kk bengkel pengurusan organisasi

KERTAS KERJA

BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI

TARIKH

28 – 29 November 2015

TEMPAT

Bilik Seminar Kolej Burhanuddin Helmi

ANJURAN

Majlis Eksekutif Pelajar Kolej Burhanuddin Helmi.

TEMA

Think Ahead

KERTAS KERJA

BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI KOLEJ BURHANUDDIN HELMI

UNIVERSITI KEBANGSAAN MALAYSIA

1.0 TUJUAN

Pengusulan kertas kerja ini adalah bagi tujuan memohon pertimbangan dan kelulusan serta

bantuan kewangan dari Pusat Pembangunan Mahasiswa dan Perhubungan Alumni (PPMPA)

untuk mengadakan Bengkel Pengurusan Organisasi. Selain itu, untuk mendapatkan penajaan

daripada badan-badan kerajaan dan swasta dengan tujuan membantu melancarkan perjalanan

program dan memberi makluman secara teperinci mengenai program kepada pihak yang

terlibat.

2.0 PENGENALAN/LATAR BELAKANG

Bengkel Pengurusan Organisasi merupakan program pertama kali yang diadakan di Kolej

Burhanuddin Helmi. Program ini bertujuan untuk mendedahkan kepada ahli sekreteriat

program tentang cara-cara berorganisasi dengan cekap dan berkesan. Sekreteriat program

Bengkel Pengurusan Organisasi ini terdiri daripada 18 mahasiswa yang menjadi pengerak

utama kepada kejayaan bengkel ini. Bengkel yang diadakan selama dua hari di Bilik Seminar

Kolej Burhanuddin ini adalah salah satu inisiatif Majlis Eksekutif Pelajar sendiri untuk

menjelaskan prosedur perlaksanaan aktiviti dan program di Universiti Kebangsaan Malaysia

amnya dan peringkat kolej kediaman khususnya. Mengangkat tema Think Ahead, modul

yang diaplikasikan mampu melatih peserta program menjadi lebih terkehadapan dan

menyeluruh serta berfikiran jauh dalam menghasilkan satu program yang dapat memberi

impak terhadap masyarakat dan bangsa. Selari dengan ciri-ciri yang program berimpak

tinggi iaitu meningkatkan kecemerlangan akedemik dan kompetensi pelajar, bengkel ini

menyumbang kepada peningkatan kebolehpasaran siswa, bersedia untuk berdikari dan

berupaya bekerja dalam birokrasi.

Tiga ahli panel yang berpengalaman dan berkemahiran turut dijemput untuk

mengendalikan slot-slot dalam bengkel pengurusan organisasi. Slot-slot yang diketengahkan

dalam bengkel ini berpaksi kepada tiga bidang utama dalam pengurusan organisasi iaitu,

prosedur dan pelaksanaan aktiviti pelajar, tingkah laku organisasi dan penajaan dan

penjanaan kewangan. Fokus yang diberikan ini bertujuan untuk memperlihatkan kemahiran

dan kaedah perlaksanaan dan perjalanan sesebuah organisasi secara terperinci dan

menyeluruh. Bengkel ini juga sebagai platfom membentuk nilai kerjasama dan saling

membantu dalam kalangan sekreteriat program dan peserta. Selari dengan KRA UKM 1:

Graduan beraspirasi kebangsaan, berkompeten, berdaya saing dan inovatif, bengkel ini

bertujuan untuk melahirkan mahasiswa yang berfikiran kritis dan kritikal. Perkongsian

kepakaran dan kemahiran daripada panel jemputan dapat membuka ruang dan peluang

kepada peserta bengkel untuk menimba ilmu mengenai pengurusan organisasi. Bengkel ini

perlu dilaksanakan sebagai mekanisme tambahan kepada mahasiswa yang aktif berprogram

agar kepakaran dan kemahiran dapat diasah. Perjalanan sesebuah program akan lebih lancar

dan sistematik jika ahli yang mengerakkan program tersebut telah dilengkapkan dengan ilmu

pengurusan organisasi sepenuhnya. Inovasi yang cuba diketengahkan dalam bengkel

pengurusan organisasi pada kali ini adalah dari segi pengisiannya di mana peserta bukan

sahaja hanya mendengar ilmu yang disampaikan tetapi juga mempratikkan apa yang

diperoleh secara amali.

3.0 OBJEKTIF

3.1 Menyediakan satu slot kursus mengenai penjanaan kewangan dan pemasaran bagi

melancarkan perjalanan sesebuah program bertepatan dengan KRA UKM 5: Penjanaan

Kewangan Secara Optimun Dan Strategik.

3.2 Menyediakan latihan pengaplikasian teori pengurusan untuk meningkatkan prestasi

organisasi selaras dengan KRA UKM 4: Sumber Manusia dan Institusi Cemerlang.

3.3 Mengalakkan persaingan ilmu dalam kalangan peserta program melalui tugasan yang

diberikan selaras dengan KRA UKM 1: Graduan Beraspirasi Kebangsaan, Kompeten,

Berdaya Saing dan Inovatif.

4.0 TEMA

Think Ahead

5.0 ANJURAN

Sekretariat Bengkel Pengurusan Organisasi Sesi 2015/2016

Kolej Burhanuddin Helmi

Universiti Kebangsaan Malaysia.

6.0 TARIKH DAN MASA

Program ini dicadangkan untuk diadakan pada :

Tarikh : 28 - 29 November 2015

Hari : Sabtu - Ahad

Masa : 9.00 am - 5.00 pm

7.0 TEMPAT PROGRAM

Tempat program yang dicadangkan ialah :

Bilik Seminar Kolej Burhanuddin Helmi.

8.0 INOVASI

Status quo memperlihatkan kemahiran pengurusan organisasi dan penganjuran program telah

dimiliki oleh para pelajar di Kolej Burhanuddin Helmi. Namun kemahiran yang dimiliki

tersebut diperoleh daripada pengalaman pertama kali penganjuran program dan budaya kerja

oleh senior kelab dan organisasi. Oleh itu, inovasi yang dilakukan adalah dalam bentuk

peningkatan dan pemerkasaan kecekapan pengurusan organisasi dan penganjuran program.

Maka melalui bengkel ini menampilkan tenaga pakar yang mahir dalam bidang ini bagi

membuat perkongsian kepakaran dengan para pelajar yang bakal menganjurkan program

program Kolej Burhanuddin Helmi agar gerak kerja yang dilakukan adalah lebih efisien.

9.0 PUBLISITI

Publisiti bagi majlis ini bercadang dilaksanakan sekitar Kolej Burhanuddin Helmi khususnya

kerana fokus bengkel ini lebih kepada pelajar tahu satu Kolej Burhanuddin Helmi.

i. Poster

ii. Hebahan melalui facebook

Poster akan ditampal di setiap blok kediaman dan di bangunan pentadbiran. Sebarang info

mengenai bengkel akan dimaklumkan melalui media sosial seperti facebook dan pengumunan

dari semasa ke semasa.

10.0 CADANGAN PERASMI

I. Dr. Muhamad Rahimi bin Yusop

Pengetua Kolej Burhanuddin Helmi,UKM.

II. Dr. Zalifah binti Mohd Kassim

Timbalan Pengetua Kolej Burhanuddin Helmi,UKM.

11.0 PENGLIBATAN AHLI-AHLI PROGRAM

1.Peserta : 50 orang

2.Sekreteriat : 16 orang

3.Panel : 6 orang

4.Perasmi : 2 orang

12.0 STRUKTUR ORGANISASI

Rujuk Lampiran A

13.0 TENTATIF PROGRAM

Rujuk Lampiran B

14.0 BELANJAWAN PROGRAM

Rujuk Lampiran C

15.0 PERINCIAN PROGRAM

15.1 Slot Ceramah 1: Prosedur & Pelaksanaan Aktiviti Pelajar

Pn. Nor Intan Zanariah Binti Abd Aziz merupakan Pegawai Tadbir di Pusat

Pembangunan Mahasiswa & Perhubungan Alumni (PPMPA) akan melakukan

perkongsian berkaitan pengenalan dan peranan PPMPA berserta prosedur dan

pelaksanaan aktiviti pelajar. Penganjuran program di UKM sangat berkait rapat

dengan PPMPA dan memerlukan para pelajar memiliki hubungan yang baik

dengan pihak PPMPA. Atas faktor ini, pengenalan terhadap PPMPA menjadi

sangat signifikan termasuklah tatacara yang telah ditetapkan kepada para pelajar

untuk dipatuhi. Sehubungan dengan itu, mempelajari sistem di UKM menjadi

prasyarat kepada setiap penganjur program di UKM di samping menguasai

kaedah pelaksanaan aktiviti pelajar. Pengisian ini menjadi tuntutan terhadap

program di mana Bidang Keberhasilan Utama (KRA) UKM 1: Graduan

Beraspirasi Kebangsaan, Berkompeten, Berdaya Saing dan Inovatif menjadi

denyut nadi slot ini. Maka penyampaian ini mestilah disampaikan oleh wakil

yang berkaitan sendiri. Butiran slot ini adalah seperti berikut:

Durasi : dua jam

Perkongsian : 1 jam 30 minit

Soal jawab : 30 minit

15.2 Slot Ceramah 2: Tingkah Laku Organisasi

Slot ini akan diisi oleh seorang panel, En. Awang Fardillah Awang Hussin yang

merupakan seorang pensyarah muda UiTM Sarawak dan kini bergelar pelajar

pascasiswazah Sains Politik dan menginap di Kolej Burhanuddin Helmi.

Kemahiran beliau adalah dalam bidang pentadbiran dan pengurusan organisasi

berdasarkan latar belakang pendidikan dan pengalaman yang ada. Kriteria ini

menjadikan beliau sebagai panel yang sesuai untuk membuat perkongsian ilmu

bersama peserta. Panel akan memberikan pendedahan mendalam berkaitan

dengan tingkah laku organisasi yang menyentuh beberapa perkara penting seperti

proses organisasi (organizational processes). Proses organisasi merangkumi tiga

teras utama iaitu struktur organisasi, budaya organisasi dan perubahan organisasi.

Tiga kerangka ini menjadi kunci kepada kelancaran pelaksanaan program secara

cekap dan berkesan. Bukan sekadar itu kemahiran yang perlu digarap oleh peserta

juga adalah bertepatan dengan KRA UKM 4: Sumber Manusia Dan Institusi

Cemerlang. Pengisian yang diberikan juga akan turut disertakan dengan bahan

nota pembentangan oleh ahli panel. Butiran slot ini adalah seperti berikut:

Durasi : dua jam



15.3 Slot Ceramah 3: Penjanaan & Penajaan Kewangan

Sumber kewangan menjadi nadi utama kepada kelangsungan sesebuah program

yang dianjurkan oleh mana-mana organisasi. Oleh itu seorang panel yang

berpengalaman dalam bidang pemasaran iaitu En. Bisharuzi Bin Omar akan

berkongsi kepakarannya dengan lebih menyeluruh. Beliau akan mengupas intipati

pemasaran dari segi pembinaan jalinan rangkaian hubungan dengan pihak

korporat dan industri beserta teknik dan kemahiran berkesan untuk mendapatkan

penajaaan dana program. Perkara ini juga memenuhi KRA UKM 3:

Perkongsian Pintar dan Keterlibatan Strategik dan KRA UKM 5:

Penjanaan Kekayaan secara Optimum dan strategik. Butiran slot ini adalah

seperti berikut:

Durasi : dua jam



15.4 Pembentangan Projek Kumpulan

Proses pembelajaran secara teori memerlukan latihan amali bagi memberikan

kefahaman yang lebih mendalam kepada para peserta. Para peserta akan

dibahagikan kepada lima kumpulan sesuai dengan bilangan program kolej yang

bakal dianjurkan. Kemudian para peserta akan diberikan taklimat ringkas

berkaitan program tersebut pada sesi terakhir 28 November 2015. Setiap

kumpulan diberikan tugasan untuk membuat perancangan program masing-

masing dan perangkaan gerak kerja bagi melaksanakan program yang telah

ditetapkan tersebut. Proses ini akan bermula pada awal slot bertarikh 29

November 2015. Masa yang diberikan adalah selama 3 jam dan sesi

pembentangan bagi setiap kumpulan adalah selama 15 minit.

15.5 Apa Kata Juri?

‘Apa Kata Juri?’ merupakan slot yang dikhususkan oleh barisan panel penilai

untuk memberikan ulasan lanjut terhadap pembentangan lima projek yang telah

diberikan kepada kumpulan masing-masing. Slot adalah penting di mana

kemahiran dan pengelaman para ahli panel dapat menentukan tahap kebolehan

semasa para peserta setelah seharian diberikan penerangan mendalam tentang

pengurusan organisasi. Elemen yang akan dinilai semasa pembentangan tersebut

adalah seperti pemikiran kritis dan inovatif, kerja berpasukan, strategi pemasaran,

dan literasi dan pengurusan maklumat yang efisien. Bagi setiap elemen tersebut,

intipati yang boleh diukur adalah:

KRITERIA PENILAIAN (%)

Struktur organisasi 20

Perancangan gerak kerja berdasarkan garis masa 20

Bidang tugas yang diberikan 20

Strategi pemasaran 20

Dokumentasi keseluruhan perancangan 20

JUMLAH KESELURUHAN PENILAIAN 100

15.6 Refleksi: Mudahnya Berprogram

Slot ini merupakan slot terakhir bagi penyertaan para peserta. Slot ini memiliki

beberapa kepentingan utama seperti menyediakan wadah kepada ahli sekretariat

program kolej untuk meluahkan pandangannya berkaitan dengan kaedah

pelaksanaan aktiviti pelajar di UKM dan KBH. Maka, penganjur bengkel kali ini

boleh menjadikan luahan itu sebagai maklum balas verbal terhadap keberkesanan

bengkel ini justeru menjustifikasikan keyakinan para penganjur bahawa program-

program kolej yang dirancang mampu divisualisasikan dengan baik dan jelas.

Butiran slot ini adalah seperti berikut:

Durasi : 15 minit

Peserta : Wakil kumpulan

15.7 Anugerah Pembentangan Projek

Anugerah pembentangan projek akan diberikan kepada setiap kumpulan sebagai

tanda penghargaan terhadap komitmen yang diberikan kepada urusetia bengkel

ini. Selain itu, anugerah ini juga adalah tanda pengiktirafan kebolehan yang

dimiliki oleh setiap kumpulan setelah menghadiri dan menjalani bengkel ini

secara intensif. Anugerah yang diberikan pula adalah bertitik tolak daripada

kriteria penilaian yang digunakan oleh para juri. Kategori anugerah adalah seperti

berikut:

i. Anugerah Kumpulan Efektif

ii. Anugerah Kumpulan Kristis & Inovatif

iii. Anugerah Pemasaran Terbaik

iv. Anugerah Pengurusan Maklumat Terbaik

v. Anugerah Pengurus Terbaik (Orientasi Kecemerlangan)

16.0 CADANGAN PANEL

Rujuk Lampiran D

17.0 PEJABAT URUSAN

Sebarang maklumat lanjut, penerangan, pertanyaan dan urusan serta surat menyurat, sila

hubungi:

Sektretariat Bengkel Pengurusan Organisasi


Universiti Kebangsaan Malaysia

43600 Bangi

Selangor Darul Ehsan.

(u/p : Ketua Pengarah)

Nama : Nur Fatihah Bt Ismail

Tel : 0136701295

18.0 PENUTUP

Diharapkan agar kertas kerja Bengkel Pengurusan Organisasi ini mendapat kelulusan

daripada pihak PPMPA dan juga amat diharapkan pihak PPMPA mempertimbangkan

sewajarnya untuk meluluskan permohonan bantuan kewangan seperti yang telah dinyatakan.

Selain itu diharap Bengkel Pengurusan Organisasi ini dapat menjadi titik lonjakan bagi

sekreteriat program untuk mendalami ilmu berorganisasi secara mendalam dan berkesan

serta mengaplikasikan ilmu tersebut ketika berprogram sehinggalah melangkah ke alam

pekerjaan. Bengkel ini merupakan platform yang tepat bagi mereka yang baru berjinak-jinak

untuk menguruskan sesuatu program di samping menghayati 6 KRA UKM yang telah

digagaskan demi menjunjung institusi pendidikan kebangsaan UKM sebagai Pendaulat

Amanah Negara.

Disediakan oleh,

NUR FATIHAH BINTI ISMAIL

Ketua Pengarah

Bengkel Pengurusan Organisasi

Kolej Burhanuddin Helmi Sesi 2013/2014


Disemak oleh,

ANIS ANWAR BIN SUHAIMI

Felo Penasihat

Bengkel Pengurusan Organisasi

Kolej Burhanuddin Helmi Sesi 2013/2014


Disokong oleh,

DR ZALIFAH

Timbalan Pengetua


Universiti Kebangsaan Malaysia

Disahkan oleh,

DR. MUHAMAD RAHIMI BIN YUSOP

Pengetua



LAMPIRAN A

STRUKTUR ORGANISASI

BENGKEL PENGURUSAN ORGANISASI 2015/2016

Penaung

Y.Bhg.Prof Datuk. Dr. Noor Azlan Ghazali

Naib Canselor UKM

Pengerusi

Y.Bhg.Prof. Datin Noor Aziah Mohd Awal

Timbalan Naib Canselor (Hal Ehwal Pelajar dan Alumni), UKM

Penasihat Utama

Dr. Muhammad Rahimi bin Yusop

Pengetua Kolej Burhanuddin Helmi , UKM

Felo Penasihat

Anis Anwar bin Suhaimi

Felo Kolej Burhanuddin Helmi, UKM

Ketua Pengarah

Nur Fatihah Bt Ismail

A149789/ FKAB/2/013-6701295

Timbalan Ketua Pengarah

Rutra Devi A/P Tharumalay

A148546/FSSK/2/014-6387049

Setiausaha

Amira Binti Ismail

A149167/FST/2/012-4098785

Bendahari

Nur Alia Syahida Binti Nik Hasbullah

A151349/FPEND/2/013-5375353

Pengarah Program

Nurul Fathira binti Misron

A143928/FKAB/3

AJK Program

Udaimatun Nur binti Sudin

A145833/FST/3

Pengarah Perhubungan Awam

Hemananthini A/P Naganathan

A144586/FSK/3

AJK Perhubungan Awam

Nur Anis Nazriah binti Noor Ismadi

A150627/FKAB/2

Pengarah Teknikal

Muhammad Mustaqim Bin Aziza

A149742/FKAB/2

AJK Teknikal

Goh Yee Zee

A148491/FSK/2

Pengarah Logistik

Nurul Farahim bt Kamar Nor

A149959 /FKAB/ 2

Ajk Logistik

Abdul Halim Bin Ahmad Zaki

A150264 /FKAB/2

Pengarah Protokol

Nur Amalina Binti Khairul Anuar

A143956/FKAB/3

Ajk Protokol

Noor Amira binti Mohamad

A150776/FSSK/3

Pengarah Cenderahati

Muniroh Bt Baharin @ Bahadon

A149001/FKAB/2

Pengarah Tugas-tugas Khas

Nur Adilah’ binti Md Adnan

A146396/FKAB/3

AJK Tugas-tugas Khas

Nur Fazlin binti Mohd Aziz

A150497/FKAB/2

LAMPIRAN B

TENTATIF PROGRAM

28 NOVEMBER 2015

SABTU

MASA PERKARA TEMPAT

8.30 pagi

Pendaftaran peserta

Sarapan

Bilik Seminar Kolej

Burhanuddin Helmi

8.45 pagi Ketibaan tetamu kehormat

9.00 pagi Nyanyian lagu

Bacaan doa

Ucapan Perasmian Bengkel:

Y. Bhg. Dr. Muhamad Rahimi bin Yusop

Pengetua Kolej Burhanuddin Helmi

9.30 pagi Slot Ceramah 1: Prosedur & Pelaksanaan

Aktiviti Pelajar

Pn. Nor Intan Zanariah Binti Abd Aziz

Eksekutif Pentadbiran PPMPA

11.30 pagi Slot Ceramah 2: Tingkah Laku Organisasi

En. Awang Fardillah Awang Hussin

Pensyarah Muda UiTM Sarawak

1.30 tengah hari Rehat

2.00 petang Slot Ceramah 3: Penjanaan & Penajaan

Kewangan

En. Bisharuzi Bin Omar

Pegawai Sains, LESTARI.

4.00 petang Pembahagian kumpulan dan tugasan.

5.00 petang Bersurai

29 NOVEMBER 2015

AHAD

8.30 pagi Pendaftaran Peserta

Sarapan

Bilik Seminar Kolej

Burhanuddin Helmi

9.00 pagi Perbincangan dan persiapan projek.

12.00 tengah hari Pembentangan projek Kumpulan 1

Pembentangan projek Kumpulan 2

12.30 tengah hari Rehat

1.30 petang Pembentangan Projek Kumpulan 3

Pembentangan Projek Kumpulan 4

Pembentangan Projek Kumpulan 5

2.30 petang Apa Kata Juri?

3.45 petang Refleksi: Mudahnya Berprogram.

4.00 petang Anugerah Pembentangan Projek

4 .30 petang Bersurai

LAMPIRAN C

ANGGARAN PENDAPATAN

ANGGARAN PERBELANJAAN

BIL PERKARA RM

1.

2.

Sumbangan Tabung Majlis Eksekutif Pelajar

Sumbangan Pusat Pembangunan Mahasiswa dan Perhubungan Alumni

300.00

200.00

JUMLAH 500.00

BIL PERKARA RM

1. PROGRAM

Slot Ceramah 1

o Salinan nota (RM 0.05 x 10 helai x 50 peserta)

Slot Ceramah 2

o Salinan nota (RM 0.05 x 22 helai x 50 peserta)

Pembentangan Projek

o Kertas mahjong 70 gsm 25" x 37 ( RM 0.20 x 10 helai)

o Marker Pen – Permanent ( RM 15.00 x sedozen)

25.00

55.00

1.00

15.00

JUMLAH 96.00

2.

CENDERAMATA

Hamper ( RM 15.00 x 5 unit)

Cenderamata perasmi ( RM 15.00 x 1 unit)

Cenderamata panel (RM 15.00 x 3 orang)

Cenderamata juri (RM 15.00 x 3 orang)

75.00

15.00

45.00

45.00

JUMLAH 180.00

3 JAMUAN

Air Mineral R O SEAMASTER (230ml x 35 botol)

(RM 15.00 x 3 kotak)

45.00

JUMLAH 45.00

3

TUGAS-TUGAS KHAS

A4 paper ( RM 12.00 x 1 RIM )

Poket fail ( RM 0.50 x 50 peserta )

Pen ( RM 1.00 x 50 peserta )

Sijil penyertaan (RM 1.00 x 50 peserta)

12.00

25.00

50.00

50.00

JUMLAH 137.00

4 RENCAM 42.00

JUMLAH KESELURUHAN 500.00

LAMPIRAN D

CADANGAN PANEL

PANEL 1

A.Maklumat Peribadi

Nama : Awang Fardillah bin Awang Hussin

Jantina : Lelaki

Umur : 34 tahun

Kerjaya : Pensyarah muda pentadbiran awam dan sains politik ,UiTM Sarawak

Emai : [email protected]

B. Latar Belakang Pendidikan

1. Diploma Pentadbiran Awam , UiTM Sarawak.

2. Ijazah Sarjana Muda Sains Pentadbiran Dan Pengajian Polisi.

3. Master Sains Politik , Universiti Kebangsaan Malaysia.(2015)

C. Pengalaman Berorganisasi

1. Penasihat Majlis Orientasi Pelajar Baru selama tujuh tahun.

2. Penasihat Jawatankuasa Perwakilan Kolej.

3. Fasilitator Kem Gemilang UiTM.

4. Fasilitator Kursus Pembantu Mahasiswa UiTM Sarawak.

5. Fasilitator Majlis Perwakilan Pelajar.

mailto:[email protected]

kk bengkel pengurusan organisasi

Documents