isp pentadbiran am jpm

Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri 1

PELAN STRATEGIK ICT

PENGENALAN Pelan Strategik Teknologi Maklumat atau ICT Strategic Plan (ISP) Pentadbiran Am, Jabatan Perdana Menteri (JPM) merupakan Masterplan yang dibangunkan untuk menyokong Pelan Strategik Pentadbiran Am JPM (PAJPM) agar perancangan dan pembangunan ICT selari dengan perancangan dan pelaksanaan program yang dirancang di PAJPM. ISP ini merupakan kajian semula pelan asal bagi tempoh lima (5) tahun bermula pada tahun 2010 hingga 2014. Kajian semula ISP ini dibuat berdasarkan perkara berikut: 1. Perubahan kepada persekitaran dan keperluan ICT semasa; 2. Surat Pekeliling Am MAMPU Bil 1 Tahun 2009 bertajuk Garis Panduan

Mengenai Tatacara Memohon Kelulusan Teknikal Projek ICT Agensi Kerajaan;

3. Pertambahan agensi-agensi di bawah TKSUK dan TKSU dalam Jawatankuasa Pemandu ICT(JPICT) PAJPM yang tidak mempunyai kekuatan anggota ICT terutamanya yang diketuai oleh gred F44 ke bawah untuk tujuan kelulusan teknikal projek-projek ICT; dan

4. Pelantikan pengerusi baru JPICT PAJPM iaitu Y.Bhg. Datuk Othman bin Hj Mahmood, Timbalan Ketua Setiausaha (TKSU), Jabatan Perdana Menteri dan penubuhan JPICT PAJPM dalam mesyuarat pertamanya pada 7 Mei 2009 telah memutuskan supaya kajian semula ISP dibuat oleh agensi masing-masing.

LATAR BELAKANG ISP ini merupakan kajian semula pelan asal yang telah digubal sebelum ini bagi tempoh lima (5) tahun bermula pada tahun 2008 hingga 2012. Pelan tersebut perlu dikaji semula dan ditambah baik untuk penyesuaian dengan keperluan ICT semasa. Pelan ini juga menyokong visi ICT Sektor Awam yang dibangunkan oleh Unit Pemodenan Tadbiran dan Perancangan Pengurusan Malaysia (MAMPU).

ISP ini juga digubal berasaskan Manual Prosedur Kerja, Fail Meja, Sasaran Kerja Tahunan (SKT) Pentadbiran Am Jabatan Perdana Menteri dan dokumen lain yang berkaitan. Hasil daripada pelan ISP ini perancangan peruntukan kewangan dan sumber tenaga kerja yang diperlukan untuk melaksanakan projek-projek ICT yang telah dirancang dapat dilaksanakan dengan lebih tersusun dan perancangan awal dapat dibuat.


PELAN STRATEGIK ICT

RASIONAL Tujuan ISP ini digubal adalah untuk:

1. Memperjelaskan halatuju pembangunan dan penggunaan ICT Pentadbiran Am JPM bagi tempoh 5 tahun akan datang (2010 – 2014);

2. Menumpukan ke arah pengujudan satu persekitaran kerja dalam organisasi yang bersepadu, cekap dan berkesan menerusi inisiatif ICT yang terkini, stabil serta berinovasi;

3. Menyediakan satu pelan pelaksanaan ICT yang menyeluruh, terancang dan sistematik serta mengenalpasti projek-projek ICT dan mencadangkan pelan-pelan strategik teras ICT bagi menyokong PAJPM mencapai visi, misi dan objektifnya;

4 Mewujudkan sistem pemantauan dan penilaian dalam pengurusan dan penyediaan kemudahan ICT sebagai khidmat sokongan; dan

5. Menjadi sumber rujukan untuk mempertingkatkan sistem penyampaian perkhidmatan melalui pembudayaan ICT.


PELAN STRATEGIK ICT

Pentadbiran Am JPM yang sebelum ini dikenali sebagai Bahagian Pengurusan Perkhidmatan Dan Sumber Manusia (BPPSM) telah disusun semula menjadi enam Bahagian iaitu Bahagian Pengurusan Sumber Manusia (BPSM), Bahagian Kewangan dan Pembangunan (B.Kew), Bahagian Akaun (BA), Bahagian Khidmat Pengurusan (BKP), Bahagian Audit Dalam dan Unit Kominikasi Korporat (UKK). Kesemua enam bahagian tersebut berada di bawah tanggungjawab Timbalan Ketua Setiausaha Kanan dan dibantu oleh Timbalan Ketua Setiausaha dan Penasihat Undang-Undang. Struktur ini berkuatkuasa sejak Mei 2007 melalui Waran Perjawatan Bil. A 49 Tahun 2007 dan A 90 Tahun 2007 dan Bil. A142 Tahun 2008.

OBJEKTIF Objektif Pentadbiran Am JPM ialah untuk menentukan pengurusan sumber manusia, kewangan, pembangunan, perakaunan dan khidmat pengurusan dilaksanakan mengikut dasar, perundangan/ peraturan dan garis panduan semasa. DASAR KUALITI

Dasar Kualiti Pentadbiran Am JPM pula adalah komited untuk menyampaikan perkhidmatan yang berkualiti kepada pelanggannya berteraskan nilai-nilai integriti, akauntabiliti dan profesionalisme. MAKLUMAT KORPORAT VISI

Visi Pentadbiran Am JPM ialah untuk menjadi organisasi terunggul dalam Pengurusan Sumber Manusia, Kewangan, Pembangunan, Perakaunan dan Khidmat Pengurusan.

MISI

Misi Pentadbiran Am JPM ialah memberi perkhidmatan yang cekap, berkesan dan berkualiti kepada Jabatan/Agensi JPM.


PELAN STRATEGIK ICT

FUNGSI

Bagi mencapai Visi, Misi dan Objektif tersebut, Pentadbiran Am JPM melaksanakan fungsi-fungsi berikut:-

Sumber Manusia

Mengkaji, merancang, mengurus dan membangunkan sumber manusia, struktur organisasi dan hal ehwal perkhidmatan pegawai.

Kewangan

Merancang, mengurus, menyelaras dan memantau peruntukan/ perbelanjaan mengurus dan pembangunan.

Merancang, mengurus, menyelaras dan memantau projek-projek pembangunan.

Merancang, menyelaras dan memantau pengurusan aset alih kerajaan.

Merancang, menyelaras dan memantau pengurusan penyenggaraan bangunan dan landskap.

Perakaunan

Memberi perkhidmatan dalam pengurusan terimaan dan bayaran, gaji, pinjaman kenderaan dan komputer, pendahuluan diri dan pelbagai.

Merancang dan mengurus aliran wang tunai JPM.

Melaksana, mengurus, memantau semua sistem perakaunan elektronik seperti Sistem Pengurusan Kewangan Dan Perakaunan Kerajaan (GFMAS), Sistem Pengurusan Dan Kawalan Belanjawan (eSPKB) dan Sistem Perakaunan Mikro (SPM).

Menyedia dan mengurus maklumat kewangan dan perakaunan.

Menyelaras dan memantau kutipan hasil dan amanah melalui pengauditan Kira-kira Wang Tunai.

Khidmat Pengurusan

Memberi perkhidmatan dalam hal ehwal pengurusan pejabat, ICT, keurusetiaan mesyuarat dan majlis-majlis rasmi dan separuh rasmi, pengangkutan, perpustakaan, kebajikan dan sukan.


PELAN STRATEGIK ICT

Mengurus dan menyelaras perolehan harta modal, perkhidmatan dan kerja serta penyenggaraan peralatan pejabat serta kenderaan jabatan.

Mengurus, menyedia dan menyelenggarakan prasarana, sistem rangkaian, sistem sokongan dan bantuan teknikal ICT.

Merancang, melaksana, menyelaras dan menguatkuasakan peraturan-peraturan dan langkah-langkah keselamatan perlindungan serta memberi khidmat nasihat bagi menjamin keselamatan Unit/Bahagian/Jabatan dalam Bangunan Perdana Putera dan Kompleks Jabatan Perdana Menteri.

Menyelaras dan mengurus urusan perpustakaan seperti perolehan dan pemprosesan bahan bacaan, perkhidmatan maklumat dan rujukan, perkhidmatan sirkulasi, program galakan membaca kepada warga Pentadbiran Am, JPM.

Pengauditan

Menjalankan Pengauditan Kewangan melalui Pengauditan Pengurusan Kewangan, Penampilan Audit dan Pemeriksaan Mengejut bagi memastikan keberkesanan system kawalan dalaman, pematuhan kepada undang-undang dan peraturan serta prosedur yang ditetapkan serta kesedaran terhadap peraturan kewangan semasa.

Menjalankan Pengauditan Teknologi Maklumat (ICT) bagi menilai sistem kawalan dalaman bagi aplikasi, rangkaian, pusat pangkalan data dan persekitaran ICT serta pematuhan terhadap kawalan pembangunan sistem.

Menjalankan pengauditan prestasi terhadap program/aktiviti Jabatan/Agensi dengan memberi tumpuan terhadap aspek ekonomi, kecekapan dan keberkesanan dalam pelaksanaan sesuatu program/aktiviti.

Melaporkan penemuan Audit kepada Pegawai Pengawal dan memastikan tindakan susulan diambil terhadap perkara dibangkitkan.

Menyediakan Rancangan Audit Tahunan dan Laporan Tahunan Audit Dalam.

Membentangkan Laporan Audit Dalam di Mesyuarat Jawatankuasa Audit dan Jawatankuasa Pengurusan Kewangan dan Akaun di peringkat Jabatan/ Kementerian.

Menjalankan tugas sebagai Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Audit di peringkat Kementerian.

Memberi khidmat nasihat dan syor penambahbaikan bagi meningkatkan tahap akauntabiliti Pengurusan Kewangan.


PELAN STRATEGIK ICT

Unit Komunikasi Korporat

Merancang pelan komunikasi, promosi serta program publisiti segala aktiviti dan hal ehwal korporat JPM untuk meningkatkan reputasi dan memperkukuhkan identiti dan imej Kementerian secara berterusan.

Menyedia dan mengedarkan analisa akhbar berkenaan isu-isu semasa JPM kepada semua Ketua Jabatan/Agensi.

Memantau, mengurus dan menyelaras maklum balas bagi aduan dan cadangan yang diterima melalui akhbar, surat, laman web dan yang hadir sendiri, serta aduan dari Biro Pengaduan Awam, Jabatan Perdana Menteri (JPM) bagi memastikan sistem pengurusan aduan yang yang efektif dan efisien.

Menguruskan aspek perhubungan awam JPM yang merangkumi hubungan media dan hubungan antara Jabatan/Agensi..

Merancang, menyelaras dan memantau komunikasi kreatif dan penerbitan berkala seperti Laporan Tahunan, buletin, risalah, video korporat, bahan-bahan hebahan dan sisipan khas untuk akhbar.

Menyelaras dan menguruskan kerja-kerja percetakan dalaman (buku program, risalah, letter head, borang, sijil, kad jemputan dan lain-lain berdasarkan permintaan dari semasa ke semasa) melibatkan Pejabat Menteri dan Timbalan Menteri serta Bahagian-Bahagian di Pentadbiran Am, JPM.

Menguruskan perkhidmatan Pegawai Khidmat Pelanggan dan perkhidmatan kaunter di lobi Blok B8.

Merancang dan menyelaras kajian kepuasan pelanggan dan kajian kepuasan bekerja PAJPM bagi meningkatkan kualiti pengurusan pelanggan.

Menguruskan liputan foto bagi majlis dan acara rasmi JPM

Menyelaras maklumat yang akan dikemas kini dalam laman web sama ada berdasarkan pemantauan, permohonan atau arahan.

Mengurus dan menyelaras lawatan sambil belajar ke JPM.


PELAN STRATEGIK ICT

STRUKTUR ORGANISASI

“ MEMARTABATKAN AKAUNTABILITI MEMBUDAYAKAN INTEGRITI ”

Warga kerja bertekad untuk menjadi pekerja yang berwibawa

SLOGAN

“ KUALITI DIJULANG PRESTASI TERBILANG ”

Warga kerja bersatu untuk mencapai cita-cita korporat organisasi

MOTTO


PELAN STRATEGIK ICT

TERAS STRATEGIK PENTADBIRAN AM, JPM

Matlamat strategik yang dinyatakan dalam Pelan Strategik Pentadbiran Am JPM adalah seperti berikut:

Bidang

Keutamaan Hasil Diingini

Modal insan yang berilmu, berkemahiran dan beretika (bermotivasi dan kompeten) serta struktur organisasi yang efektif

Pengurusan kewangan yang cekap, berkesan dan telus Pengurusan aset yang cekap dan teratur

Projek pembangunan yang dilaksanakan berkualiti, mengikut jadual dan berimpak tinggi

Pentadbiran yang cekap dan berprestasi tinggi Persekitaran Kompleks yang bersih dan keadaan bangunan yang diurus dengan sempurna. Majlis-majlis rasmi dan separuh rasmi diuruskan dengan cekap dan berkesan. Pematuhan sepenuhnya ke atas semua peraturan keselamatan perlindungan. Khidmat perpustakaan yang memenuhi kehendak pelanggan.

Perkhidmatan perakaunan yang cekap, telus, akauntabiliti dan berintegriti. Pelaporan kewangan yang benar dan saksama.

Pengurusan dan penyelenggaraan peralatan, sistem rangkaian, sistem sokongan dan bantuan teknikal ICT yang lengkap dan memnuhi keperluan stakeholder dan pelanggan.

Sistem tadbir urus yang seragam sebagai garis panduan dan rujukan pengauditan Pengurusan Kewangan di Jabatan/Agensi sentiasa mematuhi peraturan dan undang-

undang Pengurusan program/aktiviti dan ICT Jabatan/Agensi dilaksanakan dengan cekap

berhemat dan berkesan Melahirkan pegawai/penjawat awam yang mahir dalam pengurusan kewangan Kualiti Laporan Audit member impak yang positif ke arah meningkatkan akauntabiliti

pengurusan wang awam Rancangan Tahunan Audit Dalam yang telah diluluskan oleh Pegawai Pengawal

dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia pada tempoh yang ditetapkan Laporan Audit Tahunan dikemukakan kepada Perbendaharaan Malaysia dalam tempoh

yang ditetapkan Memastikan tindakan “preventive” dan “corrective” diambil

Maklumat terkini mengenai PAJPM atau aktiviti-aktiviti yang akan dijalankan mendapat liputan meluas dan dapat meningkatkan imej Pentadbiran Am, JPM sebagai sebuah organisasi yang berwibawa, berkesan dan mesra kepada pelanggan.

Memlihara hubungan baik dan kerjasam erat antara jabatan dengan pelanggan, Jabatan/Agensi lain serta media melalui aktivtii-aktivti yang dijalankan.

Pelanggan berpuas hati dengan kualiti penyampaian perkhidmatan yang diberikan dan mendapat maklum balas terhadap isu-isu yang dibangkitkan.

Pengurusan Modal Insan Berprestasi Tinggi

Pengurusan Kewangan

Berintegriti

Membudayakan ICT

Perakaunan Berwibawa

Pentadbiran Yang Proaktif Dan Responsif

Pengurusan Projek

Yang Cekap

Pengauditan Dan Laporan Audit Yang Berkualiti

Pengurusan Komunikasi Korporat Yang Cekap dan Berkesan


PELAN STRATEGIK ICT

Penilaian terhadap persekitaran ICT semasa di Pentadbiran Am JPM merangkumi lima (5) aspek ICT iaitu Strategi, Personel, Sistem, Teknologi dan Tahap Sokongan. Perkhidmatan Sokongan ICT Organisasi ICT di Pentadbiran Am JPM dikenali sebagai Seksyen Pengurusan Teknologi Maklumat (SPTM) adalah terletak di bawah pentadbiran BKP. Gambaran keseluruhan mengenai perkhidmatan yang disediakan oleh SPTM sekarang adalah seperti dalam carta fungsi berikut:

Carta fungsi Organisasi ICT Semasa

SETIAUSAHA BAHAGIAN

KHIDMAT PENGURUSAN

Merancang keperluan dan menguruskan perolehan, pengagihan dan penyelenggaraan semua peralatan komputer di PAJPM, Pejabat Timbalan Menteri dan Kediaman Rasmi Timbalan Perdana Menteri dan KSN, MAKSAK,PUSPANITA dan PERMATA.

Memberi khidmat bantuan dan sokongan teknikal dalam pengendalian perkakasan dan perisian ICT.

Menyelenggara dan memastikan operasi server dan rangkaian sentiasa berjalan dengan lancar.

Merancang dan melaksanakan langkah-langkah keselamatan ICT yang meliputi perlindungan ke atas aset dan pencegahan dari sebarang ancaman.

Membantu agensi-agensi di JPM yang tiada kepakaran ICT dengan memberi khidmat bantuan dan sokongan teknikal dalam menyediakan keperluan ICT.

Membantu Seksyen Kewangan dalam menyediakan rangkaian untuk e-Perolehan di semua PTJ di bawah JPM.

Membantu Seksyen Pengurusan Aset dalam menyediakan penyelenggaraan peralatan ICT.

Memasang peralatan ICT dan memberi khidmat teknikal untuk bilik-bilik

mesyuarat.

Melaksanakan pembangunan dan penyelenggaraan laman web JPM dan PAJPM.

Mentadbir dan mengemaskini maklumat laman web yang diterima oleh Jawatankuasa Laman Web.

Membantu dan merekabentuk persembahan multimedia yang memerlukan kepakaran yang tinggi.

Menyelaras, mengurus dan menyelenggara sistem emel dan internet di PAJPM.

Mengenalpasti dan menganalisa keperluan latihan ICT kepada semua warga PAJPM dan pegawai ICT.

Membantu agensi-agensi di JPM yang tiada kepakaran ICT dengan khidmat sokongan teknikal dalam penyediaan laman web dan multimedia.

Mengkaji teknologi dan menyelaras perkongsian maklumat di kalangan pegawai ICT.

Mengkaji tahap kesedaran tentang perkembangan teknologi semasa dan akan datang.

Urusetia kepada Jawatankuasa Induk Laman Web Pentadbiran Am, JPM.

Urusetia kepada Jawatankuasa Pengurusan Laman Web Pentadbiran Am, JPM.

Urusetia kepada Jawatankuasa Teknikal Laman Web Pentadbiran Am, JPM

KETUA SEKSYEN

TEKNOLOGI MAKLUMAT

Menyediakan kajian awal keperluan sistem dan mengemaskini semua dokumentasi yang berkaitan;

Membangunkan sistem-sistem aplikasi yang bersesuaian untuk memudahcara urusan harian Pentadbiran Am, JPM.

Menyelenggara dan menambahbaik sistem aplikasi sedia ada berdasarkan kehendak stakeholders.

Menyelenggara dan melaksanakan Aplikasi Permohonan Secara Online (Aplikasi Online).

Menyelenggara dan melaksanakan Sistem Kedatangan (Protime).

Menyelenggara dan melaksanakan lain-lain sistem aplikasi mudah seperti Aduan Kerosakan Bangunan, Aduan Kerosakan ICT, Tempahan Kenderaan, Diari Pegawai Kanan, Sistem Helpdesk dan lain-lain.

Memberi khidmat sokongan teknikal dalam pelaksanaan sistem aplikasi termasuk Kerajaan Elektronik seperti HRMIS, e-Perolehan, SPPII .

Urusetia Mesyuarat Jawatankuasa Pemandu ICT Pentadbiran Am, JPM.

Melaksana dan mengemaskini dasar ICT dalaman supaya selaras dengan peraturan dan garis panduan ICT yang telah ditetapkan mengikut

perkembangan semasa.

Teknikal dan Rangkaian

Sistem dan EG Aplikasi

Multimedia dan Web


PELAN STRATEGIK ICT

Ringkasan kekuatan personel ICT yang menyediakan perkhidmatan sokongan ICT kepada Pentadbiran Am JPM dan organisasi lain yang berkaitan boleh ditunjukkan dalam jadual berikut:

Seksyen Pengurusan

Teknologi Maklumat

14

orang

1. Pejabat Timbalan Perdana Menteri 2. Pejabat Menteri di Jabatan Perdana Menteri (5

orang Menteri) 3. Pejabat Timbalan Menteri di

Jabatan Perdana Menteri (5 orang Timbalan Menteri)

4. Bahagian Inovasi & Pengurusan Sumber Manusia

5. Bahagian Kewangan dan Pembangunan

6. Bahagian Akaun 7. Bahagian Khidmat Pengurusan 8. Bahagian Audit Dalam 9. Unit Komunikasi Korporat 10. Unit Kawal Selia FELDA 11. Unit Seranta (FELDA) 12. MAKSAK 13. PUSPANITA

14. PERMATA

15. Pejabat Majlis Penasihat Ekonomi Negara (MPEN)

16. Unit Perlindungan Saksi (UPS) 17. Suruhanjaya Intergriti Agensi Penguatkuasa (SIAP) 18. Pejabat Tun Abdullah Ahmad Badawi 19. Pejabat Tun Dr Mahathir Mohamad

800 orang


PELAN STRATEGIK ICT

Struktur Organisasi ICT Semasa

Carta Organisasi SPTM

Organisasi Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Pentadbiran Am, JPM Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Pentadbiran Am, JPM telah ditubuhkan pada 7 Mei 2009 dan dipengerusikan oleh Y.Bhg. Datuk Othman bin Hj Mahmood, Timbalan Ketua Setiausaha (TKSU), Jabatan Perdana Menteri. Ahli yang terlibat terdiri daripada agensi-agensi di bawah TKSUK dan TKSU yang tidak mempunyai kekuatan anggota ICT terutamanya yang diketuai oleh gred F44 ke bawah. Agensi-agensi yang terlibat adalah seperti gambarajah di bawah.

MULTIMEDIA & WEB PTM (P) 1

F41

KETUA SEKSYEN TEKNOLOGI MAKLUMAT

F48

TEKNIKAL & RANGKAIAN PTM (P) 2

F44

PPTM (P) M4 F29

PT (P) M

PPTM (P) M1 F32

PPTM (P) M7 F29

JTK (P)

Petunjuk PTM - Pegawai Teknologi maklumat PPTM - Penolong Pegawai Teknologi Maklumat JTK - Juruteknik Komputer PT - Pembantu Tadbir

Struktur Organisasi Seksyen Pengurusan Teknologi Maklumat

PPTM (P) M2 F32

PPTM (P) M6 F29

PPTM (P) M8 F29

SISTEM & EG APLIKASI PTM (P) 3

F44

PPTM (P) M3 F29

PPTM (P) M5 F29


PELAN STRATEGIK ICT

Setiap agensi yang terlibat di atas akan merujuk kepada JPICT Pentadbiran Am, JPM untuk mendapatkan kelulusan teknikal sekiranya terdapat projek-projek pembangunan sistem aplikasi yang nilai projeknya kurang daripada RM500.000.00 dan projek-projek yang tidak melibatkan pembangunan sistem aplikasi yang nilai projeknya kurang dari RM3 juta. Sekiranya nilai projek melebihi daripada had yang dinyatakan di atas, kelulusan akan dirujuk kepada Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT) MAMPU tetapi melalui JPICT Pentadbiran Am, JPM. Perkara ini merujuk kepada Surat Pekeliling Am MAMPU Bil 1 Tahun 2009 bertajuk Garis Panduan Mengenai Tatacara Memohon Kelulusan Teknikal Projek ICT Agensi Kerajaan Mesyuarat JPICT juga membincangkan isu-isu semasa yang berbangkit berkaitan dengan ICT dan juga membincangkan perlaksanaan ICT di agensi-agensi dalam JPICT selaras dengan arahan yang telah dikeluarkan oleh Pekeliling atau Surat Pekeliling terutamanya dari MAMPU.

PAJPM - Pentadbiran Am JPM PERMATA - Bahagian PERMATA MAKSAK - Majlis Kebajikan & Sukan Anggota-anggota Kerajaan PUSPANITA - Persatuan Suri & Anggota Wanita Perkhidmatan Awam SPK - Suruhanjaya Pelantikan Kehakiman ISTANA - Istana Negara PPMBRR - Pejabat Penyimpan Mohor Besar Raja-raja SUP Sabah - Pejabat Setiausaha Sabah SUP Sarawak - Pejabat Setiausaha Sarawak Lem. Penasihat - Lembaga Penasihat UKSF - Unit Kawal Selia FELDA BIUPA - Bahagian Istiadat dan Urusetia Persidangan Antarabangsa BHEPM - Bahagian Hal Ehwal Penguatkuasaan Maritim KPKK - Pejabat Ketua Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia BPH - Bahagian Pengurusan Hartanah ILKAP - Institut Latihan Kehakiman dan Perundangan LPKP - Lembaga Pelesenan Kenderaan Perdagangan


PELAN STRATEGIK ICT

Sistem Aplikasi Semasa Sistem aplikasi yang terdapat di Pentadbiran Am JPM menyokong fungsi utama jabatan seperti penjelasan berikut:

Pentadbiran Am (PAJPM)

No. Aplikasi Abstrak Sistem Status Semasa Pemilik Proses Selenggara

1. Aplikasi Online Sistem Aplikasi Online ini dibangunkan adalah untuk mempercepatkan proses kerja harian di Pentadbiran Am JPM yang melibatkan permohonan dari agensi di bawah JPM. Permohonan ini boleh dibuat melalui laman web PAJPM yang terdiri daripada sepuluh (10) permohonan iaitu:

i. Permohonan Ke Luar Negara Urusan Persendirian.

ii. Permohonan Ke Luar Negara Urusan Rasmi. (sistem baru)

iii. Permohonan Perolehan Telefon Bimbit.

iv. Permohonan Bayaran Bil Panggilan Rasmi Telefon Bimbit Melebihi Had Yang Ditetapkan.

v. Permohonan Menganjurkan Kursus. vi. Permohonan Perolehan Harta

Modal.(sistem baru) vii. Permohonan Kelulusan

Penanggungan Kerja(sistem baru). viii. Permohonan Perakuan Pengesahan

Lantikan. ix. Permohonan Pengesahan Dalam

Perkhidmatan. x. Permohonan Perakuan Pemberian

Taraf Berpencen.

Sedang digunapakai

SPTM SPTM

2. Sistem Permohonan Jawatan (Lantikan JPM)

Sistem ini membolehkan pemohon memohon jawatan sokongan di bawah lantikan JPM secara online menggantikan kaedah borang manual yang diguna pakai.

Sedang digunapakai

SPTM SPTM

3. Protime (Sistem Kedatangan)

Sistem Kad Perakam Waktu Elektronik merupakan sistem untuk merekodkan kehadiran anggota Pentadbiran Am. Sistem ini beroperasi seperti punch card di mana pengguna mesti menandakan kehadiran dengan menggunakan kad akses masing-masing yang disentuh kepada alat perakam kedatangan.

Sedang digunapakai

SPTM SPTM

4. Sistem Tempahan Kenderaan

Sistem ini membolehkan warga PAJPM membuat tempahan kenderaan secara online.

Sedang digunapakai

Seksyen Pentadbiran SPTM

5. Sistem Pendaftaran Surat

Sistem ini membolehkan segala surat terimaan direkodkan dan memudahkan carian jika diperlukan.

Sedang digunapakai

Unit Fail, Seksyen Pentadbiran

SPTM

6. Sistem Soal Selidik

Sistem Soal Selidik ini membenarkan kakitangan di Pentadbiran Am JPM menjawab soal selidik berkaitan penilaian tahap kepuasan kerja masing-masing.

Sedang digunapakai

Seksyen Kaunseling SPTM


PELAN STRATEGIK ICT



7. Sistem e-Penanggungan Kerja

Sistem ini adalah penaiktarafan modul Permohonan Kelulusan Penanggungan Kerja dalam Sistem Aplikasi Online ke bentuk Pangkalan data. Sistem ini memudahkan proses permohonan kelulusan penanggungan kerja dari agensi di JPM dilaksanakan dengan cepat dan berintegriti.

Sedang digunapakai

Seksyen Pengurusan Tatatertib dan Prestasi,

BPSM

SPTM

8. Sistem o-Travel Sistem ini memudahkan proses permohonan kelulusan ke luar negara dari agensi di JPM dilaksanakan dengan cepat dan berintegriti. Sistem ini juga adalah penaiktarafan modul Permohonan Ke Luar Negara Urusan Rasmi dalam Sistem Aplikasi Online ke bentuk Pangkalan data.

Dalam Pembangunan

Seksyen Kewangan SPTM

9. Sistem Perolehan Harta Modal

Sistem ini memudahkan proses permohonan kelulusan perolehan harta modal dari agensi di JPM dilaksanakan dengan cepat dan berintegriti. Sistem ini juga adalah penaiktarafan modul Permohonan Perolehan Harta Modal dalam Sistem Aplikasi Online ke bentuk Pangkalan data.

Dalam Pembangunan

Seksyen Kewangan SPTM

10. Sistem Aduan Pembayaran Lewat Kepada KSN

Sistem ini memudahkan pengadu membuat aduan tuntutan pembayaran lewat terus kepada KSN.

Sedang digunapakai

SPTM SPTM

11. Sistem Pelaporan Kerosakan ICT (HELPDESK)

Sistem yang merekod semua laporan kerosakan dan perkhidmatan ICT yang diterima oleh SPTM. Tindakan pembaikpulihan kerosakan ICT menjadi lebih sistematik melalui sistem ini dan membantu dalam penyelenggaraan peralatan ICT seperti dalam MS ISO 9001:2008.

Sedang digunapakai

SPTM SPTM

12. Sistem Laporan Kerosakan Bangunan

Sistem ini bertujuan untuk pengadu membuat laporan kerosakan bangunan yang terdapat di Kompleks A dan B.

Sedang digunapakai

Seksyen Pengurusan Kompleks

SPTM

13. Sistem Laporan Kerosakan Telefon

Sistem ini bertujuan untuk pengadu membuat laporan kerosakan telefon PABX di Kompleks A & B kecuali agensi yang menguruskan PABX sendiri.

Sedang digunapakai

Seksyen Pentadbiran SPTM

14. Laman Web JPM

Laman Web JPM dibangunkan sebagai laman web rasmi Jabatan Perdana Menteri sebagai sebuah kementerian. Pengguna boleh melayari Laman Web JPM ini melalui pautan www.jpm.gov.my. Ianya bertujuan untuk memudahkan pencarian maklumat dan urusan rasmi yang berkaitan dengan agensi-agensi di bawah JPM.

Sedang digunapakai

SPTM SPTM

http://www.jpm.gov.my/


PELAN STRATEGIK ICT



15. Laman Web Pentadbiran Am JPM

Laman web Pentadbiran Am JPM dibangunkan sebagai saluran rasmi bagi warga Pentadbiran Am JPM melayari apa jua maklumat berkaitan Pentadbiran Am JPM sendiri. Laman web Pentadbiran Am JPM boleh dilayari melalui pautan www.pajpm.gov.my.

Sedang digunapakai

SPTM SPTM

16. Email Lotus Notes

Perisian e-mel yang digunakan ialah Lotus Notes yang menjadi saluran komunikasi dan urusan kerja harian bagi warga PAJPM

Sedang digunapakai

SPTM SPTM

17. ILMU (Sistem Perpustakaan)

Sistem yang digunakan oleh Seksyen Perpustakaan untuk merekod semua buku, majalah dan bahan bacaan yang terdapat di Seksyen tersebut. Dibangunkan oleh pihak luar iaitu Syarikat Paradigm Sdn Bhd

Sedang digunapakai

Seksyen Perpustakaan Aplikasi: Pembekal (Vendor)

Teknikal: SPTM

18. SPP II Sistem Pemantauan Projek yang dibangunkan oleh ICU untuk memantau projek-projek kerajaan yang dikendalikan oleh agensi di bawah JPM. Digunakan oleh Seksyen Pembangunan.

Sedang digunapakai

Seksyen Pembangunan Aplikasi: Pembekal (Vendor)

Teknikal: SPTM

19. e-Perolehan Sistem e-Perolehan yang digunakan oleh Pentadbiran Am JPM bagi melakukan perolehan bekalan dan perkhidmatan melalui internet. Sistem ini juga membolehkan pembekal mendaftarkan katelog produk menerusi internet.

Sedang digunapakai

Seksyen Kewangan, Aplikasi: Pembekal (Vendor)

Teknikal: SPTM

20. e-SPKB Sistem ini bertujuan menggantikan Sistem Buku Vot Berkomputer yang digunakan oleh semua agensi kerajaan berkaitan kewangan dan perakaunan. Fungsi utama eSPKB ialah bayaran secara pemindahan wang melalui bank (Electronic Fund Transfer) dan pemberitahuan bayaran EFT kepada penerima secara automatik.

Sedang digunapakai

Bahagian Akaun Aplikasi: Pembekal (Vendor)

Teknikal: SPTM

21. HRMIS Sistem ini merupakan salah satu aplikasi Kerajaan Elektronik di mana Jabatan Perkhidmatan Awam (JPA) adalah agensi pemantau. Sistem ini menyediakan kemudahan menyeluruh proses pengurusan maklumat sumber manusia dari peringkat pengambilan perjawatan sehinggalah proses persaraan. Sistem ini juga membenarkan anggota Pentadbiran Am mengemaskini maklumat peribadi dan permohonan cuti masing-masing.

Sedang digunapakai

Bahagian Pengurusan Sumber Manusia

(BPSM)

Aplikasi: BPSM

Teknikal: SPTM

http://www.pajpm.gov.my/


PELAN STRATEGIK ICT

Kelengkapan Teknologi Semasa Secara ringkas kedudukan persekitaran teknologi di Pentadbiran Am JPM adalah seperti berikut:

No Peralatan Abstrak Sistem Bilangan/Tahun Penyelenggaran

1 Perkakasan Dan Perisian

1.1 Komputer Peribadi Merangkumi pejabat TPM, PAJPM, Pejabat Menteri , agensi di bawah PAJPM

Bilangan PC mengikut tahun adalah seperti berikut :-

2005 133

2006 90

2007 209

2008 101

2009 241

2010 30

Jumlah 804

Penyelenggaran oleh pembekal 454 unit. Manakala oleh ICT sebanyak 350 unit

1.2 Printer Merangkumi pejabat TPM, PAJPM, Pejabat Menteri , agensi di bawah PAJPM

Bil. Printer mengikut tahun adalah seperti berikut :-

2005 41

2006 96

2007 79

2008 79

2009 113

2010 51

Jumlah 459


1.3 LCD Projektor Merangkumi pejabat TPM, PAJPM, Pejabat Menteri , agensi di bawah PAJPM

Bil. LCD mengikut tahun adalah seperti berikut :-

2005 3

2006 2

2007 7

2008 1

2009 16

2010 0

Jumlah 29

Penyelenggaran masih dalam jaminan 17 unit. Manakala oleh ICT sebanyak 12 unit


PELAN STRATEGIK ICT


1.4 Notebook Merangkumi pejabat TPM, PAJPM, Pejabat Menteri , agensi di bawah PAJPM

Bil. Notebook mengikut tahun adalah seperti berikut :-

2005 24

2006 22

2007 31

2008 37

2009 53

2010 7

Jumlah 174


1.5 Scanner Merangkumi pejabat TPM, PAJPM, Pejabat Menteri,

Bil. Scanner mengikut tahun adalah seperti berikut :-

2005 1

2006 28

2007 13

2008 2

2009 2

2010 0

Jumlah 46


2 Peralatan rangkaian dan komunikasi

2.1 Firewall Mengawal rangkaian di PAJPM iaitu sebanyak 4 segment IP

Menggunakan Fortigate 400A lama.Boleh menampung 400 user dan dibeli pada 2007. Manakala yang baru (dlm proses trial) 620B boleh menampung 400 user.

Diselenggara oleh Seksyen ICT

2.2 UPS Menggunakan UPS bangunan Pihak penyelenggaraan bangunan

2.3 Switch Menggunakan switch yang disediakan oleh pihak MAMPU PCN disetiap aras di bangunan

Diselenggara oleh pihak MAMPU

2.4 Segmen Mengandungi 4 segment utama di mana segment dipecahkan kepada dua iaitu segment 128 untuk server dan yang lain untuk pengguna.

10.20.128.XXX 10.20.129.XXX 10.20.130.XXX 10.20.131.XXX

Diselenggara oleh seksyen ICT

2.5 Gateway Terdapat 4 gateway yang digunakan 10.20.128.1 10.20.129.1 10.20.130.1 10.20.131.1

Diselenggara oleh pihak MAMPU

3 Operation and Management Tools

3.1 Antivirus Node32 Menggunakan antivirus ESET node32 Business Edition

Tarikh pembelian : 2007 Lessen : 600 user

Diselenggara oleh pembekal

3.2 Email Menggunakan email Lotus Notes Server versi 8.0 Client : 6.5 dan 8.5 Bil. Pengguna : 663 akaun

Diselenggara oleh pembekal


PELAN STRATEGIK ICT


3.3 Backup Backup dengan menggunakan tape dan juga external harddisk berkapasiti 1TB. Manakala simpanan di lokasi luar B1

12 server Diselenggara oleh seksyen ICT mengikut system masing-masing.

4 Software and development tools

4.1 Ms.Office 2007 Digunakan oleh komputer yang dibeli 2006 dan 2005

Jumlah pengguna 223 (2006 & 2005)


4.2 Ms.Office 2003 Digunakan oleh komputer yang dibeli 2007 dan ke atas

Jumlah pengguna 581 Diselenggara oleh seksyen ICT

4.3 Windows XP Kesemua komputer menggunakan windows XP

Komputer 2005 hingga 2010 berjumlah 804


4.4 Windows Server 2008 Sistem Pemohonan Perjawatan dan Laman Web PAJPM/JPM menggunakan Windows Server 2008

3 server Diselenggara oleh pentadbir sistem masing-masing

4.5 Windows Server 2003 Kebanyakan server menggunakan Windows Server 2003 iaitu 2 Lotus Notes Aplikasi, 2 Lotes Notes Mail, Aplikasi Online, Server Antivirus Node32, Sistem Protime, Server Sistem Pemantau Aset, Server kad Akses Bilik Server

9 server Diselenggara oleh pentadbir sistem masing-masing

4.6 Dewan Eja Pro Digunakan oleh pengguna di PAJPM berfungsi sebagai penyemak ejaan dan kamus

Beli : 41 lesen - 2006 287 lesen - 2007 Jumlah : 328 lesen

Sebarang masalah berhubung dengan pembekal

4.7 Adobe Dreamweaver CS4

Digunakan untuk pembangunan Laman Web

1 lesen Sebarang masalah berhubung dengan pembekal

4.8 Adobe Illustrator CS4 Digunakan untuk pembangunan Laman Web

1 lesen Sebarang masalah berhubung dengan

4.9 Adobe Flash CS4 Digunakan untuk pembangunan Laman Web


4.10 Adobe Acrobat 9 Standard

Di gunakan untuk pembangunan Laman Web


4.11 Adobe After Effects CS4

Di gunakan untuk pembangunan Laman Web


4.12 Adobe Photoshop CS Di gunakan untuk pembangunan Laman Web


4.13 Adobe Coldfusion 8 Di gunakan untuk pembangunan Laman system/Web


4.14 Drupal/PHP Di gunakan untuk pembangunan Laman system/Web

Free Sebarang masalah berhubung dengan pembekal

4.15 MySQL Database yang di gunakan untuk pembangunan Sistem

Free Sebarang masalah berhubung dengan pembeka;

4.16 Mykamus Digunaka oleh pengguna-pengguna di PAJPM berfungsi sebagai penyemak ejaan dan kamus

Beli : 2009 51 lesen

Sebarang masalah berkaitan dengan dewan eja call pihak pembekal


PELAN STRATEGIK ICT

Tahap Sokongan Semasa Tahap sokongan yang diberikan oleh SPTM kepada pengguna di Pentadbiran Am JPM adalah seperti berikut:

i. Aplikasi-aplikasi Dalaman

Bil Aplikasi Sokongan

Peringkat Pertama Sokongan

Peringkat Kedua

1. Aplikasi Online Bahagian terlibat SPTM

2. Sistem Permohonan Jawatan Bahagian terlibat SPTM

3. Protime SPTM Pembekal (Vendor)

4. Sistem Tempahan Kenderaan Bahagian terlibat SPTM

5. Sistem Pendaftaran Surat Bahagian terlibat SPTM

6. Sistem Soal Selidik Bahagian terlibat SPTM

7. Sistem e-Penanggungan Kerja Bahagian terlibat SPTM

8. Sistem o-Travel Bahagian terlibat SPTM

9. Sistem Perolehan Harta Modal Bahagian terlibat SPTM

10. Sistem Aduan Pembayaran Lewat Kepada KSN

SPTM Tidak berkenaan

11. Sistem Pelaporan Kerosakan ICT (HELPDESK)


12. Sistem Laporan Kerosakan Bangunan


13. Sistem Laporan Kerosakan Telefon SPTM Tidak berkenaan

14. Laman Web JPM Bahagian terlibat SPTM

15. Laman Web Pentadbiran Am JPM Bahagian terlibat SPTM

16. Email Lotus Notes SPTM Pembekal (Vendor)

17. ILMU (Sistem Perpustakaan) SPTM Pembekal (Vendor)


PELAN STRATEGIK ICT

ii. Aplikasi–aplikasi Kerajaan Elektronik:

Bil Aplikasi Sokongan Peringkat Pertama

Sokongan Peringkat

Kedua

Sokongan Peringkat

Ketiga

Sokongan Peringkat Keempat

1. SPP II SPTM Unit Penyelarasan

Perlaksanaan (ICU) Pembekal (Vendor)

Tidak berkenaan

2. ePerolehan SPTM Jab. Akauntan Negara (JANM)

Pembekal (Vendor)

Tidak berkenaan

3. eSPKB Unit ICT

Bhg Akaun SPTM JANM

Pembekal (Vendor)

4. HRMIS Unit ICT BPSM

SPTM JPA Pembekal (Vendor)

ii. Sokongan untuk perkhidmatan peralatan, server dan rangkaian


Sokongan Peringkat

Kedua

Sokongan Peringkat

Ketiga

Perkakasan Dan Perisian

1.

Komputer Pencetak Notebook Scanner LCD Projektor Lain-lain peralatan

SPTM Pembekal (Vendor)

Tidak berkenaan

2. Servers SPTM Pembekal (Vendor)

Tidak berkenaan

Peralatan Rangkaian Dan Komunikasi

1 Pengkabelan SPTM Pembekal

(JRM) Tidak berkenaan

2 Putrajaya Campus Network (PCN)

SPTM SSO, MAMPU Pembekal

(GITN)

3. PRISMA SPTM BKICT, MAMPU Pembekal

(GITN)

4. Firewall SPTM Pembekal (Vendor)

Tidak berkenaan

5. Internet SPTM SSO, MAMPU Pembekal

(GITN)

6. UPS SPTM Seksyen

Penyelenggaran Tidak berkenaan

7. Kad Akses Bilik Server SPTM Pembekal (Vendor)

Tidak berkenaan

8. Gateway

SPTM SSO, MAMPU Tidak berkenaan


PELAN STRATEGIK ICT


Sokongan Peringkat

Kedua

Sokongan Peringkat

Ketiga

Operation and Managment Tools

1 Node32 SPTM Pembekal Tidak berkenaan

2 Email SPTM Pembekal Tidak berkenaan

Bagi peralatan ICT yang masih dalam tempoh jaminan (warranty) atau yang disewa, sokongan perkhidmatan adalah terus dari pembekal


PELAN STRATEGIK ICT

Analisa Persekitaran ICT Analisa ini menggunakan kaedah SWOT seperti berikut:

Aspek Aplikasi Utama

KEKUATAN

Pembangunan sistem dalaman dibuat sendiri

Pembudayaan kerja melalui dokumen elektronik.

Sebarang perubahan dapat dilakukan dengan cepat mengikut keperluan pelanggan.

Khidmat sokongan melalui sistem Helpdesk.

Pegawai ICT yang mahir.

Semangat kerja berpasukan yang tinggi.

Sokongan kuat daripada pegawai dan kakitangan

KELEMAHAN

Keupayaan sistem yang terhad dalam memenuhi kehendak pelanggan.

Kurang kepakaran dan penghayatan keselamatan ICT

Kekurangan kepakaran untuk membangun sistem yang komprehensif.

Tidak mempunyai sistem pemantauan rangkaian dan peralatan.

Saiz emel yang terhad untuk pengguna.

Pelanggan memerlukan pembangunan dan penambahbaikan dengan kadar segera.

Jurang nisbah pegawai ICT dalam bidang tenikal dan pengguna adalah tinggi

Kekurangan tenaga kerja untuk khidmat bantuan.

PELUANG

Sokongan pengurusan yang padu dalam penggunaan aplikasi.

Ke arah ‘paperless’.

Penaiktarafan sistem berasaskan keperluan dan teknologi.

Perisian Open Source yang free licensing

Pengetahuan teknologi terkini diperolehi melalui pembangunan sistem.

Perolehan peralatan mendapat kerjasama Seksyen Pengurusan Aset.

Kerjasama dari MAMPU dalam menangani masalah rangkaian.

Pengetahuan teknologi terkini mengenai peralatan dan penyelenggaraan diperolehi melalui perolehan, seminar dan kursus.

ANCAMAN

Perubahan teknologi yang begitu pantas.

Pelaksanaan pemindahan teknologi adalah kurang berkesan

Peruntukan perbelanjaan yang terhad

Kehendak pelanggan perlu dipenuhi dengan kadar segera.

Ancaman dari serangan virus, trojan , spam dan lain-lain.

Penghantaran fail bersaiz besar mengganggu kelancaran penghantaran emel.

Ekspektasi pelanggan yang terlalu tinggi

Pelanggan kurang mahir menggunakan sistem.

Pelanggan kurang yakin menggunakan sistem ICT

Kebergantungan pegawai kontrak dalam tempoh setahun


PELAN STRATEGIK ICT

Hala tuju ICT yang strategik perlu sejajar dengan visi, misi dan matlamat strategik yang dinyatakan dalam Pelan Strategik Pentadbiran Am JPM. Oleh itu visi, misi dan objektif ICT adalah seperti berikut:

.

Menjadi pemangkin kepada pembudayaan ICT dalam

melaksanakan tugas di Pentadbiran Am JPM

Misi ICT

ICT dijadikan asas dalam peningkatan kualiti, kecekapan dan keberkesanan sistem penyampaian

perkhidmatan Pentadbiran Am JPM

Visi ICT

Memberi perkhidmatan sokongan terbaik dalam pengurusan kelengkapan ICT yang cekap dan sentiasa bersedia selaras dengan perubahan teknologi terkini.

Melaksanakan penggunaan ICT dalam meningkatkan keberkesanan sistem penyampaian kerajaan dalam bidang tugas yang terlibat.

Menyediakan sumber manusia yang terbaik dan berpotensi di samping meningkatkan kemahiran dan pengetahuan ICT.

Meningkatkan kesedaran tentang penggunaan ICT di kalangan semua pegawai dan kakitangan JPM.

Objektif ICT


PELAN STRATEGIK ICT

Hala tuju ICT juga perlu direalisasikan berdasarkan garis panduan ISP Sektor Awam iaitu satu pendekatan talah diambil untuk mengenalpasti projek ICT dan tadbir urus ICT. Pemetaan objektif strategik ICT kepada Rangka Kerja Peluang ICT yang berpandukan ISP Sektor Awam adalah seperti berikut:

Rangka Kerja Peluang ICT Sektor Awam


PELAN STRATEGIK ICT

PROJEK-PROJEK ICT Projek-projek ICT yang dikenal pasti adalah berdasarkan kepada penggunaan ICT secara efektif yang dapat menyokong Pentadbiran Am JPM dalam mencapai visi, misi dan objektifnya. Proses mengenalpasti projek ICT adalah dengan mengambilkira aspek berikut:

1. Penilaian matlamat strategi Pentadbiran Am JPM dan ICT semasa; 2. Isu dan jurang yang dikenal pasti berdasarkan kepada pemerhatian

persekitaran secara keseluruhan;

3. Input dari anggota dan pengurusan Pentadbiran Am JPM; dan

4. Hala tuju dan trend ICT semasa di Sektor Awam dan peringkat global.

Projek ICT yang dikenal pasti boleh dibahagikan kepada dua (2) kategori, iaitu projek aplikasi dan projek persekitaran pengkomputeran yang mampan (Enabling Environment). a. Aplikasi Projek aplikasi yang dikenal pasti akan melibatkan pembangunan aplikasi baru dan penambahbaikan kepada aplikasi sedia ada. Penilaian terhadap aplikasi semasa dan perancangan pengurusan Pentadbiran Am JPM dalam mengenalpasti matlamat strategi adalah merupakan pendekatan paling penting yang diambilkira untuk mengenalpasti projek aplikasi. Seni bina aplikasi bagi persekitaran pengkomputeran Pentadbiran Am JPM boleh dirumus berdasarkan kepada prinsip-prinsip berikut:

1. Keperluan bisnes Pentadbiran Am secara holistik termasuk semua unit bisnes yang ada di Pentadbiran Am JPM;

2. Perkongsian sumber dan maklumat ; dan

3. Sejajar dengan Rangka Kerja ICT Sektor Awam .


PELAN STRATEGIK ICT

Gambar rajah berikut merupakan pemetaan projek aplikasi yang dikenal pasti kepada Rangka Kerja Peluang ICT Sektor Awam.

Projek Aplikasi

Kakitangan Pentadbiran Am

JPM

Agensi Kerajaan

Awam

Telefon Faks Web Emel

Gateway

Aplikasi Komuniti

Emel Lotus Notes

Laman Web Pentadbiran Am JPM

Aplikasi Online

Sistem Permohonan Jawatan

E-Penanggungan Kerja

O-Travel

Sistem Perolehan Harta Modal

Sistem e-Rating

Sistem Permohonan Kursus Induksi

Sistem Pengurusan Kursus Dalam Perkhidmatan

Sistem Permohonan dan Keputusan PTK

Penaiktarafan Sistem Aplikasi Online

Sistem Pendaftaran Surat

Sistem Kedatangan (ProTime)

Sistem Tempahan Kenderaan

Laporan Kerosakan Peralatan ICT (Helpdesk)

Laporan Kerosakan Bangunan

Laporan Kerosakan Telefon PABX

Aduan Pembayaran Lewat kepada KSN

Sistem Penyediaan Keperluan Pegawai Baru

Sistem Anugerah dan Pingat Darjah Kebesaran

Sistem Pemantauan Bil Utiliti

Sistem Pemantauan Kursus Pegawai PAJPM

Sistem Tempahan Bilik Mesyuarat

e-Perolehan

e-SPKB

HRMIS

Sistem Pemantauan Projek II (SPP II)

Sistem Perpustakaan (ILMU)

Sistem Permohonan dan Pemantauan Projek ICT (PAMS)

Sistem MyMeeting

Knowledge Bank Knowledge Management

Penilaian

Bisnes

Penilaian ICT

Isu /

Jurang

Input Pentadbiran

Am JPM

Trend ICT

Aplikasi Enterprise Wide

Aplikasi Khusus Agensi


PELAN STRATEGIK ICT

Keterangan lanjut mengenai projek aplikasi mengikut Rangka Kerja Peluang ICT Sektor Awam boleh diringkaskan seperti berikut:

Kategori Projek Status Ringkasan

Gateway Emel Lotus Notes

Peningkatan Penggunaan emel semakin bertambah dan sangat menggalakkan. Peningkatan perlu dibuat untuk menaiktaraf server emel, perisian dan rangkaian.

Aktiviti :

i) Meningkatkan ruang storan untuk server.

ii) Menaiktaraf versi dan teknologi.

iii) High availability – penduaan server dan relay server.

Laman Web JPM dan Pentadbiran Am

Peningkatan Maklumat dalam laman web JPM perlu sentiasa dikemaskini. Kaedah aplikasi secara ‘online’ atau maklumat secara interaktif adalah perlu selaras dengan kehendak pelanggan.

Aktiviti :

i) Pengemaskinian maklumat

ii) Penaiktarafan laman web

iii) Penaiktarafan server.

iv) Penduaan server.

Aplikasi Komuniti

Aplikasi Online Peningkatan Sistem aplikasi ‘online’ di kalangan agensi di JPM bergantung kepada kehendak pelanggan bagi memastikan butiran maklumat lebih dinamik dan efektif.

Aktiviti :

i) Penambahbaikan sistem.

ii) Pertambahan modul.

iii) Penaiktarafan server dan perisian.



Baru Sistem aplikasi di kalangan orang awam memohon jawatan secara ‘online’ bagi memastikan butiran maklumat lebih dinamik dan efektif.

Aktiviti :






PELAN STRATEGIK ICT


Aplikasi Komuniti

Sistem e-Penanggungan Kerja

Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon kelulusan penanggungan kerja secara ‘online’ dan berpangkalan data.

Aktiviti :





Sistem o-Travel Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon kelulusan ke luar negara urusan rasmi secara ‘online’ dan berpangkalan data.

Aktiviti :





Sistem e-Perolehan Harta Modal

Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon kelulusan perolehan harta modal secara ‘online’ dan berpangkalan data.

Aktiviti :





Sistem Permohonan Ke Luar Negara Urusan Persendirian

Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon kelulusan ke luar negara urusan persendirian secara ‘online’ dan berpangkalan data.

Aktiviti :





Sistem Permohonan Pembayaran Bil Panggilan Telefon Bimbit Melebihi Had Yang Ditetapkan

Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon kelulusan pembayaran bil panggilan telefon bimbit melebihi had yang ditetapkan secara ‘online’ dan berpangkalan data.

Aktiviti :




PELAN STRATEGIK ICT




Aplikasi Komuniti

Sistem Perolehan Telefon Bimbit

Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon kelulusan perolehan telefon bimbit secara ‘online’ dan berpangkalan data.

Aktiviti :





Sistem Permohonan Kelulusan Berbelanja di Luar Pejabat

Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon mendapatkan kelulusan berbelanja di luar pejabat secara ‘online’ dan berpangkalan data.

Aktiviti :





Sistem Perakuan Pengesahan Lantikan

Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon kelulusan perakuan pengesahan lantikan secara ‘online’ dan berpangkalan data.

Aktiviti :





Sistem Permohonan Pengesahan Dalam Perkhidmatan

Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon kelulusan pengesahan dalam jawatan secara ‘online’ dan berpangkalan data.

Aktiviti :





Sistem Permohonan Perakuan Pemberian Taraf Berpencen

Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon peakuan pemberian taraf berpencen secara ‘online’ dan berpangkalan data.


PELAN STRATEGIK ICT


Aktiviti :





Aplikasi Komuniti


Baru Sistem dinaik taraf untuk memudahkan kalangan agensi di JPM memohon kelulusan perolehan telefon bimbit secara ‘online’ dan berpangkalan data.

Aktiviti :





Sistem e-Rating Baru Sistem aplikasi ‘online’ di kalangan agensi di JPM bergantung kepada kehendak pelanggan bagi memastikan butiran maklumat lebih dinamik dan efektif.

Aktiviti :





Baru Sistem aplikasi ‘online’ di kalangan agensi di JPM memohon kursus induksi umum dan khusus.

Aktiviti :






Baru Sistem aplikasi memudahkan kalangan agensi di JPM mendaftar dan membuat penilaian kursus secara ‘online’.

Aktiviti :





Aplikasi Komuniti

Sistem Permohonan dan Keputusan Penilaian Tahap Kecekapan (PTK)

Baru Sistem aplikasi memudahkan kalangan agensi di JPM mendaftar dan membuat penilaian kursus secara ‘online’.

Aktiviti :




PELAN STRATEGIK ICT





Sistem Kedatangan (Protime)

Selenggara Sistem ini berfungsi dengan baik dan memenuhi kehendak pelanggan.

Aktiviti :


ii) Penaiktarafan server.

iii) Penduaan server.

Sistem Tempahan Kenderaan

Peningkatan Sistem ini perlu dinaik taraf bagi memenuhi kehendak pelanggan.

Aktiviti :

i) Aplikasi web-based.

ii) Penaiktarafan server

Sistem Pendaftaran Surat


Aktiviti :


ii) Penaiktarafan server.

i) Penduaan server.


Baru Sistem ini memudahkan pemantauan penyediaan keperluan peralatan kepada pegawai baru dan bertukar.

Aktiviti :




Baru Sistem ini merekodkan maklumat calon-calon penerima anugerah dan Pingat Darjah Kebesaran untuk tujuan pemilihan penerima anugerah.

Aktiviti :




Baru Sistem ini merekodkan maklumat bil utiliti untuk tujuan pemantauan secara bulanan mengikut agensi di JPM B06.

Aktiviti :





Baru Sistem ini merekodkan maklumat kursus untuk pemantauan sekurang-kurangnya 7 hari kursus bagi pegawai di PAJPM.


PELAN STRATEGIK ICT


Aktiviti :




Baru Sistem ini merekodkan maklumat tempahan bilik mesyuarat bagi memudahkan pelanggan menempah bilik mesyuarat.

Aktiviti :



Sistem Aduan Pembayaran lewat kepada KSN


Aktiviti :



Sistem Laporan Kerosakan ICT


Aktiviti :



Sistem Laporan Kerosakan Bangunan


Aktiviti :



Sistem Laporan Kerosakan Telefon


Aktiviti :




e-Perolehan Selenggara Memastikan sistem berfungsi dengan baik dan membantu dari segi teknikal sekiranya terdapat penambahan modul baru.

e-SPKB Selenggara Memastikan sistem berfungsi dengan baik dan membantu dari segi teknikal sekiranya terdapat penambahan modul baru.


HRMIS Selenggara Memastikan sistem berfungsi dengan baik dan membantu dari segi teknikal sekiranya terdapat penambahan modul baru.

Sistem Pemantauan Projek (SPP II))

Selenggara Memastikan sistem berfungsi dengan baik dan membantu dari segi teknikal sekiranya terdapat penambahan modul baru.


PELAN STRATEGIK ICT


Sistem Perpustakaan (ILMU)


Sistem Permohonan & Pemantauan Projek ICT (PAMS)


Sistem MyMeeting

Baru Aplikasi ini dikaji dan disesuaikan penggunaannya di PAJPM.

Knowledge Bank

e-Pekeliling Selenggara Mewujudkan himpunan-himpunan pekeliling yang melibatkan Pekeliling Perkhidmatan, Perbendaharaan dan sebagainya sebagai rujukan dan boleh dicapai melalui laman web PAJPM.

Penerbitan PAJPM

Selenggara Mewujudkan satu ruangan penerbitan di laman web PAJPM yang mengandungi buku-buku terbitan JPM, PAJPM News Flash di samping terbitan lain seperti Laporan Tahunan dan Pelan Strategik

Facebook PAJPM

Selenggara Mewujudkan Facebook PAJPM yang mengandungi maklumat hebahan pengumuman dan aktiviti-aktiviti di PAJPM dan boleh dicapai di Laman Web PAJPM


PELAN STRATEGIK ICT

b. Enabling Environment Projek Enabling Environment yang dikenal pasti akan melibatkan satu persekitaran pengkomputeran yang mampan terhadap seni bina teknologi dan infrastruktur sedia ada. Penilaian terhadap projek Enabling Environment boleh dirumus berdasarkan kepada prinsip-prinsip berikut:

1. Teknologi yang merangkumi:

a. Infrastruktur; b. Persekitaran Pengkomputeran; c. Keselamatan; dan d. Sistem Pengurusan Perisian.

2. Koordinasi yang merangkumi:

a. Dasar dan Garis Panduan; b. Pengurusan Perubahan (Change Management) c. Personel dan Budaya; dan d. Latihan dan Kemahiran ICT yang berterusan.


PELAN STRATEGIK ICT

Seni bina teknologi yang strategik menunjukkan bagaimana komponen-komponen asas ICT iaitu platform, pangkalan data, server, gateway, sekuriti, rangkaian, saluran capaian, perisian ‘front-end’ dan komuniti saling berhubung kait antara satu sama lain.

Komuniti

Perisian ‘Front-end’

Saluran Capaian

Rangkaian

Sekuriti

Gateway

Pangkalan Data

Server

Platform

Web Browser

Aplikasi Komuniti


Client Software


Agensi Kerajaan/Kakitangan Pentadbiran Am JPM/Orang awam

Knowledge Bank

Portal, Emel, Telefon, Faks

Internet/Intranet/PCN

Firewall/Antivirus

Web Server Mail Server

Pangkalan Data di Pentadbiran Am JPM

Peralatan, Perisian, Sistem Pengoperasian, Protokol

Kn

ow

led

ge B

ank

Das

ar d

an G

aris

Pan

du

an


PELAN STRATEGIK ICT

Keterangan lanjut mengenai projek Enabling Environment boleh diringkaskan seperti berikut:


Infrastruktur Peningkatan Rangkaian Setempat (LAN)

Peningkatan Projek ini bertujuan penambahbaikan sistem rangkaian setempat (LAN) di Pentadbiran Am JPM.

Aktiviti :

i) Penaiktarafan peralatan rangkaian seperti switches, router dan lain-lain.

ii) Penyelenggaraan kabel rangkaian bangunan.

Penaiktarafan Bilik Server

Peningkatan Memastikan bilik server mematuhi segala aspek yang telah digariskan melalui Dasar Keselamatan ICT dan dasar dari MAMPU.

Aktiviti :

i) Peningkatan aspek keselamatan melalui pelaksanaan Security Posture Assessment (SPA)

ii) Memastikan peralatan compile IPv6.

iii) Control Access Management (CAM).

iv) Perolehan server Reverse Proxy untuk perkongsian cache oleh pengguna luar

v) Perolehan server Internet Server Proxy untuk perkongsian cache kepada pengguna dalaman

Penyusunan Semula Segmen Rangkaian

Peningkatan Penyusunan ini adalah bergantung kepada segmen IP address yang telah dikaji bagi memastikan tidak berlaku konflik IP.

Aktiviti:

i) Perolehan server Dynamic Host Configuration (DHCP) untuk persekitaran IP yang dinamik.

ii) Perolehan server Domain Name System(DNS) untuk percepatkan capaian melalui terjemahan IP sedia ada


PELAN STRATEGIK ICT


Persekitaran Pengkomputeran

Penambahan dan penukaran peralatan ICT

- Komputer

- Pencetak

- Notebook

- LCD Projector

- Scanner dll

Baru Projek ini bertujuan untuk menambah atau menggantikan komputer peribadi yang rosak atau tidak ekonomik kepada warga Pentadbiran Am JPM selaras dengan penstrukturan semula organisasi. Selain komputer peribadi, peralatan lain seperti pencetak, notebook, LCD Projector, scanner dan sebagainya termasuk dalam projek ini.

Perolehan Server

Baru Perolehan server ini adalah bertujuan untuk kegunaan:

1. Server pendua bagi emel, laman web, Protime dan aplikasi online yang dianggap kritikal dan perlu beroperasi selama 24 jam.

2. Server untuk pembangunan sistem. Server ini akan digunapakai bagi mengelak pembangunan sistem dibuat dalam server yang sedang beroperasi. Tujuannya ialah untuk mengelak gangguan operasi dalam server berkenaan.

Keselamatan ICT

Sistem Pengurusan Keselamatan

Peningkatan Sistem ini bertujuan untuk menjamin keselamatan maklumat dan perkakasan ICT daripada kerosakan dan pencerobohan dari anasir luar yang tidak diingini.

Aktiviti :

i) Penaiktarafan firewall dalaman.

ii) Sistem log berpusat untuk audit trail.

iii) Aktiviti berasaskan SPA

Pemusatan Aktiviti Backup

Baru Projek ini bertujuan untuk menyelesaikan masalah pengurusan storan dan memasang perisian Backup, Recovery dan Archive secara berpusat.

Aktiviti:

i) Backup data dan sistem aplikasi.

ii) Business Continuity Pelan (BCP)

iii) Storage Area Network (SAN)

Anti Virus Peningkatan Projek ini bertujuan memasang perisian antivirus yang boleh diurus secara bersepadu dan boleh menyelesaikan masalah virus secara ‘remote’.

Aktiviti :

i) Kajian semula perisian.


PELAN STRATEGIK ICT


Disaster Recovery Center

Baru Projek ni bertujuan untuk mewujudkan satu pusat server yang boleh mengambilalih operasi server sebenar bila berlaku bencana. Pusat server ini perlu diletakkan di luar bangunan yang terdapat bilik server atau jauh kedudukannya dari bangunan berkenaan.

Sistem Pengurusan Perisian

Sistem Pengurusan Rangkaian (NMS)

Baru Sistem ini bertujuan untuk membolehkan personel ICT memantau rangkaian LAN di Pentadbiran Am JPM secara lebih terperinci dan berkesan.

Server Monitoring Tool

Selenggara Projek ini bertujuan untuk memasang perisian Server Monitoring Tool untuk memantau keadaan hard disk, processor, memori dan sebagainya bagi semua server.

Koordinasi Penyeragaman dan Polisi Dasar

Peningkatan Penyeragaman dan dasar perlu ditetapkan sebelum pelaksanaan projek-projek lain. Ini bagi memastikan keseragaman dalam pelaksanaan projek-projek yang telah dikenal pasti dari segi interoperability dan look and feel.

Pengurusan Perubahan (Change Management)

Baru Pengurusan Perubahan adalah komponen penting membawa perubahan persekitaran kerja dari kaedah manual ke persekitaran berautomasi. Interaksi di antara anggota kerja, sistem dan proses kerja merupakan elemen penting semasa proses peralihan ini.

Latihan dan Kemahiran ICT yang berterusan

Peningkatan Program latihan ICT yang berstruktur dan komprehensif selaras dengan teknologi terkini merangkumi kursus, bengkel dan seminar yang berkaitan ICT. Program ini perlu menjadi agenda berterusan supaya dapat melahirkan sumber manusia yang kompeten dan berkemahiran.


PELAN STRATEGIK ICT

Pelan Strategik ICT ini mengandungi penerangan tentang strategi teras ICT yang menjadi pegangan dan matlamat kepada pembangunan ICT di Pentadbiran Am JPM. Turut dimuatkan penjelasan berkenaan program-program yang dirangka bagi melaksanakan teras-teras yang telah ditetapkan. Strategi ICT ini meliputi segala aspek yang difikirkan perlu dilaksanakan termasuklah penggunaan teknologi, projek sistem aplikasi dan infrastruktur ICT di Pentadbiran Am JPM. Strategi Teras ICT Dengan mengambil kira analisis SWOT, Projek-projek ICT dan keperluan strategi teras Pentadbiran Am JPM, strategi teras ICT boleh dirumuskan seperti yang berikut:

Empat strategi teras ini perlu dilaksanakan bagi menyokong pelaksanaan pembudayaan ICT di Pentadbiran Am JPM bagi mencapai matlamat strategik jabatan iaitu ICT dijadikan asas dalam peningkatan kualiti kerja.

STRATEGI TERAS ICT 1. Menyediakan prasarana dan kelengkapan

yang bersesuaian

2. Pelaksanaan sistem kerja secara elektronik dalam semua proses kerja yang berkaitan

3. Menyediakan Pelan Latihan ICT yang

komprehensif selaras dengan teknologi terkini

4. Mewujudkan persekitaran kerja yang mementingkan penyelidikan dan pembangunan yang mantap


PELAN STRATEGIK ICT

Faktor Penentu Kejayaan dan Penanda Aras Utama

Jadual berikut menerangkan secara terperinci terhadap program-program yang akan dilaksana berasaskan kepada strategi teras ICT yang dinyatakan. Penerangan ini merangkumi objektif program, faktor penentu kejayaan (key success factors – KSFs), tempoh pelaksanaan program dan penanda aras utama (key performance indicators – KPIs).

TERAS 1: Menyediakan prasarana dan kelengkapan yang bersesuaian.

Bil Program Objektif Faktor Penentu

Kejayaan

Tempoh Penanda Aras

Utama Mula Akhir

1. Menyediakan kelengkapan peralatan ICT yang bersesuaian.

Memastikan perkakasan dan peralatan ICT adalah mengikut teknologi terkini untuk meningkatkan kecekapan, keberkesanan dan produktiviti kerja.

i. Sokongan & komitmen pihak Pengurusan Atasan.

ii. Peruntukan kewangan yang mencukupi.

iii. Kemahiran dan Kepakaran Personel ICT yang berterusan.

iv. Penyelenggaraan dan pemantauan yang berkesan.

v. Penyediaan dasar ICT yang berkaitan.

vi. Aduan dari pengguna.

2010 2014 Perkakasan dan peralatan adalah menepati spesifikasi sesuai.

2. Menyediakan perkhidmatan sistem rangkaian yang berprestasi tinggi.

Menyediakan persekitaran kerja secara perkongsian ICT yang efisien.

2010 2014 Penggunaan rangkaian yang laju dan menepati spesifikasi sesuai.

3. Melaksanakan sistem e-mel yang cekap dan lancar.

Meningkatkan perhubungan komunikasi secara elektronik yang berkesan di kalangan kakitangan.

2010 2014 Penggunaan e-mel secara 100% dalam semua urusan berkaitan.

4. Melaksanakan pembangunan Laman Web JPM dan Pentadbiran Am JPM yang berinformatif dan terkini.

Menyediakan saluran perantara untuk rujukan kakitangan dan orang awam.

2010 2014 Maklumat dalam Laman Web JPM dan Pentadbiran Am JPM sentiasa terkini.

5. Menyediakan khidmat bantuan dan sokongan teknikal ICT yang cekap.

Memastikan tugas-tugas operasi yang berkaitan dilaksanakan dengan berkesan.

2010 2014 Penyelenggaraan berkala mengikut jadual dan tindakan mematuhi piagam pelanggan.


PELAN STRATEGIK ICT

TERAS 2: Pelaksanaan sistem kerja secara elektronik dalam semua proses kerja yang berkaitan.


Kejayaan

Tempoh Penanda Aras

Utama Mula Akhir

1. Menyediakan kajian awal keperluan sistem dan mengemaskini semua dokumentasi berkaitan.

Menjadi rujukan untuk perancangan dan pembangunan sistem pada masa hadapan.


ii. Sokongan & komitmen stakeholders.

iii. Peruntukan kewangan yang mencukupi.

iv. Kemahiran dan Kepakaran Personel ICT yang berterusan

v. Penilaian semula sistem mengikut kehendak stakeholders.

vi. Penyediaan dasar ICT yang berkaitan.

vii. Aduan dari pengguna.

2010 2014 Dokumentasi yang lengkap dan sentiasa kemaskini.

2. Membangunkan sistem-sistem aplikasi yang bersesuaian untuk memudahcara urusan harian Pentadbiran Am JPM.

Memastikan semua proses kerja diaplikasi secara berkomputer sepenuhnya.

2010 2014 Semua proses kerja dibangunkan dalam bentuk sistem aplikasi dan dilaksanakan secara ‘online’.

3. Melaksanakan penggunaan aplikasi Kerajaan Elektronik yang berkaitan.

Menyokong visi dan misi pelaksanaan projek-projek Kerajaan Elektronik yang diselaraskan oleh MAMPU

2010 2014 100% sistem berfungsi dengan baik dan membantu dari segi teknikal sekiranya terdapat penambahan modul baru.

4. Melaksanakan pengurusan pembangunan aplikasi berdasarkan kehendak stakeholders

Memudahkan pengurusan pembangunan dan penyelenggaraan sistem

Memastikan sistem-sistem adalah menepati keperluan terkini, selaras dengan perubahan proses kerja.

2010 2014 100% pelanggan berpuas hati dengan aplikasi dibangunkan.

5. Menyediakan khidmat bantuan dan sokongan teknikal ICT yang cekap dan berkesan.

Memastikan tugas-tugas operasi yang berkaitan sistem-sistem aplikasi dilaksanakan dengan berkesan.

2010 2014 100% aduan diselesaikan mengikut tahap kesukaran aplikasi.


PELAN STRATEGIK ICT

TERAS 3: Menyediakan Pelan Latihan ICT yang komprehensif selaras dengan teknologi terkini.


Kejayaan

Tempoh Penanda Aras

Utama Mula Akhir

1. Mengkaji

keperluan latihan

ICT.

Mendapat maklumat keperluan latihan yang sebenar.


ii. Sokongan & komitmen peserta.

iii. Kemahiran dan Kepakaran Personel ICT yang berterusan.

iv. Peruntukan kewangan yang mencukupi.

2010 2014 Pelan latihan mengikut keperluan sebenar

2. Merangka pelan latihan yang diperlukan.

Memastikan pegawai mendapat latihan mengikut perancangan yang dijadualkan.

2010 2014 100% pegawai mendapat latihan.

3. Menyediakan

pegawai ICT yang

terlatih.

.

Meningkatkan pengetahuan dan kepakaran pegawai ICT mengikut perkembangan teknologi semasa.

2010 2014 Kakitangan ICT yang mampu menyelesaikan masalah berkaitan ICT tanpa bergantung pada pihak luar.

4. Menyediakan program perkongsian maklumat

Mewujudkan personel ICT yang boleh dirujuk mengikut bidang masing-masing.

2010 2014 Bilangan tenaga pakar yang tinggi dan mencakupi semua bidang yang sepatutnya.


PELAN STRATEGIK ICT

TERAS 4: Mewujudkan persekitaran kerja yang mementingkan

penyelidikan dan pembangunan yang mantap.


Kejayaan

Tempoh Penanda Aras

Utama Mula Akhir

1. Mengkaji tahap kesedaran mengenai perkembangan teknologi semasa dan akan datang.

Memberi pendedahan tentang teknologi terkini kepada kakitangan Pentadbiran Am JPM.


ii. Sokongan & komitmen stakeholders sendiri

iii. Peruntukan kewangan yang mencukupi

iv. Kemahiran dan Kepakaran Personel ICT yang berterusan

2010 2014 100% pegawai mempunyai asas dalam teknologi ICT terkini.

2. Melaksanakan pengurusan perubahan melalui pengemaskinian dasar dalaman ICT.

Memastikan tugas-tugas dilaksanakan mengikut garis panduan yang ditetapkan.

2010 2014 Pembangunan ICT yang dihasilkan menepati ciri-ciri di dalam garis panduan yang ditetapkan.

3. Melaksanakan promosi teknologi melalui perkongsian maklumat.

Menggalakkan percambahan idea yang kreatif dan berinovasi.

2010 2014 Mewujudkan pegawai ICT yang serba boleh.


PELAN STRATEGIK ICT


PELAN STRATEGIK ICT

Pelan pelaksanaan ICT menerangkan susunan tindakan yang perlu diambil untuk memastikan projek ICT di Pentadbiran Am dapat dilaksanakan dalam tempoh yang dirancang. Strategi Pelaksanaan Strategi pelaksanaan projek ICT yang dikenal pasti melibatkan aspek-aspek seperti personel, proses kerja dan sistem. Berikut merupakan strategi pelaksanaan yang perlu diterapkan bagi mencapai penanda aras utama yang ditetapkan dalam tempoh lima (5) tahun iaitu:

1. Pelaksanaan projek secara berperingkat-peringkat;

2. Penumpuan diberikan kepada projek yang boleh dilaksanakan dengan cepat dan mudah mengikut keutamaan;

3. Memperkasakan struktur organisasi ICT bagi memastikan Seksyen ICT mempunyai kekuatan dan kompetensi yang mencukupi untuk melaksanakan projek ICT yang telah dikenal pasti dan menjalankan tanggungjawab sebagai penyediaan perkhidmatan ICT yang mantap;

4. Menggunakan pendekatan outsourcing (mengikut kesesuaian) projek dan memanafaatkan inisiatif sedia ada atau pembekal perkhidmatan (mengikut kesesuaian) untuk memastikan pelaksanaan dibuat dengan lancar dan cepat; dan

5. Memastikan keberkesanan pengurusan projek ICT dalam mengurus pelaksanaan projek-projek ICT yang telah dirancang.


PELAN STRATEGIK ICT

Pelan Pelaksanaan Berasaskan Projek ICT Pelan pelaksanaan ini mengandungi aktiviti projek-projek ICT secara terperinci untuk jangka masa lima (4) tahun berasaskan projek-projek ICT yang telah dikenal pasti.

Projek Baru

Projek Peningkatan

Projek Aplikasi

Emel Lotus Notes

Aplikasi Online

Laman Web JPM dan Pentadbiran Am

Sistem Permohonan ke Luar Negara Urusan Persendirian


Sistem Permohonan Menganjurkan Kursus







Sistem Permohonan dan Keputusan PTK

Penaiktarafan Sistem Tempahan Kenderaan



Sistem Permohonan Perolehan Telefon Bimbit

Sistem Permohonan Pembayaran Bil Telefon Bimbit melebihi had


2014 2011 2012 2013


PELAN STRATEGIK ICT

Projek-projek ICT ini perlu merujuk kepada Surat Pekeliling Am Bil 1 Tahun 2009 sekiranya memerlukan kelulusan teknikal Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) Pentadbiran Am, JPM. Pentadbiran Am, JPM juga membuat kelulusan teknikal bagi projek-projek ICT agensi-agensi yang terlibat dalam JPICT Pentadbiran Am JPM tetapi tertakluk kepada ISP agensi masing-masing.

2014 2011 2012 2013

Projek Enabling Environment

Projek Peningkatan

Projek Baru

Rangkaian Setempat (LAN)

Bilik Server

Disaster Recovery Center

Penyeragaman dan Polisi Dasar

Sistem Pengurusan Keselamatan

Pengurusan Perubahan (Change Management)

Latihan dan Kemahiran ICT

Sistem Pengurusan Rangkaian (NMS)

Anti Virus

Penambahan dan Penggantian Peralatan ICT

Perolehan Server

Penyusunan Semula Segmen Rangkaian



PELAN STRATEGIK ICT

Pelan Pelaksanaan Berasaskan Strategi Teras ICT Pelan pelaksanaan ini mengandungi program aktiviti ICT untuk tempoh masa lima (5) tahun bagi mencapai penanda aras utama yang berpandukan kepada strategi teras ICT.

TERAS 1: Menyediakan prasarana dan kelengkapan yang bersesuaian

Bil PROGRAM TEMPOH

2010 2011 2012 2013 2014

1. Menyediakan kelengkapan peralatan ICT yang bersesuaian.

Menukarkan peralatan ICT yang tidak ekonomik kepada yang lebih sesuai

Komputer – 130 Pencetak – 56 Notebook – 46 LCD Proj. – 11 Scanner – 2



*tidak termasuk pertambahan jawatan.










2. Menyediakan perkhidmatan sistem rangkaian yang berprestasi tinggi.

Penyusunan semula segmen rangkaian

Menaiktaraf infrastruktur peralatan rangkaian

Mewujudkan sistem log untuk audit trail


Perkemaskan Business Continuity Plan (BCP).

Memastikan peralatan compile IPv6

Melaksanakan Security Posture Assessment (SPA)

Menambahbaik infrastruktur rangkaian berasaskan laporan SPA

Menambahbaik keselamatan rangkaian berasaskan SPA

Mewujudkan Disaster Recovery Centre (DRC)

Mengoptimakan kebolehupayaan rangkaian pada tahap yang tinggi.

Membuat kajian semula infrastruktur rangkaian secara menyeluruh.

3. Melaksanakan sistem e-mel yang cekap dan lancar.

Pemindahan server emel ke server baru

Menggubal dasar dan format emel di PAJPM

Penukaran Lotus Notes ke Microsoft Exchange

Pelaksanaan dasar dan format emel di PAJPM secara keseluruhan

Peluasan emel ke arah mobile computing

Menambahbaik keselamatan emel berasaskan SPA

Pemasangan backup server emel di luar Kompleks B (dlm DRC).

Mengkaji semula penaiktarafan versi emel mengikut pekembangan semasa.

4. Melaksanakan pembangunan Laman Web JPM dan Pentadbiran Am JPM yang berinformatif dan terkini.

Pembangunan Galeri Gambar laman web

Penaiktarafan laman web sedia ada

Pemindahan server web ke server baru

Pembangunan Intranet

Pembangunan mobile web


Pengemaskinian Laman Web dari semasa ke semasa.

Menambahbaik keselamatan laman web berasaskan SPA

Penukaran versi CMS dari Drupal ke Joomla




Mengkaji semula infrastruktur laman web.



PELAN STRATEGIK ICT

Bil PROGRAM TEMPOH

2010 2011 2012 2013 2014


5. Menyediakan khidmat bantuan dan sokongan teknikal ICT yang cekap.

Penyelenggaraan berkala dibuat mengikut jadual

Memberi maklum balas laporan kerosakan dalam tempoh 3 jam

Menyelesaikan secara dalaman dalam tempoh 3 hari bekerja sekiranya tidak melibatkan vendor.














PELAN STRATEGIK ICT

TERAS 2: Pelaksanaan sistem kerja secara elektronik dalam semua proses kerja yang berkaitan

BIL PROGRAM TEMPOH

2010 2011 2012 2013 2014

1. Menyediakan kajian awal keperluan sistem dan mengemaskini semua dokumentasi berkaitan.

Sistem Permohonan Ke Luar Urusan Persendirian

Sistem Permohonan Pembayaran Bil Panggilan Rasmi Telefon Bimbit Melebihi Had Yang Ditetapkan


Sistem e-Rating

Sistem MySMS

Sistem MyMeeting













Sistem Permohonan dan Keputusan Penilaian Tahap Kecekapan

Merancang dan mmbuat kajian semula terhadap sistem-sistem sedia ada mengikut kesesuaian dan keperluan semasa

2. Membangunkan sistem-sistem aplikasi yang bersesuaian untuk memudahcara urusan harian Pentadbiran Am JPM.



Sistem o-Travel


Sistem Laporan Kerosakan Telefon PABX

Sistem e-Rating

Sistem MySMS



















Membangunkan sistem-sistem sedia ada yang telah dikaji semula untuk penaiktarafan mengikut kesesuaian dan keperluan semasa

3. Melaksanakan penggunaan aplikasi Kerajaan Elektronik yang

Sistem HRMIS

Sistem e-SPKB

Sistem ePerolehan

Sistem HRMIS

Sistem e-SPKB

Sistem ePerolehan

Sistem HRMIS

Sistem e-SPKB

Sistem ePerolehan

Sistem HRMIS

Sistem e-SPKB

Sistem ePerolehan

Sistem HRMIS

Sistem e-SPKB

Sistem ePerolehan


PELAN STRATEGIK ICT

BIL PROGRAM TEMPOH

2010 2011 2012 2013 2014

berkaitan. Sistem SPP II Sistem SPP II Sistem SPP II Sistem SPP II Sistem SPP II

4. Melaksanakan pengurusan pembangunan aplikasi berdasarkan kehendak stakeholders.



Sistem o-Travel


Sistem Laporan Kerosakan Telefon PABX

Sistem e-Rating

Sistem MySMS



















Melaksanakan penambahbaikan terhadap sistem-sistem sedia ada yang dibangunkan semula selaras dengan perubahan spesifikasi dan mengikut keperluan.

5. Menyediakan khidmat sokongan teknikal ICT yang cekap dan berkesan.

Memberi maklumbalas dan membuat tindakan ke atas laporan berkaitan sistem-sistem aplikasi.






PELAN STRATEGIK ICT

TERAS 3: Menyediakan pelan latihan ICT yang komprehensif yang selaras dengan teknologi terkini

BIL PROGRAM TEMPOH

2010 2011 2012 2013 2014

1. Mengkaji keperluan latihan ICT

Mengenalpasti dan menganalisa masalah secara terperinci jika keperluan latihan ICT tidak dipenuhi.

Lengkapkan semua sumber pelaksanaan latihan ICT dengan perkakasan, rangkaian, perisian, tenaga pengajar dan keperluan lain.

Kajian semula keperluan sumber-sumber untuk pelaksanaan latihan ICT

Lengkapkan semua sumber pelaksanaan latihan ICT dengan perkakasan, rangkaian, perisian, tenaga pengajar dan keperluan lain.

Kajian semula keperluan sumber-sumber untuk pelaksanaan latihan ICT .

2. Merangka pelan latihan yang diperlukan

Menambah program latihan sedia ada dan melaksanakan program tersebut mengikut jadual. Kursus sedia ada ialah:

Protime

MS-Office 2007

Emel Lotus Notes

Adobe Photoshop

Baikpulih komputer

Menambah program latihan sedia ada sekiranya ada, berdasarkan keperluan semasa dan melaksanakan program tersebut mengikut jadual yang telah ditetapkan.




3. Menyediakan pegawai ICT yang terlatih

Menghadiri kursus dan latihan yang dianjurkan oleh pihak luar sepanjang masa untuk meningkatkan ilmu pengetahuan.





4. Menyediakan program perkongsian maklumat secara elektronik

Artikel bacaan melalui emel

Program kaunseling melalui emel

Program PNI melalui emel

Program Bank Idea melalui Intranet

Tambahan program lain melalui web-based


Membangunkan sistem knowledge based




PELAN STRATEGIK ICT

TERAS 4: Mewujudkan persekitaran kerja yang mementingkan penyelidikan dan pembangunan yang mantap

BIL PROGRAM TEMPOH

2010 2011 2012 2013 2014

1. Mengkaji tahap kesedaran tentang perkembangan teknologi semasa.

Menyediakan borang kaji selidik bagi menilai tahap keberkesanan penggunaan ICT.





2. Melaksanakan pengurusan perubahan melalui pengemaskinian dasar dalaman ICT.

Memastikan dasar-dasar dalaman ICT selaras dengan garis panduan yang telah ditetapkan mengikut perkembangan semasa.





3. Melaksanakan promosi teknologi melalui perkongsian maklumat.

Melaksanakan perkongsian maklumat di kalangan pegawai ICT mengikut bidang masing-masing berdasarkan perubahan semasa.






PELAN STRATEGIK ICT


PELAN STRATEGIK ICT

Kejayaan melaksanakan Pelan Strategik ICT ini memerlukan pemantauan yang terperinci serta berterusan. Melalui pemantauan ini pihak pengurusan akan dapat menilai pencapaian projek-projek ICT dan program-program berasaskan strategi teras ICT yang telah ditetapkan. Pemantauan ini dapat dilaksanakan melalui Jawatankuasa Pemandu ICT (JPICT) di Pentadbiran Am JPM seperti yang termaktub dalam Surat Pekeliling Am Bilangan 1 Tahun 2009. JPICT adalah jawatankuasa yang memantau projek-projek ICT secara komprehensif dan mengikut ketetapan dalam Pelan Strategik ICT secara keseluruhan di Pentadbiran Am JPM. Jawatankuasa ini dipengerusikan oleh Timbalan Ketua Setiausaha Jabatan Perdana Menteri dengan ahli-ahlinya terdiri daripada

i. Setiausaha Bahagian Pengurusan Sumber Manusia; ii. Setiausaha Bahagian Kewangan dan Pembangunan; iii. Setiausaha Bahagian Khidmat Pengurusan; iv. Setiausaha Bahagian Akaun; v. Setiausaha Bahagian Audit Dalam; vi. Ketua Komunikasi Korporat; vii. Semua wakil agensi-agensi di bawah JPICT PAJPM; viii. Pegawai Undang-Undang di Pentadbiran Am JPM; ix. Wakil MAMPU x. Urus setia – Seksyen Pengurusan Teknologi Maklumat

Jawatankuasa ini akan bermesyuarat dengan kekerapan 3 bulan sekali. Fungsi Jawatankuasa ini ialah:

1. Menetapkan arah tuju dan strategi untuk pelaksanaan ICT di Pentadbiran Am JPM;

2. Merancang, mengenal pasti dan mencadangkan sumber seperti

kepakaran, tenaga kerja dan kewangan yang diperlukan bagi melaksanakan arah tuju dan strategi ICT Pentadbiran Am JPM;

3. Merancang dan menyelaras pelaksanaan program/projek-projek ICT di Pentadbiran Am JPM;

4. Menyelaras dan menyeragamkan pelaksanaan ICT agensi agar selari

dengan Pelan Strategik ICT Pentadbiran Am JPM dan Pelan Strategik ICT Sektor Awam;

5. Meluluskan projek ICT agensi berdasarkan kepada keperluan sebenar dan dengan perbelanjaan yang berhemah serta mematuhi peraturan-peraturan semasa yang berkaitan;


PELAN STRATEGIK ICT

6. Mengikuti dan memantau perkembangan program ICT Pentadbiran Am JPM serta memahami keperluan, masalah dan isu-isu yang dihadapi dalam pelaksanan ICT;

7. Merancang dan menentukan langkah-langkah keselamatan ICT;

8. Mengemukakan perolehan ICT yang telah diluluskan di peringkat JPICT Pentadbiran Am JPM kepada Jawatankuasa Teknikal ICT (JTICT) MAMPU untuk kelulusan; dan

9. Mengemukakan laporan kemajuan projek ICT yang telah diluluskan kepada JTICT mengikut tempoh-tempoh yang telah ditetapkan.


PELAN STRATEGIK ICT

PENUTUP Pelan Strategik ICT Pentadbiran Am merupakan satu blueprint untuk melaksanakan projek ICT bagi mencapai hala tuju dan teras strategik Pentadbiran Am JPM. Pelan Strategik ini adalah sebuah dokumen yang mengandungi perancangan ICT Pentadbiran Am JPM bagi mengenalpasti inisiatif-inisiatif ICT yang perlu dilaksanakan mengikut jangkamasa lima (5) tahun iaitu bagi tempoh 2010 hingga 2014. Hasil kejayaan pelaksanaan program-program ICT ini dijangka dapat meningkatkan penyampaian perkhidmatan serta meningkatkan kualiti maklumat yang disampaikan kepada pelanggan.

Pelan ini akan menjadi satu panduan dan rujukan sepanjang pelaksanaan ICT untuk tempoh tersebut. Oleh itu, dokumen ini perlu dikemaskini dari semasa ke semasa bagi memastikan ianya sentiasa relevan dan terus menjadi pemangkin kepada usaha Pentadbiran Am JPM untuk mencapai visinya.

isp pentadbiran am jpm

Documents