jabatan perdana menteri arahan pentadbiran …library.kehakiman.gov.my/digital/info terkini... ·...
TRANSCRIPT
1
JABATAN PERDANA MENTERI
ARAHAN PENTADBIRAN BILANGAN 4 TAHUN 2020
GARIS PANDUAN BERTUGAS BAGI PEGAWAI
JABATAN PERDANA MENTERI SEMASA
PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN PEMULIHAN
TUJUAN
Arahan Pentadbiran ini bertujuan memaklumkan garis panduan
bertugas bagi pegawai Jabatan Perdana Menteri (JPM) semasa
Perintah Pencegahan dan Pengawalan Penyakit Berjangkit
(Pengisytiharan Kawasan Tempatan Jangkitan) 2020 [P.U.(A)87/2020]
(selepas ini dirujuk sebagai Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan
(PKPP)).
LATAR BELAKANG
2. YAB Perdana Menteri telah mengumumkan bahawa Perintah
Kawalan Pergerakan Bersyarat (PKPB) berakhir pada 9 Jun 2020 dan
digantikan dengan Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPP)
sehingga 31 Ogos 2020.
3. Ketua Setiausaha Negara dalam Kenyataan Media pada 8 Jun
2020 telah menyatakan bahawa sepanjang tempoh PKPP ini, semua
perkhidmatan Kerajaan beroperasi sepenuhnya. Memandangkan
2
sekolah masih belum dibuka sepenuhnya, sistem penggiliran dan
bekerja dari rumah (WFH) masih diteruskan mengikut keperluan dengan
mengambil kira kebajikan penjawat awam sebagaimana Surat Edaran
Jabatan Perkhidmatan Awam Rujukan JPA.SARAAN(S) 256/6/31JLD.6
(6) bertarikh 2 Mei 2020.
4. Sehubungan itu, berdasarkan kenyataan tersebut, Garis Panduan
Bertugas bagi Pegawai Jabatan Perdana Menteri Semasa Perintah
Kawalan Pergerakan Pemulihan ini disediakan berdasarkan objektif
berikut:
i. Memastikan kesinambungan penyampaian perkhidmatan
sentiasa berada di tahap yang cekap dan efektif;
ii. Memastikan penggunaan sumber manusia adalah optimum;
iii. Memastikan setiap amanah dan tanggungjawab pegawai
dapat dilaksanakan dengan sempurna;
iv. Memastikan tidak berlaku sebarang tunggakan kerja
(backlog) dan urusan jabatan sepanjang PKPP dilaksanakan
dengan lancar;
v. Menjamin dan memastikan aspek kebajikan, keselamatan
dan kesihatan pegawai sentiasa dijaga;
vi. Memastikan wujudnya keadilan di kalangan pegawai melalui
pelaksanaan sistem bertugas kaedah baharu; dan
3
vii. Memastikan semua peraturan, garis panduan dan surat
edaran yang dikeluarkan oleh Majlis Keselamatan Negara,
Kementerian Kesihatan Malaysia dan Jabatan Perkhidmatan
Awam sebagai langkah pencegahan wabak Covid-19
dipatuhi.
5. Garis panduan ini adalah terpakai kepada semua pegawai JPM
termasuk pegawai/pekerja lantikan kontrak. Pegawai perlu memberi
perhatian dan mematuhi garis panduan ini semasa bertugas dalam dua
(2) keadaan berikut:
i. Bekerja Di Pejabat : pegawai melaksanakan tugas di premis
yang lazimnya pegawai melapor diri untuk bekerja; dan
ii. Bekerja Dari Rumah: pegawai melaksanakan tugas di rumah
kediaman pegawai.
PANDUAN BEKERJA DI PEJABAT
6. JPM perlulah beroperasi sepenuhnya dengan keberadaan
pegawai sebanyak 100% pada setiap hari bekerja. Memandangkan
sekolah masih belum dibuka sepenuhnya, sistem penggiliran dan
bekerja dari rumah (WFH) masih boleh diberikan pertimbangan. Dalam
hubungan ini, Penyelia merupakan Pegawai Penilai Pertama kepada
pegawai.
7. Pegawai yang dikehendaki hadir bertugas di pejabat perlu
mengesahkan kehadiran (clock in/clock out).
4
8. Bagi maksud hadir Bekerja Di Pejabat, pegawai tidak dibenarkan
sama sekali membawa anak atau ahli keluarga ke pejabat pada bila-
bila masa.
9. Pegawai perlu melapor dengan segera kepada Penyelia jika ada
simptom masalah kesihatan seperti demam, batuk kering dan kelesuan
supaya Penyelia boleh memberikan pertimbangan kebenaran pulang ke
rumah atau mendapatkan rawatan.
10. Semasa bertugas di pejabat, aspek interpersonal berikut perlu
diamalkan:
i. Mengelakkan bersalaman atau bersentuhan dengan orang
lain;
ii. Mengelakkan keberadaan yang ramai di dalam ruang yang
sempit seperti mematuhi had maksimum seramai 4 orang di
dalam gerabak lif;
iii. Digalakkan memakai face mask;
iv. Melaksanakan penjarakan social (social distancing)
sekurang-kurangnya satu (1) meter dari orang lain; dan
v. Mengamalkan standard kebersihan diri seperti kerap
membasuh tangan dengan sabun atau menggunakan hand
sanitizer.
5
11. Semasa Bekerja Di Pejabat, pegawai perlu mematuhi Prosedur
Operasi Standard (SOP) yang berkaitan iaitu:
i. SOP Kemasukan Pegawai, Tetamu dan Pelawat ke Kompleks
Setia Perdana dan Bangunan Perdana Putra (LAMPIRAN 1);
ii. SOP Pengendalian Mesyuarat (LAMPIRAN 2);
iii. SOP Penerimaan dan Pengedaran Surat Masuk di Blok Setia
Perdana 8, Kompleks Setia Perdana dan Bangunan Perdana
Putra (LAMPIRAN 3);
iv. SOP Pengendalian dan Penggunaan Kenderaan Jabatan
(LAMPIRAN 4);
v. SOP Pengoperasian Kafetaria di Kompleks Setia Perdana dan
Bangunan Perdana Putra (LAMPIRAN 5);
vi. SOP Penggiliran Pengambilan Stok di Stor Utama JPM
(LAMPIRAN 6);
vii. SOP Perkhidmatan Teknikal ICT (LAMPIRAN 7);
viii. SOP Pengurusan Kaunter Khidmat Pelanggan (LAMPIRAN 8);
dan
ix. SOP Pengurusan Media (LAMPIRAN 9).
6
12. Pegawai dalam kategori berikut adalah DILARANG daripada
Bekerja Di Pejabat dan hanya Bekerja dari Rumah:
i. Kontak rapat kepada kes positif COVID-19 : individu yang
telah dikenal pasti terdedah kepada individu lain yang positif
COVID-19 termasuk bekerja dengan pekerja kesihatan yang
terjangkit COVID-19, menziarahi pesakit atau tinggal
bersama pesakit COVID-19; bekerja bersama-sama atau
berada dalam bilik yang sama dengan pesakit COVID19
atau tinggal serumah dengan pesakit COVID-19;
ii. Person Under Investigation / Person Under Surveillance :
individu yang berisiko mendapat jangkitan COVID-19 seperti
mempunyai sejarah perjalanan ke luar negara atau yang
pernah menghadiri perhimpunan ramai dalam tempoh 14
hari; dan
iii. Pegawai yang tidak diberi Sijil Sakit tetapi mempunyai gejala
demam, batuk atau sesak nafas.
Pegawai wajib mengesah dengan mengemukakan Surat Perakuan
daripada Pegawai Perubatan yang berdaftar dan memaklumkan
Penyelia masing-masing akan status mereka seperti di atas.
13. Sebarang perhimpunan/perjumpaan/majlis berskala besar adalah
tidak dibenarkan sehingga pemakluman selanjutnya oleh Kerajaan.
Sekiranya terdapat sebarang arahan untuk penganjuran majlis
dilaksanakan maka SOP Pengurusan Majlis Kerajaan seperti di
7
LAMPIRAN 10 perlu dipatuhi.
PANDUAN BEKERJA DARI RUMAH
14. Pegawai boleh dipertimbangkan bertugas secara Bekerja Dari
Rumah secara penggiliran seperti yang ditentukan oleh penyelia setiap
Bahagian/Unit. Keutamaan Bekerja Dari Rumah adalah terdiri daripada
kategori seperti berikut:
i. Pegawai dengan status kesihatan yang berisiko tinggi
seperti penghidap penyakit kronik atau penyakit tidak
berjangkit; dan
ii. Pegawai yang tidak mempunyai penjaga kepada anak
mereka yang berusia 12 tahun ke bawah atau anak
berstatus Orang Kurang Upaya (OKU).
Kaedah ini tidak terpakai kepada pegawai yang diberikan Cuti Sakit
termasuk Positif COVID-19.
15. Pegawai perlu menyelesaikan tugasan yang diarahkan dalam
tempoh masa yang tentukan oleh Penyelia. Pegawai perlu datang ke
pejabat untuk mengambil peralatan dan dokumen yang diperlukan untuk
melaksanakan tugas di rumah kecuali dokumen terperingkat. Semua
dokumen dan maklumat terperingkat perlu dikendalikan mengikut
peraturan dan garis panduan yang telah ditetapkan oleh Pejabat Ketua
Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia (CGSO). Pegawai yang
8
dibenarkan hadir ke pejabat bagi tujuan ini perlu mematuhi panduan
semasa Bekerja Di Pejabat.
16. Semasa Bekerja Dari Rumah, pegawai hendaklah:
i. Melaksanakan tugas seperti yang diarahkan oleh Penyelia
dan kekal berada di kediaman pegawai dalam tempoh waktu
pejabat yang ditetapkan oleh Kerajaan, melainkan yang
perlu datang ke pejabat untuk mengambil dan memulangkan
dokumen;
ii. Sentiasa bersedia sekiranya diarahkan oleh Ketua Jabatan
atau Penyelia untuk hadir ke pejabat atau mana-mana lokasi
lain yang ditetapkan;
iii. Memastikan sentiasa boleh dihubungi dalam tempoh waktu
bekerja serta peka, patuh dan memberikan maklumblas
kepada arahan yang dikeluarkan dari semasa ke semasa
melalui apa-apa medium komunikasi seperti panggilan
telefon, email dan messaging.
iv. Sekiranya pegawai berkeperluan untuk keluar rumah atas
tujuan peribadi yang penting dalam waktu Bekerja Dari
Rumah, pegawai perlu memaklumkan dan memohon
kebenaran Penyelia. Kebenaran untuk keluar rumah bagi
urusan peribadi boleh diberikan tidak melebihi dua jam
sahaja; dan
9
v. Pegawai perlu menggunakan medium persidangan video
(video conferencing) yang ditetapkan oleh Urusetia
Mesyuarat sekiranya perlu menghadiri mesyuarat secara
online.
17. Pegawai bertanggungjawab untuk melaporkan kepada Penyelia
status pelaksanaan kerja mengikut tempoh yang ditetapkan oleh
Penyelia.
PERATURAN-PERATURAN LAIN
18. Ketua Jabatan boleh mempertimbang dan memberikan
kelonggaran kepada pegawai untuk bekerja menggunakan waktu kerja
fleksi.
19. Peraturan-peraturan yang berkaitan dengan cuti sama ada cuti
rehat, cuti sakit atau cuti kecemasan adalah berkuatkuasa mengikut
peraturan sedia ada dan perlu dipatuhi oleh pegawai sama ada Bekerja
Di Pejabat dan Bekerja Dari Rumah.
20. Semua pegawai hendaklah mengamalkan nilai berintegriti dan
mematuhi:
i. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
Tatatertib) 1993; dan
ii. Peraturan-Peraturan Pegawai Awam (Kelakuan dan
Tatatertib) (Pindaan) 2002.
11
LAMPIRAN 1
PROSEDUR OPERASI STANDARD KEMASUKAN KAKITANGAN DAN PELAWAT SEMASA TEMPOH PERINTAH KAWALAN
PERGERAKAN PEMULIHAN KE BANGUNAN PERDANA PUTRA DAN KOMPLEKS SETIA PERDANA
1. TUJUAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini adalah sebagai panduan dan
rujukan kepada kakitangan dan pelawat untuk kemasukan ke Bangunan
Perdana Putra (BPP) dan Kompleks Setia Perdana (KSP) semasa
tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPP).
2. LATAR BELAKANG
2.1 Seksyen Keselamatan, Bahagian Khidmat Pengurusan, Jabatan
Perdana Menteri adalah seksyen yang telah diberi kuasa oleh
Ketua Setiausaha Negara dan bertanggungjawab dalam hal ehwal
keselamatan dari pelbagai aspek keselamatan termasuk
keselamatan fizikal di BPP dan KSP, Putrajaya yang telah
diisytiharkan sebagai Kawasan Larangan dan Tempat Larangan
menurut Akta Kawasan Larangan dan Tempat Larangan 1959
[Akta 298]. SOP ini diwujudkan selaras dengan kehendak
subseksyen 4(2) dan subseksyen 5(2) Akta 298 sebagai
peraturan tambahan dengan tujuan untuk memastikan sebarang
risiko/ancaman dapat diminimumkan.
12
3. TATACARA KEMASUKAN
3.1 Kategori Kemasukan
3.1.1 Kakitangan
- Kakitangan adalah pegawai yang berkhidmat di BPP dan
KSP secara tetap/kontrak. Kakitangan ini diberikan Pas
keselamatan bagi memasuki premis ini.
3.1.2 Pelawat
- Dikategorikan kepada :
i. Pelawat VVIP;
ii. Pelawat dengan urusan rasmi (mesyuarat/persidangan
dan lain-lain);
iii. Pelawat secara rombongan/kumpulan; dan
iv. Katerer/kontraktor/vendor/penyelenggaraan.
3.2 Syarat Kemasukan
3.2.1 Kakitangan
Semua kakitangan hendaklah mempunyai Pas Keselamatan
yang sah dan tidak tamat tempoh.
3.2.2 Pelawat
Bagi pelawat, peraturan-peraturan keselamatan BPP dan KSTP
yang sedia ada adalah terpakai sepenuhnya untuk tujuan
13
keselamatan, kecuali pelawat bagi tujuan tidak rasmi seperti
lawatan sambil belajar adalah tidak dibenarkan sama sekali
sepanjang tempoh PKPP.
3.3 Prosedur Kemasukan
3.3.1 Semua kakitangan dan pelawat adalah diwajibkan menjalani
pemeriksaan suhu badan di check point yang telah ditetapkan
iaitu:
i. Balai pas pengawal di Kompleks Setia Perdana;
ii. Balai pas pegawal di Bangunan Perdana Putra;
iii. Gate masuk Kompleks Setia Perdana; dan
iv. Gate masuk Bangunan Perdana Putra.
3.3.2 Pemeriksaan akan dijalankan oleh anggota Seksyen
Keselamatan, Bahagian Khidmat Pengurusan, Jabatan
Perdana Menteri.
3.3.3 Mana-mana kakitangan dan pelawat yang disaring dan
mempunyai suhu badan melebihi 37.5°C dikehendaki
menjalani pemeriksaan kali ke dua.
3.3.4 Hanya kakitangan dan pelawat yang mempunyai suhu badan
tidak melebihi 37.5°C dan tidak menunjukkan simptom
demam, batuk, selsema atau sesak nafas akan dibenarkan
masuk dan berada di dalam KSP dan BPP.
14
3.3.5 Pemakaian penutup muka (mask) adalah digalakkan.
3.3.6 Kanak-kanak tidak dibenarkan sama sekali memasuki ke
BPP dan KSP dalam tempoh PKPB.
3.3.7 Kakitangan dan pelawat dikehendaki mematuhi penjarakan
sosial dan mengamalkan kebersihan diri semasa masuk
dan berada di dalam premis KSP dan PKPB.
3.3.8 Kakitangan dan pelawat yang memasuki BPP dan KSTP
melalui Balai Pas Pelawat perlu menggunakan hand
sanitizer yang disediakan.
3.3.9 Semua pegawai dan pelawat perlu memberi kerjasama
sepenuhnya sewaktu proses saringan dibuat oleh anggota
keselamatan yang sedang bertugas. Sebarang keingkaran
atau berniat untuk tidak mematuhi arahan boleh
menyebabkan kebenaran akses tidak diberikan.
4. PENUTUP
Prosedur Operasi Standard ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan.
Bahagian Khidmat Pengurusan Jabatan Perdana Menteri 10 Jun 2020
15
LAMPIRAN 2
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGENDALIAN MESYUARAT SEMASA TEMPOH PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN PEMULIHAN
1. TUJUAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan sebagai panduan dan
rujukan untuk mengendalikan mesyuarat bagi Jabatan Perdana Menteri
(JPM) semasa tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPP)
2. LATAR BELAKANG
2.1 Bagi memastikan mesyuarat yang dirancang dapat dilaksanakan
dengan lancar dalam tempoh PKPP maka SOP ini adalah
disediakan berdasarkan undang-undang, pekeliling dan arahan
Kerajaan berkaitan mengenai panduan pelaksanaan mesyuarat di
JPM. SOP ini hendaklah dibaca bersekali dengan undang-
undang, peraturan, garis panduan dan surat edaran yang
berkaitan yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa sebagai langkah
pencegahan wabak Covid-19 dari semasa ke semasa.
3. TATACARA PENGENDALIAN MESYUARAT
3.1 Penetapan Mesyuarat
Urus Setia perlu meneliti senarai mesyuarat yang telah ditetapkan di
dalam Sasaran Kerja Tahunan (SKT) dan memberi keutamaan kepada
mesyuarat-mesyuarat yang penting dan perlu diadakan mengikut
16
perancangan. Bagi mesyuarat berjadual, kekerapan mesyuarat boleh
dikaji semula atau ditangguhkan sekiranya dibenarkan.
3.2 Memastikan Bilik dan Bilangan Ahli Mesyuarat Bersesuaian
Urusetia perlu memastikan bilik mesyuarat yang digunakan adalah
sesuai dan mengehadkan bilangan ahli mesyuarat dengan
mengambilkira penjarakan sosial (sekurang-kurangnya 1 meter) yang
perlu dibuat dalam sesebuah bilik mesyuarat.
3.3 Merekod Kehadiran Ahli Mesyuarat
Semua nama ahli yang hadir ke mesyuarat perlu direkodkan di dalam
buku kehadiran mesyuarat.
3.4 Mematuhi Peraturan Kesihatan
3.4.1 Urusetia perlu memastikan peraturan kesihatan berikut dipatuhi:
(i) Memaklumkan Bahagian Khidmat Pengurusan, JPM akan
penggunaan bilik mesyuarat supaya proses pembersihan
dan sanitasi bilik mesyuarat dilakukan oleh kakitangan
pembersihan sebelum dan selepas bilik berkenaan
digunakan;
(ii) Menyediakan hand sanitizer untuk digunakan oleh ahli
mesyuarat sebelum memasuki bilik mesyuarat dan semasa
mesyuarat;
17
(iii) Mengawal jarak selamat sekurang-kurangnya dengan jarak
1 meter dengan melabelkan tempat duduk bagi setiap ahli
mesyuarat; dan
(iv) Tidak membenarkan mana-mana ahli yang menunjukkan
gejala flu untuk menghadiri dan memasuki bilik mesyuarat.
3.5 Makan dan Minum Semasa Mesyuarat
Tempahan makanan dan minuman semasa mesyuarat dan bengkel
adalah dibenarkan.
3.6 Pengendalian Mesyuarat Secara Video Conferencing
Bagi mesyuarat yang memerlukan kehadiran bilangan ahli
mesyurat yang ramai atau kehadiran ahli mesyuarat dari luar
kawasan, Urusetia digalakkan untuk mengadakan mesyuarat
secara video conferencing menggunakan aplikasi yang
bersesuaian dan mematuhi Dasar Keselamatan ICT yang
disediakan oleh pihak Unit Pemodenan Tadbiran dan
Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).
4. PENUTUP
Prosedur Operasi Standard ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan.
Bahagian Dasar dan Perancangan Strategik Jabatan Perdana Menteri 10 Jun 2020
18
LAMPIRAN 3
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENERIMAAN DAN PENGEDARAN
SURAT MASUK DI KOMPLEKS SETIA PERDANA DAN BANGUNAN PERDANA PUTRA SEMASA TEMPOH PERINTAH KAWALAN
PERGERAKAN PEMULIHAN
1. TUJUAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan sebagai panduan
dan rujukan untuk menjalankan urusan penerimaan dan pengedaran
surat masuk di Kompleks Setia Perdana dan Bangunan Perdana Putra
semasa tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPP).
2. LATAR BELAKANG
2.1 Seksyen Pengurusan Rekod, Bahagian Khidmat Pengurusan,
Jabatan Perdana Menteri (JPM) bertanggungjawab untuk
menerima semua surat masuk pejabat/agensi yang berada di
Kompleks Setia Perdana dan Bangunan Perdana Putra.
Penerimaan surat bagi pejabat/agensi di Kompleks Setia Perdana
dan Bangunan Perdana Putra ini adalah diselaraskan bertujuan
untuk mengurangkan pergerakan dan interaksi sosial di antara
penghantar surat dan pegawai yang berada di kedua-dua
kompleks.
19
3. TATACARA PENERIMAAN SURAT
3.1 Penerimaan Surat Di Kompleks Setia Perdana
i. Penerimaan surat di Kompleks Setia Perdana bagi semua
pejabat/agensi yang berada di kompleks ini diuruskan oleh Seksyen
Pengurusan Rekod, Bahagian Khidmat Pengurusan, JPM. Namun
pejabat/agensi selain Pentadbiran Am JPM boleh memaklumkan
kepada Seksyen Pengurusan Rekod jika pejabat/agensi tersebut
telah beroperasi sepenuhnya dan bersedia bagi proses
penerimaan surat masuk sendiri;
ii. Penerimaan surat dibuat di Kaunter Penerimaan Surat, Aras 2, Setia
Perdana 8;
iii. Penghantar Surat perlu melengkapkan maklumat diri di dalam Buku
Daftar yang disediakan; dan
iv. Surat yang diterima akan diasingkan mengikut pejabat/ agensi bagi
memudahkan urusan pengedaran dibuat.
3.2 Penerimaan Surat Di Bangunan Perdana Putra
i. Penerimaan surat dibuat di Kaunter Penerimaan Surat, Aras LG, Blok
Timur, Bangunan Perdana Putra;
ii. Penghantar Surat perlu melengkapkan maklumat diri di dalam Buku
Daftar yang disediakan; dan
20
iii. Surat yang diterima diasingkan di rak mengikut pejabat/agensi
berkaitan dan wakil pejabat/ agensi akan mengambil surat diterima di
Kaunter Penerimaan Surat. Kakitangan Seksyen Pengurusan Rekod
juga akan membantu penghantaran bagi melancarkan urusan
pengedaran surat.
4. TATACARA PENGEDARAN SURAT
4.1 Pengedaran Surat Di Kompleks Setia Perdana
Jabatan/ Agensi selain Pentadbiran Am JPM (PAJPM)
i. Surat yang akan diserahkan kepada pejabat/ agensi selain PAJPM
akan didaftarkan di dalam Buku Despatch;
ii. Penerima perlu menandatangani Buku Despatch sebagai bukti
penerimaan; dan
iii. Kakitangan yang bertugas akan merekodkan jumlah serahan yang
telah dibuat mengikut pejabat/agensi.
Pentadbiran Am JPM
i. Surat akan diasingkan mengikut surat yang dihantar kepada penama
dan nama jawatan;
ii. Sekiranya surat yang dihantar khusus kepada penama, surat akan
terus dihantar kepada penama tersebut tanpa dibuka;
21
iii. Bagi surat bertaraf terbuka yang dihantar atas nama jawatan atau
Untuk Perhatian, surat akan dibuka terlebih dahulu. (Surat akan
dimuatnaik dan diminitkan ke dalam Digital Document Management
System (DDMS), dan penerima berupaya mengakses surat tersebut
melalui e-mel jabatan);
iv. Sekiranya surat yang diterima adalah surat bertaraf terperingkat,
surat tersebut akan terus dihantar kepada penerima tanpa melalui
DDMS; dan
v. Bagi surat yang perlu dihantar secara fizikal, surat tersebut
akan didaftarkan ke dalam Buku Despatch dan
penerima perlu menandatangani buku tersebut sebagai bukti
penerimaan.
5. PEMATUHAN PERATURAN KESIHATAN
5.1 Bagi memastikan keselamatan dan kesihatan pegawai yang bertugas:
i. Penjarakan sosial perlu dipatuhi di antara pegawai penerima surat
dan penghantar surat;
ii. Hand sanitizer disediakan di kaunter penerimaan surat;
iii. Memakai topeng penutup hidung dan mulut sekiranya perlu; dan
iv. Maklumat penghantar surat perlu direkodkan.
22
6. PENUTUP
Prosedur Operasi Standard ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan.
Bahagian Khidmat Pengurusan Jabatan Perdana Menteri 10 Jun 2020
23
LAMPIRAN 4
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGENDALIAN DAN PENGGUNAAN KENDERAAN JABATAN SEMASA TEMPOH
PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN PEMULIHAN
1. TUJUAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan sebagai panduan dan
rujukan untuk pengendalian dan penggunaan kenderaan Jabatan semasa
tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPP).
2. LATAR BELAKANG
2.1 Pengagihan penggunaan kenderaan adalah di bawah kendalian
Seksyen Pengurusan Kenderaan, Bahagian Khidmat Pengurusan,
JPM.
3. PERMOHONAN KENDERAAN
3.1 Permohonan penggunaan kenderaan hanya dilaksanakan secara
online melalui Sistem Tempahan Kenderaan JPM atau melalui
emel bagi Pusat-Pusat Kos di bawah JPM sekurang-kurangnya tiga
(3) hari bekerja kecuali bagi bas hendaklah dikemukakan sekurang-
sekurang-kurangnya empat belas (14) hari sebelum penggunaan.
3.2 Pegawai yang memohon menggunakan kenderaan Jabatan perlu
mematuhi peraturan semasa yang berkuatkuasa di bawah WP. 4.1
Pekeliling Pengurusan Kenderaan Kerajaan.
24
3.3 Permohonan kenderaan Jabatan oleh Jabatan/Agensi lain yang
bukan di bawah JPM boleh dipertimbangkan sekiranya ada
kekosongan dan Jabatan pemohon bersetuju untuk menanggung
kos perbelanjaan minyak dan tol serta pembayaran insurans,
elaun makan, penginapan serta kos-kos berkaitan kepada
pemandu JPM sepanjang penggunaan kenderaan tersebut.
3.4 Tempahan akan terbatal dengan sendiri sekiranya pengguna
tidak berada di tempat yang ditetapkan selepas 30 minit dari
masa yang ditetapkan. Adalah menjadi tanggungjawab
pengguna menghubungi pegawai kenderaan atau pemandu
mengenai sebarang perubahan pada jadual perjalanan.
4. HAD PENUMPANG
Kapasiti penumpang adalah mengikut bilangan tempat duduk
kenderaan yang digunakan.
25
5. TANGGUNGJAWAB PEMANDU DAN PENGGUNA KENDERAAN SEMASA MENGGUNAKAN KENDERAAN JABATAN
5.1 Pemandu
i. Pemandu perlu berada dalam keadaan yang sihat dan tiada
gejala demam, batuk atau sesak nafas.
ii. Memastikan kenderaan yang digunakan telah dinyahkuman/
sanitasi. Proses pembersihan perlu kerap dilakukan di
kawasan yang kerap disentuh seperti pemegang pintu, tali
pinggang, kerusi dan lain-lain tempat yang berkaitan.
iii. Sentiasa memakai penutup hidung dan mulut semasa
memandu dan telah mencuci tangan/ menggunakan ‘hand
sanitizer’ sebelum dan selepas mengendalikan kenderaan.
iv. Pemandu hendaklah mematuhi semua undang-undang/
peraturan jalan raya yang berkuatkuasa. Ketidakpatuhan
terhadap undang-undang/peraturan adalah menjadi
tanggungjawab pemandu/pegawai yang mengarahkan
ketidakpatuhan tersebut
v. Pemandu wajib mematuhi tugas dan tanggungjawab sebagai
pemandu mengikut pekeliling WP 4.1 Pengurusan Kenderaan
Kerajaan.
26
5.2 Penumpang
i. Penumpang adalah sihat dan tidak demam, batuk atau sesak
nafas.
ii. Digalakkan memakai penutup hidung dan mulut dan mencuci
tangan atau menggunakan ‘hand sanitizer’ sebelum dan
setelah menaiki kenderaan.
iii. Pengguna kenderaan hendaklah menandatangani Buku Log
Kenderaan bagi mengesahkan penggunaan kenderaan
(maklumat perjalanan dan masa tugasan selesai) telah
dilaksanakan.
5.3 Pemandu dan pengguna kenderaan Jabatan hendaklah
bertanggungjawab untuk melaporkan sebarang kemalangan
atau kecederaan yang berlaku kepada pihak polis dan
Pegawai Kenderaan JPM.
6. PENYELENGGARAAN KENDERAAN JABATAN
Pemandu yang ditugaskan untuk menghantar dan mengambil kenderaan
Jabatan di Spanco bagi tujuan penyelenggaraan perlu mematuhi
prosedur seperti di bawah:
6.1 Hanya seorang pemandu sahaja yang terlibat untuk menghantar dan
mengambil kenderaan yang diselenggara.
27
6.2 Sentiasa memakai penutup hidung dan mulut serta mencuci tangan
atau menggunakan ‘hand sanitizer’ sebelum dan selepas membawa
kenderaan tersebut.
6.3 Memastikan kenderaan yang telah diterima dinyahkuman/ disanitasi
di kawasan yang kerap disentuh.
7. PENUTUP
Prosedur Operasi Standard ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan.
Bahagian Khidmat Pengurusan Jabatan Perdana Menteri 10 Jun 2020
28
LAMPIRAN 5
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGOPERASIAN KAFETARIA DI KOMPLEKS SETIA PERDANA
DAN BANGUNAN PERDANA PUTRA SEMASA TEMPOH PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN PEMULIHAN
1. TUJUAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan sebagai panduan dan
rujukan kepada pegawai dan pengusaha makanan semasa berurusniaga
di kafetaria Kompleks Setia Perdana dan Bangunan Perdana Putra
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPB).
2. LATAR BELAKANG
2.1 Kemudahan kafetaria bagi kemudahan pegawai di Kompleks Setia
Perdana terletak di Blok Setia Perdana 1 dan Blok Kafeteria di
Setia Perdana 6, manakala terdapat satu kafeteria untuk
kemudahan pegawai di Bangunan Perdana Putra.
3. WAKTU OPERASI
3.1 Waktu operasi kafetaria semasa tempoh PKPB ditetapkan seperti
berikut:
i. Sarapan Pagi : 7.30 pagi – 9.00 pagi;
ii. Makan Tengah Hari : 12.30 tengah hari – 2.00 petang; dan
iii. Kerja-Kerja Pembersihan dan Sanitasi : 2.00 petang – 4.00
petang.
29
4. KAEDAH OPERASI
4.1 Kafeteria dibenarkan beroperasi bagi tujuan penyediaan makanan
secara dine-in, minuman siap-bungkus dan take-away.
Hendaklah dipastikan bahawa penjarakan sosial dilaksanakan
bagi dine-in.
4.2 Peniaga dan pekerja kafetaria serta pelanggan perlu berada
dalam keadaan yang sihat dan tiada sebarang gejala demam,
batuk dan sesak nafas. Mereka yang mempunyai gejala tidak
dibenarkan masuk dan perlu diarahkan meninggalkan
Kompleks Setia Perdana dan Bangunan Perdana Putra.
4.3 Setiap peniaga dan pekerja perlu dipastikan menggunakan alat
pelindung diri bersesuaian seperti penutup hidung dan mulut,
apron plastik dan sarung tangan yang bersesuaian mengikut
keperluan.
4.4 Bilangan pelanggan yang berada dalam premis pada satu-satu
masa dihadkan kepada 15 orang pada satu-satu masa.
4.5 Pelanggan perlu menggunakan hand sanitizer di pintu masuk
kafetaria dan mematuhi penjarakan sosial sekurang-kurangnya 1
meter semasa beratur di luar kafetaria dan semasa berada di
dalam kafetaria. Pemakaian penutup hidung dan mulut adalah
digalakkan.
30
4.6 Peniaga dan pekerja kafetaria perlu melakukan proses
pembersihan dan sanitasi setiap hari dan mematuhi aspek
pengurusan bahan kimia yang digunakan semasa melaksanakan
proses berkenaan.
4.7 Seorang Polis Bantuan akan ditugaskan di setiap kafeteria untuk
memastikan peraturan yang digariskan di bawah SOP ini
dipatuhi.
5. PENUTUP
Prosedur Operasi Standard ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan.
Bahagian Khidmat Pengurusan Jabatan Perdana Menteri 10 Jun 2020
31
LAMPIRAN 6
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGAMBILAN STOK DI STOR UTAMA JABATAN PERDANA MENTERI SEMASA TEMPOH
PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN PEMULIHAN
1. TUJUAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan sebagai panduan dan
rujukan bagi urusan pengambilan stok di Stor Utama, Jabatan Perdana
Menteri (JPM) semasa tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan
(PKPP).
2. LATARBELAKANG
2.1 Urusan Stor Utama, JPM adalah dikendalikan oleh Seksyen
Pengurusan Aset, Bahagian Khidmat Pengurusan, JPM. Semasa
tempoh PKPB, pengambilan stok di Stor Utama, JPM bagi
Pentadbiran Am JPM dan pusat-pusat kos akan dilaksanakan
secara penggiliran waktu.
3. TATACARA PENGAMBILAN STOK DI STOR UTAMA
3.1 Janji temu perlu dibuat kepada Seksyen Pengurusan Aset,
Bahagian Khidmat Pengurusan melalui permohonan rasmi
secara emel.
3.2 Hanya satu (1) orang pegawai sahaja dibenarkan untuk datang
mengambil stok dalam satu masa.
32
3.3 Waktu pengambilan stok di Stor Utama JPM adalah pada setiap
hari Selasa dan Khamis dari jam 8.30 pagi sehingga 4.00
petang mengikut giliran seperti berikut :
i. Minggu Pertama dan Minggu Ketiga adalah ditetapkan
kepada Pejabat Perdana Menteri, Pejabat Menteri dan
Pejabat Timbalan Menteri; dan
ii. Minggu Kedua dan Minggu Keempat adalah ditetapkan
kepada Bahagian dan pusat-pusat kos di bawah JPM.
3.4 Semua pegawai yang berurusan di Stor Utama, JPM perlu
memastikan penjarakan sosial, menggunakan penutup hidung
dan mulut sekiranya perlu dan menggunakan hand sanitizer .
4. PENUTUP
Prosedur Operasi Standard ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan.
Bahagian Khidmat Pengurusan Jabatan Perdana Menteri 10 Jun 2020
33
LAMPIRAN 7
PROSEDUR OPERASI STANDARD PERKHIDMATAN TEKNIKAL ICT SEMASA TEMPOH PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN PEMULIHAN
1. TUJUAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan sebagai panduan dan
rujukan mengenai peraturan dan proses kerja yang perlu dipatuhi dalam
memastikan pengurusan perkhidmatan teknikal ICT merangkumi khidmat
pengguna dan rangkaian Jabatan Perdana Menteri (JPM) dilaksanakan
secara terancang dan berkesan semasa tempoh Perintah Kawalan
Pergerakan Pemulihan (PKPP)
2. LATAR BELAKANG
2.1 Prosedur ini diguna pakai oleh Bahagian Teknologi Maklumat
(BTM), Jabatan Perdana Menteri (JPM) untuk mengurus
perkhidmatan teknikal ICT kepada pengguna JPM dan
jabatan/agensi di bawah seliaan JPM.
3. TATACARA PENGENDALIAN PERKHIDMATAN ICT
3.1 Pengendalian perkhidmatan ICT akan dilaksanakan seperti carta
alir berikut:
34
3.1.1 PENETAPAN KONFIGURASI E-MEL
i. Pendaftaran Akaun E-Mel Dan Domain Di Komputer
35
ii. Pendaftaran Akaun Emel di Telefon Pengguna
36
3.1.2 PEMBEKALAN PERALATAN ICT
37
3.1.3 PINJAMAN PERALATAN ICT
38
3.1.4 PENYELENGGARAAN PERALATAN ICT
39
40
3.1.5 KHIDMAT MEJA BANTUAN ICT
41
3.1.6 KHIDMAT TALIAN TELEFON PABX
42
3.1.7 KHIDMAT TEKNIKAL RANGKAIAN INTERNET
43
3.1.8 KHIDMAT TEKNIKAL RANGKAIAN WIFI
44
4. PENUTUP
Prosedur Operasi Standard ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan.
Bahagian Teknologi Maklumat Jabatan Perdana Menteri 10 Jun 2020
45
LAMPIRAN 8
PROSEDUR OPERASI STANDARD PENGURUSAN KAUNTER PELANGGAN SEMASA TEMPOH
PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN
1. TUJUAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan sebagai panduan dan
rujukan melaksanakan tugas-tugas di Kaunter Khidmat Pelanggan
Jabatan Perdana Menteri sepanjang tempoh Perintah Kawalan
Pergerakan Pemulihan (PKPP).
2. LATARBELAKANG
2.1 Prosedur ini diselaraskan oleh Unit Komunikasi Korporat (UKK),
JPM bagi semua Kaunter Khidmat Pelanggan JPM di Kompleks
Setia Perdana dan Bangunan Perdana Putra.
3. TATACARA PENGENDALIAN KAUNTER KHIDMAT PELANGGAN
Pengendalian Kaunter Khidmat Pelanggan perlu dilaksanakan
seperti tatacara yang digariskan dalam jadual aktiviti berikut:
46
3.1 Menerima Pelanggan
BIL. AKTIVITI TEMPOH
PELAKSANAAN 3.1.1
Ucapan salam:
- Ucapan salam dengan sopan, senyum serta
terdapat pertembungan mata; - Memastikan penjarakan sosial (1 meter); - Elakkan bersalam, silang tangan kanan di dada; - Pegawai memakai penutup hidung dan mulut;
dan - Memastikan ruang kaunter telah disanitasi.
Apabila
menerima pelanggan
3.1.2
Dapatkan nama pelanggan:
- Memohon pelanggan menggunakan hand
sanitizer semasa berurusan di kaunter; - Nama pelanggan perlu direkodkan dalam buku
kehadiran; dan - Memastikan penjarakan sosial ( 1 meter).
Apabila
menerima pelanggan
3.2 Memberi Perkhidmatan (Situasi Biasa)
BIL. AKTIVITI TEMPOH PELAKSANAAN
3.2.1
Dengar dan beri perhatian kepada perkara yang ingin disampaikan oleh pelanggan dan tunjukkan empati terhadap masalah yang dihadapi pelanggan.
- Memastikan penjarakan sosial ( 1 meter); dan - Sentiasa memakai penutup hidung dan mulut.
Apabila
menerima pelanggan
3.2.2
Cuba selesaikan masalah sekiranya mampu.
Apabila
menerima pelanggan
47
3.3 Memberi Perkhidmatan (Situasi Perlu Dirujuk Kepada Penyelia)
BIL. AKTIVITI TEMPOH PELAKSANAAN
3.3.1
Hubungi penyelia kaunter sekiranya masalah tidak dapat diselesaikan:
Apabila
menerima pelanggan
3.3.2
Rujuk dan maklumkan kepada penyelia dan bawa pelanggan berjumpa penyelia
- Memastikan penjarakkan sosial (1 meter); dan - Sentiasa memakai penutup hidung dan mulut.
Apabila
menerima pelanggan
3.4 Memberi Perkhidmatan (Situasi Pelanggan Marah)
BIL. AKTIVITI TEMPOH
PELAKSANAAN 3.4.1
Elakkan perbalahan peribadi, perdebatan atau sebarang bentuk provokasi. Bertindak mengikut bidang kuasa yang diberikan. Rujuk kepada pegawai atasan jika perlu.
- Memastikan penjarakan sosial (1 meter); dan - Sentiasa memakai penutup hidung dan mulut.
Apabila
menerima pelanggan
3.4.2
Elak bersikap berpura-pura atau berbohong dan beri perhatian kepada apa yang ingin disampaikan oleh pelanggan.
Apabila
menerima pelanggan
3.4.3
Tunjukkan empati dan pemahaman terhadap masalah pelanggan.
Apabila
menerima pelanggan
3.4.4
Kawal situasi dan cuba tenangkan pelanggan.
- Tiada sentuhan secara langsung/ penjarakan sosial.
Apabila
menerima pelanggan
48
3.4.5
Tunjukkan komitmen untuk menyelesaikan masalah dengan sabar.
Apabila
menerima pelanggan
3.4.6
Sentiasa kawal emosi, gerak geri dan perkataan dan beri penjelasan berkaitan situasi sebenar.
Apabila
menerima pelanggan
3.4.7
Akhiri perbualan dengan permohonan maaf terhadap kesukaran yang dihadapi oleh pelanggan.
- Elakkan bersalaman
Apabila
menerima pelanggan
3.4.8
Jika situasi telah terkawal, terus berikan layanan seperti ‘Situasi Biasa’ atau jika pelanggan masih emosi lakukan perkara berikut:
i. Hubungi penyelia; ii. Iringi pelanggan berjumpa penyelia; iii. Dapatkan bantuan Pengawal Keselamatan
jika perlu; dan iv. Penjarakan sosial (1 meter).
Apabila
menerima pelanggan
3.5 Memberi Perkhidmatan (Situasi Pelanggan Mengemukakan Permintaan Yang Mengelirukan)
BIL. AKTIVITI TEMPOH
PELAKSANAAN 3.5.1
Layan pelanggan dengan ekspresi wajah dan kata- kata yang sopan, tunjukkan empati dan cuba fahami permintaan yang dikemukakan.
- Memastikan penjarakan sosial (1 meter); dan - Sentiasa memakai penutup hidung dan mulut.
Apabila
menerima pelanggan
49
3.5.2
Jika kekeliruan telah selesai, terus berikan layanan ‘Seperti Biasa’ ATAU
Jika masih keliru, mohon penjelasan lanjut dan rujuk kepada penyelia.
Apabila
menerima pelanggan
3.6 Memberi Perkhidmatan (Situasi Kekangan Bahasa)
BIL. AKTIVITI TEMPOH PELAKSANAAN
3.6.1
Memaklumkan kepada pelanggan melalui ekspresi wajah/ isyarat bahawa anda tidak memahami bahasa yang digunakan.
- Memastikan penjarakan sosial (1 meter); dan - Sentiasa memakai penutup hidung dan mulut.
Apabila
menerima pelanggan
3.6.2
Mohon maaf kepada pelanggan dan maklumkan bahawa anda tidak boleh bertutur bahasa yang digunakan oleh pelanggan.
Apabila
menerima pelanggan
3.6.3
Dapatkan bantuan rakan sekerja atau pihak yang lebih arif.
Apabila
menerima pelanggan
50
3.7 Memberi Perkhidmatan (Situasi Khas OKU, Ibu Mengandung, Bersama Kanak-Kanak dan Warga Emas)
BIL. AKTIVITI TEMPOH
PELAKSANAAN
3.7.1
Berikan layanan dengan ekspresi yang menyenangkan, tunjukkan empati dan berikan bantuan mengikut kesesuaian.
Cth: Bantuan kerusi roda
- Memakai sarung tangan semasa menolak
kerusi roda; - Memastikan penjarakan sosial (1 meter);
dan - Sentiasa memakai penutup hidung dan mulut.
Apabila menerima
pelanggan
3.7.2
Mudahkan urusan pelanggan dan hubungi pegawai yang perlu berurusan dengan mereka.
Apabila menerima
pelanggan
3.8 Memberi Perkhidmatan (Situasi Kecemasan)
BIL. AKTIVITI TEMPOH
PELAKSANAAN
3.8.1
Tenangkan pelanggan, maklumkan masalah yang dihadapi dan mohon maaf atas kesulitan.
- Memastikan penjarakan sosial (1 meter);
dan - Sentiasa memakai penutup hidung dan mulut.
Apabila menerima
pelanggan
51
3.9. Mengakhiri Urusan
BIL. AKTIVITI TEMPOH PELAKSANAAN
3.9.1 Akhiri urusan dengan melakukan perkara berikut:
i- Ucapkan terima kasih; ii- Tawarkan bantuan sekiranya masih ada
perkara yang boleh dibantu; dan iii- Berikan ucapan penutup seperti terima
kasih/ sila datang lagi/ selamat jalan.
- Memastikan penjarakan sosial ( 1 meter); - Sentiasa memakai penutup hidung dan mulut;
dan - Membersih dan mensanitasi ruang kaunter
sebelum kaunter ditutup untuk hari berkenaan.
Apabila urusan
telah selesai
4. PENUTUP
Prosedur Operasi Standard ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan.
Unit Komunikasi Korporat Jabatan Perdana Menteri 10 Jun 2020
52
LAMPIRAN 9
PROSEDUR OPERASI STANDARD BAGI PENGURUSAN SIDANG MEDIA SEMASA TEMPOH PERINTAH
KAWALAN PERGERAKAN PEMULIHAN
1. TUJUAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan sebagai panduan dan
rujukan dalam melaksanakan tugas-tugas pengurusan media sepanjang
tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPP).
2. LATARBELAKANG
2.1 Prosedur ini diselaraskan oleh Unit Komunikasi Korporat (UKK),
JPM bagi semua sidang media JPM di Kompleks Setia Perdana
dan Bangunan Perdana Putra.
3. TATACARA PENGURUSAN SIDANG MEDIA
Pengurusan sidang media JPM perlu dilaksanakan mengikut
tatacara berikut bagi kerja-kerja persiapan sebelum sidang media,
semasa pelaksanaan sidang media dan tindakan selepas sidang
media.
53
3.1 Sebelum Sidang Media
BIL. AKTIVITI TEMPOH PELAKSANAAN
3.1.1
Memberi arahan pelaksanaan pengurusan Sidang Media pemegang taruh (YAB PM, YB Menteri-Menteri Kanan, YB Menteri dan Menteri-Menteri di JPM).
3 hari sebelum sesi
sidang media
3.1.2
Menerima arahan pelaksanaan Pengurusan Sidang Media.
3 hari sebelum sesi
sidang media
3.1.3
Membuat draf Nota Kepada Pengarang
- Memastikan jemputan adalah terhad bilangan dan sebolehnya hanya untuk media rasmi;
- Bilangan yang hadir tidak melebihi 20 orang pengamal media (wartawan/jurufoto/juruvideo/ pegawai);
- Media Rasmi (RTM, BERNAMA & JaPen), Media Terbuka (Media tempatan & luar negara yang mempunyai pas media sah dari Jabatan Penerangan Malaysia); dan
- Antara perkara penting yang perlu dinyatakan
dalam Nota Kepada Pengarang untuk mematuhi langkah pencegahan wabak COVID-19:
a) amalkan penjarakan sosial (1 meter); b) memakai topeng mulut dan hidung; c) elakkan bersalam; d) sentiasa memakai hand sanitizer; e) sekiranya batuk atau bersin, tutup
menggunakan lengan, tisu atau sapu tangan; dan
f) memastikan sentiasa dalam keadaan sihat.
3 hari sebelum sesi
sidang media
3.1.4
Pengesahan draf Nota Kepada Pengarang daripada KKK/Pegawai yang bertanggungjawab sebelum diedarkan kepada media.
3 hari sebelum sesi
sidang media
54
3.1.5
Membuat edaran Nota Kepada Pengarang kepada media menerusi e-mel dan whatsapp group Media JPM
- Tiada edaran secara bersemuka, semua jemputan secara online sahaja.
3 hari sebelum sesi
sidang media
3.1.6
Rekod ke dalam fail
- Setiap Nota Kepada Pengarang mempunyai nombor siri.
3 hari sebelum sesi
sidang media
3.1.7
Penetapan dan penempahan lokasi sidang media.
1 hari sebelum sesi
sidang media
3.1.8
Pemakluman kepada Seksyen Keselamatan dan Unit Media Sosial
- Maklumat yang perlu diberikan ialah nama penuh, no kad pengenalan, pas media & nama agensi).
1 hari sebelum sesi
sidang media
3.2 Semasa Sidang Media
BIL. AKTIVITI TEMPOH PELAKSANAAN
3.2.1
Pengurusan dan semakan lokasi sidang media:
a. Audio System; b. Rostrum; c. Kedudukan kerusi media – social distancing
concept ( 1 meter); d. Microphone untuk media ketika sesi soal jawab; e. Barricade; f. Hand Sanitizer; dan g. Lokasi telah dilaksanakan pembersihan/ nyah
kuman.
2 jam awal
sebelum sidang media bermula
55
3.2.2
Pendaftaran Media kepada semua wartawan dan jurufoto/jurukamera yang hadir
- Hanya seorang (1) wartawan dan seorang (1) jurufoto/juruvideo sahaja dibenarkan bagi setiap agensi media;
- Pendaftaran dengan penjarakan sosial (1meter); - Diwajibkan menggunakan hand sanitizer; - Memastikan pengamal media menggunakan
topeng hidung dan mulut; dan - Setiap media yang hadir diambil suhu badan
menggunakan pengimbas suhu dan mereka yang tidak sihat dilarang memasuki lokasi.
Setelah media
hadir
3.2.3
Pengumpulan soalan yang bakal ditanya oleh pihak wartawan untuk disaring oleh KKK/TKKK/SUA
- Pengumpulan solan-soalan adalah melalui Whatsapp.
Sebelum sidang media bermula
3.2.4
Kawalan bagi pergerakan jurufoto / juruvideo semasa sesi sidang media sedang berlangsung
- Menyediaan barricade jika perlu; - Memastikan penjarakan sosial (1meter)
dilakukan; - Memastikan menggunakan topeng hidung dan
mulut; dan - Memantau, menegur & menghalang media yang
ingkar arahan & mencurigakan.
Semasa sidang
media berlangsung
3.2.5
Kawalan bagi wartawan semasa sesi soal jawab
- Memastikan penjarakan sosial (1meter) dilaksanakan;
- Soal jawab menggunakan microphone yang disediakan; dan
- Wartawan sentiasa menggunakan topeng hidung dan mulut.
Semasa sidang
media berlangsung
56
3.2.6
Edaran talking points / Kenyataan Media kepada para media setelah mendapat kelulusan daripada KKK/TKKK/SUA
- Edaran dilakukan secara online atau whatsapp group Media JPM; dan
- Tiada edaran secara manual/ bersemuka.
Setelah selesai
sesi sidang media
3.3 Selepas Sidang Media
BIL. AKTIVITI TEMPOH PELAKSANAAN
3.3.1
Mengedar teks ucapan atau talking points akan dibuat setelah selesai sidang media bagi memastikan teks tersebut tiada sebarang kesilapan fakta
- Edaran dilakukan secara online atau whatsapp group Media JPM; dan
- Tiada edaran secara manual/ bersemuka.
Setelah selesai sidang media
3.3.2
Membantu pihak media untuk mendapatkan beberapa maklumat berkaitan sesi sidang media yang berlangsung
Setelah selesai sidang media
3.3.3
Memberi info dan gambar-gambar sekitar sidang media kepada pasukan media sosial untuk muatnaik ke media sosial JPM dalam tempoh 30 minit.
Setelah selesai sidang media
3.3.4
Memastikan semua media beredar dari lokasi sidang media dengan keadaan lokasi yang teratur semula
- Memastikan pergerakan media secara tersusun dalam penjarakan sosial;
- Memastikan semua menggunakan hand sanitizer sebelum beredar keluar;
- Mengikut giliran dengan bilangan terhad di dalam lift; dan
Setelah selesai sidang media
57
- Memastikan media tidak berkumpul di lain-lain kawasan dan beredar sepenuhnya.
3.3.5
Memaklumkan kepada pihak pengurusan untuk melaksanakan pembersihan / sanitasi di lokasi
Setelah selesai sidang media
3.3.6
Rekod Pendaftaran Media ke dalam fail
Setelah selesai sidang media
3.3.7
Rekod talking points / Kenyataan Media ke dalam fail
Setelah selesai sidang media
4. PENUTUP
Prosedur Operasi Standard ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan.
Unit Komunikasi Korporat Jabatan Perdana Menteri 10 Jun 2020
58
LAMPIRAN 10
PROSEDUR OPERASI STANDARD BAGI PENGURUSAN MAJLIS RASMI KERAJAAN SEMASA TEMPOH
PERINTAH KAWALAN PERGERAKAN PEMULIHAN
1. TUJUAN
Prosedur Operasi Standard (SOP) ini disediakan sebagai panduan dan
rujukan dalam menguruskan majlis rasmi Kerajaan sepanjang tempoh
Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan (PKPB).
2. LATARBELAKANG
2.1 Selaras dengan arahan Kerajaan yang tidak membenarkan
perhimpunan ramai, mana-mana majlis yang tidak mendesak
untuk diadakan hendaklah dibatalkan atau ditangguhkan satu
tarikh lain yang bersesuaian.
2.2 Sekiranya sesuatu majlis tersebut terpaksa diadakan di atas
kepentingan negara dan sebagainya, maka tatacara yang
digariskan dalam SOP ini perlu dipatuhi sepenuhnya bagi
memastikan kesempurnaan majlis di samping mencegah
penularan wabak Covid-19 ini.
3. TATACARA PENGURUSAN MAJLIS RASMI KERAJAAN
3.1 Tatacara yang perlu dipatuhi semasa menguruskan majlis rasmi
Kerajaan adalah seperti berikut :
59
i. Elakkan majlis diadakan di tempat yang terbuka dan menyukarkan
kawalan masuk dan keluar jemputan majlis;
ii. Proses sanitasi atau nyah kuman dibuat di lokasi majlis sebelum
dan selepas majlis diadakan;
iii. Bilangan jemputan dihadkan kepada mereka yang benar-benar
perlu sahaja dan mereka yang dikategorikan sebagai Person Under
Investigation (PUI) Atau Person Under Surveillance (PUS) tidak
boleh dijemput;
iv. Urus setia perlu menyediakan petugas kesihatan untuk tugasan
mengambil suhu badan petugas termasuk petugas media dan
tetamu yang hadir serta menyediakan hand sanitizer bagi kegunaan
sebelum dan selepas majlis. Tetamu dan petugas yang mempunyai
bacaan suhu melebihi 37.5°C tidak dibenarkan berada di tempat
majlis;
v. Urus setia perlu memastikan semua petugas dan tetamu sentiasa
menjaga penjarakan sosial semasa pelaksanaan majlis dan mereka
digalakkan untuk memakai penutup hidung dan mulut;
vi. Hanya key person dan mereka yang benar-benar perlu bertugas
sahaja dibenarkan berada dalam majlis;
vii. Susunan tempat duduk perlu mengambil kira penjarakan sosial
sekurang-kurangnya 1 meter dan penandaan sewajarnya perlu
dibuat;
60
viii. Atur cara majlis perlu ringkas dengan mengutamakan perkara yang
perlu sahaja;
ix. Bilangan petugas media dihadkan kepada jumlah yang paling
minimum;
x. Sebarang jamuan tidak diadakan sama ada sebelum atau selepas
majlis ; dan
xi. Kehadiran semua tetamu, urus setia dan petugas (termasuk
petugas media) hendaklah direkodkan.
4. PENUTUP
Prosedur Operasi Standard ini hendaklah terpakai dan berkuatkuasa
sepanjang tempoh Perintah Kawalan Pergerakan Pemulihan.
Bahagian Istiadat dan Urusetia Persidangan Antarabangsa Jabatan Perdana Menteri 10 Jun 2020