mempunyai projek sakit

Mempunyai projek dlm. tgn.

Kecukupan modal minimum

Lain-lain sumber kewangan

Kontraktor A

Kontraktor C

Kontraktor B

MATLAMAT

KRITERIA

SUB-KRITERIA

ALTERNATIF

_1165091381.vsd

FAKTOR-FAKTOR PEMILIHAN KONTRAKTOR

Pemilihan HTT

Borang C

Borang CA

Borang GA

Borang G

Borang A

Borang B

Borang F

Borang E

Borang D

Borang GA I

KESEMPURNAAN & KECUKUPAN DOKUMEN

Salinan Perakuan siap kerja

Salinan Penyata Caruman KWSP

Salinan sijil kelayakan kakitangan

Salinan Penyata Bulanan Akaun Bank

Salinan Perakuan bayaran interim akhir

Pemilihan HPM

HTT & MUNASABAH

Halaman disah / diaudit

Dokumen disempurna & ditandatangan

Harga & tempoh tercatat

PENDAFTARAN PKK / CIDB

Masih sah pada tarikh tutup tender

Kelas kontraktor yang betul

Taraf Bumiputera

Petunjuk:HTT = Harga tawaran terendahHPM = Harga paling munasabahPKK = Pusat Khidmat KontraktorCIDB = Construction Industry Development BoardPL = Projek lepasNoW = Nature of workAKM = Anggaran Keperluan MinimaLA = Liquidity assetBorang A = Surat Pengakuan Kebenaran Maklumat dan Keesahan Dokumen Yang Dikemukakan oleh PentenderBorang B = Maklumat Am Latar Belakang PentenderBorang C = Data-data KewanganBorang CA = Laporan Bank/Institusi Kewangan Mengenai Kedudukan Kewangan PentenderBorang D = Rekod Pengalaman KerjaBorang E = Kakitangan TeknikalBorang F = Keempunyaan Loji dan Peralatan Pembinaan Asas Borang G = Senarai Kontrak Kerja SemasaBorang GA = Laporan Penyelia Projek Atas Prestasi Kerja semasa PentenderBorang GA I = Laporan Jurutera Projek Atas Prestasi Kerja Semasa Pentender

Kontraktor A

Kontraktor C

Kontraktor B

MATLAMAT

KRITERIA

SUB-KRITERIA

ALTERNATIF

_1163968473.vsd

Borang Tender

1. Dokumen disempurnakan & ditandatangan

2. Harga & tempoh siap tercatat

3. Halaman disah / diaudit

Salinan Penyata Bulanan Akaun Bank bagi 3 bulan terakhir

Borang Asas

Borang A = Surat Pengakuan Kebenaran Maklumat dan Keesahan Dokumen Yang Dikemukakan oleh PentenderBorang B = Maklumat Am Latar Belakang PentenderBorang C = Data-data KewanganBorang CA = Laporan Bank/Institusi Kewangan Mengenai Kedudukan Kewangan PentenderBorang D = Rekod Pengalaman KerjaBorang E = Kakitangan TeknikalBorang F = Keempunyaan Loji dan Peralatan Pembinaan Asas Borang G = Senarai Kontrak Kerja SemasaBorang GA = Laporan Penyelia Projek Atas Prestasi Kerja Semasa PentenderBorang GA I = Laporan Jurutera Projek Atas Prestasi Kerja Semasa Pentender

Pelarasan Harga Tender

Pendaftaran dengan PKK / CIDB

1. Masih sah2. Kelas kontraktor yang betul3. Taraf Bumiputera (jika disyaratkan)

Projek Dalam Tangan

Rekod Projek Lepas

Semak Harga Cut-Off

Semak kecukupan modal minimum

Pengendalian Akaun Syarikat: Modal Dalam Bentuk Aset Mudah Cairatau Sumber Kewangan (Kemudahan kredit, Pinjaman overdraf, Unit amanah, Deposit tetap, Saham dan Lain-lain)

Projek Lepas

1. Saiz projek2. Nilai kerja (disiapkan & terbesar)3. Kerja-kerja serupa / sebanding

Anggaran Keperluan Minima Kakitangan Teknikal

Salinan Dokumen

1. Perakuan siap kerja2. Penyata caruman KWSP3. Sijil kelayakan kakitangan4. Perakuan bayaran interim terakhir

Kontraktor Ditolak

Lengkap

Disertakan

Lengkap

Disertakan

Dipenuhi

Prestasi memuaskan

Prestasi memuaskan

> 3% Nilai kerja daripada Anggaran Jabatan

Harga tidak munasabah

Dipenuhi

Pelarasan Harga Terendah dan Munasabah

Pemilihan Tender Paling Menguntungkan

Dipenuhi

Penilaian akhir olehLembaga Tender

Tidak lengkap

Tidak lengkap

Tidak disertakan

Semak sekiranya disertakan bersama dalam profil syarikat

Disertakan

Tidakdisertakan

Semak status kemajuan kerja lepas

Tidak dipenuhi

Prestasi tidak memuaskan

Prestasi tidak memuaskan

< 3% Nilai kerja daripada Anggaran Jabatan

Harga terendah / munasabah

Tidak dipenuhi

Tidak dipenuhi

Semakan keperluan salinan dokumen

Diperlukan

Tidak diperlukan

Tidak disertakan

Disertakan

Semak status kemajuan kerja semasa

Proses 1

Proses 2

Proses 3

Proses 4

Proses 5

Ulasan Dalam Laporan Bertulis

1. Rekod berkontrak dengan Jabatan2. Komitmen dalam projek lepas3. Prestasi projek lepas memuaskan4. Pendaftaran dengan PKK / CIDB5. Harga tender berbanding AJ6. Tempoh siap dari tempoh penengah7. Alasan kontraktor diterima / ditolak

_1154798979.unknown

_1163536887.vsd

PENILAIAN TENDER

PERINGKAT PERTAMA- Penilaian Awal & Pelarasan Harga Tender

PERINGKAT KEDUA- Penilaian Keupayaan Pentender

Kesempurnaan Tender

Kecukupan Dokumen

Keupayaan Kewangan

PELARASAN HARGA TERENDAH & MUNASABAH

Memenuhi Syarat

PERINGKAT KETIGA- Penentuan Tender Paling Menguntungkan

Prestasi Kerja Lepas & Semasa Memuaskan

Pengalaman Kerja

Kakitangan Teknikal

Keempunyaan Loji / Peralatan Asas

Tender Yang Paling Menguntungkan

Memenuhi Syarat

Harga Tidak Munasabah

Tidak Memenuhi Syarat

KONTRAKTOR DITOLAK

KONTRAKTOR MEMENANGI TENDER

Harga Terendah& Munasabah

Tidak Memenuhi Syarat

_1154799322.unknown

_1151192086.vsd

Kriteria Pemilihan Kontraktor

Kriteria Dengan Nilai jangkaan Paling Besar

Kriteria Dengan Nilai jangkaan Paling Rendah

Masa

Kualiti

Kos

Masa

Kualiti

Kos

1. Kegagalan lepas2. Pengurusan pekerja3. Status kewangan4. Penyusunan perbankan5. Keupayaan6. Pengurusan maklumat7. Organisasi pengurusan projek8. Pengalaman9. Hubungan lain10. Rekod lepas

1. Kegagalan lepas2. Status kewangan3. Kadar kredit4. Pengalaman5. Kestabilan kewangan6. Keupayaan7. Penyusunan perbankan8. Pengurusan pekerja9. Hubungan lain10. Hubungan klien/kontraktor

1. Kegagalan lepas2. Status kewangan3. Pekerja teknikal4. Keupayaan5. Rekod lepas6. Pengurusan maklumat7. Pengurusan pekerja8. Organisasi pengurusan projek9. Pengalaman10. Kestabilan kewangan

1. Pengurusan perakaunan keselamatan2. Kadar pengubahsuaian pengalaman3. Tempoh masa dalam industri4. Rekod keselamatan5. Kadar insiden OSHA6. Hubungan klien/kontraktor7. Kadar kredit8. Kestabilan kewangan9. Pekerja teknikal10. Loji dan peralatan

1. Pengurusan perakaunan keselamatan2. Kadar insiden OSHA3. Tempoh masa dalam industri4. Rekod keselamatan5. Kadar pengubahsuaian pengalaman6. Loji dan peralatan7. Pengurusan maklumat8. Pekerja teknikal9. Rekod lepas10. Organisasi pengurusan projek

1. Pengurusan perakaunan keselamatan2. Rekod keselamatan3. Kadar insiden OSHA4. Kadar pengubahsuaian pengalaman5. Loji dan peralatan6. Hubungan klien/kontraktor7. Tempoh masa dalam industri8. Kadar kredit9. Penyusunan perbankan10. Hubungan lain

_1154798737.unknown

_1151180871.vsd

Page

Title

Faktor Penilaian Tender

Penilaian kewangan

1. tawaran terendah2. tender tidak berbaki3. kesalahan pengiraan4. rizab kewangan

1. projek berasingan2. kualiti yang lebih baik3. cara yang lebih ekonomi4. tempoh lebih pendek dengan bayaran5. tempoh lebih pendek tanpa bayaran6. tawaran lebih murah dengan bayaran lanjutan

Penyerahan tawaran alternatif

Organisasi kontraktor

Pengalaman dan reputasi kontraktor

Kesempurnaan dan kecukupan dokumen tender

Kelayakan kontraktor

Lokasi Projek

Persefahaman tender

1. jalinan kerjasama2. peratusan subkontraktor tinggi

1. klasifikasi2. modal kontraktor3. komitmen berterusan4. kerjasama dalam penyelesaian masalah5. melaksanakan item tambahan secara percuma

1. bond diperlukan2. keupayaan kewangan3. kekurangan tawaran kontrak4. halaman tidak disahkan

1. keupayaan untuk menyiapkan2. melengahkan tugas3. subkontraktor yang tidak layak4. buruh tempatan5. teknikal terkini6. rizab teknikal

1. keadaan tapak2. lokasi tapak

1. kesedaran tender2. menerangkan keraguan item3. respon terhadap keraguan4. perolehan klasifikasi informasi

Syarikat Asing

1. menghormati peraturan2. rutin kerajaan