kata-kata aluan - moh.gov.my perolehan dan... · proses kerja senarai semak 8. menampal notis...

BAHAGIAN PEROLEHAN & PENSWASTAAN

PROSEDUR STANDARD

Kata-Kata AluanSaya mengucapkan tahniah kepada pegawai-pegawai Kementerian Kesihatan Malaysia (KKM) yang telah berjaya mengeluarkan Kit Program Pengurusan yang mengandungi Prosedur Standard (Standard Operating Procedure – SOP) bagi tugas-tugas pengurusan sumber manusia, pengurusan kewangan, perolehan, khidmat pengurusan, perakaunan, dasar hubungan antarabangsa, latihan, pembangunan dan kompetensi. Kit Pengurusan ini adalah merupakan bahan rujukan bagi anggota KKM dalam melaksanakan tugas seharian.

Seperti mana yang kita sedia maklum, Kementerian sering menerima aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan oleh penjawat awam KKM. Di samping itu, KKM juga sering menerima teguran audit dan teguran-teguran tersebut adalah merupakan kesalahan-kesalahan yang berulang yang dilakukan oleh Pusat Tanggungjawab (PTJ).

Pelbagai tindakan dan penambahbaikan telah dilakukan oleh KKM dalam menangani aduan-aduan mengenai perkhidmatan yang diberikan bagi mengurangkan teguran ketidakakuran dalam pengurusan kewangan oleh pihak Jabatan Audit Negara.Ini termasuklah mengadakan latihan seperti kursus yang berkaitan dengan pengurusan sumber manusia, kewangan, perolehan, perakaunan dan lain-lain. Di samping itu, aktiviti-aktiviti naziran, lawatan dan lain-lain juga telah dijalankan bagi menunjuk ajar anggota KKM yang terlibat dalam pengurusan kewangan. Di samping itu, tindakan punitif juga telah diambil terhadap anggota KKM yang didapati cuai atau berterusan melanggar peraturan kewangan yang ditetapkan.

Dengan ini, adalah diharapkan isu ketidakpatuhan terhadap peraturan Kerajaan dan aduan daripada pelanggan akan dapat dikurangkan. Kit ini juga akan dipertingkatkan dari semasa ke semasa berdasarkan keperluan dan perubahan. Adalah diharapkan semua pihak akan menggunakan Kit ini ke arah mencapai kecemerlangan dalam penyampaian perkhidmatan di KKM.

Sekian, terima kasih.

DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM

DATUK FARIDA MOHD ALIKetua Setiausaha, KKM

Bahagian Perolehan_1.1(ROB).indd 1 9/6/13 11:05 AM


1PROSEDUR STANDARD

SENARAI KANDUNGAN

Perkara Muka Surat

Tatacara Proses Perolehan & Perolehan Secara Kontrak Pusat/Kontrak Pusat Sistem Panel

2

Perolehan Secara Pembelian Terus 5

Perolehan Secara Sebutharga 8

Perolehan Secara Tender 15

Perolehan Secara Rundingan Terus 23

Permohonan Kelulusan Barangan Import daripada Kementerian Perdagangan Antarabangsa dan Industri (MITI)

26

Perolehan Secara eBidding 32

Sebutharga/Tender Secara ePerolehan 45

Pengurusan Sistem Maklumat Perolehan Kerajaan (GPIS) 54

Pentadbiran Kontrak Perolehan Kerajaan 57

Tatacara Penerimaan Aset Alih Kerajaan 64

Tatacara Pendaftaran Aset Alih Kerajaan 66

Tatacara Penggunaan, Penyimpanan dan Pemeriksaan Aset Alih Kerajaan 69

Tatacara Penyelenggaraan Aset Alih Kerajaan 71

Tatacara Pelupusan Aset Alih Kerajaan 73

Tatacara Kehilangan dan Hapus Kira Aset Alih Kerajaan 79

Tatacara Penerimaan Stok 91

Tatacara Merekod dan Menyimpan Stok 94

Tatacara Pengeluaran Stok 96

Tatacara Pengiraan Stok 98

Tatacara Pemeriksaan Stok 100

Tatacara Verifikasi Stor 102

Tatacara Pelupusan Stok Bernilai Rendah 104

Tatacara Kekurangan Stok Bernilai Rendah 106



PROSEDUR STANDARD2

TATACARA PROSES PEROLEHAN & PEROLEHAN SECARA KONTRAK PUSAT/ KONTRAK PUSAT SISTEM PANEL

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Kontrak Perbendaharaan2. SPP Bil. 5 Tahun 20073. SPP Bil. 5 Tahun 20094. Arahan Perbendaharaan

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK

1. Menyemak dan memastikan perolehan perkhidmatan/bekalan tersenarai di dalam Pekeliling Kontrak Perbendaharaan/Pekeliling Kementerian Kesihatan Malaysia.

Laman web Kementerian Kewangan/portal Kementerian Kesihatan Malaysia (www.treasury.gov.my)/(www.moh.gov.my)

2. a) Jika tersenarai dalam Kontrak Pusat: Laksanakan perolehan dengan syarikat panel yang dilantik dengan kaedah:i. Pembelian Terus; atauii. Sebutharga.

PEMBELIAN TERUS

Bekalan/Perkhidmatan Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama Tidak Melebihi RM50,000 Setahun

Kerja Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama Tidak Melebihi RM20,000 Setahun

Pakejkan Keseluruhan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan/Kursus tidak Melebihi RM50,000.00 Setahun

SEBUTHARGA

Bekalan/Perkhidmatan Nilai Perolehan Tahunan/ Nilai Kontrak Melebihi RM50,000 Hingga RM500,000

KerjaNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM20,000 Hingga RM200,000

b) Jika BUKAN tersenarai dalam Kontrak Pusat: Laksanakan perolehan di pasaran terbuka dengan kaedah:i. Pembelian Terus; atauii. Sebutharga; atauiii. Tender.



PROSEDUR STANDARD 3


TENDER

Bekalan/PerkhidmatanNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM500,000

KerjaNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM200,000

3. Melaksanakan perolehan mengikut tatacara yang telah ditetapkan/bersesuaian.



PROSEDUR STANDARD4

CARTA ALIRAN: TATACARA PROSES PEROLEHAN & PEROLEHAN SECARA

KONTRAK PUSAT/KONTRAK PUSAT SISTEM PANEL

Mula

Semak Peruntukan

Beli dengan Kontrak Pusat/Kontrak Pusat Sistem Panel

Semak Sama Ada Perkhidmatan/Bekalan Tersenaraidalam Kontrak Pusat/Kontrak Pusat Sistem Panel

Ya

>RM50,000

>RM500,000

Tidak

Mengikut Had Nilai Perolehan

SebuthargaPembelian Terus

Pembelian Terus

Sebutharga Tender

>RM50,000 - RM500,000

Tersenarai?

<RM50,000/>RM50,000

<RM50,000

<RM50,000/>RM50,000

<RM50,000



PROSEDUR STANDARD 5

PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS

PUNCA KUASA:

1. SPP Bil. 12 Tahun 20072. Arahan Perbendaharaan


1. Menerima permohonan perolehan secara pembelian terus daripada pengguna.

Perolehan Kurang daripada RM50,000

2. Mengesahkan peruntukan.

3. Laksanakan kajian pasaran. Jawatankuasa Spesifikasi (dilantik oleh Ketua Agensi yang menyediakan spesifikasi)

Maklumat yang Perlu Disediakan: i. Maklumat Kualiti Barangan/

Perkhidmatan/Kerja;ii. Kegunaan;iii. Pembungkusan;iv. Warna;v. Kos Penyenggaraanvi. Lokasi; danvii. Butir-butir Lain yang Berkaitan.

4. Menyemak nilai perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja.

Bekalan/Perkhidmatan Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama Tidak Melebihi RM50,000 Setahun

Kerja Berlainan Fungsi dari Punca yang Sama Tidak Melebihi RM20,000 Setahun

Pakejkan Keseluruhan Perolehan Perkhidmatan Kemudahan Latihan/Kursus Tidak Melebihi RM50,000 Setahun

5. Lengkapkan maklumat Borang Permohonan Pesanan Kerajaan.

Borang Permohonan Pesanan Kerajaan

6. Pesanan Kerajaan diluluskan oleh pegawai yang diberi kuasa.

Dokumen Pesanan Kerajaan

7. Laksanakan pembelian terus. Keluarkan Pesanan Kerajaan Terlebih Dahulu Sebelum Bekalan/Perkhidmatan Dilaksanakan



PROSEDUR STANDARD6


8. Terima tuntutan pembayaran daripada pembekal.

Invois/Bil/Resit/Dokumen Sokongan

9. Kemukakan dokumen untuk pembayaran.



PROSEDUR STANDARD 7

CARTA ALIRAN: PEROLEHAN SECARA PEMBELIAN TERUS

Mula

Sahkan Peruntukan dan Laksanakan Kajian Pasaran

Sediakan Nota Minta

Lengkapkan Maklumat Borang Permohonan Pesanan Kerajaan

Pegawai yang Diberi Kuasa Meluluskan Pesanan Kerajaan

Laksanakan Pembelian Terus

Terima Invois daripada Pembekal dan Dokumentasi yang Berkaitan

Kemukakan Dokumen untuk Pembayaran

Tamat



PROSEDUR STANDARD8

PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA

PUNCA KUASA:

1. SPP Bil. 4 Tahun 19952. SPP Bil. 5 Tahun 20093. Arahan Perbendaharaan


1. Menerima permohonan untuk perolehan secara sebutharga.

Nilai Perolehan Melebihi RM50,000 - RM500,000

Perolehan Tidak Dibuat Secara PECAH KECIL

2. Menyediakan spesifikasi. Jawatankuasa Spesifikasi (dilantik oleh Ketua Agensi yang menyediakan spesifikasi)


Perkhidmatan/Kerjaii. Harga;iii. Kegunaan;iv. Kos Penyenggaraan;v. Lokasi; dan vi. Faktor-faktor Lain yang Berkaitan

3. Mengesahkan peruntukan. Peruntukan Mencukupi

4. Melaksanakan kajian pasaran. Berdasarkan:i. Perolehan Lampau; dan/atauii. Modul Kajian Pasaran Sistem eP; dan/

atauiii. Maklumat Daripada Anggaran Syarikat/

Agensi Berkaitan

5. Menentukan syarat kelayakan penyebutharga untuk pelaksanaan.

Bekalan/Perkhidmatan Nilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak Melebihi RM50,000 - RM500,000

Nilai RM50,000 - RM100,000 Dipelawa di Kalangan Pembuat/Pembekal Tempatan Bertaraf Bumiputera



PROSEDUR STANDARD 9


Nilai Perolehan Melebihi RM100,000 hingga RM500,000 Terbuka Kepada Pembekal Tempatan Bertaraf Bumiputera dan Bukan Bumiputera

KerjaNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM20,000 hingga RM200,000

6. Menyediakan dokumen sebutharga. Bekalan/Perkhidmatani. Lampiran Q, SPP Bil. 5 Tahun 2009;ii. Arahan kepada Penyebut Harga;iii. Syarat-syarat Am/Syarat-syarat Khas

yang Jelas (Tawaran ex-stock TIDAK akan dipertimbangkan);

iv. Format Kontrak Jika Berkaitan;v. Spesifikasi;vi. Pengalaman/Senarai Pesanan Bekalan/

Perkhidmatan yang Sedang dan Telah Dibuat (jika perlu); dan

vii. Lampiran B, SPP Bil. 5 Tahun 2009

Kerjai. Lampiran Q, SPP Bil. 5 Tahun 2009;ii. Arahan Kepada Penyebut Harga;iii. Syarat-syarat Sebutharga;iv. Borang sebutharga Termasuk Ringkasan

Sebutharga/Senarai Kuantiti (tetap/sementara);

v. Spesifikasi;vi. Pelan Tapak Bina dan Lukisan Teknikal

(jika ada);vii. Jadual Kadar Harga (jika perlu);viii. Pengalaman/Senarai Kerja dalam

Tangan; danix. Lampiran B, SPP Bil. 5 Tahun 2009

7. Mempelawa tidak kurang daripada lima (5) pembuat/pembekal.

Bekalan/PerkhidmatanBerdaftar dengan Kementerian Kewangan

KerjaBerdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor/CIDB/PUKONSA (Sabah)/UPKJ (Sarawak)



PROSEDUR STANDARD10


8. Menampal Notis Sebutharga di Papan Kenyataan Awam Agensi dan mempelawa penyebut harga yang dikenalpasti dalam tempoh minimum tujuh (7) hari berturut-turut.

Maklumat Notis Sebutharga yang Ditawarkan:i. Agensi yang Memanggil Sebutharga;ii. Tajuk Sebutharga;iii. Syarat Kelayakan Penyebutharga;iv. Bidang/Kelas/Kepala/Sub Kepala/Gred

Pendaftaran; danv. Tempat Sebutharga Perlu Dihantar,

Tarikh dan Waktu Tutup

9. Ketua Jabatan melantik Jawatankuasa Pembuka Sebutharga secara bertulis.

10. Memasukkan anggaran harga Jabatan dalam peti sebutharga.

Peti Tawaran Sebutharga Mempunyai Dua (2) Kunci Berbeza dan Dipegang oleh Salah Seorang Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional

11. Menetapkan jam 12.00 tengah hari pada hari sebutharga ditutup (hari bekerja) sebagai tarikh tutup pelawaan dan tawaran yang lewat tidak akan diterima.

Tempoh Sah Laku Sebutharga Adalah tidak Melebihi 90 Hari Selepas Sebutharga Ditutup

Permohonan Lewat Diterima, Dicop LEWAT dengan Waktu Terimaan dan Ditandatangani oleh Pengantar Dokumen Serta Dokumen Tidak Diproses

12. Menyediakan senarai semak dokumen yang dikemukakan oleh penyebutharga untuk semakan Jawatankuasa Pembuka Sebutharga.

Senarai Semak Seperti di Lampiran B,SPP Bil. 5 Tahun 2009

Lampiran Q Direkodkan oleh Jawatankuasa Pembuka Sebutharga (nombor siri, tarikh & masa buka sebutharga)

13. Menyediakan Kertas Taklimat Sebutharga. Maklumat yang Perlu Dimasukkan dalam Kertas Taklimat Sebutharga:

i. Salinan Borang/Notis Sebutharga; ii. Salinan Spesifikasi Sebutharga;iii. Jadual Sebutharga;iv. Senarai Syarikat yang Telah Dijemput

dan Syarikat yang Menjawab/Tidak Menjawab;

v. Salinan Sijil Pendaftaran dengan Kementerian Kewangan/PKK/LPIPM/CIDB;

vi. Laporan Penilaian Sebutharga;



PROSEDUR STANDARD 11


vii. Kertas Perakuan/Taklimat Sebutharga; dan

viii. Lain-lain Maklumat Berkaitan

14. Membuat penilaian dan kemukakan laporan kepada Urusetia Sebutharga oleh Jawatankuasa Penilaian Harga/Teknikal yang dilantik oleh Ketua Jabatan.

Laporan Penilaian Teknikal/Harga MESTI Ditandatangani oleh Ahli Jawatankuasa

15. Jawatankuasa Sebutharga yang dilantik secara bertulis oleh Ketua Jabatan.

Mesyuarat Jawatankuasa Sebutharga Dipengerusikan oleh Pegawai yang Dilantik Secara Bertulis oleh Pegawai Pengawal

Pegawai yang Menanggung Kerja Ketua Jabatan Tidak Dibenarkan Mempengerusikan Mesyuarat Sebutharga

Pelaksanaan Integrity Pact (Lampiran D&E)

Keputusan Dicapai Secara Sebulat Suara dan Ditandatangani oleh Semua Ahli Mesyuarat

Keputusan TIDAK BOLEH Dibuat Secara Edaran

Keutamaan Bumiputera bagi Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan(SPP Bil. 4 Tahun 1995)

Jadual Sebutharga Ditandatangani oleh Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga

16. Menyimpan maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan Jawatankuasa Sebutharga.

Minit Mesyuarat Sebelumnya Hendaklah Disahkan

Menyedia dan Memfailkan Keputusan Minit Mesyuarat Sebutharga yang Telah Ditandatangani oleh Semua Ahli

17. Mempamerkan keputusan muktamad sebutharga di papan kenyataan Agensi.

Maklumat yang Perlu Dipamerkan: i. Nama Syarikat yang Berjaya;ii. Harga Tawaran; daniii. Tempoh Siap/Penghantaran



PROSEDUR STANDARD12


18. Mengeluarkan Pesanan Kerajaan/Inden Kerja dalam tempoh lima (5) hari setelah terima keputusan Jawatankuasa Sebutharga.

Seperti di Lampiran A6, SPP Bil. 5 Tahun 2009

Surat Setuju Terima (SST) dan Kontrak Disediakan Kepada Penyebutharga yang Berjaya Bagi Kontrak yang Melebihi RM200,000/berkala

Penyebutharga Berjaya Hendaklah Mengemukakan Bon Pelaksanaan bagi Kontrak yang Melebihi RM200,000

Memastikan Buku Daftar Sebutharga Direkod dan Diselenggara dengan Lengkap




CARTA ALIRAN: PEROLEHAN SECARA SEBUTHARGA

Mula

Sediakan Spesifikasi, Sahkan Peruntukan dan Laksanakan Kajian Pasaran.Semak Kelayakan Penyebutharga

Pelawa Sebutharga

Pamerkan Notis Sebutharga di Papan Kenyataan(sekurang-kurangnya 7 Hari)

Tutup Tawaran Sebutharga. Jawatankuasa Pembuka SebuthargaMembuka Peti Tawaran pada Tarikh dan Masa yang Ditetapkan

serta Merekod Nombor Kod Setiap Penyebut Harga.Penilaian Jawatankuasa Penilaian (harga & teknikal)

Sediakan Kertas Taklimat Sebutharga untuk Dimuktamadkanoleh Jawatankuasa Sebutharga

Jawatankuasa Sebutharga yang telah Dilantik Secara Bertulisoleh Pegawai Pengawal Memuktamadkan Keputusan

Bentangkan diLembaga Perolehan ‘B’Kementerian Kesihatan

Malaysia

Tidak Diperakukan

Diperakukan

>RM50,000>RM50,000



PROSEDUR STANDARD14

Keluarkan Pesanan Kerajaan/Inden Kerja/Surat Setuju Terima (SST) kepadaSyarikat yang Berjaya dalam Tempoh 5 Hari. Selenggara Buku

Daftar Sebutharga

Tamat

Pamerkan Keputusan Muktamad Jawatankuasa Sebutharga di PapanKenyataan Jabatan dengan Menyatakan Nama Syarikat yang Berjaya, Harga

Tawaran dan Tempoh Penghantaran/Siap Secepat Mungkin




PEROLEHAN SECARA TENDER

PUNCA KUASA:

1. SPP Bil. 5 Tahun 20072. Arahan Perbendaharaan


1. Menerima permohonan untuk perolehan secara tender.

Nilai Perolehan Melebihi RM500,000

Perolehan Tidak Dibuat Secara PECAH KECIL

2. Menyediakan spesifikasi. Jawatankuasa Spesifikasi Hendaklah Dilantik oleh Ketua Agensi yang Menyediakan Spesifikasi

Spesifikasi yang Disediakan Hendaklah Ditanda Araskan (benchmark) dengan Barangan Buatan Tempatan yang Memenuhi Piawaian yang Diiktiraf

Bagi Perolehan Peralatan ICT, Spesifikasi Teknikal Hendaklah Diluluskan oleh MAMPU, JPM


Perkhidmatan/Kerja;ii. Kegunaan;iii. Pembungkusan;iv. Warna;v. Kos Penyenggaraan;vi. Lokasi; dan vii. Lain-lain Maklumat Berkaitan

3. Mengesahkan peruntukan. Peruntukan Mencukupi

Pastikan Perolehan Melalui Tender TIDAK BOLEH Dibuat Secara Pecah Kecil



PROSEDUR STANDARD16


4. Melaksanakan kajian pasaran. Berdasarkan:i. Perolehan Lampau; dan/atauii. Modul Kajian Pasaran Sistem eP; dan/

atauiii. Maklumat Daripada Anggaran Syarikat/

Agensi Berkaitan

5. Tentukan syarat kelayakan petender untuk Pelaksanaan.

Bekalan/PerkhidmatanNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM500,000

KerjaNilai Perolehan Tahunan/Nilai Kontrak yang Melebihi RM200,000

Tender Tidak Melebihi RM30 Juta Dipelawa Kepada Syarikat 100% Milik Warganegara Malaysia

Tender Bernilai RM30-50 Juta Dipelawa kepada:

i. Syarikat 100% Milik Warganegara Malaysia; atau

ii. Syarikat Tempatan yang Disenaraikan di Bursa Malaysia

Tender Melebihi RM50 Juta Dipelawa kepada:i. Syarikat 100% Milik Warganegara; atauii. Syarikat Tempatan yang Disenaraikan di

Bursa Malaysia; atauiii. Syarikat Usahasama yang

Diperbadankan di Malaysia dengan Syarat Pegangan Ekuiti Asing tidak Melebihi 49% dan Majoriti Ahli Lembaga Pengarah, Pengurusan dan Pekerja adalah Warganegara Malaysia.

6. Menyediakan dokumen tender. Maklumat yang Perlu Dimasukkan dalam Dokumen Tender:

i. Syarat-syarat dan Arahan kepada Petender (tawaran ex-stock TIDAK akan dipertimbangkan);

ii. Spesifikasi;





iii. Borang tender; Contoh Surat Setuju Terima Tender;

iv. Syarat-syarat Kontrak;v. Senarai Kuantiti/Ringkasan Tender;vi. Jadual Kadar Harga (jika berkenaan);vii. Lukisan Teknikal/Pelan (jika berkenaan)viii. Tempat Penghantaran;ix. Tempoh Siap Penghantaran;x. Cadangan Pemindahan Teknologi (jika

sesuai);xi. Prestasi/Rekod Pengalaman;xii. Profil dan Kedudukan Kewangan

Petender; danxiii. Senarai Semak Seperti di Lampiran A,

SPP Bil. 5 Tahun 2007

7. Mengiklankan tawaran tender. Tender tempatanSekurang-kurang Selama 21 Hari daripada Tarikh Dokumen Tender Dijual/Lawatan Tapak; dan

Sekurang-kurang dalam Satu (1) Akhbar Harian Utama Bahasa Melayu

Tender antarabangsaSekurang-kurang Selama 56 Hari daripada Tarikh Dokumen Tender Dijual/Lawatan tapak; dan

Sekurang-kurang dalam Satu (1) Akhbar Harian Utama Bahasa Melayu dan Satu (1) Akhbar Berbahasa Inggeris

Kemukakan Salinan Kenyataan Iklan Tender ke Laman Web Kementerian dan Pautan (hyperlink) kepada Portal MyGOVERNMENT (www.gov.my)

Masukkan Secara online Maklumat Tender Kerja di Laman Web LPIPM/CIDB



PROSEDUR STANDARD18


8. Mempelawa tender untuk setiap jenis perolehan bekalan/perkhidmatan/kerja mengikut kod bidang yang telah ditetapkan.

Bekalan/PerkhidmatanBerdaftar dengan Kementerian Kewangan

KerjaBerdaftar dengan Pusat Khidmat Kontraktor/CIDB/PUKONSA (Sabah)/UPKJ (Sarawak)

9. Memasukkan anggaran harga jabatan ke dalam peti tender.

Peti Tender Mempunyai Dua (2) Kunci Berbeza dan Dipegang oleh Salah Seorang Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional

10. Menyediakan senarai semak dokumen yang dikemukakan oleh petender untuk semakan Jawatankuasa Pembuka Peti Tender.

Seperti di Lampiran A, SPP Bil. 5 Tahun 2007

11. Menetapkan jam 12.00 tengah hari pada hari tender ditutup (hari bekerja) sebagai tarikh tutup pelawaan tender.

Tempoh Sah Laku Tender Minimum adalah 90 Hari Selepas Tender Ditutup

Tawaran Tender yang Lewat Diterima, Dicop LEWAT Dengan Waktu Terimaan dan Ditandatangani oleh Pengantar Dokumen serta Dokumen Tidak Diproses

12. Jawatankuasa Pembuka Peti Tender dilantik secara bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan.

Senarai Semak dan Borang Jadual Tender Dilengkapkan Seperti di Lampiran FI, F2 (bekalan/perkhidmatan) dan F3 (kerja)

Jadual Harga Tender Seperti di Lampiran G1 dan G2

13. Jawatankuasa Penilaian Teknikal/Harga hendaklah dilantik oleh Ketua Jabatan/Agensi yang mengiklankan tawaran tender.

Jawatankuasa Penilaian Teknikal Hendaklah Tidak Kurang daripada Tiga (3) Orang Ahli dan Seorang daripadanya Terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional

Jawatankuasa Penilaian Harga Hendaklah Tidak Kurang daripada Dua (2) Orang Ahli dan Seorang daripadanya Terdiri daripada Pegawai Kumpulan Pengurusan & Profesional

Penilaian Harga Secara Edaran TIDAK DIBENARKAN





Penilaian Tender Dilaksanakan Tidak Melebihi 30 Hari dari Tarikh Tawaran Tender Dikemukakan Kepada Jawatankuasa Penilaian

Laporan Penilaian Ditandatangani oleh Semua Ahli Jawatankuasa

14. Menyediakan Kertas Taklimat Tender untuk dibentangkan dalam Lembaga Perolehan KKM.

i. Laporan JK Penilaian Harga;ii. Laporan JK Penilaian Teknikal; daniii. Mengikut Format yang Telah Ditetapkan

15. Lembaga Perolehan KKM bersidang untuk memuktamadkan keputusan tender.

Lembaga Perolehan ‘A’ KKM bagi Nilai Perolehan Diantara RM20-RM50 Juta - Wakil Tetap adalah daripada Kementerian

Kewangan Malaysia

Lembaga Perolehan ‘B’ KKM bagi Nilai Perolehan Melebihi RM500,000 - RM20 juta - Wakil Tetap adalah daripada Jabatan Kerja

Raya

Pelaksanaan Integrity Pact (Lampiran D&E)

Keputusan Dicapai Secara Sebulat Suara dan Ditandatangani oleh Semua Ahli Mesyuarat

Keputusan TIDAK BOLEH Dibuat Secara Edaran

Keutamaan Bumiputera bagi Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan(SPP Bil. 4 Tahun 1995)

16. Menyimpan maklumat lengkap mengenai pertimbangan dan keputusan Lembaga Perolehan KKM.

Menyedia dan Memfailkan Keputusan Minit Mesyuarat Lembaga Perolehan KKM

Minit Mesyuarat yang Lepas Hendaklah Disahkan oleh Ahli Jawatankuasa Lembaga Perolehan KKM

17. Mempamerkan keputusan muktamad tender di papan kenyataan agensi, laman web Kementerian dan pautan (hyperlink) kepada portal MyGOVERNMENT (www.gov.my).



PROSEDUR STANDARD20


18. Mengeluarkan Surat Setuju Terima (SST) kepada petender berjaya secepat mungkin sebaik sahaja keputusan Lembaga diperolehi dan dalam tempoh sah laku tender.

Berdasarkan Syarat yang Telah Ditetapkan dalam Dokumen Tender

SST Ditandatangani oleh Pegawai Awam yang Telah Diturunkan Kuasa Secara Bertulis oleh Menteri KKM di Bawah Seksyen 2 Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973)




CARTA ALIRAN: PEROLEHAN SECARA TENDER

Mula

Sediakan Spesifikasi, Pengesahan Peruntukandan Laksanakan Kajian Pasaran. Sediakan Dokumen Tender

Keluarkan Notis Iklan di Akhbar Utama

Tutup Tender. Dokumen Tender Dibuka dan Dikod Penyenaraian Hargaoleh Jawatankuasa Pembuka Tender yang Dilantik Secara Bertulis

Hantar Dokumen/Contoh untuk PenilaianJawatankuasa Penilaian Teknikal/Kewangan yang telah

Dilantik Secara Bertulis oleh Agensi yang Mengiklankan Tender

Terima Laporan Penilaian Teknikal/Harga dalam Tempoh 21 Haridaripada Tarikh Dokumen Dikemukakan

Sediakan Kertas Taklimat Tender untuk Dimuktamadkanoleh Lembaga Perolehan Kementerian Kesihatan Malaysia

Tidak Diperakukan

Mesyuarat Lembaga Perolehan Kementerian Kesihatan Malaysia

Diperakukan?

Diperakukan



PROSEDUR STANDARD22

Keluarkan Surat Setuju Terima (SST)kepada Syarikat yang Berjaya dalam Tempoh 5 Hari

Tamat

Tandatangan SST dan Pastikan Bon Pelaksanaan Diterima daripadaPetender Berjaya Sekiranya Nilai Perolehan Melebihi RM200,000.00




PEROLEHAN SECARA RUNDINGAN TERUS

PUNCA KUASA:

1. Surat Arahan Perbendaharaan 17 April 20022. Surat Arahan Perbendaharaan 26 Mac 2008


1. Terima permohonan daripada pengguna hendaklah sekurang-kurangnya tiga (3) bulan sebelum tarikh mula program/projek dilaksanakan.

Garis Panduan Permohonan Perolehan Secara Rundingan Terus

2. Pastikan maklumat-maklumat berikut disertakan bersama permohonan.

i. Pengesahan Peruntukan;ii. Justifikasi Permohonan; daniii. Dokumen Sokongan (sekiranya ada)

3. Sediakan deraf surat permohonan kepada Pegawai Pengawal dan diangkat ke Kementerian Kewangan.

Minit CeraianKertas Cadangan

4. Terima keputusan daripada Kementerian Kewangan.

5. a) Jika melibatkan UKAS, JPM:i. Permohonan diangkat kepada Unit

Kerjasama Awam Swasta (UKAS), JPM.ii. Jawatankuasa di peringkat UKAS

memproses permohonan dan diangkat ke Jemaah Menteri.

iii. Terima keputusan daripada UKAS.

i. Kertas Cadangan Syarikat;ii. Perakuan Pegawai Pengawal;iii. Perakuan MOF ke Kabinet; daniv. Keputusan Kabinet

6. Tubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga. Surat Pelantikan oleh Pegawai Pengawal

7. Keluarkan Surat Niat kepada syarikat/ pembekal.

8. Laksanakan proses rundingan harga.

9. Bentangkan keputusan rundingan harga di Lembaga Perolehan KKM/Jawatankuasa Sebutharga Agensi (mana yang berkaitan).

10. Kemukakan Surat Setuju Terima (SST) kepada syarikat yang berjaya.



PROSEDUR STANDARD24

CARTA ALIRAN: PEROELHAN SECARA RUNDINGAN TERUS

Mula

Terima Permohonan daripada Pengguna

Sediakan Draf Surat Permohonan Kepada Pegawai Pengawaldan Surat Permohonan ke Kementerian Kewangan

Kemukakan Surat Permohonan kepada Kementerian KewanganSetelah Dipersetujui oleh Pegawai Pengawal

Terima Keputusan daripada Kementerian Kewangan

Kemukakan Permohonan Kepada UKAS untuk Diangkat ke Jemaah Menteri

Terima Keputusan daripada UKAS

Tubuhkan Jawatankuasa Rundingan Harga

Laksanakan Proses Rundingan Harga

Bentangkan Keputusan Rundingan Harga di Lembaga Perolehan KKM

Kemukakan Surat Setuju Terima (SST) kepada Syarikat yang Berjaya




Maklumkan Keputusan Lembaga Perolehan KKMkepada Kementerian Kewangan

Dapatkan Pengesahan Bon Pelaksanaan daripada Institusi Kewangan

Tandatangan Dokumen Perjanjian

Tamat



PROSEDUR STANDARD26

PERMOHONAN KELULUSAN BARANGAN IMPORT DARIPADA KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA DAN INDUSTRI (MITI)

PUNCA KUASA:

1. SPP Bil. 7 Tahun 20022. Borang Lampiran A daripada laman web MITI


1. Mengenal pasti peralatan yang diperlukan oleh hospital melalui semakan dengan Jabatan di hospital/klinik yang terlibat.

2. Menyediakan senarai cadangan Pelantikan Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi.

Senarai Nama Pengerusi dan Ahli

3. Ketua Jabatan melantik Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi.

Senarai Cadangan Nama Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi

4. Menyediakan senarai cadangan pelantikan Jawatankuasa Penilaian Teknikal (JKPT) dan Jawatankuasa Penilaian Harga (JKPH) untuk tujuan pelantikan.

Senarai Nama Pengerusi dan Ahli

5. Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi menyediakan spesifikasi.

6. Melaksanakan market survey/semakan perolehan lampau untuk mengenalpasti jenama, model, negara pembuat dan anggaran harga jabatan.

7. Memastikan peruntukan mencukupi. Surat Pengesahan Peruntukan dari PTJ Berkaitan

8. Mengemukakan permohonan ke Bahagian Perolehan dan Penswastaan (tender) ataupun Bahagian Kewangan Hospital (sebutharga) untuk tujuan permohonan barangan import dan pelantikan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga.

i. Spesifikasi;ii. Surat Pengesahan Peruntukan;iii. Anggaran Harga Jabatan;iv. Jenama, Model, Negara Pembuat; danv. Senarai Cadangan Jawatankuasa

Penilaian Teknikal dan Harga

9. Melantik Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga.

i. Senarai Cadangan Jawatankuasa Penilaian Teknikal; dan

ii. Senarai Cadangan Jawatankuasa Penilaian Harga





10. Menyediakan surat permohonan kelulusan barangan import ke MITI.

i. Spesifikasi;ii. Anggaran Harga Jabatan;iii. Jenama, Model, Negara Pembuat;iv. Surat Permohonan ke MITI; danv. Lampiran A (borang daripada MITI)

11. Mengemukakan surat permohonan kelulusan barangan import ke MITI.

i. Spesifikasi;ii. Anggaran Harga Jabatan;iii. Jenama, Model, Negara Pembuat;iv. Surat Permohonan ke MITI; danv. Lampiran A (borang daripada MITI)

12. Menunggu kelulusan barangan import daripada MITI.

13. Setelah menerima keputusan daripada MITI, semakan terhadap keputusan MITI perlu dibuat samada pihak MITI meluluskan barangan import ataupun tidak.

Surat Keputusan daripada MITI

14. Sekiranya MITI meluluskan barangan import maka proses pengiklanan boleh dimulakan.

15. Sekiranya MITI tidak meluluskan barangan import maka perlu mengenal pasti syarikat pengeluar tempatan yang disyorkan oleh MITI.

Surat Keputusan daripada MITI

16. Setelah mengenal pasti syarikat pengeluar tempatan maka dapatkan spesifikasi dan katalog daripada pengeluar tempatan untuk penilaian teknikal.

i. Spesifikasi Peralatan daripada Pengeluar Tempatan; dan

ii. Katalog

17. JKPT perlu membuat penilaian teknikal bagi barangan tempatan.

i. Spesifikasi Peralatan daripada Pengeluar Tempatan;

ii. Katalog; daniii. Spesifikasi Jabatan Pengguna

18. Sekiranya JKPT meluluskan spesifikasi barangan tempatan maka urusan perolehan boleh dilaksanakan dengan mempelawa pengeluar tempatan.

Laporan Penilaian Teknikal bagi Peralatan daripada Pengeluar Tempatan



PROSEDUR STANDARD28


19. Sekiranya JKPT tidak meluluskan spesifikasi barangan tempatan maka rayuan ke MOF perlu dibuat supaya dapat memperolehi barangan import kerana barangan tempatan tidak lulus teknikal.

i. Surat Keputusan daripada MITI;ii. Laporan Penilaian Teknikal bagi

Peralatan daripada Pengeluar Tempatan;iii. Spesifikasi Peralatan daripada Pengeluar

Tempatan;iv. Katalog;v. Spesifikasi Jabatan Pengguna;vi. Surat Permohonan ke MOF; danvii. Borang permohonan ke MOF

20. Setelah menerima kelulusan daripada MOF, pelaksanaan perolehan secara tender/sebutharga perlu dilaksanakan untuk memperolehi barangan import.

Surat kelulusan daripada MOF




CARTA ALIRAN: PERMOHONAN KELULUSAN BARANGAN IMPORT DARIPADA

KEMENTERIAN PERDAGANGAN ANTARABANGSA DAN INDUSTRI (MITI)

Mula

Kenal Pasti Alat yang Hendak Dibeli

Sediakan Senarai Cadangan Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi

Pelantikan Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi

Menyediakan Senarai Cadangan PelantikanJawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Harga

Penyediaan Spesifikasi oleh Jawatankuasa Penentuan Spesifikasi

Melaksanakan Market Survey/Semakan Perolehan Lampauuntuk Mengenal Pasti Jenama, Model, Negara Pembuat

dan Anggaran Harga Jabatan

Memastikan Peruntukan Mencukupi

Mengemukakan Permohonan ke Bahagian Perolehandan Penswastaan (tender) ataupun Bahagian Kewangan

Hospital (sebutharga) untuk Tujuan Permohonan Barangan Importdan Pelantikan Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga

Melantik Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Harga



PROSEDUR STANDARD30

Menyediakan Surat Permohonan Kelulusan Barangan Import ke MITI

Mengemukakan Surat Permohonan Kelulusan Barangan Import ke MITI

Menunggu Kelulusan Barangan Import daripada MITI

Sekiranya MITIMeluluskan Barangan

Import makaProses Pengiklanan

Boleh Dimulakan

Tidak LulusMITI

LulusMITI

Setelah Menerima Keputusan daripada MITI,Semakan Terhadap Keputusan MITI Perlu Dibuat Sama Ada Pihak MITI

Meluluskan Barangan Import ataupun Tidak

Sekiranya MITI TidakMeluluskan Barangan

Import maka PerluMengenal Pasti Syarikat

Pengeluar Tempatan yangDisyorkan oleh MITI

Tender/Sebutharga

KeputusanMITI

Setelah Mengenal PastiSyarikat Pengeluar

Tempatan maka DapatkanSpesifikasi dan Katalog

dari Pengeluar Tempatanuntuk Penilaian Teknikal




PenilaianTeknikal

Tamat

Setelah MenerimaKelulusan daripada MOF,Pelaksanaan Perolehan

Secara Tender/Sebutharga

Perlu Dilaksanakan

Sekiranya JKPT TidakMeluluskan Spesifikasi

Barangan Tempatanmaka Rayuan ke MOFPerlu Dibuat supayaDapat Memperolehi

Barangan Import KeranaBarangan TempatanTidak Lulus Teknikal

JKPT Perlu MembuatPenilaian Teknikal

Barangan Tempatan

Sekiranya JKPTMeluluskan Spesifikasi

Barangan Tempatanmaka Urusan Perolehan

Boleh Dilaksanakandengan MempelawaPengeluar Tempatan

Tender/Sebutharga

Tidak LulusTeknikal

LulusTeknikal



PROSEDUR STANDARD32

PEROLEHAN SECARA eBIDDING

PUNCA KUASA:

1. SPP Bil. 2 Tahun 20122. Tatacara Pengurusan Perolehan secara eBidding3. Arahan Perbendaharaan4. Manual Pengguna Modul eBidding


KAWALAN UMUM

1. Urus setia menerima permohonan perolehan daripada pengguna.

2. Urus setia mengesahkan peruntukan. Peruntukan Mencukupi

3. Urus setia memastikan had nilai perolehan sama atau melebihi RM50,000.

Jika Kurang daripada RM50,000, Melaksanakan Perolehan Secara Pembelian Terus Melalui Sistem eP

4. Urus setia memastikan perolehan mematuhi kriteria eBidding.

Kriteria eBidding:i. Perolehan Bekalan/Perkhidmatan dan

Sistem Panel;ii. Spesifikasi/Skop yang Standard/

Seragam;iii. Siap untuk Diguna Pakai;iv. Tidak Disuai Padan (customized); atauv. Tidak Memerlukan Penilaian yang

KompleksJika Tidak, Laksanakan Perolehan Secara Sebutharga/Tender Melalui Sistem eP

5. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan melantik:i. Pelulusii. Jawatankuasa Pra-Kelayakan

Surat Lantikan Pelulus dan Jawatankuasa Pra-Kelayakan

PERINGKAT PERSEDIAAN

6. Urus setia menyemak dan memastikan terdapat minimum lima (5) pembekal yang layak melalui menu ‘Semakan Bilangan Pembekal’.

Kod Bidang dan Kriteria Kelayakan Pembekal yang Ingin Dicadangkan (jika ada)

Jika Kurang, Melaksanakan Perolehan Secara Sebutharga/Tender Melalui Sistem eP





7. Urus setia menubuhkan Jawatankuasa Pra-Kelayakan dan diluluskan oleh Pegawai Pelulus.

Minimum Tiga (3) Ahli Termasuk Minimum Seorang Pegawai yang Mahir, Berpengalaman dan Berkelayakan Tentang Barangan/Perkhidmatan Tersebut

Pengerusi Dilantik Secara Bertulis oleh Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan Mengikut Nilai Perolehan seperti Berikut:

i. Melebihi RM50,000 hingga RM500,000 Pegawai Kumpulan P&P/Gred Lain yang Bersesuaian (jika tiada pegawai kumpulan P&P) dengan Kelulusan Bertulis daripada Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga; atau

ii. Melebihi RM500,000 Pegawai Kumpulan P&P

8. Jawatankuasa Pra-Kelayakan menetapkan Kriteria Kelayakan Pembekal (jika ada).

i. Kriteria Kelayakan Pembekal:ii. Berdaftar dengan Kementerian

Kewangan;iii. Kod Bidang yang Sesuai;iv. Tempoh Pendaftaran Sentiasa Sah

(valid);v. Pilihan Negeri (locality);vi. Modal Berbayar; danvii. Lain-lain Perkara Bersesuaian.

9. Jawatankuasa Pra-Kelayakan menyediakan Spesifikasi.

Berdasarkan Kriteria eBidding

10. Jawatankuasa Pra-Kelayakan menyediakan Kriteria Penilaian Pra-Kelayakan.

i. Kriteria Penilaian Pra-Kelayakan:ii. Tawaran harga Pra-Kelayakan

(permulaan) Pembekal Hendaklah dalam Lingkungan Nilai Peratusan yang Dianggarkan oleh Agensi;

iii. Pematuhan Spesifikasi Mandatori;iv. Pengalaman Minimum di Dalam Skop

Bidang Bekalan/Perkhidmatan;v. Keperluan Minimum Kakitangan

Teknikal/Jawatan-jawatan Lain Berkaitan; atau

vi. Lain-lain Perkara Bersesuaian.



PROSEDUR STANDARD34


11. Urus setia menetapkan Anggaran Harga Jabatan.

Berdasarkan:i. Harga Pasaran Semasa; dan/atauii. Harga Pembelian Lampau

12. Urus setia menetapkan Syarat/Terma dan Arahan kepada Pembekal semasa sertai eBidding.

Masukkan Peruntukan ‘Bantahan ke atas Spesifikasi yang Menjurus kepada Sesuatu Jenama’ dalam Notis/Dokumen atau Taklimat/Lawatan (jika ada)

13. Urus setia menyediakan Jadual Pelaksanaan/Bida.

Maklumat dalam Jadual Pelaksanaan/Bida:i. Tarikh Taklimat/Lawatan Tapak (jika

perlu);ii. Tarikh Mula dan Tarikh Tutup Notis

Pelawaan;iii. Tarikh Jemputan Pembekal yang Layak

Menyertai Bidaan atas Talian;iv. Tarikh Pengesahan Jemputan; danv. Tarikh, Masa Mula dan Masa Tamat

Bidaan atas TalianPersetujuan Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang Diturunkan Kuasa jika Terdapat Perubahan kepada Tarikh-tarikh Pelaksanaan eBidding

14. Urus setia menyediakan Pelan Kontingensi. Rujukan: Para 10, SPP Bil. 10 Tahun 2012

PERINGKAT PRA-KELAYAKAN

15. Urus setia mencipta permintaan eBidding. Maklumat Permintaan eBidding untuk Dikunci Masuk:

i. Pemilihan Kod Bidang;ii. Jawatankuasa Pra-Kelayakan;iii. Kriteria Kelayakan Pembekal;iv. Perincian Bida;v. Jadual Pelaksanaan/Bida;vi. Setting Paparan Pembekal; danvi. Perincian Item

16. Pelulus meluluskan permintaan eBidding.





17. Urus setia menyemak paparan automatik Notis Pelawaan eBidding di Portal eP.

Tempoh Notis Pelawaan eBidding:i. Minimum 5 Hari Berdasarkan Anggaran

Harga Jabatan dalam Nilai Sebutharga; atau

ii. Minimum 14 hari Berdasarkan Anggaran Harga Jabatan dalam Nilai Tender; dan

Waktu Terakhir Terima Tawaran Pra-Kelayakan oleh Pembekal (tarikh tamat tempoh Notis Pelawaan eBidding):Jam 12.00 Tengah Hari (hari bekerja)

18. a) Jika eBidding TIDAK melibatkan taklimat/lawatan tapak: Urus setia menyemak dan memastikan minimum lima (5) pembekal (kecuali perolehan Sistem Panel) yang mengunci masuk dan menyerah tawaran permulaan.

b) Jika eBidding melibatkan taklimat/lawatan tapak:i. Pastikan minimum lima (5) pembekal

hadir taklimat pembekal/lawatan tapak1; dan

ii. Kunci masuk Pendaftaran Kehadiran Pembekal.



19. Jawatankuasa Pra-Kelayakan membuat penilaian Pra-Kelayakan untuk mengesyorkan senarai pendek minimum lima (5) pembekal yang layak kepada Urus Setia untuk pertimbangan Lembaga Perolehan/ Jawatankuasa Sebutharga.

Jika Kurang, Menghentikan dan Membatalkan Proses eBidding

20. Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga Perolehan membuat perakuan senarai pendek minimum tiga (3) pembekal yang layak1

(kecuali perolehan Sistem Panel) dalam tempoh 14 hari dari tarikh tamat tempoh Notis Pelawaan eBidding.

Jawatankuasa SebuthargaAnggaran Harga Jabatan Melebihi RM50,000 - RM500,000; atau

Lembaga PerolehanAnggaran Harga Jabatan Melebihi RM500,000




PROSEDUR STANDARD36


21. Urus setia mempelawa minimum tiga (3) pembekal yang disenarai pendek oleh Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga Perolehan untuk bidaan atas talian.

22. Urus setia memastikan minimum tiga (3) pembekal yang dipelawa mengesahkan penyertaan bidaan atas talian.


PERINGKAT BIDAAN ATAS TALIAN

23. Urus setia memantau bidaan oleh pembekal. Tempoh Masa:Minimum 1 jam/Maksimum 2 jam;

Nilai Penurunan Minimum Bidaan:

Anggaran Harga Jabatan

Nilai Penurunan Minimum

Melebihi RM50,000 – RM500,000

RM200

Melebihi RM500,000 – RM1 juta

RM1,000

Melebihi RM1 juta RM2,500

Tempoh Sah Laku Tawaran Pembida:45 Hari dari Tarikh Bidaan atas Talian

24. Urus setia menyediakan dan menyerahkan penjadualan akhir bidaan kepada Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebutharga.

Jadual Pelaksanaan/Bida yang Dikemaskini

Persetujuan Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang Diturunkan Kuasa jika Terdapat Perubahan kepada Tarikh-tarikh Pelaksanaan eBidding

25. Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga Perolehan memutuskan pembekal yang berjaya:

i. secara mesyuarat/edaran;ii. dalam tempoh tujuh (7) hari bekerja

selepas tamat tarikh bidaan atas talian; dan

iii. berdasarkan pembida dengan harga tawaran terendah.





PERINGKAT PEMILIHAN AKHIR PEMBEKAL

26. Urus setia mengeluarkan SST melalui sistem dalam tempoh satu (1) hari dari keputusan Lembaga Perolehan/Jawatankuasa Sebutharga.

27. a) Urus setia memastikan pembida berjaya mengesahkan dan mengembalikan SST melalui sistem dalam tempoh 14 hari dari tarikh ianya dikeluarkan.

Makluman Keputusan kepada Semua Pembida yang Gagal Dijana Secara Automatik oleh Sistem

b) Jika pembida berjaya menolak SST/tidak mengesahkan SST mengikut tempoh, urus setia memutuskan tindakan bersesuaian:i. Keluarkan SST kepada pembida di

kedudukan berikutnya; atauii. Bidaan semula (tanpa menjemput

pembida yang menolak/tidak mengesahkan SST mengikut tempoh) melibatkan minimum tiga (3) pembida; atau

iii. Batal eBidding oleh Pelulus; daniv. Laporkan kepada Bahagian Perolehan

Kerajaan, Kementerian Kewangan dengan segera.

28. Urus setia memastikan pembekal mengemukakan Bon Pelaksanaan1 berserta SST (jika berkaitan) melalui sistem dalam tempoh 14 hari dari tarikh SST dikeluarkan.

PERINGKAT OBLIGASI KONTRAK

29. Pentadbir kontrak menerima dan mengesahkan Bon Pelaksanaan1 (jika berkaitan).

30. Pentadbir kontrak menyediakan dan mengunci masuk maklumat kontrak (jika berkaitan).

Maklumat Kontrak:i. Nama Kontrak;ii. Nilai Kontrak;iii. Tempoh Kontrak;iv. Bon Pelaksanaan;v. Syarikat Pembekal; danvi. Lain-lain Maklumat Berkaitan



PROSEDUR STANDARD38


31. Melaksanakan pentadbiran kontrak1

1 Secara manual2 Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa secara bertulis

untuk meluluskan pelaksanaan eBidding




CARTA ALIRAN: PEROLEHAN SECARA eBIDDING

Mula

Terima Permohonan Perolehan

Pengesahan Peruntukan

Pastikan Had Nilai Perolehan Melebihi RM50,000

KAWALAN UMUM

Pastikan Perolehan MematuhiKriteria eBidding

Pembelian TerusMelalui eP

<RM50,000/>RM50,000

Tidak

Ya

Sebutharga/TenderMelalui eP

Patuhi KriteriaeBidding?

>RM50,000 <RM50,000

Lantik:i) Pelulusii) Jawatankuasa Pra-Kelayakan



PROSEDUR STANDARD40


Semak dan PastikanMinimum 5 Pembekal yang Layak

Melebihi5 Pembekal?

PERINGKATPERSEDIAN

Ya

Tubuh dan LuluskanJawatankuasa Pra-Kelayakan

Tetapkan KriteriaKelayakan Pembekal

Sediakan Spesifikasi

Sediakan KriteriaPenilaian Pra-Kelayakan

Tetapkan Anggaran Harga Jabatan

Tetapkan Syarat/Termadan Arahan kepada Pembekal

Sediakan JadualPerlaksanaan/Bida

Sediakan Pelan Kontingensi

Tidak




Cipta Permintaan eBidding

Ya

PERINGKATPRA-KELAYAKAN

Luluskan Permintaan eBidding

Semak Notis Pelawaan eBidding

Jika TIDAK MelibatkanTaklimat/Lawatan Tapak:Semak dan Pastikan Minimum5 Pembida yang Kunci Masukdan Serahkan TawaranPermulaan

Jika MELIBATKAN Taklimat/Lawatan Tapak:i. Pastikan Minimum 5 Pembekal Hadir Taklimat; Pembekal/Lawatan Tapak1; danii. Kunci Masuk Pendaftaran Kehadiran Pembekal; daniii. Pastikan Minimum 5 Pembida yang Kunci Masuk dan Serah Tawaran Permulaan


Melebihi 5Pembekal/Pembida

Tidak



PROSEDUR STANDARD42

Ya

Buat Penialaian Pra-Kelayakanuntuk Senarai Pendek Sekurang-

kurangnya 5 Pembekal yang Layak

Buat Perakuan Senarai PendekSekurang-kurangnya 3 Pembekalyang Layak1 dalam Tempoh 5 atau

14 Hari Mengikut AnggaranHarga Jabatan

Pelawa Pembekal yang telahDisenaraikan Pendek untuk

Bidaan atas Talian

Semak dan Pastikan Sekurang-kurangnya 3 Pembida yang

Sahkan PenyertaanBidaan atas Talian

Henti dan Batal Proses eBidding

Sekurang-kurangnya5 Pembekalyang layak

Tidak

Ya


Sekurang-kurangnya3 Pembekalyang layak

Tidak




Pantau Bidaan oleh PembekalMengikut Nilai Penurunan dan

Tempoh 1-2 Jam yang Ditetapkan

PERINGKATBIDAAN ATASTALIAN

Sedia dan Serah PenjadualanAkhir Bidaan Kepada Lembaga

Perolehan/JawatankuasaSebutharga

Putuskan Pembekal yang Berjayadalam Tempoh 7 Hari Bekerja

Selepas Tamat TarikhBidaan atas Talian

Keluarkan SST Melalui Sistemdalam Tempoh 1 Hari

PERINGKATPEMILIHANAKHIRPEMBEKAL

Pastikan Pembida yang BerjayaSahkan SST Melalui Sistem

dalam Tempoh 14 Hari

Ya


Sekurang-kurangnya3 Pembidayang layak

Tidak



PROSEDUR STANDARD44

Pastikan Pembekal KemukakanBon Pelaksanaan1 (jika berkaitan)

dalam Tempoh 14 Hari

Terima dan Sahkan BonPelaksanaan1 (jika berkaitan)

Sediakan dan Kunci MasukMaklumat Kontrak (jika berkaitan)

Laksanakan Pentadbiran Kontrak1

Tamat

PERINGKATOBLIGASIKONTRAK

Ambil Tindakan Bersesuaiandan Lapor Segera ke MOF

Pembida BerjayaSahkan SST

Tidak

Ya

1 Secara manual2 Pelulus bermaksud Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan/Pegawai yang diturunkan kuasa secara bertulis

untuk meluluskan pelaksanaan eBidding




SEBUTHARGA/TENDER SECARA ePEROLEHAN

PUNCA KUASA:

1. SPP Bil. 5 Tahun 20072. SPP Bil. 6 Tahun 20083. SPP Bil. 5 Tahun 20094. Arahan Perbendaharaan5. Manual Panduan Pengguna ePerolehan


KAWALAN UMUM

1. a) Laksanakan ePerolehan bagi semua PTJ yang eP enabled.

Perolehan Bekalan dan Perkhidmatan(Pembelian Terus/Sebutharga/Tender/Kontrak Kementerian/Kontrak Pusat/Panel dan Tidak Termasuk Perkhidmatan Perunding); dan

Laporan Bulanan Penggunaan eP oleh CDCSB

b) Jika tidak laksanakan ePerolehan:i. PTJ kemukakan permohonan berserta

justifikasi kepada Bahagian Perolehan dan Penswastaan KKM; dan

ii. Bahagian Perolehan dan Penswastaan KKM kemuka permohonan kelulusan pengecualian kepada MOF melalui Pegawai Pengawal.

Tujuan:Membolehkan Unit eP, MOF dan CDCSB untuk Mengenal Pasti Kekangan yang Dihadapi oleh PTJ Berkenaan bagi Tujuan Pembangunan ‘Next Gen eP 2015’

PERSEDIAAN AWAL

2. Sediakan infrastruktur. i. Kemudahan ICT Boleh Diguna Pakai;ii. Pengguna Berikut Hadir Latihan;

- Urus Setia Sebutharga/Tender; - Pelulus; - Pengerusi Jawatankuasa Penyediaan

Spesifikasi; - Pengerusi Jawatankuasa Pembuka

Sebutharga/Tender; - Pengerusi Jawatankuasa Penilaian

Teknikal; - Pengerusi Jawatankuasa Penilaian

Kewangan; dan - Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga/

Lembaga Perolehan



PROSEDUR STANDARD46


iii. Semua Pengguna Dibekalkan Kad Pintar Berdasarkan Kuasa dan/atau Had Nilai yang Ditetapkan; dan

iv. Profil Pengguna Diwujudkan dan Aktif di Dalam Sistem eP

3. Pegawai Pengawal/Ketua Jabatan laksanakan penurunan kuasa1 kepada Pegawai Pelulus.

Surat Penurunan Kuasa Melulus Berdasarkan Had Nilai Perolehan

4. Bentuk jawatankuasa dalam sistem. Surat Lantikan Ahli Jawatankuasa: i. Jawatankuasa Penyediaan Spesifikasi;ii. Jawatankuasa Pembuka Sebutharga/

Tender;iii. Jawatankuasa Penilaian Teknikal; daniv. Jawatankuasa Penilaian Kewangan

PENYEDIAAN DOKUMEN SEBUTHARGA/TENDER

5. Muatnaik softcopy dokumen sebutharga/tender ke dalam sistem(saiz maksimum 10MB, jika lebih guna kaedah zip/compressed file.

Dokumen Sebutharga/Tender

PELAWAAN SEBUTHARGA/TENDER

6. Semak dan pastikan hanya pembekal/syarikat yang eP enabled dibenarkan sertai sebutharga/tender.

Pendaftaran Pembekal dengan MOF

7. Pelawa minimum lima (5) pembekal/syarikat yang layak bagi sebutharga.

PEMBERITAHUAN SEBUTHARGA/PENGIKLANAN TENDER

8. Semak paparan Notis Sebutharga/Iklan Tender yang dijana secara automatik di Papan Kenyataan Sebutharga/Tender dalam laman web eP pada tarikh yang ditetapkan oleh Kementerian/Jabatan.

Tarikh Tutup Sebutharga/Tender Minimum 7 Hari (sebutharga)/21 Hari (tender) dari Tarikh Sebutharga/Tender Mula Dipelawa atau Tarikh Taklimat/Lawatan Tapak/Premis, yang Mana Terkemudian





Tetapkan Jam 12 Tengah Hari Pada Hari Sebutharga/Tender Ditutup (hari bekerja) Sebagai Waktu Tutup Tawaran Sebutharga/Tender. Selepas Waktu Tersebut, Dokumen Sebutharga/Tender akan Dikeluarkan Secara Automatik daripada Papan Kenyataan Sebutharga/Tender dalam Laman Web eP dan Tawaran Tidak Dapat Diserah dalam Sistem

Tender tempatanIklankan dalam Sekurang-Kurangnya 1 Akhbar Harian Utama Bahasa Melayu dan Masukkan Sesalinan Iklan ke dalam Laman Web Serta Pautan (hyperlink) ke Portal MyGOVERNMENT

PENYERAHAN TAWARAN SEBUTHARGA/TENDER

9. Beri peringatan kepada pembekal/syarikat untuk serah tawaran secara atas talian ke dalam sistem dan secara manual sebagai back up.

Nyatakan Peraturan Berkaitan Penggunaan Tawaran yang Dihantar Secara Manual Sekiranya Terdapat Ganggungan kepada Sistem eP Berlaku dalam Dokumen Sebutharga/Tender dan Maklumkan kepada Pembekal:

“Tawaran yang Dihantar Secara Manual Hanya boleh Diguna Pakai apabila Gangguan kepada Sistem eP (aplikasi, pangkalan data dan infrastruktur di Data Centre eP) yang Diperakukan oleh Unit eP Berlaku pada Hari Sebutharga Ditutup dan Pengerusi Jawatankuasa Sebutharga Tidak Memberi Pelanjutan Waktu dan Tarikh Tutup. Proses Selanjutnya Hendaklah Dibuat Secara Manual Sehingga Selesai Proses Pengeluaran SST. Proses di dalam Sistem Akan Dihentikan Setakat Waktu dan Tarikh Tutup Tawaran Sebutharga. Tawaran Secara atas Talian yang Dihantar Tidak akan Diguna Pakai di dalam Proses Penilaian dan Pemilihan.”



PROSEDUR STANDARD48


PEMBUKAAN PETI TAWARAN SEBUTHARGA/TENDER

10. Buka peti tawaran pada masa dan tarikh yang ditetapkan:a) Secara manual

(hanya jika terdapat gangguan kepada sistem eP)

- Buka Peti Tawaran Sebutharga/Tender; dan

- Serah tawaran sebutharga/tender dan dokumen sokongan kepada Urus Setia Sebutharga/Tender

- Kemukakan laporan1 seperti di Lampiran III, SPP 6/2008 jika laksanakan Sebutharga/Tender secara manual kepada Unit eP dalam tempoh 10 hari bekerja.

b) Secara atas talian - Buka peti elektronik; - Cetak maklumat untuk penilaian; dan - Tandatangan, catatkan nama dan

jawatan Ahli Jawatankuasa Pembuka Sebutharga/Tender pada Jadual Sebutharga/Tender yang dijana dari sistem dan pamer di Papan Kenyataan.

Perakuan Bertulis oleh Unit eP, Kementerian Kewangan

PENILAIAN TEKNIKAL DAN KEWANGAN

11. Edar Jadual Perbandingan yang dijana dari sistem, dokumen tawaran sebutharga/tender dan dokumen sokongan/sampel (jika berkaitan) kepada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan.

12. Semak Buletin Tindakan dalam sistem untuk tentukan sebutharga/tender telah dibuka dan sedia dinilai.





13. Laksanakan proses penilaian:i. Secara bermesyuarat;ii. Muat naik laporan penilaian/dokumen

berkaitan ke dalam sistem; daniii. Cetak, tandatangan1 dan simpan laporan

untuk rujukan.

PERAKUAN KEPADA JAWATANKUASA SEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN

14. Satukan laporan penilaian daripada Jawatankuasa Penilaian Teknikal dan Jawatankuasa Penilaian Kewangan yang dijana melalui sistem.

Laporan Jawatankuasa Penilaian TeknikalLaporan Jawatankuasa Penilaian Kewangan

15. Sediakan Laporan Urusetia1, muat naik ke dalam sistem, senaraikan penyebut harga ikut keutamaan dan serah secara atas talian kepada Jawatankuasa Sebutharga/Lembaga Perolehan untuk pertimbangan.

16. Cetak dokumen melalui sistem dan edar kepada semua Ahli Jawatankuasa Sebutharga sebelum mesyuarat.

PERTIMBANGAN JAWATANKUASA SEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN

17. Semak Buletin Tindakan dalam sistem untuk pastikan sebutharga/tender telah sedia untuk pertimbangan.

18. Laksanakan proses pertimbangan:i. Secara bermesyuarat;ii. Muat naik keputusan ke dalam sistem;

daniii. Cetak, tandatangan1 dan simpan laporan

untuk rujukan.

SURAT NIAT DAN SURAT SETUJU TERIMA

19. Keluarkan Surat Niat dan/atau SST secara atas talian, cetak dan hantar kepada penyebut harga yang berjaya.

20. Pastikan penyebut harga peraku/sahkan penerimaan surat secara atas talian dalam tempoh lima (5) hari.



PROSEDUR STANDARD50


DOKUMEN KONTRAK

21. Muat naik dokumen kontrak yang telah ditandatangani1 ke dalam sistem dalam tempoh empat (4) bulan dari tarikh SST ditandatangani dan dikembalikan oleh penyebut harga yang berjaya.

PENJANAAN LAPORAN

22. Jana laporan berikut daripada sistem sepanjang tempoh sebutharga dilaksanakan untuk rekod:a) Laporan Diari Pengesanan Permintaan;b) Laporan Diari Pengesanan Sebutharga/

Tender;c) Laporan Perincian Cadangan;d) Laporan Perincian Sebutharga/Tender; dane) Laporan Perincian Penilaian Sebutharga/

Tender.

LAPORAN eBIDDING

23. Kemuka Laporan “Pelaksanaan Sekurang-kurangnya 75% Perolehan Kerajaan melalui Sistem ePerolehan” ke Cawangan Audit Dalam KKM melalui Bahagian Perolehan dan Penswastaan KKM mengikut suku tahun untuk pemantauan.

Format Laporan eBidding oleh MoF




CARTA ALIRAN: SEBUTHARGA/TENDER SECARA ePEROLEHAN

Mula

Sedia Infrastruktur

Buat Penurunan Kuasa1 Kepada Pengawai Pelulus

Bentuk Jawatankuasa

Muatnaik Softcopy Dokumen Sebutharga/Tender

Semak Bilangan Pembekal/Syarikat yang Layak

Pelawa Minimum 5 Pembekal/Syarikat

Semak Paparan di Papan Kenyataan Sebutharga/Tenderdalam Laman Web eP

PERSEDIAAN AWAL

PENYEDIAAN DOKUMENSEBUTHARGA/TENDER

PELAWAAN SEBUTHARGA/TENDER

PEMBERITAHUAN SEBUTHARGA/PENGIKLANAN TENDER



PROSEDUR STANDARD52

BukaPeti Elektronik

Edar Jadual Perbandingan

Ada Gangguankepada Sistem eP?

Tidak

Ya

Kemuka Laporanke Unit eP, MOFdalam Tempoh10 Hari Bekerja

Semak Buletin Tindakan

PENILAIAN TEKNIKALDAN KEWANGAN

Laksanakan Proses Penilaian1

Beri Peringatan1 Kepada Pembekal/Syarikatuntuk Turut Serah Tawaran secara Manual

Buka Peti secara Manual dan Teruskan Proses PerolehanSebutharga/Tender secara Manual sehingga Pengeluaran SST

PENYERAHAN TAWARANSEBUTHARGA/TENDER

PEMBUKAAN PETI TAWARANSEBUTHARGA/TENDER

Satukan Laporan

PERAKUAN KEPADA JAWATANKUASASEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN




Pastikan Penyebutharga Peraku/SahkanPenerimaan dalam Tempoh 5 Hari

Muatnaik Dokumen Kontrak yang telahDitandatangani dalam Tempoh 4 Bulan

DOKUMEN KONTRAK

Jana Laporan untuk Rekod

PENJANAAN LAPORAN

Sediakan Laporan Urusetia1

Cetak dan Edar Dokumen

Semak Buletin Tindakan

Laksanakan Poses Pertimbangan1

Keluarkan Surat Niat/Surat Setuju Terima, Cetak dan Hantar

JAWATANKUASA SEBUTHARGA/LEMBAGA PEROLEHAN

SURAT NIAT DANSURAT SETUJU TERIMA

Tamat



PROSEDUR STANDARD54

PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT PEROLEHAN KERAJAAN (GPIS)

PUNCA KUASA:

1. SPP Bil. 7 Tahun 20112. Garis Panduan Government Procurement Information System (GPIS)

BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK1. Melaksanakan Pengurusan ID Pengguna:

i. Permohonan penambahan/penghapusan ID pengguna melalui helpdesk GPIS;

ii. Permohonan penyelenggaraan ID pengguna melalui helpdesk GPIS; dan

iii. Sedia senarai ID pengguna bagi PTJ terlibat dan serah kepada Unit Data, BPK, MOF 3 hari sebelum latihan dan pelaksanaan GPIS di PTJ berkenaan melalui Lampiran 1, SPP 7/2011.

2. Dapatkan senarai perolehan yang dilaksanakan bagi setiap bulan bagi:

i. Pembelian terus;ii. Sebutharga;iii. Tender; daniv. eBidding.

3. Daftar semua kategori perolehan mulai 1 Januari 2011 (berdasarkan tarikh SST bagi sebutharga/tender, serta tarikh LO/ inden kerja bagi pembelian terus/requisition/lantikan terus) dalam GPIS dan pastikan maklumat sentiasa dikemaskini dengan tepat.

Meliputi Semua Kategori Perolehan iaitu Bekalan, Perkhidmatan Bukan Perunding dan Kerja yang Mempunyai Rekod/Dokumen Berikut: - No. LO - No. Tender/Sebutharga - Tarikh SST - No. Kontrak

Tempoh masa pendaftaran: - Pembelian Terus/Requisition/Lantikan

Terus Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas LO/Inden Kerja Dikeluarkan




BIL. PROSES KERJA SENARAI SEMAK - Sebutharga/Tender

Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas SST Dikeluarkan Kerana Maklumat Tersebut akan Dikemaskini Secara Automatik dalam Portal MyPROCUREMENT yang Boleh Diakses oleh Orang Awam

4. Lantik penyelia di peringkat Kementerian/Jabatan/PTJ untuk pantau GPIS.

5. Pantau kemasukan dan kesahihan data yang didaftarkan oleh PTJ.

6. Semak dan sahkan maklumat perolehan yang didaftarkan dalam GPIS melalui Modul Laporan Perolehan PTJ setiap bulan.

7. Sahkan dan bentang laporan keseluruhan pelaksanaan perolehan melalui Modul Laporan JPKA (Pengurusan Perolehan) dalam Mesyuarat JPKA setiap suku tahun.

Rujukan: Lampiran 2, SPP Bil. 7 Tahun 2011



PROSEDUR STANDARD56

CARTA ALIRAN: PENGURUSAN SISTEM MAKLUMAT PEROLEHAN KERAJAAN (GPIS)

Mula

Kemuka Senarai ID Pengguna kepada Unit Data, BPK, MOF dalam Tempoh3 Hari Bekerja Sebelum Latihan dan Pelaksanaan GPIS di PTJ Berkenaan

Dapatkan Senarai Perolehan yang Dilaksanakan bagi Setiap Bulan

Daftar Perolehan Dalam GPIS:i) Pembelian Terus/Requisition/Lantikan Terus Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas LO/Inden Kerja Dikeluarkanii) Sebutharga/Tender Selewat-lewatnya 3 Hari Selepas SST Dikeluarkan

Lantik Penyelia di Peringkat Kementerian/Jabatan/PTJ

Pantau Kemasukan dan Kesahihan Data yang Didaftarkan

Semak dan Sahkan Maklumat Perolehan yang Didaftarkan Setiap Bulan

Sahkan dan Bentang Laporan dalam Mesyuarat JPKA Setiap Suku Tahun

Tamat




PENTADBIRAN KONTRAK PEROLEHAN KERAJAAN

PUNCA KUASA:

1. SPP Bil. 5 Tahun 20072. Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Disemak 1973)3. Arahan Perbendaharaan


1. Pastikan petender yang berjaya kemukakan Bon Pelaksanaan (BP)/Wang Jaminan Pelaksanaan (WJP) bersama-sama dengan SST.

Bon Pelaksanaani. Dalam Bentuk Ringgit Malaysia (RM)ii. Dari Bank-bank/Institusi-institusi

Kewangan yang Dibenarkan oleh Perbendaharaan Sama Ada dalam Bentuk Jaminan Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Insurans/Takaful

iii. Dikemukakan dalam Tempoh 14 Hari dari Tarikh Keluar SST

Kontrak Bekalan/Perkhidmatani. 2.5% daripada Jumlah Harga Kontrak

Bernilai Melebihi RM200,000 hingga RM500,000; atau

ii. 5% daripada Jumlah Harga Kontrak Bernilai Melebihi RM500,000; atau

iii. Bagi Kontrak Bermasa (periodic contract) yang Berkuat Kuasa dalam Tempoh 2 Tahun/Lebih, Peratus dan Pengiraan Nilai Bon Pelaksanaan Dikira Mengikut Anggaran Harga Kontrak Setahun Sahaja dan Meliputi Keseluruhan Tempoh Kontrak Bermasa;

iv. Menggunakan Format di Lampiran J1, SPP 5/2007; dan

v. Sah Laku Jaminan Sehingga 12 Bulan Selepas Tamat Kontrak/Obligasi Terakhir

Kontrak Kerja (tempatan)i. WJP Sebanyak 5% daripada Jumlah

Harga Kontrak Bernilai Melebihi RM200,000 Sebagai Memenuhi Keperluan Bon Pelaksanaan;

ii. Menggunakan Format di Lampiran J2, SPP 5/2007; dan



PROSEDUR STANDARD58


iii. Sah Laku Jaminan Sehingga 12 Bulan Selepas Tamat Tempoh Tanggungan Kecacatan (DLP)

2. Semak Surat Jaminan dengan Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Syarikat Insurans/Syarikat Takaful yang berkenaan tentang kesahihan BP yang dikemukakan syarikat/firma.

i. Sekiranya ada pemalsuan:ii. Buat laporan polis; daniii. Lapor kepada Perbendaharaan bagi

kontrak bekalan/perkhidmatan; atauiv. Lapor pada PKK/CIDB bagi kontrak kerja.

Rujukan: Lampiran L1 dan L2, SPP Bil. 5 Tahun 2007

3. Sediakan kontrak dan pastikan syarat perjanjian kontrak disemak.

i. Terma Kontrak yang Telah Dipersetujui dan Dimuktamadkan oleh Penasihat Undang-Undang di Peringkat Negeri/Kementerian;

ii. Klausa Pencegahan Rasuah Dimasukkan dalam Dokumen Kontrak (Rujukan: Lampiran H, SPP 10/2010); dan

iii. Pastikan Kontrak Dibuat atas Nama Kerajaan Malaysia dan Ditandatangani oleh Menteri atau Mana-mana Pegawai Awam (atas jawatan) yang Diberi Kuasa Secara Bertulis oleh Menteri, Mengikut Bentuk Pemberikuasaan dan Had Nilai yang Diperuntukkan Sebelum Kontrak Ditandatangani

iv. [Rujukan: Jadual Sek. 9, Akta Kontrak Kerajaan 1949 (Semakan 1973)]

4. Edar satu (1) salinan draf dokumen kontrak untuk semakan dan persetujuan bersama pihak syarikat.

Draf Dokumen KontrakSurat Iringan





5. a) Sekiranya dipersetujui, minta syarikat:i. Buat salinan secukupnya;ii. Jilidkan dokumen kontrak;iii. Turunkan tandatangan dan disaksikan

dengan sempurna; daniv. Kemukakan kepada pentadbir kontrak

untuk tandatangan.b) Jika tidak, pastikan syarikat kemukakan

semula kepada pentadbir kontrak untuk semakan semula.

Salinan kepada:i. Pentadbir Kontrakii. Kementerian Kewangan (tender sahaja)iii. Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri,

KKMiv. Jabatan Audit Negarav. Penasihat Undang-undang KKMvi. Unit Audit Dalam KKMvii. Syarikat

6. Pastikan syarikat dan pentadbir kontrak tandatangan kontrak secepat mungkin.

Tempoh Maksima Empat (4) Bulan dari Tarikh Keluarnya SST(Rujukan: SPP Bil. 5 Tahun 2007)

Tarikh Kuat Kuasa Kontrak (effective date) ialah Tarikh SST Ditandatangani oleh Petender yang Berjaya

7. Pastikan syarikat buat pembayaran duti setem di Lembaga Hasil Dalam Negeri (LHDN)

i. Semua salinan dokumen kontrak dimatikan duti setem dan diserahkan kembali kepada pentadbir kontrak; dan

ii. Satu (1) salinan untuk simpanan syarikat bagi tujuan pembayaran.

8. Daftar/Rekod kontrak yang telah ditandatangani.

Buku Daftar Kontraki. Tender Terbuka; atauii. Tender Terhad; atauiii. Rundingan Terus

9. Edar termasuk perubahan kontrak/Arahan Perubahan, Sijil Lanjutan Masa (jika ada) kepada Akauntan Negara di Negeri/Akauntan Jabatan Mengakaun Sendiri dalam tempoh 14 hari dan simpan.

10. Selenggara Rekod Pembayaran Kontrak. Dokumen/Senarai Semak untuk Pembayaran:i. Peruntukan Mencukupi;ii. Dokumen Kontrak Teratur dan

Didaftarkan;iii. Perolehan/Bekalan Tidak Melebihi Nilai

Kontrak yang Ditetapkan;



PROSEDUR STANDARD60


iv. Sahkan Mode of Payment (lump sum/berkala) Berdasarkan Jadual Pembayaran;

v. Barangan Dibekalkan dengan Sempurna:a. Kuantiti Mencukupi;b. Kualiti Mengikut Spesifikasi; danc. Tempoh Serahan dan Lokasi yang

Ditetapkn;vi. DO (Nota Penghantaran)/Sijil T&C

(ujian dan pentauliahan)/LPO (Pesanan Tempatan)/Invois/Bil/Resit dan Lain-lain Dokumen Sokongan (jika perlu).

11. Ambil tindakan terhadap syarikat/firma perunding atas kesalahan (jika ada) yang tidak terhad kepada yang berikut:

i. Melanggar syarat pendaftaranii. Melanggar syarat tender/kontrakiii. Jenayah dan tanggungan sivil

a) Lapor ke MOF berserta bukti dan dokumen sokongan melalui Borang Aduan di Lampiran 3, SPP 6/2010 dengan segera melalui Kementerian; dan/atau

b) Ambil tindakan ke atas syarikat/firma perunding mengikut terma dan syarat yang diperuntukkan dalam perjanjian kontrak.

12. Denda syarikat (jika perlu):i. Tertakluk kepada terma dalam kontrak;

danii. Amaun denda ditentukan oleh

Pengurusan Jabatan mengikut kes (case-to-case basis).

Bekalan/Perkhidmatan/Kerja:Denda (penalti/LAD) Dibayar Melalui Potongan Tuntutan Bayaran kepada SyarikatNota:

i. LAD (Liquidated Ascertain Damages) – Kontrak Kerja

ii. Penalti – Kontrak Bekalan/Perkhidmataniii. Pemotongan Bon Pelaksanaan/Wang

Jaminan Pelaksanaan/Wang Tahanan Tidak boleh Dibuat bagi Tujuan Pembayaran Denda





13. Lepaskan Bon Pelaksanaan setelah obligasi kontrak selesai/lebih awal bagi perkhidmatan dan barang guna habis (consumable item) sekiranya agensi puas hati dan tiada sebarang tuntutan akan dibuat

a) Kontrak Bekalan/Perkhidmatani. Kemuka Surat Pelepasan (Letter of

Discharge) Jaminan Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Takaful seperti di Lampiran K, SPP 5/2007 kepada Bank/Syarikat Kewangan/ Bank Islam/Syarikat Insurans/ Syarikat Takaful berkenaan; dan

ii. Simpan salinan asal/salinan yang telah disahkan oleh Ketua Jabatan sebagai rekod.

b) Kontrak Kerjai. Keluarkan Perakuan Siap Kerja;ii. Maklumkan kontraktor secara bertulis

untuk ganti Jaminan asal dengan Jaminan baru bernilai 50% dari Jaminan asal; dan

iii. Lepaskan Bon Pelaksanaan asal.



PROSEDUR STANDARD62

CARTA ALIRAN: PENTADBIRAN KONTRAK PEROLEHAN KERAJAAN

Mula

Sahkan Jaminan Bank/Syarikat Kewangan/Bank Islam/Insurans/Takaful

Sah? Tidak

Tiada Pindaan

Sediakan Kontrak dan Pastikan Syarat Perjanjian Kontrak Disemak

Edar Draf Dokumen Kontrak untuk Semakan Syarikat

Ada Pindaan?

Ya

Ada Pindaan

Pastikan Syarikat:i) Buat Salinan Secukupnyaii) Jilidkan Dokumen Kontrakiii) Turunkan Tandatangan dan Disaksikan dengan Sempurnaiv) Kemukakan kepada Pentadbir Kontrak untuk Tandatangan

Pastikan Syarikat dan Pentadbir KontrakTandatangan Kontrak Secepat Mungkin/Dalam Tempoh 4 Bulan

Petender yang Berjaya KemukaBon Pelaksanaan/Wang Jaminan Pelaksanaandalam Tempoh 14 Hari dari Tarikh Keluar SST

LaporanSegerake MOF




Pastikan Syarikat Bayar Duti Setem

Daftar Kontrak

Edar dan Simpan Dokumen Kontrak dalam Tempoh 14 Hari

Selenggara Rekod Pembayaran Kontrak

MelanggarSyarat Kontrak?

• Ambil Tindakan Terhadap Syarikat/ Firma Perunding di atas dan Lapor Segera ke MOF• Denda Syarikat

Lepaskan Bon Pelaksanaan

Tamat

Tidak

Ya



PROSEDUR STANDARD64

TATACARA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB A)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan


1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Penerima. Surat Pelantikan Pegawai Penerima Aset Alih

2. Pegawai Penerima memeriksa butiran aset sebelum disahkan penerimaan.

Dokumen yang Perlu Disemak (jika berkenaan):-

i. Pesanan Rasmi Kerajaan;ii. Nota atau Bil Serahan;iii. Invois;iv. Dokumen Kontrak;v. Kad Jaminan;vi. Nota/Senarai Pembungkusan;vii. Perakuan Kualiti daripada Pembekal;viii. ‘Certificate of Origin’ bagi Barang

Import; danix. Surat Jaminan Pengambilan Balik bagi

Barangan Berhad Tempoh Dokumen lain yang Berkaitan

3. Jika:-a) Pengesahan tidak dapat dilakukan dengan

serta merta dokumen tersebut hendaklah dicatatkan “Diterima dengan syarat ianya disahkan kemudian secara diperiksa, dikira, diukur, ditimbang atau diuji”.

b) Terdapat kerosakan atau perselisihan, sediakan KEW-PA-1, sahkan dan kemukakan kepada pembekal.

Borang Laporan Penerimaan Aset Alih Kerajaan (KEW-PA-1)

4. Pemeriksaan teknikal dilakukan oleh Pegawai Bertauliah; jika perlu.

5. Pegawai Penerima perlu memastikan aset diterima dengan dokumen lengkap.

i. Surat Jaminan Pembekalii. Manual Penggunaaniii. Manual Penyelenggaraan




CARTA ALIRAN: TATACARA PENERIMAAN ASET ALIH KERAJAAN

Mula

Lantik Pegawai Penerima Aset

Periksa Butiran Aset Sebelum Disahkan Penerimaan

Ketua Jabatan

Pegawai Penerima

Lakukan Pemeriksaan Teknikal, Jika Perlu

Pastikan Aset Diterima dengan Dokumen Lengkap

Pegawai Bertauliah

Pegawai Penerima

Tamat



PROSEDUR STANDARD66

TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB B)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan


1. Pegawai Aset mendaftarkan aset dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh pengesahan penerimaan.

Daftar Harta Modal (KEW.PA-2); atauDaftar Inventori (KEW.PA-3)

2. Pegawai Aset mengesahkan pendaftaran ke atas punca maklumat dan dicop pengesahan pendaftaran.

a) Dokumen yang Diperlukan bagi:-i. Aset yang Dibeli:-ii. Pesanan Rasmi Kerajaan;iii. Nota Serahan;iv. Invois;v. Dokumen Kontrak;vi. Kad Jaminan;vii. Manual Pengguna; danviii. Dokumen Lain yang Berkaitan

b) Aset Sewa Beli:-i. Surat Ikatan Perjanjian; danii. Dokumen Lain yang Berkaitan

c) Aset Diterima daripada Sumber Lain:-i. Salinan Daftar Jika Terima Secara

Pindahan;ii. Surat Kelulusan Penerimaan Hadiah; daniii. Salinan Sijil Lucuthak

d) Aset yang Belum Pernah Berdaftar:-i. Maklumat di Fizikal Aset; danii. Sumber Lain Berkaitan

3. Pegawai Aset menyenaraikan semua aset yang dimiliki.

i. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4); atau

ii. Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5)

4. Pegawai Aset menyimpan Daftar Aset dalam fail kulit keras di dalam kabinet berkunci.

i. Daftar Harta Modal (KEW.PA-2); danii. Daftar Inventori (KEW.PA-3)

5. Pegawai Aset mengemaskini KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 dan mengemukakan Laporan Tahunan setiap 15 Februari setiap tahun.

i. Senarai Daftar Harta Modal (KEW.PA-4); ii. Senarai Daftar Inventori (KEW.PA-5); daniii. Laporan Tahunan Harta Modal dan

Inventori (KEW.PA-8)





6. Pegawai Aset melabelkan aset dengan Hak Kerajaan Malaysia (HKM) dan nombor siri pendaftaran.

7. Pegawai Aset menempatkan aset di lokasi yang telah ditentukan.

8. Pegawai Aset mengemaskini KEW.PA-7 (2 salinan). Satu (1) salinan disimpan oleh Pegawai Aset dan satu (1) salinan dipamer dalam bilik Pegawai yang bertanggungjawab.

Senarai Aset Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-7)



PROSEDUR STANDARD68

CARTA ALIRAN: TATACARA PENDAFTARAN ASET ALIH KERAJAAN

Mula

Daftar Aset

Sahkan Pendaftaran Beserta Cop

Pegawai Aset

Senaraikan Semua Aset dalam KEW.PA-4 dan KEW.PA-5

Daftar Aset Disimpan dalam Fail Kulit Keras di dalam Kabinet

Tamat

Kemaskini KEW.PA-4 dan KEW.PA-5 dan Kemukakan Laporan TahunanSebelum 15 Februari pada Setiap Tahun

Pegawai Aset/Ketua Jabatan

Label Aset Hak Kerajaan Malaysia dan Nombor Siri Pendaftaran

Tempatkan Aset Mengikut Lokasi yang Ditetapkan

Kemaskini KEW.PA-7

Pegawai Aset




TATACARA PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB C)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan


1. Pegawai Aset melaporkan apa-apa kerosakan jika berlaku sebarang kerosakan.

Borang Aduan Kerosakan Aset (KEW. PA-9)

2. Pegawai Aset menyediakan surat kebenaran Ketua Jabatan bagi aset aset yang ingin dibawa keluar dan merekod dalam KEW.PA-6.

i. Surat Kebenaran Ketua Jabatan; danii. Daftar Pergerakan Harta Modal dan

Inventori (KEW.PA-6)

3. Pegawai Aset dan Ketua Jabatan memastikan aset menarik dan bernilai tinggi disimpan di tempat yang selamat dan sentiasa di bawah kawalan pegawai bertanggungjawab.

4. Pegawai Aset menguruskan pelantikan dua (2) orang Pegawai Pemeriksa untuk lantikan Pegawai Pengawal.

Surat Pelantikan Pegawai Pemeriksa

5. Pegawai Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan sekurang-kurangnya satu (1) kali setahun dan mengemukakan laporan kepada Ketua Jabatan.

i. Laporan Pemeriksaan Harta Modal (KEW.PA-10); dan

ii. Laporan Pemeriksaan Inventori (KEW.PA-11)

6. Ketua Jabatan mengemukakan KEW.P-10, KEW.PA-11 dan KEW.PA-12 kepada Pegawai Pengawal.

i. KEW.PA-10;ii. KEW.PA-11; daniii. Sijil Tahunan Pemeriksaan Harta Modal

dan Inventori (KEW.PA-12)



PROSEDUR STANDARD70

CARTA ALIRAN: TATACARA PENGGUNAAN, PENYIMPANAN DAN

PEMERIKSAAN ASET ALIH KERAJAAN

Mula

Laporkan Kerosakan dengan Menggunakan KEW.PA-9

Pastikan Ketua Jabatan Memberi Kebenaran BertulisBagi Mana-mana Aset yang Ingin Dibawa Keluar

Pegawai Aset

Pegawai Aset

Pegawai Pemeriksa

Ketua Jabatan

Ketua Jabatan (Pengarah)& Pegawai Aset

Tamat

Uruskan Pelantikan Pegawai Pemeriksa

Laksanakan Pemeriksaan

Kemukakan KEW.PA-10, KEW.PA-11 & KEW.PA-12kepada Pegawai Pengawal




TATACARA PENYELENGGARAAN ASET ALIH KERAJAAN

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB D)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan


1. Pegawai Aset memastikan manual/buku panduan pengguna aset disimpan sebagai rujukan untuk tujuan penyelenggaraan.

Manual/Buku Panduan Pengguna

2. Pegawai Aset mengenal pasti dan menyenaraikan aset yang memerlukan penyelenggaraan.

i. Senarai Aset yang Memerlukan Penyelenggaraan (KEW.PA-13); dan

ii. Daftar Penyelenggaraan Daftar Harta Modal (KEW.PA-14)3. Pegawai Aset merancang program

penyelenggaraan mengikut jadual.

4. Pegawai Aset merekod penyelenggaraan.

5. Pegawai Aset membuat penilaian ke atas program penyelenggaraan.

6. Pegawai Aset menyelia dan memantau penyelenggaraan yang dijalankan oleh pihak swasta.



PROSEDUR STANDARD72

CARTA ALIRAN: PENYELENGGARAAN ASET ALIH KERAJAAN

Mula

Pastikan Setiap Manual/Buku Panduan PenggunaBerkaitan Disimpan dengan Baik

Kenal Pasti Aset-aset yang Perlukan Penyelenggaraan

Tamat

Senaraikan Aset yang telah Dikenal Pasti Tersebut ke dalam KEW.PA-13

Rancang Program Penyelenggaraan bagi Aset-aset di dalam KEW.PA-13

Laksanakan Penyelenggaraan mengikut Jadual yang telah Ditetapkan

Rekod Penyelenggaraan di dalam KEW.PA-14

Buat Penilaian ke atas Program Penyelenggaraan yang telah Dijalankan

Selia dan Pantau Penyelenggaraan yang Dilakukan oleh Pihak Swasta

Pegawai Aset




TATACARA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB E)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan


1. Pegawai Aset menguruskan pelantikan Lembaga Pemeriksa untuk kelulusan Pegawai Pengawal (tempoh lantikan 2 tahun).

Surat Pelantikan Lembaga Pemeriksa

2. Pegawai Aset mengenal pasti aset yang perlu dilupuskan.

3. Pegawai Aset mendapatkan PEP (KEW.PA-16), jika melibatkan aset mekanikal/peralatan teknikal/perkakasan komputer dari pegawai bertauliah seperti berikut:-a) Alat Perubatan, Kenderaan, Alat Am – JKR

@ Bahagian Perkhidmatan Kejuruteraan;b) Peralatan ICT – Pegawai IT @ Penolong

Pegawai IT yang bukan menguruskan aset tersebut; dan

c) Peralatan Pergigian – Pegawai Pergigian @ Juru Teknologi Pergigian yang bukan menguruskan aset tersebut.

Perakuan Pelupusan (PEP) KEW.PA-16

4. Pegawai Aset menyediakan maklumat/ keterangan aset dalam KEW.PA-17.

Laporan Lembaga Pemeriksa Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-17)

5. Lembaga Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan aset dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh diarahkan oleh Jabatan.

6. Lembaga Pemeriksa mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai, menandatangani KEW.PA-17 dan mengemukakan kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor.

KEW.PA-17

7. Unit Pengurusan Aset dan stor menyemak KEW.PA-17 dan pastikan dokumen sokongan lengkap.

PEP (KEW.PA-16); dan KEW.PA-17



PROSEDUR STANDARD74


8. Unit Pengurusan Aset dan Stor mengemukakan permohonan pelupusan kepada Kuasa Melulus:-a) Peringkat Jabatan – Nilai Perolehan asal

satu aset tidak melebihi RM10,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM100,000.

b) Peringkat Kementerian – Nilai Perolehan asal satu aset tidak melebihi RM200,000 atau jumlah keseluruhannya tidak melebihi RM1,000,000.

c) Peringkat Perbendaharaan – Nilai Perolehan asal satu aset melebihi RM200,000 atau jumlah keseluruhannya melebihi RM1,000,000.

9. Unit Pengurusan Aset dan Stor memastikan aset yang dipohon lupus disimpan dalam keadaan selamat sementara menunggu keputusan dari Kuasa Melulus.

10. Unit Pengurusan Aset dan Stor melaksanakan pelupusan mengikut keputusan dalam tempoh tiga (3) bulan dari surat kelulusan.

Surat Kelulusan Pelupusan

11. Pegawai Aset dan Stor mengemukakan permohonan pelanjutan tempoh pelupusan kepada Kuasa Melulus dua (2) minggu sebelum tamat tempoh pelupusan (jika berkenaan).

12. Unit Pengurusan Aset dan stor mengemukakan permohonan untuk meminda kaedah pelupusan kepada Kuasa Melulus sebelum tamat tempoh kelulusan pelupusan (jika berkenaan).

13. Pegawai Aset menyediakan dan mengemukakan KEW.PA-19 kepada Kuasa Melulus beserta dokumen sokongan.

i. Sijil Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-19);

ii. Salinan Resit bagi Pelupusan Kaedah Jualan;

iii. Surat Akuan Terima bagi Pelupusan Kaedah Pindahan/Hadiah; dan

iv. Sijil Penyaksian Pemusnahan KEW.PA-18 bagi Pelupusan Kaedah Musnah





14. Pegawai Aset perlu mengemaskini rekod daftar aset.

i. KEW.PA-2; atauii. KEW.PA-3

15. Pegawai Aset perlu mengemukakan laporan suku tahun pelupusan kepada Ibu Pejabat, KKM sebelum 15hb April/Julai/Oktober/Januari tahun berikutnya.

Laporan Tahunan Pelupusan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-20)

16. Pegawai Aset mengemukakan laporan tahunan pelupusan kepada Perbendaharaan pada 15 Februari tahun berikutnya.



PROSEDUR STANDARD76

CARTA ALIRAN: TATACARA PELUPUSAN ASET ALIH KERAJAAN

Mula

Kenal Pasti Aset yang Perlu Dilupuskan

Dapatkan PEP KEW.PA-16, Jika Melibatkan AsetMekanikal/Peralatan Teknikal/Perkakasan Komputer

Sediakan Maklumat Aset dalam KEW.PA-17

Laksanakan Pemeriksaan Bersama Lembaga Pemeriksaanoleh Lembaga Pemeriksaan yang Dilantik

Sediakan Syor Lupus dan Kaedah Pelupusan yang Sesuai

Semak KEW.PA-17 Tersebut dan Pastikan Dokumen LengkapSebelum Kemukakan kepada Urus Setia Pelupusan Kementerian

Semak Laporan Lembaga Pemeriksa

LengkapKembaliKepada PTJ

Ya

Tidak

Pegawai Aset

Pegawai Aset

Kementerian(Unit Pengurusan Aset dan Stor)

Pegawai Aset & Lembaga Periksa




PeringkatPerbendaharaan

Nilai Perolehan AsalSatu Aset

Melebihi RM200,000atau

Jumlah KeseluruhanMelebihi RM1,000,000

PeringkatPegawai PengawalNilai Perolehan Asal

Satu AsetKurang daripada

RM200,000 atau JumlahKeseluruhan Kurang

daripada RM1,000,000

Peringkat PengarahKesihatan Negeri

Nilai Perolehan AsalSatu Aset

Kurang daripadaRM10,000 atau Jumlah

Keseluruhan Kurangdaripada RM100,000

Tentukan Kuasa Melulus


Dapatkan Surat Kelulusan Pelupusan




PROSEDUR STANDARD78

Laksanakan Pelupusan dalam Tempoh 3 Bulan

Sediakan Sijil Pelupusan KEW.PA-19

Tamat

Kemukakan Sijil Pelupusan kepada Kuasa Melulus Beserta Dokumen Lengkap

Kemaskini Rekod Daftar Aset

Kemukakan Laporan Suku Tahun Pelupusan kepada Ibu Pejabat, KKMSebelum 15Hb April/Julai/Oktober/Januari Tahun Berikutnya

Kemukakan Laporan Tahunan Pelupusan kepada Perbendaharaanpada 15hb Mac Berikutnya

Pegawai Aset

Pegawai Aset/Kementerian(Unit Pengurusan Aset dan Stor)




TATACARA KEHILANGAN DAN HAPUS KIRA ASET ALIH KERAJAAN

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2007 (BAB F)2. Akta Perwakilan Kuasa (PUB 285)3. Surat Edaran Perbendaharaan


(a) KELULUSAN DI PERINGKAT JABATAN KESIHATAN NEGERI

1. Pegawai yang terlibat dalam kes kehilangan di PTJ melaporkan kehilangan dengan serta merta kepada Ketua Jabatan.

2. Ketua Jabatan/Pegawai Aset/Pegawai yang terlibat dalam kes kehilangan melaporkan kehilangan kepada polis dalam tempoh 24 jam dari waktu kehilangan diketahui.

3. Ketua Jabatan menyediakan Laporan Awal (KEW.PA-28) dalam tempoh dua (2) hari bekerja dari tarikh kehilangan dan kemukakan kepada Pegawai Pengawal dan Ketua Setiausaha Perbendaharaan. Salinan kepada Akauntan Negara, Ketua Audit Negara dan wakil tempatan Ketua Audit Negara.

i. Laporan Awal (KEW.PA-28); danii. Salinan Laporan Polis

4. Jawatankuasa Penyiasat melaksanakan siasatan.

i. Laporan Awal (KEW.PA-28); ii. Salinan Laporan Polis; daniii. Semua Rekod Aset yang Berkaitan

5. Jawatankuasa Penyiasat mengemukakan KEW.PA-30 yang lengkap kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian dalam tempoh dua (2) bulan dari KEW.PA-28 ditandatangani.

Laporan Akhir (KEW.PA-30)

6. (i) Situasi Pertama: Kehilangan bukan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam.



PROSEDUR STANDARD80


Setelah mendapat perakuan daripada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian bahawa tidak terdapat unsur kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai perolehan asal tidak melebihi RM10,000 setiap satu atau RM100,000 keseluruhan, Pengarah JKN boleh menghapus kira.

7. Pegawai Aset merekodkan tindakan hapus kira dilaksanakan dalam tempoh satu (1) bulan dari tarikh kelulusan.

a) Catatkan Keputusan Hapus Kira dalam Daftar Harta Modal/Inventori; dan

b) Sediakan Sijil Hapus Kira Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-31)

8. (ii) Situasi Kedua: Kehilangan disebabkan kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam.

Setelah mendapat perakuan daripada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian bahawa terdapat unsur kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan telah dikenakan tindakan bayaran balik atau surcaj, Pegawai Penyelia/Pegawai Aset perlu memastikan bayaran balik dikutip atau mengemukakan perakuan tersebut kepada Lembaga Tatatertib untuk tindakan surcaj.

9. Pihak Berkuasa Tatatertib di PTJ memaklumkan keputusan kepada Perbendaharaan dalam tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh surat kelulusan Perbendaharaan.




CARTA ALIRAN: TATACARA PENGURUSAN KEHILANGAN DAN HAPUSKIRA ASET ALIH KERAJAAN

KELULUSAN DI PERINGKAT JABATAN KESIHATAN NEGERI

Mula

Lapor Kehilangan Serta Merta kepada Jabatan

Laporkan Segera kepada Polis dalam Tempoh 24 Jam

Sediakan Laporan Awal KEW.PA-28 dalam Tempoh 2 Hari Bekerjadan Kemuka kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian

Kemuka Laporan Akhir KEW.PA-30kepada Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian

Bantu Jawatankuasa Penyiasatan untuk Sedia Maklumat

Sedia Laporan Akhir KEW.PA-30 oleh Jawatankuasa Penyiasat

Pegawai Aset

Ketua Jabatan/Pegawai Aset/Pegawai yang Terlibat

Pegawai Aset

Jawatankuasa Penyiasat



PROSEDUR STANDARD82

Tamat

Laksanakan Tindakan

Pengarah JKN

Pegawai Aset

Perakuan Kuasa Melulus jika Tiada Melibatkan Unsur Kecuaian

Peringkat Pengarah Kesihatan Negeri Nilai Perolehan Asal Satu AsetKurang daripada RM10,000 atau Jumlah Keseluruhannya

Kurang daripada RM100,000





(b) KELULUSAN DI PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

1. Unit Pengurusan Aset dan Stor Kementerian menerima KEW.PA-30 daripada Jawatankuasa Penyiasat dalam tempoh dua (2) bulan dari tarikh KEW.PA-28 ditandatangani.

Laporan Akhir (KEW.PA-30)

2. Unit Pengurusan Aset dan Stor menguruskan pelantikan Jawatankuasa Penyiasat untuk kelulusan Pegawai Pengawal dalam tempoh dua (2) minggu dari tarikh KEW.PA-28 ditandatangani oleh Ketua Jabatan.

Laporan Awal (KEW-PA-28); danPelantikan Jawatankuasa Penyiasat Kehilangan Aset Alih Kerajaan (KEW.PA-29)

3. (i) Situasi Pertama: Kehilangan yang tidak melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai perolehan asal satu aset tidak melebihi RM200,000 dan nilai keseluruhan kurang daripada RM1,000,000 dan disyorkan hapus kira

Setelah Unit Pengurusan Aset dan Stor meneliti KEW.PA-30 dan mendapati kehilangan tersebut tidak melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai perolehan asal tidak melebihi RM200,000 bagi satu aset dan nilai keseluruhan kurang RM1,000,000, maka Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu menyediakan Kertas Pertimbangan bagi kelulusan Pegawai Pengawal.

4. Setelah mendapat kelulusan hapus kira dari Pegawai Pengawal, Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu memaklumkan keputusan kepada PTJ supaya mengambil tindakan sewajarnya.

KEW.PA-31

5. (ii) Situasi Kedua: Kehilangan yang melibatkan Kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam dan nilai semasa aset bernilai kurang daripada RM5,000 dan disyorkan tindakan bayaran balik/surcaj



PROSEDUR STANDARD84


Setelah Unit Pengurusan Aset dan Stor meneliti KEW.PA-30 dan mendapati kehilangan tersebut melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai semasa aset bernilai kurang daripada RM5,000, maka Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga Aset Alih (JPHA) bagi menentukan nilai semasa aset yang hilang dan membentangkan kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) untuk persetujuan.

6. Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu menyediakan Kertas Pertimbangan untuk kelulusan Pegawai Pengawal.

7. Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu mengemukakan keputusan kepada PTJ.

8. Jika pegawai yang dikenakan tindakan bayaran balik mengemukakan rayuan, permohonan rayuan tersebut akan dikemukakan kepada Perbendaharaan.

Surat Kementerian Kewangan,KK/BKP(S)10/291/79/20 Jld.2(4) bertarikh 25 November 2011 danKK/BKP(SULIT)09/664/20(5)bertarikh 28 Disember 2012





KELULUSAN DI PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

Mula

Terima Laporan Awal (KEW.PA-28) dari PTJ

Semak Laporan Akhir (KEW.PA-30)

Ya

Tidak

Lantik Jawatankuasa Penyiasat dengan Kelulusan Pegawai Pengawal

Lengkap?

Kembalike PTJ

Unit Pengurusan Asetdan Stor Kementerian


Sedia KertasPertimbangan untuk

Kelulusan KSU

Cuai dan Nilai SemasaAset Bernilai

Kurang daripada RM5,000

Tidak Cuai dan Nilai PerolehanAsal Satu Aset Kurang daripada

RM200,000 atau jumlah KeseluruhanKurang daripada RM1,000,000

Tentukan Cuai/Tidakdan Nilai Perolehan

Pegawai Aset

Unit Pengurusan Asetdan Stor Kementerian/Pegawai Pengawal



PROSEDUR STANDARD86

Ya

TidakLulus?

Terima Kelulusan

Maklum Keputusan kepada PTJ

Tamat

Adakan Mesyuarat JawatankuasaPenilaian Harga Aset Alih danBentangkan ke Mesyuarat JKPAKuntuk Persetujuan





(c) KELULUSAN DI PERINGKAT PERBENDAHARAAN

1. (i) Situasi Pertama: Kehilangan yang tidak melibatkan Kecurian, penipuan atau kecuaian Pegawai Awam dan nilai perolehan asal melebihi RM200,000 seunit dan nilai keseluruhan melebihi RM1 juta dan disyorkan Hapus kira

Setelah Unit Pengurusan Aset dan Stor meneliti KEW.PA-30 dan mendapati kehilangan tersebut tidak melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai perolehan asal melebihi RM200,000 seunit dan nilai keseluruhan melebihi RM1,000,000, Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu menyediakan kertas pertimbangan melalui Pengawai Pengawal sebelum dikemukakan kepada Perbendaharaan untuk kelulusan hapus kira.

2. Setelah mendapat kelulusan hapus kira dari Perbendaharaan, Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu memaklumkan keputusan kepada PTJ supaya mengambil tindakan sewajarnya.

KEW.PA-31

3. (ii) Situasi Kedua: Kehilangan yang melibatkan Kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai semasa aset bernilai melebihi RM5,000 dan disyorkan surcaj

Setelah Unit Pengurusan Aset dan Stor meneliti KEW.PA-30 dan mendapati kehilangan tersebut melibatkan kecurian, penipuan atau kecuaian Penjawat Awam dan nilai semasa aset bernilai melebihi RM5,000, maka Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu mengadakan mesyuarat Jawatankuasa Penilaian Harga Aset Alih (JPHA) bagi menentukan nilai semasa aset yang hilang dan membentangkan kepada Mesyuarat Jawatankuasa Pengurusan Aset Kerajaan (JKPAK) untuk persetujuan.



PROSEDUR STANDARD88


4. Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu menyediakan Kertas Pertimbangan untuk syor Pegawai Pengawal untuk tindakan surcaj sebelum dikemukakan kepada Perbendaharaan.

5. Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu mengemukakan keputusan kepada PTJ bagi mengemukakan keputusan tersebut kepada Lembaga Tatatertib.

Unit Pengurusan Aset dan Stor perlu mendapatkan keputusan Lembaga Tatatertib dari tempoh sembilan (9) bulan dari tarikh kelulusan Perbendaharaan.





KELULUSAN DI PERINGKAT PEGAWAI PENGAWAL

Mula

Terima Laporan Akhir (KEW.PA-30) dari PTJ

Tidak

Semak Laporan Akhir (KEW.PA-30)

Lengkap?

Pegawai Aset

Unit Pengurusan Asetdan Stor Kementerian

Unit Pengurusan Asetdan Stor Kementerian/Pegawai Pengawal

Ya

TidakLulus?

Kembalike PTJ


Sedia KertasPertimbangan untuk

Kelulusan KSU

Cuai dan Nilai SemasaAset Bernilai

Melebihi RM5,000

Cuai dan Nilai Perolehan Asal Satu Aset

Melebihi RM200,000 atau JumlahKeseluruhan Melebihi RM1,000,000

Tentukan Cuai/Tidakdan Nilai Perolehan

Ya



PROSEDUR STANDARD90

Kemukakan kepada Perbendaharaan

Maklum Keputusan kepada PTJ

Rayuan daripada Pegawai

Tamat

SediakanKertas Pertimbangan

PersetujuanPegawai?

Ya

Tidak

Adakan Mesyuarat JawatankuasaPenilaian Harga Aset Alih danBentangkan ke Mesyuarat JKPAKuntuk Persetujuan




TATACARA PENERIMAAN STOK

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab A)


1. Jabatan membuat perolehan barangan dari pembekal/membuat permohonan barang dari Stor Pusat/Utama.

i. Pesanan Tempatanii. Dokumen Sebuthargaiii. KEW.PS-10

2. Ketua Jabatan melantik Pegawai Penerima dan Pegawai Pengesah (mana-mana gred jawatan yang difikirkan sesuai).

Surat Perlantikan oleh Ketua Jabatan

3. Pegawai Penerima memeriksa barang serta merta dengan disaksikan oleh seorang Pegawai Pengesah sebelum disahkan penerimaan.

Pemeriksaan teknikal oleh pegawai yang bertauliah (jika berkaitan).

Dokumen yang Diperlukan (jika berkenaan):i. Pesanan Rasmi Kerajaan;ii. Nota atau Bil Serahan;iii. Inbois;iv. Dokumen Kontrak;v. Kad Jaminan;vi. Nota/Senarai Pembungkusan;vii. Perakuan Kualiti daripada Pembekal;viii. ‘Certificate of Origin’ bagi Barang

Import;ix. Surat Jaminan Pengambilan Balik bagi

Barang Berhad Tempohx. KEW.PS-10; danxi. Dokumen-dokumen Lain yang Berkaitan

4. Jika pengesahan tidak dapat dilakukan dengan serta merta.

Pesanan Tempatan/Inbois hendaklah Dicatatkan “Diterima dengan Syarat Ianya Disahkan Kemudian Secara Diperiksa, Dikira, Diukur, Ditimbang atau Diuji”

5. Penerimaan daripada pembekal:-a) Pegawai Penerima menyediakan KEW.PS-1.b) Pegawai Pengesah memperakukan

penerimaan barang.

Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)KEW.PS-1

6. Penerimaan daripada Stor Pusat/Utama:-memastikan barang-barang diterima disertakan dengan KEW.PS-12 dan salinan KEW.PS-10.

i. Senarai Pembungkusan (KEW.PS-12)ii. Salinan Borang Pesanan Dan

Pengeluaran Stok (KEW.PS-10)



PROSEDUR STANDARD92

7. Jika terdapat perselisihan, kerosakan atau barang tidak mematuhi spesifikasi Pegawai Penerima sediakan KEW.PS-2 (2 salinan) dan kembalikan kepada pembekal.

Borang Penolakan Barang (KEW.PS-2)

8. Barang yang tidak mematuhi spesifikasi/rosak sahaja dikembalikan kepada Pembekal.

Borang Laporan Terimaan Barang-Barang (KEW.PS-2) Disertakan Bersama

9. Pegawai Stor/Pegawai Penerima memperaku dan merekod barang-barang yang diterima.

Stor Pusat dan Stor Utamai. Borang Terimaan Barang-Barang (BTB)

KEW.PS-1ii. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) iii. Kad Petak (KEW.PS-4)

Stor Uniti. Kad Petak (KEW.PS-4)




CARTA ALIRAN: TATACARA PENERIMAAN STOK

SediakanKEW.PS-2 danKembalikanke Pembekal

Tidak

Mula

Tamat

Jabatan Membuat Perolehan

Lantik Pegawai Penerima dan Pegawai Pengesah

Periksa Barang

Lakukan Pemeriksaan Teknikal, jika perlu

Rekod dan Peraku Barang yang Diterima (KEW.PS-3 dan KEW.PS-4)

Sahkan Penerimaan (KEW.PS-1)

Labelkan Barang yang Diterima

Ketua Jabatan

Pegawai Penerima

Pegawai Penerima

Pegawai Bertauliah

MematuhiSpesifikasi?

Ya

Tamat



PROSEDUR STANDARD94

TATACARA MEREKOD DAN MENYIMPAN STOK

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab B) dan (Bab C)


1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Stor. Surat Pelantikan

2. Pegawai Stor memastikan barang yang diterima oleh Pegawai Penerima betul seperti yang dipesan.

Borang Terimaan Barang-barang (BTB)KEW.PS-1

3. Pegawai Stor merekodkan semua stok yang diterima.

Stor Pusat dan Stor Utama.i. Kad Kawalan Stok (KEW.PS-3) ii. Kad Petak (KEW.PS-4)

Stor Uniti. Kad Petak (KEW.PS-4)

4. Pegawai Stor menempatkan Kad Petak bersama stok kecuali bagi stok bahan-bahan kimia, mudah terbakar dan stok yang disimpan diruang sejuk beku disimpan di ruang berasingan.

5. Pegawai Stor menyediakan KEW.PS-5. Senarai Daftar Kad Kawalan Stok KEW.PS-5

6. Pegawai Stor menyediakan Carta Lokasi dan Letakan Stok.

i. Carta Lokasi Stokii. Carta Letakan Stok

7. Pegawai Stor merekodkan Lokasi Stok. KEW.PS-3 dan KEW.PS-4

8. Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD). Sekiranya Sistem MDKD tidak dapat dilaksanakan, sediakan label MDKD KEW.PS-8.

Label MDKD KEW.PS-8




CARTA ALIRAN: TATACARA MEREKOD DAN MENYIMPAN STOK

Mula

Lantik Pegawai Stor

Rekod Semua Stok yang Diterima

Penempatan Kad Petak

Sediakan KEW.PS-5

Sediakan Carta Lokasi dan Letakan Stok

Rekodkan Lokasi Stok

Amalkan Sistem Masuk Dahulu Keluar Dahulu (MDKD)

Tamat

Ketua Jabatan

Pegawai Stor



PROSEDUR STANDARD96

TATACARA PENGELUARAN STOK

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab D)


1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Stor dan Pegawai Melulus.

i. Surat Perlantikanii. KEW.PS-10/KEW.PS-11

2. Pegawai Stor terima borang pesanan/permohonan stok.

i. KEW.PS-10ii. KEW.PS-11

3. Pegawai Stor mendaftarkan permohanan dan beri nombor pengeluaran/permohonan.

4. Pegawai Stor menentukan kuantiti keluaran.

5. Pegawai Stor meluluskan kuantiti pengeluaran.

6. Pegawai Stor merekodkan pengeluaran dan menandatangani kad.

Stor Pusat dan Stor Utama.i. Bahagian B, Kad Kawalan Stok

(KEW.PS-3) ii. Kad Petak (KEW.PS-4)

Stor UnitKad Petak (KEW.PS-4)

7. Pegawai Stor menyediakan KEW.PS-12 dan mencatatkan nombor pemesanan dan pengeluaran di KEW.PS-12.

Senarai Pembungkusan (KEW.PS-12)

8. Pegawai Stor mencatatkan maklumat pembungkusan dan penghantaran di KEW.PS-10.

KEW.PS-10

9. Sertakan KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 bersama barang-barang yang dimasukkan dalam peti atau kotak atau seumpamanya.





CARTA ALIRAN: TATACARA PENGELUARAN STOK

Mula

Lantik Pegawai Stor dan Pegawai Melulus

Terima Borang Pesanan/Permohonan Stok

Daftarkan Permohonan

Tentukan Kuantiti Keluaran

Luluskan Kuantiti Pengeluaran

Rekodkan Pengeluaran

Tandatangan dan Tarikh

Sediakan KEW.PS-12

Catatkan Maklumat Pembungkusan dan Penghantaran di KEW.PS-10

Sertakan KEW.PS-10 dan KEW.PS-12 bersama Barang

Tamat

Ketua Jabatan

Pegawai Stor

Pegawai Melulus

Pegawai Stor

Pegawai Stor

Pegawai Stor dan Pegawai Melulus



PROSEDUR STANDARD98

TATACARA PENGIRAAN STOK

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab E)


1. Pegawai Stor melaksanakan pengiraan stok. Kad Petak KEW.PS-4

2. Pegawai Stor mengemaskini dan membuat satu garisan merah pada akhir transaksi serta menandatangani KEW.PS-4.

3. Pegawai Stor mengesahkan pengiraan stok.




CARTA ALIRAN: TATACARA PENGIRAAN STOK

Mula

Laksanakan Pengiraan Stok

Kemaskini dan Sahkan KEW.PS-4

Tamat

Pegawai Stor



PROSEDUR STANDARD100

TATACARA PEMERIKSAAN STOK

PUNCA KUASA:



1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Pemeriksa. Surat PELANTIKAN

2. Pegawai Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan stok.


3. Pegawai Pemeriksa buat satu garisan merah pada akhir transaksi di KEW.PS-3 serta menandatangani kad.

KEW.PS-3

4. Pegawai Pemeriksa menyediakan laporan pemeriksaan.

Laporan Pemeriksaan/Verifikasi StorKEW.PS-14

5. Ketua Jabatan/Pegawai Stor mengambil tindakan ke atas laporan hasil pemeriksaan stok.




CARTA ALIRAN: TATACARA PEMERIKSAAN STOK

Mula

Lantik Pegawai Pemeriksa


Rekodkan Pemeriksaan di KEW.PS-3

Sediakan Laporan Pemeriksaan

Mengambil Tindakan ke atas Laporan Hasil Pemeriksaan Stok

Tamat

Pegawai Pemeriksa

Ketua Jabatan

Pegawai Stor




TATACARA VERIFIKASI STOR

PUNCA KUASA:



1. Ketua Setiausaha/Timbalan Ketua Setiausaha Kementerian melantik Pemverifikasi Stor.

Surat Pelantikan (tempoh 2 tahun)

2. Pemverifikasi Stor melaksanakan verifikasi stor dan mengesahkan ketepatan rekod-rekod dan stok secara seratus peratus (100%).

Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor(KEW.PS-14)

3. Pemverifikasi Stor menyediakan dan kemukakan KEW.PS-14 dan Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15) kepada Ketua Jabatan.

i. Laporan Pemeriksaan/Verifikasi Stor (KEW.PS-14)

ii. Laporan Tahunan Keseluruhan Pengurusan Stor (KEW.PS-15)

4 Ketua Jabatan menyemak, mengesah, mengesyorkan penambahbaikan dan mengemukakan KEW.PS-14 dan KEW.PS-15 kepada Urusetia Pengurusan Aset bagi mendapat kelulusan Pegawai Pengawal.

5. Ambil tindakan ke atas syor penambahbaikan setelah mendapat kelulusan Pegawai Pengawal di KEW.PS-15.

6. Ketua Jabatan melaksanakan pemeriksaan mengejut dari semasa ke semasa.

7. Pegawai Stor mengambil tindakan pelarasan stok setelah meendapat kelulusan Ketua Jabatan dan merekod transaksi pelarasan stok.

i. Penyata Pelarasan Stok KEW.PS-17ii. KEW.PS-3 (Bahagian B)iii. KEW.PS-4

8. Unit Pengurusan Aset menyemak, menyedia dan menyelaras Laporan Tahunan Pengurusan Stor untuk perakuan dan tandatangan Pegawai Pengawal.

i. KEW.PS-14ii. KEW.PS-15iii. KEW.PS-16

9. Kemukakan Laporan Tahunan kepada Perbendaharaan sebelum 15 Mac tahun berikutnya.





CARTA ALIRAN: TATACARA VERIFIKASI STOR

Mula

Lantik Pemverifikasi Stor

Laksanakan Verifikasi Stor

Sediakan dan kemukakan KEW.PS-14 dan KEW.PS-15kepada Urus Setia Unit Pengurusan Aset dan Stor

Ambil Tindakan ke atas Syor Penambahbaikan

Menyelaras Laporan Tahunan Pengurusan Stor

Kemukakan Laporan Tahunan Pengurusan Storke Perbendaharaan Malaysia

Tindakan Pelarasan Stok Menggunakan KEW.PS-17

Tamat

Pemverifikasi Stor

Ketua Jabatan/Pegawai Stor

KSU/TKSU

Pegawai Stor

Unit Pengurusan Aset dan Stor




TATACARA PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab G)2. Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuat kuasa


1. Ketua Jabatan melantik Pegawai Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah.

Surat Pelantikan

2. Pegawai Pemeriksa melaksanakan pemeriksaan.

Laporan Pelupusan Stok Bernilai RendahKEW.PS-19

3. Pegawai Pemeriksa mengesyorkan kaedah pelupusan yang sesuai dan mengemukakan kepada Kuasa Melulus.

4. Pegawai Stor terima kelulusan dan kemaskini rekod.

i. KEW.PS-3 (Bahagian B) ii. KEW.PS-4 di ruang ‘keluar’

dan di ruang ‘baki’

5. Unit Pengurusan Aset dan Stor mengemukakan (KEW.PS-20) ke Perbendaharaan sebelum 15 Mac pada tahun berikutnya.

Laporan Tahunan Pelupusan Stok KEW.PS-20




CARTA ALIRAN: TATACARA PELUPUSAN STOK BERNILAI RENDAH

Mula

Lantik Pemeriksa Pelupusan Stok Bernilai Rendah


Syor Kaedah Pelupusan

Kemukakan KEW.PS-20 kepada Kuasa Melulus

Kemukakan KEW.PS-20 kepada Perbendaharaan Malaysia

Terima Kelulusan dan Kemaskini Rekod

Tamat

Pegawai Pemeriksa

Ketua Jabatan

Pegawai Stor





TATACARA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH

PUNCA KUASA:

1. Pekeliling Perbendaharaan Bil. 5 Tahun 2009 - TPS (Bab H)2. Seksyen 5, Akta Perwakilan Kuasa 1956 yang sedang berkuat kuasa


1. Pegawai Stor merujuk di ruangan syor oleh Pegawai Pemeriksa/Pemverifikasi Stor di KEW.PS-14 dan menyediakan KEW.PS-21.

i. KEW.PS-14ii. Laporan Hapus Kira Kekurangan Stok

(KEW.PS-21)

2. Ketua Jabatan mengesahkan dan mengemukakan KEW.PS-21 kepadaKuasa Melulus.

KEW.PS-21

3. Pegawai Stor terima kelulusan dan kemaskini rekod.

i. KEW.PS-3 (Bahagian B)ii. KEW.PS-4 di Ruang ‘keluar’

dan di Ruang ‘baki’

4. Unit Pengurusan Aset mengemukakanKEW.PS-22 ke Perbendaharaan sebelum15 Mac pada tahun berikutnya.

Laporan Tahunan Kehilangan dan Hapuskira Stok KEW.PS-22




CARTA ALIRAN: TATACARA KEKURANGAN STOK BERNILAI RENDAH

Mula

Sediakan KEW.PS-21

Kemukakan KEW.PS-21 kepada Kuasa Melulus

Terima Kelulusan dan Kemaskini Rekod

Kemukakan KEW.PS-22 kepada Perbendaharaan Malaysia

Tamat

Pegawai Stor



kata-kata aluan - moh.gov.my perolehan dan... · proses kerja senarai semak 8. menampal notis...

Documents