I

SOP ADMINISTRASI DAN KESEKRETARIATAN

SOP kesekretariatan adalah berkenaan dengan administrasi yang mencakup:

1. SOP Kesekretariatan2. SOP Aset dan Kelembagaan

I.1.1 KETENTUAN UMUM

Kesekretariatan BEM FKM UA terdiri dari : urusan internal, urusan eksternal, notulen, arsip. Urusan internal adalah urusan surat- menyurat yang menyangkut lingkungan di dalam BEM FKM UA. Urusan eksternal adalah urusan surat-menyurat yang menyangkut lingkungan di luar BEM FKM UA. Notulen adalah agenda kegiatan yang telah dilaksanakan oleh BEM FKM UA. Arsip adalah salinan surat-surat dan proposal kegiatan BEM FKM UA1. Administrasi Surat Menyurat

a. Seluruh kegiatan surat menyurat BEM FKM UA dibawah koordinasi dan tanggung jawab sekretaris.

b. Surat yang masuk dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada BEM FKM UA harus dilaporkan kepada sekretaris BEM FKM UA.

c. Surat yang keluar dari BEM FKM UA dibuat oleh masing-masing departemen/kepanitiaan terkait, dengan sepengetahuan sekretaris BEM FKM UA, dan terdaftar secara rapi di buku surat keluar BEM FKM UA.

d. Surat dianggap sah bila terdapat kop surat BEM FKM UA, tanda tangan ketua BEM FKM UA serta stempel BEM FKM UA.

e. Surat yang keluar harus mengikuti aturan penomoran surat keluar di buku surat keluar BEM FKM UA.

f. Segala bentuk proposal dan surat-surat kegiatan, diajukan minimal 3 minggu sebelum kegiatan dilaksanakan (kecuali untuk kegiatan insidental seperti pendelegasian). Hal ini dilakukan agar perizinan tidak terburu-buru/mendesak

NB: ALUR PEMROSESAN SURAT MASUK

1.1. Jenis-Jenis Surat

Dalam melakukan administrasi surat menyurat tentu akan selalu mengeluarkan surat yang berbeda-beda. Jenis surat ini antara lain:

a. Surat Keputusan (SK)

1. Dikeluarkan oleh Ketua BEM FKM UA sebagai keputusan tentang kebijakan BEM FKM UA dalam melaksanakan tugas, wewenang, dan tanggung jawabnya

2. Penandatanganan surat keputusan dilakukan oleh Ketua dan Sekretaris Umum BEM FKM UA. Apabila Ketua berhalangan maka dapat diwakilkan kepada Wakil Ketua BEM.

b. Surat Mandat

1. Dikeluarkan oleh Ketua BEM FKM UA untuk memberi tugas wewenang dan tanggungjawab dari BEM FKM UA kepada mereka yang diberi mandat

2. Penandatanganan Surat Mandat dilakukan oleh Ketua dan Sekretaris Umum BEM FKM UA.

c.Surat Lain-Lain

1. Seluruh departemen/kepanitiaan yang ingin membuat surat keluar, harus mengikuti standar Kop surat. 2. Standard penulisan, baik itu ukuran kertas, font, spasi, dan margin adalah sebagai berikut : Batas bawah 3.5; batas kiri : 3; batas kanan 2.5

Times New Roman 12

Spasi 1

Ukuran kertas F43. Penomoran surat harus mencakup lima bagian, yaitu : nomor surat, kode tujuan surat, nama lembaga yang mengeluarkan surat, bulan surat dikeluarkan, tahun dikeluarkan surat. Masing-masing bagian dipisahkan oleh garis miring.

Nomor surat terdiri dari 3 digit. Nomor surat keluar dipegang oleh sekretaris I BEM (jika meminta nomor surat lewat sms maka harus juga dicantumkan perihal surat, lembaga/departemen/biro yang mengeluarkan, nama kegiatan, serta nama pj).

Nomor surat untuk kegiatan departemen/biro dikeluarkan oleh sekretaris I BEM melalui sekretaris departemen, sehingga sekretaris kegiatan harus berkoordinasi dengan sekretaris departemen untuk penomoran surat. Nomor surat untuk kegiatan kepanitiaan di luar departemen diberikan oleh sekretaris I BEM melalui sekretaris kegiatan secara langsung.

Kode tujuan surat ditulis sebagai berikut :

A, apabila surat ditujukan kepada pihak di luar Universitas Airlangga B, apabila surat ditujukan kepada pihak eksternal Fakultas Kesehatan Masyarakat tapi masih dalam lingkup Universitas Airlangga C, apabila surat ditujukan kepada pihak internal Fakultas Kesehatan Masyarakat D, Untuk surat keputusan yang dikeluarkan BEM Fakultas Kesehatan Masyarakat Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka romawi.

Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap

Contoh nomor surat :

1.2. Kearsipan

1. Penyimpanan meliputi notulen, surat keluar, surat masuk, proposal kegiatan, bentuk publikasi , laporan kegiatan, dan dokumentasi lain yang dianggap penting

2. Notulen rapat BPH dicatat di dalam buku rapat BPH dan notulen rapat tiap departemen dicatat di buku rapat departemen yang telah disediakan oleh Sekretaris Kabinet.3. Pada setiap akhir kegiatan, sekretaris departemen menyusun LPJ dari seluruh kegiatan departemen dalam bentuk softcopy untuk diarsip oleh biro kesekretariatan.

Format:

Nama Program

Pelaksanaan

Hari/ Tanggal

Tempat

Waktu

Penanggung Jawab

Hambatan dan Solusi

Laporan Dana

Saran untuk Kepengurusan Berikutnya2.1 Administrasi dan Ketentuan Sertifikat Seluruh kegiatan pengeluaran dan pembuatan sertifikat kegiatan BEM FKM UA harus sepengetahuan sekretaris umum dan atau sekretaris I BEM FKM UA dan dicatat dalam buku khusus sertifikat BEM FKM UA.

Sertifikat yang masuk / didapat dari perorangan/lembaga yang ditujukan kepada BEM FKM UA harus dilaporkan kepada sekretaris BEM FKM UA dan diarsipkan.

Sertifikat dianggap sah bila terdapat kop BEM FKM UA, tanda tangan (ketua BEM FKM UA, ketua panitia kegiatan, dan pihak fakultas) dan stempel BEM FKM UA.

Yang wajib dicantumkan dalam sertifikat meliputi logo UA, BEM FKM, kegiatan ( jika ada ), nama kegiatan, nomor surat, nama, NIM, status dalam kepanitiaan, tanggal kegiatan, SKP, TTD( ketua panitia, ketua BEM, WADEK I) Sertifikat yang dikeluarkan harus mengikuti aturan penomoran sertifikat keluar sesuai arsip nomor sertifikat yang dipegang oleh sekretaris I BEM FKM UA.

Setiap departemen yang mengeluarkan sertifikat wajib menyerahkan soft copy sertifikat kepada sekretaris I untuk arsip BEM FKM UA maksimal 7 hari setelah kegiatan dilaksanakan.

2.1.1 Jenis-Jenis Sertifikat

Jenis sertifikat ini antara lain:

a. Sertifikat kegiatan

Sertifikat kegiatan dikeluarkan oleh departemen yang bersangkutan yang dapat berupa sertifikat kepanitiaan kegiatan, sertifikat pembicara atau pemateri, sertifikat peserta seminar atau training, sertifikat ospek fakultas dan jurusan (BTOPH / OLT), dan sertifikat lain yang berkaitan dengan kegiatan fakultas dan BEM FKM UA.

b. Sertifikat keanggotaan

Sertifikat keanggotaan dikeluarkan oleh BEM FKM UA untuk seluruh pengurus dan atau anggota club yang ada di FKM UA sesuai kebijakan internal club tersebut.

2.1.2 Ketentuan Sertifikat

Penomoran sertifikat harus mencakup lima bagian, yaitu : nomor sertifikat, kode tujuan sertifikat, nama lembaga yang mengeluarkan sertifikat, bulan sertifikat dikeluarkan, tahun sertifikat dikeluarkan. Masing-masing bagian dipisahkan oleh garis miring.

Nomor sertifikat terdiri dari 3 digit. Nomor sertifikat keluar dipegang oleh sekretaris I BEM (jika meminta nomor sertifikat lewat sms maka harus juga dicantumkan perihal sertifikat, lembaga/departemen/biro yang mengeluarkan, nama kegiatan, serta nama pengirim). Nomor sertifikat untuk kegiatan departemen/biro dan keanggotaan dikeluarkan oleh sekretaris I BEM melalui sekretaris departemen, sehingga sekretaris kegiatan atau sekretaris club harus berkoordinasi dengan sekretaris departemen untuk penomoran sertifikat. Nomor sertifikat untuk kegiatan kepanitiaan di luar departemen diberikan oleh sekretaris I BEM melalui sekretaris kegiatan secara langsung. Kode tujuan sertifikat ditulis sebagai berikut : E , untuk sertifikat kegiatan sesuai dengan poin a untuk jenis sertifikat.

F , untuk sertifikat keanggotaan sesuai dengan poin b untuk jenis sertifikat.

Penulisan bulan ketika surat dikeluarkan ditulis dalam angka romawi. Penulisan tahun ketika surat dikeluarkan ditulis lengkap.

Ketentuan khusus untuk sertifikat keanggotaan dianggap sah bila :

Kegiatan BEM FKM UASertifikat sah bila terdapat tanda tangan pihak fakultas FKM UA, ketua BEM, ketua panitia dan stempel BEM FKM UA Kepengurusan dan keanggotaan club FKM UASertifikat sah bila terdapat pihak fakultas FKM UA tanda tangan ketua BEM FKM UA, ketua Club, dan stempel BEM.

Tanda tangan ketua tidak berlaku untuk sertifikat yang ditujukan untuk ketua itu sendiri.

Tidak ada ketentuan yang mengikat untuk design dan warna sertifikat, setiap departemen atau club bebas membuat design dan warna sertifikat sesuai kreatifitas masing-masing.

Contoh nomor sertifikat :

I.I.2 ALUR PERIZINAN

I.1.2.1 ALUR PERIZINAN

Proses perizinan harus dilampiri proposal

I.1.2.2. ALUR PROPOSAL DAN PERIZINAN DEPT. HIMA D3 HIPERKES DAN KESELAMATAN KERJA

.NB : Ketentuan Penggandaan Proposal (disesuaikan dengan kebutuhan)1. Permohonan Izin (Wadek I)2. Rektorat ( melalui Kemahasiswaan)

3. Permohonan Dana Fakultas (Wadek II )4. Permohonan Dana Paguyuban Orang Tua Mahasiswa (Ketua Paguyuban ).5. Permohonan Peminjaman (Wadek II )( tanpa proposal6. BEM (Sekretaris 2)I.1.2.3. KELANJUTAN ALUR SURAT PEMINJAMAN TEMPAT DAN PERALATAN

I.1.2.4. ALUR SURAT UNDANGAN KEGIATAN

Surat undangan kegiatan ditujukan pada pihak Pimpinan FKM (Dekan, Wakil DekanI, Wakil Dekan II, Wakil Dekan III)

II.1 KETENTUAN ALUR PERTANGGUNGJAWABAN

II.1.1 ALUR PERTANGGUNGJAWABAN

II.1.2. ALUR PERTANGGUNGJAWABAN KEGIATAN HIMA D3 HIPERKES DAN KK

NB:

LPJ diserahkan kepada kesekretariatan BEM maksimal 14 hari setelah kegiatan selesai dilaksanakan. Jika terlambat dari itu maka WAJIB membuat surat pernyataan keterlambatan yang dibuat oleh sekretaris departemen dan atau sekretaris kepanitiaan dan ditandatangani oleh sekretaris umum dan ketua/waket BEM dengan sepengetahuan kadept dan WAJIB membayar denda keterlambatan sebesar Rp 15.000,- per LPJ.(Uang denda berasal dari sisa dana kegiatan, dana tersebut akan masuk ke kas BEM)V.1.3.4 Proposal

Dalam proposal tidak perlu menggunakan kop standar BEM FKM.

Standart ukuran kertas, font, spasi dan margin (satuan Cm)

Kertas = A4; Times New Roman = 12; spasi 1,5: batas atas = 3; batas bawah = 3; batas kiri = 3; batas kanan = 3.

Cover

Dalam cover harus terdapat logo BEM FKM, logo UA, serta logo kegiatan (bila ada).

Mencantumkan contact person penanggungjawab kegiatan tersebut

Format

Dalam setiap proposal minimal harus terdapat hal-hal dibawah ini :Proposal terdiri atas :

1. Latar Belakang

Latar belakang adalah hal-hal atau alasan-alasan yang mendasari pengambilan keputusan adanya suatu acara

2. Tujuan

Berisi tentang perumusan hal-hal yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut3. Mekanisme dan Rancangan

Berisi tentang rincian, tahapan, dan langkah-langkah suatu aktivitas yang mencakup beberapa sub-aktivitas yang akan dilaksanakan. Pada setiap langkah sub aktivitas harus dijelaskan maksud dan tujuannya secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi. 4. Sasaran

Uraikan sasaran kegiatan dan jumlah jika memungkinkan.5. Sumber daya yang dibutuhkan

Berisi tentang sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktivitas tersebut, dibuat dalam bentuk tabel seperti di atas. Adapun sumber pendanaan dapat berasal dari dana Fakultas dan atau paguyuban serta sumber dana lain seperti sponshorship.Sub KegiatanSpesifikasiEstimasi BiayaSumber Pendanaan (Rp)

UnitUnit Cost (Rp)Jumlah (Rp)

Kesekretariatana.

b

c.

d.

(total sub kegiatan)

Pubdekdoka. id card

b. banner

c.

d.

Konsumsi

TOTAL

6. Jadwal Pelaksanaan

Berisi jadwal tahapan pelaksanan pekerjaan sesuai dengan yang telah diuraikan dalam Mekanisme dan Rancangan, serta dibuat seperti tabel di bawah ini.Sub aktivitasWaktu

123456789101112

7. Indikator Keberhasilan

Indikator keberhasilan (outcome) adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur terhadap pencapaian tujuan kegiatan tersebut. Indikator ini berisi tentang indikator utama maupun indikator tambahan yang spesifik, target langsung pada awal, pertengahan maupun akhir program, metode pengukuran untuk setiap indicator kinerja yang ditetapkan, serta penjelasan tentang suatu capaiannya.

IndikatorTargetCara Pengukuran

8. Penanggungjawab

Berisi nama yang menjadi penanggungjawab kegiatan tersebut.

9. Susunan Kepanitiaan (Terlampir)

Berisi susunan nama orang-orang yang bekerja untuk mengelola acara tersebut.

Susunan Kepanitiaan Terdiri dari :

Pelindung

:

Penasehat

:Dosen Pembimbing

:

Penanggung Jawab

:Ketua Panitia

:

Wakil (jika perlu)

:

Sekretaris

:

Bendahara

:

Sie.Acara

:

Sie.Konsumsi

:

Sie.Peralatan & Perlengkapan:

Sie.Dekorasi & Dokumentasi

:

Sie.Humas & Publikasi

:

10. Susunan Acara (Terlampir)

11. Lembar Pengesahan

Untuk kegiatan Ekstern (melibatkan kerjasama dengan pihak luar kampus FKM) maupun Intern (tidak melibatkan kerjasama dengan pihak luar kampus). Lembar pengesahannya berisi :

Untuk jenis kegiatan yang merupakan program kerja murni milik tiap departemen serta skala kegiatannya tidak mencakup seluruh pengurus BEM FKM.

Ketua Departemen Sekretaris Departemen

BEM FKM UA

BEM FKM UA

Nama lengkap

Nama lengkap NIM NIM

Mengetahui,

a.n. Dekan

Ketua

Wakil Dekan FKM UA

BEM FKM UA

Nama lengkap

Nama lengkap

NIP

NIM

NB :Untuk kegiatan departemen kecuali (Ospek dan BTOPH ) ditandatangani oleh sekretaris departemen, ketua departemen, ketua BEM, dan Wadek1Untuk kegiatan BEM ditandatangani oleh sekretaris umum BEM dan atau sekretaris BEM, ketua BEM, dan Wadek 1

V.1.3.6. Laporan PertanggungJawaban

Pada saat penyerahan LPJ harus didampingi dengan surat pengantar LPJ. Dalam LPJ tidak perlu menggunakan kop standar BEM FKM.

Standar ukuran kertas, font, spasi dan margin

Kertas = A4; Times New Roman = 12; spasi 1,5: satuan cm : batas atas = 3; batas bawah = 3; batas kiri = 3; batas kanan = 3.

Cover

Dalam cover harus terdapat logo BEM FKM, logo UA, logo kegiatan (jika ada)

Mencantumkan contact person panitia kegiatan (ketua panitia dan sekretaris kegiatan). Mencantumkan nomor surat balasan izin kegiatan serta tanggal surat. Format

Dalam setiap Laporan Pertanggungjawaban minimal harus terdapat hal-hal dibawah ini :

Dalam setiap LPJ minimal harus terdapat hal-hal dibawah ini :

Laporan Pertanggungjawaban terdiri dari :

I. Latar Belakang

Latar belakang adalah hal-hal atau alasan-alasan yang mendasari pengambilan keputusan adanya suatu acara

II. Tujuan

Berisi tentang perumusan hal-hal yang ingin dicapai melalui kegiatan tersebut.

III. Mekanisme PelaksanaanBerisi tentang rincian, tahapan, dan langkah-langkah suatu aktivitas yang mencakup beberapa sub-aktivitas yang telah dilaksanakan. Pada setiap langkah sub aktivitas harus dijelaskan maksud dan tujuannya secara ringkas dan jelas dalam bentuk narasi.

IV. Sumber daya yang dibutuhkan

Berisi tentang sumberdaya yang dibutuhkan untuk melaksanakan suatu aktivitas tersebut, dibuat dalam bentuk tabel. Adapun sumber pendanaan dapat berasal dari. dana Fakultas dan atau paguyuban serta sumber dana lain seperti sponshorship.V. Jadwal Pelaksanaan

Berisi jadwal tahapan pelaksanan pekerjaan sesuai dengan yang telah diuraikan dalam Mekanisme dan Rancangan, serta dibuat seperti tabel pada ketentuan proposal.VI. Indikator Keberhasilan

Indikator keberhasilan (outcome) adalah suatu alat yang digunakan untuk mengukur terhadap pencapaian tujuan kegiatan tersebut. Indikator ini berisi tentang indikator utama maupun indikator tambahan yang spesifik, target langsung pada awal, pertengahan maupun akhir program, metode pengukuran untuk setiap indicator kinerja yang ditetapkan, serta penjelasan tentang suatu capaiannya.

VII. Evaluasi Diri KegiatanBerisi hasil evaluasi kegiatan (peserta dan panitia yang hadir serta evaluasi tiap sie)

VIII. Penanggungjawab

Berisi nama yang menjadi penanggungjawab kegiatan tersebut.IX. Penutup

Contoh:

Demikian Laporan Pertanggungjawaban Kegiatan ini dibuat dengan harapan dapat menggambarkan pelaksanaan kegiatan ini. Sebagai penutup kami selaku panitia menyampaikan terima kasih atas perhatian, dukungan, dan partisipasi yang telah diberikan

X. Lembar Pengesahan

Untuk kegiatan Ekstern (melibatkan kerjasama dengan pihak luar kampus FKM) maupun Intern (tidak melibatkan kerjasama dengan pihak luar kampus). Lembar pengesahannya berisi :

Ketua Departemen

Sekretaris Departemen

BEM FKM UA

BEM FKM UA

Nama lengkap

Nama lengkap

NIM.

NIM. Mengetahui,

a.n. Dekan

Ketua

Wakil Dekan I FKM UA

BEM FKM UA

Nama lengkap

Nama lengkap

NIP

NIM

Untuk jenis kegiatan yang merupakan program kerja murni milik tiap departemen serta skala kegiatannya tidak mencakup seluruh pengurus BEM FKM.

Ketua

Sekretaris Umum

BEM FKM UA

BEM FKM UA

Nama lengkap

Nama lengkap

NIM.

NIM.

Mengetahui,

a.n. Dekan

Wakil Dekan I FKM UA

Nama lengkap

NIP

Untuk jenis kegiatan yang bukan merupakan program kerja milik tiap departemen dan/ atau program kerja milik tiap departemen tetapi skala kegiatannya mencakup seluruh pengurus BEM FKM.

Pengesahan Departemen Hima D3 Hiperkes dan KK

Ketua Departemen

Sekretaris Departemen

HIMA K3

HIMA K3

Nama lengkap

Nama lengkap

NIM

NIM.

Mengetahui,

Ketua Program Studi

Hiperkes dan Keselamatan Kerja

Ketua FKM UA

BEM FKM UA

Nama lengkap

Nama lengkap

NIP

NIM

a.n. Dekan

Wakil Dekan I FKM UA

Nama lengkap

NIPXI. Kepanitiaan Acara (Terlampir)

Berisi susunan nama orang-orang yang bekerja untuk mengelola acara tersebut.

a. Susunan Kepanitiaan Terdiri dari :

Pelindung

:

Penasehat

:

Dosen Pembimbing

:

Penanggung Jawab

:

Ketua Panitia

:

Wakil (jika perlu)

:

Sekretaris

:

Bendahara

:Sie.Acara

:

Sie.Konsumsi

:

Sie.Peralatan & Perlengkapan:

Sie.Dekorasi & Dokumentasi

:

Sie.Humas & Publikasi

:

XII. Susunan Acara (Terlampir)XIII. Materi-Materi Kegiatan (jika ada)Materi yang diberikan pemateri selama kegiatan berlangsung (Terlampir)

XIV. Daftar Hadir Peserta dan Panitia (Terlampir)XV. Bukti-Bukti PembayaranSegala nota atau kwitansi yang diperoleh dalam rangka terselenggaranya kegiatan (Terlampir)

XVI. Dokumentasi KegiatanBerisi foto-foto pelaksanaan kegiatan (Terlampir)

XVII. Surat-surat (surat jawaban dari fakultas, surat dari pihak luar misalnya MoU, surat jawaban dari sponsorship) (Terlampir)III.1 KELANJUTAN ALUR SURAT PERMOHONAN DANAIII.1.1 Surat Permohonan Dana Fakultas

III.1.2 Alur Pengajuan Dana Kemahasiswaan

III.1.3Surat Permohonan Dana Pguyuban Orang Tua Mahasiswa

NB:

Setiap pengajuan permintaan dana untuk kegiatan tiap departemen harus didahului dengan pengajuan proposal yang telah diperiksa oleh sekretaris umum dan atau sekretaris kabinet dan disetujui oleh ketua/waket BEM. Tanpa proposal kegiatan, dana tidak dapat dicairkan dan diberikan. Proposal tersebut diajukan kepada bendahara kabinet maksimal 3 minggu sebelum pelaksanaan kegiatan. Bendahara departemen WAJIB memberikan laporan dana yang telah digunakan dan dana sisa (bila ada) dari kegiatan kepada bendahara kabinet.

Setiap pemasukan dan pengeluaran dana dari tiap departemen di bawah tanggung jawab bendahara kabinet dan atas sepengetahuan sekretaris umum. Pengumpulan surat permohonan dana paguyuban yang akan di acc oleh ketua paguyuban harus dikumpulkan kepada Bendahara I BEM, yang kemudian akan dikoordinasi ke ketua paguyuban setiap 2 minggu sekali.Untuk yang berkewajiban meminta acc akan digilir sesuai kesepakatan.IV.1 SOP PENGGUNAAN ASET KELEMBAGAANdari kesekretariatan kabinet. Tugas dari Biro Rumah Tangga BEM meliputi pengelolaan fasilitas dan sarana, inventarisasi aset, pengadaan barang, megatur kebijakan untuk menjaga kebersihan serta keindahan dan kenyamanan senat.

IV.1.1 Sekretariat BEM

a. Sekretariat BEM adalah ruangan yang digunakan untuk melaksanakan kegiatan operasional BEM FKM UA yang selanjutnya disebut Senat.

b. Tata tertib penggunaan senat serta perizinan penggunaan senat diatur oleh Kesekretariatan Kabinet BEM FKM UA.

c. Penempelan berbagai macam atribut yang telah mendapat persetujuan pihak yang berwenang, harus terlebih dulu konfirmasi pada SETKAB. Dan penempelan atribut harus menggunakan isolasi bening, dilarang menggunakan lem atau double tape.

IV.1.3. Alur Peminjaman Barang

NB: Peminjaman StempelUntuk Stempel BEM yang ada di senat, tidak boleh keluar dari senat. Stempel yang boleh dipinjam atau dialih tangankan adalah stempel yang dibawa oleh sekretaris 2 sesuai dengan kesepakatanIV.1.4. Peminjaman Senat

Alur

IV.1.5. Penggunaan Aset

1. Barang yang dipinjam harus mendapat persetujuan Bendahara 2 BEM2. Peminjaman harus disertai form peminjaman barang yang telah disediakan.3. Barang yang dipinjam harus dikembalikan tepat waktu. Apabila ada keterlambatan dalam pengembalian barang yang dipinjam, maka akan dikenakan denda sesuai dengan aturan yang berlaku.4. Barang yang akan dipinjam harus dalam keadaan tidak dipakai atau dibutuhkan oleh BEM FKM UA.5. Barang tidak dipinjamkan untuk kepentingan pribadi

6. Barang yang sudah digunakan harus dikembalikan ke tempatnya semula dan tertata rapi7. Segala bentuk transaksi peminjaman harus dicatat dalam buku peminjaman inventaris BEM FKM UA.

8. Peminjam inventaris BEM FKM UA, selain pengurus BEM FKM UA harus menyerahkan fotocopi KTM.

9. Barang yang dipinjam dikembalikan seperti kondisi semula, apabila rusak/ hilang, maka peminjam harus mengganti barang yang rusak/ hilang senilai dengan barang tersebut.

CONTOH SURAT PEMINJAMAN BARANG

SURAT PERJANJIAN PEMINJAMAN BARANG

BEM FKM UNIVERSITAS AIRLANGGA

PIHAK PERTAMA

NAMA

: BEM FKM UNIVERSITAS AIRLANGGA

ALAMAT : KAMPUS C UNIVERSITAS AIRLANGGA JL. MULYOREJO SURABAYA

PIHAK KEDUA

NAMA / NIM:

ALAMAT:

NO. TELP:

Kepanitiaan//Departemen:

Mengadakan perjanjian sebagai berikut :PASAL I

Kewajiban Pihak I

Pihak pertama meminjamkan barang-barang milik BEM FKM UA yang telah disetujui.

PASAL II

Kewajiban Pihak II

1. Pihak kedua bertanggung jawab dalam menjaga keadaan barang yang dipinjam tetap dalam keadaaan baik.

2. Apabila ada kerusakan pada barang yang dipinjam, maka pihak kedua wajib mengganti barang yang mengalami kerusakan berupa barang itu sendiri atau berupa uang yang ditentukan oleh pihak pertama.

3. Pihak kedua wajib mengembalikan barang yang dipinjam dari pihak pertama tepat pada waktu yang telah ditentukan sebelumnya.

4. Apabila ada keterlambatan dalam pengembalian barang, maka pihak kedua akan dikenakan denda.

Surabaya, ...............................

Pihak Pertama

Pihak Kedua Sekretaris Umum

Masing-masing Sekretaris Departemen

Surat Departeman

(surat jawaban fakultas)

Kemahasiswaan

Kesekretariatan

Konfirmasi

Surat BEM

Konfirmasi

Kesekretariatan

HUMAS

001/A/BEM-FKM/UA/II/2012

001/E/BEM-FKM/UA /II/2012

proposal masuk ke kepala sub bagian kemahasiswaan untuk mendapat persetujuan/acc.

proposal+surat izin keg, dana, alat, tempat masuk ke sekretaris departemen untuk dikoreksi dengan sepengetahuan Ketua BEM

jika tidak sesuai SOP maka harus direvisi, jika memenuhi SOP, maka Ketua BEM menandatangani

proposal masuk ke bagian akademik untuk mendapat persetujuan/acc dari Kabag Akademik

masuk ke Wakil Dekan I untuk mendapat persetujuan

proposal dan surat difotokopi sesuai kebutuhan ( lihat di ketentuan surat dan proposal di halaman berikutnya )

masuk ke resepsionis (di bagian lobby fakultas) untuk persetujuan kegiatan dan surat akan diproses sesuai dengan prosedur

Konfirmasi keberlanjutan proses birokrasi proposal dapat menghubungi bagian kemahasiswaan

Departemen/kepanitiaan membuat proposal kegiatan dan dikonsulkan pada dosen pembimbing

proposal+surat izin keg, dana, alat, tempat masuk ke sekretaris untuk dikoreksi dengan sepengetahuan Ketua HIMA

jika tidak sesuai SOP maka harus direvisi, jika memenuhi SOP, maka sekretaris, Ketua HIMA dan Ketua BEM menandatangani

Diserahkan kepada Ketua Prodi Hiperkes & KK untuk mendapat acc

proposal masuk ke bagian akademik untuk mendapat persetujuan/acc dari Kabag Akademik

masuk ke Wakil Dekan I untuk mendapat persetujuan

proposal dan surat difotokopi sesuai kebutuhan ( lihat di ketentuan surat dan proposal di halaman berikutnya )

masuk ke resepsionis (di bagian lobby fakultas) untuk persetujuan kegiatan dan surat akan diproses sesuai dengan prosedur

Konfirmasi keberlanjutan proses birokrasi proposal dapat menghubungi bagian kemahasiswaan

Surat diproses sesuai dengan prosedur dan selanjutnya surat turun ke bag. Sarana dan Prasarana

Surat difotokopi sebanyak 4 kali ( 3 untuk bagian sarana dan prasaran,BEM)

Foto kopi surat diberikan pada pihak yang terkait

Surat yang telah ditandatangani Ketua BEM difotokopi untuk arsip BEM .

Surat undangan masuk ke resepsionis, dan selanjutnya akan diproses sesuai prosedur

Setelah kegiatan terlaksana, departemen/kepanitiaan membuat LPJ kegiatan dan dikonsultasikan pada dosen pembimbing

LPJ dan surat pengantar LPJ masuk ke sekretaris departemen.

Jika tidak sesuai SOP maka harus revisi,jika memenuhi SOP,maka LPJ ditandatangani oleh sekretaris departemen, ketua departemen dan ketua BEM

LPJ masuk ke Kasubbag Kemahasiswaan kemudian Kabag Akademik untuk memendapat persetujuan / acc

Masuk ke Wakil Dekan I untuk mendapat persetujuan

Fotokopi sesuai dengan keperluan, LPJ yang ditujukan untuk pihak fakultas diberikan melalui resepsionis.

Fotokopi LPJ segera diberikan pada pihak-pihak yang bersangkutan sabagai arsip

Setelah kegiatan terlaksana, departemen/kepanitiaan membuat LPJ kegiatan dan dikonsultasikan pada dosen pembimbing

LPJ dan surat pengantar LPJ masuk ke sekretaris untuk dikoreksi dengan sepengetahuan Ketua HIMA

Jika tidak sesuai SOP maka harus revisi,jika memenuhi SOP,maka LPJ ditandatangani oleh sekretaris departemen, ketua HIMA dan ketua BEM

Diserahkan ke Ketua Prodi Hiperkes dan KK untuk ditanda tangani

LPJ masuk keKasubbag Kemahasiswaan kemudian Kabag Akademik untuk mendapat persetujuan/ acc

Masuk ke Wakil Dekan I untuk mendapat persetujuan

LPJ,fotokopi LPJ,surat pengantar LPJ masuk ke resepsionis untuk diproses sesuai dengan prosedur

Stempel

FKM

Surat diproses sesuai dengan prosedur dan selanjutnya surat turun ke bagian keuangan

Bendahara departemen atau bendahara kegiatan menghubungi bendahara BEM untuk bertanggung jawab mengambil uang di bagian keuangan dan diserahkan ke bendahara departemen

Surat diproses sesuai dengan prosedur dan selanjutnya surat turun ke bagian keuangan

Bendahara HIMA mengambil uang di bagian keuangan dan diserahkan ke bendahara departemen

Surat diproses sesuai dengan prosedur dan selanjutnya surat turun ke bagian kemahasiswaan

Sekretaris kegiatan memeriksa ke bag. Kemahasiswaan untuk surat pengantar yang dibuat oleh kemahasiswaan

Surat yang telah dibuat oleh kemahasiswaan difotokopi sebanyak 1 kali (arsip BEM)

Mengajukan surat yang telah dibuat kemahasiswaan dan membawa proposal kepada Ketua Paguyuban untuk di acc/paraf

Pencairan uang Paguyuban dilakukan 2 minggu sekali secara bergiliran oleh bendahara departemen sesuai piket

Pihak yang akan meminjam barang milik BEM FKM, diharuskan mengisi form peminjaman barang yang telah disediakan.

Form peminjaman barang yang telah diisi oleh pihak peminjam diserahkan kepada Bendahara II untuk di ACC.

Apabila permohonan peminjaman barang telah disetujui, maka terjadi serah terima barang.

Pihak yang akan meminjam senat, diharuskan melakukan konfirmasi kepada Sekretaris 1 baik secara lisan, tulisan, maupun elektronik.

Permohonan peminjaman senat, akan ditampung terlebih dahulu Sekretaris 1 untuk menyesuaikan dengan jadwal pemakaian senat

Konfirmasi persetujuan peminjaman senat, sekretaris 1 kepada pihak peminjam.

Apabila permohonan peminjaman senat disetujui, terjadi serah terima senat.

Stempel

Stempel

FKM

Stempel

FKM

proposal masuk ke kepala sub bagian kemahasiswaan untuk mendapat persetujuan/acc.

Diajukan kepada dosen pembimbing untuk mendapat acc

PAGE 30