kertas cadangan prosedur pengendalian standard … · dalam tempoh 3 hari selepas e-agm...

Disediakan Oleh KESATUAN MAHASISWA UNIVERSITI MALAYA 2020

KERTAS CADANGAN PROSEDUR PENGENDALIAN STANDARD (SOP) MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

ATAS TALIAN (e-AGM) SESI 2019/2020 KELAB & PERSATUAN

KETIKA PANDEMIK COVID-19



KERTAS CADANGAN PROSEDUR PENGENDALIAN STANDARD (SOP) MESYUARAT AGUNG TAHUNAN

ATAS TALIAN (e-AGM) SESI 2019/2020 KELAB & PERSATUAN

KETIKA PANDEMIK COVID-19

Mesyuarat Agung Tahunan secara atas talian (e-AGM)

1. Prosedur permohonan e-AGM

a. Permohonan secara atas talian di myum.um.edu.my sekurang-kurangnya 2

minggu sebelum tarikh e-AGM dirancang.

- Agenda Mesyurat Agung Tahunan

- Minit Mesyurat Agung Tahuan sesi yang terdahulu

- Senarai daftar ahli beserta nombor ahli

- Laporan aktiviti tahunan

- Laporan kewangan tahunan

b. Penghantaran dokumen berikutan kepada [email protected] dan cc

[email protected] sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum tarikh e-AGM

dirancang.

- Penyata akaun persatuan terkini

- Surat jemputan kepada pegawai HEPA

c. Permohonan secara atas talian di https://forms.gle/mfvaH7JPycrrJW8b7

sekurang-kurangnya 2 minggu sebelum tarikh e-AGM dirancang.

- Penerangan lengkap prosedur pencalonan & pengundian secara atas talian.

- Bukti “test-run” prosedur pencalonan & pengundian secara atas talian

(melibatkan sekurang-kurangnya 15 orang peserta) dalam bentuk foto atau

video.

d. Pra-AGM

- Pastikan ahli badan persatuan menerima notis rasmi sekurang-kurangnya 10 hari

sebelum e-AGM melalui platform yang rasmi termasuk:

✓ Laman rasmi Facebook atau

✓ Kumpulan rasmi WhatsApp

2. Mekanisme pemilihan secara atas talian

a. Mekanisme pengundian

Mana-mana mekanisme pengundian termasuk https://vote.heliosvoting.org/

adalah dibenarkan ASALKAN diluluskan oleh HEP.

b. Kelayakan peserta e-AGM

- Hanya ahli persatuan yang aktif sahaja layak menyertai e-AGM dan mengundi.

- Kunci akses pengundi secara “one-time” akan dihantar kepada peserta e-AGM.

mailto:[email protected]:[email protected]://forms.gle/mfvaH7JPycrrJW8b7https://vote.heliosvoting.org/


- Dua langkah pengenalpastian diperlukan:

✓ Hanya ahli persatuan yang aktif sahaja dibenarkan memasuki bilik

telekonferensi

✓ Hanya peserta e-AGM sahaja yang akan menerima kunci akses pengundi

secara “one-time”

- Jumlah undian akhir tidak boleh melebihi daripada jumlah peserta e-AGM

c. Bukti mekanisme e-AGM

Wajib dilampirkan dalam https://forms.gle/7mPkyK1ULnATfNjs7 dan hantarkan

dalam tempoh 3 hari selepas e-AGM

✓ “Screenshot” satu set lengkap e-kertas undian dalam bentuk .jpg

✓ “Screenshot” keputusan pengundian dalam bentuk .jpg

✓ “Screenshot” “Set-up” pengundian secara atas talian dalam bentuk .jpg

(seperti dalam Gambar 1)

✓ Video rakaman sepanjang e-AGM

3. Platform Mesyuarat Agung Tahunan secara atas talian (e-AGM)

a. Sebarang platform telekonferensi seperti Google Meet (sehingga 100 peserta),

Microsoft Team (hingga 250 peserta) dan FreeConferenceCall (sehingga 1000

peserta) dibenarkan ASALKAN fungsi rakaman dibenarkan.

4. Pasca e-AGM

a. Penghantaran dokumen berikutan kepada [email protected] dan cc

[email protected] dalam tempoh seminggu selepas e-AGM

- Surat penghantaran kehadiran ahli dan minit e-AGM

- Borang 8 (google form) dilampirkan dengan minit e-AGM dan senarai ahli

persatuan

- surat penambahan exco dilampirkan dengan minit mesyuarat jawatankuasa

eksekutif pertama, takwim aktiviti, lampiran penambahan

b. Isikan https://forms.gle/7mPkyK1ULnATfNjs7 dan hantarkan dalam tempoh

seminggu selepas e-AGM

https://forms.gle/7mPkyK1ULnATfNjs7mailto:[email protected]:[email protected]://forms.gle/7mPkyK1ULnATfNjs7


Langkah-langkah untuk menjalankan pengundian melalui https://vote.heliosvoting.org/ 1. “Set-up” pengundian secara atas talian (Hanya untuk rujukan)

Gambar 1: Penyediaan asas pimilihan secara atas talian

2. Penyediaan kertas undi

Gambar 2: Penyediaan asas kertas undi

GMT +0

https://vote.heliosvoting.org/


3. Pendaftaran Pengundi d. Muat naik spreadsheet pengundi (dalam bentuk .CSV form)

Gambar 3: Muat naik spreadsheet pengundi

Gambar 4: Pendaftaran pengundi

Gambar 5: Eksport spreadsheet pengundi dalam bentuk .CSV


4. E-mel Pengundi e. “One-time voter ID access key” yang berbeza akan dihantar kepada setiap pengundi

berdaftar.

Gambar 6: E-mel pengundi

Gambar 7: Penyediaan templat e-mel

Contoh templat e-mel:

Anda dijemput untuk mengundi dalam Pilihan Raya XX. Tarikh akhir pengundian adalah xx 2020 x:

xxpm GMT +08: 00, Kuala Lumpur.

Kami menggunakan sistem pimilihan secara atas talian untuk mengumpulkan suara kami. Anda telah

diberikan kunci akses unik yang hanya dapat digunakan sekali sahaja untuk mengundi, dan pilihan

pengundian anda akan tetap tanpa nama. Jangan hantarkan e-mel ini. Jangan balas e-mel ini untuk

memilih, kerana undi anda tidak akan didaftarkan.

Sekiranya anda mempunyai pertanyaan, maklum balas atau ingin dikeluarkan daripada senarai

pengundian di masa depan, sila hantarkan e-mel xxx di [email protected].

mailto:[email protected]


5. Undi beku (Freeze ballot)

Gambar 8: Pembekuan undian

6. Mengira penghitungan yang disulitkan f. Penutupan pemilihan & pengiraan keputusan

Gambar 9: Pengiraan penghitungan yang disulitkan

Gambar 10: Pengiraan keputusan

Gambar 11: Pengiraan keputusan

GMT +0


7. Pengumuman keputusan g. “Screenshot” halaman keputusan yang diperlukan

Gambar 12: Pengumuman keputusan

Gambar 13: E-mel keputusan


Langkah-langkah mengundi melalui https://vote.heliosvoting.org/

1. Log masuk pengundi

Gambar 14: Log masuk pengundi

Gambar 15: Arahan kertas undian

https://vote.heliosvoting.org/



Gambar 19: Pemberitahuan e-mel

Gambar 20: Pengumuman keputusan

kertas cadangan prosedur pengendalian standard … · dalam tempoh 3 hari selepas e-agm...

Documents