kata-kata aluan pengurusan... · pindah peruntukan belanja mengurus di peringkat ptj ... format...

BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD

Kata-Kata AluanSaya mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) yang telah berjaya mengeluarkan Kit Program Pengurusan yang mengandungi Prosedur Standard (Standard Operating Procedure – SOP) bagi tugas-tugas pengurusan sumber manusia, pengurusan kewangan, perolehan, khidmat pengurusan, perakaunan, dasar hubungan antarabangsa, latihan, pembangunan dan kompetensi. Kit Pengurusan ini adalah merupakan bahan rujukan bagi anggota KKM dalam melaksanakan tugas seharian.

Seperti mana yang kita sedia maklum, Kementerian sering menerima aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan oleh penjawat awam KKM. Di samping itu, KKM juga sering menerima teguran audit dan teguran-teguran tersebut adalah merupakan kesalahan-kesalahan yang berulang yang dilakukan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ).

Pelbagai tindakan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh KKM dalam menangani aduan-aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan bagi mengurangkan teguran ketidakakuran dalam pengurusan kewangan oleh pihak Jabatan Audit Negara.Ini termasuklah mengadakan latihan seperti kursus yang berkaitan dengan pengurusan sumber manusia, kewangan, perolehan, perakaunan dan lain-lain. Di samping itu, aktiviti-aktiviti naziran, lawatan dan lain-lain juga telah dijalankan bagi menunjuk ajar anggota KKM yang terlibat dalam pengurusan kewangan. Di samping itu, tindakan punitif juga telah diambil terhadap anggota KKM yang didapati cuai atau berterusan melanggar peraturan kewangan yang ditetapkan.

Dengan ini, adalah diharapkan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan Kerajaan dan aduan daripada pelanggan akan dapat dikurangkan. Kit ini juga akan dipertingkatkan dari semasa ke semasa berdasarkan keperluan dan perubahan. Adalah diharapkan semua pihak akan menggunakan Kit ini ke arah mencapai kecemerlangan dalam penyampaian perkhidmatan di KKM.

Sekian, terima kasih.

DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM

DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM

Bahagian Kewangan_1.3-Faizal.indd 1 9/6/13 11:01 AM

BAHAGIAN KEWANGAN


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD 1

SENARAI KANDUNGAN

Perkara Muka Surat

Hapuskira Bil Hospital 3

Pulangan Balik Hasil Bil Hospital 6

Pengurusan Kemasukan Pesakit ke Wad 10

Pengurusan Kutipan Bayaran Bil Tertunggak (Pesakit Orang Awam) 12

Pengurusan Kutipan Bayaran Hospital/Klinik (Pesakit Dalam) 16

Pengurusan Kutipan Bayaran Hospital/Klinik (Pesakit Luar) 19

Pengecualian Bayaran Hospital bagi Pesakit Wad Kelas 3 (Warganegara) 23

Pengurusan Kajian Audit bagi Aktiviti-aktiviti Kementerian 26

Pengurusan Kehilangan Wang Awam 29

Pengurusan Pembayaran di Bawah AP59 32

Pendahuluan Diri Terlebih Emolumen 36

Pendahuluan Diri Dalam dan Luar Negara 38

Pendahuluan Diri Pelbagai 41

Permohonan Mengadakan Aktiviti Rasmi di Luar Premis KKM 44

Pengurusan Pembukaan Akaun Amanah di Bawah Seksyen 9 Akta Prosedur Kewangan 1951

48

Permohonan Elaun Pakaian Panas, Pakaian Rasmi, Pakaian Istiadat dan Lain-Lain 51

Pemasangan/Penggantian Alat Penyaman Udara 53

Tuntutan Elaun Perpindahan Rumah yang Dibeli Melalui Pinjaman Perumahan Kerajaan

55

Bayaran Insentif Tugas Kewangan (BITK) & Bayaran Insentif Tugas Pengurusan Stor (BITPS)

57

Pinjaman Kenderaan (Kereta & Motosikal) 59

Pinjaman Komputer 62

Skim Pembiayaan Kelab Rekreasi dan Sukan bagi Kumpulan Pengurusan Tertinggi dan Kumpulan Pengurusan dan Profesional

65

Tuntutan Alat Komunikasi Mudah Alih dan Caj Panggilan Bulanan 67

Talian Terus Telefon Rumah/Pejabat 69

Talian Terus Mesin Faks/Internet 71

Permohonan Tabung Bantuan Perubatan (TBP) 73

Pengurusan Pembayaran Tuntutan Tabung Bantuan Perubatan (TBP) 76


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD2

SENARAI KANDUNGAN

Perkara Muka Surat

Permohonan Badan-badan Bukan Kerajaan (NGO) untuk Disenaraikan Sebagai Penerima Subsidi Rawatan Hemodialisis & Suntikan Erythropoetin dari KKM

78

Permohonan Bantuan Subsidi Rawatan Hemodialisis dan Suntikan Erythropoetin daripada Pesakit yang Mendapat Rawatan di Pusat Dialisis NGO

81

Pemberian Bantuan Kewangan kepada Badan-badan Bukan Kerajaan (NGO) 84

Permohonan Kelulusan Aset di Peringkat Kementerian 88

Penyediaan Batas Belanja Mengurus di Peringkat Kementerian 90

Permohonan Kelulusan Pembayaran di Bawah AP58(a) di Peringkat Kementerian 92

Permohonan Kelulusan Aset di Peringkat PTJ 97

Penyediaan Batas Belanja Mengurus di Peringkat PTJ 99

Pindah Peruntukan Belanja Mengurus di Peringkat PTJ (Sedia Ada/Dasar Baru/One-Off) 101

Proses Kerja Permohonan Kelulusan Pembayaran di Bawah AP58(a) di Peringkat PTJ 103


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD 3

HAPUSKIRA BIL HOSPITAL

PUNCA KUASA:

1. AP328(a)2. Akta Perwakilan Kuasa 1956, P.U(B)4363. Akta Had Masa 19534. Pekeliling Perbendaharaan Bil.13/20085. Surat Pekeliling KKM Bil. 5/2007

BIL PROSES KERJA SENARAI SEMAK

1. PTJ menyemak jumlah bil tertunggak. Bil Hospital

2. Pastikan surat peringatan telah dihantar. Surat Peringatan 1, 2 dan 3

3. Hantar permohonan untuk kelulusan hapuskira kepada Bahagian Kewangan KKM bagi :-a) Bil tertunggak melebihi 6 tahun.b) Amaun hutang/hasil yang telah dipastikan

tidak boleh didapatkan sama ada melalui proses pentadbiran atau tindakan sivil tanpa perlu menunggu tempoh tertentu.

i. Format LH1000ii. Ulasan Ketua Jabataniii. Lampiran Liv. Lampiran Jumlah Kutipan Hasilv. Tahun Berkenaanvi. Ringkasan Senarai Hapuskiravii. Mengikut Bulan

4. Semak permohonan hapuskira yang diterima daripada PTJ.Nilai satu bil kurang dari RM25,000:a) Sediakan kertas perakuan permohonan

hapuskira untuk kelulusan Ketua Setiausaha KKM (KSU).

Nilai satu bil melebihi RM25,000:b) Sediakan kertas perakuan permohonan

hapuskira dan kemukakan ke Kementerian Kewangan untuk kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP).

5. Setelah mendapat kelulusan hapuskira dari KSU/KSP;Sediakan surat kelulusan hapuskira untuk dikemukakan kepada PTJ.

i. Surat Kelulusan Hapuskira dari KKMii. Surat Kelulusan KSP

6. Setelah mendapat surat kelulusan hapuskira dari KKM, PTJ hendaklah mengemaskini laporan tunggakan dan laporan Akaun Belum Terima (ABT).

i. Surat Kelulusan Hapuskiraii. Laporan ABTiii. Laporan Tunggakan


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD4

CARTA ALIRAN: HAPUSKIRA BIL HOSPITAL

Mula

Semak Jumlah Bil Tertunggak

Hantar Bil Tertunggak Melebihi 6 Tahun kepadaBahagian Kewangan KKM untuk Kelulusan

Pastikan Surat-surat Peringatan telah Dihantar

Tentukan AmaunPermohonan Hapuskira

yang Diterima

Nilai 1 Bil Lebih dari RM25,000, Hantar kepada Kementerian Kewangan

untuk Kelulusan KSP

Nilai 1 Bil Kurang dari RM25,000, Sediakan

Kertas Perakuan KelulusanKSU


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD 5

Tamat

Setelah Diluluskan,Sediakan Surat Kelulusandan Hantar kepada PTJ

Kemaskini LaporanTunggakan dan Laporan ABT


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD6

PULANGAN BALIK HASIL BIL HOSPITAL

PUNCA KUASA:

1. AP87(a) 2. AP87(b)


1. Terima permohonan dari pesakit/waris pesakit. Surat Permohonan dari Pesakit/Waris Pesakit

2. Semak dokumen berkaitan. i. Bil Hospital ii. Resit Asal Bayaran

3. Tentukan amaun bayaran balik:i. Jika RM1,000 dan kebawah, sediakan

baucar bayaran manual dan hantar kepada Pejabat Perakaunan Negeri untuk bayaran dan ditandatangani oleh Pengarah Hospital atau pegawai yang diberikuasa.

ii. Jika melebihi RM1,000, hantar ke Bahagian Kewangan KKM untuk kelulusan.

i. Bil Hospitalii. Resit Bayaraniii. Penyata Pemungutiv. Laporan Terperinci (Flimsi) C330v. Surat Pengesahan Doktor Sebelum

Discaj bagi Kes Penyakit Berjangkitvi. Sijil Nikah yang Sah

4. Semak permohonan yang diterima dari PTJ dan pastikan semua dokumen lengkap:

i. Bagi permohonan melebihi RM1,000 sehingga RM25,000, sediakan minit ceraian untuk kelulusan Ketua Setiausaha Kementerian (KSU).

ii. Bagi permohonan melebihi RM25,000, sediakan surat permohonan beserta justifikasi kepada Kementerian Kewangan untuk kelulusan Ketua Setiausaha Perbendaharaan (KSP).

i. Surat Permohonanii. Bil Hospitaliii. Resit Bayaraniv. Penyata Pemungutv. Laporan Terperinci (Flimsi) C330vi. Surat Pengesahan Doktor Sebelum

Discaj bagi Kes Penyakit Berjangkitvii. Sijil Nikah yang telah Disahkan oleh

Jabatan Agama Islam Negeri

5. Setelah kelulusan KSU/KSP diterima, sediakan surat kelulusan bayaran balik kepada PTJ.

i. Surat Kelulusan KKMii. Salinan Minit Ceraian yang Mempunyai

Tandatangan KSUiii. Salinan Surat Kelulusan KSP


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD 7


6. Sediakan baucar bayaran dan hantar kepada Pejabat Perakaunan Negeri untuk bayaran setelah mendapat kelulusan KKM.

i. Surat Kelulusan KKMii. Baucer Bayaran Balik Manualiii. Salinan Buku Bank Pemohoniv. Resit Bayaranv. Penyata Pemungutvi. Surat Tuntutan dari Pesakit


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD8

CARTA ALIRAN: PULANGAN BALIK HASIL BIL HOSPITAL

Mula

Terima Permohonan dari Pesakit

Semak Bil dan Resit

Tentukan AmaunBayaran Balik

Jika RM1,000 dan Kebawah,Sediakan Baucar Bayaran Secara

Manual kepada Pejabat Perakaunan Negeri dan Ditandatangani oleh

Pengarah Hospital atau Pegawai yang Diberikuasa

Amaun Melebihi RM1,000,Hantar kepada Bahagian Kewangan

KKM untuk Kelulusan KSU/KSP

Sediakan Minit Ceraian untukKelulusan KSU bagi Amaun Diantara

RM1,000 sehingga RM25,000dan Surat kepada KementerianKewangan bagi Amaun Melebihi

RM25,000


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD 9

Tamat

Setelah Diluluskan, Sediakan Surat Kelulusan dan

Hantar kepada PTJ

Sediakan Baucar Bayaran danHantar kepada Pejabat Perakaunan

Negeri setelah Mendapat Kelulusan KKM


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD10

PENGURUSAN KEMASUKAN PESAKIT KE WAD

PUNCA KUASA:

1. Perintah Am Bab F perkara 10(a) 2. Perintah Fi (Perubatan) 1982, Perintah Fi (Perubatan)(Pindaan) 1994 dan Perintah Fi(Perubatan)

20033. Surat Edaran Bahagian Kewangan Bil. (18)dlm.KKM 203/19 bertarikh 31 Disember 1993


1. Pesakit mendaftar di Bilik Daftar Masuk (BDM). i. Kad Pengenalan/Sijil Kelahiranii. Passportiii. eGL/GLiv. Sijil Nikah yang Sahv. Orang Awam, Pengecualian Dibawah

Perintah Fi (Perubatan) 1982 Perenggan 16(13) dan Perintah Am Bab F

vi. Borang Kemasukan ke Wad

2. Tentukan kategori pesakit.

3. Pesakit diberikan Registration Number (RN).

4. Tentukan kelas wad pesakit. i. eGL/GLii. Surat Pengecualian Seperti Kad

Penderma Darah, Kad RELA dan lain-lain

5. Bagi pesakit orang awam;a) Membayar deposit:

i. Mengutip bayaran depositii. Mengikut kelas wad

b) Tidak membayar deposit:i. Semak kelayakan pesakitii. Semak dokumen sokongan

i. Resit Bayaran Depositii. Kemaskini Sistem Kutipan Hasil Hospital

Dimasukkan ke Wad Kelas Tiga

6. Pesakit dimasukkan ke wad. i. Borang Kemasukan ke Wadii. Kepingan Caj

7. Rekod maklumat pesakit dalam Buku Daftar Caj Pesakit (bagi hospital yang tidak menggunakan sistem).

Buku Daftar Caj Hospital


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD 11

CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KEMASUKAN PESAKIT KE WAD

Mula

Tamat

Pesakit Mendaftar di Bilik Daftar Masuk (BDM)

Tentukan Kategori Pesakit

Pesakit Diberikan Registration Number (RN)

Tentukan Kelas Wad Pesakit

Bayaran Deposit

Keluarkan Resit Bayaran dan KemaskiniSistem Kutipan Hasil Hospital

Pesakit Masuk ke Wad

Rekod Maklumat Pesakit dalam Buku Daftar Caj Pesakit(bagi hospital yang tidak mempunyai sistem)

PesakitDimasukkan

ke WadKelas 3

Tidak Bayar

Bayar

Pembayaran


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD12

PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN BIL TERTUNGGAK (PESAKIT ORANG AWAM)

PUNCA KUASA:

1. Akta Acara Kewangan Tahun 1957 & Pindaan 1997 Seksyen 102. Surat Pekeliling KKM Bil. 5 Tahun 2007


1. Semak bil-bil pesakit yang tertunggak dalam Buku Daftar Caj Hospital (DCH)/ Sistem Hospital setiap hari (SPH).

Bil Pesakit (AM 115)

2. Hantar Surat Peringatan 1 (SP1) selepas 14 hari daripada tarikh bil dikeluarkan.

Surat Peringatan 1

3. Jika pesakit buat bayaran, keluarkan resit. i. Kew. 38 ii. Kemaskini SPH/DCH

4. Jika bayaran belum dijelaskan, hantar Surat Peringatan 2 (SP2) selepas 14 hari daripada tarikh SP1.

Surat Peringatan 2


6. Jika bayaran belum dijelaskan, hantar Surat Peringatan 3 (SP3) selepas 14 hari daripada tarikh SP2.

Surat Peringatan 3


8. Jika bayaran belum dijelaskan selepas 14 hari daripada tarikh SP3 dikeluarkan, kemaskini bil tertunggak di dalam SPH/DCH untuk semakan dan tindakan lanjut Bahagian Kewangan, KKM.

Kemaskini SPH/DCH

9. Bahagian Kewangan, KKM membuat semakan bil tertunggak di dalam SPH.

10. Bahagian Kewangan, KKM menyediakan dan mengemukakan notis tuntutan undang-undang kepada Pejabat Undang-undang, KKM.

11. Penasihat Undang-undang menandatangani notis tuntutan undang-undang.


BAHAGIAN KEWANGAN



12. Bahagian Kewangan, KKM mengemukakan notis tuntutan undang-undang yang telah ditandatangani kepada orang awam.

13. Jika pesakit membuat bayaran, kemukakan bayaran kepada hospital yang berkenaan.

i. Kew. 38 ii. Kemaskini SPH/DCH

14. Jika bayaran masih belum dijelaskan:a) Bil tertunggak melebihi RM1,000 perlu

diambil tindakan sivil/mahkamah oleh Bahagian Kewangan, KKM.

b) Bil tertunggak kurang RM1,000 Bahagian Kewangan, KKM perlu memaklumkan kepada hospital yang berkenaan untuk meneruskan usaha membuat kutipan.


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD14

CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN BIL TERTUNGGAK

(PESAKIT ORANG AWAM)

Mula

Semak Bil-bil Pesakityang Tertunggak

Pembayaran

Pembayaran

Hantar Surat Peringatan 1(SP1) Selepas 14 Hari

daripada Tarikh Bil

Hantar Surat Peringatan 2 (SP2) selepas 14 Hari daripada Tarikh SP1

Hantar Surat Peringatan 3(SP3) Selepas 14 Hari daripada Tarikh SP2

BayarBayar

Tidak Bayar

Tidak Bayar


BAHAGIAN KEWANGAN


Pembayaran

Bayar

Bayar

TidakBayar

TidakBayar

Pembayaran

Keluarkan Resit

Kemaskini Bil Tertunggak di dalam Buku Daftar

Caj/Sistem Hospital Selepas Tempoh SP3 Tamat

Hantar TunggakanBil-bil ke KKM

Kemukakan kepada PUUuntuk di Ambil Tuntutan Sivil

Kemukakan Bayaran kepadaHospital yang Berkenaan

Kemaskini Bayaran di dalamRekod/SPH/DCH

Tamat

BayarBayar


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD16

PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN HOSPITAL/KLINIK (PESAKIT DALAM)

PUNCA KUASA:

1. Perintah Fi (Perubatan) 1982 2. AP70(a) 3. Akta Acara Kewangan Tahun 1957 dan Pindaan 1997 Seksyen 10 4. Surat-surat Pekeliling/Surat Edaran Kementerian Kesihatan yang masih berkuatkuasa


1. Pesakit mendaftar di Bilik Daftar Masuk (BDM). i. Kad pengenalan/Sijil kelahiran;ii. Passport;iii. eGL/GLiv. Sijil Nikah Yang Sahv. Orang Awam, Pengecualian di bawah

Perintah Fi (Perubatan) 1982 Perenggan 16(13) dan Perintah Am Bab F

vi. Borang Kemasukan ke Wad

2. Tentukan kategori pesakit.

3. Pesakit diberikan Registration Number (RN).

4. Pesakit membuat bayaran deposit (berdasarkan kelas wad).Pesakit tidak membayar deposit dimasukkan ke wad kelas 3.

5. Pesakit diberikan resit bayaran.

6. Pesakit dimasukkan ke wad. i. Borang Kemasukan ke Wadii. Kepingan Caj

7. Kutip deposit tambahan sekiranya kadar cajnya telah melebihi deposit yang dibayar.

Kepingan Caj yang Dikemaskini

8. Pesakit dibenarkan discaj. i. Discharge Noteii. Kepingan Caj9. Pesakit diarah ke kaunter hasil untuk buat

bayaran.

10. Pesakit tidak mampu dinasihatkan mohon pengecualian.

i. Bil Hospitalii. Lampiran C – Borang Akuan Miskiniii. Dokumen Sokongan (jika perlu)

11. Pesakit buat bayaran di kaunter hasil (bagi kelulusan pengecualian sebahagian).

Kew. 38

12. Merekodkan butiran bayaran dalam Buku Tunai Cerakinan dan akaunkan kutipan.

i. Kew. 248ii. Penyata Pemungut

13. Rekodkan butiran bayaran dalam Buku Daftar Caj Hospital.

i. Buku Daftar Caj Hospitalii. Bil Hospital


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN HOSPITAL/KLINIK

(PESAKIT DALAM)

Mula

Pesakit Mendaftar di Kaunter


Pesakit Diberikan R/N

Pesakit buat Bayaran Deposit

Pesakit Diberikan Resit

Pesakit Dimasukkan ke Wad

Tak Bayar

Bayar

Pembayaran

Kadar Cajyang Dikenakan

Masuk WadKelas 3


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD18

Tamat

Pesakit Dibenarkan Discaj

Kaunter Hasil Terima Bayaran

Rekodkan Butiran Bayaran dalamBuku Tunai Cerakinan (Kew. 248)

dan Akaunkan Kutipan

Rekodkan Butiran Bayarandalam Buku Daftar Caj Hospital

Pembayaran

Kadar Cajnya Tidak Melebihi Deposit yang Dibayar

Kutip DepositTambahan

Pesakit MohonPengecualian

Kadar Cajnya Melebihi Deposit yang Dibayar

Pesakit Buat Bayaran

Pesakit TakMampu Bayar


BAHAGIAN KEWANGAN


PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN HOSPITAL/KLINIK (PESAKIT LUAR)

PUNCA KUASA:

1. Perintah Fi (Perubatan) 1982 2. AP70(a) 3. Akta Acara Kewangan Tahun 1957 dan Pindaan 1997 Seksyen 10 4. Surat-surat Pekeliling/Surat Edaran Kementerian Kesihatan yang masih berkuatkuasa


1. Pesakit mendaftar di kaunter pendaftaran/ klinik pakar.

i. Kad Pengenalan/Sijil Kelahiran;ii. Passport;iii. eGL/GL

2. Tentukan kategori pesakit (berdasarkan rujukan).a) OPD - walk inb) Klinik pakar - rujukan dari klinik kerajaan/

swasta

i. Surat Rujukanii. Kadar caj:

a. OPD – RM1b. Klinik Pakar

*Lawatan pertama: Ruj. Swasta - RM30 (tidak termasuk siasatan)Ruj. Klinik Kerajaan - Percuma (termasuk siasatan).Warga asing - RM60 (tidak termasuk siasatan)

*Lawatan susulan :Ruj. Swasta - RM5 (tidak termasuk siasatan)Ruj. Klinik Kerajaan - RM5 (termasuk siasatan)Warga Asing - RM60 (tidak termasuk siasatan)

3. Pesakit membuat bayaran caj pendaftaran.

4. Pesakit diberikan kupon/resit. Bayaran Caj Pendaftaran/Deposit

5. Pesakit mendapatkan rawatan. Kupon/resit

6. Arahkan pesakit ke kaunter hasil untuk bayar caj tambahan (bagi pesakit rujukan swasta/ warga asing).

7. Rekodkan butiran bayaran. Kew. 249


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD20


8. Buat serahan kutipan kepada pemungut utama untuk diakaunkan.

i. Kew. 249ii. Wang Kutipan

9. Merekodkan butiran bayaran dalam Buku Tunai Cerakinan dan akaunkan kutipan.

i. Kew. 248ii. Penyata Pemungut

10. Rekodkan butiran bayaran dalam Buku Daftar Caj Hospital.

i. Buku Daftar Caj Hospitalii. Bil Hospital


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KUTIPAN BAYARAN HOSPITAL/KLINIK

(PESAKIT LUAR)

Mula

Pesakit Mendaftar di Kaunter Pendaftaran/Klinik Pakar

Arah Pesakit ke Kaunter Hasil untuk Bayar Caj Tambahan(pesakit rujukan swasta/warga asing)


Pesakit Membuat Bayaran

Pesakit Diberikan Kupon/Resit

Pesakit Mendapatkan Rawatan

Rekodkan Butiran Bayaran (Kew. 249)

Kutip Deposit Tambahan

Serahan kepada Pemungut Utama (kaunter hasil)


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD22

Tamat

Kaunter Hasil Terima Bayaran

Rekodkan Butiran Bayaran dalam Buku Tunai Cerakinan (Kew. 248) dan Akaunkan Kutipan

Rekodkan Butiran Bayaran dalam Buku Daftar Caj Hospital


BAHAGIAN KEWANGAN


PENGECUALIAN BAYARAN HOSPITAL BAGI PESAKIT WAD KELAS 3 (WARGANEGARA)

PUNCA KUASA:

1. Perintah Fi (Perubatan) 1982 – Perkara 7 dan Perkara 16 (13) 2. Surat Pekeliling Bahagian Kewangan Bil. 2/2006, Pelaksanaan Pengecualian Caj Hospital/Klinik

Kesihatan/Klinik Pergigian bagi Pesakit Kelas 3/Pesakit luar


1. Pesakit membawa kepingan caj ke Unit Hasil.

2. Menerima permohonan pengecualian daripada pesakit.

Borang Akuan Miskin (Lampiran C)

3. Pesakit dirujuk kepada pegawai yang diberikuasa untuk memberi pengecualian.

4. Kemukakan borang kepada pesakit untuk dilengkapkan.

Borang Akuan Miskin (Lampiran C)

5. Pesakit kemukakan dokumen sokongan (jika perlu).

6. Pesakit diberi kelulusan pengecualian (penuh/ sebahagian) oleh Pengarah Hospital/pegawai yang diberikan kuasa:a) Pengecualian penuh

b) Pengecualian sebahagian

i. Lampiran C yang telah ditandatangani oleh Pengarah Hospital/Pegawai yang Diberikan Kuasa

ii. Slip Pengecualian kepada Pesakit untuk Dikemukakan ke Wad

iii. Kemaskini Sistem Bayaran Bil

i. Lampiran C yang telah Ditandatangani oleh Pengarah Hospital/Pegawai yang Diberikan Kuasa

ii. Bil Hospitaliii. Resitiv. Kemaskini Sistem Bayaran Bilv. Kemaskini Buku Daftar Caj


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD24

CARTA ALIRAN: PENGECUALIAN BAYARAN HOSPITAL BAGI PESAKIT WAD KELAS 3

(WARGANEGARA)

Mula

Pesakit Membawa Kepingan Caj ke Unit Hasil

Pesakit Diberi Kelulusan Pengecualian (penuh/sebahagian)oleh Pengarah Hospital/Pegawai yang Diberikan Kuasa

Menerima Permohonan Pengecualian daripada Pesakit

Pesakit Dirujuk kepada Pegawai yang Diberi Kuasa untuk Memberi Pengecualian

Kemukakan Borang Akuan Miskin(Lampiran C)

Pesakit Kemukakan Dokumen Sokongan(jika perlu)


BAHAGIAN KEWANGAN


Tamat

Kelulusan olehPengarah Hospital/Pegawai

yang Diberi Kuasa

PengecualianSebahagian

Bayardi Kaunter Hasil

ResitDikeluarkan

PengecualianPenuh

PesakitDiscaj


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD26

PENGURUSAN KAJIAN AUDIT BAGI AKTIVITI-AKTIVITI KEMENTERIAN

PUNCA KUASA:

1. Arahan Perbendaharaan 3052. Arahan Perbendaharaan 3063. Arahan Perbendaharaan 307


1. Terima surat makluman mengenai kajian pengauditan dari Jabatan Audit Negara (JAN).

Surat Makluman

2. Mesyuarat Pembukaan (Entrance Conference) di Peringkat PTJ.

Maklumat Asas Mengenai Tajuk Kajian

3. Sesi pengauditan oleh JAN. Dokumen-dokumen Berkaitan dengan Skop Pengauditan

4. Mesyuarat Penutup (Exit Conference) di peringkat PTJ.

Dokumen-dokumen Berkaitan dengan Skop Pengauditan

5. Terima laporan kajian daripada JAN. Laporan Kajian

6. Dapatkan format maklumbalas daripada Bahagian Kewangan, KKM.

Format Maklum Balas

7. Sediakan maklum balas dalam tempoh dua minggu mengikut format yang dikehendaki.

Lampiran/Dokumen/Gambar Berkaitan

8. Kemukakan maklum balas lengkap ke Bahagian Kewangan, KKM.

Maklum Balas dan Dokumen Sokongan Berkaitan

9. Kemaskini maklum balas seperti yang diputuskan dalam mesyuarat.

Maklum Balas dan Dokumen Sokongan Tambahan

10. Kemukakan pindaan maklum balas ke Bahagian Kewangan, KKM untuk dikemukakan ke JAN.

Maklum Balas dan Dokumen Sokongan Tambahan

11. Pastikan semua tindakan penambahbaikan diselesaikan dalam tempoh tiga bulan dari tarikh maklumbalas dikemukakan kepada JAN.

Maklum Balas dan Dokumen Sokongan Berkaitan

12. Hadir ke Mesyuarat Penutup (Exit Conference) Peringkat Kementerian yang dipengerusikan oleh KSU, KKM.

Surat Panggilan Mesyuarat, Maklum Balas dan Laporan Kajian

13. Kemukakan maklumat-maklumat tambahan ke Bahagian Kewangan, KKM (sekiranya diminta).

Maklumat Tambahan


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KAJIAN AUDIT BAGI AKTIVITI-AKTIVITI KEMENTERIAN

Mula

Terima Surat Makluman Mengenai Kajian Pengauditan dariJabatan Audit Negara (JAN)

Sediakan Maklum Balas dalam Tempoh Dua Minggumengikut Format yang Dikehendaki

Kemukakan Maklum Balas Lengkap ke Bahagian Kewangan, KKM

Mesyuarat Pembukaan (Entrance Conference) di Peringakt PTJ

Sesi Pengauditan

Mesyuarat Penutup (Exit Conference) di Peringkat PTJ

Terima Laporan Kajian daripada JAN

Dapatkan Format Maklum Balas daripada Bahagian Kewangan, KKM


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD28

Tamat

Hadir ke Mesyuarat Penyelarasan

Penyediaan Maklum Balas TKSU(Kewangan), KKM

Pindaan

Kemaskini Maklum Balasseperti yang Diputuskan

dalam Mesyuarat

Kemukakan Pindaan Maklum Balaske Bahagian Kewangan,

KKM untuk Dikemukakan ke JAN

Pastikan Semua Tindakan Penambahbaikan Diselesaikan dalam

Tempoh Tiga Bulan dari Tarikh MaklumBalas Dikemukakan kepada JAN

Hadir ke Mesyuarat Penutup(Exit Conference) Peringkat

Kementerian yang dipengerusikan oleh KSU, KKM

Kemukakan Maklumat-maklumatTambahan ke Bahagian Kewangan,

KKM (sekiranya diminta)

TiadaPindaan


BAHAGIAN KEWANGAN


PENGURUSAN KEHILANGAN WANG AWAM

PUNCA KUASA :

1. Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 13 Tahun 2008


1. PTJ laporkan kehilangan kepada pihak polis dalam tempoh 24 jam selepas kehilangan.

2. PTJ sediakan Laporan Awal Kehilangan (Lampiran J).

Ditandatangani oleh Ketua Jabatan

3. PTJ kemukakan laporan polis dan Lampiran J ke Bahagian Kewangan, KKM.

Hantar Sesalinan kepada JANM dan Jabatan Audit Negara

4. Bahagian Kewangan sediakan Kertas Cadangan Pelantikan Jawatankuasa Siasatan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.

Sekurang-kurangnya Dua (2) Orang Ahli;Pengerusi - Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional (P&P);Ahli - P&P/Kumpulan Sokongan I

5. Kemukakan surat lantikan Jawatankuasa Siasatan kepada PTJ dan pegawai berkaitan.

Kemukakan Bersama Lampiran J dan Laporan Polis

6. JK Siasatan jalankan penyiasatan dan sediakan Laporan Akhir Kehilangan(Lampiran K).

7. JK Siasatan kemukakan Lampiran K kepada Bahagian Kewangan, KKM.

Dalam Tempoh 14 Hari dari Tarikh PelantikanSertakan Dokumen Sokongan Berkaitan

8. Bahagian Kewangan sediakan Ulasan & Syor Pegawai Pengawal.

9. Kemukakan Lampiran K beserta Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal ke Perbendaharaan.

10. Menerima keputusan daripada Perbendaharaan (termasuk kelulusan hapuskira jika berkaitan).

11. Panjangkan keputusan Perbendaharaan kepada PTJ terlibat bersama tindakan ke atas pegawai terlibat.

12. Terima maklumbalas PTJ dan kemukakan kepada Perbendaharaan.


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD30

CARTA ALIRAN: PENGURUSAN KEHILANGAN WANG AWAM

Mula

Lapor Kehilangan kepada Polis

Sediakan Lampiran J

Perlantikan Jawatankuasa Siasatan

Kemukakan Laporan Polis dan Lampiran J

Kemukakan Surat Perlantikan

Sediakan Lampiran K

Kemukakan Lampiran K ke Bahagian Kewangan

Sediakan Ulasan dan Syor Pegawai Pengawal

Kemukakan Lampiran K kepada Perbendaharaan


BAHAGIAN KEWANGAN


Tamat

Kemukakan Keputusan kepada PTJ

Terima Keputusan Perbendaharaan

Terima Maklum Balas Tindakan PTJ

Kemukakan Maklum Balas kepada Perbendaharaan


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD32

PENGURUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP59

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 8 Tahun 2009


1. Terima keputusan/arahan bayaran di bawah AP59 oleh Perbendaharaan/Pegawai Pengawal.

2. Arahkan PTJ terlibat menyediakan dokumen-dokumen untuk kelulusan bayaran secara pendahuluan diri.

3. Terima permohonan bayaran secara pendahuluan diri daripada PTJ.

4. Semak permohonan. i. Kenyataan Sebab-sebab Pembayaran Tidak Dapat Dibuat Mengikut Kaedah Biasa

ii. 5 Salinan Borang Kew. 106 yang Lengkap

iii. 2 Salinan Borang Kew. 324 yang Lengkap

iv. Salinan Kontrak/Pesanan Tempatan/Dokumen Berkaitan, bagi Pesanan yang Dibuat

v. Salinan Invois/Bil/Nota Penghantaran Daripada Pembekal yang Telah Diakui sah oleh Jabatan Bahawa Bekalan/Perkhidmatan/Kerja telah Diterima/Dilaksana dengan Sempurna dan Kadar Tuntutan adalah Munasabah

5. Kemukakan permohonan kepada Perbendaharaan.

6. Sediakan kertas cadangan pelantikan Jawatankuasa Siasatan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.

7. Kemukakan surat pelantikan kepada pegawai yang dilantik.

8. Terima dan semak laporan siasatan.


BAHAGIAN KEWANGAN



9. Perakuan kepada Pegawai Pengawal bersama syor tindakan kepada pegawai bertangggungjawab.

10. Kemukakan laporan siasatan dan syor Pegawai Pengawal kepada Perbendaharaan untuk persetujuan dan kelulusan pelarasan.

11. Terima kelulusan pendahuluan diri daripada Perbendaharaan.

12. Kemukakan keputusan berkenaan kepada PTJ dan Bahagian Akaun untuk membuat bayaran.

13. Terima kelulusan pelarasan dan keputusan tindakan ke atas pegawai daripada Perbendaharaan.

14. Kemukakan keputusan berkenaan kepada PTJ untuk menyediakan baucer pelarasan dan mengambil tindakan yang disyorkan oleh Perbendaharaan.

15. Terima salinan baucar pelarasan dan tindakan yang telah diambil di peringkat PTJ.

Salinan Baucar Pelarasan, danSurat Tindakan ke atas Pegawai

16. Semak dan kemukakan dokumen-dokumen berkaitan kepada Perbendaharaan.

17. Kes selesai dan fail ditutup.


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD34

CARTA ALIRAN: PENGURUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP59

KuiriPTJ Tidak

Lengkap

Mula

Terima Keputusan/ArahanBayaran di Bawah AP59

SemakPermohonan

Arah PTJ Kemukakan Dokumen untuk

Permohonan Pendahuluan Diri

Kemuka Permohonan PendahuluanDiri ke Perbendaharaan

Lengkap

Cadangan Pelantikan JK Siasatan untuk

Tandatangan Pegawai Pengawal

Edarkan Surat Perlantikankepada Pegawai Penyiasat

Kemukakan Keputusan kepada PTJ dan Bahagian Akaun

untuk Bayaran

Terima KelulusanPendahuluan Diri


BAHAGIAN KEWANGAN


Tamat

Kemukakan Dokumen-dokumenBerkaitan kepada Perbendaharaan

Kes AP59 Selesai dan Fail Ditutup

Terima Kelulusan Pelarasandaripada Perbendaharaan

Kemukakan Keputusan kepdaPTJ untuk Pelarasan

Terima Salinan Baucar Pelarasandan Tindakan oleh PTJ

Sediakan Perakuan kepadaPegawai Pengawal

Terima dan Semak Laporan Siasatan

Kemukakan Laporan Siasatandan Syor Pegawai Pengawal

kepada Perbendaharaan untukKelulusan Pelarasan


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD36

PENDAHULUAN DIRI TERLEBIH EMOLUMEN

PUNCA KUASA:

1. Arahan Perbendaharaan 327(b)


1. Terima permohonan daripada PTJ.

2. Semak permohonan. Salinan Perubahan Gaji (Kew. 8);i. Surat Permohonan/Setuju Bayar

daripada Anggota;ii. Surat Pengesahan Tarikh Persaraan;iii. Salinan Penyata Gaji;iv. Jadual Perkiraan Lebihan Bayaran;v. Salinan Kad Pengenalan;vi. Penjelasan Kenapa Berlaku Kesilapan

Terlebih Bayar

3. Buat pengiraan jumlah yang perlu dikutip semula, ansuran bulanan dan tempoh bayaran balik.

4. Semak kelulusan kuasa melulus;a) Bagi bayaran melebihi 18 bulan

kemukakan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan.

b) Bagi permohonan kurang daripada 18 bulan kemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk kelulusan.

i. Surat Permohonan/Setuju Bayar daripada Anggota;

ii. Jadual Perkiraan Lebihan Bayaran;

5. Membuat perakuan untuk kelulusan Perbendaharaan/Pegawai Pengawal

Minit Ceraian

6. Terima keputusan daripada Perbendaharaan/ Pegawai Pengawal.

7. Sediakan dan hantar Surat Keputusan kepada PTJ dan sesalinan kepada Bahagian Akaun.

8. Rekod dan kemaskini fail.


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN KERJA : PENDAHULUAN DIRI TERLEBIH EMOLUMEN

Kuiri

TidakLengkap

Mula

Terima Permohonan

Sedia Perakuan

Semak Dokumen

KSU

Lulus

Lengkap/Tidak Lengkap

Hantar kePerbendaharaan

Lengkap

<18 Bulan/>18 Bulan

>18 Bulan

<18 Bulan

Keluarkan Surat Kelulusan

Hantar Surat dan Failkan

Tamat


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD38

PENDAHULUAN DIRI DALAM DAN LUAR NEGARA

PUNCA KUASA:

1. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 2 Tahun 19932. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 20033. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2005



2. Semak permohonan. i. Borang Kew. 325;ii. Surat Arahan Bertugas Rasmi;iii. Surat Tawaran Kursus;iv. Salinan Buku Visa/Passport;v. Senarai Tugas;vi. Salinan Penyata Gaji ;vii. Salinan Buku Akaun Bank;viii. Salinan Kad Pengenalan

3. Semak kelayakan permohonan. Kadar Kelayakan Mengikut Pekeliling

4. Membuat perakuan untuk kelulusan Ketua Jabatan.

5. Terima keputusan daripada Ketua Jabatan.

6. Sediakan dan hantar surat keputusan kepada PTJ.

7. Rekod dan kemaskini daftar.

8. Memantau bayaran balik Pendahuluan Diri. Sebulan Selepas Tarikh Balik dari Tugas Rasmi/Kursus

9. Penalti 10% untuk bayaran lewat.

10. Hantar laporan ke Perbendaharaan. 2 Kali Setiap Setengah Tahun


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PENDAHULUAN DIRI DALAM DAN LUAR NEGARA

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula

Terima Permohonan daripada PTJ

Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus

Sediakan Perakuanuntuk Kelulusan

Edarkan Keputusankepada PTJ


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD40

Penaliti

Tamat

Pantau Bayaran Balik

Kemaskini Daftar

Lewat

Tidak Lewat

Laporan ke Perbendaharaan

Lewat/Tidak Lewat


BAHAGIAN KEWANGAN


PENDAHULUAN DIRI PELBAGAI

PUNCA KUASA:




2. Semak permohonan. i. Kew.106;ii. Surat Permohonan dari PTJ;iii. Lampiran A;iv. Salinan Waran Peruntukan;v. Salinan Penyata Perbelanjaan

3. Membuat perakuan untuk kelulusan Perbendaharaan.

4. Terima keputusan daripada Perbendaharaan.

5. Sediakan dan hantar surat keputusan kepada PTJ.

6. Rekod dan kemaskini daftar.

7. Memantau bayaran balik Pendahuluan Pelbagai.

14 Hari Selepas Program Tamat

8. Hantar laporan ke Perbendaharaan. 4 Kali Setiap Suku Tahun


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD42

CARTA ALIRAN: PENDAHULUAN DIRI PELBAGAI

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus

Sediakan Perakuanuntuk kelulusan



BAHAGIAN KEWANGAN


Tamat

Rekod Fail dan Kemaskini Daftar

Laporan ke Perbendaharaan


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD44

PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVITI RASMI DI LUAR PREMIS KKM

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 20032. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 2007


1. Terima permohonan dari PTJ. i. Borang Permohonanii. Sebutharga Hoteliii. Perkiraan Perbandingan antara

Kadar Kelayakan dengan Pakej yang Ditawarkan

2. Semak permohonan:a) Jika permohonan melebihi RM50,000

kemukakan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan rundingan harga secara terus.

b) Jika permohonan RM50,000 dan kebawah, kelulusan di Bahagian Kewangan.

3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang ditetapkan.

Perkiraan Perbandingan antara Kadar Kelayakan dengan Pakej yang Ditawarkan

4. Sediakan kertas cadangan;a) Jika permohonan melebihi RM50,000

kemukakan perakuan bagi persetujuan Pegawai Pengawal untuk kelulusan Perbendaharaan.

b) Jika permohonan RM50,000 dan ke bawah kemukakan perakuan kepada SUB(K) untuk kelulusan.

5. Terima keputusan dari SUB(K) (bagi pakej RM50,000 dan ke bawah) dan kemukakan kepada PTJ.

6. Kemukakan persetujuan Pegawai Pengawal kepada Perbendaharaan (bagi pakej lebih RM50,000).

7. Terima keputusan Perbendaharaan (bagi pakej lebih RM50,000).

8. Kemukakan keputusan kepada PTJ.


BAHAGIAN KEWANGAN



9. Terima cadangan PTJ bagi nama-nama pegawai untuk pelantikan Jawatankuasa Rundingan Harga.

10. Sediakan kertas cadangan pelantikan Jawatankuasa Rundingan Harga untuk kelulusan Pegawai Pengawal.

11. Kemukakan surat pelantikan kepada pegawai yang dilantik.PTJ mengeluarkan surat niat kepada pembekal dan mengadakan rundingan harga.

12. Terima laporan pemuktamad dan Mesyuarat Jawatankuasa Sebut Harga daripada PTJ.

13. Kemukakan laporan pemuktamad dan kepada Perbendaharaan.


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD46

CARTA ALIRAN: PERMOHONAN MENGADAKAN AKTIVITI RASMI DI LUAR PREMIS KKM

Kuiri

TidakLengkap

PersetujuanPegawai

Pengawal

Hantar kePerbendaharaan

RM50,000

RM50,000

Mula

Terima Permohonan

Semak Dokumen

Lengkap


RM50,000/RM50,000?

Perakuan

Kemukakan untukKelulusan Ketua Jabatan


BAHAGIAN KEWANGAN


Tamat

Terima Keputusan

Edarkan Keputusan kepada PTJ

Terima Laporan Muktamad Mesyuarat

Pegawai yang Dilantik

Kemukakan Laporankepada Perbendaharaan

Terima CadanganNama Pegawai

Angkat Cadangan Pelantikankepada Pegawai Pengawal


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD48

PENGURUSAN PEMBUKAAN AKAUN AMANAH DI BAWAH SEKSYEN 9 AKTA PROSEDUR KEWANGAN 1951

PUNCA KUASA :

1. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bilangan 18 Tahun 2001


1. Terima permohonan daripada PTJ. i. Surat Penyumbang Beserta Amaun Sumbangan

ii. Penyumbang Bukan Kerajaan iii. Draf Arahan Akaun Amanah yang

Disediakan oleh PTJ

2. Semak Akaun Amanah sedia ada yang bersesuaian.

3. a) Sekiranya wujud akaun sedia ada yang bersesuaian, pohon kod kecil ke Bahagian Akaun.

b) Sekiranya tiada akaun sedia ada yang bersesuaian, kemukakan draf Arahan Akaun Amanah kepada Penasihat Undang-undang (PUU), KKM untuk ulasan.

4. Terima maklum balas PUU.

5. Kemukakan Draf Arahan Akaun Amanah untuk persetujuan Pegawai Pengawal.

6. Terima keputusan Pegawai Pengawal.

7. Kemukakan draf Arahan Akaun Amanah untuk kelulusan perbendaharaan (akaun baru).

8. Terima kelulusan pembukaan akaun amanah.

9. Mohon kod yang bersesuaian daripada Bahagian Akaun, KKM.

10. Terima kod akaun amanah.

11. Kemukakan Surat Penurunan Kuasa untuk persetujuan Pegawai Pengawal.

12. Terima kelulusan Pegawai Pengawal.

13. Kemukakan Surat Penurunan Kuasa kepada PTJ.


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PENGURUSAN PEMBUKAAN AKAUN AMANAH DI BAWAH SEKSYEN 9 AKTA

PROSEDUR KEWANGAN 1951

Mula

Terima Permohonan

Semak Permohonan

Kemukakan Draf Arahan Akaun Amanah kepada PUU

Wujud Akaun Amanah Sedia Ada

yang Sesuai?

Terima Ulasan PUU

Kemukakan kepada Pegawai Pengawal untuk Persetujuan

Terima Persetujuan Pegawai Pengawal

Hantar ke Perbendaharaan

Kemukakan kepada Perbendaharaan untuk Persetujuan

Ada

Tiada


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD50

Tamat

Terima Kod Akaun Amanah

Kemukakan Surat Penurunan Kuasa untuk Tandatangan Pegawai Pengawal

Terima Kelulusan Pembukaan Akaun Amanah

Mohon Kod Akaun Amanah daripada Bahagian Akaun


BAHAGIAN KEWANGAN


PERMOHONAN ELAUN PAKAIAN PANAS, PAKAIAN RASMI, PAKAIAN ISTIADAT DAN LAIN-LAIN

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 2003 (Pakaian Panas)2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 16 Tahun 2007 (Pakaian Istiadat/Pakaian Rasmi/Black Tie)3. Surat Edaran JPA(S)1852/2AKlt.7(38) Bertarikh 12 Mei 2005 (Baju Kot Penguatkuasa Mahkamah)4. Surat Edaran JPA(S)114/1/1 Gaji Klt.4(17) Bertarikh 24 November 2004 (Pakaian Preman)



2. Semak permohonan. i. Borang Permohonan Pegawaiii. Salinan Resit Pembelian Yang Disahkan

oleh Ketua Jabataniii. Surat Tawaran Kursus ke Luar Negara

(Pakaian Panas)iv. Surat Kelulusan Perjalanan Keluar

Negara (Lampiran II)v. Salinan Buku Perkhidmatan Pegawai

untuk 3 Tahun Terakhirvi. Kad/Surat Jawapan Pengesahan

Kehadiran ke Majlis Rasmi (Pakaian Rasmi/Istiadat)

vii. Surat Arahan Bertugas di Parlimenviii. Salinan Surat Kuasa Akta 377(B)

Kebenaran Bertugas di Mahkamah (Kot Mahkamah)

ix. Senarai Tugas Pegawai Preman


i. Kursus/Bertugas Rasmi di Negara Beriklim Tropika

ii. Tidak Pernah Menuntut Dalam Tempoh Tiga Tahun

iii. Kelayakan Kadar Mengikut Pekeliling



6. Sediakan surat keputusan kepada PTJ. Catitkan ke dalam Buku Perkhidmatan Pegawai



BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD52

CARTA ALIRAN: PERMOHONAN ELAUN PAKAIAN PANAS, PAKAIAN RASMI,

PAKAIAN ISTIADAT DAN LAIN-LAIN

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus



Tamat



BAHAGIAN KEWANGAN


PEMASANGAN/PENGGANTIAN ALAT PENYAMAN UDARA

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 20012. Garis Panduan dan Peraturan bagi Perancangan Bangunan oleh Jawatankuasa Standard dan Kos

(Unit Perancangan Ekonomi)



2. Semak permohonan. i. Borang Permohonan (Lampiran A);ii. Pelan Lakar;iii. Justifikasi Pemasangan;iv. Perakuan Pelupusan KEW-PA16

(bagi permohonan penggantian alat)


Kelayakan Kadar Mengikut Pekeliling

4. Membuat perakuan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.

5. Terima keputusan daripada Pegawai Pengawal.

6. Sediakan surat dan hantar keputusan kepada PTJ.



BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD54

CARTA ALIRAN: PEMASANGAN/PENGGANTIAN ALAT PENYAMAN UDARA

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus



Tamat



BAHAGIAN KEWANGAN


TUNTUTAN ELAUN PERPINDAHAN RUMAH YANG DIBELI MELALUI PINJAMAN PERUMAHAN KERAJAAN

PUNCA KUASA:

1. Surat Pekeliling Perkhidmatan Bil. 10 Tahun 1989 2. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 1995



2. Semak permohonan. i. Lampiran A (borang permohonan tuntutan elaun pindah rumah) yang Lengkap Ditandatangan oleh Pemohondan Ketua Jabatan;

ii. Lampiran B (surat pengesahan alamat rumah yang dibeli);

iii. Surat Kelulusan Pinjaman Perumahan Kerajaan

iv. Surat Pengesahan Ketua Jabatan Bahawa Pemohon Tidak Pernah Membuat Tuntutan Elaun Pindah (rujuk buku perkhidmatan)

v. Borang Keluar Kuarters (jika mendiami kuarters)

vi. Surat Pengesahan Pasangan Tidak Membuat Tuntutan (bagi pinjaman bersama)


i. Permohonan dibuat dalam Tempoh Tiga Bulan Selepas Berpindah

ii. Perlu Mendiami Rumah yang dibeliiii. Tuntutan Hanya Sekali dalam

Perkhidmatan






BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD56

CARTA ALIRAN: TUNTUTAN ELAUN PERPINDAHAN RUMAH YANG DIBELI MELALUI PINJAMAN

PERUMAHAN KERAJAAN

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus



Tamat



BAHAGIAN KEWANGAN


BAYARAN INSENTIF TUGAS KEWANGAN (BITK) & BAYARAN INSENTIF TUGAS PENGURUSAN STOR (BITPS)

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 3 Tahun 1999 (BITK)2. Pekeliling Perkhidmatan Bilangan 8 Tahun 1999 (BITPS)



2. Semak permohonan. i. Nama & No. KP Pegawaiii. Senarai Tugas Pegawaiiii. Beban Tugas Pegawaiiv. Jawatan & Gred Pegawai Mestilah

PT(P/O) Gred 17 ke bawahv. Pengesahan Ketua Jabatan

3. Semak kelayakan permohonan mengikut syarat yang telah ditetapkan.

i. Menjalankan Tugas Pengurusan Kewangan/Stor Sepenuh Masa (80-100% daripada senarai tugas dan beban tugas)

ii. RM40.00 Sebulan kepada PT(P/O) dan Pembantu Akauntan yang Tidak Mempunyai Sijil

iii. RM80.00 Sebulan kepada PT(P/O) dan Pembantu Akauntan yang Mempunyai Sijil


5. Terima kelulusan daripada Ketua Jabatan.




BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD58

CARTA ALIRAN: BAYARAN INSENTIF TUGAS KEWANGAN (BITK) &

BAYARAN INSENTIF TUGAS PENGURUSAN STOR (BITPS)

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus



Tamat



BAHAGIAN KEWANGAN


PINJAMAN KENDERAAN (KERETA & MOTOSIKAL)

PUNCA KUASA:

1. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 20082. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 20013. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 7 Tahun 1993



2 Semak permohonan. i. Borang Permohonan Kew. 294/Kew. 294A;

ii. Borang Perjanjian Kew. 295/Kew. 295A;iii. Sebutharga Asal;iv. Salinan Lesen Memandu;v. Salinan Kad Pengenalan;vi. Senarai Tugas dan Penyata Gaji Terkini;vii. Sijil Penilaian Kenderaan daripada Pihak

JKR (asal);viii. Surat Perbezaan Harga;ix. Borang Opsyen Persaraan.






7. Rekod dan kemaskini Buku Daftar.

8. Semak dan failkan dokumen pembelian. i. Salinan Resit Pembelian;ii. Salinan Geran Kenderaan;iii. Salinan Perlindungan Insurans;iv. Borang Kew. 295C.

9. Pemantauan bayaran balik.

10. Ambil tindakan selesaikan baki jika peminjam berhenti atau bersara.

11. Batalkan “hak milik” setelah pinjaman selesai.



BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD60

CARTA ALIRAN: PINJAMAN KENDERAAN (KERETA & MOTOSIKAL)

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus




BAHAGIAN KEWANGAN


Tamat

Rekod Buku Daftar

AmbilTindakanSusulan

Bersara Pilihan/Berhenti

Selesai

PemantauanBayaran Balik?

Batalkan Hak Milik


Failkan Dokumen Pembelian


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD62

PINJAMAN KOMPUTER

PUNCA KUASA:




2. Semak permohonan. i. Borang Permohonan Kew. 317 (3 salinan)

ii. Borang Perjanjian Kew. 318 (3 salinan)iii. Sebut Harga Asal dan Salinan Penyata

Gajiiv. Senarai Tugasv. Salinan Kad Pengenalanvi. Salinan Borang Opsyenvii. Salinan Buku Akaun






7. Rekod dan kemaskini buku daftar.

8. Semak dan failkan dokumen pembelian. i. Salinan Invoisii. Salinan Resit

9. Pemantauan bayaran balik.

10. Ambil tindakan selesaikan baki jika peminjam berhenti atau bersara.

11 Batalkan “hak milik” setelah pinjaman selesai.

12 Rekod dan kemaskini fail.


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PINJAMAN KOMPUTER

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus




BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD64

Tamat

Rekod Buku Daftar

AmbilTindakanSusulan

Bersara Pilihan/Berhenti

Selesai

PemantauanBayaran Balik?

Rekod Fail

Failkan Dokumen Pembelian


BAHAGIAN KEWANGAN


SKIM PEMBIAYAAN KELAB REKREASI DAN SUKAN BAGI KUMPULAN PENGURUSAN TERTINGGI DAN KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL

PUNCA KUASA:




2. Semak permohonan. i. Borang Permohonanii. Salinan Resit Bayaran Pendaftaran

Keahlianiii. Perakuan Ketua Jabatan bahawa

Pegawai tidak pernah Membuat Tuntutan sebelum ini

iv. Salinan Akta Syarikat 1965 (Akta 125) atau Akta Pertubuhan 1966 (Akta 335) dan Pindaan-pindaan

v. Salinan Kenyataan Perkhidmatan Pegawai


Kadar Kelayakan seperti ditetapkan dalam Pekeliling



6. Sediakan surat keputusan kepada PTJ.



BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD66

CARTA ALIRAN: SKIM PEMBIAYAAN KELAB REKREASI DAN SUKAN BAGI KUMPULAN

PENGURUSAN TERTINGGI DAN KUMPULAN PENGURUSAN DAN PROFESIONAL

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus



Tamat



BAHAGIAN KEWANGAN


TUNTUTAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH DAN CAJ PANGGILAN BULANAN

PUNCA KUASA:



1. Terima permohonan daripada PTJ

2. Semak permohonan;a) Gred 53 dan keatas:

b) Lain-lain pegawai:

i. Borang A;ii. Salinan Resit Pembelian Telefon Bimbit;iii. Perakuan Permohonan Kali Pertama

daripada Ketua Jabatan; iv. Salinan Surat Kelulusan Terdahulu (bagi

permohonan bukan kali pertama)

i. Borang B;ii. Senarai Tugas;iii. Carta Organisasi;iv. Justifikasi Permohonan;v. Penyata Bil 3 Bulan


i. Permohonan Kedua Perlu Genap Dua Tahun Selepas Kelulusan Permohonan Pertama

ii. Kadar Kelayakan seperti Ditetapkan di dalam Pekeliling






BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD68

CARTA ALIRAN: TUNTUTAN ALAT KOMUNIKASI MUDAH ALIH DAN

CAJ PANGGILAN BULANAN

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus



Tamat



BAHAGIAN KEWANGAN


TALIAN TERUS TELEFON RUMAH/PEJABAT

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 19942. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2001



2. Semak permohonan. i. Lampiran A;ii. Justifikasi Permohonan;iii. Senarai Tugas Pegawai yang Memohon;iv. Carta Organisasi


Kelayakan Mengikut Pekeliling





BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD70

CARTA ALIRAN: TALIAN TERUS TELEFON RUMAH/PEJABAT

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus



Tamat



BAHAGIAN KEWANGAN


TALIAN TERUS MESIN FAKS/INTERNET

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 12 Tahun 19942. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 3 Tahun 2001



2. Semak permohonan yang lengkap. i. Lampiran C;ii. Justifikasi Permohonan;iii. Senarai Tugas Pegawai yang Memohon;iv. Carta Organisasi






BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD72

CARTA ALIRAN: TALIAN TERUS MESIN FAKS/INTERNET

Kuiri

TidakLengkap

Tolak

TidakLulus

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus



Tamat



BAHAGIAN KEWANGAN


PERMOHONAN TABUNG BANTUAN PERUBATAN (TBP)

PUNCA KUASA:

1. Surat Ikatan Amanah2. Akta Acara Kewangan 1957 – Seksyen 93. Arahan Perbendaharaan4. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil.18 Tahun 20015. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 20026. Garis Panduan Tabung Bantuan Perubatan

BIL PROSES KERJA SENARAISEMAK

1. Terima permohonan dari Jabatan Kerja Sosial Perubatan Hospital (JKSP).

2. Semak permohonan yang layak dengan dokumen yang lengkap.

i. Kad Pengenalanii. Borang A (Permohonan Bantuan

Kewangan oleh Pesakit)iii. Borang B (Laporan Sosio-Ekonomi

daripada Pegawai Kerja Sosial Perubatan)

iv. Borang C (Laporan Pegawai/Pakar Perubatan)

v. Surat Sokongan Hospitalvi. Sebut Harga Peralatan/Ubatvii. Dokumen Sokongan (Penyata Gaji &

KWSP – pesakit & ahli keluarga, gambar alat perubatan berkaitan)

3. Daftar permohonan. i. Nama Pesakitii. No Kad Pengenalan Pesakitiii. Hospital yang Merawativ. Diagnosa Penyakitv. Rawatan/Peralatan/Ubatan yang

Dipohonvi. Amaun Sumbangan Pesakitvii. Jumlah TBP Dipohonviii. Tarikh-tarikh Pergerakan Fail

4. Kuiri jika permohonan tidak lengkap.

5. Semak peruntukan yang mencukupi.


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD74


6. Kemukakan permohonan lengkap kepada Bahagian Perkembangan Perubatan untuk pertimbangan Jawatankuasa Teknikal Perubatan (JKTP).

i. Fail Permohonan yang Lengkapii. Kedudukan Kewangan TBP yang telah

Dikemaskini

7. Pertimbangan oleh Jawatankuasa Teknikal Perubatan (JKTP), Ketua Pengarah Kesihatan(KPK).

i. Kes-kes Precedence;ii. Kes-kes yang Perlu Pertimbangan JKTP;iii. Kes-kes Rujuk Pakar

8. Perakuan oleh KPK.

9. Kelulusan oleh KSU/TKSU(K).

10. Terima keputusan KSU.

11. Kemukakan surat kelulusan/penolakan kepada JKSP hospital.


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PERMOHONAN TABUNG BANTUAN PERUBATAN (TBP)

Surat kuiri/Tolak

TidakLengkap

TidakLulus

Mula

Terima Permohonan dari JKSP

Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus

Hantar Permohonan untukPerakuan JKTP, Pengesahan KPK

dan Kelulusan KSU

Kemukakan Surat Kelulusankepada JKSP

Rayuan

SuratTolak

Tamat


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD76

PENGURUSAN PEMBAYARAN TUNTUTAN TABUNG BANTUAN PERUBATAN (TBP)

PUNCA KUASA :

1. Surat Ikatan Amanah2. Akta Acara Kewangan 1957 – Seksyen 93. Arahan Perbendaharaan4. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18 Tahun 20015. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2002


1. Terima tuntutan pembayaran dari Pembekal/ Jabatan Kerja Sosial Perubatan Hospital (JKSP).

2. Semak dokumen dan pastikan amaun dituntut sama dengan kelulusan bersama dokumen yang lengkap.

i. Invois yang telah Ditandatangani oleh Pegawai Perubatan/Pegawai Kerja Sosial Perubatan

ii. Surat Kelulusan Bahagian Kewanganiii. Surat Pengesahan Rawataniv. Salinan Sijil Bumiputera dan Berdaftar

dengan Kementerian Kewangan (bagi amaun melebihi RM50,000)

3. Daftar Invois bagi tujuan untuk pengesanan proses bayaran.

i. Tarikh Terima Invoisii. Maklumat Pembekaliii. Amaun Invois

4. Kuiri jika maklumat tidak lengkap. Surat Kuiri yang Ditandatangani

5. Perakukan dokumen untuk pembayaran. Tarikh dan Tandatangan Pegawai

6. Kemukakan dokumen yang disahkan kepada Unit Bayaran, Bahagian Kewangan.

7. Bayaran dibuat oleh Unit Bayaran dan pembayaran adalah melalui Electronic Fund Transfer (EFT).

8. Rekod maklumat pembayaran.

9. Kemaskini baki peruntukan TBP.


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PENGURUSAN PEMBAYARAN TUNTUTAN

TABUNG BANTUAN PERUBATAN (TBP)

SediakanSurat Kuiri

TidakLengkap

Mula

Terima Tuntutan dari KSP/Pembekal

Semak Permohonan Tuntutan

Kemukakan ke Unit Bayaran

Bayaran dibuat dan Rekod

Lengkap

Lengkap/Tidak Lengkap?

Memperakukan untukPembayaran

Tamat


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD78

PERMOHONAN BADAN-BADAN BUKAN KERAJAAN (NGO) UNTUK DISENARAIKAN SEBAGAI PENERIMA SUBSIDI RAWATAN HEMODIALISIS & SUNTIKAN ERYTHROPOETIN DARI KKM

PUNCA KUASA:

1. Akta Acara Kewangan 1957 2. Arahan Perbendaharaan3. Perintah Fee (Perubatan) 19824. Perintah Fi (Perubatan) Pindaan 20035. Perintah-perintah AM Bab A, B, C, D, E, F dan G6. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 hingga 8)7. Garis Panduan Dasar Bantuan Kewangan kepada Badan-Badan Bukan Kerajaan (NGO)


1. Terima borang permohonan daripada NGO.

2. Semak permohonan dan dokumen berkaitan. i. Borang KKM (Kew) 3/2004 - Permohonan Bantuan Subsidi Kos Rawatan Hemodialisis

ii. Lesen untuk Mengendali dan Menyelenggara Pusat-pusat Rawatan Dialisis Swasta

iii. Sijil Amalan Pegawai Perubataniv. Sijil Renal Nursingv. Sijil Pendaftaran Pertubuhan

3. Rekod permohonan. Buka Fail Baru

4. Kuiri sekiranya permohonan tidak lengkap. Surat Kuiri yang Ditandatangani

5. Terima jawapan dari NGO.

6. Minta ulasan dari bahagian berkaitan. i. Memo Pohon Ulasan Kepada; - Bahagian Amalan Perubatan - Bahagian Perkembangan Perubatan - Pakar Nefrologi

7. Sediakan kertas kerja untuk pertimbangan Jawatankuasa Pemberian Bantuan Kewangan.

i. Kertas Kerjaii. Surat Panggilan Mesyuarat

8. Mesyuarat JPBK yang dipengerusikan oleh TKSU (K).

9. Sediakan keputusan mesyuarat JPBK dan ditandatangani oleh ahli mesyuarat.

Perakuan Keputusan Mesyuarat


BAHAGIAN KEWANGAN



10. Sediakan minit mesyuarat dan edar kepada ahli-ahli jawatankuasa.

Minit Mesyuarat

11. Maklum keputusan kepada NGO. i. Surat Kelulusan/Penolakanii. Perjanjian untuk Ditandatangani oleh

Pihak NGO (sekiranya permohonan diluluskan)

12. Terima perjanjian yang lengkap dari NGO.

13. Uruskan pembayaran berdasarkan tuntutan NGO.

14. Laporan perbelanjaan (Tahunan) NGO.


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD80

CARTA ALIRAN: PERMOHONAN BADAN-BADAN BUKAN KERAJAAN (NGO) UNTUK

DISENARAIKAN SEBAGAI PENERIMA SUBSIDI RAWATAN HEMODIALISIS & SUNTIKAN ERYTHROPOETIN DARI KKM

Sediakan SuratKuiri/Maklumat

Tambahan

TidakLengkap

TidakLulus

Mula

Terima Borang Permohonan

Semak Permohonan

Lengkap

Lulus


Lulus/Tidak Lulus

Ulasan Bahagian Berkenaan

Maklumkan Keputusan kepada NGO

Mesyuarat JawatankuasaPemberian Bantuan Kewangan

Tamat

Rayuan


BAHAGIAN KEWANGAN


PERMOHONAN BANTUAN SUBSIDI RAWATAN HEMODIALISIS DAN SUNTIKAN ERYTHROPOETIN DARIPADA PESAKIT YANG MENDAPAT RAWATAN DI PUSAT DIALISIS NGO

PUNCA KUASA:

1. Akta Acara Kewangan 19572. Arahan Perbendaharaan3. Perintah Fi (Perubatan) 19824. Perintah Fi (Perubatan) Pindaan 20035. Perintah-perintah AM Bab A, B, C, D, E, F dan G6. Arahan Perkhidmatan (Bab 1 hingga 8)7. Garis Panduan Dasar Bantuan Kewangan kepada Badan-Badan Bukan Kerajaan (NGO)


1. Terima borang permohonan daripada (NGO).

2. Semak permohonan dan dokumen berkaitan. i. Borang Permohonan Bantuan Subsidi Hemodialisis

ii. Ulasan Sosio-Ekonomi daripada Pusat Dialisis

iii. Ulasan Pakar Nefrologiiv. Dokumen-dokumen Berkaitan bagi

Pesakit (penyata gaji & KWSP, penyata akaun bank dan gambar-gambar kediaman pesakit)

3. Rekod permohonan. i. Nama pesakitii. No Kad Pengenalaniii. Pusat Dialisis Rawatan Dijalankan


5. Terima jawapan dari NGO.

6. Semak permohonan dan sediakan ulasan menyokong/tidak sokong.

7. Permohonan diberi kelulusan.

8. Sediakan surat kelulusan kepada NGO. Surat Kelulusan/Penolakan yang telah Ditandatangani

9. NGO yang diluluskan disahkan oleh JPBK.


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD82

CARTA ALIRAN: PERMOHONAN BANTUAN SUBSIDI RAWATAN HEMODIALISIS DAN SUNTIKAN ERYTHROPOETIN DARIPADA PESAKIT YANG MENDAPAT RAWATAN DI PUSAT

DIALISIS NGO


Tambahan

TidakLengkap

Rayuan

TidakSokong

Mula


Semak Permohonan

Lengkap

Sokong


Pertimbangan

Sediakan Ulasan Sokong/Tidak Sokong


BAHAGIAN KEWANGAN


SuratTolak

TidakLulus

Lulus

Tamat

Disahkan oleh JPBK

Lulus/Tidak Lulus

Maklumkan Keputusankepada NGO


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD84

PEMBERIAN BANTUAN KEWANGAN KEPADA BADAN-BADAN BUKAN KERAJAAN (NGO)

PUNCA KUASA :

1. Surat Ikatan Amanah2. Akta Acara Kewangan 1957 – Seksyen 93. Arahan Perbendaharaan4. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 18 Tahun 20015. Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4 Tahun 2002


1. Terima permohonan daripada NGO. i. Borang Kew 1/2004 (permohonan untuk menjalankan aktiviti/program berkaitan kesihatan)

ii. Borang Kew 2/2004 (permohonan untuk penubuhan pusat hemodialisis baru atau penambahan kemudahan pusat hemodialisis)

2. Semakan permohonan dan dokumen berkaitan.

i. Borang Permohonanii. Kertas Kerja yang Lengkapiii. Salinan Sijil Pendaftaran Pertubuhaniv. Salinan Perlembagaan/Memorandum of

Articlev. Laporan Kewangan yang telah Diauditvi. Laporan Perbelanjaan bagi Peruntukan

yang Diluluskan pada Tahun Sebelumvii. Lesen untuk Mengendali Pusat

Hemodialisisviii. Bukti Pembelian/Resit/Invois

3. Rekod permohonan. Buka Fail Baru


5. Dapatkan ulasan dari bahagian berkaitan. Memo Pohon Ulasan kepada;i. Bahagian Amalan Perubatanii. Bahagian Perkembangan Perubataniii. Bahagian Pembangunan Kesihatan

Keluargaiv. Bahagian Kawalan Penyakitv. Lembaga Promosi Kesihatan Malaysia


BAHAGIAN KEWANGAN



6. Sediakan kertas kerja yang lengkap untuk dibawa ke Mesyuarat Jawatankuasa Bantuan Kewangan (JPBK).

i. Kertas Kerja yang Lengkapii. Surat Panggilan Mesyuarat

7. Mesyuarat JPBK yang dipengerusikan oleh TKSU (K).

8. Sediakan keputusan Mesyuarat JPBK dan ditandatangani oleh ahli mesyuarat.

Perakuan Keputusan Mesyuarat

9. Sediakan minit mesyuarat dan edar kepada ahli-ahli jawatankuasa.

Minit Mesyuarat

10. Maklum keputusan mesyuarat kepada NGO. i. Surat Kelulusan/Penolakanii. Perjanjian untuk Ditandatangani oleh

Pihak NGO (sekiranya permohonan diluluskan)

11. Terima perjanjian yang lengkap dari NGO.

12. Uruskan pembayaran berdasarkan kelulusan JPBK.

13. Terima laporan perbelanjaan daripada NGO.


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD86

CARTA ALIRAN: PEMBERIAN BANTUAN KEWANGAN KEPADA

BADAN-BADAN BUKAN KERAJAAN (NGO)


Tambahan

TidakLengkap

Mula


Semak Permohonan

Lengkap


Ulasan Bahagian-bahagian Berkenaan

Mesyuarat JawatankuasaPemberian Bantuan Kewangan


BAHAGIAN KEWANGAN


<RM2 Juta >RM2 Juta

Tak Lulus

Lulus

Lulus/Tidak Lulus

Tamat

Kelulusan TKSU (K) Kelulusan KSU

Tandatangan Perjanjian

Proses Pembayaran

Maklum Keputusan kepada NGO


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD88

PERMOHONAN KELULUSAN ASET DI PERINGKAT KEMENTERIAN

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/2002


1 Tetapkan had peruntukan mengikut peruntukan tahunan yang diluluskan.

2 Mengeluarkan surat makluman had peruntukan mengikut PTJ1.

Senarai Agihan Had Peruntukan

3 Menerima senarai permohonan dari PTJ1.

4 Menyemak dan menyaring senarai dan harga mengikut kesesuaian dan kadar ditetapkan.

Senarai Perbandingan Harga

5 Mengemukakan permohonan aset untuk kelulusan Pegawai Pengawal.

6 Menerima kelulusan Pegawai Pengawal.

7 Mengeluarkan waran peruntukan (bagi yang memerlukan peruntukan).

8 Menghantar senarai kelulusan dan waran peruntukan kepada PTJ1.


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PERMOHONAN KELULUSAN ASET DI PERINGKAT KEMENTERIAN

Mula

Tamat

Terima Surat dari Bahagian Kewangan

Menetapkan dan Memaklumkan Siling

Mengumpul dan Menyenaraikan Aset

PTJ1 Kemukakan Senarai Aset kepada Bahagian Kewangan

Terima Surat Kelulusan dan Waran Peruntukan

Agih Waran kepada PTJ/PK


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD90

PENYEDIAAN BATAS BELANJA MENGURUS DI PERINGKAT KEMENTERIAN

PUNCA KUASA:

1. Seksyen 15(a) Akta Acara Kewangan 1957


1 Menerima Anggaran Belanja Mengurus yang telah diluluskan oleh Parlimen.

2 Menyediakan agihan peruntukan Objek Am 10000, Objek Am 20000 dan Objek Am 40000 mengikut program dan aktiviti bagi setiap PTJ1.

i. Buku Anggaran Perbelanjaan Kerajaan Persekutuan

ii. Senarai Dasar Baru yang Diserap ke dalam Dasar Sedia Ada

3 Mengedarkan senarai agihan peruntukan kepada Ketua Program dan PTJ1.

4 Menerima Waran Am daripada Perbendaharaan.

5 Menyediakan waran peruntukan mengikut program dan aktiviti di PTJ1.

i. Borang Kew. 308ii. Buku Vot Kew. 88 Pin4/91

6 Menandatangani waran. i. Akta Acara Kewangan 1957ii. Surat Penurunan Kuasa dari Pegawai

Pengawal

7 Mengagihkan waran peruntukan kepada PTJ1.


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PENYEDIAAN BATAS BELANJA MENGURUS

DI PERINGKAT KEMENTERIAN

Mula

Tamat

Terima ABM

Keluarkan Surat Makluman Agihan Batas Perbelanjaan kepada PTJ

Terima Waran Am dari Perbendaharaan

Sediakan Waran Peruntukan

Tandatangan Waran

Agih Waran kepada PTJ


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD92

PERMOHONAN KELULUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DI PERINGKAT KEMENTERIAN

PUNCA KUASA:

1. Arahan Perbendaharaan 58(a)


1 Terima surat permohonan daripada PTJ1/PTJ.

2 Semak baki peruntukan tahun lepas mengikut Objek Am/Objek Sebagai dan Aktiviti yang berkaitan dengan tuntutan, tahun perbelanjaan (sama ada tuntutan melangkau tahun atau tidak) serta dokumen sokongan.a) Jika PTJ ada baki peruntukan yang

mencukupi dan perbelanjaan mematuhi peraturan serta tidak melangkau tahun maka permohonan hendaklah dihantar ke Bahagian Akaun, KKM untuk kelulusan AP58(a) bagi PTJ di Ibu Pejabat dan Lembah Klang (kecuali Selangor), atau kembalikan semula ke PTJ1 untuk kelulusan di peringkat Jabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Negeri berkenaan sahaja.

b) Jika PTJ baki peruntukan tidak mencukupi tetapi masih mematuhi peraturan maka semak baki peruntukan tahun lepas Kementerian (KKM) serta dokumen sokongan.

i. Lampiran Laporan AKB PTJii. Laporan AKB KKM

3 Jika KKM ada baki yang mencukupi, perbelanjaan mematuhi peraturan, dan tidak melangkau tahun maka permohonan AP58(a) hendaklah diluluskan di peringkat KKM oleh Bahagian Kewangan. - Rekodkan kelulusan dalam pangkalan data. - Draf surat kelulusan pembayaran di bawah

AP58(a) ke PTJ1. - Tandatangan surat kelulusan. - Hantar ke PTJ1. - Kemaskini fail.

i. Dokumen Berkaitan (cth: Bil, LO, Invois, DO, Kontrak)


BAHAGIAN KEWANGAN



4 Jika KKM tiada baki yang mencukupi, tetapi perbelanjaan masih mematuhi peraturan maka permohonan AP58(a) hendaklah dihantar ke Cawangan Pengurusan Belanjawan, Kementerian Kewangan (MOF) untuk pertimbangan kelulusan. - Draf surat iringan permohonan AP58(a)

ke MOF dan sesalinan ke PTJ1 untuk makluman bahawa permohonan telah dikemukakan ke MOF.

- Hantar ke MOF dan sesalinan ke PTJ1.

i. Surat Iringan ke MOFii. Dokumen Berkaitan (cth: Bil, LO, Invois,

DO, Kontrak)

5 Terima surat keputusan MOF.Jika Lulus/Tolak: - Rekodkan keputusan. - Draf surat iringan ke PTJ1. - Tandatangan surat iringan. - Hantar ke PTJ1 beserta surat keputusan

MOF - Kemaskini fail.

Jika Kuiri: - Hantar ke PTJ1 untuk maklumbalas/

ulasan/penjelasan. - Kemukakan semula ke MOF selepas

maklumbalas diterima.

Surat Iringan ke PTJ

6 Semak jika permohonan AP58(a) yang dikemukakan TIDAK MEMATUHI PERATURAN atau Pekeliling lain yang berkuatkuasa: - Permohonan hendaklah ditolak di peringkat

KKM oleh Bahagian Kewangan. - Dihantar ke Cawangan Dasar Kewangan

untuk proses Kelulusan Khas atau pembayaran di bawah AP59 (jika berkaitan).

Dokumen Berkaitan (cth: Bil, LO, Invois, DO, Kontrak)


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD94

CARTA ALIRAN: PERMOHONAN KELULUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a)

Mula

Terima Permohonandan Semak

Hantar ke Bahagian

Akaun/PTJ1

Ada Baki/Tiada Baki

Ada Baki/Tiada Baki

Jika PTJ ada Baki,Mematuhi Peraturan dantidak Melangkau Tahun

Jika PTJ Tiada Baki,tetapi Mematuhi Peraturan

Jika KKMTiada Baki,tetapi Mematuhi Peraturan

Jika Tidak Mematuhi Peraturan

Lulus (Peringkat KKM)

Jika KKM ada Baki,Mematuhi Peraturan dantidak Melangkau Tahun

Semak

Tamat


BAHAGIAN KEWANGAN


Keputusan

Hantar ke MOF

LulusKuiri

RekodkanKelulusan

Hantarke PTJ1

Hantarke PTJ1

Terima Maklum Balas

RekodkanKeputusan

Hantarke PTJ1

Kemaskini Fail

Kemaskini Fail

Terima Surat Keputusan MOF

Tamat

Tamat

Jika TidakMematuhi Peraturan


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD96

Tolak(Peringkat KKM)

Kemaskini Fail

RekodkanPenolakan

Tamat

Tamat

Hantar keCawangan DasarKewangan untukProses KelulusanKhas atau AP59

Hantarke PTJ1

Jika Tidak Mematuhi Peraturan


BAHAGIAN KEWANGAN


PERMOHONAN KELULUSAN ASET DI PERINGKAT PTJ

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 4/2002


1. Terima surat makluman dan had peruntukan dari Bahagian Kewangan.

2. Menetapkan dan memaklumkan had peruntukan kepada PTJ2/PTJ3/Pusat Kos (PK).

Senarai Agihan Had Peruntukan

3. Mengarahkan PTJ2/PTJ3/PK untuk mengemukakan senarai aset mengikut keutamaan.

4. Terima senarai aset mengikut keutamaan dan harga anggaran dari PTJ2/PTJ3/PK.

Senarai Aset

5. Mengemukakan senarai aset yang telah disemak kepada Bahagian Kewangan, KKM berdasarkan had peruntukan yang ditetapkan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.

Senarai Aset

6. Menerima surat kelulusan dan waran peruntukan berserta senarai aset yang diluluskan oleh Pegawai Pengawal dari Bahagian Kewangan, KKM.

i. Surat Kelulusanii. Senarai Asetiii. Waran Peruntukan

7. Mengagihkan waran dan senarai aset yang telah diluluskan kepada PTJ2/PTJ3/ PK.

i. Waran Peruntukanii. Senarai Aset


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD98

CARTA ALIRAN: PERMOHONAN KELULUSAN ASET DI PERINGKAT PTJ

Mula

Tamat

Terima Surat Had Peruntukan dari Bahagian Kewangan

Menetapkan dan Memaklumkan Had Peruntukan PTJ/PK

Mengumpul dan Menyenaraikan Aset dari PTJ/PK

Kemukakan Senarai Aset kepada Bahagian Kewangan

Terima Surat Kelulusan, Waran Peruntukan dan Senarai Aset

Agih Waran dan Senarai Aset kepada PTJ/PK


BAHAGIAN KEWANGAN


PENYEDIAAN BATAS PERBELANJAAN MENGURUS DI PERINGKAT PTJ

PUNCA KUASA:

1. Seksyen 15(a) Akta Acara Kewangan 1957


1. Menerima senarai agihan peruntukan mengikut Objek Am dari Bahagian Kewangan, KKM.

2. Menyediakan agihan peruntukan Objek Sebagai di bawah Objek Am 10000, Objek Am 20000 dan Objek Am 40000 mengikut program dan aktiviti bagi setiap PTJ/PK.

i. Senarai Agihan Peruntukan dari Bahagian Kewangan

ii. Senarai Dasar Baru yang diserap ke dalam Dasar Sedia Ada

3. Menghantar senarai agihan peruntukan Objek Sebagai kepada Bahagian Kewangan, KKM dan terima waran peruntukan.

4. Menyediakan waran peruntukan PTJ/PK. i. Borang Kew. 308ii. Buku Vot Kew. 88 Pin4/91

5. Menandatangani waran. i. Buku Vot

6. Mengagihkan waran peruntukan kepada PTJ/PK.

7. Menghantar maklumbalas penghantaran waran peruntukan kepada PTJ/PK kepada Bahagian Kewangan, KKM.


BAHAGIAN KEWANGAN

PROSEDUR STANDARD100

CARTA ALIRAN: BAGI PENYEDIAAN BATAS PERBELANJAAN MENGURUS DI PERINGKAT PTJ

Mula

Tamat

Terima Senarai Agihan dari Bahagian Kewangan

Sediakan Agihan bagi PTJ/PK

Kemukakan Senarai Agihan OS kepada Bahagian Kewangan KKM

Terima Waran Peruntukan dari Bahagian Kewangan KKM

Sediakan Waran Peruntukan untuk PTJ/PK

Tandatangan Waran

Agihan Waran kepada PTJ/PK

Kemukakan Maklum Balas Agihan Waran kepadaBahagian Kewangan KKM


BAHAGIAN KEWANGAN


PINDAH PERUNTUKAN BELANJA MENGURUS DI PERINGKAT PTJ (SEDIA ADA/DASAR BARU/ONE-OFF)

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 11/20082. Surat Perwakilan Kuasa bagi kebenaran untuk melulus pindah peruntukan Belanja Mengurus KKM

bil (26)dlm.KKM-58/300/3-6 bertarikh 28 Mac 2008


1 Semak keperluan peruntukan.

2 Semak baki peruntukan, aktiviti dan OS yang terlibat.

eSPKB

3 Uruskan pindah peruntukan yang melibatkan OS/OL di bawah OA dan Aktiviti yang sama (Peruntukan Sedia Ada).

Borang Pindah Peruntukan Belanja Mengurus - Lampiran B

4 Sediakan dan mengemukakan Borang Pindah Peruntukan kepada Ketua Jabatan untuk kelulusan.

5 Kemaskini Buku Vot/eSPKB setelah diluluskan oleh Ketua Jabatan. Buku Vot/eSPKB

6 Jika melibatkan Pindah Peruntukan antara Program/Aktiviti/OA/Dasar Baru/One-Off, PTJ hendaklah mengemukakan kepada Bahagian Kewangan, Ibu Pejabat Kementerian Kesihatan Malaysia.

7 Terima surat kelulusan daripada Bahagian Kewangan.

Surat Kelulusan


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PINDAH PERUNTUKAN BELANJA MENGURUS/DASAR BARU/ONE-OFF

Tak Lulus

Mula

Tamat

Semak Bajet Secara Keseluruhan MengikutAktiviti/Objek Am/Objek Sebagai/Objek Lanjut

Sediakan Borang Pindah Peruntukan

Kelulusan Ketua Jabatan

Lulus

Lulus/Tidak Lulus

Kemaskini Buku Vot/eSPKB


BAHAGIAN KEWANGAN


PROSES KERJA PERMOHONAN KELULUSAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a) DI PERINGKAT PTJ

PUNCA KUASA:

1. Arahan Perbendaharaan 58(a)


1 Semak bil-bil yang diterima selepas tempoh AKB atau bil-bil melibatkan peruntukan yang tidak mencukupi.

Bil-bil Berkaitan

2 Memproses kelulusan permohonan pembayaran di bawah AP58(a)Semak baki peruntukan tahun lepas mengikut Objek Am/Objek Sebagai dan Aktiviti yang berkaitan dengan tuntutan pada tahun perbelanjaan berkenaan (sama ada tuntutan melangkau tahun atau tidak) serta dokumen sokongan:a) Jika baki peruntukan tahun lepas

mencukupi, sediakan sijil AP58(a) serta dokumen berkaitan dan kemukakan ke Jabatan Akauntan Negara Malaysia Cawangan Negeri; atau

b) Jika baki peruntukan tidak mencukupi, kemukakan ke Cawangan Pengurusan Belanjawan, Kementerian Kesihatan (KKM).

i. Laporan AKB PTJii. Dokumen bagi Pembayaran yang

Berkaitaniii. Sijil AP58(a)iv. Dokumen Berkaitan (cth: bil, invois, LO,

DO, kontrak)

3 Kemukakan permohonan kelulusan AP58(a) yang lengkap ke Cawangan Pengurusan Belanjawan, KKM.

Dokumen Berkaitan (cth: bil, invois, LO, DO, kontrak)

4 Terima keputusan permohonan dari Cawangan Pengurusan Belanjawan, KKM:a) Jika lulus,

Sediakan sijil AP58(a) serta dokumen berkaitan dan kemukakan ke JANM bagi tujuan pembayaran; atau

b) Jika tolak, Kemukakan permohonan kelulusan khas ke Perbendaharaan melalui Bahagian Kewangan KKM (jika berkaitan).

i. Surat Kelulusan KKMii. Sijil AP58(a)iii. Dokumen Berkaitan (cth: bil, invois, LO,

DO, kontrak)


BAHAGIAN KEWANGAN


CARTA ALIRAN: PERMOHONAN PEMBAYARAN DI BAWAH AP58(a)

Mula

Tamat

Semak Bil-bil yang Diterima Selepas TempohAKB/Peruntukan yang Tidak Mencukupi

Semak Baki Peruntukan Tahun Lepas

Baki

Jika Ada Baki Jika Tiada Baki

Sediakan Sijil AP58(a)dan Dokumen Berkaitan

(Bil, Invois, LO, DO)

Kemukakan Permohonan keCawangan Pengurusan

Belanjawan, KKM

Terima KelulusanKemukakan Sijil AP58(a)dan Dokumen Berkaitan

ke JANM


BAHAGIAN KEWANGAN


Kuiri

Nota:Semua permohonan yang melangkau tahunmesti dihantar ke Cawangan PengurusanBelanjawan KKM untuk dikemukakanKewangan (MOF) untuk kelulusan.

Kemukakan SijilAP58(a) dan DokumenBerkaitan (Bil, Invois,

LO, DO) ke JANM

SediakanMaklum Balas dan

Kemukakan Semula ke Cawangan

PengurusanBelanjawan, KKM

Lulus

TamatTolak

Tamat

Rekod dan Fail

Lulus/Tidak Lulus


kata-kata aluan pengurusan... · pindah peruntukan belanja mengurus di peringkat ptj ... format...

Documents