kerajaan malaysia surat pekeliling akauntan negara ... 6-2018.pdf · anm(t) 81/10/6/10 (46)...

ANM(T) 81/10/6/10 (46)

KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA

MALAYSIA BILANGAN 6 TAHUN 2018

TATACARA PENGURUSAN PENETAPAN KUASA DAN

TUGAS PEGAWAI PENGAWAL KEPADA

PEGAWAI PERAKAUNAN DI BAWAH KAWALANNYA

(ARAHAN PERBENDAHARAAN 11)

JABATAN AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

SPANM BIL. 6/2018

i

KANDUNGAN TUJUAN ......................................................................................................................... 1

LATAR BELAKANG ........................................................................................................ 1

TAKRIFAN ...................................................................................................................... 4

PELAKSANAAN ............................................................................................................. 9

HAL-HAL LAIN .............................................................................................................. 10

TARIKH KUAT KUASA ................................................................................................. 10

PEMBATALAN .............................................................................................................. 10

PEMAKAIAN ................................................................................................................. 11

LAMPIRAN A: ......................................................................................................................

GARIS PANDUAN PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PENGAWAI PENGAWAL KEPADA

PEGAWAI PERAKAUNAN DI BAWAH KAWALANNYA........................................................

SERTA KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS .........................................................

PENGENALAN ............................................................................................................. 13

JADUAL PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL KEPADA

PEGAWAI PERAKAUNAN DI BAWAH KAWALANNYA (AP 11) ................................... 14

KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS .............................................................. 15

HAD KUASA MEMPERAKU DAN MENYEMAK ............................................................ 21

TANGGUNGJAWAB PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ) ............................................. 22

LAMPIRAN B: ......................................................................................................................

GARIS PANDUAN KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS ........................................

TATACARA PENGURUSAN TERIMAAN .............................................................................

PENGENALAN ............................................................................................................. 43

KAWALAN DALAMAN .................................................................................................. 43

LAMPIRAN C: ......................................................................................................................

GARIS PANDUAN KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS ........................................

PEJABAT PERAKAUNAN ....................................................................................................

1. PENGENALAN ............................................................................................................. 54

2. PERANAN SEMAK DI AO ............................................................................................ 54

3. PERANAN PERAKU I DAN PERAKU II DI AO ............................................................. 55

4. PERMOHONAN HAD KUASA MENYEMAK (HKS) DAN MEMPERAKU (HKP) ............ 56

5. KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS .............................................................. 56

SPANM BIL. 6/2018

1

ANM(T) 81/10/6/10 (46)

KERAJAAN MALAYSIA

SURAT PEKELILING AKAUNTAN NEGARA MALAYSIA

BILANGAN 6 TAHUN 2018

Semua Ketua Setiausaha Kementerian

Semua Ketua Jabatan Persekutuan

Semua Ketua Jabatan Negeri

Semua Ketua Akauntan Kementerian

Semua Pengarah Negeri/ Cawangan Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Semua Akauntan Negeri/ Bendahari Negeri

TATACARA PENGURUSAN PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI

PENGAWAL KEPADA PEGAWAI PERAKAUNAN

DI BAWAH KAWALANNYA (ARAHAN PERBENDAHARAAN 11)

TUJUAN

Surat Pekeliling ini bertujuan untuk memberi garis panduan kepada Kementerian/

Jabatan mengenai Tatacara Pengurusan Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai

Pengawal Kepada Pegawai Perakaunan Di Bawah Kawalannya (AP 11) bagi

memastikan Penetapan Kuasa Dan Tugas Kewangan Dan Perakaunan Pegawai

Pengawal dilaksanakan dengan teratur, lengkap dan tepat.

LATAR BELAKANG

2.1 Selaras dengan AP 138, Akauntan Negara Malaysia bertanggungjawab

menentukan:

2.1.1 pewujudan sistem perakaunan yang sepatutnya dengan kawalan

dalaman yang mencukupi;

2.1.2 pengawasan yang sesuai untuk mengelakkan kehilangan kerana

penipuan atau kecuaian; dan

2.1.3 pengeluaran apa-apa arahan yang perlu dari semasa ke semasa sebagai

panduan.

SPANM BIL. 6/2018

2

2.2 Selaras dengan AP 53, Pegawai Pengawal bertanggungjawab bagi

melaksanakan kewajipan kewangan Kementerian/Jabatan masing-masing

dengan sempurna.

2.3 Selaras dengan AP 53A, Pegawai Pengawal selaku pegawai perakaunan ketika

melaksanakan tanggungjawab kewangan hendaklah mematuhi Piawaian

Perakaunan Kerajaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling Akauntan Negara

Malaysia (SPANM) yang berkuat kuasa.

2.4 Penetapan Kuasa Dan Tugas hanya boleh diturunkan oleh Pegawai Pengawal

sahaja.

2.5 Penetapan Kuasa Dan Tugas kewangan dan perakaunan dilaksanakan

berdasarkan peruntukan undang-undang dan peraturan seperti berikut:

2.5.1 Perlembagaan Persekutuan

Perkara 104(3) – Tiada apa-apa wang boleh dikeluarkan daripada

Kumpulan Wang Disatukan kecuali mengikut cara yang diperuntukkan

oleh Undang-undang Persekutuan.

2.5.2 Akta Tatacara Kewangan 1957 (Akta 61)

(1) Seksyen 3 - Kumpulan Wang Disatukan bermakna Kumpulan

Wang Disatukan Persekutuan dan Kumpulan Wang Disatukan

Negeri sebagai yang diberi oleh Artikel 97(1) dan (2) Perlembagaan

Persekutuan dan rujukan kepada Akaun Hasil Disatukan, Akaun

Pinjaman Disatukan dan Akaun Amanah Disatukan adalah rujukan-

rujukan bagi akaun kumpulan wang tertentu yang dimaksudkan.

(2) Seksyen 7 - Kumpulan Wang Disatukan hendaklah diselenggara

mengikut tiga (3) akaun yang berasingan :

(i) Akaun Hasil Disatukan;

(ii) Akaun Pinjaman Disatukan; dan

(iii) Akaun Amanah Disatukan.

(3) Seksyen 15A – berkaitan dengan had penetapan kuasa dan tugas

yang diberi oleh Pegawai Pengawal kepada Pegawai Perakaunan

2.5.3 Seksyen 43, 44, 45, 64,65 dan 66 Akta Tandatangan Digital 1997

(Akta 562)

SPANM BIL. 6/2018

3

2.5.4 Arahan Perbendaharaan (AP)

(1) AP 11 – Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal;

(2) AP 53, 53A – Tanggungjawab Pegawai Pengawal;

(3) AP 138 – Kewajipan Akauntan Negara; dan

(4) AP lain berkaitan yang berkuat kuasa.

2.5.5 Pekeliling Perbendaharaan (PP)

(1) PP PS 6.1 – Garis Panduan Pemantapan Penubuhan Pusat

Tanggungjawab;

(2) PP PB 3.1 – Garis Panduan Langkah-langkah Mengoptimumkan

Perbelanjaan Kerajaan;

(3) PP PB 2.5 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan Pembangunan

Tahunan;

(4) PP PB 2.6 – Pindah Peruntukan Perbelanjaan Mengurus dan

(5) PP lain berkaitan yang berkuat kuasa.

2.5.6 Surat Pekeliling Perbendaharaan dan Garis Panduan yang dikeluarkan

oleh Kementerian Kewangan Malaysia yang berkuat kuasa.

2.5.7 Pekeliling Perkhidmatan dan Surat Pekeliling Perkhidmatan berkaitan

yang berkuat kuasa.

2.5.8 Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia (SPANM) berkaitan yang

berkuat kuasa.

2.6 Surat Kementerian Kewangan Malaysia MOF.BSKK 600-2/2/3 (11) dan bertarikh

3 Julai 2018 berkaitan kelulusan pengecualian AP 101.

SPANM BIL. 6/2018

4

TAKRIFAN

3.1 Pegawai Pengawal

Pegawai yang dilantik oleh Menteri Kewangan atau Menteri Besar atau Ketua

Menteri di bawah Seksyen 15A Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61] bagi

setiap tujuan perbelanjaan yang diperuntukkan bagi mana-mana tahun

kewangan dalam anggaran, bagi mengawal, tertakluk kepada sebarang arahan

yang ditujukan oleh pihak penguatkuasa kewangan, perbelanjaan yang dikuat

kuasakan di bawah tujuan itu dan termasuk semua tanggungjawab pegawai

perakaunan dan dibaca bersama AP 10.

3.2 Pemungut

Selaras dengan Arahan Perbendaharaan (AP) 3, Pemungut adalah pegawai

yang berdasarkan kepada jawatannya atau di bawah mana-mana undang-

undang bertulis atau peraturan bertulis adalah bertanggungjawab untuk

memungut wang bagi pihak Kerajaan.

3.3 Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal

Selaras dengan AP 11, Penetapan Kuasa Dan Tugas adalah:

3.3.1 Penetapan Kuasa Dan Tugas Kewangan Dan Perakaunan oleh Pegawai

Pengawal kepada pegawai yang bekerja di bawah seliaannya secara

bertulis dan menyatakan dengan jelas setakat mana pegawai tersebut

dibenarkan menjalankan tugas bagi pihak Pegawai Pengawal; dan

3.3.2 Sekiranya berlaku sesuatu luar aturan, Pegawai Pengawal sepatutnya

boleh menentukan dengan mudah siapakah yang bertangggungjawab,

sekiranya tidak boleh ditentukan, terdapat kemungkinan Pegawai

Pengawal perlu menggantikan kehilangan tersebut.

3.4 Ketua Jabatan

Ketua sesuatu sektor, bahagian atau cawangan di peringkat Ibu Pejabat atau

Ketua Jabatan wilayah, bahagian, cawangan, daerah, daerah kecil atau pejabat

di peringkat negeri atau Pejabat Perwakilan di luar negeri yang telah menerima

Penetapan Kuasa Dan Tugas secara bertulis dari Pegawai Pengawal untuk

menguruskan sumber kewangan di bawah AP 11.

3.5 Pemegang Waran Peruntukan

Merujuk kepada Ketua Jabatan yang telah menerima Penetapan Kuasa Dan

Tugas secara bertulis dari Pegawai Pengawal untuk menguruskan waran

peruntukan di bawah AP 11.

SPANM BIL. 6/2018

5

3.6 Pusat Tanggungjawab (PTJ)

Merujuk kepada pejabat di mana Pemegang Waran Peruntukan/ Ketua Jabatan/

Pemungut telah menerima Penetapan Kuasa Dan Tugas daripada Pegawai

Pengawal dan bertanggungjawab untuk mengurus dan mengawal sumber

kewangan di bawah seliaannya seperti peruntukan mengurus, peruntukan

pembangunan, pengurusan akaun amanah dan pengurusan terimaan serta

sumber-sumber lain yang berkaitan.

3.6.1 PTJ 1/ PTJ First Tier

PTJ First Tier adalah merujuk kepada PTJ yang menguruskan Waran Am

di peringkat Kementerian/ Jabatan. Contoh PTJ First Tier adalah

Bahagian Kewangan Kementerian.

3.6.2 PTJ 2/ PTJ Second Tier

PTJ Second Tier adalah merujuk kepada PTJ yang menerima waran

peruntukan daripada PTJ 1. Contoh bahagian-bahagian lain di

Kementerian/ Jabatan.

3.6.3 PTJ 3/ PTJ Third Tier

PTJ Third Tier adalah merujuk kepada PTJ yang menerima waran

peruntukan daripada PTJ Second Tier di Kementerian/ Jabatan. Contoh

PTJ Third Tier adalah PTJ di Negeri/ Daerah.

3.6.4 Pusat Kos

Pusat Kos merujuk kepada unit Kumpulan PTJ & PTJ dalam baris caj

yang diwujudkan bagi memperakaunkan perbelanjaan untuk tujuan

pelaporan.

3.6.5 Pusat Pembayar Gaji (Pay Center – PC)

Pusat Pembayar Gaji (PC) yang menguruskan emolumen Penjawat

Awam Persekutuan.

3.6.6 Pejabat Pemungut (PP)

Pejabat Pemungut adalah merujuk kepada pejabat yang

bertanggungjawab menerima wang bagi pihak Kerajaan.

3.6.7 PTJ Maya (Virtual PTJ)

PTJ Maya merujuk kepada unit Kumpulan PTJ & PTJ dalam baris caj

bagi memperakaunkan terimaan melalui e-Pembayaran untuk tujuan

pelaporan.

SPANM BIL. 6/2018

6

3.7 Pegawai Perakaunan

Setiap pegawai awam yang bertanggungjawab bagi perkara-perkara seperti

yang ditakrifkan di bawah Seksyen 3 Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61]

iaitu:

3.7.1 Memungut, menerima atau mengakaun, atau yang sebenarnya

memungut, menerima atau mengakaun Wang Awam; atau

3.7.2 Membelanja/ membayar atau yang sebenarnya membelanja/ membayar,

apa-apa Wang Awam; atau

3.7.3 Menerima, menyimpan, mengeluar, melupus, atau mengakaun aset

awam atau yang menerima, memegang, mengeluar atau melupus Aset

Awam.

3.8 Pejabat Perakaunan (Accounting Offices - AO)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia (JANM) Negeri/ Cawangan dan Bahagian

Akaun Kementerian bagi Kerajaan Persekutuan manakala bagi Kerajaan Negeri

merujuk kepada Pejabat Bendahari Negeri/ Akauntan Negeri.

3.9 Integrated Government Financial Management and Accounting System

(iGFMAS)

Sistem Pengurusan Kewangan dan Perakaunan Kerajaan yang berpusat,

bersepadu dan berupaya menjana Penyata Kewangan Kerajaan Persekutuan

berasaskan akruan dan tunai ubahsuai.

3.10 Integrated Sistem Perakaunan Luar Negeri Akruan (iSPLN)

Sistem Perakaunan Panjar Luar Negeri yang dibangunkan untuk kegunaan PTJ

di luar negeri.

3.11 Perakaunan Aset

Urusniaga perakaunan aset merangkumi tatacara berikut:

3.11.1 Perolehan Aset

(1) Perolehan Aset Hadiah / Sumbangan dan Lain-lain;

(2) Perolehan Aset Pajakan Kewangan; dan

(3) Perolehan Aset Konsesi

3.11.2 Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan

(1) Arahan Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan; dan

(2) Proses Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan

SPANM BIL. 6/2018

7

3.11.3 Pindahan Aset

3.11.4 Pengelasan Aset

3.11.5 Pelupusan Aset

3.11.6 Pelarasan Aset

3.11.7 Pembatalan Urusniaga Aset

3.12 Pesanan Kerajaan

Pesanan Kerajaan adalah dokumen kewangan yang terdiri daripada:

3.12.1 Pesanan Kerajaan (Bekalan dan Perkhidmatan) (Purchase Order – PO);

3.12.2 Pesanan Kerajaan (Kerja) (Work Order – WO);

3.12.3 Tanggungan Kontrak Kerajaan (Bekalan dan Perkhidmatan) (Contract

Order – CO);

3.12.4 Tanggungan Kontrak Kerajaan (Kerja) (Contract Work Order – CW); dan

3.12.5 Waran Perjalanan Udara Awam (WPUA).

3.13 Waran

Waran adalah dokumen kewangan yang terdiri daripada Waran Am dan Waran

Peruntukan.

3.13.1 Waran Am

Merujuk kepada dokumen kewangan Waran Am (Kew. 308E(AM)) yang

digunakan untuk menyelenggara peruntukan mengurus dan

pembangunan di peringkat Pegawai Pengawal di paras Objek Am selaras

dengan Anggaran perbelanjaan Tahunan dan kuasa pindah peruntukan

di bawah Pekeliling Perbendaharaan PB 2.5 - Pindah Peruntukan

Perbelanjaan Pembangunan Tahunan dan PB 2.6 - Pindah Peruntukan

Perbelanjaan Mengurus.

3.13.2 Waran Peruntukan

Merujuk kepada dokumen kewangan Waran Peruntukan (Kew.308E –

Pin.1/2016) yang digunakan untuk menyelenggara peruntukan mengurus

dan pembangunan di peringkat PTJ di paras Objek Sebagai.

SPANM BIL. 6/2018

8

3.14 Baucar

Baucar adalah dokumen kewangan yang terdiri daripada Arahan Pembayaran,

Baucar Jurnal dan Baucar Kecil.

3.14.1 Arahan Pembayaran

Merujuk kepada dokumen kewangan (Kew. 303E/ 303) yang diperakukan

oleh PTJ kepada AO untuk membuat bayaran. Dokumen ini disokong

dengan butir-butir penuh mengenai setiap tuntutan, pendahuluan,

perolehan bekalan/ perkhidmatan atau kerja yang telah disempurnakan.

3.14.2 Baucar Jurnal

Merujuk kepada dokumen kewangan (Kew. 306E/306) yang disediakan

untuk melaraskan transaksi perakaunan.

3.14.3 Baucar Kecil

Merujuk kepada dokumen kewangan (Kew. 50E/50) yang disediakan

untuk pembayaran menggunakan Panjar Wang Runcit dan Panjar Khas.

3.15 Had Kuasa Memperaku (HKP)

HKP yang dibenarkan kepada Pegawai Perakaunan di PTJ dan AO untuk

melaksanakan peranan Peraku I, Peraku II dan Akuan Terima bagi Baucar.

3.15.1 Peraku I

Peranan menyemak/ mengesah bagi Arahan Pembayaran, Baucar

Jurnal dan Baucar Kecil beserta dokumen sokongan mengandungi

butiran lengkap dan betul.

3.15.2 Peraku II

Peranan menyemak/ memperakui/ melulus Arahan Pembayaran, Baucar

Jurnal dan Baucar Kecil beserta dokumen sokongan mengandungi

butiran lengkap dan betul.

3.15.3 Akuan Terima

Peranan Akuan Terima bagi Baucar Jurnal Antara PTJ. Peranan ini

bertujuan untuk mengesahkan transaksi sebelum proses pelarasan

akaun dilakukan. Peranan ini boleh dilaksanakan oleh pegawai

perakaunan yang mempunyai peranan Peraku II.

SPANM BIL. 6/2018

9

3.16 Akuan Terima bagi Waran Peruntukan

Peranan ini bertujuan untuk menerima peruntukan yang diterima daripada PTJ

lain sebelum perbelanjaan boleh dilakukan.

3.17 Had Kuasa Menyemak (HKS)

HKS yang dibenarkan kepada Pegawai Perakaunan di AO untuk melaksanakan

peranan menyemak Pesanan Kerajaan, Arahan Pembayaran dan Baucar Jurnal.

3.18 Penyemak

Peranan semakan baris caj dokumen kewangan di AO untuk memastikan Kod

Perakaunan dan butiran urusniaga adalah lengkap dan betul.

3.19 Pelulus

Peranan menyemak/ memperakui/ melulus Pesanan Kerajaan di PTJ beserta

dokumen sokongan mengandungi butiran lengkap dan betul.

3.20 Tandatangan Digital

Tandatangan Digital pada dokumen kewangan selaras dengan Seksyen 64, 65

dan 66 Akta Tandatangan Digital 1997 (Akta 562) melalui medium sijil digital

seperti token.

3.21 Token

Token adalah pemacu mudah alih yang mengandungi cip kriptografi untuk

menyimpan sijil digital dan dihubungkan kepada komputer menggunakan port

Universal Serial Bus (USB) sebagai medium Tandatangan Digital.

PELAKSANAAN

Surat Pekeliling ini mengandungi garis panduan seperti berikut:

4.1 Lampiran A :

Garis Panduan Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai

Pengawal Kepada Pegawai Perakaunan Di Bawah

Kawalannya Serta Kebenaran Khusus Secara Bertulis

4.2 Lampiran B : Garis Panduan Kebenaran Khusus Secara Bertulis Tatacara

Pengurusan Terimaan

4.3 Lampiran C : Garis Panduan Kebenaran Khusus Secara Bertulis Pejabat

Perakaunan

SPANM BIL. 6/2018

10

HAL-HAL LAIN

Pertanyaan lanjut mengenai Surat Pekeliling Akauntan Negara Malaysia, Kementerian/

Jabatan Persekutuan boleh merujuk kepada pihak berikut:

Pengarah

Bahagian Khidmat Perunding (BKP)

Jabatan Akauntan Negara Malaysia

Aras 5, Perbendaharaan 2

No.7, Persiaran Perdana

62594, Presint 2

Putrajaya

u.p. : Unit Kajian Kewangan Dan Perakaunan

emel : [email protected]

No. Telefon : 03 - 8886 9632/ 9755/ 9703/ 9875/ 9603/ 9602/ 9651

TARIKH KUAT KUASA

Surat Pekeliling ini berkuat kuasa mulai pada tarikh ianya dikeluarkan.

PEMBATALAN

Dengan berkuat kuasanya surat pekeliling ini, Surat Pekeliling Akauntan Negara

Malaysia (SPANM) berikut adalah dibatalkan:

7.1 SPANM Bil. 2 Tahun 2016 rujukan ANM (T) 81/10/6/10(26) bertarikh 25 Ogos

2016 berkaitan Had Kuasa Memperaku Dan Menyemak Dokumen Kewangan

(Government Financial And Management Accounting System -1GFMAS)

7.2 SPANM Bil. 17 Tahun 2014 rujukan ANM (T) 81/10/6/10 (17) bertarikh 17

Disember 2014 berkaitan Tatacara Perakaunan Bayaran.

7.3 SPANM Bil. 13 Tahun 2014 rujukan ANM (T) 81/10/6/10 (13) bertarikh 17

Disember 2014 – Tatacara Perakaunan Terimaan Kerajaan Persekutuan.

mailto:[email protected]

SPANM BIL. 6/2018

11

PEMAKAIAN

Kementerian/ Jabatan Persekutuan dan Pejabat Perakaunan hendaklah memastikan

peraturan yang ditetapkan dalam surat pekeliling ini dipatuhi, peruntukan surat pekeliling

ini dipanjangkan kepada semua Perkhidmatan Awam Negeri, Pihak Berkuasa Berkanun

dan Pihak Berkuasa Tempatan tertakluk kepada penerimaan oleh pihak berkuasa

masing-masing.

“BERKHIDMAT UNTUK NEGARA”

Saya yang menjalankan amanah,

(DATUK SAAT BIN ESA C.A.(M))

Akauntan Negara Malaysia


PUTRAJAYA

Oktober 2018

s.k :

Ketua Setiausaha Negara

Ketua Setiausaha Perbendaharaan

Ketua Audit Negara

Semua YB Setiausaha Kerajaan Negeri

Semua YB Pegawai Kewangan Negeri

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A: GARIS PANDUAN PENETAPAN KUASA DAN TUGAS

PEGAWAI PENGAWAL KEPADA PEGAWAI PERAKAUNAN

DI BAWAH KAWALANNYA SERTA KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS

12

LAMPIRAN A:

GARIS PANDUAN PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PENGAWAI PENGAWAL

KEPADA PEGAWAI PERAKAUNAN DI BAWAH KAWALANNYA SERTA KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS


2018

SPANM BIL. 6/2018




13

PENGENALAN

Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal adalah selaras dengan Subseksyen

15A(2) Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61], AP 53, AP 11 dan surat Kementerian

Kewangan Malaysia rujukan KK/BUU/10/0.427 Jld.2 (94) bertarikh 18 Disember 2012, surat

rujukan KK/BUU/(S)10/0.417 Jld.6 (3) bertarikh 9 November 2015 dan surat rujukan

MOF.100-1/10/15(3) bertarikh 29 Ogos 2018 seperti berikut:

1.1 Subseksyen 15A (2) Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61]

Setiap Pegawai Pengawal hendaklah, tertakluk kepada mana-mana undang-undang

bertulis dan apa-apa arahan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa kewangan di

bawah Seksyen 4, menetapkan had mana kuasa-kuasa dan tugas-tugas yang diberi

atau dikenakan ke atasnya boleh dijalankan atau dilaksanakan bagi pihaknya oleh

mana-mana Pegawai Perakaunan di bawah kawalannya dan memberi arahan-arahan

tertentu sebagaimana yang perlu untuk menjamin perjalanan atau pelaksanaan

sempurna kuasa-kuasa dan tugas-tugas tersebut.

1.2 Pegawai Pengawal

Selaras dengan AP 3, Pegawai Pengawal adalah Pegawai yang dilantik oleh Menteri

Kewangan atau Menteri Besar atau Ketua Menteri di bawah Seksyen 15A Akta

Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61] bagi setiap tujuan perbelanjaan yang

diperuntukkan bagi mana-mana tahun kewangan dalam anggaran, bagi mengawal,

tertakluk kepada sebarang arahan yang ditujukan oleh pihak penguatkuasa kewangan,

perbelanjaan yang dikuat kuasakan di bawah tujuan itu dan termasuk semua

tanggungjawab pegawai perakaunan.

1.3 Pemungut

Selaras dengan AP 3, Pemungut adalah pegawai yang berdasarkan kepada

jawatannya atau di bawah mana-mana undang-undang bertulis atau peraturan

bertulis adalah bertanggungjawab untuk memungut wang bagi pihak Kerajaan.

Pemungut (Collector) yang bertanggungjawab untuk memungut wang bagi pihak

Kerajaan di bawah undang-undang bertulis, antara lain adalah seperti berikut:

1.3.1 Akta Duti Hiburan 1953 [Akta 103] – Seksyen 3

“3. (1) Menteri Kewangan hendaklah menjadi Pemungut Duti Hiburan (dalam

Akta ini disebut Pemungut) dan hendaklah bertanggungjawab untuk

memungut duti yang ditetapkan oleh Seksyen 4 dan secara amnya untuk

melaksanakan peruntukan Akta ini.

SPANM BIL. 6/2018




14

(2) Menteri Kewangan boleh melantik seorang timbalan atau timbalan-

timbalan kepada Pemungut sama ada secara am bagi maksud Akta ini atau

apa-apa peraturan yang dibuat di bawahnya atau bagi maksud peruntukan

tertentu Akta atau bagi maksud peraturan-peraturan tertentu yang dibuat di

bawah Akta ini.”

1.3.2 Stamp Act 1949 (revised 1989) [Act378] – Section 3

“3. (1) The Director General of Inland Revenue referred to in subsection 134(1)

of the Income Tax Act 1967 [Act 53] shall be the Collector of Stamp Duties.

(2) The Minister of Finance may, by notification in the Gazette, appoint such

number of Deputy Collectors of Stamp Duties as he thinks fit, for the purpose

of carrying out the provisions of this Act.)”

1.3.3 Federation Light Dues Act 1953 (Revised 1981) [Act 250] – Section 3

“3. (1) The owner, agent or master of every ship which in the course of a

voyage enters any port or place within Peninsular Malaysia, other than ships

exempted under subsection (3), shall pay light dues as prescribed by the

Minister under this Act to such officer (hereinafter in this Act referred to as “the

collector”) as may be appointed by regulations to collect such light dues.”

1.4 Tanggungjawab Pegawai Pengawal

Selaras dengan AP 53, semua Pegawai Pengawal adalah bertanggungjawab

melaksanakan kewajipan kewangan Kementerian/ Jabatan masing-masing dengan

sempurna. Tanggungjawab tersebut adalah bagi memungut dengan sewajarnya

segala Wang Awam yang patut diterima oleh atau di bawah arahan mereka,

menyimpannya dengan selamat serta juga bertanggungjawab sekiranya akaun yang

dikemukakan oleh mereka atau di bawah kuasa mereka didapati tidak betul. Sebarang

Penetapan Kuasa Dan Tugas ini kepada pegawai lain hendaklah dibuat dengan

arahan bertulis. Bagaimanapun seorang Pegawai Pengawal itu secara amnya tidak

terlepas dari tanggungjawabnya sendiri setelah perwakilan di buat.


PEGAWAI PERAKAUNAN DI BAWAH KAWALANNYA (AP 11)

2.1 Selaras dengan AP 11 (a), kewajipan kewangan dan perakaunan bagi pegawai-

pegawai bawahan yang bekerja di bawah seseorang Pegawai Pengawal mestilah

dinyatakan dengan jelas olehnya, dan khususnya setakat mana mereka itu

dibenarkan menjalankan bagi pihaknya, tugas-tugas yang menjadi

tanggungjawabnya mestilah dinyatakan dengan bertulis.

SPANM BIL. 6/2018




15

2.2 Selaras dengan Seksyen 50 Akta Tafsiran 1948 dan 1967 [Akta 388], Penetapan

Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal boleh dilaksanakan berdasarkan jawatan

memandangkan Pegawai Pengawal masih boleh mengenal pasti pegawai yang

bertanggungjawab sebagaimana yang perlu dipatuhi di bawah AP 11 (b).

2.3 Format Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas disediakan seperti berikut:

2.3.1 Format Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal kepada

Pegawai Perakaunan di bawah Kawalannya - Pusat Tanggungjawab (PTJ)

di Lampiran A1;

2.3.2 Format Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal kepada

Pegawai Perakaunan di bawah Kawalannya - Pejabat Perakaunan di

Lampiran A2;

2.3.3 Surat Litup Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal di

Lampiran A3;

2.3.4 Contoh jadual yang telah dilengkapkan di Lampiran A4.

2.4 Kementerian/ Jabatan dikehendaki mengemas kini Surat Litup dan Jadual Penetapan

Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal selaras dengan perkara berikut:

2.4.1 Pelantikan Pegawai Pengawal baharu (sekiranya pelantikan Pegawai

Pengawal dibuat oleh Menteri Kewangan atas nama Pegawai Pengawal dan

bukan atas jawatan yang dipegang olehnya); dan/ atau

2.4.2 Perubahan perjawatan di Kementerian/ Jabatan.

2.5 PTJ bertanggungjawab mengemukakan Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas

Pegawai Pengawal kepada Pegawai Perakaunan di bawah Kawalannya - Pusat

Tanggungjawab (PTJ) terkini kepada AO sekiranya terdapat perubahan/dikemaskini.

KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS

3.1 Dokumen Penetapan Kuasa Dan Tugas menjadi asas kepada rujukan Penetapan

Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal kepada Pegawai Perakaunan di bawah

kawalannya.

SPANM BIL. 6/2018




16

3.1.1 Selaras dengan AP 11(b), sekiranya berlaku di luar aturan, Pegawai Pengawal

sepatutnya boleh menentukan dengan mudah siapakah yang

bertangggungjawab, sekiranya tidak boleh ditentukan, terdapat kemungkinan

Pegawai Pengawal perlu menggantikan kehilangan tersebut.

3.1.2 Selaras dengan AP 69(b), tiada seseorang pegawai boleh menerima wang

dalam apa jua bentuk terimaan kecuali diberi kebenaran khusus secara

bertulis oleh Pemungut untuk berbuat demikian. Pemungut hendaklah

menyelenggara suatu rekod mengenai kebenaran yang telah diberi.

3.2 Ketua Jabatan/ Pemegang Waran Peruntukan PTJ/ Pemungut hendaklah

menyelenggara Kebenaran Khusus Secara Bertulis bagi menyokong Jadual

Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal kepada Pegawai Perakaunan

dengan menyediakan butir-butir nama, jawatan dan lain-lain yang berkenaan

dinyatakan supaya Penetapan Kuasa dan Tugas dalam format AP 11 tersebut lebih

jelas seperti berikut:

3.2.1 Tanggungjawab Pusat Tanggungjawab (PTJ)

(1) PTJ perlu melengkapkan borang yang berkaitan seperti berikut:

(i) Borang Permohonan Capaian Pengguna dan Had Kuasa Pusat

Tanggungjawab iGFMAS (Kew.290E-01 Pind.1/18) seperti di

Lampiran A5;

(ii) Borang AK52 Kuasa Tetap Panjar Wang Runcit dan Panjar Khas

seperti di Lampiran A8;

(iii) Borang Kew. 290 Pin.1/17 Arahan Perbendaharaan 101 Pegawai-

Pegawai Memperaku Dan Menandatangani Baucar seperti di

Lampiran A9 (PTJ manual sahaja);

(iv) Borang Kebenaran Khusus Secara Bertulis Melaksanakan

Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal/Pemungut –

Pejabat Pemungut seperti di Lampiran B; dan

(v) Borang Permohonan Capaian Sistem iSPLN (jika berkaitan).

(2) Ketua Jabatan hendaklah memastikan semua Kebenaran Khusus Secara

Bertulis dikemaskini adalah tepat dan betul dengan Penetapan Kuasa

Dan Tugas dari Pegawai Pengawal di bawah AP 11 yang berkuat kuasa.

SPANM BIL. 6/2018




17

(3) PTJ bertanggungjawab menyemak maklumat capaian yang telah

dikemaskini oleh AO adalah tepat. Borang Pengesahan Capaian

Pengguna Dan Had Kuasa Memperaku adalah seperti di Lampiran A11.

(4) PTJ adalah bertanggungjawab untuk menyemak dan mengesahkan

maklumat pada Laporan Capaian Pengguna dan Had Kuasa Pusat

Tanggungjawab adalah tepat dan betul seperti berikut:

(i) Maklumat pengguna adalah tepat;

(ii) Pengguna adalah pengguna yang aktif di PTJ; dan

(iii) Memaklumkan kepada AO sekiranya maklumat tidak tepat.

3.2.2 Tanggungjawab Pejabat Perakaunan (AO)

(1) Pejabat Perakaunan perlu melengkapkan Borang Permohonan Capaian

Pengguna dan Had Kuasa Pejabat Perakaunan iGFMAS (Kew.290E-02

Pin.1/18) bagi mendapatkan Had Kuasa Menyemak (HKS). Rujuk

Lampiran C.

(2) AO hendaklah memaklumkan kepada PTJ pengemaskinian permohonan

capaian pengguna dan had kuasa PTJ telah diambil tindakan dengan

mengemukakan dokumen untuk pengesahan PTJ seperti berikut:

(i) Borang Pengesahan Capaian Pengguna Dan Had Kuasa

Memperaku; dan

(ii) Laporan Capaian Pengguna dan Had Kuasa Pusat Tanggungjawab

bagi peranan Pengguna yang telah dikemaskini.

3.4 Ketua Jabatan/ Pemegang Waran/ Pemungut hendaklah mengemaskini Kebenaran

Khusus Secara Bertulis ini setiap kali berlaku perubahan pegawai.

3.5 Tindakan yang perlu diambil PTJ dan AO untuk menyediakan Kebenaran Khusus

Secara Bertulis adalah seperti di Jadual 1.

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A: GARIS PANDUAN PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL KEPADA


Jadual 1: Tindakan Yang Perlu Diambil PTJ Dan AO Untuk Menyediakan Kebenaran Khusus Secara Bertulis

18

Bil. Arahan

Perbendaharaan Tugas

Pusat

Tanggungjawab/

Pejabat

Perakaunan

Borang Berkaitan Catatan

1. AP11, 53, 62, 79,

99, 101, 102.

Surat Kementerian

Kewangan Malaysia

MOF.BSKK 600-

2/2/3 (11) dan

bertarikh 3 Julai

2018.

1. Arahan Pembayaran

2. Baucar Jurnal

3. Baucar Kecil

4. Pesanan Kerajaan

(PO/WO/CO/WPUA)

5. Penyata Pemungut

6. Serahan Wang

7. IDD Integrasi

8. Panjar

9. Aset

10. Waran Peruntukan

Modul:

1) Arahan Pembayaran

2) Terimaan

3) Baucar Jurnal

4) Panjar

5) Pengurusan Aset

PTJ Elektronik Borang Permohonan

Capaian Pengguna dan

Had Kuasa iGFMAS PTJ

(Kew.290E-01Pin.1/18).

Rujuk Lampiran A5.

Borang boleh dimuat turun

di Portal JANM dalam

format MS Excel. Borang

juga disertakan dengan

Format Capaian Peranan,

dan disokong dengan

Panduan Mengisi Borang

dan Manual Pengguna

iGFMAS Service Desk.

Borang capaian hendaklah dilengkapkan dan

dikemukakan kepada AO bagi peranan:

Peranan Tujuan

Baharu Pengguna Baharu

Tambah/

kemaskini

Menambah/

mengemaskini capaian

Pengguna

Hapus Menghapuskan peranan

Pengguna (pengguna

bertukar/ tamat

perkhidmatan)

Hanya peranan yang berubah sahaja perlu

dikemukakan, peranan sedia ada akan kekal di

iGFMAS.

PTJ bertanggungjawab menyemak dan

mengesahkan Laporan Capaian Pengguna dan

Had Kuasa Pusat Tanggungjawab melalui

Borang Pengesahan Capaian Pengguna Dan

Had Kuasa Memperaku seperti di Lampiran

A11 bagi memastikan maklumat pengguna

sistem adalah tepat, betul dan hanya pengguna

aktif di PTJ tersebut sahaja yang diberi capaian.

SPANM BIL. 6/2018




19

Bil. Arahan


Pusat

Tanggungjawab/

Pejabat

Perakaunan


2.

AP 101

Baucar

PTJ Manual

Borang Arahan

Perbendaharaan 101

Pegawai-Pegawai

Memperaku Dan

Menandatangani Baucar

(Kew.290-Pin.1/2017)

seperti di Lampiran A9.

Borang AP 101 hendaklah dilengkapkan setiap

kali berlaku perubahan pegawai dan

dikemukakan kepada AO.

Borang AP 101 baharu akan membatalkan

Borang AP 101 terdahulu.

3.

AP 69, 71(a), 71(e),

70(a), 70(b), 62(b),

78, 79, 80(b), 80(c),

80(d)

Terimaan

PTJ Elektronik/

PTJ Manual

Borang Kebenaran Khusus

Untuk Melaksanakan

Penetapan Kuasa Dan

Tugas Pegawai Pengawal/

Pemungut – Pejabat

Pemungut seperti di

Lampiran B.

Borang Kebenaran Khusus Secara Bertulis

melaksanakan Penetapan Kuasa Dan Tugas

Pegawai Pengawal/ Pemungut hendaklah

dilengkapkan setiap kali berlaku perubahan

pegawai dan dikemukakan kepada AO.

Borang baharu akan membatalkan Borang

terdahulu.

SPANM BIL. 6/2018




20

Bil. Arahan


Pusat

Tanggungjaw

ab/ Pejabat

Perakaunan


4.

AP11, 53, 62, 79,

99, 101, 102.

1. Aset

2. Baucar Jurnal

3. Arahan Pembayaran

4. Pindahan Dana

5. Pesanan Kerajaan

(PO/WO/CO/WPUA)/

Pendahuluan Diri)

Modul:

1) Arahan Pembayaran

2) Terimaan

3) Baucar Jurnal

4) Pindahan Dana

5) Panjar

6) Pengurusan Aset

7) Treasury

8) Loan Management

System

Ibu Pejabat,

JANM

dan Pejabat

Perakaunan

Borang Permohonan


Had Kuasa iGFMAS

Pejabat Perakaunan

(Kew.290E-02 Pin.1/18)

Rujuk Lampiran A6.

Borang Permohonan


Had Kuasa iGFMAS Ibu

Pejabat, JANM

(Kew.290E-03 Pin.1/18)

Rujuk Lampiran A7.

Borang boleh dimuat turun

di Portal JANM dalam

format MS Excel. Borang

juga disertakan dengan

Format Capaian Peranan,

dan disokong dengan

Panduan Mengisi Borang

dan Manual Pengguna

iGFMAS Service Desk.

Borang capaian hendaklah dilengkapkan dan

dikemukakan kepada AO bagi peranan:

Baharu

Tambah/ kemaskini

Hapus

Hanya peranan yang berubah sahaja perlu

dikemukakan, peranan sedia ada akan kekal di

iGFMAS.

SPANM BIL. 6/2018



DI BAWAH KAWALANNYA DAN KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS

21

HAD KUASA MEMPERAKU DAN MENYEMAK

4.1 Selaras dengan pelaksanaan Integrated Government Financial Management and

Accounting System (iGFMAS), asas amaun Had Kuasa adalah mengikut had nilai

perolehan Kerajaan.

4.2 Penetapan tujuh (7) peringkat HKP dan HKS ditetapkan oleh Ibu Pejabat, JANM.

4.3 HKP dokumen kewangan iGFMAS hanya melibatkan Baucar sahaja.

4.4 Pegawai Pengawal boleh menetapkan had kuasa dan amaun kepada pegawai yang

menerima Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal seperti berikut:

4.4.1 Peranan Penyedia Dokumen Kewangan (Peranan Penyedia adalah

pegawai pada gred 19 dan ke atas); dan

4.4.2 Peranan Peraku I, Peraku II/ Akuan Terima/ Pelulus dokumen kewangan

selain daripada Baucar.

4.5 Bagi persekitaran elektronik, tandatangan manual pada dokumen kewangan tidak

diperlukan sekiranya:

4.5.1 terdapat cetakan nama yang berasaskan ID Pengguna (dokumen ini adalah

cetakan komputer, tandatangan tidak diperlukan); atau

4.5.2 Tandatangan Digital mengikut Seksyen 64, 65 dan 66, Akta Tandatangan

Digital 1997 (Akta 562).

4.6 HKS dokumen kewangan iGFMAS di AO hanya melibatkan Pesanan Kerajaan dan

Baucar sahaja.

4.7 HKP dan HKS dokumen kewangan perlu disediakan selaras dengan AP 11 dan

Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal yang berkuat kuasa.

SPANM BIL. 6/2018




22

TANGGUNGJAWAB PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

5.1 Peranan Peraku I, Peraku II dan Akuan Terima Baucar

Peranan Peraku I, Peraku II dan Akuan Terima di PTJ tertakluk kepada tujuh (7)

peringkat HKP seperti berikut:

Jadual 2: Penetapan Peringkat Had Kuasa Memperaku (HKP) di PTJ

5.1.1 Pegawai Peraku II dan Akuan Terima hendaklah lebih kanan daripada

Pegawai Peraku I. Syarat ini adalah terpakai kepada peranan pegawai pada

gred jawatan yang setara.

5.1.2 Sekiranya tiada perjawatan seperti di Jadual 2, penetapan gred pegawai

memperaku di setiap Peringkat Had Kuasa hendaklah mengikut kekananan

dan perjawatan di pejabat tersebut dan telah menerima Penetapan Kuasa

Dan Tugas dari Pegawai Pengawal di bawah AP 11 serta mendapat

Kebenaran Khusus Secara Bertulis dari Ketua Jabatan/ Pemegang Waran

Peruntukan.

5.1.3 Ketua Jabatan/Pemegang Waran Peruntukan hendaklah menyediakan skop

tugas yang bersesuaian dengan gred dan skim perkhidmatan pegawai bagi

memastikan pegawai yang ditukar lantik melaksanakan tugas bersesuaian

dengan gred tukar lantik yang disandang.

BIL. PERINGKAT HAD KUASA MEMPERAKU

(HKP)

GRED

1. HKP 1 RM 0.01 – RM 99,999,999,999.99 Pegawai Gred 41 dan ke atas

2. HKP 2 RM 0.01 – RM 100,000,000.00 Pegawai Gred 40 dan ke atas


4. HKP 4 RM 0.01 – RM 500,000.00 Pegawai Gred 29 dan ke atas




SPANM BIL. 6/2018




23

5.2 Permohonan Had Kuasa Memperaku (HKP) Baucar

5.2.1 PTJ perlu melengkapkan Borang Permohonan Capaian Pengguna Dan Had

Kuasa Pusat Tanggungjawab iGFMAS (Kew.290E-01 Pin.1/18) yang boleh

dimuat turun di laman sesawang JANM.

5.2.2 Borang yang telah dilengkapkan berserta dengan dokumen sokongan perlu

dikemukakan kepada AO melalui Integrated Government Financial And

Management Accounting System (iGFMAS) Service Desk untuk

membolehkan pengguna di PTJ atau AO mendapatkan capaian peringkat

HKP.

5.2.3 Ringkasan dokumen kewangan yang memerlukan HKP di PTJ adalah seperti

berikut:

* Peranan Akuan Terima diperlukan bagi Baucar Jurnal Antara PTJ

Jadual 3: Dokumen kewangan yang memerlukan

Had Kuasa Memperaku (HKP) Baucar di PTJ

DOKUMEN

KEWANGAN

HAD KUASA MEMPERAKU (HKP)

PERANAN

PERAKU I PERAKU II AKUAN

TERIMA

Arahan Pembayaran √ √

Baucar Jurnal √ √ √*

Baucar Kecil √ √

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A1: FORMAT JADUAL PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL - PTJ

24


PEGAWAI PERAKAUNAN DI BAWAH KAWALANNYA -

PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

Kementerian :

Jabatan :

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

BIL. AP TUGAS BAHAGIAN/

NEGERI/

CAWANGAN/ PTJ

JAWATAN

PEGAWAI

HAD

AMAUN

(RM)

1. 94 WARAN PERUNTUKAN

1.1 Pemegang Waran

1.2 Melulus Agihan Waran

Peruntukan Asal (jika

berkaitan)

1.3 Penyedia

1.4 Peraku I

1.5 Pelulus/ Peraku II/ Akuan

Terima

2. 95 (e)

BUKU VOT ELEKTRONIK

2.1 Penyemak

3. 176.1

(d)

PESANAN KERAJAAN (PESANAN KERAJAAN BEKALAN &

PERKHIDMATAN/PESANAN KERJA/ TANGGUNGAN KONTRAK/ WARAN

PERJALANAN UDARA AWAM)

3.1 Penyedia

3.2 Pelulus

4. 101 &

102

ARAHAN PEMBAYARAN/BAUCAR JURNAL/BAUCAR KECIL

4.1 Penyedia

4.2 Peraku I

4.3 Peraku II /Akuan Terima

5. 93 BAYARAN PUKAL

5.1 Menyemak dan

mengesahkan maklumat

akaun pukal, invois dan bil

bagi sistem bayaran pukal

……………… (Tandatangan)…………………

(NAMA)

KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN

……………………………………………

SPANM BIL. 6/2018


25

(1) (2) (3) (4) (5) (6)


NEGERI/

CAWANGAN/ PTJ

JAWATAN

PEGAWAI

HAD

AMAUN

(RM)

6. 113 PANJAR WANG RUNCIT/PANJAR KHAS (jika berkaitan)

6.1 Pembayaran Melalui Baucar Kecil

a) Penyedia

b) Peraku I

6.2 Arahan Pembayaran Apungan Panjar/Rekupmen Panjar

a) Penyedia

b) Peraku I

c) Peraku II/Pelulus

6.3 Menunaikan EFT/Cek Panjar

6.4 Penyemak laporan, rekod dan

pergerakan tunai ditangan

7. 113

PANJAR LUAR NEGERI/ PANJAR UNIT (Jika berkaitan)

7.1 Pembayaran Panjar

a) Penyedia

b) Peraku I

7.2 Arahan Pembayaran Apungan Panjar/Rekupmen Panjar

a) Penyedia

b) Peraku I

c) Peraku II/Pelulus

7.3 Menunaikan EFT/Cek Panjar

7.4 Penyemak laporan, rekod dan pergerakan tunai ditangan

a) Penyedia

b) Peraku I


(NAMA)

KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN

……………………………………………

SPANM BIL. 6/2018


26

(1) (2) (3) (4) (5) (6)


NEGERI/

CAWANGAN/ PTJ

JAWATAN

PEGAWAI

HAD

AMAUN

(RM)

8. 103(b)

DAFTAR BIL ELEKTRONIK/ DAFTAR BIL

8.1 Penyemak/ Pengesahan

9. 69 KEBENARAN BERTULIS UNTUK MENERIMA WANG

10. PENGELUARAN BIL/ INVOIS/ NOTA DEBIT/ NOTA KREDIT

10.1 Penyedia

10.2 Peraku I

11. 71(a)

71(e)

DAFTAR MEL

11.1 Penyedia/ Terima Mel

11.2 Penyemak

12. 70(a) PENGELUARAN RESIT RASMI DAN SERAHAN WANG/ TERIMAAN

12.1 Menulis/ Menyedia Resit

12.2 Menandatangan Resit

12.3 Serahan Wang/ Terimaan

a) Penyedia

b) Peraku I

c) Pelulus

13. 70(b) KAWALAN MESIN BERESIT/ ID SISTEM

13.1 Penyimpanan Kunci

(jika berkaitan)

13.2 Pemilik Kata Pengenalan dan

Kata Laluan

14. 62(b) PEMBATALAN RESIT RASMI MELALUI BAUCAR JURNAL

14.1 Penyedia

14.2 Peraku I

14.3 Peraku II

15. 62(b) PEMBATALAN RESIT RASMI MANUAL

15.1 Penyelia

16. 62(b) PEMBATALAN RESIT RASMI (e-RESIT) BELUM MUAT NAIK KE iGFMAS

(Jika berkaitan)

16.1 Penyedia

17. 62(b) PEMBATALAN RESIT RASMI (SISTEM AGENSI) (jika berkaitan)

17.1 Penyelia


(NAMA)

KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN

……………………………………………

SPANM BIL. 6/2018


27

(1) (2) (3) (4) (5) (6)


NEGERI/

CAWANGAN/ PTJ

JAWATAN

PEGAWAI

HAD

AMAUN

(RM)

18. 73 MEREKOD TERIMAAN

18.1 Penyedia

18.2 Penyemak dan Pengesah

19. 79 PENYATA PEMUNGUT

19.1 Penyedia

19.2 Peraku I

19.3 Peraku II

20. 78

TERIMAAN DIMASUKKAN KE DALAM AKAUN BANK KERAJAAN

20.1 Memasukkan terimaan ke

bank

21. 80(b),

80(c),

80(d)

MENYEMAK SEMUA CATATAN REKOD TERIMAAN SETIAP HARI, BUKU RESIT DAN

LESEN SETIAP MINGGU

21.1 Penyemak

22. 151-155 PENYELENGGARAAN BUKU AKAUN AMANAH/BUKU AKAUN DEPOSIT

(jika berkaitan)

22.1 Penyedia

22.2 Penyemak/ Pengesahan

23. 143(b) SIJIL PENGESAHAN BAKI VOT/TERIMAAN/AMANAH/DEPOSIT (ELEKTRONIK

SEPENUHNYA)

23.1 Penyedia

23.2 Penyemak

23.3 Pengesah

24. 143(b) SIJIL PENGESAHAN BAKI & PENYATA PENYESUAIAN

VOT/TERIMAAN/AMANAH/DEPOSIT (SEPARA ELEKTRONIK/ INTEGRASI)

24.1 Penyedia

24.2 Penyemak

24.3 Pengesah


(NAMA)

KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN

……………………………………………

SPANM BIL. 6/2018


28

(1) (2) (3) (4) (5) (6)


NEGERI/

CAWANGAN/ PTJ

JAWATAN

PEGAWAI

HAD

AMAUN

(RM)

25.

PENGURUSAN EMOLUMEN

25.1 Borang Kew.8 – Pind.10/96 Penyata Perubahan Mengenai Pendapatan

Seseorang Pegawai

a) Penyedia

b) Pelulus

25.2 Pengurusan Emolumen Penjawat Awam (SG20/ Laporan Edit/ Simulasi)

a) Penyedia

b) Penyemak

26. ASET

26.1 Perakaunan Aset

26.1.1 Perolehan Aset/ Penyelesaian Aset Dalam Pembinaan/ Pengelasan Aset/

Penjejasan Aset/ Pelupusan Aset/ Pelarasan Aset/ Susut Nilai Aset Secara

Manual/ Penilaian Semula Aset/ Pembatalan Urusniaga Aset

a) Penyedia

b) Peraku I

c) Peraku II

26.1.2 Pindahan Aset

a) Penyedia

b) Peraku I

c) Peraku II

d) Akuan Terima

26.2 Aset Konsesi/ Aset Pajakan

a) Penyedia

b) Peraku I

c) Peraku II

27. 100(a) TUNTUTAN PERJALANAN PEGAWAI AWAM

28. 55,59,

93(ii),

99(b),

102,104,

322,327

KELULUSAN PENDAHULUAN DIRI PEGAWAI AWAM/ PENDAHULUAN PELBAGAI

28.1 Memproses Pendahuluan

28.2 Melulus Pendahuluan


(NAMA)

KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN

…………………………………..……

SPANM BIL. 6/2018


29

Nota: Perihal Jawatan Pegawai

BIL. JAWATAN PEGAWAI PERIHAL JAWATAN PEGAWAI

………………..(Tandatangan)…………………

(NAMA)

KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN

……………………………………………

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A2: FORMAT JADUAL PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL – AO

30


PEGAWAI PERAKAUNAN DI BAWAH KAWALANNYA - PEJABAT PERAKAUNAN

BAGI MENJALANKAN KEWAJIPAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN

Kementerian :

Jabatan :

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

BIL. AP TUGAS PEJABAT

PERAKAUNAN

JAWATAN

PEGAWAI

HAD

AMAUN

(RM)

1. PESANAN KERAJAAN/ARAHAN PEMBAYARAN/BAUCAR JURNAL

1.1 Penyemak

2. 101 &

102

ARAHAN PEMBAYARAN/BAUCAR JURNAL

2.1 Penyedia

2.2 Peraku I

2.3 Peraku II /Akuan Terima

3. PINDAHAN DANA SECARA ELEKTRONIK (ELECTRONIC FUND TRANSFER-EFT)

3.1 Penyemak

3.2 Pelulus

4. TANDATANGAN CEK MESIN

4.1 Tandatangan Pertama

(Kanan)

4.2 Tandatangan Kedua (Kiri)

4.3 Tandatangan Ketiga (Tengah)

5. TANDATANGAN CEK MANUAL

5.1 Tandatangan Pertama

(Tengah)

5.2 Tandatangan Kedua (Kanan)

5.3 Tandatangan Ketiga (Kiri)

6. BAYARAN MELALUI EFT

6.1 Pelulus

7. BAYARAN MELALUI BANK DERAF/TELEGRAPHIC TRANSFER - TT

7.1 Pelulus

8. BAYARAN EMOLUMEN

8.1 Pelulus

9. ARAHAN TAHAN BAYARAN/EMOLUMEN DI BANK

9.1 Pelulus

10. 93 BAYARAN PUKAL

10.1 Pelulus

………………… (Tandatangan)…………………

(NAMA)

KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN

…………………………………………

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A2: FORMAT JADUAL PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL – AO

31


BIL. JAWATAN PEGAWAI PERIHAL JAWATAN PEGAWAI

…………………(Tandatangan)…………………

(NAMA)

KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN

……………………………………………

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A3: SURAT LITUP JADUAL PENETAPAN KUASA DAN TUGAS

32

Ruj. :……………………

Tarikh :……………………

SEPERTI SENARAI EDARAN,

Y.Bhg. Tan Sri/ Datuk Seri/ Dato’ Seri/ Dato’ Sri/ Datuk/ Dato’/ Tuan,

PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL KEMENTERIAN …….. BAGI

PENGURUSAN KEWANGAN DAN PERAKAUNAN DI SEMUA BAHAGIAN/ JABATAN/

INSTITUSI/ …………

Menurut Subseksyen 15A (2) Akta Tatacara Kewangan 1957 [Akta 61], saya sebagai Pegawai

Pengawal Kementerian ……….. mewakilkan kewajipan dan tugas yang dinyatakan dalam ruang

(3) Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal untuk dijalankan atau dilaksanakan

bagi pihak saya oleh Pegawai Perakaunan yang disenaraikan di ruang (5) Jadual Penetapan

Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal untuk menjalankan tugas pengurusan kewangan dan

perakaunan tertakluk kepada arahan yang telah ditetapkan dan had amaun seperti yang

dinyatakan di ruang (2) dan ruang (6) Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai

Pengawal Kepada Pegawai Perakaunan Di Bawah Kawalannya (AP 11) seperti di lampiran.

2. Sehubungan dengan itu, bagi maksud melaksanakan tugas dan tanggungjawab

kewajipan kewangan dan perakaunan seperti di Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai

Pengawal tersebut, Ketua Jabatan/ Pemegang Waran Peruntukan/ Pemungut adalah

dikehendaki untuk menamakan pegawai yang bertanggungjawab melaksanakan tugas dengan

mengeluarkan Kebenaran Khusus Secara Bertulis mengikut format yang ditetapkan oleh

Akauntan Negara Malaysia.

3. Pegawai yang telah diberi Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal hendaklah

melaksanakan tugas dan tanggungjawab dengan cekap, berintegriti dan berakauntabiliti serta

mematuhi peraturan kewangan dan perakaunan semasa yang berkuat kuasa.

4. Penetapan Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal bagi Pengurusan

Kewangan dan Perakaunan di semua Bahagian/Jabatan/Institusi/

……………………………………..…. ini berkuat kuasa mulai ………..………Dengan berkuat

kuasanya penetapan ini, Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal sebelum ini adalah

terbatal.

Sekian, terima kasih.

Saya yang menjalankan amanah,

…….Tandatangan……..

(Nama)

Ketua Setiausaha

Kementerian…………………

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A4: CONTOH FORMAT ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 11

33

CONTOH FORMAT JADUAL PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL

KEPADA PEGAWAI-PEGAWAI DI BAWAH KAWALANNYA –

PUSAT TANGGUNGJAWAB (PTJ)

Kementerian : Kementerian A

Jabatan : Jabatan A

(1) (2) (3) (4) (5) (6)

BIL. AP TUGAS

BAHAGIAN/

NEGERI/

CAWANGAN/ PTJ

JAWATAN

PEGAWAI

HAD AMAUN

(RM)

1. 94 WARAN PERUNTUKAN

1.1 Pemegang Waran Ibu Pejabat Jabatan A KP 99,999,999999.99

TKP (P) 99,999,999999.99

Cawangan 1 P 99,999,999999.99

TP 99,999,999999.99

1.2 Melulus Agihan

Waran Peruntukan

Asal

Ibu Pejabat Jabatan A KP 99,999,999999.99

TKP (P) 99,999,999999.99

Cawangan 1 P 99,999,999999.99

TP 99,999,999999.99

1.5 Penyedia Ibu Pejabat Jabatan A PA 99,999,999999.99

PT(P/O) 99,999,999999.99

Cawangan 1 PA 99,999,999999.99

PT(P/O) 99,999,999999.99

1.6 Peraku I Ibu Pejabat Jabatan A KPP 99,999,999999.99

PP 99,999,999999.99

Cawangan 1 PP 99,999,999999.99

Pen.A 100,000,000.00

1.7 Pelulus/ Peraku II/

Akuan Terima

Ibu Pejabat Jabatan A KPPK 99,999,999999.99

KPP 99,999,999999.99

Cawangan 1 P 99,999,999999.99

TP 99,999,999999.99


(NAMA)

KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN

……………………………………………

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A4: CONTOH FORMAT ARAHAN PERBENDAHARAAN (AP) 11

34


BIL.

JAWATAN PEGAWAI

PERIHAL JAWATAN PEGAWAI

1. KP Ketua Pengarah

2. TKP(P) Timbalan Ketua Pengarah (Pengurusan)

3. P Pengarah

4. TP Timbalan Pengarah

5. KPPK Ketua Penolong Pengarah Kanan

6. KPP Ketua Penolong Pengarah

7. PP Penolong Pengarah

8. PA Penolong Akauntan

9. Pem.A Pembantu Akauntan

10. PT(P/O) Pembantu Tadbir (Perkeranian dan Operasi)


(NAMA)

KETUA SETIAUSAHA

KEMENTERIAN

……………………………………………

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A5: FORMAT BORANG CAPAIAN PENGGUNA DAN HAD KUASA PTJ

35

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A6: FORMAT BORANG CAPAIAN PENGGUNA DAN HAD KUASA AO

36

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A7: FORMAT BORANG CAPAIAN PENGGUNA DAN HAD KUASA IBU PEJABAT

37

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A8: BORANG AK52 KUASA TETAP

38

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A9: BORANG AP 101 – PUSAT TANGGUNGJAWAB MANUAL

39

(Kew.290-Pin. 1/2017)

Perihal Kod PTJ:

Kod Kumpulan PTJ : Tarikh Kuat kuasa :

PERAKUAN I

Bil Nama No. Kad

Pengenalan

Jawatan

dan Gred

Had Kuasa* Contoh

Tandatangan

1.

2.

3.

4.

5.

PERAKUAN II DAN AKUAN TERIMA

Bil Nama No. Kad

Pengenalan

Jawatan

dan Gred

Had Kuasa* Contoh

Tandatangan

1.

2.

3.

4.

5.

Diluluskan oleh:

……………………………… …………………...........

(Tandatangan Ketua Jabatan/ Pemegang Waran Peruntukan) Nama dan Cop Jabatan Nota:

1. Sekiranya berlaku pertukaran pegawai, Borang Kew.290-Pin. 1/ 2017 ini adalah terbatal dan perlu digantikan dengan Borang

Kew.290-Pin. 1/ 2017 yang baharu.

2. Borang Kew.290-Pin. 1/ 2017 perlu dilengkapkan oleh PTJ Manual sahaja.

3. *Had Memperaku dan Menandatangani Baucar adalah seperti yang ditetapkan oleh pekeliling semasa yang berkuat kuasa.

No.Kelulusan Perbendaharaan: KK/BSKK/10/600-2/1/2(53) JANM 001

ARAHAN PERBENDAHARAAN 101

Pegawai-Pegawai Memperaku Dan Menandatangani Baucar

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A10: CONTOH LAPORAN CAPAIAN PENGGUNA DAN

HAD KUASA PUSAT TANGGUNGJAWAB

40

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN A11: BORANG PENGESAHAN CAPAIAN PENGGUNA DAN HAD KUASA MEMPERAKU

41

BAHAGIAN I (Nama dan Alamat Pejabat Perakaunan) Rujukan Kami : Tarikh : (Ketua Jabatan) (Kod Kumpulan PTJ & PTJ) Maklumat Pemproses Permohonan Capaian Pengguna dan Had Kuasa Memperaku Tuan/Puan, Dengan segala hormatnya saya diarah merujuk kepada perkara di atas. 2. Sukacita di maklumkan permohonan Capaian Pengguna dan Had Kuasa Memperaku telah diproses. Bersama-sama ini disertakan Laporan Capaian Pengguna dan Had Kuasa Memperaku yang telah diwujudkan. 3. Tuan/Puan dikehendaki mengesahkan peranan dan capaian yang diterima dengan melengkap dan mengembalikan BAHAGIAN II dalam tempoh 5 hari dari tarikh makluman ini. Sekian, terima kasih. Saya yang menjalankan amanah, __________________________ (Tandatangan Pejabat Perakaunan) Nama : Tarikh : Cap Rasmi Jabatan

BAHAGIAN II (Nama dan Alamat Pejabat Perakaunan) Pengesahan Pewujudan Capaian Pengguna dan Had Kuasa Memperaku Saya dengan ini mengesahkan capaian dan penggunaan peranan yang telah diwujudkan adalah:

Tepat dan betul seperti yang dipohon.

Berbeza (Sertakan Kew.290E-01 Pin.1/18)

Sekian, terima kasih. Saya yang menjalankan amanah, __________________________ (Tandatangan Pemegang Waran Peruntukan/ Ketua Jabatan) Nama : Tarikh : Cap Rasmi Jabatan

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN B: GARIS PANDUAN KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS

TATACARA PENGURUSAN TERIMAAN

42

LAMPIRAN B:

GARIS PANDUAN KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS



2018

SPANM BIL. 6/2018



43

PENGENALAN

1.1 Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal/ Pemungut kepada Pegawai

Perakaunan di bawah kawalannya bagi menjalankan tugas-tugas terimaan wang

Kerajaan adalah selaras dengan AP 11 seperti berikut:

1.1.1 AP 69 – kuasa mengutip dan menerima wang;

1.1.2 AP 65 (iii), AP 65 (iv) dan AP 70 (b) - kuasa menggunakan sistem/ resit

bermesin;

1.1.3 AP 70(a) – kuasa menulis dan menandatangani resit;

1.1.4 AP 73 & AP 80 (b) – kuasa merekod pungutan dan menyemak buku tunai;

1.1.5 AP 62 (b) – kuasa membatalkan Resit Rasmi;

1.1.6 AP 78 & 79 – kebenaran untuk memasukkan pungutan ke dalam bank;

1.1.7 AP 71 (a) – kebenaran untuk Pendaftar Mel;

1.1.8 AP 125 – pemegang kunci dan nombor kombinasi peti besi atau bilik kebal;

dan

1.1.9 Kebenaran kepada Penyedia, Peraku I dan Peraku II Penyata Pemungut.

1.2 Selaras dengan AP69 (b), tiada seseorang pegawai boleh menerima wang dalam apa

jua bentuk terimaan kecuali diberi Kebenaran Khusus Secara Bertulis oleh

Pemungut untuk berbuat demikian. Pemungut hendaklah menyelenggara suatu

rekod mengenai kebenaran yang telah diberi.

KAWALAN DALAMAN

Kawalan dalaman diwujudkan dengan Ketua Jabatan memberikan Kebenaran Khusus

Secara Bertulis selaras dengan surat litup Jadual Penetapan Kuasa Dan Tugas dari

Pegawai Pengawal dengan menyediakan butir-butir nama, jawatan dan lain-lain yang

berkenaan dinyatakan supaya Perwakilan dalam format AP 11 lebih jelas seperti berikut:

2.1 Borang Kebenaran Khusus Secara Bertulis Melaksanakan Penetapan Kuasa Dan

Tugas Pegawai Pengawal/ Pemungut.

2.1.1 AP 69 – Kebenaran Mengutip Dan Menerima Wang. Rujuk Lampiran B1;

2.1.2 AP 65(iii), AP 65(iv) dan AP 70(b) - Kebenaran Menggunakan Sistem/ Resit

Bermesin. Rujuk Lampiran B2;

SPANM BIL. 6/2018



44

2.1.3 AP 70 (a) – Kebenaran Menulis Dan Menandatangani Resit. Rujuk

Lampiran B3;

2.1.4 AP 73 & AP 80 (b) – Kebenaran Merekod Pungutan Dan Menyemak Buku

Tunai. Rujuk Lampiran B4;

2.1.5 AP 62 (b) – Kebenaran Membatalkan Resit Rasmi. Rujuk Lampiran B5;

2.1.6 AP 78 & 79 – Kebenaran Untuk Memasukkan Terimaan Ke Dalam Bank.

Rujuk Lampiran B6;

2.1.7 AP 71 – Kebenaran Untuk Merekod Dan Menyemak Daftar Mel. Rujuk

Lampiran B7; dan

2.1.8 AP 125 – Pemegang Kunci Dan Nombor Kombinasi Bilik Kebal Atau Peti

Besi. Rujuk Lampiran B8.

2.2 Borang Permohonan License Key e-Resit (jika berkaitan).

2.3 Borang Kebenaran Khusus Secara Bertulis perlu dikemas kini setiap kali berlaku

perubahan pegawai.

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN B1

KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS MELAKSANAKAN PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL/PEMUNGUT

ARAHAN PERBENDAHARAAN 69 – KEBENARAN MENGUTIP DAN MENERIMA WANG

Nombor Rujukan Fail : ___________________________________

Tarikh Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal : ___________________________________

Kementerian/Jabatan : ___________________________________

Nama Pejabat Pemungut : ___________________________________

Kod Kumpulan PTJ & PTJ : ___________________________________

45

Nama Pegawai Jawatan Tarikh Kuat kuasa

Tandatangan Ketua Jabatan :

Nama :

Jawatan :

Tarikh:

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN B2

KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS MELAKSANAKAN PENETAPAN KUASA DAN TUGAS PEGAWAI PENGAWAL/ PEMUNGUT

ARAHAN PERBENDAHARAAN 65 (iii) & (iv) DAN 70 (b) – KEBENARAN MENGGUNAKAN SISTEM/ RESIT BERMESIN



Kementerian/ Jabatan : ___________________________________



46

Nama Pegawai Jawatan Tarikh Kuat kuasa


Nama :

Jawatan :

Tarikh:

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN B3


ARAHAN PERBENDAHARAAN 70 (a) – KEBENARAN MENULIS DAN MENANDATANGANI RESIT






47

A. TUGAS MENULIS RESIT

Nama Pegawai Jawatan Contoh Tandatangan Contoh

Tandatangan

Ringkas

Tarikh Kuat

kuasa

B.

TUGAS MENANDATANGANI RESIT


Tandatangan

Ringkas

Tarikh Kuat

kuasa


Nama :

Jawatan :

Tarikh:

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN B4


ARAHAN PERBENDAHARAAN 73 DAN 80 (b) – KEBENARAN MEREKOD PUNGUTAN DAN MENYEMAK BUKU TUNAI






48

A. TUGAS MEREKOD PUNGUTAN [AP 73]


Tandatangan

Ringkas

Tarikh Kuat

kuasa

B. TUGAS MENYEMAK DAN MENANDATANGANI BUKU TUNAI [AP 80 (b)]


Tandatangan

Ringkas

Tarikh Kuat

kuasa


Nama :

Jawatan :

Tarikh:

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN B5


ARAHAN PERBENDAHARAAN 62 (b) – KEBENARAN MEMBATALKAN RESIT RASMI






49


Tandatangan

Ringkas

Tarikh Kuat

kuasa


Nama

Jawatan :

Tarikh:

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN B6


ARAHAN PERBENDAHARAAN 78 & 79 – KEBENARAN UNTUK MEMASUKKAN PUNGUTAN KE DALAM BANK






50


Nama :

Jawatan :

Tarikh:

Nama Pegawai

Jawatan Tandatangan Tarikh Kuat kuasa

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN B7


ARAHAN PERBENDAHARAAN 71 - KEBENARAN UNTUK MEREKOD DAN MENYEMAK DAFTAR MEL






51

A. TUGAS MEREKOD DAFTAR MEL [AP 71 (a) hingga (d)]


Tandatangan

Ringkas

Tarikh Kuat

kuasa

B. TUGAS MENYEMAK DAN MENANDATANGANI DAFTAR MEL [AP 71 (e)]


Tandatangan

Ringkas

Tarikh Kuat

kuasa


Nama :

Jawatan :

Tarikh:

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN B8


ARAHAN PERBENDAHARAAN 125 - PEMEGANG KUNCI DAN NOMBOR KOMBINASI BILIK KEBAL ATAU PETI BESI






52

A.

TUGAS MEMEGANG KUNCI DAN NOMBOR KOMBINASI BILIK KEBAL ATAU PETI BESI

Nama Pegawai

Jawatan Tarikh Kuat kuasa

B. TUGAS MEMEGANG KUNCI DAN NOMBOR KOMBINASI BILIK KEBAL ATAU PETI BESI

Nama Pegawai

Jawatan Tarikh Kuat kuasa

Tandatangan Ketua Jabatan

:

Nama :

Jawatan :

Tarikh:

SPANM BIL. 6/ 2018

LAMPIRAN C: GARIS PANDUAN KEBENARAN KHUSUS SECARA

BERTULIS PEJABAT PERAKAUNAN

53

LAMPIRAN C:

GARIS PANDUAN KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS

PEJABAT PERAKAUNAN


2018

SPANM BIL. 6/ 2018



54

1. PENGENALAN

Pejabat Perakaunan (AO) hendaklah memastikan Jadual Penetapan Kuasa Dan

Tugas Pegawai Pengawal dan Kebenaran Khusus secara bertulis dipatuhi.

2. PERANAN SEMAK DI AO

2.1 Peranan Semak di AO tertakluk kepada tujuh (7) peringkat Had Kuasa

Menyemak (HKS) seperti di Jadual 4 berikut:

Jadual 4: Penetapan dan Had Kuasa Menyemak (HKS) di Pejabat Perakaunan

2.2 Sekiranya tiada perjawatan seperti di Jadual 4, penetapan gred pegawai

memperaku di setiap Peringkat Had Menyemak (HKS) hendaklah mengikut

kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut dan telah menerima Penetapan

Kuasa Dan Tugas dari Pegawai Pengawal di bawah AP 11 serta mendapat

Kebenaran Khusus Secara Bertulis dari Ketua Akauntan Kementerian/ Pengarah

JANM Negeri/Cawangan.

2.3 Ringkasan dokumen kewangan yang memerlukan Had Kuasa Menyemak (HKS)

di AO adalah seperti di Jadual 5 berikut:

Jadual 5: Dokumen Kewangan Yang Memerlukan Had Kuasa Menyemak (HKS)

BIL. PERINGKAT HAD KUASA MENYEMAK

(HKS)

GRED

1. HKS 1 RM 0.01 – RM 99,999,999,999.99 Pegawai Gred 41 dan ke atas

2. HKS 2 RM 0.01 – RM 100,000,000.00 Pegawai Gred 40 dan ke atas

3. HKS 3 RM 0.01 – RM 1,000,000.00 Pegawai Gred 32 dan ke atas

4. HKS 4 RM 0.01 – RM 500,000.00 Pegawai Gred 29 dan ke atas




DOKUMEN KEWANGAN HAD KUASA

MENYEMAK

(HKS)

Pesanan Kerajaan √

Arahan Pembayaran √

Baucar Jurnal √

SPANM BIL. 6/ 2018



55

3. PERANAN PERAKU I DAN PERAKU II DI AO

3.1 Peranan Peraku I dan Peraku II di AO tertakluk kepada tujuh (7) peringkat Had

Kuasa Memperaku (HKP) seperti di Jadual 6 berikut:

Jadual 6: Penetapan Peringkat Had Kuasa Memperaku (HKP) di AO

3.2 Pegawai Peraku II dan Akuan Terima hendaklah lebih kanan daripada Pegawai

Peraku I.

3.3 Sekiranya tiada perjawatan seperti di Jadual 6, penetapan gred pegawai

memperaku di setiap Peringkat Had Memperaku (HKP) hendaklah mengikut

kekananan dan perjawatan di pejabat tersebut dan telah menerima Penetapan

Kuasa Dan Tugas dari Pegawai Pengawal di bawah AP 11 serta mendapat

Kebenaran Khusus Secara Bertulis dari Ketua Akauntan Kementerian/

Pengarah JANM Negeri/Cawangan.

3.4 Ketua Jabatan hendaklah menyediakan skop tugas yang bersesuaian dengan

gred dan skim perkhidmatan pegawai bagi memastikan pegawai yang ditukar

lantik melaksanakan tugas bersesuaian dengan gred tukar lantik yang

disandang.

3.5 Ringkasan dokumen kewangan yang memerlukan Had Kuasa Memperaku

(HKP) di AO adalah seperti di Jadual 7 berikut:

Jadual 7: Dokumen Kewangan Yang Memerlukan

Had Kuasa Memperaku (HKP) di Pejabat Perakaunan

BIL. PERINGKAT HAD KUASA MEMPERAKU

(HKP)

GRED

1. HKP 1 RM 0.01 – RM 99,999,999,999.99 Pegawai Gred 41 dan ke atas







DOKUMEN KEWANGAN

HAD KUASA MEMPERAKU (HKP)

PERANAN

PERAKU I PERAKU II

Arahan Pembayaran √ √

Baucar Jurnal √ √

SPANM BIL. 6/ 2018



56

4. PERMOHONAN HAD KUASA MENYEMAK (HKS) DAN MEMPERAKU (HKP)

4.1 Pegawai di AO perlu melengkapkan Borang Permohonan Capaian Pengguna Dan

Had Kuasa Pejabat Perakaunan iGFMAS (Kew.290E-02 Pin.1/18) yang boleh

dimuat turun dari laman sesawang JANM.

4.2 Borang yang telah dilengkapkan berserta dengan dokumen sokongan perlu

dikemukakan melalui Integrated Government Financial And Management

Accounting System (iGFMAS) Service Desk untuk membolehkan Pegawai di

Pejabat Perakaunan mendapatkan peringkat Had Kuasa Memperaku (HKP).

5. KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS

5.1 Kebenaran Khusus Secara Bertulis bagi Pindahan Dana Secara Elektronik

(Electronic Fund Transfer - EFT)

5.1.1 Kebenaran Khusus Secara Bertulis bagi memindahkan Fail EFT Internet

Banking (IB) ke Bank Pembayar AO berdasarkan AP 11 dan Borang

Permohonan Capaian Pengguna dan Had Kuasa Pejabat Perakaunan

iGFMAS (Kew.290E-02 Pin.1/18).

5.1.2 Borang AK52 Kuasa Tetap (Capaian Sistem Perbankan Internet (IB))

seperti di Lampiran C1.

5.1.3 Kebenaran Khusus Secara Bertulis memindahkan fail-fail EFT IB ke Bank

Pembayar AO adalah seperti di Jadual 8.

Jadual 8 :Had Kuasa Pegawai Bagi Menyemak Dan

Melulus Pindahan Data

5.1.4 Pegawai yang menerima Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai

Pengawal untuk memuat naik senarai EFT ke IB hendaklah berlainan

dengan pegawai yang menyemak dan melulus pindahan Fail EFT IB ke

bank.

5.1.5 Kebenaran Khusus secara bertulis bagi menyemak dan melulus fail-fail

EFT di IB adalah pegawai yang berbeza (pengasingan tugas) seperti

yang ditetapkan dalam Kuasa Tetap (Capaian Sistem Perbankan Internet

- IB).

PERANAN PEGAWAI YANG DIBERI KUASA

Menyemak data Pegawai gred W32 dan ke atas

Melulus data Pegawai gred WA41 dan ke atas

SPANM BIL. 6/ 2018



57

5.1.6 Fail-fail yang diluluskan di AO secara digital disifatkan sebagai dokumen

bertulis, asal dan sah mengikut Seksyen 64, 65 dan 66 Akta Tandatangan

Digital 1997 (Akta 562).

5.1.7 Sekiranya tiada perjawatan seperti di Jadual 8 pegawai Penyedia,

Penyemak dan Pelulus pindahan data adalah ditentukan mengikut

kekananan dan perjawatan di AO tersebut dan telah menerima

Penetapan Kuasa Dan Tugas dari Pegawai Pengawal (AP 11) serta

mendapat Kebenaran Khusus Secara Bertulis dari Bahagian

Perkhidmatan Operasi Pusat dan Agensi (BPOPA), JANM.

5.2 Kebenaran Khusus Secara Bertulis bagi bayaran melalui Cek

5.2.1 Kuasa menandatangani cek secara manual adalah seperti di Jadual 9.

Jadual 9: Had Amaun Dan Kuasa Menandatangani Cek Secara Manual

TINDAKAN HAD AMAUN DAN KUASA

<RM 20,000 ≥ RM 20,000

Tandatangan

Pertama (Kumpulan A)

(Tengah)

Tidak Berkenaan Pegawai gred WA41 atau ke atas

atau pegawai lebih kanan

daripada pegawai kedua dan

ketiga.

Tandatangan

Kedua (Kumpulan B)

(Kanan)

Pegawai yang lebih kanan

daripada penandatangan ketiga.

Pegawai yang lebih kanan

daripada penandatangan ketiga.

Tandatangan

Ketiga (Kumpulan C)

(Kiri)

Pegawai gred W29 dan ke atas. Pegawai gred W29 dan ke atas.

SPANM BIL. 6/ 2018



58

5.2.2 Kuasa menandatangani cek secara menggunakan mesin adalah seperti

di Jadual 10.

Jadual 10: Had Amaun Dan Kuasa Menandatangani Cek Menggunakan Mesin

5.2.3 Sekiranya tiada perjawatan seperti di Jadual 9 dan Jadual 10, pegawai

penandatangan cek adalah ditentukan mengikut kekananan dan

perjawatan di AO tersebut dan telah menerima Penetapan Kuasa Dan

Tugas dari Pegawai Pengawal (AP 11) serta mendapat Kebenaran

Khusus Secara Bertulis dari Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan

Agensi (BPOPA), JANM.

5.2.4 Borang AK52 Kuasa Tetap (Kebenaran Menandatangani Cek) seperti di

Lampiran C2.

5.3 Kebenaran Khusus Secara Bertulis bagi bayaran melalui Draf Bank dan

Pindahan Telegraf (Telegraphic Transfer –TT)

5.3.1 Kuasa memindahkan Fail TT ke bank pembayar AO adalah berdasarkan

AP 11 dan Borang Permohonan Capaian Pengguna dan Had Kuasa

Pejabat Perakaunan iGFMAS (Kew.290E-02 Pin.1/18).

5.3.2 Pegawai yang menerima Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai

Pengawal untuk memuat naik senarai EFT ke TT hendaklah berlainan

dengan pegawai yang menyemak dan melulus pindahan Fail TT ke bank.

TINDAKAN HAD AMAUN DAN KUASA

<RM 20,000 ≥ RM 20,000

Tandatangan

Pertama

(Kumpulan A)

(Kanan)

(i) Akauntan Negara Malaysia

(ii) Ketua Akauntan

Kementerian

(i) Akauntan Negara Malaysia

(ii) Ketua Akauntan Kementerian

Tandatangan

Kedua

(Kumpulan B)

(Kiri)

(i) Timbalan Akauntan

Negara Malaysia

(ii) Timbalan Ketua Akauntan

Kementerian

(i) Timbalan Akauntan Negara

Malaysia

(ii) Timbalan Ketua Akauntan

Kementerian

Tandatangan

Ketiga

(Kumpulan C)

(Tengah)

Pegawai gred W29 dan ke atas

Pegawai gred WA41 atau ke atas

SPANM BIL. 6/ 2018



59

5.4 Kebenaran Khusus Secara Bertulis bagi bayaran melalui Pukal

5.4.1 Pegawai hendaklah diberi Kebenaran Khusus Secara Bertulis

untuk muat turun data daripada sistem pukal dan muat naik data ke

dalam sistem perakaunan.

5.4.2 Pegawai yang diberi kuasa untuk meluluskan fail pukal hendaklah

pegawai gred WA48 dan ke atas.

5.4.3 Sekiranya tiada perjawatan seperti di para 5.4.2, pegawai pelulus adalah

ditentukan mengikut kekananan dan perjawatan di AO tersebut dan telah

menerima Penetapan Kuasa Dan Tugas dari Pegawai Pengawal (AP 11)

serta mendapat Kebenaran Khusus Secara Bertulis dari Ketua Akauntan

Kementerian/ Pengarah Negeri/ Cawangan JANM.

5.5 Kebenaran Khusus Secara Bertulis bagi Baucar Jurnal

5.5.1 Baucar Jurnal disediakan untuk melaraskan transaksi perakaunan.

5.5.2 Baucar Jurnal hendaklah ditandatangani oleh pegawai yang diberi

Penetapan Kuasa Dan Tugas Pegawai Pengawal (AP 11) dan

Kebenaran Khusus Secara Bertulis bagi peranan Penyedia, Peraku I,

Semak AO dan Peraku II/ Akuan Terima.

5.6 Kebenaran Khusus Secara Bertulis kepada pegawai-pegawai berkaitan

hendaklah dilakukan oleh Akauntan Negara/ Ketua Akauntan Kementerian/

Akauntan Negeri melalui borang seperti berikut:

5.6.1 Pejabat Perakaunan hendaklah mengemukakan permohonan dan

mendapat kelulusan dari Bahagian Perkhidmatan Operasi Pusat dan

Agensi (BPOPA), JANM

Bil. Borang Lampiran

1. Borang AK52 Kuasa Tetap (Capaian Sistem Perbankan

Internet (IB))

Lampiran C1

2. Borang AK52 Kuasa Tetap (Kebenaran Menandatangani Cek)

Lampiran C2

SPANM BIL. 6/ 2018



60

5.6.2 Ketua Akauntan Kementerian/ Pengarah Negeri/ Cawangan JANM

hendaklah memberi kelulusan kepada pegawai-pegawai berkenaan.

Salinan surat kebenaran bertulis hendaklah dikemukakan kepada

Bahagian Pengurusan Operasi Pejabat Perakaunan (BPOPP), JANM.

Bil. Borang Lampiran

1. Kebenaran Menyemak Pesanan Kerajaan, Arahan

Pembayaran dan Baucar Jurnal

Lampiran C3

2. Kebenaran Melulus EFT oleh Pejabat Perakaunan

Lampiran C4

3. Kebenaran Melulus Permohonan Bank Draf dan TT

Lampiran C5

4. Kebenaran Melulus Bayaran Pukal

Lampiran C6

5. Kebenaran Arahan Tahan Bayaran/ Emolumen di Bank

Lampiran C7

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN C1

KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS KEPADA PEGAWAI DI PEJABAT PERAKAUNAN

BORANG AK52 KUASA TETAP (CAPAIAN SISTEM PERBANKAN INTERNET (IB))

61

KEPADA: TARIKH:

1. NAMA AKAUN: 2. NO. AKAUN:

3. Kebenaran adalah diberikan kepada :-

BIL. NAMA PEGAWAI NO. KAD PENGENALAN JAWATAN PERANAN

4. Semua kebenaran sebelum ini adalah dibatalkan.

Kelulusan Akauntan Negara Malaysia (BPOPA)

Rujukan :

Tarikh :

…………………………………………………………………….

(Tandatangan) (Cap Rasmi Jawatan)

Bayaran :

Terimaan :

EFT :

Transit :

Bayaran :

Terimaan :

EFT :

Transit :

…………………………………………………..

Tandatangan Ketua Akauntan/ Pengarah

JANM Negeri/ Cawangan

(Cap Rasmi Jawatan & Cap Rasmi Jabatan)

Nota: Guna helaian lain jika tidak mencukupi

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN C2

KEBENARAN KHUSUS SECARA BERTULIS KEPADA PEGAWAI

DI PEJABAT PERAKAUNAN

BORANG AK52 KUASA TETAP (KEBENARAN MENANDATANGANI CEK)

62

KEPADA: TARIKH:

1. NAMA AKAUN: 2. NO. AKAUN:

3. Kebenaran adalah diberikan kepada :

KUMP.

(A/B/C)

NAMA PENUH, JAWATAN & NO.

KAD PENGENALAN

CONTOH

TANDATANGAN

BIASA

CONTOH

TANDATANGAN

DENGAN MESIN

Nama :

Jawatan :

No. KP :

Nama :

Jawatan :

No. KP :

Nama :

Jawatan :

No. KP :

Nama :

Jawatan :

No. KP :

Nama :

Jawatan :

No. KP :

Jawatan :

No. KP :

4. Semua kebenaran sebelum ini adalah

dibatalkan.

(Cap Rasmi Jawatan & Cap Rasmi Jabatan)

Nota: Gunakan helaian lain jika tidak

mencukupi

Bayaran :

Terimaan :

EFT :

Transit :

Bayaran :

Terimaan :

EFT :

Transit :

Kelulusan Akauntan Negara Malaysia (BPOPA)

Rujukan :

Tarikh :

………………………………………………………

(Tandatangan) (Cap Rasmi Jawatan)

…………………………………………………

Tandatangan Ketua Akauntan/ Pengarah

JANM Negeri/ Cawangan

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN C3


MENYEMAK PESANAN KERAJAAN, ARAHAN PEMBAYARAN DAN BAUCAR JURNAL


Tarikh : ___________________________________

Pejabat Perakaunan : ___________________________________

Nombor Rujukan Fail Yang Dibatalkan : ___________________________________ (jika berkaitan)

63

BIL. NAMA NO. KAD

PENGENALAN

JAWATAN JENIS

DOKUMEN

HAD

AMAUN

TARIKH

KUAT KUASA

CONTOH

TANDATANGAN

Diluluskan oleh Ketua Akauntan Kementerian/ Pengarah JANM Negeri/ Cawangan:

………………………………….

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN C4


MELULUS EFT OLEH PEJABAT PERAKAUNAN


Tarikh : ___________________________________



64

BIL. NAMA NO. KP JAWATAN HAD AMAUN TARIKH KUAT

KUASA


………………………………….

Nama:

Jawatan:

Tarikh :

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN C5


MELULUS PERMOHONAN DRAF BANK & TELEGRAPHIC TRANSFER


Tarikh : ___________________________________



65

BIL. NAMA NO. KP JAWATAN HAD

AMAUN

TARIKH

KUAT

KUASA

CONTOH

TANDATANGAN


………………………………….

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN C6


MELULUS BAYARAN PUKAL


Tarikh : ___________________________________



66

BIL. NAMA NO. KP JAWATAN HAD AMAUN TARIKH KUAT

KUASA


………………………………….

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

SPANM BIL. 6/2018

LAMPIRAN C7


ARAHAN TAHAN BAYARAN/EMOLUMEN DI BANK


Tarikh : ___________________________________



67

BIL. NAMA NO. KP JAWATAN HAD AMAUN TARIKH

KUAT KUASA

CONTOH

TANDATANGAN


………………………………….

Nama:

Jawatan:

Tarikh:

kerajaan malaysia surat pekeliling akauntan negara ... 6-2018.pdf · anm(t) 81/10/6/10 (46)...

Documents