kementerian kewangan pekeliling … jkuasa pengurusan... · memastikan syarikat/kontraktor yang...

KEMENTERIAN KEWANGAN

PEKELILING PERBENDAHARAAN BIL. 10 TAHUN 2008

Semua Ketua Setiausaha Kementerian Semua Ketua Jabatan Persekutuan Semua Ketua Badan Berkanun Persekutuan

PENUBUHAN, PERANAN DAN TANGGUNGJAWAB

JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN DI AGENSI KERAJAAN PERSEKUTUAN

TUJUAN 1. Pekeliling ini bertujuan untuk:

i. Menjelaskan mengenai penubuhan, peranan dan tanggungjawab JawatankuasaPengurusan Kewangan dan Akaun (JPKA) di semua agensi kerajaan;

ii. Menetapkan format penyediaan laporan JPKA yang seragam dan menyeluruh; dan

iii. Memantapkan keberkesanan dan pemantauan tadbir urus JPKA secara menyeluruhbagi mengenalpasti, menangani serta mengurangkan isu pengurusan kewangan danakaun.

LATAR BELAKANG 2. Penubuhan JPKA adalah selaras dengan keputusan Mesyuarat Jawatankuasa Khas KabinetMengenai Keutuhan Pengurusan Kerajaan Bil. 1 Tahun 1995 supaya JPKA ditubuhkan di setiapPusat Tanggungjawab (PTJ) untuk membantu agensi mengawasi, memantau dan menyelia semuaurusan kewangan agar berjalan lancar dan menepati peraturan yang telah ditetapkan. 3. Selaras dengan keputusan tersebut, PP 8/2004 iaitu mengenai penubuhan JPKA telahdikeluarkan. Walau bagaimanapun, Pekeliling tersebut lebih memberi tumpuan kepada penubuhandan pelaporan JPKA dan kurang menekankan aspek keberkesanan dan pemantauan dalammenangani isu kewangan dan akaun yang berbangkit.

1

4. Laporan Ketua Audit Negara sering membangkitkan kelemahan-kelemahan pengurusankewangan dan akaun khususnya dalam perkara-perkara berikut :-

i. Pengurusan bajet; ii. Pengurusan perakaunan; iii. Pengurusan pungutan dan tunggakan hasil; iv. Pengurusan perolehan; v. Kelewatan penyediaan dan pembentangan penyata kewangan dan laporan tahunan

Badan-Badan Berkanun; dan vi. Pengurusan aset dan stor.

5. Bagi menangani kelemahan di atas, penglibatan pihak pengurusan atasan dalam hal-halberkaitan pengurusan kewangan dan akaun adalah diperlukan. Penubuhan JPKA secara langsungakan membantu Ketua Agensi memantapkan lagi pengurusan kewangan dan akaun di agensi-agensikerajaan. TERMA RUJUKAN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN Penubuhan Jawatankuasa 6. Satu Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun hendaklah ditubuhkan di semua agensikerajaan. Keahlian Jawatankuasa 7. Di Peringkat Kementerian/Jabatan Ahli-ahli Jawatankuasa di peringkat Kementerian dan Jabatan hendaklah dilantik olehPegawai Pengawal yang terdiri daripada pegawai-pegawai seperti berikut: Pengerusi : Ketua Setiausaha/Ketua Pengarah Pengerusi Ganti : Timbalan Ketua Setiausaha Kanan/ Timbalan Ketua Setiausaha

/Timbalan Ketua Pengarah Setiausaha : Setiausaha/Ketua Bahagian Kewangan Ahli : i. Semua Ketua Bahagian ii. Ketua /Pegawai Audit Dalam iii. Akauntan/Pegawai Perakaunan iv. Pegawai-pegawai lain yang sesuai

2

8. Di Peringkat Jabatan Persekutuan Negeri/Badan Berkanun Persekutuan (BBP)/PTJ Pengerusi : Ketua Pengarah/ Ketua Pejabat/ Ketua Eksekutif Setiausaha : Ketua Bahagian/Unit Kewangan Ahli : i. Semua Ketua Bahagian/Unit ii. Ketua/Pegawai Audit Dalam/Wakil Jawatankuasa Audit iii. Akauntan/Pegawai Perakaunan iv. Pegawai-pegawai lain yang sesuai TAKRIFAN 9. PTJ adalah mana-mana pejabat yang merupakan pemegang waran Kerajaan Persekutuan yangmempunyai kuasa berbelanja dan membuat pengagihan waran kepada Pusat Kos di bawahtanggungannya. 10. Pegawai Pengawal adalah merupakan Ketua Setiausaha atau Ketua Pengarah. 11. Bagi Kementerian/Jabatan/BBP yang tidak mempunyai Unit Audit Dalam, pegawai-pegawaiberkenaan lain yang dipertanggungjawabkan untuk menjalankan tugas pengauditan hendaklahmenjadi wakil dalam JPKA. Pengecualian Jawatankuasa

12. PTJ-PTJ berikut diberikan pengecualian untuk menubuhkan JPKA iaitu:

i. Bahagian-bahagian di peringkat Ibu Pejabat / Kementerian; dan

ii. Bilangan anggota PTJ yang kurang dari 10 orang.

Walau bagaimanapun, PTJ-PTJ tersebut masih dikehendaki untuk mengemukakan LaporanSuku Tahun JPKA ke Peringkat Jabatan / Negeri. Bidang Tugas Jawatankuasa 13. Jawatankuasa ini membantu Pegawai Pengawal untuk mengawasi, mengesan dan menyeliasemua urusan kewangan dan akaun supaya berjalan lancar dan menepati kehendak Akta ProsedurKewangan 1957, Arahan Perbendaharaan, Pekeliling dan Surat Pekeliling yang berkaitan. Perkara-perkara yang dibincangkan di dalam mesyuarat JPKA adalah seperti Lampiran I.Bidang tugas Jawatankuasa pula meliputi:

i. Pengurusan bajet; ii. Pengurusan perakaunan (Buku Vot, Akaun Panjar, Pendahuluan Diri/Pelbagai dan

Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah/Akaun Deposit); iii. Pengurusan perolehan; iv. Pengurusan pungutan dan tunggakan hasil;

3

http://www.treasury.gov.my/view.php?dbIndex=0&website_id=1&id=878

v. Pengurusan aset dan stor; vi. Penyediaan dan pembentangan Laporan Tahunan dan Penyata Kewangan, tindakan

susulan terhadap Laporan Audit Dalam dan Laporan Ketua Audit Negara; dan vii. Latihan untuk pegawai dan kakitangan yang mengurus hal-hal kewangan dan akaun.

MODUS OPERANDI

Kekerapan Mesyuarat

14. Jawatankuasa hendaklah bermesyuarat sekurang-kurangnya tiga bulan sekali selepas tamattempoh sesuatu suku tahun bagi mengelakkan perbincangan mesyuarat tidak menyeluruh dankemungkinan terlepas pandang isu-isu penting yang perlu dibincangkan. Penyediaan Laporan Suku Tahun 15. Pegawai Pengawal Kementerian/ Jabatan Persekutuan hendaklah mengemukakan laporanJPKA yang menyeluruh dan disatukan meliputi semua laporan PTJ dan Badan BerkanunPersekutuan di bawah kawalannya kepada Perbendaharaan Malaysia, Bahagian Kawalan danPemantauan dengan menggunakan format Lampiran II seperti berikut:

Laporan Tarikh Akhir

Suku Pertama 15 Mei Suku Kedua 15 Ogos Suku Ketiga 15 November Suku Keempat 15 Februari

16. Pegawai Pengawal hendaklah mengemukakan minit mesyuarat peringkat Kementerian/Jabatan Persekutuan berserta laporan suku tahun JPKA tersebut. 17. Semua PTJ dan Badan Berkanun hendaklah mengemukakan Laporan Suku Tahun kepadaJawatankuasa di peringkat Kementerian/Jabatan menggunakan format seperti Lampiran III. PENGUATKUASAAN PEKELILING Pemantauan

18. Laporan Suku Tahun JPKA seperti di Lampiran II dan III yang lengkap hendaklah disediakanuntuk dibincangkan di dalam mesyuarat JPKA.

19. Laporan Suku Tahun yang tidak lengkap akan dipulangkan semula oleh Perbendaharaan.Tarikh baru penerimaan laporan yang lengkap dikira sebagai tarikh terima.

20. Hanya Pengerusi mesyuarat sahaja dibenarkan untuk menandatangani laporan JPKA sebelumdikemukakan ke Perbendaharaan.

4

http://www.treasury.gov.my/view.php?dbIndex=0&website_id=1&id=879

21. Garis panduan seperti Lampiran IV boleh digunakan oleh Kementerian/Jabatan bagi JPKAmembincangkan secara mendalam sesuatu aspek di bawah bidang kuasanya seperti diperenggan 13. Garis panduan ini hanyalah sebagai rujukan Kementerian/Jabatan/BBP dan tidakperlu dikemukakan kepada Perbendaharaan. 22. Kepatuhan kepada keperluan Pekeliling ini diambil kira sebagai salah satu aspekKey Performance Indicators (KPI) bagi kenaikan pangkat Pegawai Pengawal dan di dalampemberian Star Rating kepada Kementerian/Jabatan/BBP. 23. Laporan Keberkesanan JPKA dalam menangani masalah kewangan akan disediakan dandibentangkan oleh Perbendaharaan dalam Mesyuarat Jawatankuasa Khas Kabinet MengenaiKeutuhan Pengurusan Kerajaan (JKKMKPK) setiap tahun yang dipengerusikan oleh YAB PerdanaMenteri. Penguatkuasaan 24. Peraturan ini hendaklah dilaksanakan oleh Kementerian/Jabatan dan berkuatkuasa mulai daritarikh Pekeliling ini. Semua Pegawai Pengawal hendaklah mempastikan supaya setiap PTJ danBadan-badan Berkanun di bawah kawalannya menerima dan melaksanakan Pekeliling ini. 25. Dengan berkuatkuasanya pekeliling ini, maka Pekeliling Perbendaharaan Bil 8 Tahun2004 adalah di batalkan. 26. Bahagian Kawalan dan Pemantauan, Perbendaharaan Malaysia boleh dihubungi untukpenjelasan lanjut mengenai Pekeliling ini.

"BERKHIDMAT UNTUK NEGARA"

16 Julai 2008

s.k. Ketua Setiausaha Negara Ketua Audit Negara Akauntan Negara Malaysia Semua Setiausaha Kerajaan Negeri Semua Pegawai Kewangan Negeri

5

Stamp

Lampiran I (PP Bil. 10 Tahun 2008)

PERKARA-PERKARA DIBINCANGKAN OLEH JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN Senarai ini mengandungi perkara-perkara yang perlu diberi perhatian oleh Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun. Bagi tujuan ini setiap JPKA perlu mempunyai mekanisme untuk mengesan/memastikan semua perkara-perkara tersebut di bawah dilaksanakan mengikut peraturan semasa dan menyelesaikan sebarang masalah berbangkit dalam mesyuarat JPKA. Bagi Badan-badan Berkanun di mana perlu, perkara-perkara berkaitan hendaklah disesuaikan mengikut keadaan di Badan-badan Berkanun. 1. Pengurusan Bajet

i. Meneliti perancangan agihan peruntukan Kementerian/Jabatan; ii. Mengkaji prestasi perbelanjaan keseluruhan Kementerian/Jabatan dan mengesan

kekurangan/kelebihan peruntukan;

iii. Memastikan supaya Laporan Perbelanjaan Suku Tahun (perbelanjaan mengurus dan pembangunan) yang dikehendaki oleh Surat Pekeliling mengenai Garis Panduan Bagi Penyediaan Cadangan Perbelanjaan Tahunan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Belanjawan) dalam tempoh yang ditetapkan;

iv. Meneliti perancangan untuk menggunakan lebihan bagi menampung kekurangan

secara agihan semula dan pindah peruntukan; v. Menentukan semua perbelanjaan yang dilakukan adalah selaras dengan kelulusan yang

telah diperolehi; vi. Menentukan semua perbelanjaan mematuhi tatacara perolehan yang ditetapkan; vii. Menentukan peruntukan adalah mencukupi untuk menampung perbelanjaan; viii. Menentukan semua bil dibayar dalam tempoh 14 hari; ix. Menentukan semua bil disokong dengan butir-butir lengkap; x. Menentukan pembayaran bil di bawah Arahan Perbendaharaan 58(a) dan Arahan

Perbendaharaan 59 diselesaikan; dan xi. Menentukan Laporan Kelewatan Bayaran Bil dikemukakan ke Perbendaharaan secara

bulanan.

2. Pengurusan Perakaunan

i. Menentukan buku vot diselenggarakan mengikut Tatacara Penyelenggaraan Buku Vot dengan betul dan kemaskini;

ii. Menentukan penyata penyesuaian buku vot dengan penyata perbelanjaan terperinci

Jabatan Akauntan Negara/Bank dibuat tiap-tiap bulan; iii. Menentukan penyata perbelanjaan bulanan/tahunan disahkan; iv. Menentukan semua teguran/naziran eSPKB diambil tindakan dan kesalahan yang sama

tidak berulang; iv. Menentukan akaun Panjar Wang Tunai diuruskan mengikut Arahan Perbendaharaan

dan peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut :

(a) Penyata Pengesahan Baki Akaun Panjar disediakan; (b) Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekod pemegang panjar (kecuali Panjar

Wang Runcit) dan baki mengikut penyata JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan; dan

(c) Sijil Perakuan Panjar dan Dokumen sokongan dikemukakan untuk diaudit.

v. Menentukan Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah/Akaun Deposit diuruskan mengikut peraturan-peraturan yang ditetapkan seperti berikut :

(a) Penyata kewangan bagi Kumpulan Wang Amanah, Penyata Terimaan dan Bayaran

bagi Akaun Amanah perlu disediakan dan dikemukakan untuk diaudit; (b) Penyata Penyesuaian Baki mengikut rekod Pegawai Pengawal Pengawal dengan

baki mengikut JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan; (c) Senarai baki individu bagi Akaun Deposit dan Akaun Amanah

disediakan/dikemaskini dan dikemukakan untuk diaudit; (d) Tindakan yang sesuai diambil ke atas akaun-akaun yang tidak bergerak selaras

dengan peraturan semasa; dan (e) Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah dan Akaun Deposit mestilah tidak

berbaki debit pada bila-bila masa.

vi. Pendahuluan Diri/Pelbagai:

(a) Catatan pada daftar dikemaskinikan; (b) Senarai pegawai yang masih belum membayar balik pendahuluan disediakan; dan (d) Tindakan mengutip balik/potongan gaji dilaksanakan.

3. Pengurusan Pungutan Dan Tunggakan Hasil

i. Menyemak dan mengesahkan hasil dikutip dalam tempoh ditetapkan; ii. Menentukan resit dikeluarkan bagi semua kutipan hasil; iii. Menentukan semua kutipan dibankkan dengan segera; iv. Menentukan buku-buku resit, lesen dan lain-lain yang belum digunakan disimpan

dengan selamat; v. Menentukan kadar-kadar bayaran telah mendapat kelulusan sewajarnya; vi. Mengkaji semula kadar-kadar bayaran dari masa ke semasa supaya munasabah dan

berpatutan; vii. Mengambil tindakan dan penguatkuasaan untuk memastikan hasil dapat dikutip

dengan segera; viii. Menentukan Penyata Akaun Belum Terima disediakan dan dikemukakan kepada

JANM mengikut peraturan semasa; ix. Mengambil tindakan untuk mengutip tunggakan hasil supaya tunggakan hasil sentiasa

terkawal; dan ix. Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian buku tunai dengan penyata hasil

terperinci Jabatan Akauntan Negara (JAN). 4. Pengurusan Perolehan

i. Meneliti perancangan tahunan dan perancangan awal perolehan Kementerian/Jabatan serta menyemak prestasi perolehan yang telah dilaksanakan berdasarkan perancangan tersebut;

ii. Memastikan semua urusan berkaitan perolehan Kerajaan adalah berdasarkan amalan

tadbir urus baik (good governance practices) dengan mematuhi prinsip-prinsip perolehan Kerajaan dan semua dasar semasa Kerajaan;

iii. Memastikan peraturan perolehan Kerajaan yang berkuat kuasa dipatuhi sepenuhnya,

termasuk perolehan bagi item Kontrak Pusat dan Kontrak Pusat Sistem Panel;

iv. Memastikan syarikat/kontraktor yang mengambil bahagian dalam perolehan Kerajaan berdaftar dengan Kementerian Kewangan bagi perolehan bekalan dan perkhidmatan serta berdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor (PKK) dan Lembaga Pembangunan Industri Pembinaan Malaysia (LPIPM/CIDB) bagi perolehan kerja;

v. Memastikan penilaian teknikal dan kewangan yang dibuat ke atas tender adalah yang terbaik dan paling menguntungkan (best value for money) kepada Kerajaan serta dilaksanakan secara telus;

vi. Memastikan Lembaga Perolehan dan Jawatankuasa Sebut Harga bersidang dengan

kerap untuk melancarkan perancangan perolehan dan mempercepatkan sistem penyampaian Kerajaan;

vii. Memastikan perolehan yang dilaksanakan tidak dipecah kecil untuk mengelak daripada

membuat pelawaan secara sebut harga atau tender;

viii. Memastikan kontrak ditandatangani oleh pegawai Awam yang diturunkan kuasa oleh Menteri; dan

ix. Memastikan semua kontrak Kerajaan ditadbir dengan cekap dan telus serta memantau

kemajuan pelaksanaan projek agar tidak mengalami kelewatan atau menjadi projek sakit.

5. Pengurusan Aset & Stor

i. Mengadakan Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) sekurang-kurangnya sekali dalam tempoh tiga (3) bulan; dan

ii. Mengemukakan laporan Mesyuarat JKPAK kepada Jawatankuasa Pengurusan

Kewangan dan Akaun (JPKA) seperti berikut: (a) Kedudukan Semasa Aset /Stor Kementerian/Jabatan; (b) Laporan Hasil Pemeriksaan Aset /Stor; (c) Laporan Tindakan Pelupusan Aset /Stor; (d) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib; dan (e) Masalah berkaitan pengurusan aset.

6. Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh

Badan-badan Berkanun

Mengesan kedudukan penyediaan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan oleh Badan-badan Berkanun untuk memastikan Garis Panduan dalam prosedur kewangan semasa dipatuhi.

7. Teguran Jabatan Audit Negara dan Unit Audit Dalam

i. Menyelenggarakan satu rekod bagi semua pertanyaan audit yang diterima; ii. Menentukan semua teguran audit diberi perhatian dan tindakan sewajarnya diambil

untuk mengatasi masalah-masalah yang dibangkitkan;

iii. Menentukan teguran tidak berulang pada laporan yang akan datang; dan iv. Mengemaskini/menentukan maklumbalas/ulasan diberi kepada Jabatan Audit Negara/

Perbendaharaan/Pegawai Pengawal.

8. Latihan

i. Meneliti keperluan latihan bagi pegawai dan kakitangan yang terlibat dalam pengurusan kewangan dan akaun;

ii. Membuat perancangan untuk memenuhi keperluan latihan secara berjadual dan

berterusan; iii. Membuat perancangan latihan yang lebih sistematik berbanding norma biasa bagi

keperluan latihan akan datang; iv. Menyimpan rekod-rekod latihan pegawai dan kakitangan;

v. Unjuran latihan bagi Suku Pertama, Suku Kedua, Suku Ketiga dan Suku Keempat; dan vi. Memastikan latihan dilaksanakan sebagaimana dirancang.

9. Aspek Keberkesanan JPKA

i. Memastikan isu-isu tunggakan hasil, pinjaman, bil, dan pendahuluan diri/pelbagai tidak meningkat dari suku tahun ke suku tahun seterusnya;

ii. Memastikan prestasi perbelanjaan mengurus dan pembangunan dilaporkan bersama

isu. Penjelasan dan tindakan penyelesaian bagi perbelanjaan melebih peruntukan / perbelanjaan yang rendah berbanding unjuran perlu dibincangkan dalam mesyuarat dan dinyatakan dengan ringkas di dalam Laporan Suku Tahun;

iii. Memastikan tindakan diambil bagi isu-isu yang dibangkitkan oleh Jabatan Audit

Negara dan Unit Audit Dalam yang masih belum selesai dan dinyatakan secara ringkas di dalam Laporan Suku Tahun;

iv. Memastikan tindakan diambil bagi isu-isu yang dibangkitkan oleh Naziran eSPKB

mengikut prosedur kewangan semasa; v. Ketepatan data – Laporan kepada Bahagian-bahagian di Perbendaharaan perlu

mengandungi maklumat yang sama. Penjelasan akan diminta bagi maklumat yang berbeza;

vi. Memastikan Unit Audit Dalam membuat analisis terhadap laporan daripada PTJ untuk

mengenalpasti masalah pengurusan kewangan yang perlu diberi keutamaan untuk diselesaikan; dan

vii. Memastikan Urus setia JPKA memantau tindakan susulan terhadap keputusan JPKA dan melaporkannya dalam mesyuarat JPKA seterusnya.

1. Kementerian/Jabatan

2. Kekerapan Mesyuarat

3. Ringkasan Perbincangan dan Keputusan Mesyuarat:

I) PENGURUSAN BAJET

A) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Mengurus pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

a b c = a+b d e f = c - (d+e) * g = f/c

RM RM RM RM RM RM x %

* Peratusan berbanding dengan peruntukan dipinda.

Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :-(i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM…………

Penjelasan : ……………………………………………………………………………………Tindakan penyelesaian : …………………………………………………………………..

(ii) Perbelanjaan kurang 95% atau melebihi 105% daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat sahaja) : RM………Penjelasan : ……………………………………………………………………………………

Keempat (Berakhir pada 31 Disember)

Laporan Suku Tahun

Pertama (Berakhir pada 31 Mac )

Kedua (Berakhir pada 30 Jun)

Ketiga (Berakhir pada 30 September)

Jumlah Peruntukan

Dipinda

Jumlah Perbelanjaan

Sebenar

Jumlah Besar

Lampiran II

Tarikh Mesyuarat

(PP Bil. 10 Tahun 2008)

Baki selepas perbelanjaan sebenar & tanggungan

LAPORAN SUKU TAHUN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGANDAN AKAUN DI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN

-----------------------------------------------------------------------------------------------------

Peruntukan Diluluskan

Program / Aktiviti

KEPADA PERBENDAHARAAN MALAYSIATAHUN …………………

Tambahan/ Kurangan

Peruntukan

Jumlah Tanggungan

1

B) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Pembangunan pada: (31/3), (30/6), (30/9),(31/12) (potong yang tidak berkenaan)

a b c = a+b d eRM RM RM RM RM


Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :-(i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM………..

Penjelasan : ……………………………………………………………………………………Tindakan penyelesaian : ……………………………………………………………………

(ii) Perbelanjaan kurang 60 % daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat Sahaja) : RM………..Penjelasan : ……………………………………………………………………………………

C) Kedudukan bil-bil tertunggak (tidak termasuk bayaran pukal) sehingga: (31/3), (30/6), (30/9) (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Sila gunakan Format Laporan BV346 dan BV349 dalam Sistem Espkb

BV346 KEDUDUKAN BIL TERTUNGGAK

Mengurus

Pembangunan

Jumlah

*Nota: (ii) Laporan ini hanya melaporkan bil tertunggak bagi penerima bayaran pembekal sahaja.


f = c - (d+e) * g = f/cRM x %

PERBELANJAAN >2MINGGU<1BULAN

Jumlah Besar

BIL RM

>3 BULAN

(>90 HARI)

JUMLAH

Jumlah Peruntukan

Dipinda

Jumlah Perbelanjaan

Sebenar

Jumlah Tanggungan

Kod/Nama ProgramPeruntukan Diluluskan

Tambahan/ Kurangan

Peruntukan

(15-30 HARI)

>1<2BULAN

(31-60 HARI)

>2<3BULAN

(61-90 HARI)

BIL RM BIL RM BIL RM BIL RM

2

BV 349 LAPORAN BAYARAN BIL DIBAWAH AP 58(a)

Bilangan Didaftarkan

Bilangan Nilai (RM)

Bulan Ini

Terkumpul

Belum Selesai

KEDUDUKAN BIL AP58(a) YANG BELUM SELESAI

<2 minggu >2 Minggu<1 >1<2 Bulan >2<3 Bulan >3 Bulan Jumlah(<15 hari) (15-30 Hari) (31-60 Hari) (61-90 Hari) (>90 Hari)

Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM Bil RM

Nota: Jumlah Bilangan AP58(a) yang belum selesai melebihi tempoh 14 hari adalah sebahagian daripada jumlah bil tertunggak seperti di Laporan BV346

D) Kedudukan Pembayaran Bil AP59 sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)


Bilangan Nilai (RM)

Bulan Ini

Terkumpul

Belum Selesai

KEDUDUKAN BIL AP59 YANG BELUM SELESAI



3

II) PENGURUSAN PERAKAUNAN

A) Kedudukan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah di bawah Seksyen 9 & Seksyen 10 Akta AcaraKewangan 1957) pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

RMa d=a+b+c

* Sila tanda ( ) bagi Seksyen 9 atau Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957

Nota : Sila sediakan senarai status Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah (aktif/tidak aktif) bersama baki. Jelaskan tindakan susulan jika akaun tersebut tidak aktif bersama baki.Bagi Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah yang ditutup, sertakan salinan surat kelulusan dan tarikh akaun tersebut ditutup.

B) Kedudukan Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman di bawah Akaun Kumpulan Wang Amanah (selain daripada pinjaman kenderaan, perumahan dan komputer) pada : (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan). Contoh pinjaman: Pinjaman Pelajaran Pra Perkhidmatan dan Tabung PinjamanEkonomi Peneroka.

Sedia ada* KutipanTambahan /Kurangan

(+/-)Baki akhir Sedia ada* Kutipan

Tambahan /Kurangan


Tambahan /Kurangan

(+/-)Baki akhir

Tindakan untuk mengutip tunggakan bayaran balik pinjaman :-(i)(ii)(iii)(iv)

Baki di bawa kehadapan

Aktif/Tidak AktifPerbelanjaan Semasa Perbelanjaan Terkumpul

Jumlah Besar

Jenis Pinjaman

RM RM

1 - 3 tahun> 3 tahun

(Dari tahun ………. hingga tahun semasa)

Bil

RM

Bil Bil

RM


RM

Terimaan

RM

Tambahan/ Kurangan

Peruntukan

gRM

h=(d+e)-f

Kumpulan Wang

Amanah/Akaun Amanah

(Senaraikan)

Baki Awal

RM RM

* Peruntukan Seksyen 9 / Seksyen 10

Jumlah

RMb c e

< 1 tahun

f

Amaun (RM)Bilangan

4

C) Kedudukan Baki Pendahuluan yang belum selesai sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12)(potong yang tidak berkenaan)

Sedia ada *

Baki akhirSedia ada

*Kutipan (-)

Tambahan. Kurangan

(+/-)Baki akhir

Sedia ada *

Kutipan (-)Tambahan Kurangan

(+/-)Baki akhir

a) Pendahuluan Diri

b) Lain-lain Pendahuluan

Tindakan untuk mengutip tunggakan baki pendahuluan yang belum selesai :-(i)(ii)(iii)(iv)

III) PENGURUSAN PUNGUTAN DAN TUNGGAKAN HASIL

A) Kedudukan Tunggakan Hasil pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Sedia ada *

Baki akhirSedia ada

*Kutipan (-)

Tambahan. Kurangan

(+/-)Baki akhir

Sedia ada *


(+/-)Baki akhir

Tindakan untuk mengutip tunggakan hasil :-(i)(ii)(iii)(iv)

Jenis Hasil

Kutipan (-)Tambahan/Kurangan

(+/-)

RM

Bil

BilanganAmaun (RM)

> 3 tahun (Dari tahun ………. hingga tahun semasa)

Bil

RM

< 1 tahun

Bil

RM

1 - 3 tahun

Jumlah Besar

Jenis Pendahuluan

BilanganAmaun (RM)

< 1 tahun 1 - 3 tahun

Tambahan/Kurangan

(+/-)


Bil

RM

Bil

RM

Bil

RM

Kutipan (-)

Jumlah Besar

5

(A) Perolehan Secara Tender

Jenis Perancangan Belum Lain-lainPerolehan Tahunan Ditender Belum Dikeluarkan (Nyatakan:

Keseluruhan Surat Setuju cth-dibatalkan)Terima

Jum. Nilai Jum. Nilai Jum. NilaiPerolehan Perolehan Perolehan

Bil. Bil. Bil. Bil. RM Bil. RM Bil. RM Bil.

Bekalan

Perkhidmatan

Kerja

(B) Perolehan Secara Sebut Harga

Jenis Perancangan Belum Lain-lainPerolehan Tahunan Dipelawa Belum Dikeluarkan (Nyatakan:

Keseluruhan Surat Setuju cth-dibatalkan)Terima/PesananTempatan/Inden



Bekalan

Perkhidmatan

Kerja

(C) Perolehan Melalui Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel

Jum.Nilai

Panel PerolehanRM

1) Alat ganti jentera berat2) Poslaju3) Sampul surat4) Alat proprietary elektronik5) Beg 6) Jem7) Beras8) …………9) …………10) ……….11) ……….

Kontrak Pusat Sistem

(Sila senaraikan)

Surat Setuju TerimaSyarikat Syarikat

Bumiputera Bukan Bumiputera

Item Kontrak Pusat &

Surat Setuju Terima/Pesanan Tempatan/Inden

IV) PENGURUSAN PEROLEHAN

Status Pelaksanaan Perancangan Tender

Telah Dikeluarkan

Syarikat Syarikat Jumlah Besar

Telah Dikeluarkan

Status Pelaksanaan Perancangan Sebut Harga

Telah Ditender

Telah Dipelawa

Jumlah BesarBumiputera Bukan Bumiputera

6

V) PENGURUSAN ASET DAN STOR

A) Pengurusan Aset Alih

PELUPUSAN ASET

Bil. Amaun (RM)Baki Dibawa KehadapanSuku Tahun Pertama

Suku Tahun Kedua

Suku Tahun KetigaSuku Tahun keempat

Baki Akhir Tahun

Tarikh Aset Alih diPeriksa : ________________________

B) Pengurusan Stor

Sedia Ada Pembelian Pengeluaran Stok Semasa

Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok c

(a) (b) (c) d=(a+b) - (c ) (a+d) ÷ 2Baki Bawa Hadapan

Suku Tahun PertamaSuku Tahun Kedua

Suku Tahun Ketiga

Suku Tahun Keempat

Tarikh Stok diPeriksa/diverifikasi : ___________________________

Kadar Pusingan StokPelupusan Stok

(RM) Kehilangan Dan Hapuskira Stok

(RM)

Surcaj

TAHUN SEMASA

TAHUN SEMASA

KEDUDUKAN HARTA MODAL KEDUDUKAN INVENTORI

KEDUDUKAN STOK

KEHILANGAN ASET

Bilangan KEW.PA-2 Nilai Perolehan (RM)

Bilangan KEW.PA-3

Nilai Perolehan (RM)

Nilai Pelupusan (RM)

Nilai Hapus Kira (RM)

Terma Rujukan:(i)Baki dibawa Kehadapan: Jumlah Nilai Perolehan Aset Alih yang dibawa dari tahun sebelumnya.(ii)Baki Akhir Tahun: Jumlah Nilai Perolehan Aset Alih keseluruhan yang dipegang oleh agensi bagi tahun semasa.(iii)Nilai Perolehan: Jumlah Nilai Perolehan Asal Alih yang telah dibeli.(iv)Nilai Pelupusan: Jumlah Nilai Semasa Aset Alih yang telah dilupuskan.(v)Nilai Hapus Kira: Jumlah Nilai Semasa Aset Alih yang dihapus kira(vi)Amaun: Jumlah Surcaj yang dikenakan ke atas pegawai.

Terma Rujukan:(i) Baki Bawa Hadapan: Bilangan dan Nilai Stok yang tersimpan dari tahun sebelumnya.(ii) Jumlah Nilai Stok: Jumlah Nilai Perolehan Stok (iii) Kadar Pusingan Stok:Stok diKeluarkan / Stok Semasa(iv) Pelupusan Stok: Nilai Semasa Stok yang diperolehi daripada kaedah pelupusan yang diluluskan oleh Kuasa Melulus.(v) Kehilangan dan Hapus Kira: Nilai Semasa Stok yang dihapus kira.



7

C) Pengurusan Aset Hidup – (Haiwan/Ikan/Tumbuhan)

Bilangan Kew.AH*-2

Jumlah (RM)

Bilangan Kew.AH*-3

Jumlah (RM)

Bilangan Kew.AH*-4

Jumlah (RM)

Baki Dibawa Kehadapan

Suku Tahun Pertama

Suku Tahun Kedua

Suku Tahun Ketiga

Suku Tahun Keempat

Baki Akhir Tahun

Tarikh Aset Hidup – Haiwan* diPeriksa : ______________________________

Kehilangan dan Hapuskira Aset

Hidup – Haiwan* (RM)

Pelupusan Aset Hidup –

Haiwan* (RM)

Kedudukan Aset Hidup – HAIWAN*

Tahun Semasa

StokInventoriHarta Modal

Terma Rujukan:(i)Baki dibawa Kehadapan: Jumlah Nilai Perolehan Asal yang dibawa dari tahun sebelumnya.(ii)Baki Akhir Tahun: Jumlah keseluruhan Nilai Perolehan Asal yang dipegang oleh agensi bagi tahun semasa.(iii)Jumlah: Jumlah Nilai Perolehan Asal – (Haiwan/Ikan/Tumbuhan) yang telah ditaksirkan.(iv)Pelupusan: Nilai Semasa Aset Hidup yang telah dilupuskan.(v)Kehilangan dan Hapus Kira: Nilai Semasa Aset Hidup yang dihapus kira.

Panduan: Ini merupakan template laporan bagi Aset Hidup.Sila tukarkan (*) kepada Haiwan (AH), Ikan (AI) atau Tumbuhan (AT) untuk tujuan laporan berkaitan.Bagi Aset Hidup – Tumbuhan sahaja, perubahan adalah seperti berikut : Harta Modal Tumbuhan Kekal : Inventori Tumbuhan Bukan Kekal : Stok Bahan Tanaman

8

VI) PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN PENYATA KEWANGAN OLEH BADAN-BADAN BERKANUN

A) Laporan mengenai Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan Badan-badan Berkanun:Mengikut PP 4/2007 dan Surat Pek. Am 1/95 atau mana-mana pekeliling yang berkuatkuasa

Nama Badan Berkanun

PerkaraTarikh Yang Ditetapkan

Tarikh SebenarTindakan/Keputusan

mesyuarat

(a) Penyediaan Laporan Ringkas kepada 31 JanJemaah Menteri

(b) Mengemukakan Penyata Kewangan kepada 30 AprilKetua Audit Negara

(c) Menghantar Memorandum Jemaah 31 Okt.Menteri bersama-sama Penyata Kewangan yang diaudit dan Laporan Tahunan kepada Jemaah Menteri

(d) Pembentangan Laporan Tahunan dan Sebelum Penyata Kewangan yang diaudit kepada 31 DisemberParlimen*

* Badan Berkanun adalah diwajibkan untuk mendapatkan ulasan Kementerian/Agensi Pusat seperti kehendak Arahan Setiausaha JemaahMenteri Bilangan 1 Tahun 2000 (Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri Dan Pelaksanaan Keputusan Jemaah Menteri)

9

VII) TEGURAN AUDIT

A) Laporan mengenai pertanyaan Unit Audit Dalam bagi suku tahun pertama / kedua /ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan)(Sila gunakan kertas berasingan untuk memberikan penjelasan di bawah tajuk ini)

(a) Isu-isu Semasa(dalam suku tahun laporan ini)

(b) Isu-isu yang belum selesai (sebelum suku tahun laporan ini)

B) Laporan mengenai pertanyaan Jabatan Audit Negara bagi suku tahun pertama / kedua /ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan)(Sila gunakan kertas berasingan untuk memberikan penjelasan di bawah tajuk ini)

(a) Isu-isu Semasa

(b) Laporan Ketua Audit Negara bag tahun _______ yang belum selesa

Isu-isu Cadangan Penyelesaian Kedudukan Semasa


10

VIII) LATIHAN

Laporan mengenai latihan Kumpulan Pengurusan dan Kumpulan Sokongan yang terlibat dengan kerja-kerja kewangan dan akaun

Kumpulan Pengurusan

Kumpulan Sokongan

Kumpulan Pengurusan

Kumpulan Sokongan

XI) PELAKSANAAN JPKA DI PERINGKAT PTJ/BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN (kegunaan pejabat)(meliputi semua PTJ Jabatan Persekutuan dan Cawangan Badan Berkanun Persekutuan di peringkat negeridan daerah)

PTJBadan

Berkanun PTJ

Badan Berkanun

PTJBadan

Berkanun PTJ

Badan Berkanun

Bilangan

Bilangan yang telah menubuhkanJawatankuasa

Bilangan mesyuarat diadakan

Bilangan yang telah serahkanLaporan Suku Tahun kepada Kementerian

ix) ULASAN PENGERUSI MENGENAI PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUNDI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN (WAJIB DIISI)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………..………..………………..……… Tarikh: ……………………………( Tandatangan Pengerusi)

Suku Tahun 4

* Ditentukan oleh Bahagian Sumber Manusia

Suku Tahun 1 Suku Tahun 2 Suku Tahun 3

Bilangan pegawai yang telah hadir

Jenis-jenis Kursus/Latihan

*Bilangan pegawai perlu hadir

11

1. PTJ/Badan Berkanun

2. Kekerapan Mesyuarat

3. Ringkasan Perbincangan dan Keputusan Mesyuarat:

I) PENGURUSAN BAJET

A) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Mengurus pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

a b c = a+b d e f = c - (d+e) * g = f/c

RM RM RM RM RM RM x %


Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :-(i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM…………

Penjelasan : ……………………………………………………………………………………Tindakan penyelesaian : …………………………………………………………………..

(ii) Perbelanjaan kurang 95% atau melebihi 105% daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat sahaja) : RM………Penjelasan : ……………………………………………………………………………………

Keempat (Berakhir pada 31 Disember)

Laporan Suku Tahun

Pertama (Berakhir pada 31 Mac )

Kedua (Berakhir pada 30 Jun)

Ketiga (Berakhir pada 30 September)

Jumlah Peruntukan

Dipinda

Jumlah Perbelanjaan

Sebenar

Jumlah Besar

Lampiran III

Tarikh Mesyuarat

(PP Bil. 10 Tahun 2008)


LAPORAN SUKU TAHUN JAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGANDAN AKAUN DI PERINGKAT PTJ/BADAN BERKANUN

-----------------------------------------------------------------------------------------------------


Program / Aktiviti

TAHUN …………………

Tambahan/ Kurangan

Peruntukan

Jumlah Tanggungan

1

B) Ringkasan Laporan Pengesanan Perbelanjaan Pembangunan pada: (31/3), (30/6), (30/9),(31/12) (potong yang tidak berkenaan)

a b c = a+b d eRM RM RM RM RM


Nyatakan penjelasan dan tindakan untuk menyelesaikan masalah :-(i) Perbelanjaan melebihi peruntukan : RM………..

Penjelasan : ……………………………………………………………………………………Tindakan penyelesaian : ……………………………………………………………………

(ii) Perbelanjaan kurang 60 % daripada peruntukan di akhir tahun (Suku Keempat Sahaja) : RM………..Penjelasan : ……………………………………………………………………………………

C) Kedudukan bil-bil tertunggak (tidak termasuk bayaran pukal) sehingga: (31/3), (30/6), (30/9) (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Sila gunakan Format Laporan BV346 dan BV349 dalam Sistem Espkb

BV346 KEDUDUKAN BIL TERTUNGGAK

Mengurus

Pembangunan

Jumlah

*Nota: (ii) Laporan ini hanya melaporkan bil tertunggak bagi penerima bayaran pembekal sahaja.


f = c - (d+e) * g = f/cRM x %

PERBELANJAAN >2MINGGU<1BULAN

Jumlah Besar

BIL RM

>3 BULAN

(>90 HARI)

JUMLAH

Jumlah Peruntukan

Dipinda

Jumlah Perbelanjaan

Sebenar

Jumlah Tanggungan

Kod/Nama ProgramPeruntukan Diluluskan

Tambahan/ Kurangan

Peruntukan

(15-30 HARI)

>1<2BULAN

(31-60 HARI)

>2<3BULAN

(61-90 HARI)

BIL RM BIL RM BIL RM BIL RM

2

BV 349 LAPORAN BAYARAN BIL DIBAWAH AP 58(a)


Bilangan Nilai (RM)

Bulan Ini

Terkumpul

Belum Selesai

KEDUDUKAN BIL AP58(a) YANG BELUM SELESAI



Nota: Jumlah Bilangan AP58(a) yang belum selesai melebihi tempoh 14 hari adalah sebahagian daripada jumlah bil tertunggak seperti di Laporan BV346

D) Kedudukan Pembayaran Bil AP59 sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)


Bilangan Nilai (RM)

Bulan Ini

Terkumpul

Belum Selesai

KEDUDUKAN BIL AP59 YANG BELUM SELESAI



3

II) PENGURUSAN PERAKAUNAN

A) Kedudukan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah di bawah Seksyen 9 & Seksyen 10 Akta AcaraKewangan 1957) pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

RMa d=a+b+c

* Sila tanda ( ) bagi Seksyen 9 atau Seksyen 10 Akta Acara Kewangan 1957

Nota : Sila sediakan senarai status Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah (aktif/tidak aktif) bersama baki. Jelaskan tindakan susulan jika akaun tersebut tidak aktif bersama baki.Bagi Kumpulan Wang Amanah/Akaun Amanah yang ditutup, sertakan salinan surat kelulusan dan tarikh akaun tersebut ditutup.

B) Kedudukan Tunggakan Bayaran Balik Pinjaman di bawah Akaun Kumpulan Wang Amanah (selain daripada pinjaman kenderaan, perumahan dan komputer) pada : (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan). Contoh pinjaman: Pinjaman Pelajaran Pra Perkhidmatan dan Tabung PinjamanEkonomi Peneroka.

Sedia ada* KutipanTambahan /Kurangan


Tambahan /Kurangan


Tambahan /Kurangan

(+/-)Baki akhir

Tindakan untuk mengutip tunggakan bayaran balik pinjaman :-(i)(ii)(iii)(iv)

Baki di bawa kehadapan

Aktif/Tidak AktifPerbelanjaan Semasa Perbelanjaan Terkumpul

Jumlah Besar

Jenis Pinjaman

RM RM

1 - 3 tahun> 3 tahun

(Dari tahun ………. hingga tahun semasa)

Bil

RM

Bil Bil

RM


RM

Terimaan

RM

Tambahan/ Kurangan

Peruntukan

gRM

h=(d+e)-f

Kumpulan Wang

Amanah/Akaun Amanah

(Senaraikan)

Baki Awal

RM RM

* Peruntukan Seksyen 9 / Seksyen 10

Jumlah

RMb c e

< 1 tahun

f

Amaun (RM)Bilangan

4

C) Kedudukan Baki Pendahuluan yang belum selesai sehingga: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12)(potong yang tidak berkenaan)

Sedia ada *

Baki akhirSedia ada

*Kutipan (-)

Tambahan. Kurangan

(+/-)Baki akhir

Sedia ada *


(+/-)Baki akhir

a) Pendahuluan Diri

b) Lain-lain Pendahuluan

Tindakan untuk mengutip tunggakan baki pendahuluan yang belum selesai :-(i)(ii)(iii)(iv)


A) Kedudukan Tunggakan Hasil pada: (31/3), (30/6), (30/9), (31/12) (potong yang tidak berkenaan)

Sedia ada *

Baki akhirSedia ada

*Kutipan (-)

Tambahan. Kurangan

(+/-)Baki akhir

Sedia ada *


(+/-)Baki akhir

Tindakan untuk mengutip tunggakan hasil :-(i)(ii)(iii)(iv)

Jenis Hasil

Kutipan (-)Tambahan/Kurangan

(+/-)

RM

Bil

BilanganAmaun (RM)


Bil

RM

< 1 tahun

Bil

RM

1 - 3 tahun

Jumlah Besar

Jenis Pendahuluan

BilanganAmaun (RM)

< 1 tahun 1 - 3 tahun

Tambahan/Kurangan

(+/-)


Bil

RM

Bil

RM

Bil

RM

Kutipan (-)

Jumlah Besar

5

(A) Perolehan Secara Tender

Jenis Perancangan Belum Lain-lainPerolehan Tahunan Ditender Belum Dikeluarkan (Nyatakan:

Keseluruhan Surat Setuju cth-dibatalkan)Terima



Bekalan

Perkhidmatan

Kerja

(B) Perolehan Secara Sebut Harga

Jenis Perancangan Belum Lain-lainPerolehan Tahunan Dipelawa Belum Dikeluarkan (Nyatakan:

Keseluruhan Surat Setuju cth-dibatalkan)Terima/PesananTempatan/Inden



Bekalan

Perkhidmatan

Kerja

(C) Perolehan Melalui Kontrak Pusat & Kontrak Pusat Sistem Panel

Jum.Nilai

Panel PerolehanRM

1) Alat ganti jentera berat2) Poslaju3) Sampul surat4) Alat proprietary elektronik5) Beg 6) Jem7) Beras8) …………9) …………10) ……….11) ……….

Kontrak Pusat Sistem

(Sila senaraikan)

Surat Setuju TerimaSyarikat Syarikat

Bumiputera Bukan Bumiputera

Item Kontrak Pusat &

Surat Setuju Terima/Pesanan Tempatan/Inden

IV) PENGURUSAN PEROLEHAN

Status Pelaksanaan Perancangan Tender

Telah Dikeluarkan

Syarikat Syarikat Jumlah Besar

Telah Dikeluarkan

Status Pelaksanaan Perancangan Sebut Harga

Telah Ditender

Telah Dipelawa

Jumlah BesarBumiputera Bukan Bumiputera

6

V) PENGURUSAN ASET DAN STOR

A) Pengurusan Aset Alih

PELUPUSAN ASET

Bil. Amaun (RM)Baki Dibawa KehadapanSuku Tahun Pertama

Suku Tahun Kedua

Suku Tahun KetigaSuku Tahun keempat

Baki Akhir Tahun

Tarikh Aset Alih diPeriksa : ________________________

B) Pengurusan Stor

Sedia Ada Pembelian Pengeluaran Stok Semasa

Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok Jumlah Nilai Stok c

(a) (b) (c) d=(a+b) - (c ) (a+d) ÷ 2Baki Bawa Hadapan

Suku Tahun PertamaSuku Tahun Kedua

Suku Tahun Ketiga

Suku Tahun Keempat

Tarikh Stok diPeriksa/diverifikasi : ___________________________

KEHILANGAN ASET

Bilangan KEW.PA-2 Nilai Perolehan (RM)

Bilangan KEW.PA-3

Nilai Perolehan (RM)

TAHUN SEMASA

TAHUN SEMASA

KEDUDUKAN HARTA MODAL KEDUDUKAN INVENTORI

Nilai Pelupusan (RM)

Nilai Hapus Kira (RM)

Surcaj

KEDUDUKAN STOKKadar Pusingan Stok

Pelupusan Stok (RM) Kehilangan Dan

Hapuskira Stok (RM)





7

C) Pengurusan Aset Hidup – (Haiwan/Ikan/Tumbuhan)

Bilangan Kew.AH*-2

Jumlah (RM)

Bilangan Kew.AH*-3

Jumlah (RM)

Bilangan Kew.AH*-4

Jumlah (RM)

Baki Dibawa Kehadapan

Suku Tahun Pertama

Suku Tahun Kedua

Suku Tahun Ketiga

Suku Tahun Keempat

Baki Akhir Tahun

Tarikh Aset Hidup – Haiwan* diPeriksa : ______________________________

Kehilangan dan Hapuskira Aset

Hidup – Haiwan* (RM)

Pelupusan Aset Hidup –

Haiwan* (RM)

Kedudukan Aset Hidup – HAIWAN*

Tahun Semasa

StokInventoriHarta Modal

Terma Rujukan:(i)Baki dibawa Kehadapan: Jumlah Nilai Perolehan Asal yang dibawa dari tahun sebelumnya.(ii)Baki Akhir Tahun: Jumlah keseluruhan Nilai Perolehan Asal yang dipegang oleh agensi bagi tahun semasa.(iii)Jumlah: Jumlah Nilai Perolehan Asal – (Haiwan/Ikan/Tumbuhan) yang telah ditaksirkan.(iv)Pelupusan: Nilai Semasa Aset Hidup yang telah dilupuskan.(v)Kehilangan dan Hapus Kira: Nilai Semasa Aset Hidup yang dihapus kira.

Panduan: Ini merupakan template laporan bagi Aset Hidup.Sila tukarkan (*) kepada Haiwan (AH), Ikan (AI) atau Tumbuhan (AT) untuk tujuan laporan berkaitan.Bagi Aset Hidup – Tumbuhan sahaja, perubahan adalah seperti berikut : Harta Modal Tumbuhan Kekal : Inventori Tumbuhan Bukan Kekal : Stok Bahan Tanaman

8

VI) PENYEDIAAN DAN PEMBENTANGAN PENYATA KEWANGAN OLEH BADAN-BADAN BERKANUN

A) Laporan mengenai Penyediaan dan Pembentangan Penyata Kewangan dan Laporan Tahunan Badan-badan Berkanun:Mengikut PP 4/2007 dan Surat Pek. Am 1/95 atau mana-mana pekeliling yang berkuatkuasa

Nama Badan Berkanun

PerkaraTarikh Yang Ditetapkan

Tarikh SebenarTindakan/Keputusan

mesyuarat

(a) Penyediaan Laporan Ringkas kepada 31 JanKabinet

(b) Mengemukakan Penyata Kewangan kepada 30 AprilKetua Audit Negara

(c) Menghantar Memorandum Jemaah 31 Okt.Menteri bersama-sama Penyata Kewangan yang diaudit dan Laporan Tahunan kepada Kabinet

(d) Pembentangan Laporan Tahunan dan Sebelum Penyata Kewangan yang diaudit kepada 31 DisemberParlimen*

* Badan Berkanun adalah diwajibkan untuk mendapatkan ulasan Kementerian/Agensi Pusat seperti kehendak Arahan Setiausaha JemaahMenteri Bilangan 1 Tahun 2000 (Panduan Penyediaan Kertas Jemaah Menteri Dan Pelaksanaan Keputusan Jemaah Menteri)

9

VII) TEGURAN AUDIT

A) Laporan mengenai pertanyaan Unit Audit Dalam bagi suku tahun pertama / kedua /ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan)(Sila gunakan kertas berasingan untuk memberikan penjelasan di bawah tajuk ini)

(a) Isu-isu Semasa(dalam suku tahun laporan ini)

(b) Isu-isu yang belum selesai (sebelum suku tahun laporan ini)

B) Laporan mengenai pertanyaan Jabatan Audit Negara bagi suku tahun pertama / kedua /ketiga / keempat (potong yang tidak berkenaan)(Sila gunakan kertas berasingan untuk memberikan penjelasan di bawah tajuk ini)

(a) Isu-isu Semasa

(b) Laporan Ketua Audit Negara bag tahun _______ yang belum selesa



10

VIII) LATIHAN

Laporan mengenai latihan Kumpulan Pengurusan dan Kumpulan Sokongan yang terlibat dengan kerja-kerja kewangan dan akaun

Kumpulan Pengurusan

Kumpulan Sokongan

Kumpulan Pengurusan

Kumpulan Sokongan

XI) PELAKSANAAN JPKA DI PERINGKAT PTJ/BADAN BERKANUN PERSEKUTUAN (kegunaan pejabat)(meliputi semua PTJ Jabatan Persekutuan dan Cawangan Badan Berkanun Persekutuan di peringkat negeridan daerah)

PTJBadan

Berkanun PTJ

Badan Berkanun

PTJBadan

Berkanun PTJ

Badan Berkanun

Bilangan

Bilangan yang telah menubuhkanJawatankuasa

Bilangan mesyuarat diadakan

Bilangan yang telah serahkanLaporan Suku Tahun kepada Kementerian

ix) ULASAN PENGERUSI MENGENAI PRESTASI PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUNDI PERINGKAT KEMENTERIAN/JABATAN (WAJIB DIISI)

………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………………

…………..………..………………..……… Tarikh: ……………………………( Tandatangan Pengerusi)

Bilangan pegawai yang telah hadir

Jenis-jenis Kursus/Latihan

*Bilangan pegawai perlu hadir

Suku Tahun 4

* Ditentukan oleh Bahagian Sumber Manusia

Suku Tahun 1 Suku Tahun 2 Suku Tahun 3

11

GARIS PANDUAN PENYEDIAAN LAPORAN SUKU TAHUNJAWATANKUASA PENGURUSAN KEWANGAN DAN AKAUN (JPKA) AGENSI KERAJAAN PERSEKUTUAN

Lampiran IVPP 10/2008

I) PENGURUSAN PERBELANJAAN

Senarai semakan pengurusan perbelanjaan (untuk diisi oleh Setiausaha Bahagian Kewangan/jawatan bersamaannya)

Perkara Tindakan telah diambil Catatan

Ya Tidak

(i) Merancang dan membuat persediaan bagi pengagihanperuntukan tahun baru khususnya waran kecil (bagi laporan 30/9 dan 31/12 sahaja)

Jika Ya, nyatakan bilangan dan amaun (RM) subwaran yang dikeluarkan dan yang ditarik

balik. Jelaskan juga sebab subwaran tersebut ditarik balik.

(Diruang catatan)

(ii) Memastikan semua Laporan Perbelanjaan Suku Tahun (perbelanjaan mengurus) dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia (Bahagian Belanjawan) dalam tempoh yang ditetapkan

(iii) Membuat pemeriksaan mengejut/random bagi memastikan perbelanjaan diuruskan mengikut peraturan yang ditetapkan seperti:

(a) Perbelanjaan yang dilakukan adalah selaras dengan kelulusan yang telah diperolehi

(b) Perbelanjaan yang dibuat mematuhi tatacara perolehan yang ditetapkan

(c) Perbelanjaan disokong dengan dokumen-dokumen yang lengkap

(d) Bil dibayar dalam tempoh 14 hari

(e) Laporan kelewatan bayaran bil dikemukakan ke Perbendaharaan setiap bulan selaras dengan Pekeliling Perbendaharaan Bil 1 Tahun 2007

II) PENGURUSAN PERAKAUNAN Senarai semakan pengurusan perakaunan (untuk diisi oleh Setiausaha Bahagian Kewangan/jawatan bersamaannya)

Perkara

Tidak

(i) Menyemak dan mengesahkan buku votdiselenggarakan mengikut Tatacara Penyelenggaraan Buku Vot dengan betul dan kemas kini

(ii) Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian bukuvot dengan penyata perbelanjaan terperinci Jabatan Akaun Negara (JAN) dibuat tiap-tiap bulan

(iii) Menyemak penyata perbelanjaan bulanan/tahunan telah disahkan

(iv) Menyemak dan mengesahkan akaun Panjar Wang Runcit, Panjar Seperduabelas dan Panjar Tiga Perduabelas diuruskan mengikut Arahan Perbendaharaan 309 dan peraturan yang ditetapkan seperti berikut:

(a) Penyata Pengesahan Baki Akaun Panjardisediakan

(b) Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekodrekod pemegang panjar (kecuali Panjar WangRuncit) dan baki mengikut penyata JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan

(c) Sijil Perakuan Panjar, Sijil Bank dan dokumen sokongan dikemukakan untuk diaudit

(v) Menyemak dan mengesahkan Kumpulan Wang Amanah/ Akaun Amanah/ Akaun Deposit diuruskan dengan betul dan kemas kini mengikut peraturan yang ditetapkan seperti berikut:

(a) Penyata Penyesuaian bagi baki mengikut rekodpegawai pengawal dengan baki mengikut penyatapenyata JAN/Bank disediakan tiap-tiap bulan

Jika Ya, sila kemukakan bakiawal, terimaan, bayaran danbaki akhir (Diruang catatan)

(b) Senarai baki individu bagi Akaun Deposit dan AkaunAmanah disediakan/dikemaskini

(c) Kumpulan Wang Amanah, Akaun Amanah danAkaun Deposit mestilah tidak berbaki debit pada bila-bila masa

Sila huraikan jika baki berbaki debit (Diruang catatan)

(d) Penyata Tahunan bagi Kumpulan Wang Amanah/Penyata Terimaan dan Bayaran Akaun Amanahperlu disediakan dan dikemukakan untuk diaudit

(vi) Menyemak dan mengesahkan pendahuluan diri/pelbagai:

(a) Daftar pendahuluan diri/pelbagai dikemaskini danlengkap dan disemak oleh Pengerusi

(c) Senarai pegawai yang masih belum membayar balikpendahuluan disediakan dan senarai pegawai yang membuat /tidak membuat tuntutan.

(d) Tindakan mengutip balik/potongan gaji dilaksanakan

Tindakan telah diambil Catatan

Ya


Senarai semakan pengurusan hasil (untuk diisi oleh Setiausaha Bahagian Kewangan /jawatan bersamaannya)

(i) Menyemak dan mengesahkan hasil dikutip dalam tempoh ditetapkan

(ii) Menyemak dan mengesahkan semua kutipan dibankkan dengan segera mengikut AP 78

(iii) Menyemak dan mengesahkan penyata penyesuaian buku tunai dengan penyatahasil terperinci Jabatan Akauntan Negara (JAN)

(iv) Menyemak dan mengesahkan buku-buku resit, lesen dan lain-lain yang belum digunakan disimpan di tempat yang berkunci dengan selamat mengikut AP 66 (a)

(v) Menyemak dan mengesahkan Penyata AkaunBelum Terima disediakan dan dikemukakan kepada Jabatan Akauntan Negara mengikutPekeliling Perbendaharaan Bil. 7/86

Perkara Catatan

Ya Tidak

Tindakan telah diambil

)

)

)

)

)

i

IV) PENGURUSAN ASET & STOR

A) Pengurusan Aset Alih Kerajaan


Ya Tidak

(a) Mengadakan Mesyuarat JKPAK sekurang-kurangnya sekalidalam tempoh tiga (3) bulan

(b) Pendaftaran aset alih Kerajaan dibuat dalam tempoh dua(2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan

(c) Pemeriksaan Harta Modal dan Inventori sekurang-kurangnyasatu kali dalam tempoh satu tahun.

(d) Penyelenggaraan aset dibuat mengikut tempoh dalam manualpenyelengaraan.

(e) Pelupusan dilaksanakan mengikut kaedah yang diluluskan dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan.

(f) Perkara-perkara berikut dilaksanakan bagi kes kehilangan dan hapus kira.

(i Laporan Polis dalam tempoh 24 jam dari tarikh kehilangan

diketahui.

(ii Laporan Awal disediakan dalam tempoh dua (2) hari bekerja

(iii Jawatankuasa Penyiasat mengemukakan Laporan Akhir dalam

tempoh dua (2) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

(iv Laporan Akhir dikemuka kepada Kuasa melulus dalam tempoh

empat (4) bulan dari tarikh Laporan Awal dikemukakan.

(v) Syor dan ulasan dalam Laporan Akhir ditandatangani oleh

Ketua Setiausaha Kementerian atau Ketua Pengarah Jabatan.

(vi) Pelaksanaan hapus kira dimaklumkan kepada Kuasa Melulus

dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan dengan

mengemukakan Sijil Hapus Kira.

(vii Syor surcaj oleh Perbendaharaan di bawa ke Pihak Berkuasa

Tatatertib dalam tempoh tiga (3) bulan dari tarikh kelulusan.

(viii Memaklumkan keputusan Pihak Berkuasa Tatatertib dalam

sembilan (9) bulan dari tarikh kelulusan kepada Perbendaharaan.

(g) Laporan berikut dikemukakan ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac

tahun berikutnya.

(i Laporan Tahunan Harta Modal dan Inventori (KEW.PA-8)

(ii Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal danInventori (KEW. PA-12)

(ii Laporan Tahunan Pelupusan Aset AlihKerajaan (KEW. PA-20)

(iv Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib Aset AlihKerajaan (KEW. PA-32)

IV) PENGURUSAN ASET & STOR (samb.)

B) Pengurusan Stor Kerajaan


Ya Tidak

(a) Semua barang yang diterima direkod dalam kad Kawalan Stokdan Kad Petak

(b) Penyimpanan barang-barang dalam stor teratur dan selamat.

(c) Verifikasi stok dilaksanakan mengikut pengkelasanbarang-barang.

(i) Sangat menarik - dua tahun sekali

(ii) Menarik - setahun sekali

(iii) Tidak menarik - dua tahun sekali

(d) Tindakan pelupusan ke atas stok usang dan tidak bergerak.

(e) Mengira Kadar Pusingan Penggunaan keseluruhan barang-barangbagi setiap stor secara tahunan.

(f) Mengemuka penyata-penyata berikut ke Perbendaharaan:-

(i) Sijil Verifikasi Stok (Kew. 300-T) setiap enam (6) bulan sekali.

(ii) Laporan Verifikasi Stok (Kew. 300-U1) tidak lewat darihari terakhir bulan berikutnya.

(iii) Kadar Pusingan Stok(Kew.300-N) pada akhir tahun

IV) PENGURUSAN ASET & STOR

C) Pengurusan Aset Hidup Kerajaan

Ya Tidak

(a) Melaporkan Pengurusan Aset Hidup di dalamMesyuarat JKPAK.

(b) Pendaftaran Aset Hidup dibuat dalam tempoh ditetapkan dari tarikh pengesahan penerimaan:-

(i) Aset Hidup (Ikan): 2 minggu.

(ii) Aset Hidup (Haiwan): 2 minggu.

(iii) Aset Hidup (Tumbuhan): 30 hari.

(c) Butir Penyelenggaraan Aset Hidup dikemaskini.

(d) Pemeriksaan Aset Hidup dilakukan sekurang -kurangnya satu kali dalam tempoh satu tahun.

(e) Pelupusan Aset Hidup dilaksanakan mengikutkaedah yang diluluskan dalam tempoh:-

(i) Aset Hidup (Ikan): 1 bulan

(ii) Aset Hidup (Haiwan): 2 bulan

(iii) Aset Hidup (Tumbuhan): 3 bulan

(f) Bagi Kes Kehilangan dan Hapus Kira, prosedurberikut dilaksanakan:-

(i) Kehilangan Kecil dilaporkan kepadaPegawai Pengawal untuk dihapus kira.

(ii) Laporan Polis dibuat dalam tempoh24 jam dari tarikh kehilangan diketahui

(iii) Laporan Awal disediakan oleh KetuaJabatan dalam tempoh 2 hari bekerja

(iv) Jawatankuasa Penyiasat kemukakanLaporan Akhir 2 bulan dari tarikhLaporan Awal dikemukakan.

(v) Laporan Akhir dikemukan kepadaKuasa Melulus dalm tempoh 4 bulan dari tarikh laporan awal dikemukakan.

(vi) Syor dan Ulasan Laporan Akhirditandatangani oleh Ketua SetiausahaKementerian atau Ketua PengarahJabatan.

(vii) Perlaksanaan hapus kira dimaklumkan kepada Kuasa Melulus 1 bulandari tarikh kelulusan dengan kemukakanSijil Hapus Kira

(viii) Syor Surcaj oleh Perbendaharaan dibawake Pihak Berkuasa Tatatertib 3 bulandari tarikh kelulusan.

(ix) Kemukakan keputusan Pihak BerkuasaTatatertib 9 bulan dari tarikh kelulusan kepada Perbendaharaan.


(g) Mengemukakan Laporan Tahunan ke Perbendaharaansebelum 15 Mac tahun berikutnya:(Hanya diisi pada suku tahun pertama)(hanya Aset Hidup yang berkaitan sahaja)

Aset Hidup (Ikan)

(i) Laporan Tahunan Harta Modaldan Inventori (Kew.AI-8)

(ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori (Kew.AI-13)

(iii) Laporan Tahunan Pelupusan IkanKerajaan (Kew.AI-20)

(iv) Laporan Tahunan Hapus Kira Ikan(Kew.AI-30)

(v) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib(Kew.AI-31)

Aset Hidup (Haiwan)

(i) Laporan Tahunan Harta Modaldan Inventori (Kew.AH-8)

(ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modaldan Inventori (Kew.AH-12)

(iii) Laporan Tahunan Pelupusan HaiwanKerajaan (Kew.AH-20)

(iv) Laporan Tahunan Hapus Kira Haiwan(Kew.AH-30)

(v) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib(Kew.AH-31)

Aset Hidup (Tumbuhan)

(i) Laporan Tahunan Tumbuhan(Kew.AT-8)

(ii) Sijil Tahunan Pemeriksaan Tumbuhan(Kew.AT-13)

(iii) Laporan Tahunan Pelupusan TumbuhanKerajaan (Kew.AT-20)

(iv) Laporan Tahunan Hapus Kira Tumbuhan(Kew.AT-32)

(v) Laporan Tindakan Surcaj/Tatatertib(Kew.AT-33)

kementerian kewangan pekeliling … jkuasa pengurusan... · memastikan syarikat/kontraktor yang...

Documents