Perbincangan Oleh:

Seksyen Perolehan Kerajaan

PERBENDAHARAAN MALAYSIA SARAWAK

KRISMAWATI BINTI ESEN

KAEDAH PEROLEHAN KERAJAAN : TENDER & TENDER TERHAD

TENDER

3

GAMBARAN KESELURUHAN :

PROSES TENDER

30 hari

PenyediaanSpesifikasi

Pengiklanantender

Pembukaankotak

tawarantender

Ulasan/ Penilaiantawarantender

Penilaian Teknikal

PenilaianKewangan

Penyediaankertas

taklimattender

Penilaian/ Ulasan olehLembagaPerolehan

PengeluaranSurat

Tawaran

Proses Tender

Semasa

30 hari 20 hari min. 21

hari

1 hari 14 hari 21 hari 1 hari 2 hari

~140 hari

TENDER

5Tender

Bagaimana tatacara untuk Tender?

Title Goes

HereNilai perolehan melebihi RM500,000 setahun atau suatu

nilai kontrak bagi (1PP – PK 2, Perenggan 8):

- Bekalan (AP 171.1)

- Perkhidmatan (AP 190(c)

- Kerja (AP 181.(a) (baru)

Dilarang memecahkecilkan perolehan

6Perancangan Tender(Secara Tahunan dan Awal)

01 Peruntukan kewangan (AP 168)

02 Barangan guna sama (AP 178.1)

03 Kajian pasaran (AP 169.1).

04 Tentukan jenis perolehan (B/P/K)

7Perancangan Tender(Secara Tahunan dan Awal)

05 Pendaftaran Kontraktor (AP 184)

06 Menyediakan carta/jadual proses

07 Penggunaan mata wang

8Perancangan Tender(Secara Tahunan dan Awal)

08Dasar-dasar khusus:

- penggunaan bahan/ barangan/ perkhidmatan

tempatan;

- keutamaan kepada syarikat Bumiputera;

- perolehan secara Free on Board (FOB)

- pemindahan teknologi dan pengembangan

industri tempatan

09 Penggunaan borang-borang piawai

9Perkara-perkara Yang Perlu Diambil Perhatian

Kerahsiaan

Dokumen?

Semua proses

tender

hendaklah

dirahsiakan

Pegawai

Berkepentingan?

Pegawai yang

mempunyai

kepentingan dengan

petender perlu

mengisytiharkan

kepentingan dan

menarik diri secara

bertulis daripada

menguruskannya

10Dokumen Tender Bekalan & PerkhidmatanApa yang terkandung dalam dokumen tender

Arahan kepada

petender

Syarat Am

Syarat Khas

Format Kontrak

SpesifikasiPengalaman/

Senarai Pesanan

(jika perlu)

11Penyediaan Dokumen Tender

Sediakan dokumenberasingan untuk

teknikal dan harga.

Syarat wajib namasyarikat dan hargatidak dicatat dalamdokumen tawaran

teknikal

Tawaran berasinganbagi lawatan ke luar

negara -tujuanpemeriksaan sebelum

penerimaan (PDI), penilaian tender & latihan (semua kos

lawatan akanditanggung oleh

Kerajaan)

Bagi barangan import, tawaran harga perlusecara FOB kecualibagi perolehan ubat-ubatan dan perolehan

perisian ICT yang diimport.

Cadanganpemindahan teknologi- membantu industri

tempatanmempertingkatkan

kepakaran dlmpelbagai bidang

terutama ygberteknologi baru &

terkini.

Tawaran tender hendaklah dalam 2

sampul berlakriberasingan bagi

tender bekalan danperkhidmatan.

12Dokumen Tender

Kandungan Dokumen Tender :

Arahan khusus tender antarabangsa:

• Tajuk tender

• Arahan kepada petender

• Spesifikasi

• Borang tender

• Surat setuju terima

• Syarat-syarat tender

(sebahagian)

• Terma-terma kontrak

• Senarai

kuantiti/ringkasan

tender

• Jadual kadar harga

• Lukisan teknikal/pelan

• Tempat penghantaran

• Cadangan pemindahan

teknologi

• Prestasi/trek rekod

• Profail dan kedudukan

kewangan petender

• Perkara lain yang

berkaitan

• SENARAI SEMAKAN

• Cadangan pembiayaan secara pinjaman dua hala, kredit pembekal atau

kaedah pembiayaan perniagaan yang lain

• Cadangan pemindahan teknologi

• Harga FOB

13Bantahan SpesifikasiBila dan bagaimana untuk mempertimbangkan bantahan

spesifikasi?

Bantahan spesifikasi boleh dibuat olehpetender dalam tempoh:

- 14 hari bagi tender tempatan

- 28 hari bagi tender antarabangsa

- Dari tarikh dokumen tender mula dijual

Agensi perlu menubuhkan Jawatankuasauntuk menimbang bantahan (Pengerusi dariagensi, wakil Perbendaharan & wakil agensilain)

14

Iklan Tender

Sekurang-kurangnya 1

akhbar harian utama

berbahasa Melayu.

Sekurang-kurangnya 2 akhbar

harian tempatan

utama (Bahasa Melayu &

Bahasa Inggeris).

Tempoh tender sekurang-

kurangnya 21 hari (digalakkan

lebih lama-mulai tarikh iklan

/jual/lawatan/ taklimat)

Tempoh tender sekurang-

kurangnya 56 hari.

Sesalinan kenyataan tender

dalam laman web/ agensi

Kenyataan tender dihantar

kepada Kedutaan - Kedutaan

Asing yang mana berkaitan

Portal MyGovernment/

MyProcurement

Laman web CIDB

(www.tender.gov.my) -

Kerja sahaja

Tender Tempatan Tender Antarabangsa

15(Sambungan)

Jabatan yang memanggil tender

Tajuk tender

Syarat-syarat petender yang layak

Tempat, tarikh dan waktu lawatan

tapak (jika ada)

Tempat, tarikh dan masa dokumen

dijual

Harga, cara dan kepada siapa

bayaran dokumen tender

Tempat, tarikh dan waktu tender

diterima dan ditutup (tarikh tutup 21

dari tarikh jualan dokumen tender

atau 21 hari selepas tarikh lawatan

tapak yang mana terkemudian)

Kandungan Iklan Tender

Semak sijil pendaftaran ON-LINE

(kod/sah laku)

Borang tender mempunyai

nombor siri (satu petender satu

borang sahaja dan boleh hantar

satu tawaran sahaja - tawaran

alternatif tidak dibenarkan)

Daftar penjualan borang tender

Bayaran mengikut kadar :

- minimum RM50

- soft copy RM10

Penjualan Borang Tender

Iklan Tender

TEMPOH SAH LAKU

TENDER

Minimum 90 hari dari

tarikh tutup tender

Pelanjutan sebelum

tarikh tamat sah laku

asal

Pelanjutan dan

pembatalan tender

- Kelulusan LPA dengan

justifikasi yang kukuh

17PetiTawaran

Label

Peti tawaran

hendaklah

disediakan

dengan

dilabelkan tajuk,

rujukan sebut

harga, tarikh dan

waktu tawaran

ditutup

Kunci

Dikunci dengan

dua (2) kunci

yang berbeza

dan anak

kuncinya

hendaklah

dipegang secara

berasingan

(AP196).

Anggaran

Jabatan

Anggaran harga

Jabatan bagi

setiap sebut

harga dimasukkan

ke dalam peti

tawaran sebelum

tarikh tutup sebut

harga.

Peti Ditutup

Waktu sebut

harga ditutup

hendaklah

ditetapkan pada

jam 12.00

tengah hari pada

hari bekerja.

18Keahlian & Kaedah Jawatankuasa

JK Pembuka

Sekurang-kurangnya dua

(2) pegawai yang mana

seorang daripadanya

hendaklah terdiri daripada

pegawai Kumpulan

Pengurusan dan

Profesional.

JK Penilaian Teknikal

Keahlian tidak kurang

daripada 3 orang

Secara bermesyuarat

JK Penilaian Harga

Keahlian tidak kurang

daripada 2 orang

Secara bermesyuarat

19Tanggungjawab JK PembukaApakah tanggungjawab JK Pembuka?

Membuka

Membuka peti

tawaran pada

tarikh dan

waktu yang

ditetapkan

Mengekod

Memberi

nombor kod

untuk setiap

dokumen

tawaran sebut

harga

InitialMenandatangani

ringkas pada lembaran

yang menyatakan

harga dan pada apa-

apa pindaan tulisan

atau taipan bertindih

dalam tawaran sebut

harga

MerekodMerekod pada borang

jadual sebut harga dengan

mencatatkan nama

penyebut harga, kod

penyebut harga, harga

yang ditawarkan,

tempoh siap/tempoh

penyerahan dan

menandatangani borang

tersebut

MemastikanMemastikan bahawa

tawaran harga dan

tawaran teknikal telah

dikemukakan dalam

dua (2) sampul surat

yang berasingan dan

berlakri bagi bekalan

dan perkhidmatan.

Bagi sebut harga

kerja memadai

tawaran

dikemukakan dalam

satu (1) sampul surat

berlakri sahaja

20

Perolehan Kerja

Perolehan B&P

Bekalan Dan

Perkhidmatan

Kerja (Turnkey/Design&Build)

- Jawatankuasa Penilaian Teknikal

- Jawatankuasa Penilaian Harga

Kerja (Konvensional)

- Jawatankuasa Penilaian

Penilaian Tender

21Penyediaan Kertas Taklimat TenderApakah Maklumat Yang Perlu?

Salinan iklan surat khabar

Salinan spesifikasi tender

Jadual tender diterima

Salinan sijil pendaftaran (dicetak sendiri)

Penilaian, syor dengan justifikasi perakuan

Maklumat-maklumat lain yang berkaitan

Perakuan/Taklimat Tender :

Diperakukan oleh Ketua Agensi berasaskan laporan penilaian

tender.

Hendaklah mengambil kira dasar semasa kerajaan

22Pertimbangan Tender

Ahli LP Lembaga

Perolehan dilantikoleh YB MenteriKewangan dan

diwartakan(AP 192);

Menguntungkan

Mempertimbangkan

tender yang paling

menguntungkan

Kerajaan;

Sebulat Suara

Keputusan dibuat

secara

bermesyuarat dan

sebulat suara.

Had NilaiKeputusan dibuat berdasarkan had

nilai yang dibenarkan

(tertakluk kepada had nilai di dalam

1PP-PK2)

Rujuk

Lembaga

Jika keputusan

tidak sebulat

suara hendaklah

dirujuk kepada

Kementerian

Kewangan

Nota : Lembaga Perolehan hendaklah bersidang dalam

tempoh 3 minggu selepas penilaian selesai

23Keputusan TenderApakah proses seterusnya selepas keputusan dibuat?

Setelah keputusan Tender

diterima:

Kontrak Bermasa

Satu kontrak formal

(AP176.1(c)) perlu

disediakan

Pesanan

Tempatan/Inden Kerja

Boleh dikeluarkan kepada

petender yang berjaya

dengan segera

TENDER TERHAD

25Tender Terhad1PP – PK 2 : Perkara 9

Tender Terhad

sehingga RM10

juta boleh

diputuskan oleh

Lembaga

Perolehan ‘A’

Agensi

Dipelawa di kalangan 10

syarikat berdaftar dengan

Kementerian

Kewangan/CIDB dan

mempunyai SPKK.

Sekiranya, tender terhad

bernilai di bawah RM5

juta perlu bertaraf

Bumiputera.

Pemilihan syarikat

berdasarkan:

– Kemampuan kewangan &

teknikal

– Pengalaman

– Prestasi kerja

– Lain-lain asas yang

berkaitan

Sekiranya yang layak melebihi 10 syarikat, laksana secara tender terbuka

PERBEZAAN TENDER & SEBUT HARGA

27

Bil. Perkara SEBUT HARGA TENDER Catatan

1. Had Nilai • >RM20,000 -

RM500,000

• >RM500,000

2. Tempoh Notis • 7 hari • 21 hari Tempoh minimum,

boleh lebih lama.

3. Tempoh Sah

Laku

• Maksima 90 hari • Minimum 90 hari Keputusan

hendaklah dibuat

secepat mungkin

4. Kaedah

Penerimaan

• Sampul surat berlakri

• Perlu peti sebut harga

• Sampul surat berlakri

• Perlu peti tender

Sama

5. Jawatankuasa

Pembuka

• Ada • Ada Sama

6. Dokumen

Sebut Harga

• Lampiran Q & arahan

/syarat kepada

penyebut harga

• Dokumen tender

28

Bil. Perkara SEBUT HARGA TENDER Catatan

7. Jawatankuasa

Penilaian

• Dua (2) J/kuasa • Dua (2) J/kuasa

(Teknikal dan

Kewangan)

8. Tempoh

penilaian

• 2 minggu • 2 – 4 minggu

9. Pihak Berkuasa

melulus

• Jawatankuasa

Sebut Harga

(JKSH)

• Dilantik oleh

Pegawai

Pengawal.

• Dipengerusikan

oleh pegawai P&P.

• Lembaga Perolehan

diluluskan oleh

Kementerian

Kewangan

10. Kontrak Formal • Kontrak Formal

jika sesuai atau

Pesanan Kerajaan

adalah memadai

• Surat Setuju Terima

• Kontrak Formal jika

sesuai (kontrak

bermasa)

29